Control de gestiune prin inventariere

FEKETE ANA MARIAGRUPA 416

Capitolul 1 Inventarierea..

Capitolul 2 Prezentarea societii

Capitolul 3 Studiu de caz..

Inventarierea

Inventarierea patrimoniului reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, in patrimoniul unitatii la data la care aceasta se efectueaza.Obiectul inventarierii il constituie: elementele patrimoniale proprii; bunurile si valorile detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice; bunurile aflate la terti.Scopul: determinarea reala a patrimoniului; asigurarea integritatii patrimoniului; repartizarea in timp a cheltuielilor si a veniturilor; constatarea cresterilor sau deprecierilor valorilor contabile ale elementelor patrimoniale prin stabilirea valorii acuale si a valorii de utilitate; stabilirea si evaluarea elementelor patrimoniale care sunt aduse ca aport in natura la capitalul social. Momente n care se efectueaza inventarierea:Inventarierea se efectueaza, in mod obligatoriu, in urmatoarele momente:a) la inceputul activitatii unei unitati;b) cel putin o data pe an, pe parcursul functionarii unitatii;c) in cazul fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii unei unitati;d) in cazul calamitatilor naturale sau al unor cazuri de forta majora;e) in cazul predarii-primirii gestiuniif) in cazul spargerii sau la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului;g) in cazul modificarii preturilor bunurilor;

Etapele inventarieriiPrincipala responsabilitate, si anume, buna organizare a lucrarilor de inventariere revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii patrimoniului.Administratorul numeste prin decizie scrisa comisiile de inventariere, care trebuie sa fie formate din cel putin doua persoane cu pregatire corespunzatoare tehnica. Din comisiile de inventariere nu pot face parte: gestionarii depozitelor supuse inventariereii si contabilii care tin evidenta gestiunii respective, cu exceptia unitatilor mici; gestionarul are, insa, obligatia sa asiste la desfasurarea inventarierii.Inventarierea este o lucrare complexa care se deruleaza in mai multe etape: Pregatirea inventarierii; Inventarierea propriu-zisa; Stabilirea si inregistrarea in contabilitate a diferentelor constatate. Finalizarea inventarieriiPregatirea inventarierii este o etapa premergatoare inventarierii propriu-zise. In cadrul acestei etape etape se iau o serie de masuri organizatorice si anume: se constituie prin dispozitie scrisa a conducatorului unitatii o comisie centrala de inventariere se sigileaza caile de acces in gestiuni, cu exceptia locului in care incepe inventarierea; se cere gestionarului o declaratie scrisa din care trebuie sa rezulte: daca are in gestiunea sa bunuri nereceptionate sau bunuri care nu apartin gestiunii; daca are documente de predare-primire a bunurilor care nu au fost operate in evidenta sa operativa sau nu au fost predate la contabilitate; daca are cunostinta de evidenta unor plusuri sau minusuri in gestiune; se sisteaza operatiunile de intrare-iesire a bunurilor din gestiune; se identifica locurile in care ar putea fi depozitate bunurile care se inventariaza si se sigileaza; se grupeaza bunurile ce urmeaza a se inventaria pe sortimente si pe categorii de preturi. se verifica daca aparatele de masura sunt in buna stare de functionare.Din punct de vedere contabil se iau urmatoarele masuri : se asigura inregistrarea tuturor operatiunilor in contabilitatea sintetica si analitica si in evidenta operativa condusa in cadrul gestiunilor (fise de magazine, rapoarte de gestiune, etc); se verifica exactitatea inregistrarilor prin confruntarea informatiilor din contabilitate cu cele din evidenta operative si prin intocmirea balantelor de verificare sintetice si analitice; se ridica de la gestiuni toate evidentele operative si se vizeaza dupa ultima operatiune (benzi de la casele de marcat, fise de magazine, rapoarte de gestiune, etc).Inventarierea propriu-zisaInventariera propriu-zisa reprezinta constatarea, descrierea si evaluarea elementelor patrimoniale si se face la locurile de depozitare a bunurilor respective, constatarile trecandu-se in listele de inventariere.Listele de inventariere se intocmesc separat pe locuri de depozitare, pe categorii de bunuri si pe persoane responsabile de integritatea lor.Bunurile inventariate se inscriu in listele de inventariere cu precizarea denumirii, codului, unitatii de masura, indicilor calitativi, pretului unitar de evidenta. Listele de inventariere se completeaza citet, fara stersaturi sau intercalari de randuriStabilirea stocurilor faptice se face prin numarare, cantarire, msurare sau calcule tehnice. Bunurile aflate in ambalaje originale se verifica prin sondaj, stivele formate din saci, lazi, cutii, containere etc. se desfac si se verifica separate, bunurile de volum mare (de masa) cum ar fi silozurile de cereale, rezervoarele de benzina sau de vin de inventariaza pe baza de calcule tehnice si pe baza analizelor de laborator.Elementele patrimoniale de activ si de pasiv, a caror existenta nu poate fi costatata prin inventarieri fizice se verifica pe baza datelor din contabilitate. Acest procedeu se utilizeaza in cazul bunurilor apartinand unitatii, dar care se afla in afara acesteia (mijloace fixe date in chirie, materiale lasate in pastrare furnizorului, produsele, etc). Tot prin acest procedeu, al constatarilor indirecte, se verifica: disponibilitatile banesti din conturile de la banci (reflectate in extrasele de cont eliberate de catre banci); creantele si obligatiile unitatii in raport cu tertii (oglindite in contabilitatea analitica si in extrasele de cont confirmate de terti).In vederea calcularii plusurilor si minusurilor de inventar, elementele patrimoniale se evalueaza la valoarea de intrare in patrimoniu devenita valoare contabila.Rezultatele inventarierii se consemneaza intr-un proces verbal de inventariere, care cuprinde: perioada si gestiunile inventariate; persoanele care au participat la inventariere; plusurile si minusurile constatate; bunurile depreciate; creantele si datoriile incerte sau in litigiu; concluziile si propunerile comisiei privind cauzele diferentelor de la inventar si persoanele vinovate; propuneri privind scoaterea din uz a obiectelor de inventar si de casare a mijloacelor fixe.In termen de trei zile de la data incheierii inventarierii, propunerile din procesul verbal de inventariere vor fi prezentate administratorului pentru luarea unor masuri in vederea solutionarii situatiilor aparute. Administratorul, cu avizul compartimentului financiar-contabil si a compartimentului juridic, va decide in termen de 5 zile asupra solutionarii propunerilor facute de comisie.Toate rezultatele finale ale inventarierii se trec in Registrul inventar, completat anual intr-un singur exemplar.Stabilirea si regularizarea diferenelor la inventarPentru a stabili rezultatele inventarierii trebuie parcurse urmatoraele etape: - confruntarea situatiei faptice cu cea scriptica;- stabilirea lipsurilor imputabile;- compensarea lipsurilor cu plusurile constatate;- aplicarea scazamintelor legale. Prin compararea celor doua stocuri, scriptic si faptic, se constata eventualele plusuri sau minusuri la inventariere:

Stoc scriptic > stoc faptic = minus inventar

Stoc scriptic < stoc faptic = plus inventar

Pentru elementele de activ: diferentele constatate in plus intre valoarea de inventar si valoarea de intrare nu se inregistreaza in contabilitate, aceste elemente mentinandu-se la valoarea lor de intrare; diferentele constatate in minus intre valoarea de inventar stabilita la inventariere si valoarea de intrare se inregistreaza in contabilitate pe seama amortizarii, in cazul in care deprecierea este ireversibila sau se constituie un provizion pentru depreciere, cand deprecierea este reversibila, mentionandu-se valoarea lor de intrare;

Pentru elementele de pasiv: diferentele constatate in plus intre valoarea de inventar si valoarea de intrare a elementelor de pasiv de natura datoriilor se inregistreaza in contabilitate prin constuirea unui provizion, mentionandu-se la valoarea lor de intrare; diferentele constatate in minus: intre valoarea de inventar si valoarea de intrare nu se inregistreaza in contabilitate, mentinandu-se la valoarea lor de intrare.Compensarea plusurilor cu minusurile sunt acceptate numai daca sunt indeplinite urmatoarele conditii: bunurile sunt de acelasi fel, sunt asemanatoare in ceea ce priveste aspectul exterior: culoare, model, dimensiuni, ambalaj etc. plusurile si minusurile trebuie sa fie aferente aceleiasi perioade de gestiune si aceleiasi gestiuni;

CAPITOLUL IIPREZENTAREA SOCIETATIIDenumirea societii: S.C. ARABESQUE. S.R.L.Numr Ordine Registrul Comerului: J17/666/1994Cod unic de identificare: 5340801Data infiintarii : 10.03.1994Adres sediu social: judetul Galati, strada Timisului , nr 1.

Date financiare :AN BILANTCIFRA AFACERIPROFITCAPITALURI PROPRIIANGAJATI

20081.742.169.392-62296714479632693715

20091.303.695.609-87365914381152772673

20101.747.108.50038.161.1874625784932447

20111.991.813.00034.635.8514465492442530

Societatea a fost infiintata in anul 1994, cu obiect de activitate comertul cu materiale de constructii . Arabesque s-a dezvoltat continuu, intr-un ritm foarte rapid , ajungand astazi cel mai mare distribuitor de materiale de constructii si finisaje , cu portofoliu complet de produse si servicii, cu operatiun atat in plan extern cat si in plan intern .Compania detine un portofoliu de peste 10.000 de clienti , din mai multe domenii de activitate, cei mai multi dintre acestia activand in domeniul constructiilor.In prezent , administratorul companiei este Rapotan Cezar, detinand majoritatea actiunilor

Pentru efectuarea inventarierii s-au intocmit urmatoarele documente : decizia de inventariere declaratia de inventar procesul verbal de sigilare procesul verbal de constatare diferente nota explicativa decizia de imputare lista de inventariere procesul verbal privind rezultatul inventarierii. angajamentul de plataDocumentele supuse controlului sunt : facuturile primare si facturile emise de catre societate balanta de verificare situatiile financiare avize de insotire a marfii registrul inventar fise de magazie registrul jurnal

SC.ARABESQUE.SRLDECIZIA DE INVENTARIERENr. 20 din 08.04.2014

n vederea inventarierii gestiunii depozitului firmei SC ARABESQUE SRL la 08.04.204 din Bucuresti gestionat de Ionescu Elena se constituie comisia de inventariere compusa din:Domnul Anghel Matei , presedinteDoamna Grigore Cristina , membruDomnul Paun Ion, membru.Inventarierea ncepe la 08.04.2014 i se termina la 08.04.2014Controlul gestiunii i ntocmirea procesului verbal de control se va efectua de Grigore Cristina si Paun Ion, organ de control n cadrul compartimentului CFG, pna la data de 10.12.2014.

DIRECTORCONTABIL SEF

S.C ARABESQUE S.R.L.DECLARAIE DE INVENTAR

Subsemnata Ionescu Elena gestionara a depozitului firmei S.C. ARABESQUE S.R.L. numita prin decizia nr.38547 din data 10.11.2009 declar: 1. Toate valorile materiale i bneti aflate n gestiunea subsemnatului se gsesc n ncaperile ( locurile ) : depozit 2. Posed ( nu posed ) valori materiale i bneti aparinnd : -

3. Am ( nu am ) cunotiina unor plusuri n valoare ( cantitate ) de : -

4. Am ( nu am ) eliberat valori materiale i bneti fr documente legale. Beneficiar : -

5. Am ( nu am ) valori materiale nerecepionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au ntocmit documentele aferente n cantitate de : -

6. Am ( nu am ) documente de primire- predare care nu au fost operate la zi sau nu au fost predate la contabilitate: -

7. Dein ( nu dein ) numerar din vnzarea mrfurilor aflate in gestiune, de lei:-

8. Ultimele documente de intrare sunt: fel FACTURA FISCALA nr. 9524005 din 03.04.2014.

9. Ultimele documente de ieire sunt: fel aviz de nsoire a mrfii nr. din 03.04.2014.

10. Ultimul raport de gestiune a fost ncheiat la data de 07.04.2013.SemnturiDat n faa noastrGestionar

GRIGORE CRISTINAData 08.04.2014

PAUN IONOra 10:00

S.C. ARABESQUE S.R.L.

PROCES VERBAL DE SIGILAREdin 08.04.2014

n executarea deciziei de inventariere nr. 20 din 08.04.2014 privind gestiunea SC.ARABESQUE.SRL IONESCU ELENA , subsemnata GRIGORE CRISTINA organ de control CFG n prezena doamnei IONESCU ELENA, gestionara, am procedat la sigilarea spaiului de depozitare a valorilor materiale i bneti n depozitul situat n Galati, strada Timisului , nr 1

A fost aplicat sigiliul nr.80 S.C. ARABESQUE.R.L.

Odat cu sigilarea s-a procedat i la predarea ctre organele de control a cheilor de la depozit din strada Timisului.

Organe de control Gestionar Asisteni

SC.ARABESQUE.SRLDENUMIREA BUNURILOR INVENTARIATE LISTA DE INVENTARIERE 08.04.2014

STOCURIDIFERENTE

FAPTICSCRIPTICPLUSMINUSPRET UNITAR(LEI)

SURUB LEMN1001001.50/BUC

PIULITA450500502.00/BUC

SAIBA480500201.00/BUC

VATA FONTROCK40040024.00/BUC

VATA ISOVER40040024.00/BUC

PROFIL DE COLT5906001015.00/BUC

PROFIL UW50050015.00/BUC

SURUB CU DIBLU390400102.00/BUC

DIBLU CU INEL50150012.50/BUC

DIBLU METALIC49950012.50/BUC

FLANSA FIXARE30030020.00/BUC

In urma inventarierii, firma Arabesque prezinta urmatoarea situatie rezultata din listele de inventariere :La gestiunea de materii prime s-au constatat urmatoarele diferente:U/MS.fapticS.scripticP/uCantit.plusCantit.minusValoareplusValoare minus

PIULITABUC4505002.0050100

SAIBABUC4805001.002020

PROFIL DE COLT

BUC59060015.0010150

SURUB CU DIBLUBUC3904002.001020

DIBLU CU INELBUC5015002.5012.50

DIBLU METALICBUC4995002.5012.50

Minusurile de materii prime se inregistreaza astfel:601 ``Cheltuieli cu materii prime`` = 301 ``Materii prime``

S.C. ARABESQUE S.R.L..

NOTA EXPLICATIV

Subsemnata IONESCU ELENA salariata a S.C. ARABESQUES.R.L. n funcia de gestionara de la data de 10.11.2009, la ntrebrile puse de Grigore Cristina n baza art. 8 din Legea 30/1991, dau urmatoarele explicaii:1. ntrebare: n ce perioad s-a produs paguba?

1. Rspuns: n perioada 1.03.2014-30.03.2014

2. ntrebare: Cum justificai lipsa produselor?

3. Rspuns: Justific lipsa produselor prin neinregistrarea corecta a avizelor de insotire a marfurilor pentru produsele distribuite catre centrele noastre de desfacere.

Dac mai avei ceva de adugat . Atat am avut de declarat

Dat in faa noastr, Data 08.04.2014Grigore Cristina Semnatura

S.C. MIVAROM IMPEX S.R.L.PROCES VERBAL DE CONSTATARE DIFERENE NR.20 DIN 08.04.2014

Comisia de inventariere este format din:1. Anghel Matei , preedinte2. Grigore Cristina , membru3. Paun Ion , membruAvnd ca obiectiv de inventariat : gestiunea depozitului SC ARABESQUE SRL, conform Deciziei S.C. ARABESQUE S.R.L. nr.20 din 08.04.2014 prin inventarierea efectuat la data de 08.04.2014 asupra creia am constatat urmtoarele: Diferenele constatate: se observ n lista de inventar anexat Operatiunile de inventariere s-au efectuat la 08.04.2014 Asupra modului de administrare, gestionarea valorilor inventariate, menionm urmtoarele: Datorit neglijenei gestionarei Ionescu Elena s-a produs o pagub n valoare de 290 lei Nu s-au constatat plusuri Minusurile se pot compensa parial cu plusurile existente in cazul produselor identice Minusurile pentru care nu exist justificri documentare vor fi suportate de ctre gestionar. Msuri i propuneri pentru viitorMasuri luate : imputarea gestionarului a lipsei articolelor care un pot fi regsite n nregistrri mustrarea gestionarului i luarea unei note explicative Drept pentru care am ncheiat prezentul proces verbal n dou exemplare din care unul s-a lsat unitii inventariate.

COMISIA DE INVENTARIEREAnghel MateiGrigore Cristina Paun Ion S.C. ARABESQUE S.R.L.

DECIZIE DE IMPUTARE NR. 15 DIN 08.04.2014

Avnd n vedere procesul verbal de constatare diferene nr 20 din 08.04.2014 ntocmit de Popescu Ionela n calitate de contabil ef din care rezulta c s-a produs o pagub n valoare de 470 lei reprezentnd urmtoarele:Denumire produs cant pret unitarval totala1. Piulita 50 buc /2.00 100 lei2. Saiba 20 buc/1.0020 lei3. Profil de colt 10 buc/15.00 150 lei4. Surub cu diblu 10 buc/2.00 20 lei Paguba s-a produs n perioada 1.03.2014-30.03.2014 fiind adus la cunostiin conducerii prin actul de constatare mai sus artat. Rspunztoare pentru producerea pagubei se face doamna Ionescu Elena avnd funcia de gestionar i locul de munc la S.C. Arabesque.R.L. domiciliat n Galatia, str. Timisului, nr. 1.Totalul pagubei este acoperit in totalitate de catre Ionescu Elena Calculul s-a facut aa cum rezult din actul de constatare. n nota explicativ dat cu ocazia constatrii pagubei, doamna Ionescu Elena nu a justificat in mod contabil lipsurile existente .

DECIDE:

Se imput doamnei Ionescu Elena avnd funcia de gestionara la S.C. ARABESQUE S.R.L. domiciliat n Galati suma de 279 lei, adica contravaloarea lipsurilor constatate la inventarierePrezenta decizie de imputare constituie titlu executoriu de la data comunicrii 08.04.2014Decizia poate fi contestat n termen de 30 zile de la comunicare

DIRECTOR VIZA CONTROL FINANCIAR PREVENTIV VIZA JurisconsulCONTABIL EFDOVADA DE COMUNICARE

Subsemnata IONESCU ELENA domiciliat GALATI am primit decizia de imputare nr 15 din 08.04.2014 emis de S.C. ARABESQUE S.R.L. n valoare de 279.00 lei

SEMNTURA DATA 08.04.2014AGAJAMENT DE PLATA

Subsemnata IONESCU ELENA domiciliata n GALATI str. TIMISULUI nr. 105 posesor al C.I. seria RX nr. 682000 emis de SECTIA 1 sub nr. 13528 n anul 2000 avnd funcia de GESTIONAR la S.C. ARABESQUE S.R.L. lund cunotiin de faptul c prin inventariere s-a constatat c din vina mea am produs S.C. ARABESQUE S.R.L. o paguba de 279.00 lei provenit din lipsa urmtoarelor produse:1.Piulita 50 buc /2.00 100 lei2.Saiba 20 buc/1.0020 lei3.Profil de colt 10 buc/15.00 150 lei4.Surub cu diblu 10 buc/2.00 20 lei mi iau angajamentul de a plti aceast sum catre S.C. ARABESQUE S.R.L. integral in termen de 3 zile.

n caz de nerespectare se va proceda la executarea silit.

SEMNATURA DATA 08.04.2014

CALITATEA - GESTIONAR

PROCES VERBALIncheiat azi 08.04.2014

Subsemnatul PAUN ION si subsemnata GRIGORE CRISTINA in calitate de organe de control in cadrul compartimentului CFG in baza HG 735/1991, L30/91 a delegatiilor de control am efectuat in data de 08.04.2014 control financiar de gestiune asupra perioadei 01.03.2013-30.03.2014 punctul de desfacere ARABESQUE al firmei SC. ARABESQUE. SRL , cu sediul in GALATI,str Timisului.In perioada verificata, unitatea a fost reprezentata de catre domnul RAPOTAN CEZAR conducatorul unitatii si de catre doamna IONESCU ELENA , in calitate de gestionar al unitatii.I. obiectiv controlat: modul de gestionare a intrarii si iesirii marfurilor Constatari: s-a constatat lipsa unor produse din gestiune care un au putut fi justificate prin documente

PROPUNERI: mbuntirea spaiilor de depozitare realizarea unui program computerizat de evidenta a intrarilor si ieirilor din depozit in vederea unei gestiuni actualizate

SEMNATURADATA

Concluzii

Inventarierea gestiunii societii S.C.ARABESQUE S.R.L. s-a realizat n bune condiii, bunurile supuse inventarierii fiind etichetate. Datorit bunei arhivri a documentelor, timpul necesar verificrii acestora a fost scurt.In urma inventarierii s-a constat un minus n gestiune n valoare de 279 lei.Pentru minusurile existente n gestiune s-a ncheiat nota de constatare, pentru neregulile existente fcndu-se vinovat gestionarul societii, lipsa constatat imputndu-se acestuia din urm.La sfritul inventarierii tuturor elementelor s-a ncheiat un Proces verbal de inventariere i control gestionar care a cuprins toate constatrile, avnd anexate toate notele explicative, procesele verbale intermediare ncheiate, deciziile de inventariere, declaraiile de inventariere, listele de inventariere etcAprecierea general a Comisiei de control si a Compartimentului Control Financiar de Gestiune este ca nu au fost constatate fapte foarte grave, iar singura neregula constatata fiind cauzata de neatentia gestionarului.

BIBLIOGRAFIE:1. www.zf.ro2. Victor Munteanu, tefan Zuca, Marinela Zuca, Control i audit financiar-contabil3. www.cabinetexpert.ro