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Tarea de consulta e investigación Gestión Documental I
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TAREA DE CONSULTA E INVESTIGACION
Presentado por:
MARÍA EUGENIA BARROSO ZÚÑIGA
Docente
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
Profesional en Ciencia de la Información,
la Documentación, Bibliotecología y Archivística
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTION DOCUMENTAL I GRUPO 1
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
ARMENIA
2012
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 3
1. Concepto Gestión Documental 4
2. Conceptos “Documento” y “Documentos de archivo” 4
3. Ley General de Archivos 4
4. Explicación Ley General de Archivos Título V. Gestión de Documentos 5
5. Objetivos de un Programa de Gestión Documental 5
6. Aspectos a considerar en la elaboración de un Programa de Gestión 6
Documental.
7. Importancia y etapas de las Tablas de Retención Documental 6
8. Importancia y ventajas de un Programa de Gestión Documental 8
9. Marco legal de un Programa de Gestión Documental 10
10. Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos 11
CONCLUSIONES 13
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 14
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INTRODUCCION
A continuación se presentan los conceptos básicos referentes a los documentos,
Programa de Gestión Documental, Ley General de Archivos, Tablas de Retención
Documental y se menciona el marco legal que respaldan los derechos de los
ciudadanos frente a los documentos; temas que nos introducen a ese contexto de la
gestión documental.
Como estudiante de CIDBA es importante identificar los fundamentos legales y técnicos
de un Programa de Gestión Documental – PGD; tema que cuenta con el respaldo de
entidades como el Archivo General de la Nación, ente responsable de la política
archivística del país y quien tiene como misión la protección de los archivos, mediante
los cuales se preserva la memoria colectiva de la Nación.
Esta entidad ha publicado material bibliográfico de gran trascendencia para el quehacer
archivístico, como la Guía para la Implementación de un Programa de Gestión
Documental, la cual establece las directrices para el diseño y aplicación en las
entidades públicas y privadas. Esta guía fue de gran apoyo para el desarrollo de la
temática.
El objetivo que persigue este trabajo es conocer e interpretar la conceptualización de la
Gestión Documental y su importancia en el entorno empresarial.
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1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el
Archivo General de la Nación.
GESTION DOCUMENTAL es la actividad administrativa
tendiente a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por una Institución,
con el fin de ejercer el control desde su creación hasta
su disposición final durante el ciclo vital del documento.
Los fines de la Gestión Documental son la transparencia
y la eficiencia de la función administrativa del Estado.
2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la
definición que da del mismo el AGN.
DOCUMENTO es el registro de información en un objeto producido por el hombre
independientemente de su suporte y de los fines para los cuales fue creado.
DOCUMENTO DE ARCHIVO es el registro de
información, cualquiera sea su soporte, producido por
una institución en razón de unas funciones que le han
sido conferidas por mandato legal. Estos documentos
nacen con un valor administrativo, legal, contable, legal,
fiscal o técnico, los cuales determinan su conservación
total o eliminación. Los documentos de archivo se
caracterizan por ser seriados y únicos, por lo cual son
considerados fuente primaria de información.
3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?
Ley 594 de 2000, por la cual se dicta la Ley General de los Archivos
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4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.?
La Ley 594 – Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21:
establece que las instituciones públicas están obligadas a la implementación de un programa de
Gestión Documental que controle la documentación durante el ciclo vital del documento, a
través de los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final. Utilizando para estas actividades las nuevas tecnologías pero
con sujeción a los principios archivísticos.
5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un Programa de Gestión Documental.
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje
natural de la administración pública para el funcionamiento de la misma, garantes
de la participación ciudadana, la transparencia y control de la gestión pública, los
derechos individuales y colectivos.
Racionalizar y controlar la producción documental en atención a los procesos y
procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales; lo mismo que la
normalización de modelos y formatos para la producción documental.
Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez
preserven el medio ambiente.
Normalizar las actividades que buscan controlar la correspondencia mediante
sistemas eficientes de correo y mensajería.
Regular el manejo y organización de documentos y archivos, a partir del concepto
de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad,
seguridad y accesibilidad.
Implementar la aplicación de las tablas de retención documental y procedimientos
resultantes de las mismas.
Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
Encaminar los archivos para que sean centros de información, útiles para la administración
y la cultura.
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6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión
Documental.
Para elaborar un Programa de Gestión Documental se deben considerar los siguientes
aspectos:
7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles
etapas comprenden.
Las Tablas de Retención Documental se convierten
en la herramienta indispensable en la gestión
documental, permite la racionalización de la
producción documental y la institucionalización del
ciclo vital de los documentos en los archivos de
gestión, central e histórico de las entidades públicas.
Los beneficios de aplicar las Tablas de Retención Documental son administrativos y
archivísticos, a continuación se realiza una presentación de ellos:
Administrativos: Situaciones administrativas de la gestión de documentos en
aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de
la administración.
Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de
costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la
racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.
Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los
consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de
documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del
documento, principios de procedencia y de orden original.
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Beneficios Administrativos Beneficios Archivísticos
- Facilitan el manejo de la información
- Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
- Permiten a la administración prestar un servicio eficaz y eficiente.
- Facilitan el control y acceso a los documentos, a través de los tiempos en ella estipulados.
- Garantizan la selección y conservación de documentos que tienen carácter permanente.
- Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
- Sirven para la racionalización de los procesos administrativos.
- Permiten el manejo integral de los documentos.
- Facilitan la organización de los documentos, a partir del concepto de Archivo Total.
- Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
- Identifican y reflejan las funciones institucionales.
- Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
- Permiten identificar los documentos de apoyo que sirven a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
Las etapas que comprenden elaboración de las Tablas de Retención Documental son las
siguientes:
PRIMERA ETAPA: Incluye toda la compilación de normas que evidencian los cambios
organizacionales, creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de funciones.
También la aplicación de encuestas a las oficinas productoras de documentos, con el fin
de identificar las unidades documentales que producen.
SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada en la etapa
anterior, con el fin de identificar las series documentales y subseries con sus tipos
documentales, valores primarios valores, establecimiento de tiempos de retención y
determinación del destino final.
TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental
por parte del Jefe de Archivo de la entidad, con los anexos que sustenten el proceso, a
efectos de que la instancia competente realice la evaluación y aprobación.
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CUARTA ETAPA: Aplicación de las Tablas de Retención Documental. Aquí se ejecuta
la organización de los documentos conforme los plazos de retención y los
procedimientos establecidos para cada una de las series y subseries. En los resultados
de esta aplicación se encuentran las transferencias primarias y secundarias, las actas de
eliminación.
QUINTA ETAPA: Seguimiento y Evaluación de las Tablas de Retención Documental de
acuerdo a un cronograma que se planifica para la verificación de la aplicación. Las
modificaciones serán aprobadas por el Comité de Archivo.
8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de
un Programa de Gestión Documental - PGD para las empresas.
Antes de implementar un PGD… Después de implementar un PGD …
La implementación de un Programa de Gestión Documental – PDG es importante
porque permite recuperar de una documentación organizada la información que la
empresa requiere para uso de la gestión administrativa en atención a los servicios que
demanda el ciudadano y como fuente de la historia. Permite el control de los archivos a
través de los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación y disposición final de los documentos, teniendo en cuenta el
concepto de archivo total, estableciendo de esta manera una circulación normalizada en
las diferentes fases.
Las ventajas de implementar un Programa de Gestión Documental son:
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Reducción del volumen documental. Uno de los primeros resultados obtenidos es
la disminución en el volumen de documentos que se producen en la
organización, en particular aquellos documentos considerados innecesarios o
que no aportan ningún valor informativo o de otra naturaleza.
Mejoras en la eficiencia administrativa. La revisión de los procesos
organizacionales permite reducir procesos redundantes, innecesarios y muy
complejos, cuyo desarrollo implica la realización de tareas que solo aumentan los
tiempos del proceso y no tienen un objetivo claro dentro del mismo.
Incremento de la productividad organizacional. El más significativo beneficio de
la gestión de documentos se refleja en el aumento de la productividad de los
empleados. Gracias a la reducción de los documentos, las actividades se
vuelven menos dependientes de la producción, consulta, validación, archivo, etc.,
de documentos y facilitan la dedicación a labores propias del negocio.
Reducción de los costos de infraestructura. Con la estandarización del anejo de
los documentos se obtiene igualmente una reducción en la infraestructura
necesaria para la producción, distribución, utilización, acceso y conservación de
los documentos, representados en menor necesidad de equipos, espacio para
archivo, mobiliario, tecnología, etc.�
Aprovechamiento de las tecnologías de la información. La aplicación de los
conceptos de gestión documental permite un mayor aprovechamiento de las
tecnologías de la información, y en especial al mejor uso de los sistemas de
información, la ofimática, la automatización de oficina, etc. � De igual forma, la
gestión documental permite mejorar los niveles de rentabilidad de la empresa,
por cuanto al reducir costos operativos, se aumenta la disponibilidad de recursos
para ser invertidos en áreas claves del negocio, incluida la gestión de
información.
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De igual forma, la gestión documental permite mejorar los niveles de rentabilidad
de la empresa, por cuanto al reducir costos operativos, se aumenta la
disponibilidad de recursos para ser invertidos en áreas claves del negocio,
incluida la gestión de información.
9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su
marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de
manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas
proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas
aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su
enunciado y haga a cada una su explicación.
Norma Explicación
Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.
Como sabemos los archivos son el lenguaje natural de la gestión pública, su desorganización favorece la corrupción administrativa. Esta norma incorpora medidas para dar más publicidad a las actuaciones públicas mediante sistemas de información; establece mecanismos de reclutamiento del talento humano, difusión de la gestión de las entidades públicas, modificaciones del Código Civil y Penal, así como controles. Se crean las Comisiones para la Moralización y de Lucha contra la Corrupción, respectivamente.
Ley 527 de 1999. Por medio se define y se reglamenta el acceso y uso del mensaje de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales.
Esta norma establece la regulación de los mensajes de datos como el correo electrónico, se establece su viabilidad como prueba legal, se establece el amparo a las transacciones que se realicen comercialmente por este medio de la Internet. También se establecen las firmas digitales y las entidades que pueden prestar este servicio.
Ley 962 de 2005. Ley Antrámites
Mediante esta norma se simplifica algunos trámites ante las entidades públicas y se establecen procedimientos comunes para todas las entidades públicas. Entre los que se destacan: gratuidad de los formularios que requieran los ciudadanos en sus trámites, publicación electrónica de normas y actos generales, entrega de información ante los
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ciudadanos, efectos legales para la factura electrónica, regulación de procedimientos ante los sectores de justicia, relaciones exteriores, hacienda y crédito público, protección social, industria y turismo, educación, transporte, vivienda, cultura, minas, comunicaciones, registraduría.
Ley 951 de 2005. Por el cual se crea el informe de gestión.
Esta norma establece el acta relacionada con el informe de gestión y el estado de los recursos administrativos, financieros y talento humano que deben elaborar aquellos servidores públicos al entregar el cargo de representantes legales de las entidades públicas. Esta entrega se hará a los servidores públicos que remplacen la representación, quienes están en la obligación de revisar toda la información que se relaciona con el estado de la entidad.
Ley 734 de 2002. Código disciplinario único
Esta ley establece los deberes y derechos de los servidores públicos. Se destacan los numerales 5 y 22 del artículo 34. Deberes, relacionados con la obligatoriedad de custodiar, proteger y conservar la documentación que por razón de sus empleos deben tramitar.
10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.
Norma Derecho
Constitución Política de
Colombia, artículo 15
Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidad públicas y privadas.
- En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
- La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Constitución Política de
Colombia, artículo 20
Se garantiza a toda persona la libertar de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad.
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Constitución Política de
Colombia, artículo 23
Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
Constitución Política de
Colombia, artículo 70
El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional.
Constitución Política de
Colombia. Artículo 74
Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
Declaración Universal de los
Derechos Humanos, artículo
12
Nadie será objeto de injerencias arbitrarios en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques.
Declaración Universal de los
Derechos Humanos, artículo
19
Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el no ser molestado, a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones, y opiniones y el difundirlas sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión.
Los derechos inherentes al acceso de los documentos están respaldados por la Constitución
Política del país, los cuales tienen asidero jurídico en la Declaración Universal de los Derechos
Humanos.
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CONCLUSIONES
Una de las fortalezas del quehacer archivístico del país es la expedición de las
normas que respaldan la administración o gestión de los archivos y también del
papel que ha jugado el Archivo General de la Nación en su función de impulsar esta
disciplina, que pretende que la gestión pública se desarrolle de forma eficaz y
eficiente para beneficio de los ciudadanos.
Las normas que respaldan el acceso a los documentos públicos es amplia, así como
la protección de la información personal de los ciudadanos. El desarrollo de estos
derechos está íntimamente ligado al tipo de estado de gobierno que se establezca
en los países; Colombia por fortuna es un estado democrático y de derecho, que a
través de la Constitución Política los protege, lo que no podría decirse de otros
países.
Esta conceptualización es muy amplia y nos compromete a investigar las
particularidades de cada uno de los temas tratados relacionados con la Gestión
Documental.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Triana Torres, Jorge William. (2006) Guía para la implementación de un programa
de Gestión Documental. Colombia. Archivo General de la Nación. .
Zapata Cárdenas, Carlos Alberto. Directrices para estructurar un programa de
Gestión de Documentos en las organizaciones. Recuperado el día 5 de mayo de
2012 de
http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/11336/1/Directrices_para_Estructurar_un_Pro
grama_de_Gestion_de_Documentos_en_las_Organizaciones.pdf
