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Integrierte kaufmännische Software
CRM | ERP | PROJEKT
GoBDGoBD•• Z E R T I F I Z I E R T
Z E R T I F I Z I E R T ••GoBD• Z E R T I F I Z I E R T •
KKoonnffoorrmmee NNuuttzzbbaarrkkeeiitt
Konforme Nutzbarkeit
nnaacchh IIDDWW PPSS 888800nach IDW PS 880
wo
rk4a
ll
Software made in Germany
Seit 1990 entwickeln und vertreiben wir unsere
branchenneutrale Unternehmenslösung work4all.
Im Laufe der Jahre konnten ca. 650 Kunden in Deutschland
und im europäischen Ausland gewonnen werden.
Für diverse Branchen sind Zusatzmodule verfügbar.
Technisch und grafisch top aktuell
work4all ist sowohl als Client Server Anwendung als auch in
der Cloud verfügbar. Zusatzmodule, Web-Applikationen und
unsere App für mobile Endgeräte sorgen auch unterwegs für
einen flexiblen Einsatz und basieren auf aktuellster Technologie.
Einfache Bedienung und trotzdem extrem leistungsstark
Trotz vielfältigster Leistungsmerkmale erfolgt die Einführung
im Unternehmen außergewöhnlich schnell. Innerhalb weniger
Tage beherrschen Ihre Anwender die Basisprozesse. Darauf
bauen gezielte Kurzschulungen zu komplexen Vorgängen und
individuellen Anforderungen an einzelnen Arbeitsplätzen auf.
Transparente Abläufe und klare Organisation im Team
Durch die individuelle Konfiguration der Hauptmodule CRM,
DMS, ERP und Projektmanagement versetzen wir klein- und
mittelständische Unternehmen schnell in die Lage, Ihre
Ge-schäftsprozesse in nahezu allen Abteilungen abzubilden.
Das schafft Transparenz im Team und unterstützt die
unterneh-mensweite Organisation.
Software vom Hersteller!
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ERP
PROJEKT
DMS
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CRMKorrespondenz
KaufmännischeDokumente
Projekt-dokumentation
Vom Basisprozess zum individuellen Vorgang
Im nächsten Schritt werden so zum Beispiel auch Teilpro-
zesse wie die Nutzung der Webshop-Schnittstelle oder die
Übergabe nach DATEV separat auf den Weg gebracht.
Das große Projekt „Einführung einer Unternehmenslösung“
verliert seine Komplexität und Dramatik.
Output gleich Input
Die Qualität einer Unternehmenssoftware ist letztendlich
nur so gut wie die Daten, die Ihre Anwender darin erfas-
sen. Wenn die Kollegen die neue Software nicht verstehen,
werden sie wichtige Daten weiterhin in Microsoft® Excel®-
Tabellen oder in E-Mails verarbeiten. Letztlich profitiert
Jeder von vollständiger Datenerfassung, sowohl in der
Sachbearbeitung als auch im Controlling und vor allem in
der Unternehmensleitung.
Technik und Schnittstellen
Einwandfreie Schnittstellen zu Fremdprodukten und Zu-
satzanwendungen sind natürlich eine Grundvoraussetzung
in der Infrastruktur des Unternehmens. Wir unterstützen
Technik da, wo sie sinnvoll ist, zum Beispiel mit Schnitt-
stellen zu Fibu-Programmen, Paketdiensten, Webshops,
Online-Banking, Scanner- und Telefonanbindung,
Web-Applikationen, mobilen Applikationen und XML.
Außerdem können auf Wunsch die Termine und Kontakte
auf Ihrem Smartphone im Hintergrund mit Ihrem
Microsoft® Exchange-Server/Microsoft® Office Outlook®
abgeglichen werden.
Für Entwickler bieten wir eine komfortable API-Schnittstelle,
die Ihnen jeglichen Eingriff in die Prozesse ermöglicht.
www.work4all.de - SERVICE - LERNVIDEOS
Gewusst wie! Die Einführung einer neuen Software erfor-
dert die unterschiedlichsten Kenntnisse an den einzelnen
Arbeitsplätzen. In den Lernvideos präsentieren wir Ihnen
kurze Lerneinheiten zu speziellen Vorgängen und Modulen
zur Vorbereitung auf die Schulung oder zur Wiederholung.
Die Videos sind nicht nur für Einsteiger in work4all geeig-
net, sondern auch für erfahrene Anwender, die bestimmte
Themen auffrischen möchten. Die Videos sind kontextsen-
sitiv in work4all integriert, achten Sie auf den roten Play-
Button am unteren Bildschirmrand!
Lernvideos
wo
rk4a
ll
CRIMSON Technology, Steinau an der Straße | 20 Mitarbeiter | www.crimson.de
„Wir arbeiten jetzt seit über zehn Jahren selbst mit work4all und vertreiben das Produkt in
unserem Systemhaus als Komplettlösung für unterschiedliche Kunden und Branchen.
Es kommt uns sehr entgegen mit dem gleichen System zu arbeiten, wie es die Anwender tun.
Mit der neuen Version sind viele Projekt-Vorgänge noch einfacher und transparenter geworden.“
Martin Stoll, Inhaber
Eine Standard-Software für unterschiedliche Branchen
Als Hersteller stellen wir immer wieder fest, wie ähnlich doch
letztlich die Basisprozesse von CRM, ERP und Projekten sind.
Darauf bauen wir für die unterschiedlichen Branchen auf.
Die Vielfalt der Branchen, in denen work4all seit über 25 Jahren
zum Einsatz kommt, zeigt uns, wie schnell sich das Produkt
sogar für branchenspezifische Geschäftsprozesse anpassen lässt.
Drei Säulen für die Basisprozesse
Das CRM steht mit einem professionellen Dokumenten-
management im Zentrum unserer integrierten Lösung.
Ohne Stammdaten und Kommunikation zu einem Kunden
oder Projekt geht es nicht. Alle nachfolgenden Prozesse
profitieren davon.
Hierzu ein Beispiel:
Sie schreiben ein Angebot, lassen es sich in der Vorschau
zeigen. Mit einem Klick wird das PDF erstellt und an eine
E-Mail angehängt. Diese E-Mail greift auf Ihre Kontaktdaten
zu und wird selbstverständlich in der Kundenakte gespeichert.
CRM und ERP bedienen sich der gleichen Stammdaten,
arbeiten Hand in Hand!
Standards sind in dem Fall eine gute Sache: Nicht jeder muss
sich „sein System“ überlegen, Basisvorgänge laufen unabhän-
gig von der Branche ähnlich ab und sind somit hervorragend
validiert: Ein Angebot wird fast immer per E-Mail versendet
und irgendwann wird eine Rechnung daraus. Neben der
passenden Konfiguration kommt es auf den Komfort an:
work4all integriert zum Beispiel die allgemeinen Geschäftsbe-
dingungen, blendet das Logo für das PDF automatisch ein usw.
Integriertes Arbeiten unternehmensweit
Im PROJEKT sammeln sich sowohl dazu gehörende CRM-
Aktivitäten mit Projektdateien als auch die kaufmännischen
Dokumente und Zahlen aus der ERP-Welt.
Auch hierzu ein Beispiel:
Das gemailte Angebot ist genau so beim Projekt zu sehen
wie die Bestellung an den dazu gehörenden Lieferanten
und dessen Eingangsrechnung, ganz abgesehen von den
offenen Posten des Kunden sowie der noch offenen Auf-
träge mit einer Gegenüberstellung deren bereits erbrachten
und noch offenen Leistungen.
Abgerundet wird das Ganze vom Projektcontrolling bis hin
zum Unternehmenscontrolling.
Vom Einfachen zum Komplizierten
Bei der Einführung einer komplexen Software ist die einfa-
che Handhabung ein wichtiges Merkmal: Man tut nur das,
was man auch versteht.
work4all ist einfach zu verstehen
Wir haben viel Zeit aufgewendet, die Prozesse logisch und
einfach abzubilden. Dabei haben wir uns an den grafischen
Standards von Microsoft® Office orientiert. So ist der An-
wender schnell in die Basisvorgänge eingearbeitet und die
notwendige Akzeptanz ist da.
Erst danach folgen kompliziertere Dinge, wie z.B.
Stücklisten, Provisionsabrechnungen und die Vorgangs-
nachverfolgung.
Ein innovatives Standard-ProduktCRM, DMS, ERP, PROJEKT und APP modular erweiterbar
work4all
Schulung und Training-on-the-Job
In nur wenigen Stunden sind Ihre Anwender in der Lage,
alle Basisvorgänge des CRM und Dokumentenmanagements
zu beherrschen.
Auch die ERP-Basisthemen erschließen sich kundigen Sach-
bearbeiten intuitiv, und so ist selbst ein einziger Schulungstag
oft ein gelungener Startschuss. Manche Anwender haben
jedoch mit komplexen Abläufen zu tun, die sich nicht auf
Anhieb erschließen. Unsere Projektleiter planen die Schulungs-
agenda individuell je nach Anzahl der Anwender und Themen.
Checkliste | Persönliche Beratung | Customizing
Detaillierte Handbücher | Unterlagen für Administratoren
Lernvideos
In unseren Lernvideos stellen wir kurze Lerneinheiten zu
speziellen Themen und Prozessen zur Verfügung, die ebenfalls
kontextsensitiv im Programm verfügbar sind!
Support
Nach der Schulung sind Sie nicht alleine, Sie landen auch
nicht in einer Warteschleife: Ihr Dozent ist in regelmäßigen
Abständen persönlich für Sie da, für Support senden Sie eine
E-Mail an unser Support-Postfach.
Beratung und Workshop zur Prozessoptimierung
Vielen unserer Kunden reichen die Standardprozesse aus
work4all für Ihre täglichen Vorgänge. Bei anderen ergeben
sich einfache Anpassungen durch vielfältigste Konfigurations-
möglichkeiten. Bei komplexen Vorgängen kommt es zum
Customizing in Form von Entwicklung, speziellen Anbindun-
gen an Fremdsysteme usw. In einem Workshop werden die
Produktstandards mit den davon abweichenden Ziel-Prozes-
sen im Betrieb abgeglichen sowie Anforderungen ermittelt.
Die Dokumentation, bestehend aus Infoblättern zu Zusatzmo-
dulen, Produktneuheiten und technischen Themen, steht zum
Download auf unserer Homepage bereit.
Wartungsvertrag
Mit einem Wartungsvertrag sind Sie immer auf dem neuesten
Stand. Sie erhalten:
• Kostenfreien Support
• Regelmäßige Updates online
• Handbuch-Aktualisierungen
Produktpaket
Das Produktpaket besteht aus folgenden Begleitmaterialien:
• Über 500 Seiten detailliert beschriebene Vorgänge in drei
hochwertig gedruckten Handbüchern zu den Themen
CRM, ERP und Projektmanagement mit fortlaufender
Aktualisierung
• Ein Handbuch für Ihren Administrator.
• Schulungsbroschüre „Erste Schritte“ für jeden Anwender.
Schulungen | Lernvideos | Online-Support
Produkt und DienstleistungVom Consulting bis zum Support
Dabei ist auch die „Checkliste zur Einführung von work4all“
hilfreich, wo alle notwendigen technischen und inhaltlichen
Details abgefragt werden. Neben der Geschäftsprozess-Ana-
lyse gehören Datenmigration, Reporting, Konfiguration und
Planung der Schulung zu unseren Standardthemen in der
Beratung.
„Ursprünglich hatten wir geplant, eine individuelle Datenbankan-
wendung zu erstellen. Wir sind sehr froh, mit work4all ein flexibles
und einfach zu bedienendes Standardprogramm gefunden zu ha-
ben. Auch die nächsten Projektschritte sind ohne größere Program-
mierungen möglich, das hilft uns sehr.“
Dipl.-Ing. Thorsten Honkisch, Leiter Bergbauplanung
Seit 2010 setzt die Basalt-Actien-Gesellschaftwork4all als integrierte Organisationslösung ein.
Mit einer mehr als hundertzwanzigjährigen Tradition und über 150 Beteili-
gungsgesellschaften zählt die Basalt-Actien-Gesellschaft zu den führenden
Baustoffherstellern in Deutschland. Die Kerngeschäftsfelder sind die Produk-
tion von Naturstein und Asphaltmischgut für die Bauindustrie.
Die Abteilung Bergbauplanung setzt seit einigen Jahren als Organisations-
Instrument work4all (CRM und PROJEKT) für die Standortverwaltung ein.
Dabei wurden das zentrale Berichtswesen und die Dokumentenverwaltung
in vielen Varianten (Befahrungsberichte, Entwürfe etc.) integriert.
Aktuell werden diese Informationen einem großen Nutzerkreis online zur
Verfügung gestellt.
work ... for all! beenden
KundenDatei Lieferanten Projekte Firma ERP
Projektliste�
���Neu Öffnen Letzter Treffer Infofenster
Projekt Sonstige Desktop
�
Murstadt - AllgemeinProjekt
A-2015-093Nummer
\\Server\work4all\Projekte\03 AllgemeinProjektverzeichnis
Befahrungsbericht
17.03.2015 rh Wasserschacht 16/2720.09.2011 rh Risswerk 523-F56
Moll, ChristianStellvertreter
05.10.2015 – 05.10.2017Zeitraum
In BearbeitungStatus
NGV, Murstadt, Baumert ThomasRechtsanwälte Meier&TheisLandesamt für Geologie und BergwesenLandesverwaltungsamt NRW, Markus Bellowki
Projektbeteiligte
Kontakte Bild Verknüpfung Mitarbeiter
Übersichtsdaten
19.03.2016 ac Genehmigungsübersicht19.03.2016 as Übersichtskarte auf Luftbild13.03.2016 me Übersichtskarte auf Risswerk06.03.2016 ts Fließbild27.01.2016 ac West - Risswerk20.01.2016 ac Süd - Risswerk24.12.2015 ts LAG Halle - Wasserentnahmeentgeld-Erhebung12.12.2015 ts Grundbuch zu Murstadt
Die Infofenster wurden individuell auf die unterschiedlichen Dokumentarten angepasst.
wo
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work4all in der
praktischen Anwendung!
• Synchronisation mit Microsoft®
Exchange (Exchange Konnektor)
• Synchronisation mit David® von
Tobit.SoftwareTM (David Konnektor)
• DATEV professional
• Offline-Replikation
• Reisekostenabrechnung / Belegwesen
Schnittstellen• API
• GAEB-Import
• Fibu-Schnittstellen, z.B. DATEV, FibuNet,
Lexware, Simba, Varial
• ZUGFeRD
• Intrastat-Meldung
• INX-Mail
• Paketdienste, z.B. DHL, DPD, GLS,
MyDPD, UPS
• Webshop
APP• Kontakte aus Kunden/Lieferanten
• Projektansicht
• Ansicht Termine, E-Mails, Dokumente,
Notizen
• Aufgaben erstellen, delegieren, erledigen
• Zeiterfassung
• Besuchsberichte erfassen
• Fotos in Dokumente ablegen
• Ansicht Tickets und Verkaufschancen
• Ansicht ERP-Objekte: Angebot, Auftrag,
Lieferschein, Rechnung, Bestellung,
Eingangsrechnung
• Genehmigung von Eingangsrechnungen
• Erstellen von Auftrag und Lieferschein
• Elektronische Unterschrift auf Lieferschein
• Dashboard mit Unternehmenskennzahlen,
z.B. Auftragslage, Monats-/Jahresumsatz etc.
Bitte beachten Sie, dass die aufgeführten
Leistungsmerkmale abhängig von der
jeweiligen Modulauswahl sind!
Leistungsmerkmale
• Projektzuordnung von Dokumenten
• Einbindung Ihrer Scanner
• Belege im Rechnungswesen
• Verwaltung von kaufmännischen Belegen
• Verwaltung von Kreditkarten-Belegen
• Verwaltung von Reisekosten-Belegen
• Übergabe von Belegen an DATEV Unter-
nehmen Online, ersetzendes Scannen
nach GoBD
• Revisionssichere Archivierung
(in Verbindung mit Ihrer Zertifizierung)
• Beleg-Heftung
ERP• Allgem. kaufmännische Stammdaten:
z.B. Bankverbindung,
• Zahlungs-/Lieferbedingungen, steuerliche
Behandlung
• Artikelstammdaten in Gruppensystematik
• Kostenstellen- und Kontenzuordnung für
Artikel und Positionen (Erlös-/Kostenkonten)
• Preisgruppen und Währungen
• Nummernkreise für kfm. Vorgänge
• Abweichende Rechnungs- /Lieferadressen
• Kalkulation (diverse Zuschlagsverfahren)
• Angebote, Auftragsbestätigungen,
Lieferscheine
• Rechnungen/Gutschriften mit Mahnwesen
• Umwandlung und Verdopplung der Objekte
• Offene Posten Verwaltung
(Debitoren/Kreditoren)
• Rabatte und Staffelpreise
• Vorgangsnachverfolgung
• Automatisches Archivieren von
Ausgangsrechnungen als Adobe® PDF
• Lagerverwaltung mit mehreren Lageror-
ten, (Mindest-)Beständen, Inventur
• Seriennummern- und Geräteverwaltung
• Rohertragsberechnung/Deckungsbeiträge
• Rückstandsverwaltung
• Inventarverwaltung
• Lieferantenbewertungen
CRM • Mehrmandantenfähig
• Stammdaten/Adressdaten für Kunden,
Interessenten, Lieferanten
• Importassistent zur Datenübernahme aus
Fremdsystemen
• Drag&Drop zum Anlegen von Adressen
• Verknüpfung von Adressen
• Marketingmerkmale (Gruppen, Kategorien)
• Aktionsassistent für Marketing-Aktionen
• Vertriebsunterstützung/Verkaufschancen
• Besuchsberichte mit Aufgaben-Steuerung
• Aufgaben-Management und Checklisten
• Telefonnotizen / Telefon-Anbindung (TAPI)
• Warn- und Erinnerungsfunktionen
• Briefe/Dokumente mit Vorlagen
(Microsoft® Word ab Version 2007)
• Dokumentenmanagement mit Volltextsuche
• Serienbriefe- und E-Mails
• E-Mails und sonstige Kommunikation mit
Kontaktzuordnung
• Textbaustein-Verwaltung
• Terminverwaltung mit Gruppenkalender
• Urlaubskalender
• Scanner-Anbindung
• Anbindung an GoogleTM Maps
• Listen, Reporting, Auswertungen, Statistiken
• Datenexport nach Microsoft® Word,
Microsoft® Excel, Adobe® PDF usw.
• Individuelle Rechte-Steuerung
• Individuelle Felder
DMS• Beliebige Dokumentarten (z.B. Verträge,
Angebote etc.)
• Beliebige Dokumenttypen (.pdf, .doc etc.)
• Verwaltung von E-Mails als Dokument
• Elektronische und papiergebundene
Dokumente
• Volltextsuche über SQL-Server, auch über
PDF und OCR-Dokumente
• Schlagworte und Dokumentklassen
• Bedarf, Bestellung, Eingangslieferschein
und -rechnung für Lieferanten
• Scan/Archivierung von Eingangsrechnun-
gen und sonstigen Belegen
• Anbindung an Online-Banking
• Listen, Reporting, Auswertungen, Statistiken
• Unternehmenscontrolling mit
Liquiditätsvorschau
• Gewinn- und Verlust-Rechnung
• Datenexport nach Microsoft® Excel,
Adobe® PDF usw.
• Individuelle Felder
PROJEKT• Stammdaten zum Projekt
• Projektverteiler (Kunden/Lieferanten)
• Projekt-Verzeichnisse
(bestehende nutzen, neue erstellen)
• Projektkalkulation
• Projektkostenübersicht
• Kostenerfassung (Eigen-/Fremdleistungen)
• Projekt-Zeiterfassung (auch Web-Erfassung)
• Projektressourcen
• Plantafel
• Projektvorgänge
• Soll-/Ist-Vergleich
• Projektabrechnungen und -controlling
• Listen, Reporting, Auswertungen, Statistiken
• Individuelle Felder
Zusatzmodule• Automatisches Bestellwesen
• Chargenverwaltung
• Disposition
• Forecast
• Geräteverwaltung
• Kassenbuch
• Mehrsprachigkeit
• Stücklisten
• Wartungsmodul/Abo-Rechnungen
• Ticketverwaltung
• Kommt-Geht-Zeiterfassung
work4a
ll
Reisebericht 78
Zweck: , | Reisender: Hausmann Robin, Köln
Erstellt am: 30.09.2011
Reisedaten Von/bis:
22. September 2011 22.00 Uhr21. September 2011 7.00 Uhr
Abfahrtsort/Zielort:
Köln
Besuchte Kunden/Lieferanten GmbH | Gewerbestraße 86637 | Christoph
Verpflegungsmehraufwand
Abwesenheit zwischen 8 und 14 hAbwesenheit zwischen 14 und 24 hAbwesenheit mehr als 24 h
2 je 6,00
12,00 24,00
���
24,00
Nebenkosten/Belege
DieselDiesel
65,37 30,01
Datum, Unterschrift Abrechnender
119,38Auszahlung / Rückzahlung �
Bar am:
Überweisung am:
Datum, Unterschrift Abrechnender
119,38Auszahlung / Rückzahlung �
Bar am:
Bankleitzahl:
Bankverbindung: Kontonummer:
Betrag erhalten (Datum/Unterschrift)
Überweisung am:
geprüft: genehmigt:
Ing. DiBa
5 01 5115 870
work4all ist bei vielen Kunden im Einsatz, deren
Mitarbeiter vertrieblich oder im Service auf Reisen sind.
Das Steuerrecht spricht in diesem Zusammenhang von
Kosten, die betrieblich oder beruflich anfallen.
Das Zusatzmodul Reisekostenabrechnung erlaubt Ihnen
die komfortable Verwaltung dieser Kosten Ihrer Mitarbeiter.
Dabei ist die Arbeit verteilt: der Mitarbeiter pflegt die Reise-
daten und die Kosten, die Buchhaltung macht dann weiter
und nimmt die Verbuchung vor.
Leistungsmerkmale
• Verwaltung der Leistungsempfänger als Lieferant/Kreditor
• Verwaltung der Übernachtungskosten und
• Verknüpfung mit Terminen aus dem Terminkalender
• Fahrtkosten für Fahrten mit eigenem PKW
• Nebenkostenverwaltung (beliebige Belege, die bar vom
Mitarbeiter bezahlt wurden)
• Manuelle Anpassung der Verrechnungssätze ist möglich
• Sachbezüge separat abrechenbar
• Ausdruck des einzelnen Belegs über Microsoft Word oder
(individuell anpassbaren) Report
• Ausdruck mehrerer Reisen über Listenreport
• Zusammenfassung mehrerer Reisen ist möglich
• Übergabe der Reisekostenabrechnung in work4all
als Eingangsrechnung inkl. PDF
• Verwaltung des Beleg-Status („in Fibu übernommen“,
„abgeschlossen“)
Leistungsmerkmale
• Auf einen Blick: Tickets zusammen mit Vorgängen und
Aktivitäten beim Kunden
• Aufgabe oder Termin (an Kollegen) zum Ticket anlegen
• Problembeschreibung, Bearbeitungshinweise und Lösung
können dokumentiert werden (Knowledge-Base)
• Projektzuordnung
• Zuordnung zu Ihren Artikel-Stammdaten
• Übersicht nach Kategorien, Themen, Status und Prioritäten
• Benachrichtigungen an Kunden und/oder Bearbeiter
mit/ohne Hinweise
• Hinzufügen von Anhängen, Bildschirmfotos, Inhalt aus
Zwischenablage
• Ticketliste mit Vorschau und umfangreichen Filteroptionen
Je nach Branche ist im Rahmen von Wartung und Service
oder Reklamations- und Beschwerde-Management eine pro-
fessionelle technische Unterstützung erforderlich. Mit dem
work4all Modul Ticketverwaltung sorgen Sie für klare Bearbei-
tungsprozesse und behalten den Überblick über deren Auf-
wand mittels integrierter Zeiterfassung. Die einfache Hand-
habung ist bei work4all stets sichergestellt: Sie erhalten eine Re-
klamation oder einen Änderungswunsch per E-Mail, den Sie als
Ticket verwalten möchten und ziehen die E-Mail wie gewohnt
in das gleichnamige Infofenster beim Kunden - fertig!
Ihre Vorteile
• Klare Bearbeitungsprozesse und Zuständigkeiten
• Höhere Kundenzufriedenheit durch verkürzte Reaktionszeiten
Schließen
ÜbersichtDatei
Neu
Mögliche Aktionen Weitere mögliche Aktionen Filter Kunde Abo-Rechnung
Einzelabrechnung
Sammelabrechnung
Kunde: Alle
... ...
Art: Alle
Abrechnung: Nicht gefiltert
Spalten Details
Excel-Export
�
Liste aller Wartungsobjekte
Label AufgabeÖffnen VerdoppelnLöschen
Suche
� ��
BRUCHBACH 15 AP 5863 Bruchbach GmbH und Co. KG, Trier Bruchbach GmbH und Co. KG, Trier 1.840,25 17.01.2013 Jährlich Neukunden
LOGOFORM Cloud Abrechnung 5862 Logoform.com, Lübeck Logoform.com, Lübeck 410,20 01.05.2013 Monatlich Cloud
NORILITHO 10 AP 5861 Norilitho Designbüro GmbH, Wuppertal Norilitho Designbüro GmbH, Wuppertal 2.251,98 31.10.2013 Jährlich November
BERCH 5 AP 5860 Berch KG, Wiesbaden Berch KG, Wiesbaden 2.860,10 06.04.2013 Jährlich Mai
FITZER 20 AP 5859 Systemhaus Fitzer GmbH, Köln Systemhaus Fitzer GmbH, Köln 3.764,52 01.08.2013 Jährlich August
UKONTOR 5 AP 5858 U-Kontor, Hamburg U-Kontor, Hamburg 1.569,25 01.01.2014 Jährlich Neukunden
TSEBEDE 20 AP 5857 [Tse Be De] Kommunikationsdesign, Hamburg [Tse Be De] Kommunikationsdesign, Hamburg 1.266,37 01.05.2013 Monatlich Neukunden
HOFFMAN 30 AP 5856 Peter Hoffmann Beschriftung, Lüne Peter Hoffmann Beschriftung, Lüne 1.554,90 01.07.2013 Monatlich Juli
HERTL 5 AP 5855 Hertl GmbH, Gerolstein Hertl GmbH, Gerolstein 3.257,10 01.09.2013 Jährlich September
LUBBEK 20 AP 5854 Norbert Lubbek GmbH & Co. KG, Marburg Norbert Lubbek GmbH & Co. KG, Marburg 2.086,64 01.08.2013 Jährlich August
MUELLER 15 AP 5854 Müller Rechtsanwälte, Siegen Müller Rechtsanwälte, Siegen 5.000,00 01.08.2013 Jährlich August
WERK32 5 AP 5854 Werk32 GmbH, Leipzig Werk32 GmbH, Leipzig 3.254,38 01.08.2013 Jährlich August
Objekt Nummer Vertragspartner / Kunde Rechnungsadresse
Datum Beschreibung E-Preis W-Preis
Abrechnungsbetrag Nächste Abr, Rhythmus Gruppe
��
10.04.2013 work ... for all! Servicevertrag lt. Vereinbarung 1,5 % 1.784,31 0,00
10.04.2013 Zusatzlizenzen lt. Rechnung 120157 vom 05.02.2013 1.924,00 346,32
10.04.2013 Zusatzlizenzen lt. Rechnung 120157 vom 24.09.2012 862,00 155,16
WV aktuell gültig
WV kostenlos
WV Angebot
WV ungültig
Nicht zugeordnet
Alle
Mit dem Wartungsmodul automatisieren Sie immer wieder-
kehrende Rechnungen an Stammkunden. Dies ist besonders
für Software-Unternehmen und IT-/Internet-Dienstleister in-
teressant, die regelmäßig Service- oder Software-Wartungs-
verträge abrechnen, außerdem wichtig auch für
Service-Dienstleister aus dem technisch-handwerklichen
Bereich wie z.B. Brandschutzanlagen, Feuerlöscher, Energie-,
Heizungs- oder Sanitär-Anlagen.
Je nach Art der Abrechnung werden vielfältigste Informa-
tionen und Berechnungsmethoden einmalig so abgespei-
chert, dass einer Automatisierung der Rechnungsstellung
per Knopfdruck nichts mehr im Wege steht.
Die Komponenten (Artikel) der Wartungsobjekte mit verschie-
Leistungsmerkmale:
• Unterschiedliche Vertragspartner-, Liefer- und Rechnungs-
adressen zu einem Wartungsvertrag.
• Mehrere Wartungsverträge pro Kunde/Vertriebspartner
• Aus dem Wartungsvertrag werden wahlweise Aufträge, Lie-
ferscheine oder Rechnungen generiert.
• Grundlegende Vertragsdaten wie lfd. Nummer, Vertrags-
beginn und –ende, Abrechnungs-/Kündigungsdatum
• Diverse Berechnungsmethoden der Abo-Rechnungen.
• Verschiedene Abrechnungsrhythmen für den Wartungslauf
• Standard-Zahlungsbedingungen des Kunden oder abwei-
chendes Zahlungsziel.
• Zuordnung von Vertrags- oder anderen Dokumenten
• Schnellsuche/Filterung von Wartungsobjekten nach Endkun-
Speichern und schließen
�� Eingrenzung
�� Sammelabrechnung
Alle markierten
Alle fälligen bis einschließlich Anzahl: 3 15.04.2013
Art Dokumentendatum Begriff im Kopftext
Rechnung 15.04.2013 Abo-Rechnung
Zeitraum und Rhythmus in Kopftext/Notiz Zahlungsart & Skonto aus Wartungsobjekt Anzahl berücksichtigen
Objektbeschreibung im Kopftext Zahlungsart & Skonto aus Stammdaten W-Preis durch Anzahl dviidieren
Rhythmus berücksichtigen/dividieren
Dieses Zusatzmodul optimiert mittels Anbindung von Web-
shops und anderen E-Commerce-Lösungen an unser ERP-Sy-
stem die Bearbeitung Ihrer Aufträge aus dem Online-Handel.
Bestellungen aus Ihrem Shop-System werden mit Hilfe des
XML-Formates importiert.
Die Schnittstelle wurde bewusst halbautomatisch konzipiert
und verlangt einen Sachbearbeiter, um fehlerhafte Lieferun-
gen aufgrund von fehlerhaften Eingaben zu vermeiden.
Der Vorgang in work4all ist denkbar einfach:
• Bestellungen werden aus dem Shop abgeholt und per
Drag&Drop zum Auftrag gewandelt.
• Die XML-Datei erscheint für Jedermann lesbar in einem
• Die Bestellpositionen ergeben sich aus der Zuordnung zu
den Artikelstammdaten.
• Natürlich kann der angelegte Auftrag manuell nachbearbei-
tet werden.
Leistungsmerkmale:
• Bestellungen aus dem Shop per Drag&Drop einlesen und
zum Auftrag umwandeln.
• Dubletten-Check in den Kundenstammdaten.
• Import von Kunden- und Artikeldaten aus dem Webshop.
• Automatische Übernahme der Kunden- und Auftragsdaten.
• Automatische Zuordnung von Positionen, Artikeln und
Versandkosten per Artikelnummer.
• Bequeme Nachbearbeitung bei fehlender Kunden- oder
Webshopz.B. Magento o.a.
BestellungKunde
Ansprechpartner
Zahlungsbedingungen
*
TicketverwaltungZusatzmodul für work4all
Belegwesen/ReisenZusatzmodul für work4all
Webshop-SchnittstelleZusatzmodul für work4all
Wartung/Abo-RechnungenZusatzmodul für work4all
Zusatzmodule und ErweiterungenFolgende Zusatzmodule sind aktuell verfügbar:
work4all beinhaltet seit vielen Jahren bereits eine Projekt-
Zeiterfassung, seit Version 10.6 ist nun auch eine
Kommt-Geht-Variante hinzugekommen.
Im Prinzip entspricht diese neue Variante dem, was man
gemeinhin unter „Stempeluhr“ versteht.
Das Thema ist im Moment durch das Mindestlohn-Gesetz
sehr aktuell.
Die Anbindung unserer mobilen Lösung und das Cockpit
bieten im Übrigen einfache Möglichkeiten der Erfassung
und des Controllings.
Durch die Windows-8-Touch-Technology sind keine teuren
Leistungsmerkmale:
• Separates Erfassungsterminal als Windows-8-Maske
• Touch-Bedienung und auf Wunsch Absicherung durch
einen Fingerabdruck-Leser
• Separate Check-Out- und Check-In-Funktionalität für
work4all-User
• Zeitkarte mit übersichtlicher Darstellung eines Monats
• Rechte zum Bearbeiten/Korrigieren
• Korrekturklassen
• Cockpit zur Ansicht des aktuellen Status auch von
weiteren Rechnern. Dabei auch Berücksichtigung von
Außer-Haus-Terminen, Krankmeldungen und Urlaub.
• Taktungseinstellungen, Rundungen
• Sollzeiten
Der work4all Exchange onne tor ist ein Server-Dienst, der
sich um den Abgleich von Terminen und Kontakten zwischen
work4all und den Exchange-Postfächern kümmert.
So sind Sie in der Lage, Termine oder Adressdaten vom
Innendienst auf Ihrem BlackBerry®, iPhone etc. zu empfangen,
ohne work4all starten zu müssen. Das gleiche gilt auch in die
andere Richtung: Sie tragen auf Ihrem mobilen Gerät Termine
ein, die Sie dann in work4all wiederfinden.
Selbstverständlich lässt sich der Exchange onne tor auch
ohne mobiles Endgerät betreiben, wenn Sie Ihr Outlook
ohne manuellen Abgleich entsprechend nutzen möchten.
Microsoft®
Exchange-Server 2007
Exchange onne tor
Termine & Kontakte
Leistungsmerkmale
• Termine am mobilen Endgerät eingeben und in
work4all wiederfinden.
• Termine in work4all eingeben und am mobilen
Endgerät wiederfinden.
• Änderungen und Löschungen (auf beiden Seiten) werden
synchronisiert.
• Übergabe von Kontaktdaten aus dem persönlichen Ordner
von work4all zum mobilen Endgerät.
• Vertretungsrechte: Kollegen/Innendienst können Termine
oder Kontakte für Sie erfassen und somit an Ihr Postfach
übertragen.
• Persönliche Einstellungen für Abgleichverhalten
(zum Beispiel für gelöschte Termine)
Das Führen eines Kassenbuchs gehört bei allen Firmen
zum Standard der vorbuchhalterischen Arbeiten.
Es gibt keine verbindlichen Form-Vorgaben der
Finanzämter, deshalb sind unterschiedliche Varianten
der Verwaltung üblich (Software, Excel-Abrechnung,
handschriftliches Formular usw.).
Wir bieten Ihnen ab sofort ein in work4all
integriertes Modul an, das Ihnen die komfortable
Verwaltung auch dieser Belege erlaubt.
Leistungsmerkmale
• Beliebig viele Kassen (damit sind dann auch
sogenannte Projektkassen möglich)
• Tägliches oder monatliches Erfassen der Bar-Belege
• Nummerierung der einzelnen Belege
• „Klammern“ (Zusammenfassen) der einzelnen Belege mit
Nummerierung innerhalb der Klammer
• Zuordnung des Projekts
• Zuordnung der buchhalterischen Sach-/Kostenkonten
• Kategorisierung von Belegen
• Ausdruck eines (auch von Ihnen) anpassbaren Reports
• Kassenbestand jederzeit einsehbar
• Einnahmen und Ausgaben
• Kostenstellen-Zuordnung
Banking-Software. Es geht lediglich um die komfortable
Abwicklung der Zahlungs- und Buchungsvorgänge!
Leistungsmerkmale
• Verwaltung mehrerer Bankkonten oder Bankkontakte
• Automatisiertes Holen und Analysieren von
Kontoauszügen/Umsätzen
• Ausziffern der offenen Posten, ausfindig gemachte Zahlungen
werden verbucht, Abgleich variabel über verschiedene Fakto-
ren einstellbar, z.B. Rechnungsnummer, Kundennummer usw.
• Manuelle Änderungen in der Zahlungsautomatik möglich
• Halbautomatische Skonto-Verbuchung
• Assistent für ungleiche Zahlungseingänge
• Komfortables Bezahlen von einzelnen Eingangsrechnungen
Das Zusatz-Modul Online-Banking beinhaltet zwei grund-
sätzliche Funktionalitäten:
• Das elektronische Zahlen von Eingangsrechnungen
• Das Lesen von Kontoauszügen und automatische Auszif-
fern von Offenen Posten für Aus- und Eingangsrechnungen.
Sicherheitstechnisch unterstützt das Modul HBCI (Chipkarte oder
Schlüsseldatei) oder PIN/TAN. Die technische Einrichtung erfolgt
in Abstimmung mit Ihrer Bank und Ihrem Systemverwalter.
In Verbindung mit den Standardfunktionen und Leistungs-
merkmalen von work4all (mehrere Bankverbindungen,
IBAN/BIC, Zahlungsläufe etc.) steht Ihnen mit diesem Modul
eine komfortable Lösung zur Abwicklung Ihrer Transaktio-
Weitere finden Sie unter www.work4all.de/software/zusatzmodule
Exchange KonnektorSynchronisation mit BlackBerry®, iPhone oder Microsoft® Outlook
Kommt-Geht-Zeiterfassungwor4all Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle
Online-BankingErweiterung in ERP professional
KassenbuchZusatzmodul für work4all
work4all
Naturstein-Handel | Mitarbeiter: 20
Natursteine Naumann handelt aus der schönen Eifel weltweit
mit Natursteinen und führt Projekte durch.
work4all wird bereits seit Microsoft®-DOS-Zeiten (1989!) als
Warenwirtschaft eingesetzt. Im Laufe der Jahre kamen mit
neuen Versionen neue Funktionen hinzu: PDF-Angebote,
Banking etc. Auch das Marketing sowie die Internationalisie-
rung wurden entsprechend abgebildet.
Natursteine Naumann GmbH | www.naumann-natursteine.de
Handel und Veranstaltungen | Mitarbeiter: 45
Das Weingut Schloss Proschwitz Prinz zur Lippe ist das älteste
Weingut Sachsens. Das Streben nach höchster Qualität und
nachhaltigen Prozessen bestimmt das Denken und Handeln.
work4all wird seit 2009 als zentrales CRM- und ERP-System für
alle Mandanten (auch für das Veranstaltungsmanagement) ein-
gesetzt. Das Belegaufkommen ist hoch, das Lagerwesen sowie
die Kasse wurden bis hin zum Barcode-Leser eingebunden.
Weingut Schloss Proschwitz | www.schloss-proschwitz.de
Branchenwork4all wird seit 1990 in vielen Branchen eingesetzt. Sprechen Sie uns für Referenzen gerne an!
Beratung | Dienstleistung | Handel/Vertrieb | Produktion | Vermietung
• Agentur/Web-Agentur
• Automobilbranche
• Biotechnologie
• Brandschutz
• Catering/Veranstaltung
• Druck
• Einzelfertigung
• Erneuerbare Energien
• Event-Agenturen
• Finanzen/Versicherung
• Forschungsinstitute
• Logistik
• Marketing/Werbung
• Maschinenbau
• Medientechnik
• Medizintechnik
• Messebauer
• Objektausstatter
• Party-Service
• Personal-Leasing
• Projektentwickler
• Prüftechnik-Firmen
• Schulungshäuser
• Serienfertigung
• Software-Hersteller
• Systemhäuser
• Technik/Elektronik
• Übersetzungsbüros
• Umwelttechnik
• Unternehmensberatung
• Verbände
• Verleihfirmen
• Full-Service-Agenturen
• Gesundheitswesen
• Handelsunternehmen
• Handwerk/Bau
• Immobilienverwaltung
• Industrievertretungen
• Ingenieurbüros
• Institute
• Konstruktionsbüros
• Konzerne (CRM-Nutzung)
• Labortechnik
Agentur | Mitarbeiter: 20
Alldesign ist über die Tätigkeiten einer klassischen Werbe-
agentur hinaus professioneller Partner für unterschiedlichste
Online-Medien. Seit 2008 arbeitet man mit work4all:
• CRM inkl. Kampagnensteuerung, Termine, Kontakte
• Projektverwaltung, Stundenabrechnung, Controlling
• Einsatz unseres Exchange Konnektors zum Abgleich von
Terminen und Kontakten
Designing your success.
AlldesignAgentur für Gestaltung, Print,Advertising & Neue Medien
Alldesign | www.alldesign.de
Messebau | Mitarbeiter: 15
„Unsere neu angeschaffte Branchenlösung hat sich als
unzureichend erwiesen..." – so etwa begann 2009 der Kon-
takt zur Messebaufirma berg-expo. Inzwischen werden alle
wesentlichen Prozesse mit work4all durchgeführt:
Angebotswesen, Mietaufträge, Logistik, Abrechnung.
Mit unserer Hilfe wurden leistungsstarke Microsoft® Excel®-
Reports und Pivot-Tabellen erstellt.
berg-expo | www.berg-expo.de
Event | Mitarbeiter: 200
Käfer ist der Name einer traditionsreichen Familie, der zur
international geschätzten Marke für Premium-Produkte und Pre-
mium-Dienstleistungen geworden ist. Im Bereich Party-Service
arbeitet Käfer seit 2010 mit work4all. Die integrierten
Prozesse: CRM/Kontaktmanagement, Terminplanung, Angebots-
wesen und Projekt-Abrechnung. Dabei wurde eine komplette
System-Landschaft mit mehreren Filialen/Servern integriert.
Käfer Service GmbH | www.feinkost-kaefer.de
Handel | Mitarbeiter: 30
Die F.W. Barth & Co. GmbH handelt seit 1873 mit Holz:
Parkettböden, Gartenmöbel usw. werden importiert,
verladen/verschifft und dann B2B vertrieben. Seit 1996 wird
all dies über work4all organisiert:
Zollpapiere, Verschiffungsunterlagen, Kundendokumente,
Lager, Rückstände etc. Die Buchhaltung (DATEV) ist in beide
Richtungen (Erlöse/Zahlungen/Offene Posten) angebunden.
F.W. Barth & Co. GmbH | www.barth1873.de
Unsere KundenUnterschiedlichste Branchen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
CR
M
work4all | Melanie Steffen
STANDARD EXTRAS WORK4ALL GMBH DEUTSCH��� �
�
Sonstige
Rückruf Messestand auf der anuga in Köln 9m2 Stand auf der IAA schreiben
minvereinbarung a ruck-Prospekt zusenden
Rückruf. Frage zu W-Lan auf der anuga für Messe vereinbaren
f mationen zusenden min nicht wahrnehmen. Bitte neuen Termin vereinbaren.
Dokumente
16.07.2016 as Lizenzschlüssel Igento17.05.2016 ts Aktuelle Wunschliste work ... for all!16.10.2016 ac Protokoll28.09.2016 ms 20er Seriennummer für Projektmodul29.07.2016 tm Anfahrtsskizze31.05.2016 me Entwurf für Händlerkonditionen-Flyer07.05.2009 ma Händlerinformationen zusenden
19.03.2016 ac Vorlagen als PDF19.03.2016 as Bitte ändern Sie unsere Anschrift - Wir sind umgezogen! 13.03.2016 me AW: Neue Displayvorlagen für anuga und INTERFORST06.03.2016 ts Hier die versprochenen Displayvarianten27.01.2016 ac Angebot Catering Messestand20.01.2016 ac Protokoll zum Terminbestätigung24.12.2015 ts Händlerinformationen 12.12.2015 ts Korrekturen am Messebauflyer15.11.2015 me AW: AW: Mailadresse Timo Mertel15.11.2015 me Ihr Messestand auf der Medica 200915.11.2015 me Hallenplan anuga in Köln
ssestand IAA Messeleinwänden. Beratung/Gespräch über Preisliste.
Messe aus, möchte Termin vereinbaren. o ekturen an Messebau-Flyer. k espräch
p s „Medica 2009“t derhnung 2010
M Plus
�hau|
Haubes, Stephan | MEB Display GmbH, Heilbronn
HAUBNER Industrietechnik GmbH, Düsseldorf
Haubner, Thomas | HAUBNER Industrietechnik GmbH, Düsseldorf
Haubold, Eva | Igento GmbH, Koblenz
rVon hier aus steuern Sie alle Vorgänge:
• Synchronisation mit Microsoft® Office Outlook® u.a.
• Kalender-Abgleich zu mobilen Endgeräten
• Telefonwahl / Anruferkennung
• Gruppen-Kalender mit Ressourcenplanung
• Aufgaben, Termine, E-Mails, Angebots- und
Rechnungswesen
• Dokumentenmanagement mit Volltextsuche
• Integration von Google™ Maps
Schließen
KALENDER
Kalender
�
Melanie Steffen
Schmitz, Toni
Schmitz, Marita
Hausmann, Robin
Marita Schmitz
Melanie Steffen
Robin Hausmann
Toni Schmitz
MitarbeiterGruppe Navigation Hausmann, Robin Schmitz, Marita Schmitz, Toni Steffen, Melanie Projekte
Ana Candazo
Angelique Schäfer
Dietmar Herbst
Marita Schmit
Melanie Steffen
Mounir Attaoui
Rainer Rocholl
Robin Hausmann
Thomas Martens
Suche nach Mitarbeiter
Neuer Termin
Öffnen Löschen
Neue AufgabeVorschauTag 5-Tage 7-Tage Monat Zeitstrahl
Ansicht Anzeige
Urlaub 1200 Schulung (Igento, Köln)
1600 Vertriebsmeeting
1200 Netviewer-Sitzung (Igento Frühdienst
1000 Installation (ABR, Ludwig Schulung vor Ort (Mellenetics GmbH, Köln)
1230 **Storniert - Meeting**
1530 Meeting Marketing
1530 NV Fehlerbehebung (Igen 1530 Vorführung vor Ort (Daro
1500 Online-Schulung NV (Ron
1300 Vorführung NV (Schregfi 1300 Serverinstallation (Lirolsti
1600 Vertriebsmeeting
1600 Vertriebsmeeting
April 2016
Mai 2016
M D M D F S S
274111825
18
19
20
21
22
285121926
296132027
307142128
18152229
29162330
310172431
Juni 2016
M D M D F S S
18152229
23
24
25
26
27
29162330
31017241
71121282
51219263
61320274
71421285
DATEI
Termine Aufgaben
Zusätzliche Filter
Beschriftung
Beliebige Zeiträume
Sichtbare Mitarbeiter: 19
27. April 2016 - 1. Mai 2016
Untereinander Nebeneinander Gruppendarstellung
M D M D F S S
306132027
14
15
16
17
18
317142128
18152229
29162330
31017241
41118252
51219263
27. April 2016 - 1. Mai 2016
Mo. 27 Do. 28 Mi. 29 Do. 30 Fr. 1
dr.reinwald healthcare gmbh + co kg, Schwarzenbruck | 10 Mitarbeiter | www.drreinwald.de
Stammdaten
• Firmen- und Kontaktdaten für Kunden und Lieferanten
• Marketingsteuerung über Gruppen und Kategorien
• Adress- und Konzernverknüpfungen
• Kaufmännische Stammdaten (Artikel, Zahlungsziel etc.)
• Frei definierbare Felder
Kontaktdaten
• Telefonnotizen, Aufgaben, Termine, Protokolle u.v.m.
• Aus- und eingehende E-Mails aus Microsoft® Office
Outlook®, David® von Tobit.Software™ u.a.
• Briefe und Dokumente erstellen oder Dateien per
Drag&Drop zuordnen
• Statistiken und Auswertungen
Kaufmännische Daten
• Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Offene Posten
• Einkaufs- und Bestellwesen
• Unternehmenscontrolling
Projektdaten
• Projekt-Stammdaten und Dokumente
• Projekt-Controlling
• Ressourcenplanung
Adressen und Dokumente finden Sie über die
Schnellsuche.
Alle Informationen erscheinen auf dem Schreibtisch.
Sie sehen:
So geht’s: work4all beenden
KUNDENDATEI LIEFERANTEN PROJEKTE FIRMA ERP/QS
��Kundenliste
+49-2231-6903-0 Neu Öffnen Letzter Treffer Infofenster
Kontakt anrufen Firma / Adresse Desktop
Aufgaben
16.03.2016 ac Bittet um Rückruf Messestand auf der anuga in Köln26.02.2016 ts Angebot für 9m 02.11.2015 ts Bittet um Terminvereinbarung 02.11.2015 ms Großformatdruck-Prospekt zusenden22.09.2015 ac Bittet um Rückruf. Frage zu W15.07.2014 me Bitte Termin für Messe vereinbaren14.07.2014 me Händlerinformationen zusenden09.03.2013 ac Kann den Termin nicht wahrnehmen. Bitte neuen T
Igento GmbH, KölnKunde
Dienstag, 14. August 2016Datum
IgentoEventmanagement GmbHHohenzollernring 153aD 50933 Köln
Adresse
www.igento.deInternet
+49-221-948623-0Telefon
Telefonnotizen
17.03.2016 rh Beratung Messestand IAA 20.09.2015 rh Interesse an Messeleinwä12.09.2015 rr Stellt auf Messe aus, möchte T14.07.2013 dr Autorenkorrekturen an Me23.01.2009 ts Erstkontaktgespräch
Rechnungen
26.02.2016 ac Messedisplays „Medica 2009“21.02.2015 me Prospektständer21.02.2015 ts Wartungsrechnung 201015.08.2009 ts work4all CRM Plus
Frau Beier Yvonne 17 Innendienst
Frau Hömich Anja 29 Vertrieb
Herr Münch Herbert 30 Verkaufsleiter Inland
Frau Saarow Marianne 11 Geschäftsführerin
Herr Saarow Kai-Uwe 10 Geschäftsführer
Herr Sontow Markus 19 Außendienstler, Köln
Herr Wascherl Georg 13 Leiter Buchhaltung
Ansprechpartner
Eventmanagement
10 - 20 Mitarbeiter
Internet
Branche
Firmengröße
Herkunft
Keine Termine heute
5 offene Aufgaben
28.09. Markus Merison
17 offene Verkaufschancen
3 entgangene Anrufe
Termine
Aufgaben
Geburtstage
Verkaufschancen
Telefonate
Notiz Kategorie Verknüpfung Bild Projektverteiler Individuell
1
2
Dr. Heinz Reinwald, Geschäftsführer und
Kerstin Reinwald, Marketing und QM
„Seit wir mit der Unternehmenslösung work4all und der
Webshop-Schnittstelle arbeiten, ist unsere Effizienz in
Sachen Rechnungswesen und Versand um das Mehrfache
gestiegen. Wir müssen jetzt unsere Umsätze steigern, um
unsere Mitarbeiter wieder voll auszulasten.“
CRM/DMSAdressen, Termine, Dokumente, E-Mails und Kontakte im Blick
CRM
http://www.igenta.de/impressum Google
Impressum - igenta gmbh, Köln
Favoriten Impressum
Dokumentenmanagement
Ziehen Sie Ihre vorhandenen Dokumente oder Scans
einfach aus Microsoft® Windows® per Drag&Drop in die
vorgesehenen Dokumente-Fenster von work4all.
Dadurch haben Sie automatisch eine Zuordnung zum Projekt
und zum Kunden erstellt.
Das Wiederfinden ist durch die automatisierte Ablage
kinderleicht – zusätzlich helfen Schlagworte für kundenüber-
greifendes Wiederfinden. Die Dokument-Fenster können von
Ihnen selbst konfiguriert werden, z.B. für Verträge.
igenta gmbHStollstraße 128 | D-50858 Köln
Fon: +49 - 221 - 94 86 23 - 0 | E-Mail: [email protected]
Geschäftsführer: Max Beck | Amtsgericht Köln | HRB 20577USt-IdNr: DE 123483868
Speichern und schließen
Firma
Straße
PLZ/Ort
Telefon
igenta gmbh
Stollstraße 128
50858 Köln
+49-221-948623-0
Drag&Drop − verblüffend einfach und enorm zeitsparend!
Impressum:
Markieren Sie die Adresse des Kunden im Impressum seiner Internetseite. Ziehen Sie diese in die Kundenmaske. Fertig! work4all ordnet die Daten korrektin die Datenbank-Felder ein - Trefferquote über 90%.
Verkaufschancen
Verkaufschancen geben Ihnen in Verbindung mit work4all
die Chance, lückenlos alle Aktivitäten im Vertrieb zu klassifi-
zieren. Dazu gehören natürlich Angebote, aber auch sonstige
Verkaufschancen lassen sich einfach verwalten.
Zugeordnet sind Vertriebler/Mitarbeiter, Themen, Produkte
usw. Verkaufschancen werden von work4all periodisch
prozentual bewertet und führen zu einer komfortablen
Forecast-Übersicht, die aus den Daten voraussichtlich
Entwicklungen ableitet.
Angebot 290035: 10er Lizenz
Angebot 290048: Lizenz 5 Arbeitsplätze
Angebot 290050: Version lt. Vorführung
Angebot 290068: Software Lizenzen
Angebot 290085: CRM basic
Angebot 290088: CRM-plus 10/15/20
Angebot 290090: Software/Lizenzen
Angebot 290091: Lizenzen
Angebot 290093: 5 Zusatzlizenzen
Angebot 290094: NFR-Version
Angebot 290095: Version ERP + Projekt
Angebot 290097: CRM-plus 10/30
Angebot 290098: Lizenz 5 Arbeitsplätze
Angebot 290099: NFR-Version
Mellenetics GmbH, Köln
Igento KG, Korchenbroich
AC Verlag, Köln
PC Doktor, Lüdenscheid
Schreckfilms GmbH, Düssel
Mara Meier GmbH, Hambu
Tema-Redax & Co. KG, Bitb
Drei-Eins Werbeagentur, Tri
Golfclub Rüsselsheim, Scho
m&m Consulting, Trier
Weinhandel Zwee, Bernkas
SP Microtechnik, München
Snagird PC Technik, Rosenh
ABC Consult, Berlin
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
14469,20
809,06
2180
4540
17105,40
5074,80
4390
25431
1383
25688
4280
23223,50
1381
4290
Kunde Bezeichnung Wert Verkaufschance in % Tendenz
Schließen
VerkaufschancenDatei
Verkaufschancen
Potenzialbewertung mit INSIGHTS MDI® (www.insights.de)
Mit Hilfe dieses Schemas hilft Ihnen work4all (potentielle) Kun-
den besser einschätzen zu können. Es basiert darauf, dass Ver-
kaufserfolg von den Faktoren “Produkt”, “Persönlichkeit des
Verkäufers”, “Persönlichkeit des Kunden” und “Beziehung zwi-
schen Verkäufer und Kunde” bestimmt wird. Daher zielt INSIGHTS
MDI® auf die Beziehungskompetenz als Erfolgs-Schlüssel und teilt
Menschen in Persönlichkeitstypen ein. Diese Merkmale können
helfen, Ziele und Bedenken des Gegenübers zu erkennen, zu verste-
hen und sich selbst entsprechend zu verhalten. Motto: „Behandle
den Gesprächspartner so, wie er behandelt werden möchte.“
E-Mail-Zuordnung und -Archivierung
Ein Traumduo! Verfassen Sie E-Mails direkt in work4all, und
sie sind für immer beim richtigen Kunden oder Lieferanten,
Ansprechpartner und Projekt hinterlegt. Der eigentliche
Versand erfolgt über die volle Integration Ihrer E-Mail-Appli-
kation, wie z.B. Microsoft® Office Outlook® oder David®
von Tobit.Software™. Eingehende E-Mails ordnen Sie nach
Belieben halbautomatisch zu.
Der Import-Assistent hilft, Ihre in Microsoft® Office Outlook®
oder David® von Tobit.Software™ gespeicherten Kontakte
einfach in Ihre work4all-Daten zu integrieren.
Melanie Steffen
AW: Angebot Broschüre
Von
An
CC
Betreff
Anhang
Hallo Frau Steffen,
anbei sende ich Ihnen das Angebot!
Viele Grüße aus Köln, Daniel Hoffmeister
Zugeordneter Mitarbeiter
Kunde
Ansprechpartner
Projekt
Steffen, Melanie
Igento GmbH, Köln
Herr Daniel Hoffmeister
Marketing 2009
Speichern und schließen
E-MailDatei
Hallo Frau Ste
anbei sende ic
Viele Grüße a
Art Kontakt anrufen Weitere mögliche Aktionen Objektschutz
Eingehend
Ausgehend+49-221-98582-12Speichern und
schließen
Posteingang - Microsoft Outlook
Benachrichtigung Aufgabe
�
�
�
�
Freigegeben für
Alle
Zuordnung eingehenderE-Mails
�
CTI-Anbindung an Ihre Telefonanlage
work4all macht Ihnen Ihr tägliches Bürogeschäft denkbar
einfach: Mit Hilfe der praktischen CTI-Anbindung entfällt das
Wählen. Kunden oder Interessenten werden bei eingehenden
Anrufen erkannt und auf Wunsch sofort im Programm mit
den relevanten Informationen angezeigt.
Auf Knopfdruck wählt Ihr Telefon die Rufnummer des Kunden
(Zentrale, Durchwahl, Mobil). work4all lässt sich sogar so weit
konfigurieren, dass jedes ausgehende Telefonat
automatisch zum Kosteneintrag gemacht wird, wie z.B.
in Call-Centern erforderlich.
Speichern und schließen
CRM und DMS in Ihrem Unternehmen...für ein erfolgreiches Kundenmanagement
4 Drucken, mailen
ERP
Sehr geehrter Herr Becker,
vielen Dank für dieses freundliche Telefonat und das Interesse an work4all.
Im Anhang finden Sie das Angebot.
Ich würde mich freuen, wenn Sie sich für work4all entscheiden.
Mit freundlichen Grüßen,Melanie Steffen
Angebot 100437 I work4all
Angebot 100437.pdf
An...
CC...
Betreff
Anhang
69229IGENTA GmbH, Köln
Zuordnungen
Herr Manfred Becker
Neukunden-Aquise
SendenZwischenablage Forma-erungen Op-onen
Dateianfügen
Datei Nachricht Einfügen Op-onenEntwurf speichern und schließen Angebot 100437 | work4all - Nachricht (HTML) | 28.07.2016
Kunde
Ansprechpartner
Projekt
Thema
Einfügen
Ausschneiden
Kopieren
Niedrig HochCalibri 12 Bausteine Vorlagen
Positionen
Optionen
be
Löschen
Verdoppeln
Überschrift
Leere Position
Zwischensumme
Numerierung
Seitenumbruch
Einfügen vor
Letzte Filter
NummerE-Preis
Kundenbezeichnung
ahrtkosten / Kilometergeld
0,51
ahrtzeiten / h
35,00
Übernachtungskoste
n / Spesen
80,00
2.820,00
930,00
70,00
1.022,00
0,51
2.820,00
930,00
350,00
1.022,00
112,20
c
nector
Software
enen km
öln
chnung
E-Preis | EUR
G-Preis | EUR
Statt G-Preis
Rab.%
F
Auswertung
4 Drucken, mailen oder faxen
3 Positionen einfügen
VOGT Ultrasonics GmbH, Burgwedel | 40 Mitarbeiter | www.vogt-ultrasonics.de
ERPKaufmännische Vorgänge mit CRM und PROJEKT integriert
Katrin Vogt,
Geschäftsleitung
„Bereits seit 1997 arbeiten wir mit work4all. Aus unserem täglichen Arbeitsablauf ist das
Programm nicht mehr wegzudenken: Vom Marketing bis hin zur Buchhaltung sind alle
Prozesse integriert. Besonders bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern macht sich das
bemerkbar: Alle Vorgänge sind in unserer zentralen Unternehmenslösung abgebildet.“
Der Umgang mit kaufmännischen Prozessen muss nicht
kompliziert sein. Wir haben viele Jahre daran gearbeitet,
komplexe Vorgänge für Sie einfach zu gestalten:
Angebots-, Auftrags-, Bestell- und Rechnungswesen, Lager-
verwaltung, Offene Posten, Produktion, Inventarverwaltung,
Qualitätssicherung, Artikel, Stücklisten, Chargen, Serien-
nummern u.v.m. Das Ergebnis: Prozesse, die von Ihnen und
Ihren Mitarbeitern schnell beherrscht werden.
Das schlägt sich in niedrigen Schulungskosten und hoher
Akzeptanz nieder. Ihre Mitarbeiter werden work4all mögen!
Kontakt anrufen
Speichern & schließen
Speichern und schließen
+49-221-948623-10
Weitere mögliche Aktionen
Benachrichtigung Aufgabe
Datei Allgemeines Sonstiges Kopf-/Schlusstext Positionen Auswertung
�� Projekt
�� Kostenstelle
�� KundeIGENTA GmbHStollstraße 12856068 KoblenzHerr Manfred Becker
�� Lieferadresse
�� Rechungsadresse
Angebot 100032Erstellt durch Melanie SteffenLetzte Änderung am 24.06.2016durch Melanie Steffen
* Pflichtfeld
�� Allgemeines
�� Zahlung/Gültigkeit
�� Sonstiges
�� Notiz/Bemerkung
100032 01.07.2016 EUR
Steffen, Melanie Steffen, Melanie me mb
Zahlungsziel 10 0
Deutsch 30.07.2016
Erstes Angebot Software-Lizenz
Name
Ibas EDV-Servi
ce GmbH
Ibromatech Medizint
echnik AG
ID3 Werbeagentur
Identify Kommunikat
ionsdesign Gm
bH
IDIX Systemverwal
tung GmbH
Ifando GmbH
Iggenmaier &
Schrodorf Flie
senhandel Gm
bH
IGENTA GmbH
Indra Kohlmaier Lo
gistics GmbH & C
o. KG
Insbrucker Qu
ellfelsbrunnen
GmbH
Imkerfachbetrieb
Rudolph Kle
inmann e.K.
IMT Industrie-Montage
service Schmidt Gm
bH
IOS GmbH
Ipruck Gesells
chaft für Holz
bau mbH
Ort
Köln
Berlin
Schönbronn
Dresden
Sigmaringen
Hamburg
Berlin
Köln
München
Daun
Stuttgart
Oyten
Berlin
Köln
PLZ
50858
40586
25469
68635
01582
52579
65838
56068
50985
60472
50980
38723
68648
88529
Ansprechpart
ner
Wolfram Klos
Katrin Lenz
Kerstin Prinz
Matthias Vogt
Holger Dreim
üller
Dr. Richard Maien
Thomas Schmitz
Manfred Becke
r
Norbert Riede
r
Yasmin Naumann
Nadja Bauer
Thomas Schütz
Irena Knops
Rainer Rösche
n
Straße
Maigasse 358 a
Dorfstraße 50
Hauptstraße 8
38
Aachenerstraß
e 128
Redwitzstraße
83
In der Mittelba
ch 5
Sterrenhofwe
g 95
Große Kanals
traße 15
Ottostraße 50
Sportplatzstra
ße 15
Schadowstraß
e 2
Vogelsangers
traße 2
Venloerstraße
653
Neue Wallgass
e 4
Name
Manfred Becke
r
Thomas Mauer
David Geibel
Miriam Pobst-Nauste
dt
Andreas Malberg
Telefon
11
18
20
22
19
Mobilfunk
+49-0170-905
5878
+49-0160-505
8951
+49-0176-213
3358
+49-0151-214
7895
+49-0170-112
6873
Funktion
Geschäftsführ
er
Projektleiter
Sekretariat
Montageleitung
Konstruktion
sleiter
A
B
C
D
E
F
G
HI
J
K
L
M
N
O
P
Q
R
S
T
U
Kontakt anruf
en
Firma/Adresse
Person
Auswahl
Schließen
+49-221-9486
23-10Neu
Öffnen
Schnellsuche
DateiListe
Kategorien
Zusatzfun
ktionen
Alle
Endkunden
A-Kun
de
B-Kun
de
C-Kun
de
Potential
A-Pote
ntial 2010
A-Pote
ntial 2009
Adressleiste
187 von 9172
Personen einb
lenden
1 Adresse auswählen
Der oben abgebildete Prozess zeigt vier einfache Schritte, um
mit excellenten Stammdaten ein perfektes Angebot zu zaubern:
• Die Kundenadresse lässt sich per Drag&Drop aus der
E-Mail-Signatur oder aus dem Impressum der Website in
einem einzigen Vorgang in die Adressmaske ziehen.
• work4all vergibt eine laufende Nummer für das Angebot,
die kaufmännischen Kopffelder (Zahlungsbedingungen etc.)
sind mit den Standards des Kunden gefüllt.
• Nun ziehen Sie einfach Ihre Artikel, Dienstleistungen oder
sonstigen Bausteine ins Angebot hinein.
Fertig! Es folgt der Ausdruck auf einem vorbereiteten
Formular oder das automatisierte PDF als Anhang einer E-Mail.
Pflichtfeld
Kontakt anrufenSpeichern
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Alle
Software
Dienstleistungen
beim Kunden
bei work4all
Beratung
Implementierung
Fahrt/Übernac
htungskosten
Gruppen
ArtikelArt
Fa
Fa
Ü
1
1.1
1.2
1.3
2
2.1
2.2
St.
St.
St.
Tag
x
1
1
5
1
220
Software
work4all ERP/office ba
sic
work4all Exchange Con
n
work4all Zeiterfassung
Dienstleistung
Implementierung der S
Fahrtkosten je gefah
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Köln ... Koblenz ... K
ö
Nr. Anzahl Ein
heit
Bezei
Speichern und schli
eßen
Datei Allgemeines
Sonstiges Kopf-
/Schlusstext Po
sitionen
2 Angebot, Auftrag, Rechnung etc. anlegen
ERP
Formulare
Unsere Formulare für Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestä-
tigungen, Rechnungen, Bestellungen sind äußerst flexibel:
• Aus- und einschaltbare Logos und Firmenangaben.
• Automatisches Generieren von PDF-Dokumenten und
Weitergabe per E-Mail.
• Zwischensummen, Überträge, Titel, Alternativen, Optionen
Dabei sind die Formulare über den Report-Generator beliebig
änderbar. Das Ergebnis: schöne und klar gegliederte Doku-
mente für Ihren Kunden.
Lagerverwaltung und Rückstände
Auch hier ist der erste Schritt einfach: Sie erstellen Eingangs-
lieferscheine und buchen die Ware dem Lager zu. Der Aus-
gangslieferschein führt Sie automatisch zu
Buchungsvorgängen rund um unterschiedliche Artikelarten
(Lagerartikel, Seriennummern, Chargen, Stücklisten). Daran
schließen sich komplexere Vorgänge an:
• Konsignationslager, Rücknahme, Garantieverwaltung,
Automatisierung der Buchung über Barcodes oder RFID
• Rückstände/Backorders gegenüber Kunden und Lieferanten
• Überwachung der Liefertreue usw.
Workflow
Die Prozesse des Auftragswesens sind je nach Branche ähnlich, aber selten gleich. work4all bietet Ihnen einen einfachen Stan-
dard-Prozess vom Angebot bis hin zur Rechnung an.
Dabei sind die Umwandlungen von einer Auftragsform zur anderen kinderleicht: Per Drag&Drop ziehen Sie das Angebot ins
Fenster Rechnung – schon ist diese angelegt! Nun lassen sich natürlich alle Positionen und Texte nach Ihren Vorgaben ändern.
Wenn Sie anders vorgehen möchten, ändern Sie den Ablauf: Sie können direkt aus dem Angebot die Rechnung erstellen oder
sofort einen Lieferschein produzieren.
Angebot Auftrag Lieferschein Rechnung
Kalkulation
„Hierfür haben wir uns entsprechende Excel-Dateien angelegt.“
… ist natürlich auch eine Lösung. Aber das Problem dabei ist
die fehlende Integration und die Tatsache, dass Sie dabei nur
mit Klimmzügen auf einen Artikelstamm zugreifen können.
Deshalb geben wir Ihnen sowohl im Artikelstamm und in
der Projektwelt als auch in Angeboten alle Möglichkeiten
des kaufmännischen Kalkulierens: Zuschläge, Einkaufspreise,
Deckungsbeitrag, Roherlöse.
Bestellwesen
Das Bestellwesen ist in vielen Firmen das Stiefkind der
Organisation und oft schwer nachvollziehbar.
Dabei sind kaufmännische Bestellungen der Schlüssel zur
effizienten Kostenkontrolle: Jede Eingangsrechnung ist
kontrollierbar, alle Kosten sind planbar.
Probieren Sie es aus! Eine Bestellung schreiben Ihre
Mitarbeiter genau so schnell wie ein Angebot!
Alle Aufträge werden automatisch kalkulatorisch überwacht.
Einkauf € % Verkauf € % Rohertrag €
Dienstleistung
Fremdleistung
Gesamt
Material 15.676,50 € 20.935,40 € 66,870,1 5.258,90 €
6.700,00 € 10.385,00 € 33,229,9 3.685,00 €
22.376,50 € 31.320,40 € 8.943,90 €
5.400,00 € 7.560,00 € 24,124,1 2160,00 €
Eigenleistung
16.976,50 € 23.760,40 € 75,975,9 6.783,90 €
ORGENTEC Diagnostika GmbH, Mainz | 100 Mitarbeiter | www.orgentec.com
Leistungsstarkes ERP mit GoBD-Zertifizierung... auch in kaufmännischen Details
Seit mehr als 25 Jahren besteht unser Hauptanliegen darin, Ihre
kaufmännischen Geschäftsprozesse durch eine möglichst einfa-
che Bedienung von work4all effizient zu unterstützen. Dies führt
einerseits zu einem sehr intensiven Nutzungsgrad der Software
und andererseits zu positiven Auswirkungen auf die Prozesse.
• In Minutenschnelle lernen Anwender die Basisfunktionalität
vom Angebot bis zur Rechnung.
• Damit gewinnen sie Sicherheit für komplexe Vorgänge wie
Stücklisten, Preisstaffeln und Buchhaltungsthemen.
Das Ergebnis: Eine einfach zu bedienende Lösung trotz
extrem hoher Leistungsfähigkeit.
Stammdaten
Gut gepflegte Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten helfen,
schnell und effizient kaufmännisch zu arbeiten.
Eine Kundenadresse ist durch unser geniales Drag&Drop-
Konzept in wenigen Sekunden angelegt, die kaufmännischen
Stammdaten (Zahlungsbedingungen usw.) werden ergänzt
oder sind einfach abzuändern.
Ist der Artikelstamm gepflegt, stehen Artikelnummern,
beliebig viele Preisgruppen mit unterschiedlichen Währungen,
unterschiedliche Artikelarten bis hin zu Stücklisten, Preis- und
Rabattstaffeln, mehrsprachige Langtexte, Seriennummern,
Chargen, Kalkulationsverfahren und viele andere Merkmale
zur Verfügung. Dabei sind alle Artikel über die hierarchische
Gruppenstruktur und die Volltextsuche schnell zu finden.
Aber auch ohne Artikelstamm starten Sie einfach mit freien
Positionen in Angeboten oder Rechnungen.
Rechnungswesen und DMS GoBD-konform
work4all ist die ideale Ergänzung Ihrer Buchhaltungssoftware:
Unser Produkt erfüllt die Grundsätze des GoBD-Erlasses des
Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben vom 24.11.2014)
und übernimmt im Wesentlichen das Erstellen der Ausgangs-
rechnungen, das automatische Buchen der dazugehörenden
Erlöskonten sowie das Erfassen von Eingangsrechnungen,
Kassenbelegen, Reisekostenabrechnungen und Kreditkarten-
abrechnungen.
Dabei ist work4all seit Version 10.7
zertifiziert für DATEV Rechnungswesen
und Unternehmen Online. Elektronische
Belege lassen sich effizient verwalten –
der Weg zum papierlosen Büro ist
durch unser Dokumentenmanagement
sofort umsetzbar.
Das muss nicht heißen, dass Ihre Mitarbeiter Buchhaltungs-
fachleute sein müssen: Idealerweise haben Sie Ihre Artikel-
daten korrekt mit den Buchhaltungskonten versehen. Aber
auch ohne diese Informationen und Buchhaltungsanbindung
können Sie Rechnungen schreiben, Eingangsrechnungen
erfassen, Belege scannen und zuordnen, Offene-Posten verwalten.
Fibu-Schnittstellen: FibuNet, DATEV,
Varial, Lexware, Simba, usw.
work4all unterstützt auch das ZUG-
FeRD-Format als Standard für die elek-
tronische Ausgabe von Rechnungen.
Zum Zahlungsverkehr mit Lieferanten existiert eine
komfortable Anbindung an Ihr Online-Banking.
Über unser DLL-Plug-In können selbst individuelle Masken updatefähig
in die Standardlösung integriert werden.
Speichern und schließen Ticket-Verwaltung
Allgemeines Anhang Screenshot BearbeitungZeiterfassung Aufgabe
Speichern &schließen
Aufgabe Termin Drucken Senden
An Kunde
An Bearbeiter
Ohne Bearbeitungshinweise
Mit Bearbeitungshinweisen
Mögliche Aktionen E-Mail
Erste Einschätzung
Zu erledigen bis: Aufgabe an:
Telefonisch Fax E-Mail Besuchsbericht
Material eingeschickt?
Nein Ja (Kit) Ja (Komponenten) Ja (Gerät) Serum/Plasma
Erfassung
Medizinische Diagnostik
Umfeld/Leistungsmerkmale:
• Über 100 Mitarbeiter in Labor, Produktion und Verwaltung
• DATEV-Buchhaltung mit DMS im Hause
• Eigene Produktion und zertifiziertes Qualitätsmanagement
• Weltweiter Vertrieb und Außendienst mit VPN-Anbindung
• Nachweis von Chargen im Einkauf und Verkauf
• Anbindung verschiedenster Hardware im Produktionsprozess
PROJE
KT
nen zu ...
�Letzte FilterSuche
Juni 2016
0 27 3 10 17
0 27 3 10 17
R W M 3 J
Modellanfertigung “Chalet Royal”
yp Küche
Serienproduktion 10.000 x Küchenmodell “Modena”
che “limitiert” 100 Stk.
Änderungen A...
Freigabe Bauherr
k rphase
Prototyp Dunstabzugshaube für Designerküche
Juni 2016
Als Dienstleister sind Sie es gewohnt, all Ihre Daten
über Projekte zu verwalten. work4all PROJEKT
ist somit die ideale Ergänzung zu Ihrem CRM oder
Ihrem ERP. Dabei geben Sie nichts doppelt ein –
beliebige Informationen werden in work4all
direkt mit dem Projekt verknüpft und sind sowohl
beim Kunden, als auch beim Projekt zu sehen.
Sie sehen:
So geht’s:
Allgemeine Projektdaten
• Stammdaten: Bezeichnung, Projektnummer, Kosten-
stelle, Projektleiter, Dauer, Budget, individuelle Felder
• Plantafel/Ressourcen
• Soll- und Ist-Kalkulation
• Kostenerfassung: Fremd- und Eigenleistungen
• Projekt-Zeiterfassung
• Projekt-Controlling
Kontaktdaten:
• Telefonnotizen, Aufgaben, Protokolle, Checklisten
• Aus- und eingehende E-Mails aus Microsoft®
Office Outlook® u.a.
• Korrespondenz und Dokumentation
• Unterstützung von Projekt-Verzeichnissen
Kaufmännische Daten:
• Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen
• Offene Posten
• Kalkulation von Fremd- und Eigenleistungen mit Zugriff
auf Artikelstamm und Arbeitspakete/Dienstleistungen
• Statistiken und Auswertungen
1 Sie finden das Projekt über Namen oder Nummern,
beim Kunden und in der Projektliste.
Die Vorgänge für den Projektablauf sind aus Auftrags-
positionen oder Arbeitspaketen schnell angelegt.
2 3
ABH Stromschienen GmbH, Duisburg | 40 Mitarbeiter | www.stromschienen.de
Schließen
ProjektlisteDatei PlanungsansichtKategorien
�
AuswahlNeues Projekt Projekt öffnen Projekt löschen Status/Art filtern
Weitere mögliche Aktionen Zuordnung
Entwurf/Planung Hallenbad zuordnen zu ...
Einzelfertigung
Spalten ein-/ausblenden
Excel-Export
Projektliste
�
Vorgang Dauer Anfang Ende Erledigt
Bauplanerstellung
Architektenplanung 12 08.05.2016 20.05.2016
Korrekturphase Bauherr 3 21.05.2016 23.05.2016
Änderungen Architekt 3 24.05.2016 26.05.2016
Freigabe Bauherr 1 27.05.2016 27.05.2016
Planung Bauphase / M 4 29.05.2016 04.06.2016
Planung Bauphase / Materialbeschaffung
Mai 2016
6 13 20
6 13 20
+ ∞
Architektenplanung
Entwurf/Planung Hallenbad
Entwurf Messestand
Prototyp K
Einrichtung und Innenausbau Woh...
Modellanfertigung Designerküche “Rubinrot”
Serienproduktion Designer-Küche “limitiert” 100 Stk.
Planung Bauphase / Materialbeschaffung
Korrekturphase
Einrichtung und Innenausbau Wohnhaus Familie Schüssler
Entwurf Messestand
Entwurf/Planung Hallenbad
Modellanfertigung “Chalet Royal”
Modellanfertigung Designerküche “Rubinrot”
Prototyp Dunstabzugshaube für Designerküche
Prototyp Küche
Serienproduktion 10.000 x Küchenmodell “Modena”
Serienproduktion Design-Küche “limitiert” 100 Stk.
Interne ProjekteMessenSchulungen
Alle
Kundenprojekte201520162017
ProduktentwicklungEinzelfertigungPrototypenSerienfertigung
Vertriebsprojekte
1 In Bearbeitung
2 Ständiges Projekt
3 Abgeschlossen
Mai 2016
Projekt-Gruppen Projekte
Von: Britta Faber [mailto:[email protected]] Gesendet: Freitag, 21. 201 13:26 An: work | Toni Schmitz Betreff: AW: Anfrage
Sehr geehrter Herr Schmitz, Ja, ich bin wirklich ein „Power-User“! Danke für das große Lob ;-) An dieser Stelle auch von meiner Seite einmal ein direktes Lob zurück an Ihr Team. Ausnahmslos alle Ihrer Mitarbeiter mit denen ich bisher Kontakt hatte geben mir als ihrem Kunden das Gefühl gut aufgehoben zu sein. Problemchen werden ernst genommen und schnell gelöst. Sollte es mal etwas länger dauern erhalte ich eine Rückmeldung und das ist es worauf es ankommt.
ppa. Britta FaberKaufmännische Leitung
T +49 203 39555-20F +49 203 [email protected]
ppa. Britta FaberKaufmännische Leitung
T +49 203 39555-20F +49 203 [email protected]
Sehr geehrter Herr Schmitz, Ja, ich bin wirklich ein „Power-User“! Danke für das große Lob ;-) An dieser Stelle auch von meiner Seite einmal ein direktes Lob zurück an Ihr Team. Ausnahmslos alle Ihrer Mitarbeiter mit denen ich bisher Kontakt hatte geben mir als ihrem Kunden das Gefühl gut aufgehoben zu sein. Problemchen werden ernst genommen und schnell gelöst. Sollte es mal etwas länger dauern erhalte ich eine Rückmeldung und das ist es worauf es ankommt.
Von: Britta Faber [mailto:[email protected]] Gesendet: Freitag, 21. 201 13:26 An: work | Toni Schmitz Betreff: AW: Anfrage
PROJEKTDie ideale Ergänzung für Dienstleister
PROJE
KT
Beide Kostenarten werden in unserem ERP-Bereich durch Ar-
tikel (auch Produkt oder Dienstleistung genannt) dargestellt.
Innerhalb des Projekts lassen sich diese Bausteine kalkulato-
risch anwenden. Dabei können Sie unterschiedliche Kalkula-
tionen erstellen, um auch größere Projekte mehrfach und mit
anderer Basis durchzurechnen. Es stehen in diesem Moment
sowohl die vorhandenen Preisgruppen/Rabatte der Artikel-
welt zur Verfügung als auch ein flexibles Zuschlagsverfahren.
Zeiten und Kosten erfassen
Fremdleistungen sind über work4all ERP nahtlos in die
Projektverwaltung integriert. Idealerweise ist das Bestell-
wesen bereits den Projekten zugeordnet, um auch die
Prüfung der Eingangsrechnungen zu vereinfachen.
Die Eigenleistungen Ihrer Mitarbeiter lassen sich in work4all
an unterschiedlichsten Stellen komfortabel erfassen:
• In der Zeiterfassung (Abbildung oben) tragen die
Mitarbeiter ihre Stunden entweder pauschal oder mit
„Von-Bis-Daten” ein. Natürlich sind alle relevanten Felder
für Ihr Controlling vorhanden (Zuordnung zu Aufträgen,
Tätigkeiten etc.).
• Wenn Sie eine Aktion durchführen z.B. Telefonnotiz, Brief,
Besuchsbericht oder eine Aufgabe erledigen, lässt sich mit
wenigen Klicks die abzurechnende Projektzeit festhalten.
Dieses Verhalten lässt sich sogar mit Ihrer Telefonanlage
verknüpfen.
• Ihre Kollegen im Außendienst erfassen die Projektzeiten
über ihr Smartphone in der work4all APP.
Auswerten
Statistiken und Auswertungen sind der Lohn Ihrer Projekt-
arbeit mit work4all. Wir bieten Ihnen Basis-Auswertungen
für einzelne Projekte sowie Listen-Auswertungen für mehrere
Projekte:
• Kostenübersichten für Fremd- und Eigenleistungen:
Alle Stunden Ihrer Mitarbeiter und alle Projekt-Anteile aus
den erfassten Eingangsrechnungen laufen hier zusammen.
Sie können komfortabel auf Tätigkeiten, Zeiträume oder
Mitarbeiter filtern und alle Werte auf Knopfdruck nach
Microsoft® Excel® exportieren.
• Projektauswertung nach Projektstatus, Kostenstelle u.v.m.:
Diese Auswertungen zeigen z. B. Summen aller Projekte
einer Kostenstelle und helfen der Firmenleitung, den Über-
blick über viele Projekte zu behalten.
• Individuelle Reports: Die Daten von work4all liegen
transparent in einer SQL Server®-Datenbank, so dass
individuelle Auswertungen z. B. über Microsoft® Excel®
erstellt werden können.
Speichern & schließen
08:00 Uhr
15 Min
Tag beginnt um:
Intervall:
Feldanzeige
Alle Kunden laden
Feldanzeige:
Sonstiges:
h und min Von-Bis-Zeiten
Ohne Zeiteinheiten
Berechnung:
Zeiteinheiten:
Persönliche Einstellungen Zeitmanagement
Speichern und schließen
Datei Zeiterfassung Übersicht Einstellungen
Kontakt- und Projektdaten
Mitarbeiter 16 Steffen, Melanie
Projekt 2016-0328 Entwurf/Planung Hallenbad
Kunde 12593 IGENTO GmbH, Köln
Tätigkeit Kost. 0007 Architektenplanung
Manuelle Zeiterfassung
20.12.2016 00:15
Start 08:00 20.04.
Ende 08:45 20.04.
Pause 00:10Kommentar
Kommentar Änderungswünsche des Bauherren in die Baupläne einpflegen: Außenanlage ändern / Wohnraumgröße
Heute: 5 h JAN FEB MÄR APR MAI AUG SEP OKT NOV
Woche: 26,85 h Soll 176 168 176 160 184 160 176 168 152
Monat: 110,12 h Ist 177,32 165,85 180,5 140,52 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Jahr 222,93 h Diff 1,32 2,15 4,5 19,48 184 160 176 168 152
BACKOFFICE
IGENTO GmbHDokumentationNacharbeitung Termin
Marketing
work4all GmbH, KölnVerwaltung/Organisation
08:50-09:25Dokumentation
work4all GmbH,Köln
Donnerstag, 20. April 2016
09:25-10:30Projektleitung
IGENTO GmbH
Planung Projekt-Mitar-beiter für nächsten Monat
Pflichtfelder
08
09
10
11
00
00
00
00
Projektzeiten, nach Projekt und Mitarbeiter
Auftraggeber:ZeitraumTelefon:Projektnummer:Adresse:
+49-6872-5057-43
Projektname:
01.06.2015 - 30.08.20162016-0034
Tätigkeit: FAHRTZEIT
DatumZeitraum
Von Bishh:mm hh:mm G
esam
t A
rbei
ts-
stun
den
TätigkeitPausehh:mm
Bemerkung/Notiz
08.08.2016 16:00 19:15 FAHRTZEIT03:15
11.08.2016 17:15 20:15 FAHRTZEIT03:00
06:15, Gesamt:
Tätigkeit: PROJEKTORGA
DatumZeitraum
Von Bishh:mm hh:mm G
esam
t A
rbei
ts-
stun
den
TätigkeitPausehh:mm
Bemerkung/Notiz
15.07.2016 09:00 09:30 PROJEKTORGA Abstimmungsgespräch 00:30
12.08.2016 00:00 00:00 PROJEKTORGA Nachbereitung de02:00
08:45Gesamt:
Tätigkeit:
DatumZeitraum
Von Bishh:mm hh:mm G
esam
t A
rbei
ts-
stun
den
TätigkeitPausehh:mm
Bemerkung/Notiz
09.08.2016 08:30 17:30 09:00
10.08.2016 08:30 17:30 09:00
11.08.2016 08:30 17:15 08:45
35:30Gesamt:
Tätigkeit:
DatumZeitraum
Von Bishh:mm hh:mm G
esam
t A
rbei
ts-
stun
den
TätigkeitPausehh:mm
Bemerkung/Notiz
09.08.2016 11:30 12:00 INSTALLATION Ticket 37 99 [Erfasst/Erledigt] KONFIGURATION CR-Ru00:30
00:30Gesamt:
Tätigkeit: REPORTING
DatumZeitraum
Von Bishh hh G
esam
t rb
eits
-tu
nden
TätigkeitPausehh:mm
Bemerkung/Notiz
Die Zeiterfassung erlaubt, alle Eigenleistungen des Projekts zeitnahund komfortabel zu erfassen.
Vielfältige Auswertungen, z.B. die Nachkalkulation der Zeiten, sind verfügbar.Auf Knopfdruck stehen alle Werte auch in Microsoft® Excel® zur Verfügung.
Speichern und schließen
Allgemeines Individuell ERP Mitarbeiter Vorgänge Verteiler KostenDatei
Entwurf/Planung Hallenbad
Kunde
Igento GmbH 69269
Bachstraße 6
50858 Köln
Lieferant
NaRo Baustoffhandel 74706
Velterstraße 105
50823 Köln
Notiz/Bemerkung
Organisation und Ablauf
Allgemeine Daten
Projektnummer Bezeichnung
2016-0275 Entwurf/Planung Hallenbad
5000 Köln 1.500.000 EURO Steffen, Melanie
In Bearbeitung Kundenprojekte Eigenleistungen
2016
G:\Projekte\2016
25.09.2016 01.10.2016 30.12.2016
Kostenstelle Budget Projektleiter intern
Status Art Sperrung
Projektgruppe
Projektverzeichnis
Projektbeginn Produktionsbeginn Produktionsende
Sonderprojekt Hallenbad in Köln Ossendorf.
Fertig unbedingt bis zum 31.06.2017, da Firma Aménagement intérieur Katrin Schneider aus Brühl
ab dem 01.07.2017 mit der Innenausstattung beginnt.
Verzeichnislogik
Standardverzeichnis belassen
Erstellt durch: Melanie Steffen
Projektdaten
Viele Varianten von Projekten lassen sich mit Hilfe von
work4all strukturiert verwalten: Über unsere anschauliche
Gruppenstruktur bringen Sie kinderleicht Ordnung in
schwierigste Zusammenhänge.
• Ihre Projekte lassen sich nach Abteilungen oder auch nach
Kostenstellen gruppieren.
• Es sind Ablagesysteme nach Zeiträumen („Interne Projekte
2017“), Produktgruppen oder sonstigen beliebigen Merk-
malen („Investitionsprojekte“) möglich.
• Projekte lassen sich mit Projektverzeichnissen verknüpfen,
damit Ihre Mitarbeiter sich nicht allzu sehr umgewöhnen
müssen und ihre gewohnten Verzeichnisse wiederfinden.
Als Dienstleister oder Fertiger haben Sie mit work4all das
ideale Werkzeug zum Steuern und Verwalten Ihrer Kunden-
projekte und all Ihrer sonstigen Projekte.
Innerhalb Ihrer Projektmappe finden Sie viele Standardfelder,
die branchenübergreifend überall gebraucht werden:
Projektbezeichnung, Kostenstellenzuordnung, Beginn und
Ende, Ziele, Kundenzuordnungen und vieles mehr. Darüber
hinaus lassen sich auch beliebig viele individuelle Felder zum
Projekt definieren, die natürlich anschließend im Projektablauf
oder in Listen wiederum zur Verfügung stehen.
Vorgänge
Mit unserer Projektliste haben Sie stets all Ihre Projekte mit den
wichtigsten Terminen im Überblick. Vorgänge und Meilensteine
helfen Ihnen, die Phasen eines einzelnen Projektes klar zu struk-
turieren. In Fertigungsbetrieben lassen sich ganze Vorgangsket-
ten als Arbeitspakete anlegen. Die Projektvorgänge legen die
Planwerte fest und können für die „echte“ Terminplanung ge-
nutzt werden.
Ressourcen und Plantafel
Mit work4all verwalten Sie zwei Arten von Ressourcen:
• „Human Resources“, die Mitarbeiter also.
• Sonstige Ressourcen, z.B. Räume, Fuhrpark, Geräte, Maschinen
Die Plantafel erlaubt die Zuordnung von Ressourcen zu den
Vorgängen des Projekts. So werden aus Projektvorgängen
ganz einfach „echte“ Termine. Der Auslastungsgrad eines
jeden Mitarbeiters wird anschaulich dargestellt.
Der Einsatz unserer Ressourcenplanung geschieht natürlich
hoch integriert: Die Mitarbeiterdaten sind verfügbar, Ausfall-
zeiten wie Urlaub sind bekannt, die Tätigkeiten werden über
Dienstleistungsartikel verwaltet. Das Erfassen der Ist-Zeiten
schließt sich nahtlos an.
Kalkulieren
Die Kosten von Dienstleistern lassen sich in der Regel in zwei
Gruppen einteilen:
• Fremdleistungen: Kosten, die eine Fremdfirma verursacht.
Sie erhalten eine Eingangsrechnung!
• Eigenleistungen: Kosten, die Ihre Mitarbeiter im Rahmen
des Projektes durch ihre Arbeitsstunden verursachen.
Die Stammdaten des Projekts. Sie haben die Möglichkeit, weitere Felder individuell zu definieren.
Schließen Anzahl Planungssätze 123
Plantafel PROJEKT 11.10.2016 11.12.2016 Einstellungen
Sortierung Monate: 2 BEISPIELE
DATEI PLANTAFEL
01 Aufbau 02 Abbau
Projekt Status
KW 41 KW 42 KW 43 KW 44
313029282726252423222120191817161514131211 01 02 03 04 05 06
03 Projektleitung 04 CAD 05 LKW Veranstaltungszeitraum Projektzeitraum
Oktober
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
1 In Bearbeitung
Veranstaltungsz
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Veranstaltungszeitraum
Veranstaltungsz
Veranstaltungsz
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Veranstaltungszeitrau
Veranstaltungsz
Veranstaltungsz
Veranstaltungsz
Veranstaltungszeitrau
Veranstaltungsz
Veranstaltungsz
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Veranstaltungsz
Veranstaltungsz
Abbau
Abbau
Abbau
Abbau
Abbau
Abbau
Abbau
Abbau
Abbau
Abbau
Abbau
Abbau
Abbau
Abbau
Abbau
Abbau
Abbau
Abbau
Aufbau
Aufbau
Aufbau
Aufbau
Aufbau
Aufbau Veranstaltung Einlagerung
Aufbau
Aufbau
Aufbau
Aufbau
Aufbau
Aufbau
Aufbau
Aufbau
Jobmesse Frankfurt 11. 28.10.2016
Photokina Fotomesse Köln 11. - 28.10.2016
Dresdner Reisemarkt 12. - 31.10.2016
Hochzeitsmesse Rostock 11. - 28.10.2016
Medica, Düsseldorf 15. - 01.11.2016
CeBIT Hannover 16. - 02.11.2016
Anuga Sü warenmesse Bremen 16 - 3.11.2016
BOOT, Köln 17. - 03.11.2016
CATLIVE Münster 19. - 05.11.2016
Jagd und Hund Düsseldorf 21. - 07.11.2016
Industriemesse der Schwarzwald AG Stuttgart 21. - 07.11.2016
GDS Düsseldorf 22. - 09.11.2016
Baumesse Chemnitz 23. - 09.11.2016
IAA, Frankfurt 24. -10.11.2016
ArtCologne Köln 26. - 12.11.2016
CRM Expo Nürnberg 26. - 12.11.2016
Paperworld Frankfurt 27.- 13.11.2016
LIVE Münster 28. - 15.11.2016
Plantafel für Projekte und Ressourcen/Mitarbeiter
Perfekte Organisation & strukturierter WorkflowMehr Performance für Ihr Projektteam mit integriertem Controlling
Zufriedene Anwender sind die beste Re-ferenz
work4all GmbHMax-Planck-Str. 6-8 · 50858 KölnTel. +49 (0) 2234 - 6903 - 0Fax +49 (0) 2234 - 6903 - [email protected] · www.work4all.de
Stand 02/2017 · A
lle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Firm
en · Fotos: iStockphoto.com; Fotolia.com
; Dargestellte Modulzusammenstellungen können ggf. durch eine neue Preisliste variieren · D
argestellte Bildschirme können in aktuelleren Programmversionen ggf. abw
eichen.
Zufriedene Anwender sind die beste ReferenzERP Anwender-Zufriedenheitsstudie 2014/2015
Seit 2004 gehört work4all
zu den am besten
bewerteten Systemen in
der Zufriedenheitsstudie
von www.trovarit.com.
In der aktuellen Umfrage
unter ca. 2.500 Anwendern
liegt work4all erneut
auf einem hervorragenden
Platz unter den kleinen
und mittelständischen
Unternehmen.
work4all
work4all App... zum mobilen Arbeiten
75 %13:55Telekom
75 %13:55Telekom
Okt. 2013
Das Dashboard zeigt wichtige Unternehmenskennzahlen an!
work4all bietet Ihnen für die iOS- und Android-Betriebssysteme eine APP
zum mobilen Einsatz. Sie ist grundsätzlich für jeden work4all Anwender
geeignet, die Funktionalität richtet sich vor allem an Führungskräfte, Pro-
jektleiter, Servicemitarbeiter, Vertriebsmitarbeiter, die viel unterwegs sind:
• Abends noch schnell die Termine für den nächsten Tag anschauen,
• sich an der Autobahnraststätte über Kundenbestellungen freuen und
ein paar Eingangsrechnungen genehmigen,
• Aufgaben, die sich unterwegs ergeben, erfassen oder delegieren,
• Vor dem Kundenbesuch Angebote, E-Mails, Telefonnotizen einsehen,
bevor man aus dem Auto steigt.
• Im Anschluss an den Termin Telefonnotizen sprechen, Besuchsberichte
schreiben, Fotos von der Baustelle beim Kunden/Projekt zuordnen…
• … oder der Servicetechniker bucht Zusatzteile bzw. -leistung auf
Aufträge/Lieferscheine vor Ort, natürlich mit Zugriff auf den
Artikelstamm und den damit verbundenen Preisen, …
• … und zum Schluss werden noch schnell die Arbeitszeiten erfasst.
Mit Hilfe eines Tablets können sämtliche Dokumente perfekt mit dem
Kunden am Bildschirm durchgesprochen und unterschrieben werden.
Alle Daten werden online von Ihrem Server im Moment des Abrufs bereitge-
stellt und stehen nach dem Erfassen sofort Ihrem Backoffice zur Verfügung.
work4all APP testen
Laden Sie die App aus dem App Store oder Play Store herunter. Beim
ersten Öffnen können Sie wählen, ob Sie unseren mobilen Demozugang
mit unseren Beispieldaten testen möchten. Klicken Sie auf “Ja”, so werden
die Anmeldedaten automatisch mit den Test-Zugangsdaten gefüllt.