Instrument pantau silang

SENARAI SEMAK PENGAUDITAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKOLAH (SPKS)SEKOLAH RENDAH DAN SEKOLAH MENENGAH

NEGERI SABAH

NAMA JURUAUDIT : …………………………..…………………..….

TARIKH : ………………………………………………….

LOKASI : ………………………………………………….

BIL PERKARA ADA (/) TIADA (X) CATATAN

1. MANUAL KUALITI, PROSEDUR KUALITI & LAMPIRAN KUALITI

2. PROMOSI KUALITI

3. VISI & MISI, PIAGAM PELANGGAN, CARTA ORGANISASI SEKOLAH DLL.

4. SURAT PERLANTIKAN JK KERJA SPKS KOMITMEN

5. KOMITMEN PENGURUS KUALITI

6. KOMITMEN PENGURUSAN SEKOLAH

7. MAKLUMAN AMALAN SPKS- GURU

- PELAJAR


8. PKS 01 - PENGURUSAN REKOD KEHADIRAN GURU/AKS

- PGB memaklumkan kepada semua guru Prosedur kehadiran, penyediaan analisis setiap hujung bulan (Minit Mesyuarat) & keperluan BRKG/AKS

- Guru/AKS merekod kehadiran di BRKG atau KPW

- Guru Bertugas akan mencatat guru/AKS yang tidak hadir atau meninggalkan tugas rasmi hendaklah dicatat didalam BRPS

- Guru menulis sebab keluar dan lokasi di BRPS

- PT memfailkan dokumen sebab meninggalkan tugas rasmi (Fail Rasmi)

- GBM menurunkan garisan panjang merah di BRKG sebaik masa masuk

- GBM menyemak BRKG & menurunkan tandatangan setiap hari persekolahan

- PGB/PK menyemak dan menurunkan tandatangan sekurang-kurangnya 3 minggu sekali.

- PGB menyediakan analisis kehadiran bulanan bagi setiap orang guru. (Analisis e-Hadir)

- PT menghantar salinan analisis kehadiran bulanan guru ke PPD (Analisis e-Hadir & Surat Penghantar)

- PT memfailkan salinan analisis dalam fail rasmi

- PGB memberi amaran lisan kesalahan bulan pertama (FR/Buku Catatan)

- PGB mengeluarkan surat tunjuk sebab pertama pada bulan kedua (FR)

- PGB mengeluarkan surat tunjuk sebab kedua pada bulan ketiga (FR)

- PGB mengeluarkan surat tunjuk sebab ketiga pada bulan keempat (FR)

- PT memfailkan surat tunjuk sebab dan jawapan surat tunjuk sebab (FR)

RUMUSAN :


9. PKS 02 – PENGURUSAN PENGAJARAN & PEMBELAJARANSEBELUM P d P

1. Persediaan BRM- GMP menyediakan SP & HSP, RPT,

Jadual Waktu Peribadi & Jadual Waktu Kelas & Takwim Persekolahan yang disahkan oleh PGB

- GMP memastikan penulisan RPH berasaskan PPKPA

- GMP mendapatkan pengesahan penghantaran Buku rekod (Rekod Penghantaran BRM)

PENGURUSAN KELAS

Tanggungjawab Guru Kelas

- Lantikan GK (Senarai Tugas/ lantikan )

- GK menerima senarai murid daripada PK HEM

- GK menerima Jadual waktu kelas daripada PKP, dipamer dan diedar kepada murid (Jadual Waktu)

- GK mengedarkan buku SPBT ( Rekod SPBT)

- GK menyediakan Rekod Jadual Kedatangan

- GK memastikan keperluan Kerusi & meja Murid mencukupi (Inventori, Harta Modal & Kew PA)

- GK menyediakan Pelan Kedudukan Murid, Carta Organisasi Kelas, Sudut Pembelajaran dipamerkan di kelas

- GK menyediakan Jadual Murid Bertugas

- GK menyediakan rekod data murid (Kad 001/R/M)

- GK menyediakan Pelan Kecemasan & kebakaran

PENGURUSAN KELAS

Tanggungjawab Guru Mata Pelajaran

- GMP mencatat bilangan guru yang hadir ( Buku Rekod Kehadiran Murid)

- GMP memastikan suasanan kelas bersih, kemas, teratur & ceria

PENGURUSAN KELAS

Tanggungjawab Guru Bilik Khas

- GBK menerima surat Pelantikan daripada PGB

- GBK menyelaras penggunaan Bilik Khas (Jadual Waktu Bilik Khas)

- GBK menyediakan PK 02/1 : Rekod Penggunaan Bilik Khas

- GBK mempamerkan Pelan Kecemasan/ Kebakaran

- GBK mempamerkan Peraturan Bilik Khas

- GBK mempamerkan senarai inventori peralatan bilik khas (Kew PA 7)

- GBK menyediakan Papan Pamer Bilik Khas

SEMASA P & P :

DI DALAM KELAS

- GMP melaksanakan PdP mengikut aktiviti yang dirancang (PPKPA)

- GMP melaksanakan salah satu Kaedah/Teknik dalam P d P (HSP/SP)

DI DALAM BILIK KHAS

- GBK mengesahkan kehadiran murid ( BRM & PK 02/1 : Rekod Penggunaan Bilik Khas)

- GBK merekodkan Pengambilan Peralatan (PK02/2 : Rekod Pengambilan & Pemulangan)

- GBK melaksanakan P&P mengikut aktiviti yang dirancang (PPKPA)

- GBK melaksanakan salah satu Kaedah/Teknik dalam P d P (HSP/SP)

- GBK merekod Pemulangan peralatan

(PK02/2 : Rekod Pengambilan & Pemulangan)

SELEPAS PdP- GMP memeriksa Buku latihan Murid

(jika ada) tidak lebih 5 hari

- Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada PK 07 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

RUMUSAN :


10. PKS 03 - PENGURUSAN PANITIA

- PGB menyediakan Surat Lantikan AJK Kurikulum

- PGB/PK Mengadakan Mesyuarat JKKS 4 Kali setahun (PK 03/3 : Minit Mesyuarat & Takwim Sekolah)

- PGB/PK Mengadakan Mesyuarat JK Panitia MP 4 Kali setahun (PK 03/3 : Minit Mesyuarat & Takwim Sekolah)

- KB/KP ada menyediakan :a. Sukatan Pelajaran & HSP/SPb. RPTc. ABM Tahunan Panitia

- AJK merancang & melaksana Aktiviti Panitiaa. Kertas Kerja Program, b. Program Peningkatan mata

Pelajaran, c. Laporan pelaksanaan Program

- KB/KP menerima, menyemak perolehan, merekod dalam buku stok @ inventori dengan kemaskini (Harta Modal, Inventori & Kew PA)

- SU Panitia memastikan Fail Panitia mengikut kategori (PK03/1 : Senarai Semak Fail Panitia)


RUMUSAN :


11. PKS 04 - PENCERAPAN

- PGB Memaklumkan mengenai Pencerapan (Minit Mesyuarat Kurikulum 1)

- PGB Memaklumkan kepada pencerap penggunaan Borang Pencerapan (Minit Mesyuarat Kurikulum 1/ instrument SKPM)

- PGB/P menyediakan Jadual Pencerapan (Jadual Pencerapan)

- PGB/PK/KB/KP menjalankan proses pencerapan (Instrumen SKPM)

- PGB/PK/KB/KP membincangkan kekuatan & kelemahan P d P dan menyusun Program atau aktiviti mengatasi kelemahan dalam P d P (Perancangan Program/Aktiviti Peningkatan Prestasi P d P)

- PGB/PK/KB/KP memfailkan dokumen dan rekod pencerapan (Fail Pencerapan)

RUMUSAN :


12. PKS 05 - SEMAKAN HASIL KERJA MURID

- PGB memaklumkan semakan hasil kerja murid (Minit Mesyuarat Guru/Perhimpunan sekolah)

- GMP menyemak, memberi ulasan yang membina & membimbing murid membuat pembetulan ( Buku Latihan Murid)

- Memberitahu masalah hasil kerja murid kepada penjaga jika ada ( surat makluman)

- Pentadbir menyediakan jadual pemantauan hasil kerja murid yang disahkan oleh PGB kepada semua guru (Jadual Pemantauan Hasil Kerja murid)

- GMP mengumpul buku latihan murid & melengkapkan borang untuk dipantau pentadbir . (Buku Latihan Murid & (PK05/1 : Borang Pengesahan)

- Pentadbir membuat pengesahan pemantauan dalam tempoh 5 hari (buku latihan murid disahkan pentadbir)

- PGB/PK mengadakan perbincangan dengan guru jika terdapat kelemahan dalam semakan hasil kerja murid (PK 05/2 : Laporan Perbincangan semakan hasil Kerja Murid)

- KB/KP memfailkan dokumen dan rekod semakan hasil kerja murid (fail pemantauan / semakan hasil kerja murid)


RUMUSAN :


13. PKS 06 - AUDIT DALAM

- PGB mengarahkan Pasukan Audit Dalam sekolah menyediakan Jadual Audit Dalam (Jadual Audit Dalam)

- Ketua Pasukan Audit (KPA) menyediakan jadual dalam sepanjang tahun a. PK 06/1 : Jadual Pelaksanaan

Audit Dalam Tahunan

- Pasukan Audit Dalam menjalankan audit dalam dan menyerahkan laporan kepada KUJQ

a. PK 06/2: Catatan Audit

b. PK 06/3: Laporan Ketakakuran

c. PK 06/4: Laporan Audit Dalam

d. PK 06/5: Senarai Semak Juruaudit

- PGB/PK menerima dan meneliti Laporan Audit Dalam dan melaksanakan :

a. Memastikan tindakan pembetulan oleh PK & melaporkan tindakan pembetulan dalam tempoh 14 hari

b. Mengenalpasti tindakan pencegahan yang diambil (Rekod Pembetulan& Pencegahan / Surat Iringan)

c. Mengemukakan satu salinan tindakan pembetulan & pencegahan yang diambil ke SJQ JPNS. (Surat Iringan)

RUMUSAN :


14. PKS 07 - TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN & PENAMBAHBAIKAN

A. TINDAKAN PEMBETULANB.- PGB mengenalpasti punca-punca

ketakakuran dan cadangan-cadangan penambahbaikan dengan melaksanakan:

a. Maklumat ketakakuran, Laporan Audit Dalam, Rekod-rekod ketakakuran dan cadangan penambahbaikan

b. Cadangan penambahbaikan melalui mesyuarat atau yang diterima dari pegawai yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti.

c. Hasil Kajian Semula Pengurusan. (Laporan Kajian)

Hasil kajian dikemukakan kepada PPD.

- PGB melaksanakan audit verifikasi bagi mengesahkan tindakan pembetulan telah diambil mengikut tempoh yang dipersetujui (Laporan Audit Verifikasi)

C. TINDAKAN PENCEGAHAN

- KJ/PQ mengenalpasti punca-punca ketakakuran yang dijangka akan berlaku. (PK07/1 : Borang Tindakan Pencegahan)

- PGB membuat analisis maklumat-maklumat di atas dengan mengambil kira potensi punca ketidakpatuhan (Laporan Analisis)

- PGB mengemukakan analisis maklumat kepada KUJQ/KJ untuk dibentangkan dalam MKSP (Surat Iringan)

D. TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN

- KJ/PK mengenalpasti data yang diperlukan, mengumpul, membuat analisis dan menilai. (Laporan Analisi Data)

- PGB mengemukakan cadangan program penambahbaikan yang menyeluruh ke MKSP (PK07/2 : Borang

cadangan Penambahbaikan )

- PGB Melaksana Pelan tindakan penambahbaikan yang diputuskan oleh MKSP

- PGB membuat penilaian dan membandingkan dengan situasi sebelum penambahbaikan dilaksanakan. (PK 07/3 : Format Pelan Tindakan Penambahbaikan)

- KJ/PQ mengemukakan laporan keberkesanan pelaksanaan program penambahbaikan menyeluruh kepada PGB & KUJQ (Laporan Keberkesanan)

- PGB mengesahkan laporan penambahbaikan (Pengesahan KUJQ/PGB)

RUMUSAN :

LAPORAN DAPATAN AUDIT KESELURUHAN

1. KETAKAKURAN

BIL BUKTI KETAKAKURAN YANG DIKENALPASTI OLEH AUDITOR

CADANGAN TINDAKAN PEMBETULAN & PENCEGAHAN

CATATAN

2. PENAMBAHBAIKAN

BIL BUKTI KEPERLUAN PENAMBAHBAIKAN YANG DIKENALPASTI OLEH AUDITOR

CADANGAN TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN &

PENCEGAHAN

CATATAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKOLAH (SPKS)JPN, PPD DAN SEKOLAH

KLASIFIKASI SEKSYEN & KLAUSA ISO 9001:2008

ISO 9001 : 2008 AD CATATAN

4. Sistem Pengurusan Kualiti

4.1 Keperluan Am /

4.2 Keperluan Dokumentasi /

*4.2.1 Am /

*4.2.2 Manual Kualiti /

*4.2.3 Kawalan Dokumen /

*4.2.4 Kawalan Rekod /

5. Tanggungjawab Pengurusan

5.1 Komitmen Pengurusan /

5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan /

5.3 Dasar Kualiti /

5.4 Perancangan /

5.4.1 Objektif Kualiti /

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti /

5.5 Tanggungjawab, Kuasa Dan Komunikasi /

5.5.1 Tanggungjawab Dan Kuasa /

5.5.2 Wakil Pengurusan /

5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi /

5.6 Kajian Semula Pengurusan /

5.6.1 Am /

5.6.2 Input Kajian Semula /

5.6.3 Output Kajian Semula /

6. Pengurusan Sumber

6.1 Bekalan Sumber /

6.2 Sumber Manusia /

6.2.1 Am /

6.2.2 Kecekapan, Latihan Dan Kesedaran /

6.3 Infrastruktur /

6.4 Persekitaran Kerja /

7. Realisasi Produk

7.1 Perancangan Bagi Merialisasikan Produk /

7.2 Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan /

7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk /

7.2.2 Semakan Semula Keperluan-Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk /

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan /

7.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Dikecualikan

7.3.1 Rekabentuk Dan Perancangan Pembangunan Dikecualikan

7.3.2 Input Rekabentuk Dan Pembangunan Dikecualikan

7.3.3 Pengeluaran Rekabentuk Dan Pembangunan Dikecualikan

7.3.4 Semakan Ke Atas Rekabentuk Dan Pembangunan Dikecualikan

7.3.5 Verifikasi Rekabentuk Dan Pembangunan Dikecualikan

7.3.6 Validasi Rekabentuk Dan Pembangunan Dikecualikan

7.3.7 Kawalan Ke Atas Pindaan Rekabentuk Dan Pembangunan Dikecualikan

7.4 Perolehan /

7.4.1 Proses Perolehan /

7.4.2 Maklumat Perolehan /

7.4.3 Verifikasi Ke Atas Bahan Yang Diperlukan /

7.5 Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan /

7.5.1 Kawalan Ke Atas Pengeluaran Dan Perkhidmatan /

7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan /

7.5.3 Identifikasi Dan Kemudahkesanan /

7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan /

7.5.5 Pemeliharaan Produk /

7.6 Kawalan Ke Atas Pemantauan Dan Pengukuran Peralatan Dikecualikan

8. Pengukuran, Penganalisisan Dan Penambahbaikan

8.1 Am /

8.2 Pemantauan Dan Pengukuran

Kepuasan Pelanggan

/

8.2.1 /

*8.2.2 Audit Dalaman /

8.2.3 Pemantauan Dan Proses-Proses Pengukuran /

8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Produk /

*8.3 Kawalan Ke Atas Ketakakuran Produk /

8.4 Analisis Data /

8.5 Penambahbaikan /

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan /

*8.5.2 Tindakan Pembetulan /

*8.5.3 Tindakan Pencegahan /

SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKOLAH (SPKS)JPN, PPD DAN SEKOLAH

HUBUNGAN PROSEDUR KUALITIDENGAN

SEKSYEN MANUAL KUALITI

Bil Prosedur Seksyen Keterangan Seksyen

1 PK 01 : Pengurusan Rekod Kehadiran 7.1 Perancangan bagi merealisasikan produk.

Guru / AKS

4.2.4 Kawalan rekod

8.2.4 Pemantauan dan pengukuran proses

8.4 Analisis Data

2 PK 02 : Pengurusan Pengajaran & Pembelajaran

7.1 Perancangan bagi merealisasikan produk.

4.2.4 Kawalan rekod

8.2.4 Pemantauan dan pengukuran proses

3 PK 03 : Pengurusan Panitia

7.5.1 Kawalan ke atas pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan

4.2.4 Kawalan Rekod

8.2.3 Pemantauan dan proses-proses pengukuran

4 PK 04 : Pengurusan Pencerapan

5.2 Tumpuan kepada pelanggan

7.2.3 Komunikasi dengan pelanggan

8.2.1 Kepuasan pelanggan

8.4 Analisis data

4.2.4 Kawalan rekod

5 PK 05 : Semakan Hasil Kerja Murid

5.2 Tumpuan kepada pelanggan

7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk


8.2.1 Kepuasan pelanggan

8.4 Analisis data

4.2.4 Kawalan rekod

6 PK 06 : Pengurusan Audit Dalam

5.1 Komitmen pengurusan

8.2.2 Audit dalam

4.2.4 Kawalan rekod

7 PK 07 : Tindakan Pembetulan, Pencegahan & Penambahbaikan

8.3 Kawalan ke atas ketidakakuran produk

8.5.2 Tindakan pembetulan

8.5.3 Tindakan pencegahan

4.2.4 Kawalan rekod

Audit Berdasarkan Manual Kualiti (Tanpa Prosedur Kualiti)

Bil Prosedur Seksyen Keterangan Seksyen

8 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

5.6.2 Input kajian semula pengurusan

5.6.3 Output kajian semula pengurusan

4.2.4 Kawalan rekod

9 Carta Organisasi, Senarai dan Agihan Tugas, MPK dan FM

5.5.1 Tanggungjawab dan kuasa

4.2.4 Kawalan rekod

10SKT, Perancangan Strategik, Plan Taktikal, Kertas Kerja /Cadangan /Konsep

7.1 Perancangan bagi merealisasikan produk

4.2.4 Kawalan rekod

11 Piagam pelanggan, brosur, pamplet, sepanduk, poster dan kaunter

5.5.3 Komunikasi dalam organisasi


4.2.4 Kawalan rekod

12 Pemerhatian persekitaran, kerbersihan dan keceriaan

5.1 Komitmen pengurusan

6.4 Persekitaran tempat kerja

Documents

Instrument pantau silang