Introduccin a PowerPoint 2010

Introduccin a PowerPoint 2010Qu es PowerPoint 2010?PowerPoint es un programa incluido en la suite ofimtica Microsoft Office, que nos ofrece la posibilidad de crear presentaciones profesionales.

Laspresentacionesson imprescindibles hoy en da ya quepermiten comunicar informacin e ideas de forma visual y atractiva.Algunos ejemplos de su aplicacin prctica podran ser:En la enseanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema.La exposicin de los resultados de una investigacin.Como apoyo visual en una reunin empresarial o conferencia.Presentar un nuevo producto.Y muchos ms....ConPowerPointpodemos crear presentaciones de formafcil y rpidaperocon gran calidadya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el ltimo detalle. Podemos controlar el estilo de los textos y de los prrafos, insertar grficos, dibujos, imgenes... Tambin es posible insertar efectos animados, pelculas y sonidos. Podremos revisar la ortografa de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeas aclaraciones para su exposicin y muchas ms cosas que veremos a lo largo del curso.Elementos de la pantalla inicialAl iniciar PowerPoint aparece unapantalla inicialcomo la que a continuacin se muestra. Ahora conoceremos losnombres de los diferentes elementosde esta pantalla

Caractersticasde cada elemento.1. Parte CentralEn la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos lasdiapositivasque formarn la presentacin. Una diapositiva no es ms que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentacin, es como una pgina de un libro.

2. El rea de esquemaEl rea de esquemamuestra los ttulos de las diapositivas que vamos creando con su nmero e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su pestaa.Al seleccionar una diapositiva en el rea de esquema aparecer inmediatamente la diapositiva en el rea de trabajo central para poder modificarla.

3. Barra de herramientas de acceso rpidoLabarra de herramientas de acceso rpidocontiene, normalmente, las opciones que ms frecuentemente se utilizan. stas sonGuardar,Deshacer(para deshacer la ltima accin realizada) yRehacer(para recuperar la accin que hemos deshecho). Es importante que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo ms frecuentemente cuando trabajamos, pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.

4. Barra de TtuloLabarra de ttulocontiene el nombre del documento abierto que se est visualizando, adems del nombre del programa. La acompaan en la zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows.

5. Cinta de opcionesLacinta de opcioneses el elemento ms importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en PowerPoint. Se organiza en pestaas que engloban categoras lgicas.

6. ZoomAl modificar elzoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista general de las diapositivas que se encuentran en el rea de trabajo.Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada ser el tamao real, 100%). Se abrir una ventana donde ajustar el zoom deseado.O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones-o+que hay justo al lado, arrastrndolo.

7. VistasCon los botones de vistas podemos elegir eltipo de Vistaen la cual queremos encontrarnos segn nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, tambin podemos ejecutar la presentacin para ver cmo queda, etc.

8. rea de notasElrea de notasser donde aadiremos las anotaciones de apoyo para realizar la presentacin. Estas notas no se ven en la presentacin pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentacin en papel.

9. Barra de EstadoLabarra de estadomuestra informacin del estado del documento, como el nmero de diapositivas, el tema empleado, o el idioma en que se est redactando.

Entorno y Primeros PasosLa cinta de opciones

Hemos comentado que la cinta es la barra ms importante de PowerPoint, porque contiene todas las opciones que se pueden realizar. Vemosla con ms detalle.

Las herramientas estn organizadas de forma lgica en fichas (Inicio,Insertar,Vista...), que a su vez estn divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaa ms utilizada, Inicio, que contiene los gruposPortapapeles,Diapositivas,Fuente,Prrafo,DibujoyEdicin. De esta forma, si queremos hacer referencia durante el curso a la opcinPegar, la nombraremos comoInicio>Portapapeles>Pegar.

Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeo botn en su esquina inferior derecha. Este botnabre un panel o cuadro de dilogo con ms opciones relacionadas con el grupoen cuestin. En la imagen, por ejemplo, el cursor est situado en el botn que abre el panelPortapapeles. En el grupoFuenteabriramos el cuadro de dilogoFuente, y as consecutivamente.

Las pestaas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestaas nicamente cuando son tiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la fichaHerramientas de dibujono estar visible de entrada, nicamente se mostrar durante la edicin de la diapositiva.

AccesibilidadPowerPoint apuesta por dotar deaccesibilidadal programa, pudiendo controlarlo por completomediante el teclado.

Pulsando la tecla ALTentraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con nmeros semitransparentes.Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT

Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, para disponer de ms espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. Tambin puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botn con forma de flecha, que encontrars en la zona derecha superior o con la combinacin de teclas CTRL+F1

La Ficha Archivo

La pestaaArchivose encuentra destacada en color naranja, por qu?Porque, a diferencia del resto de pestaas, nocontieneherramientas para la modificacin y tratamiento del contenido del documento, sino ms bienopciones referentes a la aplicacin y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaa, se cubre el documento con un panel de opciones, es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista laVista Backstage.Las opciones principales son las deAbrir,Nuevo,GuardaryCerrardocumentos. Tambin puedes acceder a una lista de los documentos utilizados de formaRecienteySalirde la aplicacin. Las opcionesInformacin,ImprimiryCompartirlas veremos ms adelante.

Contiene dos tipos bsicos de elementos:Comandos inmediatos.Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque tambin pueden mostrar un cuadro de dilogo que nos pide ms informacin para realizar la accin.Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un pequeo recuadro azul que no ocupa todo el ancho del men.Algunos ejemplos son los comandosAbrir,Cerrar,Guardar como,OpcionesySalir.

Opcin que despliega una lista de opciones.Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un recuadro azul que ocupa todo el ancho del men. Al hacer clic, quedan coloreados con un azul ms intenso, de forma que sepamos qu informacin se est mostrando en el panel situado justo a la derecha.Algunos ejemplos son los comandosInformacin,RecienteoImprimir.

Crear presentacinA continuacin veremos dos formas de crear una nueva presentacin: partiendo de una en blanco y partiendo de una plantilla.Crear presentacin en blanco.Crear una presentacin es tan sencillo como abrir PowerPoint. Por defecto se muestra una presentacin en blanco con la que podremos trabajar. Sin embargo tambin podemos crearla de forma explcita si, por ejemplo, ya estamos trabajando con otra. Para ello haremos clic enArchivo>Nuevo. Seleccionamos la opcinPresentacin en blancoy pulsamos el botnCrearde la derecha.En las imgenes siguientes puedes ver el apartadoNuevocon las opciones descritas y el resultado final, es decir, la presentacin en blanco

En la primera diapositiva que se crea por defecto en las nuevas presentaciones dispondrs de dos cuadros: uno para el ttulo y otro para el subttulo. A partir de ah tendremos que aadir contenido o diapositivas nuevas y todo lo dems.

Crear presentacin a partir de una plantilla.Las plantillas son muy tiles porque generan una presentacin base a partir de la cual es mucho ms sencillo trabajar. Es decir, nos adelantan trabajo.Para utilizar plantillas los pasos son muy similares a los que acabamos de ver. Hacemos clic enArchivo>Nuevo, pero esta vez seleccionamos la opcinPlantillas de ejemplo. Aparecer un listado de plantillas, simplemente seleccionamos la ms apropiada y pulsamosCrear.

Observa que en la parte de la derecha aparece una vista previa de la plantilla seleccionada, que se corresponder con la primera diapositiva, es decir, la "portada".

Guardar presentacinGuardar es una tarea fundamental. Obviamente, si realizamos un trabajo es para conservarlo y por lo tanto deberemos guardar la presentacin como un archivo almacenado en nuestro equipo. Pero tambin es fundamental que guardemos las modificaciones a medida que vamos trabajando, porque si ocurre un error en el sistema o se va la luz elctrica evitaremos tener que rehacer las cosas. Como reza el dicho popular, ms vale prevenir que lamentar.Guardar es tan sencillo como acceder aArchivo>Guardaro hacer clic en el botn de la barra de acceso rpido. Tambin disponemos del atajo de teclado CTRL+G. Si es la primera vez que guardamos la presentacin deberemos indicar dnde queremos guardarla y bajo qu nombre. El resto de veces que guardemos, como el archivo ya se habr creado, lo nico que el sistema har es ir actualizando su contenido.

La primera vezLaprimera vezque guardamos se muestra una ventana similar a la siguiente (variar en funcin de la versin de Windows que utilices):El archivo con la presentacin se guardar en la carpeta que estemos visualizando, es decir, en la que tengamos abierta. En la imagen de ejemplo se guardara en la carpetaEjemplos del curso. Observa que en la parte superior se indica la ruta de dicha carpeta y que desde el panel izquierdo puedes explorar las carpetas del equipo para situarte en la que desees. Es interesante observar y recordar dnde se guardan los archivos de trabajo, as como hacerlo de forma organizada. Si es necesario se pueden crear carpetas desde la opcinNueva carpetaa fin de clasificar el trabajo de un modo ms apropiado.Adems de tener en cuenta dnde, tambin es importante saber con qu nombre se guarda. Para ello deberemos escribir el nombre deseado en el cuadro de textoNombre de archivo.Ya slo nos queda pulsar el botnGuardar.

Guardar una copia.En ocasiones es posible que necesitemos guardar una copia de un archivo con un nombre distinto al del original. As, podremos realizar modificaciones sobre l y dispondremos luego tanto de la presentacin inicial como de la copia modificada. Para ello, haremos clic enArchivo>Guardar como.Se abrir una pantalla idntica a la que utilizbamos para guardar por primera vez y por lo tanto el proceso ser el mismo que ya hemos visto. Esto tiene su lgica, ya que PowerPoint necesitar saber dnde guardar la copia y con qu nombre.

Abrir y cerrar presentacionesUna vez hemos creado y guardado una presentacin ya la tenemos almacenada en el equipo. Bien, y ahora, cmo la abrimos si queremos verla o seguir editndola? Existen varias formas de abrir una presentacin, nos vamos a centrar en las dos principales: abrirla desde PowerPoint localizndola manualmente en su carpeta contenedora y abrirla desde la lista de archivos recientemente utilizados.

1)Desde la opcinArchivo>Abriro las teclas rpidas CTRL+A se inicia el siguiente cuadro de dilogo:

La ventana es similar a la de guardar, pero esta vez exploraremos las carpetas para localizar aquella donde fue guardado el archivo. Una vez lo localizamos, hacemos clic sobre l para seleccionarlo y pulsamos el botnAbrir. El archivo se mostrar para empezar a trabajar con l.

2)Las personas que acostumbran a trabajar siempre con el mismo equipo encontrarn ms prctico el segundo mtodo:abrir el archivo de entre las presentaciones recientemente utilizadas. Este listado lo encontramos enArchivo>Reciente.

A la izquierda apreciaremos la lista de las ltimas presentaciones abiertas y a la derecha una lista de las ltimas carpetas contenedoras de presentaciones utilizadas. El listado se va actualizando segn utilizamos PowerPoint, pero tambin lo podemos modificar a nuestro antojo, si lo deseamos:

Paraquitar un elemento de la lista, hacemos clic con el botn derecho sobre l y escogemos la opcinQuitar de la lista.Paraforzar a que un elemento se muestre siempreen la lista, lo deberemos anclar haciendo clic en su botn en forma de chincheta . La chincheta se mostrar azul y como si estuviese clavada, esto indicar que se encuentra anclado. Para desanclarlo volveremos a hacer clic sobre el botn.Ya sabemos abrir presentaciones, slo nos queda mencionar un ltimo detalle. PowerPoint permite trabajar con varias presentaciones a la vez, de modo que si tenemos una abierta e intentamos abrir otra, esta se mostrar en una ventana nueva.

Por ello, es importante saber cambiar de ventana adecuadamente. Una forma sencilla de hacerlo es desde la pestaaVista, en el menCambiar ventanas. La ventana que se mostrar en primer plano ser aquella que est seleccionada, es decir, marcada con untickjunto a su nombre.

Cerrar una presentacinSi lo que queremos escerrar una presentacin, pero sin cerrar PowerPoint, deberemos hacer clic enArchivo>Cerrar.Si haba dos o ms ventanas de PowerPoint abiertas, al cerrar la presentacin se cerrar la ventana. Esto ser as en todos los casos, excepto cuando slo quede una presentacin abierta, que se mostrar PowerPoint sin ningn archivo de trabajo abierto.

Ejercicio Practico