INVITACION PRIVADA DE OFERTAS OBJETO - Colvatel · INVITACION PRIVADA DE OFERTAS OBJETO Prestación de servicios de outsourcing de impresión con insumos, sin incluir papel. Por un

INVITACION PRIVADA DE OFERTAS

OBJETO

Prestación de servicios de outsourcing de impresión con insumos, sin incluir papel. Por un periodo de 12 meses.

TÉRMINOS DE REFERENCIA

1. CONDICIONES GENERALES DE LA INVITACIÓN

1.1. CONDICIONES GENERALES Los OFERENTES interesados en el presente proceso, deberán examinar cuidadosamente el contenido de la invitación formulada por COLVATEL S.A. ESP, con el fin de que su propuesta se ajuste en su totalidad a la misma y tener en cuenta que las reglas contenidas en ella son de obligatorio cumplimiento y forman parte del respectivo contrato en el caso de su adjudicación. En caso de encontrar discrepancias u omisiones en los términos de referencia, o tener dudas en cuanto al significado o alcance de los mismos, o requerir aclaraciones al respecto antes de presentar su propuesta, deberá manifestarlo a COLVATEL S.A. ESP a través de comunicado escrito dirigido al correo electrónico [email protected], o mediante oficio dirigido al área de Compras de COLVATEL S.A. ESP, ubicada en la Diagonal 23 K No. 96 F - 62, interior 2 de la ciudad de Bogotá D.C. Las solicitudes de aclaración SOLO se podrán realizar hasta la fecha prevista en el cronograma contenido en la presente invitación. En caso de no hacerlo, se entenderá que no existen dudas y que por lo tanto, el OFERENTE acepta totalmente los términos, requisitos y condiciones expresados en el presente documento. Las propuestas, los comunicados formales, aclaraciones y todo lo referente al desarrollo del presente proceso de selección se harán en idioma español. Debe tenerse en cuenta que NO se acepta la presentación de ofertas parciales. COLVATEL S.A. ESP aclara que la presente solicitud de ofertas no constituye promesa de celebrar contrato alguno y que la decisión de adjudicar y celebrar un contrato dependerá de la oferta que más convenga a los intereses de COLVATEL S.A. ESP. El contrato se ejecutará con base en órdenes de servicio cursadas por COLVATEL S.A. ESP, quien no se obliga a solicitar un número determinado de impresoras ni se compromete con una cantidad mínima o máxima de Impresoras, pues éstos dependen de sus necesidades puntuales. El precio del contrato que llegare a celebrarse será a cupo y podrá o no agotarse. El oferente acepta ésta condición con la presentación de la oferta y en consecuencia, renuncia a intentar reclamación alguna con ocasión de ella, cualquiera fuere el resultado de la ejecución contractual.

mailto:[email protected]

1.2. INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA INVITACIÓN

La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere haberse suministrado con anterioridad a esta invitación 1.3. CRONOGRAMA El cronograma estimado para el presente proceso de invitación privada es el siguiente:

1.4. HOMOLOGACIÒN DE PROVEEDORES. La homologación de proveedores es una práctica empresarial adoptada por Colvatel S.A ESP y ejecutada a través de un tercero especializado (RISK), que determina la viabilidad de los proveedores evaluando diferentes aspectos determinantes para la contratación del oferente. La homologación será exigida al oferente que se adjudique el contrato. Con la homologación se pretende disminuir el riesgo operativo, financiero, reputacional y que los proveedores se ajusten a las políticas de Colvatel S.A. ESP. Los costos derivados de este proceso serán asumidos por el oferente en un 100%. PARAGRAFO. La homologación es independiente de la obligación que le asiste al proveedor de registrarse en la base de datos de proveedores de Colvatel S.A. ESP. 1.5. FORMULACIÒN DE LA PROPUESTA Podrán participar en el proceso de invitación privada, las personas consideradas legalmente capaces, naturales o jurídicas.

a. El oferente persona natural, el representante legal o apoderado debidamente

facultado de la sociedad oferente, según el caso, debe suscribir el Anexo Nº 1 (centrales de riesgo), Anexo N° 2 formato propuesta económica, Anexo N° 3 (compromiso anticorrupción) del presente capítulo. Dichos anexos deberán ser

ACTIVIDAD FECHA MAX. / HORA MAX.

Envío de invitación privada (términos de referencia) 07/12/2017

Observaciones a los términos de referencia o condiciones exigidas.

12/12/2017

Recepcion de propuestas 14/12/2017 Hasta las 4:00 PM

Evaluación de Propuestas 19/12/2017

Etapa de negociación 20/12/2017

Selección del proveedor 22/12/2017

Firma del contrato 26/12/2017

diligenciados por el oferente incorporando los datos solicitados, sin que los mismos sean modificados.

b. La oferta deberá ser presentada en idioma castellano. En todo caso, todos los documentos y certificaciones emitidos en idioma diferente al castellano, deberán ser presentados en su idioma original y traducidos al castellano, con excepción de los manuales y documentación técnica que se aceptan en inglés.

c. Si el oferente no da respuesta punto a punto a cada uno de los numerales de los

términos de referencia, se entenderán aceptados. Cuando un numeral exija suministro de información adicional o documentos, éstos se deberán anexar indicando la ubicación dentro de la oferta.

d. El oferente deberá diligenciar la totalidad de los anexos que sean proporcionados

por COLVATEL S.A. ESP, sin modificación alguna.

e. Presentada la oferta no se permitirá el retiro de los documentos escritos o su

posterior incorporación, salvo que hayan sido expresamente requeridos por COLVATEL S.A. ESP. Si hubiese enmendaduras, únicamente serán consideradas si vienen expresamente refrendadas.

f. El oferente deberá acreditar el cumplimiento y pago al día de requisitos legales

en seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional o equivalentes, mediante certificación suscrita por el revisor fiscal o contador público, acompañada de la tarjeta profesional del mismo.

g. No podrán participar en el proceso de invitación privada, las personas jurídicas o

naturales que directa o indirectamente hayan participado en el diseño o estructuración del presente proceso bien sea directamente o a través de terceros.

1.6. CAPACIDAD, EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL. El oferente deberá tener en cuenta que tratándose de personas jurídicas nacionales y extranjeras deberá acreditar su existencia, objeto, capacidad y representación legal de la sociedad, razón por la cual, deberá acreditar que:

a. Su objeto social le permite presentar la oferta y celebrar el contrato, en caso de ser adjudicado.

b. Su duración contada a partir de la fecha del recibo de ofertas del presente proceso de invitación privada, no es inferior al plazo de ejecución del contrato y cinco (5) año más. Si fuere inferior, esa circunstancia se podrá subsanar dentro del plazo que COLVATEL indique.

c. Actúan a través de un representante legal o apoderado debidamente facultado para actuar en su nombre y representación y para comprometerlas en la presentación de la oferta, la celebración y ejecución del contrato.

d. En caso de que se encuentren limitaciones a las facultades del representante legal

o apoderado de la persona jurídica para presentar la propuesta o para celebrar el contrato en caso de que se adjudique, se deberá anexar a la propuesta el acta donde conste la decisión del órgano social competente que autorice la presentación de la misma y la suscripción del contrato.

Si conforme a la ley, la ejecución de la actividad objeto de contratación a través del proceso de invitación privada demandare determinada habilitación legal, al momento de presentación de la propuesta, se deberá contar con la misma. 1.6.1. PERSONAS NATURALES, JURÍDICAS COLOMBIANAS. Los oferentes personas naturales nacionales, deberán adjuntar fotocopia del documento de identificación ampliado al 150%, acompañado de la hoja de vida en donde se certifique experiencia relacionada y se adjunte fotocopia de tarjeta profesional en los casos que aplique. Las personas jurídicas colombianas, y las sucursales en Colombia de personas jurídicas extranjeras, deberán adjuntar a la propuesta un certificado de existencia y representación legal, expedido por Cámara de Comercio dentro de los 30 días anteriores a la fecha de recibo de ofertas del proceso de invitación, en caso de prórroga del recibo de ofertas del presente proceso, se tendrá validez con respecto al certificado la primera fecha de recibo de ofertas. Los oferentes personas jurídicas colombianas, y las sucursales en Colombia de personas jurídicas extranjeras, deberán adjuntar fotocopia del documento de identificación del representante legal ampliado al 150%. En cualquier caso, todo cambio que se produzca respecto de la sociedad, con posterioridad a la presentación de los documentos antes mencionados, deberá ser reportado a la Jefatura de informática de COLVATEL S.A. ESP, anexando los documentos que lo acrediten. 1.7. LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

Las ofertas se recibirán en el área de Compras de COLVATEL, ubicada en la Diagonal 23K # 96F - 62, hasta las 4:00 pm del día fijado en el cronograma, en los términos del artículo 845 y siguientes del Código de Comercio.

Las ofertas presentadas en una hora posterior a la indicada o en un lugar distinto al establecido, se devolverán en el estado en que fueron presentadas por los oferentes. No se aceptarán propuestas enviadas, fax o correo electrónico. Con la presentación de la oferta, se entenderá la aceptación del oferente a las condiciones contenidas en los presentes términos de referencia, en el manual de contratación de COLVATEL S.A. SP, las adendas emitidas y en los demás documentos que forman parte de los mismos, como los anexos. La oferta deberá presentarse por escrito en original, que incluya: Capítulo I jurídico: original; Capitulo II financiero: original; Capítulo III técnico: original; Capítulo IV Económico: original La totalidad de la oferta debe presentase debidamente foliada. Cada uno de los capítulos se organizará mediante un índice que contenga una relación de todos los documentos, formatos y anexos que lo conforman, señalando el número de página donde se localizan. Durante la etapa de negociación, COLVATEL S.A. ESP podrá entregar a un proveedor información acerca de las demás ofertas presentadas, salvo que de manera expresa se haya señalado en la oferta que se trata de información confidencial, que esta tenga de acuerdo con la legislación vigente dicho carácter o que se haya entregado separada y debidamente marcada como tal. COLVATEL S.A. ESP sólo acepta la presentación de una oferta por cada oferente. En el caso que una misma persona presente más de una oferta, sólo será evaluada la oferta que se haya presentado en primer lugar dentro del término fijado en el presente documento, de acuerdo con el registro de recepción de ofertas 1.8. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

Durante la etapa de evaluación de las ofertas, COLVATEL S.A. ESP podrá solicitar al oferente vía correo electrónico, las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias, sin que haya lugar a que éste pueda mejorar las condiciones de su oferta.

El oferente deberá responder dentro del término establecido en la comunicación que envíe COLVATEL S.A. ESP en tal sentido, vía correo electrónico dirigido al área de Compras [email protected] En los casos en que la oferta no esté acompañada de todos los documentos exigidos necesarios para la evaluación jurídica, económica, técnica o financiera, o deba corregirse o aclararse alguno de los aportados, se requerirá por escrito al oferente para que en el plazo que se indique, lo allegue o corrija. Si no lo hiciere dentro del término establecido, la oferta será rechazada. En ningún caso podrá el oferente mejorar la oferta. 1.9. PROPUESTAS ALTERNATIVAS

COLVATEL S.A. ESP no acepta propuestas que impliquen alternativas jurídicas, técnicas, económicas o financieras diferentes a las establecidas en los presentes Términos de Referencia. La propuesta alternativa adicional a la propuesta básica no será objeto de consideración por COLVATEL S.A. ESP. 1.10. CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA

La oferta será rechazada en los siguientes casos:

a. Cuando el oferente haya entregado extemporáneamente la oferta. b. Cuando el oferente o uno de sus integrantes se halle incurso en una de las causales

de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y la Ley. Cuando la inhabilidad sobrevenga en un oferente, se entenderá que renuncia a participar en el proceso de selección y los derechos surgidos del mismo.

c. Cuando el oferente no subsane los documentos dentro del plazo señalado para tal efecto.

d. Cuando sólo se presente propuesta alternativa. e. Cuando la propuesta se presente sometida al cumplimiento de cualquier condición o

modalidad para la adjudicación. f. Por falta de veracidad de la información suministrada por el Oferente.

1.11. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN Se entenderá aceptado por el oferente con la presentación de la oferta un compromiso anticorrupción que hará parte del presente capítulo, con base en las siguientes consideraciones:

mailto:[email protected]

a. Que es interés del oferente apoyar la acción de COLVATEL S.A. ESP para fortalecer la transparencia en sus procesos de contratación, y la responsabilidad de rendir cuentas.

b. Que el oferente es consciente de que el aseguramiento de la transparencia en los procesos contractuales redunda no sólo en beneficio de COLVATEL S.A. ESP, sino de los propios participantes, en cuanto garantiza que la adjudicación del contrato se hará a la oferta que ofrezca las mejores condiciones.

c. Que conoce a cabalidad el Manual de Contratación de COLVATEL S.A. ESP. d. Que como oferente estima conveniente la formulación de un pacto explícito en

cuanto al acatamiento de las normas jurídicas y éticas que deben regir los procesos contractuales.

1.12. INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA El oferente asume toda responsabilidad por consultar y analizar los términos de referencia, las adendas y aclaraciones a los mismos. Los términos de referencia deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada. Los títulos utilizados en los términos de referencia sirven sólo para identificar textos y no afectarán la interpretación de los mismos. Los plazos establecidos en los términos de referencia se entenderán como días hábiles, salvo indicación expresa en contrario. Para estos efectos el día sábado no se considera hábil. Todas las deducciones, errores y omisiones que realice o en que incurra el oferente con base en su propia información, interpretación, análisis o conclusiones respecto de los términos de referencia, son por su exclusiva cuenta. Por tanto, COLVATEL no asume responsabilidad alguna por tal información, interpretación, análisis o conclusiones. Con la presentación de la oferta, se entiende que el oferente conoce la naturaleza del contrato que llegare a suscribirse, su objeto, costo y tiempo de ejecución, así mismo, que formuló su oferta de manera libre, seria, precisa y coherente. 1.13. NEGOCIACIÓN COLVATEL S.A. ESP podrá adelantar una etapa de negociación en forma presencial o no presencial, luego del estudio jurídico, económico y técnico, con los oferentes que hayan cumplido con todos los requisitos exigidos, con el propósito de obtener ventajas económicas o competitivas, plazo en el cual se estudiarán las contraofertas si a ello hubiere lugar. 1.14. ADJUDICACIÓN

COLVATEL S.A. ESP podrá abstenerse de adjudicar si existen razones que así lo justifiquen. Si opta por la adjudicación, se podrá efectuar en el término contenido en el presente documento. 1.15. PRÓRROGAS Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su vencimiento por el tiempo que COLVATEL S.A. ESP considere conveniente. Para el cómputo de los mismos, el sábado se considera día no hábil. 1.16. CONDICIONES CONTRACTUALES Las condiciones generales de ejecución contractual serán entre otras las que aparecen a Continuación: 1.16.1. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo de ejecución del contrato será de hasta Doce (12) meses contado a partir de la suscripción del acta de inicio, previa aprobación de las garantías exigidas. 1.16.2. GARANTÍAS CONTRACTUALES El Contratista seleccionado deberá amparar los siguientes riesgos: CUMPLIMIENTO: Por un valor asegurado del 20% del precio del contrato incluido IVA, vigente por el término de duración del mismo y seis (6) meses más. CALIDAD DEL SERVICIO: Por un valor asegurado del 20% del precio del contrato, incluido IVA, vigente por el término de duración del mismo y seis (6) meses más. CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS EQUIPOS: Por un valor asegurado del 20% del precio del contrato incluido IVA, vigente por el término de duración del mismo y seis (6) meses más. SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Por un valor asegurado del 10% del precio del contrato, incluido IVA, vigente por el término de duración del mismo y 3 años más. 1.16.3. DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTOS DE ANS Si hay retardo en el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato adjudicado, COLVATEL S.A. ESP realizará descuentos equivalentes al 5% del valor de la facturación por cada obligación incumplida dentro del mes facturado. En todo caso, el valor total de los descuentos no excederá el 20% del valor facturado mensualmente.

Para tal efecto, COLVATEL S.A. ESP emitirá cuenta de cobro y descontará el valor de los descuentos a realizar al contratista por cualquier concepto. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en mora. 1.16.4. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de incumplimiento total o definitivo de cualquiera de las obligaciones del contratista, se genera a su cargo el pago de una cláusula penal pecuniaria cuyo monto será por el 20% del valor del contrato. La pena no exime al proveedor del cumplimiento de la obligación principal, ni del pago de los perjuicios que superen el valor de este porcentaje, en los términos del artículo 1594 del Código de Civil y demás normas concordantes. COLVATEL S.A. ESP emitirá cuenta de cobro y descontará el valor de la cláusula penal pecuniaria de las sumas que le adeude al contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que COLVATEL le indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en mora. 1.16.5. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD SOCIAL,

APORTES PARAFISCALES Y SALUD OCUPACIONAL El contratista deberá dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con el pago de las obligaciones laborales y afiliación al Sistema de Seguridad Social: Administradora de Riesgos Laborales (ARL), Entidad Prestadora de Salud (EPS) y Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) y aportes parafiscales en relación con el personal que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas El contratista deberá presentar ante el supervisor del contrato dentro de los primeros 15 días hábiles de cada mes, certificación de revisor fiscal o contador público, según el caso, en la que conste los pagos de las obligaciones laborales y los aportes a la ARL, EPS y AFP, parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación y CREE, cuando a ello haya lugar conforme con el articulo 25 Ley 1607de 2012), o en su defecto, deberá entregar al supervisor del contrato dentro del mismo plazo fotocopia de los formularios de afiliación y pago a las mencionadas entidades. 1.16.6. TERMINACIÓN DEL CONTRATO

El presente contrato podrá darse por terminado por las siguientes razones: a) El incumplimiento grave a las obligaciones derivadas de este contrato por alguna de las partes, lo que facultará a la parte cumplida para darlo por terminado, sin perjuicio de las acciones legales, reclamaciones e indemnizaciones a que haya lugar por los perjuicios que ocasione el incumplimiento. b) El inicio del régimen de insolvencia en cualquiera de sus modalidades previstas en la ley 1116 del 27 de diciembre de 2006 para alguna de las partes. c) El estado de disolución decretado para cualquiera de las partes. d) La imposibilidad material o jurídica de ejecución del objeto contractual. e) El vencimiento del plazo contractual inicialmente pactado o de sus prórrogas. f) Por solicitud de alguna de las partes en cualquier momento, mediante el envío de una comunicación escrita a la otra enviada con treinta (30) días hábiles de antelación. h) Por mutuo acuerdo entre las partes. i) Por razones de fuerza mayor o caso fortuito que impidan que las partes puedan cumplir con las obligaciones contraídas en el presente contrato. j) Por razones de interés o de conveniencia, situación que se hará constar por Acta de Cierre suscrita por las partes. PARÁGRAFO PRIMERO: LAS PARTES renuncian expresamente a reclamar perjuicios o indemnizaciones con motivo de la terminación del contrato adjudicado por cualquiera de estas causales. No obstante lo anterior EL CONTRATISTA tendrá derecho a que se le liquiden y paguen los dineros correspondientes a los equipos efectivamente dados en arriendo a entera satisfacción por parte de COLVATEL.

PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de terminación anticipada del contrato adjudicado por cualquier causa, EL CONTRATISTA se obliga a restituir inmediatamente y sin necesidad de previo requerimiento las sumas de dinero que salga a deber cuando el desembolso en su favor exceda el valor de los servicios hasta entonces ejecutados y recibidos a satisfacción por COLVATEL. 1.16.7. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL No se constituye vínculo laboral alguno entre COLVATEL y el personal que EL CONTRATISTA ocupe para el cumplimiento del objeto contractual. Éste dispone de autonomía y libertad administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable por la vinculación del personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que COLVATEL adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos. 1.16.8. APLICACIÓN DE NORMAS SOBRE SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD

OCUPACIONAL Y GESTION AMBIENTAL. Es responsabilidad del CONTRATISTA, con cargo a sus propios recursos, dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes que regulan la Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Gestión Ambiental, en cuanto sea aplicable para el desarrollo del objeto del contrato adjudicado.

PARÁGRAFO PRIMERO: EL CONTRATISTA goza de plena autonomía para identificar los riesgos de la actividad a su cargo, definir los programas de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Gestión Ambiental y fijar los seguimientos y controles de los mismos. En este sentido, COLVATEL S.A. ESP no será responsable por omisiones derivadas de estas actividades.

PARÁGRAFO SEGUNDO: EL CONTRATISTA acepta que estas obligaciones se hacen extensivas a sus subcontratistas y a todo aquel que preste sus servicios en la ejecución del contrato adjudicado. El supervisor del mismo, podrá verificar en cualquier momento y con la metodología que considere, las mencionadas obligaciones, para lo cual EL CONTRATISTA deberá suministrar la información que sea solicitada.

1.16.9. PAUTAS ETICAS Y DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL: El oferente en desarrollo del contrato adjudicado, deberá seguir las siguientes pautas éticas y de responsabilidad social empresarial, las cuales reflejan los valores de la compañía, los principios de abastecimiento responsable y contribuyen con el desarrollo sostenible: a) conducta empresarial ética, b) condiciones laborales seguras de acuerdo con la ley, c) eliminación de cualquier forma de trabajo infantil, d) salarios justos, e) respeto a la diversidad, f) libertad de asociación y g) respeto al medio ambiente. 1.16.10. INDEMNIDAD: Sin perjuicio de lo dispuesto en el contrato adjudicado, la indemnidad pactada a favor de COLVATEL S.A. ESP comprende las obligaciones de recomposición patrimonial y de defensa judicial. Para el efecto, EL OFERENTE declara que dejará indemne a COLVATEL S.A. ESP cuando ella haya padecido algún daño como consecuencia de la acción u omisión del oferente o de sus empleados asignados a la ejecución del contrato adjudicado. El oferente responderá integralmente por esos daños tanto si provienen de una culpa contractual suya o del incumplimiento de sus obligaciones, como si no se refieren ni a la celebración o ejecución del contrato. Por esta obligación de indemnidad el oferente queda comprometido a responder por todo daño que le cause COLVATEL. 1.16.11. CESION DEL CONTRATO

El contrato no podrá cederse sin previa autorización expresa y escrita por parte de COLVATEL S.A. ESP. COLVATEL S.A. ESP podrá ceder en cualquier momento el contrato adjudicado. EL CONTRATISTA acepta expresamente esta condición y se obliga a prestar el servicio en las mismas condiciones de precio y calidad. Para tal fin, COLVATEL dará aviso al CONTRATISTA de la cesión, con no menos de quince (15) días de antelación.

1.16.12. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

El contrato se liquidará por las partes dentro de los 6 meses siguientes a su terminación. 1.16.13. DOMICILIO Para todos los efectos, el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá D.C.

CAPITULO II

2. PRECISIONES A LAS CONDICIONES FINANCIERAS

En atención a que el contrato se ejecutará mediante la administración de un cupo de recursos económicos asignado a este contrato, las siguientes son las Condiciones Financieras Generales de Contratación que regirán al presente proceso, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el presente documento:

2.1. PRECIOS

Los bienes y servicios deberán ser cotizados bajo el sistema de precios unitarios fijos; esto quiere decir que los precios permanecerán fijos durante ejecución del contrato; en caso de prórroga los precios podrán ser revisados de común acuerdo pudiendo estos aumentar o disminuir. En el primer caso, el reajuste de precios para los servicios correspondientes a “outsourcing de impresión”, no podrá exceder el porcentaje del Índice de Precios al Consumidor (IPC) del año inmediatamente anterior, para la República de Colombia, certificado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE. El mismo procedimiento se aplicará en caso de que las partes suscriban una prórroga del contrato.

Serán por cuenta del oferente y se considerarán incluidos como parte del precio, todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones de cualquier orden, vigentes en la fecha de suscripción del contrato. Si durante la ejecución del contrato, los impuestos aumentan o se crean nuevos, serán asumidos por quien corresponda de acuerdo con la Ley; si disminuyen o se suprimen se pagará sobre lo efectivamente causado.

De todo pago o abono en cuenta, COLVATEL S.A. ESP hará las retenciones de ley a que haya lugar.

2.2. VALOR DE LA OFERTA

Para la presentación de la propuesta el oferente deberá diligenciar en su totalidad el anexo de Propuesta Económica sin IVA. (Anexo 2)

2.3. CUBRIMIENTO DE LA OFERTA

El valor de la oferta deberá incluir todos los servicios requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance de la presente invitación.

Todos los costos, gastos, honorarios y demás egresos que sean necesarios para el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, deberán quedar incluidos en su oferta económica, previo análisis que efectúe el oferente por su cuenta y riesgo, de manera

que aquellos costos, gastos, honorarios y demás egresos no previstos en la oferta, no serán asumidos por COLVATEL S.A. ESP, ni cargados a ésta de forma alguna.

2.4. IMPUESTOS Y FACTURACIÓN

2.4.1. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS

El oferente deberá discriminar con exactitud el precio correspondiente de los servicios objeto de la oferta y el valor del impuesto sobre las ventas que afecte la misma, indicando la base sobre la cual se liquida de acuerdo con las normas vigentes en la fecha de presentación de la oferta. En el evento en que el oferente no discrimine el IVA y se cause dicho impuesto, COLVATEL S.A. ESP lo considerará incluido en el valor de los bienes y servicios relacionados en la oferta.

En la cláusula de precio del contrato se deberán discriminar los conceptos que lo conforman y el IVA, si éste se causa.

2.4.2. RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA E IVA APLICABLE A OFERENTES NACIONALES

El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la Renta e IVA, se determinará de conformidad con la normatividad vigente, habiéndose establecido previamente, si el oferente es declarante o no del impuesto sobre la renta, si es gran Contribuyente o Autorretenedor y el régimen de impuesto a las ventas al cual pertenece (común o

simplificado) o si vende o presta servicios excluidos del IVA.

2.4.3. RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y

COMERCIO

El oferente deberá informar el régimen del impuesto de industria y comercio al cual pertenece (común o simplificado), la actividad económica y la tarifa del impuesto de industria y comercio en Bogotá, D.C., o en las ciudades del país que le corresponda. En este orden de ideas el contratista deberá informar los valores y lugares de las actividades gravadas realizadas en desarrollo del contrato.

2.4.4. RETENCIÓN A TÍTULO DE IMPUESTO DE TIMBRE

De conformidad con en el parágrafo 2° del artículo 519 del Estatuto Tributario, a partir de 2010 la tarifa aplicable por concepto del Impuesto de Timbre será del 0%. En caso de ser aumentada, deberá ser asumida por el CONTRATISTA en un porcentaje correspondiente al 50%, toda vez que COLVATEL se encuentra exenta del pago de dicho impuesto, de acuerdo con lo establecido por los artículos 532 y 533 en concordancia con la sentencia C-736 de 2007 proferida por la Corte Constitucional.

2.4.5. REQUISITOS EN LA FACTURACION

El proveedor estará obligado a informar al momento de la facturación el régimen de impuesto sobre las ventas al cual pertenece (común o simplificado), si los servicios que presta se encuentran excluidos del IVA y si es declarante o no del Impuesto sobre la Renta, si es gran contribuyente o Autorretenedor de Renta y las disposiciones que lo autorizan.

Si el proveedor factura a través de apoderado, el documento deberá expresar que se expide por cuenta y a nombre del poderdante.

2.5. CONDICIONES GENERALES

Los servicios solicitados en la presente contratación se deberán cotizar en pesos colombianos en números enteros, es decir sin incluir decimales. COLVATEL S.A. ESP se reserva el derecho de ajustar al peso por exceso o por defecto.

2.6. FORMA DE PAGO

2.6.1. Servicios de arrendamiento de equipos de cómputo.

El 100% del precio de los servicios de outsourcing de impresión se pagaran mediante cortes mensuales vencidos, sobre los servicios efectivamente prestados, a los treinta (30) días siguientes a la radicación de la factura comercial en COLVATEL S.A. ESP, acompañada del Acta de recibo mensual de los respectivos servicios, suscrita por el supervisor del contrato y el contratista. Para la liquidación se toma el valor unitario de impresión por página y se multiplica por el número de impresiones realizadas en el mes inmediatamente anterior. De no cumplirse el tope de impresiones mensual del equipo se factura el mínimo requerido.

2.7. ABONO DE PAGO A CONTRATISTAS

El Contratista deberán presentar documento certificando el número de cuenta, modalidad de ésta (ahorro o corriente), y entidad financiera a la que deben abonarse los pagos. Asimismo, en el evento de cambio de la cuenta, el Contratista deberá informar de inmediato y por escrito al supervisor del contrato, anexando comunicación autenticada.

2.8. REINTEGRO DE DINEROS POR PARTE DE LOS CONTRATISTAS CUANDO SE IDENTIFIQUEN MAYORES VALORES ENTREGADOS POR CUALQUIER CONCEPTO.

Cuando se identifiquen mayores valores entregados al contratista por cualquier concepto, éstos deberán ser desagregados y reintegrados a COLVATEL S.A. ESP. Para tal efecto se seguirá el procedimiento que se detalla a continuación:

• Se determinará la fecha en que se efectuó el respectivo pago.

• Se determinará el mayor monto pagado en pesos colombianos.

• Se determinará la fecha de devolución por parte del CONTRATISTA.

• Se indexará el monto en pesos entre la fecha en que se efectuó el respectivo

pago y la fecha de devolución, utilizando los índices de precios al consumidor

en el ámbito nacional, para la República de Colombia certificados por el DANE

para dicho período. En caso de no contar con la inflación correspondiente al

período a actualizar se tomará el promedio mensual o diario corrido del año,

según sea el caso, se hará el cálculo con base en ésta. Para el caso de enero,

por no tener información que permita establecer el promedio, se tomará la

del mismo período del año inmediatamente anterior. Para este cálculo se

incluye el valor del IVA correspondiente.

• En el evento en que el contratista no efectúe el reintegro en la fecha fijada

para el efecto, COLVATEL aplicará intereses de mora liquidados a la tasa

máxima de interés de mora certificada por la Superintendencia Financiera de

Colombia, vigente entre la fecha fijada para la devolución de los dineros y la

fecha real de pago.

2.9. EVALUACIÓN FINANCIERA DE LAS OFERTAS

La evaluación financiera de la oferta comprende la verificación del cumplimiento de las condiciones de carácter financiero contenidas en los presentes términos de invitación y la verificación del requerimiento Relación de ventas Vs valor a contratar.

2.10. VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES FINANCIERAS SOLICITADAS

2.10.1. DOCUMENTACION Los oferentes deberán adjuntar el Balance General y Estado de Resultados con corte a 31 de diciembre de los años 2015 y 2016, certificados o dictaminados según sea la obligación, acompañados de sus correspondientes Notas a los Estados Financieros, firmados por el Contador, Representante Legal, Revisor Fiscal, este último cuando legal o estatutariamente esté estipulado. Se debe adjuntar copia del Certificado de antecedentes expedidos por la Junta Central de Contadores del Contador y del Revisor Fiscal, que suscriben y dictaminan los Estados Financieros; dichos certificados deben estar vigentes al cierre del presente Proceso.

2.10.2. CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL Los oferentes interesados en participar en este proceso, deberán demostrar que cumplen con los indicadores financieros de acuerdo a la información establecida en la documentación solicitada en el presente pliego de condiciones. La verificación del cumplimiento de la capacidad financiera y organizacional mínima exigida es un requisito habilitante para la participación de la propuesta en el proceso de selección y no otorga puntaje.

2.10.3. INDICADORES CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL Los proponentes interesados en participar en este proceso, deberán demostrar que cumplen con los indicadores financieros de acuerdo a la información establecida en la documentación solicitada en el presente pliego de condiciones. La verificación del cumplimiento de la capacidad financiera y organizacional mínima exigida es un requisito habilitante para la participación de la propuesta en el proceso de selección. INDICADORES CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL

Indicador Índice Requerido Formula Oferente Individual

Índice de Liquidez Mayor o Igual a 1 Activo Corriente/Pasivo Corriente

Índice de Endeudamiento Menor o Igual a 70,00% (Pasivo Total/ Activo Total) x 100

Capital de Trabajo

Mayor o Igual al total del

Presupuesto de la presente

oferta.

Activo Corriente – Pasivo Corriente

Margen Neto Mayor o Igual al 0,00% Utilidad Neta / Ingresos Operacionales

CAPITULO III

3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

3.1. OBJETO

Prestación de servicios de outsourcing de impresión y fotocopiado a precio Unitario Fijo por impresión para las sedes de COLVATEL S.A. E.S.P con insumos sin incluir papel Por un plazo de doce (12) meses, contados a partir de la fecha de suscripción conforme con los requisitos y condiciones establecidos en el presente documento.

3.2. CONDICIONES DE PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE OFERTAS TÉCNICAS

Para mayor entendimiento y evaluación de los requerimientos expresados en este capítulo, se efectúa la siguiente clasificación: a). Requerimiento mínimo obligatorio: son aquellos requerimientos expresados en términos tales como “COLVATEL REQUIERE” o “EL OFERENTE DEBE”, indicando que son de cumplimiento obligatorio. Las ofertas que no cumplan con estos requerimientos a cabalidad, serán rechazadas.

b). Condiciones Deseables: son aquellas condiciones expresadas en términos tales como “ES DESEABLE”, COLVATEL ESPERA”, “COLVATEL DESEA”, indicando que son de cumplimiento deseable. COLVATEL usa estas características para determinar cuál oferta añade valor al proyecto y su incumplimiento no conlleva el descarte de la oferta.

El oferente debe responder punto a punto si CUMPLE o NO CUMPLE a las especificaciones técnicas contenidas en este capítulo. En los casos en los que el oferente lo considere conveniente, o COLVATEL lo exija, el oferente debe dar explicación consecuente con dicho cumplimiento, es decir, manifestar cómo cumple. De no cumplirse lo anterior, COLVATEL podrá solicitar el pronunciamiento o explicaciones respectivas durante la etapa de estudio de ofertas, sin que con ocasión de las respuestas pueda modificar la oferta. Si la respuesta es referida a un catálogo o descriptivo técnico, éste debe ser entregado junto con la oferta indicando el sitio del mismo en el que se localiza la correspondiente descripción, para su verificación.

En caso de contradicción o incongruencia entre las respuestas suministradas en el respectivo

numeral o en otro aparte de la oferta, COLVATEL formulará la solicitud de aclaración o

explicación en la etapa de estudio de ofertas.

Si la respuesta al requerimiento es evasiva, si no se suministra la aclaración o explicación solicitada, o si a pesar de haberse expresado “CUMPLE”, de la respuesta recibida se deduce que el requerimiento no se satisface total o parcialmente, o su cumplimiento se sujeta a condición, la oferta será descartada, si se trata de un “Requerimiento Mínimo obligatorio”.

Los documentos exigidos en el presente capítulo que no hayan sido aportados con la oferta

podrán ser requeridos durante la etapa de estudio de ofertas. De no atenderse el

requerimiento, se aplicará lo dispuesto en el párrafo anterior.

Todos los documentos que integren la oferta deben ser redactados en idioma Español, a

excepción de los que contengan información técnica, los cuales pueden ser presentados en

inglés. Si se presenta información técnica en idioma inglés y español conjuntamente, en

caso de discrepancia prevalecerá la información suministrada en español.

3.3. OBLIGACIONES MÍNIMAS ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA

• Cumplir el objeto del contrato equipos de excelente calidad o con la calidad mínima

exigida.

• Atender la auditoría ambiental que la Empresa realizará cuando lo estime conveniente;

las recomendaciones, planes de mejoramiento, acciones correctivas o preventivas

resultado de la auditoria, son de obligatorio cumplimiento. Así se debe entregar

información para el cumplimiento de indicadores previamente aprobados por la empresa

para el efectivo seguimiento y control de los planes en mención.

• El contratista acepta que las obligaciones contenidas en estos términos de referencia se

hacen extensivas a todo el personal a su cargo que preste sus servicios en la ejecución

del contrato que se suscriba. COLVATEL o quien esta designe, podrá verificar en

cualquier momento y con la metodología que considere, las mencionadas obligaciones,

para lo cual el contratista deberá suministrar la información que sea solicitada y cumplir

con los planes o actividades consecuencia de estas verificaciones.

• Dotar al personal de carné para su uso y porte en lugar visible en forma permanente,

durante la ejecución del servicio.

3.4. ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE OUTSOURCING DE IMPRESIÓN COPIADO Y DIGITALIZACIÓN A PRECIO UNITARIO FIJO POR IMPRESIÓN PARA LAS SEDES DE COLVATEL S.A. E.S.P CON INSUMOS SIN INCLUIR PAPEL POR UN PLAZO DE DOCE (12) MESES.

El contrato se ejecutará con base en órdenes de servicio cursadas por COLVATEL S.A. ESP, quien no se obliga a solicitar un número determinado de estas ni se compromete con una cantidad mínima o máxima de servicios, pues éstos dependen de sus necesidades puntuales.

El precio del contrato que llegare a celebrarse será a cupo y podrá o no agotarse. El oferente acepta ésta condición con la presentación de la oferta y en consecuencia, renuncia a intentar reclamación alguna con ocasión de ella, cualquiera fuere el resultado de la ejecución contractual.

3.5. OBLIGACIONES GENERALES

a. Disponer y asignar los recursos de personal, transporte, logísticos, técnicos y demás,

requeridos para asegurar el cumplimiento de los compromisos adquiridos en este

contrato.

b. Hacer el seguimiento adecuado, de las órdenes de servicio, para identificar las

dificultades o nuevas circunstancias que puedan surgir en el proceso y manejarlas en

beneficio de la relación contractual con COLVATEL S.A. ESP

c. Brindar soporte en las instalaciones donde COLVATEL S.A ESP donde se tenga

presencia.

d. Utilizar el personal idóneo, competente profesionalmente, con la debida experiencia de

modo que garantice el buen resultado de los trabajos o servicios que realice. Será

responsabilidad del contratista garantizar la disponibilidad de los recursos con el nivel

de conocimiento suficiente para los técnicos de soporte.

e. Construir e implementar los procesos y procedimientos para el adecuado

funcionamiento del contrato; de acuerdo a lo establecido con la compañía.

f. Asegurar calidad y garantía en los bienes suministrados y de acuerdo a lo emitido y

pactado en cada orden de servicio.

g. Acatar las normas sobre protección de la información.

h. Entregar junto con la oferta, la matriz de escalamiento y mantener actualizada dicha

información.

i. Realizar el mantenimiento preventivo, el cual deberá efectuarse con base en el

cronograma acordado con Colvatel S.A. ESP. Igualmente deberá realizar la visita de

mantenimiento correctivo dentro de las ocho (8) horas siguientes a la notificación del

requerimiento si esta es en la ciudad de Bogotá y para ciudades diferentes a esta,

dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la notificación al requerimiento

hecho por Colvatel S.A. ESP. Después de realizada la vista por parte del CONTRATISTA

cuenta con un plazo de un (1) día hábil para dar una solución definitiva que garantice

el cierre de la inconsistencia.

j. Realizar una capacitación anual a las personas encargadas de la manipulación de los

equipos, de acuerdo al cronograma establecido para el mantenimiento preventivo.

k. Las impresoras y fotocopiadoras instaladas tendrán un direccionamiento IP fijo,

entregado por el grupo de administración de soporte técnico de Colvatel S.A. ESP.

l. Colvatel S.A. ESP dispondrá de puntos de red para la conexión de la impresora.

m. Suministrar insumos en forma oportuna en las cantidades acordadas que requiera

Colvatel S.A. ESP para el cabal cumplimiento de sus labores, dicho suministro incluye

Tóner no incluye el papel.

n. Llevar la administración de las impresoras y fotocopiadoras la cual comprende la

instalación, el soporte técnico permanente y mantenimiento preventivo y correctivo

requerido, en todo caso el nivel de servicio será del ciento por ciento (100%).

3.6. ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS EQUIPOS.

Los equipos deben ser entregados en las instalaciones de COLVATEL S.A. ESP, dentro de los tiempos establecidos en el numeral 3.15. ACUERDOS DE SERVICIO.

Los equipos de Impresión cotizados deberán contar con las siguientes características mínimas y especificaciones:

Tecnologia y configuración Multifuncional Láser Blanco y negro(Impresión-Copiado- Digitalización)

Páginas por minuto 30 páginas por minuto o superior

Tiempo de calentamiento 23 segundos o menos

Tiempo de salida de la primera página 9 segundos o menos

Resolución 600x600 dpi - 256 niveles - escala de grises

Memoria 512 MB o superior

Impresión duplex Estándar

Ciclo de trabajo mensual minimo 5000 paginas

Sistemas operativos de red soportados Todos los sistemas operativos de Windows Mac Linux

Fuentes estándar de papelCarta, Oficio, A4, A5, A6, Tabloide

1Deposito Universal 250 hojas

Interfaz de RED Estandar ethernet 10/100

IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO (Impresión-Copiado- Digitalización)

(23) EQUIPOS minimo copiado 5000 impresiones





Resolución 600x600 dpi - 256 niveles - escala de grises



Ciclo de trabajo mensual minimo 7000 paginas


Fuentes estándar de papelBypass de 100 hojas,Carta, Oficio, A4, A5, A6, Tabloide.

3 Deposito Universal 500 hojas


IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL DE PISO VOLUMEN MEDIO (Impresión-Copiado- Digitalización)


Para el cumplimiento del suministro, el proveedor entregará los equipos y dispositivos con los respectivos accesorios.





Resolución 600x600 dpi - 256 escala de grises



Ciclo de trabajo mensual minimo 10,000 paginas


Fuentes estándar de papelBypass de 100 hojas, Carta, Oficio, A4, A5, A6, Tabloide

3 Deposito Universal 500 hojas


IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL DE PISO VOLUMEN ALTO (Impresión-Copiado- Digitalización)

(8) EQUIPOS minimo copiado 10.000 impresiones

Tecnologia y configuración Multifuncional Láser Color (Impresión-Copiado- Digitalización)

Páginas por minuto 45 páginas por minuto o superior color



Resolución 600x600 dpi

Memoria 1,024 MB o superior


Ciclo de trabajo mensual minimo 7,000 paginas


Fuentes estándar de papel

, Carta, Oficio, Doblecarta, Ejecutivo,A4, A5, A6, Tabloide

Bypass hasta 305 x 457 mm Bandejas Estandar: 52 - 256 g/m2

Bypass: 52 - 300 g/m2


IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL COLOR DE PISO VOLUMEN ALTO (Impresión-Copiado- Digitalización)


COLVATEL S.A ESP podrá exigir el cambio de los equipos o componentes defectuosos o que no cumplan con los requisitos mínimos especificados.

3.7 PROVISION DE EQUIPOS.

El Contratista debe suministrar equipos de acuerdo a las características de cada requerimiento y siempre y cuando cumplan a cabalidad con las especificaciones hechas por COLVATEL S.A ESP y que garanticen el soporte y la correcta operación del servicio asociado a cada orden. Los equipos correspondientes a cada orden deberán ser entregados, instalados y configurados por el contratista en los sitios y/o condiciones que sean acordados previamente y dentro del plazo establecido en cada Orden. Una vez suscrita la orden, el contratista deberá entregar junto con los equipos, un acta en la que se encuentre la relación de los bienes, especificando: descripción, serial, marca, modelo. Para la provisión de equipos el contratista deberá ejecutar:

a. La entrega a satisfacción de todos los equipos establecidos en la orden de, en

las sedes e instalaciones donde se encuentran los usuarios de COLVATEL S.A o

sus clientes finales.

b. Recogida y transporte de equipos a reemplazar o retirar según corresponda, con

la correspondiente acta de recibido a entera satisfacción o entrega en buen

estado e inventario de los equipos y sus partes.

c. Brindar soporte, repuestos, mantenimientos y todo aquello que se considere

pertinente de acuerdo al requerimiento especifico deberán ser también

contemplados; salvo acuerdos específicos que se realicen para cada orden.

d. Los servicios de valor agregado complementario y conexo dentro del canon

mensual, deberán incluir servicios de implementación, configuración, puesta a

punto y en operación, logísticos, asistencia técnica, garantía, mantenimientos

adicionales, servicios de respaldo y servicios profesionales, sin embargo, será

posible un acuerdo entre las partes según las necesidades específicas de cada

orden de ejecución sin que requieran necesariamente de todos los servicios

mencionados o no en el presente numeral.

3.8 ADMINISTRACION DE INVENTARIOS DE LOS EQUIPOS SUMINISTRADOS EN LA MODALIDAD DE ARRENDAMIENTO.

Consiste en mantener actualizado el inventario de hardware de la infraestructura informática suministrada, de manera que sea posible que se brinden de acuerdo a disposición de COLVATEL S.A. ESP, la totalidad del inventario asignado a dicha orden o requerimiento realizado.

Las actividades a Realizar son:

a. Mantener actualizado el inventario de activos informáticos de hardware, cuando

corresponda y de acuerdo con los diferentes eventos que se presentan: instalación,

actualización, desinstalación, reinstalación, movimiento, reposición, traslado, entre

otros; además entregar, el inventario de los equipos suministrados a cuando

COLVATEL S.A. ESP lo solicite.

b. Identificar riesgos y proponer controles y acciones encaminadas a mantener el

inventario actualizado.

3.9 TRANSPORTE DE EQUIPOS El oferente deberá garantizar el transporte para él envió de los equipos solicitados en cada orden de servicio que le sea asignada; el oferente deberá asegurar el éxito de entrega de equipos. Adicionalmente es de considerar que el oferente deberá apoyar la recolección de equipos una vez se termine el tiempo de contrato establecido en la orden deservicio.

El oferente deberá tener estos costos en cuenta dentro de sus modelos de cotización, ya sea que lo incluya dentro de su canon mensual. 3.10 PUESTA A PUNTO Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS EQUIPOS

SUMINISTRADOS Con el fin que el suministro de bienes y servicios contratados se presten correctamente y se provean en los términos y plazos acordados, el oferente deberá mantener durante la ejecución del contrato adjudicado, un representante de la compañía o ejecutivo de cuenta con experiencia relacionada con los bienes y servicios del objeto del contrato, el cual debe ser considerado en su oferta; de manera que soporte las cotización, órdenes de y demás requerimientos que COLVATEL S.A. ESP realice a través de sus sistemas de Información o medios electrónicos. No es necesario que esta persona tenga disponibilidad de tiempo completo con COLVATELS.A. ESP, pero deberá garantizar disponibilidad y atención oportuna, para responder a todos los requerimientos que se generen desde COLVATEL S.A. ESP dentro de los tiempos establecidos.

3.11 SOPORTE TECNICO Y MANTENIMIENTO A LOS EQUIPOS Consiste en la recepción, gestión y/o solución a todos los requerimientos relacionados con los equipos suministrados, además del soporte en sitio para dar cumplimiento de los ANS acordados en el numeral 3.15. ACUERDOS DE SERVICIO.

3.12 SOPORTE TÉCNICO

Consiste en la solución de los requerimientos relacionados con los equipos suministrados en los períodos de tiempo que se establezcan en los ANS en el numeral 3.15. ACUERDOS DE SERVICIO.

Las principales actividades del servicio son:

Solucionar problemas de hardware relacionados directamente con el oferente en los

sitios en donde han sido instalados los equipos.

Documentar, diagnósticos, acciones, evidencias y soluciones dadas a todos los

requerimientos solucionados.

Cada reporte contendrá como mínimo la siguiente información:

El serial del equipo al que se le hizo el servicio, especificando si es mantenimiento

preventivo o correctivo. Descripción y nombre del tipo de equipo al que se le

efectúo el servicio.

Diagnóstico del estado de cada equipo antes de iniciar el mantenimiento del

hardware y/o soporte técnico del software.

Descripción del servicio realizado a cada equipo.

Fecha en que se realizó el servicio a cada equipo.

Aceptación del usuario final, certificando que el mantenimiento del hardware se

realizó debidamente. Solución final.

a. Mantener una comunicación permanente con COLVATEL para informarle acerca del

estado de un requerimiento.

Confirmación por parte del usuario final de COLVATEL mediante acta escrita o electrónica

del restablecimiento del servicio.

3.13 MANTENIMIENTO

En caso de necesitarse o solicitarse algún mantenimiento, sea preventivo o correctivo, y/o modificaciones sobre los bienes cubiertos por el contrato adjudicado, estas actividades

deberán ser prestadas o apoyadas por el oferente en el sitio de operación de los equipos y dentro de las horas que acuerde con COLVATEL, sin ningún costo adicional.

En caso de que el equipo requiera actualizaciones, el oferente se compromete a informar y ejecutar dichas actualizaciones para los componentes de hardware, incluyendo la entrega de un documento formal donde se indique análisis de conveniencia de realizar las mismas, procedimiento de ejecución del cambio y garantizar la normal operación del servicio una vez realizados los cambios.

Como parte del mantenimiento deberá suministrar los repuestos y elementos necesarios para la correcta operación 3.14 CALIDAD DEL HARDWARE

Los equipos que presenten fallas consecutivas deberán ser reemplazados por otros de iguales o mejores características técnicas. Se considera una falla consecutiva cuando haya presentado un evento cualquiera que sea que afecte la operación normal del dispositivo en arrendamiento en más de tres (3) oportunidades en un tiempo de treinta (30) días calendario.

3.15 ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO

Para garantizar la ejecución de los servicios contratados de acuerdo con las expectativas de calidad de COLVATEL S.A. ESP y de sus clientes, el oferente cumplirá con los siguientes niveles de servicio:

COLVATEL S.A. ESP y sus clientes harán uso y disfrute continuo de los bienes suministrados

por el oferente. En caso de perturbación o evento de interrupción en el goce y uso de los

bienes entregados en arrendamiento tecnológico, el tiempo de respuesta para atender y

resolver el evento será de máximo ocho (8) horas hábiles contadas a partir del recibo del

requerimiento enviado por COLVATEL S.A. ESP.

Con los siguientes indicadores o niveles de servicio, se mide la ejecución a satisfacción de

los servicios que hacen parte del arrendamiento de infraestructura dirigida al usuario final o

COLVATEL S.A. ESP directamente. Esto aplica por cada orden de compra y podrá ser

modificado de acuerdo a las exigencias de cada proyecto, previo acuerdo entre las partes.

SERVICIO DESCRIPCION VALOR

MINIMO

PERIODICIDAD

DE MEDICIÓN

Suministro de

equipos

Entregar e instalar los equipos de Pedidos

extraordinarios (1 a 5 equipos) en menos

de 2 días calendario y para pedidos

corrientes (más de 10 equipos) en menos

de 5 días Calendario.

90% Mensual

Calidad del hardware y del Software

Si se presentan tres (3) fallas acumuladas

de hardware o software instalado por el

contratista sobre un mismo equipo, este

equipo deberá ser reemplazado de

acuerdo a los ANS establecidos y los

equipos identificados con este

comportamiento serán marcados para que

no vuelvan a entrar en operación.

90% Mensual

Tiempo de

atención de

requerimientos

de soporte o

garantía sobre

los equipos

En caso de perturbación o inconveniente que altere la normal operación de los equipos, bienes o servicios entregados, el tiempo de respuesta para atender el evento o requerimiento por medio telefónico o electrónico en cualquier sitio de operación, donde se brinde un diagnóstico inicial y acciones a realizar será de dos (8) horas.

90% Mensual

Modalidad de

Soporte

El soporte Corporativo o mesa de ayuda,

debe ser brindado bajo la modalidad de

8x5

90% Mensual

Si por cualquiera de las eventualidades anteriores surge la necesidad de reemplazar el equipo, éste deberá ser igual o de mejores características que el anterior, sin aumentar el valor del canon. En caso de requerir asistencia Técnica o mantenimiento correctivo de urgencia para algunos de los equipos de impresión y fotocopias suministrados deberá acudir a la solución del problema dentro de los siguientes términos:

Para Bogotá en un término de ocho (8) horas y para las demás ciudades

en un término de 24 horas.

El Mantenimiento Correctivo se realizará sin costo alguno de Lunes a

Viernes en horario de 7:00 am a 5:00 pm en las sedes en donde se

encuentren dispuestos los equipos

El mantenimiento Correctivo debe incluir el suministro de todas las

partes en mal funcionamiento, defectuosas e inservibles, la lubricación,

ajustes y limpieza.

El servicio deberá comprender la provisión de todo el hardware,

software e insumos necesarios para cubrir el normal funcionamiento de

los equipos de la solución, incluyendo la asistencia técnica para asegurar

la operatividad continua.

Suministrar repuesto y mano de obra necesaria para el correcto

funcionamiento de las maquinas impresoras durante la ejecución del

contrato.

SUMINISTRO DE TONER:

Los elementos a suministrar deberán ser de excelente calidad, amigable al medio

ambiente y reciclaje entre estos son:

• Tóner para las impresoras suministradas

CONFIGURACION

Se tendrá como máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de inicio del

contrato para realizar todas las actividades indispensables para dejar funcionando

adecuadamente los puntos de impresión y fotocopiado determinados, instalando los equipos

requeridos suministrando todos los elementos y accesorios indispensables para dejar

operando adecuadamente el servicio objeto de los presentes términos de referencia. Las

Impresoras instaladas tendrán un direccionamiento IP fijo entregado por el grupo de

administración de soporte Técnico de Colvatel S.A.

4. DEL CONTENIDO Y LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

4.1. VALIDEZ DE LA OFERTA Las ofertas deberán tener una validez mínima de sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de entrega. En ningún caso será inferior al plazo de vigencia de la garantía de seriedad de la oferta. En el caso que el oferente no indique el término de validez de la propuesta, COLVATEL S.A. ESP la considerará valida, por el término antes previsto. 4.2 DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LA OFERTA La oferta deberá contener la información requerida, presentada en los documentos señalados a continuación, los cuales son necesarios para su comparación y selección objetiva: 4.2.1 DE CARÁCTER JURÍDICO El oferente deberá adjuntar lo siguiente:

a. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL: el oferente

deberá presentar un certificado de existencia y representación legal expedido por la

Cámara de Comercio del domicilio de la persona jurídica nacional, con fecha de

expedición no mayor a treinta (30) días de anterioridad a la fecha de presentación

de la oferta. En caso de prórroga del recibo de ofertas del presente proceso, se

aceptará como válido el certificado presentado en la primera fecha de recibo,

siempre y cuando en el momento haya cumplido con la vigencia aquí exigida.

b. FOTOCOPIA DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA O DOCUMENTO DE

IDENTIFICACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO. En caso de

la representación legal estar a cargo de un apoderado, se deberá adjuntar el poder

debidamente autenticado.

c. ACTA DE ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS O JUNTA DE SOCIOS EN EL QUE SE AUTORICE AL MISMO A PRESENTAR OFERTA. Cuando el representante legal del oferente se encuentre limitado en sus facultades para presentar la propuesta y suscribir el contrato adjudicado que resulte del presente proceso, se deberá anexar a la oferta, copia del documento en el cual conste la

decisión del órgano social correspondiente, que lo autoriza para la presentación de la propuesta y la suscripción del contrato.

d. CERTIFICACIÓN DEL PAGO DE APORTES PARAFISCALES: De conformidad

con lo estipulado por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de 2003, el oferente deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo en el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social – EPS, Pensiones y ARL -, así como de los Aportes Parafiscales – SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar-, y Subsidio Familiar a que haya lugar, de sus empleados a la fecha de cierre y en los 6 meses anteriores a la misma. La certificación deberá ser suscrita por el Revisor Fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal, y en este deberá constar que se encuentra al día en dichos pagos en los seis meses anteriores a la fecha de cierre del proceso. Esta certificación igualmente deberá anexarse al momento de suscribir el contrato, y en forma mensual, durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación.

CERTIFICACIÓN DE COMPOSICIÓN DE SOCIOS O ACCIONISTAS. Certificado suscrito por el representante legal o el revisor fiscal, en el que se relacione los socios y o accionistas, cuando esta información no conste en el certificado de existencia o representación expedido por la Cámara de Comercio. La certificación debe tener corte de la información en un término no superior a treinta (30) días a la fecha de presentación de la propuesta. De cada accionista se debe incluir: Nombre o razón social, identificación y porcentaje de participación. En caso que los socios o accionistas sean personas jurídicas, debe adjuntarse el respectivo certificado de existencia y representación legal.

4.2.2 INFORMACIÓN FINANCIERA

a. Copia del Balance General y Estado de Resultados de los años 2015 y 2016 con sus respectivas notas a los estados financieros, debidamente firmados por Representante Legal, Contador Público y en los casos en que la norma lo establezca, por el Revisor Fiscal.

b. Declaración de Renta de los últimos 2 años. (2015 y 2016). c. Un balance y estado de resultados a junio 30 de 2017 firmado por el contador y

representante legal d. Fotocopia del RUT.

4.2.3 INFORMACIÓN TÉCNICA

a. Presentación de la compañía oferente que incluya: i. Descripción de la empresa. ii. Fecha de conformación.

iii. Descripción de los servicios prestados en Colombia. iv. Principales clientes actuales acorde con cada tipo de servicio requerido.

b. Folleto de las maquinas ofertadas en la modalidad de arrendamiento donde incluya

las características técnicas del fabricante donde se incluya marca modelos de estos.

4.3.3.3. EXPERIENCIA DEL OFERENTE: El oferente deberá acreditar experiencia en outsourcing de impresión arrendamiento o alquiler o leasing, mediante la presentación de tres (3) certificaciones de contratos ejecutados o terminados, celebrados a partir del año 2012, y cuya sumatoria sea igual o superior a $ 220.000.000 antes de IVA. Para los contratos ejecutados podrá acreditarse con la certificación o copia del contrato con la respectiva acta de liquidación, los cuales deben cumplir los siguientes requisitos: • Expedida por la persona o entidad contratante y firmada por persona competente. • Nombre de la persona o entidad contratante. • Vigencia del contrato: fecha de inicio y de finalización (día-mes año) • Objeto del contrato. • Valor del contrato. • Valor ejecutado a la fecha: • Porcentaje de ejecución. • Porcentaje de participación en caso de consorcios o uniones temporales. • Datos del contacto: nombre, cargo, teléfono y celular de la persona de contacto. NOTA 1: La certificación puede ser reemplazada por la copia del contrato, siempre y cuando también se anexe la respectiva acta de recibo y/o acta de liquidación, debidamente suscrita por el interventor y/o la entidad contratante, que en conjunto cumplan con los contenidos y requisitos establecidos en este literal; de lo contrario no será tenida en cuenta. NOTA 2: COLVATEL S.A. ESP se reserva el derecho de validar la información suministrada por el oferente. NOTA 3: Si el oferente ha suscrito contratos con COLVATEL cuyo objeto y condiciones cumplan con lo solicitado en la presente invitación, deberá informarlo a COLVATEL en su propuesta indicando el número y fecha del contrato. Dicha experiencia será tenida en cuenta dentro del presente proceso de selección, en este caso el oferente no tendrá que allegar la certificación de los contratos, pero en todo caso para que sea válido deberá manifestarlo. NOTA 4: Si la certificación viene liquidada en dólares (U$) o en otra moneda extranjera, el oferente deberá presentar su conversión a pesos colombianos ($), tomando como base la TRM (tasa representativa del mercado) reportada por el Banco de la República a la fecha de terminación del respectivo contrato. COLVATEL podrá verificar la información

correspondiente. Esta conversión deberá ser firmada por el respectivo revisor fiscal o contador público. NOTA 5: Cuando la experiencia se obtuvo siendo integrante de un consorcio o unión temporal o cualquiera de las formas de oferente plural, debe indicarse el porcentaje de participación, el cual se empleará para determinar la experiencia que le corresponde a dicho integrante. Lo anterior deberá acreditarse mediante la certificación expedida por el tercero contratante o a través del documento de conformación del consorcio o unión temporal. Nota 6: No se admitirán autocertificaciones. 5. LA EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS Y ADJUDICACION: Las propuestas que queden habilitadas agotadas las fases de evaluación según corresponda, serán evaluadas conforme a los siguientes criterios: Criterio: Se adjudicará el contrato al oferente que presente el menor precio en su oferta económica. 5.1. EMPATE. Si después de aplicar los criterios de evaluación a las ofertas recibidas, se tiene que dos o más de ellas se encuentran empatadas, COLVATEL podrá convocar a los proponentes empatados a una nueva etapa de negociación de la oferta, a fin de que se elimine el desempate. 6. ADJUDICACIÓN. ADJUDICACIÓN TOTAL: La adjudicación de la presente invitación a proponer se hará de manera total al proponente que resulte seleccionado

ANEXO No.1

ANEXO No. 2 PROPUESTA ECONÓMICA

Nota: estos precios no incluyen IVA. Para la liquidación se toma el valor unitario de la impresión y este valor se multiplica por la cantidad de impresiones generadas (columna total impresiones mes).

ITEM MODELO UBICACIÓN CIUDAD RED Tipo

TOTAL

IMPRESIONES

MES

VALOR

UNITARIO

IMPRESIÓN

VALOR TOTAL MES

1 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO TUNAL DESPACHO BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 2 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO TUNAL LOGISTSICA BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 3 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO TUNAL LOGISTSICA BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 4 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO CARRERA BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 5 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO GRANADA HILLS LOGISTSICA BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 6 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO GRANADA HILLS -SUPERVISORES BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 7 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO BODEGA LOGISTICA PISO 3 BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 8 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO CAJICA CAJICA SI B/N 5.000 -$ -$ 9 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO CARVAJAL BODEGA BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$

10 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO CHAPINERO BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 11 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO CUNI BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 12 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO CUNI BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 13 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO FUNZA FUNZA SI B/N 5.000 -$ -$ 14 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO GIRARDOT GIRARDOT SI B/N 5.000 -$ -$ 15 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO OFICINA LOGISTICA BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 16 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO PTE. ARANDA OFICINA BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 17 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO SALITRE BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 18 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO CENTRO BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 19 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO PTE. ARANDA TERRENO BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 20 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO CARRERA BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 21 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO BODEGA LOGISTICA PISO 1 BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 22 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO ANT FUNZA 1 FUNZA SI B/N 5.000 -$ -$ 23 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO ANT FUNZA 1 FUNZA SI B/N 5.000 -$ -$ 24 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO SEGURIDAD INDUSTRIAL BOGOTA SI B/N 5.000 -$ -$ 25 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL DE PISO VOLUMEN MEDIO VILLAVICENCIO Villavicencio SI B/N 7.000 -$ -$ 26 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL DE PISO VOLUMEN MEDIO JURIDICA BOGOTA SI B/N 7.000 -$ -$ 27 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL BASICA DE MESA- VOLUMEN BAJO TIC`S BOGOTA SI B/N 7.000 -$ -$ 28 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL DE PISO VOLUMEN MEDIO LABORATORIO PISO 3 BOGOTA SI B/N 7.000 -$ -$ 29 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL DE PISO VOLUMEN MEDIO VICEPRESIDENCIA OPER BOGOTA SI B/N 7.000 -$ -$ 30 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL DE PISO VOLUMEN MEDIO VENTANILLA UNICA BOGOTA SI B/N 7.000 -$ -$ 31 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL DE PISO VOLUMEN ALTO PASILLO PISO 2 BOGOTA SI B/N 10.000 -$ -$ 32 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL DE PISO VOLUMEN ALTO DOCUMENTACION PISO 2 BOGOTA SI B/N 13.000 -$ -$ 33 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL DE PISO VOLUMEN ALTO ULTIMA MILLA PISO 2 BOGOTA SI B/N 16.000 -$ -$ 34 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL DE PISO VOLUMEN ALTO CARVAJAL BOGOTA SI B/N 12.000 -$ -$ 35 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL DE PISO VOLUMEN ALTO PTE. ARANDA BODEGA UM BOGOTA SI B/N 10.000 -$ -$ 36 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL DE PISO VOLUMEN ALTO FINANCIERA BOGOTA SI B/N 15.000 -$ -$ 37 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL DE PISO VOLUMEN ALTO RECURSOS HUMANOS BOGOTA SI B/N 10.000 -$ -$ 38 IMPRESORAS MULTIFUNCIONAL DE PISO VOLUMEN ALTO ADMINISTRATIVA BOGOTA SI B/N 10.000 -$ -$

B/N 5.000 -$ -$

Color 1.500 -$ -$

B/N 5.000 -$ -$

Color 1.500 -$ -$

-$

-$

VALOR TOTAL MES

VALOR TOTAL 12 MESES

39

40 PRESIDENCIAIMPRESORAS MULTIFUNCIONAL COLOR DE PISO VOLUMEN ALTO BOGOTA

SI

SI

INFORMATICAIMPRESORAS MULTIFUNCIONAL COLOR DE PISO VOLUMEN ALTO BOGOTA

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