Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku

Instrukcja obsługi

systemu EZD

Białystok, 01lipca 2013 r.

1. Wstęp .............................................................................................................................................. 7

• Cel powstania instrukcji obsługi .................................................................................................. 7

• Określenie właściciela programu ................................................................................................ 7

• Przeznaczenia systemu EZD ......................................................................................................... 7

2. Sposób postępowania przyjęty w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim przed rozpoczęciem pracy w systemie EZD ........................................................................................................................................ 7

• Wymogi stawiane użytkownikowi ............................................................................................... 7

• Kiedy coś nie działa (kontakt do wsparcia systemu) ................................................................... 9

3. Opis pojęć używanych w systemie EZD ......................................................................................... 10

• Słownik pojęć ............................................................................................................................. 10

• Opis funkcji i zastosowania ikonek ............................................................................................ 11

4. Interfejs użytkownika programu ................................................................................................... 15

• Panel pracy użytkownika ........................................................................................................... 15

• Pisma ......................................................................................................................................... 17

• Rejestry ...................................................................................................................................... 18

• Spis spraw .................................................................................................................................. 18

• Generowanie wydruków ze spisu spraw ................................................................................... 19

• Wyszukiwanie ............................................................................................................................ 20

• Struktura organizacji. ................................................................................................................ 22

• Kreator koszulki ......................................................................................................................... 22

• Kod kreskowy ............................................................................................................................ 24

• Rejestrowanie kopert ................................................................................................................ 25

• Podgląd korespondencji ............................................................................................................ 25

• Uzupełnianie metadanych ......................................................................................................... 26

• Wydruk Pocztowej Książki Nadawczej (PKN)............................................................................. 27

• Wiadomości ............................................................................................................................... 30

5. Opis funkcjonalności EZD .............................................................................................................. 31

• Tworzenie nowej koszulki, do której dołączymy pismo umożliwiające założenie sprawy ........ 31

• Uzupełnianie metadanych ......................................................................................................... 32

• Przekazywanie pism .................................................................................................................. 33

• Przekazywanie pism według szablonu obiegu .......................................................................... 33

• Hurtowe przekazywanie pism ................................................................................................... 34

str. 2

• Hurtowe pobieranie zawartości koszulek ................................................................................. 35

• Dekretacja pism ......................................................................................................................... 36

• Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego udostępniania dokumentów .... 39

• Rejestracja spraw ...................................................................................................................... 42

• Przenoszenie sprawy do innego symbolu JRWA ....................................................................... 44

• Hurtowe przerejestrowanie spraw ............................................................................................ 45

• Wiązanie pism ze sprawą .......................................................................................................... 45

• Pomocnicza rejestracja spraw w systemie EZD prowadzonych w papierowych teczkach aktowych/Moduł papierowy ............................................................................................................. 46

• Metryka sprawy ......................................................................................................................... 49

• Udostępnianie akt w sprawie .................................................................................................... 53

• Dodatkowe udostępnianie ........................................................................................................ 57

• Kopia Wewnętrzna pisma .......................................................................................................... 58

• Kopiowanie hurtowe pisma ....................................................................................................... 59

• Cofnięcie udostępnienia ............................................................................................................ 60

• Powiadomienia o zmianach w koszulce .................................................................................... 60

• Powiadomienia globalne ........................................................................................................... 62

• Akceptacja dokumentów ........................................................................................................... 63

• Obsługa dokumentu wrażliwego ............................................................................................... 66

• Podpisywanie dokumentów ...................................................................................................... 66

• Weryfikacja składanych podpisów ............................................................................................ 67

• Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego .................................................................. 67

• Umieszczenie formuły uwierzytelnienia podpisu elektronicznego pod treścią dokumentu stworzonego za pomocą Add-ina. ..................................................................................................... 68

• Automatyczne uzupełnianie zakładek w dokumentach MSWord przy podpisywaniu ............. 68

• Automatyczne tworzenie wersji PDF podpisanego dokumentu ............................................... 69

• Przygotowanie wysyłki (list tradycyjny) .................................................................................... 70

• Wygenerowanie rozdzielnika .................................................................................................... 74

• Korespondencja Zbiorcza .......................................................................................................... 75

• Korespondencja Osobista .......................................................................................................... 79

• Rejestrowanie wychodzących maili/faxów ............................................................................... 86

• Wyszukiwanie zarejestrowanej korespondencji ....................................................................... 87

• Wydruk korespondencji na innym stanowisku ......................................................................... 88

str. 3

• Tworzenie list adresatów .......................................................................................................... 90

• Import adresatów ...................................................................................................................... 92

• Prowadzenie rejestrów.............................................................................................................. 94

• Kończenie /wznawianie spraw .................................................................................................. 95

• Zawieszanie spraw ..................................................................................................................... 96

• Wznawianie sprawy ................................................................................................................... 97

• Przerejestrowanie sprawy ......................................................................................................... 97

• Hurtowe przerejestrowanie spraw ............................................................................................ 98

• Dodawanie notatek do akt sprawy ............................................................................................ 99

• Dodawanie opinii do akt sprawy ............................................................................................. 100

• Historia pisma papierowego .................................................................................................... 101

• ePismo ..................................................................................................................................... 102

• Dodatkowe informacje o dokumentach .................................................................................. 105

• Przygotowanie e-korespondencji ............................................................................................ 106

• Przygotowanie wysyłki e-korespondencji ............................................................................... 108

• Wysłanie pisma do innego systemu EZD w ramach szyny danych .......................................... 112

• Przyjmowanie kopert przed rejestracją wysyłki ...................................................................... 113

6. Czynności Głównego Punktu Kancelaryjnego: ............................................................................ 114

• Rozdzielenie wpływów ............................................................................................................ 114

• Rejestracja wpływów w Głównym Punkcie Kancelaryjnym .................................................... 114

• Wprowadzenie metadanych ................................................................................................... 116

• Obsługa składu (przyjęcie na stan składu chronologicznego, wypożyczanie, wycofywanie) .. 118

• Zamówienie dokumentacji znajdującej się w składzie chronologicznym ................................ 122

• Postępowanie z pismami wychodzącymi na zewnątrz (rejestracja, wycena wysyłki, stworzenie książki nadawczej, odnotowanie wysyłki) ....................................................................................... 123

7. Czynności wykonywane w EZD przez mniejsze Punkty Kancelaryjne (sekretariaty) ................... 125

• Uzupełnianie metadanych oraz opis pism otrzymanych z Głównego Punktu Kancelaryjnego 125

• Przekazywanie pism do dekretacji .......................................................................................... 126

• Rejestracja wpływów dostarczonych bezpośrednio (fax, email, pisma dostarczone przez klientów) .......................................................................................................................................... 126

8. Czynności wykonywane w EZD przez Wojewodę, Wicewojewodę, Dyrektora Generalnego, Dyrektorów Wydziałów ....................................................................................................................... 128

str. 4

• Zapoznanie się treścią i zawartością koszulki .......................................................................... 128

• Dekretowanie korespondencji ................................................................................................ 128

• Akceptacja pism ....................................................................................................................... 128

• Akceptacja wielostopniowa - przygotowanie pism do podpisu Wojewody, Wicewojewody, Dyrektora Generalnego .................................................................................................................. 129

9. Czynności wykonywane przez kierowników i pracowników merytorycznych ............................ 131

• Dekretowanie korespondencji w EZD przez kierowników oddziałów na właściwe stanowiska merytoryczne................................................................................................................................... 131

• Uzupełnienie i aktualizacja metadanych przez osobę prowadzącą sprawę. ........................... 131

• Założenie sprawy. .................................................................................................................... 131

• Inicjowanie spraw własnych. ................................................................................................... 131

• Ustawienie terminu założenia sprawy. ................................................................................... 131

• Powiązywanie pism ze sprawą. ............................................................................................... 131

• Przygotowanie projektu pism – akt w sprawie. ...................................................................... 131

• Dodawanie załączników. ......................................................................................................... 131

• Dodawanie opinii, notatek. ..................................................................................................... 131

• Udostępnianie akt sprawy. ...................................................................................................... 131

• Parafowanie czystopisu w systemie EZD certyfikatem niekwalifikowanym. ........................ 131

• Przekazanie sprawy kierownikowi do parafowania czystopisu odpowiedzi w sprawie i dalszego przekazania sprawy dyrektorowi wydziału celem podpisania pisma. ............................................. 131

• Przygotowanie wysyłki, za pośrednictwem modułu korespondencji wychodzącej w EZD. .... 131

• Tworzenie list adresatów. ....................................................................................................... 131

• Rejestracja przesyłek wychodzących (maile, faksy). ............................................................... 131

• Zakończenie sprawy po uprzedniej ponownej weryfikacji meta danych. ............................... 131

• Zawieszanie i wznawianie sprawy, ......................................................................................... 131

• Przenoszenie spraw, ................................................................................................................ 131

• Prowadzenie rejestrów,........................................................................................................... 132

• Archiwizacja. ............................................................................................................................ 132

10. Praca w zastępstwie. ................................................................................................................... 132

• Zastępstwa czasowe ................................................................................................................ 132

11. Administrowanie systemem ........................................................................................................ 134

• Wymagania sprzętowo / programowe aplikacji ...................................................................... 134

• Zakładanie konta użytkownika ................................................................................................ 134

str. 5

• Role i uprawnienia ................................................................................................................... 140

• Opis funkcjonalności ................................................................................................................ 141

Role organizacyjne........................................................................................................................... 143

Określenie roli organizacyjnej pracownika procesów ..................................................................... 143

str. 6

1. Wstęp

• Cel powstania instrukcji obsługi

Instrukcja obsługi ma na celu umożliwienie początkującemu użytkownikowi zapoznanie się z

obsługą systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) autorstwa Podlaskiego

Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, jego podstawowymi funkcjami i możliwościami.

Instrukcja ustala sposób zarządzania dokumentami elektronicznymi oraz wykonywania

poszczególnych czynności kancelaryjnych.

• Określenie właściciela programu

Aplikacja została opracowana przez służby informatyczne Wojewody Podlaskiego i stanowi

własność Skarbu Państwa. Wszelkie modyfikacje dokonywane są wyłącznie przez

uprawnionych pracowników Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, który dysponuje pełnymi

prawami własności do aplikacji.

• Przeznaczenia systemu EZD

System EZD jest podstawowym, intuicyjnym narzędziem służącym do zarządzania

dokumentacją elektroniczną w podmiocie. Umożliwia wykonywanie czynności

kancelaryjnych i dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w sposób

elektroniczny.

2. Sposób postępowania przyjęty w Podlaskim Urzędzie

Wojewódzkim przed rozpoczęciem pracy w systemie EZD

• Wymogi stawiane użytkownikowi

1. Każdy użytkownik systemu przed przystąpieniem do przetwarzania danych

osobowych musi zapoznać się z:

- ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002

str. 7

Nr 101, poz. 926 z późn. zm.),

- Polityką bezpieczeństwa Informacji PUW,

- Polityką Ochrony Danych Osobowych PUW.

2. Zapoznanie się z dokumentami, o których mowa w ust. 1 pracownik potwierdza

podpisem na stosownym oświadczeniu.

3. Każdy użytkownik EZD jest zobowiązany posiadać pisemne upoważnienie

do przetwarzania danych osobowych znajdujących się w zbiorze danych „Baza

klientów Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego” wydane przez Administratora

Danych Osobowych (ADO).

4. Sprawy związane z przygotowywaniem i rejestracją upoważnień, o których mowa w

pkt. 3 w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim prowadzi Wydział Prawny i Nadzoru.

5. W rejestrze upoważnień znajdują się następujące informacje: imię, nazwisko

i stanowisko służbowe użytkownika, data wydania upoważnienia oraz jego zakres,

ewentualnie data ważności, wygaśnięcia lub cofnięcia upoważnienia.

6. Założenie nowego konta użytkownika w EZD poprzedzone jest wydaniem

użytkownikowi właściwego upoważnienia.

7. Każdemu użytkownikowi jest przypisany w systemie indywidualny identyfikator oraz

hasło dostępu umożliwiające jednoznaczną identyfikację użytkownika.

8. Konto w EZD jest zakładane na podstawie konta domenowego PUW. Procedury

zmiany haseł określone są w Polityce Bezpieczeństwa Informacji PUW.

9. Osobą odpowiedzialną za zarządzanie kontami dostępu do EZD jest Administrator

Systemu Informatycznego EZD (ASI EZD).

10. Założenie konta nowemu użytkownikowi następuje na wniosek przesłany w systemie

EZD przez Dyrektora Wydziału lub kierownika właściwego oddziału do ASI EZD.

11. Osoba składająca wniosek zobowiązana jest potwierdzić wydanie upoważnienia

pracownikowi, którego wniosek dotyczy.

str. 8

12. Wniosek musi zawierać wskazanie imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego

osoby, której należy założyć konto w SI EZD, ewentualnie określenie zakresu

dodatkowych uprawnień w systemie, jakie powinna posiadać osoba objęta

wnioskiem, które będą niezbędne do realizacji przez nią zadań służbowych.

13. Każdy pracownik upoważniony do obsługi SI EZD podlega przeszkoleniu w zakresie

obsługi oprogramowania SI EZD oraz zasad postępowania przy pracy z aplikacją.

14. Każdy użytkownik zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy własnych haseł,

także po upływie ich ważności.

15. Kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani informować ASI EZD za pomocą

systemu EZD o każdej zmianie dotyczącej podległych pracowników, mającej wpływ na

zakres posiadanych uprawnień w systemie informatycznym.

16. Identyfikator użytkownika nie podlega zmianie i nie może być ponownie

przydzielony innemu użytkownikowi po utracie ważności.

17. Konto użytkownika systemu jest usuwane lub blokowane w przypadku cofnięcia,

wygaśnięcia lub upływu okresu ważności upoważnienia wydanego przez ADO.

18. Usunięcia lub blokady konta dostępu do systemu informatycznego dokonuje ASI EZD.

• Kiedy coś nie działa (kontakt do wsparcia systemu)

W przypadku wystąpienia utrudnień należy zgłosić problem do obsługi help desk,

za pomocą ikonki „Zgłoś problem ”. W zgłoszeniu należy podać identyfikator, znajdujący

się w tak zwanej koszulce (tj. w widoku umożliwiającym grupowanie

w systemie dokumentów, rejestrowanie i prowadzenie sprawy, co umożliwi szybką

i skuteczną identyfikację miejsca, w którym wystąpił problem.

str. 9

3. Opis pojęć używanych w systemie EZD

• Słownik pojęć

Addin – funkcjonalność systemu EZD stanowiąca dodatek do systemu windows, który

umożliwia szybką aktualizację i tworzenie dokumentów bezpośrednio w systemie EZD.

Dekretacja – przekazanie pisma wraz z dołączoną do niego adnotacją, zobowiązującą do

podjęcia określonych czynności w danej komórce organizacyjnej lub przez danego

pracownika; może dodatkowo zawierać dyspozycje, co do terminu i sposobu załatwienia

sprawy.

Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (RWA) – jednolita, niezależna od struktury organizacyjnej

urzędu, klasyfikacja dokumentacji powstającej w toku jego działalności, zawierająca także

kwalifikację archiwalną.

Koszulka – widok w systemie EZD, który umożliwia grupowanie w systemie dokumentów,

rejestrowanie i prowadzenie sprawy. Wszystkie operacje na dokumentach (aktualizacja,

usuwanie, przekazywanie, udostępnianie) odbywa się zawsze z widoku koszulki.

Metadane – dane przy pomocy, których są opisywane dokumenty elektroniczne. Są to

zestawy usystematyzowanych informacji logicznie powiązanych z pismem, sprawą lub

innym dokumentem elektronicznym. Mają za zadanie ułatwienie: wyszukiwania, kontroli,

zrozumienia treści, długotrwałego przechowywania oraz zarządzania.

Pismo – dokument zawierający wyrażoną tekstem informację stanowiącą całość

znaczeniową niezależnie od sposobu jej utrwalenia.

Prowadzący sprawę – osoba załatwiająca merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym

zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy,

przygotowanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy

i kompletowanie akt sprawy.

Przesyłka (wpływająca lub wychodząca) – dokumentacja otrzymana lub wysłana przez

podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesłane za

str. 10

pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z

dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania

publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. Zm.).

Skład chronologiczny – uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej,

w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania do systemu EZD.

Sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego,

wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości.

Korespondencja wpływająca/Wpływy – wpływające do urzędu dokumenty zewnętrzne.

Znak sprawy – zespół symboli, na który składają się, co najmniej: oznaczenie komórki

organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, numer, pod którym sprawa została

zarejestrowana w spisie spraw i cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się

rozpoczęła.

• Opis funkcji i zastosowania ikonek

Akcje związane z przetwarzeniem pism:

Akcja Opis

Utworzenie nowej

koszulki

Założenie nowej koszulki, której należy nadać intuicyjną nazwę, a

następnie dołączyć pliki (załączniki).

Wyświetlenie szablonu kreatora koszulki, po uzupełnieniu,

którego nastąpi utworzenie nowej koszulki, pustego dokumentu

oraz zapisanie na dokumencie numeru RPW razem z

wypełnionymi metadanymi.

Wywołanie formularza służącego w kancelarii do rejestrowania

i drukowania kodów kreskowych wykorzystywanych przy

skanowaniu wsadowym.

str. 11

Przekazanie sprawy lub pisma w celu dokonania dekretacji lub

akceptacji dokumentów.

Udostępnienie akt sprawy do odczytu lub edycji.

Utworzenie kopii pisma w celu przekazania do wielu odbiorców.

Umożliwiające innej komórce organizacyjnej założenie odrębnej

sprawy.

Utworzenie wskazanej liczby kopii pisma w celu przekazania do

wielu odbiorców.

Założenie nowej sprawy zgodnie z JRWA. W wyniku tej operacji

przez nowe pismo lub nową koszulkę inicjuje się sprawę,

do której możliwe jest włączanie kolejnych dokumentów,

zgodnie z ich chronologicznym pojawianiem się w prowadzonej

sprawie.

Uruchomienie modułu korespondencji, pozwalającego

na zarejestrowanie korespondencji w rejestrze pism

wychodzących i przygotowanie etykiet adresowych.

Uruchomienie modułu umożliwiającego dodanie sprawy

do wybranego rejestru.

Zakończenie przetwarzania pisma; zakończenie sprawy.

Zakończenie pracy z dokumentem udostępnionym, przy czym

zachowana jest możliwość dostępu w każdej chwili do

zakończonego pisma lub sprawy.

Opcja dostępna w przypadku spraw. Pozwala na nawigację

między kolejnymi sprawami w realizacji.

str. 12

Operacje związane z przetwarzeniem pisma lub dokumentów tworzących akta sprawy

Nowy dokument

Utworzenie nowego dokumentu na podstawie domyślnego

szablonu. Dodatkowo po rozwinięciu listy szablonów (strzałki )

nowy dokument może zostać utworzony na postawie zdefiniowanych

szablonów.

Dodanie notatki do akt.

Dodanie załącznika do akt.

Dołączenie opinii do akt.

Powiązanie pisma z istniejącą już sprawą.

Utworzenie pisma do wysyłki elektronicznej przez ePUAP

Podpisanie cyfrowe dokumentu.

Ustawienie monitu dla dokumentu, pozwalające na wyróżnienie

pliku spośród innych dokumentów przekazywanych do podpisu.

Zaakceptowanie treści dokumentu

Odrzucenie treści dokumentu

Weryfikacja złożonego podpisu.

Możliwość zamiany pliku.

Dostęp do wcześniejszych wersji pliku.

Możliwość usunięcia błędnie dodanego pliku lub

zarejestrowanej wysyłki.

Wskazanie nazwy systemu spowoduje wyświetlenie informacji

o stwórcy dokumentu, ostatniej osobie modyfikującej dokument

oraz daty utworzenia i daty ostatniej modyfikacji.

str. 13

Weryfikacja metadanych

Możliwość zmiany nazwy załączników

Możliwość rejestracji wpływu - RPW

Możliwość wydrukowania uwierzytelnienia

Możliwość otworzenia załącznika

Możliwość dodatkowego udostępnienia załącznika

Porównanie treści dwóch dokumentów

Zabezpieczenie koszulki i dokumentu zawierającego dane

wrażliwe

Usunięcie skanu przy jednoczesnym zachowaniu RPW

str. 14

4. Interfejs użytkownika programu

• Panel pracy użytkownika

Główny widok aplikacji przy podstawowych uprawnieniach

Panel pracy systemu EZD jest podzielony na trzy części:

W górnej części widnieje informacja o użytkowniku zalogowanym w systemie oraz używanej

wersji systemu.

str. 15

Lewa część panelu to menu aplikacji, które kieruje do poszczególnych modułów systemu:

Moduł Pism

Moduł Kancelarii

Moduł Rejestrów

Moduł Spisu spraw

Moduł Wyszukiwania

Prawa część panelu stanowi część roboczą aplikacji, która zmienia się w zależności od wybranej

opcji z menu.

Na głównej stronie aplikacji znajdują się:

Lista pism do odbioru

Sprawdź zastępców - Lista pracowników,

którzy mogą zastąpić bieżąco zalogowanego

użytkownika;

Osoby zastępowane - lista użytkowników,

których może zastąpić bieżąco zalogowany

użytkownik;

Przypomnienie o terminie realizacji danego

pisma.

Skrót do listy pism w realizacji

str. 16

Pozwala na wydruk kopert z innego

komputera

Przydatne linki

• Pisma

Menu umożliwiające dotarcie do dokumentów o różnym statusie, które są dostępne danemu

użytkownikowi.

Lista pism/spraw do odbioru, przekazanych od innych użytkowników

systemu EZD.

Lista pism/spraw w bieżącej realizacji.

Lista pism/spraw, które zostały przekazane innemu użytkownikowi.

Lista pism/spraw ze statusem zakończone.

Wykaz dokumentów, które zostały udostępnione w celu zapoznania

się z zawartą w nich informacją, bez wymogu dołączenia przez

odbiorcę wkładu własnego (opinii, notatki, pisma).

Wykaz dokumentów, które zostały przekazane, jako wkład wydziału

wspierającego załatwienie sprawy w komórce merytorycznej.

Wykaz pism udostępnionych innym komórkom.

Zawiera widok na wszystkie koszulki w realizacji

Zawiera widok tylko tych grup koszulek, dla których ustawiono, co

najmniej jeden dokument do podpisu

Zawiera widok tylko tych grup koszulek, dla których termin

realizacji/zakończenia sprawy został przekroczony lub wypada na

dzień teraźniejszy

str. 17

• Rejestry

Moduł służy do zarządzania korespondencją wychodzącą.

Przeglądanie / drukowanie etykiet adresowych korespondencji

wychodzącej.

Zarządzanie listami grup adresatów.

Zarządzanie opłatami pocztowymi.

Umożliwia wyświetlenie listy dokumentów zadekretowanych przez

wskazaną osobę.

Pozwala na weryfikację prowadzenia spraw elektronicznych.

Pozwala na weryfikację rejestru umów i wgląd do skanów

dokumentów

• Spis spraw

Moduł służy do przeglądania spraw zarejestrowanych w systemie EZD. Sprawy są pogrupowane

zgodnie z symbolami i hasłami klasyfikacyjnymi z jednolitego rzeczowego wykazu akt. Użytkownik ma

dostęp do spraw wynikający z nadanych uprawnień.

Po kliknięciu ikonki „Spisy spraw” system uruchamia dostęp do wykazu wszystkich symboli

i haseł klasyfikacyjnych, dla których założono sprawy w bieżącym roku.

Wybór symboli i hasła klasyfikacyjnego odbywa się przez wskazanie odpowiedniej pozycji z wykazu

System pozwala na wyszukanie spraw zarejestrowanych przez pracownika w danej jednostce.

System zapewnia dostęp do spraw zarejestrowanych w latach poprzednich.

W celu wyszukania sprawy zarejestrowanej w latach wcześniejszych należy wybrać rok, w którym

str. 18

sprawa została zarejestrowana .

Otrzymujemy spis spraw w formie tabeli:

Spis spraw zawiera informację na temat statusu każdej sprawy zarejestrowanej w tym spisie,

wskazując etap załatwienia sprawy.

- Sprawa zawieszona

- Sprawa zakończona,

• Generowanie wydruków ze spisu spraw

Istnieje możliwość wydrukowania spisu spraw wg różnych konfiguracji:

Skorzystanie z opcji Wydruk spowoduje wydrukowanie całego spisu spraw.

Aby wydrukować określony zakres spisu spraw należy odznaczyć checkbox przy wybranych

sprawach i skorzystać z opcji Wkładka sprawy A4

str. 19

• Wyszukiwanie

Moduł służy do wyszukiwania Spraw, Pism, Wpływów zarejestrowanych w systemie EZD.

Wyszukiwanie jest możliwe po wypełnieniu, co najmniej dwóch atrybutów stanowiących kryteria

wyszukiwania oraz wybraniu akcji .

Możemy określić następujące kryteria wyszukiwania według:

- sprawy, do której należy pismo:

- samego pisma:

str. 20

- wpływu dokumentu na podstawie, którego pismo powstało:

- właściciela koszulki

- id dokumentu

Wyniki wyszukiwania możemy posortować klikając na wybrany tytuł kolumny:

Chcąc wyszukać dokument należy w wyszukiwarce uzupełnić, co najmniej dwa atrybuty stanowiące

kryterium wyszukiwania:

str. 21

• Struktura organizacji.

Pełna struktura organizacyjna w systemie EZD jest widoczna dla każdego użytkownika w oknie

przekazywania dokumentów. Dane użytkowników systemu są uporządkowane według przynależności

do poszczególnych komórek organizacyjnych, wynikającej ze struktury organizacyjnej podmiotu. Lista

pracowników danej komórki jest rozwijalna, co umożliwia szybkie i proste wybranie właściwej osoby.

• Kreator koszulki

Formularz Kreatora koszulki pozwala zarejestrować nową koszulkę razem z rejestracją wpływu, czyli

nadania numeru RPW. Po wypełnieniu metadanych:

str. 22

i wciśnięciu przycisku Rejestruj zostanie utworzona nowa koszulka, w której będzie umieszczony

pusty dokument, na którym zostanie zarejestrowany wpływ RPW według danych, jakie zostały

str. 23

umieszczone na formularzu.

• Kod kreskowy

Kod kreskowy służy do rejestrowania koszulek wraz z numerami RPW, podobnie jak w przypadku

działania kreatora, ale wpływy zarejestrowane za pomocą funkcjonalności „Kod kreskowy” nie

posiadają metadanych. Ta funkcjonalność jest wykorzystywana przy skanowaniu wsadowym, aby

rejestrować dowolną ilość wpływów jednocześnie. Po wybraniu osoby, do której zostaną przekazane

wpływy, należy wybrać datę wpływu (czyli datę, w której pismo wpłynęło do urzędu), następnie

należy wybrać typ odwzorowania: Pełne – jeżeli pismo zostanie zeskanowane w pełni, Niepełne –

jeżeli pismo zostanie zeskanowane tylko w części i część dokumentów tego pisma nie zostanie

poddana digitalizacji. Przycisk zarejestruje tyle numerów RPW, ile jest podane w polu po

prawej stronie. Po zarejestrowaniu numeru RPW zostanie wydrukowany kod RPW (drukowanie kodu

RPW jest możliwe tylko w przypadku poprawnego ustawienia właściwości DRUKARKA w ustawieniach

użytkownika).

str. 24

• Rejestrowanie kopert

Formularz, w którym odbywa się rejestrowanie wszystkich wysyłanych kopert z urzędu. W polu kod

skanuje się identyfikator koperty, który jest wydrukowany na kopercie podczas rejestrowania

koperty, następnie po wyświetleniu danych tej koperty należy wybrać cenę listu lub przesyłki.

• Podgląd korespondencji

Widok służy do przeglądania zarejestrowanej danego dnia korespondencji wychodzącej, do

hurtowego rejestrowania wysyłki danego dnia oraz podsumowania ilości wysłanej, niewyspanej i

anulowanej korespondencji. Dodatkowo system wskaże koszt całkowity wraz z kwotą średnia wysyłki.

Po wybraniu daty w kalendarzu i po wciśnięciu przycisku WCZYTAJ system wyświetli całą

korespondencję zarejestrowaną danego dnia, wraz ze statusami wysyłki.

str. 25

• Uzupełnianie metadanych

Formularz służy do uzupełniania metadanych wpływów po zarejestrowaniu dokumentów w systemie.

Pole „Kod kreskowy” służy do wczytania kodu kreskowego RPW, a następnie po wypełnieniu

poprawnie metadanych zatwierdzamy je przyciskiem Zapisz.

str. 26

Przy uzupełnianiu metadanych pracownik Kancelarii może jednocześnie zarejestrować dokument

w składzie chronologicznym. W tym celu należy zaznaczyć czekbox „Rejestruj w składzie

chronologicznym”, wybrać skład chronologiczny, wprowadzić krótki opis zawartości i kliknąć przycisk

zapisz.

• Wydruk Pocztowej Książki Nadawczej (PKN)

Widok służący do przygotowania dla Poczty Polskiej druku zarejestrowanych listów do wysyłki:

str. 27

o Interfejs użytkownika

Przechodząc do części wyświetlimy listę bieżących pism, które wymagają od

użytkownika podjęcia czynności służbowych. Liczba (2) wskazuje, że użytkownik ma dwa pisma,

oczekujące na podjęcie czynności. Pisma zostaną wyświetlone w tabeli:

„RPW/Sprawa” – określa numer korespondencji rejestru pism wpływających,

„Nazwa” - wskazuje nazwę pisma,

„Nadawca” - osoba, która przysłała nam pismo,

„Przekazujący” – osoba, która bezpośrednio przekazała nam pismo,

„Data przekazania” – data, kiedy przekazanie nastąpiło. Klikając na pismo z wykazu wyświetlimy jego

szczegóły,

„Termin realizacji” – data realizacji pisma

System daje możliwość prześledzenia:

1) historii obiegu pisma ze wskazaniem rodzaju operacji wykonywanych na poszczególnych

stanowiskach pracy, na które pismo trafiało,

2) wszystkich operacji i osób, które pracowały na danym piśmie ze wskazaniem daty i godziny

str. 28

wykonania czynności.

o Historię obiegu pisma można prześledzić w dolnej części widoku koszulki:

1. W części pozycja opisująca obieg dokumentu zawiera:

- rodzaj wykonanej czynności:

„Utworzono” – utworzenie pisma,

„Udostępniono dla” – udostępnienie pisma,

„Przekazano do” – przekazanie pisma (dopisać różnice).

- nazwisko i imię użytkownika, adresata, czynność,

- komórkę organizacyjną, do której należy pracownik,

- datę wykonania czynności,

- użytkownika, który wykonał czynność wraz z jego komentarzem/

uwagami/dekretacjami.

2. W zakładce „Historia” wyświetlona zostanie szczegółowa historia zdarzeń dotyczących danego

dokumentu, zawierająca opisanie poszczególnych operacji i wskazanie osób, które je wykonały oraz

datę i godzinę wykonania:

str. 29

gdzie: „Użytkownik” – nazwisko i imię użytkownika, który wywołał „Zdarzenie” w chwili określonej w

kolumnie „Data”. Możliwe zdarzenia to: „Udostępniono”, „Odebrano”, „Otworzono”, „Podpisano”.

• Wiadomości

W celu wysłania widomości wszystkim użytkownikom systemu należy ze strony głównej systemu EZD

z zakładki „Rejestry” wybrać opcję „Wiadomości”.

W oknie wysyłania wiadomości należy wskazać czas jej publikacji i ważności oraz tytuł,

a także podać treść. Wprowadzone dane należy zatwierdzić klikając ikonkę .

str. 30

Powiadomienia o nowych wiadomościach znajdują się w górnej części strony głównej sytemu. Aby

odebrać wiadomość należy kliknąć a następnie wybrać żądaną informacje z

listy.

5. Opis funkcjonalności EZD

• Tworzenie nowej koszulki, do której dołączymy pismo umożliwiające

założenie sprawy

Nową koszulkę tworzymy:

str. 31

- klikając ikonkę

lub

- wypełniając pole „Tytuł/nazwa” w okienku

- potwierdzając przyciskiem .

Tytuł/nazwa powinna być nadana intuicyjnie i określać zawartość tworzonej strony.

System EZD automatycznie nada pismu unikatowy, niepowtarzalny numer: „Identyfikator

koszulki”.

• Uzupełnianie metadanych

Dla dokumentów, dla których nie uzupełniono metadanych ikonka pozostaje szara. W celu

uzupełnienia metadanych należy kliknąć ikonkę , wypełnić metadanymi i zatwierdzić klikając

.

Po zapisaniu metadanych ikonka wybarwi się.

UWAGA:

System zablokuje możliwość zapisania metadanych w przypadku użycia w tytule nazw

str. 32

jednowyrazowych.

• Przekazywanie pism

W celu przekazania pisma do innego pracownika urzędu w koszulce pisma wybieramy .

Z listy:

dokonujemy wyboru pracownika. Po kliknięciu dane pismo zostanie przekazane do

wybranej osoby.

• Przekazywanie pism według szablonu obiegu

W celu rozpoczęcia procesu przekazywania pisma według utworzonego szablonu obiegu w koszulce

pisma wybieramy z listy utworzony wcześniej szablon:

Po kliknięciu dane pismo zostanie przekazane do pierwszej osoby umieszczonej na

szablonie. Pracownik, który otrzyma tak przekazane pismo będzie mógł przekaza je tylko do

następnej osoby z szablonu obiegu klikając . Aby przerwać obieg koszulkiw według

szablonu należy

Obieg pisma według szablonu można przerwać zwracając do osoby, od której go otrzymaliśmy np. w

przypadku braku akceptacji pisma, które zostało przekazane w tym trybie. Wykonamy to klikając:

. W takim przypadku wyświetli się informacja, do kogo zostanie zwrócona koszulka.

str. 33

Tworzenie własnego szablonu obiegu odbywa się przez kliknięcie "Utwórz nowy szablon obiegu". Po

wypełnieniu pola Nazwa szablon i kliknięciu . Kolejnych pracowników uczestniczących

w obiegu pisma wybranych z listy "Pracownicy" dodaje się przez kliknięcie .

• Hurtowe przekazywanie pism

W celu rozpoczęcia procesu hurtowego przekazywania pism należy z wciśniętym klawiszem „Ctrl”

zaznaczyć koszulki, które chcemy przekazać.

Po lewej stronie monitora pojawi się nam okienko, w którym zostaną umieszczone koszulki do

przekazania.

W celu hurtowego przekazania wciskamy przycisk przekaż. Następnie ze struktury jednostki

wybieramy adresata koszulek:

i potwierdzamy wykonania przekazania koszulek:

str. 34

Przekazane w ten sposób koszulki trafiają do adresata do folderu „Nowe”.

• Hurtowe pobieranie zawartości koszulek

Funkcjonalność umożliwia pobranie dokumentów z wskazanych przez pracownika koszulek i skopiowanie ich do nowej koszulki.

Poniżej przedstawione są dwie koszulki z zawartością odpowiednio: Pismo1 i Pismo 2 oraz Pismo 3 i Pismo 4.

W folderze „W realizacji” zaznaczamy koszulki z wciśniętym klawiszem „Ctrl”, które w następnej

kolejności pojawią się w okienku „Wybrane koszulki”.

str. 35

Po kliknięciu przycisku „Pobierz” stworzone zostanie koszulka, która pojawi się w folderze „Nowe”:

Jej zawartość stanowić będzie plik ze skompresowaną zawartości wskazanych koszulek.

Zawartość pliku podzielona będzie na katalogi odpowiadające nazwom koszulek.

• Dekretacja pism

W celu dołączenia do pisma adnotacji, zawierającej dyspozycje, co do terminu i sposobu załatwienia

sprawy należy poprzez klikniecie :

1) dokonać wyboru osoby wyznaczonej do załatwienia sprawy rozwijając listę schematu

organizacyjnego podmiotu

str. 36

dokonać wyboru adresata dekretacji, wyznaczonego do załatwienia sprawy lub wpisując

w okienku pierwsze litery nazwiska właściwej

osoby. System automatycznie wyświetli pasujące wyniki wyszukiwania.

2) w okienku uwagi

umieścić treść dyspozycji bądź wybrać gotowe sformułowania.

Na koncie dekretującego koszulka z zadekretowanym dokumentem zostaje automatycznie

przeniesiona do folderu .

str. 37

W celu anulowania dekretacji należy kliknąć „Anuluj”- nastąpi wówczas powrót do ostatniego widoku

pisma.

UWAGA! Dekretację można wykonać tylko do jednej osoby. W przypadku konieczności dokonania

niezależnej dekretacji do kilku osób, należy czynność dekretacji poprzedzić wykonaniem kopii koszulki

zawierającej dekretowany dokument.

Cofnięcie błędnej dekretacji

W przypadku dokonania błędnej dekretacji istnieje możliwość jej cofnięcia. W tym celu należy przejść

do zadekretowanego dokumentu znajdującego się w folderze „Przekazane”, a następnie dokonać

czynności zwrotu dokumentu na własne konto, wybierając przycisk „Zwróć”.

str. 38

UWAGA! Czynność tę można wykonać tylko i wyłącznie w przypadku, gdy adresat dekretacji nie

dokonał jeszcze odbioru zadekretowanego pisma.

Błędne dekretacje

W przypadku otrzymania pisma z błędną dekretacją należy zwrócić pismo dekretującemu w celu

dokonania zmiany dekretacji posługując się ikoną „ZWRÓĆ”.

• Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego

udostępniania dokumentów

Widok folderu „W REALIZACJI” zawiera funkcjonalność grupowego przekazywania.

Grupowe przekazywanie służy do tego, aby przekazać kilka wybranych koszulek w jednej operacji

Aby skorzystać z grupowego przekazywania należy:

W widoku folderu „W REALIZACJI” wybrać koszulki, które chcemy przekazać. Wybieranie grupowe

koszulek odbywa się przez klikanie w wiersze koszulek (podobnie jak przy wchodzeniu do koszulek) z

wciśniętym klawiszem CTRL. Po wybraniu, co najmniej jednej koszulki z wciśniętym klawiszem CTRL,

pojawi się małe okienko po lewej stronie z listą wybranych koszulek do grupowego przekazywania:

Okienko zawiera listę wszystkich wybranych koszulek. Każda wybrana koszulka to jeden wiersz, który

składa się z ikonki oraz nazwy koszulki. W przypadku błędnego wyboru koszulki, można ją usunąć

z listy, wciskając ikonkę . Usunięcie ostatniego elementu z listy usuwa całe.

Uwaga! Ikonka , znajdująca się w lewym, górnym rogu okienka, umożliwia czyszczenie całej listy

wybranych koszulek.

str. 39

Podczas grupowego przekazywania dokumentów możliwe jest wybranie maksymalnie 20 koszulek.

O przekroczeniu maksymalnej liczby przekazywanych dokumentów system poinformuje poniższym

komunikatem:

Po wybraniu właściwych koszulek, w celu grupowego ich przekazania należy wcisnąć przycisk

„PRZEKAŻ”.

Po wciśnięciu przycisku „PRZEKAŻ” pojawi się standardowe okienko przekazywania, w którym należy

wybrać osobę, do której przekazujemy. Dodatkowo na samej górze okienka pojawi się lista

wybranych koszulek do przekazania:

System umożliwia przekazanie koszulki do jednego użytkownika z jednoczesnym udostępnieniem

dokumentów innym użytkownikom. W tym celu za pomocą checkbox na liście pracowników należy

wskazać w systemie, do której osoby z listy koszulka zostanie przekazana, a do których osób z listy

koszulka zostanie udostępniona.

Aby dodać więcej niż jednego pracownika należy przy wybieraniu jednostki lub pracownika mieć

wciśnięty klawisz CTRL. W przypadku, kiedy wciśniemy klawisz CTRL oraz wybierzemy jednostkę

system doda wszystkich pracowników z wybranej jednostki. Jeżeli wybierzemy pracownika

z wciśniętym klawiszem CTRL system doda pracownika do listy po prawej stronie. To samo tyczy

się wyszukiwarki pracowników (klawisz CTRL + wybranie pracownika myszą, CTRL + ENTER na

zaznaczonym wierszu). Wybranie jakiegokolwiek elementu bez przytrzymania klawisza czyści całą

listę.

str. 40

Każdy pracownik na liście posiada swoje pole typu checkbox.

Jeżeli korzystamy z funkcji „PRZEKAŻ” to zaznaczenie przy pracowniku na liście pola typu checkbox

ustawi na nim tryb „UDOSTĘPNIANIA” (co, oznacza, że zaznaczony pracownik otrzyma udostępnienie

koszulki).

Uwaga! Przy operacji „PRZEKAŻ” na liście może być tylko jedna osoba, dla której zostanie przekazana

koszulka, w związku z tym, na liście może być tylko jeden pracownik, który nie będzie posiadał

zaznaczonego pola checkbox. Jeżeli na liście pozostawimy więcej niż jednego pracownika

z odznaczoną opcją system poinformuje nas o błędnym wyborze i wyświetli komunikat:

Tak jak jest to w treści komunikatu napisane należy na liście pracowników pozostawić tylko jedną

osobę bez zaznaczonego pola checkbox. Dla tej jednej osoby wybrane koszulki zostaną PRZEKAZANE.

Dla pozostałych osób koszulki zostaną udostępnione. Osoby, które zostały oznaczone otrzymają

wszystkie dokumenty z koszulki w trybie „DO ODCZYTU”.

Aby przyspieszyć proces zaznaczania pracowników na liście, pod listą został udostępniony przycisk

:

Który po wciśnięciu zaznacza wszystkie osoby na liście, następnie odznaczyć tylko jedną wybraną,

do której zostaną koszulki „PRZEKAZANE”.

str. 41

W przypadku braku odznaczenia chekboxu wyświetlony zostanie komunikat:

Należy wówczas odznaczyć jedną osobę, do której zostaną „PRZEKAZANE” koszulki.

Zarówno „PRZEKAŻ” jak i „UDOSTĘPNIJ” potwierdza wykonanie operacji stosownym komunikatem:

• Rejestracja spraw

Sprawa może zostać zainicjowana na podstawie pisma zarejestrowanego w rejestrze pism

wpływających lub stworzonej przez pracownika koszulki.

W celu założenia i zarejestrowania sprawy należy kliknąć przycisk . Wyświetlone

zostanie okno „Zakładania sprawy”,

str. 42

w którym należy uzupełnić pola stanowiące znak tworzonej sprawy:

o Wpisując ręcznie właściwy symbol jednolitego rzeczowego wykazu akt lub wybierając go ze

znajdującego się w systemie wykazu - jednolitego rzeczowego wykazu akt ,

o Po ustawieniu kursora w polu „LP” pojawi się pierwszy wolny numer danego spisu spraw.

UWAGA! Oznaczenie komórki organizacyjnej użytkownika oraz czterocyfrowe oznaczenie roku

wpisano na stałe.

Zatwierdzenie czynności należy dokonać poprzez klikniecie przycisku .

Błędna rejestracja sprawy

W przypadku błędnie zarejestrowanej sprawy należy ją usunąć. Aby to zrobić należy kliknąć na znak

sprawy, obok pojawi się nam ikonka i po jej kliknięciu pojawi się okienko, w

którym można wpisać uzasadnienie wykonywanej czynności.

str. 43

Dodawanie spraw do rejestrów

W przypadku konieczności dołączenia pism do rejestru skarg i wniosków, rejestru wystąpień posłów

lub senatorów należy podczas rejestracji sprawy zaznaczyć odpowiednie pole typu checkbox, co

spowoduje automatyczne zapisanie dokumentu w danym rejestrze.

• Przenoszenie sprawy do innego symbolu JRWA

W przypadku konieczności przeniesienia akt sprawy i ponownego założenia sprawy należy poprzez

ikonę dokonać, poprzez rozwinięcie listy, wyboru opcji „Przeniesiona do innej

teczki RWA” i uzasadnić czynność przeniesienia sprawy. W przypadku przerejestrowywania spraw

zmiany znaków spraw wynikających ze zmian organizacyjnych) po wyświetleniu okienka do usuwania

dotychczasowego znaku spraw i wybraniu opcji „przeniesiona do innej teczki” wyświetli się okienko

umożliwiające nadanie nowego numeru sprawie

str. 44

• Hurtowe przerejestrowanie spraw

System umożliwia hurtowe przerejestrowywanie spraw, co jest przydatne zwłaszcza w przypadku

zmian organizacyjnych , gdzie trzeba pod nowy znak spraw przerejestrować wszystkie niezakończone

sprawy. Rozpoczynamy od kliknięcia:

Następnie wyświetli się widok jak poniżej , gdzie po wybraniu właściwego spisu spraw, pokażą się

wszystkie sprawy w toku ( możemy wybrać sprawy zarejestrowane przez konkretnego pracownika

lub wszystkich pracowników oddziału). Wybieramy następnie pod jaki symbol chcemy

przerejestrować wybrane sprawy i klikając ikonkę , dokonamy hurtowego

przerejestrowania spraw

• Wiązanie pism ze sprawą

W przypadku wpływu dokumentu dotyczącego sprawy już wszczętej, prowadzący sprawę powinien

powiązać zarejestrowany dokument z prowadzoną sprawą poprzez użycie przycisku .

W celu wyszukania właściwej sprawy należy w oknie dialogowym wskazać rok, nr Teczki RWA i

sprawę, do której zostanie dołączone pismo albo umieścić znak sprawy lub id koszulki sprawy,

do której zostanie dołączone pismo, a następnie kliknąć przycisk .

str. 45

Podgląd dokumentów dowiązanych widoczny jest po kliknięciu przy dowiązanym piśmie

• Pomocnicza rejestracja spraw w systemie EZD prowadzonych w

papierowych teczkach aktowych/Moduł papierowy

W związku z wprowadzeniem modułu papierowego nie zmienia się sposób realizacji zadań przez

Kancelarię Ogólną, sekretariaty oraz stanowiska pracy, na których dokonywane jest dekretowanie

pism. Nowe obowiązki pojawiają się na stanowiskach merytorycznych prowadzących sprawy w

postaci papierowej, które pomocniczo są rejestrowane w systemie EZD.

1. Sprawa prowadzona w systemie tradycyjnym – pracownik dokonuje pomocniczej rejestracji

sprawy (prowadzonej w sposób tradycyjny w papierowej teczce aktowej), w systemie EZD

poprzez wybieranie właściwego symbolu klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu akt,

którego struktura jest dostępna w okienku służącym do zakładania spraw w systemie EZD.

Symbole klasyfikacyjne dla spraw prowadzonych papierowo są oznaczone w systemie EZD

kolorem czerwonym , odpowiadają one wykazowi symboli stanowiącymi katalog klas z

wykazu akt stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu

załatwiania spraw obowiązującego w Urzędzie, prowadzonych w systemie tradycyjnym.

W celu założenia i zarejestrowania sprawy należy kliknąć przycisk . Wyświetlone

zostanie okienko „Zakładanie sprawy”,

str. 46

w którym należy uzupełnić pola stanowiące znak tworzonej sprawy:

o Wpisując ręcznie właściwy symbol jednolitego rzeczowego wykazu akt lub wybierając go ze

znajdującego się w systemie wykazu - jednolitego rzeczowego wykazu akt ,

o Po ustawieniu kursora w polu „lp” pojawi się pierwszy wolny numer danego spisu spraw.

o Oznaczenie komórki organizacyjnej użytkownika oraz czterocyfrowe oznaczenie roku

wpisano na stałe.

Zatwierdzenie czynności należy dokonać poprzez klikniecie przycisku .

UWAGA:

W momencie założenia w systemie EZD sprawy prowadzonej papierowo, w koszulce sprawy

wyświetli się komunikat „Sprawa prowadzona w systemie tradycyjnym,

pamiętaj o kompletności akt w postaci papierowej”

Warunkiem założenia w systemie EZD, sprawy prowadzonej papierowo jest wycofanie

dokumentu papierowego otrzymanego z zewnątrz ze składu chronologicznego. Adnotacja

o wycofaniu dokumentu znajduje się w koszulce zawierającej odwzorowanie cyfrowe

dokumentu papierowego.

W przypadku spraw prowadzonych tradycyjnie, kompletna dokumentacja

odzwierciedlająca przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, powinna być zgromadzona

w teczkach aktowych.

2. Zakładanie spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym na podstawie pisma udostępnionego

str. 47

Zasada związana z udostępnianiem dokumentów jest taka, iż w oparciu o dokument

udostępniony nie można założyć własnej sprawy. Komórka wspierająca ma dostęp do informacji

o znaku sprawy komórki merytorycznej. Dopuszcza się jednak, iż w uzasadnionych przypadkach

(wyjątkach) pismo udostępnione będzie stanowiło podstawę do założenia sprawy również w

komórce innej, niż ta, która je udostępniała.

W koszulce z udostępnionym pismem wyświetli się przycisk ,

który zawiera po otwarciu wykaz klas z wykazu akt stanowiących wyjątki w oparciu, o które

dopuszcza się w podmiocie rejestrację sprawy na podstawie dokumentu udostępnionego.

UWAGA:

1. Pomocnicze zakładanie spraw w EZD, prowadzonych w systemie tradycyjnym na podstawie

pisma udostępnionego dotyczy sytuacji, w której w komórce, której udostępniono pismo

zachodzi potrzeba wszczęcia sprawy prowadzonej w postaci tradycyjnej;

str. 48

2. pracownik zakładający pomocniczo sprawę w systemie EZD na podstawie pisma

udostępnionego musi jednocześnie odnotować fakt założenia nowej sprawy w spisie spraw

właściwej teczki aktowej;

3. pracownik zakładający pomocniczo sprawę w systemie EZD zobowiązany jest do zachowania

kompletności akt prowadzonych w postaci papierowej;

4. system umożliwia powiązanie koszulek z dokumentami udostępnionymi tylko do spraw

założonych wcześniej na podstawie dokumentów udostępnionych z innej komórki

organizacyjnej.

• Metryka sprawy

1. Metryki dla spraw elektronicznych są generowane bezpośrednio w systemie EZD.

W nowoutworzonej zakładce „Metryka”, która wyświetla się po założeniu sprawy przy zakładce

„Historia”, automatycznie umieszczane są przefiltrowane dane z zakładki „Historia”, zaprezentowane

chronologicznie, jako zestawienie czynności w sprawie zawierające:

1. datę i czas realizacji czynności;

2. nazwisko, imię i stanowisko osoby realizującej daną czynność;

3. określenie rodzaju wykonywanej czynności;

4. odwołania do dokumentów elektronicznych lub nieelektronicznych, do których odnoszą się

poszczególne czynności.

Aby wygenerować metrykę sprawy należy z poziomu sprawy kliknąć ikonkę następnie

wybrać . System wyświetli następujące okienko

str. 49

2. Metryki dla spraw papierowych rejestrowanych pomocniczo w EZD - system EZD wspiera

prowadzenie metryki. Czynności wykonane w systemie są automatycznie odnotowywane przez

system i powinny być ręcznie uzupełniane przez prowadzącego sprawę, o czynności wykonane w

sprawie poza systemem, poprzez wybór danych, z zesłownikowanych pól. W celu aktualizacji metryki

należy z poziomu sprawy przejść do zakładki „Metryka”

Wyświetlone zostanie okienko, w którym należy:

• wpisać tytuł sprawy, której dotyczy,

• wskazać czynność, która została wykonana,

• wskazać osobę realizującą daną czynność,

• datę dokonanej czynności,

• identyfikator dokumentu – np. nazwa dokumentu, którego czynność dotyczyła.

Zatwierdzić klikając ikonkę .

str. 50

Uwaga:

Po uzupełnieniu czynności istnieje możliwość wydrukowania metryczki. W celu jej wydrukowania

należy ją wygenerować klikając następnie wybrać format np. Aprobat

(PDF) i wyeksportować zawartość poprzez kliknięcie .

3. Metryka dla spraw papierowych nie rejestrowanych w EZD - prowadzenie metryki w EZD dla

spraw prowadzonych wyłącznie tradycyjnie, wymagać będzie od prowadzącego sprawę ręcznego

uzupełnienia pól metryki.

W celu ręcznej aktualizacji metryki należy z poziomu widoku „Spis spraw”

kliknąć ikonkę . Wyświetlone zostanie okienko „Zakładanie metryki Sprawy”,

str. 51

w której należy wpisać:

• symbol komórki organizacyjnej

• nr z JRWA, w której została zarejestrowana sprawa

• liczbę porządkową oraz

• rok

po uzupełnieniu wymaganych danych kliknąć . Wyświetlone zostanie okienko

„Metryka sprawy”, w którym należy:

• wpisać tytuł sprawy, której dotyczy,

• wskazać czynność, która została wykonana,

• wskazać osobę realizującą daną czynność,

• datę dokonanej czynności,

• identyfikator dokumentu – np. nazwa dokumentu, którego czynność dotyczyła.

Zatwierdzić poprzez kliknięcie ikonki .

Uwaga:

• Każdy wpis można usunąć poprzez kliknięcie ikonki

str. 52

• W przypadku konieczności wpisania czynności niezdefiniowanej na rozwijalnej liście należy

w okienku metryki w rubryce wybrać pozycję „Inne” a następnie w rubryce

wpisać brakującą czynność. Wprowadzone dane zatwierdzamy klikając ikonkę „Dodaj”

• Udostępnianie akt w sprawie

W przypadku, gdy akta spraw są tworzone w systemie EZD, komórka merytoryczna, współpracująca

przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie udostępnia im tę

sprawę bezpośrednio w systemie EZD określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej

akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom i w jakim trybie (do odczytu lub do edycji).

Udostępnianie i rozpowszechnianie pism między wydziałami odbywa się wyłącznie w postaci

elektronicznej z uwzględnieniem sekretariatów, na konta, których „przesyła się” pisma. Czynność ta

podlega rejestracji w rejestrze pism wewnętrznych w EZD. W celu udostępnienia pisma innemu

wydziałowi wykorzystujemy funkcję „Udostępnij”. W widoku pisma/sprawy należy rozwinąć menu

przy przycisku „Przekaż”, a następnie wybrać polecenie „Udostępnij”. W oknie udostępniania z listy

struktury organizacyjnej należy wybrać użytkownika lub użytkowników (przy udostępnianiu jest

możliwość przekazania do większej liczby osób). Wybrane nazwiska zostaną wyświetlone na liście

„wybrani pracownicy”.

W kolejnym kroku należy zaznaczyć plik lub pliki, które chcemy udostępnić, ze wskazaniem trybu

udostępnienia. Tryb do odczytu pozwala tylko na zapoznanie się z treścią dokumentu bez możliwości

wprowadzania zmian, z kolei tryb edycji umożliwia modyfikację dokumentu.

Udostępniając dokument do odczytu zaznaczamy pole typu checkbox przy właściwym pliku

. Chcąc umożliwić modyfikację dokumentu innym użytkownikom należy

dodatkowo kliknąć lewym przyciskiem myszy na nazwę dokumentu, co spowoduje zmianę statusu

.

Funkcja udostępniania posiada dodatkowo następujące opcje:

str. 53

• uwagi (możliwość dodania informacji, która będzie widoczna w dekretacjach i w obiegu

dokumentu),

• rejestr pism wewnętrznych (służy do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy

komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny

podmiotu),

• rejestr opinii (służy do ewidencjonowania dokumentów w rejestrze opinii),

• pilne (monit nadający wysoką rangę ważności),

• termin (możliwość ustalenia terminu realizacji pisma)

W celu zatwierdzenia powyższych czynności należy kliknąć w prawym dolnym rogu ekranu przycisk

„Udostępnij”, ewentualnie przycisk „Anuluj”, jeśli rezygnujemy z udostępniania.

UWAGA:

• Pismo udostępnione danej osobie może być przez nią dalej udostępnione bądź przekazane.

• Po zapoznaniu się z udostępnionym dokumentem adresat powinien wystawić potwierdzenie

odczytu poprzez zakończenie.

• Użytkownik, któremu udostępniono dokument może go zakończyć, jak i ponownie wznowić.

• Pracownik prowadzący sprawę w komórce merytorycznej, udostępniając dokumenty innym

pracownikom, ma w widoku obiegu dokumentów podgląd statusu prac nad udostępnionym

dokumentem. Status prac jest reprezentowany za pomocą trzech kolorowych ikonek:

a. Czerwona informująca o tym, że „druga strona” nie otworzyła jeszcze koszulki, a więc nie

zapoznała się jeszcze z treścią dokumentu,

str. 54

b. Pomarańczowa oznaczająca, że „druga strona” otworzyła już koszulkę, a więc zapoznała

się z treścią i jest w trakcie prac nad dokumentem lub w dalszym ciągu zapoznaje się z

udostępnioną dokumentacją,

c. Zielona, oznaczająca zakończenie prac nad dokumentami przez „drugą stronę”.

• Widok obiegu dokumentów udostępnionych jest rozszerzony o ikonki znaku „+”, które służą

do zasygnalizowania, by zapoznać się z aktualną historią obiegu udostępnionego dokumentu

po „drugiej stronie”.

• W przypadku zaakceptowania dokumentu udostępnionego po wskazaniu myszką ikony

pojawi się informacja (dymek) o akceptacji

Tryb do odczytu/do edycji

Komórka merytoryczna, która tworzyła akta w systemie EZD i współpracuje przy załatwianiu sprawy z

innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w

systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie

udostępniona tym komórkom i w jakim trybie.

Tryb do odczytu pozwala adresatowi na zapoznanie się z treścią udostępnionego dokumentu bez

możliwości wprowadzania zmian. Dokumentu nie można usunąć, zaktualizować, zaznaczyć w nim

monitu, jak również wypełnić metadanych. Możliwa jest jedynie zmiana nazwy i akceptacja.

W celu dołączenia do udostępnionego dokumentu tzw. „wkładu własnego” należy (do wyboru):

• poprzez ikonkę WORD dodać nowy załącznik, który za pomocą Addina, czyli ikonki lub

konfiguracji klawiszy na klawiaturze „Carl + s” zostanie zapisany na serwerze EZD,

• dodać plik zapisany na dysku. W tym celu z poziomu pisma klikamy przycisk .

W oknie dodawania załącznika wybieramy załączniki , a następnie klikamy

,

• zapisać metadane dokumentu.

Za pomocą przycisku „Przekaż” przekazujemy udostępnioną koszulkę do akceptacji przełożonego. Po

otrzymaniu zaakceptowanego dokumentu należy dokonać jego zatwierdzenia w celu przekazania

wkładu własnego do komórki merytorycznej.

str. 55

Zatwierdzanie wkładu własnego wymaga w widoku pisma/sprawy kliknięcia polecenia „Zatwierdź”.

W oknie zatwierdzania zmian konieczne jest zaznaczenie checkbox przy pliku, który stanowić będzie

nasz wkład do sprawy prowadzonej w komórce merytorycznej.

Kolejnym krokiem jest:

• dodanie dokumentu do rejestr pism wewnętrznych,

• w przypadku opinii dodanie dokumentu do rejestru opinii,

• odznaczenie automatycznego zakończenia po dokonaniu zatwierdzenia.

W przypadku otrzymania dokumentu udostępnionego do wiadomości, zawierającego jedynie

informację, bez wymogu przygotowania odpowiedzi, po zapoznaniu się z treścią należy zakończyć

pracę z dokumentem poprzez polecenie „zakończ” i wybór opcji „zakończenie zwykłe”.

Tryb do edycji pozwala adresatowi na zapoznanie się z treścią udostępnionego dokumentu

z możliwością wprowadzania w nim zmian. Tryb umożliwia jednoczesne udostępnienie dokumentu

kilku użytkownikom i wspólną pracę na dokumencie.

Obok podstawowych funkcji jak złożenie podpisu, monitu, formularza metadanych, zmiany nazwy

pojawi się dodatkowa ikonka , która po kliknięciu (przed pobraniem dokumentu z EZD) pozwoli

nam na zarządzanie treścią. W tym czasie pracować na tym dokumencie będzie tylko jedna osoba,

która jako pierwsza dokonała blokady. Zmiany dokonane w dokumencie zapisujemy klikając lub

za pomocą konfiguracji klawiszy na klawiaturze „Carl + s”.

Po zapisaniu zmian na dokumencie udostępnionym następuje jego automatyczne odblokowanie

(kłódka zostaje otwarta).

Wybór polecenia , zakończy pracę z udostępnionym nam dokumentem i zmieni jego

status na „Zielony”.

UWAGA:

• Na edycję pisma ustawiono czas 1 godziny, po jej upływie blokada ustępuje i wtedy kolejny

użytkownik może przystąpić do jej włączenia.

• Zapisanie zmian na dokumencie udostępnionym za pomocą Addina automatycznie zdejmuję

blokadę dokumentu.

• W przypadku, gdy kłódka nie zostanie automatycznie odblokowana po zapisaniu zmian należy

zdjąć blokadę ręcznie przez kliknięcie w systemie EZD ikonki .

str. 56

• Dokumentów udostępnionych w trybie do edycji „nie zatwierdza się”, ponieważ pracujemy na

jednym i tym samym dokumencie. W tym przypadku nie ma tzw. „wkładów własnych”.

• Osoba, której udostępniono dokument może go zakończyć, a następnie wznowić.

• Osoba udostępniająca pismo/sprawę powinna zakończyć je po uzyskaniu od wszystkich osób

potwierdzeń odczytu. Wtedy dokument ten zniknie ze wszystkich kont, na których się znajdował.

• W przypadku zablokowania dokumentu przez jednego użytkownika inni użytkownicy, mający

dostęp do pliku, nie mają w tym czasie możliwości modyfikacji dokumentu.

• Dodatkowe udostępnianie

W menu podręcznym dokumentu znajduje się ikonka związana z udostępnianiem dokumentu,

polegająca na udostępnieniu dodatkowego dokumentu dla wszystkich osób, które już otrzymały

udostępnione dokumenty z danej koszulki/sprawy. Dodatkowa opcja udostępniania składa się

z dwóch wariantów: do odczytu lub do edycji. W tym celu należy:

• Z menu podręcznego dokumentu wybrać “Udostępnij”

UWAGA:

We wszystkich udostępnionych etapach jest możliwość zmiany trybu udostępnionego dokumentu.

str. 57

• Kopia Wewnętrzna pisma

W celu wykonania kopii wewnętrznej pisma klikamy . Na liście pracownicy wskazujemy osobę do której ma trafić kopia pisma

Wskazujemy pliki podlegające kopiowaniu:

Podajemy powód wykonania kopii w polu "Uwagi"

I klikamy przycisk

U użytkownik, do którego została skierowana kopia pojawi się ona w folderze "Nowe".

str. 58

Obieg dokumentów skopiowanego pisma:

• Kopiowanie hurtowe pisma

W tym celu z poziomu kopiowanej koszulki z zakładki Przekaż należy rozwinąć i wybrać opcję

Kopia hurtowa.

Następnie należy wskazać liczbę kopi i zatwierdzić zapisz.

Wykonane kopie pojawią się w folderze :”Nowe”

str. 59

• Cofnięcie udostępnienia

Aby cofnąć udostępniony dokument należy z poziomu obiegu dokumentów kliknąć

w ikonę statusu udostępnienia i zatwierdzić operację cofnięcia udostępnienia.

UWAGA: Udostępniony dokument można cofnąć w przypadku gdy nie został on jeszcze odebrany

przez drugą stronę (status nieodebrany ).

• Powiadomienia o zmianach w koszulce

Aby otrzymywać powiadomienia o zmianach w koszulkach należy z poziomu koszulki wybrać zakładkę

„Powiadomienia”.

str. 60

Następnie z listy wskazać, o których zmianach w koszulce mamy zostać powiadomieni.

Dany zestaw powiadomień o zmianach jest przypisywany każdej koszulce indywidualnie.

str. 61

• Powiadomienia globalne

Powiadomienia globalne ustawia się z poziomu . Następnie kliknąć w zakładkę „Moje

powiadomienia”.

Po pojawieniu się fiszki „Moje powiadomienia” odznaczamy te zdarzenia o których chcemy być

informowani w odniesieniu do wszystkich koszulek, które mamy w folderze „w Realizacji”.

Wprowadzone zmiany potwierdzamy klikając „Zapisz”.

Funkcjonalność Powiadomienia globalne jest aktywna tylko na koszulkach odebranych przez

użytkownika i nie blokuje możliwości modyfikowania zakresu powiadomień w odniesieniu do

konkretnej koszulki.

str. 62

Uwaga:

Funkcjonalność dostępna pod warunkiem nadania uprawnienia (155 – Moje powiadomienia w

ustawieniach)

• Akceptacja dokumentów

System umożliwia dokonanie akceptacji wielostopniowej oraz odrzucania zawartości dokumentu

poprzez rejestrowanie wykonanej operacji przez użytkownika w historii oraz zmianę statusu

dokumentu. Prowadzący sprawę w celu uzyskania akceptacji opracowanego projektu pisma

przekazuje za pośrednictwem ikonki akta sprawy osobie upoważnionej do

podpisania/akceptacji dokumentu. W celu wyróżnienia dokumentu do akceptacji z pozostałych akt

sprawy, należy:

• ustawić monit za pomocą ikonki . Wiersz oznaczony monitem podświetlany jest na kolor

żółty, dodatkowo w miejsce ikonki MONIT pojawi się ikonka AKCEPTUJ.

Jeżeli użytkownik chce wyłączyć monit ponownie wciska opcję MONIT tym razem z menu podręcznego:

Monit załącznika zostanie wyłączony, czyli podświetlenie dokumentu zniknie, a w miejsce przycisku

str. 63

AKCEPTUJ pojawi się ponownie ikona MONIT.

• Zaakceptować dokument poprzez wciśnięcie przycisku AKCEPTUJ:

Operację akceptacji należy potwierdzić poprzez potwierdzenie komunikatu:

Dokument po dokonaniu akceptacji zostanie zatwierdzony, odpowiedni wpis trafi do historii, a monit

załącznika zmieni kolor na ZIELONY.

Dokument zaakceptowany może zostać wielokrotnie akceptowany oraz przekazywany dalej celem

akceptacji. Każda akceptacja dokumentu jest zapisywana w historii dla konkretnej wersji dokumentu.

Uwaga! Jeżeli dokument zostanie podmieniony/zaktualizowany to jego monit zmieni kolor ponownie

na ŻÓŁTY, ponieważ złożone akceptacje dotyczyły innej wersji dokumentu. Dokument po aktualizacji

ponownie może być akceptowany.

Odrzucenie dokumentu

Dokument może zostać odrzucony. W tym celu należy z menu podręcznego wybrać opcję „Odrzuć dokument”:

str. 64

Dokument może zostać odrzucony nawet jak został wcześniej zaakceptowany. Operację odrzucenia należy potwierdzić komunikatem:

Po potwierdzeniu komunikatu dokument zostanie odrzucony a dalsza jego akceptacja oraz dalsze jego odrzucanie nie będzie możliwe. Monit dokumentu odrzuconego zmienia się na kolor czerwony:

Próba kolejnego odrzucenia wyświetli komunikat:

Ponowna akceptacja dokumentu jest możliwa dopiero po zaktualizowaniu załącznika na kolejną

wersję.

str. 65

• Obsługa dokumentu wrażliwego

W celu nadania dokumentowi statusu dokumentu wrażliwego należy kliknąć ikonkę

dostępną z menu podręcznego dokumentu. Operację oznaczenia dokumentu,

jako wrażliwy trzeba potwierdzić poprzez kliknięcie .

W miejscu ikony pojawi się symbol , który oznacza, że ten dokument ma status dokumentu

wrażliwego.

Aby usunąć oznaczenie dokumentu, jako wrażliwego należy z poziomu menu podręcznego kliknąć

ikonkę i potwierdzić wykonanie operacji.

UWAGA:

W momencie ustawienia opcji „Chroń dokument” dostęp do zawartości koszulki z dokumentem

wrażliwym zostają pozbawione osoby, które były w obiegu przed ustawieniem tej ochrony.

• Podpisywanie dokumentów

Akceptant, przy użyciu addina, może dokonać modyfikacji treści dokumentu (np. uzupełniając datę).

str. 66

W celu złożenia podpisu należy kliknąć ikonkę znajdującą się po lewej stronie podpisywanego

pliku. Następnie należy wpisać PIN.

Podświetlona ikonka podpisu , informuje o zaakceptowaniu dokumentu certyfikatem, a także

informuje o danych osoby składającej podpis.

• Weryfikacja składanych podpisów

W celu weryfikacji złożonych podpisów należy za pomocą ikonki , znajdującej się po lewej stronie

podpisanego pliku otworzyć okienko weryfikacji i sprawdzić szczegóły dotyczące podpisu.

• Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego

Aby wydrukować uwierzytelnienie podpisu elektronicznego należy z menu podręcznego dokumentu

str. 67

kliknąć ikonkę .

Następnie wskazać format wydruku poprzez wybór PDF lub RTF (format edytowalny). Wydrukować.

• Umieszczenie formuły uwierzytelnienia podpisu elektronicznego pod

treścią dokumentu stworzonego za pomocą Add-ina.

W celu umieszczenia formuły uwierzytelnienia podpisu elektronicznego pod treścią dokumentu

należy wybrać opcję , która znajduję się w aplikacji Add-in. Następnie wskazać,

którego uwierzytelniania formuła dotyczy tj. dokumentu czy dekretacji.

• Automatyczne uzupełnianie zakładek w dokumentach MSWord przy

podpisywaniu

Istnieje możliwość zdefiniowania 3 pól, które w sposób automatyczny zostaną uzupełnione w trakcie

podpisywania o wskazane atrybuty tj.:

− Data podpisu,

− Miejscowość podpisu,

− Znak sprawy.

str. 68

Ustawianie wybranych atrybutów (może być 1, 2 lub 3) odbywa się z poziomu menu Wstawianie

Zakładka i wymaga wskazania kursorem miejsc na piśmie, na których nastąpi autouzupełnienie.

Po wyświetleniu okienka Zakładka należy wpisać żądany atrybut wg wzoru:

EZDNumerSprawy,

EZDDataPodpisu,

EZDMiejscowośćPodpisu

Potwierdzić klikając przycisk Dodaj

Uwaga:

Funkcjonalność dostępna pod warunkiem nadania uprawnienia (149 – Auto-uzupełnianie

dokumentów przed podpisem)

• Automatyczne tworzenie wersji PDF podpisanego dokumentu

Uwaga:

Funkcjonalność dostępna pod warunkiem nadania uprawnienia (153 – Pierwszy podpis tworzy PDF).

Istnieje możliwość łączenia uprawnień 149 z 153. W przypadku potrzeby zmiany dokumentu PDF

należy zapisać ten dokument w wersji Word na dysku, nanieść zmiany a następnie dołączyć za

pomocą funkcjonalności Aktualizuj.

str. 69

• Przygotowanie wysyłki (list tradycyjny)

Pracownik prowadzący sprawę przygotowując wysyłkę korespondencji w postaci papierowej

przygotowuje etykietę zawierającą dane adresata oraz rodzaj wysyłki w systemie EZD. Dzięki tej

czynności automatycznie redagowana jest dzienna książka nadawcza listów wychodzących oraz

tworzony jest rejestr pism wychodzących.

Wydrukowanie etykiety powoduje odznaczenie w systemie informacji nt akt sprawy, które zostaną

włączone do przesyłki.

W celu przygotowania wysyłki należy:

• przy pomocy ikonki przejść do okienka rejestracji;

• W celu odznaczenia informacji na temat dokumentu, którego postać papierowa zostanie wysłana,

należy zaznaczyć właściwy checkbox w zakładce „załączniki”;

• Wpisać dane adresata w okienku NOWY ADRESAT;

str. 70

• Zatwierdzić przyciskiem DODAJ.

• Lub wyszukać z globalnej bazy

• Przy wyszukiwaniu należy wpisać, co najmniej 5 znaków lub uzupełnić, co najmniej 2 pola. Po

wyszukaniu adresata po prawej stronie zostaną załadowane wszystkie pasujące adresy.

• Wybranie adresata dodaje go do pierwszej zakładki.

W przypadku wprowadzenia błędnych danych lub potrzeby dodania zwrotów grzecznościowych

istnieje możliwość edycji. Okienko edycji otwiera się po kliknięciu przycisku „EDYTUJ”. Po dokonaniu

zmian, zatwierdzić je należy przyciskiem „ZAPISZ”.

str. 71

• Wybrać rodzaj wysyłki oraz miejsce przeznaczenia

• Zarejestrować w książce nadawczej za pomocą przycisku

• Wybrać odpowiedni format :

str. 72

Koperty: Etykiety adresowej:

Na potrzeby konkretnej wysyłki użytkownik może ustalić zakres danych drukowanych na kopercie.

• Kliknąć przycisk w celu podglądu i jej wydruku.

Informacja dotycząca korespondencji umieszczona jest w aktach sprawy.

str. 73

Kropka oznacza status wysyłki:

− Kolor zielony – korespondencja wysłana.

− Kolor czerwony - korespondencja niewysłana.

Dodatkowo pod ikonką statusu wysyłki znajduje się informacja dotycząca sposobu wysyłki

korespondencji. W tym celu należy kursorem myszy najechać na .

W przypadku chęci wycofania wysyłki, należy dokonać usunięcia wpisu poprzez ikonkę .

UWAGA:

Istnieje możliwość zdefiniowania wkładki adresowej. W tym celu po zarejestrowaniu korespondencji

należy wybrać opcję „Wkładka adresowa” i kliknąć przycisk .

• Wygenerowanie rozdzielnika

W celu wygenerowania rozdzielnika na podstawie wysyłki należy:

• z poziomu zakładki wybrać opcję lub z poziomu koszulki w

której została przygotowana korespondencja kliknąc w ikonkę

• w okienku „Wyszukiwanie korespondencji wychodzacej” wprowadzyć kryteria wyszukiwania i

str. 74

kliknąć SZUKAJ

• zaznaczyć checkboxy przy wybranych adresach

• wygenerować rozdzielnik

• Korespondencja Zbiorcza

Przeznaczeniem tej funkcjonalności jest umożliwienie wysłania zbiorczej przesyłki adresowanej do

danej instytucji / urzędu, która zawierać będzie korespondencję zarejestrowaną na poziomie całego

urzędu i zgromadzoną w przeciągu jednego tygodnia.

Aby zarejestrować korespondencję zbiorczą należy z poziomu koszulki/sprawy wejść w zakładkę

i za pomocą strzałki wybrać rodzaj korespondencji w tym przypadku zbiorczą,

za pomocą której przejdziemy do okienka rejestracji

str. 75

• W celu odznaczenia informacji na temat dokumentu, którego postać papierowa zostanie

wysłana, należy zaznaczyć właściwy checkbox w zakładce „załączniki”;

• Wpisać dane adresata w okienku „Szukaj adresata”

• Przy wyszukiwaniu należy wpisać, co najmniej 5 znaków lub uzupełnić, co najmniej 2 pola. Po

wyszukaniu adresata po prawej stronie zostaną załadowane wszystkie pasujące adresy.

• Wybranie adresata dodaje go do pierwszej zakładki.

• Lub wybrać i wczytać listę adresatów (seryjna)

W przypadku wprowadzenia błędnych danych istnieje możliwość edycji. Okienko edycji otwiera

się po kliknięciu przycisku „EDYTUJ”. Po dokonaniu zmian, zatwierdzić je należy przyciskiem

„ZAPISZ”.

• Zarejestrować w książce nadawczej za pomocą przycisku

str. 76

Pracownik Kancelarii ogólnej ostatniego dnia tygodnia dokona wysyłki korespondencji zbiorczej.

Aby wysłać korespondencję zbiorczą należy:

• Z poziomu widoku strony głównej systemu w zakładce wybrać moduł

„Zbiorcza”, który przeniesie nas do korespondencji zbiorczej.

• W formatce kalendarza należy wskazać zakres dni, których dotyczy wysyłka i kliknąć

• Zostanie wyświetlona korespondencja z wybranego dnia/dni pogrupowana pod katem adresu

odbiorcy

str. 77

• Zaznaczyć checkbox przy korespondencji, którą należy wysłać

• Zarejestrować w książce nadawczej za pomocą przycisku

• W ustawieniach koperty wybrać rodzaj wysyłki oraz w razie potrzeby dodatkowe opcje

• Zatwierdzić klikając

• Wybrać odpowiedni format koperty

str. 78

• Kliknąć przycisk „Pobierz PDF” w celu podglądu etykiety i jej wydruku.

• Korespondencja Osobista

Przeznaczeniem tej funkcjonalności jest umożliwienie doręczenia osobiście korespondencji

adresowanej do danej instytucji / urzędu.

Pracownik prowadzący sprawę przygotowując wysyłkę korespondencji w postaci papierowej

przygotowuje etykietę zawierającą dane adresata oraz rodzaj wysyłki w systemie EZD.

W celu przygotowania wysyłki, która zostanie dostarczona osobiście należy postąpić identycznie jak

w przypadku zwykłej korespondencji wychodzącej (list tradycyjny), czyli:

• przy pomocy ikonki przejść do okienka rejestracji;

str. 79

• W celu odznaczenia informacji na temat dokumentu, którego postać papierowa zostanie

wysłana, należy zaznaczyć właściwy checkbox w zakładce „załączniki”;

• Wpisać dane adresata w okienku NOWY ADRESAT;

str. 80

• Zatwierdzić przyciskiem DODAJ.

• Lub wyszukać z globalnej bazy

• Przy wyszukiwaniu należy wpisać, co najmniej 5 znaków lub uzupełnić, co najmniej 2 pola. Po

wyszukaniu adresata po prawej stronie zostaną załadowane wszystkie pasujące adresy.

• Wybranie adresata dodaje go do pierwszej zakładki.

W przypadku wprowadzenia błędnych danych lub potrzeby dodania zwrotów grzecznościowych

istnieje możliwość edycji. Okienko edycji otwiera się po kliknięciu przycisku „EDYTUJ”. Po dokonaniu

zmian, zatwierdzić je należy przyciskiem „ZAPISZ”.

str. 81

• Wybrać rodzaj wysyłki oraz miejsce przeznaczenia

• Zarejestrować w książce nadawczej za pomocą przycisku

• Wybrać odpowiedni format koperty

str. 82

• Kliknąć przycisk „Pobierz koperty w PDF” w celu podglądu etykiety i jej wydruku.

Informacja dotycząca korespondencji umieszczona jest w aktach sprawy.

Kropka oznacza status wysyłki.

Kolor zielony – korespondencja wysłana.

Kolor czerwony - korespondencja niewysłana.

W przypadku chęci wycofania wysyłki, należy dokonać usunięcia wpisu poprzez ikonkę . Przy

czym należy pamietać, że korespondencji, która została już wysłana nie można usuwać.

Pracownik kancelarii ogólnej rejestruje korespondencję

Aby zarejestrować korespondencję osobistą należy na stronie głównej kliknąć w zakładce

„Kancelaria” .

W widoku podglądu w polu Kod należy przy pomocy czytnika odczytać kod kreskowy znajdujący się

na kopercie i wybrać opcję „Osobiście”.

str. 83

W celu przygotowania książki nadawczej korespondencji dostarczanej osobiście należy:

• ze strony głównej systemu EZD w zakładce wejść w .

• wybrać moduł „Osobista”

• w formatce z kalendarzem należy wybrać dzień, którego dotyczy wysyłka

str. 84

• Wczytać korespondencję z wybranego dnia

• Zostanie wyświetlona korespondencja z wybranego dnia pogrupowana pod katem adresu

odbiorcy

• Zaznaczyć czekbox przy korespondencji, którą należy wysłać

• Dodatkowo można wybrać opcje (możliwość wydrukowania

zestawienia dla danej instytucji w jednym ciągu)

• Następnie kliknąć

str. 85

UWAGA:

1. Korespondencja osobista zostanie dostarczona następnego dnia.

2. Korespondencja osobista będzie dostarczana tylko i wyłącznie do: Urzędu Marszałkowskiego,

Urzędu Miasta w Białymstoku, Starostwa Powiatowego w Białymstoku oraz Sądu

Administracyjnego.

3. Należy pamiętać o posegregowaniu korespondencji zniesionej do Kancelarii według instytucji.

4. Przy ustawieniach domyślnych nie ma możliwości ponownego wygenerowania i wydrukowania

zestawienia korespondencji już wysłanej. Opcja ta wymaga odpowiednich uprawnień.

• Rejestrowanie wychodzących maili/faxów

Rejestrowanie korespondencji wychodzącej w formie maili i faxów odbywa się podobnie jak

rejestrowanie wychodzącej korespondencji w formie listów.

Aby zarejestrować mail wychodzący należy najpierw dołączyć go do koszulki sprawy, jako

. Na górze strony widoku koszulki wybrać strzałkę na przycisku ,

a następnie wybrać opcję Mail/Fax:

Formularz rejestracji wychodzącego maila wygląda podobnie jak rejestracja koperty:

W sekcji ZAŁĄCZNIKI należy zaznaczyć mail, który został załączony do koszulki. Następnie należy

dodać adresatów maila. Każdego dodanego adresata należy edytować i wpisać adres email, na który

str. 86

został wysłany mail:

W przypadku FAXu należy uzupełnić pole Faxu:

Po uzupełnieniu adresatów wciskamy REJESTRUJ KORESPONDENCJĘ.

• Wyszukiwanie zarejestrowanej korespondencji

Wyszukiwanie odbywa się w module:

Klikając "Wychodzące" i przycisk szukaj zostanie wyświetlona korespondencja zarejestrowana w

dniach w wprowadzonym zakresie (domyślnie w bieżącym dniu). Klikając na link w kolumnie Nazwa

przejdziemy do koszulki, gdzie dana korespondencja została zarejestrowana.

str. 87

Po kliknięciu linku w kolumnie "Nazwa ID" przejdziemy do koszulki gdzie dana korespondencja

została zarejestrowana.

• Wydruk korespondencji na innym stanowisku

Po zakończeniu rejestrowania korespondencji w module Rejestry wybieramy Wychodzące.

W razie potrzeby wybieramy datę rejestracji korespondencji i klikamy szukaj:

str. 88

Zaznaczamy, które etykiet związane z danym adresatem chcemy wydrukować, a następnie klikamy

„Zapisz listę zaznaczonych”:

Zapisujemy wyświetlony kod.

Z powyższym numerem kierujemy się do innego stanowisk (wyposażonego w odpowiednią drukarkę)

Korzystając z uprzejmości osoby zalogowanej w EZD na stronie głównej w polu Kod kreskowy

wpisujemy otrzymany numer i zatwierdzamy go „Enterem”.

str. 89

Zostanie wyświetlona strona „Wyszukiwanie korespondencji wychodzącej” z naszą korespondencją,

na której wskazujemy korespondencje oraz klikamy „Drukuj zaznaczone”

• Tworzenie list adresatów

System podczas przygotowywania korespondencji seryjnej umożliwia także korzystanie z list

adresatów. Zaleca się implementację globalnej listy adresatów, z której mogą korzystać wszyscy

użytkownicy systemu. Możliwe jest także tworzenie własnych list adresowych.

W celu stworzenia własnej listy adresowej należy:

• przejść do okna „LISTY SERYJNE” klikając ikonkę

str. 90

• Wcisnąć przycisk

• Wpisać nazwę listy i zapisać

• Następnie z listy wybrać nowoutworzoną nazwę listy i kolejno, za pośrednictwem opcji

wpisywać dane poszczególnych adresatów, każdorazowo zapisując tę

czynność.

Do list seryjnych można dodawać również adresy z bazy globalnej. W tym celu należy:

str. 91

• W wyszukiwarce wpisać, co najmniej 5 znaków w jednym polu lub uzupełnić, co najmniej dwa

pola. Wyszukiwarka wyświetli pasujące adresy po prawej stronie.

• Wybrać adresata. Wybranie adresata spowoduje automatyczne dodanie go do wybranej listy

adresatów.

Stworzona lista będzie dostępna dla całego oddziału, którego pracownik ją dodał. Przygotowując

wysyłkę korespondencji seryjnej postępujemy podobnie, jak w przypadku tworzenia etykiety

przesyłki pojedynczej.

UWAGA:

W celu wyszukania listy należy w widoku „Zarządzanie listami seryjnymi” wpisać jej nazwę i kliknąć

.

• Import adresatów

System EZD pozwala na import adresów przez użytkownika bez ingerencji administratorów. Aby

zaimportować listę adresów należy z poziomu strony głównej systemu z zakładki wybrać

opcję . Wyświetlone zostanie okno „Zarządzanie listami seryjnymi”,

str. 92

w którym należy kliknąć . W nowym widoku wybieramy listę, którą importujemy.

Zatwierdzić przyciskiem .

Uwaga: Rodzaj kodowania znaków w pliku jest ustawiony domyślnie tj. UTF8.

W kolejnym etapie przyporządkowujemy pola importowanej listy z polami w przygotowanym pliku.

Wpisać nazwę, pod jaką będzie funkcjonowała importowana listai zatwierdzić klikając ikonę „Dalej”

str. 93

System potwierdzi poprawne wykonanie operacji importu stosownym komunikatem:

• Prowadzenie rejestrów

Obecnie system EZD wspiera prowadzenie następujących rejestrów:

• Centralny Rejestr Skarg i Wniosków;

• Rejestr wystąpień senatorów;

• Rejestr wystąpień posłów;

• Rejestr kontroli NIK;

Aby zarejestrować pismo w rejestrze NIK należy uzupełnić formularz:

• Rejestr Informacji Publicznych;

Rejestrowanie w rejestrze IP jest poprzedzone formularzem:

• Rejestr umów;

Rejestrowanie umów poprzedzone jest uzupełnieniem formularza

str. 94

• Rejestr pism wewnętrznych;

• Rejestr opinii.

Sprawy w rejestrach można rejestrować za pomocą przycisku

dostępnego na górze strony:

• Kończenie /wznawianie spraw

Zakończanie oraz wznawianie spraw należy do czynności pracownika prowadzącego sprawę.

Zakończanie

W celu zakończenia sprawy lub koszulki zawierającej wpływ należy kliknąć przycisk , a

następnie zaznaczyć przyczynę dokonania tej czynności.

str. 95

W przypadku zakańczania pism nietworzących akt sprawy należy po wybraniu opcji wskazać właściwy

symbol i hasło z JRWA.

Zakończenie sprawy powoduje przeniesienie pisma do folderu . Każda zakończona

sprawa może zostać wznowiona

UWAGA:

System zablokuje możliwość zakończenia sprawy/pisma w przypadku użycia w nazwach plików

stanowiących elementy akt sprawy oraz w metadanych nazw jednowyrazowych.

• Zawieszanie spraw

Aby zawiesić sprawę należy kliknąć przycisk

str. 96

Zawieszoną sprawę można wznowić.

• Wznawianie sprawy

Aby wznowić sprawę należy kliknąć przycisk , a następnie określić termin załatwienia

sprawy . Po wznowieniu sprawy możliwe jest

dokonywanie wszelkich czynności związanych z jej kontynuacją.

• Przerejestrowanie sprawy

Aby przerejestrować sprawę klikamy w numer sprawy , a następnie

wciskamy przycisk . W okienku, które się pojawi wybieramy „Przeniesiono do innej

Teczki RWA” . W polu tekstowym umieszczamy powód przenoszenia danej sprawy.

Gdy pole uwagi zostanie nie uzupełnione przy usuwaniu sprawy zobaczymy stosowny komunikat:

str. 97

Wybieramy odpowiedni JRWA, do którego przenosimy sprawę i klikamy .

Po wykonanych operacjach łatwo zauważyć, że sprawa zmieniła swój numer sprawy

.

• Hurtowe przerejestrowanie spraw

System umożliwia hurtowe przerejestrowywanie spraw, co jest przydatne zwłaszcza w przypadku

zmian organizacyjnych , gdzie trzeba pod nowy znak spraw przerejestrować wszystkie niezakończone

sprawy.

Następnie wyświetli się widok jak poniżej, gdzie po wybraniu właściwego spisu spraw, pokażą się

wszystkie sprawy w toku (możemy wybrać sprawy zarejestrowane przez konkretnego pracownika lub

wszystkich pracowników oddziału).

Wybieramy następnie pod jaki symbol chcemy przerejestrować wybrane sprawy, wybieramy

interesujące nas sprawy przez zaznaczenie „checkbox” i klikając ikonkę „przerejestruj”, dokonamy

str. 98

hurtowego przerejestrowania spraw.

Po tej operacji ukaże nam się informacja pod jakimi numerami zostają zapisane przenoszone sprawy.

Widok przerejestrowanych spra w spisie spraw:

Po wykonaniu operacji hurtowego przerejestrowania spraw, przekazane sprawy trafiają do folderu „Nowe” użytkownika, którego wskazaliśmy podczas przerejestrowywania.

• Dodawanie notatek do akt sprawy

W celu dołączenia do akt sprawy notatki należy za pośrednictwem ikonki wpisać treść

notatki,

str. 99

a następnie zapisać notatkę.

Chcąc usunąć notatkę należy w tym celu kliknąć znajdującą się po prawej stronie notatki ikonkę kosza

.

UWAGA: Notatkę można edytować. Wprowadzone zmiany zatwierdzić klikając przycisk Zapisz.

• Dodawanie opinii do akt sprawy

W celu dołączenia do akt sprawy opinii należy za pośrednictwem ikonki wpisać tytuł i

treść opinii,

str. 100

a następnie zapisać opinię.

W celu usunięcia opinii należy kliknąć znajdującą się po prawej stronie notatki ikonkę kosza .

• Historia pisma papierowego

Istnieje możliwość odtworzenia w EZD obiegu dokumentu papierowego. Aby to zrobić należy z

poziomu kliknąć . Pojawi się okienko, w którym należy:

• Wskazać osobę która przekazuje dokument, • Wskazać osobę która odbiera dokument • Zeskanować kod kreskowy • Kliknąć zapisz

Istnieje możliwość sprawdzenia stanu dokumentów papierowych znajdujących się obecnie na koncie

użytkownika w zakładce .

str. 101

• ePismo

Klient bądź inny podmiot może komunikować się z urzędem za pośrednictwem Elektronicznej

Skrzynki Podawczej (ESP) w szczególności z platformy ePUAP. Pisma przesyłane przez platformę

(ePismo) są automatycznie rejestrowane przez system EZD w Rejestrze Pism Wpływających (RPW)

oraz automatycznie pozyskiwane są podstawowe metadane. Koszulka z pismem elektronicznym

zawiera dokumenty w formacie XML:

- pismo właściwe oparte o wzór z Centralnego Repozytorium Wzorów Pism i Dokumentów ePUAP

(CRW),

- załączniki do pisma o ile zostały dołączone i rozpoznane przez system EZD. W przypadku, gdy z treści

pisma wynika, że pismo powinno posiadać załączniki, ale w koszulce pisma ich nie ma, należy

skontaktować się z Administratorami w celu weryfikacji ePisma,

- tzw. UPP czyli Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (forma UPO na podstawie art.16. Ustawy o

informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne). które zawiera informacje

dotyczące:

• adresata dokumentu, którego dotyczy poświadczenie,

• nadawcy dokumentu, którego dotyczy poświadczenie,

• danych poświadczenia,

• danych uzupełniających (opcjonalne) np., przez kogo zostało wystawione poświadczenie

• danych dotyczących podpisu

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji

z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych,

doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii

dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2011 Nr 206, poz. 1216) każde pismo wpływające z ePUAP do

EZD musi posiadać UPP, czyli potwierdzenie o tym, że urząd odebrał (przyjął) dane pismo.

W przypadku, gdy koszulka pisma wpływającego zawiera załącznik z pismem, ale nie ma dokumentu

UPP należy skontaktować się z Administratorami w celu wyjaśnienia.

str. 102

Rysunek 1. Widok koszulki ePisma

Na Rysunku 1. została przedstawiona przykładowa koszulka pisma elektronicznego, która zawiera

pismo ogólne zarejestrowane w Rejestrze Pism Wpływających o numerze RPW/155/2011 oraz

Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia oznaczone symbolem UPP na końcu nazwy, które nie ma

numeru RPW, ponieważ automatycznie zostało wygenerowane przez system w momencie odbioru

pisma. Oba pliki posiadają rozszerzenie XML

Podgląd zawartości ePisma dokonuje się bezpośrednio w systemie EZD. Po kliknięciu

w nazwę załącznika otworzy się tzw. wizualizacją pisma.

str. 103

Rysunek 2. Przykładowa wizualizacja pisma

Rysunek 2. przedstawia wizualizację załącznika z Rysunku 1. o nazwie „Pismo ogólne” wraz

z informacją, że do pisma dołączony został załącznik o nazwie 20110727_OpisMigracji, który

dostępny jest na liście akt koszulki (Rysunek 1).

W przypadku, gdy pismo nie ma prawidłowej wizualizacji należy kliknąć przycisk „Odśwież”.

W przypadku dalszych problemów z wyświetleniem należy skontaktować się

z Administratorami.

str. 104

Rysunek 3. Przykładowa wizualizacja UPP

Rysunek 3. przedstawia wizualizację Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia UPP, dostępnego na

liście akt koszulki (Rysunek 1), wystawionego przez Podlaski Urząd Wojewódzki dla pisma o nazwie

„Pismo ogólne”, którego nadawcą w tym przypadku był również Podlaski Urząd Wojewódzki w

Białymstoku.

• Dodatkowe informacje o dokumentach

W celu uzyskania dodatkowych informacji o dokumencie (załączniku), dotyczących m.in.

o złożonych podpisach elektronicznych i zgodności pism ze wzorem CRW, należy przy załączniku

kliknąć przycisk . Wyświetlone zostanie okienko „Weryfikacja dokumentu” z informacją

o wszystkich złożonych podpisach. W przypadku podpisu profilem zaufanym

w kolumnie „Uwagi” zostaną przedstawione podstawowe informacje o profilu zaufanym (PESEL oraz

identyfikator użytkownika na platformie ePUAP). W przypadku dokumentów wysłanych z ePUAP,

okno weryfikacji przedstawi także informacje o przesyłce, tj. adres skrytki ePUAP nadawcy („Adres

skrytki odpowiedzi”) oraz adresata („Adres skrytki”).

str. 105

Rysunek 4. Weryfikacja Pisma

• Przygotowanie e-korespondencji

W celu przygotowania e-odpowiedzi należy uruchomić moduł ePismo klikając w ikonkę

. Otworzy się „Formularz pisma ogólnego”, w którym:

1) w pierwszej jego części należy wypełnić pola dotyczące nadawcy,

Rysunek 5. Wizualizacja Formularza pisma ogólnego – dane nadawcy

str. 106

2) w drugiej części dane adresata,

Rysunek 6. Wizualizacja Formularza pisma ogólnego – dane adresata

3) w trzeciej: treść odpowiedzi.

Treść odpowiedzi może zostać uzupełniona o dodatkowe załączniki, pod warunkiem,

że są one dostępne na liście akt koszulki (Rysunek 1).

Rysunek 7. Wizualizacja Formularza pisma ogólnego – treść pisma

str. 107

Po wypełnieniu formularza i przygotowaniu odpowiedzi należy zatwierdzić czynność poprzez

kliknięcie ikonki .

• Przygotowanie wysyłki e-korespondencji

W celu przygotowania e-korespondencji, czyli wysyłki pisma elektronicznego na skrzynkę podawczą,

należy w widoku pisma/sprawy rozwinąć menu przy ikonce „Korespondencja”, a następnie wybrać

polecenie „e-Korespondencja”.

Rysunek 8. Widok modułu e-korespondencji

W oknie elektronicznej korespondencji należy:

1. zaznaczyć checkbox przy załączniku, który powinien zostać wysłany. Zgodnie z rozporządzeniem

Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania

pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz

udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2011 Nr 206,

poz. 1216), w przypadku doręczenia w tzw. trybie UPD, załącznik musi być podpisany

certyfikatem kwalifikowanym. Informację dotyczącą, które pismo jest podpisane wskazuje ikonka

znajdująca się przed nazwą załącznika (Rysunek 9.)

Rysunek 9. Widok listy zawierającej jeden podpisany załącznik o nazwie „Podlaski Urząd

Wojewódzki w Białymstoku UPP”

str. 108

2. Wybrać adresatów, do których zostanie wysłane pismo. Wyboru adresatów można dokonać na

kilka sposobów:

• wpisanie danych ręcznie w zakładce „Nowy”. Należy pamiętać,

że nazwa adresata jest dowolna natomiast adres skrytki ePUAP należy podać w określonym

formacie: /id_podmiotu/adres_skrytki, gdzie id_podmiotu jest identyfikatorem konta

podmiotu (organizacji) adresata na ePUAP, adres_skrytki jest adresem skrytki na ePUAP

(każde konto na ePUAP domyślnie posiada jeden adres skrytki: skrytka). Ponadto w

przypadku wysyłki elektronicznej korespondencji do osoby fizycznej należy zaznaczyć

checkbox Urzędowe Potwierdzenie Doręczenia (UPD), ponieważ adresat, jako osoba fizyczna

dokumentu elektronicznego powinien wystawić potwierdzenie jego odbioru przez opatrzenie

Urzędowego Poświadczenia Doręczenia (UPD) podpisem elektronicznym umożliwiającym

identyfikację podpisującego.

Rysunek 10. Widok zakładki „Nowy”

W przypadku błędnie wprowadzonego adresu system poinformuje nas poniższym

komunikatem:

Rysunek 11. Widok komunikatu z błędnie wprowadzonym adresem

• z wyszukiwarki w zakładce „Szukaj”. Adres w zakładce „Szukaj” można filtrować/szukać po

nazwie i adresie, oraz wskazać kilku adresatów na raz wciskając przycisk Ctrl. Kliknąć

str. 109

„Szukaj”. Następnie zaznaczyć checkbox przy żądanym adresie i kliknąć ikonkę .

Wskazany adres trafi do zakładki „Wybrani adresaci”.

Rysunek 12. Widok zakładki „Szukaj”

• z zakładki „Adresaci dokumentów”. W tej zakładce znajdują się adresy osób/urzędów,

które przesłały pisma do koszulki. Aby dodać adres należy zaznaczyć checkbox przy

odpowiednim adresie i kliknąć „Dodaj”.

Rysunek 13. Widok zakładki „Adresaci dokumentów”

UWAGA:

Korespondencja zostanie wysłana do wszystkich adresatów znajdujących się na zakładce

„Wybrani adresaci” a nie tylko do tych, którzy zostali zaznaczeni na tej liście.

W przypadku wprowadzenia błędnych danych lub konieczności zaznaczenia opcji Urzędowe

Potwierdzenie Doręczenia (UPD) istnieje możliwość edycji. Okienko edycji otwiera się

po kliknięciu przycisku „EDYTUJ”. Po dokonaniu zmian, zatwierdzić je należy przyciskiem

.

str. 110

Rysunek 14. Wizualizacja edycji wybranych adresatów

3. kliknąć przycisk w celu jej wysłania.

Jeżeli cała wysyłka przebiegła prawidłowo system poinformuje nas stosownym komunikatem:

Rysunek 15. Wizualizacja poprawnie przeprowadzonej wysyłki

Dostarczenie każdej przesyłki wysyłanej z urzędu za pośrednictwem elektronicznej skrzynki

podawczej, powinno zostać potwierdzone wystawieniem Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO).

Rodzaj UPO zależy od strony potwierdzającej:

1. W przypadku wysłania dokumentu do osoby fizycznej w tzw. trybie UPD urząd musi otrzymać

jedno z dwóch potwierdzeń odbioru:

• Urzędowe Poświadczenie Doręczenia (UPD) w przypadku, gdy klient odbierze pismo

w ciągu 7 dni od daty jego wysłania z EZD,

• Poświadczenie Niedoręczenia Dokumentu (PND) w przypadku, gdy klient nie

odbierze pisma w ciągu 7 dni od daty jego wysłania z EZD. Poświadczenie to jest

generowanie automatycznie.

2. W przypadku wysłania dokumentu do organu administracji urząd musi otrzymać Urzędowe

Poświadczenie Przedłożenia (UPP), które jest generowane automatycznie.

Poświadczenie UPD lub PND powinno automatycznie trafić do odpowiedniej koszulki w systemie EZD,

z której zostało wysłane pismo.

str. 111

Rysunek 16. Widok koszulki ePisma z dołączonym UPD UWAGA:

W przypadku otrzymania PND dokument w postaci papierowej do klienta należy wysłać drogą

tradycyjną.

• Wysłanie pisma do innego systemu EZD w ramach szyny danych

Istnieje możliwość wysłania dokumentów do innych jednostek użytkujących system EZD bez

konieczności realizacji wysyłki przez ePUAP. Dotyczy to korespondencji, dla której nie jest

wymagane potwierdzenie doręczenia w trybie UPP.

W celu rozesłania korespondencji należy z poziomu koszulki po rozwinięciu zakładki

Korespondencja wyprać opcję Wyślij do EZD

Uwaga:

Funkcjonalność dostępna pod warunkiem nadania uprawnienia (152 – Wysyłanie korespondencji do EZD)

str. 112

• Przyjmowanie kopert przed rejestracją wysyłki

W celu przyjęcia korespondencji wychodzącej przez punkt wysyłający przed zarejestrowanie

w „Rejestrze przesyłek wychodzących” z poziomu klikamy

. W okienku „Obsługa korespondencji wychodzącej” w polu "Kod" zakładki „Przyjmowanie korespondencji” skanujemy czytnikiem lub wprowadzamy kod korespondencji:

Korespondencja uzyska status korespondencji przyjętej przez punkt wysyłający.

W koszulce pracownika status korespondencji zmieni się z na

Zmiany statusów korespondencji papierowej w trakcie rejestracji i przetwarzania przez punkt kancelaryjny

Wykonana czynności

Status Flaga Komunikat (dymek) w koszulce pracownika

Rejestracja korespondencji przez pracownika

Niewysłana

str. 113

Przyjęcie korespondencji przez pracownika kancelarii (punktu wysyłki)

Przyjęta

Wysłanie korespondencji przez pracownika kancelarii (punktu wysyłki)

Wysłana

6. Czynności Głównego Punktu Kancelaryjnego:

• Rozdzielenie wpływów

W celu sprawnej rejestracji korespondencji sugeruje się rozdzielenie przesyłek zgodnie

z ich przeznaczeniem i dokonywanie rejestracji kolejnych wpływów z uwzględnieniem

podziału na poszczególne komórki organizacyjne.

• Rejestracja wpływów w Głównym Punkcie Kancelaryjnym

Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu

do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę. Aby

zarejestrować wpływ należy w widoku strony głównej z zakładki wybrać i

kliknąć . W okienku rejestracji należy wybrać pracownika sekretariatu,

do którego zostaną według właściwości przekazane zarejestrowane pisma, a także

zaznaczyć pozostałe opcje, jak:

• data wpłynięcia (domyślnie ustawiona na dzień, w którym dokonujemy rejestracji),

• rodzaj odwzorowania – pełne (p), niepełne (n),

• ilość kodów/ilość pism - każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie

nadany, unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających, identyfikator

str. 114

określający, jej numer w rejestrze przesyłek wpływających (RPW), prowadzonym w

danym roku kalendarzowym.

Po zarejestrowaniu w rejestrze RPW przesyłki na nośniku papierowym umieszcza się na

niej identyfikator (kod kreskowy), a następnie wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe

wszystkich stron dokumentu wraz z załącznikami, z wyłączeniem przesyłek, których się nie

skanuje ze względu np. na:

• rozmiar strony (np. A3 i większe),

• dużą liczbę stron,

• treść, formę lub postać.

Do skanowania można łączyć pisma w stosy zachowując zasadę, by strona z kodem

kreskowym była zawsze pierwszą stroną danej grupy dokumentów związanych z pismem.

Po skanowaniu pisma są ponownie separowane.

str. 115

• Wprowadzenie metadanych

Po dokonaniu separacji pism należy przejść do wypełniania metadanych. W tym celu

z poziomu strony głównej EZD klikamy . W oknie uzupełniania

metadanych po odczytaniu kodu kreskowego uzupełnia się formularz podstawowymi

danymi:

• opisującymi adresata (nazwa podmiotu lub imię i nazwisko, kod

pocztowy, miejscowość i poczta, ulica, budynek, lokal, skrytka pocztowa, kraj),

• opisującymi przesyłkę (data nadania i data wpływu przesyłki),

• sposób dostarczenia (nieokreślono, list zwykły, list polecony, przesyłka specjalna, list

polecony bez potwierdzenia odbioru, list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem

odbioru, goniec, inne),

• liczba załączników,

• uwagi.

Zatwierdzając wpisane dane należy kliknąć polecenie „Zapisz”.

str. 116

Przy uzupełnianiu metadanych pracownik Kancelarii może jednocześnie zarejestrować dokument

w składzie chronologicznym. W tym celu należy zaznaczyć czekbox „Rejestruj w składzie

chronologicznym”, wybrać skład chronologiczny i kliknąć przycisk zapisz.

W przypadku nie wykonywania skanowania należy wykorzystać „kreator koszulki”,

który znajduje się na stronie głównej EZD z zakładce „KANCELARIA„ w menu folderu w

realizacji, obok przycisku „kod kreskowy”. W oknie kreatora rejestrowania nowego pisma

należy z listy struktury organizacyjnej wybrać pracownika obsługującego dany sekretariat

tak, by się znalazł na liście „wybrani pracownicy” po prawej stronie. str. 117

Następnie należy uzupełnić metadane opisujące dokument:

• treść, czyli czego dotyczy pismo,

• rodzaj dokumentu,

• nadawcę (nazwa podmiotu lub imię i nazwisko, kod pocztowy, miejscowość i poczta,

ulica, budynek, lokal, skrytka pocztowa, kraj),

• przesyłkę (data nadania i data wpływu przesyłki),

Rejestracja następuje po kliknięciu polecenia „Rejestruj”.

• Obsługa składu (przyjęcie na stan składu chronologicznego,

wypożyczanie, wycofywanie)

Skład chronologiczny — uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci

nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD,

utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD. Wersja papierowa

dokumentacji wraz z kopertą, zarządzana w oparciu o EZD powinna zostać przyjęta na

str. 118

stan Składu Chronologicznego.

Obowiązkiem pracownika obsługującego Skład Chronologiczny jest przyjmowanie

pełnego kompletu dokumentów.

Uruchomienie aplikacji obsługującej skład chronologiczny

• wybór składu (skład chronologiczny lub skład nośników danych),

• zaznaczenie informacji nt kompletności odwzorowania „pełne”, „niepełne”,

• odczytanie (za pomocą czytnika) kodu kreskowego RPW, znajdującego się na

piśmie,

• z menu wybór użytkownika – wskazanie osoby, która przyjmuje dokumenty do

składu ,

• wprowadzenie krótkiego opisu przekazywanych do składu dokumentów,

• zatwierdzenie przyjęcia poprzez polecenie , co spowoduje

wydrukowanie kodu kreskowego, służącego do zarządzania dokumentacją

w składzie,

• Naklejenie kodu na pismo.

str. 119

Ponadto istnieje możliwość określenia fizycznego miejsca przechowywania konkretnego dokumentu

przyjętego na stan składu chronologicznego.

Procedura przyjmowania na skład chronologiczny została taka sama. Jedyną zmianą jest możliwość

wyboru lokalizacji przechowywanego dokumentu oraz poprzez zaznaczenie checkboxu

automatyczne przyjmowanie dokumentów na stan składu chronologicznego

przez kliknięcie przycisku „Enter” na klawiaturze.

Lokalizacje można dodawać, edytować i usuwać. W tym celu należy kliknąć prawym klikiem myszy na

nazwę i wybrać odpowiednią opcję. Pojawi się okienko, które należy wypełnić

a następnie zapisać wprowadzone dane.

Ukaże się kolejne okienko, w którym, system umożliwia wydrukowanie kodu dodanej lokalizacji. W

tym celu należy kliknąć „ DRUKUJ KOD”

str. 120

Dokumenty, które zostały przyjęte do składu mogą być wypożyczane (np. gdy

dokument nie został w pełni odwzorowany cyfrowo). W tym celu w aplikacji obsługującej

skład chronologiczny należy odczytać czytnikiem kod kreskowy dokumentu i przy pomocy

rozwijającego się menu wskazać dane wypożyczającego.

W celu zatwierdzenia wypożyczenia należy wybrać polecenie .

Gdy pracownik oddaje wcześniej wypożyczone dokumenty także używamy aplikacji

„skład chronologiczny”. Pracownik obsługujący skład jest zobowiązany do przyjęcia

pełnego kompletu dokumentów wraz z kopertą, ponieważ stanowi ona integralną część

przesyłki i jest przechowywana w Składzie Chronologicznym przy piśmie. Aby przyjąć

dokumenty należy odczytać za pomocą czytnika kod kreskowy i wybrać z listy imię i

nazwisko pracownika oddającego akta. Następnie klikamy .

W przypadku przekazywania dokumentów, będących na stanie Składu

Chronologicznego, innym jednostkom (np. w przypadku przekazania dokumentów

str. 121

zgodnie z właściwością), należy wyrejestrować dokument ze składu. W tym celu

ponownie odczytujemy kod kreskowy, podajemy przyczynę i dane osoby, która wycofuje

akta. Klikamy .

• Zamówienie dokumentacji znajdującej się w składzie

chronologicznym

System umożliwia pracownikowi złożenie zamówienia dokumentacji znajdującej się w składzie

chronologicznym. W tym celu pracownik z poziomu koszulki w zakładce

po przez kliknięcie ikonki znajdującej się w linku odnoszącym się do statusu dokumentu w

składzie chronologicznym składa zamówienie.

Po dokonaniu rezerwacji status dokumentu zmienia się z „Dostępny” na status „Zamówiony”.

UWAGA:

Ponowne kliknięcie w ikonę anuluje złożone zamówienie.

W koszulce widoczna jest informacja o dokumencie złożonym w składzie chronologicznym.

Klikając na wskazane ikonki można zamówić / anulować zamówienie wypożyczenia dokumentu

ze składu.

Pracownik Kancelarii ogólnej przygotowuje zamówienie do odbioru. W tym celu z poziomu strony

głównej wejść w zakładkę i wybrać opcję . Wyświetlone

zostanie okno „Obsługa składu chronologicznego”,

str. 122

w którym w zakładce

należy z czytać kod techniczny składu umieszczonego na zamówionym dokumencie i potwierdzić

klikając w ikonkę .

• Postępowanie z pismami wychodzącymi na zewnątrz (rejestracja,

wycena wysyłki, stworzenie książki nadawczej, odnotowanie wysyłki)

Aby zarejestrować korespondencję wychodzącą należy na stronie głównej kliknąć w

zakładce „Kancelaria” .

str. 123

W widoku podglądu w polu Kod należy przy pomocy czytnika odczytać kod kreskowy

znajdujący się na kopercie i podać koszt wysłania wysyłki.

W celu przygotowania książki nadawczej należy:

• ze strony głównej systemu EZD w zakładce wejść w .

str. 124

• wybrać moduł „PKN”

Następnie z lewej strony w formatce z kalendarzem należy wybrać datę wygenerowania

raportu.

7. Czynności wykonywane w EZD przez mniejsze Punkty Kancelaryjne

(sekretariaty)

• Uzupełnianie metadanych oraz opis pism otrzymanych z Głównego

Punktu Kancelaryjnego

Po odebraniu zarejestrowanej korespondencji z głównego punktu kancelaryjnego należy

zweryfikować prawidłowość metadanych oraz czytelność załączników, a przede wszystkim opisać

intuicyjnie zarejestrowany dokument lub plik dokumentów. Ewentualnie rozdzielić korespondencję.

W przypadkach pism wpływających, określonych w procedurach wewnętrznych, możliwe jest

bezpośrednie przekazanie korespondencji (z pominięciem etapu dekretacji) właściwemu

pracownikowi. Czynność tę należy dokonać poprzez użycie przycisku „Przekaż” i wybór właściwego

str. 125

pracownika ze schematu organizacyjnego podmiotu.

• Przekazywanie pism do dekretacji

Pisma podlegające dekretacji należy przekazać Wojewodzie, Dyrektorowi Generalnemu lub

Dyrektorowi Wydziału w celu dokonania dekretacji.

• Rejestracja wpływów dostarczonych bezpośrednio (fax, email, pisma

dostarczone przez klientów)

W punktach kancelaryjnych typu sekretariaty możliwe jest rejestrowanie pism wpływających

bezpośrednio na stanowisko pracy sekretariatu (pisma, faxy, maile), bez użyciu

oprogramowania Kofax.

W celu dokonania rejestracji wpływu należy:

• Stworzyć nową koszulkę, nadając intuicyjną nazwę określającą jej zawartość.

• Za pomocą przycisku dodać zapisany wcześniej na dysku plik ze skanem

dokumentu, poprzez wybór przycisku menu , znajdującego się z lewej strony pliku i

wybór polecenia Rejestr wpływający RPW.

• Ostatnim krokiem wpisu do rejestru pism wpływających jest wpisanie do formularza

metadanych dokumentu.

str. 126

str. 127

8. Czynności wykonywane w EZD przez Wojewodę, Wicewojewodę,

Dyrektora Generalnego, Dyrektorów Wydziałów

• Zapoznanie się treścią i zawartością koszulki

Odebranie korespondencji odbywa się poprzez wybór odpowiednio opisanego pola

oraz kliknięcie w celu otworzenia jego zawartości.

• Dekretowanie korespondencji

W celu wskazania właściwej osoby do załatwienia sprawy, a także dołączenia do pisma adnotacji,

zawierającej dyspozycje, co do terminu i sposobu jej załatwienia, należy dokonać dekretacji

dokumentu zgodnie z opisem pkt 5.1.

W przypadku zadekretowania przez Wojewodę, Wicewojewodę lub Dyrektora Generalnego Urzędu

dokumentu elektronicznego (dotyczącego różnych spraw) na więcej niż jeden wydział,

dyrektor wydziału wymienionego w dekretacji w kolejności jako pierwszy, kopiuje przekazany

dokument elektroniczny w odpowiedniej liczbie egzemplarzy i przekazuje elektroniczne kopie

dokumentu do pozostałych dyrektorów wydziałów, wskazanych w dekretacji, a następnie dokonuje

dekretacji w obrębie swojego wydziału.

• Akceptacja pism

W celu akceptacji projektów pism w sprawie pracownik prowadzący sprawę, za pośrednictwem

kierownika oddziału przekazuje akta całej sprawy osobie akceptującej (umożliwiając zapoznanie się z

pełną dokumentacją), ewentualnie wyróżniając czerwonym tłem plik do pilnego podpisania.

W przypadku akceptacji dokumentu należy uzupełnić w nim datę pisma, zapisać zmianę w systemie

za pośrednictwem addina , a następnie przy pomocy ikonki podając PIN podpisać dokument

elektroniczny.

str. 128

W przypadku wysyłania zaakceptowanego pisma na zewnątrz w postaci papierowej należy

wydrukować odpowiednią liczbę egzemplarzy i podpisać podpisem odręcznym.

Odrzucenie dokumentu

W przypadku braku akceptacji pisma należy dokonać jego zwrotu za pomocą ikonki ZWRÓĆ

ewentualnie dodając uwagi za pomocą ikonki PRZEKAŻ .

• Akceptacja wielostopniowa - przygotowanie pism do podpisu

Wojewody, Wicewojewody, Dyrektora Generalnego

Akceptant, przy użyciu Addina, może dokonać modyfikacji treści dokumentu (np. poprzez

uzupełnienie daty). W celu złożenia podpisu należy kliknąć ikonkę znajdującą się po lewej stronie

podpisywanego pliku, po czym wpisać PIN do certyfikatu.

str. 129

Podświetlona ikona pieczęci informuje o zaakceptowaniu dokumentu certyfikatem, a także informuje

o danych osoby składającej podpis.

str. 130

9. Czynności wykonywane przez kierowników i pracowników

merytorycznych

• Dekretowanie korespondencji w EZD przez kierowników oddziałów na właściwe

stanowiska merytoryczne.

• Uzupełnienie i aktualizacja metadanych przez osobę prowadzącą sprawę.

• Założenie sprawy.

• Inicjowanie spraw własnych.

• Ustawienie terminu założenia sprawy.

• Powiązywanie pism ze sprawą.

• Przygotowanie projektu pism – akt w sprawie.

• Dodawanie załączników.

• Dodawanie opinii, notatek.

• Udostępnianie akt sprawy.

• Parafowanie czystopisu w systemie EZD certyfikatem niekwalifikowanym.

• Przekazanie sprawy kierownikowi do parafowania czystopisu odpowiedzi w sprawie i

dalszego przekazania sprawy dyrektorowi wydziału celem podpisania pisma.

• Przygotowanie wysyłki, za pośrednictwem modułu korespondencji wychodzącej w EZD.

• Tworzenie list adresatów.

• Rejestracja przesyłek wychodzących (maile, faksy).

• Zakończenie sprawy po uprzedniej ponownej weryfikacji meta danych.

• Zawieszanie i wznawianie sprawy,

• Przenoszenie spraw,

str. 131

• Prowadzenie rejestrów,

• Archiwizacja.

10. Praca w zastępstwie.

Zaleca się by każdy użytkownik na stałe miał wyznaczonego zastępcę w systemie EZD.

W przypadku nieobecności pracownika osoba wykonująca czynności w systemie EZD za osobę

nieobecną realizuje je pracując „w zastępstwie”.

Klikając na głównej stronie w oknie Zastępstwa należy wybrać nazwisko osoby zastępowanej, co

spowoduje przelogowanie w systemie i pracę na koncie innego użytkownika.

Podczas pracy w imieniu innej osoby w oknie logowania widzimy tę informację:

• Zastępstwa czasowe

System pozwala także na ustawienie zastępstw czasowych. W tym celu należy z poziomu strony

głównej wejść w zakładkę i wybrać opcję . Wyświetlone

zostanie okno „Zarządzanie zastępstwami”,

str. 132

w którym należy:

o wskazać osobę zastępowaną,

o wskazać zastępców,

o wskazać okres ważności zastępstwa poprzez wybór daty z formatki kalendarza.

Zatwierdzić klikając ikonę .

System EZD przewiduje możliwość ustawienia zastępstw czasowych przez pracownika. W tym celu

należy z poziomu strony głównej kliknąć .

Wyświetlone zostanie okno „Zarządzanie zastępstwami”,

w którym należy:

o wskazać zastępców,

str. 133

o wskazać okres ważności zastępstwa poprzez wybór daty z formatki kalendarza.

Zatwierdzić klikając ikonę .

Pracownik z poziomu strony głównej ma możliwość sprawdzenia:

o swoich zastępców klikając

o jak i osoby, które aktualnie zastępuje.

11. Administrowanie systemem

• Wymagania sprzętowo / programowe aplikacji

Dokument Opis wymagań instalacji zawiera wszystkie informacji na temat wymagań oraz instalacji systemu EZD.

• Zakładanie konta użytkownika

Aby założyć konto nowemu użytkownikowi należy z poziomu ekranu głównego

str. 134

w zakładce

str. 135

wybrać pozycję .

Po wyborze przycisku na ekranie pojawi się pełna struktura organizacyjna urzędu.

str. 136

• W celu dodania nowego pracownika należy wybrać odpowiedni wydział i oddział, do którego

została przydzielona osoba, a następnie prawym klawiszem myszy otworzyć menu kontekstowe i

wybrać opcję

Kolejne kroki

• Wprowadzić dane pracownika: imię, nazwisko, inicjały, stanowisko, wydział, adres e-mail,

login, login domenowy.

• Zatwierdzić klikając przycisk .

str. 137

UWAGA

• W przypadku, kiedy pracownik zmienia stanowisko, nazwisko i imię, trzeba wskazać

czy pracownik ma zachować dostęp do aktualnych spraw. Aby zachować dostęp

należy zaznaczyć

• W przypadku zmiany nazwy lub symbolu wydziału lub oddziału trzeba wskazać czy

nowo utworzona jednostka ma zachować dostęp do aktualnych spraw. Aby zachować

dostęp należy zaznaczyć

• W przypadku, kiedy pracownik zmienia wydział lub oddział należy pracownikowi

utworzyć nowe konto. Wszystkie pisma ze starego konta należy albo przekazać na

stanowiska innych osób albo na nowe konto pracownika jeżeli dalej musi prowadzić

sprawy w realizacji. Po wyczyszczeniu konta starego usuwa się konto przyciskiem

str. 138

USUŃ, a następnie w nowym koncie ponownie uzupełnia się poprawną informację

Login domenowy. Na czas czyszczenia starego konta tylko jedno konto może posiadać

ten sam wpis w pozycji Login domenowy

• Ponownie należy przejść na poziom ekranu głównego i wybrać zakładkę

następnie wybierać .

• W zarządzaniu uprawnieniami użytkowników wybieramy pracownika, któremu mamy

nadać uprawnienia. Po wyborze osoby ukażą nam się dwie kolumny: „Role

systemowe” i „Role organizacyjne”, za pomocą, których nadawane są uprawnienia w

systemie. Role Systemowe służą do przydzielania uprawnień do poszczególnych

funkcjonalności systemu. Natomiast Role organizacyjne do określania stanowisk,

jakie dany pracownik zajmuje. Zatwierdzamy klikając przycisk „Zapisz”.

str. 139

• Role i uprawnienia

Uprawnienia pracowników nadaje się przez przypisanie ich do grupy uprawnień. Grupami

uprawnień zarządza się na stronie ROLE i UPRAWNIENIA dostępną z sekcji Administracja.

Po lewej stronie dostępne są wszystkie grupy uprawnień zwanych ROLAMI SYSTEMOWYMI,

po prawej dostępna jest lista uprawnień przypisana ROLI SYSTEMOWEJ. Aby lista po prawej

się pokazała należy zaznaczyć jedną z ról.

Modyfikacja uprawnień grupy odbywa się poprzez zaznaczanie oraz odznaczanie kolejnych

funkcjonalności po prawej stronie. Po zaznaczeniu wszystkich funkcjonalności, jakie chcemy

str. 140

przydzielić danej roli należy po prawej stronie na dole ekranu nacisnąć przycisk ZAPISZ:

Dodawanie ról, zmiana nazwy lub usuwanie odbywa się w formularzu po lewej stronie:

Edycja roli odbywa się po zaznaczeniu roli na liście.

• Opis funkcjonalności

1. Administracja – funkcjonalność tylko dla administratorów, podgląd wszystkich czynności i parametrów, operacje administratorskie.

2. Raporty – dostęp do raportów.

3. Zastępca_wydziału – możliwość ustawiania zastępstw z całego wydziału.

4. Zastępca z urzędu – możliwość ustawienia zastępstw z całego urzędu.

5. Dostęp do wszystkich rejestrów – dostęp do rejestrów wychodzących list seryjnych, umów.

6. Kancelaria – dostęp do Wydruku PKN, Podglądu korespondencji, rejestrowania kopert.

7. Uzupełnianie metadanych – dostęp do formularza uzupełniania metadanych.

8. Kreator pisma – dostęp do kreatora koszulki.

9. Dostęp do spraw wydziału – dostęp do wszystkich spraw wydziału.

10. Dostęp do spraw oddziału – dostęp do wszystkich spraw w oddziale.

11. Opcja „Więcej” w procesach – umożliwia w procesach „obejście” etapu procesu i wskazanie innej osoby dalszego kroku niż wynika to z procesu.

str. 141

12. Reader – umożliwia podgląd wszystkich dokumentów.

13. Przelogowanie – umożliwia przelogowanie się na konta innych użytkowników.

14. Dostęp do rejestrów – umożliwia dostęp do sekcji REJESTRY.

15. Listy seryjne – dostęp do funkcjonalności tworzenia i zarządzania listami seryjnymi.

16. Dodawanie podteczki RWA- możliwość tworzenia podteczek.

17. Zastępstwa na zastępstwie – możliwość pokazywania dalszych zastępstw w momencie pracy w zastępstwie.

18. Lista przypomnień na głównej stronie – możliwość definiowania przypomnień z widoku koszulki.

19. Raporty wydziału – możliwość generowania raportów z całego wydziału.

20. Raporty oddziału - możliwość generowania raportów z całego oddziału.

21. Raporty instytucji - możliwość generowania raportów z całego urzędu.

22. Edycja globalnych list seryjnych – możliwość edytowania list seryjnych innych pracowników.

23. Kontrola spraw instytucji – widok kontroli spraw zawiera sprawy całego urzędu.

24. Kontrola spraw oddziału – widok kontroli spraw zawiera sprawy całego oddziału.

25. Kontrola spraw wydziału – widok kontroli spraw zawiera sprawy całego wydziału.

26. Autor wpływów (operacji) z ePUAP - konto z takim uprawnieniem jest kontem, na którym są dokonywane operacje przyjmowania wpływów z systemu ePUAP.

27. Domyślny odbiór pism z ePUAP – na konto z tym uprawnieniem wpływają pisma z ePUAP.

28. Tworzenie ePism – możliwość tworzenia elektronicznych odpowiedzi.

29. Doręczanie na ePUAP – możliwość doręczania dokumentów via ePUAP.

30. Raporty zarządcze – dostęp do raportów zarządczych.

31. Rejestr umów – dostęp do podglądu rejestru umów.

32. Modyfikacja rejestru umów – możliwość modyfikowania rejestru umów.

33. Powiadomienia e-mail rejestru umów – otrzymywanie wiadomości mail o zmianach w rejestrach umów.

str. 142

34. Monitorowania wyszukiwanych fraz przez pracowników

Monitorowanie wyszukiwanych fraz odbywa sie za pomocą wyszukiwarki

Role organizacyjne Role organizacyjne są używane w procesach do oznaczania osób, które będą odpowiadać za

wykonywanie czynności na kolejnych etapach załatwiania sprawy. W zależności od definicji

procesów nadaje się odpowiednie role, aby w procesach sterować przepływem pomiędzy

poszczególnymi osobami.

Określenie roli organizacyjnej pracownika procesów Rolę organizacyjną pracownika określamy w module "Struktura organizacyjna" klikając

na danym pracowniku.

Rolę organizacyjną wskazujemy z listy:

str. 143