Internkontroll i kommuner

Temadag Grong 30.11.11Verdal 01.12.11

KomRev Trøndelag IKS

Internkontroll er en prosess:• igangsatt og gjennomført av virksomhetens styre,

ledelse og ansatte• utformet for å gi rimelig grad av sikkerhet for

måloppnåelse innen områdene − pålitelig intern og ekstern rapportering − målrettet, effektiv og hensiktsmessig drift − etterlevelse av lover og regler samt interne retningslinjer

COSOs definisjon av ”internal control”

Overordnet IKIK på sektor/tjenesteR4 : risikoanalyse, rutiner, rapportering,

revisjon (oppdatering).

Oppbygning av et moderne IK-system

”Alle” legger COSOs definisjon til grunn

Innhold:◦ Styringsdel – mål for IK, ansvar og organisering av

IK-arbeidet◦ Sektorovergripende IK: HMS, Personal◦ Sammenstilt rapportering – på viktige

resultatområder ◦ Etiske retningslinjer◦ Innkjøpsregelverk

Ligge hos rådmannen/rådmannens stab Org.enheter:

◦ Internrevisjon, Controller, Innkjøpsteam (felles infrastruktur)

Overordnet IK - system

Selve prosessen for å etablere internkontroll er viktig

• Bevissthet og forankring • Rammeverkene gir stor frihetsgrad • Men noen hovedprinsipper må følges

Definér hva internkontroll er i deres virksomhet!

Coso-modellen gir noen knagger

• Integritet og etiske verdier• Myndighets- og ansvarsfordeling• Kompetanse og kapasitet• Ledelsens filosofi• Organisasjonsstruktur

Kontrollmiljø

• Etablere målsettinger• Risikoanalyser (konsekvens og

sannsynlighet)• Grunnlag for tiltak

Risikovurderinger

• Rutiner og retningslinjer• Basert på risiko og kost/nytte• Analyser• Fysiske kontroller• Arbeidsdeling etc.• Forebyggende og avdekkende• Applikasjonskontroller

Kontrollaktiviteter

• Form og innhold (intranett, håndbøker etc.)• Rapportering om drift og økonomi• Informasjonssystemer• Riktig informasjon til rett person til rett tid

Informasjon og kommunikasjon

• Kontroll med etterlevelse• Evaluering av internkontroll• Tiltak for å forbedre svakheter• Internrevisjon

Overvåking

Kommunikasjon og informasjon er en kontinuerlig pågående toveis prosess

1. Risikovurderinger grunnlag for styrings- og kontrollaktiviteter

2. Tydelige roller og ansvar3. Ledelsesforankring4. Helhetlig og systematisk tilnærming5. Se til andre kommuner og virksomheter6. IK er en levende prosess, krever utvikling og

vedlikehold7. Kommunisér/synliggjør arbeidet8. Kompetanse må prioriteres9. Prosesskartlegging/-tilnærming er effektivt

Viktige punkter for gjennomføring

IK/Kvalitet – Økonomi og regnskap, Helse og omsorg, Skole osv.◦Kvalitetssystemer◦Saksbehandlingssystemer –

sjekklister/rutiner◦Kvalitetsgrupper/kvalitetssirkler◦Systemer for avviksrapportering

IK – på sektornivå

IK - risikoanalyse

Forebyggende og begrensende tiltak

Systematisere og prioritere risikoforhold

Vurdere konsekvenser

Vurdere årsaker og sannsynligheter

Kartlegge og analysere risikoområder

Få kommuner gjennomfører grundige analyser◦ usystematisk og udokumentert◦ fare for ”hull”

Viktig grunnlag for betryggende kontroll◦ Kjenne risiko◦ Grunnlag for prioritering

Risikoanalyse forts.

Modenhetsnivå i internkontroll

Modellen viser nivåer av modenhet for en virksomhets internkontroll. Hvis virksomheten styrker sin internkontroll vil de bevege seg oppover i modellen.

Beskrivelse av IK –systemet Beskrive tjenestekrav – hva er standarden Beskrivelse av konkrete arbeidsprosesser Krav og opplegg for rapportering Beskrivelser av hvordan IK skal

gjennomføres

Rutiner

Avviksrapportering◦ Økonomi◦ Kvalitet◦ Balansert målstyring

Viktig at avvik sammenstilles og analyseres i forhold til risikobildet◦ Trender◦ Systematiske avvik

Rapportering

Mer systemtenkning i kommunene Binde sammen det som allerede eksisterer Kvalitetssystemer kan ivareta mye IK

Hvordan jobbe videre?