Partie 1 : Présentation Générale des ERP

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Plan

• Introduction – Évolution de l’informatique de gestion

– Définition d’un ERP

– Fonctionnalités d’un système ERP

– Avantages et inconvénients

– Exemples d’ERP

• Méthodologie d’implémentation d’un ERP – Méthodologies prédictives

– Méthodologie AGILE

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L’évolution de l’informatique de gestion (1)

• Les années 60-70 et le mainframe (MRP): Traiter les données

• Les années 80 et les minis (MRPII): Accéder aux données

• Les années 90 et le client-serveur: Partager l’information

• Les années 2000: Intégrer les composants

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L’évolution de l’informatique de gestion (2)

On distingue trois étapes historiques dans l’évolution du système d’information de gestion:

1. Des applications indépendantes

2. Des interfaces spécifiques

3. L’intégration dans un PGI

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1° - Des applications indépendantes

• Un système d’information existe pour chaque fonction

• Chaque fonction, (commerciale, production, recherche - développement, comptabilité - finances, ressources humaines ) dispose de sa propre base de données

• Exemple : Les données concernant un client (code, nom, adresse) peuvent différer de l’application comptable à l’application commerciale.

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2°- Des interfaces spécifiques

C

O

M

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L

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E

P

R

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C

T

I

O

N

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2°- Des interfaces spécifiques

• Puis des interfaces spécifiques ont instauré une communication entre les différents modules.

• L’utilisateur prend l’initiative de mettre à jour les bases des autres modules par un transfert ponctuel des données.

• Exemple : mise à jour des écritures comptables à partir du module commercial.

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3° - L’intégration dans un PGI

• Une donnée est saisie, une seule fois, au moment de l’événement qui la génère.

• Elle est disponible en temps réel pour l’ensemble des utilisateurs (autorisés) de la base unique, commune à tous les modules.

• La base de données relationnelle permet d’éviter les redondances.

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L’évolution de l’informatique de gestion (Suite) Passé Futur

Besoin d’information ----- +++++

Besoin d’intégration ----- +++++

Accès libre mais sécurisé de l’information ----- +++++

Temps passé sur l’ordinateur par l’individu ----- +++++

Participation des utilisateurs ----- +++++

Travail en équipe ----- +++++

Développement interne des solutions +++++ -----

Développement sur mesure +++++ -----

Cycle de développement court ----- +++++

Acquisition de solutions externes ----- +++++

Partage de l’information ----- +++++

Coûts des ressources logicielles/humaines ----- +++++

Coût du matériel +++++ -----

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Systèmes d’information intégrés: l’expansion

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Degré d’informatisation d’une entreprise

Fonction de deux paramètres:

• CO: la couverture opérationnelle

– Étendue des moyens informatisés qui augmentent la productivité des processus de l’entreprise

• DI: le degré d’intégration

– La capacité à fournir une image homogène et cohérente des informations échangées par les processus de l ’entreprise.

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Degré d’informatisation d’une entreprise (suite)

CO Couverture

Opérationnelle

DI Degré d’Intégration

Entreprise traditionnellement

informatisée

Entreprise peu ou pas

informatisée

Entreprise intégralement informatisée

Entreprise partiellement informatisée

(selon J-L Tomas - 2000) 12

Définition d’un ERP ERP(Enterprise Ressource Planning)/PGI(Progiciel de Gestion intégré)

fr.wikipedia.org :

«Logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus opérationnels d'une entreprise, en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable, financière, mais aussi la vente, distribution, l’approvisionnement, le commerce électronique »

www.ey.com/be : « Est un ensemble de modules intégrés qui fournissent à

l’entreprise l’information nécessaire à l’utilisation optimale de ses moyens »

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Définition d’un ERP (suite) Progiciel de Gestion possédant les propriétés suivantes:

– Supporte la (quasi-) totalité des processus opérationnels de l ’entreprise (CO maximum)

– Supporte une vue unique et intégrée des informations opérationnelles (DI maximum)

– Rend transparent et immédiat la répartition des informations au travers des différentes fonctions (En temps réel)

– Est fourni et maintenu par un seul éditeur/producteur (DI maximum au niveau technologique)

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Fonctionnalités du système Il a pour but d’intégrer les données et les processus d’une organisation en un système unique par une base

de données unifiée pour stocker des données pour diverses fonctions dans toute l'organisation

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Des solutions métier verticales et horizontales

Solutions verticales

• Offre de packages spécifiques métier construits sur l ’offre ERP

• Souvent constituée de paramétrages extensifs et de processus métiers types générique

Solutions horizontales

• Concernent les fonctions qu’on retrouve toujours au niveau d’une entreprise.

• Solutions conçus par rapport à un standard international

Ress. Hum Finances Logistique Gestion Prod

Ass

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Avantages du système • La cohérence et l’homogénéité des informations : En effet

l’information est mise à jour en temps réel dans l’ensemble des modules qui sont associés

Valeur ajoutée pour l’entreprise Un accès plus direct aux données sur ses clients, ce qui a comme résultat de

lui donner un meilleur aperçu de leur comportement d’achat et ultimement

d’accroître les ventes.

• La minimisation des coûts, grâce à la synchronisation des traitements

Valeur ajoutée pour l’entreprise Réduction des coûts de stocks, des coûts informatiques entrainant ainsi une

augmentation des bénéfices.

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Avantages du système (suite)

• L’intégrité et l’unicité du système d’information (un seul fichier article, un seul fichier client…), .

Valeur ajoutée pour l’entreprise Permet d’éviter par exemple les redondances d’informations et de réduire le

risque d’erreurs. Le partage du même système facilite la communication interne

et externe.

• Optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers)

Valeur ajoutée pour l’entreprise

Une maîtrise accrue de ses activités de production.

Ce qui permet de gérer plusieurs entités ou organisations (filiales, etc.)

La gestion de plusieurs exercices comptables par exemple.

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Inconvénients • Le coût élevé Solution Il existe des ERP/PGI qui sont des logiciels libres, les seuls coûts étant alors la formation des utilisateurs et le service éventuellement assuré par le fournisseur du logiciel.

• le progiciel est parfois sous-utilisé Solution Avant la mise en œuvre du projet, bien définir les processus métiers de l’entreprise en accord avec la vision des dirigeants et en cohérence avec les objectifs. Il s'agit d'évaluer à quel point le système permet d'atteindre les objectifs visés à l'origine et de l’intégrer à la stratégie de l’entreprise.

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Exemples d’ERP

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Marché mondial des ERP en 2005

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Exemple 1: SAP R/3

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Exemple 2 : OpenERP Modules entreprises Ventes Achats Gestion des services Facturation Points de vente

Logistique Gestion des entrepôts Livraisons Gestion de production Qualité & Réparations Produits et listes de prix

Comptabilité & Finance Comptabilité générale Comptabilité é analytique Gestion des budgets Gestion des paiements Gestion des actifs Interfaces bancaires

Ressources humaines Registre du personnel Notes de frais Gestion des compétences Gestion des congés Gestion des présences Gestion de paie

CRM & SRM Gestion de la relation client Passerelle mail Portails Marketing direct Gestion des appels téléphoniques

Gestion de projet Gestion opérationnelle Gestion financière Feuilles de temps

Gestion de la production Planification Ordres de production Nomenclatures R approvisionnements automatiques

Services Projets Suivi analytiq Notes de frais Plannings

Gestion des processus métiers Processus Utilisateurs Moteur de workflow

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Exemple 2 : OpenERP (suite)

Gestion des associations Adhésions Organisation d‘événements Levée de fondés

Productivité au quotidien Gestion documentaire intégrée Outlook/Thunderbird Calendriers

Entièrement personnalisable Editeur de rapports Editeur de vues Editeur de workflow Paramétrage des actions Paramétrage des tâches planifiées

Ergonomique Interfaces Web & Bureau Gantt & Calendriers Graphiques dynamiques Documentation intégrée

Flexible Système de modules è Web-services

E-Commerce Intégration e-Commerce EDI

Business Intelligence Bases de données OLAP Cube Designer Navigateur de données

Une multitude d'outils Réseaux Idées Voix sur IP

Communication efficace Wiki Webmail Tableaux de bord Alertes 26

Méthodologie d’implémentation d’un ERP

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Facteurs critiques de succès

Support du Top management

Compétences de l’équipe de projet

Coopération et communication

Gestion de projet

Définition claire des buts/objectifs

….

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Méthodologies standards

« prédictives »

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Exemples de Méthodes prédictives

Spécifique à chaque éditeur

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Les méthodologies traditionnelles ne sont pas adaptées aux PME

Méthodologies prédictives

• Séquentielles et prédictives

• Longues durées (12-18 mois)

• Coûts importants

• Mobilisation importante du personnel

• Déploiement « big-bang »

PME

• Environnement dynamique

• Besoins à court terme

• Moyens financiers limités

• Personnel souvent surchargé et irremplaçable

• Sécurité

Introduire de l’Agilité 31

Principes Agile

• Chercher la simplicité

• Accueillir le changement

• Progression incrémentale

• Implication et feedback continu des utilisateurs

• Maximiser la satisfaction des parties prenantes

• Un système fonctionnel est le premier but

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Méthodologie Agile

Réponse Agile

• Intégrer le changement avec une approche itérative

• Multiplier les mises en production (MEP)

• Diminuer et répartir la charge financière

• Répartir la charge de travail

• Diviser les risques

PME

• Environnement dynamique

• Besoins à court terme

• Moyens financiers limités

• Personnel souvent surchargé et irremplaçable

• Sécurité

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Méthodologie AGILE

Basée sur des MEP (Mises en production) itératives

Phase préparatoire

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Synthèse d’une méthodologie AGILE

La méthodologie se divise en 4 phases: • 2 phases, étude et analyse des processus, pour permettre:

– Au client d'évaluer les possibilités offertes par l'ERP et de jauger l'effort nécessaire à son implémentation

– Au partenaire de qualifier les besoins métiers et de les mettre en relation avec la couverture fonctionnelle de l’ERP

• Une phase itérative d'implémentation – Chaque itération est un mini projet à l'intérieur du projet. Au

terme de chaque itération, un ou plusieurs fonctionnalités de l'ERP sont mises en production. Le système se perfectionne ainsi jusqu'à couvrir tous les besoins du client.

• Une phase de clôture du projet.

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Étapes de la méthode Phase 1 : Etude

1.) Analyse des besoins du client L’analyse des besoins nous permet de dresser 2

cartographies : – La première compare la situation actuelle de l'entreprise

à sa situation souhaitée – La seconde compare la couverture fonctionnelle de l’ERP

aux processus que l'entreprise souhaite informatiser (GAP)

2.) Sélection des processus – Le client sélectionne, en fonction de l’analyse de ses

besoins, quels sont les processus qui devront être couverts par l’ERP. Un ordre de priorité est défini.

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Étapes de la méthode Phase 1 : Etude (suite)

3.) Planning temporel des itérations – Les processus étant sélectionnés et priorisés, il faut alors

décrire, planifier et quantifier la, ou les premières, itérations.

– On ne va décrire en détails que ces itérations. On garde un oeil sur le long terme (la situation à atteindre) mais seul le court terme est spécifié et quantifié en détails.

4.) Sélection de l'équipe projet En fonction des processus, il est nécessaire de former une

équipe projet contenant:

– Des représentants des 'key users', les employés qui maitrisent parfaitement le processus

– Des représentants de la Direction pour conduire les probables ré-engineering de processus

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Étapes de la méthode Phase II - Analyse des processus

1.) Dépendances entre processus – La sélection par le client des processus doit d'abord être

validée par rapport à la modularité technique de l'ERP. C'est suite à cette analyse des dépendances que la liste des blocs fonctionnels pourra être dressée.

2.) Matrice Bloc fonctionnel / Processus – En parallèle avec l'étude des blocs fonctionnels, il faut

également lister des données, et leurs structures, qui devront être importées lors de la même itération.

– Avec cette matrice, le client pourra donc se préparer à l’extraction des données sur la base d'un tableau de ce type: Processus Bloc fonctionnel Data model

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Étapes de la méthode Phase II - Analyse des processus (suite)

3.) Sélection des données par processus

– La matrice validée par le client, il est possible de lui remettre des outils pour lui permettre d'extraire et de valider ses données selon le modèle défini.

4.) Contenu des itérations

– Toutes les activités précédentes visent à clarifier ce point, quel est la granularité choisie et par quel processus l'implémentation débute.

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Étapes de la méthode Phase III - Implémentation

L’implémentation est découpée en plusieurs itérations. Ces itérations sont similaires à des «Projets à l’intérieur du projet»

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Étapes de la méthode Phase III - Implémentation

1. Préparation

• Il s'agît de réunir les informations nécessaires et de s'assurer de leurs prises en compte par tous les membres de l'équipe du projet.

2. Processus

• Il s'agît de l'analyse comparative du, ou des, processus sélectionnés pour l'itération afin de faire apparaître les différences entre le processus souhaité et le processus modélisé par l'ERP. A l'issue de cette analyse, il faut déterminer si le processus 'réel' doit être adapté à l'ERP ou si l'ERP doit être customisé afin de lui permettre de réaliser le processus tel que souhaité.

• Chaque décision prise sur un processus unitaire aura une influence sur la possibilité d'atteindre l'objectif final.

• Pour valider cette étape, le client doit déjà préparer les scénarios de tests qui permettront de:

– Guider le développement

– Valider le processus implémenté

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Étapes de la méthode Phase II – Implémentation (suite)

3.) Itération par bloc fonctionnel

4.) Mise en production – Lorsque les itérations de chacun des blocs fonctionnels sont terminées, l'ensemble est

migré vers l'environnement de production

5.) Clôture et maintenance de l'itération – A la fin de chaque itération, il faut terminer la documentation et capitaliser les

connaissances acquises. – L'itération passe alors en phase de maintenance.

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Étapes de la méthode Phase IV - Clôture

La phase de clôture est une étape essentiellement formelle et documentaire. Cette phase ouvre également la porte à des développements futurs, qui seront traités comme de nouvelles itérations.

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Apports de la méthodologie

• Intégration du changement

• Intégration des utilisateurs

• Création d’un système utile

• Remplacement de l’approche « big-bang »

• Meilleure appropriation par les utilisateurs

• Amélioration continue

• Suppression des licences d’utilisation

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Conclusion

• Les méthodologies traditionnelles (prédictives) ne sont pas adaptées aux PME

• En appliquant les principes des méthodes AGILE au déploiement d’ERP il est possible : – Diminuer l’impact des différents problèmes

– Diviser la complexité de l’ERP (multiples mises en production)

– Faciliter l’appropriation par les utilisateurs

– Obtenir un système qui convient aux utilisateurs

• Besoin de maîtriser l’ERP – Possible avec un ERP Open Source

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