Integriertes Informationsmanagement an Hochschulen durch neuartige Organisationsmodelle im Verbund von Rechenzentrum Bibliothek Medienzentrum sowie den

Integriertes Informationsmanagement an Hochschulen

durch neuartige Organisationsmodelle im Verbund von

Rechenzentrum

Bibliothek

Medienzentrum sowie den Informationseinrichtungen der Fachbereiche bzw. Institute

Leistungszentren für Forschungsinformation


Gliederung des Vortrags

aktuelle Situation der TUM

Konsequenzen aus den Rahmenbedingungen

bisher ergriffene Maßnahmen

im Rahmen des Förderprojekts geplante Maßnahmen


Ausgangslage

Die Universität im Umbruch

Globalisierung

rasche

Technologiewechselgestiegene

Anforderungen an

Arbeitnehmer

Reaktion: Novellierung der Hochschulgesetzte

Prämissen: höhere Autonomie der Hochschule

stärkere Leistungsorientierung

höhere Anforderung an Organisationsprozesse

u. a. gestiegene Anforderungen an I&K-Prozesse


gestiegene Anforderungen an I&K-Prozesse

Bedarf: Bereitstellung einer

technisch und organisatorischnahtlosen I&K-Infrastruktur

für: Forschung

Lehre

Verwaltung

zur: Öffnung der Universität und Bereitstellung der relevanten Informationen nach innen und nach außen

(Wirtschaft, Politik, Medien)


Herausforderung: momentane Situation

dezentral

Organisationsstruktur heterogen

inkompatibel

technische Ausgangslageheterogen

inkompatibel



organisatorisch, technisch

häufig fehlen Schnittstellen und die Unterstützung durch Hersteller

unterschiedliche Datenmodelle für gleiche Informationen

Redundanzen (Verbindlichkeit, Pflege)

verteilte Verantwortungen (Verbindlichkeit, Aktualität)

eingeschränkte Zugänglichkeit

geringe Datenqualität (Zugänglichkeit, Aktualität, Verbindlichkeit)

hoher Aufwand für Datenabgleich und Pflege

konkret:

große verteilte Datenbestände unkontrollierten Umfangs und Qualität



organisatorisch, technisch

nur erreichbar durch die Kombination techn. und organisatiorischer Maßnahmen

Anforderungen: gemeinsame Datenmodelle schaffen

Redundanzen abbauen

Datenbestände und Anwendungen integrieren

zentrales Zugangsportal schaffen

Oberfläche vereinheitlichen

Vorgaben aus strategischen Konzepten ableiten

Schaffung einer benutzerfreundlichen und nahtlosen Infrastruktur für I&K in Forschung, Lehre und Verwaltung

gleichzeitig:

Erhöhung der Informationsqualität (aktuell, vollständig, verbindlich)

Kostenoptimierung

Entlastung der dezentralen Organisationseinheiten von IT-Administrationsaufgaben

konkret:

Erstellung einer leistungsfähigen Kommunikationsplattform

Modernisierung des Lehrangebots

Vereinfachung der Verwaltungsaufgaben


Ziele:

Integration der dezentralen und zentralen Lösungen für Einzelaufgaben


Was ist dafür zu tun?

Beispiele: betriebswirtschaftliche Anwendungen (SAP R/3)Immatrikulations- und Prüfungsverwaltung elektronische Bibliothekenzentrale und dezentrale WWW-Portaleelektronische Lehrmaterialien




Beteiligte: VerwaltungFakultätenMedienzentrumWWW & Online ServicesBibliothekLeibniz-Rechenzentrum

Schaffung eines organisatorischen Rahmens für die I&K-Infrastruktur




z. B. geplant: probeweise Betreuung von Rechnerarbeitsplätzendurch das Leibniz-Rechenzentrum derBayerischen Akademie der Wissenschaftenzentraler Support zur Bereitstellung von Informationenim WWW


Zentralisierung des Supports





Umsetzung:

prototypisches Einführen der Organisations- und

Informationsinfrastruktur

Identifikation von Best-Practice-Methoden

dauerhafte Implementierung in den Fakultäten

Zentralisierung des Supports


Vorarbeiten

organisatorisch

2001: Bestellung von Vizepräsident Prof. Bode zum CIO mit strategischer Verantwortung für I&K-Prozesse

organisatorische Verankerung der Aufgabe durch das CIO-IO-Gremium

(Planung und Implementierung gemeinsamer Infrastruktur)

Hochschulleitung

CIOund

19 IOs aus Fakultäten und zentralen Einrichtungen

Center for Knowledge

Interchange (1)

Zentrale Universitäts-verwaltung

SAP Projekt (2)

Fakultäten (13)

Leibniz-Rechen-Zentrum

(2)

Universitäts-Bibliothek

(1)

Medien-zentrum

(1)


Vorarbeiten

organisatorisch

2001: Bestellung von Vizepräsident Prof. Bode zum CIO mit strategischer Verantwortung für I&K-Prozesse

organisatorische Verankerung der Aufgabe durch das CIO-IO-Gremium

(Planung und Implementierung gemeinsamer Infrastruktur)

Entwurf von Prozessen zur Informationsgewinnung und –verteilung

Kommunikationsstrategie (Marketing, Presse, Medienzentrum, WWW)

automatisierte Workflows zur

Informationsgewinnung

Informationsverarbeitung

Informationsbereitstellung

CIO-IO-Gremium begleitet und fördert die Umsetzung der hier beschriebenen Vorhaben


Vorarbeiten

technisch

zentraler Verzeichnisdienst

Klärung der Anforderungen eines zentralen Verzeichnisdienstsbzw. eines Meta-DirectoriesArbeitskreis (LRZ, Verwaltungs-EDV, WWW, Fakultätsvertreter)Studie zur Einführung einer Multifunktionalen Chipkarte durch dieVerwaltungs-EDVAnforderungen:

zertifizierte BenutzerauthentifizierungZugangskontrolleGeldkartenfunktionBibliotheksausweis


Vorarbeiten

technisch


Applikationsplattform

2001 Strategiekonzept zum WWW durch die HL verabschiedet

Vorstudie:Anforderungen durch Fakultäten und Fachabteilungen festgestellt

Studie zur Umsetzung:ZOPE als Basis

Umsetzung:Kern und Basisapplikation entwickelt von

TUM (Fertigstellung in Kürze)erste Webservices für die Anbindung von SAP R/3

(aufgrund hoher Dringlichkeit vorgezogen)


Vorarbeiten

technisch



Planung zentraler EDV-Verfahren und Informationssystemeseit Jan 02: Einsatz von SAP R/3 in der Finanzbuchhaltung und

Personaladministrationderzeit: Einbindung von Fakturasystemen (aus Prüfämtern

und Versuchsanstalten)Implementierung von Web-Services für die Bereitstellung von

KontoauszügenMittelübersichtenBestellanforderungenWareneingangBenutzer-Self-Services

auf ZOPE-Basis

Bündelung und Zusammenfassung


Vorarbeiten

technisch



Evaluierung von Campus-Management-Produktennach

MöglichkeitenEntwicklungsbedarf

u. a. SAP-Campus-Management

Bündelung und Zusammenfassung

Studenten- und Prüfungsverwaltung


geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms

zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste

Technik zentral organisiertIntegration isolierter EDV-VerfahrenSubstitution durch StandardprodukteAnwendungen werden über Web-Services verfügbarklare Vorgaben für die Einbindung neuer Systeme




Technik zentral organisiertInhalte dezentral geschaffen

(Fakultäten, Instituten, Medienzentren, Bibliotheken,Rechenzentren, Verwaltung …)

Informationspflege (mit klaren Verantwortlichkeiten)Informationsbereitstellungunterstützt durch Workflows

keine RedundanzenBeibehaltung der Informationsvielfalt




Technik zentral organisiertInhalte dezentral geschaffenüber Benutzerprofile personalisierbarausgestattet mit effizienten Suchmechanismen, Metadatenvermittelt einheitliches Look&Feelzentrales Informationsportal als EinstiegspunktBeispielapplikationen und Funktionsbaukasten

Kooperationsplattform




Vorteile für Beteiligte:• reduzierter Administrationsaufwand (dezentral und gesamt)• Plug&Play-Angebote (Website, Funktionsmodule, Community-Fkt. usw.)• weitgehend ohne

LizenzkostenPersonalaufwand zur Umstellung (dezentral)Umstellungskosten

Migration schrittweise möglichKoexistenz alter und neuer Systeme möglichvereinfachte Verwaltungsprozesse




Ausbau von Schnittstellen

zwischen bestehenden Informationssystemenca. 600 WWW-Server und Forschungsdatenbanken

Remote-Syndication-ServicesVerwaltungssysteme

SAP R/3, UnivIS, FlexNow ,MBS, TUMCosy, DiapersGX, HIS-SOS usw.

Systeme für F&LPortale der Einrichtungen, UniVS usw.

Integration und Zusammenfassung von Informationssystemen inStandardsystemen





Vorteile für Beteiligte:• vereinfachter Datenaustausch (Module, externe Anwendungen)• signifikant erhöhte Datenqualität• optimierte Administration• verbesserte Verwaltungsprozesse





gemeinsames Metadirectory verbindet spezialisierte DirectoriesTechnik zentralVerwaltung der Inhalte dezentralImplementierung eines komplexen Berechtigungsschemas

Grundlage fürPersonalisierungAustausch von InformationenAuffinden von Diensten

Aufbau einer hierarchischen Directory-Struktur

Vorteile für Beteiligte:• vereinfachter zentrale IT-Administration





Technik zentraldezentrale Organisationsmöglichkeiten über Verzeichnisdiensteflexible Vereinheitlichung der Adressierung


Reorganisation der E-Mail-Struktur

Vorteile für Beteiligte:• erhöhte Sicherheit• konsistente Adressierung• reduzierter Administrationsaufwand (dezentral)• Vorteile kommen über das LRZ auch der

Ludwig-Maximilians-Universität zugute





zentralisierte Support-Gruppen für dezentralen Rechnerbetriebzentrale Betreuung von Netz- und Systemsicherheit

Datensicherung und –archivierungFirewallsroutinemäßige Aktualisierung durch möglichst sichere Systemsoftware

Ausgabe von Zertifikaten (Datensicherheit)Sicherungsmethoden vor VirenSicherungsmethoden vor Spam



Erhöhung der Betriebssicherheit (enge Kooperation mit LRZ)





mit Zugriffsmöglichkeit über alle Rechneram Arbeitsplatzim Labormobil über Notebook

mit allen Anwendungen



Erhöhung der Betriebssicherheit

Einrichtung eines zentral verwalteten, gemeinsamen Datenspeichers





durchUniversitätsbibliothekMedienzentrumLeibniz-Rechenzentrum

fürMultimediale Lehr- und Lerninhalte





Entwicklung und Betrieb eines Multimediaservers





BereitstellungIntegrationkontinuierlicher

virtueller Lehrangebote






Implementierung einer TUM-Lernplattform





unter Leitung der Bibliotheken






Implementierung einer TUM-Lernplattform

Einrichtung eines bayer. Kompetenznetzes für techn.-naturw. Informationen


Zusammenfassung

die TUM hat die Relevanz effízienter I&K-Prozesse erkannt und

arbeitet intensiv an deren Optimierung

die TUM versucht den Anforderungen mit einer Kombination technischer und organisatorischer Maßnahmen gerecht zu werden

die TUM sieht eine wesentliche Chance zur Verbesserung in der

Reorganisation der Struktur zentraler/dezentraler Aufgaben

das DFG-Fördervorhaben gibt der TUM die Möglichkeit begonnene Vorhaben weiter zu treiben, zu intensivieren und durch zusätzliche Maßnahmen zu ergänzen


Schreiben vom 21.05:

Bewilligung des Antrags der TUM für die

erste Projektphase

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