REPUBLIKA SLOVENIJA UNIVERZA V MARIBORU

EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

Magistrsko delo

INTRANET KOT ORODJE INTERNE KOMUNIKACIJE

Kandidatka: Suzana Bračič, univ.dipl.oec. rojena leta 1979, v kraju Murska Sobota, zaposlena v podjetju Arcont d.d. kot Poslovni informatik Absolventka na smeri Poslovna informatika Tema odobrena na seji senata EPF dne 23.03.2007 z delovnim naslovom Intranet kot orodje interne komunikacije Mentor: dr. Samo Bobek, redni profesor Somentor: dr. Sonja Treven, redna profesorica

ZAHVALA

Zahvaljujem se mentorju dr. Samu Bobeku in somentorici dr. Sonji Treven za strokovne nasvete pri izdelavi magistrske naloge. Zahvale gre tudi moji družini, predvsem očetu Feliksu in mami Majdi za omogočanje podiplomskega študija, sestri Nataši za čas, ki ga je vložila pri snovanju tega dela in fantu Dejanu za izkazano potrpežljivost. Zahvaljujem se tudi sodelavcu Marku za strokovno pomoč pri praktičnem delu magistrske naloge, sodelavcu Robiju za podano uspešno rešitev tiskanja ter bratrancu Dušanu za pomoč pri oblikovanju anketnega vprašalnika. Iskrena hvala vsem, ki ste mi kakorkoli pomagali pri uresničitvi zastavljenih ciljev.

2

KAZALO 1 UVOD………………………………………………………………………………. 1.1 Opredelitev področja in opis problema ................................................................. 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve ............................................................................. 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave ...................................................................... 1.4 Uporabljene metode raziskovanja ...…………………………………………….. 2 INTERNO KOMUNICIRANJE KOT DEL POSLOVNEGA KOMUNICIRANJA …...…………………………………………………………. 2.1 Pomen človeškega dejavnika v podjetjih .............................................................. 2.2 Komunikacijske strukture oziroma mreže ........................................................... 2.3 Vrste komuniciranja .............................................................................................. 2.4 Interno komuniciranje ...……………………………………………………….... 2.4.1 Značilnosti internega komuniciranja ............................................................... 2.4.2 Orodja internega komuniciranja ...................................................................... 2.4.3 Cilji in vsebina internega komuniciranja ........................................................ 2.4.4 Uspešnost internega komuniciranja ................................................................ 2.4.5 Raziskave o internem komuniciranju v podjetjih ........................................... 3 ZNAČILNOSTI IN ZMOŽNOSTI INTRANETA …………………………….... 3.1 Opredelitev intraneta ............................................................................................. 3.2 Odločitev o izgradnji, nakupu ali najemu intraneta …………………………….. 3.2.1 Lastni ali zunanji proces izgradnje intraneta ………………………………... 3.2.2 Najem intranetnih rešitev …………………………………………………… 3.3 Arhitektura intraneta ............................................................................................. 3.4 Uvajanje intraneta v poslovanje podjetij ………………………………………... 3.4.1 Pristopi za izgradnjo intraneta ……………………………………………….. 3.4.2 Organizacija in delo intranetne skupine ……………………………………... 3.4.3 Rast in razvoj intraneta ……………………………………………………… 3.5 Prednosti in slabosti intraneta …………………………………………………...

3.5.1 Prednosti in koristi intraneta ………………………………………………... 3.5.2 Slabosti intraneta ……………………………………………………………. 3.6 Trendi na področju razvoja intraneta …………………………………………… 4 SPLOŠNI MODEL RABE INTRANETA NA PODROČJU INTERNEGA KOMUNICIRANJA ……………………………………………………………... 4.1 Vloga intraneta v poslovnem procesu ..................................................................... 4.1.1 Osnovni gradniki intraneta ................................................................................ 4.1.2 Varnost in zaščita intraneta ……....................................................................... 4.2 Pomen intraneta za interno komuniciranje ……………………………………….. 4.2.1 Različne storitve na intranet portalu ................................................................. 4.2.2 Področja uporabe intraneta v podjetjih ………………………………………. 4.3 Študije o uporabi intraneta v podjetjih …………………………………………...

3

5 MODEL RABE INTRANETA NA PODROČJU INTERNEGA KOMUNICIRANJA V PODJETJU ARCONT ………..……………………… 5.1 Predstavitev podjetja Arcont ................................................................................... 5.2 Vloga intraneta v podjetju Arcont …....................................................................... 5.2.1 Osnovni gradniki intraneta ................................................................................ 5.2.2 Varnost in zaščita intraneta ............................................................................... 5.3 Pomen intraneta za interno komuniciranje v podjetju Arcont …………………… 5.3.1 Različne storitve na intranet portalu ................................................................. 5.3.2 Področja uporabe intraneta ................................................................................ 5.4 Anketa o uporabi intraneta za interno komuniciranje ……………………………. 5.5 Predlogi za učinkovitejšo rabo intraneta……………………………………….…. 5.5.1 Uvedba novih storitev na intranetni portal ………………………………...…. 5.5.2 Učinkovitejše naloge posameznih oddelkov ……………….………………… 6 SKLEP …………………………………………………………………………….. SEZNAM LITERATURE……………....................................................................... SEZNAM VIROV……………………........................................................................ SEZNAM SLIK ........................................................................................................... SEZNAM TABEL…………........................................................................................ PRILOGA 1: ANKETA…………………. ................................................................ PRILOGA 2: SPLETNA ORODJA IN NEKATERE NJIHOVE ZNAČILNOSTI………………………………………………………………………

4

POVZETEK Naslov magistrske naloge: Intranet kot orodje interne komunikacije Temeljni namen magistrske naloge je predstaviti rabo in pomen intraneta kot orodja internega komuniciranja v slovenskih podjetjih ter analizirati njegovo rabo v izbranem podjetju Arcont. Z anketnim vprašalnikom smo želeli ugotoviti koristnost, zadovoljstvo in pričakovanja uporabnikov intraneta v podjetju Arcont. Z analizo rezultatov ankete smo predlagali možne ukrepe, ki bi s pomočjo intraneta izboljšali komunikacijo med zaposlenimi. Ugotovili smo, da poslanstvo podjetja, vizijo, poslovno strategijo in doseganje ciljev ni mogoče uresničiti brez odličnega komuniciranja med zaposlenimi. Podjetja morajo poleg zunanjega toka komuniciranja za dolgoročen uspeh poskrbeti za nemoten notranji tok informacij. Za celovito zadovoljitev notranjih informacijskih potreb, potrebuje podjetje vzpostavljen sistem internega komuniciranja, ki s svojimi orodji pripomore k zadovoljevanju informacijskih potreb. Eno izmed takšnih orodij je sigurno dober in učinkovit intranet, katerega glavni namen je enostavna, hitra in s tem učinkovita komunikacija med odjemalci. Na intranetnih straneh so informacije lahko zapisane v klasični besedni obliki ali pa so prikazane v obliki slikovnega ali zvočnega materiala, ki dodatno pripomoreta k boljši komunikaciji med zaposlenimi. Če so informacije, ki so objavljene na intranetu, ažurne, se zaposleni lahko zanesejo nanje. Večja konkurenčnost podjetja ob uvedbi intraneta je predvsem posledica izboljšanega dostopa do svežih informacij, prihranka stroškov in časa, boljšega sprejemanja odločitev ter boljšega odzivanja na zahteve poslovnih partnerjev. Intranet zaradi svoje specifičnosti omogoča operativno učinkovitost, izboljšano komunikacijo med zaposlenimi, izboljšano širjenje znanja, izboljšana koordinacija in sodelovanje, večja kreativnost in inovativnost zaposlenih. Uporaba novega, sodobnega, elektronskega načina komuniciranja prinaša širšo uporabnost in na ta način pripomore k učinkovitejšemu doseganju poslanstva in ciljev internih komunikacij. Ključne besede: intranet, interna komunikacija, spletna orodja, informiranje, obvestila, sodelovanje.

5

ABSTRACT Master’s thesis title: Intranet as a tool of internal communication The fundamental intention of this master’s thesis is to introduce the use and meaning of intranet as a tool of internal communication in Slovene companies and to analyze its use in the chosen company Arcont. With a questionnaire we wanted to find out more about the usefulness, satisfaction and anticipation of intranet users within Arcont. On the basis of the survey result analysis we suggested possible measures, which would, with the help of intranet, improve the communication between employees. We found out, that the company’s mission, vision, business strategy and the achievement of goals isn't realizable, without excellent communication among employees. To achieve long-term success companies must, beside the outside communication flow, also assure an undisturbed inner flow of information. For a complete satisfaction of internal informational needs, the company requires an established internal communication system, which will, with the use of its tools, help to satisfy the informational needs. One of these tools is certainly a good and efficient intranet, which’s main intention is the simple, quick and efficient communication between users. On intranet sites, information can be written down in classical word form or can be presented as image or sound material, which additionally contributes to better communication between employees. If the information published on intranet is up-to-date, then the employees can rely on them. An enlarged competitiveness of a company after the introduction of intranet is above all a consequence of improved access to “fresh” information, cost and time savings, of better decision making and of better respondence to the demands of business partners. Intranet is, because of its own specifics, allowing operating efficiency, improved communication between employees, improved spreading of knowledge, improved coordination and co-operation, greater creativity and innovatory activities of employees. The use of a new, contemporary, electronic way of communication brings broader usability and within contributes to more efficient achievement of the mission and of the goals of internal communications. Key words: intranet, internal communication, internet tools, information, communication, collaboration

6

1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema Raziskava magistrske naloge je usmerjena v rabo intraneta na področju interne komunikacije. Intranet je namreč pomembno orodje interne komunikacije, ki uspešno rešuje problem komuniciranja med zaposlenimi. Pravilno vrednotenje pomena internih komunikacij, njihovo vključevanje v vizijo, poslanstvo, strategije podjetij, pripomore k uspešnemu preživetju podjetij v turbulentnem okolju. Zaposleni so ljudje, ki z razumom in čustvi sprejemajo signale iz okolja in se nanje odzivajo. Način zbiranja in podajanja informacij so ključnega pomena za nemoten potek komuniciranja. Interno komuniciranje je nenehen proces, ki zaposlene spodbuja k boljšemu delu, jih motivira, vzbuja zavest in pripadnost podjetju. Prispevek internih komunikacij k dobičku podjetja je le posreden in zato težko izmerljiv. Pa vendar sodobna podjetja povečujejo svoje zanimanje za interno komuniciranje, saj v njem vidijo orodje za vodenje, vplivanje, možnost za skupno načrtovanje in motiviranje sodelavcev. Množica podatkov, s katerimi se dnevno srečujemo, terja urejen sistem natančnega in pravočasnega informiranja uporabnikov. Smotrno razvit informacijski sistem je zato, zlasti v poslovnih organizacijskih sistemih, ključnega pomena tako za učinkovito pridobivanje, uporabo in obdelavo podatkov, kakor tudi za ustvarjanje in oddajanje informacij. Poslovne informacije, ki jih potrebujemo za delo, niso vedno dostopne pravočasno in v ustrezni obliki. Podjetja navadno vzdržujejo večje število medsebojno nepovezanih podatkovnih baz in uporabljajo več poslovnih aplikacij, ki dajejo številna poročila v različnih oblikah. Med vsemi temi viri je potem težko najti ustrezne informacije. Zaradi pomanjkanja časa mora biti dostop do potrebnih informacij čim hitrejši. V današnjem poslovnem svetu se namreč na eni strani soočamo s pomanjkanjem časa, na drugi pa z obilico informacij, med katerimi moramo izbrati tiste, ki jih dejansko potrebujemo. Da ostanejo organizacije konkurenčne in uspešne, morajo razpolagati z učinkovitim informacijskim sistemom, ki nudi kvalitetne informacije. Čas informacijskih tehnologij prinaša različne možnosti organiziranja poslovanja. Ponujajo se nam številna orodja za upravljanje z množico dokumentov in podatkov, ki pa niso vedno enostavna za rabo. Enostavnejši in poenoten dostop do vseh potrebnih informacij ponujajo intranetni sistemi. Pomembni razlogi za vzpostavitev intraneta so predvsem možnost izrabe elektronskih orodij za reševanje problemov pri poslovanju, zadovoljitev komunikacijskih potreb ter dostopnost in delitev informacij z drugimi uporabniki v podjetju. Problem magistrske naloge se nanaša na iskanje rešitev za učinkovitejšo rabo intraneta na področju internega komuniciranja. V obravnavanem podjetju se namreč porajajo problemi slabe informiranosti med zaposlenimi, vodstvom podjetja, različnimi službami in oddelki podjetja. Kaotičnost, slab dizajn ter nelogična struktura strani v večini primerov botrujejo k temu, da zaposleni porabijo precej časa, preden najdejo želene informacije.

7

Zaposleni tako nimajo na voljo prednosti, ki bi jih naj uporaba intraneta prinašala: boljšo komunikacijo ter možnost učinkovitega medsebojnega sodelovanja. Primanjkuje tudi motivacije, ki bi jih spodbujala k večji in pogostejši uporabi intraneta. Navedeni problemi informiranosti v podjetju Arcont izhajajo iz različnih, razdrobljenih virov podatkov, ki bi jih bilo potrebno integrirati. Zamuden dostop do porazdeljenih poslovnih virov povzroča dolge odzivne čase ter otežuje povezovanje virov podatkov in njihovo vzdrževanje. Omenjene težave informiranja se posledično izražajo na več načinov, med katerimi izstopajo slednji: • različne službe v podjetju se ne morejo uskladiti pri aktivnostih, ki sestavljajo posamezen

poslovni proces; • med zaposlenimi znotraj posameznega oddelka, predvsem pa med samimi oddelki

podjetja, je večkrat opazno oteženo komuniciranje; • hranjenje poslovnih informacij ter znanja o poslovnih procesih in poslovnih partnerjih je

nesistematično; • kontrola nad izvajanjem procesov v podjetju je pogosto otežena. V današnjem času podjetja potrebujejo urejen informacijski sistem, ki bi omogočil spremembe načina dela zaposlenih, s katerimi bi odpravili pomanjkljivo komuniciranje med oddelki in med posamezniki v podjetju ter pospešili dostop do poslovnih informacij. Verjamemo, da lahko z ustrezno rabo informacijske tehnologije in z informacijskim sistemom, kakršen je organiziran intranet podjetja, ustvarimo delovne pogoje, ki bodo spodbujali ljudi k racionalnemu in hitremu izvajanju svojega dela. V nalogi izhajamo iz teorije o intranetu in internem komuniciranju, pri tem pa uporabljamo model uporabe intraneta na področju internega komuniciranja, katerega izhodišča povzemamo po Grubanu et al. (1997) in Hillsu (2002). 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve V nadaljevanju magistrskega dela so navedeni namen raziskave in konkretni cilji, ki jih z raziskavo želimo doseči. Temeljni namen magistrske naloge je predstaviti rabo in pomen intraneta kot orodja internega komuniciranja v slovenskih podjetjih ter analizirati njegovo rabo v izbranem podjetju Arcont. Uvedba intraneta v poslovanje namreč prinaša največjo vrednost pri procesih, ki vključujejo večino zaposlenih, kakor tudi tistih, ki zahtevajo hiter dostop do vedno novih informacij iz različnih virov ter čim bolj usklajeno delo zaposlenih v različnih oddelkih. Intranetna tehnologija omogoča sodobne načine izmenjave informacij med zaposlenimi. V teoretičnem delu bomo preverili vlogo internega komuniciranja v podjetjih, njegove funkcije, cilje in doseganje uspešnosti internega komuniciranja. Podrobneje bomo proučili možna orodja in različne načine internega komuniciranja. Predstavili bomo tehnološki vidik intraneta, področje uporabe intraneta ter razloge za uvedbo intraneta v poslovanje podjetja.

8

Poleg tega bomo podali prednosti in slabosti intraneta ter predstavili trende na področju razvoja intraneta. Nekaj pozornosti pa bomo namenili tudi varnosti in zaščiti intraneta. V aplikativnem delu magistrske naloge bomo na podlagi nekaterih dognanj in spoznanj, ki veljajo za področje interne komunikacije in rabe intraneta z empirično raziskavo ugotovili dejansko stanje rabe intraneta z vidika internega komuniciranja v slovenskih podjetjih ter izvedli analizo rabe intraneta v podjetju Arcont. Cilj magistrskega dela je teoretično proučiti ugotovitve, ki se nanašajo na področje internega komuniciranja in rabe intraneta ter te ugotovitve podrobneje proučiti z dejanskim stanjem. V teoretičnem delu bomo izpostavili naslednje cilje: • ugotoviti vlogo intraneta v poslovnem procesu, • navesti prednosti in slabosti intraneta, • ugotoviti pomen komunikacijskih procesov v podjetju in • opredeliti cilje in vsebino internega komuniciranja. Cilj magistrske naloge v aplikativnem delu je na podlagi dosedanjih izkušenj, spoznanj in analize podati model, ki s podporo intraneta rešuje problem interne komunikacije v organizaciji. Na podlagi sinteze teoretičnih znanj in izsledkov raziskave primerjati teoretična spoznanja o rabi intraneta na področju internega komuniciranja z dejanskim stanjem v podjetju Arcont. V aplikativnem delu bomo sledili naslednjim ciljem: • na podlagi anketnega vprašalnika ugotoviti uporabnost, sprejetost in zadovoljstvo

zaposlenih glede uporabe intraneta, kakor tudi glede količine in kakovosti informacij, ki jih lahko pridobimo na intranetnih straneh v podjetju Arcont,

• na podlagi anketnega vprašalnika ugotoviti razsežnost interne komunikacije v izbranem podjetju ter opredeliti funkcije in pomen rabe intraneta za interno komuniciranje,

• predstaviti ključne predloge za učinkovitejšo rabo intraneta kot orodja interne komunikacije v podjetju Arcont.

Spodaj navedene hipoteze bodo izhodišče celotne raziskave magistrske naloge. Pri tem smo upoštevali, da opredeljene hipoteze temeljijo na jasnih in relevantnih spremenljivkah izvedene raziskave. V magistrski nalogi postavljamo naslednje hipoteze: • H1- Eden izmed glavnih namenov rabe intraneta je enostavna, hitra in s tem učinkovita

komunikacija med odjemalci. • H2- Konkretni cilj, ki ga dosežemo s pomočjo rabe intraneta, je zmanjševanje

dokumentacije, saj intranet nadomesti množico papirnatih dokumentov in potrebo po prenašanju dokumentacije iz sektorja v sektor.

• H3- Če podjetje želi na intranetnem portalu zagotoviti stalen dotok kakovostnih vsebin, potem mora zaposlenim omogočiti dodajanje in posodabljanje vsebin.

9

• H4- Orodja znotraj intraneta kot so klepetalnice, forumi in blogi omogočajo komunikacijo, ki poteka horizontalno v vseh smereh (med zaposlenimi znotraj iste organizacijske enote ali med različnimi organizacijskimi enotami) in vertikalno (med podrejenimi in nadrejenimi).

• H5- Intranet kot integrator vseh informacij v podjetju je lahko najbolj pomembno orodje menedžmenta, saj mu omogoča vpogled v aktualne podatke. Ažurnost informacij je ključnega pomena za sprejemanje operativnih odločitev, prilagajanje poslovne strategije ter za nadzor nad delovanjem podjetja.

1.3 Predpostavke in omejitve raziskave Predpostavke magistrske naloge so, da je intranet sodoben medij interne komunikacije v podjetjih, ki se glede na hiter razvoj tehnologije vse bolj uporablja in postaja vse pomembnejši za komunikacijo v podjetjih, hkrati pa tudi zelo uporaben. Uporaba intraneta narašča tako v malih kot srednje velikih slovenskih podjetjih. Ob tem izhajamo iz predpostavke, da je interno komuniciranje v današnjem času temelj, iz katerega bi morali izhajati vsi menedžerji, ki želijo preživeti in voditi v času stalnih sprememb in prilagajanj le-tem. Obstaja pa tudi omejitev uporabe intraneta v podjetjih, in sicer predvsem za zaposlene, ki nimajo dostopa oziroma ne uporabljajo računalnika. To so tisti delavci, ki delajo v proizvodnji (za trakom) in računalnika neposredno za svoje delo ne potrebujejo. Prav zaradi navedenega morajo podjetja poleg intraneta uporabljati še ostala orodja internega komuniciranja. Le na tak način lahko informacije pravočasno prispejo do vsakega zaposlenega. 1.4 Uporabljene metode raziskovanja Magistrsko nalogo opredeljujemo kot poslovno raziskavo, pri kateri bomo poleg deskriptivnega uporabili tudi analitični pristop. V nalogi bomo pri raziskovanju problema uporabljali naslednje metode: • metodo deskripcije in opisovanja dejstev, • metodo klasifikacije, • komparativno metodo, • zgodovinsko metodo, • metodo kompilacije, • metodo analize, • metodo anketiranja. Uporabljena bo metoda deskripcije, s katero bomo opisali pomen človeškega dejavnika v podjetjih in opredelili cilje in vsebino internega komuniciranja. Opisali bomo tudi značilnosti intraneta, kakor tudi osnovne gradnike intraneta.

10

Z metodo klasifikacije bomo definirali pojem intraneta in informacijski proces v podjetju. Opredelili bomo pojem interne komunikacije, predvsem pa orodja, ki se najpogosteje uporabljajo za komunikacijo med zaposlenimi. Komparativna metoda bo nam omogočila primerjavo obeh modelov rabe intraneta na področju internega komuniciranja, s katero bomo preverili zastavljene hipoteze ter ugotovili raven interne komunikacije in rabe intraneta v podjetju Arcont. S pomočjo zgodovinske metode bomo na podlagi različnih dognanj, da so v preteklosti slab dizajn ter nelogična struktura intranetnih strani v večini primerov botrovali k temu, da so zaposleni porabili precej časa preden so našli informacije ali podatek, ki so ga iskali. V zadnjih letih se je stanje bistveno spremenilo, saj je opazen trend po sprejemanju preprostosti in po večji uporabnosti intraneta zaradi hitrega razvoja na področju informacijskih tehnologij. Z metodo kompilacije bomo na podlagi opazovanj, spoznanj, stališč in sklepov drugih avtorjev povzeli ugotovitve, da zmogljivejša informacijska tehnologija in nova znanja zaposlenih ter vse večja konkurenčnost poslovnega okolja terjajo od podjetij večjo informiranost in kakovostnejše podatke ter učinkovitejše upravljanje s temi podatki. Žal se potrebe in prednosti koristnih, na enem mestu zbranih in urejenih podatkov, zelo slabo zavedamo. In ravno tu je rešitev: izkoristimo lahko učinkovit sodobni dvosmerni komunikacijski kanal - intranet. Na osnovi teh spoznanj in sklepov smo oblikovali lastna stališča do opredeljenega problema rabe intraneta v podjetju Arcont. Metoda analize nam omogoča analizirati splošni model z dejanskim stanjem rabe intraneta na področju internega komuniciranja. Z analizo želimo vzpodbuditi vodstvo in zaposlene v podjetju k rabi intraneta in njegovih orodij, da si bodo lahko z njimi olajšali iskanje dokumentov in drugih oblik informacij ter posredovanje le-teh svojim sodelavcem. Če bo intranet podjetja omogočal večjo preglednost in učinkovitost poslovanja, bo s tem dosežena tudi določena dodana vrednost, ki jo prinaša smotrna raba intraneta. S pomočjo metode anketiranja bomo pridobili podatke o trenutnem stanju uporabe intraneta kot orodja interne komunikacije. Z anketnim vprašalnikom, poslanim po elektronski pošti, želimo pridobiti odgovore na vprašanja, kakšni so pravzaprav odnosi med zaposlenimi, kako je razvito komuniciranje med njimi, kako so zadovoljni z uporabo intraneta in kakšne spremembe si želijo na intranetnih straneh. Z analizo rezultatov ankete želimo predlagati možne ukrepe, ki bi s pomočjo intraneta izboljšali komunikacijo med zaposlenimi.

11

2 INTERNO KOMUNICIRANJE KOT DEL POSLOVNEGA KOMUNICIRANJA 2.1 Pomen človeškega dejavnika v podjetjih Ljudje živimo v organizacijah in hkrati tudi med njimi. Na podlagi tega lahko trdimo, da smo v resnici pomemben del organizacijskega življenja oziroma njihov sestavni del. Človek si svojo identiteto oblikuje v skupnosti in tudi preko nje. Pomembna skupnost so zagotovo tudi delovne organizacije, v katerih ljudje preživijo veliko časa. Organizacija navzven deluje kot človeško bitje; poskrbeti mora za svoj dom, za dobre odnose s sosedi, si pridobivati prijatelje ter se braniti pred sovražniki. Da organizacija deluje učinkovito, je potrebno vse te potrebe uskladiti, zato pa ni dovolj le znanje in dobra volja vodilnih ljudi v organizaciji, ampak tudi organizirano upravljanje odnosov znotraj in zunaj nje. Njeno uspešno delovanje je v veliki meri odvisno od medsebojnega razumevanja vseh zaposlenih, ki sestavljajo organizacijo. Organizacija deluje podobno kot živo bitje in ima tudi svoje vedenje. Organizacijsko vedenje je po eni strani način delovanja organizacije, po drugi strani pa način povezovanja ljudi z organizacijami preko njihovega vedenja, vodstva in upravljanja, percepcije ter individualnih in skupinskih namenov. Organizacija so ljudje, ne (le) predali organizacijskih shem, zato je uspeh sleherne organizacije odvisen od komuniciranja med in z ljudmi (www.dialogos.si, 2007). Šele ko je dosežena harmonija znotraj organizacije, se pravi z interno javnostjo, je organizacija zrela za navezovanje oziroma ohranjanje dobrih odnosov z eksternimi javnostmi, s katerimi se pri svojem poslovanju srečuje. Živimo v enem najbolj turbolentnih obdobij našega obstoja. V informacijski dobi in dobi znanja je svet kot nalašč vse bolj kompleksen, vse več je problemov, zmede in konfliktov. Nikjer ni vse omenjeno bolj prisotno kot prav v organizacijah. Ekonomski pritiski, osveščanje zaposlenih in drugih organizacijskih deležnikov ter povezanosti z njimi, nove tehnologije, vse to zahteva nove tipe organizacij, nove odnose. Zahteva spoprijemanje s kompleksnim organizacijskim življenjem, od najbolj enostavnih interakcij v skupini do načrtovanja interakcij v organizaciji naslednjega trenutka - v virtualni organizaciji (Berlogar 1999a, 23). Ključ do reševanja vsega naštetega je slej ko prej v uspešni komunikaciji. Komunikacijski sistemi znotraj organizacije - tako človeški kot tehnološki - prav zato zahtevajo poznavanje njihovih zakonitosti in obvladovanje njihovega delovanja. Komuniciranje je predvsem treba (hoteti) razumeti (prav tam, 23). Sposobnost učinkovitega sporazumevanja je ena izmed najpomembnejših veščin za uspeh v življenju. Zmožnost uspešne komunikacije žal ni vedno prirojena, je pa pozitivno to, da se je lahko naučimo.

12

2.2 Komunikacijske strukture oziroma mreže Pri komuniciranju med več osebami se razmerja med njimi razširijo v komunikacijske strukture oziroma mreže, ki so hkrati pogost način prikazovanja komunikacijskih procesov v organizaciji. Rečemo lahko, da so komunikacijske mreže formalni ali neformalni vzorci komuniciranja, ki člane organizacije medsebojno povezujejo (prav tam, 125). Komunikacijske mreže oziroma strukture (Slika 1) prikazujejo smeri komuniciranja in vlogo udeležencev v njih. Tipične vrste komunikacijskih mrež so: veriga, ipsilon, kolo, prstan ali krog ter »vsi kanali«. SLIKA 1: KOMUNIKACIJSKE MREŽE Vir: Rozman et al. (1993a, 235). Vir: Rozman et al. (1993a, 235). Veriga predstavlja komuniciranje v liniji, v kateri gre za prenos sporočila od enega člana do drugega v določenem zaporedju. Vsak prejme informacijo le od določene osebe in jo prenese določeni osebi. Ipsilon izraža visoko hierarhijo, saj je center od določenih članov oddaljen bolj kot od drugih. Kolo ali zvezda poudarja vlogo osrednje osebe. Komuniciranje poteka med članom skupine in centrom, ne pa tudi med člani posameznih skupin. Vse tri oblike komunikacijskih mrež so značilne za organizacije s hierarhično strukturo. Odlikuje jih velika natančnost in hitrost komuniciranja. Velik poudarek je na vlogi nadrejenih, zanemarjeno pa je sodelovanje podrejenih. Prstan ali krog je še vedno hierarhična struktura, pri katerem poteka komuniciranje v obliki verige. Mreža oziroma struktura »vsi kanali« je značilna nehierarhična struktura, ki se pojavlja v podjetjih in timskih skupinah brez izrazite vloge vodje. Takšno komuniciranje poteka med člani skupine v vseh smereh. Komuniciranje v organizaciji je tesno povezano z organizacijsko strukturo. Strukturo komuniciranja lahko predstavimo kot strukturo za sistem poti, kanalov, po katerih tečejo sporočila. Organizacijsko strukturo opišemo kot formalni sistem razčlenitve in razporeditve delovnih nalog po izvajalcih ter ureditev odnosov v podjetju. Posamezne strukture, kot so tehnična, motivacijska, menedžerska in tudi komunikacijska, so med seboj povezane in se

13

prilagajajo druga drugi. Komunikacijska struktura je precej odvisna od tehnične strukture. Tehnična delitev dela privede do strukturnih razmerij med zaposlenimi, ki so posledica delitve dela na delovne naloge, združevanja delovnih mest v oddelke in povezovanja za skupno delovno nalogo (Ilič 2001, 181-182). 2.3 Vrste komuniciranja Komuniciranje je po različnih kriterijih mogoče porazdeliti v različne skupine in klasifikacije. Nekaj najpomembnejših in najpogostejših klasifikacij vrst komuniciranja so: - glede na razdaljo med udeleženci in uporabo komunikacijskega kanala, - glede na število sodelujočih in ravni komuniciranja, - glede na smer (eno in dvo-smerno), - glede na obliko in uporaba simbolov v komuniciranju, - glede na vsebino in/ali namen in - glede na naravnanost (horizontalno, vertikalno). a) Glede na razdaljo med udeleženci in uporabo komunikacijskega kanala ločimo (Kavčič 2002a, 47): • neposredno komuniciranje; za katerega je značilno, da med pošiljateljem in prejemnikom sporočila ni nobenega posredniškega sredstva. Gre za komuniciranje »iz oči v oči«. Primer je pogovor med dvema osebama, ki skupaj sedita v pisarni. Učinkovitost komuniciranja je odvisna predvsem od psiholoških dejavnikov pri obeh udeležencih. Seveda pa se ta prednost zmanjša, če je v neposrednem besednem komuniciranju zaporedoma udeleženih več ljudi, če sporočilo po ustnem komuniciranju potuje prek večjega števila posrednikov. Takrat je zelo verjetno, da bo prišlo do izkrivljenja začetne vsebine in namena sporočila, saj se kopičijo učinki različnih psiholoških dejavnikov pri več ljudeh. Posebna prednost neposrednega komuniciranja je takojšnja in neposredna možnost povratne informacije. Zato je ta oblika komuniciranja navadno ocenjena kot najuspešnejša.

• posredno komuniciranje; za katero je značilno, da med pošiljateljem in prejemnikom sporočila nastopa neko tehnično sredstvo, komunikacijski kanal. Gre za tehnične pripomočke kot so telefon, interfon, telefaks, elektronska pošta, tisk, dopisovanje itd. V tem primeru je učinkovitost komuniciranja tudi pod vplivom komunikacijskega kanala. Povratna zveza navadno ni mogoča neposredno, ampak le posredno. Posebna prednost nekaterih oblik posrednega komuniciranja, recimo pisnega, je v tem, da sporočilo ostaja dalj časa na voljo potencialnemu prejemniku. b) Glede na število sodelujočih in ravni komuniciranja ločimo (Srića 1994, 177): • intrapersonalno komuniciranje; kjer gre za komuniciranje s samim seboj, za notranji tok misli (percepcija in mentalni procesi, ki se odvijajo v človeku samem). Človek se v svojih mislih pogovarja sam s seboj, pri tem pa tehta odločitve, čustva, razmišlja o tem, kaj je dobro in kaj ne, o možnih posledicah neke

14

odločitve itd. Kot meni Srića (prav tam, 177) je za inventivni menedžment pomembno, da zna govoriti sam s seboj in da pozna svoje prednosti in slabosti.

• interpersonalno komuniciranje; kjer gre za osebne stike med dvema ali več osebami. Na primer sporazumevanje med člani družine, med sodelavci, med stranko in obrtnikom, med učenci in učiteljem itd. Odnos poteka med posamezniki v okviru manjše skupine ali organizacije.

• multipersonalno komuniciranje; kjer gre za podobno vrsto komuniciranja kot pri interpersonalnem komuniciranju, le da tukaj poteka komunikacija v skupini ljudi, med skupinami ali med organizacijskimi deli podjetja. Kot pravi Berlogar (1999b, 62) je takšno komuniciranje nujno za delovanje velikih organizacij, saj je sredstvo za koordinacijo aktivnosti tam, kjer zaradi velikosti enostavno ni moč zagotoviti neposrednega komuniciranja vsakega z vsakim.

• komunikacijo odprtega tipa; kjer gre za komuniciranje, ki vključuje zelo širok krog ljudi. Gre za odnos organizacije z njenim okoljem. Vsak poslovni sistem komunicira s svojim okoljem posredno s svojim informacijskim sistemom. S pomočjo tega sistema raziskuje in zbira informacije iz okolja. c) Glede na smer ločimo: • enosmerno komuniciranje; kjer potuje sporočilo samo v eno smer, od pošiljatelja do prejemnika. Takšno komuniciranje poteka hitreje kot dvosmerno in je na videz bolj urejeno, saj se pri dvosmernem komuniciranju pojavljajo razprave, vprašanja in prekinitve, kar daje videz neurejenosti. Če velja, da je komuniciranje predvsem izmenjava sporočil, potem enosmerno komuniciranje sploh ni pravo komuniciranje, saj prejemnik sprejema takšna sporočila mnogo manj natančno kot pri dvosmernem komuniciranju. Enosmerno komuniciranje deluje uradno, prihrani čas, še posebej, če je namenjeno veliko prejemnikom hkrati. Primerno je predvsem za posredovanje preprostih in kratkih sporočil, pri katerih ne more priti do dvoumja in nerazumevanja (Možina et al.1998, 59).

• dvosmerno komuniciranje; ki je največkrat bolj sestavljeno in bolj zahtevno, ker mora prejemnik sporočila ne samo razumeti pošiljatelja, temveč mora biti sposoben in pripravljen na povratno reagiranje. Pri dvosmernem komuniciranju daje prejemnik povratna sporočila pošiljatelju in ga tako dopolnjuje in popravlja v tistih delih sporočila, ki mu niso dovolj jasni ali se z njimi v celoti ne strinja. S takšnim komuniciranjem nastaja skupni jezik za sporazumevanje, ker se sporočilo prevaja v kode, ki jih razumeta oba. Komuniciranje se omeji na enega samega prejemnika ali na tiste prejemnike, ki kodo razumejo. Prejemnik je pri dvosmernem komuniciranju bolj prepričan, da je sporočilo pravilno sprejel, pošiljatelj pa občuti nenehen pritisk prejemnika, ki hoče ustrezno sporočilo (prav tam, 60).

15

d) Glede na obliko in uporaba simbolov v komuniciranju ločimo (Kavčič 2002b, 48): • besedno ali verbalno komuniciranje; kjer za prenos sporočil uporabljamo besede. Pri tem komuniciranju uporabljamo jezik kot sredstvo za prenašanje sporočil. Besedno komuniciranje je lahko: - govorno, neposredno ali z uporabo tehničnih sredstev. Hitrost sporočanja, njegova

natančnost in neposredno sodelovanje med pošiljateljem in prejemnikom so glavne prednosti. Slabost pa je komuniciranje preko več oseb, saj se sporočilo lahko skazi (Rozman et al.1993b, 228),

- pisno, kjer za prenos besed uporabljamo pisavo in temu ustrezna sredstva. Prednost je ta, da v primeru neustreznega komuniciranja lažje ugotovimo odgovornost zanj ter možnost kasnejšega ponavljanja sporočila, ki je v pisni obliki. Je tudi bolj dodelano, saj pošiljatelj bolj premisli, kaj bo napisal. Slabost se kaže v veliki porabi časa in nezmožnosti takojšnega reagiranja prejemnika (prav tam, 228).

• nebesedno ali neverbalno komuniciranje; kamor sodijo vse oblike komuniciranja, kjer za posredovanje nekega sporočila prejemniku, namenoma ali nenamenoma, uporabljamo nebesedne simbole: držo telesa, gibe obraza, gibe oči, kretnje rok in nog, barvo, čas, intonacijo glasu, zunanji videz človeka itd. Ta sporočila so neposredna, izjemno natančna in hitra. e) Glede na vsebino in/ali namen (Kavčič 2002c, 48) je mogoče ločiti toliko različnih vrst, kot je vsebin oziroma namenov. Pogosto je ločevanje med zasebnim in javnim komuniciranjem (odprtim tipom). Pri tem je zasebno omejeno le na tiste prejemnike, ki jih pošiljatelj želi oziroma izbere. Javno komuniciranje pa prejemnikov ne omejuje in lahko sporočilo sprejme kdorkoli želi. Glede na namen in vsebino predstavlja posebno vrsto komuniciranja poslovno komuniciranje. Njegova vsebina je poslovna dejavnost posameznika, skupine ali organizacije oziroma posameznika ali skupine v organizaciji. Namen poslovnega komuniciranja je doseganje poslovnih ciljev posameznika, skupine ali organizacije. f) Glede na naravnanost (Rozman et al. 1993c, 231) ločimo: • komuniciranje navzdol; ki pomeni prenos sporočil od zgornjih k spodnjim ravnem organizacijske hierarhije (od nadrejenih do podrejenih). Gre za prenos sporočil od menedžmenta k zaposlenim. Takšen način komuniciranja je bil do nedavnega najobičajnejši tok sporočil v formalnem sistemu, vendar pa za tržna gospodarstva ni več primeren.1 Glavni namen uporabe tega načina komuniciranja je namreč menedžerska kontrola in koordinacija, s tem pa ukazovanje podrejenim (Berlogar 1999c, 115-118). • komuniciranje navzgor; ki predstavlja proces z nižjih na višje organizacijske ravni (komuniciranje od podrejenih k

1 Raziskave so pokazale, da je v Sloveniji še vedno opaznejši izrazit pretok informacij od zgoraj navzdol (Volk 2003, 15).

16

nadrejenim). Bistvena korist te oblike komuniciranje je posredovanje informacij nadrejenim o uspešnosti dela in o problemih in tako zagotavlja koristne ideje podrejenih. Komuniciranje od spodaj navzgor pomeni odkrito zanimanje za mnenje zaposlenih in pripombe ali vprašanja v zvezi z organizacijo in njihovim delom. Tu se pojavi problem, saj zaposleni informacije raje sprejemajo kot dajejo, če pa jih že posredujejo, jih najprej selekcionirajo, ker želijo posredovati le tista sporočila, ki bi po njihovem mnenju ugajala nadrejenim. Za ta način komuniciranja je značilno, da se zaposleni vključujejo v odločanje, reševanje problemov in razvijanje politike. Tako lahko nadrejeni iz »prve roke« dobijo povratno informacijo in preverijo sprejetje sporočil navzdol, poleg tega pa lahko vodje ugotavljajo svojo vlogo (prav tam, 118-120).

• horizontalno ali vodoravno komuniciranje; ki poteka med zaposlenimi v organizaciji, ki so na isti hierarhični stopnji. Njegove funkcije so zagotavljanje nemotenega in usklajenega dela, razkrivanje relevantnih informacij, ki so pomembne za vse sodelavce ter omogočanje medsebojne podpore. Horizontalno komuniciranje poleg omenjenih funkcij prinaša v organizacijsko strukturo fleksibilnost in pomeni način ustvarjanja ustrezne organizacijske klime ter preprečevanje konfliktov (Hodgetts 1991, 397). g) Glede na organiziranost komuniciranja poznamo: • formalno (organizirano) komuniciranje; se pojavlja znotraj organizacije. Zanj je značilno, da so komunikacijski kanali, oblika sporočil, raven komuniciranja in drugi faktorji komuniciranja formalno določeni (Možina 1995a, 58). S tem sistemom je tesno povezan koncept hierarhičnosti. Formalno komuniciranje lahko glede na tok sporočil delimo na komuniciranje navzdol, komuniciranje navzgor in horizontalno komuniciranje. • neformalno (neorganizirano) komuniciranje; definiramo kot tisto obliko komuniciranja, ki ni predpisana s formalno organizacijsko strukturo ter hierarhijo. Vzrok zanj je predvsem radovednost in želja po socialni interakciji. Običajno to obliko komuniciranja imenujemo kar govorice. Zaposleni ga uporabljajo kot dopolnilo formalnemu komuniciranju, kadar pride do informacijske praznine. Viri neformalnih informacij so zaposleni oziroma sodelavci, javni mediji in govorice. Opravljajo lahko dvojno nalogo, na eni strani zapolnjujejo vrzeli v mreži formalnega komuniciranja, na drugi strani pa sproščajo čustveno napetost ljudi. h) Glede na odnose z javnostjo poznamo: • interno komuniciranje oziroma odnosi z interno javnostjo; je med vsemi javnostmi2 le ena, ki je skupna vsem organizacijam, ne glede na velikost, zvrst

2 Javnost je katerakoli skupina, ki se dejansko ali potencialno zanima oziroma vpliva na sposobnost podjetja, da doseže svoje cilje. Odnosi z javnostmi (Public Relations) vključujejo vrsto programov, ki so oblikovani za izboljšanje ali ohranjanje podobe podjetja ali njegovih posameznih izdelkov (Kotler 2004b, 616).

17

lastništva ali panogo; to so prav gotovo zaposleni. Čeprav je menedžmentu najbližja in jo je praviloma najlažje dobro poznati in razumeti, je pogosto zapostavljena, njen pomen pa usodno podcenjen. V zadnjem času je moč opaziti, da organizacije namenjajo večji pomen upravljanju odnosov s to primarno javnostjo, saj je ustrezno komuniciranje z in med zaposlenimi kot del socialnega kapitala organizacij, predpogoj uspešnemu upravljanju odnosov z drugimi deležniki in javnostmi organizacije (Gruban 2006). • eksterno komuniciranje oziroma odnosi z eksterno javnostjo; eksterne javnosti delimo na več segmentov (www.pcmg.si, 2006): - kupci (obstoječi in potencialni), - poslovna javnost (dobavitelji, banke, zavarovalnice, pogodbeni partnerji, družbene

ustanove), - konkurenca, - mediji (tiskani, radio/televizija, svetovni splet), - nadzorni organi (DURS, inšpekcijske službe, nadzorni svet). S pravilnimi odnosi z vsemi naštetimi javnostmi dosežemo dober ugled podjetja in zadovoljstvo vseh sodelujočih. Kot pravi Alison Theaker (2004a, 11) so odnosi z javnostjo načrtovano in trajno prizadevanje za uveljavitev in ohranjanje ugleda med organizacijo in njenimi javnostmi. Odnosi z javnostmi so zelo primerno orodje za komuniciranje, zaradi treh posebnih značilnosti (Kotler 2004a, 580): - visoka verodostojnost: novičarske zgodbe in članki uglednih avtorjev se bralcem zdijo bolj

pristni in verodostojni kot oglasi. - sposobnost ujeti kupce nepripravljene (ali tudi konkurente): z odnosi z javnostmi lahko

dosežemo morebitne kupce, ki se sicer raje ognejo prodajnemu osebju in oglaševanju. - dramatizacija: odnosi z javnostmi imajo veliko izrazno moč za predstavljanje podjetja in

izdelka. 2.4 Interno komuniciranje Podjetje lahko resničen uspeh doseže le, če je energija vseh zaposlenih usmerjena k isti točki in njihovi cilji niso v navzkrižju. Če zaposleni nimajo jasno opredeljenega skupnega cilja, v ospredje postavijo svoje. Zaposleni morajo imeti jasno predstavo o splošni usmeritvi in željah podjetja ter o tem, kakšno vlogo imajo sami v njem in kako lahko čim več prispevajo k uresničevanju njegovih strateških ciljev (Alison Theaker 2004b, 178).

18

2.4.1 Značilnosti internega komuniciranja Poznamo različne opredelitve in razlage procesov internega komuniciranja v organizaciji. Med najbolj razširjenimi sta zagotovo »interno komuniciranje« in »organizacijsko komuniciranje«. Interno komuniciranje v organizaciji predstavlja ključen del organizacijskega komuniciranja neke organizacije. Pod organizacijsko komuniciranje spada vse komuniciranje, ki poteka v neki organizaciji, bodisi je povezano z delom (formalno) ali ne (neformalno). Interno komuniciranje pa je sistematičen način komuniciranja z zaposlenimi, ki je v funkciji upravljanja in vodenja organizacije. Cilj je zgraditi in kasneje tudi ohraniti zdrave in pozitivne odnose med zaposlenimi, kar ugodno vpliva na podjetje oziroma organizacijo, na njeno delovanje in pojavljanje v javnosti. Zaposleni so pri svojem delu učinkoviti le, če so dovolj informirani in popolnoma razumejo cilje organizacije, razumejo, kje je njihovo mesto v hierarhiji organizacije in kako lahko prispevajo k izpolnjevanju organizacijskih ciljev. Učinkovito interno komuniciranje zagotavlja podporo celotnemu organizacijskemu komuniciranju, saj ohranja dobro obveščene tako zaposlene kot tudi vodstvo organizacije, ter s tem posredno krepi skupinski duh pripadnosti, ki organizaciji pomaga reševati krizne trenutke. Pomen dobrega internega komuniciranja je tudi v tem, da lahko neprijetne nadloge spremeni v prednosti (Harrison 1995a, 122). Internemu komuniciranju se pomen izredno poveča v tistih organizacijah, v katerih so zaposleni v nenehnem stiku s širšimi javnostmi ali neposredno z odjemalci njihovih izdelkov ali storitev. Kadar v organizaciji prihaja do sprememb, kot so uvajanje nove strategije, nove politike, novega programa, morajo vsi zaposleni, ki prihajajo v stik s širšo javnostjo, oddajati enotno sporočilo. V nasprotnem primeru lahko pride do različnih informacij, katere lahko zunanja javnost napačno interpretira, s tem pa bi bil izničen namen uvedene spremembe. Eden izmed glavnih ciljev organizacije je doseganje pozitivnega ugleda organizacije v širši javnosti. Na tej točki lahko z internim komuniciranjem dosežemo, da bodo zaposleni predstavili najboljši vidik organizacije, se na trgu zavzemali za svojo organizacijo in oddajali dober vtis o organizaciji. a) Komunikacijski proces in njegove sestavine Komuniciranje je v sodobni družbi pogosto uporabljen pojem, tako v zvezi s številnimi človeškimi aktivnostmi, kot tudi odnosi med ljudmi. Komunikacija postaja vse bolj razvita in neizbežna in kot taka del našega vsakdanjika. Je eden glavnih momentov gospodarskega, socialnega in duhovnega razvoja vsake družbe. Komuniciranje je zelo širok pojav, ki vsebuje tako procese med ljudmi, kot procese v nas samih. Pri tem ne mislimo le na kognitivne procese razumevanja sporočil ali formuliranja le-teh, temveč tudi na fiziološke oziroma nevrološke procese v človeku (Ule 1996, 24). Ločimo štiri ravni organizacijskega komuniciranja. Osebno komuniciranje je temelj za vse ravni komuniciranja. Gre za komuniciranje s samim seboj, kako si izoblikujemo naš kodni in dekodni sistem. Od te ravni je odvisno, kako razumemo sprejeta sporočila in tudi na kakšen način in v kakšni obliki jih oddajamo. Medosebno komuniciranje poteka med dvema osebama. Na podlagi medosebne komunikacije se izoblikujejo medosebni odnosi, ki imajo velik pomen

19

za obstoj organizacije. Komunikacija v manjših skupinah poteka med tremi ali več osebami. Je korak naprej od medosebne komunikacije in na njej tudi temelji. V skupini se izoblikuje množica medosebnih odnosov. Večja kot je skupina, tem več ločenih interesov se pojavlja. Komuniciranje med skupinami je dosti bolj kompleksno in zahteva več koordiniranja. Značilno je za velike organizacije, kjer morajo različne skupine med seboj komunicirati in sodelovati (Berlogar 1999d, 61-62). Obstaja veliko definicij komuniciranja, ki pa so si v svoji osnovi precej podobne. Večina avtorjev uporablja iste ključne pojme, kot so pošiljatelj, sporočilo, komunikacijski kanal, prejemnik, motnje, povratne informacije itd. Ti elementi skupaj tvorijo celoto - proces komuniciranja, ki ga lahko razumemo kot izmenjavo informacij med dvema ali več osebami. Ta proces poteka le v primeru, ko so prisotni vsi elementi komunikacijskega procesa. Ni pa nujno, da so vsi prisotni istočasno, saj lahko sporočilo pošiljatelja ostane začasno shranjeno v komunikacijskem kanalu in pride do prejemnika z določenim časovnim zamikom, kar pogosto pogojuje sama narava komunikacijskega kanala. Komponente komunikacijskega procesa (Slika 2) imenujemo osnove oziroma elementarne enote komuniciranja (Barker 1996, 34). O uspešni komunikaciji lahko govorimo, kadar je komunikacijska zanka sklenjena, kar pomeni, da si udeleženci izmenjujejo vlogi pošiljatelja in prejemnika. SLIKA 2: KOMUNIKACIJSKI PROCES

Vir: Mescon (1998a, 169) Pošiljatelj (oddajnik) predstavlja enoto (posameznik ali institucija), ki zbrane informacije posreduje prejemniku. Njegova naloga je upoštevanje temeljnih pravil komuniciranja (Možina 1986, 12). Prvo pravilo se nanaša na ugotavljanje pristojnosti. Pošiljatelj mora najprej preveriti svoja pooblastila in pristojnosti, ki jih ima pri posredovanju sporočila. Drugo pravilo nalaga pošiljatelju, da naj bo sporočilo razumljivo, tako da bo prejemnik točno vedel, kaj je vsebinsko

20

bistvo sporočila. Nadalje mora pošiljatelj ugotoviti možnost uresničitve sporočila. Vedeti mora, kaj želi s sporočilom doseči, ter hkrati preveriti strinjanje in razumevanje tistega, ki bo moral nalogo na koncu realizirati. Zaradi karakteristik in značajev ljudi je pomembno, da pošiljatelj sporočila opazuje reakcije prejemnika. Vzrok za prejemnikovo nerazumevanje sporočila lahko najdemo v selekciji in kodiranju sporočila s strani pošiljatelja, še preden so te posredovane prejemniku. Selekcija je zelo kočljiv proces, saj so informacije zaradi selekcijskega kriterija za prejemnika včasih pomanjkljive ali celo irelevantne. Kodiranje po drugi strani pomeni spremembo informacij v obliko, ki omogoča lažji prenos le-teh med udeleženci procesa komuniciranja (Kavčič 1991, 307). Sporočilo je urejen izbor simbolov, namenjen za prenos informacije, ki se prenaša med tistim, ki sporočilo pošilja in tistim, ki ga prejema. Simboli so lahko verbalni (besede), neverbalni (geste) ali slikovni. S sporočilom želi pošiljatelj pri prejemniku doseči določen namen, določeno reakcijo. Znan je Bormannov vidik, ki loči sporočila na tista, ki spodbujajo, in tista, ki zavirajo poslušanje. V prvo skupino spadajo predvsem spontana, enakopravna in odprta sporočila, ki dogodek opisujejo in ne vrednotijo. V drugi skupini pa najdemo sporočila, ki ocenjujejo, kontrolirajo in poudarjajo superiornost pošiljatelja (prav tam, 308). Komunikacijski kanal predstavlja sredstvo, po katerem se sporočilo prenaša od oddajnika do sprejemnika. Količino informacij, ki jo je mogoče prenašati po kanalu, imenujemo informacijska zmogljivost kanala. Nekateri kanali so zelo informativni tako za oddajnik kot za sprejemnik, drugi podajajo le malo informacij. Tako so na primer najbolj zmogljivi kanali neposredna komunikacija, ki prenaša več informacijskih znakov hkrati. Vključuje besedno komunikacijo in neverbalne simbole. Ponuja takojšnjo povratno informacijo, tako da je mogoče preveriti razumevanje in odpraviti nesporazume. Telefonski način komuniciranja je malo manj zmogljiv. Sicer ima možnost za takojšnjo povratno informacijo, vendar manjkajo vidni znaki. Pisna komunikacija je še manj zmogljiva, saj je povratna zveza počasna in samo tisto, kar je napisano je lahko sprejeto (Možina et al. 1994, 565). Prejemnik je končni cilj posredovanega sporočila. Ta sporočilo sprejme in ga dekodira. Dobljeno informacijo lahko razume ali pa tudi ne. V komunikacijskem kanalu pogosto prihaja do večje ali manjše izgube vsebine informacije, kar je posledica motenj. Motnjo predstavljajo vsi dejavniki, ki lahko uničijo prvoten pomen sporočila (Mescon 1998b, 168). Zavedati se moramo, da se lahko v primeru večjih motenj končno sporočilo bistveno razlikuje od izvirnika. V tem primeru seveda ne moremo govoriti o uspešnem komuniciranju. Povratna informacija je odgovor na poslano sporočilo. Je eden od glavnih atributov uspešne komunikacije, saj predstavlja merilo razumljivosti sporočila. Naštetim elementom komuniciranja dodajamo še spremenljivke, ki neposredno vplivajo na komuniciranje med posamezniki. Med njih spada v prvi meri točnost. Ta se nanaša na pravilnost vsebine sporočila. Druga spremenljivka je odprtost komunikacije, torej prostost pretoka informacij med dvema ali več osebami. Ljudje v splošnem navezujejo več stikov v skupini, v kateri je čutiti večjo odprtost komunikacij. Naslednja spremenljivka je popačenje besed, ki predstavlja nepravilno reprodukcijo objektivno sicer pravilnih informacij. Zadnja spremenljivka je prenasičenost. Ta se pojavi v primeru prevelike količine informacij, ki jih

21

tako ni moč obdelati. Nasprotje temu je pomanjkanje informacij. Oba pojma sta povezana s količino informacij in s sposobnostjo posameznika, da jih sprejme in obdela. Ista količina informacij je lahko tako za nekoga prevelika, za drugega premajhna. b) Sporočanje in komuniciranje Za sporočanje velja, da je prejemnik sposoben opraviti zgolj funkcijo prejema. Pošiljatelj zgolj funkcijo oddaje. Komunikacijski kanal je sposoben prenašati poslano sporočilo le v eno smer, to je od pošiljatelja do prejemnika (Berlogar 2002, 18). Takšno komuniciranje je hitro in načrtovano. Vzbuja videz učinkovitosti, vendar je pogosto neefektivno, saj zanemarja povratne informacije. Ne ogroža pošiljatelja, medtem ko se podrejeni prejemnik lahko počuti onemogočenega. Tovrstno komuniciranje je prisotno le še v visoko hierarhičnih birokratskih organizacijah in družbah, kot so vojska, gasilci itd., kjer sta hitrost in časovna efektivnost ključnega pomena. Pri komuniciranju pa sporočila potujejo v obeh straneh. Obe strani imata funkcijo prejemnika in pošiljatelja (prav tam, 17). Komuniciranje je počasnejše in manj načrtovano. Zdi se neurejeno, vendar je pogosto učinkovitejše, saj je možno morebitna nerazumevanja sproti razjasniti (uporabljene so povratne informacije). To daje komuniciranju prednost, saj je zmanjšano število napak. Za razliko od sporočanja je pri komuniciranju prejemnik bolj prepričan, da je sporočilo pravilno sprejel, pošiljatelj pa je pod stalnim pritiskom prejemnika, da dobi ustrezno sporočilo. 2.4.2 Orodja internega komuniciranja Komunikacijska orodja so sredstva, s katerimi dosegamo zastavljene komunikacijske cilje. So pomembna sestavina komunikacijske strategije in se razlikujejo od podjetja do podjetja glede na različne potrebe in cilje podjetja. Pri vzpostavitvi strategije komuniciranja je pomembna izbira pravih orodij komuniciranja, pri čemer se ocenjuje primernost, uporabnost in učinkovitost orodij za posamezno ciljno skupino, pa seveda tudi stroški (Gruban et al.1998a, 175). V literaturi obstaja veliko različnih klasifikacij orodij internega komuniciranja. Gruban in drugi (1997a, 99) jih npr. delijo na organizirana (formalna) in na neorganizirana (neformalna). Harrisonova (1995a, 112-118) na govorna, pisna/vizualna in multimedijska. Obstoj velikega števila orodij internega komuniciranja in različnih opredelitev strokovnjakov na to temo otežuje oblikovanje enotne, splošno veljavne klasifikacije. Pri naštevanju možnih orodij smo izhajali iz Harrisonove klasifikacije orodij internega komuniciranja (Tabela 1).

22

TABELA 1: ORODJA INTERNEGA KOMUNICIRANJA

Pisna sredstva Ustna sredstva Elektronska sredstva interni časopisi, sestanki, elektronska pošta, bilteni za zaposlene, kolegiji, zbori in svet

delavcev, internet,

priročniki, navodila za zaposlene,

dnevi odprtih vrat, intranet,

letno poročilo, obhodi direktorja interni radio, interna televizija,

oglasna deska, interne prireditve, video konferenca, nabiralniki vprašanj, idej in predlogov,

konference, odprte telefonske linije.

razstave, osebni stiki, okrožnice, tečaji, izobraževanja, anketa zaposlenih. sistem pohval in graj, neformalna srečanja.

Vir: Povzeto po Gruban et al. (1997b, 137-151), Harrison (1995b, 112-118). Veliko je različnih virov internega komuniciranja glede na različne skupine pisnih, ustnih in elektronskih sredstev. Z upoštevanjem različnih potreb vsaka organizacija izbere svoja sredstva za interno komuniciranje, glede na cilj, ki ga želi z določenim orodjem doseči. Vsako izmed naštetih orodij internega komuniciranja pa ima svoje specifične lastnosti. Poglejmo si lastnosti nekaterih orodij internega komuniciranja: • Interni časopisi, bilteni za zaposlene; so sredstva za celovito obveščanje zaposlenih o dogajanjih in poslovanju organizacije, o situaciji na trgu in v panogi. Lahko vsebujejo informacije o doseženih, planiranih ciljih. Lahko obravnavajo tudi pojasnila, na primer o različnih vlaganjih, investicijah. Tako kot organizacija uporablja interne časopise in biltene za obveščanje o raznih preteklih in aktualnih dogodkih v zvezi s poslovanjem, lahko s temi sredstvi zaposlene tudi zabava. Pri izdajanju internih časopisov in biltenov je pomembna njihova oblika in vsebina, ki naj bi motivirala zaposlene k branju o organizaciji, v kateri so zaposleni. Če so interni časopisi in bilteni kvalitetni, dajejo zaposlenim vtis, da delajo za kvalitetno organizacijo (Grunig in Hunt 1984a, 242). Interni časopis je zelo primeren tudi za objavljanje pohval zaposlenim, ki so se pri svojem delu dobro izkazali. Dejstvo je, da se vedno skušamo zahvaliti strankam za sodelovanje, prav tako pa se moramo zahvaliti zaposlenim za dobro opravljeno delo. Ti dve zahvali sta za podjetje enako pomembni. • Priročniki in navodila za zaposlene; zaposlene seznanjajo o sami organizaciji, njeni zgodovini, o proizvodnem programu, dejavnosti, pravilih obnašanja, o pravicah in odgovornostih, ki se navezujejo na njihovo delo. Priročnik in navodila so namenjena novincem in tudi dolgoletnim sodelavcem. Novim zaposlenim pomagajo ta navodila kot pomoč pri spoznavanju organizacije. Gruban (1998,

23

639) trdi, da lahko priročniki in navodila postanejo fond znanja, ki ga bodo zaposleni ohranili tudi po odhodu iz organizacije. • Letno poročilo; je najpomembnejša periodična listina komuniciranja uprave gospodarskih družb z lastniki in finančnim okoljem. Poleg finančnih poročil poznamo tudi t.i. družbena letna poročila, ki razlagajo, kaj je v preteklem letu naredila organizacija koristnega za družbeno okolje. Lahko so pisana tudi za določene deležniške skupine, kot je npr. letno poročilo za zaposlene. Organizacija izdaja poročila, ki se nanašajo na določeno obdobje (četrtletje, polletje ali leto). Vsebujejo podatke o poslovanju organizacije, o najpomembnejših gibanjih in planih za prihodnost. Poročila morajo biti pravilna in iskrena, morajo pa tudi odsevati samozavest in pozitivnost, saj jih lahko poleg delničarjev in zaposlenih prebirajo še potencialni investitorji, mediji in tudi konkurenti. Letno poročilo mora, če je dobro napisano, informirati tako povprečnega zaposlenega kot finančnega strokovnjaka (Harrison 1995c, 116). • Oglasna deska; je sredstvo, ki je zelo razširjeno znotraj organizacije. V sebi nosi možnosti osnovnega in dopolnilnega informiranja. Nudi priložnost za hitro informiranje o krajših aktualnih dogodkih in novicah. Je eden izmed najcenejših in najbolj ekonomičnih sredstev sporočanja. Učinkovitost je pogojena z lično urejenostjo, z vsebino, vzdrževanjem in tudi z njeno namestitvijo. Organizacije so jih začele zanemarjati, saj se ne zavedajo njihove moči pretoka informacij, enostavnosti za vzdrževanje in stroškovne ugodnosti. Ker nihče ne skrbi za ažurnost informacij na oglasni deski, postanejo nezanimive oziroma neberljive in izgubijo moč. Potrebno je določiti nekoga, ki za oglasno desko skrbi. Tukaj velja omeniti tudi posterje in plakate v delovnih prostorih, ki so navadno hvaležen medij pri obravnavanju tem, namenjenim zaposlenih, kot so varnost itd. (Jefkins 1998a, 135). • Nabiralnik vprašanj, idej in predlogov; je orodje, s katerim vodstvo pridobiva informacije od zaposlenih glede izboljšav v poslovanju in delovnem okolju. Če so zaposleni, katerih ideje vodstvo koristno uporabi, nagrajeni, so tako ostali zaposleni toliko bolj motivirani. Na ta način se torej vzpodbuja zaposlene k večji kreativnosti in inovativnosti. Zaposleni se bolj poglobijo v delovanje organizacije in so lahko bolj pripadni organizaciji. Zaradi premoči višjega menedžmenta v hierarhičnem pogledu, mnogi zaposleni čutijo do njih strahospoštovanje. Obrazci za predloge pa omogočajo anonimno komuniciranje zaposlenih z menedžmentom. • Razstave; so sredstvo, ki je namenjeno informiranju, seznanjanju zaposlenih in različnih obiskovalcev (poslovnih partnerjev, novinarjev, politikov, družin zaposlenih, upokojencev) o proizvodnem programu, proizvodnih tehnologijah, dosežkih, rezultatih organizacije na proizvodnem in prodajnem področju. Če gre za trajnejšo predstavitev so za razstave primerne tudi razne vitrine na hodnikih poslovnih prostorov, v katere razstavimo izdelke.

24

• Okrožnice; imajo značaj uradnega sporočila in so lahko splošnega značaja in vsebine. Uporabimo jih, ko gre za pomembne spremembe v politiki in vodenju organizacije. So izredno ažurno in hitro sredstvo informiranja. Prenašajo zgoščena komunikacijska sporočila vodstva zaposlenim, posredujejo informacije s kolegijev in sestankov. • Ankete o zadovoljstvu zaposlenih; se izvajajo v organizaciji, da bi iz njih dobili informacije o tem, ali so zaposleni zadovoljni z vodstvom, s pogoji dela na delovnem mestu, s prehrano, s plačami, z informiranostjo. Ponavadi gre za anketni listič z vnaprej pripravljenimi vprašanji, na katere mora zaposleni odgovoriti v pisni obliki. Na tak način dobi vodstvo neko sliko o organizaciji, oziroma o določeni temi, ki jo anketa obravnava. • Sestanki; so kot ustno sredstvo internega komuniciranja formalna oblika srečanja za sprejemanje sklepov, ki terja načrtovanje, organiziranje, usmerjanje in nadzorovanje. Sestanki ponujajo vodstvu priložnost, da neposredno predstavijo aktualne informacije. Te informacije zaposleni poslušajo, se nanje odzovejo in tako nudijo vodstvu povratne informacije. Potrebno se je zavedati, da je osebno posredovanje informacij veliko učinkovitejše kot pisno, saj direkten stik omogoča tudi direktno povratno informacijo. Sestanek je oblika, ki ima dnevni red, čas in kraj srečanja ter predsedujočega. Možina (1995b, 150) omenja dve vrsti sestankov: informativne sestanke, ki so namenjeni posredovanju informacij udeležencem, in sestanke za urejanje zadev in snovanje novih zamisli. Prednosti sestanka z več ljudmi hkrati so v neposrednem stiku, ki omogoča prejemniku informacij njihovo sprejemanje z vsemi čutili, in v večji učinkovitosti zaradi skupnega delovanja skupine ljudi (sinergije), saj se porajajo nove zamisli, ideje. • Kolegiji, zbori in svet delavcev; kolegij je sestanek, ki je organiziran za menedžment. Namen kolegija je sprejemanje pomembnih poslovnih odločitev. Na njem se urejajo pomembne zadeve in snujejo nove zamisli. Zbor delavcev je namenjen informiranju o odločitvah, ki so bile sprejete na višjem nivoju. Na zboru menedžment poda poročilo o poslovanju organizacije, njenemu napredku, nevarnostih in priložnostih. Svet delavcev deluje v organizaciji kot vmesni člen, posrednik komuniciranja med vodstvom in zaposlenimi. • Dan odprtih vrat; služi seznanjanju družbenega okolja z organizacijo, njeno zgodovino, dejavnostjo. Namenjen je zaposlenim, njihovim družinam, upokojencem, novinarjem, politikom, potrošnikom, dobaviteljem, drugim poslovnim partnerjem in članom lokalne skupnosti. Organizacije lahko organizirajo dneve odprtih vrat ob raznih jubilejih. Namen te oblike internega komuniciranja je boljše spoznavanje delovnih procesov, ki se izvajajo v različnih oddelkih in predstavitev dosežkov na posameznih področjih.

25

• Obhodi direktorja oziroma vodstva; omogočajo osebno seznanjanje vodstva s stanjem v organizaciji, s problemi, slabostmi in z medosebnimi odnosi med zaposlenimi. Direktor oziroma vodstvo odide med zaposlene, jih osebno pozdravi, se pozanima za njihove težave. Skupaj prediskutirajo določene spremembe, odpravijo določene nesporazume, se tudi pošalijo. Na ta način vodstvo pokaže, da jih skrbijo težave zaposlenih. Ti cenijo skrb vodstva in so tako bolj lojalni organizaciji. • Interne prireditve, konference; saj interne predstavitve uporabljajo organizacije predvsem pri vpeljevanju večjih novosti. Te vrste predstavitev se nanašajo na različna področja. Lahko gre za vpeljevanje nove korporativne identitete organizacije ali za predstavitev seminarja, izobraževanja, na katerem je bil udeležen eden od zaposlenih. Konferenco Harrisonova (1995b, 113) omenja kot način sestankovanja zaposlenih, kjer le-ti razpravljajo o novih idejah, selitvi prostorov, lansiranju novega izdelka ipd. • Osebni pogovori »iz oči v oči«; pogovori so formalni ali neformalni načini besednega (pa tudi nebesednega) izmenjavanja podatkov in mnenj (Gruban et al. 1997c, 146). Z vidika vodstva organizacije predstavljajo pogovori z zaposlenimi pomembno investicijo njihovega časa, zato so namenjeni za posebne priložnosti (pridobivanje novih zaposlenih, poučevanje, svetovanje, mentorstvo). So izrazito učinkovito sredstvo komuniciranja, saj omogočajo dvosmeren pretok informacij. • Tečaji, izobraževanja zaposlenih; so izredno pomembna zaradi samega razvoja organizacije, zaradi doseganja postavljenih ciljev in zadovoljevanja potreb zaposlenih po osebnem razvoju in izpopolnjevanju. Poleg izobraževalnih seminarjev je pomembno tudi »mentorstvo«, ki vključuje neposredno komuniciranje med inštruktorjem in zaposlenimi. • Sistem pohval in graj; je nujen in neizogiben del internega komuniciranja. S tem orodjem zaposleni dobivajo povratno informacijo o tem, kako uspešno opravljajo svoje delo. Sistem pohval in graj vsaka organizacija izdela in uporablja na svoj način. Nujna predpostavka pri udejanjanju tega sistema v praksi je, da se opazuje ljudi, ko delajo dobro in ne samo iskanje napak. • Neformalna srečanja; služijo za bolj ali manj neformalno izmenjavo mnenj, idej, stališč, priporočil, navodil. S srečanji vodstvo z neposrednim komuniciranjem spodbuja zaposlene za odprto komunikacijo, o svojih problemih povezanih z delom, delovnim okoljem. Pomembna oblika neformalnega druženja so družabna srečanja, ki se organizirajo v okviru organizacije. Zaposleni se tako srečajo na prostoru izven organizacije, ko organizacija, oziroma njeno vodstvo za svoje zaposlene organizira piknike, športna tekmovanja, otroške zabave, novoletna srečanja ali izlete. Kako potekajo srečanja neformalne narave je predvsem odvisno od kreativnosti vodstva organizacije.

26

• Elektronska pošta; in pošiljanje informacij preko elektronske pošte sodi med najnovejše tehnološke napredke pri komuniciranju znotraj in izven organizacije. Z vstopom v družbo informacijske dobe, ima že večina zaposlenih na svojem delovnem mestu službeni osebni računalnik. S tem orodjem oziroma uporabo elektronske pošte lahko korenito izboljšamo in pospešimo pretok informacij med zaposlenimi. Na ta način vse osebje dosežemo ob času, ki je za njih najbolj primeren. Vsak uporabnik dobi pošto in se sam odloči ali bo sporočilo prebral takoj, ga natisnil ali prezrl. E-pošta je manj formalna kot pisno komuniciranje, manjša je možnost, da jo bomo natiskali s tiskalnikom in jo trajno zadržali. • Internet; je mednarodno omrežje računalniških mrež, ki ponuja nizke stroške komuniciranja in dostop do svetovnega spleta. Ljudje lahko uporabljajo internet za dostop do različnih skupin s skupnimi interesi. Internet je spremenil način dela ljudi s tem, da omogoča hiter in poceni dostop do različnih informacij (Gordon 1999, 204). Kljub temu da internet ni specifično namenjen komuniciranju z interno javnostjo, je vsesplošno razširjeno orodje komuniciranja z zaposlenimi. Danes ima večina organizacij predstavitvene spletne strani, ki so pomemben vir informacij tako za eksterno kot za interno javnost. • Intranet; je podoben svetovnemu spletu, a se uporablja samo znotraj organizacije. Organizacija uporablja intranet za prostor, kamor spravljajo informacije, ki jih zaposleni potrebujejo. Menedžment lahko enostavno posodobi ali doda nove informacije na intranet (prav tam, 204). Intranet je elektronska oblika oglasne deske, na njem je vrsta informacij formalne in neformalne narave, ki so ob vsakem času na voljo zaposlenim. Več o tem orodju internega komuniciranja sledi v naslednjih poglavjih magistrske naloge. • Odprta telefonska linija; omogoča zaposlenim po telefonu vzpostaviti neposredno komunikacijo z vodstvom. Tako lahko zaposleni dobijo odgovore na svoja vprašanja, ne da bi se ti kje izgubili. Vodstvu pa omogoča vpogled v klimo, ki vlada v podjetju in na odziv zaposlenih na odločitve vodstva. Isti namen je v zadnjih letih prevzel tudi mobilni telefon. Njegova uporaba se je povečala zaradi prednosti, da je vsak zaposleni dosegljiv tudi izven delovnega prostora. • Interni radio, televizija; prenašajo sporočila preko ozvočenja v organizaciji, ki je še predvsem pomembno v velikih organizacijah. Tako preneseno sporočilo sicer hitro izgine, a ima določene prednosti, kot je hitrost javljanja, cenovna učinkovitost. Interna televizija služi za izobraževanje, promocijo, informiranje novih zaposlenih in poslovnih partnerjev. Ima torej izobraževalni - strokovni značaj. S televizijo prenašamo sporočila v sliki, barvi, z glasbo in govorom ter gibanjem, ki na tak način omogočajo večje pomnjenje. Po besedah Harrisonove (1995c, 113) se interna televizija v večjih organizacijah uporablja že vrsto let. Ta medij omogoča zaposlenim spremljanje sporočil menedžmenta na delovnem mestu preko televizijskih sprejemnikov. Zaradi majhnosti slovenskih organizacij (v primerjavi s tujimi giganti) ta medij pri nas ni

27

zaživel kot oblika indirektnega komuniciranja, uporablja se le kot pripomoček za izobraževanje. • Video konferenca; z internetnimi povezavami, računalniškimi kamerami, zvočnimi karticami ter s preprosto uporabno in cenovno dostopno opremo se video konferenca vse bolj uveljavlja kot pomembno komunikacijsko orodje v poslovnem svetu. To velja zlasti za podjetja, ki poslujejo mednarodno, saj lahko z video konferenčnimi sestanki prihranijo pri visokih stroških za prevoz. Možnosti uporabe video konferenc v poslovnem svetu razdelimo v štiri glavne skupine: individualno oziroma skupinsko obveščanje sodelavcev z možnostjo zastavljanja vprašanj in takojšnjega posredovanja povratnih informacij; intervjuji (na primer za zaposlitev, kadar gre za mednarodno pridobivanje); treningi in izobraževanja z notranjimi ali zunanjimi strokovnjaki; sestanki vodstev, kot pomembna dopolnitev pri mednarodnem projektnem delu (Drevenšek 2002, 78). 2.4.3 Cilji in vsebina internega komuniciranja Strokovnjaki za odnose z javnostmi so mnenja, da so programi internega komuniciranja pomembni za vse druge programe odnosov organizacije z javnostmi, saj zaposleni informacije organizacije, v kateri delajo, zaupajo in posredujejo tudi zunanjim javnostim. Lahko bi rekli, da je informiranje zaposlenih o tekočih zadevah ena izmed glavnih funkcij internega komuniciranja. Potrebno je zagotoviti, da so zaposleni dobro obveščeni, saj je vsak zaposleni predstavnik za javnost. Organizacija si želi imeti v očeh vseh svojih javnosti, notranjih in zunanjih, dobro ime in to je njen glavni cilj. To lahko v organizaciji dosežejo z izgrajevanjem občutka pripadnosti, ki poteka skozi sodelovanje pri odločitvah. Zaposleni, ki imajo možnost sodelovanja in imajo občutek, da njihova mnenja upoštevajo, bodo pri delu bolj učinkoviti in motivirani (Jefkins 1998b, 141). a) Cilji internega komuniciranja Cilji, ki jih zasledujejo organizacije na področju internega komuniciranja so lahko3: - izboljšati organizacijsko klimo, kulturo; - izboljšati pretok informacij in idej znotraj organizacijske strukture; - opredeliti želene vrednote organizacije; - definirati kriterije zadovoljstva zaposlenih; - dvigniti sposobnost reševanja interesnih in interakcijskih konfliktov; - vgraditi komunikacije v poslovno politiko organizacije; - definirati želeno vedenje, profil vodje in profil zaposlenega, slog komuniciranja; - uveljaviti dvosmerne oblike komuniciranja (povratna zanka); - izboljšati motiviranost zaposlenih, odgovornost, pripadnost, inovacijsko sposobnost in

3

Povzeto po Dialogos (2007). Interno organizacijsko komuniciranje [Online].

28

samoiniciativnost; - dvigniti raven participacije zaposlenih; - informirati in izobraževati zaposlene; izkoriščati znanje in izkušnje vseh zaposlenih v prid

organizacije; - povezati komuniciranje s politiko napredovanja, - nagrajevanje; - izboljšati seznanjenost in identifikacijo zaposlenih s temeljnimi strateškimi dokumenti

(vizija, strategija, poslovni načrti,..); - izboljšati medosebne komunikacije in komunikacije s potrošniki; - uveljaviti primeren slog vodenja; - zagotavljati socialni mir in - spodbujati timsko delo in sodelovanje. Pomemben cilj, ki ga organizacije želijo doseči s programi internega komuniciranja, je zagotavljanje poznavanja razlogov za načrtovane spremembe med zaposlenimi. Zaposleni, ki vedo, zakaj se v njihovi organizaciji odvijajo spremembe so le redko presenečeni, ko se te zgodijo. V takšnih razmerah jih pogosteje podpirajo, v določenih primerih pa tudi zaposleni sami odkrijejo razloge za uvajanje sprememb. Nepoznavanje razlogov v nasprotnem primeru povzroča negativna stališča in nasprotovanje. Za njihovo preprečevanje mora torej organizacija zagotoviti občutek zaposlenih, da ti sodelujejo pri njenem vodenju. Participacija zaposlenih je, gledano s komunikacijskega vidika, še posebej pomembna, ker prispeva k ravni simetrije komunikacij ter povečuje angažiranost, inovativnost in zadovoljstvo zaposlenih (Grunig 1992a, 561). b) Vsebina internega komuniciranja Gruban (1997d, 99) omenja teme, ki jih zaposleni pri komuniciranju najpogosteje pogrešajo: splošno usodo organizacije, politiko plač, kadrovsko politiko, možnost izobraževanja, ugodnosti, organizacijsko ureditev, načine povezovanja dela različnih organizacijskih enot, zadovoljstvo uporabnikov s storitvami oziroma izdelki in sprotne zadeve, ki so povezane z njihovim delom. Ažurne novice o dogajanju znotraj organizacije ali znotraj posamezne panoge so ključnega pomena pri vsakdanjem delovanju. Pri tem so mišljena razna poročila raziskav s področja, v katerem organizacija deluje, pomembnejše kadrovske spremembe, novi proizvodi, delovni uspehi zaposlenih. Za zaposlene so ključnega pomena tudi informacije o zaposlovanju, selekciji in vključevanju novih zaposlenih, ki lahko veliko povedo o organizaciji. Kadrovsko politiko kot pomemben del informacij za zaposlene omenjata tudi Grunig in Hunt (1984b, 244). Organizacije naj bi spodbujale komuniciranje o karieri in morebitnem napredovanju svojih zaposlenih, saj to pri njih vzbuja zvestobo organizaciji. Organizacije, ki na izobraževanje in urjenje svojih zaposlenih gledajo kot na investicijo, morajo o tem tudi komunicirati na ta način. Vsako spremembo delovnih pogojev je treba pred njenim izvajanjem posredovati zaposlenim in natančno utemeljiti razloge zanjo. Prav tako je treba z zaposlenimi komunicirati o vseh ugodnostih, ki jih imajo, kot so razni dodatki za prehrano, prevoz, možnosti rekreacije, saj jih bodo le tako cenili in podpirali. Pomembna vsebina internega

29

komuniciranja so tudi razna obvestila o družabnih dogodkih (izletih, rekreaciji, zabavah,…) in osebnih zadevah zaposlenih (prav tam, 111). Da bi si organizacija med svojimi zaposlenimi zagotovila ugled in verodostojnost, naj bi sledila naslednjim načelom (Harshman in Harshman 1999a, 17): 1. Po vsebini komunikacije se mora organizacija omejiti le na posel. 2. Vsebina komuniciranja naj se obnavlja redno in v enakomernih presledkih. 3. Vsebina komuniciranja naj bo skladna z dejanji organizacije. 4. Komunikacija naj izraža željo organizacije po sporočanju in njen pogum. 5. Vsebina komunikacije organizacije naj nastaja v sodelovanju z zaposlenimi. 6. Vsebina komuniciranja mora med deležniki organizacije zbujati občutek verodostojnosti. Na sme streči zgolj zahtevam njenega vodstva in lastnikov. 2.4.4 Uspešnost internega komuniciranja Eden prvih korakov na poti k uspešnem komuniciranju je poznavanje ovir pri komuniciranju. Ovire zadržujejo oddajanje in sprejemanje sporočil tako, da ovirajo prenos informacij, da popačijo ali v celoti blokirajo njihov pomen. a) Tipični problemi v notranjem komuniciranju in komunikacijske ovire Možina (1991, 176) trdi, da so problemi komuniciranja pogosto simptomi oziroma odraz težav, ki obstajajo med posamezniki in skupinami tako v organizaciji kot drugod. Napake nastajajo zaradi prenosa informacij prek različnih in številnih ravni, zaradi nesposobnosti pošiljatelja ali prejemnika. Berlogar (1999e, 165) navaja ovire za učinkovito komuniciranje in jih deli na organizacijske in individualne. Organizacijske ovire so naslednje: • struktura: vedno kadar v komunikacijskem odnosu kdo zavzema višji položaj kakor

drugi, pride zelo verjetno do komunikacijskih težav. Čim več ravni ima organizacija, bolj kot sta prejemnik in pošiljatelj oddaljena, težje je uspešno pošiljati sporočilo;

• specializacija: s tem, ko postaja znanje vedno bolj specializirano, strokovnjaki na svojih področjih razvijajo svoj žargon ali okrajšave. Veliko težav utegne nastati pri komuniciranju med vodjem računovodstva in vodjo marketinga;

• različnost ciljev: vodstvo in delavci v organizaciji imajo zelo različne cilje, oziroma si le-te lahko različno interpretirajo;

• statusni simboli: status je položaj posameznika v skupini ali organizaciji. Velika pisarna, parkirni prostor, službeno vozilo in drugi privilegiji so tipični statusni simboli. Praviloma so vidni oziroma gre za predmete, ki jih povezujemo z osebo ali položajem. Najbolj jasno jih vidimo, če primerjamo različne stopnje menedžmenta. Vsaka naslednja stopnja menedžmenta praviloma uživa dodatne prednosti.

30

Individualne ovire so naslednje: • nasprotujoče si predpostavke: pošiljatelj predvidi, da bo prejemnik interpretiral sporočilo

tako, kot si on želi. Vendar lahko ključna beseda ali fraza pomeni za pošiljatelja nekaj drugega kot za prejemnika;

• semantika: pomeni proučevanje pomena besed in njihovih simbolnih pomenov. Napačna interpretacija besednih pomenov ima lahko ključno vlogo pri neuspešni komunikaciji. Večina besed v slovarju ima več pomenov. Prava komunikacijska ovira nastane, kadar dva človeka pripišeta istim besedam različen pomen in se tega ne zavedata;

• čustva: so psihološka stanja, s katerimi doživljamo vrednostni odnos do ljudi, stvari in dogodkov. Kadar komuniciramo, prenašamo tudi čustva, ne samo dejstev in mnenj. Pošiljateljevi občutki vplivajo na kodiranje sporočila in so lahko prejemniku razvidni, ali pa tudi ne. Če so jasni, potem bodo taki občutki pošiljatelja kot prejemnika vplivali na odgovor slednjega;

• komunikacijske spretnosti: sposobnosti komuniciranja se ločijo od človeka do človeka. Nekateri razlogi izhajajo iz kulture, izobrazbe in vaje, drugi iz temeljnih osebnostnih značilnosti.

Na komunikacijsko uspešnost vpliva tudi čas. Pomembno je ob, katerem času so sporočila podana. Razlika je, če navodilo za delo posredujemo v petek popoldan ali ponedeljek zjutraj. Eden glavnih vzrokov neuspešnega komuniciranja je nenazadnje tudi neaktivno poslušanje, ki se odraža v nepozornosti, nepotrpežljivosti ter preveliki nekritičnosti. Ne smemo pozabiti, da ovire za uspešno izvedbo programov internega komuniciranja ležijo na vseh ravneh v organizaciji. Predvsem se soočamo z odpori vodstva, če ta potrebo po spreminjanju razmer razumejo narobe - kot nezaupnico sebi. Med srednjim menedžmentom, ki mora izpeljati ponavadi »v vrhu« zastavljeno strategijo, se poraja odpor, ker bi spremembe utegnile prinesti nove delovne obveznosti. Zaposleni pa so skeptični do novih prijemov, saj jih praviloma razumejo kot grožnje ali kot obveznost, da morejo delati še več za isti denar (www.dialogos.si, 2007). Kot druge ovire oziroma tipične probleme notranjega komuniciranja v organizacijah Gruban (1994, 45) navaja še: neustrezen slog vodenja, saj še marsikje prevladuje avtoritativen slog vodenja; premalo časa namenjenega za interno komuniciranje oziroma misel vodstva »za to ni časa« in »to stane«; odnos vodstva do komuniciranja; preveliko število zaposlenih, ki ne omogočajo osebnega kontakta; podcenjevanje pomena komuniciranja; nejasni cilji internega komuniciranja; enosmerno komuniciranje namesto dvosmernega; strah pred odprtim komuniciranjem; pobude od spodaj brez odziva; (ne)relevantnost informacij ter premalo medsebojne komunikacije, dialoga in osebnih stikov. b) Doseganje uspešnosti v internem komuniciranju Odlično interno komuniciranje po Grunigovih (1992b, 536) besedah temelji na konceptih strateškega menedžmenta, integrirani vlogi komunikacij, vlogi upravljanja in dvosmernem simetričnem modelu odnosov z javnostmi. Komunikacijski procesi v organizacijah naj bi

31

odražali vrednote, kot so spoštovanje, izkazovanje časti, zaupanje in porazdeljenost avtoritete. Komunikacija je učinkovita le v primeru, ko zaposleni vidijo, da so dejanja vodij konsistentna z organizacijskimi vrednotami (Harshman in Harshman 1999b, 4). Gruban in drugi (1998b, 179) opredeljujejo kot temeljni nalogi komuniciranja v podjetju podporo organizacijskim ciljem, politiki in programu ter zadovoljitev potreb želja zaposlenih. Skrbeti mora za zdrave odnose med vodstvom in zaposlenimi ter med samimi zaposlenimi, povečati občutek pripadnosti zaposlenih in sposobnost prilagajanja organizacije negotovemu zunanjemu okolju. Poleg tega mora interno komuniciranje prispevati h konkurenčnosti organizacije, graditi močno lastno organizacijsko kulturo in prispevati k uveljavljanju timskega dela. Novi proaktivno zastavljeni modeli internega komuniciranja skušajo zaposlene nenehno pripravljati na hiter razvoj in nepredvidljive dogodke v poslovnih okoljih. Močna povezanost zaposlenih z okoljem (poznavanje poslovnih razmer, konkurence, finančnih in političnih dejavnikov) je za dobro delovanje organizacije nujna. Zaposlene je treba informirati zgodaj in jim nuditi proaktivne strategije, s katerimi organizacije dosegajo višjo raven razumevanja. Nikoli ne bomo dosegli, da bi bila komunikacija stoodstotno učinkovita, saj so motnje kot tudi nasprotovanja in nerazumevanje v samem procesu komuniciranja neizbežne. Ljudje smo si različni tako po fizičnih lastnostih kot tudi pri dojemanju sveta, ki nas obdaja. Mnogo avtorjev je že napisalo različne študije, kako izboljšati komunikacijske sposobnosti. Osnovni napotek je posredovati sogovorniku sporočilo na način, da ga bo ta kar najbolje razumel, ter s tem doseči učinkovito komunikacijo. Glavno vodilo za dosego le-tega pa naj bi bilo čim boljše razumevanje neverbalnih komunikacij. Pomembno je tudi aktivno poslušanje in empatija, sposobnost vživeti se v sogovornika. Če želimo doseči učinkovito komuniciranje znotraj organizacije, so neizogibne spremembe v vedenju menedžmenta. Ta naloga pa niti najmanj ni lahka, saj so komunikacije za razliko od upravljalskega procesa (enosmernega ukazovanja) dvosmeren ali večsmeren lateralen proces med praviloma enakovrednimi partnerji (prav tam, 180). Če želimo doseči učinkovito komuniciranje je potrebno: - večsmerno in dvostransko komuniciranje, ter nenehen dialog; - kredibilnost; - kontekst; - jasnost; - doslednost; - ustrezni kanali sporočanja; - stalnost; informacije morajo biti zanesljive, aktualne, redne, primerne oziroma zanimive za

posamezne skupine zaposlenih in lahko dostopne; - integracija politike internega komuniciranja v poslovno politiko podjetja; samo tako lahko

managerji dojemajo strateško razsežnost internega komuniciranja; - vključitev vodij v vsakdanje komunikacijske procese (besede = dejanja = vedenje); - več časa nameniti komuniciranju; - poslušati in sporočati, manj govoriti in trditi; - prijaznost namesto ukazovanja;

32

- neformalnost pred togostjo; - učenje namesto poučevanja; - več skrbi za ljudi in odnose, kot za posel in naloge; - zabavnost pred »teženjem«; - upoštevanje zaposlenih kot »zrele in odrasle potrošnike komunikacij«; - podpora vodjem pri njihovi komunikacijski vlogi ter zagotavljanje njihove odgovornosti; - usmerjenost na strateške elemente internega komuniciranja in upravljalske cilje (prav tam,

181). c) Stroškovni vidik internega komuniciranja Pred odločitvijo in izbiro orodij internega komuniciranja je torej potrebno pretehtati vse njihove prednosti in slabosti, vedeti pa moramo tudi s kakšnimi finančnimi sredstvi razpolagamo. Ustno komuniciranje je hitro in poceni, osebno in prepričljivo, prijateljsko. Nudi takojšnjo dvosmerno komunikacijo, saj se nam takoj pojavljajo vprašanja, na katere je možen takojšnji odgovor, dodatna razlaga, če se pojavi potreba. Največji problem pri tem je, da se vsebina hitro pozabi. Zato je potrebno informacije večkrat ponoviti ali dopolniti s pisnim gradivom, kar pa zahteva več časa in naporov in povzroča dodatne stroške. Pisna komunikacija je razmeroma poceni in široko uporabno sredstvo komuniciranja, navadno ozko usmerjeno v določeno skupino prejemnikov in jim je zato tudi prilagojena. Možno je razmnoževanje, v čemer lahko dosežemo široko javnost v zelo kratkem času in ga lahko uporabimo kot dokazno gradivo. Slaba stran pisne komunikacije je, da zahteva čas za motivacijo, da se lotimo pisanja ali branja. Proces pisanja je dolgotrajen in lahko vzame občutno preveč časa zaposlenim, kar jih odvrača od tega opravila. Elektronska sredstva omogočajo hiter oziroma takojšen prenos informacij od pošiljatelja k prejemniku, predvsem kar se tiče internih telefonskih linij in elektronske pošte. Vendar pa osebni računalnik, njihova programska oprema, vzdrževanje, nastavitve njihovih povezav v mrežo, telefonski aparati, telefonske mreže zahtevajo precejšnja finančna in tehnična sredstva. Kadar govorimo o stroških programov internega komuniciranja, moramo ozko računovodsko logiko nekoliko razširiti, saj se čedalje bolj razkriva druga, pogosto »nevidna stran« bilance. Nezadovoljstvo zaposlenih se namreč izkazuje v odsotnosti z dela, nižji produktivnosti, slabši kakovosti, nezainteresiranosti za izboljšave. Seznam je precej daljši, končni učinek na bilanco pa vsekakor nezanemarljiv (www.dialogos.si, 2007). Menimo, da se managerji in vodstvo še vedno premalo zavedajo pomena, ki ga skriva interno komuniciranje v sebi, in stroškov, ki bi jih lahko prihranili zaradi slabega komuniciranja in posledično nezadovoljstva zaposlenih. Začetni stroški uvajanja internega komuniciranja so zanemarljivo majhni v primerjavi s koristmi, ki jih prinašajo načrtovane in upravljane komunikacije z internimi javnostmi.

33

2.4.5 Raziskave o internem komuniciranju v podjetjih Problemi komuniciranja se v Sloveniji dejansko vlečejo že od leta 1993, ko je bil sprejet zakon o soupravljanju. Vzroki zanje so na delojemalski in delodajalski strani. Med delojemalci je bilo sprva rahlo razočaranje, ker so z novim zakonom dobili bistveno manj pravic, kot so jih imeli v času samoupravljanja. Delavci so bili namreč v preteklosti navajeni, da so imeli v telesih, ki so jih sami izvolili, bistveno več pristojnosti in možnosti odločanja. Vprašanje je sicer, v kolikšni meri so dejansko sami odločali, vendar so imeli s formalnega vidika več pravic. Ko smo prešli v tranzicijski sistem, so delodajalci zavzeli drugačno stališče, kajti če so delavci v samoupravnem obdobju imeli popolno oblast, naj bodo v novih časih zadovoljni, da imajo sploh delo in so lahko srečni, da bodo sploh prejeli »plačo«. Danes je v slovenskih podjetjih že opaziti zanimanja za ponovno vzpostavljanje sistema notranjih komunikacij. Vodstva podjetij instinktivno čutijo, da je nekaj narobe in da tradicionalni modeli informiranja zaposlenih ne zagotavljajo prepotrebnih vedenjskih sprememb. Ugotavljajo, da na trgu lahko konkurirajo le s temi istimi zaposlenimi. Zato stroka odnosov z javnostmi stoji pred izzivom, da bo potrebno začeti graditi interne sisteme komuniciranja, ki bodo slovenskim podjetjem omogočali nastopanje na trgu. a) Rezultati raziskave o internem komuniciranju Zveze združenj internih komunikatorjev v Evropi Zveza združenj internih komunikatorjev v Evropi (FEIEA), ki povezuje skoraj 5000 članov iz 12 držav, tudi iz Slovenije, je opravila že drugo raziskavo o internem komuniciranju. Rezultati so bili predstavljeni oktobra 2005 v Bruslju, ko je FEIEA proslavila tudi 50-letnico delovanja. Raziskava je potrdila prepričanje, da interno komuniciranje veliko prispeva k uspehu organizacije ali podjetja, toda le malo komunikatorjev smatra svoja delovna mesta za zanesljiva. Prva raziskava zveze je bila opravljena leta 2001, v drugi pa so člane povabili k odgovorom na vprašanja v zvezi s komuniciranjem v njihovi organizaciji, o njihovem delu, statusu v organizaciji, odgovornostih, delovnih orodjih in glavnih izzivih. Prišli so do naslednjih ugotovitev (www.mmportal.delo.si, 2006): - komuniciranje je ključni faktor za uspeh organizacije, saj jih 84% anketirancev to trdi za

eksterno komuniciranje in 79% za interno; - pet največjih ovir za učinkovito komuniciranje so prenizka zavezanost menedžmenta

komuniciranju, pomanjkanje časa, neučinkovita organizacijska struktura, premalo komunikacijskih znanj ter nedefinirani cilji na tem področju;

- prevladujoč vzorec komuniciranja v organizaciji je v letu 2005 z vrha navzdol (69%), a kaže trend padanja, saj je bil v letu 2001še 78%;

- komuniciranje po nivojih je z 22% v letu 2001 naraslo na 28%; - glas navadnega zaposlenega ostaja redkost; raziskava kaže, da je le 1 odstotek anketiranih

zaznal v svoji organizaciji komuniciranje od spodaj navzgor; - polovica anketiranih meni, da lahko prek orodij internega komuniciranja sproža, rešuje

tudi občutljiva vprašanja v organizaciji, tretjina se s tem ne strinja; - med tradicionalnimi mediji ostajajo podjetniški časopisi in revije trdno na prvem mestu,

34

saj kar 83% anketirancev meni, da so najbolj učinkovito orodje komuniciranja; - med elektronskimi mediji je na prvem mestu elektronska pošta (82%), na drugem pa

intranet (69%); - velika večina anketirancev (85%) meni, da bo interno komuniciranje v njihovih

organizacijah le pridobivalo na pomenu, hkrati pa se zmanjšuje njihov občutek za varnost delovnega mesta.

Če povzamemo, interno komuniciranje igra vedno pomembnejšo vlogo v organizacijah in je dejavnik uspešnosti. Komunikacijska orodja se spreminjajo, elektronski mediji se v glavnem uporabljajo za hitro informiranje, revije in časopisi pa prinašajo večjo razumljivost in poglobljeno razlago dogajanja v organizaciji. Anketiranci nimajo enotnega mnenja o tem, kateri poklic je najbolj primeren za opravljanje dela internega komunikatorja, vendar pa vsi poudarjajo potrebnost znanj in strokovne izobrazbe bodisi iz novinarstva, marketinga, odnosov z javnostmi in poslovnih znanj. b) Rezultati raziskave o internem komuniciranju v slovenskih podjetjih V raziskavi je bila uporabljena tehnika ankete. Anketiranje je potekalo od 17. do 30. junija 2004 (Buneto 2004a, 44) in ima naslednje značilnosti: - enota vzorčenja: podjetja z več kot 5 zaposlenimi, ki se ukvarjajo s profitno dejavnostjo;4 - naključni izbor je bil narejen ločeno glede na velikost podjetij (pod 50 zaposlenih, med 51

in 250 zaposlenih in nad 251 zaposlenih) in glede na dejavnost (storitve in fizični izdelki); - velikost vzorca: 100 podjetij; - naslovnik v vsakem izbranem podjetju je bil glavni direktor oziroma eden od njegovih

najbližjih sodelavcev. Le-ti oziroma vodstvo podjetja je zadolženo za oblikovanje politike komuniciranja znotraj podjetja. Zaželeno je, da so predstavniki vodstva tudi »strokovnjaki» na področju komuniciranja, saj je takšno znanje nujno potrebno za uspešno vodenje. Dejstvo je namreč, da še tako dobre komunikacije zlahka »odpravi« slab slog vodenja;

- število podjetij, ki je vrnilo pravilno izpolnjen vprašalnik: 78 podjetij; - odzivnost: 78%. Z ankete so želeli pokazati realno sliko, katera orodja internega komuniciranja anketiranci uporabljajo za posredovanje in pridobivanje informacij, ter kako pogosto. Anketiranci so pri dvajsetih različnih orodjih sporočanja in komuniciranja odgovarjali ali konkretno orodje uporabljajo, oziroma ga imajo in kako pogosto ga uporabljajo: dnevno, tedensko, mesečno, letno in nikoli. Pogostost uporabe orodij internega komuniciranja prikazuje tabela.

4 Izključena so bila neprofitna podjetja, saj so bili z nekaterimi vprašanji povezani pojmi, kot so dobiček, produktivnost idr..

35

TABELA 2: ORODJA INTERNEGA KOMUNICIRANJA PO POGOSTOSTI UPORABE

i ORODJA INTERNEGA

KOMUNICIRANJA DNEVNO TEDENSK0 MESEČNO LETNO NIKOLI

fi fi % fi fi % fi fi % fi fi % fi fi %

1 Elektronska pošta 72 92,3 2 2,6 0 0 0 0 4 5,1

2 Internet 61 78,2 7 9,0 5 6,4 0 0 5 6,4

3 Odprta tel. linija 37 47,4 6 7,7 1 1,3 0 0 34 43,6

4 Obhodi direktorja 29 37,2 31 39,8 9 11,5 5 6,4 4 5,1

5 Osebna srečanja " iz oči v oči " 24 30,7 17 21,8 18 23,1 13 16,7 6 7,7

6 Intranet 20 25,7 4 5,1 4 5,1 0 0 50 64,1

7 Oglasna deska 16 20,5 27 34,6 9 11,5 1 1,3 25 32,1

8 Sestanki , kolegiji 11 14,1 43 55,1 20 25,6 3 3,9 1 1,3

9 Priročniki , navodila za zaposlene 7 9,0 15 19,2 14 17,9 19 24,4 23 29,5

10 Nabiralnik predlogov , idej 7 9,0 5 6,4 16 20,5 1 1,3 49 62,8

11 Avdio vizualna sredstva 2 2,6 4 5,1 19 24,4 22 28,2 31 39,7

12 Letna poročila , finančna poročila 2 2,6 2 2,6 16 20,5 35 44,9 23 29,4

13 Interni radio / interna tv 2 2,6 1 1,3 0 0 0 0 75 96,1

14 Okrogla miza za viharjenje možganov 1 1,3 8 10,3 19 24,3 8 10,3 42 53,8

15 Notranje ankete o zadovoljstvu 1 1,3 1 1,3 8 10,3 25 32,0 43 55,1

16 Interne konference 0 0 12 15,4 16 20,5 21 26,9 29 37,2

17 Video konference 0 0 3 3,9 3 3,9 6 7,6 66 84,6

18 Interni časopis 0 0 1 1,3 21 26,9 12 15,4 44 56,4

19 Družabna (neposredna) srečanja 0 0 1 1,3 19 24,4 52 66,7 6 7,6

20 Dan odprtih vrat 0 0 0 0 1 1,3 22 28,2 55 70,5

Simboli: fi = frekvenca; fi % = odstotek frekvence Vir: Povzeto po Andreji Buneto (2004b, 47). Današnji čas lahko s stališča rezultatov ankete z upravičenostjo poimenujemo elektronska doba. Iz tabele 2 je namreč razvidno, da glede na dnevno uporabo različnih orodij internega komuniciranja prevladujeta elektronska pošta in internet. Prednost elektronske pošte je

36

vsekakor v tem, da omogoča dvosmerno komunikacijo in komunikacijo na daljavo. Zaradi možnost takojšnjih povratnih informacij, hitrosti pošiljanja in prejema sporočila so zmanjšane motnje, ki izvirajo od oddajnika ali prejemnika. Internet služi za hitro dostopnost številnih informacij, ki nam pomagajo pri vsakodnevnem reševanju delovnih problemov. Gre vsekakor za priročni orodji internega komuniciranja, ki sta dandanes dosegljivi že večini zaposlenih. Njun dodatni »čar« pa se skriva v odsotnosti osebnega kontakta. Marsikomu je neprijetno sporočilo lažje posredovati na ta način, zato niti ni presenetljivo, da se tradicionalni pogovor »iz oči v oči« nahaja šele na petem mestu najpogosteje dnevno uporabljanih orodij za interno komunikacijo v podjetjih (prav tam, 48). Na tretjem mestu dnevne uporabe se nahaja odprta telefonska linija, ki omogoča dvosmerno aktivno komuniciranje in takojšnjo informacijo, potrebno za opravljanje zadanih nalog. Obhodi direktorja so posebna oblika osebnega seznanjenja vodilnih s stanjem v organizaciji (Gruban et al.1997e, 144), in tako zelo pomembni za vzpostavitev boljšega odnosa vodstvo-zaposleni in za spoznavanje dejanske situacije v podjetju s strani vodstva. Glede na dnevno uporabo se nahajajo na četrtem mestu. Naslednje orodje po dnevni uporabi je intranet. Pri intranetu je potrebno poudariti, da pri dnevni uporabi zastopa visoko mesto, vendar ga od vseh anketirancev uporablja samo 35,9%. Več kot polovica anketiranih podjetij tega orodja ne uporablja. Naslednje orodje po dnevni uporabi je oglasna deska, ki se kljub moderni informacijski tehnologiji še presenetljivo veliko uporablja. Namenjena je predvsem za sporočanje in obveščanje zaposlenih o novostih in pomembnih dogajanjih v podjetju. V primeru stalnega vzdrževanja in obnavljanja je lahko izredno učinkovito sredstvo komuniciranja. Sestanek kot vir izmenjave informacij najdemo na osmem mestu. Njegova prednost je vnaprejšnja priprava tematike, kar omogoča, da so vse potrebne informacije hitro in strnjeno podane naenkrat večji skupini ljudi. Omogoča dvosmerno komunikacijo in seznanjenje udeležencev s problematiko v drugih oddelkih, ter podajanje in izmenjavanje različnih mnenj. Sestanek se v večini podjetij uporablja tedensko (Buneto 2004c, 48). Anketirana podjetja dnevno ne uporabljajo »dneve odprtih vrat« za sorodnike zaposlenih, upokojence in predstavnike medijev. Le-te v 28,2% uporabljajo letno, 70,5% pa se tega sploh ne poslužuje. Družabna (neformalna) srečanja ter interne časopise večina podjetij uporabljajo mesečno in letno. Dnevno se ne uporabljajo tudi video konference. Le-teh nikoli ne uporablja kar 84,6% vprašanih. Razloge za to lahko iščemo v majhnosti slovenskih podjetij nasploh. V redkih podjetjih dnevno uporabljajo interne konference, notranje ankete, okrogle mize za viharjenje možganov in interni radio, televizijo. Ta orodja podjetja nasploh zelo malokrat uporabljajo. Kar 96,1% anketiranih nikoli ne uporablja interni radio, televizijo. S tem potrjujemo dejstvo, da se zaradi majhnosti slovenskih organizacij (v primerjavi s tujimi giganti) ta medij skoraj ne uporablja. Uporablja se v redkih primerih kot pripomoček za razna izobraževanja ali predstavitve (prav tam, 48). Na podlagi dobljenih rezultatov lahko ugotovimo, katera so najbolj pogosto dnevno uporabljena orodja pri velikih in malih podjetjih.

37

TABELA 3: NAJBOLJ POGOSTO UPORABLJENA ORODJA GLEDE NA DNEVNO UPORABO PRI VELIKIH IN MALIH PODJETJIH

Najbolj pogosto DNEVNO uporabljena Najbolj pogosto DNEVNO uporabljena orodja pri velikih podjetjih so: orodja pri majhnih podjetjih so:

1. elektronska pošta 1. elektronska pošta 2. internet 2. internet 3. intranet 3. obhodi direktorja 4. odprta telefonska linija 4. odprta telefonska linija 5. oglasna deska 5. osebna srečanja »iz oči v oči« 6. osebna srečanja »iz oči v oči« 6. sestanki, kolegiji

Vir: Povzeto po Andreji Buneto (2004d, 49). Na osnovi dobljenih rezultatov lahko ponovno potrdimo, da živimo v času elektronske dobe in da se različna sredstva moderne tehnologije (elektronska pošta, internet) uporabljajo najpogosteje v obeh skupinah podjetij, največkrat dnevno. Pri obeh skupinah podjetij se med prvimi šestimi orodji po dnevni uporabi nahajajo tudi odprta telefonska linija in osebna srečanja »iz oči v oči«. Zadnja se uporabljajo pogosteje (dnevno) v malih podjetjih, kar je zaradi manjšega števila zaposlenih razumljivo in lažje izvedljivo. Razlika, ki jo lahko opazimo med obema skupinama podjetij pa je, da se v velikih podjetjih uporabljajo pogosteje dnevno še intranet in oglasne deske. Intranet je elektronska oblika oglasne deske in za razliko od klasične oglasne deske neprimerno dražja. Obe pa vsekakor v prid učinkovitosti, nujno potrebujeta skrbnike za redno obnavljanje in vzdrževanje njune vsebine. V malih podjetjih se pogosteje dnevno uporabljajo obhodi direktorja in sestanki, kolegiji kot v velikih podjetjih. Obhodi direktorja, vodstva pomenijo z vidika organizacije pomembno investicijo njihovega časa za izboljšanje komunikacijskega procesa v podjetju. Neposredno govorno komuniciranje vodstvo-zaposleni je sigurno zelo zaželeno in učinkovito (prav tam, 51-53). Omeniti velja tudi, da so mala podjetja bolj neenotna pri ocenjevanju pomembnosti posameznih ciljev, kot velika podjetja. Mala podjetja pripisujejo največjo težo ciljem, ki poudarjajo predvsem finančni rezultat, medtem ko velika podjetja pripisujejo največji pomen pripadnim in motiviranim, dobro informiranim zaposlenim, ki pripomorejo večanju poslovne odličnosti in izboljševanju organizacijske kulture.

38

3 ZNAČILNOSTI IN ZMOŽNOSTI INTRANETA 3.1 Opredelitev intraneta Ob široki uporabi spleta in spletnih tehnologij so pričeli nastajati tudi prvi intraneti, ki so omogočali uporabnikom dostop, objavo in razdeljevanje informacij. Ker intraneti uporabljajo tehnologijo brskalnikov, lahko uporabniki iščejo informacije s pomočjo iskalnih orodij preko ključnih besed ali pa se s klikanjem sprehajajo med različnimi kategorijami, ki združujejo informacije in jim ni potrebno poznati aplikacij, ki dajejo te informacije ali lokacij, na katerih so ti podatki fizično shranjeni. Dostop do intraneta oziroma do določenih skupin informacij na njem imajo le zaposleni ali skupine zaposlenih. Intranet s tem označuje informacijski sistem, ki ga uporabljajo zaposleni v podjetju za opravljanje svojega dela in se izvaja z rabo spletnega strežnika in spletnega brskalnika. S časom postajajo intraneti središče dogajanja v podjetjih in osrednja točka dostopa do znanja podjetij. Administratorji intranetov so začeli razvijati prva zmogljivejša orodja za hitro iskanje informacij, ki so navadno iskala informacije na spletnih straneh s pomočjo ključnih besed. Da bi intranet v podjetjih učinkovito podpiral elektronsko poslovanje in dostop do različnih virov informacij, mora zadoščati precejšnjemu številu kriterijev, med katerimi gre izpostaviti predvsem (Eckerson 1999, 13): • Prilagojenost uporabnikom; intranet naj bi bil prvenstveno postavljen z namenom zadovoljevanja informacijskih potreb uporabnikov, ki potrebujejo hiter in enostaven dostop do informacij. Zato mora biti prilagojen širokemu krogu uporabnikov, tudi tistim, ki sicer niso vajeni elektronskega poslovanja. • Intuitivna razporeditev in iskanje informacij; za lažje iskanje informacij in raznih dokumentov, mora biti klasifikacija le-teh čim bolj intuitivna, iskalna orodja pa dovolj zmogljiva. • Možnost objave informacij in naročanja nanje; pooblaščenim zaposlenim mora biti omogočeno objavljanje dokumentov in drugih zbirk podatkov v intranetno knjižnico, po drugi strani pa tudi določanje uporabnikov ali skupin uporabnikov, ki bodo imeli dostop do tako objavljenih informacij ter možnost naročanja nanje. • Poenoten dostop do virov informacij; intranet mora vključevati številne baze podatkov, sisteme za upravljanje z dokumenti, sisteme elektronske pošte, spletne strežnike, datotečne strežnike in druge sisteme. Dostop do informacij mora biti možen neodvisno od tega, ali se informacije nahajajo v strukturirani ali nestrukturirani obliki. • Dinamičen dostop do virov informacij; intranet mora uporabniku nuditi ažurne informacije, pripravljene v realnem času iz najnovejših

39

podatkov. Uporabnikom morajo biti dostopna tudi poročila in statistike, ki jih ustvarijo različne poslovne aplikacije, vključene v intranet podjetja. • Uporaba strežniške arhitekture; ko je intranet namenjen podpori dela številnih uporabnikov z različnimi potrebami po informacijah, ki se nahajajo v različnih virih podatkov, mora podpirati večnivojsko arhitekturo informacijskega sistema. Tako se lahko večina procesiranja dogaja na strežnikih, ki se nahajajo na vmesni ravni arhitekture. • Fleksibilno določanje pravic; administratorji intraneta morajo imeti možnost določanja pravic rabe intraneta za posameznike in za skupine zaposlenih, ki bodo uporabniki intraneta. Pravica mora opredeljevati kategorije, ki jih lahko posameznik bere, informacije na katere je lahko naročen in funkcije, ki jih lahko uporablja. Upravljanje dostopa do posameznih kategorij mora biti omogočeno na nivojih posameznega uporabnika, skupine uporabnikov ali drugih kriterijih. Administratorju mora biti na voljo tudi vpogled nad posegi, ki so jih v sklopu intraneta izvedli za to pooblaščeni uporabniki. • Dodajanje zunanjih informacijskih objektov in storitev; za zadostno informiranje zaposlenih navadno niso dovolj le informacije, ki so objavljene zgolj na intranetnih straneh. Preko intraneta morajo biti dosegljive tudi funkcije različnih aplikacij, ki ustvarjajo za poslovanje pomembne informacije. • Varnost; intranet mora uporabnikom zagotavljati varen dostop do informacij. Varnost je pomembna predvsem z vidika zavarovanja pred nepooblaščenim dostopom do informacij, ki jih ponuja intranet. Intranet lahko opredelimo tudi po vsebini in sicer kot orodje za (Hills 1996, 2): - podporo odločanju, - sodelovanje in komuniciranje, - dostop do podatkov o kupcih, partnerjih, izdelkih, naročilih, - obveščanje zaposlenih, - zbiranje in posredovanje znanja, - podporo poslovnim procesom, - delo na daljavo, - telefon 21-tega stoletja, - identifikacijo in izboljšanje procesov, - sodelovanje s partnerji in strankami, - podporo ISO 9000 standardom, - marketing in - upravljanje s človeškimi viri.

40

3.2 Odločitev o izgradnji, nakupu ali najemu intraneta V zgodnjih devetdesetih letih je zaradi ne dovolj dobro razvite tehnologije vsako podjetje na novo gradilo svoj intranet. Z razvojem tehničnih standardov, izboljšanjem sistemske in aplikativne programske opreme pa so se pričela pojavljati prva orodja za razvoj in vzdrževanje intranetov. Dodatni dejavnik je bila eksplozivna širitev rabe interneta, ki je poskrbela za večjo računalniško pismenost uporabnikov. Vse to je bila dobra osnova za razvoj intranetov. Danes smo na točki, ko lahko intranet uporabi vsaka organizacija ne glede na velikost. Tehnološki in komunikacijski standardi so vzpostavljeni, uporabniki imajo dobro računalniško infrastrukturo (hiter dostop do interneta, poenoten uporabniški vmesnik - spletni brskalnik) in vse to dnevno uporabljajo. Ti pogoji so odprli nove poslovne priložnosti veliko podjetjem, kar je posledično prineslo širok spekter rešitev za izgradnjo in vzdrževanje intranetov. Kot podlago za odločitev o načinu pristopa k implementaciji intraneta mora podjetje razrešiti spodnje dileme, ki močno vplivajo na nadaljnji potek vpeljave intraneta. Skupina Gartner je objavila štiri kriterije, ki jih je potrebno raziskati, ko se odločamo med nakupom in lastnim razvojem informacijskih sistemov (Mindbridge, 2005): - Diferenciacija: na kakšen način želimo uporabiti obstoječe razvojne vire znotraj

organizacije? Če organizacija nima dovolj razvojnih kadrov, skupina Gartner predlaga, naj se osredotočijo na posebne rešitve (hitre in stroškovno nezahtevne), ki prinašajo takojšnje učinke;

- Nove strukture in usmeritve: ker se tehnologija hitro razvija, tehnologije intranetov pa ne menjujemo tako pogosto, je potrebno oceniti, kakšne bodo možnosti vzdrževanja in nadaljnjega razvoja v prihodnosti, ko bodo razvojniki osvojili druge tehnologije;

- Upravljanje priložnosti: kam naj organizacija usmeri svoje vire za zadovoljevanje strateških ciljev glede na možnosti, ki bodo na razpolago v prihodnosti?

- Tržne sile: kakšen vpliv na lastni razvoj intraneta lahko ima morebitna nestabilnost kadrov v organizaciji?

3.2.1 Lastni ali zunanji proces izgradnje intraneta Implementacija intranetnih tehnologij je relativno enostavna. Zato lahko organizacije, ki imajo dovolj notranjih virov, to izvedejo same. Takšen pristop po eni strani daje organizaciji možnost razvoja tovrstnih znanj znotraj nje. Dopušča ji neomejeno svobodo pri določanju strukture in vsebin intraneta, sam proces pa ne zahteva formalnih postopkov in birokracije, povezanih z izbiro ponudnika. Po drugi strani podjetje izgubi dostop do izkušenj, znanj in ekonomije obsega, ki je vgrajena v obstoječe intranetne rešitve na trgu. Zaradi tega je kakovost zunaj narejenih rešitev ponavadi večja. Pri zunanjih rešitvah je menedžment zaradi visokih stroškov bolj vpleten v projekt (Karlsbjerg et al.2003, 43).

41

Podjetje, ki se je odločilo za lastni razvoj, lahko v posameznih fazah (analize, načrtovanja, razvoj) sodeluje z zunanjimi svetovalci, ki v projekt prinesejo svoje izkušnje in kritični zunanji pogled na organizacijo intraneta v podjetju. Odločitev o lastnem ali zunanjem razvoju je odvisna tudi od strateških (investicije v vire) in taktičnih (razporejanje virov) ciljev, ki jih zasleduje podjetje z vidika zagotavljanja virov, potrebnih za izvedbo intraneta. Če se odločimo za lastni razvoj, je potrebno upoštevati razlike med razvojem intraneta in tradicionalnimi rešitvami IT (informacijska tehnologija) (Wagner 2002, 143): - bistveno večja vključenost uporabnikov v proces izgradnje, - uporabniške skupine so tiste, ki vzdržujejo vsebinski del intraneta, in ne IT oddelek, - intraneti postanejo živ, razvijajoč se organizem. 3.2.2 Najem intranetnih rešitev Področje, ki se je razvilo v zadnjih letih in je osredotočeno predvsem na majhna podjetja, je najem intranetnih rešitev. Ker se večina raziskav ukvarja z večjimi podjetji, tovrstnih rešitev ne raziskujejo. Intranetne rešitve, ki jih je mogoče najeti, delujejo na ekonomiji obsega. Ponudniki razvijejo določeni skupek funkcionalnosti, ki jih gostijo na lastnem strežniku in dajejo v najem. Primeri tovrstnih storitev so Office.com (www.office.com), HyperOffice (www.hyperoffice.com), HotOffice (www.hotoffice.com), 37signals (www.37signals.com) ali Microsoft OfficeLive (officelive.microsoft.com). V večini primerov nudijo splošne funkcionalnosti, ki pokrivajo osnovne potrebe, kot so elektronska pošta, upravljanje z dokumenti, zasebni in skupinski koledar, upravljanje s kontakti, upravljanje delovnih nalog, forumi ipd. Obstajajo tudi specializirane spletne rešitve (npr. za projektno vodenje). Prednosti tovrstnega pristopa so za uporabnika jasne (Karlsbjerg et al.2003, 44): - ni zagonskih investicij v računalniško in programsko opremo kot tudi ne stroškov

vzdrževanja in nadgradenj, samo sprotno plačilo najemnine, - enostaven je za uporabo in ni potrebnih posebnih izobraževanj, - praktično takojšnji začetek uporabe, - brezplačno testiranje, kjer uporabnik lahko natančno preveri, ali mu rešitev ustreza. Slabosti lahko strnemo v naslednjih točkah (prav tam, 45): - nudijo omejen nabor funkcionalnosti, ki ni razširljiv, - nemogoče je združiti več različnih rešitev na eno platformo, - za dostop do podatkov je potrebna povezava z internetom (po možnosti širokopasovna), - podatki so izven organizacije in nad njimi nimamo nadzora.

42

3.3 Arhitektura intraneta Eden od dejavnikov uspeha elektronskega poslovanja podjetja je implementacija učinkovitih orodij, procesov in modelov v podjetju z namenom resnične podpore zaposlenim pri njihovih različnih delih, ki prispevajo k doseganju ciljev poslovanja podjetja. Za uresničitev tega mora imeti vsak zaposlen takojšen dostop do vseh za delo potrebnih informacij in aplikacij (Wiseth 1999, 1). Z ustrezno organizacijo baz podatkov in dostopa do le-teh lahko dosežemo boljšo lastno organiziranost, integracijo poslovnih procesov, povezovanje informacij v celoto ter sodelovanje med zaposlenimi in hitro iskanje oseb, ki lahko v ključnem trenutku pomagajo z nasvetom. Administratorjem intraneta morajo biti na voljo enostavna orodja za urejanje intranetnega sistema. Enostavnost se zahteva predvsem za ustvarjanje novih baz podatkov, posodabljanje obstoječih ter za shranjevanje in indeksiranje informacijskih objektov. Učinkoviti intraneti uporabljajo obstoječo poslovno logiko podjetja in obstoječe podatke, ki so dosegljivi podjetju. S tem se izognemo stroškom različnih predelav. Administratorji morajo imeti možnost definirati pravice za posameznike in skupine uporabnikov intraneta. S pravicami so opredeljene kategorije, do katerih lahko dostopa posamezen uporabnik ali skupina uporabnikov ter akcije, ki jih lahko uporabniki izvajajo nad dostopnimi podatki (prav tam, 2). V intranetu morajo biti zagotovljeni enotni postopki in koncepti. K organiziranosti podatkov, za katere vemo, kakšni so in kaj lahko z njimi počnemo, pripomore dober opis podatkov. V ta namen v t.i. podatkovnem slovarju shranjujemo imena in opise podatkovnih elementov, organizacijo podatkov, njihovo obliko in količine, pravice dostopa do podatkov in omejitve, kakršne so na primer dopustne vrednosti za posamezne podatkovne elemente. Podatki o podatkih oziroma metapodatki so tako, poleg podatkov samih, del intranet sistema, ali natančneje njegovi objekti. Med njegove objekte sodijo tudi programska logika in storitve, s katerimi uporabniki intraneta dostopajo do podatkov. Pregled komponent intraneta je razviden tudi na sliki 3.

43

SLIKA 3: PRIKAZ KOMPONENT INTRANETA

Vir: Van Slyke, Bélanger ( 2003, 444). Orenstein (1999, 2) navaja različne sloje tehnologije, ki bi morali tvoriti celoto intraneta in s tem zagotoviti čim boljšo izrabo njegovih funkcionalnosti: - predstavitvena tehnologija, med katero sodijo klasične spletne predstavitvene tehnologije

(HTML, XML, JavaScript idr.), - agenti za prilagajanje oziroma filtriranje informacij glede na potrebe posameznega

uporabnika, - tehnologija sodelovanja, ki vključuje diskusije, dostop do projektnih knjižnic in njihovo

uporabo, - tehnologija, ki omogoča on-line transakcije in podpira izvajanje različnih delovnih

procesov, - orodja, ki pooblaščenim uporabnikom dovoljujejo objavo in shranjevanje informacij na

intranetu v različnih formatih in naročanje na posamezne skupine informacij, - iskalna orodja namenjena enostavnemu iskanju po tekstu, slikah ter nestrukturiranih in

strukturiranih virih podatkov, - orodja za ustvarjanje in vzdrževanje kategorij informacij, ki so lahko različne za različne

skupine uporabnikov zaradi njihovih različnih potreb, - tehnologija, ki omogoča dostop do nestrukturiranih in strukturiranih virov podatkov, tudi

ko se zaposleni nahajajo zunaj podjetja, na primer pri terenskem delu.

INFORMACIJE - Podatkovni modeli - Pravila dostopa - Pravila poslovanja - Določila zaščite informacij

INFRASTRUKTURA - Naprave za dostop do omrežja - Varnostne storitve - Strežniška strojna oprema - Razvojna orodja - Mrežna strojna oprema - Druge komponente - Operacijski sistem

APLIKACIJE

- Aplikacije za upravljanje nabavne verige - Sistem za upravljanje baz podatkov - Aplikacije za upravljanje odnosov s kupci - Spletni strežnik - Orodja za upravljanje poslovnih resursov - Aplikacijski strežnik

44

Arhitektura intraneta mora biti zasnovana tako, da lahko združuje čim večje število različnih virov informacij in informacijskih storitev. S tem je uporabnikom zagotovljena možnost dostopa do vseh informacijskih komponent, ki jih potrebuje za učinkovito izvajanje svojih del (Schroeder 1999a, 3). Mednje sodijo v prvi vrsti komponente, ki igrajo v arhitekturi intranet sistema vlogo posrednika. Navadno so med njimi spletni strežniki, ki s pomočjo ti. URL naslova (kratica za Uniform Resource Locator ali slovensko: enotni spletni naslov) poiščejo ustrezni dokument ali kateri drugi objekt na intranetu in ga posredujejo uporabniku ter transakcijski strežniki, ki porazdelijo izvajanje več elektronskih uslug med različno strojno opremo in skrbijo za celovito izvajanje prenosov podatkov med bazami teh podatkov (Plumtree Software 1999a, 4). Taka arhitektura zagotavlja administratorjem intraneta, da lahko združujejo vedno nove informacijske komponente, ne da bi morali spreminjati osnovne funkcionalnosti portala, preko katerega uporabniki vstopajo na intranet. V ta namen je smiselno vzpostaviti arhitekturo z več nivoji, ki bo dovoljevala enostavno dodajanje novih informacijskih komponent v intranet sistem. Slika 4 prikazuje arhitekturo intranet sistema s tremi nivoji, v smislu izmenjave zahtev in elektronskih uslug med uporabniki intraneta, posredniško strojno in programsko opremo ter objekti intranet sistema.

45

SLIKA 4: ARHITEKTURA INTRANET SISTEMA

Vir: Schroeder (1999b, 3).

46

Prvi nivo arhitekture predstavlja odjemalec oziroma uporabniški vmesnik. Za dostop do intranetnih vsebin je na tem nivoju potreben še spletni brskalnik. Drugi nivo predstavljajo posredniki med zahtevami uporabnikov in ponudbo storitev intraneta. Mednje sodijo že omenjeni spletni strežnik, aplikacijski strežniki ter transakcijski in delovni strežniki. Tretji je nivo objektov intranet storitev. Zaradi velikega števila različnih aplikacij in informacijskih storitev ter virov informacij v različnih formatih, morajo biti storitve intraneta, kakršne so varnost, prilagajanje in indeksiranje, dosegljive kot del modularne arhitekture, ki administratorjem in lahko tudi uporabnikom dovoljuje dodajanje novih vsebin in aplikacij na intranet. Gre za razširljivost intraneta s štirih vidikov (Plumtree Software 1999b, 4): - dodajanje agentov za iskanje novih tipov informacij, ki izvirajo iz npr. datotečnih

strežnikov, baz podatkov ali spletnih strani; - dodajanje novih tipov dokumentov s pomočjo komponent za indeksiranje novih tipov

dokumentov in poročil na osnovi podatkov iz strukturiranih podatkovnih skladišč; - dodajanje novih tipov aplikacij in drugih informacijskih storitev s pomočjo funkcij za

dodajanje aplikacij in ostalih storitev; - dodajanje novih tipov varnostnih ukrepov, kakršni so usklajevanje novih uporabniških in

skupinskih varnostnih pripomočkov med portalom in ostalimi deli informacijskega sistema organizacije.

3.4 Uvajanje intraneta v poslovanje podjetij V svetu v kakršnem živimo danes, smo ljudje navajeni informacije dobivati, kolikor je mogoče hitro in v neomejenih količinah. Hiter prenos informacij je ključnega pomena predvsem za poslovanje organizacij, ki morajo poskrbeti, da pridejo prave informacije v prave roke ob pravem času, če želijo biti boljši od konkurence. Hiter prenos pravih informacij in podatkov pa je tudi ena izmed nalog intraneta (Hills 1997a, 21). Pri uvajanju elektronskega poslovanja lahko organizacije naletijo na naslednje ovire (Slovensko društvo Informatika 1997, 1): - pomanjkanje časa za pripravo, uvedbo in vzdrževanje projekta v primerjavi z drugimi

ukrepi, ki pokažejo takojšnje učinke; - pomanjkanje primerov uporabe, ki so jih razvili v kakem drugem podjetju, ki bi

nakazovali, kaj storiti in čemu se izogniti; - težave pri pridobivanju in razvijanju potrebnih znanj in sposobnosti. Pomembno oviro pri uvajanju intraneta v poslovanje podjetja predstavljajo še neetična ravnanja, kakršni so na primer vdori organizacij v zasebnost zaposlenih in na drugi strani vdori nepooblaščenih zaposlenih v informacijski sistem podjetja. Vdor v zasebnost ni vedno le od zunaj ampak je pogost tudi znotraj okolij, ki delujejo v internem računalniškem omrežju, kjer je možno na lahek način spremljati dejanja ljudi zaposlenih v takem podjetju (Toplišek 1998, 150):

47

- čas priključitve in odjave, - programe, ki jih uporabljajo in čas dela s posameznim programom, - vsebino njihove poslane in prejete elektronske pošte, - diskusijske skupine, v katerih sodelujejo, - čas, v katerem je bil posameznik priključen na internet in količino podatkov, ki jih je

prenesel na svoj računalnik, - igrice, ki se igrajo med delovnim časom, - druga dogajanja na računalniku. Ljudje so lahko nadzorovani iz različnih vzrokov, na primer zaradi nadziranja varnosti dela, iskanja izgubljenih podatkov, varovanja poslovnih tajnosti, spremljanja učinkovitosti dela posameznikov in nadzora izrabe delovnega časa, zaradi kazenskih in disciplinskih preiskav ipd. Vendar prevladuje mnenje, da je neetično, če posameznik ni vnaprej seznanjen z nadziranjem oziroma preiskovanjem njegovega elektronskega okolja (Brajša 1994b, 193). Eden od uspešnejših načinov vpeljave intraneta v podjetje je, da začnemo z vrha hierarhične strukture podjetja (Bremner et al. 1997a, 54). Navadno je le majhen procent zaposlenih v podjetjih seznanjenih z vizijo, poslanstvom in dolgoročno strategijo podjetja. Posredovanje ciljev podjetja vsem zaposlenim je ključnega pomena za dolgoročni uspeh poslovanja podjetja. Zlasti v večjih podjetjih vodstvo ne more obiskati vseh oddelkov in neposredno govoriti z vsakim posameznikom, ki je zaposlen v podjetju. Intranet pa omogoča uporabo komunikacijskih orodij, ki ustvarjajo bolj odprto in s tem jasnejšo kulturo v podjetju. 3.4.1 Pristopi za izgradnjo intraneta Hills (2002a, 22) dodaja, da naj organizacije natančno zastavijo strategijo razvoja. Pred vzpostavitvijo intraneta je predvsem zaradi stroškov potrebno temeljito premisliti o strategiji razvoja. Večje kot je podjetje, odločilnejša je ustrezna izbira strategije. a) Tradicionalni pristop k izgradnji intraneta Hills (prav tam, 23) v svojem tradicionalnem modelu izgradnje intraneta svetuje, da naj organizacija, ki želi vzpostaviti intranet, pretehta njegovo smiselnost s pomočjo naslednjih vprašanj: - Zakaj podjetje potrebuje intranet? - Kateri so cilji podjetja? - Kakšne probleme in priložnosti se pričakuje ob hitri spremembi poslovanja? - Ali je intranet potreben? - Je podjetje pripravljeno? - Katera področja naj bodo vključena? - Ali obstaja potrebna infrastruktura? - So v podjetju zaposleni s potrebnim znanjem in sposobnostmi za izgradnjo intraneta ter

posameznik, ki bo skrbnik in vzdrževalec aplikacij? - Kako bo potekal razvoj projekta in predlogov?

48

- Kaj se predlaga? - Kateri so sedanji problemi v poslovnem procesu? - Kje so vzroki teh problemov? - Kakšen naj bo načrt bodočega načina poslovanja, ki bo reševal te probleme? - Kakšni so izračuni pridobitev in prihrankov ter stroškov na drugi strani? Za tradicionalni pristop je značilno, da ga uporabljajo pri dragih in obsežnih projektih. Zahteva formalni pristop k nabavi, planiranju, stroškovni analizi in izračunu povrnitve investicije. Tradicionalni model obsega naslednje korake (Hills 1997b, 183): • Prvi korak je namenjen ugotavljanju, ali potrebujemo intranet. Na tej točki preučimo, če je

v organizaciji sploh povpraševanje po intranetu. Vprašamo se, ali so v organizaciji potrebe, katere lahko intranet izpolni. Na tej točki zaposleni, ki začutijo potrebo po intranetu, ponavadi izdelajo prototip intraneta. Tako lahko vodilnim pokažejo način njegovega delovanja. Pri ugotavljanju potreb po intranetu moramo upoštevati cilje naše organizacije ter glede na te cilje kasneje ugotavljati, kako lahko intranet pripomore k doseganju teh ciljev na boljši, cenejši in hitrejši način (prav tam, 184).

• Odločitvi, da potrebujemo intranet, sledi vprašanje, ali smo na izgradnjo intraneta

pripravljeni. Ugotoviti moramo, katero področje v organizaciji bo prvotno namenjeno intranetu. To je lahko celotna organizacija ali pa samo določena delovna skupina ali oddelek. Preučiti moramo, če stanje infrastrukture ustreza zahtevam. Se pravi, ali se v organizaciji nahajajo osebni računalniki ali terminali, ali je potrebnih še več računalnikov, ali gre za lokalno ali oddaljeno omrežje. Potrebno je ugotoviti, ali je v omrežju že nameščen ustrezen protokol, če še ni, je potrebno za to poskrbeti. V kolikor kateri izmed naštetih pogojev ni izpolnjen, je lahko to velik strošek v nadaljnje. Sledi tudi vprašanje, ali imamo dovolj znanja za postavitev intraneta. Če znanja ni, lahko zaposlimo strokovnjake. In nazadnje se moramo vprašati, če imamo v organizaciji nekoga, ki bo prevzel vodenje samega projekta (prav tam, 185).

• Priprava projektnega načrta in predloga je točka, kjer predstavimo problem, ki bo rešen s

pomočjo intraneta. Tukaj predstavimo stroške intraneta in prednost, ki jo bo uporaba intraneta prinesla. Izračunamo stroške, ki jih bo uvedba intraneta povzročila. Ti so odvisno od predhodne infrastrukture naše organizacije. Na konkretnem predlogu predstavimo prednosti uporabe intraneta v primerjavi z uporabo brez intranet tehnologije. Na koncu naredimo kalkulacijo ter izračunamo prihranek, ki ga bo intranet v prihodnje prinesel.

• Sledi predstavitev predloga tistim, ki so pripravljeni investirati v projekt. Predstavitev naj

bo kratka in jedrnata, v preprostem jeziku, brez uporabe strokovnih izrazov. Intranet prinaša dobre rezultate, zato njegova odobritev ne bi smela biti vprašanje. Odobritvi intraneta sledi njegova implementacija. Na tej točki lahko začnemo z uresničevanjem svojega plana. Najprej je dobro, če si začrtamo sam plan delovanja, ki bo omogočal uresničevanje brez nepotrebnih napak (prav tam, 193).

49

• Implementaciji intraneta sledi primerjava z rezultati, ki smo jih predstavili v točki priprave

projektnega načrta. Na tej točki lahko strnemo pridobljeno znanje in izkušnje iz tega projekta v poročilo, ki nam bo služilo v bodoče pri novih izzivih.

Kljub številnim dobrim lastnostim ima takšen pristop tudi nekaj slabosti, od katerih je najpomembnejši zaviralni faktor. Ker je pristop strogo formalen, to zavira izvajanje projekta, prav čas pa je pomemben faktor pri uvajanju novih rešitev v informacijski tehnologiji. Zaradi tega vse več pristopov gradenj intraneta temelji na bolj neformalnih odnosih (Vučko 1999, 56). b) Internet pristop k izgradnji intraneta Slednji model predstavlja zelo neformalen pristop k izgradnji intraneta. Izgradnja intraneta na takšen način je zelo hitra in kaotična, podobno kakor je to pri izgradnji interneta. Če imamo že zgrajeno omrežje, lahko uporabimo takšen pristop, saj nam ni potrebno čakati na formalno odobritev. Intranet pristop je sestavljen iz devetih korakov (Hills 1997c, 194-228): • Prvo in najpomembnejše vprašanje je, zakaj potrebujemo oziroma želimo imeti intranet.

Vprašati se moramo, kako naša organizacija posluje ter kako lahko intranet to poslovanje izboljša.

• Naslednja faza se nanaša na našo pripravljenost za izgradnjo intraneta. Ker gre za uvajanje

novih informacijskih tehnologij, moramo biti na to pripravljeni. V primeru nepripravljenosti se lahko izgradnja ustavi ali celo prekine. V tej fazi je potrebno definirati začetna področja za uvajanje intraneta. Preveriti je potrebno ustreznost infrastrukture, in sicer ožičenje, osebne računalnike, programsko opremo in ostalo. Potrebno je ugotoviti, če imamo dovolj znanja za izgradnjo intraneta. In na koncu moramo zaposliti nekoga, ki bo skrbel za vzdrževanje in razvoj intraneta.

• V tretji fazi se sprašujemo, kako začeti z izgradnjo intraneta. Tukaj se moramo vprašati,

kaj so naši cilji in če potrebujemo kakšno zunanjo pomoč, ali pa bomo vse izpeljali sami. V primeru pomoči od zunaj pa je potrebno najeti tudi pravo osebo za prave naloge.

• V fazi izgradnje intraneta je potrebno zagotoviti pravilno infrastrukturo. V osnovi je

potrebno imeti zgrajeno računalniško omrežje in protokol TCP/IP, ki teče na tem omrežju, ter ljudi, ki s svojim znanjem omogočajo pravilno postavitev in upravljanje tega protokola. Infrastruktura mora biti takšna, da bo sposobna prenašati promet intraneta. Se pravi, intranet ne sme ogroziti delovanja obstoječih sistemov in aplikacij. Na začetku smo lahko pri izbiri osebnih računalnikov in programske opreme bolj svobodni. Začnemo lahko s poceni programsko opremo, ki je brezplačna in to potem počasi zamenjujemo z boljšo. Strojna oprema pa mora biti takšna, da omogoča nemoteno delo strežnika.

50

• Pred objavljeno vsebino na intranetu je potrebno zagotoviti uporabnike, ki bodo vsebino sploh opazili in uporabljali. Zato je potrebno namestiti brskalnike, ki bodo omogočali dostop do aplikacij tako na intranetu kot tudi na internetu.

• Prav tako je potrebno intranet predstaviti zaposlenim. Se pravi jim povedati, kaj je intranet

in kaj lahko z njim delamo. Seveda je potrebno teorijo združiti s prakso in jim intranet tudi v praksi pokazati.

• V naslednji fazi je potrebno oblikovati intranet ekipo, ki bo pomagala pri razvoju intraneta,

saj je aktivnosti zelo veliko in jih ne more obvladati ena samo oseba. Potrebno je imeti programerje, sistemske upravljavce, strokovnjake za komunikacije, grafične oblikovalce in druge. Naloga intranet ekipe je, da uskladi njihovo delo in sprejema njihove odločitve za začetek, vzdrževanje in razvoj intraneta.

• Namen intraneta je dosežen takrat, ko bodo uporabniki iskali informacije najprej tam ter

šele kasneje drugje. To lahko dosežemo z oblikovno in vsebinsko prijaznim intranetom, kjer bodo vedno sveže informacije. Ohraniti je potrebno visoko hitrost delovanja, ki se ne sme zmanjšati, če se število uporabnikov poveča. Prav tako je potrebo uvajati sodobna orodja, ki omogočajo boljše delo intranetni ekipi.

• Zadnja faza se nanaša na izkušnje, ki smo jih dobili pri gradnji intraneta. Na podlagi tega

znanja lahko določimo, kaj bi bilo potrebno spremeniti ali izboljšati pri morebitnem naslednjem projektu izgradnje intraneta.

3.4.2 Organizacija in delo intranetne skupine Trend, ki ga je zaslediti v svetovnem merilu tako na internetu, še bolj pa na intranet portalih, je enostaven dizajn, pregledna in poenotena navigacija, uporabnost strani, učinkovita aplikacija za upravljanje z vsebino ter orodja, ki omogočajo medsebojno sodelovanje in komunikacijo zaposlenih. Prav gotovo pa je vsebina intranet portala glavni ključ za uspeh projekta. Pri načrtovanju portala je potrebna določitev potreb uporabnikov in ob tem dimenzioniranje vsebin portala. Intranet portal s premalo vsebine res ne bo pritegnil uporabnikov, a vsega ravno tako ni treba dati na intranet ali podpreti s funkcijami intraneta. Idealno je, če podjetje oblikuje skupino za razvoj intraneta, v katerega so vključeni predstavniki iz oddelkov, ki so pomembni za poslovanje podjetja in zaposleni, ki skrbijo za informacijsko tehnologijo v podjetju. Skupina osnuje strategijo, v katero zajame jasno postavljene cilje podjetja in načine, s katerimi bodo intranetne informacije pripomogle k doseganju teh ciljev. Poiskati mora možne poti za integracijo intranetnih strani z obstoječim informacijskim sistemom podjetja (Hills 2002b, 22).

51

a) Člani in naloge intranetne skupine Pričakovane koristi uvedbe intraneta v delo slehernega zaposlenega se nanašajo predvsem na odpravo težav z nepotrebnim izgubljanjem časa zaradi iskanja specifičnih informacij ali posredovanja znanja in drugih informacij sodelavcem. Posledica hitrejšega posredovanja znanja in enostavnejše izmenjave informacij bosta prihranek časa ter s tem znižanje stroškov dela in skrajšanje rokov za izvedbo posameznih poslovnih procesov. V praksi poslovanja podjetij je pomembna korist, ki jo lahko pričakujemo od uvedbe intraneta, tudi v večjem izkoristku dela, znanja in izkušenj, ki se nahajajo v podjetju ter so z uvedbo intraneta zbrane in hitro dostopne zaposlenim, ki se pri svojem delu srečujejo s podobnimi vprašanji. Cilj načrtovanja in uvedbe intranetnega portala obsega grob seznam nalog, časovni načrt izvajanja nalog in glavne odgovornosti na projektu. Za sestavo predloga projekta moramo poznati ter opredeliti odgovorne izvajalce na projektu. Z organizacijsko strukturo določimo, kateri zaposleni bodo vključeni v postavljanje novega sistema. V tej fazi določimo tudi zadolžitve posameznikov. Zahtevani roki nam določajo trajanje in zaključek projekta. Glede na zahteve, katera področja moramo vključiti v izgradnjo intranetnega portala, iz organizacijske strukture izberemo ustrezne osebe. Izbira članov intranetne skupine je zelo pomembna za izvedbo projekta. Člani morajo razumeti in podpirati elektronsko poslovanje ter poznati značilnosti in vlogo informacijskega sistema v organizaciji. Posamezen član projektne ekipe je zadolžen za njemu primerno vlogo na projektu. Uprava organizacije mora opraviti naloge, kot so (prav tam, 22): - izdelati strategijo za razvoj intraneta, nato razviti vizijo ter pregledati potrebna finančna

sredstva na projektu, - določiti vire, ki bodo razpoložljivi za razvoj intraneta, - določiti osebe, ki bodo kontrolirale intranet, - postaviti standarde in politiko rabe intraneta, - zapisati, kako se bo intranet vključeval v poslovanje organizacije in usmerjanja intraneta k

uresničevanju zastavljenih ciljev in - izvajati propagiranje intraneta in njegove uporabe ter spodbujati in podpirati tako redne

odjemalce kot ostale zaposlene pri uporabi intraneta. Vodja oddelka mora opraviti naloge, kot so (prav tam, 23): - določiti, kdo so odjemalci različnih področij, - preprečevati informacijsko zmedo. Zagotoviti mora, da bodo ljudje našli informacije, ki jih

resnično potrebujejo, - oblikovati strukturo internih strani za svoj oddelek, - določiti, kdo iz oddelka bo zadolžen za najnovejše vsebine in - določiti vsebino dodeljenega internetnega prostora.

52

Oseba, zadolžena za vsebino, mora opraviti naslednje naloge; - ažurno objavljati informacije, - vedeti mora, kdo je lastnik informacij, - vedeti mora, kdo odloča, kaj se lahko objavi, - posodabljati informacije, - objavljati informacije na intranetu, - seznanjen mora biti z odobravanjem vsebin za intranet, - poznati mora pravila o razvrščanju informacij, - paziti mora na enostavnost uporabe objavljene informacije in - dostavljati mora kvalitetne informacije v realnem času. Projektant informacijskega sistema mora: - postaviti smernice in navodila za splošno sestavo intraneta in - oblikovati internetne strani za posamezen oddelek ter celotni intranetni izgled. Programer mora: - želje odjemalcev projektne skupine pretvoriti v programski jezik. Strokovnjak za sistemsko programsko opremo mora: - poznati in povezati baze podatkov, - namestiti potrebna intranetna orodja, - integrirati različne poslovne aplikacije in - omogočiti enotnost dostopa do različnih virov informacij. Strokovnjak za sistemsko strojno opremo mora: - oceniti in izbirati ustrezno strojno in programsko opremo in - postaviti infrastrukturo. Strokovnjak za notranjo infrastrukturo podjetja mora: - zagotoviti, da bo obstoječe omrežje dovolj zmogljivo za promet, ki ga bo povzročil

intranet, - določiti politiko in način zaščite informacij, - nameščati in vzdrževati strežnike, - zagotoviti združljivost programske opreme ter visoko povezljivost z različnimi bazami

podatkov, - prilagoditi sistem potrebam odjemalca, - skrbeti za nenehno posodabljanje intraneta in - določiti mora način dostopa do aplikacij. Strokovnjak za podporo odjemalcem mora: - usposobiti in zagotoviti podporo odjemalcem, - spoznati in testirati nova orodja v intranetnem portalu, - opisati postopke in objavo le-teh na intranetu s pripravo učnih delavnic in seminarjev ter - usposabljati in spodbujati zadolžene za objavljanje informacij in nenehno posodabljanje

vsebin na intranetu.

53

Z vključevanjem odjemalcev intraneta v skupino se zmanjšuje ali odpravlja njihova nepripravljenost za razvoj, pripravo in uporabo novega informacijskega sistema. b) Organizacija vsebin intranetnih strani Informacije so bistvenega pomena za sprejemanje ustreznih poslovnih odločitev. Pomembno je zlasti, kako kakovostne so informacije, s čimer je mišljena njihova ustreznost za dani odločitveni problem, zgoščenost in podrobnost ter njihova pravočasnost in primeren obseg. Preveč informacij lahko ovira smotrne izbire, premalo pa povečuje tveganje neustreznega odločanja. Upravljanje podatkov je za vsakega vodjo odgovorno, tako kakor je odgovorno upravljanje financ, zaposlenih ali poslovne opreme. Pri upravljanju informacijskega sistema podjetja je potrebno izhajati iz informacijskih potreb uporabnikov. Cilj vsakega informacijskega sistema mora biti pravočasna zagotovitev pravilnih in v pravi obliki podanih informacij uporabnikom le-teh. Med informacije, ki so primerne potrebam uporabnikov, lahko štejemo (Turk et al. 1994, 33): • Kakovostne; informacije morajo zajemati podatke, pomembne za poslovno odločanje. Za

sprejemanje odločitev nosilci praviloma nimajo na razpolago vseh potrebnih informacij zaradi hitrega naraščanja stroškov pridobivanja informacij. Nosilci odločanja so zaradi tega prisiljeni sprejemati odločitve le na osnovi informacij, ki so jim na voljo.

• Primerne po obsegu; informacije se morajo ujemati z možnostmi prejemnika informacij. Uporabniki ne potrebujejo vseh informacij, temveč le tiste, ki so prilagojene njihovemu mestu v sistemu sprejemanja odločitev. Velja načelo, naj bodo informacije, ki se nanašajo na odločitve na strateški ravni, kar se da globalne, informacije, ki se nanašajo na odločitve na operativni ravni pa nadvse podrobne.

• Relevantne; informacije morajo zadevati predmet odločanja. Med relevantne informacije štejemo tiste, katerih posledica so akcije, ali pa so koristne za nameravane akcije, tako da z njimi olajšamo pot do ciljev ali celo dosežemo zaželeni cilj.

• Pravočasne; informacije morajo biti posredovane uporabniku takrat, ko je na odločitev še mogoče vplivati. Ekonomska vrednost informacij se časovno spreminja. Najvišja je navadno v času, ko se dogodek, na katerega se informacije nanašajo, še ni zgodil, zato ima uporabnik še vedno možnost, da vpliva na njegov potek. V tem primeru govorimo o prediktivni vrednosti informacije. Precej manjša, a še vedno dovolj visoka je vrednost informacije o dogodku, ki je še v teku in na katerega lahko še vedno vplivamo. Pri tem gre za operativno vrednost informacij, ker je z njimi mogoče regulirati, koordinirati ali izvajati popravke sistema, na katerega se informacije nanašajo. Najnižjo vrednost pa imajo informacije, s katerimi uporabnik ne more več vplivati na delovanje sistema. Tedaj so informacije zgolj opisne vrednosti in predstavljajo element znanja in izkušnje (prav tam, 33).

• Lahko dostopne; informacije morajo biti dostopne na enostaven način, podane preprosto in v obliki primerni za sprejemanje poslovnih odločitev. Pri tem je treba izhajati iz spoznanj o človekovem dojemanju informacije.

54

Načrtovanje podatkov ni vezano le na potrebe organizacije, ampak mora upoštevati tudi medsebojno povezanost podatkov in način njihove uporabe. Podatki in informacije, ki se analizirajo za poslovne potrebe podjetja, morajo biti pred tem skrbno pripravljeni, dostop do njih pa hiter. Hiter dostop do informacij je nepogrešljiv predvsem zaradi časa potrebnega za odziv na zahteve okolja. Poleg izvedbenih informacij so podjetju potrebne vnaprejšnje informacije, ki odsevajo odločitev ali iskanje novih ciljev, ter povratne informacije, iz katerih se razberejo razlike med želenim in trenutnim stanjem. Pri tem je pomembno, da so na intranetu objavljene informacije zanesljive (Kralj, 2000). Vsaki vrsti podatkov je potrebno določiti njihov vir; ko je možnih virov več, je smiselno izbrati le enega, da se izognemo nepotrebnemu večkratnemu zajemanju istega podatka. Če obstaja možnost, je najbolje izbrati primarni vir podatka. Sicer pa je pri izbiranju vira priporočljivo upoštevati njegovo kakovost, ki se na primer kaže v nivoju podrobnosti, ceni vira, povprečnem številu napak pri zajemu podatkov in možnosti pravočasnega zagotavljanja podatkov. Struktura intranetnih strani mora biti zasnovana na tak način, da pride uporabnik do želenega cilja v nekaj sekundah oziroma le z nekaj kliki (Korper et al. 2000, 25). Pri tem je priporočljivo, da vsak trenutek vidi hkrati višje ravni in trenutno raven informacij, na kateri se nahaja. Informacije morajo biti logično razvrščene v primerne kategorije. Navigacija mora uporabniku omogočati logično pomikanje po vsebinah intranetnih strani. Predvsem je treba izbirati in uporabiti navigacijske elemente tako, da čim bolj učinkovito pripeljejo uporabnika do ustrezne strani. Enostavno iskanje informacij dosežemo z učinkovitim navigacijskim sistemom po vsebini intranetnih strani. Pogoj zanj je sistematična organizacija objavljenih informacij. Dobra spletna stran je zato tista, ki je dobro organizirana, urejena ter privlačnih in doslednih oblik. Vsebine morajo biti verodostojne, pa tudi izvirne, z vrednimi in pravočasnimi podatki. Iz vsebin je koristno podati povzetek, da bodo bralci čim manj časa zapravili za obrobne informacije (Mackenzie 1998, 184). Intranetne strani morajo v nečem izstopati, biti v določenem pogledu unikatne, če želimo, da jih bodo uporabniki radi obiskovali. Poleg tega pa morajo zagotavljati tudi ustrezno hitrost in kakovost prikaza informacij v besedi ali sliki (Quality Criteria for Website Excellence 2001, 1-5). Pomembno je, da je čim večje število iskanih strani in orodij dosegljivih z enim samim klikom, tiste, ki so manj pomembne, pa z največ tremi kliki. Pri snovanju intraneta je potrebno upoštevati tudi uporabnike s slabšim vidom in se zato izogibati obilici grafičnih elementov, majhnih črk in majhnih elementov, na katere je potrebno klikati ter premajhnim razmikom med povezavami in tekstom (Skrt 2002, 74). Pri odločanju o vsebini intranetnih strani si lahko pomagamo s številnimi pripomočki in napotki. Predhodno moramo skrbno opredeliti svoj odločitveni problem, saj le razmišljanje o cilju daje odločanju pravo smer. Ko smo upoštevali namen oblikovanja intranetnih strani, preučimo še lastnosti bodočih uporabnikov; predvsem njihovo starost, potrebe in znanja.

55

Na osnovi tega lahko iščemo različne možne rešitve, pošteno ocenjevanje posledic vsake od alternativ pa pomaga ugotoviti, katere najbolj ustrezajo zastavljenim ciljem (Hammond et al. 2000, 17). c) Razlogi za uvedbo intraneta Vse večje število novih tipov zbirk podatkov, ki jih prinaša razvoj informacijske tehnologije, pogosto vnaša v informacijske sisteme organizacij zmedo ob že tako veliki množici informacij, ki jih hranijo organizacije. Upravljanje z informacijami in izgradnja dobrega dokumentacijskega sistema zato predstavljata organizacijam pomemben izziv na poti do učinkovitega poslovanja. Za lažje upravljanje z dokumenti in drugimi oblikami hranjenja informacij je nujno poznavanje možnosti, ki jih ponuja sodobna informacijska tehnologija ter računalniško podprte rešitve upravljanja z informacijami in znanjem (prav tam, 18). Mnoga podjetja se premalo zavedajo, kako pomemben poslovni resurs so pravočasne informacije in lastno znanje. Znanje in pridobljene izkušnje je potrebno v čim večji meri dokumentirati in z njimi smotrno upravljati, da je kasneje možen prenos znanja na sodelavce in bodoče zaposlene v organizaciji. S tem se izognemo vedno novemu odkrivanju in ugotavljanju rešitev ter prihranimo finančna sredstva in dragoceni čas. Dokumentiranja in upravljanja znanja se mora podjetje lotiti organizirano. Ni dovolj, da vso dokumentacijo zgolj objavi na intranetu. Pomembneje je, da so informacije in znanje na intranetu sistematično organizirane, brez nepotrebnega podvajanja. Prevelika količina informacij in njihova neažurnost povzročata zmedo pri uporabnikih takega informacijskega sistema in večina zaposlenih slej ko prej izgubi zaupanje vanj. Mnoge neorganizirane vsebine postanejo zaradi tega neuporabne, administratorjem informacijskega sistema pa povzročajo nepotrebno delo. Dokumenti in druge oblike zapisov podatkov morajo biti ljudem, ki so del organizacije in, ki potrebujejo tovrstne podatke, dostopni na poenoten in enostaven način. Dokumenti in druge zbirke podatkov morajo biti opremljeni z naslovom, formatom, velikostjo, imenom avtorja in lastnika ter z imeni oseb, ki so dokument spreminjale oziroma popravljale. Določene morajo biti tudi pravice uporabnikov za ravnanje z dokumentacijo in drugimi podatki, tako da je zagotovljena zaščita pred nepooblaščenim branjem, spreminjanjem ali brisanjem podatkov in informacij. V poslovnih organizacijah se nahaja obsežna dokumentacija, ki je nekatera bolj, druga manj pomembna za poslovanje. Izmed vse dokumentacije znanja in drugih informacij, ki se nahajajo v organizacijah, navajamo nekaj najobičajnejših oblik (prav tam, 20): - razvojna dokumentacija, - promocijski material, - tehnična in tehnološka dokumentacija, - delovni nalogi in drugi operativni dokumenti, - dopisi s poslovnimi partnerji, državnimi institucijami in fizičnimi osebami, - ponudbe, povpraševanja, naročila,

56

- proizvodna dokumentacija, - reklamacije, - finančna poročila in druga računovodska dokumentacija. Kadar so različni dokumenti in druge zbirke podatkov brez reda hranjeni na neštetih mestih v podjetju, so vodstvu in zaposlenim težko dostopni, v trenutkih, ko jih ti potrebujejo pri svojem delu. Za optimalno preglednost nad vsemi naštetimi oblikami dokumentacije mora podjetje ustrezno organizirati znanje in informacije, ki jih poseduje. Zato je pomembno upravljanje znanja, ki zajema zbiranje oziroma nastajanje, filtriranje, shranjevanje, razdeljevanje, pregledovanje in varovanje različnih zapisov podatkov. Uporabniki informacij, ki so se včasih borili s problemi pomanjkanja informacij, se vedno bolj soočajo z drugo skrajnostjo, informacijsko zasičenostjo. Če zaposleni ne najdejo informacij, ki jih potrebujejo za opravljanje svojega dela, je to podobna težava, kakor če delavci v proizvodnji nimajo na razpolago surovin. V obeh primerih poslovanje po nepotrebnem zastane. Skrbna analiza poslovanja običajno osvetli probleme upravljanja z znanjem in drugimi informacijami, ki so sicer zlasti v organizacijah, ki proizvajajo neoprijemljive produkte, pogosto prikriti. Šele po tovrstnih analizah se podjetja lotijo sistematičnega zbiranja in združevanja razdrobljenih informacij ter učinkovitejšega upravljanja z njimi. Težave z iskanjem ustreznih informacij iz množice različnih virov bi lahko razvrstili v tri skupine (Inmon 1996, 8): • Pomanjkanje verodostojnih informacij: različne skupine znotraj iste organizacije imajo

o istem problemu različne podatke. Vzroki so lahko v različnih virih, v časovnem zamiku pridobitve podatkov, v različni razlagi ali v različnih algoritmih za obdelavo podatkov idr.

• Nizka učinkovitost pridobivanja informacij: do slednje prihaja zaradi zapletenih postopkov priprave analiz podatkov in poročil. Običajno je potrebno poiskati in analizirati precejšnje količine podatkov, jih pretvoriti v uporabnikom primerno obliko in porabiti veliko človeških in tehnoloških virov za ustvarjanje poročil.

• Otežena pretvorba podatkov v informacije: podatki so poslani iz različnih virov, kjer se včasih hranijo le kratko obdobje in so zato po določenem času težje dostopni.

Ob razmišljanju o smotrnosti uvajanja intraneta v poslovanje posameznega podjetja, si v izhodišče postavimo operacije, ki jih mora posameznik opraviti, da prispeva svoj delež v poslovnem procesu. Želja vodstva, predvsem pa lastnikov podjetja je, da bi bili zaposleni pri delu čim uspešnejši. Prave informacije morajo čim hitreje priti do pravih ljudi, ker s tem predstavljajo sredstvo za dosego cilja (Gates 1999, 12). Zato odgovorni v podjetjih pogosto iščejo različne metode zbiranja in posredovanja informacij in znanja, ki bi povečale učinkovitost dela. Vsaka organizacija potrebuje navzoče sodelavce, njihovo osebnost in njihovo razvito identiteto. Tu so mišljene osebnosti, ki so skladno povezane s svojo organizacijo. Osnovne značilnosti razvite identitete zaposlenega, ki so zaupanje v podjetje, samostojnost, individualna iniciativa, sposobnost sodelovanja in sprejemanja sebe skupaj s podjetjem,

57

podjetje ne pridobi avtomatično s podpisom pogodbe o sprejemu delavca v delovno razmerje. Te značilnosti se razvijajo v podjetju, in sicer pod pogojem, da v podjetju obstaja primerno komunikacijsko ozračje (Brajša 1994a, 31). Zaposleni, ki so nezadovoljni v svojem podjetju, so tudi sami nezadovoljni. Nezadovoljstvo pogosto prikrivajo, zato komunicirajo neosebno. Neosebna komunikacija se lahko izraža z nezanimanjem, neustvarjalnostjo. Na videz morda zaposleni sprejemajo prav vse in se z vsem tudi strinjajo, v resnici pa jim je malo mar za interese podjetja. Povratne informacije postanejo enostranske in subjektivne, zato pa tudi nerealne in nepopolne. Take informacije delujejo negativno in njihov namen je druge spreminjati, ne pa informirati (prav tam, 113). Povratne informacije so eden od elementov motivacije zaposlenih. Zato morajo biti informacije ne le jasne in objektivne, ampak tudi pravočasne. Če je zaposlenemu pravočasno posredovana informacija, se lažje odloča pri svojem delu in je z informacijo dosežen večji učinek, kot bi ga dosegli, če bi bila podana pozno. Pravočasne informacije spodbujajo zaposlene k doseganju boljših delovnih rezultatov. Slabo informiranje pa lahko povzroči številne nevšečnosti, kot na primer (Bennett 1997, 250): - napačno sprejemanje odločitev, ker posamezniki ne dobijo informacije v pravilni obliki, - nesporazume med sodelavci istega oddelka in med delavci različnih oddelkov, kar

povzroča nepotrebne stroške, - konflikte, ki so posledica nesporazumov, - manjši prispevek zaposlenih k produktivnosti celotne organizacije, - slabšo kakovost dela, ko delavci ne razumejo pomembnosti svoje vloge v procesu

doseganja kakovosti, - neupoštevanje načrtov in poslovne politike podjetja, - pomanjkanje usklajevanja, itd. Od tega, kako kakovostne so informacije, s katerimi razpolaga podjetje, je odvisen celoten proces dela zaposlenih. Podjetje mora z ustreznim informacijskim sistemom povečati produktivnost svojih zaposlenih in od ljudi doseči, da prispevajo čim več k uspešnosti podjetja. Z učinkovitejšo informiranostjo, bi zaposleni zagotovo izkoristili več svojih sposobnosti in svojega časa. Uporabniki morajo intranet razumeti, z njim živeti in imeti od njega čisto konkretne koristi (Uršič 1996, 304). 3.4.3 Rast in razvoj intraneta v podjetju Ob uspešni uvedbi intraneta, dobrih in ažurnih vsebinah ter spodbujanju njegove rabe se v podjetju hitro pojavi potreba po dodatnih funkcionalnostih ali vsebinah. Zato moramo v okviru intraneta uporabnikom zagotoviti, da imajo nosilcu intraneta možnost sporočiti svoje predloge, izboljšave, želje in pripombe. Še bolje je, če se med intranetnim timom in uporabniki vzpostavi dialog. Povratne informacije s strani uporabnikov so neprecenljive vrednosti za nadaljnji razvoj in uspešno delovanje intraneta. Njihovo upoštevanje pa zagotavlja, da uporabniki postanejo tudi lastniki intraneta in njegovi sooblikovalci.

58

a) Pregled uspešnosti izvedbe projekta Če je to prvi tovrstni projekt, ki smo se ga lotili, je pregled izvedbe projekta pomembno učno orodje. Lahko ga izvedemo v dveh delih (Viney 2003a, 31): 1. Pregled ob zaključku projekta nam pomaga določiti, kdaj je projekt zaključen ter zagotoviti, da so deležniki v podjetju pripravljeni sprejeti intranet z vsemi sistemskimi, procesnimi in organizacijskimi spremembami. Morebitne napake in pomanjkljivosti se ocenijo, na njihovi osnovi pa se pripravi načrt njihovega reševanja. 2. Pregled uspešnosti implementacije intraneta izvedemo šest do devet mesecev po njegovi uvedbi. V njem povzamemo lekcije, ki smo se jih naučili (kaj je delovalo dobro, katere aktivnosti niso bile smiselne ali so bile napačno izvedene). Le-te (dobre in slabe) nam bodo pomagale pri izdelavi novih funkcionalnosti intraneta ali pri drugih podobnih projektih. b) Testiranje uporabnosti intraneta Testiranje uporabnosti intraneta je skupek aktivnosti, s katerim merimo, kako ljudje uporabljajo intranet. Testiranje se lahko nanaša na določeni del intraneta (npr. logičnost navigacije po intranetu, preglednost grafičnega vmesnika), vendar pa ni samo sredstvo za pridobivanje informacij o uporabnosti intraneta, ampak tudi orodje za pridobivanje takojšnjih povratnih informacij, ki zadevajo tako trenutne kot prihodnje funkcionalne zahteve. Testirati je potrebno že pri razvoju in splošno pravilo je, da se testira zgodaj in pogosto. Na ta način sproti odpravljamo napake ter znižujemo stroške kasnejših večjih popravkov. Testiramo lahko na več načinov od rešitev na papirju do izdelanega intraneta. V vsakem primeru pa je potrebno testiranje uporabnosti tudi po zagonu intraneta, ki je še posebej kritično v primeru organske rasti intraneta5. Testiranje ni nujno draga aktivnost, saj raziskave kažejo (Nielsen 2000), da na manjših projektih lahko testiramo s 3 do 5 uporabniki, s čimer odkrijemo med 67 in 84% napak. Vsekakor pa je za dobre rezultate potrebno testiranje z več uporabniki in ne večkrat z istim uporabnikom, saj je »vidno polje« enega uporabnika bistveno ožje od polja več ljudi. c) Sledenje uporabi intraneta Zajemanje in obdelava statistik uporabe intraneta je pomembno orodje v rokah upravljalca intraneta.

5 Organska rast intraneta pomeni, da so bile na začetku vzpostavljene osnovna struktura in vsebine intraneta. Z uporabo se je obseg intraneta bistveno povečal, tako po obsegu dokumentov kot po strukturi vsebin, saj so imeli uporabniki in/ali uredniki možnost dodajanja vsebin ob dokaj nizki stopnji nadzora nad vnosom vsebin.

59

Obdelava statistik nam omogoča: - ugotavljanje obiska posameznih vsebin in v primerjavi s pomembnostjo vsebin za podjetje,

s tem podlago za morebitni »redizajn«, - ugotavljanje vzorcev uporabe intraneta (poti, po katerih se uporabniki gibljejo); ti podatki

nam pomagajo razumeti uporabnike in načine, kako dostopajo do posameznih informacij, - če ima iskalnik vgrajeno možnost določanja ključnih besed posameznim rezultatom, lahko

na osnovi besed, ki jih uporabniki vpišejo v iskalnik, ter izbranih rezultatov pripravimo najbolj primerne rezultate (t. i. best bets).

Sledenje statistikam je tudi prva stopnja v pridobivanju povratnih informacij s strani uporabnikov. Poleg tega pa velikokrat predstavlja osnovo za npr. spremembo informacijske arhitekture, strukture menijskih izbir, spremembe v grafičnem vmesniku in podobno; vse z namenom izboljšanja uporabniške izkušnje (Viney 2003b, 33). d) Zbiranje povratnih informacij Je pomemben element pri razvoju intraneta, saj se predstavi načrtovalcev intraneta in uporabnikov lahko razlikujeta. Uporabniki morajo imeti možnost dajanja komentarjev, sugestij in opozarjanja na probleme. Če so njihove ideje dobre, jih lahko povabimo tudi v tim, ki bo načrtoval rešitev, katero je predlagal. Sistem povratnih informacij je najbolje narejen tako, da je uporabniku dostopen na vsaki strani intraneta. Tako je uporabnikom omogočena takojšnja reakcija, obenem pa vemo tudi, na kateri strani se je uporabnik nahajal, ko je pisal komentar (prav tam, 34). e) Sledenje intraneta potrebam organizacije Sledenje zajema dve področji: razvoj novih vsebin in aplikacij (kot posledica preurejanja poslovnih procesov ali izgradnje novih) ter stalno izboljševanje obstoječih rešitev (njihovo testiranje in optimizacijo). Poglobljeni pogovori z uporabniki in ljudmi, ki se ukvarjajo z vzpostavljanjem in optimizacijo procesov, nam v povezavi z tehnikami, dajo dobro osnovo za pripravo novih rešitev (aplikacij), ki bodo pomagale pri izboljšanju poslovanja podjetja. Prav tako nam te informacije pomagajo določiti pomembnost posameznih rešitev in posledično vrstni red njihove izdelave in uvedbe (prav tam, 35). 3.5 Prednosti in slabosti intraneta Eden izmed glavnih namenov uvajanja intraneta v organizacijo je enostavna, hitra in s tem učinkovita komunikacija med odjemalci. Z uvedbo intraneta odjemalci pridobijo tudi: dostop do preprostega grafičnega vmesnika, dostop do svežih informacij podjetja, večje možnosti sodelovanja z ostalimi odjemalci in oddelki, prilagoditev prikaza vsebin intraneta, integracijo obstoječih aplikacij in enoten dostop do baz podatkov.

60

Intranet nadomesti množico papirnatih dokumentov in potrebo po prenašanju dokumentacije iz sektorja v sektor. Z uvedbo intraneta se v organizaciji pri povečanju učinkovitosti komunikacije prihranijo stroški na področju telefonske komunikacije, pošiljanju pošte, procesu naročanja osnovnih sredstev. Odjemalcem pa se olajša hitri dostop do tehničnih in prodajnih informacij, tudi pregled nad konkurenco postane lažji, znižajo se stroški zaradi manjšega obsega tiskanja in porabe papirja, poveča se točnost in pravočasnost informacij ter prihrani čas zaradi hitrega posredovanja ukazov in navodil. 3.5.1 Prednosti in korist intranetov Prednosti in koristi intranetov lahko razdelimo na oprijemljive in neoprijemljive (Hills 1997d, 28-64). a) Oprijemljive (merljive) so: • zmerni stroški implementacije - ker intranet uporablja internetne tehnologije, so stroški

implementacije nizki, prav tako se znižajo stroški vzdrževanja baz podatkov, podatke pa je mogoče enostavno prikazovati v različnih oblikah,

• enostavnost uporabe - dobro načrtovani intranet deluje enako intuitivno kot dobro spletno mesto; ker je uporabnikovo delovno okolje v intranetu podobno tistemu v internetu, sta uvajanje in uporaba enostavna,

• prihranek časa in denarja, hitrejši prenos informacij - ob pravilni uporabni intraneta pride do materialnih (pisarniški material, potni stroški) in časovnih prihrankov (manj iskanja informacij, njihova takojšnja distribucija); zaradi vedno hitrejšega spreminjanja informacij je ta element vedno močnejši,

• razširljivost in fleksibilnost - zasnova intranetov omogoča enostavno dodajanje novih uporabnikov, prav tako pa tudi povečevanje kapacitet sistema,

• povezovanje različnih platform, uporaba obstoječe infrastrukture - ker je uporabnikov odjemalec brskalnik, ki za komunikacijo uporablja standardni protokol, lahko prek njega dostopamo do podatkov na različnih platformah,

• uporabniki nadzorujejo podatke - glede na varnostno oziroma uredniško politiko podjetja lahko uporabniki sami dodajajo, spreminjajo in objavljajo vsebine, kar povzroči bistveno hitrejši pretok podatkov.

b) Neoprijemljive (nemerljive) so: • izboljšanja komunikacija - se zgodi tako na nivoju komunikacije med zaposlenimi in

nadrejenimi kot med samimi zaposlenimi; geografske ovire odpadejo, omogočena je komunikacija velikega števila ljudi v različnih skupinah,

• izboljšano odločanje - bolj kakovostne in pravočasno dostopne informacije povečajo kakovost in hitrost odločanja,

• zbiranje in distribucija znanja - intranet omogoča zbiranje in shranjevanje informacij, tako da je na voljo komurkoli in kadarkoli,

61

• zmanjševanje birokracije - komunikacija med uporabniki poteka brez vmesnih členov in nič več samo po vertikalnih linijah,

• izboljšana produktivnost - do nje pride zaradi skrajšanja časa, potrebnega za iskanje, zbiranje, obdelavo in distribucijo informacij; na voljo je več informacij (manj »vrtičkarstva«), informacije so na voljo vsem naenkrat,

• izboljšan odnos s poslovnimi partnerji - z odpiranjem informacijskega sistema poslovnim partnerjem dosegamo hitrejši pretok informacij ter omogočamo dodatne možnosti sodelovanja in optimizacije poslovnih procesov na obeh straneh.

Druge neoprijemljive koristi so še podpora organizacijskemu učenju, grajenje kulture sodelovanja in izboljšano delovno okolje. 3.5.2 Slabosti intranetov Slabosti intranetov so se od časa, ko je nastala večina tovrstnih analiz (pred sedmimi do desetimi leti), bistveno spremenile, na primer (Intranet Roadmap 2005a, 3-4): • varnostne ovire, kjer varnostni in komunikacijski protokoli še niso bili dobro razviti in je

bil oddaljen dostop problematičen. Varnost je pomembna tudi danes, vendar pa imamo na razpolago veliko varnostnih mehanizmov. Ločiti moramo tudi med varnostjo, ki jo zahteva intranet, npr. biotehnološke ali vojaške razvojne organizacije ali pa intranet manjšega trgovskega ali proizvodnega podjetja;

• pomanjkanje celostnih rešitev - takrat t. i. rešitve iz škatle niso obstajale, prav tako pa ni bilo podjetij, ki bi se ukvarjala z načrtovanjem in implementacijo intranetov ter integracijo obstoječih informacijskih rešitev podjetja v intranet. Danes imamo na razpolago širok spekter rešitev od odprtokodnih sistemov za upravljanje vsebin in rešitev, ki jih lahko najamemo, do kompleksnih licenčnih intranetnih rešitev.

V današnjem času so slabosti intranetov povezane predvsem s slabim načrtovanjem oziroma upravljanjem z intraneta (Hills 1997e, 46-49), npr: • možnost kaosa - intraneti brez izdelane uredniške politike in stalnega vzdrževanja imajo

tendenco, da jih uporabniki zasujejo z informacijami; le-te postanejo zaradi svoje mase obremenjujoče za uporabnike. Podobno velja, če je sistem toliko odprt, da dovoljuje večje posege v logiko organizacije vsebin in navigacije;

• deljenje informacij in izguba nadzora - sta prisotna predvsem pri srednjem menedžmentu, ki velikokrat zadržuje informacije pred podrejenimi. Z uvedbo intraneta dobijo uporabniki večji dostop do informacij, srednji menedžerji pa se posledično počutijo ogroženi;

• izguba produktivnosti - lahko nastane kot posledica nenadzorovane organske rasti intraneta, ko pride do preobremenjenosti z informacijami (količina, zastarelost, slaba organizacija), za iskanje informacij pa je potrebno veliko časa;

• skrita oziroma neznana kompleksnost ter stroški - kljub relativno nizkim zagonskim stroškom v fazi načrtovanja ni lahko oceniti, kakšni bodo dodatni stroški intraneta, ki bodo nastali z njegovo uporabo in vzdrževanjem. Posledično temu je potrebno načrtovati in meriti donosnost naložbe oziroma celotne stroške lastništva.

62

S strukturiranim pristopom uvajanja intraneta v podjetje in z jasnimi cilji lahko omenjene težave popolnoma odpravimo ali vsaj omilimo. 3.6 Trendi na področju razvoja intraneta V dobi hitrih sprememb zaradi prehajanja industrijske družbe v informacijsko, so informacije in znanje najbolj potreben proizvodni dejavnik. Posledično so potrebni novi pristopi k razvijanju rešitev poslovnih problemov, kjer postaja vse več vredna informacijska tehnologija z dostavo pravih informacij ob pravem času in v ustrezni obliki uporabnikom teh informacij. V organizacijah se pojavljajo potrebe po združevanju ločenih aplikacij, znanja in virov informacij. Zato se novi informacijski sistemi oddaljujejo od tistih, pri katerih so bile najpomembnejše aplikacije, in bližajo k sistemom, za katere je najpomembnejši uporabnik, ki aplikacije sam prilagaja svojim potrebam. a) Robert Rolih navaja 10 svetovnih trendov pri razvoju intraneta6: • Trend 1: Uporabniki postajajo središče sistema; ko so pred petimi do desetimi leti podjetja pričela razvijati sisteme, so bila osredotočena na uvedbo lažjega dostopa do informacij. Ti sistemi so se kmalu razvili v orodja, ki so poenostavljala in pospeševala komunikacijo v podjetju in s kupci. Poleg tega pa so tudi pomagali podjetjem, da so na trg prodrla hitreje in si ustvarila nove poslovne priložnosti preko spleta. Pred kratkim pa so podjetja začela delati sisteme, ki kupcem in partnerjem olajšajo poslovanje s podjetjem. Določene informacije, ki so bile do tedaj le v podjetju, so prenesla tudi h kupcem. Poenostavljeno poslovanje s podjetjem jasno pomeni tudi večji dobiček; še pomembneje pa je, da se to dolgoročno lahko odraža tudi v zvestobi kupcev. • Trend 2: Dostavljanje informacije tja, kjer je potrebna; dandanes podjetja informacije dostavljajo na številne različne lokacije. V podjetju Mazda dobivajo informacije tudi na servisnem oddelku, kjer mehaniki lahko do podatkov o avtomobilu pridejo s pomočjo njegove registrske številke. Podjetje Cleaver-Brooks načrte svojih grelcev za vodo dostavlja inženirjem tudi v kotlovnice pri strankah in tako pomaga 10.000 inženirjem po celem svetu bolje in hitreje razvijati nove produkte. • Trend 3: Intranet postaja samoumeven; vloga intraneta v poslovanju se še naprej krepi in postaja vse bolj odločilna. V podjetju Cisco npr. 98% zaposlenih redno uporablja intranet, podjetje pa ima v svoji panogi enega najvišjih prihodkov na zaposlenega. • Trend 4: Integracija v vse poslovne procese; eno ključnih sporočil podjetij, ki imajo odlične intranete je, da je vrednost intraneta največja, ko je ta tesno povezan z vsemi poslovnimi procesi. Pri Ciscu je vsak od 16.000 zaposlenih

6 Povzeto po Robertu Rolihu, www.uspeh.com, 2006.

63

obravnavan kot razvijalec intraneta. Cisco je izračunal, da je njegov ROI na vložke v intranet 35 milijonov USD letno. • Trend 5: Še več zanimivih aplikacij; v intranetu podjetja Remedy lahko najdemo rubriko "Ask Mom" ("Vprašaj mamo"), podjetje Sandia ima iskalnik, ki zaposlenim poišče in sporoči stanje večjih projektov, podjetje National Semiconductor pa ponuja orodja, ki večjim kupcem pomagajo postavljati svoje domače strani. • Trend 6: Večja podpora sodelovanju med zaposlenimi; večje število intranetov zaposlenim pomaga pri medsebojnem sodelovanju, ne le znotraj posameznih podjetij, temveč tudi z drugimi poslovnimi partnerji. Podjetje 3Com je postavilo stran 3Community; ameriška mornarica U.S. Navy in podjetje Boeing pa imata sistem po imenu GOSNET, s pomočjo katerega si delita informacije. • Trend 7: Bolj prefinjeni razvojni modeli; tako kot postaja internet vse pomembnejši za podjetja, lahko vidimo, da podjetja postajajo naprednejša tudi kar se tiče razvijanja, vzdrževanja in širjenja svojih internih sistemov. Podjetje PHH je tako npr. pričelo z uporabo pristopa "načrtuj veliko, zgradi majhno". Ta pristop podjetju omogoča razširiti svoj intranet delček za delčkom, temelji pa na že obstoječem modelu in zgradbi. • Trend 8: Manj je več; vse več podjetij spoznava, da velike razvojne ekipe na področju razvoja intranetov ne prinašajo želenih rezultatov. Zato ima veliko podjetij namenoma majhne razvojne ekipe, ki so bolj obvladljive in bolj fleksibilne. • Trend 9: Vključevanje menedžmenta znanja; menedžment znanja je dosegel intranet, in sicer najprej v obliki "interesnih skupnosti". Podjetja, ki so pričela z vključevanjem menedžmenta znanja v intranet sisteme, poročajo, da sedaj lažje konkurirajo na trgu. Takšen razvoj lahko zasledimo pri najrazličnejših podjetjih, kjer je razvoj aplikacij za menedžment znanja osredotočen na določene skupine zaposlenih (npr. s področja prodaje ali IT-ja). • Trend 10: Nove poslovne priložnosti; s pomočjo intraneta podjetja lažje zajemajo in razširjajo informacije, nekatera pa so v tem našla tudi nove priložnosti. Podjetje CKS, katerega cilj je bilo ugotoviti sposobnosti več kot 2.000 zaposlenih, je znotraj podjetja odkrilo mnoga strokovna znanja in talente, za katere sploh ni vedelo. Posledično so lahko razširili svojo ponudbo storitev. b) Koehler (1998, 13-28) navaja, da so oziroma bodo intranet portali v bližnji prihodnosti postali glavni komunikacijski kanal v podjetjih in organizacijah. Implementacijo intranet portalov lahko povežemo z mnogimi trendi v sodobnem poslovnem svetu: • Horizontalna integracija ima za posledico potrebo po medsebojni izmenjavi poslovnih

informacij med sodelavci oziroma med povezanimi organizacijami. Informacije, ki si jih

64

izmenjujejo zaposleni, so lahko v strukturirani ali pa nestrukturirani obliki, kar pa postane z uporabo intranet portala nepomembno.

• Prenasičenje s podatki zahteva, da znamo iz poplave podatkov kar najhitreje pridobiti

ustrezne podatke in iz njih tvoriti pomembne informacije. Intranet portali lahko pri tem odigrajo pomembno vlogo, saj lahko s pomočjo osebnih nastavitev portala, ko si uporabniki sami nastavijo skupine želenih informacij, pomembno skrajšajo pot do informacij. Razen osebnih nastavitev pa lahko izrabimo tudi poosebljenje, s pomočjo katerega lahko na podlagi podatkov o uporabnikih portal sam ponudi ustrezne vsebine.

• Trend zniževanja stroškov ob hkratnem povečevanju kakovosti proizvodov in storitev je

ustvaril potrebo po enostavnih, fleksibilnih, pa vendar zmogljivih računalniških aplikacijah. To zahteva razvoj računalniških sistemov, narejenih iz enostavnih, hitro ter enostavno spremenljivih sestavnih delov ob uporabi standardov, neodvisno od posameznih proizvajalcev (prav tam, 28).

65

4 SPLOŠNI MODEL RABE INTRANETA NA PODROČJU INTERNEGA KOMUNICIRANJA 4.1 Vloga intraneta v poslovnem procesu Intranet nadomesti množico papirnatih dokumentov in potrebo po prenašanju dokumentacije iz oddelka v oddelek. Posamezen oddelek podjetja ima lahko svoje področje na intranetu, kjer se nahajajo obvestila, novosti, pogosta vprašanja z odgovori in druge informacije, ki so pomembne za oddelek. Enostavna, hitra in s tem učinkovita komunikacija med zaposlenimi je glavni namen uvajanja intraneta v poslovanje podjetij, njegove najpomembnejše prednosti za uporabnike pa so (Hobuss 1998, 11): - preprosti grafični vmesniki, - dostop do vedno svežih informacij podjetja, - večje možnosti sodelovanja z ostalimi zaposlenimi in oddelki v podjetju, - prilagodljivi prikaz vsebin intraneta glede na specifične potrebe uporabnika, - integracija spletnih in drugih aplikacij za delo z bazami podatkov. Podjetju, ki vzpostavi in vzdržuje intranet, so z večjo učinkovitostjo komunikacije prihranjeni stroški na več področjih. Cimino (1997, 52) povzema nekatera najpomembnejša: - nižji stroški zaradi manjšega obsega tiskanja, porabe papirja, razmnoževanja programske

opreme, pošiljanja pošte in enostavnejšega procesa naročanja; - manjši izdatki za iskanje in posredovanje podatkov preko telefona; - lažji in hitrejši dostop do tehničnih in prodajnih informacij; - več informacij o konkurenčnih podjetjih; - večja točnost in pravočasnost informacij; - prihranjen čas zaradi hitrega posredovanja ukazov in navodil. Dostop do informacijskega sistema je pogosto potreben tudi kadar se zaposleni nahajajo izven svojega podjetja, na primer pri strankah. Če bi tedaj potrebovali informacije o konkretni stranki ali poslih, ki jih je podjetje v preteklosti opravilo z njo, bi lahko preko intraneta na hiter način prišli do želenih podatkov. Hiter odziv na zahteve strank pa je ključnega pomena za dobre poslovne odnose in učinkovito reševanje konfliktov, ki se porajajo pri poslovanju s strankami (Horgan 1999, 1). Zaposleni v podjetjih morajo dosegati čim boljšo medsebojno povezanost, da je lahko skupni učinek njihovega dela večji. Pridobljene informacije je koristno izmenjevati s sodelavci, da je na tak način drugim prihranjen čas in trud pri iskanju podatkov. Zato je nujno, da intranet podjetja podpira sodelovanje med uporabniki v realnem času tako, da le-ti enostavno poiščejo sodelavce ali poslovne partnerje in z njimi komunicirajo ne glede na to kje se nahaja njihovo delovno mesto. S tem omogoča uporabnikom obveščanje, ali so njihovi sodelavci dosegljivi, omogoča izmenjavo dokumentov in aplikacij med njimi, pogovore in izmenjavo mnenj. Tako lahko postane intranet središče poslovanja preko katerega uporabnik izmenjuje informacije, jih ureja in organizira, se dogovarja za sestanke ali druge načine komuniciranja z ostalimi uporabniki intraneta (Cimino 1997, 53).

66

4.1.1 Osnovni gradniki intraneta Za vzpostavitev storitev intraneta so namreč potrebni ustrezni strežniki ter na strani odjemalcev, to je zaposlenih v podjetju, programska oprema za pregledovanje spletnih strani, dostop do različnih virov informacij, pošiljanje in sprejemanje elektronske pošte ter sodelovanje v skupinah novic. Strežniki so ponudniki vsebin intraneta. Slednji zahtevajo redno posodabljanje, da so lahko učinkovit delovni pripomoček zaposlenim. Vlogo strežnika ima zmogljivejši računalnik, na katerem je nameščen operacijski sistem za strežniško omrežje. Za vsako storitev na strežniku se namesti ustrezen strežniški program, ki podpira storitve svetovnega spleta, elektronske pošte, novic in ostale storitve (Honeycutt 1997, 28). Na strani odjemalcev so potrebni pregledovalniki spletnih strani. Ti pošljejo strežniku prošnjo, da vrne informacije oziroma izvede določeno akcijo (prav tam, 30). Najbolj razširjeni imajo zato vgrajene tudi module za elektronsko pošto, branje novic in oblikovanje spletnih strani. Programom, ki iščejo informacije po omrežju, pravimo iskalniki. Posamezen iskalnik potrebuje tabelo, v kateri je za vsako spletno stran shranjen njen spletni naslov in kazalec na njen vsebinski naslov ali skladišče vsebinskih naslovov ter seznam ključnih besed. Iskalnik gre prek vse najdene spletne strani in sproti v seznam ključnih besed na ustrezna mesta dodaja kazalce na spletne strani (Vidmar 1997a, 391). Dokumenti, ki jih želimo objaviti na intranetu, so najpogosteje napisani v jeziku HTML7. Jezik HTML omogoča vključevanje teksta, grafike in povezav oziroma kazalcev do drugih spletnih strani (prav tam, 388). Ostale informacije, ki niso primerne za pretvorbo v HTML obliko in jih hranimo v obliki datotek ali drugačnega gradiva ter programe, ki bodo del intranetnega sistema, prenesemo na FTP (File Transfer Protocol) strežnik. To je lahko oddaljeni datotečni strežnik, do katerega imajo odjemalni programi dostop po protokolu za prenos datotek (prav tam, 401). Gradivo in programe na FTP strežniku uredimo v čim bolj pregleden sistem map, ki zaposlenim omogoča enostaven in hiter dostop do iskanih informacij. a) Komunikacijski protokoli Zato, da lahko aplikacije po internetu in intranetu med seboj komunicirajo, potrebujejo ustrezen skupek navodil oziroma protokolov, ki določajo, kako ta komunikacija poteka. Internet deluje na skupku protokolov TCP/IP, ti pa temeljijo na nekoliko predelanem referenčnem modelu OSI, ki ga uporabljajo nacionalni telekomunikacijski operaterji. Model OSI je sestavljen iz sedmih plasti: - aplikacijska plast vsebuje standardne aplikacije, brez katerih si težko predstavljamo

informacijski sistem; - predstavitvena plast je zadolžena za zaščito in združljivost predstavitve podatkov v

različnih računalniških okoljih;

7 HTML je kratica za Hyper Text Markup Language, ki slovensko pomeni jezik za označevanje hiperteksta.

67

- plast seje je namenjena storitvam, ki podpirajo logično povezovanje oddaljenih procesov med seboj;

- transportna plast skrbi za storitve, ki omogočajo prestop podatkov od uporabnika v transportni sistem in nazaj;

- mrežna plast je zadolžena za usmerjanje paketov skozi topologijo omrežja; - povezavna plast ima poleg glavne plasti dodan tudi rep, kjer so dodane informacije

namenjene odkrivanju napak pri prenosu prek prenosnega medija; - fizična plast ima na skrbi prenos podatkov prek prenosnega medija in zagotavlja

standardno strojno priključevanje sistemov na ta prenosni medij (Vidmar 1997b, 391). Zbirka protokolov TCP/IP vsebuje protokola TCP in IP ter še druge protokole. Model TCP/IP je sestavljen iz štirih plasti. Najnižjo (fizično) plast in najvišjo (aplikacijsko) plast, ki sta enaki kot pri modelu OSI, osrednji dve plasti pa predstavljata standarde, po katerih je skupek protokolov TCP/IP dobil svoje ime. Skupek teh protokolov omogoča komunikacijo preko interneta/intraneta. b) Pasovna širina Pasovna širina ali prepustnost omrežja je zelo pomemben dejavnik. Glavna ovira za hitrejšo in učinkovitejšo uporabo interneta je prav njegova majhna prepustnost, saj preko analognih telefonskih linij doseže le 56 kilobitov na sekundo (Kbps), pa še to samo v smeri sprejemanja podatkov. Pošiljanje podatkov preko navadnega modema je še vedno omejeno na 33 Kbps. Podatki, slike, zvok, video in večpredstavnost zahtevajo veliko prepustnost. Širokopasovni dostop nima točno določene pasovne širine delovanja, vendar s tem pojmom običajno imenujemo hitrosti, ki presegajo 512 Kbps. Med njega uvrščamo: • ISDN (Integrated Service Digital Network); je digitalno omrežje z integriranimi storitvami. Gre za sodobno tehnologijo, ki omogoča hkraten prenos glasu, slike in podatkov. Prehod v okolje ISDN pomeni vstop v svet sodobnih digitalnih komunikacij. Nadgrajeno obstoječe telefonsko omrežje Telekoma Slovenije, zaradi njegove popolne digitaliziranosti odlikuje višja kakovost, zmogljivost, hitrost in zanesljivost storitev prenosa pogovora, podatkov, online storitev in videa. Prednosti storitve ISDN so: enostavnejše telefoniranje, sočasna uporaba dveh linij, prikaz identifikacije klica, obvestila o stroških pogovora ali čakajočem klicu, ena ali več klicnih številk na istem priključku, možnost različnih preusmeritev klicev in glasovna pošta. Zagotovljena hitrost pri ISDN je 64 kbit/s, za hitrejši dostop lahko združimo oba kanala in tako dosežemo hitrost do 128 kbit/s. Zaradi večje hitrosti in kakovosti prenosa podatkov je ISDN tudi stroškovno ugoden. • ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line); za dostop do ADSL širokopasovne povezave tako potrebujemo samo še telefonski priključek brez kakršnihkoli dodatnih stroškov nadgradnje. Danes je z omrežjem, ki zagotavlja širokopasovni dostop pokrito že 95% Slovenije. Širokopasovne komunikacije ADSL nam olajšajo zasebno ali poslovno življenje. Hiter dostop do interneta in multimedijskih vsebin je sedaj na voljo vsakomur.

68

• Kabelski modem; omogoča zelo hiter prenos podatkov, vendar samo v eni smeri. Hitrost prenosa podatkov od strežnika do računalnika lahko znaša do 30 Mbps, vendar je v veliki meri odvisen od prometa po mreži. Prenos podatkov od računalnika do strežnika pa znaša le toliko, kolikor znaša prenos preko navadnih modemov (več kot 1 Mbps). Glede na to, da uporabniki precej več podatkov prenašajo iz strežnika kakor na strežnik, to tudi ni tako velika pomanjkljivost. Pri nas je v urbanih središčih že precej razširjen - predvsem med fizičnimi uporabniki. • Brezžična povezava: kar nekaj ponudnikov pri nas že ponuja tudi brezžično povezavo v internet. Gre za brezžično povezavo do ponudnikovega vozlišča, od koder je naprej direktna povezava bodisi preko najete linije, optike ipd. Prednost brezžične povezave je predvsem v dejstvu, da gre za stalno povezavo v internet, in zanjo ni potrebno plačevati impulzov ali najemnine za najeti vod telekomunikacijskemu operaterju. Brezžične povezave delujejo na frekvencah 2.4 - 2.5 GHz ter nad 5GHz, zaenkrat pa omogočajo teoretične hitrosti do 11Mbps. • Satelitska povezava; je odlična opcija predvsem za odročnejše kraje, kjer ni možnosti za npr. brezžično povezavo. Omogoča razmeroma dobre prenose v smeri do odjemalca, medtem ko v nasprotni smeri (oddajanje podatkov) promet poteka praviloma preko modema. Obstaja tudi možnost dupleksnega satelitskega sistema, ki pa je še zelo draga alternativa. Za sprejem in oddajanje sporočil preko satelita potrebujemo ustrezno elektronsko opremo ter antene (premera od 4,2 do 5,6 metra). Posamezna postaja lahko s satelitom vzpostavi 8 do 16 digitalnih kanalov, po katerih lahko na podlagi SCPC prenašamo informacije med 64 KB do 2MB. Satelitske telekomunikacije se danes uporabljajo največ za podporo teleks in teleteks omrežij, pa tudi za realizacijo video-telekonferenc. Z enim satelitom je možno vzpostaviti do 24 000 linij. Seveda pa je širša uporaba satelitskega prenosa informacij v veliki meri odvisna tudi od nadaljnjega razvoja in širitve ISDN omrežij za prenos podatkov. • Povezava preko optičnega kabla; povezava preko optičnega kabla omogoča najvišje hitrosti prenosa in jo uporabljajo predvsem telekomunikacijski operaterji za medkrajevni prenos podatkov in drugi večji uporabniki, ki imajo ustrezno infrastrukturo. Pri nas imajo takšno infrastrukturo Telekom Slovenije, ELES, Slovenske Železnice ter DARS. Preko navedenih hrbtenic je možno izvesti zelo hitre povezave. Prenosne hitrosti se merijo v Gbps. • Druge možnosti; T1- digitalna linija, ki se uporablja za prenos podatkov, zvoka in slike. Prenos podatkov po liniji T1 znaša 1.544 Mbps. Namestitev in vzdrževanje linije T1 je drago, in je na voljo le v Severni Ameriki, na Japonskem in v Avstraliji. T3 - nudi še hitrejši prenos podatkov (45 Mbps).

69

c) Strežniški računalniki Na trgu se lahko odločamo med široko paleto strežniških sistemov. Izbiramo lahko med velikimi sistemi podjetij kot so IBM, SUN, Compaq, HP in Dell. Njihovi izdelki temeljijo na malo manj široki ponudbi procesorjev kot so RISC, PowerPC ali X86 kompatibilni, med katerimi kraljuje Intel. Zaradi tržne prevlade računalnikov s procesorjem Intel so le-ti precej cenejši kot konkurenčni sistemi na drugih osnovah. Cenejše je tudi vzdrževanje strežnikov na osnovi procesorja Intel. Za Unixove strežnike se odločajo predvsem podjetja, ki uporabljajo velike programe za računovodstvo in finance, kjer imajo veliko število priključenih delovnih postaj ali terminalov in kjer gre za poslovno kritične procese. Strežnike z Intelovim procesorjem izberejo podjetja, ki niso pripravljena preplačati Unixovih strežnikov. Strokovnjaki pričakujejo, da bodo strežniki zgrajeni na osnovi Intelovega procesorja Pentium - Xeon odvzeli tržni delež konkurenčnim izdelkom. Pričakujemo lahko, da bodo strežniki z Intelovimi procesorji v prihodnosti vse pogostejši. d) Strežniški operacijski sistemi Strežniški operacijski sistem nadzoruje delo uporabnikov v omrežju. V praksi se izkaže, da je zaradi samih stroškov vzdrževanja priporočljiva uporaba enega strežniškega operacijskega sistema. Ko se odločamo za izbiro operacijskega sistema, izbiramo med več možnostmi, kot so Unix, Windows 2003 Server in Novell NetWare. Veliko večjih podjetij uporablja za svoj operacijski sistem Unix, ki je zelo zanesljiv in primeren tudi za delo v internetu. Glavni problem pri uporabi Unixa je njegova zahtevna namestitev in vzdrževanje. Manj je tudi programov napisanih za okolje Unix, saj se programerji večinoma odločajo za razvoj programov za okolje Windows. V zadnjem času je opazen velik prehod operacijskih sistemov Windows NT ter nekaterih Unixov na mrežni operacijski sistem Windows 2003. Operacijski sistem Windows 2003 je relativno enostaven za namestitev in vzdrževanje. Vsebuje podporo za vse poznane operacijske sisteme, tako da se lahko na strežnik z operacijskim sistemom Windows 2003 povežejo tudi uporabniki, ki uporabljajo na svojih računalnikih druge operacijske sisteme (npr. MacOS X., Linux). Vsebuje podporo za mrežne protokole (TCP/IP, IPX/SPX). Windows 2003 Server vsebuje tudi Internet Information Server, ki omogoča strežbo spletnih strani (internet ali intranet) ter podpira tehnologijo ASP (ob dodatni namestitvi podpore podpira tudi najnovejšo različico te tehnologije: ASP.NET). Inernet Information Server nam poleg spletnih strani omogoča tudi strežbo datotek (FTP Server) ter pošiljanje pošte (SMTP server). Integriran je tudi brezplačni brskalnik in kopica drugih uporabnih programov. Windows 2003 Server omogoča tudi podporo RAS (Remote Access Services), ki omogoča uporabnikom, da se v lokalno omrežje povezujejo iz oddaljenih lokacij (npr. od doma) preko modema (oziroma internetne povezave). Omogoča pa tudi možnost povratnega klica, kar pomeni, da se klic opravi na stroške podjetja. Operacijski sistem Windows 2003 je optimiziran za Intelove procesorje.

70

V zadnjih letih je na področju strežniških operacijskih sistemov vse bolj navzoč tudi Linux. Gre za nekakšen fenomen v informacijski industriji, saj podira dosedanji koncept lastništva programov. Linux je povsem odprt sistem, njegova izvorna koda pa je v javni lasti (public domain). Jedro operacijskega sistema temelji na Unixu, kar zagotavlja stabilnost in skalabilnost sistema. Operacijski sistem ni v lasti enega podjetja, pač pa ga razvijajo entuzijasti na prostovoljni bazi. Prav tako kot sam operacijski sistem, je v javni lasti tudi velika večina programov razvitih za Linux skupaj z njihovo izvorno kodo. Eden takšnih je spletni strežnik Apache, ki sodeč po različnih raziskavah na internetu gosti največ spletnih strani. Linux postaja vse pomembnejša alternativa Microsoftovim operacijskim sistemom. Pri prenovi informacijskega sistema v podjetju pa je o njem vredno razmisliti. e) Programi za spletni strežnik Tako kot internet tudi spletne strani v okviru intraneta delujejo na protokolu HTTP (Hypertext Transfer Protocol). HTTP uporablja za svoje delovanje skupek ASCII ukazov. Spletni brskalniki uporabljajo HTTP ukaze za povezavo s spletnimi strežniki. Izvrševanje HTTP ukaza poteka v štirih korakih: 1. povezava, 2. zahteva, 3. odgovor, 4. zaključek. Spletni strežnik se lahko poveže z bazo podatkov. Omogoča tudi pripravo obrazcev, v katere uporabniki vpisujejo podatke, ki se shranijo v bazo. Danes so najpogostejše naloge spletnega strežnika neposredne povezave z bazami podatkov, večpredstavnost in delo z dokumenti. Danes je na voljo več spletnih strežnikov za operacijske sisteme Windows 2003 Server, Linux, Unix in druge. Pri izbiri spletnega strežnika moramo biti pozorni predvsem na njegovo stabilnost, zmogljivost (skalabilnost) in tehnično podporo. Spletni strežnik mora omogočati poznejšo razširitev intraneta (večje število uporabnikov, večje število dokumentov, zahtevnejše aplikacije). Izbira spletnega strežnika za intranet je podobna kot izbira spletnega strežnika za internet. Spletni strežniki za internet operirajo z velikim številom zahtevkov na dan, po drugi strani pa spletni strežniki namenjeni za intranet na začetku ali pa sploh nikoli ne bodo imeli takšnega prometa. Seveda pa je lahko tudi intranet strežnik preobremenjen, saj so lahko vsebine na intranetu toliko obsežnejše (video, obsežni dokumenti, slikovna gradiva). Priporočljivo pri izbiri spletnega strežnika za intranet je, da izberemo strežnik, ki je enostaven za namestitev in vzdrževanje, nato pa ga sčasoma, ko se pojavijo potrebe po zmogljivejšem strežniku, nadgrajujemo. Različni oddelki v podjetju (npr. razvoj, prodaja, nabava, kadri) bodo želeli imeti svoje spletne strežnike. Zato je potrebno že na samem začetku razmišljati o bodočih širitvah. Glede na velikost posameznih oddelkov in njihovo potrebo po spletnem strežniku se lahko odločimo za dve možnosti: - na obstoječem strežniku dodamo navidezni (virtualni) strežnik ali

71

- v omrežje fizično vključimo nov strežnik. Dodajanje novega navideznega strežnika je precej cenejše (ni potrebe po dodatni strojni opremi) od dodajanja novega strežnika. Seveda pa je prednost novega strežnika v večji zmogljivosti. Odločitev o tem, ali izbrati nov navidezni strežnik ali namestiti fizično nov strežnik, je odvisna od števila uporabnikov in zahtevnosti aplikacij, ki bodo tekle na strežniku. Smiselna pot je seveda najprej narediti nov navidezni strežnik, in ko zahteve prerastejo zmogljivosti, nadgraditi strežnik oziroma dodati nov strežnik. f) Odjemalci intranetnih vsebin Ko načrtujemo gradnjo intranetnih strani, moramo upoštevati, s kakšnimi odjemalci se bodo uporabniki prijavljali v naš sistem. Praviloma bodo dostopali z osebnih računalnikov z nameščenimi ustreznimi programi za brskanje, prebiranje pošte in podobno. Vse popularnejši pa postajajo dlančniki, ročni računalniki in mobilni telefoni z wap odjemalci. Tablični računalniki (Tablet PC) naj bi postali nepogrešljivi v organizacijah kot je npr. zdravstvo. Med dlančniki je vodilni proizvajalec Palm, sledijo pa mu drugi proizvajalci, kot so Handspring z modeli Visor, Compaq s svojim IPaq in drugi. Wap je tehnologija, s katero se je možno z mobilnim telefonom povezati na za wap prirejene spletne ali intranetne strani. Nenadejan uspeh pa je s svojo tehnologijo i-mode dosegel japonski operater NTT DoCoMo, Inc., ki ima že preko 27 milijonov uporabnikov storitve i-mode (NTT DoComo, 2001). I-mode omogoča prikaz barvne grafike, kar pri wapu ni možno. Za vse te naprave pa je značilno, da implementirajo brezžičen prenos podatkov preko različnih standardov in da se je z njimi moč povezati v internet/intranet omrežje. g) Osnovne programske rešitve Informacije iz spletnega strežnika dobijo uporabniki z uporabo spletnih brskalnikov. V preteklih letih je divjal hud boj za prevlado med Internet Explorerjem in Netscape Navigatorjem. Uporabniki brskalnika Internet Explorer se soočajo s številnimi problemi: brskanje z brezštevilnimi odprtimi okni na enkrat, stalna izpostavljenost hekerjem ter z virusi in črvi, zaradi nizkega nivoja varnosti v Internet Explorerju. V zadnjem času velik pomen pridobiva spletni brskalnik Mozilla Firefox. Poleg Internet Explorerja, Netscape in Mozilla Firefox obstajajo še drugi programi, kot so Opera, Conqueror, Linx in drugi. • Elektronska pošta; uporablja se za pošiljanje tekstovnih sporočil enemu ali več naslovnikom. Za transport sporočil uporablja protokol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Ker vsi uporabniki interneta/intraneta niso ves čas povezani v omrežje, se elektronska pošta shrani na strežniku, kjer počaka, da se uporabnik prijavi v omrežje in lahko prenese vsebino na lokalni računalnik. Za prikaz vsebine so najbolj razširjeni odjemalci kot npr. Microsoft Outlook, Netcsape Mail, Mozilla Thunderbird, Eudora in podobni. Elektronska pošta je še vedno najbolj razširjena storitev v okviru interneta in tudi intraneta.

72

• FTP; za prenos datotek s strežnika na lokalni računalnik ali obratno se uporablja protokol FTP (File Transfer Protocol). Večinoma je protokol vsaj osnovno podprt že v spletnih brskalnikih, kjer omogoča prenos datotek na lokalni računalnik, implementiran pa je tudi v vseh različicah operacijskih sistemov Windows pod imenom FTP. Na FTP strežnike je mogoča anonimna prijava (v primeru javnih FTP strežnikov) ali prijava z uporabniškim imenom in geslom in s tem so praviloma povezane manjše pravice ob anonimni prijavi (možno je le branje datotek). 4.1.2 Varnost in zaščita intraneta Pojma kot sta varnost in zaščita sta zagotovo pogoj za uspešno delovanje računalnikov in omrežja. S povezavo računalnikov v lokalno omrežje in pogosto tudi v oddaljeno omrežje (internet), so podatki postali dosegljivi tako znotraj kot tudi zunaj organizacije. Cilj je seveda, da podatki prispejo na pravi naslov, ne pa da pridejo v roke nepooblaščeni osebi. Prav tako je potrebno zagotoviti, da do nas prihajajo le podatki, ki ne morejo povzročiti škode. Zagotoviti pa je potrebno tudi ustrezno varnost znotraj podjetja, saj lahko nevarnost preti tudi tam. Tukaj se pojavljajo tudi vprašanja, kaj v bistvu je potrebno oziroma vredno zaščititi. Pravi in edini odgovor je, da so to naši podatki. Vse ostalo je nadomestljivo, le podatki so tisti, ki so nenadomestljivi. Zaradi tega je potrebno poskrbeti za ustrezno varnost in zaščito podatkov (Eckel in Steen 1996, 422). Seveda se vsem morebitnim nevšečnostim ne moremo izogniti, je pa to ustrezna pot, s katero stopnjo varnosti in zaščite dvignemo na primerno raven. a) Določitev stopnje varnosti Pri določanju stopnje varnosti je težko reči, da je računalnik popolnoma varen oziroma da ni varen. Stopnja varnosti se določa na podlagi lestvice od A do D in je v največji meri odvisna od operacijskega sistema, ki ga uporabljamo. Operacijski sistem DOS se uvršča v razred D1, kar pomeni nizko stopnjo varnosti. To pomeni, da imajo vsi uporabniki, ki uporabljajo računalnik s tem sistemom, vpogled v vse podatke (prav tam, 420). Na drugi strani uvrščamo v razred A1 zgolj računalnik, ki je zaklenjen pred uporabniki in sploh ni priključen na napajanje. Vse ostalo se nahaja med tema dvema razredoma na lestvici. V C razred spadajo računalniki z operacijskim sistemom Unix, kjer je mogoče nastavljati dostop do podatkov na podlagi gesel in določanja pravic. Danes se Unix v večini uvršča v C2 razred varnosti. Razred B postavlja zelo visoke zahteve. Vanj se danes uvršča zelo malo operacijskih sistemov (prav tam, 421). Določanje stopnje varnosti ni lahka naloga, saj s povečevanjem varnosti nastopijo druge težave. Smiselno bi se bilo držati dejstva, da varnosti ni nikoli preveč in je zato potrebno vgrajevati vedno več in več zaščite.

73

To sicer na splošno drži, ampak težave nastopijo predvsem pri uporabnikih, kateri se morajo kljub zaščitam dokopati do svojih podatkov (prav tam, 422). b) Varnost na lokalni ravni Na lokalni ravni nevarnost preti znotraj organizacije. Zaradi tega je potrebno poskrbeti za varnost tudi takrat, kadar računalniki niso priključeni v lokalno omrežje ali internet. Velika nevarnost so okužbe z virusi, kateri se prenašajo preko različnih medijev (diskete, cd-ji), ki so vsakodnevno v uporabi. Do izgube podatkov lahko pride tudi zaradi prevelikih pravic uporabnikov. Ti lahko zaradi svojega pomanjkanja znanja ali po pomoti povzročijo izgubo podatkov. Seveda pa lahko pride do zlorabe podatkov tudi namerno, kadar ima nepooblaščena oseba možnost dostopa do računalnika in s tem do podatkov. Zaradi takšnih in podobnih nevšečnosti je potrebno računalnike zaščititi na ustrezen način: • Zaščita pred virusi; hiter razvoj računalništva je poleg številnih prednosti prinesel tudi nekaj slabosti. Ena izmed njih so zagotovo programski virusi. Ti so se začeli še pogosteje širiti s prihodom operacijskega sistema Windows ter pojavom elektronske pošte in interneta. Virus je računalniška koda, ki je napisana z izrecnim namenom samodejnega širjenja. Poskuša se razširiti iz računalnika v računalnik tako, da se pripne na gostiteljski program (www.microsoft.com/slovenija, 2006). Ko se izvede, se prikrije v pomnilnik računalnika in čaka, da prične računalnik izvajati kak drug program. Nato se iz pomnilnika vrine med ukaze tega programa in ga okuži. Na takšen način lahko virus poškoduje program, pokvari ali zbriše podatke, poškoduje trdi disk, bios in podobno (Wechtersbach in Žust 2002, 62). Računalniški virusi so pravzaprav virusi operacijskega sistema. Napisani so tako, da prevzamejo prevlado nad delovanjem določenega operacijskega sistema. Virusa, ki bi deloval pod vsemi operacijskimi sistemi ni (Eckel in Steen 1996a, 7). Poleg klasičnih virusov poznamo tudi viruse, imenovane črvi. Črv je prav tako virus, ki spada v podrazred virusa. Zasnovan je z namenom širjenja v druge računalnike, vendar to naredi samodejno, tako da prevzame nadzor nad računalniškimi funkcijami za prenos datotek in podatkov. Ko se črv naseli v sistem, lahko potuje sam, kar pomeni, da ima sposobnost hitrega širjenja. Širi se s pomočjo elektronske pošte. Tako pošlje svoje kopije na vse naslove v adresarju. To lahko povzroči velik omrežni promet, kar lahko povzroči zastoj poslovnih omrežij ali celo interneta. Naslednja vrsta virusa, ki se pojavlja, pa so tako imenovani trojanski konji. Trojanski konj je računalniški program, ki se zdi na videz uporaben, v resnici pa povzroči škodo. Širiti se začne, ko uporabnik odpre program, za katerega misli, da prihaja iz pristnega vira (www.microsoft.com/slovenija, 2006). Za zaščito pred virusi se najpogosteje uporabljajo protivirusni programi. Takšen program se samodejno požene ob zagonu računalnika. Ob zaznavi virusa nas o tem obvesti ter nam ponudi različne možnosti njegove odstranitve. Seveda mora imeti program v svoji bazi zapisan virus, da ga lahko potem prepozna in tudi ustrezno odstrani. Zaradi nenehne širitve virusov je potrebno protivirusne programe nenehno nadgrajevati.

74

• Zaščita z gesli; s pomočjo gesel zaščitimo dostop do podatkov na računalniku pred nepooblaščenimi osebami. Gesla je možno postavljati na več različnih mestih v računalniku. Ob zagonu računalnika se njegova vsebina naloži iz BIOS-a. V BIOS-u so vpisani podatki, kako se naj računalnik ob zagonu obnaša. V primeru, da uporabnik te nastavitve spremeni, se lahko zgodi, da računalnik v prihodnje ne bo pravilno deloval. Z postavitvijo gesla pa lahko takšen poseg onemogočimo. Prav tako je v nekaterih BIOS-ih možno nastaviti geslo, ki prepreči zagon, če le to ni pravilno. Na naslednji stopnji je možno z gesli določiti uporabnike operacijskega sistema. Pred vstopom v operacijski sistem je potrebno vnesti geslo na izbrano uporabniško ime. Če vneseno geslo ni pravilno, dostop do operacijskega sistema ni mogoč. Z določitvijo gesel se običajno določijo tudi pravice uporabniku. V samem operacijskem sistemu pa je možno z gesli tudi dodatno zaščititi podatke. Bodisi z orodji, ki jih vsebuje sam operacijski sistem, ali z dodatno programsko opremo (Eckel in Steen 1996b, 7). • Zaščita s pomočjo filtrov; največje varnosti v omrežju je nedvomno deležen strežnik, če ga omrežje seveda vsebuje. Na njem so namreč shranjeni vsi pomembni podatki, prav tako se na njem odvijajo vse pomembne aplikacije. Osnovno, kar lahko storimo za zaščito lokalnih strežnikov, je nadzor nad zahtevki, ki prihajajo na te strežnike z zunanjih odjemalcev. Te nadzore upravljajo ustrezni programi, ki so nameščeni na strežnik ali pa sam strežniški operacijski sistem. Zahtevek, ki je naslovljen na strežnik, prestreže ustrezen program. Le-ta prestreza samo tiste zahtevke, ki so definirani v njegovih nastavitvah. V njegovih nastavitvah je definirano tudi, kaj naj s posameznimi zahtevki stori. Običajno se na podlagi tega zahtevka sproži ustrezen servisni program. Še bolj varna rešitev je ta, da omenjeni program sproži dodaten program, ki zahtevek zabeleži in dodatno preveri. Ko je zahtevek preverjen in potrjen kot dopusten, se izvede ustrezen servisni program. Program lahko preveri več kriterijev, predvsem pa lahko preveri upravičenost odjemalca do neke storitve na strežniku na podlagi odjemalčevega IP naslova. IP naslovi odjemalcev, ki storitev lahko uporabljajo, so navedeni v posebni datoteki. V posebno datoteko se lahko navedejo tudi odjemalci, ki do storitve niso upravičeni. Poleg filtriranja prometa na strežniku se lahko promet filtrira tudi na usmerjevalniku. Usmerjevalnik s filtri nadzira promet, ki vstopa oziroma zapušča vmesnik na usmerjevalniku s filtri. Na določenem vmesniku lahko definiramo en filter za vhodni promet in en filter za izhodni promet. Filter je sestavljen iz zaporedja pravil, kot so: naziv ali številka protokola, naslov izvora prometa, naslov cilja prometa itd. Na podlagi teh pravil se potem promet izvede ali zavrne (www.arnes.si, 2006). c) Zaščita na zunanji ravni Zunanja raven zaščite je mišljena takrat, kadar promet lokalnega omrežja vstopa v zunanje omrežje. Običajno je to povezava lokalnega omrežja z internetom ali pa z drugim oddaljenim omrežjem.

75

Lokalno omrežje lahko ustrezno zaščitimo s t.i. protipožarno pregrado. Protipožarna pregrada nadzoruje ves internetni promet, ki je naslovljen na določen del lokalnega omrežja, kot tudi promet, ki to omrežje zapušča. Protipožarna pregrada je običajno poseben računalnik z več omrežnimi priključki in ustrezno programsko opremo. Tak sistem zahteva stalen nadzor in vzdrževanje. Okrnjeno, vendar v osnovi podobno funkcijo kot protipožarna pregrada, lahko upravlja tudi usmerjevalnik prometa, s katerim se lokalno omrežje povezuje z zunanjim omrežjem. Usmerjevalnik prometa lahko nadzoruje in filtrira internetni promet na podlagi informacij, ki so kot dopolnilo podatkov shranjene v paketih, ki jih usmerjevalnik prenaša za lokalno omrežje. Usmerjevalnik lahko filtrira na podlagi naslova, od koder promet prihaja, naslova, kamor je promet namenjen, tipa prometa, ne more pa nadzorovati vsebine prometa, količine prenesenih podatkov, trajanja itd (prav tam, 2006). 4.2 Pomen intraneta za interno komuniciranje Zagotavljanje ustreznih informacij o odgovornem podjetništvu bo ohranilo zaposlene informirane, jih obveščalo o aktivnostih podjetja, jim dajalo občutek, da so del skupine, jih motiviralo za dejanja in pomagalo izgrajevati njihovo samozavest. Kadar zaposleni razumejo, kaj se dogaja v podjetju, lahko pričakujemo: dvig delovne morale, prebujen ponos na delu, lažje zaposlovanje talentirane delovne sile, večjo zvestobo in pripadnost zaposlenih, večjo zavzetost in višjo produktivnost in večjo učinkovitost in boljše sodelovanje (Gruban et al 1997f, 26). Informiranje z enega mesta, to je intraneta, izboljša komunikacijo med skupinami v podjetju in na ta način briše tradicionalno delitev organizacije na oddelke. Objava dokumentacije in obvestil na intranetu poveča produktivnost v prostorsko razpršenih skupinah ljudi, ker je hitrejša in zanesljivejša od papirnatega poslovanja. Ureditev elektronske oblike vodenja dokumentov seveda zahteva organizacijske spremembe, tako se mora, na primer ročno arhiviranje papirnatih dokumentov zamenjati z ustreznim sistemom hranjenja dokumentacije na intranetu. Raba intraneta prihrani stroške hranjenja in vzdrževanja številnih kopij papirnate dokumentacije na več mestih v podjetju. Pravočasno se lahko odstranijo neveljavni, zastareli dokumenti in se nadomestijo s posodobljenimi, ki so na intranetu takoj dostopni vsem, ki jih uporabljajo. Tako se izločijo številne nepotrebne težave, ki bi sicer nastopile v toku poslovnega procesa (prav tam, 32).

76

4.2.1 Različne storitve na intranet portalu Pravilno zastavljen in urejen intranet portal lahko služi zelo različnim organizacijskim potrebam. Podjetju ali organizaciji lahko privarčuje veliko časa in denarja, občutno pripomore k izboljšavi komunikacij, pomaga pri utrditvi poslovnih odnosov in poveča prihodke. Intranet portali pa lahko vključujejo celo vrsto različnih storitev, zato bomo opisali najpogosteje uporabljene storitve na intranet portalih, ki so (Kienan 2000, 331-332): a) Deljen dostop do dokumentov; je storitev, ki pri uporabi intraneta resnično ne pozna ovir. Dokumenti so shranjeni v standardni obliki na določenem mestu in vsak, ki ima pravico dostopa do določenega dokumenta, lahko do njega pride s preprostim klikom. Pri tem ne potrebuje nikakršne dodatne programske opreme za ogled dokumenta. Če je to z organizacijskimi pravili omogočeno, lahko dokument preprosto tudi spreminja in prenese na drugo mesto ali tiska. Do dokumenta pa imajo še vedno dostop tudi ostali uporabniki. b) Nadzorovan dostop; do določenih virov lahko na intranet portalu zelo koristno uporabimo. Na intranet lahko postavimo podatke o zaposlenih, profile delovnih mest, organizacijska in delovna navodila. Jasno pa vsi zaposleni nimajo pravic za ogled vseh dokumentov, zato lahko izkoristimo možnost diferenciacije pravic uporabnikov. Tako je najvišjemu vodstvu omogočen vpogled v vse dokumente, medtem ko se pravice ogleda krčijo oziroma spreminjajo v skladu s hierarhično strukturo v podjetju ali organizaciji. Omejevanje dostopa pa lahko izkoristimo tudi pri poosebljenem dostopu, saj lahko portal prilagodimo za različne nivoje dostopa in tistim, ki nimajo določenih pravic, sploh ne ponudimo povezav na določene informacije. c) Koledarček dogodkov in opomnik; je lahko izredno koristno orodje, če ga pravilno uporabimo. Seveda mora biti postavljen tako, da lahko sestanke urejamo na nivoju organizacije, oddelka in celo projektne skupine. Ob postavitvi datuma za sestanek mora sistem sam poskrbeti, da obvesti vse udeležence sestanka. Če so urejene vse zaščite in pravice, je možno, da posamezni udeleženci popravljajo in organizirajo svoje zadolžitve in sestanke ter termine uskladijo z ostalimi. d) Forum; omogoča zaposlenim, da lahko izrazijo svoja mnenja in ideje, ki bi jih drugače obdržali le zase. Takšni forumi imajo to prednost, da so anonimni, čeprav se po drugi strani lahko ugotovi, kdo je določeno zadevo objavil, če pride do neprimerne uporabe. e) Imenik; potrebujemo skoraj vsak dan. Zakaj bi imeli imenike v tiskani obliki? Pravega razloga seveda ni, saj imajo e-imeniki številne prednosti. E-imenike lahko stalno dograjujemo, jih popravljamo, so lahko skoraj neomejeno veliki in mogoče najpomembnejše, če so pravilno vzpostavljeni, lahko preko njih izredno hitro najdemo katerikoli iskan podatek, če je le zapisan v imeniku. Razen tega lahko ob internih imenikih vodimo tudi imenik poslovnih partnerjev.

77

Seveda lahko e-imeniki razen osnovnih podatkov vsebujejo še kopico ostalih podatkov, do katerih pa lahko določimo omejen dostop. Omogočimo lahko celo gradnjo poosebljenih imenikov, tako da si posamezni zaposleni gradijo svoje imenike s podatki, ki jih potrebujejo pri svojem delu. f) Iskalnik; je nujen element vsakega intranet portala. Ne glede na to, kako dobro so podatki strukturirani, je pot do njih preko dobrega iskalnika najkrajša. V iskalnik preprosto vpišemo iskani pojem in pritisnemo na gumb IŠČI. Iskalnik nam običajno vrne rezultate s krajšim opisom in vse, kar moremo narediti, je klik na ustrezno povezavo in že smo prišli do želenega dokumenta oziroma podatkov. g) Seznam opravil; je lahko zelo koristen pripomoček za delo v skupini oziroma za vodje. Preko seznama opravil lahko vodje sporočajo zadolžitve podrejenim, ti pa poročajo o izpolnjenih nalogah. Na ta način lahko vzpostavimo formalni način obveščanja, z njegovo pomočjo pa lahko preprečimo izgovore o neobveščenosti v eni ali drugi smeri. h) Poosebljenje in osebne nastavitve; sta storitvi z izrednim pomenom, saj lahko z njuno pomočjo omogočimo uporabnikom, da si nastavijo intranet portal v skladu s svojimi željami. Na ta način lahko intranet portal nadomesti delovno mizo, ki je dosegljiva iz kateregakoli računalnika in katerekoli poslovne enote, če je le omogočen dostop do intraneta organizacije. i) Učeči meni; je lahko zelo priročna komponenta, ki jo lahko vgradimo v intranet portal. Ta meni si zapomni npr. zadnjih dvajset povezav, ki smo jih uporabili, in uporabniku sproti gradi kazalo povezav. To kazalo se gradi v obliki padajočega menija in uporabniku omogoča hitro vračanje na posamezne spletne strani, na katerih uporabnik najde koristne podatke. j) Vem-rubrika; je storitev najpogosteje postavljenih vprašanj in odgovorov nanje. Običajno to rubriko zaradi boljšega pregleda razdelimo na interesne skupine. Uporabniki imajo možnost postavljanja vprašanj po posameznih tematikah, zadolženi strokovnjaki za posamezna področja poskrbijo za prave odgovore oziroma usmerijo uporabnike k odgovorom, če se je podobno vprašanje že kdaj prej pojavilo. Na ta način lahko uporabniki hitro pridejo do želenih odgovorov, ne da bi pri tem motili sodelavce. Iz te rubrike lahko v organizaciji zgradimo učinkovito bazo znanj. k) Projektna pisarna; je storitev za učinkovito podporo projektom. Vsaka projektna skupina ima svojo navidezno pisarno, do katere imajo dostop le člani projektne skupine. Tu si puščajo sporočila in tudi vse dokumente v povezavi s projektom. Dejansko lahko vsak član projektne skupine v vsakem trenutku vidi potek in stanje projekta in vso projektno dokumentacijo. Prednost navidezne projektne pisarne je tudi v časovni in krajevni neodvisnosti članov projektne skupine.

78

l) Novičarske skupine; so zaradi poplave podatkov izjemnega pomena, kajti omogočajo izkoriščanje »push« metode za dostop do podatkov in informacij. Pri uporabi tega segmenta gre za naročanje na novice, ki so razdeljene na posamezna interesna področja. Ko nekdo objavi novico v določenem interesnem področju, sistem vsem prijavljenim pošlje obvestilo o spremembi in naslov objavljene novice s povezavo na to novico. Uporabnik je na ta način obveščen, od njegove volje pa je odvisno, ali si bo novico ogledal ali ne. m) Baza znanja; je zelo primerna predvsem za podjetja z razpršenimi poslovnimi enotami. Baza znanja ni komponenta portala, ki lahko nastane takoj. Ob izgradnji portala le pripravimo ogrodje z iskalnikom, v katerega bodo potem uporabniki polnili vsebine. Tu gre predvsem za znanja, ki so potrebna za delovanje organizacije. n) Ankete; so velikega pomena za vodstvo organizacije. Na intranet portalu lahko vodstvo objavi vsak teden novo anketo, s pomočjo katere lahko ugotavlja organizacijsko klimo in mnenja zaposlenih. Na ta način lahko vodstvo pride do zelo koristnih informacij, saj bodo verjetno zaposleni veliko lažje izrazili subjektivno mnenje preko anonimne ankete kot v direktnem pogovoru, še posebej, če gre za kočljiva vprašanja. o) Kategorizacija; kar pomeni samodejno izločanje metapodatkov iz različnih virov in priprava podatkov za skupno rabo preko intranet portala. Kategorizacija je tudi samodejno kategoriziranje in filtriranje informacij iz notranjih virov podjetja kot tudi iz samega interneta, njihovo sortiranje oziroma razvrščanje v smiselne kategorije. Kategorizacija je poleg poosebljenja osnova za dostavo relevantnih informacij uporabnikom portala. p) Integracija aplikacij; je izrednega pomena, saj je v sodobnem svetu vedno manj pregrad med pridobivanjem informacij, odločanjem ter izvajanjem akcij. Portal omogoča integracijo različnih poslovnih aplikacij in s tem dostop do različnih podatkov. Tako uporabnik ne samo, da s pomočjo intranet portala iz ene izhodiščne točke dostopa do vseh informacij, ki jih potrebuje pri svojem delu, s pomočjo portala lahko tudi dostopa in poganja različne poslovne aplikacije. r) Dosegljivost portala; je tudi možnost uporabe intranet portala z obeh strani zaščitnega zida podjetja. To omogoča dostop do informacijskih virov organizacije ali podjetja s strani zaposlenih, ki se lahko nahajajo znotraj ali zunaj podjetja, kupcev, distributerjev, dobaviteljev, raznih podružnic in ostalih partnerjev. Velja tudi obratno - podjetje lahko preko portala dostopa tudi do informacij svojih poslovnih partnerjev. Takšen dostop do poslovnih informacij je lahko tudi ključni element elektronskega poslovanja podjetja. Za večino naštetih storitev velja, da morajo biti vezane na uporabnika in ne na računalnik, kar pomeni, da lahko uporabniki uporabljajo svoje podatke od kjerkoli in s kateregakoli računalnika. Intranet portal mora namreč omogočati enostaven dostop preko brskalnika s pomočjo uporabniškega imena in gesla.

79

4.2.2 Področja uporabe intraneta v podjetjih Intranetni sistem podjetja lahko podpira vse poslovne funkcije. Gonilna sila za uporabo elektronskega poslovanja v podjetjih so predvsem funkcije trženja, komunikacije in infrastrukturnega delovanja, znotraj teh pa naslednja poslovna področja (Slovensko društvo Informatika 1997, 1): - poznavanje trga, izdelkov, konkurence, tržnih ciljev, kupcev, prodajnih poti, načinov

pospeševanja prodaje in cen; - digitalna sporočila, komunikacije, ravnanje z ugledom blagovne znamke; - sistemska programska in strojna oprema, baze podatkov in poizvedbe. Področja, ki jih znotraj organizacije lahko pokriva intranet, so zelo različna - od korporativnega komuniciranja do grajenja baz znanja, vse z namenom povečevanja učinkovitosti poslovanja organizacije. Študija med 64 hongkonškimi podjetji, ki uporabljajo intranet (Lai, 2001) je pokazala, da se intraneti največ uporabljajo za podporo upravljanju s človeškimi viri (več kot 80% anketiranih podjetij). Sledijo prodaja in marketing, korporativne informacije, informacijske storitve, podpora kupcem ter proizvodnja in razvoj izdelkov (več kot 20% anketiranih podjetij). Poglejmo, kakšne so nekatere izmed možnosti na posameznih področjih: a) Interno korporativno spletno mesto; je osnova vsakega intraneta. Vanj so vključena orodja, ki ne pripadajo posameznih oddelkom ali procesom, ampak so namenjena podpori vseh vsebin intraneta. Tovrstne funkcionalnosti so spletni iskalnik, načrt intraneta, možnost povratne komunikacije oziroma komentarjev uporabnikov, novice o organizaciji, splošna pravila in navodila za uporabo intraneta, direktoriji, imeniki zaposlenih ter dokumenti, povezani z vizijo, poslanstvom, cilji podjetja, razvojno strategijo in kulturo organizacije (Hills 1997f, 72-75). Ta prostor predstavlja tudi vstopno točko v oddelčne intranete oziroma informacijske rešitve znotraj organizacije in je lahko neke vrste informacijski integrator organizacije. b) Korporativno komuniciranje; dober intranet je lahko močno orodje za oddelek korporativnega komuniciranja. Komuniciranje z zaposlenimi prek intraneta ima veliko učinkov na organizacijo. Poleg tega, da se ljudi obvešča o dogajanju v podjetju, je mogoče prek intraneta uvesti dvosmerno komunikacijo z zaposlenimi. Zaposleni so tudi prvi komunikatorji, ki gradijo imidž organizacije navzven in komunicirajo z mnogimi javnostmi (prijatelji, obstoječimi in potencialnimi kupci, dobavitelji). Intranet oddelku korporativnega komuniciranja omogoča tudi grajenje vrednot in spreminjanje kulture podjetja, saj z njim naenkrat dosegajo vse zaposlene, obenem pa je mogoče komunikacijo vsaj do neke mere poosebiti. Prek intraneta je možno tudi krizno komuniciranje ali komuniciranje sprememb ob izrednih dogodkih (prevzemi, menjave uprav, nesreče). V primerih, ko so ljudje zaskrbljeni, kaj bo z njimi, je hitra informacija vredna zlata.

80

c) Medosebno in skupinsko interno komuniciranje; orodja znotraj intraneta (klepetalnice, forumi, blogi) omogočajo komunikacijo ali izmenjavo podatkov in informacij. Komunikacija poteka horizontalno v vseh smereh (med zaposlenimi znotraj iste organizacijske enote ali med različnimi organizacijskimi enotami) in vertikalno (med podrejenimi in nadrejenimi). d) Ravnanje s človeškimi viri; oddelki za ravnanje s človeškimi viri so eni glavnih razvijalcev intranetnih rešitev. Predvsem zato, ker imajo opravka z veliko papirnimi procesi, ki jih je mogoče prenesti v spletno okolje (Intranet Roadmap, 2005b). Priročniki za zaposlene, imeniki zaposlenih, časovnice (vodenje delovnih ur), življenjske situacije v okviru podjetja, v katerih se lahko znajdejo zaposleni, oglasi za prosta delovna mesta, letni intervjuji, organigrami in izobraževanje zaposlenih v podjetju so samo nekatere izmed vsebin. Kot zanimivost naj navedemo, da uporaba spletnih priročnikov za zaposlene, kot zamenjave za tiskane priročnike, predstavlja enega večjih stroškovnih prihrankov uvedbe intraneta v večjih podjetjih. e) Nabava; informatizacija nabave je vsekakor področje, ki postaja vedno bolj pomembno in lahko veliko pripomore k večji učinkovitosti poslovanja. Vedno večja virtualizacija poslovanja zahteva vedno tesnejšo informacijsko povezavo z dobavitelji. Kot najbolj enostavno obliko optimizacije nabave omenimo centralno aplikacijo, ki zaposlenim omogoča naročanje (nakup) pisarniškega, potrošnega in drugega materiala, letalskih kart in potovalnih aranžmajev ter izobraževanj (Oliva, 2002). f) Informatika; večja podjetja imajo ponavadi različne računalniške rešitve na različnih področjih znotraj podjetja. Spletne tehnologije omogočajo vzpostavitev enotne komunikacijske platforme za vse zaposlene, ne da bi se morali zaposleni učiti uporabe različnih rešitev. Kot primer navedimo prodajalca, ki za svoj delovni proces potrebuje podrobne informacije o izdelkih in storitvah, ki jih prodaja (le-te se delno nahajajo v poslovnem informacijskem sistemu - ERP, delno pa v skladišču elektronskih katalogov), podatke o stranki, njenih preteklih nakupih, nakupnih navadah (delno ERP, delno sistem za upravljanje odnosov s strankami - CRM), možnosti vnosa naročil (ERP), vpogled v stanje naročil v proizvodnem procesu (proizvodna rešitev) in podobno. Intranet v tem primeru deluje kot integrator podatkov, ki neodvisno od vira podatkov podpira poslovni proces. g) Prodaja in trženje; kot je prikazano v predhodnem primeru, lahko prodajni proces na intranetu dobro podpremo. Enako velja za trženje. Za namene tržnih raziskav lahko vzpostavimo intranet, kjer lahko podatke zajemamo v elektronski obliki in jih obdelujemo. Lahko ustvarimo skladišče podatkov, brošure…..

81

h) Menedžment; intranet kot integrator vseh informacij v podjetju je lahko najbolj pomembno orodje menedžmenta, saj mu omogoča vpogled v aktualne podatke (prodaja, stroški, doseganje načrtovanih rezultatov, parametri nadzora proizvodnje). Ažurnost informacij je ključnega pomena za sprejemanje operativnih odločitev, prilagajanje poslovne strategije ter za nadzor nad delovanjem podjetja. i) Podpora kupcem; je pomemben del poslovnega procesa in povezuje veliko poslovnih funkcij v podjetju (prodajo, finance, tehnično podporo). Prav tako predstavlja pomembno direktno kontaktno točko s kupci. Primeri uporabe intraneta za podporo kupcem so interaktivna izobraževanja in delavnice, vpogled v stanje naročil, katalogi izdelkov, vprašanja in odgovori, pregled promocijskih aktivnosti, ki jih nudimo kupcu in drugo. Takšen skupek informacij je lahko kupcem na voljo v elektronski obliki (prek ekstraneta) ali pa kot orodje v podpornem klicnem centru. Obenem te informacije uporabljajo prodajalci za izboljšanje uspešnosti prodaje, razvojniki za zajem težav in idej v zvezi z izdelkom ali storitvijo ter tržniki za razvoj trženjskih strategij in aktivnosti. Podpora kupcem lahko v nekaterih podjetjih zahteva ogromna sredstva (pošiljanje dokumentacije, osebna srečanja, telefonska podpora), ki jih lahko z uporabo informacijsko dobro podprte zaledne podporne pisarne prek ekstraneta bistveno znižamo (Pruit 2005, 3). j) Finance in računovodstvo; obe področji v osnovi uporabljata podatke v elektronski obliki, zato je zaposlenim smiselno omogočiti zajem in distribucijo teh podatkov. Področja, kot so poročanje zaposlenih o materialnih in drugih stroških, upravljanje z osnovnimi sredstvi ter javna in interna finančna poročila, so primeri učinkovite rabe intranetov. k) Upravljanje znanja in izobraževanje; Intranet omogoča izgradnjo centralne knjižnice znanja podjetja, ki je dostopna vsem v podjetju, ne glede na njihovo geografsko lokacijo. Na ta način se izognemo velikim težavam z zastarelimi informacijami, lahko vzpostavimo forume, kjer strokovnjaki razpravljajo o rešitvah, obenem pa se ideje ohranijo za druge, ki se bodo s sorodnimi problemi srečevali kasneje. Zelo pomembna funkcija v tem delu je dober iskalnik, ki uporabnikom izredno poenostavi fazo iskanja informacij, ki je lahko zelo dolgotrajna. Pri izobraževanjih lahko prihranimo veliko stroškov, saj lahko za najpomembnejša področja pripravimo interaktivne izobraževalne vsebine, t. i. webcasts oziroma spletne sestanke v živo, t. i. live meetings, ki so uporabnikom dosegljivi prek njihovih računalnikov. Tako njihova fizična prisotnost na seminarjih ni potrebna. V prilogi 2 so opisane nekatere značilnosti spletnih orodij.

82

4.3 Študije o uporabi intraneta v podjetjih a) Raziskava o uporabi intraneta v slovenskih podjetjih8 13. marca 2007 je bila tretja slovenska konferenca o intranetu in interni komunikaciji. Organizatorji želijo s konferenco vzpodbuditi razvoj dobro zasnovanih intranetov, saj se bo s tem povečala produktivnost v podjetjih in posledično njihova konkurenčnost. Intraneti podjetij morajo postati strateško orodje organizacijskega komuniciranja in ne le podaljšek e-pošte ali prenos brošur in internih biltenov v e-obliki. V sklopu priprav na konferenco so opravili telefonsko anketo med 150 vodji informatike in osebami odgovornimi za poslovne procese v podjetjih. Vzorec so sestavljala naključno izbrana slovenska podjetja, ki imajo več kot 100 zaposlenih. Anketa je potekala med 12. 12. in 23. 12. 2006. Sledijo rezultati ankete (prav tam, 2006): • najpogostejši primeri uporabe intraneta so splošno interno komuniciranje (40%), pregled

dokumentacije in dostop do baz podatkov (39%), uporaba drugih poslovnih aplikacij (30%), dostop do elektronske pošte in interneta (31%), objava internih obvestil, okrožnic, pravilnikov itd. (29%) in drugo (24%);

• iz odgovorov je bilo jasno razvidno, da podjetja uporabljajo intranet večinoma za »klasične« namene, kot sta pregled dokumentacije in objava okrožnic. 43% zaposlenih intranet uporablja kot del vsakodnevne delovne rutine, medtem, ko ga 35% obišče samo za iskanje točno določenih informacij. Zelo malo podjetij pa ima postavljene resnejše cilje in strategijo pri uporabi intraneta, ki bi intranet dojemala kot orodje za reševanje določenih poslovnih problemov ali za povečevanje konkurenčnosti;

• v primerjavi z rezultati iz prejšnjega leta se kaže pozitiven trend pogostejše uporabe intraneta v podjetjih. Približno 38% zaposlenih ga obišče vsaj enkrat dnevno, vendar pa jih 1/4 tistih, ki imajo dostop, obišče le enkrat mesečno. Tu si dovolimo domnevati, da pogostejša uporaba intraneta posledično pomeni tudi boljšo interno komunikacijo in boljšo uporabnost intraneta;

• v podjetjih najpogosteje uporabljajo Microsoft 27% , sledi druga oprema 23%, Windows 15% , Php 12% , Linux 8 % , Lotus notes 7%, Html 5% in portal razvit za njihovo podjetje 3%;

• kar v 42% podjetij intranet neposredno ali posredno vzdržujeta 2 osebi, 15% podjetij pa ima zaposlene zunanje vzdrževalce;

• konkretni cilji, ki naj bi jih intranet pomagal doseči so: zmanjševanje dokumentacije (37%), lažji dostop do informacij (27%), boljša informiranost med zaposlenimi (26%), drugo (9%) in spremljanje uspešnosti podjetja (3%);

• merjenje učinkovitosti intraneta je velik trn v peti podjetij, ki imajo vzpostavljen intranet. Brez merjenja učinkovitosti si namreč kot slep človek, ki poskuša zadeti tarčo. Če podjetje nima vzpostavljenih meritev uspešnosti, potem najverjetneje tudi cilji intraneta niso bili dobro in merljivo opredeljeni;

• podjetja v Sloveniji so naredila prvi korak in vzpostavila intranete. Imamo pa še zelo

8 Povzeto po www.panta-rei.si/intranet/sporocila.php, 2006.

83

veliko prostora za izboljšave. Ena izmed ključnih stvari so prav gotovo visoko uporabni intraneti, ki omogoča, da uporabnik dodaja vsebine na intranet;

• v podjetjih so za izobraževanje svojih uporabnikov intraneta uporabili interno izobraževanje (41%), samoizobraževanje (38%), internet (16%), izobraževanje so izvedli zunanji strokovnjaki (3%) in se niso izobraževali (2%);

• najpogostejše vsebine in aplikacije na intranetu so: ISO standardi, pravilniki, poročila, plani (61%), slike, podatki podjetja, interne številke (17%), razne novice (12%) in (10%) jih sploh nima;

• 78% podjetij v naslednjem letu ne nameravajo na področju intraneta kupovati kakšne aplikacije ali opremo, kar pomeni, da podjetja še vedno premalo pozornost dajejo pomenu in razvoju intraneta.

b) Mednarodna študija o uporabnosti intraneta9 Srednje veliko podjetje lahko z visoko uporabnim intranetom prihrani 250.376 EUR. Povprečno srednje veliko podjetje bi s povečano produktivnostjo zaposlenih letno lahko prihranilo 250.376 EUR, če bi le intranet oblikovali tako, da bi njegova uporabnost padala v zgornjo četrtino uporabnosti. Uporabnost intraneta so določili v študiji, ki je bila izvedena v podjetjih. Raziskovalci podjetja Nielsen Norman Group so izvedli mednarodno študijo o uporabnosti intraneta, tako da so v štirinajstih podjetjih testirali uslužbence in tako izvedeli, katere izmed številnih oblik intraneta delujejo in katere ne. Deset študij so izvedli v ZDA, tri v Evropi in eno v Aziji. To je verjetno najobsežnejša raziskava o uporabnosti intraneta, kar jih je bilo kdaj narejenih. Značilnosti in rezultati raziskave so: • Podpora menedžmenta in proračun; v študiji so ugotovili, da je imelo pomanjkanje podpore menedžmenta velik vpliv na kakovost intranetov. Še posebej podjetja s slabo uporabnostjo intraneta so redko imela vplivno skupino zaposlenih z jasnim lastništvom nad dizajnom intraneta. Namesto tega so ponavadi imela veliko intranetov, ki niso bili poenoteni z enim samim sistemom krmarjenja, ki bi imel eno samo vstopno mesto. Ko so se pogovarjali z oblikovalci intraneta, so dobili občutek, da intranetu pripisujejo manjši pomen kot spletni strani podjetja. Zaradi tega pa lahko precej trpi produktivnost podjetja. Produktivnosti je v nekaterih primerih škodoval tudi prevelik poudarek na grajenju blagovne znamke. Ljudje delajo v tem podjetju, torej ni nobene potrebe, da jim prodajajo ali poveličujejo podjetje. Še posebej so opazili da je uporabnost najboljša, ko so bile značilnosti enostavno opisno označene, ne pa poimenovane s privlačnimi izmišljenimi imeni. Vizualna oblika intraneta v uspešnih podjetjih je bila ponavadi enostavna in v mejah normale, brez pretiravanj, ki jih pogosto zasledimo na spletnih straneh.

9 Povzeto po www.panta-rei.si/intranet, 2006.

84

Ekipe odgovorne za intranet lahko nekaj dosežejo le s herojskim trudom. Uprava jim mora dati proračun, da lahko kupijo vso potrebno programsko opremo, da lahko oblikujejo standarde in izvedejo študije o uporabnosti, ter da lahko napišejo vsebino in nastavijo orodja, s katerimi zaposleni lahko povečajo produktivnost. Intranetne ekipe morajo imeti tudi avtoriteto, da lahko uvedejo oblikovne standarde in zagotovijo enoten intranet. • Iskanje; ena izmed pozitivnih ugotovitev je bila široka uporabnost funkcije iskanja. Nekateri intraneti namreč niso imeli na voljo okenca za iskanje na vsaki strani, vsi pa so imeli neko obliko funkcije iskanja. Poleg splošnega pomanjkanja podpore menedžmenta in proračuna je bila slaba funkcija iskanja največji vzrok za zmanjšano uporabnost vseh intranetov. Uporabnost funkcije iskanja je med intraneti z visoko in nizko uporabnostjo prinesla približno 43% razlike v produktivnosti zaposlenih. Pomanjkljivosti na vseh glavnih področjih uporabnosti funkcije iskanja so uporabnikom povzročale naslednje težave: - Nekatere funkcije iskanja niso prikazale vseh strani v intranetu; na nekaterih straneh so

uporabniki morali izvesti dve različni iskanji, da so lahko dobili vse zadetke. - Rezultati iskanja so bili slabo razvrščeni, zelo redko pa so naleteli na funkcijo “najboljši

zadetki”, ki na vrh seznama postavi zadetke, ki še posebej ustrezajo iskalnim pojmom. - Naslovi strani so bili slabo napisani, zato uporabniki niso mogli hitro preleteti seznama z

zadetki in si izbrati tistih, ki jih najbolj zanimajo. - Povzetki strani so bili včasih še slabši od naslovov in niso uspešno opisali vsebine vsakega

zadetka iskanja. Izboljšana uporabnost iskanja zahteva dve osnovni pobudi: (1) Investirajte v dober iskalnik, ki sestavi enotno kazalo celotnega intraneta in ustrezno razvrsti zadetke iskanja. (2) Vsi, ki bodo prispevali k vsebini, se morejo poučiti o pomenu naslovov strani in povzetkov ter vedeti morejo, da pišejo za bralce, ki so online in ponavadi samo pregledajo sezname zadetkov. • Krmarjenje; v nekatere intranete je bilo vloženega veliko truda, saj so nudili večinoma dosleden izgled strani in krmarjenje po celotnem intranetu. Pri mnogih intranetih pa je bila velika težava pomanjkanje doslednega krmarjenja. Uporabniki so imeli težave z uporabo nedoslednega dizajna in z drastično spreminjajočim se videzom in funkcijami strani različnih oddelkov. V veliko pomoč so bili majhni, stalni ukazi za krmarjenje, ko so bili na voljo, ter uporaba »krušnih drobtinic«. Veliko znanih nasvetov za uporabnost spletnih strani se je v študiji intraneta spet pojavilo: povezave in navigacijski gumbi morajo biti dobro vidni, da lahko kliknemo nanje, obiskane in neobiskane povezave morajo biti barvno ločene, da je jasno, če vodijo do strani, ki jih je uporabnik že obiskal ali ne. Kršitve teh dveh pravil so povzročile veliko zmede pri krmarjenju; uporabniki so spregledali različne izbire ali pa so se premikali v krogih, ker niso videli, na katerih straneh so že bili.

85

Krmarjenje po intranetu bi moralo služiti dvojnemu namenu: Prvo in najpomembnejše, moralo bi podpirati izvajanje nalog (oziroma ključnih opravil) in uporabnikom omogočiti dostop do orodij in vsebine. Zaposlenim ni treba vedeti, kateri oddelek podpira katere funkcije ali opravila, poleg tega jim ni treba krmariti glede na organizacijski načrt. Drugič, ljudje včasih potrebujejo podatke o oddelkih in organizaciji podjetja, zato bi morali omogočiti tudi krmarjenje preko organizacijskega načrta. Še posebej velja, da bi morali biti podatki o oddelkih, kot sta kadrovska služba in IT oddelek, ločeni od dostopnosti različnih opravil, ki so namenjeni zaposlenim. Uporabniki bi morali zlahka najti kadrovska in računalniška orodja ter opravila, ki jih potrebujejo v okviru krmarjenja, ki podpira izvajanje opravil in je neodvisno od organizacijske strukture podjetja. • Uporabnost vsebine; iskanje in krmarjenje obstajata z enim samim razlogom, in sicer da uporabnikom pomagata poiskati vsebino. Veliko intranetov je bilo uspešnih pri zagotavljanju posodobljenih novic o podjetju. Ta funkcija je v veliko pomoč pri premagovanju ključne težave uporabnosti intraneta: da zaposlene sploh pripravimo do tega, da uporabljajo intranet. Vendar pa je bila večina intranetov bistveno manj uspešna pri urejanju starih novic, pri njihovem arhiviranju ter pri njihovi integraciji v glavna področja intraneta. Če podjetje želi zagotoviti stalen dotok kakovostne vsebine, potem mora zaposlenim olajšati dodajanje in posodabljanje vsebin. Strani posameznih oddelkov in osebne strani zaposlenih veliko prispevajo k večji vrednosti intraneta, če se jih redno posodablja. Ker pa le malo ljudi skrb za vsebino intraneta šteje k svojim glavnim nalogam na delovnem mestu, bo kakovostna vsebina zagotovljena le, če jo bo mogoče zlahka in hitro dodajati. • PDF zmešnjava; poseben prostor so rezervirali za eno samo, preprosto oblikovno napako, ki je povzročila ogromne uporabniške težave uporabnikov v njihovi študiji: PDF datoteke, ki niso pretvorjene tudi v običajno dostopne HTML dokumente. Te datoteke so bile posebej težavne, ko so jih uporabljali za objavljanje celotnih priročnikov ali kakšnega drugega obsežnega dokumenta v samo enem kosu, po katerem se ni dalo krmariti in je bil preobsežen. PDF format je odličen za tiskanje. In nič ni narobe s tem, da so na intranetu na voljo dokumenti za tiskanje, saj to prihrani stroške fotokopiranja in zaposlenim omogoči takojšnjo možnost, da natisnejo, kar potrebujejo. Vendar podjetje ne sme ubrati bližnjice s tem, da na intranetu objavi celoten priročnik v PDF formatu. Uporabniki morajo imeti na voljo tudi druge možnosti za dostop do podatkov. Iskanje, krmarjenje in branje na spletu so veliko bolj zanimivi, če se vsebina pretvori v kakovostno oblikovane strani intraneta, vsaka naj vsebuje pomemben podatek o določeni temi s povezavami do podobnih ali povezanih podatkov.

86

• Produktivnost in donosnost naložbe; izmerili so izvajanje šestnajstih pogostih nalog zaposlenih v štirinajstih sistemih intraneta. Kot so pričakovali, je uporabnost zelo nihala, nekatere oblike intraneta so omogočale veliko hitrejše izvajanje nalog kot druge. Ko so temu prišteli še plače in režijske stroške, so izračunali, da podjetje, ki ima v njihovi študiji eno izmed najmanj uporabnih oblik intraneta, letno porabi cca. 2.504 EUR na zaposlenega, da pokrije čas, ki ga zaposleni porabi za izvajanje šestnajstih nalog, ki so jih proučevali. Nasprotno pa povprečno podjetje porabi cca. 1.670 EUR letno na zaposlenega, podjetje, ki je med najboljšimi v uporabnosti intraneta, pa porabi cca. 1.294 EUR. Celotna letna cena uporabe intraneta se lahko izračuna, če zgornje zneske pomnožimo s številom zaposlenih. Za podjetja s 300 uporabniki intraneta so letni stroški naslednji: - Visoka uporabnost (med najboljšimi 25%): 388.082 EUR, - Povprečna uporabnost: 500.751 EUR, - Nizka uporabnost (med najslabšimi 25%): 751.127 EUR. Jasno je, da se produktivnost najbolj izboljša v primerih, ko se podjetje s slabo uporabnostjo intraneta premakne na stopnjo s povprečno uporabnostjo. Opazno pa je tudi povečanje produktivnosti v primerih, ko uporabnost intraneta izboljšamo iz povprečne na dobro. Intraneti ponavadi podpirajo aplikacije za ključne naloge ter druge specializirane naloge, ki se razlikujejo od podjetja do podjetja in ne morejo biti vključene v primerjavo med različnimi podjetji. Raziskovalci sklepajo, da je za izvajanje teh specifičnih nalog vsakega podjetja uporaba intraneta enaka kot pri šestnajstih splošnih nalogah, ki so jih preučili. Zato so torej celotni stroški najverjetneje dvakrat večji od tistih, ki so navedeni zgoraj. Za boljšo kakovost intraneta mora podjetje s 300 uporabniki vložiti približno 12.500 EUR v uporabnost. Torej povratek investicije v intranet variira od faktorja 20 (v podjetju, ki ima nizko in se premika proti povprečni uporabnosti) do faktorja 10 (v podjetju, ki začne s povprečno in se premika proti visoki uporabnosti). • Vpliv na svetovno gospodarstvo; če bi vse intranete na svetu izboljšali na stopnjo uporabnosti, ki jo je doseglo najboljših 25% podjetij v njihovi študiji, potem bi svetovno gospodarstvo za izvajanje samo šestnajstih poskusnih nalog letno prihranilo 311.294.070.513 USD. Če pa dodamo še morebitne prihranke podjetij pri njihovih specifičnih nalogah, pridemo do skupne vrednosti 600 milijard USD prihranka v letni produktivnosti. Ta stopnja produktivnosti intraneta pa je skromen cilj; dosegli bi ga lahko že, če bi v uporabnost intraneta letno vložili približno 31 milijard USD. Če domnevamo, da se bo uporabnost še naprej izboljševala - vse do najvišje stopnje, ki so jo dobili pri vsaki nalogi v študiji - bi lahko v svetovnem gospodarstvu prihranili 1300 milijard USD letno, če se vključijo še ocenjene izboljšave pri specifičnih nalogah posameznih podjetij.

87

5 MODEL RABE INTRANETA NA PODROČJU INTERNEGA KOMUNICIRANJA V PODJETJU ARCONT 5.1 Predstavitev podjetja Arcont Zgodovina predhodnikov Arcont-a sega v leto 1950. Podjetje Arcont je bilo ustanovljeno 1.1.1991 po reorganizaciji krovnega podjetja PTP Avtoradgona, kot družba z omejeno odgovornostjo. Družba se je lastninsko preoblikovala v delniško družbo 21.4.1997 z vpisom na Temeljnem sodišču v Murski Soboti. Do ponovne spremembe v organizacijski strukturi je prišlo v letu 1999, ko je bilo ustanovljeno hčerinsko podjetje Arcont IP d.o.o., katere osnovna dejavnost je proizvodnja PVC in ALU oken in vrat. Proizvodni in prodajni program podjetja Arcont obsega standardne bivalne enote, opremljene bivalne enote, sanitarne enote, bivalne objekte, posebne izvedbe in najem standardnih bivalnih enot. Bivalne enote, imenovane tudi kontejnerji, so produkt, ki je nastal iz transportnega kontejnerja. Ti so izdelani po ISO normativih. Enostavne bivalne enote so namenjene za delo in bivanje ljudi na gradbiščih, ali pa začasnim potrebam po skladiščenju, pisarnam, sanitarijam, pralnicam. Za zahtevnejše kupce proizvajajo sestavljene enote oziroma montažne objekte. Slednji sestojijo iz več bivalnih enot, ki so izdelani po zahodnoevropskih standardih in jih odlikuje dobra toplotna izolacija in protipožarna varnost. Služijo za pisarniške objekte, banke, šole, vrtce, trgovine, kioske ipd. Mesečna proizvodna kapaciteta bivalnih enot uvršča Arcont med največje evropske proizvajalce. Več kot 90% izdelanih enot prodajo v tujino. Prostorske celice so kakovostne nadgradnje bivalnih enot in se razlikujejo od njih predvsem v izvedbi zunanjih fasad, notranjih sten, v večjih dimenzijah in izvedbi streh. Bistvena razlika med prostorsko celico in bivalno enoto je v tem, da prostorska celica nima več dimenzij kontejnerja, ampak je celica, v katero so vstavljeni montažni elementi. Želijo biti podjetje s sposobnimi, izobraženimi, podjetnimi, družabnimi in odprtimi ljudmi. Na tem načrtno gradijo skozi številne aktivnosti na področju upravljanja s človeškimi viri. Da so na pravi poti, jim dokazuje priznanje za posebne dosežke na področju učečega se podjetja, ki so ga za leti 2002 ter 2004 dobili od Inštituta za učeče se podjetje in Gospodarske zbornice Slovenije. Odraz dobrega vodenja podjetja Arcont je tudi nagrada Gospodarske zbornice Slovenije za izjemne gospodarske in podjetniške dosežke, ki jo je letos prejel predsednik uprave gospod Branko Kurbus.

Vizija podjetja Arcont, je biti vodilni evropski proizvajalec bivalnih enot in montažnih objektov s celovitimi rešitvami za potrebe in želje kupcev. Poleg tega je vizija podjetja ponujati idejne rešitve, skrbeti za razvoj izdelkov, tehnično svetovanje, projektiranje in proizvodnjo. Poslanstvo podjetja je zagotavljanje kakovostnega proizvoda s svojim znanjem in razvojem ter kakovostne storitve, proizvedene v proizvodnih prostorih njihove družbe ali na terenu. Cilji kakovosti so zadovoljen kupec in zadovoljen delavec.

88

5.2 Vloga intraneta v podjetju Arcont Začetki intraneta v podjetju Arcont segajo v leto 2002, ko je bil vzpostavljen portal s preprosto organizacijo. Konec leta 2005 je podjetje uvedlo intranet IBM WebSphere Portal 5.0, ki je vključevala že zahtevnejše lastnosti portalov. Danes je vloga intraneta zgolj informiranje in obveščanje zaposlenih, saj intranet ni razvit v takšni meri, da bi zaposlenim omogočal preprosto, kvalitetno in učinkovito interno komunikacijo. Intranet v podjetju Arcont bi moral uporabnikom približati vsebine, ki so drugače raztresene po vsem podjetju in po internetu, tehnologijo podrediti ljudem in nasploh izboljšati komunikacijo med zaposlenimi v podjetju in navzven. Hiter prenos informacij je ključnega pomena predvsem za poslovanje podjetja, ki mora poskrbeti, da pridejo prave informacije v prave roke ob pravem času, če želijo biti boljši od konkurence. Hiter prenos pravih informacij in podatkov pa je tudi ena izmed nalog intraneta. Zaposleni v podjetju Arcont bi morali imeti dostop do preprostega grafičnega vmesnika, dostop do svežih informacij podjetja in večje možnosti sodelovanja z ostalimi odjemalci in oddelki. Uporaba intraneta je strateško pomembno za vsako podjetje, ker zmanjšuje stroške, pospešuje administrativna dela, izboljšuje odločitve, povečuje konkurenčnost in naredi vsako delo prijetnejše in učinkovitejše. Intranet združuje številna orodja, ki jih potrebujemo pri vsakdanjem delu in pripomore k boljši obveščenosti ter učinkovitosti v podjetju. Pospeši poslovne procese in avtomatizira precejšen del nalog in opravil. Za učinkovitejšo rabo intraneta je potrebno seznaniti tiste ljudi, od katerih je najbolj odvisna prihodnost gospodarstva; to so najprej vodstveni kadri. Da bo intranet v podjetju Arcont dosegel večjo koristnost in uporabnost, je potreben strokovni posvet o izboljšanju funkcionalnosti intraneta z vodstvom podjetja, intranetno skupino in vsemi strokovnjaki, ki skrbijo za razvoj, kakovost in vzdrževanje intraneta. 5.2.1 Osnovni gradniki intraneta Izgradnja intraneta v podjetju Arcont temelji na ustrezni strojni in programski opremi, ki omogoča komunikacijo med računalniki po protokolu TCP/IP. Računalniki uporabljajo protokol interneta za prenos bitov informacij po omrežju. Protokol za nadzor prenosa definira, na kakšen način bodo informacije razdeljene v paketu in poslane po omrežju. Hkrati ima vsak paket informacij unikatno ime, ki mu pravimo IP naslov računalnika, iz katerega je bil poslan in računalnika, na katerega je paket poslan. Podjetje Arcont ima vzpostavljeno lokalno omrežje LAN (Local Area Network), kar predstavlja osnovni gradnik intranetnega portala. V izbranem podjetju uporabljamo ADSL oziroma asimetrično digitalno naročniško linijo (Asymmetric Digital Subscriber Line), ki je sodobna modemska tehnologija prenosa podatkov z višjo hitrostjo v smeri od internetnega ponudnika do uporabnikovega računalnika. Tovrstna storitev omogoča povezavo matičnega podjetja s poslovnimi enotami v Lendavi in Mariboru.

89

Internetnim povezavam preko xDSL (Digital Subscriber Line) najpogosteje pravimo širokopasovne internetne povezave. Temeljna prednost širokopasovnega dostopa je prav v hitrosti prenosa podatkov. Malce poenostavljeno in posplošeno lahko rečemo, da je širokopasovni dostop najmanj desetkrat hitrejši od klicnega dostopa. Iz tabele 4 so razvidni strežniki, podatkovne baze in operacijski sistemi, ki se uporabljajo v podjetju Arcont. TABELA 4: STREŽNIKI, PODATKOVNA BAZA IN OPERACIJSKI SISTEM V PODJETJU ARCONT

Strežnik Naloge strežnika Podatkovna baza Operacijski sistem IBM iSeries ERP (Enterprise Resource

Planinig – upravljanje virov podjetja), poslovni sistem System21

UDB DB2 Universal Database

OS/400

HP (ProLiance)

Datotečni (dostop do datotek) in domenski (centralno upravljanje uporabnikov) strežniki

Microsoft SQL Server

Windows Server 2003

Vir: Interno gradivo podjetja Arcont. Na sliki 5 lahko vidimo primer Operacijskega sistema, ki je vzpostavljen v podjetju Arcont. Prikazana je uvodna administracijska stran. SLIKA 5: OPERACIJSKI SISTEM OS/400 V PODJETJU ARCONT

Vir: Interno gradivo podjetja Arcont.

90

Aplikacijski strežnik Websphere zagotavlja povezavo med aplikacijami in podatkovnimi viri, kot so podatkovne baze (v našem primeru MS SQL in DB2). HTTP spletni strežnik Apache pa predstavlja vez med aplikacijskim strežnikom in uporabniki intraneta. Omogoča interakcijo uporabnikov z aplikacijskim strežnikom in prikaz dinamične vsebine v brskalniku, ki jo le-ta zagotavlja. Danes so najpogostejše naloge spletnega strežnike varno in hitro pridobivanje in manipuliranje različnih podatkov, ki so pridobljeni iz različnih virov. Slika 6 prikazuje uvodno stran poslovnega informacijskega sistema, ki teče na operacijskem sistemu OS/400. SLIKA 6: SYSTEM 21 – POSLOVNI INFORMACIJSKI SISTEM

Vir: Interno gradivo podjetja Arcont. Strežniški operacijski sistem, ki ga ima podjetje Arcont, se imenuje AS/400 in Windows Server 2003 (slika 7).

91

SLIKA 7: OPERACIJSKI SISTEM WINDOWS SERVER 2003 V PODJETJU ARCONT

Vir: Interno gradivo podjetja Arcont. Na posameznih osebnih računalnikih je nameščen brskalnik in predstavlja grafični uporabniški vmesnik med strežnikom in odjemalcem. Njegova naloga je posredovanje uporabnikovih zahtev ustreznemu strežniku ter prikazovanje zahtevanih spletnih strani, ki lahko vsebujejo statični tekst, grafiko, zvok ali video. Za dostop do internetnih vsebin uporabljajo spletne brskalnike Internet Explorer. Elektronska pošta je še vedno najbolj razširjena storitev v okviru interneta in tudi intraneta. Do nje lahko uporabnik podjetja Arcont dostopa na dva načina: - s pomočjo odjemalca pošte Microsoft Outlook - s pomočjo spletnega brskalnika (OWA - Outlook Web Access). 5.2.2 Varnost in zaščita intraneta Z vključitvijo in uporabo intraneta v internet omrežje je v podjetju Arcont bila potrebna zaščita zaupnih internih podatkov. Še posebej so občutljivi podatki s področij kot so finance, kadri ter vodstvo. Zato je bilo potrebno za zaščito podatkov poskrbeti na več nivojih. Implementirati je bilo potrebno ustrezno tehnično varovanje podatkov, prav tako pomembna pa so interna pravila, ki natančno določajo, katere informacije smejo biti dostopne katerim zaposlenim. Že pred implementacijo je bilo potrebno določiti kriterije za dostop do posameznih dokumentov znotraj intraneta. Poleg običajnih napadov od zunaj, ki jih preprečujejo s postavitvijo požarne pregrade na prehodu med lokalnim omrežjem in zunanjim svetom, je vedno bolj ogroženo tudi samo lokalno omrežje oziroma lokalni intranet.

92

Za potrebe varovanja intraneta je bilo v podjetju Arcont vpeljanih več zaščit: • celostnost podatkov, ki vključuje zaščito le-teh pred brisanjem ali kakršnimikoli

nepooblaščenimi spremembami, je zaščitena s pravicami in gesli samo za pooblaščene osebe. Pravice za to določajo administrator sistema ter moderatorji prostorov;

• zaradi zmožnosti zunanjega dostopa do portala je nameščen ustrezen obrambni zid. Ker pa je po statistiki več kakor štiri petin zlorab notranjih (storilci so torej zaposleni v samem podjetju), to samo po sebi še ni dovolj. Obrambne zidove lahko uporabijo tudi za omejitev dostopnosti v samem podjetju. Z prijavo v portal ima uporabnik dostop do poslovnega informacijskega sistem 21 in elektronske pošte;

• za zaščito prostorsko dislociranih lokacij in omogočanje odjemalcem varno delo od doma, je tu potreba po varni komunikaciji med njimi. Za to potrebo je vzpostavljeno navidezno privatno omrežje (ang. Virtual Private Network ali VPN), ki onemogoča prisluškovanje tretjih oseb. V podjetju Arcont imajo varnost zagotovljeno preko požarnega zida StoneGate;

• pogost vir težav so računalniški virusi in trojanski konji. Do okužb z njimi nastopi v odprtih okoljih, kjer je odjemalcu na voljo več prosto dostopnih informacijskih virov. Z uporabo in redno nadgradnjo protivirusnih programov in z orodji za nadzor vsebine prometa v omrežju so to nevarnost v organizaciji precej zmanjšali. Podjetje Arcont uporablja požarni zid StoneGate in antivirusni program Sophos;

• pomemben del varnostne politike je tudi redno izdelovanje varnostnih kopij vseh ključnih podatkov. Varnostne kopije se hranijo na drugi fizični lokaciji, saj s tem zmanjšajo verjetnost izgube vseh podatkov z varnostnimi kopijami vred (npr. ob primeru požara);

• poleg zgoraj naštetih jih ogrožajo še vdori v računalniški sistem, katere verjetnost so zmanjšali z namestitvijo ustreznih orodij za izdelavo varnostnih poročil, sprotnim nameščanjem ustreznih varnostnih popravkov (IBM in Microsoft Windows Update).

5.3 Pomen intraneta za interno komuniciranje v podjetju Arcont Pomembno je, da se v podjetju Arcont zavedajo, da je komunikacija med zaposlenimi bistvenega pomena za uspešnost poslovanja. Na delovnem mestu delavca obravnavajo celovito, ne pa zgolj kot nosilca delovne sile. Saj vedo, če so odnosi z zaposlenimi slabši, je tudi zadovoljstvo zaposlenih nižje; le to pa vodi v slabše odnose v podjetju, kar se navsezadnje vidi v slabši učinkovitosti podjetja, večjih izostankov od dela in večjih stroških poslovanja. Zato menijo, da so za doseganje dobrega imidža in dobrih poslovnih rezultatov odnosi z interno javnostjo ključnega pomena. Podjetje Arcont mora poleg zunanjega toka komuniciranja za dolgoročen uspeh poskrbeti za nemoten notranji tok informacij. Za celovito zadovoljitev notranjih informacijskih potreb potrebuje podjetje vzpostavljen sistem internega komuniciranja, ki s svojimi orodji pripomore k zadovoljevanju informacijskih potreb. Eno izmed takšnih orodij je sigurno dober in učinkovit intranet.

93

V izbranem podjetju menijo, da uporaba intraneta prinaša največjo vrednost pri procesih, ki vključujejo večino zaposlenih in ki zahtevajo hiter dostop do vedno novih informacij iz različnih virov. Zavedati se morajo, da organizirane in dostopne informacije ter znanje v sistemu intraneta pomenijo potencial podjetja za hiter odziv na zahteve trga. Boljša informiranost zaposlenih namreč skrajšuje čase razvoja posameznega produkta. Vendar morajo biti nosilci znanja pripravljeni svoje znanje urediti in ga deliti s sodelavci. Povezovanje in združevanje informacij več zaposlenih omogoča sprejemanje kakovostnejših poslovnih odločitev, ki zadevajo več posameznikov, ki sodelujejo v poslovnem procesu. Tak položaj pospeši komuniciranje med zaposlenimi, ker premaga ovire formalne komunikacije znotraj organizacijske hierarhije. Komuniciranje s pomočjo intraneta je tako vertikalno kakor horizontalno, odvisno od tega, kdo je uporabnik informacij. 5.3.1 Različne storitve na intranet portalu

V podjetju Arcont so seznanjeni s tem, da so interno komuniciranje, dobro delovno vzdušje, zvestoba zaposlenih, izmenjava znanja in splošno interno obveščanje vedno bolj pomembni dejavniki poslovne uspešnosti podjetja. Sodobne tehnologije in novi mediji omogočajo učinkovito podporo celovitemu internemu komuniciranju. Osnovno stran intraneta v podjetju Arcont zaokrožujeta dve glavni področji, in sicer Vsebina in Kakovost. Na portalu Vsebina najdemo naslednje kategorije: Domov, Interni telefonski imenik, Obvestila, Malice, Dokumenti in Knjižnica. Na portalu Kakovost najdemo glavno področje Dokumenti - Logo kakovost in kategoriji Kakovost Arcont d.d. in Kakovost Arcont IP. Na intranetnem portalu podjetja Arcont lahko zasledimo naslednje kategorije: a) Domov; v tej kategoriji najdemo Logotip podjetja Arcont. SLIKA 8: UVODNA INTRANETNA STRAN PODJETJA ARCONT

Vir: Interno gradivo podjetja Arcont.

94

b) Interni telefonski imenik; omogoča takojšen dostop do vseh telefonskih številk zaposlenih. Interni telefonski imenik podjetja Arcont vključuje ime in priimek zaposlenega, njegovo interno telefonsko številko ter številko njegovega GSM aparata. c) Obvestila; kjer se nahaja Informator (elektronsko glasilo), ki ga izdaja HRM (Human Resource Management) in splošna služba. Je zapisan v PDF formatu in se izdaja enkrat mesečno. Osnovni cilj elektronskega časopisa je obveščanje, izobraževanje in komuniciranje z interno javnostjo. Z njim skušajo motivirati zaposlene, jim predstaviti poslanstvo, vrednote, vizijo in strategijo družbe ter jih tako spodbuditi, da so tudi v vsakdanjem delu predstavniki ugleda družbe. Zaposlena obvešča o vseh pomembnih dogodkih v podjetju. Tako jih obvešča o doseženih poslovnih rezultatih in ciljih, o povprečni dnevni in mesečni proizvodnji kakor tudi o datumu izplačila plače. d) Malice; v tej kategoriji lahko zaposleni vidijo kakšna malica jim je na razpolago za vsak dan posebej. Le-ti lahko izbirajo med toplo, hladno, varovalno in brezmesno malico. e) Dokumenti; v kategoriji dokumenti lahko najdemo: • Celostno grafično podobo Arconta, kjer se nahaja:

- Logotip Arconta, - Priročnik, - Dopisni papir Arcont d.d., - Dopisni papir Arcont IP, - Predloga Powerpoint, - Uporaba programske opreme (politika), - Nastop dopusta (obrazec).

• Podjetniško kolektivno pogodbo, kjer se nahaja: - Arcont d.d. (pogodba), Tarifna priloga, - Arcont IP (pogodba), Tarifna priloga.

f) Knjižnica; intranet podjetja Arcont omogoča zaposlenim, da v kategoriji Knjižnica pridobijo akte družbe, pravilnike, sistematizacijo in opis delovnih mest, vse standarde, zakone in priročnike. Pomembno je to, da jim intranet navede, kje se iskano gradivo nahaja. Nahajališča gradiva so lahko v FRS (Finančna in računovodska služba), HRM, Konstrukcija, Nabava in Služba za kakovost.

g) Kakovost Arcont d.d.; vsebuje Poslovnik, Organizacijski predpisi - procesi, Navodila za delo in Standard ISO 9001:2000.

95

h) Kakovost Arcont IP; vsebuje Poslovnik, Organizacijski predpisi - procesi in Navodila za delo. Intranet podjetja Arcont omogoča še naslednje storitve: • Integracija poslovnih aplikacij; intranetni portal podjetja Arcont omogoča integracijo različnih poslovnih aplikacij in s tem dostop do različnih podatkov. Uporabniki lahko s pomočjo portala tudi dostopa in poganja različne poslovne aplikacije. Dokumenti se shranjujejo v standardiziranem formatu tako, da uporabniki nimajo težav z njihovim odpiranjem ter prikazovanjem. • Poosebljenje in osebne nastavitve; sta storitvi z izrednim pomenom, saj lahko z njuno pomočjo omogočimo uporabnikom, da si nastavijo intranet portal v skladu s svojimi željami. Intranet portal mora namreč omogočati enostaven dostop preko brskalnika s pomočjo uporabniškega imena in gesla. 5.3.2 Področja uporabe intraneta V podjetju Arcont se ne zavedajo dovolj, da so koristi intraneta največje, ko je z njegovo rabo dosežena večja komunikacija in ko se s pomočjo tega porajajo sveže zamisli v prid večje poslovne uspešnosti podjetja. Intranet lahko poveže dva posameznika znotraj poslovnega procesa, ki bi sicer morala komunicirati preko posrednika, na primer preko svojega nadrejenega. Kolektiv podjetja lahko med seboj komunicira zelo učinkovito, ker se lahko sklicuje na dokumente iz istega informacijskega sistema, to je intraneta podjetja. Z uporabo intraneta se lahko v podjetju pri povečanju učinkovitosti komunikacije prihranijo stroški na področju telefonske komunikacije, pošiljanju pošte, procesu naročanja osnovnih sredstev. Odjemalcem pa se olajša hitri dostop do tehničnih in prodajnih informacij, tudi pregled nad konkurenco postane lažji, znižajo se stroški zaradi manjšega obsega tiskanja in porabe papirja, poveča se točnost in pravočasnost informacij ter prihrani čas zaradi hitrega posredovanja ukazov in navodil. Področja oziroma oddelki v podjetju Arcont, ki jih podpira intranet, so: a) Nabava; lahko intranet izkoristi za povezave na vzorce poslovnih dopisov, predloge Powerpointa, seznam slovarjev (nemško-slovenski, angleško-slovenski), Ključne besede v zunanji trgovini, Večjezični poslovni priročnik, Novi carinski zakon s komentarji in druge pomembne knjižne dokumente. b) Služba za informatiko; na intranetu služba za informatiko skrbi za objavo posameznih novic ter zagotavlja vsem uporabnikom vpogled v zapisano varnostno politiko podjetja ter uporabo programske politike.

96

c) Služba za kakovost; na portalu lahko služba najde številne dokumente, ki urejajo področje kakovosti. Predvsem Poslovnik kakovosti, Navodila za delo, Organizacijske predpise in Standard ISO 9001:2000. Na tem mestu so tudi objavljanje revije Kakovost in Vzdrževanje strojev in naprav. Organizacijski predpisi vsebujejo naslednje dokumente: Interna standardizacija, Obvladovanje kontrolne, merilne in preskusne opreme, Poslovanje z obvestilom o neustrezni kakovosti, Proces elektro podjetja, Proces HRM - upravljanje s človeškimi viri, Proces lesnega oddelka, Proces ličarskega oddelka, Proces ogrodnega oddelka, Proces montažnega oddelka, Proces strojnega oddelka, Proces nabave, Proces prodaje, Proces razvoja, Proces vzdrževanja, Vodovodni oddelek, Poslovanje s tehnično dokumentacijo, Ravnanje skladiščenja, pakiranja, zaščita in dostava, Korektivni in preventivni ukrepi, Končna kontrola in preskušanje, Reševanje reklamacij kupcev in Cilji kakovosti Arconta. Navodila za delo: Delovno navodilo za izvajanje kalibracije dolžinskih meril, Poslovanje z rezervnimi deli in Izvajanje notranje presoje. c) Kadrovska služba; na intranetu objavi seznam knjižnih dokumentov, kot so Priročnik o obvladovanju podjetij, Gospodarski kazalci držav sveta, Sodobne oblike in pristopi pri organiziranju podjetij, Managment kadrovskih virov, Vrednostna analiza, Projektno organiziran strateški managment, Produktivnost v pisarnah, Zakon o varstvu konkurence, Komentar zakona o podjetjih, Strojno tehnološki priročnik, Direktni marketing, Redni letni razgovori med vodjo in sodelavci, Enominutno vodenje v praksi, Nagradite uspešne, Dialog, Gibalo sprememb, Medsebojno komuniciranje v podjetju, Enominutni vodja oblikuje učinkovito delovno skupino, Sodobni sistemi varovanja in nadzorovanja industrijskih in poslovnih objektov, finančnih ustanov ter objektov posebnega pomena, Ustvarjalni manager, Senzacionalna knjiga o osebni moči, Razpoke v zgodbi o uspehu, Primerjalna analiza upravljanja človeških virov v Sloveniji in druge pomembne knjižice. Služba kadrovanja na intranetu objavlja tudi naslove diplomskih in magistrskih nalog, ki so jih naredili zaposleni ali osebe, ki so opravljale delo s področja poslovanja in delovanja podjetja Arcont. Zaposleni lahko na intranetu najdejo tudi Obrazec za nastop dopusta. Objavljene so tudi malice za vsak dan, interno glasilo Informator in podjetniška kolektivna pogodba. d) Finančna in računovodska služba; na intranetu objavlja seznam revij in zakonskih predpisov, ki jih lahko zaposleni najdejo v tem oddelku: Mednarodni računovodski standardi, Slovenski računovodski standardi, Slovenski poslovno finančni standardi, Računovodstvo za notranje uporabnike informacij, Koliko je vredno podjetje, Dolgoročno financiranje podjetja z vrednostnimi papirji, Dajanje prednosti vsebini pred obliko v računovodstvu, Matematika za računovodje in finančnike, Zakon o davku od dobička pravnih oseb s komentarjem, Zakon o davku na dodano vrednost s komentarjem, Zakon o deviznem poslovanju s komentarjem, Predpisi o davkih in prispevkih, Zakon o finančnem poslovanju s komentarjem, Zakon o prisilni poravnavi, stečaju in likvidaciji s komentarjem, Učinkovita izterjava dolgov, Priročnik o poslovanju z menico s

97

primeri iz poslovne in sodne prakse, Naše gospodarstvo - prispevki, strokovni članki, aktualne teme, Ko nas obišče davčni inšpektor in Davčno - finančna praksa. e) Konstrukcija; oddelek konstrukcije na intranetu objavlja seznam naročenih tujih revij in posameznih dokumentov, kot so: Strojno tehnični priročnik, Priročnik za elektrotehniko, Zbirka tehničnih predpisov v gradbeništvu, Znanje za razvoj slovenske družbe, Predpisi o avtorskih pravicah, Kemija zakonitost - uporaba, Osnove požarno varne gradnje in Gradbenik. f) Vodstvo podjetja Arcont; ima možnost s pomočjo intraneta seznaniti zaposlene o različnih novostih v podjetju. Tako so na intranetu objavljene informacije o koriščenju prostih kapacitet v Termah Čatež, kjer so navedeni tudi pogoji koriščenja in fotografije posameznih apartmajev. 5.4 Anketa o uporabi intraneta za interno komuniciranje Cilj raziskave je izboljšati raven interne komunikacije s pomočjo rabe intraneta v podjetju Arcont. Z anketnim vprašalnikom želimo ugotoviti, kako se zaposleni zavedajo pomembnosti komuniciranja, ali so zadovoljni z uporabo intraneta in kakšne spremembe si želijo na intranetnih straneh. Z analizo rezultatov ankete želimo predlagati možne ukrepe, ki bi s pomočjo intraneta izboljšali komunikacijo med zaposlenimi. Anketa se je izvajala po elektronski pošti in je bila sestavljena iz sedemnajstih vprašanj (Priloga 1). Anketiranje je potekalo od 23. do 30. marca 2007. Od vseh 162 uporabnikov intraneta jih je 82 tistih, ki so vprašalnik izpolnili in ga vrnili, od tega 27 žensk (33%) in 55 moških (67%). Tako je bila odzivnost anketirancev 50,61 %. Glede na starost so bili anketiranci razvrščeni v pet razredov. Največ zaposlenih (51%), ki so se odzvali na anketo je po starosti uvrščenih v razred od 26 do 35 let, najmanj (4%) pa v razred nad 56 let, kar nakazuje tudi naslednja slika.

98

SLIKA 9: STRUKTURA ANKETIRANCEV PO LETIH

10%

51%17%

18% 4% do 25 letod 26 do 35 letod 36 do 45 letod 46 let do 55 letnad 56 let

Vir: Lastna raziskava, 2007. Največ anketiranih, ki so odgovorili na anketna vprašanja ima srednješolsko izobrazbo (37%), sledijo jim anketiranci z univerzitetno izobrazbo (20%), visokostrokovno izobrazbo (17%), višješolsko izobrazbo (15%), kvalificirani delavci (4%) in magister znanosti (1%). TABELA 5: STRUKTURA ANKETIRANCEV PO ODDELKIH

Zaposleni v oddelku Število odgovorov

Število odgovorov (%)

Finance in računovodstvo 7 9 Nabava 5 6 Prodaja 12 15 Proizvodnja 17 21 Operativna priprava dela 12 15 Kadrovska in splošna služba 6 7 Konstrukcija 7 9 Vodstvo 12 15 Služba za informatiko 4 5 Skupaj 82 100 Vir: Lastna raziskava, 2007. Največ anketirancev, ki so se odzvali na anketo, je zaposlenih v proizvodnji (21%), najmanj pa v službi za informatiko (5%), kar prikazuje tudi tabela 5.

99

SLIKA 10: POGOSTOST UPORABE INTRANETNEGA PORTALA Vir: Lastna raziskava, 2007. Iz slike 10 je razvidno, da 44% anketirancev uporablja intranetni portal enkrat tedensko, 33% jih ga uporablja enkrat mesečno, 22% le enkrat dnevno in 1% anketirancev je tistih, ki intranetni portal sploh ne uporabljajo. SLIKA 11: INFORMACIJE, KI SO DOSTOPNE NA INTRANETNEM PORTALU

19

26334

020406080

100

Število uporabnikov

ne uporabljamslužijo le kot informacijaso mi včasih v pomočso mi v pomoč

Vir: Lastna raziskava, 2007. Slika 11 prikazuje, da 33-tim anketirancem informacije, ki so dostopne na intranetnem portalu, služijo le kot informacija, kaj se v podjetju dogaja. Kar 26 anketirancev meni, da so jim

22%

44%

33%

1%

dnevnotedenskomesečnonikoli

100

tovrstne informacije le včasih v pomoč pri svojem delu. 19 anketirancev ne more teh informacij uporabiti pri svojem delu, ker se tovrstne informacije ne navezujejo na njihova specifično področje dela. Preostali 4 anketiranci pa informacij na intranetnem portalu sploh ne uporabljajo. Rezultati ankete kažejo, da le 21% anketirancev aktivno sodeluje pri oblikovanju in dodajanju novih informacij na intranet portal. To nakazuje na slabo sodelovanje uporabnikov intranetnega portala pri snovanju intranetne vsebine. TABELA 6: KONKRETNI CILJI, KI NAJ BI JIH INTRANET POMAGAL DOSEČI

Cilji Število odgovorov

Število odgovorov (%)

- zmanjševanje dokumentacije 35 17 - lažji dostop do informacij 62 31 - boljša informiranost med zaposlenimi 69 34 - spremljanje uspešnost podjetja 32 16 - drugo 4 2 Skupaj 202 100

Vir: Lastna raziskava, 2007. Tabela 6 prikazuje konkretne cilje, ki naj bi jih intranet pomagal doseči. Največ anketirancev meni, da intranet izboljša informiranost med zaposlenimi (34%). 31 % jih meni, da omogoča lažji dostop do informacij, kar 17% ankentirancev pa je mnenja, da intranet prispeva k zmanjševanju dokumentacijo. 16 % anketirancev meni, da intranet omogoča spremljanje uspešnost podjetja, preostala 2% anketirancev pa sta podala druge cilje: hitrejše opravljeno delo in zmanjšanje stroškov poslovanja.

101

SLIKA 12: POGOSTOST UPORABE INTERNEGA TELEFONSKEGA IMENIKA NA INTRANETNEM PORTALU

9%

40%

10%41%

vsakičobčasnouporabljam tiskani imenikimam svoj imenik

Vir: Lastna raziskava, 2007. 41% anketirancev uporablja interni telefonski imenik na intranetu vsakič, ko kliče posameznika in na pamet ne ve njegove interne telefonske številke, medtem ko ga občasno uporablja 40% anketirancev. 10% anketirancev uporablja raje tiskani interni telefonski imenik, medtem ko se 9% anketiranih internega telefonskega imenika na intranetu sploh ne poslužuje, saj ima oblikovan svoj interni telefonski imenik. 97% anketirancev je mnenja, da so interne novice podjetja pomembne za zaposlene, zato je prav, da se objavljajo na intranetu, medtem ko le 3% anketirancev meni, da tovrstne informacije zanimajo le nekatere zaposlene, zato ne vidijo smisla objave le-teh na intranetu.

102

SLIKA 13: POGOSTOST UPORABE ISKALNIKA NA INTRANETU, ČE BI GA UVEDLI

17

43

21

10

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

Štev

ilo u

pora

bnik

ov

dnevnotedenskomesečnonikoli

Vir: Lastna raziskava, 2007. V kolikor bi uvedli iskalnik na intranetni portal, bi ga 43 anketirancev uporabljalo enkrat tedensko, 21 anketirancev bi ga uporabljalo enkrat mesečno, 17 anketirancev bi se za iskalnik odločilo enkrat dnevno in le 1 anketiranec trdi, da ga ne bi uporabljal nikoli. 98% anketirancev se strinja z uvedbo koledarja dogodkov in opomnika na intranetni portal, ki bi jih opozarjal o pomembnih dogodkih v podjetju in o sestankih v prihodnosti, medtem ko sta le 2% anketirancev proti uvedbi takšnega koledarja. 85% anketirancev je mnenja, da bi lahko uvedli oglasne deske na intranetni portal, preko katere bi lahko izrazili svoje mnenje in ideje, ki bi jih drugače obdržali le zase. Kar 15% anketirancev meni, da jih takšne oglasne deske ne zanimajo. Ob vprašanju glede uvedbe Vem-rubrike je 94% anketirancev odgovorilo, da se strinja s to uvedbo, saj bi jim bila tako podana možnost postavljanja vprašanj po posameznih tematikah, kjer bi zato zadolženi strokovnjaki poskrbeli za prave odgovore. Preostalih 6% anketirancev se za uvedbo takšne rubriko ne strinja. Novičarske skupine na intranetni portal bi želelo imeti 84% anketirancev, saj bi se tako lahko naročali na novice z intranetno vsebino, preostalih 16% anketirancev si teh novičarskih skupin ne želi, ker jih tovrstno obveščanje ne zanima.

103

SLIKA 14: ZAGOTOVITEV POMOČI, ČE IMA UPORABNIK TEŽAVE NA INTRANETNEM PORTALU

52%33%

9% 6%vednovčasihredkonikoli

Vir: Lastna raziskava, 2007. Kar 52% anketirancev je odgovorilo, da jim je vedno zagotovljena pomoč, če se soočijo s težavami na intranetnem portalu. 33% anketirancev meni, da jim je tovrstna pomoč ponujena le včasih, 9% jih je takšnih, ki so redko deležni pomoči, 6% anketirancev je mnenja, da nikoli ne dobijo pomoči pri odpravljanju težav na intranetnem portalu.

104

TABELA 7: INFORMACIJE, KI BI JIH UPORABNIKI INTRANETA ŽELELI IMETI ZBRANE NA ENEM MESTU

Informacije, ki bi jih uporabniki želeli imeti zbrane na intranetu

Število odgovorov

Število odgovorov

(%) - vizijo in poslanstvo podjetja, trenutni proizvodni načrti in

poslovni cilji ter prikaze uspešnosti poslovanja podjetja

55 10 - informacije o vremenu po Sloveniji, trenuten čas po svetu,

koledar in nasvet dneva

17 3 - aktualne novice o podjetju 71 12 - informacije o izobraževanju, letnih razgovorih, letovanju,

počitniškem delu, delovanju Sveta delavec in Sindikata

65 11 - seznam vseh zaposlenih z opisi zadolžitev posameznika 42 7 - dnevne prikaze odsotnosti zaposlenih in zunanjih sodelavcev 24 4 - interne telefonske številke, številke mobilnih telefonov,

elektronski naslovi zaposlenih, zunanjih sodelavcev, poslovnih partnerjev in drugih strank

55 10 - vpogled v evidenco ur in letnega dopusta 49 9 - navodila za delo oddelkov 30 7 - rezervacije službenih vozil 32 5 - roke dokončanja posameznih projektov in opravil 34 6 - ogled avtorske in tematske fotografije, videoposnetkov s

pomembnih predstav, sodelovanja podjetja na različnih sejmih, praznovanj in drugih dogodkov

41 6 - povezave na spletne strani: menjalniški tečaj, telefonski

imenik, slovarji, zemljevidi, enciklopedije in podobno 53

9 - drugi predlogi 4 1 SKUPAJ 571 100

Vir: Lastna raziskava, 2007. Anketiranci so med najpogostejšimi informacijami, ki bi jih najraje imeli na intranetnem portalu (tabela 7), navedli aktualne novice o podjetju (12%). Nato bi anketiranci želeli imeti na intranetnem portalu informacije o izobraževanju, letnih razgovorih, letovanju, počitniškem delu, delovanju Sveta delavec in Sindikata (11%); nato sledi vizija in poslanstvo podjetja, trenutni proizvodni načrti in poslovni cilji ter prikaze uspešnosti poslovanja podjetja (10%) in interne telefonske številke, številke mobilnih telefonov, elektronski naslovi zaposlenih, zunanjih sodelavcev, poslovnih partnerjev in drugih strank (10%). 9% delež od vseh odgovorov predstavlja povezave na spletne strani, kot so to: menjalniški tečaj, telefonski imenik, slovarji, zemljevidi, enciklopedije.

105

Predlogi, ki so predstavljali le 1% od vseh odgovorov, so: dostop do spletnih strani - z prepovedjo dostopa do prepovedanih strani (nekateri bi potrebovali dostop do spletnih strani fakultet - FERI) in dostop do spletnih strani različnih proizvajalcev strojnih elementov. Na podani predlog poimenovanja intraneta kot Arconeta se je 85% anketirancev odzvalo s pozitivnim mnenjem, 6% anketirancev se ne strinja s podanim predlogom, medtem ko je 9% anketirancev k oblikovanju imena za intranetni portal prispevalo svoj predlog. Zvrstili so se naslednji predlogi: - ARnet - ARCnet - Contnet. 5.5 Predlogi za učinkovitejšo rabo intraneta Podjetje Arcont bi lahko z odličnim intranetom pospešilo poslovne procese, informiranost v podjetju in si zagotovilo višjo konkurenčnost na slovenskem in tujem trgu. Enostavna in logična navigacija, jedrnato poimenovane glavne kategorije, ki so vseskozi prisotne na ekranu ter dobro vidno iskalno polje, so osnovne značilnosti dobrega intraneta. Da je intranetna stran učinkovita, je potrebno zaposlenim poleg kvalitetne vsebine, omogočiti tudi interaktivno komunikacijo na različnih nivojih. 5.5.1 Uvedba novih storitev na intranetni portal Ker intranet podjetja Arcont še nima svojega imena, bi ga bilo smiselno poimenovati. Za boljšo komunikacijo med zaposlenimi in učinkovitejšo rabo intraneta, bi na intranetni portal lahko uvedli nove in nadgradili že obstoječe kategorije: a) Domov; na uvodni strani intraneta bi zaposlene pričakale uporabne informacije zbrane z interneta. Primer takšnih informacij je vreme po Sloveniji, trenuten čas po svetu, koledar ter seznam praznikov in dela prostih dni v tekočem mesecu. Ti moduli bi se osvežili samodejno. Poleg tega bi bil na prvi strani še prilagojen spisek uporabnih internetnih povezav kot so to: menjalniški tečaj, telefonski imenik, slovarji, zemljevidi, enciklopedije in druge hitre povezave do najbolj obiskanih internetnih strani. Podjetja bi lahko na tej strani vsak teden objavilo novo anketo, ki bi za zaposlene pomenila razvedrilni element na intranetni strani, za podjetje pa mini poslovna raziskava. S pomočjo anket bi podjetje ugotavljalo organizacijsko klimo v podjetju in tako pridobilo različna mnenja zaposlenih. Na ta način lahko vodstvo pride do zelo koristnih informacij, saj bodo verjetno zaposleni veliko lažje izrazili subjektivno mnenje preko anonimne ankete kot v direktnem pogovoru, še posebej, če gre za kočljiva vprašanja.

106

Na vrhu uvodne strani pa bi bile uporabne povezave: spletno mesto Arconta, Kazalo, Prijava napak, Tiskanju prijazno, Uredniki, Stik in Pomoč. Povezava Prijava napak bi omogočila uporabniku hitro, enostavno in pravilno posredovanje predlogov in napak pri uporabi osebnih računalnikov in intranetnega portala. Seznam strateške in uredniške skupine, ki oblikujeta portal intraneta, bi bila dosegljiva na povezavi Uredniki. Za vse uporabnike intraneta bi bila pripravljena enostavna navodila za uporabo intraneta in oblikovanje osebne strani, ki si bi jih zaposleni lahko prebrali ali natisnili na povezavi Pomoč. V kategorijo Domov bi uvedli naslednje podkategorije: • O Podjetju; ki bi vsebovala osnovne podatke o podjetju Arcont, področje trženja, vizijo, poslanstvo in vrednote podjetja, kodeks upravljanja delniških družb, letno poročilo podjetja in organizacijsko shemo podjetja. Ta podkategorija bi bila namenjena tudi objavi trenutnih proizvodnih načrtov in poslovnih ciljev, kakor tudi zgodovini razvoja podjetja Arcont ter pomembnim dosežkom in priznanjem pridobljenih za uspešno poslovanje. Na tem mestu so lahko kot zanimiv dodatek intranetnim stranem objavljene še slike pisarn, poslovnih stavb podjetja ter kratki življenjepisi in slike vodstvenih delavcev. • Imenik; dosedanji imenik bi lahko nadgradili in ga razdelili na področja: zaposleni, zunanji sodelavci, poslovni partnerji in druge stranke. Takšen imenik bi omogočal takojšen dostop do vseh potrebnih informacij: interne telefonske številke, številke mobilnih telefonov, elektronski naslovi, slike in ostali podatki zaposlenih, zunanjih sodelavcev, poslovnih partnerjev in drugih strank. Omogočeno bi bilo seveda uporabniku prijazno iskanje po tem spisku. Ta seznam bi bil centralno skladišče podatkov, ki bi bil vedno ažuriran. Možno bi bilo celo gradnja poosebljenih imenikov, tako da bi si posamezni zaposleni lahko gradili svoje imenike s podatki, ki jih potrebujejo pri svojem delu. • Novičarska skupina; bi omogočila, da bi se zaposleni lahko naročali na novice, ki bi bile razdeljene na posamezna interesna področja. Ko bi nekdo objavil novico v določenem interesnem področju, bi sistem vsem prijavljenim poslal obvestilo o spremembi in naslovu objavljene novice s povezavo na to novico. • Arcont v medijih; v tej podkategoriji bi bili objavljeni vsi strokovni članki, ki bi poročali o Arcontu, o njegovem delovanju in njegovih uspehih v slovenskem in tujem prostoru, kakor tudi o pomembnih dosežkih in priznanjih pridobljenih za uspešno poslovanje. Predvsem članki o proizvodnem programu, novih tehnologijah in tehnikah dela. b) Oglasna deska; bi lahko vsebovala vse najaktualnejše informacije oziroma novice za zaposlene. Na tej strani bi se našle informacije o izobraževanju, letnih razgovorih, letovanju, izletih, rekreaciji za

107

zaposlene, delovanju Sveta delavcev in Sindikata, Arcontovem športnem društvu in počitniškem delu. To so predvsem glavni naslovi, ki bi posameznemu uporabniku omogočilo, da se sprehodi še globlje do vseh podrobnih informacij. V kategorijo Oglasna deska bi uvedli naslednje podkategorije: • Elektronsko glasilo Informator; v to podkategorijo bi vključili že obstoječo elektronsko glasilo Informator, ki ga enkrat mesečno izdaja HRM in splošna služba. • Malice; v tej podkategoriji bi lahko zaposleni videli kakšno malico imajo na razpolago za posamezni dan, saj lahko izbirajo med toplo, hladno, varovalno in brezmesno malico. Možno bi bilo, da bi zaposleni izbirali malico prek intraneta. • Forum; podjetje bi s forumom spodbujalo odprto debato o različnih temah, ki se tičejo njihove ciljne javnosti. Forum bi bil odprte narave (za sodelovanje se ni bilo potrebno prijaviti) in bi bil enostaven za uporabo. Zaposleni bi lahko preko forumov izrazili svoja mnenja, ideje, predloge izboljšav, komentarje, pritožbe, ki bi jih drugače obdržali le zase. Taki forumi imajo to prednost, da so anonimni, čeprav se po drugi strani lahko ugotovi, kdo je določeno zadevo objavil, če pride do neprimerne uporabe. • Vem-rubrika; bi bila storitev najpogosteje postavljenih vprašanj in odgovorov nanje. To rubriko bi zaradi boljšega pregleda razdelili na interesne skupine. Uporabniki bi imeli možnost postavljanja vprašanj po posameznih tematikah, zadolženi strokovnjaki za posamezna področja pa bi poskrbeli za prave odgovore oziroma bi usmerili uporabnike k odgovorom, če se bi podobno vprašanje že kdaj prej pojavilo. Na ta način bi uporabniki hitro prišli do želenih odgovorov, ne da bi pri tem motili svoje sodelavce. • Galerija slik in videoposnetkov; posebej bi bilo poskrbljeno za predstavitev slikovnega materiala, ki bi ga uredili v galerije. Tako bi si lahko ogledali avtorske in tematske fotografije, slikovna in tekstovna predstavitev najboljšega delavca meseca in Zvezde Arconta, predstavitev fotografskih utrinkov in videoposnetkov s pomembnih predstav, sodelovanj podjetja na različnih sejmih, praznovanjih in drugih dogodkih. c) Knjižnica; dosedanjo knjižnico bi lahko nadgradili, tako da bi dokumente razvrstili v rubrike. Skupinsko ali posamično bi določali pravice ogleda in urejanja, omogočili pošiljanje vsebin po elektronski pošti. Knjižnica bi tako nudila dokumente dela, kataloge, priročnike, akte družbe, pravilnike, poslovnike kakovosti, korporacijske publikacije, vire in literaturo ter predstavitve.

108

d) Osebna mapa; v kategoriji Osebna mapa bi uporabniki lahko vstopali s svojim uporabniškim imenom in geslom. Uporabniki bi lahko vpogledali v evidenco ur in letnega dopusta, kjer bi z lahkoto ugotovili koliko nadur in letnega dopusta še imajo. V Osebno mapo bi si posamezniki lahko shranili bližnjice do spletnih strani, ki jih potrebujejo pri svojem delu, kar bi jim olajšalo delo in skrajšalo čas iskanja informacij na internetu. V tej mapi bi se nahajala tudi dosedanja e-pošta. e) Oddelki; za vsak oddelek bi se oblikoval edinstveni intranetni portal, s svojimi vsebinami in s svojim specifičnih izgledom portala. Vsak oddelek bi imel na portalu svoje delovno mesto, na katero bi lahko shranjeval in objavljal informacije, ki bi bile dostopne le uporabnikom posameznega oddelka. Tako bi intranet izkoristili kot možnost prilagajanja vsakemu oddelku posebej, saj bi služil kot zbirališče celotne dokumentacije, ki jo zaposleni potrebujejo pri izvajanju svojih nalog. Ta kategorija je izjemno pomembno orodje za vsakdanje uspešno delo in bi lahko v veliki meri nadomestila pošiljanje različnih dokumentov po elektronski pošti. Hkrati bi uporabnikom omogočala, da kadarkoli dostopijo do posameznih dokumentov. V tej kategoriji bi bil tudi seznam vseh zaposlenih z opisi zadolžitev posameznika in dnevni prikazi odsotnosti zaposlenih in zunanjih sodelavcev. V kategorijo Oddelki bi uvedli naslednje podkategorije: • Seznam opravil in projektov; bi lahko bil zelo koristen pripomoček za delo v skupini oziroma za vodje. Preko Seznama opravil in projektov bi vodje sporočali zadolžitve podrejenim, ti pa bi poročali o izpolnjenih nalogah. Na ta način bi vzpostavili formalni način obveščanja, z njegovo pomočjo pa bi preprečili izgovore o neobveščenosti v eni ali drugi smeri. V tej kategoriji bi bili evidentirani tisti strateški programi in projekti, katerih vodje bi se odločili, da bodo ta medij uporabljali za pomoč pri delu na strateškem programu oziroma projektu. Tako bi nam bilo omogočeno upravljanje projektov, upravljanje virov ter vpisovanje in spremljanje porabe časa in stroškov. Vsak član projektne skupine bi tako lahko v vsakem trenutku videl potek in stanje projekta in vso projektno dokumentacijo, saj bi le-ti sproti objavljali najnovejše rezultate svojega dela. Projekti bi bili razdeljeni po področjih. Vsak projekt bi imel naslednje opcije: naročnik, opis, status, roki, projektni sodelavci, tekoča statistika predvidenih in že porabljenih ur in sredstev. V tej podkategoriji bi našli tudi priročnike in navodila za delo oddelkov. • Koledarček dogodkov in opomnik; osebni in skupni koledar zaposlenim bi omogočal natančno dnevno, tedensko, mesečno in letno načrtovanje. Do skupnega koledarja bi imeli dostop vsi, do osebnega pa le posamezni uporabnik. Koledarček dogodkov in opomnik bi bil primeren način za obveščanje zaposlenih o aktivnostih podjetja, novih pridobitvah in pomembnih dogodkih v podjetju. Izkoristili bi jih lahko za objavo kolektivnega letnega dopusta, prazničnih voščil, prodajnih akcij, pomembnih rokov posameznih projektov in sestankov ter najavo dogodkov. Možno bi bilo tudi, da bi sestanke urejali zaposleni na nivoju organizacije, oddelka in celo projektne skupine ter sami organizirali in uskladili svoje sestanke in termine z ostalimi. Koledar bi vseboval tudi

109

nastavljiv opomnik, ki bi zaposlene opozoril na pomembne naloge, sestanke in dogodke v prihodnosti. • E - obrazec; v tej mapi bi bilo poskrbljeno za vnos podatkov kot so razne prijavnice na tečaje, delavnice, potne naloge, naročanje (nakup) pisarniškega, potrošnega in drugega materiala, letalskih kart in potovalnih aranžmajev ter izobraževanj, ter pregled in rezervacije službenih vozil, sejnih sob in ostale opreme. V to kategorijo bi vključili že obstoječi obrazec za nastop dopusta. Vnosi bi se hranili v podatkovni bazi in bi se pošiljali odgovornim osebam. Ker so spletne strani intraneta namenjene predvsem učinkovitemu informiranju in povečanju delovne učinkovitosti, bi v podjetju Arcont uvedli nove in izboljšali dosedanja orodja: • Urejevalnik spletnih vsebin; zaenkrat lahko vsebino intranetnih strani spreminja le administrator, v bodoče bi bilo smiselno, da se te pravice dodelijo tudi uporabnikom, ki bi lahko sami dodajali in spreminjali vsebino strani. V urejevalnik spletnih vsebin bi uporabniki dostopili s pomočjo uporabniškega imena in gesla. V padajočem meniju bi lahko izbirali, katero podstran bi urejali. V posebnem okencu bi se prikazal tekst in slika, ki bi jo lahko urejali (brisali, dodajali). Urejevalnik ima omejene možnosti poseganja v vizualen izgled strani, tako da ne bi mogli spreminjati celostne podobe intranetne strani. Portal bi izkoristili tudi tako, da bi dodane dokumente grupiral po vnaprej izbranih kategorijah glede na želje uporabnikov in tako, da bi naredil povzetke in ključne besede dodanih vsebin. Intranetni portal bi lahko omogočal, da uporabnik izbere proces, na podlagi katerega urednik odobri objavo napisanega dokumenta. Kar pomeni, da tako dolgo, dokler urednik ne odobri dokumenta, se le-ta ne objavi na intranetnem portalu. Portal bi imel tudi možnost lastnega urejevalnika, kar pomeni, da uporabniki ne bi potrebovali Worda ali Excela, da bi izdelali dokument z izbrano vsebino. Elementi in tehnična vsebina intraneta bi se morala prevesti v slovenski jezik, saj je trenutno IBM WebSphere Portal 5.0 napisan v angleškem jeziku, kar bi lahko predstavljalo oviro, če bi vsak uporabnik imel možnost dodajati vsebino na portal. Nova verzija IBM WebSphere Portal 6.0 in 7.0 že imata prevod v slovenskem jeziku. • Iskalnik; portal ima možnost vključitve iskalnika, vendar v trenutnem intranetnem portalu ni uporabljen. Iskanje po ključnih besedah je bistvenega pomena, saj zagotavlja učinkovito poizvedovanje med množico dokumentov ter hiter dostop do želene informacije. Iskalno polje in gumb bi bila vidna na vseh podstraneh - uporabnik bi lahko vedno dostopal do iskalnika. Rezultati iskanja bi se izpisali na podstrani, iskalna beseda ali niz bi bila vizualno izpostavljena. Spodaj bi bila povezava na podstran z iskano besedo. • Števec obiska; trenutni intranetni portal omogoča vpogled v trenutno število obiskovalec. Dostop do teh podatkov je dosegljiv le administratorju, ki za prijavo uporabi posebno uporabniško ime in geslo. V kolikor bi v podjetju Arcont hoteli uvesti števec obiskov, ki bi ga videl vsak uporabnik, bi bila potrebna ustrezna prilagoditev trenutnega portala. Podatek o dejanski

110

obiskanosti bi nam tako povedal ali je potrebno intranetno stran bolj oglaševati (povečati obisk) ali morda razširiti (izredno velik obisk). Iz obiska intranetnih strani razberemo, kako prisotna je določena stran v zavesti naših zaposlenih. • Statistika obiska; bi nam prikazala dnevni in mesečni obisk intranetnih strani. Zajemanje in obdelava statistik uporabe intraneta je pomembno orodje v rokah upravljalca intraneta. Obdelava statistik nam omogoča: - ugotavljanje obiska posameznih vsebin in v primerjavi s pomembnostjo vsebin za podjetje

s tem podlago za morebitni »redizajn«, - ugotavljanje vzorcev uporabe intraneta (poti, po katerih se uporabniki gibljejo); ti podatki

nam pomagajo razumeti uporabnike in načine, kako dostopajo do posameznih informacij, - če ima iskalnik vgrajeno možnost določanja ključnih besed posameznim rezultatom, lahko

na osnovi besed, ki jih uporabniki vpišejo v iskalnik, ter izbranih rezultatov pripravimo najbolj primerne rezultate (t. i. best bets).

- sledenje statistikam je tudi prva stopnja v pridobivanju povratnih informacij s strani uporabnikov. Poleg tega pa velikokrat predstavlja osnovo za npr. spremembo informacijske arhitekture, strukture menijskih izbir, spremembe v grafičnem vmesniku; vse z namenom izboljšanja uporabniške izkušnje.

• Dosegljivost portala (ekstranet); je možnost uporabe intraneta z obeh strani zaščitnega zida podjetja. Ta bi omogočal dostop do informacijskih virov organizacije ali podjetja s strani zaposlenih, ki se lahko nahajajo znotraj ali zunaj podjetja, kupcev, distributerjev, dobaviteljev in ostalih partnerjev. Velja tudi obratno, podjetje bi lahko preko portala dostopilo tudi do informacij svojih poslovnih partnerjev. Pomembno je, da bi lahko uporabniki uporabljajo svoje podatke od kjerkoli in s kateregakoli računalnika. Intranet portal bi moral namreč omogočati enostaven dostop preko brskalnika s pomočjo uporabniškega imena in gesla. Možno bi bilo tudi določiti različne nivoje dostopa. To pomeni, da bi nekateri uporabniki lahko dostopili samo do določenih vsebin. Nastavile bi se lastnosti uporabnikov za grupe po posameznih oddelkih podjetja. Uporabniki bi tako imeli nastavljene pravice dostopa do določenih intranetnih strani, programov ali določenih vsebin. Intranetni portal bi lahko omogočal enkratno prijavo, kar pomeni, da portalu v primeru različnih gesel na različne strani in druge povezave zadostuje le eno geslo, ki nato v ozadju avtomatsko generira ostala gesla. Portal bi v prihodnosti lahko omogočal tudi podporo različnim odjemalcem (telefon, prenosnik, dlančnik,..). V prilogi 2 so opisane nekatere značilnosti spletnih orodij. 5.5.2 Učinkovitejše naloge posameznih oddelkov Temeljni cilji izboljšanega in nadgrajenega intraneta so komunikacijska podpora poslovni strategiji, poslanstvu in viziji Arconta in uresničevanje komunikacijskih potreb zaposlenih. Z njihovim uresničevanjem bomo prispevali k dvigu zadovoljstva zaposlenih, boljšim medsebojnim odnosom, uvajanju in utrditvi novih podjetniških vrednot, povečanju pripadnosti

111

zaposlenih in dvosmernemu komuniciranju. Na intranetu bi vsako področje oziroma oddelek v podjetju Arcont imelo objavljene svoje informacije, kar pomeni, da bi bila posamezna področja različno urejena. Ob prijavi bi uporabnik videl le tisto stran oddelka, v katerega spada. Posamezni oddelki bi poleg specifičnih informacij dodajali tudi splošne informacije za vse uporabnike intraneta: a) Vodstvo (menedžment) podjetja Arcont bi lahko za intranetne strani prispevalo naslednje informacije: - organizacijsko strukturo, vizijo in poslanstvo podjetja, trenutni proizvodni načrti in

poslovni cilji ter prikaze uspešnosti poslovanja podjetja - splošna navodila za poslovanje; vodje posameznih služb pa za svoje podrejene pripravijo

operativna navodila za njihovo delo in - intranet vodstvu omogoča vpogled v aktualne podatke (prodaja, stroški, doseganje

načrtovanih rezultatov, parametri nadzora proizvodnje). b) Prodaja služba, ki v podjetju opravlja funkcije trženja produktov, lahko informacije, s katerimi razpolaga, prispeva v sistem intraneta tako, da: - evidentira odprta oziroma še ne zaključena naročila strank; - objavi vzorce poslovnih dopisov, ponudb; - objavi interne cenike; - vodi seznam sklenjenih prodajnih pogodb, seznam pomembnih strank in njihovih

kontaktnih oseb; - seznanja sodelavce z zahtevanimi roki dokončanja posameznih naročil; - objavi plačilne in garancijske pogoje; - sestavi posebne ponudbe in ugodnosti za kupce; - pripravi periodične statistike o obsegu in rasti prodaje, marketinške analize potreb kupcev; - objavi seznam novih pomembnih strank; - objavi pohvale ter reklamacije kupcev in konstruktivne pripombe uporabnikov programov. c) Nabava; vedno večja virtualizacija poslovanja zahteva vedno tesnejšo informacijsko povezavo z dobavitelji. Kot najbolj enostavno obliko optimizacije nabave omenimo centralno aplikacijo, ki zaposlenim omogoča naročanje (nakup) pisarniškega, potrošnega in drugega materiala. Nabava bi lahko preko intraneta izpolnjevala naročila za nakup posameznih dobaviteljev. Vodili bi tudi seznam naročanja osnovnih sredstev po izbranih dobaviteljih. Spremljali bi lahko dobavo osnovnih sredstev večjih vrednosti v različnih časovnih obdobjih, kjer bi pravočasno obveščali finančni oddelek o plačilih posameznih avansov. Smiselna bi bila tudi povezava nabavnega oddelka s proizvodnjo, kjer bi bilo možno spremljati razpisani material za posamezni kontejner. Tako bi lahko nabava ažurno spremljala količino potrebnih vrst materialov in pravočasno poskrbela za zaloge materiala v skladišču.

112

Potrebna bi bila tudi povezava s skladiščem, ki bi preko navodil in napotkov obveščali o dogajanju v skladiščih, predvsem pa o prevzemih in morebitnih nejasnostih. d) Kadrovska služba; lahko objavlja na intranetu podatke, ki so v njeni pristojnosti : - vzpostavi sistem podatkov o zaposlenem na enem mestu; - pripravi organizacijske sheme in seznam delovnih mest; - objavi vse pravilnike, ki obravnavajo pravice in dolžnosti delodajalca in delojemalca; - objavi prosta delovna mesta; - vzpostavi sistem za vodenje dopustov na intranetu, da vsak zaposlen vidi, koliko dopusta

ima še neizkoriščenega, - vodi dnevne odsotnosti zaposlenih in zunanjih sodelavcev ; - objavlja grafične prikaze statistik izdelanih na osnovi prisotnosti pri delu, uspešnosti in

drugih kriterijev; - objavi informacije o strokovnih posvetih, izobraževanju, sejmih, tečajih in seminarjih na

področjih poslovanja podjetja ter evidentira prijave nanje; - objavi seznam zaposlenih z njihovimi zadolžitvami, kontaktnimi podatki in opisi delovnih

mest. O vsakem posamezniku je smiselno objaviti njegove sposobnosti ter njegovo odgovornost in koristnost za podjetje. Prikaz koristnosti ne sme temeljiti na primerjavi poslovnih rezultatov mest odgovornosti, na katerih je zaposlen posameznik, ampak na dolgoročni uspešnosti, ki je največkrat izražena z nedenarnimi kategorijami, kakor so zadovoljstvo strank, inovacije in drugo. Merjenje koristnosti samo z vrednostnimi podatki bi lahko namreč povzročilo to, da bi postali zaposleni motivirani samo za doseganje kratkoročne uspešnosti. Poleg zunanje kvalifikacije in izobrazbe, ki so jo pridobili zaposleni pred prihodom v podjetje, bi morali upoštevati tudi tako imenovano notranjo usposobljenost, pridobljeno na sedanjem in preteklih delovnih mestih v okviru organizacije. S tem se spodbuja zaposlene k usposabljanju tudi na osnovi notranjih oblik izobraževanja.

e) Finančna in računovodska služba; lahko s pomočjo intraneta informira njegove uporabnike o finančnih zadevah s tem, da: - objavlja tečajne liste; - pripravi periodična poslovna poročila o uspešnosti poslovanja podjetja, do katerih imajo

dostop vsi zaposleni ali le pooblaščene osebe; - pripravi poročila o poslovanju poslovnih partnerjev podjetja, do katerih imajo dostop vsi

zaposleni ali le pooblaščene osebe; - objavi navodila za pravilno razumevanje finančnih podatkov; - evidentira stroške poslovanja; - predlaga načine za zmanjševanje stroškov dela in druge varčevalne smernice; - evidentira terjatve do dolžnikov podjetja in jih pripravlja za vpogled vodstvu ter drugim

pooblaščenim osebam v podjetju. f) Projektna skupina; v podjetju Arcont lahko na intranetnem portalu: - objavlja strateške programe in projekte, ki so v teku

113

- objavlja dokumentacijo za razvoj, izvedbo, nadzor in analizo različnih projektov; - objavlja najnovejše rezultate svojega dela, kakor tudi rezultate že opravljenih projektov; - pripravi statistiko predvidenih in že porabljenih ur in sredstev; - objavlja pomembne izkušnje in ugotovitve, do katerih so prišli pri svojem delu in ki lahko

koristijo sodelavcem; - pripravi odgovore na pogosto zastavljena vprašanja v zvezi z vsebino in delovanjem

projektov, ki so jih že opravili. g) Administracija podjetja - tajništvo; naloga administracije podjetja je, da na intranetnih straneh: - omogoči in nadzira rezervacije službenih avtomobilov, sejnih sob in ostale opreme; - izdaja potne naloge zaposlenim; objavi zneske povračil materialnih stroškov, kakor so na

primer prehrana med delom, dnevnice za službena potovanja, kilometrina in podobno; - skrbi za ažurno objavljanje novih internih telefonskih številk, službenih GSM številk in e-

pošte zaposlenih in zunanjih sodelavcev; - evidentira izposojo knjig in strokovnih revij, ki so last podjetja. h) Služba za informatiko; intranet podjetja je bogatejši, če svoje vsebine vanj prispevajo tudi informatiki, ki: - poskrbijo za namestitev in vzdrževanje strojne in programske opreme; - omogočijo dostop do aplikacij za posodobitev različnih računalniških orodij in

operacijskih sistemov (Office, Internet Explorer, tiskalniški gonilniki itd.); - pripravijo odgovore na pogosto zastavljena vprašanja v zvezi z delovanjem programov, - objavljajo pomembne izkušnje in ugotovitve, do katerih so prišli pri svojem delu in ki

lahko koristijo sodelavcem; - hranijo arhive testnih podatkov in rezultatov testiranj; - poskrbijo, da bodo vsi dokumenti na intranetu posamezniku na razpolago za tiskanje in če

ne bo posebne omejitve, tudi za kopiranje oziroma shranjevanje; - morajo čim bolj pogosto opazovati zaposlene pri uporabi intraneta, saj bi le tako lahko

odkrili in odpravili morebitne pomanjkljivosti, ki so bile storjene pri zasnovi dizajna, navigacije ter ostalih elementov, ki jih vsebuje intranet.

114

6 SKLEP Poslanstvo podjetja, vizijo, poslovno strategijo in doseganje ciljev ni mogoče uresničiti brez odličnega komuniciranja med zaposlenimi. Pot do zadovoljnega, samoiniciativnega in podjetju lojalnega zaposlenega je stalen proces, ki ob vstopu v novo obdobje sodobnih komunikacij nima nobenih drugih znanih alternativ. Interno komuniciranje je nujen pogoj za uspešno upravljanje in uvajanje organizacijskih sprememb ter porok za dobro in motivirano vzdušje. Prav zaradi problematike informiranja in izmenjave znanja v podjetju Arcont je bila izdelana magistrska naloga, s katero želimo izboljšati kvaliteto in funkcionalnost intraneta v poslovanju podjetja. Dosežen je bil cilj magistrskega naloge, saj smo predstavili rabo intraneta kot orodje interne komunikacije v slovenskih podjetjih ter analizirali njegovo rabo v izbranem podjetju. Tako smo na podlagi rezultatov ankete podali predloge za učinkovitejšo rabo intraneta kot orodja interne komunikacije. Pri tem smo upoštevali priložnostih uporabe intraneta ter prednosti storitev, ki ji ponuja intranet v podjetju ter tako potrdili hipotezo, da je eden izmed glavnih namenov rabe intraneta enostavna, hitra in s tem učinkovita komunikacija med odjemalci. Intranet kot podpora internemu komuniciranju in podpora osnovnim poslovnim procesom v podjetju Arcont bo zagotavljal transparentno in odzivno obveščanje zaposlenih, lažje prejemanje in deljenje informacij, delitev znanj in boljše medsebojno poznavanje, izboljšanje projektnega dela in pospeševanje poslovnih procesov, procesno učinkovitost in povečanje produktivnosti dela, optimizacijo in zniževanje stroškov internega komuniciranje. Zato mora intranet v podjetju Arcont postati orodje organizacijskega komuniciranja in ne le podaljšek e-pošte ali prenos brošur in internih biltenov v elektronski obliki, saj lahko podjetje z odličnim intranetom pospeši poslovne procese, informiranost v podjetju in si zagotovi višjo konkurenčnost na slovenskem in tujem trgu. Osnovni namen intraneta je širjenje informacij in znanja med zaposlenimi v podjetju. Dragocen čas, ki bi bil sicer zapravljen za iskanje in zbiranje informacij, bo tako prihranjen, ko bo podjetje Arcont nadgradilo in izboljšalo funkcije intraneta. Pomen intraneta se bo odražal v pogostosti njegove uporabe s strani zaposlenih in v koristih, ki jih intranet prinaša v delo vsakega zaposlenega. Zato mora biti v rabo intraneta vključenih čim več ljudi, kar se lahko doseže, če je delo z intranetom enostavno, vsebine in aplikacije uporabne, zaposleni pa ustrezno poučeni o rabi intraneta. Za posodabljanje informacij in obveščanje zaposlenih o novostih tako ne bo potrebno več kroženje kopij dopisov, ampak bo dovolj posodobitev informacije na intranetnem strežniku. S tem potrjujemo hipotezo magistrske naloge, da je konkretni cilj, ki ga dosežemo s pomočjo rabe intraneta, zmanjševanje dokumentacije, saj intranet nadomesti množico papirnatih dokumentov in potrebo po prenašanju dokumentacije iz sektorja v sektor. Učinkovitejša raba intraneta se bo pokazala v izboljšani konkurenčnosti zaradi povečane produktivnosti ter v korenitih spremembah pri delu zaradi uvedbe kulture sodelovanja in izmenjave informacij. Ljudje, ki pravočasno najdejo informacije, lahko sprejemajo racionalnejše poslovne odločitve, ker so v trenutku, ko se morajo odločiti, seznanjeni z

115

ustreznimi podatki. Pravilne poslovne odločitve vodijo k doseganju boljših poslovnih rezultatov ter posledično do zadovoljstva zaposlenih in vodstva organizacije. V razmerah zadovoljstva lahko ljudje gradijo partnerske odnose, kar pospešuje njihovo medsebojno komunikacijo ter izmenjavo znanja in drugih informacij. Tako se ob pravočasni in ustrezni informiranosti poslovni procesi odvijajo kot usklajene celote. Z učinkovitejšim intranetom bodo zaposleni lahko razpolagali z obsežno bazo podatkov in znanja. Če posameznik ne bo znal rešiti določenega problema, bo lahko preko intraneta poiskal pomoč pri sodelavcu, ki ima z obravnavano problematiko več izkušenj, ne glede na to, ali se sodelavec nahaja v istem oddelku ali kjerkoli drugje znotraj organizacije. Tako bodo lahko zaposleni v istem času rešili več problemov, kakor bi jih lahko rešili, če bi se posluževali tradicionalnih načinov komuniciranja s sodelavci, kakor so posveti, sestanki, telefonski klici in podobno. Intranet bi lahko odlično služil kot komunikacijsko orodje pri razvoju, izvedbi, nadzoru in analizi različnih projektov. Zaradi urejene in dostopne dokumentacije bodo lahko vodstveni kadri učinkoviteje upravljali z viri. Jasna slika delovnih postopkov in njihovih izvajalcev bo omogočila lažje izvrševanje kontrole nad poslovnimi procesi. Hkrati bodo imeli boljši pregled nad dosežki in potekom operacij, ki jih izvajajo njihovi podrejeni. Vpogled v obremenjenost zaposlenih in boljša razporeditev dela, glede na obstoječo sistematizacijo delovnih mest ter sistematičen pregled nad vsemi posamičnimi aktivnostmi poslovnih procesov, kakršnega bo omogočal intranet, bo izboljšalo izrabo razpoložljivih človeških in materialnih virov. S tem potrjujemo hipotezo, da je intranet kot integrator vseh informacij v podjetju lahko najbolj pomembno orodje menedžmenta, saj mu omogoča vpogled v aktualne podatke. Ažurnost informacij je ključnega pomena za sprejemanje operativnih odločitev, prilagajanje poslovne strategije ter za nadzor nad delovanjem podjetja. Intranet bo omogočal pregledno hranjenje podatkov ter tehnične in prodajne dokumentacije o produktih skozi vse faze njihovega življenjskega cikla. Na ta način bo stalno dostopna informacija o trenutnem stanju produktov in dokumenti, ki hranijo informacije o njih. Zaposleni bodo v manjši meri motili drug drugega pri delu, ker se bo z rabo intraneta odpravila potreba po številnih posvetovanjih, iskanjih informacij in poizvedovanjih po ustrezni poslovni dokumentaciji. Ker bodo ljudje manj zapuščali svoje pisarne in bodo več časa na svojih delovnih mestih, bodo bolj zbrano opravljali delo in bodo tako pripomogli h kvalitetnejšemu in hitrejšemu izvajanju poslovnih procesov. Izmenjavi mnenj, predlogov ali pripomb med skupinami uporabnikov in s tem tudi vzpostavljanju boljšega sodelovanja med njimi bo namenjena spletna storitev imenovana Forum; s čimer potrjujemo hipotezo magistrske naloge, ki pravi, da orodja znotraj intraneta kot so klepetalnice, forumi in blogi omogočajo komunikacijo, ki poteka horizontalno v vseh smereh (med zaposlenimi znotraj iste organizacijske enote ali med različnimi organizacijskimi enotami) in vertikalno (med podrejenimi in nadrejenimi). Intranet bo uporabnikom bolj prijazen, če ga bodo tudi sami testirali in imeli možnost dodajanja vsebin na intranetni portal. Intranetna skupina mora stalno spremljati obseg

116

objavljenih informacij na intranetu in zaposlene, ki so zadolženi za objavo vsebin, usposobiti za čim bolj učinkovito oblikovanje spletnih vsebin. Rezultati ankete, izvedene v podjetju Arcont, so pokazali, da le 21% anketirancev aktivno sodeluje pri oblikovanju in dodajanju novih informacij na intranetni portal. To nakazuje na slabo sodelovanje uporabnikov intranetnega portala pri snovanju kakovostne intranetne vsebine. Potrdili smo hipotezo, če podjetje želi na intranetni portal zagotoviti stalen dotok kakovostnih vsebin, potem mora zaposlenim omogočiti dodajanje in posodabljanje vsebin. Posamezna stran naj zaradi hitrega nalaganja vsebine ne bi obsegala več kot 50 kb. Pomembno je tudi to, da je čim več iskanih strani in orodij samo en klik daleč, ostale pa ne smejo biti oddaljene več kot tri klike. Oblikovalci intraneta bi morali pri razvoju in uporabi intraneta upoštevati tudi ljudi z omejenimi motoričnimi zmožnostmi ter ljudi s slabim vidom. Zaradi tega naj strani naj ne bi vsebovale preobilo grafičnih elementov, majhnih črk, premajhnih razmikov med povezavami in tekstom ter majhnih elementov, na katere je potrebno klikati. Prihodnost intraneta v podjetju Arcont vidimo v spletnem ali portalskem orodju, ki bo zaposlenim še bolj olajšal komunikacijo in medsebojno koordinacijo ter omogočil hitrejšo iskanje informacij in dokumentov. Uporaba intraneta kot ekstraneta jim bo omogočala neposredne stike in lažjo komunikacijo s poslovnimi partnerji na različnih koncih sveta, hkrati pa jim ponujala tudi obilo novih poslovnih priložnosti. Intranet bo tako zamenjal uporabo e-pošte za komunikacijo znotraj podjetja in s strankami, hkrati pa bo imel tudi vlogo nekakšnega skladišča, saj se bodo vsa sporočila, podatki, projekti in opravila sproti arhivirala. Takšni portali so v tujini že nekaj samo po sebi umevnega, kot telefon na delovni mizi.

117

SEZNAM LITERATURE

1. Barker, Larry L. in Deborah A. Gant. 1996. Communication. Seventh Edition. Boston: Allyn & Bacon.

2. Bennett, Roger. 1997. Management. London: Pitman Publishing.

3. Berlogar, Janko. 1999. Organizacijsko komuniciranje: Od konfliktov do skupnega

pomena. Ljubljana: Gospodarski vestnik.

4. Berlogar, Janko. 2002. Osebni in družbeni vidiki komuniciranja v javni upravi. Ljubljana: Visoka upravna šola.

5. Brajša, Pavao. 1993. Pedagoška komunikologija. Ljubljana: Glotta Nova.

6. Brajša, Pavao. 1994. Managerska komunikologija: komuniciranje, problemi in konflikti v

podjetju. Ljubljana: Gospodarski vestnik.

7. Brajša, Pavao. 1996. Sedem skrivnosti uspešnega managementa. Ljubljana: Gospodarski vestnik.

8. Bremner, Lynn M., Iasi Anthony F. in Servati Al. 1997. Intranet Bible. Las Vegas:

Jamsa Press.

9. Bovee, Courtland L. in John V. Thill. 2000. Exellence in Business Communication. Fifth edition. New Jersey: Prentice Hall

10. Božnar, Mateja. 2002. Vpliv informacijske tehnologije na organiziranost podjetja s

poudarkom na procesih. Organizacija 35, 10, 659-664.

11. Buneto, Andreja. 2004. Interno komuniciranje v podjetjih. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

12. Cimino, James. 1997. Intranets: The Surf Within. Rockland: Charles River Media.

13. Colby, John. 2003. Practical Intranet Development (e-book). United Kingdom:

Glasshaus.

14. Cultip, Scott M, Allen H. Center in Glen M. Broom. 1994. Effective public relations. Seventh edition. Englewood Cliffs: Prentice-Hall International.

118

15. Dimovski, Vlado. 2002. Teorija organiziranja in odločanja. Ljubljana: Ekonomska

fakulteta.

16. Drevenšek, Mojca. 2002. Organizirajte učinkovito videokonferenco. Svetovalec. Gospodarski vestnik 16, 78.

17. Dorsey, Moira. 2003. Best Practices For Employee Portal Design. B.k. TechStrategy 6,

12.

18. Eckel, George in William Steen. 1996. Intranet working. Indianapolis, Indiana : New Riders.

19. Gates, Bill.1999. Poslov@anje s hitrostjo misli. Delo 3.12.1999, 12.

20. Gordon, Judith R. 1999. Organizational behavior: diagnostic approach. London:

Prentice Hall International.

21. Gruban, Brane. 1993. Strategija je doma na realnih tleh. Pristop 20, 3.

22. Gruban, Brane. 1994. Zakaj se managerji bojijo sprememb - Pandorina skrinjica internega komuniciranja. Pristop 5/6, 44-45.

23. Gruban, Brane, Dejan Verčič in Franci Zavrl. 1997. Pristop k odnosom z javnostmi.

Pristop 4/5, 22-34.

24. Gruban, Brane. 1998. Vizija organizacij: poslovni evangelij, navigacijski simboli ali strateško izhodišče. Teorija in praksa 35 (4), 613-630.

25. Grunig, James E. in Todd Hunt. 1984. Managing Public Relations. New York: Rinehart

and Winston.

26. Grunig, James E. 1992. Symmetrical Systems and internal Communication. Exellence in Public Relations and Communication Management. London: Lawrence Associates.

27. Hammond, John S., Ralph Keeney L. in Raiffa Howard. 2000. Pametne odločitve;

praktični vodnik za sprejemanje boljših odločitev. Ljubljana: Gospodarski vestnik.

28. Harrison, Shirley. 1995. Public Relations - An introduction. London: Routledge.

119

29. Harshman, Ellen F. in Carl L. Harshman. 1999. Communicating With Employees: Building on an Ethnical Foundation. Journal of Business Ethics 19, 3-19.

30. Hickman, Craig R. in Silva Michael A. 1986. Creating Exellence. London: Penguin

Group.

31. Hills, Mellanie. 1996. Intranet Business strategies. New York: John Wiley & Sons.

32. Hills, Mellanie. 1997. Intranet as Groupware. New York: Wiley Computer Publishing.

33. Hills, Mellanie. 2002. Ways to sell Intranet To Your Organization. New York: Willey Computer Publishing.

34. Hobuss, James J. 1998. Building Oracle web sites. Upper Saddle River, Prentice Hall

PTR, 488 str.

35. Hodgetts, Richard M. 1991. Organizational Behavior: Theory and Practice. New York:

36. Holtz, Shel. 2002. Public Relations on the Net. New York: American Management Association.

37. Honeycutt, Jerry. 1997. Internet v uporabi. Izola: DESK.

38. Ilič, Branko. 2001. Socioekonomska analiza za inoviranje v podjetju: študija nekaterih

kontingenčnih dejavnikov vpliva. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede.

39. Inmon, W. H. 1996. Building the Data Warehouse. New York: John Wily & Sons Ltd.

40. Jefkins, Frenk. 1998. Public Relations. London: Pirman publishing.

41. Karlsbjerg, Jan, J. Damsgaard in Scheepers Rens. 2003. A taxonomy of intranet implementation strategies: To make or to buy? Harrisburg (PA). Journal of Global Information Management 11 (3), 39-62.

42. Kalakota, Ravi in Marcia Robinson. 2000. E-Business. Roadmap for Success. Reading:

Addison Wesley Longman 5, 378.

43. Kavčič, Bogdan. 1991. Sodobna teorija organizacij. Ljubljana: Državna založba Slovenije.

120

44. Kavčič, Bogdan. 2002. Poslovno komuniciranje. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

45. Kienan, Brenda. 2000. Small Business Solutions. Redmond: Microsoft Press.

46. Kitchen, J. Phillip. 1997. Public Relations: Principles and Practise. London: International Thomson Bussines Press.

47. Kocjan, Damjana. 1999. Evaluacija odnosov z javnostmi. Teorija in praksa 36 (4), 668-

678.

48. Koehler Jerry W. 1998. The Human Side of Intranets; Content, Style and Politics. New York: CRC Press LLC.

49. Korper, Steffano and Juanita Ellis. 2000. The E-Commerce Book. Building the E-Empire.

London: Academic Press.

50. Kotler, Philip: Management trženja. Ljubljana : GV založba, 2004. 706 str.

51. Kralj, Janko. 2000. Urejanje zadev in odločanje v podjetju. Koper: Visoka šola za Management.

52. Lai, Vincent S. 2001. Intraorganizational communication with intranets.

Communications of the ACM 44, 95-100

53. Mackenzie, Alec. 1998. Časovna past: klasična knjiga o upravljanju časa. Ljubljana: Gospodarski vestnik.

54. Mescon, H. Michael, Michael Albert in Franklin Khedouri. 1998. Management. Third

Edition. New York: Harper & Row.

55. Možina, Stane in Jože Florjančič. 1986. Ustvarjalno komuniciranje in informiranje v organizaciji združenega dela. Kranj: Moderna organizacija.

56. Možina, Stane. 1991. Sociopsihologija v podjetju. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

57. Možina, Stane 1992. Poslovno komuniciranje. Ljubljana: Ekonomska poslovna fakulteta.

58. Možina, Stane in Janez Damjan. 1994. Management. Radovljica: Didakta.

59. Možina, Stane, Mitja Tavčar in Ana Nuša Kneževič. 1995. Poslovno komuniciranje.

121

Maribor. Založba Obzorja.

60. Možina, Stane, Mitja Tavčar in Ana Nuša Kneževič. 1998. Poslovno komuniciranje. Maribor: Obzorja.

61. Možina, Stane, Mitja Tavčar in Ana Nuša Kneževič. 2004. Poslovno komuniciranje:

evropske razsežnosti. Maribor : Obzorja.

62. Oliva, Ralph A. 2002. The B2E Connection. Marketing Management Jul/Aug 4, 43-44.

63. Robertson, James. 2004. Intranet roadmap. Australia: Step Two Designs.

64. Rozman, Rudi. 1993. Planiranje poslovanja podjetja. Ljubljana: Gospodarski vestnik.

65. Rozman, Rudi, Jure Kovač in Franc Koletnik. 1993. Management. Ljubljana: Gospodarski vestnik.

66. Skrt, Radoš. 2002. Katere značilnosti mora imeti dober intranet? Internetni Marketing.

Moj mikro februar, 74.

67. Srića, Velimir, Sonja Treven in Mile Pavlić. 1995. Informacijski sistemi. Ljubljana: Gospodarski vestnik, 274 str.

68. Stewart, M. Aileen. 1994. Empowering People. London: Pitman Onstitute of

Management Foundation.

69. Ule, Mirjana in Miro Kline. 1996. Psihologija tržnega komuniciranja. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede.

70. Uršič, Duško. 1996. Inoviranje podjetja: sistemsko-organizacijski vidik. Maribor: Studio

Linea.

71. Van Slyke, Craig in France Bélanger. 2003. E-Business Technologies. New York: John Wiley & Sons, Inc.

72. Verdnik, Iztok. 1999. Odnosi z javnostmi in raziskovanje. Teorija in praksa 36 (4), 564-

575.

73. Vidmar, Tone. 1997. Računalniška omrežja in storitve. Ljubljana: Atlantis.

122

74. Viney, David. 2005. Intranet Portal Guide. London : Mercury Web Publishing.

75. Vučko, Igor. 1999. Pristop k uvajanju intranet okolja in prototip intranet rešitve. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

76. Theaker, Alison. 2004. Priročnik za odnose z javnostmi. Ljubljana : GV Založba.

77. Toplišek, Janez. 1998. Elektronsko poslovanje. Ljubljana: Atlantis.

78. Turk, Ivan, Slavka Kavčič in Majda Kokotec-Novak. 1994. Upravljalno računovodstvo.

Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

79. Wagner, William P., Chung Q B in Baratz Todd. 2005. Implementing corporate intranets: Lessons learned from two high-tech firms. Industrial Management 3/4, 140-145.

80. White, John in Laura Mazur. 1995. Strategic Management Communication: making

public relations work. Workingham: Addison-Wesley.

81. Žust, Slavko in Rado Wechterbach. 2002. Računalništvo. Učbenik za tečaj računalniško opismenjevanje in izbirne predmete. Ljubljana: Saji.

SEZNAM VIROV

1. Center za metodologijo in informatiko ter Fakulteta za družbene vede Univerze v Ljubljani. (2006). Raziskava RIS (Raba Interneta v Sloveniji) 2005/2006 [online]. Dostopno na: http://www.ris.org [13.01.2007].

2. Eckerson, Wayne. (1999). 15 Rules for Enterprise Portal. Oracle Magazine. Volume

XIII / No.4 [online]. Dostopno na: http://www.oracle.com/oramag/oracle/99-Jul/49ind.html [14.12.2006].

3. Golli, Aleš. (2002). Izračunajte skupne stroške lastništva (TCO). Koliko vas dejansko

stane vaš informacijski intranet sistem? [online]. Dostopno na: http://www.abstratum.com/nasvet_4#E24322 [15.11.2006].

4. Gruban, Brane. (2005). Interno organizacijsko komuniciranje: dekoracija ali nuja?

[online]. Dostopno na: http://www.dialogos.si/slo/objave/clanki/interno-komuniciranje/

123

[11.01.2007]. 5. Gruban, Brane. (2005). Nova paradigma v organizacijskem komuniciranju [online].

Dostopno na: http://www.dialogos.si/slo/objave/clanki/organizacijsko-komuniciranje/ [11.01.2007].

6. Gruban, Brane. (2005). Razlika med uspešnimi in neuspešnimi podjetji so ... ljudje.

Dialogos strateške komunikacije [online]. Dostopno na: http://www.dialogos.si/slo/objave/clanki/uspesni-neuspesni [24.01.2007].

7. Gruban, Brane. (2005). Interno komuniciranje [online]. Dostopno na:

http://www.dialogos.si/slo/objave/clanki/interno-okolje/ [11.01.2007]. 8. Gruban, Brane. (2005). Odnosi z zaposlenim [online]. Dostopno na:

http://www.dialogos.si/slo/objave/clanki/odnosi-z-zaposlenimi/ [11.01.2007]. 9. Hills, Mellanie. (2002). Ways To Sell the Intranet To Your Organization [online].

Dostopno na: http://www.knowledgies.com/speakintro.htm [09.12.2006].

10. Horgan, Tim. (1999). What's Happening inside? 10 Major Intranet Trends and What We Can Learn from Them [online]. Dostopno na: http://www.cio.com/research/intranet/edit/intranet_trends.html [15.10.2006].

11. Interno gradivo Arcont [20. 1. 2007].

12. Intranet Roadmap. (2005). Intranet Roadmap [online]. Dostopno na:

http://www.intranetroadmap.com/ [20. 11. 2006]. 13. Microsoft. (2004). Predstavitev virusov, črvov in trojanskih konjev [online]. Dostopno

na: http://www.microsoft.com/slovenija/varnost/virusi/predstavitev_virusov.mspx [19.09.2006].

14. Nielsen, Jakob. (2000). Why You Only Need to Test With 5 Users [online]. Dostopno

na: http://www.useit.com/alertbox/20000319.html [11.09.2006]. 15. Nielsen, Jakob. (2001). Search: Visible and Simple [online]. Dostopno na:

http://www.useit.com/alertbox/20010513.html [21.12.2006].

16. Orenstein, David. (1999). Corporate Portals. ComputerWorld [online]. Dostopno na: http://www.computerworld.com/home/features.nsf/all/990628qs [22.12.2006].

124

17. Petričevič, Vesna. (2005). Pisna poslovna komunikacija - uspešna in učinkovita

priprava poročila o delu svetovalca [online]. Dostopno na: http://www.pcmg.si/index.php?id=3820 [08.01.2007].

18. Plumtree Software. (1999). Corporate Porta [online]. Dostopno na:

http://www.plumtreesoft.com/corpportal.html [08.01.2007]. 19. Rezultati ankete o uporabi in razvoju intraneta v slovenskih podjetjih (2004). [online].

Dostopno na: http://www.panta-rei.si/intranet/sporocila.php [08.01.2007]. 20. Rolih, Robert. (2005). Kako zasnovati in razvijati intranet kot strateško poslovno

orodje [online]. Dostopno na: http://www.panta-rei.si/interna_intranet.php [08.10.2006].

21. Rolih, Robert. (2006). 10 svetovnih trendov pri razvoju intraneta [online]. Dostopno

na: (http://www.uspeh.com/clanki_internet.php [08.10.2006].

22. Robertson, James. (2006). Nine ways to fix intranet search [online]. Dostopno na: http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_fixingsearch/index.html [11.09.2006].

23. Robertson, James. (2005). The "all together" rule for intranets [online]. Dostopno na:

http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_alltogether/index.html [1. 12. 2006].

24. Quality Criteria for Website Excellence. (2001). World Best Website Awards [online]. Dostopno na: http://www.worldbestwebsites.com/criteria.htm [07.09.2006].

25. Slovensko društvo Informatika. (1997). Bela knjiga. Elektronsko poslovanje malih in

srednje velikih podjetij. Lyonska delavnica [online]. Dostopno na: http://www.drustvo-informatika.si/publikacije/belaknjiga/ [17.08.2006].

26. Schroeder, John. (1999). Enterprise Portals: A New Business Intelligence Paradigm.

Celest Systems [online]. Dostopno na: http://www.celestsystems.se/portals.html [03.12.2006].

27. Straus, Matjaž. (2002). Varnost šolskih omrežij [online]. Dostopno na:

http://www.arnes.si/dokumenti/filtri/school_sec.pdf [03.12.2006]. 28. Zveza združenj internih komunikatorjev v Evropi (FEIEA). (2005). Evropski

komunikatorji se bojijo za svoje služb [online]. Dostopno na: http://www. mmportal.delo.si/index.php?sv_path=1085,11363 [21.01.2007].

125

29. Wiseth, Kelli. (1999). Portal Power [online]. Dostopno na:

http://www.oracle.com/oramag/oracle/99-Nov/index.html?69ep.html [01.02.2007].

30. Wright, Paul. (2005). How intranets change the way we work [online]. Dostopno na: http://www.melcrum.com/cgi-bin/melcrum/eu_content.pl?docurl=article%20intra% 20change [21.01.2007].

126

SEZNAM SLIK

SLIKA 1: KOMUNIKACIJSKE MREŽE……………………………………………. 12 SLIKA 2: KOMUNIKACIJSKI PROCES……………………………………………. 19 SLIKA 3: PRIKAZ KOMPONENT INTRANETA…………………………………... 43 SLIKA 4: ARHITEKTURA INTRANET SISTEMA……………………………....... 45 SLIKA 5: OPERACIJSKI SISTEM OS/400 V PODJETJU ARCONT……………… 89 SLIKA 6: OPERACIJSKI SISTEM WINDOWS SERVER 2003 V PODJETJU ARCONT……………………………………………………………………………....

90

SLIKA 7: OPERACIJSKI SISTEM WINDOWS SERVER 2003 V PODJETJU ARCONT……………………………………………………………………………....

91

SLIKA 8: UVODNA INTRANETNA STRAN PODJETJA ARCONT………………. 93 SLIKA 9: STRUKTURA ANKETIRANCEV PO LETIH……………..……………… 98 SLIKA 10: POGOSTOST UPORABE INTRANETNEGA PORTALA ……………... 99 SLIKA 11: INFORMACIJE, KI SO DOSTOPNE NA INTRANETNEM PORTALU.. 99 SLIKA 12: POGOSTOST UPORABE INTERNEGA TELEFONSKEGA IMENIKA NA INTRANETU……………………………………………………………………...

101

SLIKA 13: POGOSTOST UPORABE ISKALNIKA NA INTRANETU, ČE BI GA UVEDLI………………………………………………………………………………...

102

SLIKA 14: ZAGOTOVITEV POMOČI, ČE IMA UPORABNIK TEŽAVE NA INTRANETNEM PORTALU………………………………………………………….

103

127

SEZNAM TABEL

TABELA 1: ORODJA INTERNEGA KOMUNICIRANJA……………………........... 22 TABELA 2: ORODJA INTERNEGA KOMUNICIRANJA PO POGOSTOSTI UPORABE …………………………………………………...………………………...

35

TABELA 3: NAJBOLJ POGOSTO UPORABLJENA ORODJA GLEDE NA DNEVNO UPORABO PRI VELIKIH IN MALIH PODJETJIH………………............

37

TABELA 4 : STREŽNIKI, PODATKOVNA BAZA IN OPERACIJSKI SISTEM V PODJETJU ARCONT…………………………………………………………………..

89

TABELA 5: STRUKTURA ANKETIRANCEV PO ODDELKIH……………………. 98 TABELA 6: KONKRETNI CILJI, KI NAJ BI JIH INTRANET POMAGAL DOSEČI…………………………………………………………………………………

100

TABELA 7: INFORMACIJE, KI BI JIH UPORABNIKI INTRANETA ŽELELI IMETI ZBRANE NA ENEM MESTU…………………………………………………

104

1

PRILOGA 1: ANKETA INTRANET KOT ORODJE INTERNE KOMUNIKACIJE

1. SPOL: moški

ženski

2. STAROST: do 25 let

od 26 do 35 let

od 36 do 45 let

od 46 do 55 let

nad 56 let

3. IZOBRAZBA:

kvalificirani delavec

srednješolska izobrazba

višješolska izobrazba

visokostrokovna izobrazba

univerzitetna izobrazba

magister znanosti

doktor znanosti

4. ZAPOSLEN /-A v sektorju/službi:

5. Kako pogosto uporabljate intranetni portal? nekajkrat dnevno

nekajkrat tedensko

nekajkrat mesečno

nikoli

2

6. Informacije, ki so dostopne na intranetu so mi v pomoč pri vsakdanjem delu

so mi včasih v pomoč pri mojem delu

mi služijo le kot informacija, kaj se v podjetju dogaja

ne morem uporabiti pri svojem delu, ker se tovrstne informacije ne navezujejo na moje specifično področje dela, ki ga opravljam

7. Ali sodelujete pri oblikovanju in dodajanju novih informacij na intranet portal? da

ne

8. Kateri so konkretni cilji, ki bi jih naj dosegel intranet? (možnih je več odgovorov)

zmanjševanje dokumentacije

lažji dostop do informacij

boljša informiranost med zaposlenimi

spremljanje uspešnosti podjetja

drugo

9. Kako pogosto uporabljate interni telefonski imenik na intranetu? vsakič, ko kličem posameznika in na pamet ne vem njegove interne telefonske številke

le občasno

se ga ne poslužujem, saj raje uporabljam tiskani interni telefonski imenik

se ga ne poslužujem, saj imam oblikovan svoj interni telefonski imenik zaposlenih, s katerimi redno kontaktiram

10. Se Vam zdi smiselna objava internih novic podjetja na intranetu? tovrstne informacije so pomembne za zaposlene, zato je prav, da se objavljajo na

intranetu

tovrstne informacije zanimajo le nekatere zaposlene, zato ne vidim smisla objave le-teh na intranetu

3

11. Kako pogosto bi uporabljali iskalnik na intranetu, če bi ga uvedli? nekajkrat dnevno

nekajkrat tedensko

nekajkrat mesečno

nikoli

12. Se strinjate z uvedbo koledarja dogodkov in opomnika na intranetni portal, ki bi Vas opozarjal o pomembnih dogodkih v podjetju in o sestankih v prihodnosti?

se strinjam

se ne strinjam

13. Bi želeli uvedbo Foruma na intranetni portal, preko katerega bi lahko izrazili svoje mnenje in ideje, ki bi jih drugače obdržali le zase?

takšni forumi bi bili koristni

forumi me ne zanimajo

14. Se strinjate z uvedbo Vem-rubrike, ki bi Vam dala možnost postavljanja vprašanj po posameznih tematikah, kjer bi zato zadolženi strokovnjaki poskrbeli za prave odgovore?

se strinjam

se ne strinjam

15. Bi želeli uvedbo Novičarske skupine na intranetni portal, ki bi Vam omogočila naročanje na novice tako, da bi Vas obvestila o spremembi in naslovu objavljene novice?

bi želel

ne bi želel, ker me to ne zanima

16. Ali vam je zagotovljena pomoč, če imate pri uporabi intranetnega portala težave? vedno

včasih

redko

4

nikoli

17. Katere informacije izmed naštetih bi želeli imeti zbrane na enem mestu - na Arcontovem intranetu? (možnih je več odgovorov)

vizijo in poslanstvo podjetja, trenutni proizvodni načrti in poslovni cilji ter prikaze uspešnosti poslovanja podjetja

informacij je o vremenu po Sloveniji, trenuten čas po svetu, koledar in nasvet dneva

aktualne novice o podjetju

informacije o izobraževanju, letnih razgovorih, letovanju, delovanju Sveta delavcev in Sindikata in počitniškem delu

seznam vseh zaposlenih z opisi zadolžitev posameznika

dnevne prikaze odsotnosti zaposlenih in zunanjih sodelavcev

interne telefonske številke, številke mobilnih telefonov, elektronski naslovi zaposlenih, zunanjih sodelavcev, poslovnih partnerjev in drugih strank

vpogled v evidenco ur in letnega dopusta

ogled avtorske in tematske fotografije, videoposnetkov s pomembnih predstav, sodelovanja podjetja na različnih sejmih, praznovanjih in drugih dogodkih

navodila za delo oddelkov

roke dokončanja posameznih projektov in opravil

rezervacije službenih avtomobilov

povezave na spletne strani kot so: menjalniški tečaj, telefonski imenik, slovarji, zemljevidi, enciklopedije in podobno

Vaš predlog (navedite česar ni med zgoraj naštetimi odgovori):

18. Ali se strinjate, da bi naš intranet poimenovali ARCONET? da

ne

vaš predlog:

5 PRILOGA 2: SPLETNA ORODJA IN NEKATERE NJIHOVE ZNAČILNOSTI

SPLETNO ORODJE

ŠIBKA TOČKA REŠITEV PRIKAZ

UREJEVALNIK (DODATNA MOŽNOST)

NOVICE Če so pod rubriko Novice objavljeni vpisi starejših datumov, podjetje deluje neažurno, zaspano in posledično to slabo vpliva na ugled podjetja.

V primeru, da ni veliko novic, lahko rubriko preimenujemo v Aktualno. Tako poimenovanje je bolj ohlapno in prenese daljši časovni razpon. Prikaz je lahko zgolj na vstopni strani.

3 - 5 novic (omejeno št. znakov) na vstopni strani [domov] (npr. če ni konkretnega uvodnega teksta, lahko z novicami oz. aktualnimi temami zapolnimo vstopno stran) ali v stolpcu ob strani (vidno na vseh podstraneh). Ko kliknemo na novico, se odpre stran z v celoti izpisanimi novicami. Po določenemu številu dni (npr. 7 dni) se novica samodejno prenese v arhiv. Prikaz v arhivu je enak kot prikaz na strani z vsemi aktualnimi novicami - po sistemu: zadnji vpis se pojavi na vrhu.

Preprost spletni urejevalnik za vnos in urejanje Novic. Vanj dostopamo s pomočjo uporabniškega imena in gesla. Novo novico dodamo tako, da v vnosna polja vnesemo naslov, vsebino in datum, ki se bo izpisal ob novici. V dodatno polje pa vnesemo datum dejanske objave novice. To nam omogoča vnos več novic ali dogodkov naenkrat, ki pa se objavijo na različne dneve. Ob vsakem novem vnosu lahko določimo tudi dolžino objave novice (prenos v arhiv po x dneh). Že objavljene novice lahko urejamo ali izbrišemo preden se prestavijo v arhiv. Urejanje omogoča popravke morebitnih tiparskih in drugih napak v naslovu in vsebini novice.

FORUM

Ker je forum odprt, vedno lahko pride do nezaželenih sporočil.

Ažurno vzdrževanje s strani podjetja pomeni tudi, da posredujemo takoj, ko nam naročnik spletne strani sporoči, da je prišlo do neželene objave (odstranimo vpis). Druga možnost je razširjena verzija foruma z urednikom – naročnik spletne strani lahko sam odloča o dejanski objavi za vsak nov vpis.

Teme (vprašanja) se izpišejo z naslovom in datumom po sistemu zadnji vpis na vrhu. Spodaj je možnost odprtja nove teme. S klikom na posamezno temo se na novi podstrani odpre vstopna tema (vprašanje), pod njo se izpišejo vsi odgovori, na koncu je kontaktni obrazec, ki omogoča vnos novega komentarja (odgovora).

Verzija z urednikom deluje tako, da se vsak nov vpis najprej naloži na skrito spletno stran (vstop z geslom), urednik pa dobi sporočilo o novem vpisu na e-pošto. Po ogledu vnosa se urednik odloči ali naj objavi ali zavrže nov vpis.

6

SPLETNO ORODJE

ŠIBKA TOČKA REŠITEV PRIKAZ

UREJEVALNIK (DODATNA MOŽNOST)

GALERIJA SLIK

Modul omogoča zgolj izpis naslova in avtorja fotografije ob sliki in ni primeren za predstavitev izdelkov, ki potrebujejo dodatni opis.

Izbor modula Katalogizdelkov, ki poleg slikomogočata tudi različnopodroben prikaz podatkov.

Modul omogoča prikaz majhnih sličic (thumbnails), ko uporabnik klikne nanje se odpre večja slika. Modul ima dve verziji: V 1. verziji se večja slika odpre v posebnem oknu (pop-up). Če uporabnik z miško zapelje čez majhno sličico (thumbnails), se v posebnem okvirčku izpiše naslov in avtor fotografije. V 2. verziji se večja slika odpre znotraj strani, pod njo pa sta napisana naslov in avtor fotografije.

Preprost spletni urejevalnik za vnos in urejanjevsebin (naslov in avtor fotografije) ternalaganje datotek (fotografij). Vanj dostopamos pomočjo uporabniškega imena in gesla.Izgled v urejevalniku je podoben prikazuGalerije na spletni strani – vse naložene slikeso vidne, posamezno sliko lahko zbrišemo aliuredimo (popravimo, spremenimo) tekstovnidel (naslov in avtor fotografije). S pomočjovnosnih polj lahko naložimo novo sliko.

KONTAKTNI OBRAZEC

Obrazec je v obliki vnosnih polj, ki jihuporabnik izpolni oz. izbere. Izpolnjena vsebinase pošlje na e-pošto naročnika. Glede nazahtevnost sta dve verziji kontaktnih obrazcev:

1. OSNOVNI KONTAKTNI OBRAZEC Sestavlja ga do 6 vnosnih polj: npr. Ime,Priimek, Naslov, Telefon, E-pošta in praznopolje za vprašanje

2. RAZŠIRJENI KONTAKTNI OBRAZECSestavlja ga do 20 polj, z različnimi možnostmi:vnos teksta, izbiranje s kljukicami (checkbox),ki omogoča izbiro več polj naenkrat, selektivnoizbiranje (radio button), ki omogoča izbiro samoene izmed naštetih možnosti.

7

SPLETNO ORODJE

ŠIBKA TOČKA REŠITEV PRIKAZ

UREJEVALNIK (DODATNA MOŽNOST)

NAGRADNA IGRA

Nagradna igra deluje po podobnem sistemu kot modul Kviz: do 10 vprašanj s 3 možnimi odgovori. Igralec se najprej seznani s pravili nagradne igre in se registrira. Potem odgovarja na nagradna vprašanja.

Spletni urejevalnik za vnos vprašanj in možnih odgovorov. Vanj dostopamo s pomočjo uporabniškega imena in gesla. Urejevalnik omogoča tudi dostop do podatkov iz registracij sodelujočih v nagradni igri.

UREJEVALNIK SPLETNIH VSEBIN

Z Urejevalnikom spletnih vsebin ne moremo objavljati in spreminjati dinamičnih vsebin, ki se prikazujejo v posameznih spletnih orodjih, kot npr. Novice, Katalog izdelkov, ...

Za urejanje vsebin v posameznih spletnih orodjih so nam na voljo posebni urejevalniki.

Urejevalnik spletnih vsebin deluje na podoben način kot Microsoft Word. Vanj dostopamo s pomočjo uporabniškega imena in gesla. V padajočem meniju lahko izbiramo katero podstran bomo urejali. V posebnem okencu se prikaže tekst in slike, ki jih lahko urejamo (brišemo, dodajamo). Urejevalnik ima omejene možnosti poseganja v vizualen izgled strani, tako da ne moremo spreminjati celostne podobe naše intranetne strani. To pomeni, da ne glede na naše posege, intranetne strani obdržijo enoten in urejen izgled.

ISKALNIK Iskalno polje in gumb sta vidna na vseh podstraneh – uporabnik lahko vedno dostopa do Iskalnika. Rezultati iskanja se izpišejo na podstrani, iskalna beseda ali niz je vizualno izpostavljen. Prikaže se še nekaj besed pred in po iskani. Spodaj je povezava na podstran z iskano besedo.

8

SPLETNO ORODJE

ŠIBKA TOČKA REŠITEV PRIKAZ

UREJEVALNIK (DODATNA MOŽNOST)

ŠTEVEC OBISKA

Zgolj informacija o številu obiskov.

Izbor podrobnejše statistike obiska (spletno orodje Statistika obiska), ki omogoča analizo aktualnosti in uporabnosti spletne strani.

Na posebni strani (do katere navaden obiskovalec nima dostopa (podstran brez povezave)) se prikaže število obiskov od datuma, ko je bila stran prvič objavljena. Naročnik lahko sproži novo štetje (npr. po prenovi vsebin).

STATISTIKA OBISKA

Dostop do Statistike obiska je mogoč preko posebne spletne strani (vstop z geslom). Prikaz vseh statistik je v obliki tabel in grafov.

KATALOG IZDELKOV Z ISKALNIKOM

PO KATEGORIJAH

Modul je omejen na eno sliko in 5 različnih opisnih kategorij.

Majhna slika izdelka skupaj s kratkim opisom, in npr. Imenom izdelka, merami, ceno, proizvajalcem (5 vnosnih polj). Klik na sliko odpre večjo v novem oknu (pop-up).

Spletni urejevalnik za vnos in urejanje vsebin ter nalaganje datotek (fotografij). Vanj dostopamo s pomočjo uporabniškega imena in gesla. Izgled v urejevalniku je podoben prikazu kataloga izdelkov na spletni strani – slika in vsebine so vidne, posamezno sliko ali vsebino lahko zbrišemo ali uredimo (popravimo, spremenimo). S pomočjo vnosnih polj lahko dodamo nov izdelek.

Delovni življenjepis Sem Suzana Bračič, rojena 26.10.1979 v Murski Soboti, stanujoča v Zbigovcih pri Gornji Radgoni. Obiskovala sem Srednjo ekonomsko šolo, smer ekonomski komercialni tehnik. Svoje izobraževanje sem nadaljevala na Ekonomsko poslovni fakulteti v Mariboru-univerzitetni program »Ekonomija«, smer Finance in Bančništvo. Zaključujem magistrski študij «Ekonomija in poslovne vede«, smer Poslovna informatika. Zaradi izjemne študijske uspešnosti sem dobitnica Rektorjeve nagrade - Univerze v Mariboru za leto 2003, ki sem jo prejela kot najboljša študentka v vpisni generaciji na Ekonomsko poslovni fakulteti (povprečna ocena vseh opravljenih izpitov je bila 9). Naslov diplomske naloge je bil Slovensko zavarovalništvo in povezave z bančnim sektorjem (ocena 10). Priporočila sem dobila od predstojnika finančnega katedra prof. dr. Drago Filipiča, Slovenske Znanstvene fundacije in Fundacije Znanje za razvoj. Praktično usposabljanje sem imela na občini Gornja Radgona. V času študija sem več kot eno leto delala kot revizor v revizorski hiši Audit. V časopisih in strokovnih revijah (Naše gospodarstvo) sem velikokrat prispevala svoj delež s pripravo strokovnih člankov. V Podjetniško razvojni agenciji G. Radgona sodelujem kot predstavnik krajevne skupnosti pri oblikovanje razvojnih programov za občino G. Radgona. 3 leta sem delala kot svetovalec pri finančno-računovodskih poslih v podjetju 13M. Bila sem mentor študentom za opravljanje obvezne študijske prakse. Trenutno sem zaposlena v podjetju Arcont, kjer opravljam delo poslovnega informatika. Udeležila sem se številnih strokovnih seminarjev o pridobivanju sredstev iz državnih in evropskih skladov, ki mi omogočajo pripravo in sestavo raznovrstnih projektov. V prostem času sodelujem na Ljudski univerzi Gornja Radgona kot predavateljica pri predmetu Pravo za Ekonomske tehnike, kjer predavam za tretje in četrte letnike. Bibliografija - BRAČIČ, Suzana. Sodelovanje zavarovalnic in bank: Naše gospodarstvo, (2003), 3/4; str. 375-393. [COBISS.SI-ID 7116572] - BRAČIČ, Suzana. Slovensko zavarovalništvo in povezave z bančnim sektorjem: diplomsko delo, (2003), str. 89. [COBISS.SI-ID 7082012]