Introduction à MS Access

1. Ouvrir une base de données2. Les objets de la base3. Les groupes4. Créer une nouvelle base5. Feuille de données6. Saisir un enregistrement7. Accéder aux enregistrements8. Modifier une valeur de champ9. Supprimer des enregistrements10.Gérer une feuille de données11.Aperçu avant impression12.Marges & orientation13.Tri14.Imprimer un objet15.Quitter Access

Ouvrir une base de données

Clic sur ouvrirou sur un des fichiers de l'historique

Ouverture de la boite de dialogue

Choisir le fichier que vous désirez ouvrir.

La fenêtre de gestion de la base s'affiche

la barre d'outils de cette fenêtre

On peut afficher Les Objets de la basece sont :les tablesles requêtesles étatsles pagesles macrosles modules

Les Groupes

Les favoris

Un clic sur l'onglet permet d'afficher ou masquer les objets

On peut redimensionner la fenêtre

Les TablesUne table peut être vue comme l'équivalent d'une feuille de travail Excel. C'est un objet cependant plus complexe et c'est l'objet fondamental d'une base de données. Une base contient au moins une table.Les Requêtes

Elles permettent une interrogation complexe des données contenues dans une ou plusieurs tablesLes FormulairesIls permettent de présenter soit les données contenues dans une table, soit les données renvoyées par une requête, sous une formeparticulièrement bien lisible à l'écran.Ils permettent également d'entrer de nouvelles données dans une base de données.

Les EtatsIls sont destinés à la création de rapports imprimés.

Les Pages.C'est un outil permettant la création de pages Web, permettant d'accéder à des parties de la base de données à travers un navigateur.

Les MacrosElles permettent par une programmation simple de modifier ou de manipuler soit de grands nombres de données, soit les objets d'Access

Les ModulesIls permettent l'écriture de code en Visual Basic. C'est un vrai langage de programmation, qui permet non seulement de manipuler tous les objets d'Access et les données contenues dans les tables, mais également par exemple d'accéder à des fichiers de données extérieurs, pour les analyser finement et en extraire les seules données qu'on veut importer dans la base de données.

Les Objets d'Access

Ouvrir un objet pour voir son contenu en mode feuille de données

Modifier la structure d'un objet

Créer un nouvel objet

Modifier le mode d'affichage de la fenêtre

Supprimer un objet

Renommer un objet :clic sur le nom, attendre qq secondes, puis modifier le nom

Les outils du gestionnaire d'Access

NOTE :Le menu contextuel

Exemple de vue en mode Ouverture

La visualisation ressemble exactement à ce que montrerait un fichier excel

On visualiser la table catégorie

Elles contient des colonnes avec des titreset des lignes avec du contenu

Notez qu'il y a quatre colonnes et cinq lignes.

Visualisation en mode Modification

Basculer rapidement du Mode Modification au mode Visualisation des données

Ce mode ne permet pas de visualiser les données

Par contre il permet de changer la structure de l'objet (ici la table catégories), et par exemple le nom des colonnes.

NOTE IMPORTANTECe qui est appelé colonne dans un tableur (excel) est appelé CHAMP dans une base de données

L'en tête de colonne est le NOM DU CHAMPLa valeur est le CONTENU DU CHAMP

Notez également qu'en mode Modification, on peut- Modifier le nom du champ- Modifier le type de données que le champ va contenir (cf.plus loin)- Ajouter une description, qui ne sert pas à la base de données, mais à vous afin de vous souvenir quelles sortes de données va contenir le champ

Fermer la table

Organiser les objets en groupes1 :Sélectionner une table 2 : Clic droit de la souris, ajouter à un groupe

Nouveau Groupenom du groupe : Articles

Il apparait dans la liste des groupes en dessous de Favoris

Ceci permet en présence de Base de données complexes de gérer cette complexité en séparant les tâches distinctes dans des Groupes ad hoc.

Le seul objectif est d'augmenter la lisibilité d'un projet.

NOTE 1:L'autre façon d'ajouter un objet à un groupe est la technique du Glisser-DéposerSelectionner un objet, en maintenant le clic de laa souris enfoncé, faites le glisser jusqu'au groupe adéquat.

NOTE 2 :Dans un groupe on peut avoir différents types d'objets : tables, requêtes, formulaires ...

NOTE 3 :On voit déjà l'intéret d'avoir des noms d'objets qui permettent de savoir de quel type d'objet il s'agit !!!!

Créer une table dans la base de données

Une table est un ensemble de données STRUCTUREESL'élement de base de cette structure est le CHAMPUn champ contient un type de données et un seul

Prenons un exemple, supposons qu'on veuille faire une base de données pour gérer un carnet d'adresses.

La première étape est Faire la liste des informations que devra contenir le carnet, par exempleNomPrénomAdressenumero de téléphoneEmail

Dans ce cas précis on voudra également :*/ On ne pourra remplir qu'un seul prénom*/ on pourra affecter deux emails et trois n° de téléphone

*/ Le champ adresse est structuré

On va donc modifier la structure comme suit :

NomPrénomPaysCode PostalVilleRueNumero_rueTelephone_MaisonTelephone_TravailPortableEmail_MaisonEmail_travailCommentaire

Un champ peut être rempli (renseigné) ou nonPour une personne donnée, l'ensemble des données constituent un ENREGISTREMENT

On voit dans ce cas précis que la table n'a pas exactement la forme que j'ai indiquée précédemment

On voit mieux le format de la table en mode Création

NOTE IMPORTANTE :En fait le format de la table dépend de manière cruciale des opérations que l'on va vouloir faire dessus.

Par exemple dans un format tel qu'indiqué pour carnet d'adresses, je pourrais très rapidement retrouver toutes les personnes qui habitent au n° 5 d'une rue, mais pas avec la table Clients

Par contre avec la table clients, je peux retrouver très rapidement tous les clients qui sont de hommes ou des femmes...

Nous verrons ce problème de laconception des tables plus en détails durant le cours...

Rappels

En mode Modification (en bas ci contre), on voit que tout enregistrement de la table est fait de 9 champs, qui devront chacun contenir un type de donnée bien précisOn peut modifier la structure de la table

En mode AffichageOn voit chaque enregistrement sous forme d'une ligneChaque colonne correspond au contenu d'un champ.On peut modifier le contenu des enregistrements

Créer une nouvelle table1 : Clic sur Tables pour activer les objets tables

2 : Clic sur Nouveau, pour ouvrir la boite de Dialogue

On peut créer une nouvelle table de plusieurs manières :

Mode Feuilles de donnéesGénéralement peu usité : on ouvre une feuille de données qu'on remplit immédiatement avec des donnéesMode CréationOn crée les champs un par un en définissant leurs noms et le type de données qu'ils vont contenir, on ajoute généralement une DescriptionIl faut avoir réfléchit au préalable àla structure de la tableAssistant TableAccess vous propose une aide pour créer la tableImporter la TableTrès utile pour importer d'anciens documents comme des feuilles de calcul excel, ou bien importer une table qui existe déjà dans une auter base de donnéesAttacher la Tablepermet d'utiliser une table qui existe déjà dans une autre base de données, sans avoir à recréer la table.

Nous allons maintenant nous faire aider par l'assistant

Sélectionner Assitant Table

Puis Clic OK

Utilisation de l'assistant création tableLa boite de Dialogue ci dessous s'ouvre

Sélectionner le type de table, Affaire ou Privé

Les exemples de tables changent en fonction de ce choix.Sélectionner Affaires

Dans la liste Exemple de Tables

Choisir celle qui se rapproche le plus de ce que vous voulez créer.Ici choisir Contacts

Indiquer quels sont les champsdont vous souhaitez disposer dans votre table

Ici, choisirNomFamilleAdresse VilleDépartementRemarquesRefListePublipostage

La flèche >> permet de sélectionner tous les champs

La flèche < permet de supprimer un champ sélectionné par erreur

Les champs choisis apparaissent dans la fenêtr de droite

Enfin, vous pouvez renommer un nomde champ à votre guise

Pour finir Clic sur Suivant

1 : Donner un nom à votre table (max 64 caractères). Conseil : Donnez un nom parlantIci : taper Adresses

2 : Indiquer comment définir la clé primaire de la table

(Nous verrons plus loin ce qu'est une clé primaire)

Clic sur Non, ...

3 : Clic sur Suivant

1: Vous avez choisi de définir vous même la clé primaire : c'est ici àl'aide de cette liste déroulante que vous choisissez le champ qui sera la clé primaire

Ici Choisir RefListePubliPostage

Puis choisir l'option Numeros et lettres entrés ...

NOTIONS DE CLE PRIMAIRE

Dans votre table, chaque enregistrement se rapporte à un client différent. IL faut pouvoir identifier chaque client de manière unique ! Et précise !

Le nom du client n'est pas suffisant, car deux peuvent s”appeler Dupont. Nom & Prénom n'est pas bon nonplus, on peut avoir deux Jacques Martin.

Dans la vie réelle, vous posséder une clé primaire : c'est votre numéro de sécurité sociale...

Pour créer une clé primaire, vous pouvez donc choisir un champ dont vous savez que chaque client sera unique (son n° de sécu par exemple)ou bien vous pouvez laisser à Access le choix de créer un nouveau numéro unique chaque fois qu'une nouvelle ligne (nouvel enregistrement) sera créé dans la base de donnée, montrant ainsi qu'un nouveau client est apparu

NOTE :si vous choisissez cette dernière possibilité, un même numéro ne peut être supprimé puis recrée.Donc si un client est supprimé de la table, puis repparait plus tard, il aura forcément un numéro client différent de celui qu'ilavait avant

La boite de Dialogue suivante permet de définir les realtions entre tables

Comme nous n'avons pas vu cette notion, Clic simplement sur Suivant

C'est la dernière boite de dialogue de l'assistant création de tables

On va ensuite voir notre table

Soit en mode Création

Soit en mode Affichage

Choisir Création

Puis Clic Terminer

Si on n'avait pas utilisé l'assistant, on aurait directement ouvert cet affichage, mais les lignes auraient été vides.

Il existe plusieurs Type de données qui peuvent êtr choisis en fonction de ce que doit contenir le champ.

Nous voyons que l'assistant d'access a déterminé automatiquemetn deux types de données

LES TYPES DE DONNEES :

Texte : lettres ou chiffres, max 255 caractères; on peut rechercher dans le champ, maispas calculer

Mémo : lettres ou chiffres max65 535 caractères.Les mémos ne peuvent pas êtr recherchés ni manipulés; ils servent à stocker par

exemple des images

Numérique : des nombres uniquement (on peut calculer avec)

Numero Auto : Clé primaire d'access

Oui/Non : valeur booléenne

NumériqueDate/HeureMonétaire : permettent d'utilsier des formats prédéfinis

Objets OLE : insertion decomposants d'autres applicationssous Windows. Par exemple un dessin ou

une image qui pourront être modifiés depuis Access

Liens hypertexte : un clic dessus ouvrira la lien

Assistant de liste de choix : ouvre l'assistant Access

Pour modifier un nom de champ : 2bClic dessus, puis modifier

Pour changer le Type de données qu'un champ va contenir, ouvrir la liste déroulante, puis choisir le type voulu

Pour déplacer la place d'un champ

Clic sur la case grise à gauchepuis glisser déposer àl'endroit voulucf. : flèche verte

NOTE :Aide contextuelle

Clic sur un champ :

Taper F1

Apparait alors l'aide concernant ce champ

Les propriétés des champs

Pour chaque champ, il est possible de définir ses propriétés de manière plus précise.

Par exemple pour le champ ville :

Nous allons augmenter sa taille (nombre de caractères que peut comprendre le nom de la ville) à 60.

Nous allons également préciser que son indication est obligatoire :

Null interdit :ouiChaine vide ..:non

Le champ qui sera utilisé comme clé primaire est indiqué par la marque

Il est possible de changer le champ qui fera office de clé primaire, à l'aide d'un clic droit de la souris sur l'une de ces cases grisées.

Nous verrons plus loin qu'onpeut définir des clés primaire sur plusieurs champs.

NOTE : lors de la fermeture de la table, on vous demande si vous voulez enregistrer les modifications effectuées.

Ouvrir une table en mode feuille de données

Clic droit de la souris sur la table Adresses, puis clic Ouvrirou bine :dbClic sur la table

La table s'ouvre en mode Feuille de données. Elle ne contient encore aucun enregistrement.Pour la visualiser en mode création : clic droit,puis Création.Ou bien clic sur l'icone création

On peut alors rentrer directement des données dans les champs (les cellules) commeon le ferait dans une feuille de données excel.

On passe d'une cellule à la suivante avec la souris, ou la tabulation.

Si la table contenait plus d'enregistrement que ne peut en afficher la fenêtre (lignes à l'écran), on pourrait passer d'un enregistrement au suivant par la barre de navigation

ou bien aller directement àl'enregistrement numéro n en tapant n ici :

puis en validant avec un retour chariot

De même si on ne peut pas afficher toutes les colonnes, l'ascenceur horizontal permet de les faire défiler àl'écran

Essayer de rentrer des données dans la table, comme indiqué ci contre. Ajouter plusieurs lignes.

NOTE 1.Comme RefListe..., essayer de taper le code D10A2Vous voyez que vous ne pouveze pas faire apparaitre le 2 !!!

Affichez la table en mode Création : vous voyez que le champ est un texte à quatre caractères, donc impossible de faire entrer 5 caractères.Si vous devez avoir un code à 5, chagez les proprités du champs à 5 caractères.

NOTE 2.En augmentant la longueur d'un champ, vous ne perdez aucune données dans la table.En diminuant la longueur d'un champ, toutes les valeurs qui sont plus courtes seront tronquées.

NOTE 3.Pour un champ décimal, utiliser soit la virgule soit le point en fonction du paramétrage de WindowsAu besoin changer le pour pouvoir utiliser le point du pavé numérique : Panneau de configuration |Options régionales, Onglet = Nombre , Symbole décimal

La même remarque est valable pour les dates, heures et symboles monétaires

En mode Feuilles de données, Access se comporte presque exacctement comme Excel. Vous pouvez donc copier des cellules, des lignes des colonnes.Redimensionner les largeurs de colonnes, les hauteurs de lignesDéplacer une colonne vers la gauche ou vers la droiteModifier la taille des lettres, leur couleur et la police utilisée, mais cela s'applique à toute la feuille et non à une seule cellule

Vous pouvez ajouter une nouvelle colonne, ou en supprimer une ; cela sera appliqué automatiquement sur la table. En fait il est FORTEMENT conseillé de n'ajouter ou supprimer des colonnes qu'en mode Création, après avoir bien réfléchi ...

Figer des colonnes

Ouvrez la table Articles en Feuille de données

Elle contient plus de colonnes qu'on ne peut en visualiser à l'écran. Or les données qui vous intéresse sont le Code Article, La désignation et le prix unitaire.

Sélectionner la colonne Code Article, puis menu Format |Figer les colonnesFaites de même avec les colonnes Désignation et prix unitaire

L'aspect de la feuille a changé, les 3 colonnes qui nous intéressent sont bloquées sur le bord gauche de la feuille

L'ascenceur horizontal permet de faire défiler la visu sur les autres colonnes, sans déplacer les colonnes figées

Utiliser le menu Format | Libérer les colonnes pour annuler cette opération.

NOTE : en cas d'impression, si les colonnes dépassent la largeur d'une page, les colonnes figées sont imprimées sur chaque page supplémentaire.

Cacher, Afficher les colonnes

Menu Format | Afficher les colonnes

La boite de dialogue contextuelle ci contre apparait

Les colonnes qui s'affichent à l'écran sont cochées, les autres resteront invisibles.Vous pouvez cocher seulement celles qui vous intéresse, comme vous les avez figées précédemment.

Note Pour cacher une seule colonne, séletionner la, puis menu Format | Masquer les colonnes

Note : quand vous enregistrez la table, vous enregistrez également les options de présentation telles que vous les avez modifiées

Aperçu avant impressionTout comme dans Excel, vous avez : menu Fichier | Aperçu avant impression, la possibilité de voir en grandeur réelle comment se passera une impression.

Cela est utilise en particulier pour vérifier que vos colonnes seront bien sur une seule page

Onglet :Installation pour modifier les marges et leformat de la page

Onglet Fermer pour quitter l'aperçu

Ces icones permettent de voir 2 ou 4 pages simultanément

Permet de faire défiler lespages

Trier les enregistrements

1 : Sélectionner une colonne

2 : Appliquer un tri croissant ou décroissant3 : résultat = la feuille entière est triée d'après les valeurs croissantes ou décroissantes de la colonne choisie

NOTE : Il est impossible de trier uniquement la colonne

Pour retrouver un tri d'après la clé primaire : ùmenu Enregistrements | Afficher tousles Enregistrements

NOTE :si en fermant la table vous sauvez, le tri actuel sera suavegardé et la table s'ouvrira ainsi triée la prochaine fois.