INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGICO NEUMANN

INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGICO NEUMANN1 de julio de 2015

LOS INSTRUMENTOS CONTABLES

1.- LA CUENTA COMO INSTRUMENTO DE REPRESENTACIN CONTABLE

2.- CLASES DE CUENTAS Y FUNCIONAMIENTO DE LAS MISMAS

3.- LOS PRINCIPIOS DE PARTIDA DOBLE

4.- LOS LIBROS CONTABLES

1.- LA CUENTA COMO INSTRUMENTO DE REPRESENTACIN CONTABLE.La contabilidad tiene por objeto registrar la situacin inicial de un patrimonio y las variaciones que ste experimenta. Este objeto de la contabilidad puede desglosarse en tres finalidades distintas:

a) Descripcin de los hechos econmicos que se producen en la empresa en un periodo de tiempo.b) Determinacin de los resultados (beneficio o prdida) de la empresa, en dicho periodo de tiempo.c) Determinacin de la estructura cuantitativa y cualitativa del patrimonio de la empresa en un determinado momento del tiempo.

Para el logro de este triple objetivo la tcnica contable se sirve de diversos instrumentos tales como la cuenta y los libros contables.

El patrimonio de una empresa est constituido por bienes, derechos y obligaciones; en definitiva, por elementos patrimoniales. La cuenta no es otra cosa que la representacin contable de los elementos patrimoniales, que capta la situacin inicial de dichos elementos y sus oscilaciones posteriores como consecuencia de los distintos hechos econmicos. Es un estado que permite registrar, agrupados, los aumentos y disminuciones de un elemento patrimonial.

El objeto de la cuenta es representar no solamente a los elementos patrimoniales, sino tambin a los elementos que forman parte del resultado (gastos e ingresos).

Existen tantas cuentas como agrupaciones distintas de elementos patrimoniales, componentes de neto, gastos o ingresos hay en la empresa. Las cuentas a travs de su ttulo reflejan el nombre de los elementos patrimoniales (conceptos) a los que representan, de forma que los nombres de las cuentas sern normalmente de uso comn de forma que nos permitirn identificar con facilidad a los elementos a los que representan.INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGICO NEUMANN1 de julio de 2015

TCNICAS DE COMUNICACIN Pgina 1

As entre otras tenemos (terminologa del Plan General Contable):

CUENTAElementos patrimoniales a los que representa

CajaDinero en efectivo en poder de la empresa

BancosDinero en efectivo depositado en una cuenta bancaria

MercaderasMercanca cuyo destino es la venta

ClientesDerechos de cobro derivados de la venta de mercaderas

Clientes, efectos a cobrarDerechos de cobro de clientes formalizados en efectos

ProveedoresDeudas derivadas de la adquisicin de mercaderas

Proveedores, efectos a pagarDeudas con proveedores, formalizadas en efectos

ConstruccionesEdificios, cualquiera que sea su destino

MobiliarioMuebles, material y equipos de oficina

DeudoresDerechos de cobro, derivados de la prestacin de servicios que no constituyen la actividad principal de la empresa

AcreedoresDeudas derivadas con suministradores de servicios

Deudas l/p c/pObligaciones derivadas de prstamos contrados

Crditos l/p c/pPrstamos no comerciales concedidos a terceros

CUENTAConceptos de Neto a los que representan

CapitalAportaciones de los socios

ResultadosResultados obtenidos en un periodos de tiempo

ReservasBeneficios no distribuidos

CUENTAGastos o ingresos a los que representan

Sueldos y salariosImporte devengado de las nminas del personal

SuministroAgua, gas, luz

Intereses de deudaIntereses a cargo de la empresa por prstamos recibidos

Ingr. de crditosIntereses a favor de la empresa por prstamos concedidos

Prestacin de serviciosServicios prestados por la empresa, derivados de su actividad principal

La cuenta se representa grficamente en forma de T mayscula. La parte de la derecha se denomina haber y la de la izquierda debe. El nombre de la misma se refleja en el centro.

DEBE NOMBREHABER

La terminologa habitual en la tcnica contable relacionada con las operaciones a realizar es la siguiente:

Abrir una cuenta: significa darle nombre, anotar el ttulo de la misma. As, si hay un elemento patrimonial que es el dinero en efectivo en poder de la empresa, existir una cuenta que se denomina Caja. Se abre as:

DEBE CAJAHABER

Apertura de la cuenta: es la primera anotacin en la misma: registra la existencia inicial del elemento patrimonial de que se trate. As, si en el momento inicial existenS/.5,000.00 Nuevos Soles en la caja, la apertura de la cuenta ser:

DEBECAJAHABER S/.5,000.00

Cargar, adeudar, debitar: significa anotar en el debe. En el ejemplo anterior hemos anotado en el debe, hemos cargado S/5,000.00 Nuevos Soles. Si ingresamos S/.500.00 Nuevos Soles en la Caja, cargaremos S/.500.00 Nuevos Soles en la cuenta Caja, es decir:DEBECAJAHABER S/.5,000.00S/.500.00 Abonar, acreditar, datar: significa anotar en el haber. Si retiramos S/.3,000.00 Nuevos Soles de la Caja, abonaremos S/.3,000.00 Nuevos Soles en dicha cuenta. DEBECAJA HABERS/.5,000.00 S/.500.00S/.3,000.00

Total cargo o total debe: es la suma de todas las anotaciones en el debe.

Total abono o total haber: es la suma de todas las anotaciones en el haber.

Saldo de una cuenta: es la diferencia entre el total debe y el total haber. En el ejemplo anterior tendremos: DEBECAJAHABER S/.5,000.00 S/.3,000.00 S/.500.00 Total cargo S/.5,500.00 Total abono S/.3,000.00 Saldo = S/.5,500.00 S/.3,000.00 = S/.2,500.00

Si el total cargo es mayor que el total abono, la cuenta tiene SALDO DEUDOR (en el ejemplo la cuenta caja tiene un saldo deudor de S/.2.500.00 Nuevos Soles)Si el total debe suma lo mismo que el total haber, la cuenta tiene SALDO CERO.Si el total haber suma ms que el total debe, la cuenta tiene SALDO ACREEDOR.

Liquidar una cuenta: es hallar su saldo.

Saldar una cuenta: significa dejarla con saldo cero. Para ello ser necesario realizar una anotacin en la columna de la cuenta que sume menos, por importe del saldo de la cuenta. Despus de esta operacin el nuevo saldo de la cuenta es cero.

En el ejemplo que nos ocupa para saldar la cuenta Caja ser necesario anotar S/.2,500.00 Nuevos Soles en el haber. DEBECAJAHABER S/.5,000.00 S/.3,000.00 S/.500.00 S/.2,500.00 (saldo de la cuenta) Total cargo S/.5,500.00 Total abono S/.5,500.00 Saldo cero

2.- CLASES DE CUENTAS Y FUNCIONAMIENTO DE LAS MISMAS.En el punto anterior se ha aludido a diversa terminologa contable relacionada con las cuentas; as por ejemplo se carga la cuenta Caja para registrar las entradas de dinero y se abona en dicha cuenta para registrar las salidas de efectivo; pero por qu?

Existen diversas teoras para explicar el funcionamiento de las cuentas, es decir los motivos por los que se anota en el debe o en el haber de una cuenta: Teora matemtica, Teora personalista o Teora economigrfica.

2.1 Teora Matemtica. Segn esta Teora, la forma de recoger los aumentos o disminuciones de las cuentas est en funcin de la naturaleza de la cuenta de que se trate. A tal efecto se pueden distinguir los siguientes tipos de cuentas: Cuentas de Balance: Activo, Pasivo y Neto Cuentas de Diferenciales o de Gestin: Gastos o IngresosA) Cuentas de Balance: representan elementos patrimoniales a) Cuentas de activo: representan bienes y derechos Se cargan por el activo inicial y por los aumentos de ese elemento. Se abonan por las disminuciones que experimenta el elemento de que se trate.

DEBEACTIVOHABER

InicialDisminuciones Aumentosb) Cuentas de pasivo: representan obligaciones y deudas Se abonan por el pasivo o deudas iniciales de la empresa y por los aumentos de esas deudas. Se cargan por las disminuciones.

DEBEPASIVOHABER

DisminucionesInicial Aumentos

c) Cuentas de neto: representan los recursos propios (capital, reservas) Se abonan por el neto inicial y los aumentos. Se cargan por las disminuciones.

DEBENETOHABER

DisminucionesInicial

Aumentos

B) Cuentas de Diferenciales o de Gestin: No representan a elementos patrimoniales, sino que se refieren a los gastos y los ingresos, su funcionamiento sera el siguiente:

a) Cuentas de Gastos: Se cargan por el gasto inicial y por los aumentos del mismo. Se abonan por las disminuciones que experimenta el gasto de que se trate.

DEBEGASTOHABER

Inicial

AumentosDisminuciones

b) Cuentas de Ingresos: Se abonan por los ingresos iniciales y los aumentos. Se cargan por las disminuciones. DEBEINGRESOHABER

DisminucionesInicialAumentos

En resumen:

DEBECUENTAS DE GESTIONHABER

GastosIngresosPrdidasBeneficios

De acuerdo con el esquema anterior, se puede ahora entender por qu en el primer ejemplo se carga la cuenta Caja para registrar la existencia inicial de efectivo y los aumentos del mismo, mientras se abona para registrar las disminuciones. La razn es que Caja es una cuenta que representa un elemento patrimonial de activo.

2.2 Teora Personalista. La constituye el razonamiento inicial de la contabilidad, su fundamento se basa en la personificacin de las cuentas, es decir, las cuentas representan a personas, recogen relaciones de dbito o crdito que surgen en el desarrollo de la actividad empresarial, y reflejan las figuras de deudor y acreedor. Segn esta teora, deudor es el que recibe y acreedor, es el que entrega.

Su funcionamiento podra resumirse as: Quien recibe, carga; Quien entrega, abona.

DEBE CUENTAS PERSONALES HABER

Quin recibe?Qu entra?Quin entrega?Qu sale?

As, si adquirimos mercaderas por importe de S/.1,000.00 Nuevos Soles y las dejamos a deber al proveedor, a la pregunta de Quin entrega las mercaderas? responderamos: EL PROVEEDOR y por tanto anotaramos S/.1,000.00 Nuevos Soles en el haber de la cuenta proveedores.

Si vendemos mercaderas y nos las dejan a deber, a la pregunta Quin recibe? vamos a responder EL CLIENTE, y cargaremos por tanto en la cuenta clientes.

2.3 Teora Economigrfica. Tambin llamada de las causas econmicas. Destaca la naturaleza econmica de los hechos contables, para los que se puede indagar la causa u origen, y el efecto o aplicacin. Ejemplo: en el pago de una deuda el efecto es la disminucin del prstamo (debe) y la causa el dinero desembolsado (haber).

3.- LOS PRINCIPIOS DE PARTIDA DOBLE

El fundamento de las teoras de cargo y abono expuestas anteriormente se encuentran basadas en unos principios universalmente aceptados, son los denominados Principios de Partida Doble y se deben al monje italiano Fray Luca Pacioli (1494). Son los siguientes:

No hay deudor sin acreedor (no hay partida sin contrapartida). A una o ms cuentas deudoras corresponden siempre una o ms cuentas acreedoras por el mismo importe. En todo momento, la suma de lo anotado en el debe ha de ser igual a la suma de lo anotado en el haber.Estos principios, pioneros en su poca, siguen siendo la base en la que la contabilidad se fundamenta.

4.- LOS LIBROS CONTABLES

Todas las operaciones realizadas durante el ejercicio han de ser registradas de una forma sistemtica para que la informacin resultante del proceso contable pueda ser resumida y presentada. El procedimiento habitual se basa en la utilizacin de diferentes libros de contabilidad para el registro de las operaciones diferentes, cada uno de ellos con una funcin especfica.Los libros ms utilizados, y en muchos casos obligatorios son: el Libro Mayor, elLibro Diario, y el Libro de Inventario y Cuentas Anuales. El Libro MayorEl Libro Mayor es el instrumento material que contienen todas las cuentas. Los medios que las empresas pueden utilizar para introducir y elaborar la informacin del libro mayor son mltiples: libros encuadernados, fichas u hojas sueltas, equipos para procesos de informacin. En este libro se utiliza una pgina para cada cuenta, por lo tanto lo que se puede ver en un folio de este libro son los elementos patrimoniales que componen cada cuenta y sus variaciones.

El Libro Mayor no es obligatorio segn la legislacin mercantil, sin embargo si es obligatorio segn el Reglamento del Impuesto de Sociedades. Obligatorio o no, es indudable que es totalmente necesario para conocer en cualquier momento la evolucin y situacin de un elemento patrimonial.

El formato de las hojas o fichas que se utilizan como Libro Mayor pueden adoptar estructuras bilaterales o unilaterales, siendo esta ltima la ms frecuente. Como ejemplo sealamos los siguientes:

Libro Mayor bilateral, a doble folio o por secciones separadas DEBEHABERFechaConceptoRef.*ParcialTotalFechaConceptoRef. *ParcialTotal

* Esta columna tiene como objetivo establecer un vnculo con otros libros o registros contables, especialmente con la anotacin (asiento) en el Libro Diario.

Libro mayor unilateral, a folio sencillo o por secciones unidasFechaConceptoRef.*DEBEHABERSALDO

ParcialTotalParcialTotalParcialTotal

* Esta columna tiene como objetivo establecer un vnculo con otros libros o registros contables, especialmente con la anotacin (asiento) en el Libro Diario.El Libro DiarioEl Libro Diario es el instrumento material que registra cronolgicamente los hechos contables realizados por la empresa, expresando la coordinacin entre las cuentas en que deben ser inscritas las correspondientes variaciones. Se trata de un Libro obligatorio para todas las empresas.

Tras la recogida de los datos en los diferentes documentos en que estos estn plasmados (facturas, nminas, recibos, . . ), se determinan las cuentas que se ven afectadas por la operacin, y el importe del movimiento, incremento o disminucin que debe ser registrado. A continuacin se realizar en el Libro Diario la correspondiente anotacin, que recibe la denominacin de asiento.La estructura material o rayado que fundamentalmente presenta el Libro Diario puede ser de dos tipos:

1. Rayado antiguo o italiano

04/06/2015

2. Rayado moderno o americano

DEBERef.NCUENTASRef.HABER

Importe Importe S/.10,000xxx xxx 51

2

3Cuenta Cuenta Mobiliario01/06/2015

a 04/06/2015

a 05/06/2015

a 06/06/2015

xxx xxx 127

Importe Importe S/.10.000

Cuenta

Cuenta

Caja

La explicacin lgica de esa preposicin a delante de la cuenta acreedora est en que las cuentas deudoras deben a las cuentas acreedoras. En el asiento n 3 la cuenta Mobiliario recibe patrimonio, y se lo debe a la cuenta de caja

Las anotaciones en el Libro diario y Mayor estn correlacionadas, de tal forma que toda anotacin realizada en el debe o haber de una cuenta en el Libro Diario, se corresponden con otra anotacin en el debe o haber de la misma cuenta en el Libro Mayor.

As por ejemplo, si sacamos S/.1,000.00 Nuevos Soles del Banco para depositarlas en la Caja de la empresa, segn la teora del funcionamiento de las cuentas realizaremos la siguiente anotacin, en el Libro Mayor:

DEBECAJAHABER

S/.1,000.00

DEBEBANCOSHABER

S/.1,000.00

Es decir, cargamos en la cuenta Caja porque es una cuenta de Activo que aumenta. Abonamos la cuenta Bancos porque, siendo una cuenta de Activo, se ha producido en la misma una disminucin. Tambin podamos haber formulado las preguntas:

Quin recibe? : CAJADEBE Quin entrega?: BANCOHABER

Esa doble anotacin la representamos en el Libro Diario en forma de asiento de la siguiente forma:

DEBE DIARIOHABER

S/.1.000.00CajaaBancos

S/.1,000.00

Otro ejemplo; si compramos una mesa por importe de S/.5,000.00 Nuevos Soles y pagamos S/.3,000.00 Nuevos Soles mediante un taln bancario y S/.2,000.00 Nuevos Soles en efectivo, las cuentas que intervienen sern:

Caja Banco Mobiliario

DEBE CAJAHABER

S/.2,000.00Cuenta de activo

DEBE BANCOS HABERS/.3,000.00

Cuenta de activo

DEBEMOBILIARIOHABER

Cuenta de activo S/.5,000.00

Quin recibe?: MOBILIARIODEBE Quin entrega?: CAJA Y BANCOSHABER

Y la representacin en el Libro Diario sera

Segn el Principio de Partida Doble la suma del Debe de todas las cuentas es igual a la suma del haber de todas las cuentas, por lo que si Mayor y Diario estn relacionados se puede decir que:

Suma Debe Diario = Suma Debe Mayor = Suma Haber Diario = Suma Haber Mayor

El Libro de Inventarios y Cuentas AnualesEste Libro recoge diferentes documentos que son utilizados para recoger la informacin relativa al patrimonio y resultado de la empresa. El libro se abre con el balance inicial detallado de la empresa, al menos trimestralmente se transcribirn los balances de comprobacin de sumas y saldos y un inventario de cierre. Tambin se transcribirn al final de ejercicio las Cuentas Anuales. Es un libro contable obligatorio.

1. Libro de Inventarios. Se compone de un balance inicial detallado, un balance de comprobacin de sumas y saldos y un inventario de cierre:

El balance inicial detallado de la empresa es una relacin valorada de todos los bienes derechos y obligaciones de la empresa al comienzo de un ejercicio contable. ste debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior. La normativa, pese a requerir que sea detallado, no especfica el nivel de detalle.

El Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos, donde se realiza un resumen, partiendo de las cuentas del Libro Mayor, de las sumas del Debe y Haber de las distintas cuentas y sus saldos. En el se reflejan todas las cuentas con saldo de la empresa, es decir, tanto las cuentas de balance (activo, pasivo y neto), como las de gastos e ingresos. En el balance de comprobacin se transcribir la suma del Debe y la suma del Haber de cada cuenta, as como los saldos de cada una de ellas.

La finalidad de este Balance es comprobar si los asientos estn debidamente registrados en cuanto a la aplicacin de los principios de Partida Doble, por lo que la suma del Debe de todas las cuentas tiene que coincidir con la suma del Haber de todas las cuentas. Igualmente deben coincidir, por el mismo motivo, las sumas de los saldos deudores con las sumas de los saldos acreedores. Cuando se dan estos equilibrios, en terminologa contable, se dice que el balance ha cuadrado.Es obligatorio realizarlo como mnimo 4 veces al ao, una al final de cada trimestre, sin embargo, es normal que se hagan mensualmente.

Una posible estructura de este Balance sera la siguiente:

CONCEPTOSUMASSALDOS

DEBEHABERDEUDORACREEDOR

Mobiliarioxxxxxxxxx---

Cajaxxxxxxxxx---

Bancosxxxxxxxxx---

Mercaderasxxxxxxxxx---

Clientesxxxxxxxxx---

Proveedoresxxxxxx-----xxx

Sueldos y salariosxxxxxxxxx---

- - - -- -- -- -- -

- - -- -- -- -- -

TOTAL DEBE HABER Saldos D. Saldos A.

- El Inventario de cierre comprende una relacin detallada y valorada de los distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio econmico.

2. Cuentas Anuales: Se componen de un Balance de Situacin, una cuenta de Prdidas y Ganancias, un estado que refleje los cambios en el Patrimonio Neto, un estado de flujos de efectivo y la Memoria1: Balance de situacin. Es la representacin del patrimonio de la empresa, donde las cuentas aparecen sin detallar, pero agrupadas en masas patrimoniales. Cuenta de prdidas y ganancias. Comprende con la debida separacin los gastos e ingresos del ejercicio y por diferencia el resultado del mismo. Estado ce cambios en el Patrimonio Neto. Ofrece informacin sobre las variaciones sufridas por el patrimonio neto en un determinado periodo de tiempo. Estado de flujo de efectivo. Informa sobre el origen y la utilizacin del efectivo, as como de la variacin neta de esta magnitud en un periodo de tiempo Memoria. Completa, ampla y comenta la informacin contenida en las anteriores cuentas anuales.