iscrizione Albi e Registri Terzo Settore della Regione ...terzosettore.socialelazio.it/artes/(X(1)S(l4pkpgb4... · 3. I vantaggi della nuova procedura È più semplice la gestione

ARTeS iscrizione Albi e Registri Terzo Settore della

Regione Lazio

Guida alle procedure di iscrizione

Rev. 0 del 2 maggio 2012

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Il sistema informativo A.R.Te.S.

È operativa dal 2 maggio la nuova procedura informatizzata on line per l'iscrizione e lapermanenza negli Albi e Registri Regionali del Terzo Settore.

All’interno del portalewww.socialelazio.it � area terzo settore, volontariato e servizio civile

è stato attivato il sistema informativo

A.R.TE.S.Albi e Registri TErzo Settore

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Le novità introdotte dalla procedura informatizzata

cosa cambia

COME INVIARE

cosa NON cambia

COSA INVIARE

La documentazione richiesta per l’iscrizione agli Albi e Registri del terzo

settore e il relativo aggiornamento

può essere inviata agli uffici

regionali solo via internet.

La documentazione richiesta per l’iscrizione agli Albi e Registri del

Terzo Settore e il relativo aggiornamento

rimane la stessa.

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I vantaggi della nuova procedura

È più semplice la gestione delle relazioni con l’Assessorato

Le comunicazioni sono più veloci

Le risorse regionali vengono ripartite in modo più efficiente ed

efficace

È più facile monitorare la consistenza, la qualità e l’evoluzione dei soggetti del Terzo settore

Si acquisiscono informazioni importanti per definire politiche sociali più coerenti con le esigenze del territorio

L’aggiornamento degli Albi/Registri avviene in tempo

reale

PER I SOGGETTI DEL TERZO SETTORE PER L’ASSESSORATO

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La nuova procedura: un po’ di terminologia

ACCREDITAMENTO

È la procedura per l’assegnazione delle credenziali necessarie per l’accesso al sistemainformativo ARTES: nome utente, password, codice PIN).

L’assegnazione delle credenziali garantisce la sicurezza degli accessi.

Solo coloro che sono in possesso dei dati identificativi possono accedere al sistema, inseriredati e dialogare con gli uffici regionali.

- Nome utente

- Password

- PIN

Accreditamento

Rilascio credenziali di accesso

Accesso Ad ARTES

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NUOVA ISCRIZIONE

Riguarda gli enti che si iscrivono per la prima volta agli Albi/Registriregionali.

Potranno farlo solo on line attraverso il sistema ARTES, seguendo lanuova procedura di iscrizione.

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CENSIMENTO DEGLI ISCRITTI

Gli enti già iscritti agli Albi e Registri Regionali del Terzo Settore devonoaccedere ad ARTES per creare il «proprio profilo web», re-inserendo on linedocumentazione e allegati.

Tipo iscritto

Termine ultimo per la presentazione della documentazione del

Censimento

Organizzazioni di Volontariato

30 giugno 2012 (proroga eccezionale)

Associazioni di promozione sociale

31 luglio 2012

Cooperative sociali

30 settembre 2012

IL CENSIMENTO VALE COME RE-ISCRIZIONE

ON LINE DEGLI ENTI ISCRITTI:

la procedura da seguire e la documentazione da presentare ai fini del Censimento sono

ANALOGHE A QUELLE PREVISTE PER LE

NUOVE ISCRIZIONI

Solo per l’anno 2012, il censimento vale come adempimento da parte degli iscritti

dell’obbligo di revisione annuale. La presentazione della documentazione dovrà dunque avvenire entro i seguenti termini

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Schema sintetico della procedura di nuova iscrizione/censimento

ACCREDITAMENTO

NUOVA ISCRIZIONE/

CENSIMENTO

COMPILAZIONE

FORMULARI ON LINE

CARICAMENTO

ALLEGATI ON LINE

INVIO PER

POSTA

DICHIARAZIONE

DI RIEPILOGO

step 1 step 2

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ACCREDITAMENTO NUOVE ISCRIZIONI # 1

Accesso a scheda di accreditamentoLa nuova procedura: come funziona

Gli enti che si iscrivono per la prima volta agliAlbi/Registri del Terzo Settore devono primaacquisire le credenziali per l’accesso ala sistemaARTES: nome utente password e codice PIN.

Le credenziali svolgono una funzione di sicurezza:identificano l’utente al momento dell’accesso alsistema informativo, evitando l’ingresso di soggettinon abilitati e inserimenti indesiderati.

Accesso alla

procedura di accreditamento

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Compilazione scheda di accreditamentoLa nuova procedura: come funziona

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L’utente deve indicare: • l’albo o registro al quale si richiede

l’iscrizione • dati anagrafici sintetici• un indirizzo e-mail

Attenzione:

L’indirizzo e-mail è importantissimo

perché diventerà il principale canale di

comunicazione con gli uffici regionali.

L’indirizzo e-mail deve essere:• attivo• accessibile preferibilmente solo ai

soggetti abilitati alla gestione dei rapporti con gli uffici regionali

• frequentemente controllato• anche di tipo P.E.C. purchè accetti

in entrata anche e-mail provenienti da indirizzi di posta elettronica non certificata.

Il sistema comunica che i dati sono statiinviati e che l’utente riceverà unmessaggio contenente le credenziali.all’indirizzo di posta elettronica indicato

Attenzione:

La procedura di accreditamento non è

ancora completata!

E’ necessario aprire il messaggio di

posta elettronica ricevuto e seguire le

istruzioni contenute.


Inoltro richiesta accreditamento

La nuova procedura: come funziona

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L’utente riceve una e-mail in cui sono contenute le credenziali con cui accedere al sistema ARTES:

• Nome utente (coincidente con l’indirizzo e-mail indicato)

• Password• Codice PIN

Cliccando sul link interno alla e-

mail, la procedura di

accreditamento si conclude.


Completamento procedura accr.mentoLa nuova procedura: come funziona

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Il messaggio avvisa l’ente dell’avvenuto accreditamento.

Da questo momento è possibile accedere al sistema ARTES pereffettuare l’iscrizione, utilizzando i propri nome utente e password.

E il codice PIN?

Il PIN serve solo in caso di sostituzione dell’indirizzo e-mail fornito.

In considerazione della sua importanza ai fini del funzionamento delsistema, l’indirizzo potrà essere modificato attraverso un’appositaprocedura solo citando il PIN.


Conferma avvenuto accreditamento


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L’accreditamento degli enti già iscritti ai Registri/Albi del Terzo settore è avvenuta conuna procedura in parte speciale in quanto rivolta a soggetti già conosciuti dagli UfficiRegionali:

ACCREDITAMENTO ISCRITTI

Procedura speciale

Parte speciale della procedura di accreditamento per gli iscritti:

� Invio lettera circolare contenente le indicazioni perl’accreditamento e i punti chiave della nuova procedura

� Obbligo di comunicare un indirizzo e-mail di riferimento –insieme agli altri dati previsti nella scheda di accreditamento -entro il 16 aprile 2012, collegandosi ad una sezione specialedel portale: http://terzosettore.socialelazio.it/accreditamento

Una volta forniti i dati di accreditamento, la procedura per gli iscritti ha avuto uno svolgimento analogo a quella illustrata per le nuove iscrizioni (ricezione e-

mail con credenziali, attivazione credenziali)

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Per procedere all’iscrizione/censimento l’utente deve entrare in ARTES.

Per accedere al sistema è necessario identificarsi

inserendo il nome utente e la password.

NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 1

Identificazione e accesso ad ARTESLa nuova procedura: come funziona

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Accedendo ad ARTES, l’utente entra inun’area a lui riservata.

Utilizzando le funzioni presenti puògestire tutte le attività collegateall’iscrizione e - una volta iscrittoall’aggiornamento della propria posizionenell’albo/registro di appartenenza.


Area web riservata all’enteLa nuova procedura: come funziona

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Accedendo ad ARTES, l’utente entra inun’area a lui riservata.

Utilizzando le funzioni presenti puògestire tutte le attività collegateall’iscrizione e - una volta iscrittoall’aggiornamento della propria posizionenell’albo/registro di appartenenza.

Inviare e ricevere comunicazioni e documenti a/dagli Uffici Regionali utilizzando il sistema di messaggistica interno ad ARTES.

Controllare a che punto sono le

pratiche in corso

Cominciare la compilazione on line della domanda di iscrizione


Area web riservata all’enteLa nuova procedura: come funziona

Funzionalità dell’area riservata

Controllare l’avanzamento delle pratiche in corso

Consultare e stampare la documentazione inviata agli Uff. Regionali

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Compilazione domandaLa nuova procedura: come funziona

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Il sistema visualizza la lista della

documentazione

obbligatoria da presentare per l’iscrizione.

I Moduli sono schede da compilare direttamente on line. Si accede cliccando sui rispettivi titoli.

Gli Allegati sono documenti esterni che vanno trasformati in file (scansionati) e poi caricati.

Si accede cliccando sui nomi dei documenti.

Il sistema segnala all’utente quali parti della documentazione sono già completate e quali no

(controllo formale).


Compilazione domanda


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La compilazione on line dei moduli è guidata passo a passo.

Pulsanti di navigazione,per spostarsi da unapagina all’altra

Chiarimenti per la compilazione dei singoli campi.

Il contenuto cambia a seconda del campo da compilare.

Il pulsante «chiudi» riporta alla pagina iniziale contenente la lista della documentazione.


Come si compilano i moduli


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Come si caricano gli allegati


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• sfogliare il proprio PC

• selezionare il file dell’atto costitutivo da allegare

• cliccare su «apri»

Allegare il file selezionando il pulsante «conferma».

Il pulsante «annulla» cancella l’operazione: il file non viene allegato.

inserire la descrizione del file che si allega


Come si caricano gli allegati


1

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Esempio: caricamento del file contenente l’atto costitutivo dell’ente.

Attenzione: tutti i documenti originali su

carta (contenenti firme, timbri, ecc.)

dovranno essere preventivamente

trasformati in file tramite scansione.

Il sistema segnala quando tutti i moduli e gli allegati obbligatori risultano formalmente

completi e caricati.


Completamento docum. di iscrizione


1

3

2Il sistema abilita la stampa dei singoli moduli.

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A questo punto si può procedere alla stampa della dichiarazione di riepilogo

che deve essere inviata agli Uffici Regionali per completare l’iscrizione.

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+

Inserire: luogo + firma

Allegare: copia doc. identità del sottoscrittore


Stampa dichiarazione di riepilogoLa nuova procedura: come funziona

Il sistema predispone automaticamente la dichiarazione di riepilogo della documentazione di

iscrizione in pdf.

Il legale rappresentante dell’ente deve:

• firmare la dichiarazione per assumersi la responsabilità (ex DPR 445/2000) della veridicità di quanto dichiarato/allegato

• inviarla per posta agli Uffici Regionali per completare la procedura di iscrizione/censimento.

DOPO la stampa della «dichiarazione di riepilogo» è possibile trasmettere per via telematica la domanda di iscrizione/censimento.

Con il pulsante «trasmetti» la

domanda viene inviata agli Uffici

Regionali.


Invio telematico domanda di iscrizioneLa nuova procedura: come funziona

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Ricevuta di trasmissione della domandaLa nuova procedura: come funziona

Alla ricezione della domanda telematica il sistema visualizza la «ricevuta di trasmissione». Istruzioni per il

completamento della

procedura di iscrizione

(in particolare modalità di invio cartaceo della

dichiarazione di riepilogo).

Codice di trasmissione, identificativo dell’invio, da

utilizzare in caso di comunicazioni con gli uffici

regionali.

Altre informazioni utili attinenti alla procedura di

iscrizione/censimento.

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La ricevuta di trasmissione può essere stampata.


Stampa ricevuta di trasmissioneLa nuova procedura: come funziona

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E’ possibile seguire lo stato della domanda

di iscrizione dalla propria area riservata.

Una volta inviata telematicamente, la documentazione non è modificabile.

L’utente può consultare la documentazione inviata cliccando su «compila l’istanza» .


Attività successive all’invio della domanda


Eventuali comunicazioni e integrazioni documentali possono essere inviati attraverso il sistema di messaggistica interno ad ARTES.

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Documents

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