14 december 2010

Invoering Presentie: een integrale verandering van organisatie en medewerkers

Piet Overduin

Invoeren Presentie: twee vraagstukken

1. Welke strategie voor verandering wordt gevolgd?2. Welke gevolgen heeft Presentie voor visie op organiseren en

besturen?

1. Veranderstrategie

Enkele veranderervaringen…. • Start bij bevlogen bestuurder

Presentie als strategische keuze Valkuil: topdown maatregel (Presentie wordt opgelegd) Oplossing: Incrementele strategie (‘kleine vuurtjes maken’)

• Start bij enthousiaste zorgverleners Gemakkelijk met externe financiering Directe zorgverleners haken hier snel op aan Valkuil: project blijft in de marge van de staande organisatie en eindigt als het

geld op is; medewerkers gefrustreerd achterblijvend

• Missing link: het succes ligt in het midden! Creëer eigenaarschap bij middenmanagement

Mijn verandernoties

• Veranderstrategie sluit aan bij doel: presente organisatie Via dialoog en invloed van alle betrokkenen veranderen/ontwikkelen

• ‘Bouw de brug terwijl je erover heen loopt…’: start Presentie wanneer het besluit tot invoering is genomen; vanaf

eerste moment experiment in presentie be-oefening• Veranderen verloopt niet vlg lineair proces, maar ontwikkelt zich stap

voor stap• Integraal veranderproces: ontwikkeling van medewerkers, teams en

organisatie• Lerend veranderen op basis van principes waarderend vernieuwen

1. Verkennen 2. Verlangen

3. Vormgeven4. Vernieuwen

Gemeenschap

Stemming/sfeer

Actie

Mogelijk-heden

Strategie: waarderend vernieuwen

VISIE = Presente organisatie

Waarden

Principes Verantwoordelijk-heden

Competenties

Missie

Doelstellingen

Organisatie Individu

Bereidheid

ACTIE: waarderend vernieuwen

Zin Bekwaamheid + +

Richten

Inrichten

Verrichten

Disciplines lerende organisatie Hiërarchische cultuur Presente cultuurPersoonlijk meesterschap Gehoorzamen

Overtuigen Procedures beheersen Zekerheid bieden uniformeren

Actief luisteren met uitstel van oordeel Radicaal aansluiten Aanspreekbaar en benaderbaar Nabij en aandachtig Initiatief nemen Zelfmanagement

Mentale modellen Mensbeeld: wantrouwen Mensen worden geleid; anders chaos Leiding door instructie Complexiteit wordt teruggebracht door

standaardisatie Variatie buitensluiten; niet te

organiseren

Mensbeeld: vertrouwen In staat tot verantwoordelijkheid Gelijkwaardigheid Moreel appel overtreft belang van regels Complexiteit wordt beantwoord met ruimte

geven

Gemeenschappelijke visie Structuur, procedures en richtlijnen sturen gedrag en garanderen kwaliteit

Standaardisatie om processen beheersbaar te houden

Experts en handlangers

Werkelijkheid obv gemeenschappelijke betekenis

Participatie van alle betrokkenen Transparantie Organisatie gericht op maatwerk Partnership

Teamleren Het goed leren volgen van afspraken, procedures, beleid

Doceren

Wederkerige transactie met voor beiden bevredigen resultaat

Gelijkwaardigheid

Systeem Lineair Cyclisch lerende organisatie (denk aan Kolb of Deming)

Voorbeeld van een veranderaanpak (I)

• Start: bevlogen bestuurder• Info-bijeenkomst voor MT, RvT, clientenraad• Stuurgroep (met tenminste RvB, middenmanager + behandelaar)

stuurt experimenten en neemt verantwoordelijkheid voor invoering• Start experimenten (pilots) in zorguitvoering

Medewerkers opgeleid in Presentie-denken (leertraject in 3 fasen gedurende 6 mnd met 4 groepen (35) medewerkers

Geïnteresseerden doen mee (fakkeldragers) Zorgpraktijken ontwikkelen zich onder begeleiding Presentie-staflid Presentie werkboek samen gesteld (kennis wordt overdraagbaar) Begeleiding omgangsoverleg pilotafdelingen

Voorbeeld van een veranderaanpak (II)

• Acties met het ‘midden’ Midden wordt opgeleid in hoofdlijnen van Presentie Management gaat Presentie zelf in praktijk brengen (naar collega’s en

ondergeschikten) Belangrijke vaardigheden worden management aangeleerd:

focussen – verbinden – communiceren Invoering wordt gedelegeerd naar middenmanager

Elke eenheid ontwikkelt eigen PvA (visie + invoeringsstrategie) Per team uitwerken missie, ambitie, rollen & verantwoordelijkheden,

gemeenschappelijke waarden & principes (obv Presentie-kennis) Teams zien we als werk- en leercommunity

• Ondersteunende systemen worden geïntroduceerd Participatieve beleidscyclus, journaalgesprekken, andere besluitvorming

(consent), andere HR-systemen, moreel beraad enz.

Voorbeeld van een veranderaanpak (III)

• Leiderschap in de context van Presentie (dus in staat tot beoefening van Presentie in praktijk)

• Verbindend leiderschap• Competenties, o.a.:

Samenbrengen van verschillen Faciliterend en inspirerend Delegerend, ruimte scheppend Sturen obv dialoog Reflexief en lerend

2. Ontwerp organisatie

Mijn definitie van een organisatie

‘Een levende en lerende gemeenschap (organisatie als een organisme). Het scheppen van gemeenschapskwaliteit in een organisatie wordt in dat licht sterk afhankelijk van de mate waarin leidinggevenden, medewerkers weten te betrekken in de ontwikkeling van de organisatie’

Adriaan Bekman

| 13

Presentie en visie op organiseren• Er is geen exclusief model; het gaat om praktijken• Structuur is eerder in cirkels dan hiërarchisch • Integrale benadering: ‘Practice what you preach’!• Zorgteam is kleinste zelfstandige eenheid en maakt deel uit van grotere

eenheid• Elke cirkel kent eigen bevoegdheden, doel, rollen en verantwoordelijkheden• Zelforganisatie belangrijk principe• Dynamische sturing op alle niveaus (horizontaal en verticaal): is alert op

signalen (present aanwezig), integreert verschillende perspectieven, neemt het best werkbare besluit, evalueert en ontwikkelt zo op emergente wijze (cyclisch leerproces)

• Presentie zorgt dus voor gehele systeemverandering• Cultuur is heel belangrijk

MT = stuurgroep = ‘eigenaar’ Presentie

Bestuurder

Regio 1

Team 1

Team 2

Team 3

Team Dagbesteding

Team 4

pilot

Regio 2 Regio 3 Expertisecentrum Ondersteuning

Staf

Werkstructuur: van hiërarchie naar ‘cirkels’ (zelforganiserende systemen)!

Bestuurder

Regiomanager

Team 1

Team 2

Team Dagbesteding

Team 3

Regiomanager

Team 1

Team 2

Team 3

Team 4

Regiomanager

Team 1

Team 2

Team 3

Team 4

Manager Expertisecentrum

Manager Ondersteuning

Bestuursbureauf

Werk & leer gemeen-schappen

Dubbele verbindingen

Bestuurder

Regiomanager

Team 1

Team 2

Team Dagbesteding

Team 3

Regiomanager

Team 1

Team 2

Team 3

Team 4

Regiomanager

Team 1

Team 2

Team 3

Team 4

Manager Expertisecentrum

Manager Ondersteuning

Bestuursbureauf

Werk & leer gemeen-schappen

Team: kleinste eenheid van betekenisgeving

• Organisaties (en haar kleinste onderdeel) zijn combinaties van patronen in betekenisgeving

• Regels, procedures, gebouwen, routines, afspraken, planningen, projecten, begrotingen, etc zijn allemaal geconstrueerde patronen, met de bedoeling om mensen zoveel mogelijk aan te zetten tot gecoördineerde actie

• Betekenis staat nooit vast en is dus te veranderen• Als kleinste entiteit werkt team aan gemeenschappelijk betekenissen

over bijv. relatie met cliënt, goede zorg, klachten, verschil in deskundigheid of ervaring etc.

| 18

Elk team zijn eigen missie

Elk team zijn eigen waarden

Waarden Principes

1 Passie voor mensen - Altijd zoeken naar het positieve in anderen - Het unieke individu achter zijn/haar gedrag zien

2 Verrijking - Elke kans om te groeien aangrijpen - Constructieve feedback geven - Constant zoeken naar de balans tussen werk en privé

3 Innovatie - Succes blijven uitd(r)agen - Ideeën vertalen naar concrete KISS* acties

4 Eén team - Iedereen neemt verantwoordelijkheid voor het teamresultaat - Iedereen draagt het beste van zichzelf bij

5 Impact! - Dingen doen met een doel voor ogen- Practice what we preach

6 Gedisciplineerd ondernemerschap

- We wachten niet, we initiëren met eventuele risico's in ons achterhoofd- We houden ons aan onze plannen – zelfs als de middelen niet beschikbaar zijn

- We gaan verantwoordelijk om met onze middelen alsof ze van onszelf zijn 

  *Keep It Short and Simple

Elk team zijn rollen en verantwoordelijkheden

Rol Verantwoordelijkheid

(in specifieke activiteiten)

Hoofd Handelt als sponsor, woordvoerder, leidt teamvergaderingen etc.

Beheer interne relaties Neemt deel aan intern beleidsoverleg, is attent op teamklimaat, draagt zorg voor werving en selectie nieuwe teamleden, bezoekt zieke collega etc.

Beheer externe relaties Neemt deel aan lokale netwerkbijeenkomsten, onderhoudt contact met verwijzers,

Planning /roostering Stelt wekelijks de roosters op, maand vooruit

Inwerken nieuwe collega Buddy vormen met nieuwe collega

Penningmeester Beheert kasgeld (nooit rood staan!)

Inkoper •Disposibles inkopen•Maaltijden inkopen•Vakantiereizen inkopen

Zinderend organiseren

Focussen – verbinden - communiceren

Visie op medewerkers

Toegevoegde waarde

Gedrag & werkwijze

Positie Rollen

Deugd

en ?

?