Introducción a las Tablas Dinámicas - Inicio 1...& Archivo en Excel: Introduccion_tablas_dinamicas_datos En primer lugar describiremos el significado y contenido de los campos utilizados

Cómo aprender a utilizar las Tablas Dinámicas en 10 pasos

Tabla de contenido

Contenido S

I 1. Introducción 1

2. Crear una Tabla Dinámica 2

S 3. Funcionamiento de los campos de la tabla dinámica 5

C 4. Dar formatos a un campo valor de la tabla dinámica 7

5. Funcionamiento de los filtros en las tablas dinámicas 9

O 6. Dar diseño de informe a una tabla dinámica 12

7. Ajustar las etiquetas con subtotales 14 N

8. Mostrar u ocultar totales generales 16

G 9. Ordenar los campos de una tabla dinámica 18

10.Seleccionar estilos de informes en Diseño 20 E

11. Crear un gráfico en las tablas dinámicas 21

S 12. Crear fórmulas o campos calculados 22

13. Opciones de la tabla dinámica 24 &

14. Información sobre la empresa 26

E

S

T

R

A

T

E

G

I

A

Pág. 01 Introducción a las Tablas Dinámicas

S 1. Introducción Este ejemplo pretende dar a conocer cómo obtener los conocimientos mínimos y más esenciales

I sobre el funcionamiento de las tablas dinámicas en Excel 2007, 2010 Y 2013, para que el

usuario pueda comenzar a utilizarlas de forma inmediata. S

MUY IMPORTANTE: DEBE OBTENER LOS ARCHIVOS DE DATOS DESDE ESTA

C UBICACIÓN

O Para descargar los datos debe ir a: www.sistemacontrolgestion.com en el apartado de

publicaciones: Libros y publicaciones apartado de Tablas dinámicas 2013, Introducción a las N

tablas dinámicas Excel 2013.

G Descargar el archivo comprimido: introduccion_tds_scg

E Su contenido es el siguiente:

S Archivo en formato pdf: Introduccion_tablas_dinamicas_texto

& Archivo en Excel: Introduccion_tablas_dinamicas_datos

En primer lugar describiremos el significado y contenido de los campos utilizados en el E

ejemplo según el archivo Excel:

S AÑO Año de la venta

MES Mes de la venta en número T

ZONA Zona de la venta

R JEFE ZONA Jefe de zona asignado a cada zona de venta

Nombre de la Provincia en dónde se produce la

A NOMBRE_PROVINCIA

NOMBRE_CIUDAD T

E TIENDA

venta

Nombre de la Ciudad en dónde se produce la venta

Nombre de la Tienda en dónde se produce la venta

G VENTAS REALES Ventas reales en euros

I

A

http://www.sistemacontrolgestion.com/


S 2.Crear una Tabla Dinámica

I Desde el menú INSERTAR:

S

C

Insertar la tabla

dinámica

O Nos aparece la siguiente pantalla para seleccionar el rango de datos que tenemos en la hoja

N excel del archivo excel descargado.

G

E

S

&

E

S

T

R Buscamos el rango de datos en la hoja de datos del Excel que estamos trabajando:

A

T

E Pulse sobre este botón para seleccionar el rango de datos en la hoja DATOS:

G

I

A


Y nos sale la siguiente pantalla, PULSAMOS sobre la hoja DATOS:

S

I

S

C

O

N

G

E

S

&

E

S

T Buscamos con el cursor o mouse para seleccionar el rango de datos:

R

A

Pulsamos intro y………….y nos sale la siguiente pantalla: T

E

G

I

A

Una vez pulsamos sobre Aceptar nos sale el menú de tablas dinámicas:


Una vez tenemos la siguiente pantalla con el rango seleccionado pulsamos sobre Aceptar:

S

I

S

C

O

N

G

E

S

&

E

S

T

R

A

T Importante: para que salga el menú de la tabla dinámica hay que estar situados encima de la

E misma siempre con el cursor.

G ¿Cómo podemos saber si estamos en los menús de la tabla dinámica?

I Recuerde que debe tener el cursor siempre sobre una tabla dinámica para poder

modificarla

A


S 3. Funcionamiento de los campos de la tabla dinámica

I Con el menú de Campos o Lista de campos de tabla dinámica según versión podremos

S poner campos en la tabla dinámica

C

O

N

G

E

S

&

E

Datos que arrastrando el campo

S podremos poner como filtro

T


R podremos poner como etiquetas o

rótulos de columna

A

Datos que arrastrando el campo T

podremos poner como etiquetas o

E rótulos de fila

G


I podremos poner como valores

A


Veamos un ejemplo:

S

I

S

C

O

N

G

E

S

&

E

S

T

R Así queda la tabla dinámica:

A

T

E

G

I

A

Arrastramos con el mouse el

campo a filtros de etiquetas o

rótulos de columna, fila o a valores


S 4.Dar formatos a un campo valor de la tabla dinámica

I Vamos a arreglar la anterior tabla dinámica para que se pueda utilizar:

S Primero en el campo valor sustituir contar por suma

C

Pulsamos clic con el botón izquierdo del mouse sobre O

el campo Cuenta de ventas hasta que nos salga este

N menú: Configuración de campo valor

G

E

S

&

E

S Y pulsando sobre él con el mouse sale esta pantalla:

T

R

A

T

E

G

I

A


Nos queda la siguiente tabla dinámica:

S

I

S

C

O

N

G Y otra vez desde esta opción desde el campo valor vamos a darle formato al campo:

E

S Pulsamos sobre la opción de

formato que funciona igual que

& Excel y cambiamos el formato

E

S

T

R

A

Pulsamos sobre

T el campo

Formato de E

número y

G seleccionamos

los formatos

I adecuados y

pulsamos sobre

A aceptar: y nos

queda así la

tabla dinámica


S 5. Funcionamiento de los filtros en las tablas dinámicas

I Los filtros en las tablas dinámicas permiten seleccionar los valores a mostrar. Si seguimos con

S el ejemplo anterior: podemos observar los filtros dónde están situados:

C

O

N

G

E

S Si pulsamos sobre los filtros nos sale por ejemplo:

&

E

S

T

R

A

T

E

G

I

Podemos seleccionar todo, uno o varios valores. A


Si quitamos los valores en blanco de los meses por ejemplo:

S

I

S

C

O

N

G

E

S Nos queda así la tabla

&

E

S

T

R

A

T Es importante remarcar que cuando ponemos un filtro queda marcado de la siguiente forma:

E

G En la tabla dinámica

I

A En la lista de campos


También podemos seleccionar otro tipo de filtros:

S

I

S

C

O

N

G

E

S

&

E

S

T

R

A

T

E

G

I

A

Pulsar sobre

el filtro


S 6. Dar diseño de informe a una tabla dinámica

I Veamos a continuación que la tabla tiene los textos de Rótulos columnas o fila o etiquetas,

S que deben de desaparecer:

C

O

N

G

E

S

Ya que aquí deben de aparecer la etiquetas, rótulos o nombres de las columnas o filas

& seleccionadas.

E Desde la opción de Diseño:

S

T

R

A Ir a DISEÑO de informe y pulsar sobre el icono, seleccionando del desplegable esta opción:

Mostrar en formato tabular:

T

E

G

I

A


S

Nos queda así la tabla dinámica:

I

S

C

O

N

G

E Nota: se recomienda utilizar siempre el formato tabular, recordar que de origen no viene con

S este formato, por lo que es necesario arreglarlo ya que si no se verá de una forma poco clara la

tabla dinámica.

& Nota: no confundir esto con los subtotales que es otra opción de este menú DISEÑO.

E Nota: estas opciones solo están disponibles en Excel 2010 o 2013

S

T

R

A

T

E

G

I

A


7.Ajustar las etiquetas con subtotales S

A partir de esta tabla dinámica queremos incorporar el campo ciudad después de provincia:

I

S

C

O

N

G

E

S

&

E

S La tabla queda de la siguiente forma con subtotales una vez incorporado la ciudad:

T

R

A

T

E

G

I

A


Pero nosotros queremos quitar los subtotales, para ello situados encima de la tabla podemos

S con botón derecho del mouse hacer lo siguiente:

I

S Seleccionar la opción o

deseleccionarla

C

O

N

G

E

S

& Quitamos el subtotal al campo que estamos seleccionando:

E Otra opción: quitar todos los

S subtotales para siempre en

DISEÑO:

T

R

A

T Para poner un subtotal se

E realiza el proceso anterior

botón derecho del mouse:

G

I

A


8.Mostrar u ocultar totales generales S Una vez tenemos la tabla siguiente podemos quitar los totales generales:

I

S

C

O

N

G

E

S

&

E

S Desde el menú DISEÑO:

T

R

A

T

E

G

I

A


Veamos un ejemplo,pulsamos sobre DISEÑO/Desactivado para filas y columnas:

S

I

S

C Opción utilizada:

O

N

G

E

S

&

E

S

T

R

A El resto de opciones activar solo filas o solo columnas:

T

E

G

O se desactiva para: I

A


9.Ordenar los campos de una tabla S

dinámica I

Imaginemos que deseamos ordenar los valores de venta por tiendas de mayor a menor:

S

C

O

N

G

E

S

&

E

S

T

El proceso es el siguiente: nos situamos el curso por el campo que queremos ordenar-por

R ciudad-y con el botón derecho del mouse seleccionamos la opción ordenar.

A

T

E

G

I

A


S

I

S

C

O Pulsamos sobre Más opciones de ordenación y seleccionamos esta opción Descendente y

N en el desplegable el valor VENTAS:

G

E

S

&

E

S

T Quedan las

ciudades

R ordenadas en

función de las

A ventas

T

E

G

I

A

Sele


10.Seleccionar estilos de informes en S

Diseño I En muchas ocasiones

S

C estilos:

O

N

G

en DISEÑO, vemos que existe una opción que permite seleccionar y crear

E A partir de esta tabla dinámica podemos cambiar el estilo:

S Seleccionamos el siguiente icono por ejemplo:

&

E

S

T

R

A

T

E

G

I

A


S 11. Crear un gráfico en las tablas dinámicas Otra opción muy importante es crear un gráfico a partir de las tablas dinámicas, veamos un

I ejemplo:

S Desde el menú ANALIZAR

C

O

N

G

E

S

&

E

S

Pulsamos sobre el icono: T

Elegimos el gráfico que se requiera:

R

A

T

E

G

I

A


S 12.Crear fórmulas o campos calculados

Nos puede interesar saber una vez tenemos esta situación que son las ventas de tres meses, I

que volumen tendremos de ventas para los próximos tres meses en las ventas por ciudades:

S

C

O

N

G

E

S

&

E

S

T

R

A

T Seleccionamos esta opción: ANALIZAR/Opciones/Cálculos/Campo calculado

E

G

I

A


Nos debe salir esta pantalla:

S

I

S

C

O

N

G

E

S

&

E

S Aceptamos y nos sale el nuevo campo en la tabla dinámica:

T

R

A

T

E

G

I

A

Ponemos el

nombre del campo

y las fórmulas se

incrementan las

ventas en un 10%


S 13. Opciones de la tabla dinámica Si estamos situados en la tabla dinámica y con el botón derecho seleccionamos la opción:

I Opciones de tabla dinámica:

S

C

O

N

G

E

S

&

E

S

T

R

A

T

E

G Opciones a desmarcar o

marcar para trabajar I

mejor

A


Datos

S

I

S

C

O

N

G

E Seleccionar esta opción para actualizar la memoria de las tablas dinámicas:

S

&

Desmarcar estas opciones sino quiere guardar los datos o habilitar los detalles al hacer doble E

clic sobre un campo de la tabla.

S

T

R

A

T

E

G

I

A

FIN

Documents

Introducción a las Tablas Dinámicas - Inicio 1...& Archivo en Excel: Introduccion_tablas_dinamicas_datos En primer lugar describiremos el significado y contenido de los campos utilizados