Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Intern granskning av gjennomføringen av kjøp fra
Byggmester Harald Langemyhr AS
På oppdrag fra
Omsorgsbygg Oslo KF, Oslo kommune
04.06.2008 2
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Innhold
OPPSUMMERING, HOVEDKONKLUSJON OG ANBEFALINGER ............................... 5
ANSKAFFELSE 1: SINSEN.................................................................................. 10
Kort oversikt over prosjektet..........................................................................10
Problemstilling 1: Er anskaffelsen utført i tråd med krav i lov og forskrift om
offentlige anskaffelser?..................................................... 12 Prosessen/fakta ...........................................................................................12 Regelverk....................................................................................................14 Vurdering ....................................................................................................16 Anbefalinger ................................................................................................18
Problemstilling 2: Er ansvars- og fullmaktsforholdene i prosjektet avklart og
dokumentert?.................................................................... 20 Rammeverk.................................................................................................20 Fakta..........................................................................................................22 Vurdering ....................................................................................................23 Anbefaling ...................................................................................................23
Problemstilling 3: Hvordan er rapportering og oppfølging av fremdrift og
kostnader ivaretatt? .......................................................... 24 Rammeverk.................................................................................................24 Fakta..........................................................................................................25 Vurdering ....................................................................................................28 Anbefaling ...................................................................................................31
Problemstilling 4: Er avvik og endringer korrekt håndtert og dokumentert med
hensyn til beskrivelse, godkjenning og oppfølging? .......... 32 Rammeverk.................................................................................................32 Fakta..........................................................................................................33 Vurdering ....................................................................................................33
Problemstilling 5: Er det ført tilfredsstillende kontroll med leveranser og
attestasjon av faktura? ..................................................... 35 Rammeverk.................................................................................................35 Fakta..........................................................................................................35 Vurdering ....................................................................................................36
04.06.2008 3
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Problemstilling 6: Har kontraktsforholdene i prosjektet fungert
tilfredsstillende?................................................................ 37 Rammeverk.................................................................................................37 Fakta..........................................................................................................37 Vurdering ....................................................................................................37 Anbefaling ...................................................................................................38
HOVEDKONKLUSJON SINSEN ...................................... Error! Bookmark not defined.
ANSKAFFELSE 2: ØKERN................................................................................... 39
Kort oversikt over prosjektet..........................................................................39
Problemstilling 1: Er anskaffelsene utført i tråd med krav i lov og forskrift om
offentlige anskaffelser?..................................................... 41 Prosessen/fakta ...........................................................................................41 Regelverk....................................................................................................42 Vurdering ....................................................................................................45 Anbefaling ...................................................................................................48
Problemstilling 2: Er ansvars- og fullmaktsforhold, roller og rutiner i prosjektet
entydig definert og kommunisert?..................................... 49 Innledning...................................................................................................49 Rammeverk.................................................................................................49 Fakta..........................................................................................................54 Vurdering: Prosjekt- og byggeleder.................................................................56 Vurdering: Omsorgsbygg...............................................................................59 Anbefaling ...................................................................................................60
Problemstilling 3: Hvordan er styring, oppfølging og rapportering av fremdrift
ivaretatt?........................................................................... 61 Innledning...................................................................................................61 Rammeverk.................................................................................................61 Fakta..........................................................................................................61 Vurdering: Prosjekt- og byggeleder.................................................................66 Vurdering: Omsorgsbygg...............................................................................70
Problemstilling 4: ·Hvordan er styring, oppfølging og rapportering av økonomi
ivaretatt?........................................................................... 71 Innledning...................................................................................................71 Rammeverk.................................................................................................71 Fakta..........................................................................................................72
04.06.2008 4
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Vurdering: Prosjekt- og byggeleder.................................................................74 Vurdering: Omsorgsbygg...............................................................................79 Anbefaling ...................................................................................................82
Problemstilling 5: Andre problemstillinger som er avdekket under
granskningen. ................................................................... 83 1) Utvidelse av Langemyhrs oppdrag...............................................................83 2) Overføring av oppdrag vedrørende prosjekteringsledelse................................83 3) Innlemming av leveranse som ligger utenfor Langemyhrs kontrakt ..................84
Problemstilling 6: Hvordan har kontraktsforholdene fungert? ....................... 85 Innledning...................................................................................................85 Rammeverk.................................................................................................85 Fakta..........................................................................................................85 Vurdering: Kontraktsforhold Langemyhr ..........................................................85 Vurdering: Kontraktsforhold Prosjekt- og byggeleder .........................................86 Anbefaling ...................................................................................................88
04.06.2008 5
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
OPPSUMMERING, HOVEDKONKLUSJON OG ANBEFALINGER
Oppdraget
Firstventura AS er bedt av Omsorgsbygg Oslo KF å granske 2 prosjekter hvor
Harald Langemyhr AS har vært engasjert som totalentreprenør:
o Sinsen Barnehage som gjelder oppføring av to nye bygg i en barnehage
o Økern Sykehjem og Dagsenter som er en ombygging av deler av et
verneverdig sykehjem
Oppdraget er avgrenset til å vurdere Omsorgsbyggs og innleide rådgiveres
gjennomføring, oppfølging og beslutninger i saken:
o Anskaffelsene frem til signering av kontrakt
o Gjennomføringen i kontraktsperioden
Regelverket for offentlige anskaffelser
Undersøkelsen avdekker et betydelig antall alvorlige brudd på regelverket for
offentlige anskaffelser i begge sakene. Som eksempler kan vi trekke frem:
o Oversittet vedståelsesfrist i begge anskaffelser. Dette innebærer at
anskaffelsene er å anse som ulovlige direkteanskaffelser.1
o Flere brudd på sentrale prinsipper i regelverket, jfr LOA § 5.
Begge anskaffelsene er gjennomført og evaluert med støtte fra eksterne
arkitekter. Gjennomføringen av begge prosessene har betydelige mangler i
forhold til regelverket for offentlige anskaffelser. Vi stiller derfor spørsmål ved om
de eksterne rådgiverne har hatt tilstrekkelig kompetanse på dette regelverket. 2
Omsorgsbygg har akseptert innstillingen fra de eksterne rådgiverne i begge
tilfeller uten å stille kontrollspørsmål til evalueringen.
1 Etter dagens regelverk vil dette kunne medføre overtredelsesgebyr 2 Forholdene har ikke hatt økonomiske eller fremdriftsmessige konsekvenser for Omsorgsbygg, og vi har derfor konstatert feilene uten å ta stilling til om feilen ligger på Omsorgsbygg eller ekstern rådgiver. Dersom Omsorgsbygg ønsker å gå videre med saken, bør også dette undersøkes nærmere. Videre har vi kommet med en anbefaling til fremtidig forbedring av forholdet.
04.06.2008 6
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
I etterkant av de opprinnelige anskaffelsene er det på Økern avdekket hendelser
som også kan være i strid med regelverket for offentlige anskaffelser. Dette
gjelder:
o Viderefakturering av pågående arbeider på del Øst via Langemyhr som var
totalentreprenør på del Vest.
o Transportering av kontrakt for prosjekteringsledelse
o Bestilling av endringsordre vedrørende takarbeider
Ansvars- og fullmaktsforhold
Ytelsesbeskrivelsene som inngår i kontraktene pålegger et stort ansvar på
prosjektleder og byggeleder. Det er vår vurdering at ansvars- og
fullmaktsforholdene har vært klare fra start i begge prosjektene.
I Sinsen-prosjektet er det ikke avdekket vesentlige problemer rundt dette.
Når det gjelder Økern, har vi gjort følgende vurderinger:
o Prosjektleder har gått ut over sine fullmakter i forbindelse med endring av
rutiner. Forholdet ble korrigert av Omsorgsbygg.
o Prosjektleder endret rutiner for bestilling av endringer. Vår vurdering er at
den nye rutinen inneholder vesentlige svakheter.
o Prosjektleder har ikke ivaretatt sitt ansvar for å holde prosjektets rutiner
oppdatert.
o Omsorgsbygg har ikke kommunisert de økonomiske fullmaktene til resten
av prosjektorganisasjonen
o Omsorgsbygg har deltatt forholdsvis aktivt i prosjektet og det kan ikke
utelukkes at dette kan medføre uklarheter knyttet til ansvar, roller og
fullmakter
Styring og oppfølging av fremdriften i prosjektene
Begge prosjektene har forsinket levering i forhold til opprinnelig
ferdigstillelsesdato. I begge prosjektene har Langemyhr vært forsinket med å
levere detaljerte fremdriftsplaner. Det er fra Langemyhrs side fremført faglig
relevante argumenter i forhold til både forsinket leveranse og at det ikke har vært
mulig å fremlegge detaljert fremdriftsplan. Vi har ikke grunnlag for å ta stilling til
04.06.2008 7
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
om dette er bevisst trenering fra Langemyhr, men konstaterer at det har vært
utfordringer rundt fremdrift og fremdriftsplaner i begge de undersøkte
prosjektene.
For Sinsen er det vår vurdering at det har vært aktiv oppfølging av fremdrift og at
denne har vært tilfredsstillende gitt kontraktens begrensede virkemidler.
Når det gjelder fremdriftsproblemene på Økern, har vi gjort følgende vurderinger:
o En vesentlig del av forsinkelsene har sammenheng med lang tid fra varsling
av taklekkasje til korrekt bestilling av endring.
o En annen vesentlig årsak til forsinkelse er manglende arbeidsgrunnlag og
sen bestilling av vinduer og dører.
o Vi vurderer prosjekt- og byggeleder som noe passive i forhold til å få på
plass korrekte bestillinger med underlag for på den måten å drive
prosjektet videre.
o Prosjekt- og byggeleder burde ut i fra sin faglige kompetanse stilt spørsmål
til antall arbeidere/forbrukte timer i forhold til produksjon på byggeplass.
o Den månedlige rapporteringen fra byggeleder fremstår som mangelfull i
forhold til forslag til tiltak og vurdering av disse.
o Omsorgsbygg sin oppfølging av prosjekt- og byggeleder har ikke vært
tilfredsstillende
Styring og oppfølging av økonomi og endringsordrer i prosjektene
I Sinsen prosjektet er det vår vurdering at Omsorgsbyggs prosjektansvarlig har
fulgt opp prosjekt-/byggeleder på en tilfredsstillende måte og at oppfølging,
rapportering og endringsordrestyring i forhold til Langemyhr samlet sett har vært
god.
I Økern-prosjektet har utfordringene rundt økonomisk styring av endringsordrer
vært betydelige og vi har gjort følgende vurderinger:
o Den månedlige rapporteringen fra byggeleder fokuserer i liten grad på
prosjektets utfordringer knyttet til økonomi. Den gir således mangelfull
styringsinformasjon til Omsorgsbygg.
o Opprinnelig bestilling av takarbeider er ikke i samsvar med gjeldende rutine
04.06.2008 8
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
o Prosjektleder delegerer beslutning om takutbedring videre til arkitekt og
Langemyhr uten tilstrekkelig kontroll og oppfølging i ettertid.
o Byggeleders kontroller på byggeplassen vurderes som ikke tilstrekkelige i
forhold til å avdekke eller forebygge muligheter for mislighold fra
Langemyhr
o Opprinnelig prosjektansvarlig hos Omsorgsbygg har signert flere endringer
som i ettertid har vist seg å være av en slik størrelse at de lå utenfor
vedkommendes økonomiske fullmakt
o Dato for signering av endringsordre er ikke oppgitt fra Omsorgsbygg.
o Det foreligger eksempler på at flere endringer er startet og fakturert før
formell signering av endringsordre.
o Omsorgsbygg har utbetalt faktura før de er attestert av byggeleder.
o Omsorgsbygg foretar utbetalinger som ikke stemmer overens med
byggeleders attestasjon og bidrar dermed til å undergrave byggeleders
autoritet
o Omsorgsbygg burde hatt tydeligere oppfølging av prosjekt- og byggeleder
Prosjekt-/byggeleders oppfyllelse av kontrakt
o Det er påpekt en rekke svakheter ved utførelsen av kontraktsforpliktelsene.
o Det utelukkes ikke at dette er tilstrekkelig til å kvalifisere for vesentlig
mislighold og mulig erstatningskrav fra Omsorgsbygg.
04.06.2008 9
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Anbefalinger
Basert på funnene i granskningen utkrystalliserer det seg en del tiltak som vi vil
anbefale Omsorgsbygg å iverksette:
1) Kompetanse i forhold til regelverket for offentlige anskaffelser er generelt
en utfordring ved bruk av tekniske rådgivere. Omsorgsbygg bør primært
kompensere for dette ved hjelp av gode rutiner og kompetanseheving
internt, eventuelt med støtte fra eksterne rådgivere som innehar relevant
kompetanse.
2) Det må iverksettes økt fokus på riktig bruk av kontrolltiltak og kompetanse
i risikoprosjekter (eksempel: verneverdige bygg og vannskader) og det
bestilles arbeid eller endringer på timebasis
3) Rollen som prosjektansvarlig opp mot prosjekt-/byggeleder må
tydeliggjøres i en tidlig fase av prosjektene
4) Det må legges opp til økt bruk av milepæler, knyttet opp til betalingsplanen
i kontraktene.
5) Kontrakter og arbeidsmetodikk i Omsorgsbygg bør standardiseres for å
utvikle felles beste praksis for prosjektgjennomføring.
04.06.2008 10
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Anskaffelse 1: Sinsen
Kort oversikt over prosjektet
Prosjektet ”Sinsen barnehage” er et byggeprosjekt av to nye bygninger i
tilknytning til eksisterende barnehage. I tillegg kommer opparbeidelse av utendørs
lekeareal, ny avkjørsel og ny parkeringsplass, samt ny støyskjerm mot jernbane.
Anskaffelsen er gjennomført som en konkurranse med forhandling. 5 leverandører
leverte tilbud. Etter evaluering ble Byggmester H. Langemyhr AS tildelt kontrakt.
Det ble inngått en generalentreprisekontrakt med Byggmester H. Langemyhr AS.
Bakgrunnen for valg av generalentreprise som gjennomføringsform var den økte
interessen innen bransjen for å utvikle nye/alternative samarbeidsrettede
gjennomføringsformer for å søke å komme bort fra den tradisjonelle
konfliktorientering og suboptimalisering som i lang tid har rådet byggebransjen.
I henhold til kontrakten skulle Langemyhr starte arbeidet senest 30.04.2007
under forutsetning av at igangsettelsestillatelse forlå, og ferdigstillelsesdato var
satt til 15.01.2008.
Fremdrift har vært hovedproblemet i dette prosjektet. Det startet tidlig, ved at
igangsettelsestillatelse ikke forelå før 25.05.07. Dette medførte forskyvning av
ferdigstillelse fra 15.01.2008 til 11.02.2008.
Det ble videre fra Langemyhrs side stadig påberopt forbehold om byggetid av
ulike årsaker. Fremdriftsplan ble etterlyst i byggemøter gjennom hele prosjektet.
Den forsinkede fremdriften for byggene ble hentet inn, slik at man i løpet av
høsten var iht fremdriftsplan. Før jul 2007 blir det likevel klart at man ikke vil
klare å holde ferdigstillelsesdato, og på nyåret 2008 blir det fremsatt via advokat
fra byggmester en varsling om at ferdigstillelse av hovedsakelig utomhusarbeider
blir ca 5 måneder forsinket.
04.06.2008 11
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Problemstillingen rundt manglende fremdrift i prosjektet ble tidlig aktualisert og er
fulgt opp av prosjekt-/byggeleder og prosjektansvarlig gjennom hele
prosjektperioden, uten at dette har løst problemet.
04.06.2008 12
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Problemstilling 1: Er anskaffelsen utført i tråd med krav i lov og
forskrift om offentlige anskaffelser?
Prosessen/fakta
Prosjektansvarlig har hatt hovedansvaret for gjennomføring av anskaffelsen.
Rådgivende arkitekt på prosjektet har foretatt evalueringsarbeidet i konkurransen
og levert innstilling til Omsorgsbygg (heretter kalt Omsorgsbygg).
Anskaffelsen er påbegynt 2 ganger pga. manglende interesse i markedet.
Anskaffelsen ble opprinnelig kunngjort på Doffin 23.06.2006.
Ingen leverandører meldte sin interesse innen tilbudsfristen som var 28.08.2006.
Omsorgsbygg gikk dermed over til en direkte anskaffelse hvor 5 leverandører ble
direkte invitert til å levere tilbud. Grunnlaget for konkurransen var det samme.
Anskaffelsen er gjennomført etter LOA og FOA del I og del III på avtalerettslig
grunnlag, jfr. Klagenemnden for offentlige anskaffelser (heretter kalt KOFA)
avgjørelse 2007/126. Anskaffelsesprosedyren som er benyttet er konkurranse
med forhandling.
I invitasjonen (konkurransegrunnlaget) til konkurransen fremgår det at tilbyderen
skal være bundet av sitt tilbud i 60 dager fra tilbudsfristens utløp.
Tilbudsfristen var 19.12.2006 og alle 5 leverte tilbud.
Alle 5 leverandører ble vurdert å oppfylle kvalifikasjonskravene, og evaluering av
tilbud/tildelingskriterier ble gjennomført for alle.
Det ble gjennomført forhandlinger med de 2 beste tilbyderne (omtalt som
avklaringsmøter og tilbakemeldinger i arkitektens innstilling).
04.06.2008 13
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
I innstilling fra arkitekt ble det anbefalt å inngå kontrakt med Langemyhr, fordi de
etter evaluering hadde det økonomisk mest fordelaktige tilbudet.
Omsorgsbygg sender ut tildelingsbrev datert 07.03.2007 til alle leverandørene
hvor det orienteres om at Omsorgsbygg har besluttet å tildele kontrakt til Harald
Langemyhr.
En av leverandørene ba om nærmere begrunnelse i brev datert 16.03.2007.
Kontrakt ble inngått og signert med H. Langemyhr AS den 28.03.2007.
I brev av 12.04.2008 gir Omsorgsbygg nærmere begrunnelse for tildelingen til
den leverandøren som krevde det i brev datert 16.03.2007.
Den samme leverandøren krever i brev datert 10.05.2007 om ytterligere
redegjørelse for vurderingen av tilbudet opp mot Langemyhrs tilbud i henhold til
tildelingskriteriene i konkurransen.
Omsorgsbygg besvarer denne henvendelsen i brev datert 19.06.2007.
Leverandørens advokat ba i brev av 5.07.2007 om å få ytterligere opplysninger i
saken.
Leverandøren leverte klage til KOFA datert 14.09.2007.
KOFA fattet avgjørelse i saken 21. 01.2008.
04.06.2008 14
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Regelverk
Offentlige anskaffelser er i dag regulert av lov om offentlige anskaffelser 16.juli
1999 (heretter kalt LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser 7.april 2006
(trådte i kraft fra 01.01.2007). Denne anskaffelsen er utført i 2006 og har derfor
fulgt forskrift om offentlige anskaffelser 15.juni 2001 (heretter kalt FOA) som var
gjeldene på det tidspunktet.
LOA § 5 stiller som grunnleggende krav at kjøp av varer, tjenester og bygge- og
anleggskontrakter, så langt som råd skal bygge på konkurranse, og oppdragsgiver
skal sikre at hensyn til «forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet»
blir ivaretatt gjennom hele prosessen. Valg av tilbydere og tildeling av kontrakter
skal skje på objektivt, ikke-diskriminerende grunnlag, og prosessen og viktige
beslutninger skal dokumenteres. Offentlige innkjøp skal være basert på
«forretningsmessighet og likebehandling». Innkjøp (herunder også bygge- og
anleggsarbeid) er detaljregulert i FOA.
Oppdragsgiver skal i konkurranser fastsette en vedståelsesfrist, som angir den
tiden tilbudene er bindende, jfr. FOA § 14-2. Kontrakt med den valgte leverandør
må være signert for utløpet av vedståelsesfristen. Dersom kontrakt ikke blir
signert før utløp av vedståelsesfristen har oppdragsgiver ingen bindende tilbud, og
konkurransen må ansees avsluttet. Dersom kontrakt allikevel blir inngått, er dette
å anse som en ulovlig direkte anskaffelse, jfr. KOFA sakene 2006/143, 2006/89,
2005/296 og 2005/306.
Etter FOA § 12-5, jfr. § 15-2 kan oppdragsgiver stille minimumskrav til
leverandørene (kvalifikasjonskrav). Kravene skal sikre at leverandørene er egnet
til å oppfylle kontraktsforpliktelsene. Hvert krav må dokumenteres og
oppdragsgiver må vurdere om leverandøren oppfyller kravene. Dersom
leverandøren ikke oppfyller noen av kravene skal de avvises fra konkurransen, jfr.
FOA § 15-12 (1) a. Alle leverandører som skal få vurdert sine tilbud, må oppfylle
kvalifikasjonskravene. Dette gjelder uavhengig av hvilken anskaffelsesprosedyre
som blir benyttet.
04.06.2008 15
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Om leverandøren har oppfylt kvalifikasjonskravene må skje ved en vurdering av
om den tilbudte dokumentasjon er nok til å oppfylle det materielle
kvalifikasjonskravet. KOFA eller domstolene kan da bare prøve om oppdragsgivers
skjønn er saklig og forsvarlig, og i samsvar med LOA § 5 sine grunnleggende krav
til forutberegnelighet, likebehandling og gjennomsiktighet, samt om evalueringen
er basert på riktig faktisk grunnlag.
Etter forskriftens § 16-3 (2) skal utvelgelse til forhandlinger skje på bakgrunn av
den foreliggende informasjon om leverandørenes stilling og tekniske, økonomiske
og finansielle kapasitet (kvalifikasjoner). Så lenge konkurransegrunnlaget ikke på
forhånd har begrenset antallet leverandører det skal forhandles med, vil
oppdragsgiver ha et fritt skjønn med hensyn til hvor mange som skal velges ut til
forhandlinger. Maksimalt kan oppdragsgiver velge ut alle leverandører som
tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, dvs som ikke avvises. Etter § 16-3 (3) skal
det inviteres minst 3 leverandører forutsatt at det finnes et tilstrekkelig antall
egnede (kvalifiserte), men det skal likevel bare forhandles med leverandører som
har reell mulighet til å få kontrakten. Ved vurderingen av om en leverandør har
reell mulighet til å få kontrakten, kan oppdragsgiver også se hen til
vedkommendes tilbud. Dette er forutsatt av klagenemnda i avgjørelsene 2003/96,
2004/2, 2004/76 og 2004/207.
Etter FOA § 13-1 er det krav om å kunngjøre konkurranse som følger FOA del III.
I vurderingen av om tilbyder har reelle muligheter til å få kontrakten beror på en
konkret helhetsvurdering. Etter § 16-3 (4) kan alle sider av tilbudene endres
gjennom forhandlinger, herunder prisen. Ved konkurranse med forhandlinger vil
tilbudene forutsetningsvis kunne forbedres i løpet av forhandlingsprosessen, og
rangeringen av tilbudene kan som følge av dette bli endret. I sak 2004/2 uttaler
KOFA: Klagenemnda finner det ikke godtgjort at en prisforskjell på ti prosent skal
gi grunnlag for å konkludere med at klager i denne saken ikke ville hatt reell
mulighet til å få tildelt kontrakten etter gjennomførte forhandlinger, jf
klagenemndas uttalelse i sak 2004/76 premiss 28, der det samme ble sagt om en
prisforskjell på 18 %.
04.06.2008 16
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
I klagesak 2004/207 har klagenemnden kommet til at 50 % prisforskjell ikke var
nok til å si at vedkommende ikke hadde reell mulighet til å få kontrakten.
Dersom en leverandør skriftlig anmoder om en nærmere begrunnelse om hvorfor
deres tilbud ikke er valgt, skal oppdragsgiver innen 15 dager gi en nærmere
begrunnelse, jfr. FOA § 3-8 (4).
Vurdering
Det er i anskaffelsen benyttet en rådgivende arkitekt som har foretatt all
gjennomgang av tilbudene, foretatt evalueringen og laget innstilling. Dette er en
oppgave som er svært viktig i anskaffelsesprosessen og regelverket for offentlige
anskaffelser inneholder mange bestemmelser som må overholdes i dette arbeidet.
Den gjennomførte prosessen viser seg å ha betydelige mangler i forhold til
regelverket for offentlige anskaffelser, slik at det må stilles spørsmål ved om den
eksterne rådgiveren har hatt tilstrekkelig kompetanse på dette regelverket.
Innstillingen fra den eksterne rådgiveren er akseptert av Omsorgsbygg uten at
det er stilt kontrollspørsmål.
KOFA har fattet avgjørelse i saken basert på de anførslene som klager hadde og
de forhold som er vurdert av KOFA vil ikke bli vurdert av oss.
KOFA konkluderte med brudd på følgende:
o Oslo kommune v/Omsorgsbygg Oslo KF har brutt kravene til
etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i lov om offentlige anskaffelser § 5
ved at evalueringen av tilbudene opp mot tildelingskriteriet ”Kompetanse”
ikke er tilstrekkelig dokumentert.
o Oslo kommune v/Omsorgsbygg Oslo KF har brutt kravet til likebehandling i
lov om offentlige anskaffelser § 5 ved å legge til grunn at valgte leverandør
har personell med lengre praktisk erfaring enn klager.
o Oslo kommune v/Omsorgsbygg Oslo KF har brutt kravet til
forutberegnelighet i lov om offentlige anskaffelser § 5 ved at evalueringen
av tilbudene opp mot tildelingskriteiret ”Byggetid” har vært i strid med
opplysninger gitt i konkurransegrunnlaget.
04.06.2008 17
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
o Oslo kommune v/Omsorgsbygg Oslo KF har brutt forskrift om offentlige
anskaffelser § 3-8 (4) og § 17-3 (2) ved at det ikke ble gitt en tilstrekkelig
begrunnelse for valg av tilbud.
KOFA konkluderte med at reglene ikke var brutt i forhold til følgende anførsler:
o Valgte leverandørs reviderte tilbud skulle vært avvist
o Vurderingen av tildelingskriteriet pris fremstår som vilkårlig
o Vurderingen av deler av tildelingskriteriet kompetanse fremstår som
vilkårlig
o Klagenemnda hadde ikke grunnlag for å ta stilling til om vilkårene for
positiv og negativ kontraktsinteresse var tilstede
Utover KOFA sine vurderinger har vi følgende vurderinger:
Alle leverandører som ønsker å delta i konkurransen må oppfylle
kvalifikasjonskravene. Alle kvalifikasjonskravene og dokumentasjonen som må
leveres som bevis for oppfyllelse er oppgitt i invitasjonen
(konkurransegrunnlaget).
Det er ikke fremlagt dokumentasjon på at det er foretatt en forvarlig vurdering av
disse forhold. Det er opplyst fra rådgivende arkitekt at de kun har foretatt en
sjekk av at den ønskede dokumentasjon er levert, men at en fullstendig
realitetsvurdering opp mot kravene ikke er foretatt. Vi anser dette som brudd på
kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet, jfr. LOA § 5 og FOA § 12-5, jfr. §
15-2.
Det er i konkurransen kun forhandlet med de 2 leverandørene som hadde best
pristilbud, ref. følgende formulering i mail fra rådgivende arkitekt ”det ble da
besluttet av prosjektleder og Omsorgsbygg å føre forhandlinger med de 2 laveste
anbyderne som hadde rimelig mulighet til kontrakt”. I konkurransen var det i
utgangspunktet ikke satt noe antall som det skulle forhandles med. Det var derfor
en plikt til å forhandle med minimum 3 leverandører, med mindre noen av
leverandørene ikke hadde reell mulighet til å få tildelt kontrakten. Vi kan ikke se
at det foreligger dokumentasjon på at vurderingen av ”reell mulighet” er foretatt.
04.06.2008 18
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Dette vurderer vi å være brudd på kravet til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet,
jfr. LOA § 5.
KOFA har lagt en streng vurdering til grunn når de har vurdert begrepet ”reell
mulighet til å bli tildelt kontrakt”. Prisforskjeller opp til 50 % har ikke vært
tilstrekkelig for å si at leverandøren ikke har reell mulighet til å få kontrakten
etter forhandlinger. I denne saken var prisforskjellene mellom det laveste og
høyeste tilbud ca. 21 %. At det ikke er forhandlet med 3 laveste anbyder vurderer
vi å være brudd på likebehandlingsprinsippet, jfr. LOA § 5 og brudd på
forhandlingsplikten, jfr. FOA 16-3.
I invitasjonen var det opplyst at vedståelsesfristen for tilbudene var 60 dager fra
tilbudsfristens utløp. Tilbudsfristen var 29.12.2006. Det betyr at vedståelsesfristen
utløp 29.02.2007. Kontrakten med Langemyhr er inngått/signert 28.03.2007. Vi
har fått opplyst at det ikke er bedt om forlenget vedståelsesfrist, og det er heller
ikke dokumentert i saken. Vår vurdering er at det ikke forelå gyldige tilbud i
konkurransen og at kontraktsigneringen innebærer en ulovlig direkte anskaffelse.
Vi anser dette å være brudd på kravene til forutberegnelighet og konkurranse i
LOA § 5 og kunngjøringsplikten i FOA § 13-1.
En av leverandørene ba i brev datert 16.03.2007 om nærmere begrunnelse om
hvorfor deres tilbud ikke var valgt. Oppdragsgiver ga nærmere begrunnelse i brev
12.04.2007. Det gikk i dette tilfellet 27 dager fra anmodningen om nærmere
begrunnelse og til svaret forelå. Vi anser dette som brudd på FOA § 3-8 (4).
Anbefalinger
Det bør vurderes om eksterne firma skal ha noen rolle i den del av
anskaffelsesprosessen som er regelstyrt. Dersom eksterne firma skal utføre
oppgaver knyttet til den regelstyrte anskaffelsesprosessen, anbefaler vi at det
sikres på en bedre måte at det eksterne firma har nødvendig kompetanse.
Det anbefales å styrke opplæringen på regelverket for offentlige anskaffelser
internt i OBY og spesielt på de prosjektansvarlige.
04.06.2008 19
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Det anbefales at løpende kvalitetssikring av anskaffelsesprosessene innføres.
Det anbefales å utvikle noen standard evalueringsmetoder for både
kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier.
04.06.2008 20
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Problemstilling 2: Er ansvars- og fullmaktsforholdene i prosjektet
avklart og dokumentert?
Omsorgsbygg (Omsorgsbygg) har for prosjektet satt opp en prosjektorganisasjon.
Selve anskaffelsesprosessen ble gjennomført av Omsorgsbyggs Prosjektavdeling
og ble overført til Barnehageavdelingen i det man gikk over i
gjennomføringsfasen.
I gjennomføringsfasen er prosjektet ledet av en prosjektansvarlig (PA) som er
ansatt i Omsorgsbygg.
Det er kjøpt prosjektledelse og byggeledelse fra eksternt firma. Rollen som
prosjektleder (PL) og byggeleder (BL) er ivaretatt av samme person.
Rammeverk
Rollen som prosjektansvarlig hos Omsorgsbygg er nedfelt i stillingsbeskrivelsen,
der vi siterer følgende fra pkt 3, nr 2.
o Ansvar for å ivareta byggherrerollen ved å lede definerte prosjekter og evt.
annen aktivitet som organiseres som prosjekter
o Ansvar for å nå avtalte prosjektmål innen avtalt budsjett og fremdrift
o Kontraktsoppfølging av innleide konsulenter
Videre fremgår det av pkt 5. ”Oppgaver” at prosjektansvarlig skal:
o Støtte og veilede ekstern prosjekt-/byggeleder overfor resten av
prosjektorganisasjonen
o Kontrollere og godkjenne utbetalinger av bestilte leveranser
o Gjennomføre kontroll med tids- og kostnadsutvikling
o Sørge for nødvendige og rettidige beslutninger og vedtak i prosjektet
o Overvåke prosess for å kunne treffe tiltak for å avverge eller forminske
skadevirkninger av uheldige forhold i prosjektet
o Fortløpende rapportere til overordnet alle større avvik fra planen, med
forslag til tiltak ...
04.06.2008 21
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Omsorgsbygg har gjennom minikonkurranse kjøpt prosjekt- og byggeledelse fra
eksternt firma. Til grunn for kjøpet ligger rammeavtale mellom Omsorgsbygg og
eksternt firma, datert 06.11.2006. Denne bygger på og presiserer NS 8402.
Som del av rammeavtalen ligger Omsorgsbyggs ytelsesbeskrivelse for prosjekt og
byggeledelse. prosjektleder sin rolle fremkommer av ytelsesbeskrivelsen som
inneholder følgende innledende avsnitt:
”Prosjektleder er Omsorgsbyggs daglige representant i tildelt prosjekt og
har initiativplikt overfor alle nødvendige oppgaver i prosjektet.
Prosjektleder skal forankre, planlegge, organisere, styre, rapportere og ha
kontrollansvar for den totale prosess, slik at mål og styringsparametre
innfris. Prosjektleder rapporterer til Omsorgsbyggs prosjektansvarlige for
prosjektet
Ansvarsområder vil være planlegging og gjennomføring av prosjekter fra
tildeling av prosjekt til overtakelse og oppfølging under garantitiden,
innenfor tildelt kostnadsramme, fastsatt tidsplan og forventet kvalitet.
Fullmakt vil være i henhold til enhver tid gjeldende fullmaktsstruktur.”
Arbeidsoppgavene er opplistet i ytelsesbeskrivelsen. Se vedlegg 1.
Byggeleder sin rolle fremkommer også av ytelsesbeskrivelsen:
”Byggeleder representerer Omsorgsbygg og dets interesser på
byggeplassen. Byggeleder rapporterer til Prosjektleder.”
Arbeidsoppgavene er opplistet i ytelsesbeskrivelsen. Se vedlegg 1.
Det er utarbeidet PA-bok som angir prosjektadministrative og forretningsmessige
rutiner for prosjektet.
04.06.2008 22
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Kontraktsforholdet med Harald Langemyhr AS (Langemyhr), er en
generalentreprise basert på NS 3430.
Fakta
Entreprenøren har i forbindelse med tvist om fremdriften i prosjektet anført at de
anser bestillingsrutinene som er innført i prosjektet som en begrensning i
prosjekt-/byggeleder sin rett til å bestille endringsarbeider over en viss størrelse,
jfr. brev fra entreprenørens advokat datert 20.02.2008. Vi siterer:
”Bestillingsprosedyren fremkommer av PA-boken for ”Sinsen barnehage”
pkt. 7.4, som bestemmer at;
”Alle bestillinger skal skje skriftlig. Bestillinger skal kun komme fra
Omsorgsbygg eller de/den som har skriftlig fullmakt fra
Omsorgsbygg.”
……
Omsorgsbygg utarbeidet skjema for tilleggsbestillinger som ivaretok denne
prosedyren, og det fremgår eksplisitt at gyldig bestilling kun foreligger når
rubrikken benevnt som ”Bestilling/godkjenning” er fylt ut.
Endringsmeldinger fra byggeleder hvor slik utfylling manglet, kunne derfor
ikke benyttes som arbeidsunderlag for Langemyhr.
……
Enkelte ganger ble rubrikken for bestilling i skjemaet fylt ut av BL, men da
fremgikk det særskilt at dette var gjort etter fullmakt. Dette illustreres av
ARK-005, som vedlegges som bilag 3. Dette viser at byggeleder ikke var
utstyrt med en generell stillingsfullmakt som byggeleder for Omsorgsbygg,
men at det var gitt klare instrukser for den nærmere utøvelsen av
fullmakten. Felles for bestillingene foretatt av byggeleder var at det gjaldt
lave beløp, og Langemyhr måtte derfor forholde seg til at arbeider som ga
priskonsekvens av en viss størrelse måtte bestilles direkte fra
Omsorgsbygg.”
Omsorgsbygg sine ordinære fullmaktsregler har vært anvendt i prosjektet.
Fullmaktsforholdene for de enkelte rollene i prosjektet er ikke beskrevet i PA-
boken.
04.06.2008 23
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Vurdering
Ut fra ytelsesbeskrivelsen (kontrakten) har prosjekt-/byggeleder påtatt seg et
betydelig ansvar i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet. I dette
prosjektet er det valgt en person til rollen som prosjekt-/byggeleder. I
ytelsesbeskrivelsen er prosjektleder og byggeleder rollen adskilt, bl.a. ved at
byggeleder skal rapportere til PL. Beskrivelsen av arbeidsoppgavene i
ytelsesbeskrivelsen vil da ikke passe i forhold til realitetene i prosjektet, men vi
kan ikke se at dette har hatt noen betydning i saken.
I denne saken er vår vurdering at prosjektet sine ansvars- og fullmaktsforhold er
tilfredsstillende avklart og dokumentert for prosjektansvarlig og prosjekt-
/byggeleder. For de andre aktørene i prosjektet, herunder Langemyhr, opptrer
ikke fullmaktsforholdene som entydige.
Anbefaling
Omsorgsbygg bør i fremtidige prosjekt vurdere å tydeliggjøre fullmaktsregimet for
alle aktørene i prosjektene. Det kunne med fordel blitt omtalt i PA-boken.
04.06.2008 24
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Problemstilling 3: Hvordan er rapportering og oppfølging av fremdrift
og kostnader ivaretatt?
Rammeverk
Av stillingsbeskrivelse til prosjektansvarlig fremgår:
o Ansvar for å nå avtalte prosjektmål innen avtalt budsjett og fremdrift
o Kontraktsoppfølging av innleide konsulenter
o Foreta budsjettering med nødvendige marginer og følge opp økonomien i
prosjektet
o Gjennomføre kontroll med tids- og kostnadsutvikling
o Fortløpende rapportere til overordnet alle større avvik fra planen, med
forslag til tiltak og rapportere til bestiller etter avtale
Av ytelsesbeskrivelsen fremgår at prosjektleder skal:
o Planlegge og gjennomføre oppdraget på en ressursoptimal måte innen
vedtatte rammer for kvalitet, tidsplan og økonomi.
o Økonomi; budsjettansvarlig for tildelte prosjekter, ansvarlig for etablering
av budsjett ved oppstart og revisjon av dette. Forslag til budsjett og forslag
til revisjoner fremlegges for Omsorgsbyggs prosjektansvarlig for
godkjenning.
o Fremdrift; Utarbeide fremdriftsplan ved oppstart av prosjektet og oppdatere
/ følge opp fremdriftsplanen gjennom hele planleggings- og
gjennomføringsperioden
o Rapportering; Fortløpende rapportering vedrørende økonomi, fremdrift og
HMS, samt foreslå og gjennomføre korrigerende tiltak ved eventuelle avvik
hver måned i henhold til Omsorgsbyggs mal
Av ytelsesbeskrivelsen fremgår at byggeleder skal:
o Økonomi; føre byggeregnskap. Kontrollere og anbefale / avvise faktura fra
entreprenører og leverandører.
o Fremdrift; påse at entreprenørens fremdriftsplanlegging er forsvarlig og
påse at HMS ivaretas ved revidering av fremdriftsplaner.
04.06.2008 25
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
o Rapportering; avgi månedlige byggelederrapporter til prosjektleder
inkludert økonomisk oversikt med oversikt over kontrakt, fakturaer,
endringer/tillegg og HMS status.
Det er utarbeidet PA-bok for prosjektet med utgangspunkt i gjeldende mal fra
Omsorgsbygg.
o Av PA-boken 2.1 fremgår at prosjektet skal ferdigstilles til 11.02.2008
o Av PA-boken 5.4 fremgår: ”Overordnet fremdriftsplan som ivaretar hele
prosjektgjennomføringsperioden utarbeides av prosjektleder og skal vise
når og hvordan de enkelte aktiviteter tilrettelegges i forhold til hverandre....
Detaljert fremdriftsplan i byggefasen utarbeides av entreprenør etter
samme mønster.”
o Av PA-boken 5.6 fremgår at entreprenøren skal rapportere i eget
dokument: ”fremdrift med oversikt over aktiviteter og arbeidsfront (kritiske
aktiviteter skal fremheves). Ved avvik skal årsakssammenheng angis.....
Prosjekt og byggeleder skal hver måned (i spesielle tilfeller oftere etter
avtale) oversende til Omsorgsbygg rapport på ovennevnte tema. I tillegg
skal inngå økonomisk oversikt inkludert prognose på prosjektets
sluttkostnad.”
Av kontrakten (NS 3430 pkt.16, jfr. endringer pkt. 9.1)med Langemyhr fremgår
tidsfrister for entreprenøren. Følgende 2 frister er angitt: igangsettelse på
byggeplass 30.04.2007 og ferdigstillelse: 15.01.2008.
NS 3430 Kap 18 omhandler plikt til forsvarlig fremdrift.
Fakta
Under gjennomføringen av prosjektet har prosjektansvarlig gjennomført
regelmessige møter med prosjekt-/byggeleder der statusrapport for prosjektet er
gjennomgått.
Av statusrapport nr 3 datert 05.06.2007 fremgår:
o Igangsettelsestillatelse er mottatt 25.05.2007.
o Med utgangspunkt i dette er sluttdato forskjøvet til 11.02.2008.
04.06.2008 26
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Av statusrapport nr 4 datert 26.06.2007 fremgår:
o Arbeidene på byggeplass påbegynt 18.06.2007
o Detaljert fremdriftsplan er ikke fremlagt fra entreprenørens side
o Tiltak; entreprenøren innkalles til møte om fremdrift
Av statusrapport nr 5 datert 06.08.2007 fremgår:
o Detaljert fremdriftsplan er fremlagt av entreprenør 29.06.2007
o Revidert plan datert 03.08.2007 er mottatt og distribuert til
prosjekteringsgruppen
o Entreprenør har ved prosjektmelding nr 2 av 11.07.2007, varslet krav om
tillegg i tid og kostnadsdekning. Kravet er foreløpig avvist av BL.
Av statusrapport nr 6 datert 09.10.2007 fremgår:
o Revidert hovedfremdriftsplan er levert 25.09.2007
o Planen angir følgende leveringsdatoer,
o Bygg D (nordre): 25.02.2008
o Bygg E (søndre): 11.02.2008
o Skjermvegg: 11.06.2008
o Utomhusarbeider 11.07.2008
o Kontraktsmessig ferdigstillelse for hele anlegget er satt til 11.02.2008
o Det er avholdt 4 særmøter om fremdrift, senest 02.10.2007 og fremlagt
fremdriftsplan med angitte ferdigstillelsesdatoer er protestert.
o Status kostnadsutvikling: kostnadene ligger innenfor budsjettrammen
Av statusrapport nr 7 datert 13.11.2007 fremgår:
o Budsjett: budsjettet for prosjektet er satt opp basert på
entreprisekontrakten og anslag for generalomkostninger. Det er satt av 7,5
% til reserver.
o Økonomisk status: Status på entreprisekostnader fremkommer av vedlagte
økonomioversikt. Det er så langt sendt ut en del endringsmeldinger, men
ikke alle er priset av entreprenør. byggeleder har prissatt endringene med
antatte summer, som etter hvert blir fastsatt når tilbud og bestilling
foreligger.
04.06.2008 27
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
o Fremdrift: arbeidene ligger etter opprinnelig oppsatt fremdriftsplan.
Entreprenøren har i revidert fremdriftsplan av 26.09.2007 med forslag om
trinnvis ferdigstillelse med kun deloverlevering ved kontraktens
ferdigstillelsesdato. Planen er ikke akseptert av byggherren og det pågår
drøftinger med sikte på å komme frem til en omforent fremdriftsplan.
o Det har etter sommerferien vær en god drift og høy produksjon på
byggeplassen.
o Kontroller: Byggeleder fører regelmessig tilsyn med arbeidene og tar
fortløpende opp avvik i forhold til kontrakt med generalentreprenør.
Av statusrapport nr 8 datert 12.12.2007 fremgår:
o Fremdrift; byggearbeidene ligger etter opprinnelig oppsatt fremdriftsplan.
Entreprenør har i revidert fremdriftsplan av 07.11.2007 med forslag om
trinnvis ferdigstillelse med kun deloverlevering ved kontraktens
ferdigstillelsesdato. Planen er foreløpig ikke akseptert av byggherren og det
pågår drøftinger med sikte på å komme frem til en omforent fremdriftsplan.
o Det har etter sommerferien vær en god drift og høy produksjon på
byggeplassen.
Av statusrapport nr 9 datert 14.01.2008 fremgår:
o Fremdrift; byggearbeidene ligger etter opprinnelig oppsatt fremdriftsplan.
Entreprenør har fremlagt revidert fremdriftsplan i møte 10.12.2007 med
forslag om trinnvis ferdigstillelse der begge bygninger ferdigstilles til
25.02.2008. Planen er foreløpig tatt til etterretning av byggherren.
o Fremdriften på byggene ligger pr 31.12.2007 i rute med revidert
fremdriftsplan.
o Økonomisk status; Det ble 09.10.2007 utarbeidet en revidert kontrakt da
det i den opprinnelige kontrakt ikke ble tatt hensyn til regnefeil i anbudet
og fremforhandlet fastpristillegg. Disse justeringer av kontraktsbeløpet
medfører at reserveavsetningen i prosjektet kan økes noe.
Det er gjennomført 20 byggemøter: 25.04.2007, 09.05.2007, 23.05.2007,
06.06.2007, 20.06.2007, 04.07.2007, 01.08.2007, 15.08.2007, 29.08.2007,
04.06.2008 28
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
12.09.2007, 26.09.2007, 10.10.2007, 24.10.2007, 07.11.2007, 21.11.2007,
05.12.2007, 08.01.2008, 23.01.2008, 06.02.2008, 06.03.2008
Det er gjennomført 6 særmøter: 17.09.2007, 26.09.2007, 02.10.2007,
05.11.2007, 10.12.2007, 02.01.2008
Fremdrift har vært sentrale tema i hoveddelen av byggemøter/særmøter.
I brev fra Langemyhr v/advokat datert 20.02.2008 blir det varslet at ferdigstillelse
må utsettes i omtrent 5 måneder på grunn av fremdriftsforstyrrelser. Årsaken til
fremdriftsforstyrrelsene er i hovedsak angitt å være:
o Prosjektets bestillingsrutine
o Den faktiske gjennomføringen av bestillinger
o Forsinket oppstart av grave- og produksjonsarbeider i forbindelse med
støyskjerm som følge av offentlige pålegg og Omsorgsbyggs bestillinger
knyttet til dette.
Det anføres at dette er forhold som gir rett til tilleggsfrister og at Omsorgsbygg
har ansvar for merkostnader knyttet til forsinkelsen.
Vurdering
Prosjekt-/byggeleder har fulgt opp økonomien i prosjektet gjennom føring av
prosjektregnskap. prosjekt-/byggeleder har fulgt opp de økonomiske forhold mot
entreprenøren. I tillegg har prosjekt-/byggeleder rapportert på økonomi til
prosjektansvarlig i tråd med de rutiner som er skissert i PA-boken.
prosjektansvarlig har avholdt statusmøter med prosjekt-/byggeleder i forbindelse
med månedlig rapportering. Vi anser derfor prosjektansvarlig og prosjekt-
/byggeleder sin oppfølging og rapportering på økonomi som tilfredsstillende.
Når det gjelder fremdrift, har denne vært tema gjennom store deler av
prosjektperioden. prosjekt-/byggeleder har fulgt opp fremdrift overfor
entreprenøren gjennom byggemøtene.
Prosjektansvarlig og prosjekt-/byggeleder har i tillegg avholdt 6 særmøter med
Langemyhr vedrørende fremdriften i prosjektet.
04.06.2008 29
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Videre har prosjekt-/byggeleder månedlig rapportert på fremdrift i prosjektet til
prosjektansvarlig i henhold til rapporteringsstrukturen angitt i PA-boken.
Prosjektansvarlig har i forbindelse med månedlig rapportering fra prosjekt-
/byggeleder avholdt statusmøter med referat. Fokus har bl.annet vært fremdrift.
Kronologisk kan fremdriftsproblemene skisseres på følgende måte:
o Igangsettelsestillatelse 25.05.2007, medførte forskyvning av ferdigstillelse
fra 15.01.2008 til 11.02.2008.
o Fremdriftsplan fra Langemyhr har vært etterlyst i byggemøter f.o.m.
06.06.2007
o I prosjektmelding nr 2 av 11.07.2007 påberoper Langemyhr seg forbehold
om økt byggetid pga uavklart materialvalg ifm en støyskjerm mot
jernbanelinje. Han påpeker at oppstart av øvrige gravearbeider først kan
påbegynnes 2 uker etter oppstart av skjermvegger.
o prosjekt-/byggeleder har gitt uttrykk for at det ikke foreligger faglige
argumenter for at gravearbeidene kan påbegynnes uavhengig av
skjermveggen.
o Forsinket oppstart på byggeplass, førte til at prosjektet lå etter
fremdriftsplanen allerede tidlig i prosjektperioden.
o I byggemøte 12.09.2007 går det frem at en er iht fremdrift for begge
byggene.
o Det er avholdt særmøter vedrørende fremdrift der også prosjektansvarlig
var tilstede f.o.m.17.09.2007. Det ble her stilt krav til ukentlig
statusrapportering fra Langemyhr.
o 10.10.2007 ligger det ene bygget 4-5 dager etter oppsatt plan.
o Etter dette er det stort fokus på fremdrift i alle møter.
o I særmøte 10.12.2007, fremholder Langemyhr at begge bygg vil være
ferdigstilt til 25.02.2008, dvs 14 dager etter kontrakt.
o prosjekt-/byggeleder har gitt uttrykk for at man på dette tidspunkt
(10.12.2007) skjønte at leveringsdato ikke ville bli nådd. Slik vi har
oppfattet det var prosjektansvarlig av samme oppfatning.
04.06.2008 30
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
o I februar varslet Langemyhr v/advokat at ferdigstillelse vil bli omtrent 5
måneder forsinket, hovedsaklig gjelder dette skjermvegg og
utomhusområder.
Fremdriftsproblemene har vært kjente og rapporterte i forhold til de rutiner som
var fastlagt. Vår vurdering er at prosjekt-/byggeleder sin rapportering på fremdrift
er tilfredsstillende.
I oppfølgingen av fremdriften mot entreprenøren har både prosjekt-/byggeleder
og prosjektansvarlig vært aktive i store deler av prosjektperioden. Vår vurdering
er at omfanget av oppfølgingen er tilfredsstillende.
Problemstillingen rundt manglende fremdrift i prosjektet ble tidlig aktualisert og er
fulgt opp av prosjekt-/byggeleder og prosjektansvarlig gjennom hele
prosjektperioden, uten at dette har løst problemet. Tiltakene har hovedsakelig
vært å gjøre entreprenøren oppmerksom på forholdene, etterspørre fremdriftsplan
og etter hvert innføre en strengere kontroll med produksjonen på byggeplassen. I
den videre vurderingen ser vi på om andre tiltak kunne vært iverksatt.
Kontrakten med entreprenøren regulerer hvilke misligholdsbeføyelser byggherren
kan benytte seg av. I denne saken er det NS 3430 med noen tilpasninger som er
benyttet.
Normal beføyelse ved forsinkelser er dagbot. Er forsinkelsene store nok kan de
betraktes som vesentlig mislighold og gi grunnlag for heving av kontrakten.
NS 3430 pkt. 20.1 regulerer forsinkelse. Forsinkelse foreligger dersom
kontraktsarbeidet ferdigstilles senere enn den avtalte sluttfristen. Det samme
gjelder ferdigstillelse av deler av kontraktsarbeidet hvor det er avtalt delfrister.
I henhold til kontrakten med entreprenøren var det kun sluttfristen som var
milepæl i prosjektet. Dagbot var derfor ikke særlig aktuelt å benytte seg av tidlig i
prosjektperioden. Prosjektet har ikke utelukket at dagbotkrav vil fremmes på et
senere tidspunkt.
04.06.2008 31
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
NS 3430 pkt. 34.1.1 regulerer heving ved vesentlig mislighold. Dersom
entreprenøren vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser, eller det er klart
at vesentlig mislighold vil inntre, kan byggherren ha rett til å heve kontrakten.
Vilkåret ”vesentlig mislighold” krever at misligholdet har et visst omfang/størrelse
for at det kan karakteriseres som vesentlig.
Disse bestemmelsene er ikke anvendt, men har vært diskutert i prosjektet.
At prosjektansvarlig og prosjekt-/byggeleder ikke har benyttet disse
bestemmelsene vurderer vi som forsvarlig. Konsekvensene med heving av
kontrakt er store, og forsinkelsene ville fortsatt bestått.
Videre anser vi at kontraktsbestemmelsene på dette området har vært noe svake,
spesielt med henblikk på at dagbot ikke har vært tilgjengelig som virkemiddel
knyttet til delfrister.
Med bakgrunn i tilgjengelige sanksjoner, vurderer vi oppfølgingen rundt fremdrift
som tilfredsstillende.
Anbefaling
Omsorgsbygg bør vurdere å innføre bedre kontraktsbestemmelser knyttet til
forsinkelser/dagbot i fremtidig kontraktsarbeid av samme type.
04.06.2008 32
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Problemstilling 4: Er avvik og endringer korrekt håndtert og
dokumentert med hensyn til beskrivelse,
godkjenning og oppfølging?
Rammeverk
NS 3430, kap. 28 regulerer endringer:
o 28.1: Byggherren har rett til i overensstemmelse med 28.2 å pålegge
entreprenøren endringer i utførelsen. Endringen må stå i sammenheng med
det kontrakten omfatter og ikke være av en vesentlig annen art.
o 28.4.1: Medfører endringen økning eller reduksjon av mengder det er
fastsatt enhetspriser for, legges disse prisene til grunn for oppgjøret.
Enhetsprisene legges også til grunn for oppgjøret dersom endringen gjelder
arbeid som i det alt vesentlige er likeartet med arbeider det er fastsatt
enhetspris for
o 28.5: Kan ikke oppgjørsreglene i 28.4 anvendes skal entreprenøren gi
byggherren et tilbud på tillegg eller fradrag..... Blir ikke partene enige om
prisen på et slikt tilleggsarbeid, skal arbeidet utføres etter regning.
I tillegg regulerer NS 3430, pkt 3, samarbeidsplikten mellom partene.
Herunder kan det innfortolkes en plikt til å respondere på endringsmeldinger
og forespørsel om pristilbud innen rimelig tid.
PA-boken 7.4 definerer endringsregimet i prosjektet, herunder:
o En endringsmelding utstedes når Omsorgsbygg ønsker utført en endring
eller etter godkjent prosjektmelding
o Endringsmelding skal beskrive omfang og angi årsak
o Endringsmeldingen sendes generalentreprenør for pristilbud.
o Entreprenørens tilbud sendes den som har utarbeidet endringsmeldingen
som gir sin innstilling til BL
o Byggeleder sin innstilling til prosjektleder
o prosjektleder eller prosjektansvarlig bestiller arbeidene avhengig av
prosjektets fullmaktsgrense.
o prosjekt-/byggeleder loggfører endringsmeldingene
04.06.2008 33
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Fakta
Det er loggført 58 endringsmeldinger på prosjektet med en bestilt kostnad på kr.
2.604.099,- eks. mva fra Langemyhr. I tillegg kommer 7 endringer på
prosjektering med kr 566.215,- eks. mva.
Langemyhr har varslet tids- og kostnadskonsekvenser ved flere av
endringsmeldingene. Dette er blitt avvist av prosjekt-/byggeleder.
Langemyhr v/advokat har i brev datert 20.02.2008 anført at bestillingsprosedyren
og den faktiske gjennomføringen av bestillingsprosedyren for enkelte av
endringene ikke er overholdt, og at dette har hatt tids- og kostnadskonsekvenser.
Alle endringer har vært priset, men i enkelte sammenhenger har det vært
problematisk å få pris/tilbakemelding fra entreprenøren.
Prosjektansvarlig gir uttrykk for at prosjekt-/byggeleder har gjort en god jobb i
forhold til endringsmeldinger.
Vurdering
Endringsmeldingene fra Omsorgsbygg er godt dokumentert, med beskrivelse av
omfang og årsak. Relevante pristilbud er innhentet fra Langemyhr. Noen av disse
har det tatt lang tid å få tilbakemelding på, vi anser at dette kan være brudd på
samarbeidsplikten iht NS 3430.
Endringene ligger innenfor det som kan karakteriseres som normalt på prosjekt av
denne type og størrelse.
Endringsarbeidene er realitetsbehandlet av prosjekteringsgruppen og prosjekt-
/byggeleder. I noen tilfeller er Langemyhr pålagt å utføre endringer iht kontrakt.
Langemyhr har argumentert med at Omsorgsbygg ikke har fulgt de angitte rutiner
for bestilling av endringer på enkelte endringer, og at dette har en stor tids- og
kostnadskonsekvens for prosjektet. Dette er forhold som særlig er kommet opp i
04.06.2008 34
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
perioden opp mot opprinnelig ferdigstillelse. Vi har ikke foretatt en grundig
juridisk vurdering av nevnte forhold, men antar at dette kan være et taktisk
utspill som kommer tett opptil ferdigstillelsesdato i den hensikt å fraskrive seg
ansvaret for overskridelse av avtalt ferdigstillelse.
Undersøkelsen har ikke avdekket avvik av betydning i forhold til rutinene i PA-
boken og vi vurderer endringsstyringen i prosjektet som god.
04.06.2008 35
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Problemstilling 5: Er det ført tilfredsstillende kontroll med leveranser
og attestasjon av faktura?
Rammeverk
Kontraktsforholdet med Langemyhr er en generalentreprise basert på NS 3430,
der 26.1 lyder:
”Er ikke annet avtalt, kan entreprenøren etter hvert som utførelsen skjer
kreve avdrag av kontraktssummen og annet vederlag som han har krav på
etter kontrakten. Avdrag kan kreves på grunnlag av det som er utført og
det som er tilført byggeplassen av materialer og varer for å innbygges.
Verdien beregnes etter de priser som følger av kontraktsdokumentene.
Faktura for avdrag skal ikke sendes oftere enn hver 4 uke. Betaling av
avdrag innebærer ingen godkjennelse av grunnlaget for vedkommende
faktura.”
Det er ikke avtalt særskilt betalingsplan med Langemyhr, slik at bestemmelsene i
NS 3430 må legges til grunn. Dette innebærer at leverandøren en gang per
måned kan fakturere i samsvar med det som er levert på byggeplassen.
PA-boken henviser til kontrakt.
Fakta
Det opprinnelige prosjektomfanget er et fastprisprosjekt basert på avtalte
enhetspriser. Det er benyttet enhetspriser eller avtalt pris for alle endringer.
Ved kontroll av faktura, har prosjekt-/byggeleder vurdert at Langemyhr har
fakturert mer enn det som er levert og har krevd kreditnota på betydelig beløp.
Langemyhr har ikke utstedt kreditnota og prosjekt-/byggeleder har derfor
anbefalt for prosjektansvarlig å avvente utbetaling til det som faktisk er levert på
byggeplassen stemmer overens med det som er fakturert.
04.06.2008 36
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
I henhold til byggeregnskapet pr 12.02.2008, er det utstedt 4 stk. a-konto faktura
fra Langemyhr. Av disse har prosjekt-/byggeleder attestert a-konto nr1, 2 og 3 på
til sammen like i underkant av MNOK 12,0. eks mva. Dette stemmer overens med
mottatt reskontro fra Omsorgsbygg.
Vurdering
Når det gjelder leveransekontroll vil det viktigste i et fastprisprosjekt med betaling
etter leveranse på byggeplass være å sikre at det ikke betales for mer enn det
som faktisk er levert fra entreprenøren. Dette vurderes som tilfredsstillende fulgt
opp i prosjektet.
Det er ikke påvist avvik i forhold til attestasjoner fra prosjekt-/byggeleder.
04.06.2008 37
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Problemstilling 6: Har kontraktsforholdene i prosjektet fungert
tilfredsstillende?
Rammeverk
Kontraktsforholdet med ekstern prosjekt-/byggeleder har vært regulert av NS
8402 med noen presiseringer.
Kontraktsforholdet med Langemyhr har vært regulert av NS 3430 med enkelte
presiseringer.
Fakta
Vi har ikke opplysninger om at kontrakten med ekstern prosjekt-/byggeleder har
vært gjenstand for systematisk kontraktsoppfølging.
Prosjektansvarlig gir uttrykk for at en generelt er fornøyd med arbeidet som
prosjekt-/byggeleder har utført.
Kontraktsforpliktelsene til Langemyhr er fulgt opp gjennom hele prosjekt. Både
prosjektansvarlig og prosjekt-/byggeleder gir uttrykk for at kontrakten mangler
noen virkemidler i forhold til å legge press på entreprenøren i forbindelse med
fremdriftsproblemene.
Vurdering
Vi anser manglende fokus på systematisk oppfølging av kontraktsforholdet med
prosjekt-/byggeleder som en svakhet.
Dette har nok sammenheng med at både prosjektansvarlig og prosjekt-
/byggeleder anses å være en del av byggherreorganisasjonen, og ikke
kontraktsmotparter. I denne saken har det vært et godt samarbeid mellom
prosjektansvarlig og prosjekt-/byggeleder, og samtidig har inntrykket vært at
prosjekt-/byggeleder har gjort en god jobb. Det er derfor forståelig at kontrakten
ikke har vært fulgt opp på regelmessig basis.
Vi registrerer samtidig at NS 8402 er benyttet som kontraktsstandard. Denne
standarden er sprunget ut fra tidligere NS kontrakt som omhandler
prosjekteringsoppdrag (nå splittet i NS 8401 + NS 8402). I tillegg finnes
04.06.2008 38
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
standarden NS 8403 for byggelederoppdrag. Vi ser også at det gjøres forskjellige
valg hos Omsorgsbygg ved valget mellom disse standardene.
Alle bestemmelser i NS 8402 samsvarer ikke alltid like godt i forhold til
arbeidsoppgavene som en prosjekt-/byggeleder skal utføre. Vår vurdering er at
det kunne vært benyttet en kontrakt med bedre samsvar mellom bestemmelsene
og arbeidsoppgavene.
Hovedproblemet i denne anskaffelsen har vært entreprenørens fremdrift og både
prosjektansvarlig og prosjekt-/byggeleder har uttrykt frustrasjon over at
kontraktsregimet med entreprenøren har manglet noen virkemidler i kontrakten i
forhold til å legge press på entreprenøren.
Vi vurderer at dette er en svakhet med kontrakten, se også vurdering og
anbefaling under pkt. 3.
Anbefaling
Omsorgsbygg bør i fremtidige prosjekt innføre systematisk kontraktsoppfølging av
prosjekt-/byggeleder.
Omsorgsbygg bør i fremtidige prosjekt nøye vurdere bruken av
kontraktsstandarder ved kjøp av prosjekt-/byggeleder. Dersom ingen standard
dekker behovet/arbeidsoppgavene på en god måte, bør det vurderes å utvikle en
egen standard kontrakt som kan benyttes.
Omsorgsbygg bør vurdere å innføre bedre kontraktsbestemmelser knyttet til
forsinkelser/dagbot i fremtidig kontraktsarbeid av samme type mot
entreprenørene. Spesielt bør det vurderes å innføre flere frister/milepæler som er
knyttet til dagbot.
04.06.2008 39
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
ANSKAFFELSE 2: Økern
Kort oversikt over prosjektet
Prosjektet ”Økern Alders og sykehjem Vest” omhandler planlegging og
gjennomføring av ombygging (rehabilitering) til 28 sykehjemsplasser og
dagsenter med Husbankstandard og tilhørende fellesarealer og fellesfunksjoner.
Ombyggingen omfatter innvendig ombygging inkl. nye tekniske anlegg, samt
rehabilitering av eksisterende betongkonstruksjoner, utskiftning av vinduer,
fasader og omlegging av tak. Sykehjemmet er en 1 etasjes bygning med full
kjeller på ca. 3.400 m2. Bygget er verneverdig ved sin arkitektoniske verdi. Halve
bygget (Øst) ble bygget om til 25 sykehjemsplasser i 1999-2000.
Anskaffelsen er gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. 7 leverandører
leverte tilbud. Etter evaluering ble Byggmester H. Langemyhr AS tildelt kontrakt.
I henhold til kontrakten skulle Langemyhr starte arbeidet 15.11.2006 og
ferdigstillelsesdato var satt til 22.08.2007.
Prosjektet fikk en svært dårlig start ettersom det ble avdekket råte i store deler
av taket og hovedoppdraget ble derfor stilt i bero. Forholdet ble varslet av
Langemyhr 21.02.2007. Dette medførte betydelige forsinkelser, blant annet fordi
det tok lang tid å få på plass signert endringsmelding for utførelse av utbedring av
tak. Forholdet ble tatt opp i særmøte 07 av 7.mai 2007. Endringsordre ble signert
av Omsorgsbygg 05.06.2007.
I løpet av høsten eskalerer kostnadene, samtidig som fremdriften i arbeidene ikke
er tilfredsstillende. Fokuset på oppfølging øker gradvis og i januar 2008
iverksetter Omsorgsbygg kontroll av produksjon på byggeplassen gjennom
prosjekt-/byggeleder, i tillegg til at Omsorgsbygg selv gjennomfører kontroller på
byggeplassen.
04.06.2008 40
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
29. februar 2008 blir takarbeidene stanset av Omsorgsbygg.
5 mars 2008 stanser Arbeidstilsynet noen av arbeidene på byggeplassen.
Endringsordren på taket ble bestilt på timebasis og mangelfull styring og
oppfølging av denne og tilhørende arbeider er etter vår vurdering hovedårsaken til
at prosjektet kommer ut av kontroll både i forhold til fremdrift og kostnad. Når
det gjelder endringsordrestyringen i prosjektet er det i gjennomgangen lagt stor
vekt på denne endringsordren.
Opprinnelig fastpris for gjennomføringen av kontrakten med Langemyhr var NOK
23 554 523,- inkl. mva. Langemyhr har fakturert totalt NOK 63 897 510,- inkl.
mva, herav takarbeider NOK 24 969 360,- inkl. mva. Omsorgsbygg har utbetalt
NOK 53 559 474,- til Langemyhr.
Opprinnelig ferdigstillelsesdato iht kontrakt var 22.08.2007. Ettersom
igangsettelsestillatelse ikke forelå før 20.11.06 ble det akseptert en korrigert
kontraktsmessig ferdigstillelse 29.08.07 for bygningsmessige arbeider og
15.08.07 for øvrige tekniske arbeider. Frem til 22.03.07 bekrefter Langemyhr
ferdigstillelse iht disse datoene, men da med forbehold ettersom omfanget av
vannlekkasjene i tak er ukjent. Etter dette øker forsinkelsene, med stadig nye
årsaker. Byggherren innrømmer fristforlengelse til 15.01.2008 som kompensasjon
for ekstra tilleggsarbeid. Siste meldte ferdigstillelse fra Langemyhr er 24.03.2008.
04.06.2008 41
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Problemstilling 1: Er anskaffelsene utført i tråd med krav i lov og
forskrift om offentlige anskaffelser?
Prosessen/fakta
Prosjektansvarlig har hatt hovedansvaret for gjennomføring av anskaffelsen.
Rådgivende arkitekt på prosjektet har forestått evalueringsarbeidet i
konkurransen og levert innstilling til Omsorgsbygg.
Anskaffelsen er kunngjort i Doffin 30.06.2006. I og med at anskaffelsen er
igangsatt i 2006, er det FOA fra 2001 som også blir benyttet på denne
anskaffelsen.
Anskaffelsen er gjennomført etter LOA og FOA del I og del II. Konkurransen er
gjennomført etter anskaffelsesprosedyren åpen anbudskonkurranse.
Tilbudsfristen i konkurransen var satt til 05.09.2006, jfr. konkurransegrunnlaget
og kunngjøringen.
I konkurransegrunnlaget var det oppgitt at tilbyderne skulle vedstå seg tilbudene i
60 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp (dvs. ca. 05.11.2006), jfr.
konkurransegrunnlagets pkt. 4.11, jfr. pkt. 4.9.
Ved tilbudsfristens utløp var det 7 leverandører som hadde levert tilbud.
Rådgivende arkitekt har forestått evaluering av kvalifikasjonskrav og tilbudets
innhold opp mot tildelingskriteriene. På bakgrunn av dette er det levert innstilling
til Omsorgsbygg.
Alle leverandørene er vurdert å oppfylle kvalifikasjonskravene.
I innstillingen datert 11.09.2006 anbefales det at Langemyhr innkalles til
avklaringsmøte med sikte på å inngå kontrakt. Det bemerkes i innstillingen at de
04.06.2008 42
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
andre leverandører skal skriftlig informeres om tildelingen med en begrunnelse for
valget (tildelingsbrev).
Tildelingsbrev datert 21.09.2006 blir sendt de øvrige leverandører, med melding
om at Omsorgsbygg har tildelt kontrakten til Langemyhr. Begrunnelse og
klagefrist var oppgitt i tildelingsbrevet.
Det blir avholdt avklaringsmøte med Langemyhr 11.10.2006. I referat er dette
benevnt som kontraktsmøte 01.
Kontrakten ble inngått og signert med Langemyhr den 11.01.2007.
Regelverk
Anskaffelsen er gjennomført etter LOA og FOA del I og del II.
LOA § 5 stiller som grunnleggende krav at kjøp av varer, tjenester og bygge- og
anleggskontrakter, så langt som råd skal bygge på konkurranse, og oppdragsgiver
skal sikre at hensyn til «forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet»
blir ivaretatt gjennom hele prosessen. Valg av tilbydere og tildeling av kontrakter
skal skje på objektivt, ikke-diskriminerende grunnlag, og prosessen og viktige
beslutninger skal dokumenteres. Offentlige innkjøp skal være basert på
«forretningsmessighet og likebehandling». Innkjøp (herunder også bygge- og
anleggsarbeid) er detaljregulert i FOA.
Etter FOA § 5-5, jfr. § 8-2 kan oppdragsgiver stille minimumskrav til
leverandørene (kvalifikasjonskrav). Kravene skal sikre at leverandørene er egnet
til å oppfylle kontraktsforpliktelsene. Hvert krav må dokumenteres og
oppdragsgiver må vurdere om leverandøren oppfyller kravene. Dersom
leverandøren ikke oppfyller noen av kravene skal de avvises fra konkurransen, jfr.
FOA § 8-12 (1) a. Alle leverandører som skal få vurdert sine tilbud, må oppfylle
kvalifikasjonskravene. Dette gjelder uavhengig av hvilken anskaffelsesprosedyre
som blir benyttet.
04.06.2008 43
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Om leverandøren har oppfylt kvalifikasjonskravene må skje ved en vurdering av
om den tilbudte dokumentasjon er nok til å oppfylle det materielle
kvalifikasjonskravet. KOFA eller domstolene kan da bare prøve om oppdragsgivers
skjønn er saklig og forsvarlig, og i samsvar med LOA § 5 sine grunnleggende krav
til forutberegnelighet, likebehandling og gjennomsiktighet, samt om evalueringen
er basert på riktig faktisk grunnlag.
Det er videre krav til å begrunne tildelingen av kontrakt i samsvar med FOA § 10-
3 (2), jfr. FOA § 3-8 (3) og (4). Et viktig formål med begrunnelsesplikten etter
forskriften er å gi leverandørene et grunnlag for å vurdere om de eventuelt skal
imøtegå tildelingsbeslutningen, enten gjennom å henstille til oppdragsgiver om å
endre beslutningen, eller ved å ta ut en begjæring om midlertidig forføyning.
Begrunnelsen må derfor ha et slikt innhold at leverandørene får mulighet til å
vurdere hvorvidt beslutningen er saklig og forsvarlig, basert på korrekt grunnlag
og i samsvar med tildelingskriteriene.
Det er ikke tilstrekkelig at oppdragsgiver henviser til tildelingskriteriene.
Begrunnelsen må synliggjøre bruken av tildelingskriteriene, og hvordan det valgte
tilbudet falt ut i forhold til disse. Dersom en leverandør etter å ha mottatt en slik
begrunnelse ber om det, skal oppdragsgiver gi en nærmere begrunnelse for
hvorfor leverandøren ikke får tildelt kontrakten.
Det fremgår av bestemmelsene at kravet til innhold og omfang ved utvidet
begrunnelse er høyere enn hva som gjelder for den første begrunnelsen. Dette
innebærer blant annet å synliggjøre og utdype hvilke vurderinger som er gjort.
Når kontrakt er tildelt skal begrunnelsen inneholde både navnet på den valgte
leverandøren og en nærmere redegjørelse av det valgte tilbudets egenskaper og
relative fordeler. At de relative fordelene ved det valgte tilbudet skal omtales,
betyr konkret at de egenskapene, i henhold til tildelingskriteriene, som gjorde at
det vinnende tilbud kom best ut, skal beskrives og settes i forhold til de samme
egenskapene ved leverandørens tilbud.
04.06.2008 44
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Oppdragsgiver skal i konkurranser fastsette en vedståelsesfrist, som angir den
tiden tilbudene er bindende, jfr. FOA § 14-2. Kontrakt med den valgte leverandør
må være signert for utløpet av vedståelsesfristen. Dersom kontrakt ikke blir
signert før utløp av vedståelsesfristen har oppdragsgiver ingen bindende tilbud, og
konkurransen må ansees avsluttet. Dersom kontrakt allikevel blir inngått, er dette
å anse som en ulovlig direkte anskaffelse, jfr. KOFA sakene 2006/143, 2006/89,
2005/296 og 2005/306.
Etter FOA § 6-2 er det krav om å kunngjøre konkurranse.
Etter FOA § 8-1 skal anskaffelsesprosessen dokumenteres i en egen
anskaffelsesprotokoll, slik at prosessen blir etterprøvbar. Protokollen skal beskrive
alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele
anskaffelsesprosessen. FOA § 8-1 (2) inneholder en liste med punkter som
protokollen minst skal inneholde, herunder begrunnelse for valg av tilbud.
Ved åpen og begrenset anbudskonkurranse gjelder det et alminnelig
forhandlingsforbud, og det er ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke
dem endret gjennom forhandlinger, jf FOA § 9-1 (1). Det er imidlertid en snever
adgang til å foreta avklaringer, FOA § 9-1 (2). Dersom oppdragsgiver blir
oppmerksom på åpenbare feil skal disse rettes, forutsatt at det er utvilsomt
hvordan rettelsene skal skje, jf FOA § 9-1 (3). Videre fastsetter FOA § 9-1 (4) at
ved bygge- og anleggskontrakter skal poster som ikke er priset anses innkalkulert
i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet eller manglende
utfylling skyldes en åpenbar feil. I tillegg vil lovens grunnkrav om likebehandling
og forutberegnelighet til en hver tid ligge i bunn. Dersom feil, mangler eller
uklarheter medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til andre
tilbud, skal tilbudet avvises, jf FOA § 8-10 (1) d.
Hvordan evalueringen av tilbud og kvalifikasjonskrav skal foregå er ikke
detaljregulert i FOA. Men basert i teori og rettsavgjørelser skal evalueringen være
saklig og forsvarlig og i samsvar med de grunnleggende kravene til
forutberegnelighet, likebehandling, etterprøvbarhet og gjennomsiktighet, samt at
evalueringen skal være basert på riktig faktisk grunnlag.
04.06.2008 45
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Det følger av kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i LOA § 5 at
oppdragsgiver skriftlig må dokumentere hvordan tilbudene er evaluert. Ved
tilbudsevalueringen har oppdragsgiver et skjønn som bare i begrenset grad kan
overprøves rettslig.
Evalueringen må basere seg på alle tildelingskriteriene som er oppgitt i
kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Dette følger av kravet til
forutberegnelighet og etterprøvbarhet, jfr. LOA § 5.
Vurdering
Det er i anskaffelsen benyttet en rådgivende arkitekt som har foretatt all
gjennomgang av tilbudene, foretatt evalueringen og laget innstilling. Dette er en
oppgave som er svært viktig i anskaffelsesprosessen og regelverket for offentlige
anskaffelser inneholder mange bestemmelser som må overholdes i dette arbeidet.
Den gjennomførte prosessen viser seg å ha betydelige mangler i forhold til
regelverket for offentlige anskaffelser, slik at det må stilles spørsmål ved om den
eksterne rådgiveren har hatt tilstrekkelig kompetanse på dette regelverket.
Innstillingen fra den eksterne er akseptert av Omsorgsbygg uten at det er stilt
kontrollspørsmål.
I invitasjonen (konkurransegrunnlaget) er kvalifikasjonskravene og hvilke
dokumenter som skal leveres som bevis for oppfyllelse av disse angitt. I
rådgivende arkitekt sin innstilling fremgår det at alle tilbyderne har dokumentert
skatte– og HMS attester, dvs. at disse er levert. Det fremgår videre at det er
foretatt en evaluering av samtlige anbudsbesvarelser med hensyn til de kriterier
som byggherren i bok O har definert som grunnlag. Det er gjennom innstillingen
vanskelig å vite om dette henspeiler seg på evalueringen av tildelingskriteriene
eller kvalifikasjonskravene. Omsorgsbygg har i mail 13.03.2008 til rådgivende
arkitekt spurt hva som kan dokumenteres av evalueringen av
kvalifikasjonskravene. Rådgivende arkitekt bekrefter i mail 14.03.2008 at det er
foretatt en systematisk analyse av samtlige leverandører som deltok i
04.06.2008 46
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
konkurransen, med basis i kravene i bok O seksjon 3 (kvalifikasjonskravene). Og
på bakgrunn av dette aksepterte samtlige som godkjente leverandører. Vi har
ikke fått fremlagt noe dokumentasjon på hvordan denne evalueringen er
gjennomført, hvilket faktisk grunnlag som er benyttet og hvordan de enkelte er
vurdert. Vi vurderer at dette er brudd på kravene til etterprøvbarhet og
gjennomsiktighet, jfr. LOA § 5.
I tildelingsbrevet av 21.09.2006 er det 1 avsnitt som omhandler begrunnelse for
valget. Der fremgår det at valget er basert på tildelingskriteriene som oppgitt i
invitasjonen (konkurransegrunnlaget). Videre at tilbudet fra Langemyhr ble
vurdert som det økonomisk mest fordelaktige. Videre er det opplyst hvilke
leverandører som kom best ut på de 2 tildelingskriteriene som er benyttet i
konkurransen. Vår vurdering er at denne begrunnelsen ikke oppfyller de kravene
som stilles til begrunnelse, jfr. FOA § 10-3 (2), jfr. § 3-8 (3)og (4).
I invitasjonen (konkurransegrunnlaget) var det opplyst at vedståelsesfristen for
tilbudene var 60 dager fra tilbudsfristens utløp. Tilbudsfristen var 05.09.2006. Det
betyr at vedståelsesfristen utløp ca. 05.11.2006. Kontrakten med Langemyhr er
inngått/signert 11.01.2007. Vi har fått opplyst at det ikke er bedt om forlenget
vedståelsesfrist, og det er heller ikke dokumentert i saken. Vår vurdering er at det
ikke forelå gyldige tilbud i konkurransen og at kontraktsigneringen innebærer en
ulovlig direkte anskaffelse. Vi anser dette som brudd på forutberegnelighet og
konkurranse etter LOA § 5 og brudd på kunngjøringsplikten etter FOA § 6-2.
Det er i konkurransen ført anskaffelsesprotokoll. Protokollen inneholder ikke
begrunnelse for valg av tilbyder. Den inneholder heller ikke opplysninger om
hvilke kvalifikasjonskrav som har vært i konkurransen og avklaringsmøter som er
avholdt. Vi vurderer dette som brudd på kravene til å føre protokoll, jfr. FOA § 8-
1.
Det er i forbindelse med evalueringen av tilbudene foretatt korrigeringer i
tilbudssummene til leverandørene, og endret tilbudssummene som en følge av
dette. For Langemyhrs tilbud er det blant annet foretatt en oppjustering av
tilbudssummen på mellom 1,5 - 2 mill. Bakgrunnen for justeringen var at ved
04.06.2008 47
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
kontrollregning viste det seg at summen av alle hovedkapitlene i tilbudet ikke
stemte med den totale tilbudssummen. Rådgivende arkitekt kunne opplyse at
dette var en retting av åpenbare feil. Åpenbare feil kan kun rettes dersom det er
utvilsomt hva det skal rettes til. Vi anser ikke dette som en åpenbar feil. I anbud
kan det forekomme strategisk prising fra leverandørene, og oppdragsgiver skal
derfor i stor grad forholde seg til tilbudets totalsum. Det kan derfor ikke utelukkes
at den opprinnelige totalpris var det Langemyhr ønsket å tilby oppdraget for. Vår
vurdering er at dette er brudd på forhandlingsforbudet i FOA § 9-1.
I tilbudsevalueringen fra rådgivende arkitekt fremkom hvilke karakter/poeng som
var gitt de ulike tildelingskriteriene. Det er imidlertid ikke fremlagt dokumentasjon
på hvordan kriteriene er evaluert og hva som ligger til grunn for poenggivningen,
herunder er det ikke vist hvordan de ulike elementene under tildelingskriteriene
som var oppgitt i tilknytning til tildelingskriteriet, er vurdert. Det fremgår heller
ikke av Omsorgsbygg sitt tildelingsbrev av 21.09.2006, hvordan tilbudene er
evaluert i tilknytning til tildelingskriteriene. Vår vurdering er at dette er brudd på
kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i LOA § 5.
I invitasjonen (konkurransegrunnlaget) fremgår tildelingskriteriene i
konkurransen. De er oppgitt til å være:
Pris - 85 %
I prisvurderingen inngår:
• Tilbudssum
• Timesatser og påslagsprosenter
• Forbehold
Kompetanse 15 %
I denne vurderingen inngår:
• Fagkunnskaper, formell utdannelse, kurs
• Erfaring; relevante referanseprosjekter oppgis
• Samarbeidsegenskaper, personlig referanse fra minst to personer
04.06.2008 48
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
I evalueringsskjema fremgår det at på tildelingskriteriet kompetanse er det 2
forhold som er gitt score: fagkunnskap og relevante referanser. Dette kan
indikere at samarbeidsevner ikke er vurdert særskilt. Vi antar at dette kan være
brudd på plikten til å evaluere samtlige kriterier som er oppgitt, jfr. prinsippene
om forutberegnelighet og etterprøvbarhet i LOA § 5.
Anbefaling
Det bør vurderes om eksterne firma skal ha noen rolle i den del av
anskaffelsesprosessen som er regelstyrt. Dersom eksterne firma skal utføre
oppgaver knyttet til den regelstyrte anskaffelsesprosessen, anbefaler vi at det
sikres på en bedre måte at det eksterne firma har nødvendig kompetanse.
Det anbefales å styrke opplæringen på regelverket for offentlige anskaffelser
internt i Omsorgsbygg og spesielt på de prosjektansvarlige.
Det anbefales at løpende kvalitetssikring av anskaffelsesprosessene innføres.
Det anbefales å utvikle en del standard evalueringsmetoder for både
kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier.
04.06.2008 49
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Problemstilling 2: Er ansvars- og fullmaktsforhold, roller og rutiner i
prosjektet entydig definert og kommunisert?
Innledning
Problemstillingen belyser hvorvidt ansvars- og fullmaktsforholdene er tydelig
dokumentert og avklart i prosjektet.
Rammeverk
Rollen som prosjektansvarlig hos Omsorgsbygg er nedfelt i stillingsbeskrivelsen,
der vi siterer følgende fra pkt 3, nr 2.
o Ansvar for å ivareta byggherrerollen ved å lede definerte prosjekter og evt
annen aktivitet som organiseres som prosjekter
o Ansvar for å nå avtalte prosjektmål innen avtalt budsjett og fremdrift
o Kontraktsoppfølging av innleide konsulenter
o Foreta budsjettering med nødvendige marginer og følge opp økonomien i
prosjektet
o Gjennomføre kontroll med tids- og kostnadsutvikling
o Fortløpende å rapportere til overordnet alle større avvik fra planen, med
forslag til tiltak og rapportere til bestiller etter avtale
Videre fremgår det at pkt 5. ”Oppgaver” at prosjektansvarlig skal:
o Støtte og veilede ekstern prosjekt-/byggelederleder overfor resten av
prosjektorganisasjonen
o Kontrollere og godkjenne utbetalinger av bestilte leveranser
o Gjennomføre kontroll med tids- og kostnadsutvikling
o Sørge for nødvendige og rettidige beslutninger og vedtak i prosjektet
o Overvåke prosess for å kunne treffe tiltak for å avverge eller formiske
skadevirkninger av uheldige forhold i prosjektet
o Fortløpende rapportere til overordnet alle større avvik fra planen, med
forslag til tiltak ...
04.06.2008 50
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Omsorgsbygg har gjennomført konkurranse for prosjekt- og byggeledelse. Til
grunn for kjøpet ligger avtale mellom Omsorgsbygg og Firma 1, datert
01.10.2004. Denne bygger på og presiserer NS 8401 (1. utgave).
Som del av avtalen ligger Omsorgsbyggs ytelsesbeskrivelse for prosjekt og
byggeledelse. Prosjektleder (PL) sin rolle fremkommer av ytelsesbeskrivelsen som
var en del av konkurransegrunnlaget:
”Prosjektleder plikter og har rett til etter nærmere avtale å representere
byggherren og hans interesser, samt å opptre på hans vegne overfor andre
parter som deltar eller berøres i prosjektet.
Prosjektleder har plikt til initiativ for gjennomføring av alle faser i prosjektet
overfor byggherrens, prosjekterende, entreprenører, brukere og
myndigheter.
Prosjektleder har plikt til å ta opp til avklaring med byggherren alle
uklarheter knyttet til hans ansvar etter hvert som slike uklarheter måtte
oppstå.”
Prosjektleders oppgaver omfatter:
- prosjektstyring, herunder kostnadsstyring og fremdriftsstyring med
budsjettering, planlegging, rapportering og oppfølging
- prosjekt- og byggeregnskap, fakturakontroll, herunder attestasjon for
utbetaling
- ivareta forhold til offentlige myndigheter
- system for kvalitetssikring
Disse generelle oppgaver skal ivaretas gjennom alle faser av byggeprosjektet og
inntil prosjektet er overlevert og godkjent av byggherren.
Av mer konkrete og spesielle oppgaver skal prosjektleder ivareta:
- anskaffelse av prosjekterende og prosjekteringsleder i samråd med
byggherren, inkludert ....
- utarbeide og distribuere kvalitetsplan og/eller PA-bok med prosedyrer ...
04.06.2008 51
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
- foreta kvalitetskontroll på prosjektdokumenter
- anskaffelse entrepriser i samråd med byggherren ....
- Prosjektleder skal ta initiativ til å løse konflikter som måtte oppstå i
prosjektet og bistå byggherren ved eventuelle tvister i prosjektet
- Prosjektleder skal delta i prosjekteringsmøter, brukermøter,
byggherremøter, møter med off. myndigheter, byggemøter, ferdigbefaring
og reklamasjonsbefaringer
- Prosjektleder skal påse at byggherren får nødvendig underlag for FDV, samt
påse at opplæring for brukerne skjer...
- Prosjektleder skal utarbeide sluttrapport fra prosjektene ...
- Prosjektleder skal sørge for å ha stedfortreder ved sykdom og
ferieavvikling...
I følge ytelsesbeskrivelsen er byggeleders oppgaver blant annet:
- Byggeleder skal representere byggherren og ivareta dennes interesser på
byggeplassen.
- Byggeleder skal organisere, planlegge, lede og koordinere den totale
byggeprosessen fra kontrahering av entreprenør til og med gjennomføring
av garantiperioden.
- Byggeleder skal ta initiativ til gjennomføring av alle faser av
byggearbeidene innenfor de avtalte økonomiske, fremdriftsmessige og
kvalitetsmessige rammer som er satt for prosjektet og komme med råd og
forslag til løsninger.
- Byggeleder skal opptre på byggherrens vegne overfor alle entreprenører,
leverandører, prosjekterende, brukergrupper, naboer, myndigheter og evt
andre som blir berørt av byggearbeidene og ivareta alle henvendelser i
forbindelse med utførelsen av byggearbeidene.
- Byggeleder skal vektlegge samarbeid og søke å forebygge konflikter.
- Rapportere skriftlig til oppdragsgiver en gang per måned. Rapportene skal
inneholde status, endringer og avvik vedrørende økonomi, fremdrift,
kvalitet, utførelse, bemanning og HMS
Komplett ytelsesbeskrivelse for prosjekt og byggeleder finnes i vedlegg 2.
04.06.2008 52
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Prosjektadministrasjons-bok (PA-bok).
o PA-boken oppdateres av prosjekt-/byggeleder, som sender korrigerte sider
til de som har mottatt boken tidligere.
o Det er ikke regulert hvordan fremdriftsplan skal utarbeides eller revideres i
PA-boken.
o PA-boken inneholder ingen spesifikke rutiner for rapportering, ut over det
som eventuelt rapporteres via møtereferater.
o Byggemøter, reguleres i PA-bok 22.02.1:
Byggemøter avholdes som hovedregel, regelmessig hver 14 dag.
Entreprenørene skal orientere om utførte og pågående byggearbeider
og om fremdrift for gjenstående arbeider
Entreprenørene skal bekrefte bemanning på byggeplassen frem til
neste byggemøte (antall personer)
Entreprenørene skal bekrefte kontraktsmessig ferdigstillelse,
eventuelt justert for fristforlengelser
Status endringer avvik
o Femdriftsmøter reguleres i 22.02.2:
Det skal avholdes fremdriftsmøter, som regel hver 14 dag (mellom
byggemøtene)
I møtet skal alle entreprenørenes arbeider detaljplanlegges dag for
dag. Detaljplanleggingen skal utføres for en periode frem i tid som er
minst en uke etter det avtalte neste møte.
Aktivitetene skal nedtegnes i en detaljert tre ukers plan som rulleres
ved hvert møte.
Fremdriftsmøter innkalles og ledes av hovedentreprenørs
representant
Referat fra fremdriftsmøter skrives av hovedentreprenørs
representant
Byggeleder deltar på fremdriftsmøtene ved behov.
04.06.2008 53
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
PA-boken pkt. 21.01 inneholder 2 skjema relatert til endringer
o 21.01.1 Endringsbehandling / skjema (med bruksanvisning og eksempel).
Fra bruksanvisningen siteres:
”Skjema brukes dersom:
Entreprenør mener seg berettiget til tillegg.
Byggherren eller hans rådgivere, når byggherren ønsker/krever en
endring gjennomført”
”Grunnlag for tilbud og pristilbud
Entreprenør fremmer krav om tilleggsbetaling for endringsskjema
utarbeidet av byggherre og/eller endringsskjema utarbeidet av
entreprenøren selv. Entreprenør skal angi om størrelsen på
tillegget/fradraget skal gjøres opp etter kontraktens enhetspriser, eller om
endringen gjøres opp som fast pris (enhetspriser er ikke avtalt eller
anvendelige).”
”Bestilling / godkjenning
Byggherren skal enten avvise eller innrømme et krav om
tillegget/fradraget. Begrunnelse skal oppgis. Dersom byggherren avviser
entreprenørens krav må entreprenøren kreve pålegg, dersom ikke retten til
tilleggsbetaling skal falle bort.”
o PA-bok pkt. 21.02.1: Pristilbud / prisforespørsel (med bruksanvisning)
Fra bruksanvisningen siteres:
”Dette skjemaet skal brukes av alle aktører når hensikten er å avklare pris
og utførelse før arbeidet eventuelt bestilles.”
”Skjemaet skal IKKE benyttes når det er åpenbart at skjemaet for ”Pålegg
om endring skal benyttes”
”Arbeider og vederlag som er avtalt med dette skjemaet, og som ikke er
bestilt av byggherren, vil ikke bli honorert”
Skjemaene fra PA-boken med bruksanvisninger finnes som vedlegg 3 til rapporten
04.06.2008 54
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Fakta
I gjennomføringsfasen er prosjektet styrt av Omsorgsbyggs prosjektansvarlig som
rapporterer til prosjektdirektør. Det ble foretatt bytte av prosjektansvarlig, da
opprinnelig prosjektansvarlig høsten 2007 gikk av med pensjon. Vedkommende
ble erstattet med nytilsatt prosjektansvarlig. Det var ingen direkte overlapp
mellom de to prosjektansvarlige, men dette ble ivaretatt av Omsorgsbyggs
prosjektdirektør som siden har fulgt saken tett.
Det er kjøpt prosjektledelse og byggeledelse fra eksternt firma. Rollene som
prosjektleder og byggeleder er delt på 2 personer.
I opprinnelig tilbud fra prosjekt-/byggeleder var det foreslått personer som skulle
ivareta prosjektleder og byggelederrollen i prosjektet. Disse sluttet imidlertid i
selskapet før byggearbeidene startet. Nye personer ble godkjent av Omsorgsbygg
i møte 22.08.06.
I tillegg til ytelsesspesifikasjonen fremgår prosjekt- og byggeleder sine fullmakter
av NS 8401 pkt. 5.2 Fullmakter:
o Representantene har slik fullmakt til å opptre på vedkommende parts
vegne i alle spørsmål som angår kontrakten, som er nødvendig for å
gjennomføre oppdraget uten unødvendig opphold
o Den prosjekterende kan ikke forplikte oppdragsgiveren overfor en
tredjemann uten særskilt fullmakt.
Det er ikke lagt ut bestillingsfullmakt fra Omsorgsbygg til
prosjektleder/byggeleder. Bestillinger skal gjøres av Omsorgsbygg etter
anbefaling fra prosjektleder.
Økonomiske fullmakter, herunder bestillingsfullmakter, for de enkelte rollene i
prosjektet er ikke beskrevet i PA-boken.
Av referat fra særmøte nr. 07 av 07.05.07 vedr ”Endringsmelding”:
”Langemyhr opplever at tilbakemelding for prosjektmelding ikke alltid har
vært definert på en klar måte og i tillegg er det ikke utarbeidet
04.06.2008 55
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
endringsmelding for det som er tilleggsarbeider. Entreprenøren blir dermed
usikker om de får utbetalt for de endringsarbeidene de har utført...
Prosjektleder redegjorde i møtet at avklaring av prosjektmelding foregår i
to faser. Den første fase (fase 1) når byggherren mottar en prosjektmelding
er å avklare om arbeidet er tilleggsarbeid eller kontraktsarbeid. For at det
ikke skal skape noen tvil foreslo prosjektleder at prosjekt-/byggeleder
signerer/bekrefter direkte på prosjektmeldingen om arbeidet er endring
eller kontrakt og om det bestilles eller ikke.
Ved hastesak kan arbeidet bestilles før det utarbeides endringsmelding og
pristilbud. Selv om tilleggsarbeid er godkjent av prosjekt-/byggeleder må
utførelse godkjennes av rådgiver før arbeider kan settes i gang.
Dersom det er et endringsarbeid (fase 2) utarbeider rådgiver en
endringsmelding hvor entreprenør fyller ut tilbud. Det gis vanligvis tilbud
med fast pris og ved regningsarbeid er det nødvendig at entreprenøren
oppgir en ramme.
Det er enighet om at endringsarbeider kan utføres når det foreligger signert
prosjektmelding fra prosjekt-/byggeleder. Endringsmeldinger utarbeides
deretter fortløpende.
Hvis endringsmelding ikke foreligger når fakturering skal skje, bør
Langemyhr purre direkte på BL”.
Tilstede på dette møtet var prosjektleder, byggeleder, anleggsleder og formann.
Av referat fra byggemøte nr 11 av 24.05.2007 fremgår:
”Det er pr i dag ikke full byggeaktivitet på byggeplassen. Langemyhr
redegjorde at dette skyldes mye endringsarbeider som skulle vært utført
ikke kom til utførelse på grunn av manglende signert endringsmeldinger fra
Omsorgsbygg. Langemyhr presiserte at de har opptrådt iht NS 3430.
Prosjektleder er ikke enig i dette og viser til særmøte avholdt 07.05.2007,
04.06.2008 56
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
samt referatet fra møtet hvor det er blitt enig i om endringsarbeider kan
gjennomføres så lenge det foreligger en form for skriftlig bestilling.
Prosjektleder presiseres at det på dette grunnlag ikke vil bli innrømmet
fristforlengelse og dekning av merkostnader for arbeider det er bekreftet
bestilling på.”
Av referat fra særmøte nr 8 av 06.06.2007 vedr ”Fremdrift og endringsmelding”:
”Langemyhr ønsker å få en avklaring på fullmakter for bestilling av
arbeider. Omsorgsbygg presiserte i møtet om at pålegging av endring kan
bestilles av prosjekt-/byggeleder mens Omsorgsbygg er den eneste som
har fullmakt til å foreta tilleggsbestillinger.”
Tilstede på dette møtet var prosjektansvarlig, prosjektleder, byggeleder,
anleggsleder, formann, byggmester, advokat for byggmester.
Prosjektleder har i intervju gitt uttrykk for at det har vært manglende klarhet i
fullmaktene i prosjektet.
Vurdering: Prosjekt- og byggeleder
Prosjekt- og byggeleder sine roller er definert i kontraktsforholdet med
Omsorgsbygg, der ytelsesbeskrivelsen fremstår som det sentrale dokumentet,
sammen med tilbudet fra prosjekt-/byggeleder. Oppgaven må også sees i lys av
kontraktene mellom Omsorgsbygg og de øvrige leverandørene, som prosjekt- og
byggeleder er satt til å styre etter. Som et hjelpemiddel i gjennomføringen, har
prosjektleder utarbeidet en PA-bok som skal inneholde vesentlige rutiner som skal
følges i prosjektet. Det er prosjektleders ansvar å vedlikeholde denne.
Utgangspunktet når det gjelder prosjektleders ansvar og fullmakter følger av NS
8401 4.2 og ytelsesbeskrivelsen. Ytelsesbeskrivelsen definerer i detalj hvilke
ansvar og plikter prosjektleder har.
Det fremkommer ikke av de fremlagte saksdokumentene at prosjektleder har
vært i tvil om eller etterspurt hvilket ansvar og fullmakter han faktisk hadde på
tross av at plikten til dette går klart frem av ytelsesbeskrivelsen.
04.06.2008 57
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Vår vurdering er at ansvars og fullmaktsforholdene har vært klare fra start av
prosjektet, både i forhold til ytelesesspesifikasjonen og NS 8401. Dersom
prosjektleder mente at dette ikke var klart, burde han ha fått avklart dette tidlig i
prosjektet.
Ansvars- og fullmaktsforholdene i tilknytning til bestilling og oppfølging av
endringer står sentralt i den videre gjennomgangen av saken, fordi Langemyhr
har anført at uklarheter rundt bestilling av endringer har ført til forsinkelser i
prosjektet.
PA-boken inneholder 2 skjema for endringshåndtering; et for endringsmelding og
ett for prisinnhenting.
Fra byggeleder har vi i mail av 30.04.08 fått opplyst at:
”Tanken var å bruke ØS-21-02 for å innhente tilbud/ prisforespørsel når en
endring/arbeid ønskes utført. Men pga tidsbesparelse og enkelhet samt
entreprenøren og rådgiver ikke er vant til et slik skjema, bli tilbudet
innhentet pr. mail forespørsel. Skjemaet har aldri vært tatt i brukt i dette
prosjektet”.
Skjema for endringsmelding ØS-21-01 er benyttet på noen endringer.
Vår vurdering er at disse skjemaene ikke er implementert av prosjektleder.
Endringsordre i tilknytning til takarbeidene blir forsøkt bestilt på e-post fra
prosjektansvarlig 24.04.2007, via prosjektleder til Langemyhr. Tilsvarende gjelder
for vinduer og dører som blir bestilt på arkitektens endringsordreskjema.
Skjemaet er kun signert av arkitekt. Langemyhr aksepterer ingen av disse
”bestillingene” som gyldige og etterlyser signerte skjema. Dette resulterer i at
prosjektleder innkaller til særmøte nr 7, 07.05.2007, for å enes om rutinene.
04.06.2008 58
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Særmøte nr 7 legger opp til en rutine der prosjekt-/byggeleder kan avvike fra
skjemaene i PA-boken. På dette møtet ble rutinen for endringshåndtering endret,
uten at representanter fra Omsorgsbygg var tilstede på møtet. Omsorgsbygg
mottok kopi av referat etter møtet.
Vi tolker referatet fra særmøte nr 7 slik at prosjekt-/byggeleder kan signere
direkte på prosjektmelding (dvs. endringsforslag fra Langemyhr) og at dette er å
anse som bestilling.
Vår vurdering er at prosjektleder har gått ut over sine fullmakter da han i
særmøte nr. 07 endret rutinen for signering av endringsmelding uten at
Omsorgsbygg var tilstede.
Omsorgsbygg reagerer på at prosjektleder skal kunne forplikte Omsorgsbygg på
endringsordrer og innkaller til særmøte nr 8, 06.06.2007, for å oppklare de
økonomiske fullmaktsforholdene.
I særmøte nr 8 fremkommer at prosjekt-/byggeleder kun kan bestille pålegg av
endring (dvs. endringer som initieres av byggherre og anses å ligge innenfor
fastprisen).
Etter særmøte nr 8, er det etter vår vurdering klart at det kun er Omsorgsbygg
som har økonomiske fullmakter i forhold til å bestille endringer med økonomisk
konsekvens.
Vår vurdering er at den nye rutinen som fremkommer i møtereferatet fra særmøte
nr 7 ikke er entydig rundt når en endring faktisk er satt i bestilling. Siste setning i
møtereferatet er i særdeleshet egnet til å skape usikkerhet rundt kravet til
skriftlighet i bestillinger: ”Hvis endringsmelding ikke foreligger når fakturering skal
skje, bør Langemyhr purre direkte på byggeleder”. Denne rutinen er ikke endret i
særmøte nr 8.
Rutinene knyttet til endringshåndtering er endret i særmøte nr 7 og 8, på en slik
måte at det er lagt opp til reduserte krav til ensartet dokumentasjon og autorisert
signatur i forkant av bestilling. Vår vurdering er at dette svekker muligheten for
dokumentasjon av hendelsesforløpet knyttet til endringer og øker potensialet for
konflikter.
04.06.2008 59
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Ny rutine for endringer er protokollført i møtereferat, men ikke innarbeidet i PA-
boken til tross for at endringer til PA-boken skulle vært oppdatert og distribuert til
samtlige i samsvar med bokens bestemmelser om revisjoner (pkt. 00.02).
Vår vurdering er at prosjektleder ikke har ivaretatt sitt ansvar i forhold til å holde
prosjektets rutiner oppdatert og kommunisert til deltakerne i prosjektet.
Vurdering: Omsorgsbygg
Omsorgsbyggs prosjektansvarlig har et overordnet styringsansvar i prosjektet.
Oppgaven er primært regulert i stillingsbeskrivelsen, men utførelsen må også sees
i lys av de oppgaver som iht kontrakter er delegert til prosjekt-/byggeleder og
kontrakter med de øvrige aktørene i prosjektet.
Omsorgsbygg sitter på alle fullmakter som ikke er delegert til prosjekt- og
byggeleder. I denne saken vil det primært gjelde økonomiske fullmakter ifm
bestilling av endringsordre, samt å godkjenne utbetalinger.
Det er opplyst at Omsorgsbygg sine ordinære økonomiske stillingsfullmakter har
vært anvendt i prosjektet. Vi har ikke fått fremlagt dokumentasjon på at dette
ligger i prosjektets fellesdokumentasjon.
Etter vår vurdering er de økonomiske fullmaktene ikke tydelig kommunisert til
resten av prosjektorganisasjonen. Det er grunnleggende at prosjektansvarlig,
prosjektleder og byggeleder sine økonomiske fullmakter i forhold til bestillinger,
endringer og beslutninger med virkning for byggherren er kjent for de ulike
aktørene i prosjektet. Dette kunne enkelt vært gjort gjennom prosjekthåndboken,
og vi anser dette som en svakhet i forhold til klargjøringen av roller og ansvar i
prosjektet.
Ekstern prosjektleder gir uttrykk for at det har vært uklarheter knyttet til
fullmaktene, fordi Omsorgsbygg ved prosjektansvarlig engasjerte seg mer og mer
i prosjektet og sånn sett overlappet i forhold til arbeidsoppgavene til prosjekt-
/byggeleder, jfr. deltakelse på byggemøter/særmøter. Så langt vi har brakt på det
rene er det prosjektleder som er møteleder og byggeleder som tar referat fra
disse møtene. Vi vurderer det som naturlig at Omsorgsbygg ønsker å være
04.06.2008 60
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
informert i forhold til dette prosjektet som tidlig viste tendenser til overskridelser,
samtidig som det er et tydelig signal til entreprenør at prosjektet har fokus.
Vår vurdering er at det ikke kan utelukkes at deltakelse fra prosjektansvarlig kan
medføre uklarheter knyttet til ansvar, roller og fullmakter mellom
prosjektansvarlig og prosjekt-/byggeleder.
Anbefaling
Omsorgsbygg bør sikre at rutiner knyttet til endringer er entydige og krever
autorisert signatur i forkant av bestilling.
Omsorgsbygg bør i fremtidige prosjekt tydeliggjøre økonomiske fullmakter overfor
de ulike aktørene i prosjektene. Vi anbefales at dette omtales i PA-boken og
direkte i kontrakten med prosjekt-/byggeleder.
04.06.2008 61
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Problemstilling 3: Hvordan er styring, oppfølging og rapportering av
fremdrift ivaretatt?
Innledning
Problemstillingen belyser prosjektgjennomføring i forhold til fremdrift i
hovedprosjektet og endringsordre.
Rammeverk
Rammeverket i form av kontrakter og stillingsbeskrivelser er nærmere beskrevet
under problemstilling 2.
Fakta
Av kontrakten med Langemyhr fremgår tidsfrister for entreprenøren. Følgende to
frister er angitt:
o Igangsettelse på byggeplass innen 15.11.2006
o Kontraktsarbeidet ferdigstilt 22.08.2007
Opprinnelig ferdigstillelsesdato for prosjektet var 22.08.07
Ettersom igangsettelsestillatelse ikke forelå før 20.11.06 ble det akseptert en
korrigert kontraktsmessig ferdigstillelse 29.08.07 for bygningsmessige arbeider og
15.08.07 for øvrige tekniske arbeider.
Endringsordre ARK-13 vedrørende takarbeider er sentral i forhold til prosjektets
manglende fremdrift. Oversikt over sentrale hendelser og dokumentasjon i
tilknytning til denne saken er:
- Fra BM nr. 06 - 22.02.07: Registrert vannlekkasje i tak
- Fra BM nr. 08 – 22.03.07: Etterskrift: OBY ønsker at tak utbedres, og ber
PG sette i gang med prosjektering av nytt tak.
- Mail fra prosjektansvarlig til prosjektleder – 23.03.07: Skriver at
Langemyhr kan gå i gang med strakstiltak.
04.06.2008 62
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
- Mail fra prosjektansvarlig til prosjektleder – 19.04.07: Skriver at de vil
bestille utbedring bit for bit, da prosjektdirektør ikke ønsker å binde seg til
å utbedre hele taket på en gang. Dersom de kan begynne i ene enden eller
der vi tror det er verst kan man unngå å sende dette ut på anbud. Kan da
også se hvor mye som må gjøres. Skriver videre ”uansett kan vi starte,
men ikke ta av hele taket...”
- Mail fra prosjektleder til Langemyhr 24.04.07: Videresending av mail fra
prosjektansvarlig datert 19.04.07 med tillegg av ” På vegne av OBY ønskes
bestilt utbedring av eksisterende tak med tilhørende takkonstruksjoner /
vinduer osv. Arbeidet kan utføres på regning. Arbeidet skal i første omgang
begrenses til de områder som er nødvendig å utbedre straks i forhold til
pågående byggearbeider i Økern sykehjem del vest. Dette innbærer å
rehabilitere taket i de områder som forårsaker vannlekkasjer ned i
underliggende konstruksjoner. Beskrivelse og tegninger for gjennomføring
og oppbygging av ny takkonstruksjon utarbeides av arkitekt. Harald
Langemyhr AS må sammen med arkitekt vurdere i hvilke områder og i
hvilken rekkefølge arbeidene skal gjennomføres. Framdriftsplan for
gjennomføring av arbeidene og forslag til etappevis utbedring med
tilhørende prioriteringsrekkefølge ønskes utarbeidet snarest av Harald
Langemyhr AS”.
- For endringsskjemaet E-ARK-13: ”Reparasjon av tak / utskifting av felter
takoppbygg” forekommer følgende historikk:
- 07.05.2007: Endringen er datert fra arkitekt
- 29.05.2007: Innstilling signert av byggeleder
- 05.06.2007: Godkjent av prosjektansvarlig
Under endringens konsekvens er det merket av:
o Foreslås utført etter utførelsesdagens pris (nye priser) ihht
tilbud + timelister
o Foreslås utført i regning (anslått tak)
- Mail fra prosjektleder til Langemyhr 29.02.08: Umiddelbar stans av
arbeidet.
04.06.2008 63
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Andre sentrale hendelser i forhold til prosjektets fremdrift:
- 21.06.07 forligger det en oppdatert fremdriftsplan fra Langemyhr som viser
at komplett ferdigstillelse av bygget er satt til 30.11.07. Det er enighet om
at etter denne dato vil det bli ilagt dagmulkt.
- 16.08.07 blir det igjen varslet 2 uker forsinkelse utover avtalt ferdigstillelse
30.11.07. Langemyhr hevder dette skyldes manglende underlag for
takgjennomføringer og utsparringer for overlysdelen. Forsinkelse
aksepteres ikke av byggherren.
- Fra BM 30.08.07 blir det varslet ytterligere forsinkelse og ferdigstillelse av
prosjektet til 15.01.08. Dette skyldes for sent bestilte vinduer og
vindusdører. Det er i mail av 12.09.07 redegjort fra Langemyhr årsak til at
vinduer og vindusdører ikke ble satt i produksjon tidligere. Kort
oppsummert hevder Langemyhr at det var uklart for dem om Omsorgsbygg
skulle ha nye vinduer og dører. ARK hadde påpekt allerede 22.03.07 at han
anbefalte å skifte, men at han ikke har fullmakt til å bestille. Formell
bestilling fra Omsorgsbygg kom først 28.08.07. Prosjektleder har i denne
perioden ved flere anledninger bekreftet at det har vært usikkert om
Omsorgsbygg skulle ha nye vinduer og dører. Det er oppgitt at det har vært
flere møter med arkitekt og byggeleder i denne saken.
Prosjekt-/byggeleder har gjennomført 29 byggemøter og prosjektansvarlig har
deltatt på 22 av disse herav samtlige fra og med 21.06.2007. Det er gjennomført
18 særmøter og prosjektansvarlig har deltatt på 17 av disse. Fremdrift har vært
tema / vært rapportert på alle byggemøter.
Fra byggemøte 08 av 22.03.2007:
”Langemyhr bekrefter ferdigstillelse av bygningsmessige arbeider til
29.08.2007 og øvrige tekniske arbeider til 15.08.2007, med forbehold, da
omfanget av vannlekkasje i taket er ukjent.”
04.06.2008 64
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Fra byggemøte 10 av 03.05.2007:
”Langemyhr informerte i møtet ytterligere 14 dager forsinkelse av
bygningsmessige arbeider i forhold til hovedfremdriftsplan. Det varsles nå 6
uker etter konktraktsmessig ferdigstillelsesdato 29.08.2007 og øvrige
tekniske arbeider 6 uker etter konktraktsmessig ferdigstillelsesdato
29.08.2007.”
”Langemyhr redegjorde at det ikke vil bli laget en detaljert
hovedfremdriftsplan. Dette skyldes at mye av endringer som har dukket
opp i det siste ikke er avklart om det skal utføres på grunn av manglende
bestilling / endringsmelding. Endringsarbeidet er dermed stoppet opp og
kontraktsarbeid tas der det er tilkomst.”
Fra byggemøte 12 av 07.06.2007:
”Langemyhr informerte i møtet at alle sideentreprenører må forberede seg
til fremdriftsmøte 14.06.2207. fremdriften fra hver enkelt sideentreprenør
må utarbeides og tas med på fremdriftsmøtet. Oppdatering vil skje ajour i
fellesskap og det lages en revidert og komplett fremdriftsplan.”
”Ny ferdigstillelsesdato blir avklart etter fremdriftsmøtet i uke 24 er
avholdt”
Fra byggemøte 13 av 21.06.2007:
”Langemyhr har utsendt en oppdatert fremdriftsplan på mail 19.06.2007.
på fremdriftsplanen fremkommer det ikke aktiviteter for takarbeider,
grunnen er at Langemyhr holder med å vurdere om det skal sette av flere
menn til takarbeider. Når dette er vurdert kan planen bli utarbeidet.”
Fra byggemøte 14 av 05.07.2007:
”Takarbeider har nå foregått i flere uker. Langemyhr bør nå ha en oversikt
over tidsforbruket for diverse aktiviteter for å kunne utarbeide en
fremdriftsplan med aktiviteter for takarbeider.”
”Langemyhr bekrefter komplett ferdigstillelse av bygget til 30.11.2007...
Det vil bli ilagt dagmulkt etter 30.11.2007”
04.06.2008 65
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Fra byggemøte 15 av 16.08.2007
”Langemyhr varslet i møtet ferdigstillelse av bygningsmessige arbeider 2
uker etter revidert hovedfremdriftsplan ferdigstillelse 30.11.2007. Grunnen
til forsinkelse er manglende underlag for takgjennomføringer og
utsparringer for overlysdelen.”
Fra byggemøte 16 av 30.08.2007:
”Langemyhr har sendt ut en revidert fremdriftsplan datert 20.08.2007....
Den fremlagte planen viser ferdigstillelse 14.12.2007. Langemyhr opplyste i
møtet at prosjektet nå neppe vil kunne ferdigstilles før 15.01.2008 med
bakgrunn i levering av vinduer og dører. Langemyhr hevder at de fikk
bestilling av vinduer og dører for sent, samt at byggherre ikke har betalt
sine faktura.”
Fra byggemøte 18 av 27.09.2007:
”Langemyhr har pr mail 26.09.2007 sendt revidert hovedfremdriftsplan
hvor ferdigstillelsesdato er satt til 15.02.2008 med bakgrunn av at vinduer
og dører er ikke satt i produksjon.”
Fra byggemøte 20 av 25.10.2007:
”langemyhr har pr mail 22.10.2007 varslet om ferdigstillelse til 01.05.2008
med bakgrunn av økt arbeidsmengde, mangel på bestillinger, prosjektering,
tegninger og beskrivelser fra byggherren. Dette gjelder bl.a. utvendig
betongrehabilitering, innvendige vegger, dører og vinduer, mm.
Omsorgsbygg har avvist dette da kravet er ikke godt nok dokumentert og
spesifisert.”
Fra byggemøte 29 av 06.03.2008:
”Langemyhr har i framdriftsmøte 28.02.2008 fremlagt forslag til
fremdriftsplan med ferdigstillelse til 24.04.2008. Langemyhr har i ettertid
meldt ferdigstillelse av arbeidene til 24.03.2008.”
04.06.2008 66
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Fra særmøte 13 av 29.10.2007:
”Det var i en periode utarbeidet 1-ukesplan, men siden slutten av juni har
entreprenøren ikke framlagt en slik plan.... Langemyhr påstod at 1 og 2-
ukesplan hele tiden har vært utarbeidet. Det er i etterkant bekreftet at slike
planer har vært helt ukjente for de øvrige sideentreprenørene”.
Prosjekteringsmøter ble holdt 23 ganger. Alle møter var avholdt i forprosjekt, dvs
før entreprenøren var engasjert.
Vurdering: Prosjekt- og byggeleder
Oppstart i prosjektet var avtalt til 15.11.2006 med ferdigstillelse 22.08.2007.
Prosjektet har gjennomgående hatt store problemer knyttet til fremdrift.
Dette startet allerede da Langemyhr varslet om taklekkasjene 21.02.2007. I
slutten av oktober 2007 varslet Langemyhr om ferdigstillelse til 01.05.2008. Det
ville betydd en forsinkelse på over 8 mnd. fra opprinnelig ferdigstillelse. I mars
2008 varslet Langemyhr ferdigstillelse 24.03.2007, noe som ville betydd en
forsinkelse på ca 7 mnd fra opprinnelig ferdigstillelse.
Den første store forsinkelse er knyttet til taklekkasjene som ble oppdaget.
Fra varselet 21.02.2007, til utbedringsarbeidene ble formelt bestilt på
endringsordre nr 13, 05.06.2007 var det allerede gått litt over 3 måneder av
prosjektperioden. Aktiviteten i prosjektet i denne perioden var begrenset. I juli
2007 ble det varslet ferdigstillelse 30.11.2007, dvs. litt over 3 måneder etter
opprinnelig ferdigstillelse.
Om taklekkasjene burde vært oppdaget allerede i planleggingen av prosjektet
ligger utenfor vårt oppdrag og er derfor ikke tatt stilling til.
04.06.2008 67
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Vår vurdering er at det i hovedsak er tiden det tok å få bestilt takarbeidene som
er årsaken til denne forsinkelsen. I og med at arbeidet på byggeplassen tilnærmet
stoppet opp i denne perioden, er det forståelig at ferdigstillelse måtte forskyves
tilsvarende. Vi har tidligere påpekt svakheter knyttet til rutinene for
endringsbestilling, og at prosjektleder har et ansvar i den forbindelse. Når en
uforutsett hendelse som dette oppstår i et prosjekt er det normalt at byggherre
trenger noe tid å områ seg på.
Neste store forsinkelse er knyttet til bestilling av dører og vinduer. Langemyhr
varslet i byggemøte 30.08.2007 ny ferdigstillelse den 15.01.2008, og senere i
byggemøte 27.09.2008 at ny ferdigstillelse ville være 15.02.2008. Begge disse
forhold er begrunnet i bestillingen/produksjonen av dører og vinduer. Antatt
forsinkelse øker derfor med nye ca. 2,5 måneder. Diskusjon om skifte av dører og
vinduer startet allerede i mars 2007, men ble ikke formelt bestilt før 28.08.2007.
Først etter denne dato kunne Langemyhr sette dette i bestilling hos sin
underleverandør. På grunn av uenighet mellom byggherre og Langemyhr om
grunnlaget ble ikke dette satt i produksjon før 03.10.2007. Vi har ikke tilstrekkelig
grunnlag for å vurdere denne faglige uenigheten.
Byggeleder har deltatt i de fleste møter, og burde fanget opp signaler om at
prosjektet kunne bli forsinket. Etter vår vurdering burde byggeleder vært mer på
banen i forhold til å få frem en endringsordre på vinduer og dører for å hindre at
prosjektet ble ytterligere forsinket.
Neste forsinkelse er knyttet til en rekke forskjellige forhold. Langemyhr varslet i
e-post 22.10.2007 at ny ferdigstillelse ville være 01.05.2008. Antatt forsinkelse
øker dermed med nye ca. 2,5 måneder. Dette var begrunnet i en rekke
forskjellige forhold på byggherresiden (økt arbeidsmengde, mangel på bestillinger,
prosjektering, tegninger og beskrivelser fra byggherren. Dette gjelder bl.annet
betongrehabilitering, innvendige vegger, dører og vinduer, mm.) Dette kravet er
avvist fra byggherren som ikke godt nok spesifisert og dokumentert.
Begrunnelsen for utsettelsene er komplekse og partene er uenige. Vår vurdering
er at det ikke kan utelukkes at dette er et taktisk utspill fra Langemyhr i et forsøk
på å unngå dagmulkt. Vurderingen bygger blant annet på at partene i ettertid har
blitt enige om ny ferdigstillelsesdato: 24.03.2008.
04.06.2008 68
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Oppfølging av status for framdrift og framdriftsplaner ble regelmessig tatt opp på
hvert byggemøte med representasjon fra alle entreprenører, rådgivere og
byggherrerepresentanter. Det fremgår av referatene at manglende
fremdriftsplaner har vært et gjennomgående tema på møtene.
Prosjektleder har foreslått at Langemyhr skulle lage korte 2-4 ukers planer i
tillegg til hovedframdriftsplaner for hele arbeidet.
Det har i referater vært gjennomgående kommentert at Langemyhr kun har laget
planer for sine egne bygningsmessige arbeider uten å koordinere eller legge inn
konkrete aktiviteter for de tekniske sideentreprenører, som han i henhold til
kontrakten var pålagt.
I tillegg hadde Langemyhr ansvaret for å avholde regelmessige egne
framdriftsmøter med entreprenørene på byggeplassen vedr. koordinering av alle
entreprenørene på byggeplassen. Langemyhr hadde det kontraktsmessige ansvar
for koordinering og framdrift for alle entreprenørene på byggeplassen med
dagmulktansvar for den totale ferdigstillelse. Byggeleder deltok i de fleste av disse
møte som byggherrens observatør. Langemyhr skrev referat fra disse møtene.
Referater fra fremdriftsmøter er ikke fremlagt.
NS 3430 (kap. 19) omhandler byggherrens krav på fremdriftsplan. Det er
protokollført i byggemøter og særmøter gjennom hele prosjektet at prosjektleder
har etterspurt fremdriftsplan. I tillegg er det i flere særskilte mail gjennom hele
byggeperioden kommentert og etterlyst mangel på fremdriftsutarbeidelse.
Byggeledelsen har etter vår vurdering søkt å få en detaljert fremdriftsplan på
plass, de har foreslått både 2 og 4 ukers planer. Når dette ikke blir imøtekommet
av Langemyhr har ikke prosjekt-/byggeleder gjort annet enn å spørre på nytt
etter fremdriftsplaner.
Vår vurdering er at denne mangelen på respons i forhold til å få utarbeidet gode
nok fremdriftsplaner burde på et tidligere tidspunkt foranlediget større aktivitet
fra prosjekt-/byggeleder. Fremdriftsplan vil være et viktig styrings- og
04.06.2008 69
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
oppfølgingsredskap for prosjekt-/byggeleder når prosjektet utviklet seg fra
fastpris til mange og store endringsarbeider som ble betalt pr. time. Det er
vanskelig å vurdere hvilke virkemidler som kunne fremtvunget en respons fra
Langemyhr, men som minimum burde prosjekt/byggeleder fått opp en liste med
mulige tiltak og vurderinger av disse (for eksempel kontraktsmessige
konsekvenser).
Langemyhr trekker frem manglende underlag fra prosjekteringsgruppen som
årsak til forsinkelse. Dette brukes til å argumentere for hvorfor detaljert
fremdriftsplan ikke legges frem, med påfølgende krav om utsatt
ferdigstillelsesdato. Det foreligger også e-post der Langemyhr ber om møte med
byggeleder 25.07.2007 for å få avklare vinduene. Langemyhrs påstander om
årsaker til forsinkelse er omstridt og tilbakevist fra byggherren. Prosjektleder har
uttalt at han ikke kan se at det har vært arkitektens mangelfulle leveranser som
har noen årsak til forsinkelsen.
Vårt inntrykk fra møtereferatene er at prosjektleder imøtekommer Langemyhrs
påstander ved å kun peke på at Langemyhr burde ha etterspurt underlaget på et
tidligere tidspunkt. Vår vurdering er at dette er for passivt av prosjektleder som i
denne saken også innehar rollen som prosjekteringsleder. Vi er overrasket over at
prosjekteringsgruppen ikke i større grad blir stilt til ansvar for egen fremdrift og
leveranse av nødvendig underlag til entreprenøren og stiller spørsmål til om det
ikke burde vært holdt noen prosjekteringsmøter ifm takutbedring og
betongrehabilitering.
Prosjekt/byggeleder har hatt ansvar for å godkjenne timelister og byggeleder har
jevnlig utført kontroller på byggeplassen. Spesielt på taket (også noen andre
endringsordrer) har det vært forbrukt svært mange timer og produksjonen på
byggeplassen har ikke vært tilfredsstillende. Vår vurdering er at
prosjekt/byggeleder på et tidligere tidspunkt burde reagert på dette ut i fra en
vurdering av hva en kunne forvente på grunnlag av en faglig forsvarlig norm.
04.06.2008 70
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Prosjekt/byggeleder har en rapporteringsplikt på fremdrift i henhold til kontrakten
med OBY. De har gjennom prosjektperioden levert regelmessige rapporter, hvor
fremdrift har vært tema. Vi vurderer rapporteringshyppigheten som
tilfredsstillende, men innholdet i rapportene som mangelfulle med tanke på
forslag til tiltak og vurderinger av disse.
Vurdering: Omsorgsbygg
Prosjektansvarlig har hatt en aktiv rolle i prosjektet etter at problemene i forhold
til fremdrift oppsto. Prosjektansvarlig har fått rapporter fra prosjekt/byggeleder
og i tillegg deltatt på de fleste byggemøter/særmøter, og har derfor hatt
kunnskap om fremdriftsproblemene.
Prosjektansvarlig har gitt beskjed til prosjekt/byggeleder om å sette i verk flere
tiltak for å bedre situasjonen, for eksempel økte kontroller på byggeplassen,
måling av produksjonen og økt bemanning, uten at dette har gitt nevneverdige
resultater i forhold til fremdrift.
Etter vår vurdering burde manglende resultater medført at sterkere tiltak på et
tidligere stadium burde blitt iverksatt.
Prosjektansvarlig har indikert at prosjekt/byggeleder ikke har foretatt seg nok i
forhold til problemene. Det er samtidig opplyst at kontraktsoppfølgingen av
prosjekt/byggeleder ikke har vært i fokus. Vår vurdering er at prosjektansvarlig
sin kontraktsoppfølging av prosjekt/byggeleder ikke har vært tilfredsstillende.
04.06.2008 71
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Problemstilling 4: ·Hvordan er styring, oppfølging og rapportering av
økonomi ivaretatt?
Innledning
Problemstillingen belyser prosjektgjennomføring i forhold til økonomi i
hovedprosjektet og endringsordre.
Rammeverk
Rammeverket i form av kontrakter og stillingsbeskrivelser er nærmere beskrevet
under problemstilling 2.
Kontraktsforholdet med Langemyhr er en generalentreprise basert på NS 3430,
der 26.1 lyder:
”Er ikke annet avtalt, kan entreprenøren etter hvert som utførelsen skjer
kreve avdrag av kontraktssummen og annet vederlag som han har krav på
etter kontrakten. Avdrag kan kreves på grunnlag av det som er utført og
det som er tilført byggeplassen av materialer og varer for å innbygges.
Verdien beregnes etter de priser som følger av kontraktsdokumentene.
Faktura for avdrag skal ikke sendes oftere enn hver 4 uke. Betaling av
avdrag innebærer ingen godkjennelse av grunnlaget for vedkommende
faktura.”
NS 3430, 27.4 regulerer innsigelser mot faktura:
”Oppgavene over arbeidstid og materialforbruk anses som godkjente med
mindre byggherren skriftlig har fremsatt innsigelser innen 14 dager etter at
han mottok dem. Byggherren er likevel ikke senere avskåret fra å påberope
seg at de totale kostnader ved regningsarbeidet, herunder
materialforbruket, er blitt unødvendig høye på grunn av urasjonell drift eller
annet uforsvarlig forhold.”
04.06.2008 72
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Kontrakten med Langemyhr datert 11.01.2007 inneholder ingen spesifikke
bestemmelser rundt endringshåndtering ut over NS 3430, der kap. 28 regulerer
endringer:
o 28.1: Byggherren har rett til i overensstemmelse med 28.2 å pålegge
entreprenøren endringer i utførelsen. Endringen må stå i sammenheng med
det kontrakten omfatter og ikke være av en vesentlig annen art.
o 28.4.1: Medfører endringen økning eller reduksjon av mengder det er
fastsatt enhetspriser for, legges disse prisene til grunn for oppgjøret.
Enhetsprisene legges også til grunn for oppgjøret dersom endringen gjelder
arbeid som i det alt vesentlige er likeartet med arbeider det er fastsatt
enhetspris for
o 28.5: Kan ikke oppgjørsreglene i 28.4 anvendes skal entreprenøren gi
byggherren et tilbud på tillegg eller fradrag..... Blir ikke partene enige om
prisen på et slikt tilleggsarbeid, skal arbeidet utføres etter regning.
Fakta
Fastprisoppdraget som ligger i Langemyhr sin opprinnelige avtale var på kr
23 554 523, - inkl. mva
Dette er fakturert akonto med følgende beløp:
Fakturanr. Fakt.dato Tekst Beløp inkl. mva Status
25425 22.12.06 a konto nr. 1 1 968 750,00 Betalt25466 07.02.07 a konto nr. 2 4 965 750,00 Betalt25512 20.03.07 a konto nr. 3 811 750,00 Betalt25553 11.05.07 a konto nr. 4 1 732 500,00 Betalt25643 03.08.07 a konto nr. 5 1 175 000,00 Betalt25779 19.10.07 a konto nr. 6 2 247 500,00 Betalt25932 18.12.07 a konto nr. 7 2 398 750,00 Betalt26036 08.02.08 a-konto nr. 8 2 846 268,75 Ubetalt
18 146 268,75Sum fakturert a-konto iht. fastpris:
04.06.2008 73
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Endringslogg utskrevet 04.03.08 viser at det er registrert 132 endringsmeldinger
på prosjektet. Av disse er 53 godkjente. For de endringsordrer som har hatt
økonomisk konsekvens er status følgende:
Endringsnr. Fakturert beløp Utbetalt Rest
diverse 1 262 409,21 125 000,00 1 137 409,21E-ARK 11 474 575,00 474 575,00 0,00E-ARK 12 70 775,00 70 775,00 0,00E-ARK 13 24 969 360,75 21 063 503,25 3 905 857,50E-ARK 25 2 819 277,50 2 819 277,50 0,00E-ARK 38 1 001 025,00 684 575,00 316 450,00E-IL 05 239 062,50 239 062,50 0,00E-IL 06 158 675,00 158 675,00 0,00E-IL 07 65 170,00 65 170,00 0,00E-IL 09 9 685 975,00 8 893 925,00 792 050,00E-IL 13 8 561,00 8 561,00 0,00E-IL 16 340 000,00 0,00 340 000,00E-RIV 002 36 100,00 36 100,00 0,00E-RIB 03 57 650,00 57 650,00 0,00
SUM: 41 188 615,96 34 696 849,25 6 491 766,71
Tallene inkluderer påløpt arbeid og en del a-konto fakturaer for materiell, avfall og
lignende. Påløpt arbeid er dokumentert med timelister godkjent av byggeleder,
mens a-konto fakturaene mangler underbilag.
Faktura skal først sendes til byggeleder for kontroll og godkjenning. Han stempler
faktura med felter for dato, godkjent beløp for utbetaling, samt signatur.
Byggeleder videresender faktura med følgebrev til Omsorgsbygg, hvor utbetaling
må godkjennes i to ledd. Første ledd er prosjektansvarlig, andre ledd er
prosjektdirektør. Ved faktura overstigende kr. 200.000,- (500.000,- etter
12.02.2008) må utbetalingen godkjennes av direktør i Omsorgsbygg.
Byggeleders kontroll av timelister har vært utført ved å sjekke antall personer opp
mot stikkprøver av antall personer tilstede på byggeplass. Timelister fra
Langemyhr har vært oversendt byggeleder for godkjenning hver 14. dag.
04.06.2008 74
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Kontrollene på byggeplass ble gjennomført i snitt 2 ganger/uke. Dette ble
gjennomført ved at byggeleder kom til byggeplass, gjennomførte telling av
mannskaper og noterte resultatet på et ark. Etter at det hadde vært noe uenighet
med Langemyhr rundt avvik, ble man enig om at byggeleder og entreprenør
skulle gå sammen på kontroll.
I løpet av høsten 2007 ba prosjektansvarlig om at prosjekt-/byggeleder måtte
utføre hyppigere kontroller av at antall personer oppført på timelister var korrekt,
og prosjekt-/byggeleder økte kontrollene til i snitt 3 ganger/uke.
I januar 2008 vurderte Omsorgsbygg at kontrollen av personer/timelister ikke var
dekkende for dette oppdraget, og det ble derfor iverksatt kontroll med fokus på
måling av produksjon som ble gjennomført i snitt 3 ganger/uke.
Omsorgsbygg har gjennomført flere egne befaringer på byggeplass. Det er fra
disse befaringen skrevet notater, som sendes både prosjekt-/byggeleder og
Langemyhr. Et gjennomgående tema fra disse befaringene er mangel på renhold
på byggeplassen.
Vurdering: Prosjekt- og byggeleder
Byggeleder har løpende utarbeidet en månedsrapport med byggeregnskap til
prosjektansvarlig. Hovedfokus er økonomi, men rapporten omhandler også
fremdrift, vurdering av utført arbeid, nye endringsmeldinger, planlagt bemanning
kommende uke, status HMS og informasjon om byggherrebeslutninger.
Rapportene oversendes pr. e-post til prosjektansvarlig. Rapporteringen fra
byggeleder er standardisert og gjennomført månedlig. Etter vår vurdering
fokuserer rapporten i liten grad på prosjektets utfordringer knyttet til økonomi og
gir således mangelfull styringsinformasjon til Omsorgsbygg.
Det er for fastprisprosjektet oversendt a-konto faktura og byggeleder har hatt
innsigelser mot flere av disse fordi det har vært fakturert for et større beløp enn
det som faktisk har vært levert på byggeplass. Byggeleder har bedt om kreditnota
og ny faktura fra Langemyhr, men dette er ikke etterkommet. Byggeleder
attesterte da for deler av beløpet.
04.06.2008 75
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Det er vår vurdering at byggeleders kontroll med faktura for fastprisprosjektet har
vært tilfredsstillende.
Når det gjelder endringsordre, er flertallet av disse regningsarbeider. I tilfeller der
det er avdekket avvik mellom timelister og byggeleders kontroller på byggeplass,
har byggeleder meldt innsigelser, og saken har vært tatt opp med Langemyhr og
blitt løst.
Det er vår vurdering at byggeleders kontroll med faktura for endringsordre har
vært tilfredsstillende sett i forhold til hva faktura er kontrollert opp mot. Vi vil
senere kommentere byggeleders grunnlag for kontroll av faktura.
I forbindelse med ferieavvikling sommeren 2007, har innsigelser blitt fremmet
senere enn 14 dager. Disse ble avvist av Langemyhr, med begrunnelse at 14-
dagers fristen i NS 3430 var oversittet. Saken er behandlet i særmøte nr 9, der
Langemyhr har truet med stans i arbeidet og varsel om fristforlengelse. Dette
medførte at Omsorgsbygg utbetalte hele beløpet, til tros for innsigelsene.
I hht kontrakt må innsigelser mot faktura fremsettes innen 14 dager etter mottak.
Det følger av kontrakt/ytelsesspesifikasjon at prosjekt- og byggeleder har ansvar i
forhold til oppfølgingen av kontrakten med Langemyhr. Det å ikke melde
innsigelser mot faktura innenfor fristen i NS 3430 vurderer vi som brudd på dette
ansvaret.
Prosjektleder sender ”bestilling” for utbedring av tak til Langemyhr via e-post
24.04.2007 etter å ha fått ordre om dette på e-post fra Omsorgsbygg. På dette
tidspunkt var det etter vår vurdering utvilsomt at det opprinnelige
endringsregimet i PA-boken skulle legges til grunn, dvs at korrekt bestilling skulle
fremmes på skjema ”Endringshåndtering / skjema” og signeres av Omsorgsbygg.
Langemyhr anser ikke dette som en gyldig bestilling. Vår vurdering er at
bestillingen ikke er i samsvar med gjeldende rutine.
04.06.2008 76
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Forholdet kunne enkelt vært løst ved at prosjektleder fyller ut korrekt
endringsskjema som sendes på e-post til Omsorgsbygg for utskrift, signatur og
oversendelse til Langemyhr. I stedet velger prosjektleder å innkalle Langemyhr til
særmøte nr 7, for å avklare situasjonen rundt endringsmeldinger.
Vi vurderer at etterfølgende endringsbestillinger i prosjektet er i tråd med
rutinene som er etablert i særmøte nr 7 og korrigeres i særmøte nr 8. Dvs. som
prosjektleder uttrykker det i referat fra byggemøte nr 11: ”...en form for skriftlig
bestilling...” Vi har under problemstilling 2 påpekt svakheter i disse rutinene.
Endringsordrene er i hovedsak basert på arbeid etter regning, noen inneholder
kostnadsoverslag fra Langemyhr, og fastpris er i liten grad benyttet. I følge
prosjektleder har ikke Langemyhr vært villig til å forplikte seg i forhold til en på
forhånd avtalt fastpris. I følge NS 3430, 28.4.1 skal de avtalte enhetsprisene
gjelde så langt disse er relevante. Når det gjelder takarbeidene var timeprisene
avtalt i kontrakten, men materiell ligger utenfor og skal betales etter regning med
påslag fra Langemyhr.
Allerede før bestilling bør det være klart at takarbeidene kan innebære en
betydelig økonomisk risiko. Dette er etter vår vurdering klart for Omsorgsbygg, da
de i e-post datert 19.04.07 sender en bestilling til prosjektleder med teksten ”Kan
vi bestille utbedring av taket bit for bit.”.... ”Vi vil da også kunne se hvor ille det
er og hvor mye dette vil koste”....”Uansett kan vi starte men ikke ta av hele taket
på en gang”.
Dette er riktig nok ikke den formelle bestillingen til Langemyhr, men det er etter
vår vurdering Omsorgsbygg sin bestilling til prosjektleder i forhold til den jobben
som skal følges opp på byggeplassen.
Når det gjelder vannskader er omfang erfaringsmessig vanskelig å vurdere før
riving. Vår vurdering er at en kompetent prosjekt- og byggeleder skal tilrettelegge
for, kontrollere og følge opp slike arbeider med særskilt aktsomhet. I den
forbindelse vurderer vi utskifting av taket del for del som et hensiktsmessig
virkemiddel for å holde omfanget under kontroll.
04.06.2008 77
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Prosjektleder følger opp Omsorgsbyggs bestilling ved å videresende e-posten til
Langemyhr og arkitekt, der vi siterer følgende utdrag:
”Langemyhr må sammen med arkitekt vurdere i hvilke områder og i hvilken
rekkefølge arbeidene skal gjennomføres.”
Vi vurderer at det er en betydelig svakhet at prosjektleder delegerer denne
oppgaven videre til arkitekt og Langemyhr uten tilstrekkelig kontroll og oppfølging
i ettertid.
Etter befaring, har prosjektansvarlig i e-post av 25.06.07 stilt spørsmål til
prosjektleder om hvorfor man skifter ut hele oppbygningen av taket inkludert
takstoler. Prosjektleder redegjør i e-post samme dag om at:
” Vurderingen har vært at eksisterende konstruksjon var angrepet av sopp
og råte. Nå synes ikke dette i det omfang som var fryktet, men av hensyn
til ny isolasjonsoppbygging har ARK valgt den utførte konstruksjon”.
Etter vår vurdering viser dette at beslutningen knyttet til utbedringsmetode er
fattet av arkitekt. Dette er i strid med den fullmaktsstruktur som er etablert i
særmøte nr 8, der det presiseres at det er kun Omsorgsbygg som har fullmakt til
å foreta tilleggsbestillinger. Beslutningen har stor økonomisk konsekvens og skulle
etter vår vurdering vært fremlagt for Omsorgsbygg.
For kontroll av endringsarbeider har byggeleders oppfølging på byggeplass frem til
januar 2008 vært begrenset til å telle antall personer på byggeplass. I starten 2,
senere 3 ganger pr uke.
Denne type kontroller har flere svakheter. For det første er det svært vanskelig å
vurdere om den enkelte arbeider holder på med hovedoppdraget til fast pris eller
endringsarbeidene til timepris. For det andre har man har ingen kontroll med hvor
lenge den enkelte person på byggeplassen er til stede per dag og om
vedkommende faktisk utfører noe arbeid.
04.06.2008 78
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
I tilfeller der oppgitt personell har manglet under telling, har byggeleder akseptert
opplysninger om at disse for eksempel har vært på toalettet eller hentet
materialer. Vår vurdering av dette er at kontrollene har vært kortvarige og
forholdsvis overfladiske.
Det ble innledningsvis avdekket noen uoverensstemmelser mellom timelistene og
byggeleders kontroller. Dette medførte at personell fra Langemyhr ble invitert
med på kontrollene sammen med byggeleder. Tiltaket vil selvsagt føre til færre
konflikter rundt timelistene. Etter vår vurdering medfører tiltaket at
kontrollregimet svekkes og bidrar til å tilrettelegge for at Langemyhr sitt
fakturerte antall personer stemmer på de dagene det er utført kontroll, mens man
har fritt spillerom til å manipulere mannskapslister de andre dagene.
Uoverensstemmelsene mellom kontroll og timelister burde etter vår vurdering på
et tidlig tidspunkt ført til økt fokus på både innholdet og omfanget av kontroller
fra byggeleder
Kontroll av hva som er levert av varer er i henhold til byggeleder ut i fra
”antagelser og besiktigelser på byggeplassen”. Det er ikke fremlagt noen form for
dokumentasjon av slike vurderinger. Det er heller ikke fremlagt dokumentasjon
fra Langemyhr til byggeleder som viser hva som er levert byggeplassen.
Byggeleders dokumentasjon i forbindelse med kontroll på byggeplassen består av
byggeleders nedtegnelser på et blankt ark. Kontrollene på byggeplass burde etter
vår vurdering vært gjennomført på et standard skjema, gjerne inntatt i PA-boken.
Det har til tider vært svært mange arbeidere på byggeplass samtidig som
produksjonen har vært lav. Slik vi vurderer saken, burde i første omgang
byggeleder, deretter prosjektleder stilt spørsmål ved om dette var nødvendig i
forhold til en normal utførelse av arbeidet.
Økte kontroller ville vært et naturlig tiltak, særlig gjelder dette tilstedeværelse på
byggeplassen, kombinert med måling av produksjon og økt frekvens på
oppfølging av timelister.
04.06.2008 79
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Vår vurdering er at de kontroller som er iverksatt fra prosjektleder og byggeleder
ikke har vært tilstrekkelige i forhold til å avdekke eller forebygge muligheter for
mislighold fra Langemyhr.
Først i januar 2008 iverksatte byggeleder kontroll av produksjon på byggeplass,
og da på initiativ fra Omsorgsbygg.
I særmøte nr 16 av 11.01.2008, fremkommer:
”Byggeleder mener at det burde vært vurdert å bruke annen type
sikringsmetode i stedet for å bygge provisorisk tak, bl.a. kunne det brukes
en heldekkende telt. ”
Vi har ikke dokumentasjon på at dette forholdet er blitt tatt opp av byggeleder
tidligere, og tillater oss med bakgrunn i dette å stille spørsmål ved hva byggeleder
egentlig har kontrollert på byggeplassen. Dersom byggeleder er faglig uenig med
entreprenør rundt utførelsen av arbeidene og denne uenigheten har betydelig
økonomisk konsekvens, er det vår vurdering at forholdet må tas opp umiddelbart,
eventuelt at arbeidene på byggeplass beordres stanset.
Vurdering: Omsorgsbygg
Prosjektansvarlig har direkte oppfølgingsansvar av kontraktsforholdet med
prosjekt-/byggeleder og har rapporteringsplikt til Prosjektdirektør ved vesentlige
avvik i prosjektet. Prosjektdirektør har vært tett på dette prosjektet i store deler
av prosjektperioden i tillegg har endringsordren vedrørende takarbeider vært
rapportert til Omsorgsbyggs styre, 29.08.2007. Den interne rapporteringen hos
Omsorgsbygg vurderes som tilfredsstillende.
Fullmaktsforholdene rundt bestilling av endringer er vanskelig å vurdere, siden de
fleste av endringene ikke inneholder fastpris eller kostnadsestimat. Vi konstaterer
at opprinnelig prosjektansvarlig har signert flere endringer som i ettertid har vist
seg å være av en slik størrelse at de lå utenfor vedkommendes økonomiske
fullmakt. Vi stiller i den forbindelse spørsmål med de vurderinger rundt den
potensielle verdien av disse endringsordrene som er foretatt i forbindelse med
bestillingen.
04.06.2008 80
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Dette gjelder:
Endringsordre Fakturert
E-ARK-11 474 575
E-ARK-12 70 775
E-ARK-13A 21 063 504
E-IL-05 239 062
E-IL-06 158 675
E-IL-07 65 117
Totalt 22 071 708
Etter at ny prosjektansvarlig tiltrådte, er samtlige endringer signert av
prosjektansvarlig og direktør.
Et gjennomgående problem i forbindelse med Omsorgsbyggs signaturer på
endringsordre, er at disse ikke er datert. Tidspunktet for når bestillingen formelt
er signert av Omsorgsbygg er derfor ikke etterprøvbart. Vår gjennomgang tyder
imidlertid på at det er påløpt betydelige beløp på flere av endringene før disse
formelt signeres av Omsorgsbygg. Vi vurderer at denne praksisen kan være
uheldig, og kan medføre økt risiko for eksempel ved tvistesaker.
Signering i ettertid er i tråd med gjeldende rutine for prosjektet (etter særmøte nr
7 og 8). Vi har tidligere påpekt at denne rutinen er mangelfull, bl.a. fordi
Omsorgsbygg kan ha pådratt seg store forpliktelser i forkant av formell signering.
Når det gjelder utbetalinger på faktura, synliggjør saken flere problemområder:
o Flere faktura er utbetalt uten at byggeleder har attestert. Vi vurderer det
som problematisk at attestasjon fra byggeleder ikke er innhentet i forkant.
o Økonomisystemet håndterer etter sigende ikke delbetalinger på faktura.
Omsorgsbygg har ved flere anledninger utbetalt fakturaens fulle beløp, med
forbehold om senere avregning.
Begge forholdene vurderes som problematiske, fordi Omsorgsbygg tar en
økonomisk risiko ved å betale for mer en det som er levert.
04.06.2008 81
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
En ytterligere konsekvens er at avvikene ikke vil bli fanget opp i byggeregnskapet
som føres av byggeleder, da han ikke har tilgang til data fra Omsorgsbygg sitt
system og må forvente at det kun er det beløpet han har attestert som går til
utbetaling til Langemyhr. En konsekvens av dette er at både prosjekt- og
byggeleder og Omsorgsbyggs representanter bygger sine beslutninger i prosjektet
på styringsinformasjon som ikke er korrekt.
I tillegg blir prosjekt- og byggeleders oppfølging av Langemyhr vanskelig, fordi
Langemyhr opplever at Omsorgsbygg utbetaler iht faktura uansett hvor stor del
av beløpet som godkjennes av byggeleder. Etter vår vurdering bidrar dette til å
undergrave byggeleders autoritet i prosjektet.
Med bakgrunn i den fremlagte dokumentasjonen er det vår vurdering at
kontraktsforholdet til prosjekt-/byggeleder ikke har vært gjenstand for spesiell
oppfølging fra Omsorgsbyggs side. Dette kan ha sitt utspring i at
prosjektansvarlig, prosjektleder og byggeleder ansees som del av
byggherreorganisasjonen og sees som en enhet istedenfor å være i et kunde-
leverandør forhold.
Vi vurderer at Omsorgsbygg gjennom møtereferater, rapporter og mail-
korrespondanse har hatt god informasjon om saken. Det er tatt flere initiativ i
forhold til økt kontroll fra byggeleder. I tillegg har Omsorgsbygg gjennomført egne
kontroller/befaringer. Vår vurdering er likevel at man skulle hatt en tydeligere
oppfølging av prosjekt-/byggeleder, samt at den oppfølgingen som har funnet
sted kunne vært gjort på et tidligere tidspunkt.
04.06.2008 82
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Anbefaling
Basert på funnene i granskningen vil vi anbefale Omsorgsbygg å iverksette
følgende:
• Det må beskrives bedre rutiner for gjennomføring av kontroll og oppfølging
i PA-boken. Regime rundt kontroll og godkjenning av faktura må være
entydig.
• Omsorgsbygg bør i fremtidige prosjekter vurdere økt fokus på
kontraktsoppfølging av innleide firma som skal ha en rolle i byggherrens
prosjektorganisasjon. Dette kan gjøres gjennom å etablere en arena for
tettere dialog, oppfølging og avklaringer. Møter i forbindelse med
månedsrapporteringen kan være hensiktsmessig.
• Omsorgsbygg bør i fremtidige prosjekter vurdere økt fokus på innleide
firmas rutiner for oppfølging/kontroll/rapportering.
Fullmakter tas inn i PA-boken
Klart definert og detaljert endringsregime inn i PA-boken. Oppfølging av
dette i praksis.
Rapporteringsrutiner inn i PA-boken
Økonomisystemet må settes i stand til å håndtere delbetalinger.
04.06.2008 83
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Problemstilling 5: Andre problemstillinger som er avdekket under
granskningen.
1) Utvidelse av Langemyhrs oppdrag
Den opprinnelige kontrakten med Langemyhr var på 23,5 mill og omfattet i all
hovedsak innvendig rehabilitering.
Endringsarbeidet på taket er fakturert med ca 25 mill. I følge uavhengig vurdering
er verdien av arbeidet som er utført anslått å være ca. 13 mill.
Kravene til likebehandling, forutberegnelighet og konkurranse etter lov om
offentlige anskaffelser § 5 kan medføre at endringer i en allerede inngått kontrakt
må anses som inngåelse av en ny kontrakt. Vesentlige endringer må som
hovedregel anses som inngåelse av ny kontrakt. Inngåelse av nye kontrakter må
vurderes i forhold til regelverket for offentlige anskaffelser.
Det er i styresak av 29.08.2007 redegjort for bestillingen:
”Ettersom takarbeidene og ombyggingen er avhengig av hverandre og
gjennomføringen av takarbeidene blir avgjørende for ferdigstillelse av
ombyggingen, er det ikke annet realistisk valg enn å bestille arbeidene hos
bygningsentreprenøren som er på stedet.”
Vår vurdering er prosjektet ikke har foretatt en reell vurdering av
problemstillingen opp mot regelverkets for offentlige anskaffelser, og vurderer
dette som en svakhet. Vi kan ikke utelukke at dette er en vesentlig endring som
ville krevd at regelverket ble fulgt ved inngåelse av avtale om utbedring av tak.
2) Overføring av oppdrag vedrørende prosjekteringsledelse
Prosjekteringsleder ble kjøpt fra et annet eksternt firma. Oppgaven ble ikke
håndtert og avtalen ble hevet. Prosjektleder overtok også denne rollen i
prosjektet. Vi har ikke vurdert denne saken i detalj, men påpeker at forholdet må
vurderes opp mot regelverket for offentlige anskaffelser.
04.06.2008 84
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
3) Innlemming av leveranse som ligger utenfor Langemyhrs kontrakt
Undersøkelsen av prosjektet har avdekket at Langemyhr har viderefakturert med
påslagsprosent arbeid og materiell levert av en annen leverandør. Beløpet utgjør
ca. kr 1,5 mill. Disse fakturaene er sendt direkte til Omsorgsbygg for utbetaling
og har ikke vært kontrollert eller attestert av byggeleder. Vår vurdering er at
fakturaene ikke er kontrollert og attestert i henhold til prosjektets rutiner.
I redegjørelse fra prosjektdirektør av 23.05.2008, fremkommer at fakturaene
gjelder arbeid leverandøren har utført på Økern Øst og at det er Omsorgsbygg
som har direkteengasjert leverandøren til å foreta arbeidet i del Øst.
I følge prosjektdirektør er det ikke klart hvorfor 5 av totalt 16 faktura fra
leverandøren er fakturert via Langemyhr.
Arbeid på Økern Øst var ikke en del av konkurransen som førte frem til
Langemyhr sin kontrakt, som gjelder innvendig ombygging / rehabilitering av
Økern del Vest. Vår vurdering er at leveransen fra den andre leverandøren er å
betrakte som inngåelse av en ny avtale og at den viderefakturering som er skjedd
gjennom Langemyhr er å betrakte som brudd på LOA § 5.
En ytterligere vurdering av dette forholdet anser vi å ligge utenfor denne
granskningen.
04.06.2008 85
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Problemstilling 6: Hvordan har kontraktsforholdene fungert?
Innledning
I denne vurderingen er det 2 kontrakter vi vil vurdere. Det er kontraktsforholdet
mellom Omsorgsbygg og Langemyhr og kontraktsforholdet mellom Omsorgsbygg
og eksternt prosjekt-/byggelederfirma. Vi presiserer at vurdering av heving av
kontrakten med Langemyhr ligger utenfor oppdraget.
Rammeverk
Kontraktsforholdet med ekstern prosjekt-/byggeleder har vært regulert av NS
8401 med enkelte tilpasninger. Gjennomføringen av oppdraget påvirkes av
Omsorgsbyggs kontraktsforhold med Langemyhr, som representerer de
virkemidler prosjektleder har til rådighet under gjennomføringen av oppdraget.
Kontraktsforholdet med Langemyhr har vært regulert av NS 3430 med noen
presiseringer.
Fakta
Fakta i saken er presentert i de foregående vurderingene.
Vurdering: Kontraktsforhold Langemyhr
Kontrakten med Langemyhr for Økern prosjektet følger NS 3430. Når det gjelder
fremdrift er det kun oppstart og ferdigstillelse som er tatt inn i kontraktene.
Avtaleforholdet legger opp til et dagmulktregime i forhold til forsinket
ferdigstillelse fra entreprenøren. Ut over dette er byggherrens virkemidler å
etterspørre fremdriftsplaner, eventuelt heve kontrakten. Det sier seg selv at ingen
av disse virkemidlene vil være spesielt egnet for å kunne skape fremdrift
underveis i prosjektet. Til tross for at Omsorgsbygg vil kunne oppnå økonomisk
kompensasjon ved forsinket levering, vurderer vi det valgte kontraktsregimet som
lite egnet i forhold til å sikre fremdrift underveis i prosjektet.
04.06.2008 86
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Prosjektet har hatt store forsinkelser og overskridelser av kostnader. På tross av
dette finner vi ikke dokumentert kontraktsmessige vurderinger fra prosjekt-
/byggeleder av hvilke virkemidler som var tilgjengelig for byggherren. Vår
vurdering er at dette ikke er tilfredsstillende, og at dette kan skyldes at det er
benyttet en prosjekt/byggeleder som ikke har tilstrekkelig kunnskap om
kontraktsrett og den gjeldende standard.
For øvrig ønsker vi å peke på at kontraktsstandarden er vanlig i denne type
prosjekter, og vil normalt være egnet i forbindelse med denne type oppdrag.
Vurdering: Kontraktsforhold Prosjekt- og byggeleder
Kontraktsforholdet med prosjekt- og byggeleder er basert på NS 8401.
Denne standarden er sprunget ut fra tidligere NS kontrakt som omhandler
prosjekteringsoppdrag (nå splittet i NS 8401 + NS 8402). NS 8401 er en standard
basert på fastpris. Kontrakten med prosjekt-/byggeleder var opprinnelig en
fastpriskontrakt for kjøp av prosjektledertjenester, herunder også
byggeledertjenester, men ble endret til løpende bistand grunnet tidsaspektet.
Det finnes egen standard for byggelederoppdrag, NS 8403. Vi ser også at det
gjøres forskjellige valg hos Omsorgsbygg ved valget mellom disse ulike
standardene.
Alle bestemmelser i NS 8401 samsvarer ikke alltid like godt i forhold til
arbeidsoppgavene som en prosjekt-/byggeleder skal utføre.
Vår vurdering er at det kunne vært benyttet en kontrakt med bedre samsvar
mellom bestemmelsene og arbeidsoppgavene.
Prosjektleder/byggeleder kommer fra samme firma.
Organisasjonen er bygget opp som en hierarkisk organisasjon, hvor prosjektleder
er byggeleder sin overordnede. Byggeleder skal blant annet rapportere til
prosjektleder. Dette kan være uheldig i forhold til å få en god nok oppfølging av
byggeleder. Prosjektleder vil kunne komme i en interessekonflikt om byggeleder
ikke utfører en god jobb.
04.06.2008 87
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Prosjektleder og byggeleder har ikke forholdt seg nøyaktig til arbeidsoppgavene i
ytelsesbeskrivelsene, men funnet en arbeidsdeling seg imellom som var
hensiktsmessig basert på erfaring og kompetanse. Omsorgsbygg har ikke påpekt
dette avviket, og dette kan oppfattes som en aksept av forholdet. Vi vurderer
dette som en svakhet ved kontrakten med prosjekt/byggeleder.
Vi har i denne rapporten på flere steder vurdert at det foreligger mangler i forhold
til prosjekt-/byggeleder sin utførelse av kontraktsarbeidet. Et sentralt spørsmål er
om dette er mangler som er av en slik art at Omsorgsbygg kan heve kontrakten
og eventuelt kreve erstatning fra prosjekt/byggeleder. NS 8401 kap 17 regulerer
heving, og gir anvisning på at heving kan foretas dersom den andre parten
vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser. Den parten som hever
kontrakten kan kreve erstatning for tap som han påføres som følge av
misligholdet.
Etter rettspraksis kan flere feil som i seg selv ikke er vesentlige legges i sammen
ved vurdering av om kontraktsforpliktelsene er vesentlig misligholdt. Vår
vurdering er at det ikke kan utelukkes at de påpekte forhold vedrørende
prosjekt/byggeleder er av en slik karakter at de må oppfattes som vesentlige.
Allikevel er det noen forhold i saken som gjør at vi ikke ønsker å konkludere på
dette området. For det første er kontraktsforholdet som prosjekt/byggeleder
skulle følge opp av en spesiell karakter, med mistanke om at entreprenøren har
begått straffbare forhold rettet mot Omsorgsbygg. For det andre har
Omsorgsbygg selv vært aktiv i prosjektgjennomføringen, og det har på enkelte
område også vært rettet en viss kritikk mot deres håndtering.
Disse to forhold vil sannsynligvis ha betydning for en endelig konklusjon på dette
spørsmålet.
04.06.2008 88
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
Anbefaling
Omsorgsbygg bør i fremtidige prosjekt nøye vurdere bruken av
kontraktsstandarder ved kjøp av prosjekt-/byggeleder. Dersom ingen standard
dekker behovet/arbeidsoppgavene på en god måte, bør det vurderes å utvikle en
egen standard kontrakt som kan benyttes.
Omsorgsbygg bør sikre at fremtidige innleide prosjektleder/byggeleder har
tilstrekkelig kunnskap om kontraktsrett og den standard som skal benyttes.
Omsorgsbygg bør ved fremtidige entreprisekontrakter sikre at kontraktene som
benyttes ivaretar tilstrekkelige virkemidler ved forsinkelse.
04.06.2008 89
Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS
VEDLEGG
1. Ytelsesspesifikasjon Sinsen
2. Ytelsesspesifikasjon Økern
3. Økern: Endringsskjema fra PA-boken inkludert bruksanvisning