Preparacin y Evaluacin de Proyectos

ProyectoEsfuerzo para el cual se organizan recursos humanos, materiales y financieros de una forma nica, para llevar a cabo un trabajo de un alcance dado, con especificaciones dadas, dentro de restricciones de tiempo y costo, de modo de lograr cambios beneficiosos definidos por objetivos cualitativos y cuantitativos (Turner 1993).Un proyecto es un esfuerzo temporal que se realiza para crear un producto o servicio nico (PMI 2000).Para muchas organizaciones, los proyectos son medios para responder a aquellos requerimientos que no pueden abordarse dentro de los lmites operacionales normales de una organizacin. (PMI 2000)

Caractersticas de los Proyectos De naturaleza temporal.Comprenden trabajos y objetivos parcial y/o totalmente definidos al momento de su ejecucin.Involucran un esfuerzo para cumplir los objetivos dentro de un plazo y costo determinados.Tienen un ciclo de vida.En general son nicos y no repetitivos.Involucran a varios participantes con distintos intereses y especialidades (stakeholders).Estn afectos a riesgos potenciales e incertidumbre.Pueden presentar altos niveles de complejidad y requerir tecnologas avanzadas.

Cmo asegurarse que una actividad es un proyecto?Es algo nico?Tiene un tiempo limitado de ejecucin?Existe una forma de determinar cuando est terminada?Existe alguna forma de medir la satisfaccin de los interesados?

Cmo nacen los proyectos?Existe una necesidad.Alguien plantea una buena idea.Existe un problema recurrente .Se necesita mejorar el desempeo de la organizacin.Existe una oportunidad de mejoramiento.Se desea lograr una visin.

La relacin estrategia proyectos

Proyectos y planificacin estratgica

Cambios introducidos por los proyectos en la organizacin Cambio TcnicoProyecto de ingenieraProyecto de tecnologas de informacin

Cambio CulturalProyecto de rediseo organizacionalProyecto de introduccin de sistemas de calidadProyecto de mejoramiento y cambio

Entorno del proyectoEntorno cultural y social: El equipo tiene que entender cmo afecta el proyecto a las personas y cmo afectan las personas al proyecto. Esto requiere una comprensin de los aspectos econmicos, demogrficos, educativos , ticos, tnicos , religiosos y de otras caractersticas de la personas a quienes afecta el proyecto o pueden tener un inters en este. Tambin se debe examinar la cultura de la organizacin y determinar si se reconoce y se tiene un mbito de gestin vlido para ejecutar el proyecto.

Entorno del Proyecto

Entorno internacional y poltico: Es posible que algunos miembros del equipo tengan que estar familiarizados con las leyes y costumbres internacionales , nacionales, regionales y locales aplicables , as como con el clima poltico que podra afectar al proyecto. Otros factores internacionales a tener en cuenta son las diferencias de husos horarios , los das festivos, nacionales, regionales, los requisitos de viajes para reuniones y la logstica de teleconferencias.Entorno fsico: Si el proyecto va a afectar a su mbito fsico , algunos miembros del equipo debern estar familiarizados con la ecologa local y la geografa fsica que podran afectar el proyecto o ser afectadas por el proyecto.

Conocimientos y habilidades de la Direccin general

Habilidades InterpersonalesComunicacin.Organizacionales.Manejo de presupuestos.Solucin de problemas.Negociacin e influencia.Liderazgo.Manejo de equipos.Recursos humanos

Oficina de gestin de proyectosUna oficina de gestin de proyectos PMO, es una unidad de la organizacin para centralizar y coordinar la direccin de proyectos a su cargo.Una PMO puede denominarse oficina de gestin de programas, oficina de proyectos, oficina de programas.Una PMO supervisa la direccin de proyectos , programas o una combinacin de ambas.

Oficina de Gestin de Proyectos

Las diferencias entre los directores de proyectos y una PMO

Ciclo de vida del proyectoLos proyectos tienen una duracin finita y el nfasis de las actividades o etapas cambia en el tiempo.

Ciclo de vida y fases de proyectosEl ciclo de vida se compone de fases sucesivascompuestas por tareas planificables. Segn el modelo de ciclo de vida, la sucesin de fases puede ampliarse con bucles de realimentacin, de manera que lo que conceptualmente se considera una misma fase se pueda ejecutar ms de una vez a lo largo de un proyecto, recibiendo en cada pasada de ejecucin aportaciones de los resultados intermedios que se van produciendo (realimentacin).

Fases del proyectoFases. Una fase es un conjunto de actividades relacionadas con un objetivo en el desarrollo del proyecto. Se construye agrupando tareas (actividades elementales) que pueden compartir un tramo determinado del tiempo de vida de un proyecto. La agrupacin temporal de tareas impone requisitos temporales correspondientes a la asignacin de recursos (humanos, financieros o materiales).

Esquema general de operacin de una fase

Ciclo de vida de proyecto lineal Es el ms utilizado, siempre que es posible, precisamente por ser el ms sencillo. Consiste en descomponer la actividad global del proyecto en fases que se suceden de manera lineal, es decir, cada una se realiza una sola vez, cada una se realiza tras la anterior y antes que la siguiente. Con un ciclo lineal es fcil dividir las tareas entre equipos sucesivos, y prever los tiempos (sumando los de cada fase)

Ciclo de vida con prototipado A menudo ocurre en desarrollos de productos con innovaciones importantes, o cuando se prev la utilizacin de tecnologas nuevas o poco probadas, que las incertidumbres sobre los resultados realmente alcanzables, o las ignorancias sobre el comportamiento de las tecnologas, impiden iniciar un proyecto lineal con especificaciones cerradas.

Ciclo de vida de un proyecto de construccin

Ciclo de vida, agregacin de valor y costo de cambiar

Objetivos de cada FaseFase de definicin (qu hacer?)Estudio de viabilidad. Conocer los requisitos que debe satisfacer el sistema (funciones y limitaciones de contexto). Asegurar que los requisitos son alcanzables. Formalizar el acuerdo con los usuarios. Realizar una planificacin detallada. Fase de diseo (cmo hacerlo? Soluciones en coste, tiempo y calidad)Identificar soluciones tecnolgicas para cada una de las funciones del sistema. Asignar recursos materiales para cada una de las funciones. Proponer (identificar y seleccionar) subcontratas. Establecer mtodos de validacin del diseo. Ajustar las especificaciones del producto.

Objetivos de cada FaseFase de construccinGenerar el producto o servicio pretendido con el proyecto. Integrar los elementos subcontratados o adquiridos externamente. Validar que el producto obtenido satisface los requisitos de diseo previamente definidos y realizar, si es necesario, los ajustes necesarios en dicho diseo para corregir posibles lagunas, errores o inconsistencias. Fase de mantenimiento y operacinOperacin: asegurar que el uso del proyecto es el pretendido. Mantenimiento (nos referimos a un mantenimiento no habitual, es decir, aquel que no se limita a reparar averas o desgastes habituales -este es el caso del mantenimiento en productos software, ya que en un programa no cabe hablar de averas o de desgaste):

Fases Genricas El ciclo de vida de un proyecto est constituido por tres estados: Fase Pre InversinSe hacen estudios de mercado, tcnico y financieros, que permitan decidir su realizacinFase InversinCorresponde a la adquisicin de mquinas, equipos, construccin de galpn y edificios, ejecucin , montaje.Fase de OperacinEs la fase de produccin y comercializacin del producto del proyectoFase de Cierre

A medida que se tiene ms informacin, implica mayor costo, pero se reduce la incertidumbre

Influencia de los interesados y costos de los cambios

Etapa de Pre inversin

La idea de un proyecto se asocia con el nombre del proyecto y con el medio con el cual se va a satisfacer una necesidad o se solucionar un problema. En esta etapa se decide sobre la utilizacin de recursos econmicos para llevar a cabo acciones futuras sobre la base de la existencia de necesidades satisfechas.En el Perfil del proyecto el objetivo principal es recopilar informacin bsica que se encuentre disponible a fin de determinar la conveniencia de realizar estudios ms acabados o descartar la idea. En esta se decide sobre la utilizacin de recursos para realizar estudios ms profundos sobre una alternativa viable y disear en forma definitiva la ejecucin de la mejor alternativa.

El estudio de prefactibilidad tiene por objetivo reunir el mximo de informacin significativa en relacin con una idea de inversin, a objeto de determinar si esa idea es susceptible de ser transformada en un proyecto que, en definitiva, se pueda implementar o bien es recomendable profundizar en su estudio. En esta etapa se decide sobre la utilizacin de recursos para realizar estudios ms profundos con el propsito de dar elementos de juicios necesarios y suficientes para permitir justificar la aceptacin, rechazo o postergacin de la idea de inversin.El estudio de factibilidad tiene por objetivo definir con ms precisin el proyecto en base a la informacin recopilada a nivel de prefactibilidad. En esta etapa se decide sobre la utilizacin de recursos para el diseo definitivo de la alternativa aceptada con el propsito de someter a consideracin el compromiso de recursos de capital para ejecutar la misma.

Evaluacin privada/evaluacin socialLa evaluacin privada de un proyecto de inversin incluye:Evaluacin econmica.- esta evaluacin desestima el problema financiero y supone ventas como compras al contado riguroso y que el capital es propio.Evaluacin financiera.- esta consiste en el anlisis de todos los flujos financieros del proyecto, distinguiendo entre el capital propio y capital externo. Aqu se determina la capacidad financiera del proyecto y la rentabilidad del capital ah invertido.La evaluacin social debe definir la situacin del pas o empresa con proyecto vs la situacin sin proyecto. Para este fin deben determinarse:Flujo de recursos reales (bienes y servicios) utilizados y producidos en el proyecto.Costos y beneficios asociados.