Internationale Lohnabrechnung zentral einführen: Ein Ratgeber für kleine und mittelständische Unternehmen

Globale Entgeltabrechnung - Jetzt den ersten Schritt machen?

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Globale Entgeltabrechnung - Warum Sie diesen Ratgeber lesen solltenIn den letzten 10 Jahren haben sich die Herausforderungen im Unternehmen und das Angebot an globalen Lohnabrechnungslösungen wesentlich weiterentwickelt. Gravierende technologische Fortschritte und individuelle Service-Modelle ermöglichen heute eine umfassende internationale Entgeltabrechnung. Ist Ihr Unternehmen heute bereits richtig aufgestellt, um den folgenden Themen problemlos zu begegnen?

• Wechselnde Einsatzorte für Mitarbeiter

• Kontinuierliche Anpassungen der rechtlichen Rahmenbedingungen

• Steigende Anforderungen an die Datensicherheit

• Anspruchsvollerer Mitarbeiterdatenschutz

• Compliance-Verstöße

Auf den folgenden Seiten beleuchten wir die Herausforderungen, denen Unternehmen sich bei der Abwicklung einer weltweiten Entgeltabrechnung gegenüber sehen. Welche Möglichkeiten und Lösungansätze gibt es und warum macht es Sinn, die Unterstützung eines erfahrenen Partners zu haben?

So wie nicht jedes Unternehmen gleich ist, gibt es auch bei der Auslagerung der Entgeltabrechnung verschiedene Varianten. Schauen Sie sich an, welche Lösung für Sie am passendsten ist und welche Rolle die Themen Agilität, Transparenz, Konnektivität und Standardisierung spielen.

Ihre ADP

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Die Entscheidung für eine Änderung der Entgeltabrechnung wird in der Regel aufgrund einer Situation getroffen, in der verschiedene lokale Lösungen nicht mehr ausreichen oder der Aufwand der Konsolidierung einfach zu komplex wird. Der Studie „Global Payroll Survey 2014“ von Ernst & Young ist zu entnehmen, dass die größten Herausforderungen in Hinblick auf die globale Entgeltabrechnung mehr als heterogen sind und gerade KMU vor scheinbar unlösbare Herausforderungen stellen.

7 %Abrechnung von

internationalen Mitarbeitern

4 %Management Reporting

8 %Regionale Kapazität

27 %Legislative Compliance

16 %Konsistenz in den Payroll Prozessen

11 %Talent & Ressourcenfür die Global Payrollfinden

10 %Andere

10 %Konsistenz in

Benefits-Management

10 %Administration-

kosten

Was sind die größten Herausforderungen im Hinblick auf eine weltweite Lohnabrechnung?

Ernst & Young (2014): Global Payroll Survey 2014 - One year and closer to reality? S. 10.

Compliance und komplexe gesetzliche Anforderungen

Es verwundert nicht, dass die Sicherung der Compliance eine immer größere Herausforderung für global agierende Unternehmen wird. Jedes Jahr gibt es weltweit ca. 20.000 gesetzliche Änderungen, die bei Missachtung zu gravierenden Strafen führen können und deren Umsetzung immer komplexer wird.

Ein Beispiel aus der Praxis:

In Brasilien gibt es über 10.000 Tarifvereinbarungen und in Japan mehr als 300 unterschiedliche Mindestlöhne, die von Branche zu Branche und von Region zu Region variieren. Die Gesetzesänderungen in Frankreich im Jahr 2014 wirken sich auf alle Aspekte der HR aus: Auf die Personalabrechnung mit DSN (Déclaration sociale nominative), auf das Verhältnis zu den Gewerkschaften mit BDES (Base de données économiques et sociales), das Talentmanagement mit Ausbildungsreformen und die Arbeitgeberleistungen mit CICE (Crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi).

Globale Entgeltabrechnung - Herausforderungen, denen Sie sich täglich aufs Neue stellen müssen

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BPO Hosting Inhouse Andere Nicht sicher

2. Deloitte (2014): The Payroll Operations Survery summary of results, S. 9 „Wie betreiben Sie Ihre einzelnen regionalen Entgeltabrechnungen?“

1. ADP (2015): CIO: Kann Ihre IT eine effiziente länderübergreifende HR-Strategie umsetzen?

Einheitlicher weltweiter Abrechnungsprozess

Aufeinander abgestimmte Abrechnungsprozesse sind grundlegend für erfolgreich agierende Unternehmen, dabei jedoch lediglich der erste Schritt, um das eigentliche Ziel zu erreichen: Vergleichbarkeit der einzelnen Länder.

Vergleichbarkeit wird am besten dadurch erreicht, dass Prozesse standardisiert werden und somit eine größtmögliche Transparenz aller Personalabrechnungs- und -Verwaltungsvorgänge und der damit zusammenhängenden Daten gewährleistet ist.

Globale Entgeltabrechnung - Herausforderungen, denen Sie sich täglich aufs Neue stellen müssen

Die richtigen Ressourcen mit dem nötigen Knowhow für die globale Payroll finden2

der Unternehmen sind der Meinung, dass ein umfassender Überblick über die Mitarbeiter von „entscheidender Bedeutung” ist.

Nur 30% der Unternehmen haben diesen Gesamtüberblick.1

391362319

3911112118

50881717

27353521

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

EMEA

APAC

LA

NA

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Eine Inhouse Lösung wird auch oft On-Premise oder auch On-Site IT genannt

Vorteile

• Volle Kontrolle über den Prozess und über das System

• „Keine laufenden Kosten“

• Die Daten liegen im eigenen Rechenzentrum

Nachteile

• Volle Kosten für Updates und Wartungen, da das Unternehmen selbst für das System verantwortlich ist

• Rechtskonformität und Compliance müssen selbst garantiert werden

• Keine Ausfallsicherheit hinsichtlich personeller Ressourcen

• Es müssen sowohl lokale Abrechner, wie auch IT-Spezialisten die Systemlösung betreuen

• Großes kostenintensives Initialprojekt, bei dem das Unternehmen eine Investition tätigt

InhouseEine Inhouse oder On-Premise-Lösung bedeutet, dass für die globale Entgeltabrechnung eine Software eingekauft und weltweit eingesetzt wird. In diesem Modell wird die Software im Rahmen der eigenen IT-Infrastruktur betrieben.

Globale Entgeltabrechnung - Ihre Möglichkeiten im Überblick

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Das technische Outsourcing wird von Anbietern teilweise auch „Processing Service“ oder „Teil-BPO“ genannt

Technisches OutsourcingTechnisches Outsourcing bedeutet, dass zwar die fachliche Durchführung der Abrechnung durch eigene Mitarbeiter erfolgt, die Software-Umgebung jedoch im Rechenzentrum beim externen Anbieter liegt.

Vorteile

• Keine Kosten für Updates oder Wartungen, da der Anbieter für das System verantwortlich ist

• Es müssen keine IT-Ressourcen vorgehalten werden, da der Anbieter verantwortlich ist

• Ausfallsicherheit, da Systeme vom Anbieter gewartet werden

• Laufende und meist verbrauchsgenaue Kosten, die in der GuV und nicht in der Bilanz auftauchen (da keine Investition in neue Software getätigt wird)

Nachteile

• Skaleneffekte oftmals nicht erkennbar, da trotz allem in jedem Land ein lokaler Abrechner vorhanden sein muss

• Rechtskonformität und Compliance müssen selbst garantiert werden

• Keine Ausfallsicherheit hinsichtlich personeller Ressourcen

• Laufende Kosten

• Die Daten liegen im Rechenzentrum des Anbieters

Globale Entgeltabrechnung - Ihre Möglichkeiten im Überblick

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Steuerberater/Lohnbüros vor Ort

Viele kleine und mittelständische Unternehmen beauftragen lokale Steuerberater und/oder Lohnbüros, um die Entgeltabrechnung auf länderspezifischer Ebene für sie abzuwickeln. Eine Kommunikation zwischen den Ländern ist nicht üblich.

Vorteile

• Rechtskonformität und Compliance werden bestenfalls in jedem Land an den Steuerberater/ das Lohnbüro übertragen

• Keine komplette Payroll-Abteilung nötig

• Ausfallsicherheit, da die Abrechnung nicht personengebunden ist und die Systeme vom Anbieter gewartet werden

• Expertise hinsichtlich der Lohnabrechnung durch lokale Lohnbüros

• Unabhängigkeit gegenüber einem zentralen Gesamtanbieter

Nachteile

• Skaleneffekte oftmals nicht erkennbar, da viele Zusatzkosten entstehen:

• Ad hoc Infos (Reportings)

• Bescheinigungen

• Zeitintervalle

• Jahreswechselarbeiten

• Archivierung

• Kein einheitliches und konsolidiertes Reporting

• Unterschiedliche lokale Servicelevel und –definitionen

• Unterschiedliche Preismodelle

• Kein einheitliches Vertragswerk

• Viele verschiedene Ansprechpartner (Länder-und Sprachvielfalt)

• Integration in Nachbarsysteme fast unmöglich

• Dezentrale Datenvorhaltung

Technisches und fachliches Outsourcing

Technisches und fachliches Outsourcing bedeutet, dass sowohl die Verantwortung für die Software, als auch für die fachliche Durchführung der Entgeltabrechnung bei einem externen Anbieter liegt.

Vorteile

• Rechtskonformität und Compliance werden in jedem Land an den Anbieter übertragen

• Keine komplette Payroll-Abteilung nötig

• Ausfallsicherheit, da die Abrechnung nicht personengebunden ist und die Systeme vom Anbieter gewartet werden

• Laufende und meist verbrauchsgenaue Kosten, die in der GuV und nicht in der Bilanz auftauchen (da keine Investition in neue Software getätigt wird)

• Keine Kosten für Updates oder Wartungen, da der Provider das System stellt

Nachteile

• Der sensible Bereich der Payroll wird einem externen Anbieter anvertraut

• Vorbereitende Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Abrechnung (Eintritte, Austritte, Gehaltsveränderungen etc.) müssen nach wie vor im Unternehmen selbst durchgeführt werden

• Laufende Kosten

• Die Daten liegen im Rechenzentrum des Anbieters

Globale Entgeltabrechnung - Ihre Möglichkeiten im Überblick

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Das technische und fachliche Outsourcing wird oft auch „Managed Service“ oder „Full BPO“ genannt.

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Risiko & Rechtssicherheit

Eine der wichtigsten Säulen erfolgreicher globaler Abrechnungsstrategien ist die Einhaltung der individuellen lokalen gesetzlichen Bestimmungen. Gerade im Bereich der Entgeltabrechnung gibt es zahlreiche Regelungen und Bestimmungen, die es zwingend einzuhalten gilt. Kleine und mittelständische Unternehmen mit einer globalen Abrechnung halten nicht nur internationale Bestimmungen ein, sondern berücksichtigen darüber hinaus noch alle lokalen bzw. nationalen Steuer- und Arbeitsvorschriften, Regelungen zu Tarifverträgen, individuelle Betriebsvereinbarungen sowie alle alten und neuen Gesetzgebungen hinsichtlich der Personalabrechnung.

Durch die Vergabe an einen externen Anbieter kann das Risiko möglicher Strafen durch Regelverstöße minimiert werden. Gleichzeitig bestehen beim Anbieter ausreichend Kapazitäten und Knowhow, um die Abrechnung im Fall der Fälle störungsfrei ausführen zu können. Oft liegen bereits explizite Disaster Recovery-Maßnahmen vor.

In dem Moment, in dem die Mitarbeiterdaten im Rahmen von technischem und fachlichem Outsourcing beim Anbieter und nicht im Unternehmen selber verbleiben, geht das Risiko eines Datenverlustes im Störfall nahezu gegen null. Auch die personelle Durchführung der Abrechnung und die Absicherung durch Redundanzen ist Bestandteil einer erfolgreichen Abwicklung der weltweiten Payroll global agierender KMU.

Agilität

Eine weltweit harmonisierte Entgeltabrechnung ist der Eckpfeiler für eine schnelle und flexible Arbeitsweise, besonders wenn es darum geht, Mitarbeiter schnell und kosteneffizient einsetzen zu können und die Daten auf Knopfdruck transparent zu machen. Neue Märkte und neue Geschäftsfelder können im Rahmen einer international ausgerichteten Abrechnungsstrategie schnell und einfach erschlossen werden.

Gerade bei Unternehmensakquisitionen werden neue Mandanten und natürlich neue Mitarbeiter leicht integriert und die Daten in der Unternehmenszentrale sofort sichtbar. Diese Informationen können nun den Führungskräften weltweit zur Verfügung gestellt werden und dienen als unabdingbare Entscheidungshilfen, um das Kerngeschäft erfolgreich voranzutreiben.

Quelle: Statista 2017

1.743

2.179

2.035

2.037

1.788

Dez 2017

2016

2015

2014

2013

Selbst wenn es die Strategie erfordern sollte, durch M&A gleichzeitig mehrere neue Unternehmen in das bestehende System zu integrieren, ist das ohne großen Mehraufwand möglich. Somit unterstützt eine global ausgerichtete Entgeltstrategie erfolgreich die Agilität des Unternehmens.

Wird diese Strategie umgesetzt, sind alle Kosten, Aufwände und Regelungen hinsichtlich der Entgeltabrechnung bereits im Vorfeld erkennbar. Diese Transparenz ermöglicht einen schnellen Markteintritt. Eine effizient gestaltete globale Entgeltabrechnung macht Akquisitionen hinsichtlich Mitarbeiter- und Unternehmensintegration somit deutlich einfacher.

Gesetze

Kosten

Flexibilitat

Agilität

Globale Entgeltabrechnung - So werden Sie erfolgreich

Anzahl M&A Deals in Deutschland

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Transparenz

Multinational aufgestellte kleine und mittelständische Unternehmen agieren mit Ihren Managern und Mitarbeitern zunehmend über Länder- und Sprachgrenzen hinweg. Für das erfolgreiche Management der weltweiten Belegschaft bedeutet das, dass neben schnell verfügbaren Stammdaten auch weltweite planungsrelevante Informationen, wie etwa An- und Abwesenheitskontingente, Ein- und Austritte, aber auch Headcount und Vollzeitäquivalente (FTE = full time equivalent) zu wichtigen globalen Entscheidungshilfen zählen. Allerdings nur, wenn diese akkurat und aktuell sind.

All diese Informationen lassen sich präzise aus den konsolidierten Daten einer erfolgreichen globalen Entgeltabrechnung generieren und verschaffen allen Führungskräften und Abteilungen einen schnellen Überblick über die wichtigste Ressource „Mitarbeiter“ weltweit. Eine zentrale Bereitstellung und der Zugriff auf diese und andere wichtige Informationen in nahezu Echtzeit ist für eine erfolgreiche internationale unternehmerische Tätigkeit bzw. Arbeit für alle Unternehmen - aber eben gerade auch für kleine und mittelständische - unabdingbar.

Standardisierung

Wenn alle Betriebsstätten auf der ganzen Welt von vergleichbaren Systemen, Prozessen und Daten abgedeckt werden, fällt es Mitarbeitern wesentlich leichter, sich anzupassen und zu entwickeln. Standardisierung ermöglicht im ersten Schritt mehr Transparenz und stellt sicher, dass alle die „gleiche Sprache“ sprechen - weltweit. Das trägt zu einer besseren Berichterstattung und Rechenschaftspflicht bei. Mit dem Wachstum von Organisationen und sich verändernden Marktbedingungen muss die gewählte Lösung in der Lage sein, auf die Bedürfnisse des modernen Human Capital Managements (HCM) schnell und flexibel zu reagieren.

Auch wenn der Hauptzweck eines HCM-Systems darin bestehen sollte, das Unternehmen zu unterstützen, können unflexible und heterogene Prozesse die Leistungsfähigkeit und Beweglichkeit einer Organisation beeinträchtigen. Es ist daher mehr als wichtig, das Serviceangebot und die Betriebsmodelle voll zu standardisieren und mit allen Organisationen jeder Art und Größe und in unterschiedlichen geografischen Regionen in Einklang zu bringen – und das so effizient wie möglich.

Konsolidierte ePayslips

General Ledger Kontenabgleich

Zusammenfassung General Ledger Datei

Headcount

Varianzen

Ein- und Austritte

Gross-to-net Zahlungsverkehr

Daten für das Management Übersicht für die HR- Abteilung

Reports für Finance & Accounting

Globale Entgeltabrechnung - So werden Sie erfolgreich

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Konnektivität

Erfolgreiche kleine und mittelständische Unternehmen arbeiten weltweit mit so wenig Medienbrüchen und Schnittstellen innerhalb Ihrer Systeme wie möglich. Viele verschiedene Systemsilos bedeuten viele – oft doppelte - Systemeingaben, die Zeit und damit viel Geld verschlingen. Beides gilt genauso für eine weltweite Payrollstrategie.

Die aktuellen Daten müssen so einfach wie möglich in sämtliche weiterverarbeitenden Systeme gelangen, ohne dass dabei manuelle Tätigkeiten nötig sind. Gerade die Harmonisierung zwischen globaler Entgeltabrechnung und einer weltweiten HR-Systemlandschaft ist unabdingbar, wenn es darum geht, den internationalen Erfolg zu sichern und auszubauen.

Eine globale Strategie im Bereich der Entgeltabrechnung beinhaltet tatsächlich die Integration der gesamten HR-Systemlandschaft, ohne dass mehrere Systeme durch manuelle Tätigkeiten bedient werden müssen und berücksichtigt dabei selbstverständlich alle sicherheitsrelevanten Standards.

Mobil Reporting

hohe Sicherheitsstandards

hohe Rechtssicherheit

Risikominimierung

HR

Zeitwirtschaft ZusätzlicheZuwendungen

Personalgewinnung Service vor Ort

Globale Entgeltabrechnung

Globale Entgeltabrechnung - So werden Sie erfolgreich

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Globale Entgeltabrechnung - Auf einen Blick

Zehn Schritte zur erfolgreichen globalen Entgeltabrechnung

ProjektphaseEntscheidungsphase

Sondierungsphase

FeedbackSie sind live und können Ihre Lösung nun produktiv nutzen. Im Rahmen unseres Feedback-Prozesses haben Sie die Gelegenheit, uns Ihre Anmerkungen mitzugeben.Wir freuen uns!10.

StartDie Implementierung startet. Auf Grundlage von Projektplan und Kickoff-Dokumentation führen wir Sie durch Ihr individuelles Payroll-Projekt. Regelmäßige Abstimmung bietet Ihnen ein Maximum an Transparenz.9.

KickoffWir sind zusammengekommen! Im Rahmen des Kickoffs stellt sich das Setup-Team vor und legt mit Ihnen das weitere Vorgehen fest. Auf Grundlage der vereinbarten Milestones wird das Projekt angestoßen.8.

Datenschutz/Einkauf- AgreementHR und Finance haben sich für eine Zusammenarbeit ausgesprochen. Anschließend unterstützen wir Sie bei der Zusammenarbeit mit dem Einkauf bzw. Betriebsrat und/oder Datenschutzbeauftragtem.7.

ProjektplanEs entsteht ein konkreter Projektplan zur Implementierung einer ADP-Lösung. Gemeinsam erarbeiten wir die Grundlagen einer weiteren Zusammenarbeit und definieren die Timeline.6.

HR/Finance-AgreementAnalyse, Sollkonzept und Business-Case werden entsprechend den Anforderungen von HR und Finance angepasst, um eine enge Abstimmung zu sichern.5.

WirtschaftlichkeitsbetrachtungGemeinsam mit Ihnen und Ihren Projektverantwortlichen erarbeiten wir eine Entscheidungsvorlage, aus der die Kosten, Mehrwerte und potentiellen Einsparungen hervorgehen.4.

Soll-KonzeptAuf Grundlage der Analyseergebnisse erarbeiten wir ein Soll-Konzept. In diesem Schritt zeigen wir auf, wie eine Lösung aussehen kann und welche konkreten Mehrwerte sich für Ihre Organisation ergeben werden.3.

InformationBasierend auf den gewonnenen Erkenntnissen der Analyse stellen wir ein bedarfsgerechtesInformationspaket zusammen, in dessen Rahmen funktionale, rechtliche und strategische Aspekte der Entgeltabrechnung diskutiert werden.2.

AnalyseIm Rahmen der Analyse sammeln wir Informationen, lernen Ihre Organisation und Ihre spezielle Bedarfssituation kennen.1.

Internationale Entgeltabrechnung geht einher mit sich ständig ändernden Anforderungen in einer sich ständig ändernden Welt. Eine effektive Payroll-Lösung für mehrere Länder berücksichtigt dabei viele komplexe Themenfelder. Die Erfahrung zeigt, dass es mehr als von Vorteil ist, sich bereits sehr früh mit diesen auseinanderzusetzen, um Überraschungen entgegentreten zu können. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen wissen nicht genau, wo sie anfangen sollen und wie dieser Weg effizient und erfolgreich gegangen werden kann.

Die folgende Übersicht zeigt, wie kleine und mittelständische Unternehmen gemeinsam mit einem erfahrenen Partner diesen augenscheinlich steinigen Weg leicht, effizient und zielgerichtet gehen können, um am Ende von allen Vorteilen und Annehmlichkeiten eines solchen Systems zu profitieren.

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Über ADP (NASDAQ-ADP)Vom Zweimannbetrieb zum global agierenden Konzern: Derzeit vertrauen weltweit über 620.000 Unternehmen sämtlicher Betriebsgrößen und Branchen auf die maßgeschneiderten, Cloud-basierten HR-Lösungen von ADP, um das Potenzial ihrer Mitarbeiter optimal auszuschöpfen. Als verlässlicher Partner in einem höchst komplexen Markt bietet der Dienstleister umfangreiche Services rund um Entgeltabrechnungen und Personalmanagement. ADP verfügt über die Genehmigung der 28 EU-Datenschutzbehörden, Binding Corporate Rules (BCR) sowohl als Datenverarbeiter als auch als Datenverantwortlicher einzuführen. Damit setzt das Unternehmen die höchsten Standards des globalen Datenschutzes um.

Zu den wichtigsten Produkten zählen ADP AdvancedPay, ADP SmartPay, ADP GlobalView® HCM sowie ADP EasyPay. Hauptsitz des 1949 gegründeten US-Unternehmens ist in Roseland, New Jersey. Der deutsche Hauptsitz befindet sich in Neu-Isenburg, Hessen. Die 60.000 Mitarbeiter unter der Leitung von CEO Carlos Rodriguez sind in mehr als 112 Ländern tätig. Weitere Informationen finden Sie unter www.de-adp.com.