1

INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU

Infor System Kadry i PŁACE

Nasza wiedza i narzędzia wspierają Twoją strategię

Generacja 9.00

www.biznesmen.com.pl

pomoc@biznesmen.com.pl

2

Spis treści 1 Wstęp ......................................................................................................................................... 4 2 Instalacja programu / zmiana baz ......................................................................................................................................................... 5

2.1 Wymagania sprzętowe ..................................................................................................... 5 2.2 Proces instalacji................................................................................................................ 5 2.3 Administracja bazami danych ........................................................................................... 6

2.3.1 Dodawanie, podłączanie, edycja i usuwanie bazy danych ..................................... 6 2.3.1.1 Dodawanie bazy danych ........................................................................... 6 2.3.1.2 Kopia bezpieczeństwa bazy danych .......................................................... 9

2.4 Aktywacja .................................................................................................................... 10 3 Obsługa programu .....................................................................................................................14

3.1 Ogólne zasady pracy z programem ................................................................................. 14 3.1.1 Komunikat nowej wersji programu ................................................................... 14 3.1.2 Eksporty danych z tabeli do arkusza kalkulacyjnego ........................................ 15 3.1.3 Importu danych pracowniczych z innych baz lub programów ............................ 17

3.1.3.1 Importy z programu Płatnika. ................................................................. 17 3.1.3.2 Import z programu Płace DOS firmy dGCS S.A. .................................... 19 3.1.3.3 Import danych pracowników za pośrednictwem pliku XLS (format Excel’a) ........20

3.1.4 Możliwość przenoszenia danych między bazami ................................................ 21 3.2 Główne okno programu ................................................................................................. 21

3.2.1 Menu systemowe ............................................................................................... 22 3.2.2 Główne menu..................................................................................................... 24 3.2.3 Pola kryteriów pracy .......................................................................................... 24 3.2.4 Zakładki otwartych okienek .............................................................................. 25 3.2.5 Obszar danych ................................................................................................... 25

3.3 Szybka pomoc ................................................................................................................ 25 3.4 Pracownicy .................................................................................................................... 26

3.4.1 Pracownicy w formie tabelarycznej ................................................................... 27 3.4.1.1 Zakładka „Dane o zatrudnieniu” ............................................................. 28 3.4.1.2 Zakładka „Kalendarz” ............................................................................ 30 3.4.1.3 Zakładka „Ustawienia płacowe” ............................................................. 32 3.4.1.4 Zakładka „Dane ewid. i adresy”.............................................................. 34 3.4.1.5 Zakładka „Inne” ..................................................................................... 35

3.4.2 Pracownicy w formie formularza ....................................................................... 36 3.5 Listy płac ....................................................................................................................... 41

3.5.1 Manager list płac ............................................................................................... 42 3.5.1.1 Opis pól definicji listy płac ..................................................................... 44 3.5.1.2 Zasady definiowania parametrów list płac .............................................. 46

3.5.2 Lista płac ........................................................................................................... 46

3

3.5.2.1 Zakres podmiotowy listy ........................................................................ 47 3.5.2.2 Opis okna „Edytuj listę płac” .................................................................. 47 3.5.2.3 Edycja wartości składnika ..................................................................... 49 3.5.2.4 Omówienie składników listy płac ........................................................... 50 3.5.2.5 Zasilenie inicjalne .................................................................................. 56 3.5.2.6 Preferowany sposób obliczania listy (kolejność czynności).................... 56

3.5.3 Karta wynagrodzeń; PIT-11 .............................................................................. 57 3.5.3.1 Opis zakładki karta wynagrodzeń ........................................................... 57 3.5.3.2 Funkcje karty wynagrodzeń .................................................................... 58

3.5.4 Umowy cywilnoprawne ..................................................................................... 58 3.5.4.1 Umowy cywilnoprawne .......................................................................... 60 3.5.4.2 Edycja szablonu ..................................................................................... 61 3.5.4.3 Rachunek umów cywilnoprawnych ........................................................ 61 3.5.4.4 Lista płac umów cywilnoprawnych ......................................................... 62 3.5.4.5 Karta wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych – PIT-11 ........................ 63

3.5.5 Dokumenty rozliczeniowe do programu płatnika ............................................... 64 3.5.6 Deklaracje podatkowe ....................................................................................... 66

3.6 Absencje ........................................................................................................................ 66 3.6.1 Opis pól (kolumn) okna Absencje ...................................................................... 67 3.6.2 Opis słownika „Typów nieobecności” ................................................................ 68

3.7 Dokumenty ................................................................................................................... 69 3.7.1 Umowa o pracę ................................................................................................. 69 3.7.2 Oświadczenie o bezrobociu ................................................................................ 71 3.7.3 Świadectwo pracy ............................................................................................. 71 3.7.4 Zaświadczenie o zarobkach ................................................................................ 73

3.8 Dane .............................................................................................................................. 74 3.8.1 Słowniki ............................................................................................................ 75 3.8.2 Składniki definiowalne ...................................................................................... 86

3.8.2.1 Definiowanie składników ....................................................................... 86 3.8.2.1.1 Cechy składnika - opis: .............................................................. 86 3.8.2.1.2 Przykłady zdefiniowania cech podstawowych składników płacowych ...........89 3.8.2.1.3 Przyciski sterujące: .................................................................... 92

3.8.2.2 Siatka płac ............................................................................................. 93 3.9 Ustawienia .................................................................................................................... 94

3.9.1 Ustawienia ogólne ............................................................................................. 94 3.9.2 Dane firmy......................................................................................................... 95 3.9.3 Ustawienia płacowe ........................................................................................... 96

4

Wstęp Omawiany w niniejszej instrukcji program „Infor System Płace” jest aplikacją komputerowa będącą w trakcie stałego rozwoju. Z tego powodu informacje zawarte w instrukcji dostarczanej w formie papierowej mogą w niektórych przypadkach odbiegać od stanu rzeczywistego programu bądź prezentowany opis funkcji może być ogólny. Z uwagi na powyższe prosimy o zapoznanie sie z instrukcja dostarczaną wraz z programem w wersji elektronicznej. Instrukcja elektroniczna jest dostosowywana do kolejnych wersji programu i z tej przyczyny jest bardziej aktualna, niż jej wersja papierowa. Oczywiście użytkownik w każdym momencie dla własnych potrzeb może wydrukować najbardziej aktualną wersję instrukcji w formie elektronicznej. „Infor System Kadry i Płace” jest programem będącym integralna częścią systemu Infor System. Program ten dalej będziemy nazywali Infor System Płace, w skrócie Płace IS. Płace IS jest kontynuacją i w wielu elementach rozwinięciem użytkowym programu PŁACE dla DOS, wydawanego od kilkunastu lat przez firmę dGCS S. A. PŁACE DOS będący klasyką w swojej kategorii oprogramowania i cieszący się wieloletnim zaufaniem tysięcy użytkowników z terenu całej Polski, stały się punktem wyjścia do założeń funkcjonalnych Płac IS. Jednak Płace IS, jako wykonane w nowoczesnej technologii, z wykorzystaniem najnowszych osiągnięć programistycznych, zawierają też wiele rozwiązań nowych, jak np. praca z wieloma oknami jednocześnie. Płace IS jest produktem całkowicie sieciowym, co oznacza możliwość jednoczesnej pracy na kilku stanowiskach, a ponadto programem o wysokiej jakości prezentacji danych oraz cechujący się ergonomią pracy. Program posiada wiele funkcji pozwalających na pracę zarówno w firmach małej i średniej wielkości, a także w biurach rachunkowych. Jako jeden z modułów Infor System System, Płace IS zawierają słowniki, umożliwiające gromadzenie danych o pracownikach, listach płac, itd., które mogą być odpowiednio rejestrowane i rozliczane w innych modułach Infor System.

5

Instalacja programu / zmiana baz

Wymagania sprzętowe Minimalne:

procesor: 1GHz, pamięć RAM: 256 MB, rozdzielczość ekranu: 1024x768 pkt, wolne miejsce na dysku twardym: >450 MB (zależy od ilości danych). System operacyjny: Windows, Linux, Mac OS X lub inny, na którym jest dostępna maszyna

wirtualna Javy. Zalecane:

procesor: 1.5GHz, pamięć RAM: 512 MB, rozdzielczość ekranu: 1024x768 pkt, wolne miejsce na dysku twardym: >550 MB (zależy od ilości danych). System operacyjny: Windows, Linux, Mac OS X lub inny, na którym jest dostępna maszyna

wirtualna Javy.

Proces instalacji Włóż płytę do napędu CD-ROM, następnie wybierz katalog Infor System oraz uruchom program Infor System-9.XX-rxxxxxx-Setup.exe w celu zainstalowania programu. Nazwa programu instalacyjnego zawiera numer wersji (np. 9.00-r120118) dlatego ta część nazwy pliku może być inna w instalowanym oprogramowaniu. Instalator zaproponuje nam miejsce na dysku, w którym będzie zainstalowany program. Domyślnie instalator proponuje następującą lokalizację programu: C:\Biznesmen\Infor System. Użytkownik może zmienić proponowane miejsce instalacji programu. Po zainstalowaniu programu zostanie dodana w opcji START\PROGRAMY nowa zakładka Biznesmen Infor System. Uruchamiamy: Infor System. Po uruchomieniu program poprosi o dane rejestracyjne, należy podać nr licencji i klucz aktywacji z Karty Rejestracyjnej dostarczonej wraz z programem. W przypadku instalowania wersji demonstracyjnej wpisujemy demo małymi literami. W wersji demonstracyjnej program działa przez 30 dni. Jeżeli zainstalowaliśmy wersję demo, a następnie zakupiona została wersja licencjonowana, chcąc zachować dotychczasowe dane należy zarejestrować program korzystając z funkcji menu: [Konfiguracja]->[Rejestracja programu].

6

Następnie możemy przeprowadzić domyślną konfigurację bazy danych. Należy wybrać rodzaj księgowości „Księga handlowa”. Wybierając „Konfiguruj automatycznie”, program stworzy bazę z domyślnymi ustawieniami dla wybranego typu księgowości oraz skonfiguruje połączenie z bazą.

Administracja bazami danych Program INFOR System jak wszystkie programy firmy dGCS Biznesmen pozwala na obsługę wielu firm w jednym systemie. Firmy tworzymy w systemie, dodając odpowiednie dla nich bazy. Administracja dostępnymi bazami w systemie jest dostępna z poziomu okna konfiguracji baz danych, które pojawia się na starcie programu lub też dostępne jest z poziomu modułów w menu głównym programu Narzędzia > Zarządzanie bazami danych. System pracuje w oparciu o dwa poziomy baz danych. Pierwszy poziom reprezentuje baza nadrzędna, natomiast drugi poziom to jedna lub wiele baz zawierających dane konkretnej firmy (w przypadku biur rachunkowych dane poszczególnych firm).

Dodawanie, podłączanie, edycja i usuwanie bazy danych Zarządzanie bazami poszczególnych firm, które będą obsługiwane przez system wykonywane jest z poziomu okna „Zarządzanie bazami danych”(dostępne z menu górnego Narzędzia->Zarządzanie bazami danych). W tabeli tego okna zamieszczone są wszystkie dodane bazy (firmy), na których użytkownik może pracować. W przypadku Biura Rachunkowego ilość baz będzie odpowiadała ilości obsługiwanych firm. W pozostałych przypadkach w tabeli będzie widoczna tylko jedna baza. Ilość obsługiwanych baz jest określona licencją oprogramowania, gdzie podstawowa licencja obejmuje możliwość pracy tylko na jednej bazie danych.

Dodawanie bazy danych Po instalacji pojawi się okno „Domyślna konfiguracja” w którym po wybraniu rodzaju księgowości i opcji „Konfiguruj automatycznie” program założy czystą bazę danych w domyślnej lokalizacji. Domyślna lokalizacja podkatalogu, w którym znajdują się bazy danych to

7

C:\dGCS\INFORSystem\db\ dla systemów Windows oraz /opt/dGCS/INFORSystem/db/ dla systemu Linux

Wybór opcji „Konfiguruj automatycznie” spowoduje utworzenie czystej bazy danych w domyślnej lokalizacji. Po wybraniu opcji „Nie konfiguruj” użytkownik zostanie przeniesiony do okna „Konfiguracji baz danych”.

Rysunek 1: Domyślna konfiguracja bazy danych

Rysunek 2: Konfiguracja baz danych

8

Po wybraniu opcji „Dodaj” pojawi się okno „Dodawanie baz danych”

W oknie tym należy wprowadzić takie dane jak:

Nazwa wyświetlana - nie należy używać spacji oraz znaków specjalnych, ponieważ w przypadku użycia takich znaków może być niemożliwe utworzenie kopii bezpieczeństwa bazy danych,

Nazwa pliku bazy danych - zostanie uzupełniona automatycznie, jednakże można ją zmienić

Rodzaj księgowości – opcja przeznaczona dla firm, które będą prowadziły księgowość na tej samej bazie danych

Generuj dane przykładowe – opcja wygeneruje przykładowe dane, parametr powinien zostać zaznaczony jeśli zachodzi potrzeba testowania działania programu

Pokaż opcje zaawansowane – wyświetli dane zaawansowane IP lub nazwa serwera – wpisujemy adres IP komputera lub nazwę komputera, na którym

zainstalowany jest program. Użytkownik bazy danych i Hasło użytkownika bazy danych – są to pola, których nie

należy zmieniać. Katalog kopii bezpieczeństwa – katalog w którym program będzie tworzył kopie

bezpieczeństwa (wskazany katalog musi istnieć na dysku) Podłącz Opcja „Podłącz” służy do podłączenia istniejącej bazy danych. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno „Podłączanie bazy danych”, które jest bardzo zbliżone do okna „Dodawanie bazy danych”, brakuje w niej tylko opcji „Generuj dane przykładowe”.

9

Edytuj Opcja „Edytuj” służy do edycji wprowadzonych danych Usuń Opcja „Usuń” usuwa wpis z okna „Konfiguracja Bazy Danych” jednakże sam plik bazy danych pozostaje na dysku komputera.

Kopia bezpieczeństwa bazy danych W celu zabezpieczenia się przed awariami sprzętowymi lub programowymi zalecane jest cykliczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa baz danych. Dostępne opcje pozwalają wykonywać kopie bezpieczeństwa jednej wybranej bazy (przycisk Kopia lub Narzędzia > Kopia bezpieczeństwa wybranej bazy oraz możliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa wszystkich zarejestrowanych baz w bazie nadrzędnej, które można wybrać w opcji Narzędzia > Kopia bezpieczeństwa wszystkich baz nawet w momencie pracy innych użytkowników na bazach danych.

10

Uwaga!!! Nie należy kopiować fizycznie pliku z bazą danych podczas pracy innych użytkowników na bazie, ponieważ grozi to trwałym uszkodzeniem pliku z bazą. Lokalizacja kopii bezpieczeństwa jest pobierana z konfiguracji bazy danych, która jest zapisana w bazie nadrzędnej, a nazwa pliku jest pobierana z nazwy wyświetlanej dla konkretnej bazy z ujęciem w nazwie daty i czasu wykonania kopii (np. firma1_2012-07-14_15-52.bak). Odtwarzanie bazy danych z kopii bezpieczeństwa możliwe jest tylko w oknie „Konfiguracja baz danych” i wykonywane tylko dla pojedynczej bazy danych przez wskazanie pliku archiwum z którego ma zostać odtworzona baza danych. Uwaga! Odtworzenie bazy z kopii bezpieczeństwa spowoduje zastąpienie aktualnych danych, danymi z wybranej archiwizacji.

Aktywacja Każdy numer licencji (oprócz wersji demonstracyjnej) wprowadzony w Systemie Infor System należy aktywować w ciągu 60 dni od jego wpisania. Po wpisaniu numeru licencji program będzie

Rysunek 4: Narzędzie dla kopii bezpieczeństwa

11

przy uruchamianiu danego modułu informował o konieczności aktywowania licencji. Uwaga!!! Po okresie 60 dni od wpisania numeru licencji, nie będzie możliwe wejście do modułu, który odblokowuje dany numer licencji. Konieczna będzie wtedy aktywacja numeru licencji.

Aktywację można przeprowadzić bezpośrednio za pośrednictwem okna przypomnienia po naciśnięciu na przycisk „Aktywuj teraz” lub w dowolnym momencie wybierając w menu programu opcję [Konfiguracja]->[Aktywacja licencji]. Po wybraniu opcji aktywacji zostaną wyświetlone wszystkie wprowadzone i nieaktywowane numery licencji.

W oknie tym są trzy możliwości. Aktywacja Opcja ta pozwala na wprowadzenie wygenerowanego na stronie internetowej http://pomoc.dgcs.biz lub otrzymanego od pomocy technicznej kodu aktywującego dany numer licencji. Możliwe jest również skorzystanie z automatycznie wygenerowanego kodu aktywacyjnego (z pliku auto).

Aktywacja On-line

12

Aktywacja On-line pozwala na bezpośrednie połączenie się programu ze stroną internetową http://pomoc.dgcs.biz, zarejestrowanie użytkownika i aktywowanie numeru licencji bez konieczności korzystania z przeglądarki internetowej, czy kontaktu z pomocą techniczną.

Jeśli firma nie posiada jeszcze konta na stronie internetowej może je założyć korzystając z opcji „Załóż konto”.

Jeśli posiadamy już założone konto, możemy aktywować dany numer licencji programu wprowadzając dane konta w oknie aktywacji On-line.

13

Zarejestruj na stronie Jeśli nie posiadamy bezpośredniego dostępu do Internetu lub będziemy chcieli aktywować numer licencji również na innych komputerach, które nie posiadają dostępu do Internetu, to możemy to zrobić przez przeglądarkę internetową. W tym celu należy otworzyć stronę internetową klikając w opcję „Zarejestruj na stronie” lub wpisując w przeglądarce internetowej adres:

14

Obsługa programu

Ogólne zasady pracy z programem Koncepcja działania programu i pracy nad nim jest zbliżona do programu Płace DOS firmy DGCS S.A. Z tymi jednak różnicami, że niniejszy program, jako wykonany w najnowszych technologiach wykorzystuje wiele ich elementów. Ponadto program rozwija wiele funkcjonalności, które w programie Płace DOS były realizowane w sposób podstawowy. Przed rozpoczęciem pracy z programem należy zapoznać się z zasadami pracy z programem oraz z poszczególnymi oknami programu, jego funkcjami. W tym celu wskazane jest przeanalizowanie poniższej instrukcji oraz zastosowanie się do zgłoszonych propozycji. Naukę pracy nad programem można powierzyć także autoryzowanym przez Wydawcę partnerom handlowym Wydawcy.

Komunikat nowej wersji programu Przy otwieraniu bazy danych program informuje nas o nowych wersjach programu wyświetlając okno dialogowe „Najważniejsze zmiany”. W oknie tym są omawiane główne zmiany funkcjonalne wprowadzana kolejnymi wersjami programu. Wyświetlone informacje mogą być za pomocą systemowych poleceń „Kopiuj” / „Wklej” przenoszone do edytora tekstu w celu ich wydrukowania. Okno „Najważniejsze zmiany” zamykane jest poleceniem „Przeczytałem/am powyższe istotne informacje”. Natomiast zaznaczenie polecenia „Nie pokazuj więcej informacji o tej wersji” skutkować będzie tym, że przy kolejnych uruchomieniach programu komunikat w tym zakresie nie będzie już wyświetlany.

15

Komunikat najważniejszych zmian w nowej wersji programu

Eksporty danych z tabeli do arkusza kalkulacyjnego Program umożliwia przenoszenie wszelkich danych prezentowanych w formie tabelarycznej do dowolnego arkusza kalkulacyjnego, w tym do arkusza Excel. W tym celu w sytuacji, gdy wskaźnik myszy jest na obszarze aktywnej tabeli z danymi, należy skorzystać z poleceń ukrytych pod prawym przyciskiem myszy.

Polecenia eksportu danych pod prawym przyciskiem myszy

Polecenie „Kopiuj zawartość tabeli” umożliwia przeniesienie danych z aktywnej tabeli do pamięci (do schowka) w celu ich dalszego wklejenia w wybranym arkuszu kalkulacyjnym lub dokumencie tekstowym. Eksport kończy się wyświetleniem komunikatu potwierdzającego eksport do schowka. Treść komunikatu możne wydrukować bezpośrednio z okna dialogowego. Teraz dane można wkleić

16

w arkuszu kalkulacyjnym lub dokumencie tekstowym w celu ewentualnie dalszej obróbki tych danych.

Zakończenie eksportu do schowka

Polecenie „Zapisz zawartość tabeli jaki plik programu Excel” umożliwia przeniesienie danych z aktywnej tabeli bezpośrednio do pliku typu Excel – tj. o rozszerzeniu *.XLS. W tym celu w wywołanym oknie dialogowym należy wskazać ścieżkę dostępu, na której ma zostać zapisany plik z wyeksportowanymi danymi oraz nazwać ten plik. Następnie użyć polecenie „Zapisz”.

Okno zapisywania pliku eksportu

17

Po wykonaniu eksportu do pliku XLS dane są dostępne w utworzonym pliku arkusza kalkulacyjnego w celu ich ewentualnej, dalszej obróbki. Z okna dialogowego kończącego ten rodzaj eksportu można wydrukować informacje o wykonanym eksporcie. Bezpośrednio z tego okna można otworzyć utworzony wcześniej plik – w tym celu należy skorzystać z polecenia „Otwórz plik XLS”.

Zakończenie eksportu do Excel’a

Importu danych pracowniczych z innych baz lub programów Program może zostać zasilony danymi z innych programów i baz danych. Są nimi bazy programu Płatnik, Płace DOS, którego wydawcą jest firma DGCS S.A., a także z pliku o charakterze arkusza kalkulacyjnego np. programu Excel.

Funkcje importu danych dostępne są w Menu: Plik.

Menu: Plik / Importy

UWAGA – wszelkie importu danych pracowniczych powinny być wykonywane do pustej (świeżo założonej) bazy programu Infor System Płace.

Importy z programu Płatnika. Funkcja umożliwia przeniesienie do bazy systemu Infor System Płace danych personalnych, a także firmy zarejestrowanych w bazach programu Płatnika. Import dokonywany jest w pierwszej kolejności z dokumentów zgłoszeniowych w bazie, a w drugiej kolejności z danych zapisanych w kartotece ubezpieczonych. W przypadku gdy w bazie Płatnika jest więcej dokumentów zgłoszeniowych dla jednej osoby, do importu wybierany jest najnowszy dokument.

18

Z uwagi na fakt, że w jednej bazie programu Płatnik mogą być przechowywane dane większej ilości firm, to dla takiej wielofirmowej bazy danych wskazane jest przed importem dokonanie podziału bazy Płatnika na osobne (odrębne dla każdej firmy) bazy, w którym zapisane będą tylko dane dotyczące firmy która ma zostać zaimportowana. Po zakończonym imporcie należy wykonać czynności, które są sugerowane w oknie dialogowym kończącym import. Zakres tych czynności może zostać wydrukowany z okna dialogowego w celu ich dalszego wykonania. Dostępny jest import z bazy Access’owej, a także SQL’owej. W celu dokonania importu z bazy Płatnik / Access należy w wywołanym oknie dialogowym wskazać zakres importowanych danych (czy chodzi o dane pracowników, czy też pracodawcy), a następnie odpowiedni plik (wskazując w polu […] właściwą ścieżkę dostępu) , a na koniec podać prawidłowe hasło do bazy programu Płatnik i skorzystać z polecenia „Wykonaj”.

Okno importu z bazy Płatnik / Access

W celu dokonania importu z bazy Płatnik / SQL należy w wywołanym oknie dialogowym wskazać zakres importowanych danych (czy chodzi o dane pracowników, czy też pracodawcy). Następnie podać: serwer bazy danych, nazwę bazy danych, użytkownika bazy danych oraz prawidłowe hasło do bazy danych. Na koniec skorzystać z polecenia „Wykonaj”.

19

Okno importu z bazy Płatnik / SQL

Import z programu Płace DOS firmy dGCS S.A. Funkcja umożliwia przeniesienie do bazy systemu Infor System Płace danych personalnych, a także firmy oraz ustawień składników płacowych zapisanych w bazie programu Płace DOS. Przeniesione zostaną dane w zakresie wskazanym w oknie dialogowym. Będą to dane z plików bazodanowych odpowiednich dla najnowszego roku. Właściwe pliki należy wskazać w polu „Ścieżka” za pomocą przycisku „Zmień”.

Okno konfiguracji importu z Płac DOS

20

Po zakończonym imporcie należy wykonać czynności, które są sugerowane w oknie dialogowym kończącym import. Zakres tych czynności należy wydrukować z okna dialogowego w celu ich dalszego wykonania po zakończeniu importu.

Import danych pracowników za pośrednictwem pliku XLS (format Excel’a) Funkcja umożliwia zasilenie bazy systemu Infor System Płace danymi personalnymi zapisanymi w pliku typu arkusz kalkulacyjny (np. EXCEL) o określonej strukturze. Struktura pliku do importu oraz informacje o imporcie z pliku Excel zostały udostępnione w Menu: Plik / Import danych z pliku Excel (*.xls). Import w tym zakresie umożliwia przeniesienie podstawowych danych dot. ewidencji kadrowej. Głównie chodzi o dane zawarte w oknie „Pracownicy”.

W tym celu należy wskazać plik o strukturze danych odpowiadającej dokumentacji tego typu importu. Plikiem importowanym do bazy może być plik zawierający dane wcześniej wyeksportowane za pomocą funkcji Menu: Plik / Eksport danych do pliku Excel (*.xls). Plik do importu należy wybrać za pomocą okna dialogowego.

Okno dialogowe importu z pliku Excel.

Po zakończonym imporcie proponujmy wykonać czynności, które są sugerowane w oknie dialogowym kończącym import.

21

Możliwość przenoszenia danych między bazami Program umożliwia wyeksportowanie danych do pliku Excel o określonej strukturze. Struktura pliku eksportu oraz informacje o imporcie/eksporcie z/do pliku Excel zostały udostępnione w Menu: Plik / Import danych z pliku Excel (*.xls). Plik eksportu może zostać wykorzystany w celu przeniesienia danych zapisanych w nim do innej bazy programu INFOR System Płace. Przenoszone są głównie dane zawarte w oknie „Pracownicy”. Funkcja exportu, tych danych do pliku o określonej strukturze, a następnie importu z takiego pliku umożliwia przenoszenie danych personalnych miedzy bazami programu Infor Systemu.

W celu przeniesienia danych należy wykonać „Eksport” - w tym celu w wywołanym oknie dialogowym należy wskazać ścieżkę dostępu, na której ma zostać zapisany plik z wyeksportowanymi danymi oraz nazwać ten plik. Następnie użyć polecenie „Zapisz”

Okno zapisywania pliku eksportu

Po wyeksportowaniu dane można obejrzeć za pomocą polecenie „Otwórz plik XLS”. Następnie dane zapisane we wcześniej wyeksportowanym pliku można przenieść do innej, w tym celu nowoutworzonej bazy danych korzystając z funkcji importu danych pracowników za pośrednictwem pliku XLS.

Główne okno programu W oknie tym znajduje się kilka obszarów z poszczególnymi zestawami menu, funkcji, kryteriów lub obszarów danych.

22

Menu systemowe W górnym menu programu znajdują się polecenia sterujące programem oraz całym systemem Infor System. Polecenie „Plik” umożliwia import danych: z baz programu Płatnika, z programu Płace DOS, którego wydawcą jest firma DGCS S.A., a także z pliku o charakterze arkusza kalkulacyjnego np. programu Excel oraz export danych do takiego pliku w celu przeniesienia ich do innej bazy programu INFOR System Płace. Ponadto umożliwia zmianę pracy z modułu Płace na inny moduł systemu Infor System zarejestrowany przez użytkownika. Zmiana modułu dokonywana jest za pomocą dodatkowej listy dostępnych modułów w systemie Infor System. W tym menu jest także polecenie „Koniec” zamykające okno programu i w konsekwencji kończące pracę z programem.

Lista modułów IS Menu „Plik”

Polecenie „Konfiguracja” służy do ustawienia ogólnych parametrów pracy z programem, zarządzania uprawnieniami, które decydują o zakresach obsługi programu, a także rejestracji i aktywacji programu. Czynność ta wykonywana jest w dodatkowym oknie dialogowym odpowiednio uzupełniając pole „Numer licencji” oraz „Klucz aktywacji”, które użytkownik otrzymał nabywając program. Przy czym istnieje możliwość rejestracji programu przez zaczytanie odpowiednich danych z pliku. Polecenie „Narzędzia” służy do zarządzania bazami danych, w których zapisywane są dane wykorzystywane przez program. W poszczególnych bazach danych zapisywane są informacje dotyczące poszczególnych firm. Jeżeli program służy do pracy z wieloma bazami danych (obsługa większej ilości podmiotów niż jeden) to przełączanie miedzy poszczególnymi bazami następuje za pomocą polecenia „Zarządzanie bazami danych” w dodatkowym oknie dialogowym „Wybór baz danych”. Menu „Narzędzia” umożliwia otwarcie tego dodatkowego okna dialogowego, w którym można: tworzyć nowe bazy – „Dodaj” podłączyć program do bazy już istniejącej – „Podłącz” zmieniać parametry bazy, w tym nazwę – „Edytuj” usunąć bazę – „Usuń” utworzyć kopię bezpieczeństwa bazy danych – „Kopia”

23

Konfiguracja baz danych

Wybranie bazy do pracy następuje za pomocą ikony „Wybierz” lub przez podwójne kliknięcie we wskazaną bazę danych. Ponadto istnieje możliwość zaznaczenia by wskazana baza była uruchamiana domyślnie – opcja ta jest wskazana przy stałej pracy z jedną bazą – służy temu zaznaczenie odpowiedniej bazy w kolumnie „Domyślenie”. Polecenie „Pomoc” umożliwia sprawdzenie dostępności aktualizacji programu.

24

Główne menu Poniżej górnego menu znajduje się główne menu programy zawierające ikony uruchamiające poszczególne funkcje programu. Szczegóły działania tych funkcji zostały opisane w dalszych częściach instrukcji.

Ikony funkcji programu

Pola kryteriów pracy Po prawej stronie głównego menu znajdują się pola kryteriów pracy z programem w zakresie kontekstowych grup pracowniczych, domyślnego pracownika oraz kontekstu czasowego (dzień, miesiąc, rok) oraz ikona „Koniec” umożliwiająca zamknięcie programu.

Pola kryteriów w głównym menu programu

Pola służą ułatwieniu wyszukiwania osób z którymi użytkownik w dalszym zakresie będzie wykonywał pracę. Przy otwarciu programu domyślnie wybrane kontekstowo są Dział i Grupa dla Wszystkich osób. Użytkownik może ograniczyć zakres kontekstowych grup pracowniczych. Projektowane pole kontekstowego pracownika przy otwarciu programu będzie puste. Natomiast „Data” programowa przy otwarciu programu będzie odpowiadać dacie systemowej komputera. W przypadku przechodzenia przez te pola kryteriów z pomocą klawisza TAB – kolejność poruszania się i ograniczania lub modyfikowania kontekstów pracy jest następującą: „Dział”, „Grupa”, „Pracownik”, „Data”, przez co można skutecznie i szybko zawężać zakresy wybieranych kontekstów personalnych i czasowych do dalszej pracy. Pola „Dział” i „Grupa” umożliwiają ustawienia kontekstowe pracy z programem w ten sposób, że zakres podmiotowy pracy programu ograniczy się do określonego działu lub grupy pracowniczej. Przy otwarciu programu standardowo wpisane są wartości „Wszystkie” w obu polach – co oznacza, że w każdym oknie programu dostępne są do pracy wszystkie osoby zapisane w bazie. Wybór określonego „Działu” lub „Grupy” skutkuje tym, że dane wyświetlane w otwartych już oknach oraz w oknach następnie otwieranych zawierają dane tylko osób należących do wybranego zakresu osób. W przypadku gdy w bazie zapisane są dane większej ilości osób wskazane jest podzielenie pracowników na działy lub na grupy pracownicze i do kontekstu pracy z programem wybierać mniejsze zakresy podmiotowe niż wszyscy pracownicy. Pole „Pracownik” (w realizacji) skutkować będzie tym, że w otwartych lub otwieranych oknach domyślnie będzie podpowiadany pracownik wskazany jako kontekstowy.

25

Pole „Data” wskazuje kontekstowy czasookres pracy na programie w zakresie roku; miesiąca lub dnia. Domyślenie przy otwarciu programu aktywna data przepisywana jest z daty systemowej komputera. W dalszej pracy użytkownik może zmieniać aktywną datę. W poszczególnych oknach zmiana „Daty” programowej będzie skutkowało zmianą zakresu danych wyświetlanych w tych oknach (szczególnie widać to w oknie „Menadżer list płac”).

Zakładki otwartych okienek Poniżej głównego menu programu znajduje się obszar, w którym wyświetlane są zakładki (nazwy) otwartych niżej okienek z danymi. Zakładki te umożliwiają łatwe przechodzenie (wyświetlanie) między równolegle otwartymi okienkami z danymi. Poszczególne zakładki są dokładane sukcesywnie przy otwieraniu kolejnych okienek. Zamkniecie okienka skutkuje usunięciem zakładki z listy zakładek.

Zakładki otwartych okienek

Obszar danych Największą cześć okna programu przeznaczona jest na obszar do wyświetlania danych w otwieranych okienkach. W obszarze tym są prezentowane dane w okienkach o różnej wielkości, a ta wielkość jest zróżnicowana w zależności od specyfiki danego okienka. Przy czym użytkownik może samodzielnie minimalizować lub maksymalizować wielkość tych okien, a także rozszerzać ich wielkość pociągając za krawędzie wskazanego okna. Preferowana przez użytkownika wielkość okna zostanie zapamiętana przez program i przy ponownym użyciu tego okna będzie ono otwierane w wielkości ostatnio wykorzystywanej przez użytkownika. W obszarze danych użytkownik może przechodzić między równocześnie otwartymi okienkami albo w ten sposób, że wskaże obszar odpowiedniego okienka, albo na uruchomi odpowiednią zakładkę nad obszarem danych.

Szybka pomoc Opcja służy do ułatwienia użytkownikowi korzystania z programu. Zawiera podstawowe opisy lub skróty, które mogą być wykorzystywane w programie. W tym menu znajdują się szczegółowe opisy klawiszy skrótów wykorzystywanych w programie. Ponadto jest tam informacja o wizualizacji sposobu aktywacji lub edycji poszczególnych pól.

26

Szybka pomoc

Pracownicy Okno „Pracownicy”, to główne okno programu zbierające dane o charakterze kadrowym, służy do wprowadzania i przeglądania danych o pracownikach. Zarówno danych osobowych, ewidencyjnych jak i o kalendarzach lub wynagrodzeniach. W górnej części okna znajdują się przyciski odpowiadające za sterowanie tym oknem. Po prawej stronie przycisków wyświetlana jest informacja na temat pracownika wybranego w tym oknie do pracy / modyfikacji. Poniżej znajduje się obszar okna do przeglądania i wprowadzania danych.

Przyciski sterujące w oknie Pracownicy

Przyciski sterujące zarówno w formie tabelarycznej jak i w formie formularza: Dodaj służy do dodawania nowego pracownika – polecenie to może realizować także przycisk funkcyjny z klawiatury „F1”. Usuń służy do usuwania wskazanego pracownika – polecenie to można realizować także przyciskiem „Del.” z klawiatury. Strzałki odpowiednio skutkują: przejściem na początek listy, przejściem do wcześniejszego pracownika, przejściem do następnego pracownika oraz przejściem na koniec listy. ZUA/ZZA służy do przygotowania dokumentów exportów zgłoszeń do ZUS które mają być zaimportowane do programu płatnika. Po użyciu przycisku wyświetlane jest dodatkowe okienko

27

dialogowe w celu wskazania, jaki konkretnie dokument ma być przygotowany. Następnie wyświetla się informacje ze wskazaniem lokalizacji, gdzie plik exportu jest zapisywany. Obszar do przeglądania i wprowadzania danych może być wyświetlany w formie tabelarycznej (podstawowa forma prezentowania danych, która wykorzystywana jest także w innych oknach programu) lub jako formularz, w którym wyświetlane są dane szczegółowe dotyczące wyłącznie konkretnie wybranej osoby. Do przeglądania i analizowania danych zalecane jest korzystanie z formy tabelarycznej, jednak do wprowadzania danych o nowych pracownikach lub edytowania danych o już wpisanych do bazy zaleca się korzystanie z formularza. Przełączanie się miedzy tabelą, a formularzem można wykonywać przez wskazanie odpowiedniej zakładki lub skorzystanie z klawiszy skrótów. Kombinacja klawiszy „Alt” i „T” przełącza okienko do formy tabelarycznej, natomiast „Alt” i „F” przełącza okienko do formy formularza. Należy pamiętać, że można zmieniać kolejność prezentowanych kolumn z danymi oraz ich szerokość i zapisać nowy układ kolumn przez zamknięcie okna po jego zmodyfikowaniu. Jest to cecha wszystkich układów tabelarycznych wykorzystywanych w programie. Niżej opisywane są osobno forma tabelaryczna oraz formularza. Trzeba jednak pamiętać, że te same czynności można wykonać w obu formach wyświetlania danych różni je tylko sposób, w jaki prezentowane są użytkownikowi, czy prezentowane są w przeglądzie wybranej grupy pracowników, czy też szczegółowo dla wybranego pracownika.

Pracownicy w formie tabelarycznej Koncepcja organizacji wyświetlanych danych zastosowana w tym oknie, tj. w formie dwóch tabel, gdzie w lewej wyświetlane są dane identyfikacyjne pracowników, a w prawej dane szczegółowe powielona jest w większości innych okien programu. Ponad tabelami z danymi wyświetlane są: nad tabelą po lewej stronie informacje o wybranym do kontekstu pracowniku (wiersz dotyczący tego pracownika wyświetlany jest, jako aktywny). Natomiast nad tabelą po prawej stronie wyświetlane są informacje o aktualnie wybranym do pracy polu razem z wartością tego pola (danymi zapisanymi w tym polu). Aktywne pole oznaczone jest na wierszu dotyczącym pracownika innych kolorem.

Aktywne wiersz pracownika i wybranego pola

Między polem „Pracownik” nad tabelą po lewej stronie, a właściwą tabelą znajduje się pole „Znajdź” ułatwiające wskazanie pracownika, który jest przez użytkownika wybierany do pracy. W tym polu wpisuje się ciąg liter, który to ciąg jest wyszukiwany wśród dostępnych nazwisk pracowników, zawężając obszar poszukiwania do osób, których nazwisko zawiera wpisany ciąg znaków.

pole „Znajdź”

28

W lewej tabeli wyświetlane są „Dane identyfikacyjne” pracowników oraz „Dane organizacyjne” w bazie. Tymi danymi są odpowiednio: Nazwisko; Imię; PESEL; NIP; Data urodzenia; Miejsce urodzenia; Aktywny (oznaczenie odpowiada za uwzględnianie pracownika w poszczególnych opcjach programu); Dział (oznaczenie uzupełniane danymi z dostępnego słownika – umożliwia organizację pracowników z poszczególne działy w celu ich łatwiejszego wyszukiwania oraz wyboru do kontekstu pracy w innych oknach programu); Grupa (oznaczenie uzupełniane danymi z dostępnego słownika – umożliwia organizację pracowników z poszczególne grupy – jest to podział niezależny od Działów – w celu łatwiejszego wyszukiwania pracowników oraz wyboru do kontekstu pracy w innych oknach programu). Prawa tabela służy do gromadzenia danych szczegółowych o pracownikach. Dane te są przenoszone i wykorzystywane zgodnie ze swoim przeznaczeniem w innych obszarach programu. Dane w prawej tabeli uporządkowane są tematycznie w kilku zakładkach, takich jak: Dane o zatrudnieniu; Kalendarz; Ustawienia płacowe; Dane ewidencyjne i adresy; Inne. Nazwy zakładek w prawej tabeli wyświetlane są pod polem „Aktualnie wybrane pole”.

Nazwy zakładek z danymi w prawej tabeli okna „Pracownicy”

Zakładka „Dane o zatrudnieniu” Zakładka gromadzi dane związane bezpośrednio z zatrudnieniem pracownika. Takie jak: Stanowisko – dane do użycia w tej kolumnie dostępne w słowniku kolumny; Etat – kolumna zawiera dane o wymiarze etatu – standardowo proponowany jest wymiar etatu 001/001 który odpowiada wartości pełnego etatu, w przypadku innego wymiaru etatu należy dane zapisywać w takim samym formacie, z dokładnością trzech znaków zarówno w liczniku jak i w mianowniku oraz unikać dzielenia przez „zero”, w przypadku gdyby wymiar etatu był „zerowy” to pracownik z takim wymiarem etatu nie będzie przeliczany na liście płac – pracownik musi mieć wartość etatu inną niż zero by był uwzględniany na liście płac; Data zatrudnienia – kolumna oznacza datę zatrudnienia pracownika w ramach aktualnego stosunku pracy; w sytuacji zakładania nowego pracownika program proponuje wartość z pola „Data” (programowa) w głównym oknie programu; na listach płac wpisywani są pracownicy, których data zatrudnienia pokrywa się z miesiącem dla którego robiona jest lista płac lub jest wcześniejsza;

29

Data zwolnienia – kolumna oznacza datę zwolnienia pracownika w ramach aktualnego stosunku pracy; na listach płac wpisywani są pracownicy, których data zwolnienia pokrywa się z miesiącem dla którego robiona jest lista płac lub jest późniejsza; Kod ubezpieczenia – kod wynikający z dokumentacji ZUS; z tym kodem osoby przenoszone są na deklaracje ZUS rozliczeniowe jak i zgłoszeniowe; standardowo proponowany jest kod 011000 (dla stosunku pracy, u osoby bez niepełnosprawności i bez decyzji o rencie i emeryturze); zmiana kodu możliwa jest za pomocą słownika dostępnego w tej kolumnie; Identyf. – kolumna odpowiada za oznaczenia rodzaju identyfikatora przenoszonego do dokumentów rozliczeniowych dla ZUS; standardowo proponowany jest PESEL; zmiana identyfikatora możliwa jest za pomocą słownika dostępnego w tej kolumnie; Status – oznacza typ relacji pracowniczych wiążących daną osobę oraz firmę; standardowo proponowany jest status „Pracownik”; zmiana możliwa jest za pomocą słownika dostępnego w tej kolumnie; dostępne są następujące relacje pracownicze: Osoba współpracująca; Pracownik; Stażysta; Uczeń; Wspólnik; Właściciel; Zleceniobiorca. Status powinien odpowiadać charakterowi danej osoby zarejestrowanej w bazie, ponieważ status ten będzie uwzględniany przy wykonywaniu poszczególnych czynności w programie. Staż – pola: lata; miesięcy; dni – kolumny służą do rejestrowania w programie danych o stażu pracowniczym danej osoby; dane te są później wykorzystywane w innych części programu; Urlopy – kolumny służą do rejestrowania w programie danych o należnych urlopach w dniach i godzinach oraz rejestracji poszczególnych parametrów dotyczących naliczanych, wykorzystanych oraz pozostałych do wykorzystania urlopów – parametry te rejestrowane są w godzinach, a nie dniach. Pola Kod ubezpieczenia oraz Status są ze sobą powiązane w ten sposób, że przy zmianie kodu ubezpieczenia program proponuje zmianę statusu wg przyjętych kryteriów. Dla zmiany statusu należy zatwierdzić proponowaną zmianę.

Komunikat zmiany kodu ubezpieczenia

Ponadto program w związku ze zmianą kodu i statusu proponuje zmianę ustawień współczynników płacowych uwzględnianych przy liczeniu składek ZUS oraz podatków odpowiednio dla charakteru danego typu zatrudnienia. Polecenie „Aktualizuj składki” skutkuje zmianą współczynników wg proponowanych ustawień. Polecenie „Pozostaw bez zmian” nie realizuje proponowanych zmian. Dla uzyskania pewności w dokonanych zmian w ustawieniach płacowych należy zweryfikować dokonane zmiany w zakładce „Ustawienia płacowe pracownika”.

30

Komunikat o zmianie współczynników płacowych pracownika

Program zachowuje się analogicznie przy zmianie wartości w polu Status – program proponuje odpowiednią zmianę kodu ubezpieczenia oraz ustawień płacowych pracownika.

Zakładka „Kalendarz” Służy do przypisania pracownikowi rodzaju kalendarza wg, którego pracownik będzie świadczył pracę. Kalendarz jest normą czasu pracy wg, której pracownikowi przypisuje się czas, który miał przepracować w danym czasookresie. Przy zakładaniu nowego pracownika jest mu domyślenie przypisywany kalendarz o nazwie „Standard – 5 dni – 8h/dzień”. Jest to kalendarz gdzie rozkład pracy jest przewidziany od poniedziałku do piątku pracownikowi po 8 godzin pracy, natomiast sobota i niedziela są dniami wolnymi. Ponadto kalendarz ten uwzględnia dni wolne od pracy wynikające ze świąt definiowanych w słowniku „Świąt/Wyjątków”. W przypadku dopisywania święta lub nowego wyjątku należy odpowiednio zmodyfikować słownik „Świąt/Wyjątków” przez dopisanie nowej pozycji lub zmianę istniejącej. Zakładka „Kalendarz” umożliwia przegląd informacji płynących z przyjętego dla pracownika kalendarza – tj. ilości godzin pracy i ich rozkład tygodniowy, a także ilości dni i godzin pracy w poszczególnych miesiącach. Każdy pracownik musi mieć przypisany jakiś rodzaj kalendarza. Za to różni pracownicy mogą mieć przypisane różne rodzaje kalendarzy. Zmianę kalendarza przypisanego pracownikowi dokonuje się w polu „Wybierz kalendarz” przez wskazanie kalendarza dostępnego w słowniku. Ponadto zakładka umożliwia definiowane własnych rodzajów kalendarzy. Opcja ta wymaga od użytkownika uwagi i przemyślenia. Dla ułatwienia niżej opisujemy dostępne w tej zakładce czynności.

31

Zakładka kalendarz

Przycisk „Święta/Wyjątki” otwiera słownik świąt występujących w kalendarzu pracy. Słownik pozwala na przegląd świąt, które są wcześniej zdefiniowane. Święta prezentowane są dla roku aktywnego w polu „Data” (programowa) w głównym oknie programu. W przypadku, gdy użytkownik chce zdefiniować nowe święto albo dzień wolny od pracy udzielany za święto lub obniżający wymiar czasu pracy w danym okresie powinien skorzystać z tego słownika i dopisać nowy dzień wolny używając w oknie tego słownika polecenia „Dodaj” lub klawisza F1. W tym słowniku można usunąć zbędne święto. Zmiany w słowniku świąt w zakresie ilości dni i godzin pracy w danym miesiącu można obserwować w polach odpowiadających miesiącowi w zakresie, którego dopisano lub usunięto święto. Przycisk „Edytuj” umożliwia zmianę parametrów aktywnego kalendarza. Użycie przycisku skutkuje aktywowaniem pól dotyczących ilości godzin do przepracowania (wymiaru czasu pracy) w poszczególnych dniach tygodnia. Zmianę dokonuje się przez modyfikację rozkładu czasu pracy w tygodniu, czyli zmianę ilości godzin pracy w poszczególnych dniach. Zmiana ta skutkuje modyfikacją ilości godzin i dni do przepracowania w rozkładach poszczególnych miesięcy. Użycie przycisku „Edytuj” zamienia ten przycisk na „Zapisz zmiany”. Użycie przycisku „Zapisz zmiany” skutkuje zapisaniem wprowadzonych zmian w aktywnym kalendarzu. Użycie przycisku „Anuluj” skutkuje rezygnacją z wprowadzonych zmian w aktywnym kalendarzu. Potwierdzenie cofnięcia wprowadzanych zmian w kalendarzu może wymagać jego odświeżenia, które wykonuje się przez zmianę aktywnego kalendarza na inny i powrót do modyfikowanego wcześniej kalendarza. Przycisk „Zapisz jako nowy” umożliwia zapisanie wskazanego lub edytowanego kalendarza pod nową nazwą (w celu nadania nowej nazwy otwiera się dodatkowe okno dialogowe umożliwiające wpisanie nowej nazwy) i w nowym ustawieniu rozkładu czasu pracy w tygodniu. Zapisany pod nową nazwą kalendarz jest przypisywany aktywnemu pracownikowi. Później ten nowy kalendarz można

32

przypisać także innym pracownikom, natomiast aktywnemu pracownikowi można ponownie przypisać wcześniejszy kalendarz. Przycisk „Przywróć standard” umożliwia przypisanie aktywnemu pracownikowi kalendarza standardowego – tj. kalendarza złożonego razem z bazą, którego pierwotna nazwa to „Standard – 5 dni – 8h/dzień”. Kalendarz ten jest przywracany pracownikowi, ale wg ustawień tego kalendarza (rozkład dni i godzin pracy) aktualnych dla momentu przywracania kalendarza.

Zakładka „Ustawienia płacowe” Zakładka podzielona jest na dwie części: górną i dolną. Górna odpowiada za wartości ustawień płacowych (parametrów płacowych) indywidualnych poszczególnych pracowników. Dolna część zakładki odpowiada za indywidualną siatkę płac, – czyli określenie wartości składników płacowych przypisanych do definicji płac aktywnego pracownika.

Zakładka „Ustawienia płacowe”

Zakładka „Ustawienia płacowe” w górnej części umożliwia przegląd i zmianę wartości ustawień płacowych (parametrów płacowych) indywidualnych dla aktywnej grupy pracowników. Dane o ustawieniach prezentowane są w formie tabelarycznej. W prawej tabeli aktywny (podświetlony) jest wiersz odpowiadający ustawieniom płacowym dla aktywnego (zaznaczonego w lewej tabeli) pracownika.

33

Przy zakładaniu nowego pracownika domyślenie przypisywane są temu pracownikowi wartości poszczególnych ustawień (parametrów) płacowych z okna ogólnofirmowych ustawień płacowych dostępnych w menu: Ustawienia / Ustawienia płacowe. Ustawienia te też są proponowane w sytuacji zmiany statusu osoby lub jej kodu ubezpieczenia. Przepisane ogólnofirmowe ustawienia można i należy zmodyfikować dostosowując do indywidualnych cech danego pracownika – dotyczy to głównie kosztów uzyskania przychodów, ulgi, procentów dotyczących poszczególnych składek w tym składki na fundusz pracy oraz FGŚP. Ponadto w tym miejscu można określić czy pracownikowi wynagrodzenie przelewane jest na konto przez oznaczenie w jakim procencie lub kwocie ma być przelewane, a także czy przed zatrudnieniem w danej firmie w aktualnym roku uzyskał przychody, które mają być uwzględnione przy liczeniu przekroczenia podstawy opodatkowania do kolejnego progu podatkowego (parametr: „Podst. podat.przed zatr.”) lub maksymalnej podstawy emerytalno-rentowej (parametr: „Podstawa ZUS przed zatr.”) W tabeli tej – w jej prawej, końcowej części (wg pierwotnych ustawień programu), znajdują się też kolumny „Podstawa ZUS właściciel” oraz „Podstawa zdrow.właściciel” – podstawy te dla osób o kodach tytułów ubezpieczeń odpowiadających: osobie prowadzącej działalność (0510xx); osobie współpracującej (0511xx); wspólnikach (0543xx) służą do naliczenia odpowiednich składek ZUS przy eksporcie dokumentów rozliczeniowych do programu Płatnika. Zakładka ta w dolnej części umożliwia określenie indywidualnej siatki płac, – czyli zdefiniowanie wartości składników płacowych przypisanych do aktywnego pracownika. W dolnej części dane prezentowane są wyłącznie dla aktywnego pracownika – tzn. wskazanego w lewej tabeli. Zakładka ta w dolnej części umożliwia głównie modyfikowanie wartości składników płacowych przypisanych do indywidualnej siatki płac (przez wskazanie odpowiedniego składnika w kolumnie „Wartość” i wpisanie nowej wartości), a także ich dodawanie lub usuwanie. Przy zakładaniu nowego pracownika standardowo przypisywane są pracownikowi składniki płacowe zdefiniowane domyślenie dla „Szablonu A”. Wartość składników przypisanych standardowo pracownikowi przy jego zakładaniu jest równa „0” (zero), z wyjątkiem tych składników, które w swojej definicji mają wpisaną wartość domyślną – wtedy do siatki płac wpisywana jest wartość domyślna tego składnika. Wobec tego po założeniu nowego pracownika lub dodaniu do siatki płac aktywnego pracownika nowego składnika należy dokonać indywidualizacji wartości tego składnika płacowego lub zaakceptować wartość domyślną tego składnika. Natomiast definiowania poszczególnych ustawień i parametrów składników płacowych dokonuje się w oknie w Menu: Dane / Składniki definiowalne. Do dodawania składników dla aktywnego pracownika służy przycisk „+ Dodaj” w dolnej części zakładki. Użycie przycisku „+ Dodaj” otwiera listę szablonów (A; B lub C) dla których zostały wcześniej zdefiniowane składniki płacowe, a które to składniki nie są jeszcze przypisane do definicji aktywnego pracownika. Po wskazaniu szablonu listy należy wybrać składnik dostępny dla tego szablonu, który nie został jeszcze przypisany do definicji płacy aktywnego pracownika.

34

Dodawanie składnika

Składniki przypisuje się do szablonu w oknie w Menu: Dane / Składniki definiowalne, przez odpowiednie zdefiniowanie pola „Grupa”. Do usuwania składników z siatki płac dla aktywnego pracownika służy przycisk „ – Usuń” w dolnej części zakładki. Zakładka ta nie służy do określania precyzyjnej definicji składników placowych poza indywidualizacją ich wartości. Definiowanie składników odbywa się w menu: Dane / Składniki definiowane, – o czym piszemy w innych częściach niniejszej instrukcji. Podobnie koncepcja szablonów płacowych opisana została w części niniejszej instrukcji dotyczącej definiowania list płac.

Zakładka „Dane ewid. i adresy” Zakładka gromadzi dane ewidencyjne i adresy pracownika. Są to dane w większości niewymagające omówienia takie jak: Drugie imię; Nazwisko rodowe; Imię ojca; Imię matki; Płeć – domyślnie przy zakładaniu nowego pracownika proponowana jest wartość M – czyli mężczyzna, wartość ta może być zmieniona za pomocą słownika dostępnego w tej kolumnie; Rodz.dok. – kolumna umożliwia określenie czy w programie rejestrowany jest numer dowodu czy paszportu pracownika, jako jego dodatkowy identyfikator; Dowód/Paszport – aktywacja kolumny otwiera dodatkowy panel w dolnej części zakładki umożliwiający zarejestrowania w programie numeru tego dokumentu, daty jego wydania oraz organu wydającego;

Panel dowodu tożsamości

Stan cywilny – wpis można uzupełnić za pomocą słownika dostępnego w tej kolumnie; Obywatelstwo – kolumna umożliwia rejestrację obywatelstwa pracownika – obywatelstwa dostępne są w słowniku tej kolumny.

35

Karta stałego pobytu; Adresy zameldowania /zamieszkania / do korespondencji – kolumny otwiera dodatkowy panel w dolnej części zakładki umożliwiający indywidualne dla poszczególnych pracowniku zarejestrowanie w programie informacji o wskazanym w przedmiotowej zakładce typie adresu z zaznaczeniem kodu statystycznego gminny (dostępne w słowniku) oraz wskazaniem innych parametrów adresu, przy czym niektóre pola dostępne są za pomocą słowników aktywnych w tych polach.

Panel adresu

Numer renty/emerytury; Niepełnosprawność – aktywacja kolumny otwiera dodatkowy panel w dolnej części zakładki umożliwiający zarejestrowanie w programie danych dotyczących niepełnosprawności. W tym takich jak rodzaj (stopień) niepełnosprawności (dostępne w słoniku) oraz daty jej początku i końca.

Panel niepełnosprawności

Zakładka „Inne” Zakładka służy do rejestrowania innych danych kadrowych, które będą wykorzystywane przy pracy z programem. Są to dane takie jak: Urząd skarbowy – kolumna umożliwia rejestrację informacji o urzędzie skarbowym, pod który podlega pracownik. Urząd należy wybrać ze słownika urzędów dostępnego w tej kolumnie. NFZ oddział – kolumna umożliwia rejestrację informacji o oddziale NFZ, pod który podlega pracownik. Odpowiedni oddział należy wybrać ze słownika dostępnego w tej kolumnie. Informacja o oddziale wyświetlana jest przez wskazanie kodu oddziału NFZ. NFZ data przystąp. – kolumna służy do zapisanie daty przystąpienia do NFZ Bank – kolumna umożliwia rejestrację informacji o nazwie banku, w którym pracownik posiada konto. Nazwę banku należy wybrać ze słownika dostępnego w tej kolumnie. Słownik banków po jego otwarciu może być edytowalny. Nr rach. – kolumna umożliwia zapisanie informacji o numerze rachunku bankowego pracownika na które ma być przelewane wynagrodzenie. Ost.badanie – kolumna umożliwia rejestrację informacje o aktualnym (ostatnim) badaniu lekarskim zrealizowanym przez pracownika. Aktywacja kolumny otwiera dodatkowy panel w dolnej części zakładki umożliwiający zarejestrowanie w programie danych dotyczących tego badania. W tym takich jak: Typ badania (dostępne ze słownika typów badań); Daty wykonania oraz Terminu ważności – ostatnie dwie wartości zapisuje się, jako daty.

36

Panel badań

Ost.szkolenie – kolumna umożliwia rejestrację informacje o aktualnym (ostatnim) szkoleniu zrealizowanym przez pracownika. Aktywacja kolumny otwiera dodatkowy panel w dolnej części zakładki umożliwiający zarejestrowanie w programie danych dotyczących tego szkolenia. W tym takich jak: Typ szkolenia (dostępne ze słownika typów szkoleń); Daty wykonania; Terminu ważności (ostatnie dwie wartości zapisuje się, jako daty); otrzymanej oceny; osoby prowadzącej to szkolenie oraz danych szkolonego pracownika.

Panel szkoleń

Pracownicy w formie formularza Przełączanie się na formularz w oknie „Pracownicy” można wykonywać przez wskazanie odpowiedniej zakładki lub skorzystanie z klawiszy skrótów. Kombinacja klawiszy „Alt” i „F” przełącza okienko do formy formularza.

Włączenie formularza

Formularz szczególnie dobrze nadaje się do wprowadzania danych o nowych pracownikach, a także do edytowania / modyfikacji danych o pracownikach już wpisanych do bazy. W formularzu czytelnie wyświetlane są dane szczegółowe dotyczące wyłącznie konkretnie wybranej osoby. Zmiana osób, których dane wyświetlane są w formularzu, ewentualnie dodanie nowej osoby lub usuniecie już istniejącej w formularzu jest możliwe za pomocą przycisków sterujących w górnej części okna pracownicy.

37

Przyciski sterujące

W formularzu dane wyświetlane są w zakładkach: „Dane personalne oraz o zatrudnieniu”, „Ustawienia płacowe” oraz „Kalendarz\Pozostałe”.

Zakładki formularza

W „Danych personalnych” mamy do czynienia z kilkoma rodzajami pól z danymi. Takimi jak proste pola z danymi, których przeznaczenie jest oczywiste, są precyzyjnie opisanie, więc nie wymagają komentarza (niektóre z tych pól zostały opisane w części instrukcji dotyczącej formy tabelarycznej okna „Pracownicy”). Są tam pola działające na zasadzie zatwierdzenia (checkboxy) jak: „Pracownik aktywny” lub „Karta stałego pobytu”, które przy zaznaczeniu potwierdzają informację której dotyczą. Przeznaczenie tych pól zostało opisane w części instrukcji dotyczącej formy tabelarycznej okna „Pracownicy”. Następnie wyróżniamy pola słownikowe jak np. „Dział”; „Grupa”; „Płeć”; „Stan cywilny”; „Obywatelstwo”; „Status”; „Stanowisko” itd. Niektóre z tych słowników można edytować przez zmianę ich zawartości. Inne służą wyłącznie do przeglądania zapisanych w nich wartości i ewentualnie wybrania ich do aktualnego przypadku. Przeznaczenie większości słowników zostało opisane w części instrukcji dotyczącej formy tabelarycznej okna „Pracownicy. W końcu w zakładce Formularz występując pola, będące przyciskami, które aktywują dodatkowa panele. Są nimi przykładowo: Niepełnosprawność; Adresy. Zamknięcie tego dodatkowego panelu następuje przez wskazanie myszka obszaru okno poza aktualnie otwartym panelem. Przeznaczenie i dodatkowe dane zawarte w większości paneli okrytych pod przyciskami zakładki formularza zostało opisane w części instrukcji dotyczącej formy tabelarycznej okna „Pracownicy. Zakładka „Ustawienia płacowe” prezentuje dane o parametrach płacowych indywidualnych dla wskazanego pracownika oraz zakresie i wartościach składników płacowych przypisanych pracownikowi. W górnej części zakładki znajduje się oznaczenie, jakiego pracownika dotyczą prezentowane w zakładce.

Oznaczenie pracownika

Poniżej pola z oznaczeniem pracownika znajdują się indywidualne ustawienia płacowe (parametry) dotyczące danej osoby.

38

Indywidualne ustawienia płacowe

Przy zakładaniu nowego pracownika domyślenie przypisywane są temu pracownikowi wartości poszczególnych ustawień (parametrów) płacowych z okna ogólnofirmowych ustawień płacowych dostępnych w menu: Ustawienia / Ustawienia płacowe. Przepisane ogólnofirmowe ustawienia można i należy zmodyfikować dostosowując do indywidualnych cech danego pracownika – dotyczy to głównie kosztów uzyskania przychodów, ulgi, procentów dotyczących poszczególnych składek w tym składki na fundusz pracy oraz FGŚP. Ponadto w tym miejscu można określić czy przed zatrudnieniem w danej firmie w aktualnym roku uzyskał przychody, które mają być uwzględnione przy liczeniu przekroczenia podstawy opodatkowania do kolejnego progu podatkowego (parametr: „Podst.podat.przed zatr.”) lub maksymalnej podstawy emerytalno-rentowej (parametr: „Podstawa ZUS.przed zatr.”), a ponadto czy pracownikowi wynagrodzenie przelewane jest na konto przez oznaczenie, w jakim procencie lub kwocie wynagrodzenie pracownika ma być przelewane na konto. W prawej kolumnie znajdują się pola: „Podstawa ZUS właściciel” oraz „Podstawa zdrow.właściciel” – podstawy te dla osób o kodach tytułów ubezpieczeń odpowiadających: osobie prowadzącej działalność (0510xx); osobie współpracującej (0511xx); wspólnikach (0543xx) służą do naliczenia odpowiednich składek ZUS przy eksporcie dokumentów rozliczeniowych do programu Płatnika. Tabela w dolnej części zakładki umożliwia przegląd lub określenie indywidualnej siatki płac, – czyli zdefiniowanie wartości składników płacowych przypisanych do aktywnego pracownika. Ta część zakładki umożliwia głównie modyfikowanie wartości składników płacowych przypisanych do indywidualnej siatki płac (przez wskazanie odpowiedniego składnika w kolumnie „Wartość” i wpisanie nowej wartości), a także ich dodawanie lub usuwanie. Przy zakładaniu nowego pracownika standardowo przypisywane są pracownikowi składniki płacowe zdefiniowane domyślenie dla „Szablonu A”. Wartość składników przypisanych standardowo pracownikowi przy jego zakładaniu jest równa „0” (zero), z wyjątkiem tych składników, które w swojej definicji mają wpisaną wartość domyślną – wtedy do siatki płac wpisywana jest wartość domyślna tego składnika. Wobec tego po założeniu nowego pracownika lub dodaniu do siatki płac aktywnego pracownika nowego składnika należy dokonać indywidualizacji wartości tego składnika płacowego lub zaakceptować wartość domyślną tego składnika. Do dodawania składników dla aktywnego pracownika służy przycisk „+ Dodaj” w dolnej części zakładki. Użycie przycisku „+ Dodaj” otwiera listę szablonów (A; B lub C), dla których zostały wcześniej zdefiniowane składniki płacowe, a które to składniki nie są jeszcze przypisane do definicji aktywnego pracownika. Po wskazaniu szablonu listy należy wybrać składnik dostępny dla tego szablonu, który nie został jeszcze przypisany do definicji płacy aktywnego pracownika.

39

Dodawanie składnika

Do usuwania składników z siatki płac dla aktywnego pracownika służy przycisk „ – Usuń” w dolnej części zakładki. Zakładka ta nie służy do określania precyzyjnej definicji składników placowych poza indywidualizacją ich wartości. Definiowanie składników odbywa się w menu: Dane / Składniki definiowane, – o czym piszemy w innych częściach niniejszej instrukcji. Podobnie koncepcja szablonów płacowych opisana została w części niniejszej instrukcji dotyczącej definiowania list płac. Zakładka „Kalendarz\Pozostałe” prezentuje dla wskazanego pracownika, kalendarza przypisanego temu pracownikowi Z lewej strony zakładki prezentowane są dane o kalendarzu, który został przypisany pracownikowi – tj. rodzaju kalendarza wg, którego pracownik będzie świadczył pracę. Kalendarz jest normą czasu pracy wg, której pracownikowi przypisuje się czas, który miał przepracować w danym czasookresie. Przy zakładaniu nowego pracownika jest mu domyślenie przypisywany kalendarz o nazwie „Standard – 5 dni – 8h/dzień”. Jest to kalendarz gdzie rozkład pracy jest przewidziany od poniedziałku do piątku pracownikowi po 8 godzin pracy, natomiast sobota i niedziela są dniami wolnymi. Ponadto kalendarz ten uwzględnia dni wolne od pracy wynikające ze świąt definiowanych w słowniku „Świąt/Wyjątków”. W przypadku dopisywania święta lub nowego wyjątku należy odpowiednio zmodyfikować słownik „Świąt/Wyjątków” przez dopisanie nowej pozycji lub zmianę istniejącej. Zakładka ta umożliwia przegląd informacji płynących z przyjętego dla pracownika kalendarza – tj. ilości godzin pracy i ich rozkład tygodniowy, a także ilości dni i godzin pracy w poszczególnych miesiącach. Każdy pracownik musi mieć przypisany jakiś rodzaj kalendarza. Za to różni pracownicy mogą mieć przypisane różne rodzaje kalendarzy. Zmianę kalendarza przypisanego pracownikowi dokonuje się w polu „Wybierz kalendarz” przez wskazanie kalendarza dostępnego w słowniku. Zakładka umożliwia definiowane własnych rodzajów kalendarzy. Opcja ta wymaga od użytkownika uwagi i przemyślenia. Dla ułatwienia niżej opisujemy dostępne w tej zakładce czynności.

40

Kalendarz

Przycisk „Święta/Wyjątki” otwiera słownik świąt występujących w kalendarzu pracy. Słownik pozwala na przegląd świąt, które są zdefiniowane. W przypadku, gdy użytkownik chce zdefiniować nowe święto albo dzień wolny od pracy udzielany za święto lub obniżający wymiar czasu pracy w danym okresie powinien skorzystać z tego słownika i dopisać nowy dzień wolny używając w oknie tego słownika polecenia „Dodaj” lub klawisza F1. W tym słowniku można usunąć zbędne święto. Zmiany w słowniku świąt w zakresie ilości dni i godzin pracy w danym miesiącu można obserwować w polach odpowiadających miesiącowi w zakresie, którego dopisano lub usunięto święto. Przycisk „Edytuj” umożliwia zmianę parametrów aktywnego kalendarza. Użycie przycisku skutkuje aktywowaniem pól dotyczących ilości godzin do przepracowania (wymiaru czasu pracy) w poszczególnych dniach tygodnia. Zmianę dokonuje się przez modyfikację rozkładu czasu pracy w tygodniu, czyli zmianę ilości godzin pracy w poszczególnych dniach. Zmiana ta skutkuje modyfikacją ilości godzin i dni do przepracowania w rozkładach poszczególnych miesięcy. Użycie przycisku „Edytuj” zamienia ten przycisk na „Zapisz zmiany”. Użycie przycisku „Zapisz zmiany” skutkuje zapisaniem wprowadzonych zmian w aktywnym kalendarzu. Użycie przycisku „Anuluj” skutkuje rezygnacją z wprowadzonych zmian w aktywnym kalendarzu. Potwierdzenie cofnięcia wprowadzanych zmian w kalendarzu może wymagać jego odświeżenia, które wykonuje się przez zmianę aktywnego kalendarza na inny i powrót do modyfikowanego wcześniej kalendarza. Przycisk „Zapisz jako nowy” umożliwia zapisanie wskazanego lub edytowanego kalendarza pod nową nazwą (w celu nadania nowej nazwy otwiera się dodatkowe okno dialogowe umożliwiające wpisanie nowej nazwy) i w nowym ustawieniu rozkładu czasu pracy w tygodniu. Zapisany pod nową nazwą kalendarz jest przypisywany aktywnemu pracownikowi. Później ten nowy kalendarz można przypisać także innym pracownikom, natomiast aktywnemu pracownikowi można ponownie przypisać wcześniejszy kalendarz. Przycisk „Przywróć standard” umożliwia przypisanie aktywnemu pracownikowi kalendarza standardowego – tj. kalendarza złożonego razem z bazą, którego pierwotna nazwa to „Standard – 5

41

dni – 8h/dzień”. Kalendarz ten jest przywracany pracownikowi, ale wg ustawień tego kalendarza (rozkład dni i godzin pracy) aktualnych dla momentu przywracania kalendarza. Z prawej strony zakładki znajduja się pozostałe pola z danymi kadrowymi jak: urząd skarbowy, NZF; bank, nr rachunku oraz dane dotyczące ostatniego szkolenia oraz ostatniego badania.

Dane pozostałe w zakładce „Kalendarz\Pozostałe”

Listy płac Jest to opcja programu służąca do wyliczania wynagrodzeń, definiowania parametrów list płac, a także drukowania: list płac; kart wynagrodzeń; zaświadczeń o zarobkach; deklaracji podatkowych: PI-4; PIT-4R; PIT-8AR; PIT-11; PIT40. Ponadto w tej opcji rozlicza się umowy cywilno prawne, a także szykuje się exporty dokumentów rozliczeniowych do Programu Płatnika.

Lista płac

42

Manager list płac Okno służy do definiowania parametrów list płac i związanych z tym skutków dla rozliczeń w stosunku do innych list płac, deklaracji ZUS oraz podatkowych. Okno „Manager list płac” otwiera się w się w zakładce „Lista płac”, z aktywnym przyciskiem „Otwórz” i aktywną listą płac dotyczącą miesiąca odpowiadającego miesiącu określonemu w polu „Data” w głównym oknie programu.

Aktywna data

Dlatego w celu otwarcia i wyliczenia listy płac tego miesiąca wystarczy użyć przycisk „Enter” na klawiaturze komputera lub myszy przez uruchomienie polecenia „Otwórz”.

Manager list płac

Program automatycznie zakłada po jednej liście płac dla roku, który jest pierwszy raz otwierany w oknie „Manager list płac”. Użytkownik wg własnych potrzeb może modyfikować parametry standardowo utworzonych list płac lub założyć nowe, własne listy stosując się do niżej opisanych zasad. Dane w „Managerze list płac” prezentowane są w ten sposób, że w górnej części okna wyświetlane są szczegółowe dane poszczególnych pól definicji wskazanej niżej (aktywnej – podświetlonej na niebiesko) listy płac. Pod tymi polami znajdują się przyciski odpowiadające za obsługę „Managera list płac” – przyciski sterujące.

43

Przyciski sterujące managerem list płac

Przechodzenie między przyciskami sterującymi możliwe jest za pomocą klawiatury przez użycie strzałek. Przyciski sterujące działają w następujący sposób: Otwórz – skutkuje otwarciem wskazanej listy płac i pozwala na przegląd i wyliczenie wynagrodzeń z tej listy płac. Dodaj – odpowiada za założenie w programie nowej listy płac i określenie jej parametrów, co powinno odbywać się zgodnie z opisanymi niżej zasadami. Przy zakładaniu nowej listy program domyślnie proponuje miesiąc i rok listy wynikające z pola „Data” (programowa) w głównym oknie programu. Proponowane wartości można zmienić i dostosować do własnych potrzeb zgodnie z opisanymi niżej zasadami. Proponowana nazwa nowej listy to „Pomocnicza”, ponieważ lista „Podstawowa” jest zakładana przez program domyślnie. Przy zakładaniu nowej listy należy zwrócić uwagę szczególnie na pola „Szablon”, a także „Dział”, „Grupa” oraz „Data wypłaty”. Jeżeli chcemy by nowa lista miała inną zawartość pól edytowanych przez użytkownika niż lista „Podstawowa” należy w polu „Szablon” wybrać wartość „B-dodatkowy” lub „C-dodatkowy”. Pola „Dział”, „Grupa” pozwalają zmienić zakres personalny zakładanej listy do mniejszej grupy pracowników. W przypadku zatwierdzenia wartości „Wszystkie” na zakładanej liście zostaną uwzględnione wszystkie osoby, których daty zatrudnienia / zwolnienia obejmują okres nowozakładanej listy. Zakładając nową listę należy zwrócić uwagę, by zdefiniowana dla niej data wypłaty była późniejsza od listy już policzonej, szczególnie gdy w nowej liście będą występowały te same osoby, które znajdują się na liście już założonej i policzonej. Dla przykładu jeżeli policzona lista za 3/rrrr ma datę wypłaty 10.04.rrrr to nowozakładana lista dla tego samego miesiąca (3/rrrr) powinna być datowana na 11.04.rrrr. Natomiast jeżeli policzona wcześniej lista za 3/rrrr ma datę wypłaty 31.03.rrrr, to przed policzeniem nowozakładanej listy płac dla miesiąca 3/rrrr, której data wypłaty będzie określona na 31.03.rrrr, należy zmienić datę wypłaty policzonej już listy płac na dzień wcześniej niż listy nowozakładanej – tj. w tym przypadku na 30.03.rrrr. Wartości w polach „Rozlicz z Urzędem Skarbowym”, „Rozlicz z ZUS”, „Uwzględnij w kosztach wynagrodzeń”, „Uwzględnij w kosztach Składek ZUS płatnika” nie powinna być inaczej definiowana niż data w polu „Data wypłaty”. Zakończenie trybu dodawania następuje przez użycie przycisków Zapisz lub Anuluj, które to przyciski aktywują się w trybie dodawania listy.

Przyciski zamykające tryb dodawania

Edytuj – odpowiada za zmianę parametrów wskazanej listy płac – zmiana parametrów powinna odbywać się zgodnie z opisanymi niżej zasadami. Zakończenie trybu edycji następuje przez użycie przycisków Zapisz lub Anuluj, które to przyciski aktywują się w trybie edycji listy.

Przyciski zamykające tryb edycji

44

Usuń – skutkuje usunięciem listy płac, do tego jednak potrzebny jest ponowne zatwierdzenie polecenia usunięcia listy. UWAGA program blokuje usuwanie list płac będących w trybie „zamkniętym” dla usunięcia takiej listy wymagana jest wcześniej zmiana jej trybu. Wydruki – przycisk umożliwia drukowanie listy płac bezpośrednio z „Managera list płac”, bez potrzeby otwierania listy płac. Użycie tego przycisku rozwija dodatkowe Menu pod tym przyciskiem, z którego można wybrać odpowiedni typ dostępnego w programie wydruku listy płac. W przypadku wybrania wydruku z aktywną datą program umożliwia określenie dowolnej daty nagłówkowej dla listy płac. Poniżej przycisków sterujących oknem znajduje się filtr ograniczający prezentowane dane o listach płac.

Filtr list płac

Standardowo ustawiony jest filtr „Listy w roku”, który wyświetla wszystkie listy zdefiniowane dla roku wskazanego w polu „Data” (programowa) w głównym oknie programu. Ponadto dostępny jest filtr: „Listy w miesiącu”, który wyświetla wszystkie listy zdefiniowane dla miesiąca wskazanego w polu „Aktywna data” w głównym oknie programu oraz filtr: „Wszystkie”, który wyświetla wszystkie listy płac zdefiniowane w bazie. W dolnej części ekranu prezentowane są w formie tabelarycznej dane o listach płac zgodnie z ustawionym wyżej filtrem. Listy prezentowane są w kolejności zgodnej z wartościami w pierwszej kolumnie. Standardowo program proponuje by pierwszą kolumną była „Data wypłaty”. Program, tak jak w każdej tabeli, umożliwia dowolne przestawianie kolejności kolumn, jednak sugerujemy by nie zmieniać kolejności pierwszej kolumny i by za każdym razem była to „Data wypłaty”. Niżej prezentujemy standardową kolejność kolumn w „Managerze list płac”.

Kolejność kolumn w managerze list płac.

W przypadku założenia nowej listy płac zostanie ona umieszczona w tabeli bez zachowania uporządkowania. Dla uporządkowania kolejności wystarczy ponownie otworzyć okno „Manager list płac” względnie myszą kliknąć w nagłówek kolumny wg, której ma nastąpić uporządkowanie.

Opis pól definicji listy płac Niżej prezentujemy szczegółowe cechy i opisy pól określających definicję listy płac. Nazwa listy – pole umożliwia nazwanie definiowanej listy płac. Standardowo dla pierwszej listy w miesiącu program proponuje nazwę „Podstawowa”, dla drugiej i następnej program proponuje nazwę „Pomocnicza” – ale użytkownik może określić nazwę w sposób umożliwiający mu odpowiednie rozpoznanie definiowanej listy płac. Lista – pole umożliwia określenie periodyczności listy płac. Standardowo proponowana jest lista miesięczna. W słowniku dostępna jest także lista roczna. Miesiąc – pole wskazuje miesiąc, dla którego definiowana jest lista płac. Na liście płac będą uwzględniane dane o czasie pracy dotyczące miesiąca określonego w tym polu. Wybór miesiąca jest możliwy ze słownika dostępnego w tym polu.

45

Rok – pole wskazuje rok, dla którego definiowana jest lista płac. Wybór roku jest możliwy za pomocą strzałek zwiększającej lub zmniejszającej wartość w polu rok. Tryb – pole wskazuje na tryb działania listy. Standardowo proponowana jest wartość „Otwarta”. Lista „Otwarta” umożliwia otwarcie listy i jej wyliczenie, zmianę lub nawet usunięcie. Tryb „Zamknięta” chroni listę przed przypadkową jej zmianą (nie aktywne są przyciski odpowiadające za obliczenia danej listy płac) lub usunięciem. Po wyliczeniu listy sugerujemy „zamkniecie” listy płac by zabezpieczyć ją przed przypadkową zmianą lub usunięciem. Nr listy – pole umożliwiające numerowanie list płac. Określony w tym polu numer listy pojawia się na wydruku listy. Program umożliwia dowolne definiowania własnych numerów list. Standardowo listy numerowane są wg. schematu: nr_kolejny_listy_w_miesiącu/miesiąc/rok. Szablon – pole określa schemat siatki płac (konfigurację składników płacowych, a także ich wartości) przypisany do danej listy płac. Dostępne są 3 rodzaje szablonów: „A-podstawowy”; „B-dodatkowy”; „C-dodatkowy”. UWAGA dla jednego pracownika (grupy pracowników) w jednym miesiącu powinna być zdefiniowana tylko jedna lista określona szablonem „A-podstawowy”. Wynika to z faktu, że w listach o szablonie podstawowym („A-podstawowy”) uwzględniane są dane o czasie pracy, oraz składniki systemowe jak wynagrodzenie za urlop, wynagrodzenie i zasiłki chorobowe, a także koszty uzyskania przychodu i ulga (składniki te nie powinny być dwukrotnie liczone za dany miesiąc. Ponadto lista o szablonie „A-podstawowy” powinna być wyliczana, jako pierwsza w danym miesiącu (chronologicznie przez innymi listami). Dział – pole pozwala określenie działu, dla którego definiowana jest lista płac. Standardowo proponowana jest wartość „Wszystkie”, które to ustawienie jest najbardziej neutralnym, ponieważ na liście uwzględniane są wszystkie osoby zatrudnione zgodnie z datami zatrudnienia i zwolnienia w oknie „Pracownicy”. Grupa – pole pozwala określenie grupy pracowników, dla której definiowana jest lista płac. Standardowo proponowana jest wartość „Wszystkie”, które to ustawienie jest najbardziej neutralnym, ponieważ na liście uwzględniane są wszystkie osoby zatrudnione zgodnie z datami zatrudnienia i zwolnienia w oknie „Pracownicy”. Data wypłaty – pole odpowiada za moment wypłaty danej listy płac, a także kolejność uwzględniania list płac przy naliczaniu składników jak podstawy i składki ZUS lub zaliczki na podatek. UWAGA z uwagi na prawidłowe uwzględnianie składek zaokrąglanie składek ZUS i podatków w przypadku kilku wypłat realizowanych w jednym miesiącu nie powinno się zdefiniować momentu wypłaty dwóch lub kilku list płac w jednym dniu. W jednym dniu może być wypłacana TYLKO jedna lista płac, ponadto listy płac powinny być naliczane przez użytkownika w kolejności wg przyjętej chronologii – tj. wg dat wypłaty w tym oknie, a nie w sposób dowolny. Rozlicz z: Urzędem Skarbowym – pole odpowiada za kolejność uwzględniania danej listy płac przy liczeniu składników związanych z podatkami (podstawy opodatkowania; zaliczki na podatek itd.) . Standardowo proponowana jest data odpowiadająca „Dacie wypłaty”. Do użytkowania tego pola należy stosować zasady dotyczące użytkowania pola „Data wypłaty”. Wg założeń ta data powinna być co do zasady ta sama co w polu „Data wypłaty”. UWAGA – Data w polu „Rozlicz z: Urzędem Skarbowym” nie jest wg założeń programu datą opłacenia zaliczki na podatek lub datą złożenia deklaracji podatkowej. Rozlicz z: ZUS – pole odpowiada za kolejność uwzględniania danej listy płac przy liczeniu składników związanych z ZUSem (podstawy składkowania; poszczególne składki itd.) . Standardowo proponowana jest data odpowiadająca „Dacie wypłaty”. Do użytkowania tego pola należy stosować zasady dotyczące użytkowania pola „Data wypłaty”. Wg założeń ta data powinna być co do zasady ta sama co w polu „Data wypłaty”. UWAGA – Data w polu „Rozlicz z: ZUS” nie jest wg założeń programu datą opłacenia składek ZUS lub datą złożenia deklaracji ZUSowskiej.

46

Uwzględnij w kosztach: Wynagrodzeń: – standardowo proponowana jest data odpowiadająca „Dacie wypłaty”. Pole nie skutkuje rozliczaniami. Uwzględnij w kosztach: Skład. ZUS płatnika : – standardowo proponowana jest data odpowiadająca „Dacie wypłaty”. Pole nie skutkuje rozliczaniami.

Zasady definiowania parametrów list płac A) Dla jednego pracownika (grupy pracowników) w jednym miesiącu powinna być zdefiniowana tylko jedna lista określona szablonem „A-podstawowy”. Wynika to z faktu, że w listach o szablonie podstawowym („A-podstawowy”) uwzględniane są dane o czasie pracy, oraz składniki systemowe jak wynagrodzenie za urlop, wynagrodzenie i zasiłki chorobowe, a także koszty uzyskania przychodu i ulga (składniki te nie powinny być dwukrotnie liczone za dany miesiąc. Jeżeli chcemy by nowa lista miała inną zawartość pól edytowanych przez użytkownika niż lista „Podstawowa” należy w polu „Szablon” wybrać wartość „B-dodatkowy” lub „C-dodatkowy”. Pola „Dział”, „Grupa” pozwalają zmienić zakres personalny zakładanej listy do mniejszej grupy pracowników. W przypadku zatwierdzenia wartości „Wszystkie” na zakładanej liście zostaną uwzględnione wszystkie osoby, których daty zatrudnienia / zwolnienia obejmują okres nowozakładanej listy. B) Lista o szablonie „A-podstawowy” powinna być wyliczana, jako pierwsza w danym miesiącu (chronologicznie przez innymi listami). C) W przypadku kilku wypłat realizowanych w jednym miesiącu nie powinno się zdefiniować momentu wypłaty dwóch lub kilku list płac w jednym dniu. W jednym dniu może być wypłacana tylko jedna lista płac, ponadto listy płac powinny być naliczane przez użytkownika w kolejności wg przyjętej chronologii, a nie w sposób dowolny. Zakładając nową listę należy zwrócić uwagę, by zdefiniowana dla niej data wypłaty była późniejsza od listy już policzonej, szczególnie gdy w nowej liście będą występowały te same osoby, które znajdują się na liście już założonej i policzonej. Dla przykładu jeżeli policzona lista za 3/rrrr ma datę wypłaty 10.04.rrrr to nowozakładana lista dla tego samego miesiąca (3/rrrr) powinna być datowana na 11.04.rrrr. Natomiast jeżeli policzona wcześniej lista za 3/rrrr ma datę wypłaty 31.03.rrrr, to przed policzeniem nowozakładanej listy płac dla miesiąca 3/rrrr, której data wypłaty będzie określona na 31.03.rrrr, należy zmienić datę wypłaty policzonej już listy płac na dzień wcześniej niż listy nowozakładanej – tj. w tym przypadku na 30.03.rrrr.

Lista płac Otwarcie listy płac następuje w oknie „Manager list płac” w zakładce „Lista płac” przez użycie polecenia – przycisku sterującego „Otwórz”, a wcześniej wskazanie listy, która ma być otwarta. Domyślnie proponowana jest lista dotycząca aktywnego miesiąca zgodnie wartością pola „Data” (programowa) w głównym oknie programu. Powyższe skutkuje otwarciem okna „Edytuj listę płac”. Niżej omawiane są: zasady działania list płac w programie, opis poszczególnych elementów tego okna oraz składników placowych i ich grup, sposób wprowadzania i zmieniania obliczanych wartości, a na koniec preferowany sposób obliczania listy.

47

Zakres podmiotowy listy Na liście płac uwzględniani są pracownicy zgodnie z kryteriami ustalonymi w oknie „Manager list płac” w zakresie Działu lub Grupy pracowniczej, dla których sporządzana jest lista. Ponadto na liście wykazywani są wyłączenie pracownicy, których daty zatrudnienia i zwolnienia obejmują miesiąc, dla którego sporządzana jest lista. Daty zatrudnienia i zwolnienia to wartości z odpowiednich pól w oknie „Pracownicy” z zakładki „Dane o zatrudnieniu”. W przypadku uruchomienia w oknie „Edytuj listę płac” listy, której tryb jest Zamknięty, lista ta nie będzie podlegać edycji, zmianie – możliwe będzie jedynie przeglądnie listy lub wykonanie jej wydruków oraz zamknięcie. W przypadku zmiany zakresu podmiotowego, dla którego tworzona jest lista (zmiana działów pracowników, przypisania pracowników do działów, lub zmiany, uwzględnienia dat zatrudnienia lub zwolnienia) program przy otwieraniu listy poinformuje o zmianie zakresu podmiotowego listy. Dodane osoby trwale zostaną przypisane do listy po jej następnym zapisaniu, w przypadku nie zapisania listy zmiany proponowane zmiany podmiotowe nie zostaną uwzględnione. Omówiona zmiana podmiotowa na liście płac nie dotyczy listy, której tryb nie jest Zamknięty.

Opis okna „Edytuj listę płac” W górnej części okna wskazane są parametry aktualnie otwartej listy płac zgodnie ustawieniami w „Manager list płac”, a także dane w otwartej listy wskazujące na aktualnie aktywnego: pracownika oraz składnik wynagrodzeń wraz z jego wartością.

Parametry listy płac

Poniżej znajdują się zakładki grupujące składniki płacowe wg założonej tematyki. Poza zakładką „Wszystkie” (gdzie dostępne są wszystkie składniki) występują zakładki: Kalendarz (grupuje składniki związane z czasem pracy); Wynagrodzenia własne (grupuje składniki wynagrodzeń definiowanych przez użytkownika); Wynagrodzenia systemowe (grupuje składniki wynagrodzeń wyliczanych przez program); Składki i podatek pracownika (grupuje składniki związane z ZUSem i podatkami finansowane ze środków pracownika); Netto własne (grupuje składniki definiowane przez użytkownika, które od uwzględniane wyłącznie w kwotach netto); Do wypłaty (grupuje składniki związane z kwotami do wypłaty); Składki płatnik (grupuje składniki związane ze składkami ZUS finansowanymi ze środków pracodawcy). W środkowej części okna w formie tabelarycznej znajduje się właściwa lista płac z danymi liczbowymi. Dane wyświetlają się odpowiednio do zakresu podmiotowego listy oraz uwzględniają zakładki grupującej składniki. W obszarze tabeli istnieje możliwość wskazania składnika płacowego i jego zmiany dla danego pracownika. Zmiana składnika jest uwzględniana przy wyliczaniu składników następnych, tj. liczonych na podstawie składnika zmienionego.

48

Okno Edycji listy płac

W dolnej części okna znajduje się zaznaczenie zakresu podmiotowego użycia przycisków sterujących oknem „Edytuj listę płac” (który decyduje o tym czy czynności wykonywane są dla wszystkich pracowników, czy tylko dla wskazanego pracownika) oraz właściwe przyciski sterujące. Zaznaczenie pola „DLA WSZYSTKICH PRACOWNIKÓW” skutkuje tym, że czynności wykonywane za pomocą przycisków sterujących są realizowane dla wszystkich pracowników na wybranej liście płac. Wyłączenie tego pola powoduje, że czynności realizowane są wyłącznie dla wybranego pracownika. Włączenie tego pola jest ustawione, jako domyślne przy otwarciu okna. Przyciski sterujące działają w następujący sposób: Przepisanie i przeliczenie – skutkuje pobraniem wartości i ustawień składników płacowych z kartoteki pracownika oraz definicji składników (definiowanie składników dostępne jest w Menu: Dane / Składniki definiowalne). Przycisk ten skutkuje uwzględnieniem danych historycznych (z list płac wyliczonych we wcześniejszych okresach / miesiącach / latach), które są niezbędne do wyliczenia składników płacowych korzystających z danych historycznych jak np. wynagrodzenia / zasiłki chorobowe czy wynagrodzenie urlopowe. W celu poprawności i kompletności obliczeń NALEŻY w pierwszej kolejności skorzystać właśnie z tego przycisku sterującego. Dopiero później powinno się wykonywać inne czynności obliczeniowe i modyfikacje zaproponowanych obliczeń. Przelicz składniki – skutkuje przeliczeniem składników bez pobrania ich ustawień z kartoteki pracownika lub danych historycznych, ani nie uwzględnia zmian w definicji składników (definiowanie składników dostępne jest w Menu: Dane / Składniki definiowalne). Funkcję tą należy stosować w celu przeliczania (uwzględnienia) zmienionych wartości na liście płac w stosunku do wcześniej zaproponowanych obliczeń. Oblicz wybrany składnik – skutkuje przeliczeniem wybranego (aktywnego) składnika i tylko tego składnika. Obliczenie tego składnika odbywa się z uwzględnieniem dokonanych zmian w definicji tego składnika (definiowanie składników dostępne jest w Menu: Dane / Składniki definiowalne) oraz zmian w danych historycznych. Funkcję tą należy stosować w celu uwzględniania zmienionych ustawień parametrów składników płacowych, np. należy ponownie przeliczyć składnik „Do średniej chorobowej” gdy zmienia się sposób uwzględniania składników płacowych np. w zakresie parametru

49

definicji składnika „Do chorobowego”. W ten sposób funkcja ta pozwala przeliczać poszczególne składniki bez zmieniania całej listy, szczególnie gdy składniki te nie wypływają bezpośrednio na kwoty do wypłaty z danej listy płac. Gdyby obliczone ponownie składniki wpływały na kwoty do wypłaty z danej listy płac należy po użyciu tej funkcji skorzystać jeszcze z funkcji „Przelicz składniki” Podsumowanie – skutkuje podsumowaniem całości listy dla przeliczonych (zmienionych) składników płacowych. Zerowanie – skutkuje usunięciem obliczeń i wpisaniem zer w naliczeniach. Wydruki – umożliwia drukowanie listy płac. Użycie tego przycisku rozwija dodatkowe Menu pod tym przyciskiem, z którego można wybrać odpowiedni typ dostępnego w programie wydruku listy płac. W przypadku wybrania wydruku z aktywną datą program umożliwia określenie dowolnej daty nagłówkowej dla listy płac. Zapisz i zamknij listę – skutkuje zapisaniem ostatnich naliczeń listy i zamknięciem okna „Edytuj listę płac”. W celu zamknięcia listy bez zapisania dokonanych zmian należy użyć ikony [X] – czyli „Zamknij” w górnych prawym rogu okna. Po użyciu tej ikony zostaje wyświetlone dodatkowe okno dialogowe, które pozwala zamknąć okno zapisując zmiany, bez ich zapisania albo też można anulować polecenie zamknięcia.

Pytanie zamknięcia okna edycji listy płac

Edycja wartości składnika Struktura tabelaryczna wyświetlania danych na liście płac umożliwia łatwy dostęp i przegląd tych danych, a także łatwą ich edycję – tj. zmianę wartości. Możliwość tej zmiany powinna być przez użytkownika wykorzystana w przypadku, gdy nie zgadza się z wyliczeniami wykonanymi przez program. Niektóre ze składników są jednak zabezpieczone przed przypadkową zmianą wartości. Dotyczy to głównie składników obliczanych na podstawie algorytmów systemowych. W przypadku próby zmiany wartości tak zabezpieczonego składnika użytkownik musi zatwierdzić tą zmianę w dodatkowym oknie dialogowym. Nie zatwierdzając zmiany w oknie dialogowym przywraca się stan obliczenia pola przed jego zmianą.

50

Pytanie o zmianę wartości składnika

Zmiana wartości tak zabezpieczonego składnika systemowego nie skutkuje zmianą podsumowania listy – w celu ustalenia wartości podsumowania listy należy użyć przycisku sterującego „Podsumowanie”. Natomiast w przypadku składników definiowanych przez użytkownika zmiana ich wartości realizowana jest w oknie dialogowym: „Edytuj składniki z grupy …”. W oknie tym wykazywane są składniki przypisane danemu pracownikowi do edytowanej grupy składników. Po wprowadzeniu nowej wartości w kolumnie „Wartość” istnieje możliwość zapisania tej wartości i przeliczenia składników płacowych wyliczanych dla danego pracownika na podstawie edytowalnego składnika w tym celu należy użyć ikony „Zamknij i przelicz”. Przy czym należy pamiętać, że zastosowanie tej procedury nie skutkuje zaczytaniem ustawień płacowych definiowanych dla danego składnika. W tym celu należy uprzednio skorzystać z przycisku sterującego „Przepisanie i przeliczenie”. Z kolei użycie ikony „Zamknij” w oknie dialogowym: „Edytuj składniki z grupy …” skutkuje zapisaniem nowej wartości, ale nie bez przeliczenia następnych składników na liście płac. W celu ich późniejszego przeliczenia należy użyć w oknie edycji listy przycisku sterującego „Przelicz składniki”.

Edycja wartości składnika definiowanego

Omówienie składników listy płac Składniki z grupy „Kalendarz” wyliczane są na podstawie: wymiaru etatu, przypisanego pracownikowi kalendarza oraz wprowadzonych absencji. Z tej grupy składników użytkownik samodzielnie powinien zweryfikować zaproponowane wyliczenia elementów związanych z czasem pracy oraz wprowadzić informacje o pracy w porze nocnej lub w nadgodzinach w przypadku wystąpienia takich elementów czasu pracy. Podatnie tych ostatnich elementów czasu pracy będzie skutkowało naliczeniem przez program dodatków za pracę w porze nocnej czy za nadgodziny. Przez „Dni robocze” oraz „Godziny robocze” należy rozumieć odpowiednio dni albo godziny, które pracownik powinien przepracować w okresie miesiąca zgodnie z przyjętym dla niego rozkładem czasu pracy. Przez „Godziny przepracowane” należy rozumieć sumę godzin przepracowanych w normie (normatywnych) oraz przepracowanych w nadgodzinach.

51

Przez „Nadgodziny 50%” oraz „Nadgodziny 100%” należy przepracowanych w nadgodzinach uprawniające odpowiednio do wynagrodzenie z dodatkiem za pracę w nadgodzinach w wysokości odpowiednio 50% albo 100% stawki.

Grupa składników „Kalendarz”

Składniki w grupy „Wynagrodzenia własne” to składniki określone w swojej wartości przez użytkownika w siatce płac pracownika. Cechy tych składników skutkujące ich uwzględnianiem w następnych elementach lub składnikach płacowych podlegają definiowaniu przez użytkownika (definiowanie składników dostępne jest w Menu: Dane / Składniki definiowalne). Składniki te mogą podlegać obniżeniu z uwagi na nieobecności w przypadku odpowiedniego zaznaczenia tej możliwości w definicji danego składnika płacowego. Cechy i nazwy składników wykorzystywanych w tej grupie składników użytkownik sam może definiować w oknie „Menu: Dane / Składniki definiowalne”. Natomiast nazwy grup składników (kolumn), w których grupowane są przypisane do danej kolumny składników i które stanowią nagłówki kolumn na wydruku listy płac są definiowane w słowniku „Grupa składnika” – dostępnym w oknie „Menu: Dane / Słowniki”, ale także w słowniku dostępnym w oknie: „Menu: Dane / Składniki definiowalne” przy polu „Grupa”.

Grupa składników „Wynagrodzenia własne”

Składniki z grupy „Składki i podatek pracownika”, a także „Składki płatnik” to składniki odpowiadające za wyliczenia składek przekazywanych do ZUS oraz podatków. Składniki te wyliczane są na podstawie parametrów z „Ustawień płacowych” przypisanych do danego pracownika biorąc pod uwagę cechy zdefiniowane składnikom płacowym wchodzącym do grupy „Wynagrodzenia własne”. Wyliczając te składniki program bierze dodatkowo pod uwagę okoliczności przekroczenia maksymalnej podstawowy emerytalno-rentowej w roku oraz ewentualnie poszczególnych progów podatkowych. Składniki tych grup wyliczane dla danej listy płac biorą pod uwagę wartości tych składników wypłaconych w danym miesiącu przed naliczeniem danej listy płac zgodnie z parametrami list płac zapisanymi w „Managerze list płac”. Natomiast uwzględniane w tej grupie składników „Koszty uzyskania”, „Ulga” (1/12 kwoty wolnej od podatku) oraz „Procent podatku” program pobiera z zakładki „Ustawienia płacowe” definiowane dla poszczególnych pracowników w oknie „Menu:Pracownicy”.

52

Grupa składników „Składki i podatek pracownika”

Grupa składników „Składniki płatnik”

Składniki z grupy „Netto własne” to składniki definiowane przez użytkownika, które przy wyliczaniu płac uwzględniane są wyłącznie w kwotach netto (czyli bez naliczania od tych składników składek ZUS lub podatków) jako dodatki lub potrącenia. Nie naliczanie składek lub podatków wynika w wyłącznie tej możliwości w definicji tych składników. Cechy oraz nazwy tych składników może definiować w oknie „Menu: Dane / Składniki definiowalne”. Wartości tych składników można przypisywać poszczególnym pracownikom w oknie „Menu: Pracownicy / zakładka – Ustawienia płacowe”. Natomiast nazwy grup składników (kolumn), w których grupowane są przypisane do danej kolumny składników i które stanowią nagłówki kolumn na wydruku listy płac są definiowane w słowniku „Grupa składnika” – dostępnym w oknie „Menu: Dane / Słowniki”, ale także w słowniku dostępnym w oknie: „Menu: Dane / Składniki definiowalne” przy polu „Grupa”.

Grupa składników „Netto własne”

Składniki z grupy „Do wypłaty” odpowiadają za wypłatę na konto (ROR) lub w gotówce. O kwocie lub procencie wypłaty, która jest przekazywana na konto decydują odpowiednie ustawienia płacowe przypisane do danego pracownika. Ustawienie to jest realizowane w oknie „Menu: Pracownicy / zakładka – Ustawienia płacowe”.

53

Grupa składników „Do wypłaty”

Niżej opisane są zdefiniowane programowo składniki płacowe zgrupowane w zakładce „Wynagrodzenia systemowe” wskazując podstawowe zależności miedzy tymi składnikami, a pozostałymi elementami płacowymi.

Grupa składników „Wynagrodzenia systemowe”

„Dodatek nocny” – wyliczany na podstawie składnika „Godz. nocne” w grupie składników „Kalendarz” uwzględniając wartość zmiennej „Minimalne wynagrodzenie”. Składnik podlega składkom ZUS, podatkowi, wchodzi do średniej urlopowej oraz do średniej chorobowej w kwocie faktycznie wypłaconej. „Dodatek za nadgodziny” – wyliczany na podstawie składnika „Nadgodziny 50%” oraz „Nadgodziny 100%” w grupie składników „Kalendarz”. Składnik podlega składkom ZUS, podatkowi, wchodzi do średniej urlopowej oraz do średniej chorobowej w kwocie faktycznie wypłaconej. „Wynagrodz.zaurlop stałe” – wynagrodzenie za urlop wyliczane ze składników definiowanych przez użytkownika, jako składniki stałe (wartość: „Stawka miesięczna” w polu „Zmienność składnika” w oknie dostępnym w Menu: Dane / Składniki definiowalne) i uwzględniając ilość godzin nieobecności urlopowych (pole: Godziny pracy), za które przysługuje wynagrodzenie urlopowe, które określane są przez użytkownika w oknie „Absencje”. Przy wyliczaniu tego wynagrodzenia uwzględniane są składniki stałe w wartości obowiązującej w trakcie miesiąc, w którym wykorzystywany jest urlop. Składnik podlega składkom ZUS i podatkowi. Nie wchodzi do średniej urlopowej oraz do średniej chorobowej. „Wynagrodz.zaurlop zmienne” – wynagrodzenie za urlop wyliczane ze składników definiowanych przez użytkownika, jako składniki zmienne i uwzględniając ilość godzin nieobecności urlopowych, za które przysługuje wynagrodzenie, które określane są przez użytkownika w oknie „Absencje”. Przy wyliczaniu tego wynagrodzenia uwzględniane są składniki zmienne (do średniej urlopowej) oraz godziny przepracowane w odpowiednich miesiącach wypłacone w 3 miesiącach poprzedzających miesiąc udzielenia urlopu. Składnik podlega składkom ZUS, podatkowi, nie wchodzi do średniej urlopowej ale wchodzi do średniej chorobowej w kwocie faktycznie wypłaconej.

54

„Podstawa miesięczna” – składnik jest naliczany w sytuacji, gdy w danym miesiącu pracownik ma zaewidencjonowana nieobecność chorobową na podstawie, której może być naliczone wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy. Składnik ten jest naliczany z wartości składników „Do średniej chorobowej” w poprzednich 12 miesiącach. Składnik ten stanowi podstawę naliczenia zasiłku w wartości miesięcznej przed przeliczeniem tej podstawy przez współczynnik danego zasiłku (np. 80% , 90% , 75%) i przed podzieleniem przez 30 w celu pomnożenia przez ilość dni choroby (zasiłku lub świadczenia). Składnik nie podlega składkom ZUS i podatkowi. Nie wchodzi do średniej urlopowej oraz do średniej chorobowej. W przypadku gdy w bazie programu nie ma danych historycznych ze składników „Do średniej chorobowej” z poprzednich 12 miesięcy, to składnik nie zostanie poprawnie wyliczony, ale użytkownik może samodzielnie podać wartość tego składnika znając (wyliczając ją „ręcznie”) jego wartość. Po podaniu tej wartości należy potem ponownie przeliczyć składniki „Wynagrodzenie / zasiłek chorobowy” wskazując je, a następnie używając funkcji „Oblicz wybrany składnik”, po czym w celu uwzględniania wyliczonych w ten sposób wynagrodzenia / zasiłku chorobowego na całej liście płac należy skorzystać z funkcji „Przelicz składniki”. „Wynagrodzenie chorobowe” – wynagrodzenie za czas choroby wyliczane na podstawie ilości dni nieobecności chorobowej, za które przysługuje wynagrodzenie chorobowe z uwzględnieniem współczynnika wartości tego wynagrodzenia np.: 80% lub 100%, które określane są przez użytkownika w oknie „Absencje” oraz uwzględniając składnik „Podstawa miesięczna”. Składnik podlega składce zdrowotnej oraz podatkowi. „Zasiłki chorobowe” – zasiłki za czas choroby, macierzyńskie, opiekuńcze, świadczenia rehabilitacyjne wyliczane na podstawie ilości dni danego rodzaju nieobecności chorobowej z uwzględnieniem odpowiedniego współczynnika wartości tego zasiłku lub świadczenia, które określane są przez użytkownika w oknie „Absencje” oraz uwzględniając składnik „Podstawa miesięczna”. Składnik podlega wyłącznie podatkowi. UWAGA Zasiłki chorobowe są naliczane tylko wtedy gdy dana firma ma uprawnienie do wypłaty zasiłków – uprawnienie to w programie ustawia się przez zaznaczenie w oknie: „Ustawienia / Ustawienia płacowe” w polu „Uprawnienie do wypłaty zasiłków chorobowych”. W celu zmiany naliczonych przez program wartości wynagrodzeń / zasiłków chorobowych (i innych) należy aktywować wybrane z tych pól i wywołać okno „Edytuj absencje z typem wynagrodzenia Zasiłki chorobowe”. Następnie należy zmienić wartość wskazanego wynagrodzenia / zasiłku, po czym należy skorzystać z polecenia „Zamknij i przelicz”. Polecenie „Zamknij” nie zmienia naliczonych wynagrodzeń / zasiłków chorobowych.

55

Okno przeliczania wynagrodzenia / zasiłku chorobowego

Wartość obliczonych wynagrodzeń / zasiłków chorobowych zapisywana jest dodatkowo w oknie „Absencje” przy nieobecności, której dane wynagrodzenie / zasiłek chorobowy dotyczy. Wpisanie w oknie „Absencje” następuje dopiero po zapisaniu i zamknięciu całej listy płac. W przypadku gdyby w oknie „Absencje” nie było widać naliczonych wynagrodzeń / zasiłków chorobowych należy okno „Absencje” odświeżyć przez jego zamknięcie i ponowne otwarcie.

„Do średniej urlopowej” – grupuje składniki płacowe, które mają w swojej definicji zaznaczone, że są składnikami zmiennymi i wchodzą do średniej urlopowej – pole „Do urlopowego” w oknie z Menu: Dane / Składniki definiowalne. Składniki są uwzględniane wg sposobu określonego w tym polu, biorąc pod uwagę ustawienie w polu „Zmienność składnika”. Na podstawie tego składnika w następnych miesiącach naliczane jest wynagrodzenie za urlop ze średniej liczonej ze składników zmiennych. Składnik nie podlega składkom ZUS, podatkowi, nie wchodzi średniej chorobowej. „Do średniej chorobowej” – grupuje składniki płacowe, które mają w swojej definicji mają zaznaczone, że są uwzględniane do chorobowego – pole „Do chorobowego” w oknie z Menu: Dane / Składniki definiowalne. Składniki są uwzględniane wg sposobu określonego w tym polu, biorąc pod uwagę ustawienie w polu „Zmienność składnika”. Składniki uwzględnione do średniej chorobowej są w niej naliczane już po uzupełnieniu lub wyrównaniu oraz po potrąceniu składek ZUS należnych z tych składników. Składnik nie podlega składkom ZUS i podatkowi. Nie wchodzi do średniej urlopowej. NALEŻY PAMIĘTAĆ, że jeżeli użytkownik nie zgadza się z zaproponowanymi lub wyliczonymi przez program wartościami składników to może je zmienić wg własnego uznania, robi to jednak na własne ryzyko. Zasady zmiany – edycji naliczonych wartości składników zostały omówione wyżej.

56

Zasilenie inicjalne W przypadku rozpoczynanie pracy z programem, także po zaimportowaniu danych personalnych do bazy z innych programów lub baz, w bazie może nie być danych historycznych niezbędnych do naliczania wynagrodzeń urlopowych ze składników zmiennych oraz wynagrodzeń / zasiłków chorobowych. Bez tych danych właściwe obliczenie tych składników nie będzie możliwe. W celu uzupełnienia danych historycznych należy cofnąć się odpowiednią ilość miesięcy (3-4 dla uwzględnienia danych do wynagrodzenia urlopowego oraz 12 miesięcy dla wynagrodzeń / zasiłków chorobowych) i uzupełnić składniki, które są wykorzystywane do liczenia wynagrodzeń urlopowych ze składników zmiennych oraz wynagrodzeń / zasiłków chorobowych. Dla liczenia wynagrodzeń urlopowych należy w odpowiedniej ilości miesięcy wstecz uzupełnić ręcznie składniki: „Do średniej urlopowej” oraz „Godziny przepracowane”. Dla liczenia wynagrodzeń / zasiłków chorobowych należy w odpowiedniej ilości miesięcy wstecz uzupełnić ręcznie składniki: „Do średniej chorobowej”. Oczywiście składniki te mogą być w pełni wyliczone na listach za poprzednie miesiące w tym celu należy odpowiednio zdefiniować ustawienia składników płacowych na liście płac.

Preferowany sposób obliczania listy (kolejność czynności) Cykliczny (comiesięczny) proces obliczania listy płac powinien być poprzedzony zdefiniowaniem siatki płac dla pracowników, w której określa się wartości podstawowe (wyjściowe) poszczególnych składników płac, ewentualnie przypisuje się nowe składniki płacowe pracownikom. Czynność ta wykonywana jest jednorazowo przy wpisywaniu pracownika do bazy. Później modyfikuje się siatkę płac w trakcie pracy z programem, z uwagi na zmiany w zakresie składników płacowych i ich wartości. Ponadto przed liczeniem płac należy ustawić definicje wykorzystywanych składników płacowych, które powinny być odpowiednio określone – tj. w przypadku gdy jest to wymagane zdefiniowane w sposób odbiegający od złożeń standardowych. Proces obliczania listy płac, szczególnie listy szablonu A (czyli listy podstawowej), powinien być rozpoczęty zarejestrowaniem nieobecności dotyczących miesiąca i grupy pracowników, dla których tworzona jest lista płac. Czynność ta jest niezbędna dla prawidłowego uwzględnienia elementów związanych z czasem pracy na liście płac, a także naliczenia wynagrodzenia za urlop, chorobowego lub zasiłków chorobowych i innych. Nieobecności rejestruje się w oknie „Absencje”. W oknie „Edytuj listę płac” obliczanie listy powinno się zapoczątkować od użycia przycisku sterującego „Przepisanie i przeliczenie”. Procedura ta przeniesie do listy płac ustawienia zdefiniowanych składników płacowych, ich wartości podstawowe (wyjściowe) po uwzględnieniu już faktu obniżania z uwagi na zarejestrowane wcześniej nieobecności. Następnie można dokonać modyfikacji wartości już obliczonych, z którymi użytkownik nie zgadza się. Ponadto można dokonać uzupełnienia wartości składników, które tych wartości nie miały przypisanych w siatce płac lub też są wartościami o dużej płynności (np. premie). Po wykonaniu tych czynności można w miarę potrzeby skorzystać z przycisków sterujących „Przelicz składniki” „Oblicz wybrany składnik” oraz „Podsumowanie”. W przypadku potrzeby powtórzenia całości obliczeń można tą czynność poprzedzić użyciem przycisku sterującego „Zerowanie”. Należy pamiętać, że czynności użycia przycisków sterujących

57

może dotyczyć wszystkich pracowników lub też wskazanego – decyduje o tym zaznaczenie w polu „DLA WSZYTKICH PRACOWNIKÓW” w dolnej części okna. Po sporządzeniu listy płac można dokonać jej wydruku w oparciu o dostępne opcje. Proces obliczania listy kończy się zapisaniem listy i jej zamknięciem. Uwaga w przypadku zamknięcia okna bez zapisania listy obliczenia dokonane mogą zostać utracone. Dla ich utrwalenia i wykazanie w innych częściach programu niezbędne jest zapisanie listy.

Karta wynagrodzeń; PIT-11 Opcja dostępna w oknie „Manager list płac” w zakładce „Karta wynagrodzeń”. Opcja wyświetla dane z zapisanych list płac w układzie zbiorczym dla wskazanego pracownika za rok odpowiadający wartości w polu „Aktywna data” w głównym oknie programu. W „Karcie wynagrodzeń” dostępne są funkcje sporządzania wydruków karty wynagrodzeń, planowana jest możliwość sporządzania z tego miejsca zaświadczeń o zarobkach, a także możliwe jest sporządzenie informacji i deklaracji podatkowych dla pracowników PIT-11.

Zakładka „Karta wynagrodzeń”

Opis zakładki karta wynagrodzeń Po lewej stronie znajduje się tabela gdzie wyświetlane są dane pracowników, dla których możliwe jest sporządzenie karty wynagrodzeń. Zakres wyświetlanych pracowników w tej zakładce odpowiada ustawieniu filtrów „Dział” i „Grupa” w głównym oknie programu. W przypadku, gdy w bazie zarejestrowana jest większa ilość pracowników zastosowanie tych filtrów ułatwia i przyspiesza korzystanie z funkcji tej zakładki.

Filtry głównego okna programu

58

W górnej części zakładki wyświetlane są dane z aktywnego pola oraz zaznaczonego miesiąca. Po prawej stronie znajdują się filtry. Pierwszy z nich odpowiada ze prezentowanie danych bądź, jako: „Sumy miesięczne” (dane zebrane w 12 miesiącach – wierszach – jako suma z wszystkich list wypłaconych w tych miesiącach); „Poszczególne listy” (dane wyświetlane są jako osobne wiersze dla każdej listy). Drugi filtr odpowiada za prezentowanie danych z uwagi na moment rozliczenia listy: „Wg daty naliczenia” (dane prezentowane są w tych miesiącach, w których zostały naliczone); „Wg daty wypłaty” (dane prezentowane są w tych miesiącach, w których zostały wypłacone zgodnie z definicją list płac w managerze list płac). Poniżej znajdują się zakładki w poszczególnymi grupami składników podobnie jak w oknie „Edycji listy płac”. Te zakładki są uzupełnione o dodatkową: „Parametry listy płac”, w której wyświetlane są dane o szczegółach list płac wykazywanych w karcie wynagrodzeń.

Karta wynagrodzeń górna cześć

W zasadniczej części karty wyświetlane są dane o listach i wynagrodzeniach, z uwzględnieniem podziału tematycznego składników na poszczególne zakładki. Natomiast w dolnej części karty znajdują się przyciski odpowiadające za funkcje karty wynagrodzeń.

Funkcje karty wynagrodzeń Wydruki – funkcja umożliwia wydruk karty wynagrodzeń wg założonych kryteriów, tj. z uwzględnieniem opisanych wyżej ustawień filtrów znajdujących się w zakładce karta wynagrodzeń. Wydruk jest ujęciem rocznym obliczonych dla pracownika składników wynagrodzeń. Zaśw.o zarobkach – funkcja w przygotowaniu PIT-11 – funkcja umożliwia sporządzenie PITu-11 dla wybranego pracownika. Użycie tej funkcji uruchamia kreator generowania deklaracji podatkowych, w którym początkowo należy wskazać okres, dla którego sporządzana jest deklaracja, następnie odpowiedzieć na pytanie czy dane mają być przenoszone z poprzedniej deklaracji (docelowo to pytanie będzie pominięte), a potem w oknie „Deklaracji” należy zweryfikować treść PITu-11, wskazując rodzaj kosztów uzyskania. Okno sporządzania deklaracji podatkowej umożliwia nie tylko modyfikację wygenerowanego dokumentu, ale także jego zapisanie w celu ponownego otwarcia w przyszłości albo też umożliwia wydrukowanie.

Umowy cywilnoprawne Opcja umożliwia generowanie umów cywilnoprawnych ich rozliczanie w formie rachunków, a także sporządzanie z tego tytułu list płac oraz kart wynagrodzeń. Czynności te są realizowane dla osób wcześniej wpisanych do bazy. Dla uporządkowania danych sugerujemy osoby, z którymi zawiera się umowy cywilnoprawne, przypisać do odrębnego działu lub działów, a nie do działu z pracownikami. Ponadto osoby, które nie będą pracownikami z wynagrodzeniem pracowniczym, a tylko

59

współpracownikiem na zasadzie umów cywilnoprawnych to w oknie „Pracownicy” w „Danych o zatrudnieniu” w polu „Data zatrudnienia” powinno być puste pole – ponieważ zleceniobiorca nie ma właściwej daty zatrudnienia z punktu widzenia pracowniczego. Opcja umów cywilnoprawnych dostępna jest w menu: Listy płac.

Opcja umów cywilnoprawnych

Użycie tej opcji otwiera okno umów cywilnoprawnych, gdzie po lewej stronie wyświetlane są osoby, dla których można przygotować umowy. Zakres wyświetlanych osób w tej opcji odpowiada ustawieniu filtrów „Dział” i „Grupa” w głównym oknie programu. W przypadku, gdy w bazie zarejestrowana jest większa ilość pracowników zaproponowane wyżej podzielenie wpisanych osób na działy oraz korzystanie z tych filtrów ułatwia i przyspiesza korzystanie z tej opcji.

Filtry głównego okna programu

W tabeli po prawej stronie wyświetlane są umowy z osobą wybraną po pracy kontekstowej w tabeli po lewej stronie. Umowy wyświetlają się w te sposób, że w najwyższych wierszach są informacje o najnowszych umowach. Poniżej tej tabeli znajdują się zakładki: Umowa; Rachunek; Lista; Karta, w których prezentowane są szczegółowe dane dotyczące poszczególnych tematów oraz przyciski sterujące daną zakładką. Zakładka „Umowa” może być uruchamiana za pomocą klawisza funkcyjnego F3. Zakładka „Rachunek” może być uruchamiana za pomocą klawisza funkcyjnego F4. Zakładka „Lista” może być uruchamiana za pomocą klawisza funkcyjnego F6, natomiast Zakładka „Karta” może być uruchamiana za pomocą klawisza funkcyjnego F7. Koncepcja tworzenia umów i rachunków do nich oparta jest na założeniu, że do danej umowy można zrobić tylko jeden rachunek.

60

Umowy cywilnoprawne Zakładka służy do określenia szczegółów dotyczących umowy cywilnoprawnej – czyli zakładania umowy, ewentualnie przeglądania i edytowania tych szczegółów. W pierwszym polu użytkownik wybiera rodzaj umowy, którą sporządza. Dostępne są następujące rodzaje umów: Umowa zlecenie; Umowa o dzieło; Umowa z prawami autorskimi; Kontrakt menedżerski; Umowa o pracę w organach stanowiących. Treść umowy powiązana z poszczególnym rodzajem umowy, która będzie drukowana, może być zmieniona poza zakres przewidziany standardowo, a służy do tego ikona „Edytuj szablon” – o czym niżej. Następnie można określić treść umowy, czynność tą można zrealizować w 3 wierszach. Dalej określa się daty zawarcia umowy, jej rozpoczęcia, zakończenia, a przewidziane wynagrodzenie. Pole kosztów proponowane jest przez program w powiązaniu do rodzaju wybranej umowy – oczywiście użytkownik może zmienić wartość tych kosztów wg danych dostępnych w słowniku. Zakładka umożliwia określenie, jakim ubezpieczeniom podlega dana umowa. Kod ubezpieczenia przenoszony jest z danych pracownika w celu jego weryfikacji ewentualnej zmiany w tych danych przez użytkownik (uwaga – zmiana kodu w tej zakładce nie skutkuje zmianą kodu w danych pracownika). Możliwe jest dodatkowo określenie czy dana umowa podlega podatkowi VAT, a jeżeli tak to w jaki sposób, oraz wpisanie stawki VAT. Zakładką sterują przyciski: Dodaj (zakłada nową umowę); Edytuj (edytuje dane wskazanej umowy); Zapisz (ikona aktywna w trybie dodawanie lub edycji umowy – ikona ta zapisuje umowę lub zmiany w niej); Usuń (usuwa wskazaną umowę – usunięcie poprzedzone jest dodatkowym pytanie w celu zatwierdzenie tej operacji), ewentualnie Anuluj (ikona aktywna w trybie dodawanie lub edycji umowy – anuluje wprowadzane zmiany); Wydruki (umożliwia wydruk zaznaczonej umowy).

Zakładka umowa cywilnoprawna

61

Edycja szablonu Ikona „Edytuj szablon” pozwala na edycję treści wzorca umowy, z którego korzysta program. Odpowiednie wzorce umów powiązane są z poszczególnymi rodzajami umów, które będzie drukowane, może być zmieniona poza zakres przewidziany standardowo. W tym celu należy użyć ikony „Edytuj szablon” – otwiera ona okno „Edytuj szablon – umowa …” przy czym rodzaj edytowanej umowy zależy od rodzaju umowy wskazanej w zakładce „Umowa”. Po wskazaniu umowy o dzieło edytowany jest wzorzec umowy o dzieło. Dla zmiany treści wzorca umowy zalecane jest modyfikowanie pola „Treść umowy”. Poniżej pól treści znajdują się ikony umożliwiające wprowadzenie do treści wzorca pola, które są uzupełniane przez użytkownika w trakcie bieżącej pracy z programem w zakładce „Umowa”. Są to pola: Treść1”; „Treść2”; „Treść3”; „Wynagrodzenie”; „Data zawarcia”; „Data rozpoczęcia”; „Data zakończenia”. Pola te po ich użyciu są uwzględniane we wzorcu na samym końcu treści wzorca. Jednak jeżeli użytkownik chce je przemieścić w inny obszar umowy – to może w tym celu skorzystać z polecenia „kopiuj” i „wklei” dostępnych pod prawym przyciskiem myszy i umiejscowić oznaczenie tych pól w wybranym przez siebie fragmencie wzorca umowy. Po zakończeniu edycji wzorca umowy należy w celu zamknięcia okna skorzystać z polecenia „Zapisz” w dolnej części okna, względnie z polecenia „Anuluj”. W przypadku zamykania okna bez zapisania zmian we wzorcu umowy program zgłasza ostrzeżenie w tym względzie.

Edycja szablonu umowy

Rachunek umów cywilnoprawnych Zakładka „Rachunek” służy do przeliczenia elementów finansowych umowy. Do wskazanej umowy można z założenia przypisać tylko jeden rachunek. Przycisk sterujący „Edytuj” uruchamia

62

przeliczenie rachunku wg założeń określonych w umowie. Użytkownik w trybie edycji rachunku może zmienić jego parametry przez zmianę wartości rachunku (przede wszystkim kwota „Brutto”) albo przez zmianę daty rachunku, ewentualnie przez zaznaczenie lub odznaczenie, że rachunek wchodzi do podatku zryczałtowanego. Przy pierwszym otwieraniu rachunku w tryb edycji, jako data rachunku proponowany jest dzień z pola „Aktywna data”. Data rachunku odpowiada za uwzględnianie składek i podatków w stosunku do innych wypłat dla danej osoby w miesiącu – dlatego sporządzany rachunek powinien mieć datę najpóźniejszą w stosunku do innych wypłat dla wskazanej osoby w miesiącu. W przypadku umów o wartości dotyczącej podatku zryczałtowanego (w roku 2009 jest to kwota 200 zł) program automatycznie uwzględnia naliczenie podatku zryczałtowanego, przy czym użytkownik może zmienić to uwzględnianie. Zakładka „Rachunek” umożliwia też wskazanie formy płatności – tj. Gotówkę / Przelew. Wskazanie to skutkuje odpowiednią modyfikacją treści wydruku rachunku. Dokonywane zmiany (edycję) w rachunku można zapisać (przycisk „Zapisz”) lub anulować (przycisk „Anuluj”). Zapisany rachunek można usunąć za pomocą przycisku sterującego „Usuń”. Sporządzony rachunek względnie fakturę (w przypadku rozliczania podatku VAT) można wydrukować za pomocą przycisku sterującego „Wydruki”. Za pomocą tego przycisku można wydrukować także umowę do wskazanego rachunku bez potrzeby przechodzenia do zakładki „Umowa”.

Rachunek do umowy

Lista płac umów cywilnoprawnych Zakładka „Lista” umożliwia przygotowanie listy płac (zestawienia wypłaconych rachunków) dla rachunków do umów zleceń. Opcja ta działa podobnie jak w przypadku list płac z tytułu wynagrodzeń pracowniczych, w oknie „Manager list płac” oraz zakładce „Lista płac”. Nową listę zakłada się przy pomocy ikony „Dodaj” – następnie można doprecyzować poszczególne pola w definicji listy płac – co odbywa się w podobny sposób jak w przypadku okna „Manager list płac”, z tym rozróżnieniem, że dla list z tytułu umów zleceń istnieje możliwość określenia rodzaju umowy dla którego sporządzana jest list. Przy czym można wykonać listę dla wszystkich rodzajów

63

umów. Na liście uwzględniane są rachunki osób zgodnie z przyjętymi kryteriami listy wypłacone w wybranym miesiącu – zgodnie z data rachunku. Szczegóły listy można przeglądać za pomocą ikony: „Otwórz”. Odbywa się to w oknie „Edytuj listę płac”, chociaż w oknie tym dla rachunków umów cywilnoprawnych nie ma możliwości edycji treści listy płac. Przeglądanie danych z rachunków umieszczonych na liście możliwe jest w zakładkach: „Wszystkie”; „Podstawowe”; „VAT”; „ZUS Płatnik”, w których to zakładkach występują dane odpowiadające nazwie danej zakładki. Zakładki ułatwiają przeglądnie danych zapisanych na liście. W oknie tym poza zamknięciem listy dostępna jest tylko funkcja „Wydruki” umożliwiająca wydrukowanie sporządzonej i przeglądanej listy płac dotyczącej rachunków do umów. Ikona „Edytuj” pozwala na zmianę kryteriów listy. Natomiast ikona „Zapisz” zatwierdza listę nowozakładaną lub zmianę kryteriów listy edytowanej. Ikona „Anuluj” cofa wprowadzane i niezapisane zmiany. Ikona „Usuń” pozwala na skasowanie zapisanej listy płac. Z kolei ikona „Wydruki” umożliwia drukowanie listy bezpośrednio z zakładki „Lista” bez potrzeby otwierania okna „Edytuj listę płac”.

Lista płac z umów cywilnoprawnych

Karta wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych – PIT-11 Zakładka „Karta” stanowi kartę wynagrodzeń dla rachunków do umów zleceń. Opcja ta działa podobnie jak w przypadku karty wynagrodzeń z tytułu wynagrodzeń pracowniczych, w oknie „Manager list płac” oraz zakładce „Lista płac”. W górnej części zakładki wyświetlane są dane z aktywnego pola oraz zaznaczonego miesiąca. Po prawej stronie znajdują się filtry. Pierwszy z nich odpowiada ze prezentowanie danych bądź, jako: „Sumy miesięczne” (dane zebrane w 12 miesiącach – wierszach – jako suma z wszystkich wypłat w danym miesiącu); „Poszczególne listy” (dane wyświetlane są jako osobne wiersze dla każdej wypłaty). Drugi filtr odpowiada za prezentowanie danych z uwagi na moment rozliczenia listy: „Wg daty naliczenia” (dane prezentowane są w tych miesiącach w których zostały naliczone); „Wg daty wypłaty” (dane prezentowane są w tych miesiącach w których zostały wypłacone zgodnie z definicją list płac w managerze list płac). Szczegółowe dane naliczeń można przeglądać w zakładkach karty tj.: „Wszystkie”; „Podstawowe”; „VAT”; „ZUS Płatnik”, w których to zakładkach występują dane odpowiadające nazwie danej zakładki. Zakładki ułatwiają przeglądnie danych zapisanych w rachunkach. W zakładce dostępna jest funkcja „Wydruki” umożliwiająca wydrukowanie karty wynagrodzeń odpowiadającej swoja konstrukcją liście płac z tego tytułu. W zakładce planowana jest dostępność funkcji „Zaśw.o zarobkach” oraz sporządzania deklaracji podatkowych: PIT-11

64

Karta wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych

Dokumenty rozliczeniowe do programu płatnika Opcja służy do sporządzenia exportów dokumentów rozliczeniowych w takim formacie, który jest zrozumiały dla programu płatnika. Wygenerowane za pomocą tej opcji pliki exportu należy zaimportować do programu płatnika za pomocą polecenia „Narzędzia” w „Programie płatnika”. Opcja dostępna w menu: „Listy płac” otwiera okno „Dokumenty rozliczeniowe prog. Płatnika”.

Menu: Lista płac – Dokumenty rozliczeniowe prog.Płatnika

W oknie „Dokumenty rozliczeniowe prog. Płatnika” w pierwszej kolejności określa się miesiąc i rok rozliczenia, dla którego ma być przygotowany export. Domyślnie program proponuje wartości odpowiadające danym z pola „Aktywna data” w głównym oknie programu. Następnie wskazuje się termin przesyłania deklaracji – domyślenie program proponuje termin: „Do 15-tego – kod 3”. Użytkownik może zmienić proponowany termin wykorzystując do tego dostępny słownik terminów.

65

Kolejne pole odpowiada za numer deklaracji i raportów – nr 1 to deklaracje i raporty podstawowe, nr 2 i następne dotyczą raportów w trybie korekty. Dalej należy zaznaczyć, jakie raporty mają zostać załączone do deklaracji. Standardowo proponowane są wszystkie raporty – jednak dla ograniczenia czasu przygotowywania exportu użytkownik może wyłączyć niektóre raporty. Na koniec należy potwierdzić lub zmienić datę wypełnienia – standardowo program proponuje datę odpowiadającą danym z pola „Aktywna data” w głównym oknie programu. Niżej prezentowana jest ścieżka (lokalizacja na dysku), na której zapisana zostanie plik exportu z danymi do zaimportowania w Programie płatnika. Standardowo jest to katalog, w którym zainstalowany jest program. Ścieżkę exportu można zmienić za pomocą ikony „Zmień”. Nowa ustalona ścieżka jest ponownie proponowana przy kolejnym otwarciu okna: „Dokumenty rozliczeniowe prog. Płatnika”. Export zatwierdza się ikoną: „Zapisz”. Względnie ikona „Anuluj” zamyka okno „Dokumenty rozliczeniowe prog. Płatnika” bez wykonywania exportu.

Dokumenty rozliczeniowe prog. Płatnika

UWAGA W celu wyeksportowania do programu Płatnik danych o podstawach i składkach ZUS (w tym zdrowotnej) dla właścicieli, osób współpracujących, należy takim osobom w oknie „Menu: Pracownicy” na zakładce „Dane o zatrudnieniu” odpowiednio zmienić kody tytułów ubezpieczeń odpowiadających: osobie prowadzącej działalność (0510xx); osobie współpracującej (0511xx); wspólnikowi (0543xx), odpowiednio też zmienić wartość w polu „Status”. Następnie w zakładce „Ustawienia płacowe” zweryfikować i ewentualnie zmienić wartości odpowiednich składek oraz w kolumnach (polach w przypadku gdy okno jest włączone w trybie Formularza) „Podstawa ZUS właściciel” oraz „Podstawa zdrow.właściciel” – wpisać (zweryfikować) wartości podstaw zusowskich dla tych osób. Po wykonaniu tych czynności można wykonać eksporcie dokumentów rozliczeniowych do programu Płatnika. Czynności te wykonuje się tylko jednorazowo przed pierwszym eksportem. W późniejszym okresie należy w przypadku zmian korygować poszczególne ustawienie płacowe przypisane tym osobom.

66

UWAGA Dla wykonania eksportu do programu Płatnik danych o podstawach i składkach ZUS (w tym zdrowotnej) dla osób przybywających na urlopie wychowawczym (kod tytułu ubezpieczenia 1211xx) oraz pobierających zasiłek macierzyński (kod tytułu ubezpieczenia 1240xx) poza zarejestrowaniem w oknie „Absencji” tych okresów nieobecności oraz wyliczeniem zasiłku macierzyńskiego, a następnie zamknięciu i zapisaniu listy płac nie ma potrzeby dokonywania dodatkowych czynności. Powyższe działania będą wystarczające dla wykonania eksportu wpisów o kodach 1211xx oraz 1240xx.

Deklaracje podatkowe Program umożliwia sporządzenie głównych deklaracji podatkowych wykorzystywanych przy obsłudze płacowej – są nimi PIT-4; PIT-4R; PIT-8AR; PIT-11 oraz w przygotowaniu PIT-40. Deklaracje są dostępne w „Menu: Listy płac”.

Menu: Lista płac – Deklaracje podatkowe

Polecenia odpowiadające poszczególnym deklaracjom umożliwiają sporządzenie przypisanych im deklaracji dla wybranego pracownika (PIT-11 oraz w przyszłości PIT-40) lub dla pracodawcy (PIT-4R; PIT-4R; PIT-8AR). Użycie tej funkcji uruchamia kreator generowania deklaracji podatkowych, w którym początkowo należy wskazać okres, dla którego sporządzana jest deklaracja, następnie odpowiedzieć na pytanie czy dane mają być przenoszone z poprzedniej deklaracji (docelowo to pytanie będzie pominięte), a potem w oknie „Deklaracji” można zweryfikować treść szykowanego PITu. W przypadku PIT-11 (oraz w przyszłości PIT-40) należy dodatkowo wskazać rodzaj kosztów uzyskania przychodu. Okno sporządzania deklaracji podatkowej umożliwia nie tylko modyfikację wygenerowanego dokumentu, ale także jego zapisanie w celu ponownego otwarcia i przeglądu w przyszłości ale przede wszystkim umożliwia wydrukowanie tych deklaracji.

Absencje Okno dostępne z głównego menu programu służy do rejestrowania nieobecności, które mają być uwzględnione przy liczeniu wynagrodzeń. Dlatego kolejność postępowania powinna być tak, że przed sporządzeniem listy płac należy zarejestrować w oknie „Absencje” wszelkie nieobecności.

67

Konstrukcja okna „Absencje” jest następująca – po lewej stronie wyświetlane są osoby, dla których można wpisać nieobecności. Zakres wyświetlanych osób w tej opcji odpowiada ustawieniu filtrów „Dział” i „Grupa” w głównym oknie programu. W przypadku, gdy w bazie zarejestrowana jest większa ilość pracowników zaproponowane wyżej podzielenie wpisanych osób na działy oraz korzystanie z tych filtrów ułatwia i przyspiesza korzystanie z tej funkcji.

Filtry głównego okna programu

W tabeli po prawej stronie można wpisywać nieobecności. Dodawanie kolejnych wpisów wykonuje się za pomocą ikony „Dodaj” względnie klawisza funkcyjnego „F1”. Usuwanie zbędnych wpisów wykonuje się za pomocą ikony „Usuń” lub klawisza „Del”.

Opis pól (kolumn) okna Absencje Wpisane nieobecności wyświetlane są w tabeli w kolejności chronologicznej. W kolumnach „Okres od” i „Okres do” wpisuje się odpowiednio datę rozpoczęcia i zakończenia nieobecności. Przy dodawaniu nieobecności program standardowo proponuje aktualną datę zegara komputera. Aktywacja pola (kolumny) do wprowadzania lub edycji dany następuję przez użycie klawisza „Enter” lub wskazanie myszką danego pola (kolumny). Zatwierdzenie danych w poszczególnych polach (kolumnach) oraz przechodzenie do następnych następuje przez użycie klawisza „Enter”. W przypadku nieobecności, których daty początkowa i końcowa są w innych miesiącach / latach kalendarzowych nieobecność taką należy wpisać do programu w ten sposób, że nieobecność zostanie rozdzielona na okresy obejmujące okresy poszczególnych miesięcy kalendarzowych. Niżej opisujemy cechy poszczególnych pól (kolumn) okna „Absencje”.

Okno Absencje

Po wpisaniu dat nieobecności należy wybrać typ nieobecności z dostępnego słownika. Słownik określa nie tylko nazwę danego rodzaju nieobecności, ale wskazuje ewentualnie procent należnego z tego tytułu wynagrodzenia lub zasiłku, a także kod ZUS danego rodzaju nieobecności. Standardowo proponowany typ nieobecności to „Urlop wypoczynkowy”. Dalej w następnej kolumnie można wpisać kod choroby ZUS.

68

W kolejnych polach (kolumnach) program proponuje na podstawie dat od i do oraz zgodnie z kalendarzem przypisanym do danego pracownika wyliczenie: „Dni nieobecności” (wszystkich dni nieobecności, czyli także wolnych od pracy zgodnie z kalendarzem), „Dni pracy” (dni nieobecności, które, zgodnie z kalendarzem są dniami roboczymi) oraz „Godziny pracy” (godziny nieobecności, które, zgodnie z kalendarzem są godzinami roboczymi). Jeżeli użytkownik nie zgadza się z propozycjami wyliczeń dokonanymi przez program może je zmienić i dostosować do faktycznych wartości wynikających ze wpisywanej nieobecności. Powyższe dane o ilościach dni i godzin dotyczących danej nieobecności są uwzględniane przy wyliczeniach płac. Dalej wskazuje się miesiąc i rok, w którym ma być dana nieobecność uwzględniana przy wyliczeniach płacowych. Standardowo proponowany jest miesiąc i rok odpowiadając dacie początku nieobecności. W przypadku, gdy nieobecność (np. z uwagi na nieterminowe dostarczenia zwolnienia lekarskiego) ma być uwzględniona w innym miesiącu należy to odpowiednio zaznaczyć w tych polach. Pole Data dokumentu pozwala na zarejestrowanie informacji o dacie dokumentu na podstawie, którego udzielana jest nieobecność. Program standardowo, jako wartość tego pola proponuje datę początkową nie obecności. Pole „Wynagrodz./zasiłek chorobowy” służy do zarejestrowania wartości wynagrodzeń i zasiłków chorobowych po wyliczeniu ich w oknie „Edycji listy płac” i zapisaniu tej list. Po zapisaniu tej listy w polu „Lista płac” rejestrowana jest informacja, do jakiej listy płac zostało przypisane wynagrodzenie albo zasiłek chorobowy.

Opis słownika „Typów nieobecności” Słownik „Typów nieobecności” dostępny w oknie „Absencje” pozwala przeanalizować, jakie skutki płacowe niesie wykorzystanie z poszczególnych nieobecności. Niżej opisujemy elementy definiujące poszczególne typy nieobecności.

Słownik „Typów nieobecności”

69

Typ nieobecności – oznacza nazwę rodzaju nieobecności, która jest wyświetlana w oknie „Absencje”; Kod ZUS – oznacza kod stosowany zgodnie z przepisami dla danego typu nieobecności w dokumentach ZUS; Obniża czas pracy – oznacza, że dana nieobecność będzie obniżała czas pracy – czyli będzie traktowana jako faktyczna nieobecność w pracy z punktu widzenia czasu pracy; Obniżenie składników płac. – określa czy i w jaki sposób dana nieobecność będzie obniżała składniki płacowe, które w swojej definicji mają zaznaczone, że podlegają obniżeniu przez poszczególne rodzaje nieobecności – sposób obniżania składników płacowych określony w „Ustawieniach płacowych”; Do wynagrodzenia za urlop – określa czy z tytułu danej nieobecności będzie naliczane wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy; Do podstawy chorobowego – określa czy z składniki wyliczone na podstawie danej nieobecności mają być uwzględnione przy liczeniu podstawy do zasiłku chorobowego; Nieobecność chorobowa – określa czy dana nieobecność ma charakter chorobowy Do wynagrodzenia chorobowego – określa czy z tytułu danej nieobecności będzie naliczane wynagrodzenia chorobowe; Do zasiłku chorobowych – określa czy z tytułu danej nieobecności będą naliczane zasiłki chorobowe z ubezpieczeń społecznych; Współczynnik – określa procent (współczynnik) uwzględniany przy wyliczaniu wynagrodzenia lub zasiłków z ubezpieczenia społecznego wynikających z danej nieobecności.

Dokumenty Program umożliwia tworzenie i wydruk podstawowych dokumentów kadrowych takich jak: Umowa o pracę, Oświadczenie o bezrobociu, Świadectwo pracy, Zaświadczenie o zarobkach.

Umowa o pracę W celu sporządzenie umowy należy aktywować okno „Umowy o prace pracowników”. W oknie tym po lewej stronie są wymienione osoby przypisane do aktywnego (wyrób w głównym oknie programu) działu. W prawej części okna dostępne są umowy sporządzone w programie dla aktywnego pracownika. Poniżej znajdują się przyciski sterujące oknem – tj. „Nowa umowa”; „Otwórz”, „Usuń” oraz „Zamknij”. Wzorzec umowy wykorzystywany w programie bazuje na wzorcu wprowadzonym przez przepisy wykonawcze do Kodeksu pracy. Polecenie „Otwórz” odnosi się dla zapisanej już umowy o pracę, która należy wcześniej wskazać, a tym poleceniem można ja wywołać do ponownej edycji lub przeglądu zapisanych w niej warunkach. W przypadku dokonania zmiany treści umowy istnieje możliwość ponownego zapisania zmienionej umowy. Drukowanie sporządzonej wcześniej umowy możliwe jest dopiero po otwarciu wskazanej umowy. Dostępna w oknie funkcja „Usuń” usuwa wskazaną, jako aktywna umowę o pracę. Z uwagi na nieodwracalny skutek tej czynności należy używać bardzo rozważnie. Polecenie „Zamknij” skutkuje zamknięciem okna.

70

Okno umowy o pracę pracowników

Po użyciu polecenia (przycisku) „Nowa umowa” wywołane będzie okno generatora umowy o pracę. W nim będą wypełnione pola, które mogły być przeniesione z bazy na podstawie zapisanych tam danych. Użytkownik może swobodnie modyfikować i kształtować treść poszczególnych pól umowy o pracę. Po czym tak przygotowaną umowę o pracę może zapisać przed wydrukowaniem w celu jej późniejszego przeglądu oraz ponownego wydruku. Użycie polecenia „Drukuj” wywołuje umowę gotową do druku w oknie edytora PDF, gdzie można dokonać jeszcze zmian przed ostatecznym drukiem. Zmiany te jedna nie zostaną już zapisane w programie płacowym.

71

Okno sporządzanie „Umowy o pracę”

Oświadczenie o bezrobociu Aktualnie druk ten nie jest wykorzystywany. Użycie tego polecenia skutkuje wywołaniem generatora tego druku i umożliwia edycję jego poszczególnych pól, a następnie wydruk oświadczenia bez opcji jego zapisania.

Świadectwo pracy W celu sporządzenie świadectwa pracy należy aktywować okno „Przygotowanie wydruku świadectwa pracy”. Jest ono aktywowane z „Menu: Dokumenty / Świadectwo pracy”. W oknie tym po lewej stronie są wymienione osoby przypisane do aktywnego (wyrób w głównym oknie programu) działu. W prawej górnej części okna znajdują się przyciski sterujące oknem – tj. „Dodaj”; „Edytuj” „Usuń” oraz „Wykonaj wydruk”. Poniżej przycisków sterujących prezentowane są sporządzone wcześniej świadectwa pracy, a w dolnej części okna szczegóły dotyczące wskazanego w górnej części świadectwa.

Szczegółowa treść świadectwa dostępna jest w 4 zakładkach o nazwach: Część 1 do 4. Pola umieszczone na poszczególnych zakładach stają się aktywne tylko wtedy, gdy okno jest w trybie

72

„Dodawania … nowego świadectwa pracy” albo w trybie „Edycji … zapisanego wcześniej świadectwa”.

Okno przygotowywania Świadectwa pracy

W przypadku tworzenia nowego świadectwa pracy program wstępnie wypełnia poszczególne pola danymi dostępnymi w programie. Są to dane zarówno personalne, jak i dotyczące przebiegu zatrudnienia – tj. dat zatrudnienia „od”, „do” (gdzie data „od” odpowiada dacie zatrudnienia, a data „do” jest proponowana data aktualna), a także poszczególnych rodzajów absencji rejestrowanych w programie, które należy wykazać na świadectwie pracy.

Użytkownik ma możliwość i powinność by uzupełnić pola niewypełnione automatycznie przez generator. Ponadto użytkownik ma możliwość wpływać na części świadectwa pracy, które zostały wypełnione automatycznie. W tym celu w poszczególnych obszarach świadectwa, w sytuacji, gdy okno generowania jest aktywne do edycji, może korzystać z ikonek dodających lub usuwających poszczególne wpisy dla danego obszaru świadectwa pracy.

Ikonki „+F1”(Dodaj) i „–Del” (Usuń)

Wzorzec świadectwa pracy wykorzystywany w programie bazuje na wzorcu wprowadzonym przez przepisy wykonawcze do Kodeksu pracy.

73

Drukowanie sporządzonego świadectwa pracy możliwe jest dopiero po zakończeniu edycji tego świadectwa ora wskazaniu dokumentu podlegającego wydrukowi. Dostępna w oknie funkcja „Usuń” usuwa wskazane, jako aktywne świadectwo pracy. Z uwagi na nieodwracalny skutek tej czynności należy używać bardzo rozważnie. Okno „Przygotowanie wydruku świadectwa pracy” zamykane jest za pomocą X w górnym prawym rogu okna.

Zaświadczenie o zarobkach Program umożliwia też wydrukowanie dla pracownika zaświadczeń o zarodkach. Są one dostępne w „Menu: Dokumenty / Zaświadczenia”. W oknie tym po lewej stronie są wymienione osoby przypisane do aktywnego (wyrób w głównym oknie programu) działu. W prawej górnej części okna znajduje się obszar, w którym należy zdefiniować kryteria potrzebne do sporządzenia zaświadczenia. Samo zaświadczenie tworzone jest za pomocą polecenia „Generuj”, dostępnego w dolnej części okna.

Okno generowania Zaświadczeń o zarobkach

Zaświadczenie generowane jest wg założonych w oknie kryteriów. Użytkownik powinien wybrać typ zaświadczenia – domyślnie proponowane jest „standardowe” zaświadczenie o zarobkach. Jednak

74

w polu „Typ” dostępne są także „Zaświadczenie o zarobkach do dodatku mieszkaniowego” oraz „Zaświadczenie o zarobkach do opieki społecznej”. Do zaświadczeń mogą być uwzględnione tylko listy płac zamknięta, jak też zarówno listy zamknięta jak i otwarte. O tym zakresie decyduje ustawienie w polu: „Rodzaje uwzględnianych list”. Domyślną wartością jest uwzględnianie „Zarówno otwartych jak i zamkniętych”.

Użytkownik może zdefiniować, za jaki okres sporządzane jest zaświadczenie. Standardowo program proponuje 3 miesiące poprzedzające okres sporządzenia zaświadczenia.

Możliwe jest także zaopatrzenie zaświadczenia w informacje, z jakiej przyczyny jest ono wydawane. Domyślnie proponowana jest treść „na wniosek pracownika”. Ponadto można na zaświadczeniu inne uwagi dotyczące tego dokumentu. Kolejnym kryterium uwzględnianym przy sporządzaniu jest moment wpłaty. Standardowo proponowane jest ustawienie, że zaświadczenie sporządzane jest „za powyższy okres”, co oznacza że na zaświadczeniu zostaną uwzględnione listy dotyczące określonego okresu niezależnie od tego w jakim momencie jest zdefiniowany moment ich wypłaty (wg metody memeriałowej). Dopuszczalne jest także sporządzenie zaświadczenia gdzie uwzględniane są wartości wypłacane w powyższym okresie. Wtedy na zaświadczeniu zostaną uwzględnione tylko listy wypłacone (wg metody kasowej) w określonym czasie niezależnie od tego, jakich okresów dotyczą.

Dane Jest to opcja, w której gromadzone są dane oraz ustawienia wykorzystywane w innych częściach programu. Główne elementy tej opcji to: Słowniki; Składniki definiowalne.

75

Opcja „Dane”

Słowniki Słowniki są elementem danych gromadzącym informacje oraz dane w celu wykorzystania ich częściach programu. W słownikach można przeglądać te informacje. W przypadku niektórych słoników można je uzupełniać lub usuwać, w przypadku pewnych słowników modyfikować. Słowniki mogą być w przewidzianym dla nich zakresie zmieniane zarówno w opcji „Dane” jak i poszczególnych częściach programu gdzie znajdują się odwołania do nich. O dodawaniu elementów do słowników decyduje aktywność ikon „Dodaj” lub „Usuń”.

Aktywne ikony słowników

76

Słowników z ograniczoną funkcją dodawania lub usuwania zakresu elementów słownika mają ikony sterujące „Dodaj” lub „Usuń” nieaktywne.

Nieaktywne ikony sterujące słowników

Niżej omawiamy charakterystykę poszczególnych słowników: Dane adresowe – słowniki składające się na ta opcję, – czyli: Gminny; Kod statystyczny; Kraje; Miejscowości; Powiaty; Województwa – gromadzą dane adresowe wykorzystywane w programie zarówno na potrzeby określenia zamieszkanie pracowników oraz siedziby pracodawcy.

słowniki w Danych adresowych

Kody ubezp. – słowniki gromadzą dane o kodach ZUS dotyczących: Tytułów ubezpieczeń pracowników; Stopnie niepełnosprawności; Ustalenia prawa do emerytury lub renty

słowniki Kody ubezp.

Badania lekarskie – słownik zbiera dane o szczegółach badań lekarskich wykorzystywanych w programie – z poziomu tej opcji nie ma możliwości edycji tego słownika. Banki – słownik zbiera dane o nazwach banków wykorzystywanych w programie – słownik podlega pełnej modyfikacji.

77

Działy – słownik gromadzi dane o działach, do których może być przypisywany pracownik. Słownik jest w pełni edytowalny. Działy umożliwiają organizację pracowników w programie w sposób odpowiadający strukturze organizacyjnej firmy. Podział na działy ułatwia kontekstową pracę z określonymi grupami pracowników. Listę działów użytkownik może dowolnie kształtować. Niżej przykładowa lista działów.

przykładowy słownik działów

Grupa składnika – słownik zawiera informacje o nazwach grup składników wykorzystywanych w programie z oznaczeniem, do jakiego szablonu placowego dana grupa jest przypisana – słownik ma wyłączoną możliwość dodawania i usuwania pozycji słownika, za to istnieje możliwość edycji nazw poszczególnych grup składników. UWAGA Nazwy grup składnika są prezentowane na wydrukach list płac i ten słownik jest miejscem gdzie można określić nazwy poszczególnych grup składników prezentowanych na wydruku listy płac.

78

Słownik grupy składników

W powyższym przykładzie w szablonie A listy płac pojawią się nazwy kolumn Zasadnicza; Ubezpieczenie; w szablonie B: Zasadnicza; Premia; w szablonie C pojawi się Zasadnicza. Poza tymi nazwami wymedytowanymi przez użytkownika w nagłówkach kolumn list płac pojawią się nazwy: Dodatek 1 – 6; oraz Potrącenia 1-5. Przy czym nazwy: Dodatek 1 – 6; oraz Potrącenia 1-5 mogą być dowolnie, w miarę potrzeby przez użytkownika zmienione. Przypominamy, że do poszczególnej grupy składników może być przypisane więcej niż jeden składnik. Grupy – słownik gromadzi dane o grupach pracowniczych, do których może być przypisywany pracownik. Słownik jest w pełni edytowalny. Grupy umożliwiają organizację pracowników w programie w sposób odpowiadający strukturze organizacyjnej firmy. Podział na grupy jest niezależny od podziału na działy i może się z nim krzyżować. Podział ten ułatwia kontekstową pracę z określonymi grupami pracowników. Listę działów użytkownik może dowolnie kształtować.

79

przykładowy słownik grup pracowniczych

Identyfikatory – słownik zawiera informacje o identyfikatorach na podstawie, których dane o pracownikach są rozpoznawane w exportach do Programu Płatnika i ich kodach. Słownik ten nie podlega edycji. Dane zawarte w słowniku odpowiadają kodom przewidzianych przez przepisy.

słownik identyfikatorów

Kody chorób – słownik zawiera informacje o kodach chorób wykorzystywanych w programie. Słownik ten nie podlega edycji. Dane zawarte w słowniku odpowiadają kodom chorób przewidzianych przez przepisy o zwolnieniach lekarskich.

80

słownik kodów chorób

Koszty umów – słownik prezentuje wartości kosztów wykorzystywanych w umowach cywilnoprawnych oraz określa, która z wartości jest procentem. Nie ma możliwości edycji tego słownika.

słownik kosztów umów cywilnych

Obywatelstwo – słownik gromadzi dane o rodzajach obywatelstw, które można przypisać pracownikowi. Słownik jest w pełni edytowalny. Oddziały NFZ – słownik zbiera dane o nazwach oddziałów NFZ i przypisanych im kodów. Informacje o odpowiednich oddziałach przypisuje się pracownikom. Nie ma możliwości edycji tego słownika.

81

słownik oddziałów NFZ

Rodzaje niepełnosprawności – słownik gromadzi dane o rodzajach niepełnosprawności pracowniczych, które można przypisać pracownikowi. Słownik jest w pełni edytowalny. Rodzaje zatrudnienia – słownik określa typu zatrudnienia – relacji wiążącej pracownika z firmą. Nie ma możliwości edycji tego słownika.

słownik rodzajów zatrudnienia

Stanowiska prac. – słownik gromadzi dane o stanowiskach, które można przypisać pracownikowi. Słownik jest w pełni edytowalny.

82

Szablony list płac – słownik definiuje szablony list płac oraz określa, który szablon jest domyślny. Nie ma możliwości edycji tego słownika.

słownik szablonów list płac

Szkolenia – słownik zbiera dane o szczegółach szkoleń wykorzystywanych w programie – z poziomu tej opcji nie ma możliwości edycji tego słownika. Słownik świąt – gromadzi dane o świętach wykorzystywanych w programie w elementach dotyczących czasu pracy, jak np.: definicje kalendarzy lub lista plac w zakresie dotyczącym czasu pracy. Słownik jest w pełni edytowalny. W słowniku tym można dodawać nie tylko święta ogólnokrajowe, ale także dodawać święta lub wyjątki wewnątrz zakładowe. Poza datą w słowniku określa się nazwę święta, a także ilość godzin ewentualnie do przepracowania w tym dniu. Wartość „0” oznacza, że dany dzień jest wolny od pracy.

83

słownik świąt Typy badań – słownik gromadzi dane o typach badań, które można przypisać pracownikowi. Słownik jest w pełni edytowalny. Słownik można wykorzystać do rejestrowania obowiązkowych badan lekarskich.

słownik Typów badań

Typy nieobecności – słownik prezentuje dane o nieobecnościach wykorzystywanych w programie w oknie „Absencje”. Szczegóły tego słownika zostały opisane przy okazji opisu okna „Absencje”. Słownik ten nie podlega edycji.

84

słownik Typów nieobecności

Typy szkoleń – słownik gromadzi dane o typach szkoleń wykorzystywanych w programie. Słownik jest w pełni edytowalny. Słownik można wykorzystać do rejestrowania obowiązkowych szkoleń BHP.

85

słownik Typów szkoleń

Urzędy skarbowe – słownik gromadzi dane o urzędach skarbowych dostępnych w programie, które można przypisać do pracowników wg ich adresów zamieszkania oraz do danych firmy.

86

słownik urzędów skarbowych

Składniki definiowalne Okno jest formą słownika, w którym definiuje się parametry składników płacowych wykorzystywanych w programie. Okno poza definiowaniem składników umożliwia za pomocą przycisków sterujących oraz w zakładce „Siatka płac”, określenie powiązania zdefiniowanych składników płacowych z pracownikiem lub grupą pracowników.

Definiowanie składników W górnej części zakładki w poszczególnych polach definiuje się cechy składnika – cechy te zostaną niżej omówione. Poniżej pól cech znajdują się przyciski sterujące oknem. Jeszcze niżej tabela prezentująca parametry poszczególnych składników płacowych zapisanych w bazie. Na samym dole znajdują się ikony odpowiadające za przypisywanie wskazanego składnika do określonej grupy pracowników.

Cechy składnika - opis:

87

Cechy składników

Cecha składnika: Nazwa – w polu określa się nazwę składnika płacowego, która będzie widoczna w programie dla użytkownika. Przy zakładaniu nowej bazy standardowo są założone składniki o nazwach: Zasadnicza; Dodatki od 1 do 6; oraz Potrącenia od 1 do 5. Użytkownik może zgodnie ze swoim zapotrzebowaniem zmienić nazwy składników. Cecha składnika: Grupa – oznacza grupę składników, do których dany składnik zostanie przypisany. Składnik zgodnie z tym przypisaniem będzie wykazywany w odpowiednich polach listy płac najpierw w trybie edycji listy płac, a potem także na wydruku. Składniki przypisywane mogą być do grup składników powiązanych z szablonami list płac. Pierwszy człon wartości z pola „Grupa” odpowiada za szablon listy płac, do którego składnik jest przypisany np.: „Szablon A – …”. Dostępne są Szablony A; B i C – oznaczające odrębne wersje list płac. Drugi człon wartości z pola „Grupa” np.: „ … – Dodatek1” odpowiada za treść, jaka zostanie wydrukowana w nagłówku listy płac dla danej grupy składników w danym szablonie. Ten drugi człon z pola „Grupa” może być modyfikowany, co ewentualnie wykonuje się w słowniku „Grupa składników” w kolumnie „Nazwa”. Słownik ten dostępny jest także przy polu „Grupa” pod ikoną [+/-], po warunkiem, że okno jest w trybie edycji istniejącego składnika lub dodawania nowego składnika. W tym polu dostępne jest 12 grup składników dla każdego z szablonu. UWAGA Do jednej grupy składników na jednym szablonie dla danego pracownika (lub grupy pracowników) może być przypisane więcej składników niż jeden – CZYLI np. wynagrodzenie zasadnicze jednego pracownika może składać się z elementu wyliczanego ze stawki miesięcznej oraz z elementu wyliczanego ze stawki godzinowej, albo akordu. Wtedy w oknie „Edycji list płac” można osobno edytować składniki przypisanej do jednej grupy za pomocą dodatkowego okna „Edytuj składniki z grupy …”.

Okienko dialogowe „Edytuj składniki z grupy …”

Cecha składnika: Dodatek/Potrącenie – odpowiada za to czy składnik będzie zwiększał lub zmniejszał kwotę do wypłaty. Dostępne są wartości: Dodatek oraz Potrącenie.

88

Cecha składnika: Podatek – odpowiada za to czy składnik zwiększa podstawę opodatkowania. Zaznaczenie tego pola oznacza, że składnik jest dodawanych do podstawy opodatkowania. Cecha składnika: Składki ZUS – odpowiada za to czy składnik zwiększa podstawę naliczenia składek ZUS. Zaznaczenie tego pola oznacza że składnik jest dodawanych do podstawy naliczenia składek ZUS. Cecha składnika: Zdrowotne – odpowiada za to czy składnik zwiększa podstawę naliczenia składek zdrowotnych. Zaznaczenie tego pola oznacza że składnik jest dodawanych do podstawy naliczenia składek zdrowotnych. Cecha składnika: Zmienność składnika – odpowiada za charakter składnika, jego stałość lub zmienność. Cecha ta może mieć znaczenie dla uwzględnianiu składnika przy naliczaniu podstaw do zasiłku chorobowego oraz wynagrodzeń urlopowych. Dostępne są wartości: „Stawka miesięczna”; „Stawka dzienna”; „Stawka godzinowa”; „Akord”; „Nie dotyczy”. Cecha składnika: Obniżany Choroba – odpowiada za to czy składnik będzie obniżany z uwagi na nieobecność o charakterze choroby (zgodnie z danymi o danym typie nieobecności oknie „Absencje” i słowniku „Typy nieobecności”). Zaznaczenie tego pola oznacza, że składnik będzie obniżany z uwagi na nieobecność chorobową. Obniżanie następuje wg algorytmu ustalonego w oknie „Ustawienia / Ustawienia płacowe”. Cecha składnika: Zasiłek – odpowiada za to czy dany składnik jest zasiłkiem wypłacanym z ubezpieczeń. Zaznaczenie tego pola oznacza, że składnik będzie traktowany jak zasiłek. Cecha składnika: Do chorobowego – odpowiada za to, w jaki sposób dany składnik będzie uwzględniany przy liczeniu na danej liście płac podstawy do zasiłku chorobowego. Dostępne są wartości: „W wysokości miesięcznej”; „Po uzupełnieniu”; „W kwocie faktycznie wypłaconej”; „Za okres dłuższy niż miesiąc” oraz „Nie dotyczy”. Wartości te odpowiadają sposobom uwzględniania składników przewidzianym w przepisach o zasiłkach chorobowych. Cecha składnika: Obniżany Urlop – odpowiada za to czy składnik będzie obniżany z uwagi na nieobecność o charakterze urlopowym (zgodnie z danymi o danym typie nieobecności oknie „Absencje” i słowniku „Typy nieobecności”). Zaznaczenie tego pola oznacza, że składnik będzie obniżany z uwagi na nieobecność urlopową. Obniżanie następuje wg algorytmu ustalonego w oknie „Ustawienia / Ustawienia płacowe”. Cecha składnika: Do urlopowego – odpowiada za to, w jaki sposób dany składnik będzie uwzględniany przy liczeniu wynagrodzenia za urlop ze składników stałych oraz przyjmowany do liczenia podstawy do naliczenia wynagrodzenia za urlop w przyszłych miesiącach ze składników zmiennych. Dostępne są wartości: „Za miesiąc - stały”; „Za miesiąc - zmienny”; „Za okres krótszy niż miesiąc - stały”; „Za okres krótszy niż miesiąc - zmienny”; „Za okres dłuższy niż miesiąc - stały”; „Za okres dłuższy niż miesiąc - zmienny” oraz „Nie dotyczy”. Wartości te odpowiadają sposobom uwzględniania składników przewidzianym w przepisach o wynagrodzeniach za czas urlopu. Cecha składnika: Przypisz nowemu pracownikowi – odpowiada za to czy składnik będzie automatycznie przypisywany nowozakładanemu pracownikowi. Zaznaczenie tego pola oznacza, że składnik będzie przypisywany nowozakładanemu pracownikowi, a brak tego zaznaczenia powoduje, że składnik trzeba ewentualnie indywidualnie dodawać pracownikowi lub grupie pracowników. Standardowo dla ułatwienia pracy i definiowania tą cechę mają zaznaczone składniki przypisane do Szablonu A. Cecha składnika: Wartość domyślna – w polu tym można wpisać wartość, która domyślenie będzie przypisywania pracownikowi, któremu będzie definiowany dany składnik. Wartość „0” w tym polu oznacza, każdemu pracownikowi trzeba będzie osobno określić wartość tego składnika w jego indywidualnie określonej siatce płac.

89

Przykłady zdefiniowania cech podstawowych składników płacowych Niżej prezentujemy preferowane przez wydawcę ustawienia (definicje) cech najczęściej wykorzystywanych składników płacowych.

Wynagrodzenie zasadnicze w kwocie miesięcznej – np. 1800 zł Nazwa – w zasadzie dowolna – powinna jednak wskazywać na charakter składnika, nie ma potrzeby wskazywania w nazwie wartości składnika. Grupa – sugerujemy [Szablon A-Wynagrodzenie zasadnicze] (definiowanie nazw Grup opisane wyżej), można też wykorzystać inne grupy. Dodatek/Potrącenie – wartość: DODATEK Podatek – wartość: [V] – czyli: TAK Składki ZUS – wartość: [V] – czyli: TAK Zdrowotne – wartość: [V] – czyli: TAK Zmienność składnika – wartość: STAWKA MIESIĘCZNA Obniżany Choroba – wartość: [V] – czyli: TAK Zasiłek – wartość: [puste] – czyli: NIE Do chorobowego – wartość: W WYSOKOŚCI MIESIĘCZNEJ Obniżany Urlop – wartość: [V] – czyli: TAK Do urlopowego – wartość: ZA MIESIĄC - STAŁY Przypisz nowemu pracownikowi – sugerujemy wartość: [V] – czyli: TAK jeżeli większość pracowników nowo zatrudnianych będzie miała ten składnik przypisywany, przy czym składnik automatycznie przypisywany wszystkim może być indywidualnie dla konkretnego pracownika usunięty Wartość domyślna – wartość: np. 1800 – jeżeli większość pracowników nowo zatrudnianych będzie miała taką stawkę, stawka ta może być zmieniona indywidualnie dla pracownika. Wynagrodzenie zasadnicze w stawce godzinowej – np. 10 zł Nazwa – w zasadzie dowolna – powinna jednak wskazywać na charakter składnika, nie ma potrzeby wskazywania w nazwie wartości składnika. Grupa – sugerujemy [Szablon A-Wynagrodzenie zasadnicze] (definiowanie nazw Grup opisane wyżej), można też wykorzystać inne grupy. Dodatek/Potrącenie – wartość: DODATEK Podatek – wartość: [V] – czyli: TAK Składki ZUS – wartość: [V] – czyli: TAK Zdrowotne – wartość: [V] – czyli: TAK Zmienność składnika – wartość: STAWKA GODZINOWA Obniżany Choroba – wartość: [puste] – czyli: NIE Zasiłek – wartość: [puste] – czyli: NIE Do chorobowego – wartość: W WYSOKOŚCI MIESIĘCZNEJ Obniżany Urlop – wartość: [puste] – czyli: NIE Do urlopowego – wartość: ZA MIESIĄC - ZMIENNY Przypisz nowemu pracownikowi – sugerujemy wartość: [V] – czyli: TAK jeżeli większość pracowników nowo zatrudnianych będzie miała ten składnik przypisywany, przy czym składnik automatycznie przypisywany wszystkim może być indywidualnie dla konkretnego pracownika usunięty

90

Wartość domyślna – wartość: np. 10 – jeżeli większość pracowników nowo zatrudnianych będzie miała taką stawkę, stawka ta może być zmieniona indywidualnie dla pracownika

Wynagrodzenie zasadnicze w stawce dziennej – np. 80 zł (UWAGA – składnik w praktyce niewykorzystywany) Nazwa – w zasadzie dowolna – powinna jednak wskazywać na charakter składnika, nie ma potrzeby wskazywania w nazwie wartości składnika. Grupa – sugerujemy [Szablon A-Wynagrodzenie zasadnicze] (definiowanie nazw Grup opisane wyżej), można też wykorzystać inne grupy. Dodatek/Potrącenie – wartość: DODATEK Podatek – wartość: [V] – czyli: TAK Składki ZUS – wartość: [V] – czyli: TAK Zdrowotne – wartość: [V] – czyli: TAK Zmienność składnika – wartość: STAWKA DZIENNA Obniżany Choroba – wartość: [puste] – czyli: NIE Zasiłek – wartość: [puste] – czyli: NIE Do chorobowego – wartość: PO UZUPEŁNIENIU Obniżany Urlop – wartość: [puste] – czyli: NIE Do urlopowego – wartość: ZA MIESIĄC - ZMIENNY Przypisz nowemu pracownikowi – wartość: [puste] – czyli: NIE Wartość domyślna – wartość: np. 80 – jeżeli większość pracowników nowo zatrudnianych będzie miała taką stawkę, stawka ta może być zmieniona indywidualnie dla pracownika

Wynagrodzenie zasadnicze akordowe Nazwa – w zasadzie dowolna – powinna jednak wskazywać na charakter składnika, nie ma potrzeby wskazywania w nazwie wartości składnika. Grupa – sugerujemy [Szablon A-Wynagrodzenie zasadnicze] (definiowanie nazw Grup opisane wyżej), można też wykorzystać inne grupy. Dodatek/Potrącenie – wartość: DODATEK Podatek – wartość: [V] – czyli: TAK Składki ZUS – wartość: [V] – czyli: TAK Zdrowotne – wartość: [V] – czyli: TAK Zmienność składnika – wartość: AKORD Obniżany Choroba – wartość: [puste] – czyli: NIE Zasiłek – wartość: [puste] – czyli: NIE Do chorobowego – wartość: PO UZUPEŁNIENIU Obniżany Urlop – wartość: [puste] – czyli: NIE Do urlopowego – wartość: ZA MIESIĄC - ZMIENNY Przypisz nowemu pracownikowi – sugerujemy wartość: [V] – czyli: TAK jeżeli większość pracowników nowo zatrudnianych będzie miała ten składnik przypisywany, przy czym składnik automatycznie przypisywany wszystkim może być indywidualnie dla konkretnego pracownika usunięty Wartość domyślna – wartość: [puste] – czyli: NIE

Premia

91

Nazwa – w zasadzie dowolna – powinna jednak wskazywać na charakter składnika, nie ma potrzeby wskazywania w nazwie wartości składnika. Grupa – sugerujemy [Szablon A-Premia] (definiowanie nazw Grup opisane wyżej), można też wykorzystać inne grupy. Dodatek/Potrącenie – wartość: DODATEK Podatek – wartość: [V] – czyli: TAK Składki ZUS – wartość: [V] – czyli: TAK Zdrowotne – wartość: [V] – czyli: TAK Zmienność składnika – wartość: NIE DOTYCZY Obniżany Choroba – wartość: [puste] – czyli: NIE (chyba że użytkownik będzie chciał wartość składnika przypisanego na stałe pracownikowi zmniejszać z uwagi na ten typ nieobecności) Zasiłek – wartość: [puste] – czyli: NIE Do chorobowego – wartość: W KWOCIE FAKTYCZNIE WYPŁACONEJ Obniżany Urlop – wartość: [puste] – czyli: NIE (chyba że użytkownik będzie chciał wartość składnika przypisanego na stałe pracownikowi zmniejszać z uwagi na ten typ nieobecności) Do urlopowego – wartość: ZA MIESIĄC - ZMIENNY Przypisz nowemu pracownikowi – sugerujemy wartość: [V] – czyli: TAK jeżeli większość pracowników nowo zatrudnianych będzie miała ten składnik przypisywany, przy czym składnik automatycznie przypisywany wszystkim może być indywidualnie dla konkretnego pracownika usunięty Wartość domyślna – wartość: [puste] – czyli: NIE

Dodatek np. funkcyjny Nazwa – w zasadzie dowolna – powinna jednak wskazywać na charakter składnika, nie ma potrzeby wskazywania w nazwie wartości składnika. Grupa – sugerujemy [Szablon A-Dodatek] (definiowanie nazw Grup opisane wyżej), można też wykorzystać inne grupy. Dodatek/Potrącenie – wartość: DODATEK Podatek – wartość: [V] – czyli: TAK Składki ZUS – wartość: [V] – czyli: TAK Zdrowotne – wartość: [V] – czyli: TAK Zmienność składnika – wartość: STAWKA MIESIĘCZNA Obniżany Choroba – wartość: [V] – czyli: TAK Zasiłek – wartość: [puste] – czyli: NIE Do chorobowego – wartość: W WYSOKOŚCI MIESIĘCZNEJ Obniżany Urlop – wartość: [V] – czyli: TAK Do urlopowego – wartość: ZA MIESIĄC - STAŁY Przypisz nowemu pracownikowi – wartość: [puste] – czyli: NIE Wartość domyślna – wartość: [puste] – czyli: NIE

Ekwiwalent za pranie Nazwa – w zasadzie dowolna – powinna jednak wskazywać na charakter składnika, nie ma potrzeby wskazywania w nazwie wartości składnika. Grupa – sugerujemy [Szablon A-Ekw za pranie] (definiowanie nazw Grup opisane wyżej), można też wykorzystać inne grupy. Dodatek/Potrącenie – wartość: DODATEK

92

Podatek – wartość: [puste] – czyli: NIE Składki ZUS – wartość: [puste] – czyli: NIE Zdrowotne – wartość: [puste] – czyli: NIE Zmienność składnika – wartość: NIE DOTYCZY Obniżany Choroba – wartość: [puste] – czyli: NIE Zasiłek – wartość: [puste] – czyli: NIE Do chorobowego – wartość: NIE DOTYCZY Obniżany Urlop – wartość: [puste] – czyli: NIE Do urlopowego – wartość: NIE DOTYCZY Przypisz nowemu pracownikowi – wartość: [V] – czyli: TAK Wartość domyślna – wartość: [puste] – czyli: NIE

Ubezpieczenie – np. PZU Nazwa – w zasadzie dowolna – powinna jednak wskazywać na charakter składnika, nie ma potrzeby wskazywania w nazwie wartości składnika. Grupa – sugerujemy [Szablon A - PZU] (definiowanie nazw Grup opisane wyżej), można też wykorzystać inne grupy. Dodatek/Potrącenie – wartość: POTRĄCENIE Podatek – wartość: [puste] – czyli: NIE Składki ZUS – wartość: [puste] – czyli: NIE Zdrowotne – wartość: [puste] – czyli: NIE Zmienność składnika – wartość: NIE DOTYCZY Obniżany Choroba – wartość: [puste] – czyli: NIE Zasiłek – wartość: [puste] – czyli: NIE Do chorobowego – wartość: NIE DOTYCZY Obniżany Urlop – wartość: [puste] – czyli: NIE Do urlopowego – wartość: NIE DOTYCZY Przypisz nowemu pracownikowi – wartość: [puste] – czyli: NIE Wartość domyślna – wartość: [puste] – czyli: NIE

Przyciski sterujące:

Przyciski sterujące w oknie definiowania składników

Przycisk: Dodaj – odpowiada za zakładanie nowych składników. Przycisk: Edytuj – odpowiada za modyfikację definiowanych wcześniej składników. Przycisk: Anuluj – odpowiada za rezygnację z modyfikacji lub dodawania składników. Przycisk: Zapisz – odpowiada za zapisanie dokonanych modyfikacji lub dodawanych składników. Przycisk: Usuń – odpowiada za usuwanie zapisanych składników.

93

Przyciski sterujące w oknie definiowania składników cd

Przycisk: Przypisz wszystkim – odpowiada za przypisanie wskazanego składnika do definicji płacy (siatki płac) wszystkich pracowników Przycisk: Przypisz do działu – odpowiada za przypisanie wskazanego składnika do definicji płacy (siatki płac) pracowników przypisanych do konkretnego działu – lista dostępnych działów rozwija się po użyciu tego przycisku. Przycisk: Przypisz do grupy – odpowiada za przypisanie wskazanego składnika do definicji płacy (siatki płac) pracowników przypisanych do konkretnej grupy – lista dostępnych działów rozwija się po użyciu tego przycisku. UWAGA przyciski grupowego przypisywania ułatwiają tą czynność, ale usuwania składników z siatki plac realizowana jest indywidualnie – dlatego należy zachować ostrożność i nie używać tych funkcji pochopnie.

Siatka płac Zakładka umożliwia przypisanie określonym pracownikom określenie indywidualnej siatki płac, – czyli: a) przypisanie pracownikowi składników z listy zdefiniowanych wcześniej składników b) zdefiniowanie wartości składników płacowych przypisanych do aktywnego pracownika składników z listy zdefiniowanych wcześniej składników – wartość składnika jest jedynym parametrem definiowalnym w tym oknie. c) szybki przegląd bez możliwości edycji w tym miejscu ustawień poszczególnych składników d) względnie pozwala na usuniecie określonego składnika z siatki płac pracownika. Po lewej stronie zakładki dostępna jest lista pracowników, dla których można zdefiniować siatkę płac. Lista pracowników odpowiada wybranym do pracy kontekstowej Działowi i Grupie w głównym oknie programu.

Definiowanie siatki płac

Przy zakładaniu nowego pracownika standardowo przypisywane są pracownikowi składniki płacowe zdefiniowane domyślenie dla „Szablonu A”. Składnikami automatycznie przypisywanymi są składniki z zaznaczeniem na TAK w polu „Przypisz nowemu pracownikowi”. Wartość składników przypisanych standardowo pracownikowi przy jego zakładaniu jest równa „0” (zero), z wyjątkiem tych składników, które w swojej definicji mają wpisaną wartość domyślną – wtedy do siatki płac wpisywana jest wartość domyślna tego składnika. Wobec tego po założeniu nowego pracownika lub dodaniu do siatki płac aktywnego pracownika nowego składnika należy dokonać indywidualizacji wartości tego składnika płacowego lub zaakceptować wartość domyślną tego składnika.

94

Nowe składniki dodaje się do siatki płacy pracownika za pomocą ikony „Przypisz składnik z listy”. Składniki usuwa się z tej siatki za pomocą ikony „Usuń składnik”. Ikona „Przypisz składnik z listy” skutkuje uruchomieniem dodatkowego pola – otwiera listę szablonów (A; B lub C), dla których zostały wcześniej zdefiniowane składniki płacowe, w polu tym można wybrać rodzaj szablonu, dla którego przypisywany jest składnik, a następnie składniki płacowe powiązane z danym szablonem. Proponowane są tylko te składniki, które jeszcze nie zostały przypisane do siatki płac tego pracownika.

Dodawanie składników w siatce płac

W siatce płac pracownika istnieje możliwość zdefiniowania (określenia) wartości danego składnika przypisanego wskazanemu pracownikowi. W tym celu w kolumnie „Wartość” można zmienić wartość składnika. Siatka płac w formie tabeli ułatwia przegląd parametrów składników przypisanych pracownikowi. Jednak poza wartością nie można w tej zakładce zmodyfikować parametrów składnika. Modyfikacja parametrów składników możliwa jest tylko w zakładce „Definiowanie składników”.

Ustawienia Opcja ta odpowiada za ogólne ustawienia programu, dane firmy oraz ogólnofirmowe współczynniki finansowe.

Menu Ustawienia

Ustawienia ogólne Opcja umożliwia własne określenie wzorców numerowania rachunków wystawianych do umów cywilnoprawnych. Po lewej stronie okna wybiera się rodzaj umowy, dla której ma być zmieniony sposób numerowania. Po prawej określa się wzorzec numeracji. Dostępne jest 5 rodzajów umów obsługiwanych przez program, dla każdego rodzaju umowy można ustalić indywidualny sposób domyślnego numerowania rachunków. Przy czym w trakcie

95

sporządzania rachunku użytkownik może zmienić proponowany sposób numerowania i dokonując odstępstwa, zastosować własny dla danego rachunku sposób numerowania tego rachunku. We wzorcu numerowania symbol „#” oznacza numer dokumentu dla danego pracownika, natomiast „rrrr” oznacza rok wystawienia rachunku. Po modyfikacji wzorca numeracji dla danego typu umowy użytkownik może zapisać nowy, tj. zmodyfikowany wzorzec – w tym celu należy użyć ikony „Zapisz”. W przypadku chęci rezygnacji z dokonanych zmian przed ich zapisaniem należy użyć ikony „Anuluj”. W oknie jest możliwe są także polecenia „Przywróć ustawienia kolumn w tabelach programu”; „Przywróć ustawienia położenia oraz rozmiaru okien”; „Przywróć wszystkie powyższe ustawienia” – służą one przywracaniu ustawień kolumn, okien ich rozmiarów i położeń..

Ustawienia ogólne

Dane firmy Okno służące do zarejestrowania danych o firmie – jako pracodawcy, płatnika składek ZUS oraz podatków i zaliczek na podatek. Dane firmy są wspólne dla wszystkich modułów obsługiwanych w danej bazie. W przypadku gdy firma – podmiot jest osobą fizyczną należy ten fakt zaznaczyć w polu „Osoba fizyczna”. Po zaznaczeniu tego pola aktywowane są pola tego okna dotyczące osoby fizycznej. W przypadku nie zaznaczenia tego pola dane wpisane w polach dotyczących osoby fizycznej nie są wykorzystywane w programie. W oknie „Dane firmy” rejestruje się podstawowe dane o podmiocie, w tym dane rejestrowe, adresowe oraz dotyczące m.in. konta bankowego oraz osoby odpowiedzialnej za obliczanie podatku. Ponadto w polach ukrytych pod przyciskiem „Osoby reprezentujące firmę” jest możliwość wpisania danych personalnych reprezentantów firmy oraz stanowisk, które te osoby piastują w strukturze firmy. Dane reprezentantów drukowane są na dokumentach firmowych sporządzanych w programie. Zmiana danych firmy jest zatwierdzana za pomocą ikony „Zapisz”. Użycie tej ikony skutkuje wywołaniem dodatkowego pytania potwierdzającego fakt, że zmiany zostaną zapisane także dla innych modułów. Odmowa zatwierdzenia tego pytania skutkuje niezapisaniem zmian. Podobnie anulowane są zmiany w sytuacji użycia ikony „Przywróć”

96

Dane firmy

Ustawienia płacowe Okno służy do prezentowania ogólnofirmowych ustawień płacowych. Ustawienia te są traktowane, jako wzorcowe dla wszystkich nowo zatrudnianych pracowników. Ponadto w przypadku zmiany którejś z wartości tych ogólnofirmowych ustawień program proponuje zmianę tej wartości dla wcześniej zatrudnionych pracowników. Po uprzednim zatwierdzeniu takiej zmiany przez użytkownika zamieniane są tylko wartości indywidualnych ustawień (parametrów) płacowych, które są równe starej wartości ogólnofirmowego ustawienia płacowego i zamieniane na nową wartość tego ustawienia płacowego. Konstrukcja okna jest następująca – w górnej części prezentowana jest tabela podatkowa gdzie po lewej stronie wyświetlane są procenty podatku odpowiadające poszczególnym progom podatkowym, które są wyświetlane po prawej stronie. Pod tabelą podatkową są pola odpowiadające za wartość kosztów uzyskania przychodu, kwotę wolną od podatku oraz ulgę miesięczną, – czyli 1/12 kwoty wolnej od podatku.

97

Ustawienia płacowe - podatki

Niżej znajduje się sekcja odpowiadająca za współczynniki i parametry pracy dotyczące naliczania podstaw i składek ZUS oraz zasiłków chorobowych. Są tam procenty dotyczące nalicznaoa poszczególnych składek, maksymalna podstawa ZUS – tj. górna wartość podstawy emerytalno-rentowej w roku dla pracownika, powyżej której to wartości nie są naliczane składki emerytalna i rentowa. Pole wychowawczy podstawa ZUS – odpowiada za wartość podstawy zdrowotnej dla osób na urlopie wychowawczym z kodem ubezpieczenia ZUS 1211XX. Podstawy ZUS właściciela odpowiadają za minimalne podstawy naliczania składek ZUS dla osób prowadzących działalność, osób współpracujących oraz dla wspólników. Duże znaczenie funkcjonalne ma zaznaczenie w polu „Uprawnienie do wypłaty zasiłków chorobowych”. Gdy to pole jest zaznaczone to oznacza, że firma ma uprawnienia do ich wypłaty (zatrudnienie powyżej 20 ubezpieczonych na 30.11 roku poprzedniego) i w liście płac będą naliczane zasiłki w sytuacji nieobecności zaznaczonych, jako zasiłki. W przypadku wyłączenia tego pola program nie będzie naliczał zasiłków z ubezpieczeń społecznych (uwzględni jednak obniżenie składników z uwagi na nieobecność), wypłata tych zasiłków zostanie przekazana do ZUSu.

Ustawienia płacowe - ZUS

Sekcja „Obniżanie składników przez nieobecność” odpowiada za sposób, w jaki wyliczana jest wartość obniżająca składniki płacowe, które w swojej definicji mają zaznaczone, że są obniżane

98

przez poszczególne rodzaje nieobecności. Program przewiduje odrębne obniżanie dla nieobecności traktowanych, jako chorobowe i oddzielne dla nieobecności urlopowych.

Ustawienia płacowe – obniżanie składników

Dla nieobecności chorobowych wartość obniżenia standardowo proponowana jest, jako wartość początkowa (składnik) podzielone przez 30 i pomnożona przez ilość dni nieobecności chorobowej. Wartość składnik po obniżeniu wyliczana jest, jako różnica wartość przed obniżeniem minus wartość obniżenia. Użytkownik może z tym polu wybrać drugi przewidziany sposób obniżania składników – tj. polegający na tym że dzielenie będzie wykonywane przez liczbę odpowiadającą ilości dni kalendarzowych w miesiącu w którym nieobecność jest rozliczana. Dla nieobecności urlopowych wartość obniżenia standardowo proponowana jest, jako wartość początkowa (składnik) podzielone przez godziny robocze dla danego pracownika zgodnie z definicją kalendarza przypisanego pracownikowi i pomnożona przez ilość godzin nieobecności urlopowej. Wartość składnik po obniżeniu wyliczana jest, jako różnica wartość przed obniżeniem minus wartość obniżenia. Użytkownik może z tym polu wybrać trzy inne przewidziane sposoby obniżania składników przez nieobecności urlopowe, w których może być ustawione dzielenie z uwzględnieniem ilość godzin w miesiącu lub też, gdy dzielenie i mnożenie odbywa się przy uwzględnieniu odpowiednich dni, a nie godzin. W przypadku zmiany wartości w firmowych ustawieniach płacowych, które są przenoszone standardowo do indywidualnych ustawień płacowych pracownika, przy zakładaniu nowego pracownika, program proponuje dokonanie odpowiedniej zmiany wartości tej zmiennej finansowej w ustawieniach indywidualnych pracownika. W tym celu wyświetlane zostaje dodatkowe okienku dialogowe.

Zmiana firmowych ustawień płacowych

W celu wykonania automatycznej zmiany tej wartości należy zatwierdzić polecenie „Tak” – wtedy program dokona konwersji wcześniejszej konkretnej wartości wskazanej zmiennej finansowej na nową wartość. W przypadku, gdy w ustawieniach indywidualnych pracowników są różne wartości program zamieni zmienną finansową tylko u tych pracowników, którzy mają starą zmienną odpowiadającą wartości starej zmiennej w firmowych ustawieniach płacowych. W przypadku, gdy zmiana zmienne w firmowych ustawieniach płacowych ma nie skutkować zmianą w indywidualnych ustawieniach płacowych należy użyć polecenia „Nie” w okienku dialogowym. Dla wycofania się z wprowadzanych zmian służy polecenie „Anuluj”.

99