Upload
rizki-lingga-waryono
View
864
Download
23
Embed Size (px)
Citation preview
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
BORANG
UPTTJJ/UPBJJ
IDENTITAS
Nama Perguruan Tinggi : Universitas Terbuka
Alamat : Jalan Cabe Raya Pondok Cabe, Ciputat, Tangerang
Selatan 15418
Nama UPTTJJ/UPBJJ : UPBJJ-UT Bandung
Alamat : Jalan Panyileukan Raya Nomor 1A,
Soekarno-Hatta Bandung 40614
No. Telepon : (022) 7801791 (Hunting), (022) 87820554,
87820560
No. Faksimili : (022) 87820556
Homepage dan E-Mail : http://bandung.ut.ac.id
Nomor dan Tanggal
SK Pendirian UPTTJJ/UPBJJ : Nomor 41 Tahun 1984 tanggal 11 Juni 1984
tentang Pendirian Universitas Terbuka
Pejabat yang menerbitkan SK : Presiden RI
Program studi yang dilayani di UPTTJJ/UPBJJ:
No. Nama Program Studi Jenjang Studi1 Teknologi Pangan S12 Matematika S13 Biologi S14 Statistika S15 Agribisnis S16 Ekonomi Pembangunan S17 Manajemen S18 Akuntansi S19 Ilmu Administrasi Negara S110 Ilmu Administrasi Niaga S111 Ilmu Pemerintahan S112 Sosiologi S113 Ilmu Komunikasi S114 Pendidikan Matematika S115 Pendidikan Fisika S116 Pendidikan Kimia S117 Pendidikan Biologi S1
UPBJJ-UT BANDUNG 1
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
18 Pendidikan Guru Sekolah Dasar S119 Pendidikan Guru Pendidikan Anak Usia Dini S120 Pendidikan Ekonomi S121 Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan S122 Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia S123 Pendidikan Bahasa Inggris S124 Kearsipan D425 Penyuluhan Pertanian D326 Perpajakan D327 Bahasa Inggris D328 Perpustakaan D229 Pendidikan Olahraga D230 Pendidikan guru Sekolah Dasar D231 Pendidikan guru Taman Kanak-Kanak D232 Lingkungan D1
2 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
IDENTITAS PENGISI BORANG
Nama : Dra. Dina Thaib, M.Ed.
NIDN : 0026015904
Jabatan : Kepala UPBJJ-UT Bandung
Tanggal Pengisian : 31-12-2009
Tanda Tangan :
Nama : Dra. Hj. Erin Erisyani, M.Si.
NIDN : 0021106204
Jabatan : Penanggung Jawab Registrasi
Tanggal Pengisian : 31-12-2009
Tanda Tangan :
Nama : Drs. H. Radis Diding Rusdianto, M.Pd.
NIDN : 0005075105
Jabatan : Staf akademik
Tanggal Pengisian : 31-12-2009
Tanda Tangan :
UPBJJ-UT BANDUNG 3
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
STANDAR 1
VISI, MISI, TUJUAN, SASARAN SERTA STRATEGI PENCAPAIAN
1.1 Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran serta Strategi Pencapaian UPTTJJ/ UPBJJ
Visi
Menjadi UPBJJ-UT yang berkualitas dalam bidang PTTJJ untuk membantu
mewujudkan Universitas terbuka sebagai salah satu institusi PTTJJ unggulan di
antara institusi PTTJJ di Asia 2010 dan dunia 2020.
Misi
1. Memperluas kesempatan belajar pada jenjang pendidikan tinggi yang berkualitas
bagi masyarakat di wilayah UPBJJ-UT Bandung.
2. Meningkatkan efektivitas pembelajaran melalui layanan bantuan belajar.
3. Memastikan penyelenggaraan evaluasi proses dan hasil belajar dilakukan secara
kredibel.
4. Meningkatkan partisipasi masyarakat pengguna dalam pendidikan berkelanjutan
untuk mewujudkan masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based
society).
5. Menyebarluaskan dan berbagai informasi tentang PTTJJ secara inovatif dan
berkesinambungan.
6. Memperkokoh persaudaraan dan kesatuan bangsa khususnya di wilayah UPBJJ-
UT Bandung melalui pendidikan secara luas dan merata.
7. Meningkatkan pemahaman lintas budaya dan jaringan kerja sama melalui
kemitraan pendidikan pada tingkat lokal dan nasional.
Tujuan
1. Secara berkesinambungan meningkatkan efektivitas sistem manajemen kualitas
UT demi meningkatkan layanan registrasi, distribusi bahan ajar, bantuan belajar,
evaluasi hasil belajar, administrasi kelulusan dan sertifikasi di wilayah UPBJJ-
UT Bandung.
2. Mengembangkan kemitraan yang saling menguntungkan dengan pihak lain yang
seluas-luasnya termasuk dengan pihak swasta dalam penyediaan layanan
pendidikan dengan asas kesetaraan dan keadilan guna meningkatkan jangkauan
dan angka partisipasi mahasiswa.
UPBJJ-UT BANDUNG 5
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
3. Memanfaatkan segala sumber daya yang tersedia secara terintegrasi, efisien dan
dapat dipertanggungjawabkan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan secara
efektif.
4. Memanfaatkan berbagai teknologi termasuk teknologi komunikasi dan informasi
dalam penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan penyebarannya.
Visi dan misi UPBJJ-UT dirumuskan oleh UT Pusat melalui Pusmintas (Pusat
Penjaminan Kualitas UT). Berdasarkan visi dan misi tersebut, kemudian dirumuskan
Acuan Kebijakan Mutu dan Sasaran Kualitas UPBJJ-UT (JKOP-JJ00), dalam rangka
Sistem Penjaminan Kualitas Layanan UPBJJ-UT terhadap pelanggan. Acuan inilah,
yang selanjutnya dijadikan rambu-rambu, panduan, dan pedoman bagi semua
pemangku kepentingan internal UPBJJ-UT Bandung di dalam mengukur tingkat
ketercapaian tujuan institusional; menetapkan tonggak-tonggak capaian (milestones)
dari setiap pelaksanaan dan penyelenggaraan kelima fungsi layanan pendidikan jarak
jauh di tingkat UPBJJ-UT.
1.2 Sasaran dan Strategi Pencapaian
Sasaran dan strategi pencapaian kualitas yang meliputi layanan registrasi, distribusi
bahan ajar dan strategi pencapaian kualitas yang meliputi layanan: registrasi,
distribusi bahan ajar, evaluasi hasil belajar, dan administrasi umum.
1.2.1 Layanan Registrasi
Sasaran yang hendak dicapai dalam layanan registrasi adalah (1) meniadakan
kesalahan pemrosesan data pribadi mahasiswa, diukur berdasarkan jumlah mahasiswa
dengan data tidak sesuai vs jumlah mahasiswa baru, dengan target capaian ditetapkan
0% per semester, dan (2) meningkatkan akurasi data registrasi mata kuliah, diukur
berdasarkan jumlah registrasi tidak akurat akibat salah entry vs jumlah registrasi
mahasiswa, dengan target capaian menjadi maksimal 1% dalam satu semester.
Strategi pencapaian:
Untuk sasaran 1, menetapkan kegiatan Orientasi Studi Mahasiswa Baru (OSMB)
dilaksanakan setelah seluruh berkas registrasi pertama diproses; serta Kartu Tanda
Mahasiswa (KTM) dan Tanda Bukti Registrasi (TBR) diserahkan pada kegiatan
OSMB (bagi mahasiswa Pendas). Sementara untuk mahasiswa non-Pendas, KTM,
TBR dan Undangan OSMB diserahkan langsung setelah registrasi. Hal ini
6 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
dimaksudkan agar mahasiswa memiliki waktu untuk memeriksa kebenaran data KTM
dan TBR.
Untuk sasaran 2, mewajibkan pengurus pokjar, petugas perluasan UPBJJ-UT, dan
pengurus Kelompok Belajar Mahasiswa (KBM), wajib menyerahkan TBR kepada
mahasiswa; mengeluarkan pengumuman kepada mahasiswa untuk memiliki dan
menyimpan TBR; menyampaikan hasil evaluasi kerja operator key-in data; dan
Koordinator Registrasi memberikan pengarahan kepada operator key-in data agar
lebih teliti dalam melaksanakan tugasnya.
1.2.2 Layanan Distribusi Bahan Ajar
Sasaran yang hendak dicapai dalam layanan distribusi bahan ajar adalah: (1)
meningkatkan ketepatan waktu penerimaan Bahan Ajar (BA) oleh mahasiswa Pendas,
diukur berdasarkan jumlah kasus pengiriman tepat waktu vs jumlah pengiriman
persemester, dengan target capaian menjadi minimal 95% dalam satu semester. Tepat
waktu, untuk mahasiswa baru minimal saat OSMB, mahasiswa lama minimal dua
minggu sebelum tutorial; serta (2) meningkatkan efisiensi pengiriman BA, diukur
berdasarkan jumlah paket BA vs total biaya pengiriman, dengan target capaian
menjadi minimal lima paket BA per 40.000 rupiah.
Strategi pencapaian:
Untuk sasaran 1:
a. Mendistribusikan BA ke pengurus pokjar selambat-lambatnya tiga minggu
sebelum kegiatan tutorial dimulai.
b. Koordinator BBLBA mewajibkan pengurus pokjar untuk membagikan BA
kepada mahasiswa selambat-lambatnya seminggu sebelum pelaksanaan tutorial
sekaligus bukti penerimaan BA yang ditandatangani mahasiswa.
c. Fasilitator pokjar meminta tanda terima penyerahan BA yang sudah
ditandatangani mahasiswa selambat-lambatnya pada pertemuan pertama Tutorial
Tatap Muka (TTM) program Pendas.
Untuk sasaran 2, Koordinator BBLBA menetapkan jadwal pengiriman BA, setelah
berkoordinasi dengan pengurus daerah.
UPBJJ-UT BANDUNG 7
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
1.2.3 Layanan Bantuan Belajar
Sasaran yang hendak dicapai dalam layanan bantuan belajar adalah: (1)
meningkatkan jumlah kelulusan mahasiswa yang mengikuti mata kuliah wajib tutorial
dengan nilai minimal C, diukur berdasarkan jumlah mahasiswa lulus vs jumlah
mahasiswa peserta, dengan target capaian ditetapkan menjadi 75% persemester; (2)
mengurangi kasus rekapitulasi nilai tutorial, praktik-praktikum yang tidak lengkap,
salah dan atau terlambat, diukur berdasarkan jumlah kasus nilai tutorial, praktik-
praktikum persemester vs jumlah mahasiswa peserta, dengan target capaian
ditetapkan maksimum 5% dalam dua semester; dan (3) meningkatkan ketepatan
distribusi ijazah kepada mahasiswa, diukur berdasarkan ijazah yang didistribusikan
UPBJJ-UT kepada mahasiswa paling lambat tiga bulan sejak menerima dari UT
Pusat, dengan target capaian 90%.
Strategi pencapaian:
Untuk sasaran 1 (bagi kelompok mahasiswa program Pendas):
a. Merekrut tutor dan fasilitator pokjar;
b. Menugaskan tutor dan supervisor yang relevan antara latar belakang pendidikan
dengan mata kuliah yang ditutorialkan dan jenjang pendidikan minimal S2
(minimal 85%);
c. Mengadakan pelatihan tutor (Program Akreditasi Tutor UT ’PAT-UT’), setiap
semester secara bergantian dengan jumlah peserta setiap periode pelatihan rata-
rata 48 tutor;
d. Mengadakan rapat koordinasi (rakor) tutor dan fasilitator pokjar sebagai
pembekalan dan penyegaran teknis pelaksanaan TTM pada setiap semester
selambat-lambatnya dua minggu sebelum pelaksanaan tutorial;
e. Menyampaikan hasil monitoring dan evaluasi (monev) pelaksanaan TTM dan
nilai UAS masa registrasi sebelumnya kepada tutor pada waktu rakor tutor dan
kepada pengurus pokjar pada waktu rakor pengurus daerah;
f. Menetapkan pencapaian kompetensi untuk setiap tugas tutorial berdasarkan
kesepakatan di antara kelompok tutor mata kuliah.
Untuk sasaran 2 (bagi kelompok mahasiswa program non-Pendas):
a. Memberikan pembinaan administrasi akademik kepada pengurus KBM dan
petugas perluasan setiap semester;
8 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
b. Memperbaharui kontrak kerja sama pelaksanaan praktik-praktikum dengan
institusi penyelenggara praktik-praktikum setiap semester;
c. Melaksanakan pertemuan dengan instruktur dan mahasiswa peserta praktikum
selambat-lambatnya satu minggu setelah penutupan registrasi;
d. Menyusun mata kuliah yang ditawarkan dan jadwal pelaksanaan tutorial serta
bimbingan praktik untuk disosialisasikan kepada mahasiswa sedangkan jadwal
praktikum diserahkan kepada institusi terkait;
e. Merekrut tutor dan fasilitator tutorial;
f. Menugaskan tutor dan supervisor yang relevan antara latar belakang pendidikan
dengan mata kuliah yang ditutorialkan dan jenjang pendidikan minimal S2.
Untuk sasaran 3, melaksanakan kegiatan Upacara Penyerahan Ijazah (UPI) khusus
program Pendas secepat-cepatnya satu bulan setelah upacara Wisuda di UT Pusat.
Bagi mereka yang tidak mengikuti UPI, ijazah dapat diambil di kantor UPBJJ-UT.
1.2.4 Layanan Evaluasi Hasil Belajar
Sasaran yang hendak dicapai dalam layanan evaluasi hasil belajar adalah: (1)
mengurangi pelanggaran aturan pelaksanaan ujian, diukur berdasarkan jumlah kasus
pelanggaran sesuai hasil laporan pelaksanaan dan temuan pengolahan hasil ujian,
dengan target capaian ditetapkan 0% tiap semester; (2) meningkatkan kelancaran
proses hasil ujian (LJU+BJU), diukur berdasarkan jumlah hasil ujian yang dapat
diproses lanjut tanpa hambatan per total hasil ujian, dengan target capaian ditetapkan
minimal 99% persemester.
Strategi pencapaian:
Untuk sasaran 1:
a. Melaksanakan rapat koordinasi persiapan UAS Pendas dengan seluruh
Penanggung Jawab Tempat Ujian (PJTU) dan Penanggung Jawab Lokasi Ujian
(PJLU) dari 20 kabupaten-kota setiap semester;
b. Mewajibkan PJLU/PJTU memberikan pengarahan kepada pengawas selambat-
lambatnya satu jam sebelum pelaksanaan UAS;
c. Sosialisasi Tata Tertib UAS kepada mahasiswa pada setiap kesempatan (a.l.
Orientasi Studi Mahasiswa Baru (OSMB) dan tutorial).
UPBJJ-UT BANDUNG 9
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Untuk sasaran 2:
a. Menetapkan target pencapaian dengan mempertimbangkan kinerja dari berbagai
unsur yang terlibat dalam kegiatan pelaksanaan UAS yang akan memberi
dampak pada kelancaran proses hasil evaluasi belajar, yakni 95%.
b. Membuat format lembar jawaban tugas tutorial seperti LJU untuk membiasakan
mahasiswa mengisi data pribadi dengan tepat dan benar.
1.2.5 Layanan Administrasi Umum
Kegiatan layanan administrasi umum yang utama adalah promosi-sosialisasi program,
sasaran yang ingin dicapai adalah: (1) meningkatkan jangkauan PTJJ, diukur
berdasarkan jumlah kecamatan asal mahasiswa vs jumlah kecamatan di wilayah kerja
UPBJJ-UT Bandung, dengan target capaian ditetapkan minimal 90% pertahun; (2)
meningkatkan angka partisipasi mahasiswa, diukur berdasarkan jumlah mahasiswa
baru program non-Pendas di wilayah UPBJJ-UT Bandung, dengan target capaian
ditetapkan naik 10% per tahun.
Strategi pencapaian:
Untuk sasaran 1:
a. Mengizinkan pembentukan pokjar yang sulit dijangkau dengan jumlah
mahasiswa minimal dua kelas (untuk program Pendas).
b. Mengusulkan tempat pelaksanaan ujian di luar kota UPBJJ-UT dan perluasan
UPBJJ-UT Bandung.
Untuk sasaran 2:
a. Menyapa mahasiswa lama program non-Pendas untuk meregistrasi ulang dan
menawarkan beberapa mata kuliah tertentu untuk ditutorialkan.
b. Melakukan kegiatan promosi melalui stasiun radio, mengirim surat penawaran
program ke berbagai instansi baik negeri maupun swasta, memasang iklan di
koran-koran daerah, serta memasang spanduk di berbagai tempat di wilayah
kerja UPBJJ-UT Bandung.
Penetapan target capaian setiap sasaran mutu untuk setiap pelaksanaan dan
penyelenggaraan fungsi layanan UPBJJ-UT Bandung di atas, dijabarkan
berdasarkan empat kebijakan mutu UPBJJ-UT Bandung, yakni: (1) secara
10 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
berkesinambungan meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu UT demi
meningkatkan layanan registrasi, distribusi bahan ajar, bantuan belajar, evaluasi
hasil belajar dan administrasi kelulusan; (2) pengembangan kemitraan yang
saling menguntungkan dengan pihak lain yang seluas-luasnya termasuk dengan
pihak swasta dalam penyediaan layanan pendidikan dengan azas kesetaraan dan
keadilan guna meningkatkan jangkauan dan angka partisipasi mahasiswa; (3)
memanfaatkan segala sumber daya yang tersedia secara terintegrasi, efisien dan
dapat dipertanggungjawabkan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan secara
efektif; dan (4) pengembangan SDM UT yang berkompetensi rangkap di bidang
administrasi dan akademik sehingga mampu berperan secara optimal.
Penetapan ukuran dan target pencapaian sasaran kualitas ditetapkan oleh
manajemen UT, dan ini berlaku sama untuk setiap UPBJJ-UT, sedangkan
penentuan strategi pencapaian, dilakukan berdasarkan kesepakatan manajemen
UPBJJ-UT Bandung tentang upaya yang dilakukan untuk mencapai target sesuai
sumber daya yang ada. Hasil evaluasi seluruh kegiatan yang telah dijalankan
pada tahun/semester sebelumnya juga menjadi bahan pertimbangan utama dalam
menetapkan strategi pencapaian sasaran kualitas untuk setiap kegiatan. Evaluasi
seluruh kegiatan mencakup, antara lain: (1) Umpan balik pelanggan (customer
feedback) yang terdiri atas kepuasan mahasiswa terhadap layanan UPBJJ-UT
Bandung serta penilaian mahasiswa tentang tutor; dan (2) Kasus-kasus menonjol
berkaitan dengan hasil belajar mahasiswa program Pendas. Jadi, strategi
pencapaian sasaran kualitas bagi setiap kegiatan layanan tidak selalu sama untuk
setiap tahunnya.
Strategi pencapaian kualitas yang diungkapkan di sini adalah strategi pencapaian
sasaran kualitas yang disepakati pada tahun 2007 dan 2008. Sejalan dengan
proyeksi profil UT yang salah satunya adalah pada akhir tahun 2021 memiliki
mahasiswa 250.000 orang yang minimal 50% di antaranya adalah mahasiswa
non-guru, ditetapkan ukuran pencapaian sasaran kualitas ‘meningkatkan angka
partisipasi mahasiswa’ adalah jumlah mahasiswa baru non-Pendas, sedangkan
sasarannya adalah naik 10% setiap tahunnya. Oleh karena itu, pada tahun 2009,
di samping dua butir evaluasi kegiatan yang telah disampaikan di atas, evaluasi
kegiatan juga mencakup masalah-masalah mahasiswa program non-Pendas.
Beban pengelolaan mahasiswa Pendas yang cukup besar, memang membuat
UPBJJ-UT BANDUNG 11
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
UPBJJ-UT Bandung memberikan pelayanan yang kurang optimal kepada
mahasiswa non-Pendas. Dan hal ini yang secara konsisten sedang dan akan
diperbaiki, antara lain dengan mengangkat Penanggung Jawab Pelayanan
Mahasiswa (PJPM) bagi mahasiswa non-Pendas, meningkatkan jumlah mata
kuliah yang ditawarkan untuk tutorial Atas Permintaan Mahasiswa (Atpem).
Pencapaian sasaran kualitas bagi setiap layanan diukur pada setiap masa
registrasi (semester). UPBJJ-UT Bandung memiliki kewajiban untuk melakukan
upaya Perencanaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP) bagi kegiatan-
kegiatan layanan yang targetnya tidak tercapai.
Visi dan misi UPBJJ-UT dirumuskan oleh UT Pusat melalui Pusmintas (Pusat
Penjaminan Kualitas UT). Berdasarkan visi dan misi tersebut, kemudian
dirumuskan Acuan Kebijakan Mutu dan Sasaran Kualitas UPBJJ-UT (JKOP-
JJ00), dalam rangka Sistem Penjaminan Kualitas Layanan UPBJJ-UT terhadap
pelanggan. Acuan inilah, yang selanjutnya dijadikan rambu-rambu, panduan,
dan pedoman bagi semua pemangku kepentingan internal UPBJJ-UT Bandung
di dalam mengukur tingkat ketercapaian tujuan institusional; menetapkan
tonggak-tonggak capaian (milestones) dari setiap pelaksanaan dan
penyelenggaraan kelima fungsi layanan pendidikan jarak jauh di tingkat UPBJJ-
UT.
1.3 Sosialisasi dan Peningkatan Pemahaman Visi, Misi, dan Tujuan
UPTTJJ/UPBJJ terhadap Sivitas Akademika & Tenaga Kependidikan
Agar setiap pemangku kepentingan (stakeholder) memahami secara utuh tentang visi
dan misi UPBJJ-UT Bandung, pimpinan melaksanakan promosi dan sosialisasi secara
berkala dan berkelanjutan. Promosi dan sosialisasi dilaksanakan secara terintegrasi
tentang kelima fungsi layanan program pendidikan jarak jauh ke seluruh wilayah
kerja UPBJJ-UT Bandung, meliputi 20 kabupaten-kota di Jawa Barat (Kabupaten dan
Kota Bekasi, Kabupaten dan Kota Bandung, Kabupaten dan Kota Tasikmalaya,
Kabupaten dan Kota Cirebon, Bandung Barat, Karawang, Purwakarta, Subang,
Sumedang, Majalengka, Indramayu, Kuningan, Garut, Ciamis, Kota Cimahi dan Kota
Banjar).
12 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Pemangku kepentingan yang menjadi sasaran promosi dan sosialisasi visi dan misi
terdiri atas pemangku kepentingan internal dan eksternal. Pemangku kepentingan
internal di antaranya kepala UPBJJ, koordinator, kasubbag TU, tenaga administrasi,
dan tenaga akademik. Sedangkan pemangku kepentingan eksternal antara lain PTN,
PTS, LPMP Jawa Barat, Pemkab, Pemkot, DPRD, Dinas Pendidikan Kabupaten-Kota
dan atau instansi, organisasi di wilayah kerja UPBJJ-UT Bandung. Promosi dan
sosialisasi dilaksanakan menggunakan beberapa jenis dan tipe, dengan
memaksimalkan penggunaan media promosi dan sosialisasi, seperti: brosur, leaflet,
spanduk, baligo, tersiar, korespondensi, pertemuan tatap muka, dan kunjungan.
UPBJJ-UT BANDUNG 13
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
STANDAR 2
TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN DAN
PENJAMINAN MUTU
2.1 Tata Pamong
UPBJJ-UT Bandung adalah salah satu dari 37 UPBJJ-UT yang memiliki wilayah
kerja di 20 kabupaten-kota di Provinsi Jawa Barat yang meliputi: Kabupaten dan
Kota Bekasi, Kabupaten dan Kota Bandung, Kabupaten dan Kota Tasikmalaya,
Kabupaten dan Kota Cirebon, Bandung Barat, Karawang, Purwakarta, Subang,
Sumedang, Majalengka, Indramayu, Kuningan, Garut, Ciamis, Kota Cimahi dan Kota
Banjar.
Prinsip penyelenggaraan dan pengelolaan institusional UPBJJ-UT Bandung,
khususnya dalam pengelolaan layanan pendidikan tinggi, bersifat transparan,
terkontrol, profesional, pemberdayaan, yang berorientasi pada hasil dan kepuasan
pelanggan, serta akuntabel. Salah satu upaya untuk mewujudkan komitmen tersebut
diterapkan kebijakan mutu di tingkat UPBJJ-UT berlandaskan pada Sistem Jaminan
Kualitas (Simintas). Tujuannya adalah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi
sistem pengelolaan mutu secara berkesinambungan demi meningkatkan layanan
registrasi, distribusi bahan ajar, bantuan belajar, evaluasi hasil belajar dan
administrasi umum.
Struktur organisasi UPBJJ-UT Bandung mengacu kepada Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 23 tahun 2007 tentang Statuta UT, yang dipandang efektif sesuai dengan kebutuhan penyelenggaraan dan pengembangan UPBJJ-UT. UPBJJ-UT terdiri atas Kepala, Koordinator, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, tenaga akademik dan tenaga administrasi.
UPBJJ-UT BANDUNG 15
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Sesuai dengan struktur organisasi UPBJJ-UT di atas, maka tugas dan fungsi UPBJJ-
UT Bandung meliputi empat hal:
1. Melaksanakan kegiatan layanan administrasi akademik berupa kegiatan
registrasi dan pengujian.
2. Melaksanakan kegiatan layanan bahan ajar dan bantuan belajar yang mencakup
distribusi bahan ajar, pelaksanaan tutorial, praktik, praktikum, kegiatan
kemahasiswaan dan penyerahan ijazah.
3. Melaksanakan kegiatan layanan administrasi umum yang meliputi
ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, penjualan benda-benda UT, dan lain-
lain.
4. Mengembangkan dan membina kerja sama dengan berbagai instansi.
Sebagai unit pelaksana teknis Universitas Terbuka di daerah, UPBJJ-UT memiliki
fungsi dan tugas sebagai pusat pelayanan mahasiswa. Dengan demikian, UPBJJ-UT
Bandung memiliki tugas, fungsi dan peranan penting dalam penyelenggaraan layanan
sistem belajar jarak jauh.
Seluruh tugas dan fungsi UPBJJ-UT Bandung tersebut direncanakan, dikendalikan,
dimonitor, dan dievaluasi oleh seorang Kepala, dua orang Koordinator yaitu
Koordinator Registrasi dan Pengujian serta Koordinator Bantuan Belajar dan Layanan
Bahan Ajar (BBLBA), dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha (Kasubbag TU), dengan
16 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
tugas pokok dan fungsi (tupoksi) masing-masing disampaikan pada Lampiran 2.1.
Untuk penyempurnaan layanan yang diberikan kepada mahasiswa, UPBJJ-UT
Bandung melakukan penyesuaian struktur organisasi yang ditetapkan oleh UT Pusat.
Di samping itu, setiap tahun Kepala UPBJJ-UT Bandung mengeluarkan SK kinerja
yang berlaku bagi seluruh staf UPBJJ-UT baik akademik maupun administrasi,
mendistribusikan deskripsi tugas sesuai keterampilan, kemampuan, dan minat yang
dimilikinya.
Beberapa tenaga administrasi ditugasi untuk melayani informasi dan penerimaan
mahasiswa baru program non-Pendas, yang pengawasannya dikendalikan oleh
Kasubbag TU dan Koordinator Registrasi dan Pengujian. Sedangkan untuk kelompok
mahasiswa program Pendas, UPBJJ-UT Bandung menugaskan 20 tenaga akademik
dan administrasi sebagai Penanggung Jawab Pelayanan Mahasiswa (PJPM) di 20
kabupaten-kota. PJPM merupakan ujung tombak layanan UPBJJ-UT Bandung. Tugas
pokok dan fungsi mereka adalah mengimplementasikan rencana kegiatan yang
diprogramkan oleh UPBJJ-UT Bandung, mulai dari kegiatan sosialisasi dan promosi,
rekrutmen mahasiswa baru, registrasi, OSMB, distribusi bahan ajar, bantuan belajar-
tutorial, ujian praktik-praktikum, Ujian Akhir Semester (UAS), dan Upacara
Penyerahan Ijazah (UPI). Untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut, mereka
berkoordinasi dengan pengurus kabupaten-kota yang ditunjuk berdasarkan SK atau
Surat Tugas dari masing-masing kepala dinas pendidikan kabupaten-kota atau
pimpinan organisasi profesi yang bekerja sama dengan UPBJJ-UT Bandung.
Pengawasan kinerja kelompok PJPM dilakukan oleh Koordinator Registrasi dan
Pengujian, Koordinator BBLBA dan Kasubbag TU.
Kepala UPBJJ-UT Bandung menugaskan kelompok tenaga akademik sebagai
Pembimbing Akademik dan memberikan layanan administrasi akademik yang
berkaitan dengan proses registrasi bagi mahasiswa program non-Pendas. Pemrosesan
formulir mahasiswa baru ditangani oleh bagian informasi, pengawasannya langsung
dilakukan oleh Koordinator Registrasi dan Pengujian. Berdasarkan hasil evaluasi
kegiatan yang dilakukan pada akhir tahun 2009, mulai tahun 2010 UPBJJ-UT
Bandung menunjuk seorang tenaga akademik sebagai penanggung jawab registrasi
untuk seluruh program, baik Pendas maupun non-Pendas serta mengangkat dua orang
staf sebagai PJPM program non-Pendas. Proses key-in data mahasiswa baru, registrasi
mata kuliah, nilai tutorial, praktik-praktikum, serta penerbitan surat keterangan
UPBJJ-UT BANDUNG 17
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
mahasiswa dilakukan oleh tenaga administrasi yang bertugas di bagian komputer.
Pengawasan dan kendali kegiatan pada bagian ini dilakukan oleh kedua koordinator
dan Kasubbag TU.
Penanganan layanan administrasi umum, baik untuk kebutuhan UPBJJ-UT Bandung
maupun mahasiswa ditangani oleh tenaga administrasi. Pengawasan serta kendali
kegiatan ini dilakukan oleh Kasubbag TU.
Di samping tupoksi masing-masing, seluruh karyawan juga dilibatkan pada kegiatan-
kegiatan yang memerlukan banyak petugas antara lain:
1. Key-in data melibatkan tenaga administrasi di luar bagian komputer.
2. Pelatihan tutor melibatkan sebagian tenaga akademik sebagai instruktur secara
bergantian.
3. Rapat koordinasi tutor melibatkan tenaga akademik sebagai fasilitator mata
kuliah dan tenaga administrasi sebagai panitia pelaksana kegiatan.
4. Tutorial Tatap Muka (TTM) melibatkan seluruh tenaga administrasi sebagai
fasilitator pokjar dan tenaga akademik sebagai koordinator lapangan (korlap).
5. OSMB program non-Pendas, melibatkan tenaga administrasi sebagai panitia
pelaksana dan tenaga akademik sebagai fasilitator program studi pada sesi
sosialisasi dan bimbingan akademik.
6. UAS program Pendas, melibatkan tenaga administrasi dan akademik sebagai
Penanggung Jawab Tempat Ujian (PJTU), sedangkan untuk program non-
Pendas melibatkan seluruh tenaga administrasi dan akademik secara bergantian.
7. UPI melibatkan seluruh karyawan UPBJJ-UT Bandung, sebagai panitia
pelaksana.
2.2 Kepemimpinan
Pendekatan kepemimpinan dalam menjalankan tupoksi menerapkan prinsip
pengelolaan layanan pendidikan tinggi yang transparan, terkontrol, profesional,
pemberdayaan, berorientasi pada hasil dan kepuasan pelanggan, serta akuntabel.
Upaya ini dilakukan dengan:
1. Mengakomodasi masukan dari karyawan dalam mengambil keputusan terhadap
strategi kegiatan yang akan dilakukan.
18 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
2. Menentukan strategi pelaksanaan kegiatan berdasarkan data empirik hasil
evaluasi kegiatan sebelumnya.
3. Memberi kepercayaan penuh kepada seluruh karyawan, sehingga merasa senang
dalam bekerja dan dapat memunculkan kreativitas.
4. Mengupayakan pembagian pekerjaan seadil-adilnya disesuaikan dengan
keterampilan, bakat, dan minat yang dimiliki secara proporsional.
5. Memberi penghargaan (reward) kepada karyawan berkinerja baik dan
memberikan teguran (punishment) kepada karyawan yang melakukan pekerjaan
tidak sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
6. Memberikan kesejahteraan lahir batin kepada seluruh karyawan dengan
melibatkannya dalam suatu kegiatan.
7. Mengkondisikan suasana kekeluargaan yang kondusif di antara seluruh
karyawan, untuk mewujudkan kekompakan, dan kenyamanan bertukar gagasan.
8. Menciptakan suasana merasa memiliki lembaga (sense of belonging) sehingga
tumbuh rasa tanggung jawab.
9. Menerapkan sistem pengelolaan keuangan yang transparan dengan
menginformasikan dan memberlakukan besaran pagu serta peruntukannya pada
setiap pasca mengikuti Rapat Koordinasi Nasional (Rakornas) UT.
10. Menghilangkan kesenjangan hubungan antara pimpinan dengan seluruh
karyawan.
Memberlakukan sistem remunerasi.
Prosedur penetapan kebijakan UPBJJ-UT Bandung dan implementasinya dilakukan
dengan tahapan sebagai berikut:
1. Pimpinan UPBJJ-UT Bandung melakukan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)
minimal setiap semester. Dalam RTM tersebut terdapat tujuh pokok bahasan,
yakni (1) status perbaikan audit internal/eksternal masa sebelumnya, (2)
penanganan keluhan pelanggan, (3) hasil analisis kepuasan pelanggan (4)
pencapaian sasaran kualitas kegiatan semester sebelumnya, (5) permintaan
tindakan pencegahan/perbaikan terhadap sasaran yang tidak tercapai, (6) tindak
lanjut RTM sebelumnya dan (7) perubahan kebijakan (apabila ada). Hasil RTM
yang merupakan evaluasi kegiatan semester sebelumnya, dijadikan dasar dalam
menyusun kebijakan dan sasaran kualitas UPBJJ-UT Bandung semester
berikutnya. Keseluruhan hasil ini disampaikan ke seluruh karyawan dalam rapat
rutin bulanan. Dalam rapat ini diharapkan seluruh karyawan memahami arah
UPBJJ-UT BANDUNG 19
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
kebijakan yang diambil dan diberi keleluasaan untuk mengusulkan
penyempurnaan kebijakan dan sasaran kualitas UPBJJ-UT Bandung.
2. Diseminasi hasil kerja UPBJJ-UT Bandung dilakukan melalui dua cara, yaitu:
(1) Melalui kegiatan studi banding baik yang dilakukan oleh UPBJJ-UT lain
yang datang ke UPBJJ-UT Bandung, maupun yang dilakukan oleh UPBJJ-UT
Bandung ke UPBJJ-UT lain, (penerapan hal-hal yang menjadi keberhasilan
UPBJJ-UT Bandung diadopsi oleh UPBJJ-UT lain). (2) Melalui berbagai
kegiatan baik yang diikuti oleh para tutor dari berbagai lembaga, serta kegiatan
yang diikuti oleh para mitra kerja. Adanya pengakuan dari pihak pemangku
kepentingan tentang keberhasilan program UPBJJ-UT Bandung (para tutor, para
mitra kerja dari Dinas Pendidikan Kabupaten-Kota, dan Yayasan/Lembaga
Pendidikan di Jawa Barat).
3. Sistem audit internal yang efektif dilakukan dengan menggunakan instrumen
atau kriteria untuk mengukur kinerja. Pengukuran kinerja pegawai dilakukan
satu tahun sekali sejak Januari hingga Desember. Sistem penilaian kinerja
berdampak pada sistem remunerasi.
2.3 Sistem Pengelolaan
Sosialisasi sistem pengelolaan dilakukan pada berbagai kesempatan, kepada
pemangku kepentingan dilaksanakan ketika rapat koordinasi, sedangkan kepada
seluruh karyawan UPBJJ-UT Bandung dilakukan dalam rapat rutin bulanan atau rapat
lain sesuai kebutuhan. Hal itu bertujuan untuk menyamakan persepsi terhadap
rencana kegiatan karyawan. Selain itu, pengurus mahasiswa program Pendas, dan
Kelompok Belajar Mahasiswa (KBM) non-Pendas di wilayah kerja UPBJJ-UT
Bandung, diikutsertakan rapat koordinasi secara rutin dua kali setahun di kantor
UPBJJ-UT Bandung.
Pelatihan Tutor (jumlah peserta rata-rata 48 orang setiap masa registrasi) dan
Pembekalan Tutor (jumlah peserta rata-rata 500 orang permasa registrasi), diberikan
kepada para tutor yang berasal dari dosen berbagai instansi. Instansi tersebut yaitu
Perguruan Tinggi Pembina (UPI, UNPAD, dan ITB), UPI Kampus Cibiru,
Sumedang, Tasikmalaya, Purwakarta, dan Serang), Universitas Islam Negeri Sunan
Gunung Djati (UIN-SGD), Universitas Islam Nusantara (UNINUS), Universitas
Islam Bandung (UNISBA), Universitas Parahyangan (UNPAR), Universitas
Pasundan (UNPAS), Universitas Sanggabuana, STKIP Cimahi, STKIP Garut,
20 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Universitas Garut (UNIGA), Universitas Galuh (UNIGAL), Universitas Kuningan
(UNIKU), Universitas Swadaya Gunung Jati Cirebon (UNSWAGATI), Universitas
Siliwangi (UNSIL) Tasikmalaya, Universitas Majalengka (UNMA), Universitas
Sebelas April Sumedang (UNSAP), Universitas Wiralodra (UNWIR) Indramayu,
Universitas Singaperbangsa Karawang (UNSIKA), Lembaga Penjaminan Mutu
Pendidikan (LPMP) Jawa Barat, Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik
dan Tenaga Kependidikan (P4TK), Pendidikan Non Formal dan Informal (PNFI),
Dinas Pendidikan Kabupaten-Kota serta lembaga nonformal lainnya yang relevan.
Sistem pengelolaan disampaikan juga kepada seluruh mahasiswa pada saat kegiatan
Orientasi Studi Mahasiswa Baru (OSMB) atau pada saat kunjungan Kepala UPBJJ-
UT Bandung ke setiap tempat yang menjadi wilayah kerjanya. Untuk program non-
Pendas, OSMB dilaksanakan di kantor UPBJJ-UT Bandung, mendatangkan nara
sumber untuk kuliah umum UPBJJ mengundang dosen PTN Pembina (UPI, UNPAD,
dan ITB) dan dari UT Pusat. Untuk program Pendas, kegiatan dilaksanakan di
ibukota kabupaten-kota yang terkadang juga dihadiri oleh Bupati/Walikota, para
pimpinan Dinas Pendidikan Kabupaten-Kota di lingkungan Provinsi Jawa Barat serta
para pemangku kepentingan lainnya sampai ke tingkat kecamatan yaitu Unit
Pelaksana Teknis Daerah (UPTD).
Selain itu, sistem pengelolaan disampaikan kepada instruktur praktikum program
non-Pendas, Penanggung Jawab Tempat Ujian (PJTU), Penanggung Jawab Lokasi
Ujian (PJLU), pemeriksa laporan praktik dan ujian uraian, dua kali setahun, pada saat
kegiatan akan dimulai. Implementasi rencana kerja dalam bentuk kegiatan/program
dilaksanakan oleh setiap penanggung jawab kegiatan. Keseluruhan implementasi
program ini dilaksanakan berdasarkan prosedur ISO 9001:2000 sesuai dengan
kedudukan UPBJJ-UT Bandung sebagai penyandang ISO sejak 03 September 2007.
Seperangkat instrumen dan mekanisme pengawasan untuk setiap fungsi pelaksanaan
dan penyelenggaraan (mencakup sosialisasi dan promosi program, layanan registrasi,
distribusi bahan ajar, bantuan belajar, evaluasi hasil belajar, dan administrasi umum)
dikembangkan untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan UPBJJ-UT Bandung.
Instrumen dan mekanisme pengawasan dikembangkan oleh Pusmintas UT sebagai
implementasi Sistem Penjaminan Kualitas Layanan UPBJJ-UT terhadap kepuasan
pelanggan. Instrumen pengawasan untuk seluruh kegiatan berikut ini berupa
UPBJJ-UT BANDUNG 21
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
dokumen Kebijakan dan Sasaran Kualitas UPBJJ-UT (JKOP-JJ00), sedangkan
mekanisme pengawasan serta langkah-langkah pengelolaan layanan tersebut
diuraikan berikut ini.
2.3.1 Sosialisasi dan Promosi
Sosialisasi dan promosi UPBJJ-UT Bandung merujuk kepada JKOP-JJ06.
Pelaksanaannya diwujudkan dalam bentuk penyebarluasan informasi (brosur,
pamflet, leaflet, spanduk, baligo, tersiar, korespondensi, pertemuan tatap muka, dan
kunjungan). Bahan-bahan tercetak dan terpajang disebarkan ke seluruh kabupaten-
kota yang ada di wilayah kerja UPBJJ-UT Bandung. Sementara pelaksanaan tatap
muka disampaikan pada waktu-waktu tertentu, seperti pertemuan rutin dengan
pengurus daerah kabupaten-kota, pelatihan tutor, rakor tutor, KBM, petugas perluasan
UPBJJ-UT Bandung.
Adapun sosialisasi dan promosi tersiar melalui radio dalam bentuk talk-show. Studio
radio yang mengadakan kerja sama dengan UPBJJ-UT Bandung di antaranya Zora
FM. Talk-show melalui televisi yang diselenggarakan oleh UT Pusat di TVRI,
UPBJJ-UT Bandung menginformasikan ke seluruh pengurus daerah untuk
menyaksikan acara ini.
2.3.2 Registrasi Mahasiswa
Registrasi mahasiswa menerapkan Prosedur Registrasi (JKOP-AM01), serta berbagai
perangkat instrumen pendokumentasian perencanaan, realisasi, laporan kemajuan,
permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan, serta hasil evaluasi kegiatan
registrasi mahasiswa. Sedangkan langkah-langkah pengelolaannya sebagai berikut:
a. Menyiapkan berkas registrasi dan Tanda Bukti Setor (TBS) UT khususnya BRI
dan BTN sesuai dengan prediksi jumlah mahasiswa yang akan registrasi.
b. Melaksanakan rapat koordinasi dengan pengurus daerah dan Kelompok Belajar
Mahasiswa (KBM) setiap awal masa registrasi.
c. Menyediakan layanan informasi dan bimbingan pengisian berkas registrasi.
d. Memeriksa kelengkapan registrasi pertama dengan menggunakan form chek-list
pemeriksaan berkas registrasi.
e. Memeriksa keabsahan TBS UT yang meliputi tanggal setor, validasi, dan jumlah
nominal SPP sesuai paket mata kuliah dan jumlah sks.
22 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
f. Melakukan key-in data pribadi mahasiswa dan data mata kuliah sesuai dengan
jadwal yang telah ditentukan berdasarkan kalender akademik.
g. Mengirim data registrasi via internet, dan berkas registrasi ke UT Pusat.
h. Mencatat berkas registrasi tiap TBS bermasalah untuk ditindaklanjuti
penyelesaiannya.
i. Menyimpan arsip data (back up) dan berkas registrasi.
2.3.3 Layanan Bantuan Belajar, meliputi kegiatan:
2.3.3.1 TTM Wajib Pendas
TTM Wajib Pendas menggunakan Prosedur Pengelolaan Tutorial Tatap Muka Wajib
Pendas (JKOP-TR01), beserta berbagai perangkat instrumen pendokumentasian
perencanaan, realisasi, laporan kemajuan, permintaan tindakan perbaikan dan
pencegahan, serta hasil evaluasi pengelolaan TTM Wajib.
2.3.3.2 TTM Atas Permintaan Mahasiswa (ATPEM)
TTM ATPEM menggunakan Prosedur Tutorial Tatap Muka/Bimbingan Atas
Permintaan (JKOP-TR02), beserta berbagai perangkat instrumen pendokumentasian
perencanaan, realisasi, laporan kemajuan, permintaan tindakan perbaikan dan
pencegahan, dan hasil evaluasi pengelolaan TTM ATPEM.
Langkah-langkah pengelolaan TTM Wajib dan TTM ATPEM sebagai berikut:
1) Menyeleksi tutor dengan menggunakan form seleksi tutor (UM00-RK08-r03).
2) Melaksanakan rapat koordinasi tutor setiap semester.
3) Mengadakan pelatihan tutor setiap semester secara bergantian.
4) Mewajibkan tutor menyusun administrasi tutorial (Peta Konsep ‘PK’,
Rancangan Aktivitas Tutorial ‘RAT’ dan Satuan Acara Tutorial ‘SAT’ dan
Rancangan Evaluasi ‘RE’) bagi mata kuliah yang ditutorialkan.
5) Mewajibkan tutor utama menunjuk tutor pengganti yang disetujui oleh Kepala
UPBJJ-UT Bandung apabila berhalangan hadir (form tutor pengganti terlampir).
6) Menugaskan Koordinator Lapangan (Korlap) untuk mengamati kinerja tutor di
kelas menggunakan Lembar Observasi Praktik Tutorial dan Form Supervisi
Tutorial Tatap Muka (TR02-RK04).
7) Menugaskan Fasilitator Pokjar untuk bertanggung jawab atas pelaksanaan
tutorial di suatu Pokjar (menyiapkan daftar hadir mahasiswa dan tutor, catatan
pertemuan tutorial, ATK, compact disc (CD) format nilai TTM, praktik-
praktikum) dan melaporkan pelaksanaan kegiatan untuk setiap pertemuan
UPBJJ-UT BANDUNG 23
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
dengan menggunakan form Laporan Harian Tutorial kepada Koordinator
BBLBA.
8) Menyebarkan angket penilaian mahasiswa terhadap tutor (UM00-RK03)
minimal satu tahun sekali disampaikan kepada Koordinator BBLBA untuk
dianalisis dan hasilnya disampaikan kepada tutor pada kegiatan rakor tutor.
9) Menyampaikan hasil belajar mahasiswa kepada tutor pada kegiatan rakor tutor.
10) Menindaklanjuti keluhan mahasiswa terhadap tutor yang disampaikan secara
tertulis dengan menggunakan Form Keluhan (JJ03-RK01).
11) Mengevaluasi efektivitas pelaksanaan tutorial meliputi kehadiran dan kinerja
tutor, kehadiran mahasiswa, ketuntasan proses pengolahan nilai tutorial, dan
hasil belajar mahasiswa.
2.3.3.3 Bimbingan Praktik-Praktikum
Bimbingan Praktik-Praktikum di UPBJJ-UT Bandung menggunakan Prosedur
Pengelolaan Bimbingan Praktik-Praktikum-TAP Wajib Pendas (JKOP-PP02), beserta
berbagai perangkat instrumen pendokumentasian, perencanaan, realisasi, laporan
kemajuan, permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan, serta hasil dan evaluasi
pengelolaan bimbingan praktik-praktikum. Langkah-langkah pengelolaannya sebagai
berikut:
1) Menyeleksi laboratorium sekolah tempat penyelenggaraan praktikum di setiap
kabupaten-kota berdasarkan kriteria yang disyaratkan (PP02-RK02).
2) Mendata instruktur praktikum untuk memberikan Buku Materi Pokok (BMP)
yang diperlukan.
3) Menyusun jadwal bimbingan praktik-praktikum berdasarkan kesepakatan
mahasiswa dan instruktur.
4) Memantau pelaksanaan kegiatan praktik-praktikum.
5) Menerima nilai proses dan laporan praktik-praktikum dari instruktur.
6) Memeriksa dan menilai laporan praktik-praktikum mahasiswa sesuai dengan
pedoman penilaian.
7) Melaporkan hasil penilaian praktik-praktikum kepada Kepala Pusat Pengujian
UT dengan melampirkan bukti-bukti otentik.
24 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
2.3.4 Layanan Bahan Ajar
Distribusi bahan ajar program non-Pendas, sejak 2008.2 ditangani langsung oleh
Pusat Layanan Bahan Ajar (Puslaba) dengan cara mahasiswa memesan bahan ajar
melalui e-book store. Sedangkan distibusi bahan ajar program pendas melalui UPBJJ-
UT Bandung menggunakan Prosedur Distribusi Bahan Ajar (JKOP-DS06), beserta
berbagai perangkat instumen pendokumentasian perencanaan, realisasi, laporan
kemajuan, permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan, serta hasil dan evaluasi
distribusi bahan ajar program Pendas, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Mendata jumlah paket bahan ajar yang diperlukan mahasiswa pendas aktif
dalam masa studi bagi masing-masing kabupaten-kota di seluruh wilayah
UPBJJ-UT Bandung per program studi, per angkatan di setiap semester (DS06-
RK04),
b. Menyampaikan pesanan bahan ajar berikut KIT praktik-praktikum ke LPBAUSI
dengan tembusan ke Puslaba dan Purek III dua bulan sebelum pergantian
semester,
c. Memeriksa jumlah dan item pengiriman bahan ajar dengan menggunakan format
monitoring pengiriman sesuai Petunjuk Kerja (DS06-PK01),
d. Menyampaikan usul tambahan paket persatuan BMP, bila diketahui ada
kekurangan jumlah kiriman bahan ajar yang seharusnya diterima (UM00-RK01),
e. Menyampaikan informasi tentang rencana pengiriman bahan ajar kepada
pengurus daerah untuk menerima bahan ajar yang akan dikirim (AM01-RK07),
f. Menghitung biaya pengiriman bahan ajar pendas ke setiap kabupaten-kota
dengan menggunakan transportasi darat,
g. Mengirim bahan ajar pendas ke setiap kabupaten-kota melalui jasa pihak ketiga
(DS06-RK05),
h. Mewajibkan pengurus daerah untuk mendistribusikan bahan ajar kepada
mahasiswa di setiap pokjar selambat-lambatnya satu minggu sebelum tutorial
dimulai,
i. Menerima tanda bukti penerimaan bahan ajar yang telah ditandatangani oleh
setiap mahasiswa (DS06-RK06) dari pengurus daerah,
j. Melaporkan jumlah keseluruhan bahan ajar yang dikirim dan sisa bahan ajar ke
Lembaga Pengembangan Bahan Ajar, Ujian dan Sistem Informasi (LPBAUSI)
dengan tembusan ke Puslaba dan Purek III,
k. Mengajukan permohonan kebutuhan bahan ajar untuk tutor ke LPBAUSI
dengan tembusan ke Puslaba dan Purek III (TR01-RK02),
UPBJJ-UT BANDUNG 25
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
l. Memberikan bahan ajar edisi terbaru yang diperlukan tutor sesuai dengan mata
kuliah yang ditutorialkan.
2.3.5 Ujian dan Evaluasi Belajar
Ujian dan evaluasi belajar mahasiswa meliputi tiga bidang kegiatan, yaitu:
pengelolaan laporan hasil praktik-praktikum, pelaksanaan ujian, dan pemeriksaan
hasil ujian uraian.
2.3.5.1 Pengelolaan Laporan Hasil Praktik-Praktikum
Pengelolaan laporan hasil praktik-praktikum menggunakan dokumen Prosedur
Pengelolaan Laporan di UPBJJ-UT Pemeriksa (JKOP-PP03), beserta berbagai
perangkat instrumen pendokumentasian perencanaan, realisasi, laporan kemajuan,
permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan, serta hasil dan evaluasi pengelolaan
laporan hasil praktik-praktikum.
2.3.5.2 Pelaksanaan Ujian
Pelaksanaan ujian menggunakan dokumen Prosedur Pelaksanaan Ujian (JKOP-
UJ02), beserta berbagai perangkat instrumen pendokumentasian perencanaan,
realisasi, laporan kemajuan, permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan, serta
hasil dan evaluasi pengelolaan laporan hasil praktik mahasiswa.
Langkah-langkah pengelolaannya sebagai berikut:
1) Menyiapkan kebutuhan sumber daya dan sarana untuk UAS sesuai dengan data
mahasiswa yang registrasi di UPBJJ.
2) Melaksanakan rapat persiapan UAS dengan pengurus daerah, PJTU, dan PJLU
selambat-lambatnya dua minggu sebelum ujian.
3) Mewajibkan semua panitia UAS untuk melaksanakan tugas dan fungsinya agar
penyelenggaraan ujian dapat terlaksana dengan baik dan berkualitas.
4) Menyiapkan dan menata bahan pendukung serta naskah UAS sesuai dengan
tempat dan lokasi UAS.
5) Mewajibkan PJTU dan PJLU untuk memberi pengarahan kepada pengawas
UAS di lokasi UAS minimal satu hari sebelum pelaksanaan UAS, mengacu
kepada tata tertib UAS dan Petunjuk Kerja Pengawas Ujian di Ruang Ujian
(UJ02.PK02).
26 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
6) Memastikan naskah UAS, LJU, dan BJU diterima oleh pengawas sesuai dengan
jumlah peserta perjam dan perruang ujian (UJ02-RK01 dan UJ02-RK02).
7) Memastikan LJU dan atau BJU hasil dikumpulkan dan direkap per jam per
ruang (UJ02-RK09) dan perlokasi ujian (UJ02-RK03).
8) Mengumpulkan dan menghitung naskah bekas ujian pada setiap jam ujian
berakhir, kecuali naskah bekas ujian TAP.
9) Melaksanakan pemusnahan naskah UAS setelah jam terakhir per hari ujian di
lokasi ujian atau di UPBJJ dengan cara dibakar atau dihancurkan (UJ02-RK06).
10) Mengirim LJU hasil ujian ke UT pusat.
11) Menyimpan arsip persiapan dan pelaksanaan UAS.
12) Mengevaluasi pelaksanaan ujian mencakup jumlah dan status penanganan kasus
ujian.
2.3.5.3 Pemeriksaan Hasil Ujian Uraian
Pemeriksaan hasil ujian uraian menggunakan dokumen Prosedur Pemeriksaan Ujian
Uraian (JKOP-UJ03), beserta berbagai perangkat instrumen pendokumentasian
perencanaan, realisasi, laporan kemajuan, permintaan tindakan perbaikan dan
pencegahan, serta hasil dan evaluasi pemeriksaan hasil ujian uraian. Langkah-langkah
pengelolaannya sebagai berikut:
1) Menyiapkan kebutuhan sumber daya dan sarana untuk pemeriksaan hasil ujian
sesuai dengan data peserta ujian uraian.
2) Merekrut pemeriksa (mengacu pada kriteria pemeriksa hasil ujian uraian yang
sudah ditetapkan).
3) Memeriksa kelengkapan berkas hasil ujian uraian dan melakukan batching
dengan menggunakan Lembar Kontrol Kasus Administrasi Ujian (UJ03-RK11).
4) Mengadakan penyamaan persepsi pemeriksa dan pengarahan tentang tata cara
pemeriksaan mengacu pada Petunjuk Kerja Pemeriksaan Hasil Ujian Uraian.
5) Pemeriksa diwajibkan menjaga kerahasiaan pemeriksaan dan hasilnya dengan
menandatangani Berita Acara Pernyataan Menjaga Kerahasiaan Berkas dan
Hasil Pemeriksaan Ujian Uraian (UJ03-RK09).
6) Memastikan semua BJU diperiksa dan berkas pendukung diisi dengan benar dan
lengkap.
7) Mengirim berkas hasil pemeriksaan ke UT Pusat.
UPBJJ-UT BANDUNG 27
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
2.3.6 Tata Usaha (Administrasi Umum)
Bidang ketatausahaan mencakup sembilan bidang layanan, yaitu: Promosi Program,
Pengukuran Kepuasan Mahasiswa, Penanganan Keluhan Pelanggan, Pengendalian
Dokumen Internal dan Eksternal, Pengendalian Rekaman, Pengadaan Peralatan dan
Barang Habis Pakai, Perawatan Sarana dan Prasarana, Pengembangan SDM,
Administrasi Kelulusan, serta Audit Kualitas Internal dan Eksternal.
a. Promosi Program menggunakan dokumen Prosedur Promosi Program (JKOP-
JJ05), beserta berbagai perangkat instumen pendokumentasian perencanaan,
realisasi, dan evaluasi promosi program.
b. Pengukuran Kepuasan Mahasiswa menggunakan dokumen Prosedur
Pengukuran Kepuasan Mahasiswa Atas Layanan UPBJJ-UT (JKOP-JJ02),
beserta berbagai perangkat instrumen pendokumentasian perencanaan, realisasi,
dan hasil pengukuran kepuasan mahasiswa.
c. Penanganan Keluhan Pelanggan menggunakan dokumen Prosedur Penanganan
Keluhan Pelanggan (JKOP-JJ03), beserta berbagai perangkat instrumen
pendokumentasian perencanaan, realisasi, laporan kemajuan, permintaan
tindakan perbaikan dan pencegahan, dan hasil dan evaluasi penanganan keluhan
pelanggan.
d. Pengendalian Dokumen Internal dan Eksternal menggunakan dokumen
Prosedur Pengendalian Dokumen Internal (JKUM-MT02), dan Pengendalian
Dokumen Eksternal (JKUM-MT03).
e. Pengendalian Rekaman menggunakan dokumen Prosedur Pengendalian
Rekaman (JKUM-MT04), beserta realisasi pengendalian rekaman.
f. Pengadaan Peralatan dan Barang Habis Pakai menggunakan dokumen
Prosedur Pengadaan Peralatan (JKUM-PS02), Prosedur Pengadaan Barang
Habis Pakai (JKUM-PS03), beserta realisasi pengadaan peralatan dan barang
habis pakai.
g. Perawatan Sarana dan Prasarana menggunakan dokumen Prosedur Perawatan
Sarana dan Prasarana Umum (JKUM-PS04), beserta berbagai perangkat
instrumen pendokumentasian perencanaan, realisasi, laporan kemajuan, dan
evaluasi perawatan sarana dan prasarana.
h. Pengembangan SDM menggunakan dokumen Prosedur Pengembangan
Kompetensi SDM (JKUM-SM04), Petunjuk Kerja Pengelolaan Pelatihan
(SM04-PK03), serta hasil dan evaluasi pengembangan SDM.
28 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
i. Administrasi Kelulusan dikontrol melalui dokumen Bukti Tanda Terima Ijazah,
Transkrip, Akta dari UT-Pusat, Buku Besar Ijazah, Dokumentasi Ijazah,
Transkrip, Akta.
Kegiatan audit internal dan eksternal mencakup seluruh aspek kegiatan di atas,
bahkan tidak terbatas pada kegiatan administrasi umum saja.
Mekanisme pengawasan untuk setiap aspek realisasi dan pencapaian sasaran
kualitas kelima fungsi pelaksanaan dan penyelenggaraan UPBJJ-UT Bandung
(layanan registrasi, distribusi bahan ajar, bantuan belajar, evaluasi hasil belajar
dan administrasi umum), dilakukan melalui mekanisme evaluasi berkala dan
berkesinambungan oleh masing-masing penanggung jawab program di UPBJJ-
UT Bandung. Setiap akhir pelaksanaan program, dilakukan pengukuran
pencapaian sasaran kualitas dan evaluasi komprehensif oleh pimpinan melalui
Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) di tingkat UPBJJ-UT Bandung yang
diadakan setiap semester.
2.4 Sistem Penjaminan Mutu
UPBJJ-UT Bandung telah memiliki sistem dan unit penjaminan mutu untuk
memelihara dan meningkatkan mutu layanan akademik. Penjaminan mutu
dilaksanakan mulai kegiatan sosialisasi dan promosi, rekrutmen mahasiswa baru,
layanan registrasi, distribusi bahan ajar, bantuan belajar, evaluasi hasil belajar,
upacara penyerahan ijazah, berbagai layanan akademik dan administrasi umum
lainnya. Rangkaian sistem jaminan mutu tersebut bermula dari proses evaluasi diri
dilakukan secara berkala dan dimanfaatkan untuk mengadakan perbaikan serta
peningkatan pelayanan. Dalam hal sistem jaminan mutu, UPBJJ-UT Bandung
merupakan salah satu UPBJJ-UT yang telah menyandang ISO 9001:2000 mulai
tanggal 03 September 2007. Pencapaian tersebut memerlukan kerja keras dari semua
elemen di UPBJJ-UT Bandung.
Langkah-langkah UPBJJ-UT Bandung dalam meraih ISO, diawali dengan sosialisasi
dari UT Pusat kepada pimpinan UPBJJ-UT Bandung, kemudian pimpinan UPBJJ-UT
Bandung melaksanakan sosialisasi kepada seluruh karyawan. Sebagai tindak lanjut
sosialisasi ISO, seluruh karyawan UPBJJ-UT Bandung setiap saat berupaya
mempelajari dan memahami serta mengimplementasikannya dalam setiap kegiatan
dengan didampingi konsultan dari UT Pusat. Tiga hal yang dianggap baru dalam
UPBJJ-UT BANDUNG 29
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
implementasinya memerlukan dedikasi dan perjuangan yang luar biasa dari seluruh
karyawan UPBJJ-UT Bandung.
Hal pertama adalah sosialisasi pengkodean, penomoran, dan penempatan seluruh
rekaman kegiatan pada kotak atau lemari penyimpanan dengan mengacu pada
Petunjuk Kerja (PK) Penomoran dan Otorisasi Dokumen. Kedua, sosialisasi prosedur
kerja, format dan cara pengisian, penyimpanan serta penyusunan rekaman kegiatan
sesuai sistem kearsipan yang ditetapkan. Akhirnya, unjuk kerja setiap kegiatan yang
difasilitasi oleh koordinator, kasubbag TU dan penanggung jawab kegiatan kepada
seluruh karyawan di UPBJJ-UT Bandung.
Selain itu, sosialisasi prosedur layanan ini disampaikan juga kepada berbagai pihak
yang terkait dengan kegiatan layanan di UPBJJ-UT Bandung dan secara berkala
disampaikan setiap awal kegiatan kerja di UPBJJ-UT Bandung, yaitu:
1. Mahasiswa program non-Pendas melalui Pembimbing Akademik (PA) dan
petugas informasi, berkaitan dengan penerimaan mahasiswa baru, registrasi,
perolehan bahan ajar, OSMB, tutorial, bimbingan praktik-praktikum, ujian dan
wisuda.
2. Mahasiswa program Pendas melalui pengurus kabupaten-kota pada rapat
koordinasi di UPBJJ-UT Bandung setiap semester tentang rekrutmen mahasiswa
baru, registrasi, distribusi bahan ajar, OSMB, tutorial, praktik-praktikum, ujian,
wisuda dan Upacara Penyerahan Ijazah (UPI).
3. Tutor dan fasilitator pokjar pada rapat koordinasi tutorial UPBJJ-UT Bandung
setiap semester sebelum pelaksanaan tutorial.
4. Mitra kerja meliputi dinas pendidikan propinsi, kabupaten-kota, pengurus PGRI
kabupaten-kota berkaitan dengan kebijakan kerja sama pendidikan, layanan
akademik serta penyediaan sarana prasarana kegiatan akademik mahasiswa,
pimpinan PTN Pembina, PTS, dan lembaga lain yang berkaitan dengan
rekrutmen tutor, serta kepala SMA/SMP dan pimpinan lembaga pendidikan
selaku Penanggung Jawab Lokasi Ujian.
Akhir dari seluruh rangkaian kegiatan tersebut, dilakukan pengukuran pencapaian
sasaran mutu tentang promosi, registrasi, distribusi bahan ajar, bantuan belajar dan
evaluasi hasil belajar dengan mengacu pada perencanaan kegiatan UPBJJ-UT
30 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Bandung yang ditetapkan pada Rapat Tinjauan Manajemen (RTM), antara Kepala
UPBJJ-UT, Koordinator dan Kasubbag TU.
Sebagai tindak lanjut dari kegiatan di atas dan untuk mempersiapkan audit eksternal
dalam upaya memperoleh sertifikat ISO 9001:2000, UPBJJ-UT Bandung harus
menjalani beberapa proses antara lain:
1. Audit internal, dilaksanakan pada tanggal 11-14 Juni 2007 dengan auditor dari
UT Pusat. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa pekerjaan dilaksanakan
oleh UPBJJ-UT Bandung sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah
ditetapkan serta melakukan dokumentasi dari kegiatan yang diakukan. Audit
internal juga mengidentifikasi prosedur yang masih dapat ditingkatkan kualitas
pelaksanaannya. Hasil audit teridentifikasi sebanyak 51 temuan dengan kategori
delapan ketidaksesuaian besar (major). Temuan ini kemudian ditindaklanjuti
dengan Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP) oleh masing-
masing penanggung jawab kegiatan dengan mengisi rencana perbaikan pada
format PTPP (MT05-K01) yang mencakup potensi masalah, analisa akar
penyebab serta rencana tindakan perbaikan, kemudian diverifikasi oleh Kepala
UPBJJ-UT Bandung.
2. Verifikasi audit internal, tanggal 1-2 Agustus 2007, atas tindakan perbaikan
yang dilakukan UPBJJ-UT Bandung dari temuan audit sebelumnya dan
menetapkan status masing-masing temuan. Hasilnya, dari 51 temuan, 39 temuan
dinyatakan telah berhasil diselesaikan (closed) dan 12 lainnya dinyatakan belum
terselesaikan (open).
3. Pre-assessment, tanggal 10 Agustus 2007 oleh auditor SGS. Tujuannya untuk
mengetahui status dari penyusunan dan penerapan sistem manajemen di UPBJJ-
UT Bandung. Pre-assesment dilakukan secara sampling dengan memeriksa
bukti-bukti yang objektif, dengan harapan dukungan dan komitmen dari seluruh
karyawan, maka perbaikan terhadap temuan dari pre-assessment dapat
diselesaikan dalam waktu secepatnya, sehingga UPBJJ-UT Bandung lebih siap
untuk disertifikasi. Secara umum hasilnya bagian Tata Usaha (TU) perlu
mendapat perhatian khusus, sedangkan sebanyak 22 temuan (BBLBA: 9 ; R&P:
4 ; TU: 8 ; dan Management Representative (MR): 1), perlu dilakukan tindakan
perbaikan. Secara lisan, dalam kesimpulan yang disampaikan pada penutupan
kegiatan dihadapan seluruh karyawan, auditor menyatakan UPBJJ-UT Bandung
dinyatakan siap untuk di sertifikasi.
UPBJJ-UT BANDUNG 31
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
4. Assessment, tanggal 30 Agustus-1 September 2007, oleh auditor dari SGS.
Tujuan audit ini adalah untuk memastikan bahwa:
a. Sistem pengelolaan di UPBJJ-UT memenuhi persyaratan dari standar yang
ditetapkan,
b. Organisasi secara efektif telah menerapkan sistem pengelolaan yang
direncanakan,
c. Sistem pengelolaan di UPBJJ-UT Bandung memiliki kemampuan untuk
mencapai tujuan kebijakan organisasi.
Hasil akhir audit eksternal, UPBJJ-UT Bandung dinyatakan berhak memperoleh
sertifikat ISO 9001:2000 terhitung mulai tanggal 03 September 2007 s.d. 02
September 2010 dengan delapan temuan kategori ketidaksesuaian kecil (minor),
yang memerlukan tindakan perbaikan dalam waktu 90 hari. Hasil ini membanggakan
bagi seluruh karyawan, namun merupakan beban cukup berat yang harus dipikul
UPBJJ-UT Bandung untuk mempertahankan predikat tersebut. Perolehan sertifikat
ISO memberi dampak pada budaya kerja di UPBJJ-UT Bandung, walaupun tidak
langsung berubah.
Kendala untuk mengubah kebiasaan kerja yang telah tertanam cukup lama tidak
mudah. Namun demikian, setelah merasakan kemudahan untuk melaksanakan
pekerjaan dengan mengacu pada prosedur baku, merekam kegiatan dan mengetahui
sasaran yang harus dicapai, kendala yang ada secara bertahap dapat diatasi.
Komitmen, dorongan, dan arahan dari pimpinan yang terus menerus tanpa
mengabaikan kebutuhan dan kesejahteraan seluruh karyawan berdampak pada
semangat dan suasana kerja kondusif dan kekeluargaan. Rapat dan diskusi untuk
mencari cara dan solusi terbaik bagi penyelesaian suatu kegiatan yang sedang dan
akan berjalan, serta evaluasi bagi kegiatan yang sudah dilakukan, menjadi hal yang
rutin dilakukan. Setiap karyawan memberikan kontribusi nyata terhadap setiap
kegiatan sesuai dengan kapasitas dan kemampuan yang dimilikinya.
Upaya peningkatan kualitas kerja perlu terus dilakukan, dan pelaksanaan audit
terhadap proses layanan UPBJJ-UT Bandung secara berkala juga dilaksanakan, yaitu:
a. Audit internal, dilaksanakan tanggal 8 - 9 Oktober 2007, oleh tim auditor UT
Pusat, dengan tujuan untuk mempersiapkan UPBJJ-UT Bandung menghadapi
audit eksternal (surveillance) ISO 9001:2000 oleh auditor SGS. Ruang lingkup
32 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
audit meliputi semua proses yang terkait dengan layanan UPBJJ-UT Bandung.
Prosedur yang diaudit mencakup prosedur utama, pendukung, dan kebijakan
manajemen. Hasilnya diidentifikasi sepuluh temuan ketidaksesuaian.
b. Verifikasi audit internal, dilaksanakan tanggal 7 November 2007 untuk melihat
tindak lanjut perbaikan dari temuan audit internal sebelumnya. Hasilnya, tujuh
temuan telah berhasil diselesaikan (closed) dan tiga temuan lainnya belum
terselesaikan (open), yang berkaitan dengan klausul pelayanan pelanggan.
c. Audit internal (surveillance), dilaksanakan tanggal 10-12 Mei 2008 dengan
auditor UT Pusat. Ruang lingkup audit meliputi layanan proses ujian Tugas
Akhir Program (TAP) dan UAS program non-Pendas, dan promosi. Hasilnya,
teridentifikasi sembilan temuan tentang proses ujian dan satu temuan tentang
promosi. Kategori untuk temuan ujian adalah tiga merupakan usulan perbaikan,
lima ketidaksesuaian kecil, dan satu ketidaksesuaian besar, sedangkan untuk
promosi kategori ketidaksesuaian kecil.
d. Verifikasi audit internal, dilaksanakan tanggal 13 Juni 2008, untuk melihat
tindak lanjut perbaikan dari temuan sebelumnya. Hasilnya, sepuluh temuan
seluruhnya telah berhasil diselesaikan (closed).
e. Audit eksternal (surveillance), dilaksanakan tanggal 14 Juni 2008, oleh auditor
SGS. Ruang lingkup audit meliputi verifikasi temuan assessment sebelumnya,
proses layanan ujian TAP dan UAS program Pendas serta manajemen internal
di UPBJJ-UT Bandung. Hasilnya, teridentifikasi tiga temuan dengan kategori
ketidaksesuaian kecil, dua temuan tentang pelaksanaan ujian dan satu temuan
lainnya tentang analisis data kepuasan pelanggan. Dengan hasil ini, perolehan
sertifikat ISO 9001:2000 UPBJJ-UT Bandung dinyatakan dapat dilanjutkan.
f. Audit internal (surveillance), dilaksanakan tanggal 8-10 November 2008
dengan auditor UT Pusat. Ruang lingkup audit meliputi semua proses layanan
Tutorial Tatap Muka (TTM) program Pendas, dan manajemen internal di
UPBJJ-UT Bandung. Hasilnya, teridentifikasi 18 temuan, 16 temuan tentang
pelaksanaan tutorial dan dua temuan lainnya tentang promosi. Kategori untuk
temuan tutorial terdiri atas satu ketidaksesuaian besar, 14 ketidaksesuaian kecil
dan satu usulan perbaikan. Sedangkan untuk temuan promosi keduanya
dikategorikan usulan perbaikan.
g. Verifikasi audit internal, dilaksanakan tanggal 14 Maret 2009 dengan auditor
UT Pusat, untuk melihat tindak lanjut perbaikan dari temuan sebelumnya.
Hasilnya, seluruh temuan berhasil diselesaikan (closed).
UPBJJ-UT BANDUNG 33
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
h. Audit eksternal (surveillance), dilaksanakan tanggal 15 Maret 2009, dengan
auditor SGS. Ruang lingkup audit meliputi verifikasi temuan audit surveillance
sebelumnya, proses layanan Tutorial Tatap Muka (TTM) program Pendas dan
manajemen internal di UPBJJ-UT Bandung. Hasilnya, teridentifikasi dua
temuan dengan kategori ketidaksesuaian kecil, satu tentang pelaksanaan TTM
Pendas, dan satu temuan lainnya tentang analisis data umpan balik pelanggan.
Dengan hasil ini, perolehan sertifikat ISO 9001:2000 UPBJJ-UT Bandung
dinyatakan dapat dilanjutkan.
Pelaksanaan audit layanan UPBJJ-UT secara berkala memberi dampak positif
terhadap peningkatan kinerja di UPBJJ-UT Bandung. Setiap karyawan diingatkan
kembali tentang prosedur yang harus dilaksanakan untuk setiap kegiatan yang
menjadi tanggung jawabnya. Karyawan terkadang kurang memberi perhatian
terhadap pelaksanaan kegiatan rutin, padahal dapat terjadi ketidaksesuaian akibat
ketidakcermatan dalam melaksanakan kegiatan tersebut, yang berdampak menjadi
temuan auditor. Temuan kecil dapat berpotensi menjadi temuan besar dan temuan
besar berpotensi ditunda atau ditariknya kembali sertifikat ISO 9001:2000 yang sudah
diperoleh apabila diidentifikasi ketidaksesuaian yang sama muncul kembali pada
proses audit berikutnya. Oleh karena itu upaya peningkatan kualitas harus terus
dilakukan oleh seluruh karyawan UPBJJ-UT Bandung, dari tingkat tertinggi sampai
terendah.
34 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
STANDAR 3
MAHASISWA DAN LULUSAN
3.1 Mahasiswa
Jumlah mahasiswa di wilayah kerja UPBJJ-UT Bandung selama tiga tahun terakhir
ini disajikan dalam tabel berikut:
Tabel 3.1JUMLAH MAHASISWA UPBJJ-UT BANDUNG
PERPROGRAM STUDI, JENJANG, RATA-RATA PERTAHUN
No Nama Program Studi JENJANG
Jumlah Mahasiswa pada Rata-rata Jumlah Mhs per Tahun
2007 2008 2009
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
1 TEKNOLOGI PANGAN C 4 17 16 12
2 MATEMATIKA C 36 41 41 39
3 BIOLOGI C 28 18 23 23
4 STATISTIKA C 14 16 15 15
5 AGRIBISNIS C 173 116 100 130
6 EKONOMI PEMBANGUNAN C 147 46 50 81
7 MANAJEMEN C 1.194 809 834 946
8 AKUNTANSI C 43 105 158 102
9ILMU ADMINISTRASI NEGARA
C 647 388 377 471
10 ILMU ADMINISTRASI NIAGA C 133 72 66 90
11 ILMU PEMERINTAHAN C 1.073 240 315 543
12 SOSIOLOGI C 2.130 279 798 1.069
13 ILMU KOMUNIKASI C 966 327 407 567
14 PENDIDIKAN MATEMATIKA C 193 208 189 197
15 PENDIDIKAN FISIKA C 130 173 139 147
16 PENDIDIKAN KIMIA C 73 84 91 83
17 PENDIDIKAN BIOLOGI C 213 224 213 217
18PENDIDIKAN GURU SEKOLAH DASAR
C 18.110 31.289 37.452 28.950
19PENDIDIKAN GURU PENDIDIKAN ANAK USIA DINI
C 175 1.810 2.674 1.553
20 PENDIDIKAN EKONOMI C 128 178 167 158
21PENDIDIKAN PANCASILA DAN KEWARGANEGARAAN
C 86 130 145 120
22PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA
C 198 246 232 225
23PENDIDIKAN BAHASA INGGRIS
C 193 250 257 233
UPBJJ-UT BANDUNG 35
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
No Nama Program Studi JENJANGJumlah Mahasiswa pada Rata-rata
Jumlah Mhs per
2007 2008 2009
24 KEARSIPAN D - 1 1 1
25 PENYULUHAN PERTANIAN E 9 6 3 6
26 PERPAJAKAN E 24 39 18 27
27 BAHASA INGGRIS E 93 77 98 89
28 PERPUSTAKAAN F 20 19 29 23
29 PENDIDIKAN OLAHRAGA F 286 364 255 302
30PENDIDIKAN GURU SEKOLAH DASAR
F 5.041 4.386 2.191 3.873
31PENDIDIKAN GURU TAMAN KANAK-KANAK
F 663 539 208 470
32 LINGKUNGAN G 2 3 5 3
JUMLAH 32.225 42.500 47.567 40.764
Sumber Data : BAAPM 21 April 2010
Penerimaan mahasiswa baru dilakukan secara terbuka tanpa ujian masuk, artinya
semua calon mahasiswa yang memenuhi persyaratan administrasi sebagaimana yang
ditetapkan dalam katalog UT, dapat diterima menjadi mahasiswa (kecuali program
pasca sarjana). Keterbukaan dalam sistem penerimaan mahasiswa baru memberikan
peluang kepada setiap warga negara Indonesia untuk memperoleh pendidikan hingga
jenjang pendidikan tinggi, termasuk mahasiswa mempunyai keterbatasan fisik, waktu,
dan biaya, tanpa ada batasan usia, tahun ijazah, domisili calon mahasiswa, sehingga
dapat terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat. Prinsip keterbukaan tersebut juga
merupakan implementasi nyata dari prinsip persamaan hak memperoleh layanan
pendidikan bagi setiap warga negara Indonesia.
Sistem pendidikan jarak jauh yang diterapkan UT tidak membatasi waktu
penyelesaian studi pada setiap program studi (tidak memberlakukan sistem dropt
out). Selain itu mahasiswa diberi keleluasaan dalam memilih dan menentukan mata
kuliah dan jumlah sks yang diregistrasikan pada setiap semester, sehingga setiap
mahasiswa diberi keleluasaan waktu untuk menyelesaikan studinya. Khusus untuk
program Pendas yang terdiri atas program studi S1 PGSD, S1 PGPAUD, D-II PGSD,
D-II PGTK dan D-II Pendor, diberlakukan sistem paket mata kuliah pada setiap
semester, sehingga secara umum mahasiswa pada program studi tersebut dapat
menyelesaikan studinya relatif lebih cepat dibandingkan dengan program studi yang
tidak menerapkan sistem paket mata kuliah.
3.2 Lulusan
3.2.1 Jumlah Lulusan
36 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Jumlah lulusan (non-Transfer dan Transfer), rata-rata IPK lulusan, persentase
mahasiswa non-Transfer yang Lulus Sarjana dengan masa studi, dan Jumlah Lulusan
(non-Transfer), selama tiga tahun terakhir untuk tiap program studi S1 di UPBJJ-
UT Bandung disajikan dalam Tabel 3.2 berikut.
Tabel 3.2a.
Tabel 3.2b.
Tabel 3.2c.
UPBJJ-UT BANDUNG 37
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
3.2.2 Deskripsi Lulusan
Terjadi peningkatan jumlah lulusan yang cukup tajam pada tahun 2009 dibandingkan
dengan tahun 2008 dan 2007, yang disebabkan peningkatan lulusan pada seluruh
program studi di FKIP, kecuali program studi Pendidikan Pancasila dan
Kewarganegaraan, program studi Sosiologi (FISIP), program studi Manajemen dan
Ekonomi Pembangunan (FEKON). Peningkatan terbesar pada program studi
Pendidikan Guru Sekolah Dasar (PGSD), diduga salah satu penyebabnya adalah
diberlakukannya Layanan Tutorial Tatap Muka (TTM) yang diberikan sebagai bagian
dari paket mata kuliah (rata-rata tiga mata kuliah dari enam mata kuliah diberikan
layanan TTM pada setiap semester). Pada tahun 2007 nilai TTM memberikan
kontribusi terhadap nilai akhir yang diperoleh mahasiswa semula 35% (sejak tahun
2008 kontribusinya naik menjadi 50%). Rata-rata IPK program studi PGSD
menunjukkan hasil yang lebih tinggi dibandingkan dengan sebagian besar lulusan
program studi lainnya. Pemberlakuan Undang-Undang Guru dan Dosen yaitu
Undang-Undang Nomor 14 tahun 2005 memicu guru untuk mempercepat
penyelesaian studinya.
Yang menarik dari tabel di atas adalah, rata-rata IPK lulusan program studi
Matematika lebih tinggi daripada rata-rata IPK lulusan program studi lainnya,
walaupun masa studinya lebih lama dari lulusan PS lainnya. Selain itu terdapat tiga
program studi dengan masa studi lebih dari delapan tahun. Program studi di atas
adalah Administrasi Negara, Administrasi Niaga (FISIP), dan Ekonomi
Pembangunan (FEKON).
38 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Program studi masukan D3, secara umum lama masa studinya rata-rata di bawah lima
tahun, kecuali program studi Pendidikan Fisika. Adapun kendalanya diduga antara
lain sulitnya mengelola waktu untuk belajar karena bekerja, belum tersedianya
layanan TTM, tidak adanya pembatasan waktu penyelesaian studi, keterbatasan
penguasaan Information and Communications Technology (ICT) untuk
memanfaatkan layanan tutorial on-line dan kesulitan melakukan transaksi pemesanan
bahan ajar melalui e-book store, tidak disediakan waktu khusus untuk melakukan
remedial mata kuliah dan semester pendek seperti pada perguruan tinggi tatap muka,
serta keterbatasan waktu ujian hanya dua hari.
Hal yang sangat mengejutkan dan membanggakan adalah ditemukan seorang alumni
mahasiswa UPBJJ-UT Bandung, bernama Roebing Gunawan Budhi, S.H., S.Sos.,
S.Sos., MA., M.M., yang dapat menyelesaikan studinya secara cepat dan
mengagumkan. Mahasiswa tersebut dapat meraih dua gelar sarjana pada program
studi S1 yang berbeda secara berurutan yaitu sarjana S1 Administrasi Niaga, S1
Sosiologi, serta satu gelar magister dari Program Magister Manajemen UT. Pada
tahun 2009, yang bersangkutan mendapatkan prestasi yang luar biasa dari Museum
Rekor Dunia Indonesia (MURI) sebagai orang pertama di Indonesia yang dapat
merampungkan studi di tiga jurusan yang berbeda dalam sejarah berdirinya UT
selama 25 tahun terakhir.
3.2.3 Upaya Perbaikan dan Hasil
Upaya UPBJJ-UT Bandung yang mengacu kepada aturan UT dalam rangka
meningkatkan kuantitas dan kualitas lulusan, melakukan hal-hal sebagai berikut:
a. Penambahan jumlah mata kuliah yang ditawarkan dalam layanan TTM pada
setiap semester.
b. Penawaran TTM atas permintaan mahasiswa (Atpem) untuk mahasiswa Pendas
maupun non-Pendas yang mempunyai kontribusi sebesar 50% terhadap nilai
akhir mata kuliah.
c. Sosialisasi tutorial on-line dan kontribusinya terhadap nilai akhir mata kuliah.
d. Penyebaran angket kepuasan mahasiswa terhadap layanan UPBJJ-UT Bandung
dan penilaian mahasiswa terhadap tutor.
e. Pelaksanaan ujian berbasis komputer (UBK) yang sekarang diberi istilah ujian
online.
UPBJJ-UT BANDUNG 39
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
f. Pemberian kemudahan kepada mahasiswa FKIP yang tidak lulus ujian TAP tiga
kali atau lebih untuk mengikuti ujian TAP individual. Selain itu, mahasiswa
diberi kesempatan untuk menyusun makalah yang bertujuan membantu nilai
ujian TAP.
g. Khusus untuk program Pendas, sejak masa ujian 2009.2 persyaratan ujian TAP
tidak menerapkan aturan N-19 sks (N adalah jumlah sks yang harus ditempuh)
dengan IPK minimal 2,00, tetapi menerapkan aturan sudah menempuh semua
mata kuliah sampai dengan semester IX untuk S1 PGSD dan semester VIII
untuk S1 PGPAUD (Surat Edaran Purek III-UT No. 19/20/H31/AK/2009 perihal
Perubahan Persyaratan TAP Pendas). Khusus untuk program Pendas, sejak masa
ujian 2008.1 nilai bimbingan TAP berkontribusi terhadap nilai akhir sebesar
50% yang sebelumnya tidak berkontribusi.
h. Selain FKIP, UT menyediakan layanan berupa tugas menyusun makalah yang
harus diseminarkan di UT Pusat untuk membantu nilai ujian TAP.
Hasil dari upaya yang telah dilakukan terdapat peningkatan:
a. Jumlah mahasiswa yang mengikuti TTM Atpem, bimbingan TAP, praktik-
praktikum
Dalam hal TTM Atpem program Pendas terdapat peningkatan jumlah tempat
penyelenggaraan mulai masa registrasi 2009.2, di mana sebelumnya belum
pernah dilaksanakan TTM Atpem. Alasan diadakannya TTM Atpem Pendas
adalah adanya kekhawatiran mahasiswa tidak lulus tepat waktu.
Dalam hal peningkatan jumlah peserta bimbingan praktik-praktikum untuk
mahasiswa non-Pendas (program studi Pendidikan Kimia, Fisika, dan Biologi)
dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 3.3SEBARAN JUMLAH PESERTA BIMBINGAN PRAKTIKUM
PROGRAM NON-PENDAS DI UPBJJ-UT BANDUNG
40 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
No.Masa
Registrasi
PROGRAM STUDIPENDIDIKA
N FISIKAPENDIDIKAN BIOLOGI
PENDIDIKAN KIMIA
1. 2007.1 5 10 12. 2007.2 15 30 53. 2008.1 12 49 64. 2008.2 29 26 105. 2009.1 18 24 116. 2009.2 18 17 16
Khusus mata kuliah Praktikum IPA (PEPA4203) untuk ketiga program studi di
atas selama tiga tahun terakhir tercatat sebanyak 13 orang.
b. Jumlah mahasiswa yang mengikuti UBK dirangkum dalam Tabel 3.4.
Tabel 3.4JUMLAH MAHASISWA PESERTA UBK
MASA UJIAN 2007.1 S.D. 2009.2 DI UPBJJ-UT BANDUNG
No. Masa UjianJumlah mahasiswa yang
mendaftar membayar mengikuti ujian1. 2007.1 6 4 32. 2007.2 8 6 63. 2008.1 16 12 114. 2008.2 22 17 175. 2009.1 23 16 156. 2009.2 18 15 15
c. Jumlah mahasiswa program Pendas yang lulus tepat waktu
Sampai dengan masa registrasi 2009.2 dari sejumlah 93.190 lulusan program
Pendas, sebanyak 15.464 orang yang lulus tepat waktu (lima semester untuk
program studi D-2 PGSD, PGTK dan Pendidikan Olah Raga (Pendor), serta S1
PGSD masukan D-2 PGSD; empat semester untuk program studi S1 PGPAUD,
masukkan D-2 PGTK) atau 16,59%. Data selengkapnya direkap dalam
Tabel 3.5.Tabel 3.5
JUMLAH LULUSAN TEPAT WAKTUPROGRAM PENDAS s.d. MASA REGISTRASI 2009.2
No. Jenjan Program Studi Jumlah Lulusan % Lulus
UPBJJ-UT BANDUNG 41
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
gTepat Waktu
TotalTepat Waktu
1 D-2PGSD, PGTK dan Jaskes (Pendor)
78.704 7.393 9.39%
2 S-1PGSD 14.318 7.903 55.20%PGPAUD 168 168 100.00%
Jumlah Total 93.190 15.464 16.59%
Sumber Data : SRS UT, 18 Oktober 2010
42 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
STANDAR 4
SUMBER DAYA MANUSIA
4.1 Dosen Tetap
Jumlah dosen tetap di UPBJJ-UT Bandung pada masing-masing fakultas, berdasarkan
pendidikan tertinggi, disajikan pada tabel berikut.
Tabel 4.1DOSEN TETAP UPBJJ-UT BANDUNG
No. Nama DosenJenjang Pendidikan, Bidang Ilmu, dan
asal PTFakultas/Satminkal
Program Studi
(1) (2) (3) (4) (5)
1Drs. Abdurachman, M.Ed.
S2 Education in Science
University of Houston
FKIPPendidikan Biologi
2Dra. Dina Thaib, M.Ed.*
S1 Matematika ITB FMIPAMatematika
S2 Management of EducationSFU Canada
3Dra. Erin Erisyani, M.Si.
S2 Statistika IPB FMIPA Statistika
4Drs. Maman Sudirman, M.Pd.
S2 Pendidikan Biologi SL UPI FKIPPendidikan Biologi
5 Drs. Ojo Sukarjo, M.Pd. S2 Pendidikan Matematika SL UPI FKIPPendidikan Matematika
6 Drs. Radis D.R., M.Pd. S2Pendidikan Bahasa Indonesia
UPI FKIPPendidikan Bhs. Indonesia
7Drs. Dudung Abdullah, M.Pd.
S2 Pendidikan IPS SD UPI FKIP PGSD
8 Drs. Ruganda, M.Pd. S2Pendidikan Bahasa Indonesia
UPI FKIPPendidikan Bhs. Indonesia
9Drs. Soleh Hadiryanto, M.Pd.
S2 Pendidikan Biologi SL UPI FKIPPendidikan Biologi
10Drs. Ron Makrony, S.Pd., M.Pd.
S2Pendidikan Bahasa Indonesia
UPI FKIPPendidikan Bhs. Indonesia
11 Dra. Raja Rosnenty* S1 Perpustakaan UPI FKIP Perpustakaan
12Drs. Dadang Kurnia, M. Pd.
S2 Pendidikan Anak Usia Dini UPI FKIP PAUD
13 Drs. Hadi Haryadi* S1 Administrasi Pendidikan UPI FKIP Adpen
14Drs. Rasdjo D Suwardi, M.Pd.
S2 PKn UPI FKIP PKn
15Drs. Uus Yusmantara, S.Pd., M.Pd.
S2 IPS SD UPI FKIP PGSD
16Drs. Nana Setiana, S.Pd., M.Pd.
S2 IPS SD UPI FKIP PGSD
17 Drs. Deden Taryana S1 Administrasi NiagaUNPAR
FISIP Adni
18 Dra. Hj. Srie Yoharti S, S2 Pendidikan Bahasa UPI FKIP Pendidikan
UPBJJ-UT BANDUNG 43
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
No. Nama DosenJenjang Pendidikan, Bidang Ilmu, dan
asal PTFakultas/Satminkal
Program Studi
(1) (2) (3) (4) (5)M.Pd. Indonesia Bhs. Indonesia
19 Dra. Chofnia Saidah* S1 PLS UPI FKIP PLS
20 Drs. Effendi Siregar* S1 Pendidikan OR UPI FKIP Pendor
21 Drs. Moh. Taufik* S1Pendidikan Bahasa Indonesia
Unswagati
FKIPPendidikan Bhs. Indonesia
22Dra. Euis Djuariah Rosid*
S2 Pendidikan Bahasa Daerah UPI FKIP Bahasa Sunda
23 Drs. Didi Permana* S1
Kurikulum & Teknologi Pendidikan
UPI FKIP Kurtek
Pendidikan MatematikaIKIP Padang
FKIPPendidikan Matematika
24 Angga Sucitra, SE S1 ManajemenIKOPIN
FEKON Manajemen
Keterangan: * = masih dalam proses penyelesaian studi
Pada saat ini sebanyak delapan dosen tetap sedang menyelesaikan dan atau
menempuh studi lanjut untuk jenjang S2, satu orang untuk jenjang S3, dan satu orang
dosen tetap akan memulai semester awal studi lanjut untuk jenjang S2 pada tahun
akademik 2010. Pengambilan program studi lanjutan dilakukan dimulai dengan
mengajukan permohonan ijin tes dan mengajukan permohonan tugas/ijin belajar dari
dekan fakultas masing-masing yang ditentukan berdasarkan peta kebutuhan dosen
pada setiap program studi di UT.
Berdasarkan Tabel 4.1, dosen yang ada di UPBJJ-UT Bandung baru mewakili 12
program studi dengan 21 dosen. Sementara tiga dosen yang lain tidak mewakili
program studi dan mereka ditugaskan untuk menangani program studi PGSD dan
PGPAUD. Dengan demikian dari 32 program studi yang dikelola UPBJJ-UT
Bandung, 20 program studi tidak terwakili (hanya terwakili 37,5%). Dalam rangka
memenuhi ketidakterwakilan 20 program studi lainnya (62,5%), upaya UPBJJ-UT
Bandung menerbitkan SK kinerja setiap tahun dengan menugaskan dosen tetapnya
sebagai Pembimbing Akademik (PA) dan Penanggung Jawab Pelayanan Mahasiswa
(PJPM) pada 32 program studi yang dikelola secara proporsional. Khusus untuk
program Pendas (D2 PGSD, D2 PENDOR, D2 PGTK, S1 PGSD dan S1 PGPAUD),
pembagian tugas kerja dituangkan dalam SK kinerja sebagai PJPM berbasis
kabupaten-kota di wilayah kerja UPBJJ-UT Bandung. Dengan demikian, seluruh
44 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
program studi yang dikelola UPBJJ-UT Bandung dapat terwakili pengelolaannya oleh
dosen tetap melalui PA dan PJPM.
Dalam menyelesaikan masalah akademik, dosen UPBJJ-UT Bandung berkoordinasi
dengan Ketua Program Studi dan atau Ketua Jurusan pada fakultas masing-masing di
UT Pusat.
Sementara penyelesaian masalah administrasi yang tidak terselesaikan di UPBJJ-UT
Bandung, dikoordinasikan dengan Koordinator Registrasi dan Pengujian, BBLBA,
untuk ditindaklanjuti ke UT Pusat.
4.2 Mekanisme Rekrutmen Tutor dan Pembimbing
4.2.1 Rekrutmen Tutor
Rekrutmen tutor dilaksanakan sepenuhnya oleh UPBJJ-UT Bandung dengan
ketentuan sebagai berikut:
a. Dosen berijazah minimal sarjana (S1), bidang studi yang relevan dengan mata
kuliah yang ditutorialkan, atau guru diutamakan berijazah S2. Praktisi
pendidikan berpengalaman minimal lima tahun, bidang studi yang relevan
dengan mata kuliah yang ditutorialkan.
b. Terakreditasi sebagai tutor UT (PAT-UT), atau pernah mengikuti program
PEKERTI, Applied Approach, atau pernah mengikuti penataran tutor inti di
daerah (untuk program Pendas).
c. Berkomitmen tinggi sebagai tutor.
d. Bersedia mematuhi aturan yang berlaku bagi tutor UT.
Rekrutmen tutor dilakukan dengan berbagai cara antara lain:
1. Penugasan terhadap tutor lama melalui penghubung (contact persons).
Penghubung adalah dosen senior dari perguruan tinggi pembina dan swasta yang
telah berpengalaman lebih dari empat tahun, yang dipilih oleh UPBJJ-UT
Bandung. Selain itu, keberadaan penghubung juga dimanfaatkan untuk
memperlancar kegiatan tutorial apabila terjadi ketidaksesuaian di lapangan yang
diakibatkan oleh tutor.
2. Khusus untuk program Pendas, UPBJJ-UT Bandung memberikan kesempatan
kepada tutor daerah yang memenuhi kualifikasi akademik. Mereka adalah
mantan tutor DII PGSD di daerah, diajukan oleh pengurus pokjar atau atas
permohonan sendiri untuk menjadi tutor S1 PGSD.
UPBJJ-UT BANDUNG 45
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
3. UPBJJ-UT Bandung menyeleksi calon tutor baru, berdasarkan surat lamaran
tutor, instruktur dan supervisor (secara administratif) sesuai dengan Format
Seleksi Tutor/Instruktur/Supervisor (UM00-RK08-r03).
Perbandingan antara tutor dengan mahasiswa perkelas yaitu ± 30 mahasiswa.
Untuk mengoptimalkan tugas tutor maka jumlah kelas yang ditutorialkan oleh
seorang tutor untuk setiap mata kuliah yang sama, minimal dua kelas maksimal
empat kelas perminggu pertemuan. Jika memungkinkan, seorang tutor dapat
ditugaskan di dua pokjar yang berlainan, diutamakan untuk mata kuliah yang
sama dan pada hari yang berbeda (Sabtu dan Minggu) untuk setiap pertemuan.
Dengan cara seperti ini maka kebutuhan tutor yang besar dapat diatasi dengan
mengoptimalkan tugas tutor yang ada.
Setiap tutor Pendas diwajibkan menyiapkan panduan materi tutorial dalam
bentuk Peta Konsep Mata Kuliah, Rancangan Aktivitas Tutorial (RAT), Satuan
Acara Tutorial (SAT), dan Rancangan Evaluasi (RE) untuk dibawa pada setiap
pertemuan. Sedangkan panduan yang digunakan untuk tutor non-Pendas adalah
panduan yang dikirim oleh masing-masing fakultas di UT Pusat. Untuk
memberikan pemahaman tentang konsep tutorial, dilakukan pelatihan tutor
secara bergantian. Setiap mata kuliah yang ditutorialkan diwakili dua orang
tutor, sedangkan pelaksanaannya diselenggarakan setiap semester. Adapun
penyamaan persepsi tentang pelaksanaan tutorial bagi seluruh tutor dilakukan
pada kegiatan rapat koordinasi persiapan TTM wajib. Mereka yang telah
memperoleh pelatihan, difungsikan sebagai fasilitator mata kuliah pada sesi
diskusi kelompok mata kuliah. Pemberian nilai TTM mengacu pada Petunjuk
Kerja Pemberian Nilai TTM (UM00-PK02).
4.2.2 Rekrutmen Pembimbing Praktik-Praktikum
Pembimbing praktik biasa disebut supervisor, sedangkan pembimbing praktikum
disebut instruktur. Mata kuliah yang mewajibkan praktik antara lain Praktik
Kemampuan Mengajar (PKM), Pemantapan Kemampuan Profesional (PKP),
Pembelajaran Kelas Rangkap (PKR), Pembelajaran Berwawasan Kemasyarakatan
(PBK), Pembelajaran Terpadu, Permainan Kecil, Permainan Besar. Mata kuliah yang
mewajibkan praktikum antara lain Praktikum IPA di SD, Praktikum Biologi, Kimia,
Fisika.
46 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Seperti halnya rekrutmen tutor, rekrutmen pembimbing praktik dan instruktur
praktikum di UPBJJ-UT Bandung dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Pembimbing berijazah minimal S1 atau guru diutamakan S2 dengan bidang
studi yang relevan atau praktisi minimal lima tahun di bidangnya.
b. Berkomitmen tinggi sebagai pembimbing praktik dan instruktur praktikum.
c. Bersedia mematuhi peraturan yang berlaku sebagai pembimbing praktik dan
instruktur praktikum.
d. Pedoman yang dijadikan pegangan untuk rekrutmen calon instruktur dan
supervisor adalah Format Seleksi Tutor/Instruktur/Supervisor (UM00-RK08-
r03).
4.2.3 Data Tutor dan Pembimbing
Data tutor dan pembimbing di wilayah kerja UPBJJ-UT Bandung berdasarkan
program studi dan jenjang pendidikan, tersaji pada tabel berikut:
Tabel 4.2JUMLAH TUTOR DAN PEMBIMBING
BERDASARKAN PROGRAM STUDI DAN JENJANG PENDIDIKAN
No
Nama Program
Studi
Jumlah Pembimbing Praktikum/Praktik dengan Pendidikan Terakhir
Jumlah Tutor dengan Pendidikan Terakhir
D4
S1 S2 S3Tota
l
Persentase yang
Keahliannya Sesuai*
S1 S2 S3Tota
l
Persentase yang
Keahliannya Sesuai*
(1)
(2)(3)
(4)
(5)(6)
(7) (8)(9)
(10)
(11) (12) (13)
1
Pendidikan Guru Sekolah Dasar
62
198
12
272 100,00%87
377
59 523 100,00%
2
Pendidikan Guru Pendidikan Anak Usia Dini
5 5 10 100,00%17
55 3 75 100,00%
3 Pendidikan Matematika
100,00% 6 6 100,00%
4 Pendidikan Bahasa Indonesia
5 5 100,00%
5 Pendidikan Bahasa Inggris
1 3 4 100,00%
6 Pendidikan Biologi
2 1 3 100,00%
UPBJJ-UT BANDUNG 47
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
No
Nama Program
Studi
Jumlah Pembimbing Praktikum/Praktik dengan Pendidikan Terakhir
Jumlah Tutor dengan Pendidikan Terakhir
D4
S1 S2 S3Tota
l
Persentase yang
Keahliannya Sesuai*
S1 S2 S3Tota
l
Persentase yang
Keahliannya Sesuai*
(1)
(2)(3)
(4)
(5)(6)
(7) (8)(9)
(10)
(11) (12) (13)
7 Pendidikan Fisika
100,00% 1 1 100,00%
8 Statistika 100,00% 1 1 100,00%9 Agribisnis 100,00% 1 1 100,00%10 Akuntansi 1 1 100,00% 0 100,00%11 Manajemen 100,00% 5 5 100,00%12 Administras
i Negara1 1 100,00%
Rincian data tutor dan pembimbing UPBJJ-UT Bandung selengkapnya disampaikan
dalam Lampiran 4.1.
4.3 Tenaga Kependidikan
4.3.1 Tenaga Kependidikan di UPBJJ-UT Bandung
Data tenaga kependidikan di wilayah kerja UPBJJ-UT Bandung berdasarkan
pendidikan terakhir, tersaji pada tabel berikut.
Tabel 4.3TENAGA KEPENDIDIKAN DI UPBJJ-UT BANDUNG
No.Jenis Tenaga Kependidikan
Jumlah Tenaga Kependidikan di Unit Pengelola Program Studi Sarjana PTTJJ
dengan Pendidikan TerakhirJumla
hS3 S2 S1 D4 D3 D2 D1
SMA/SMK
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
1 Teknisi/Tenaga ICT 1 1
2 Tenaga Administrasi 2 12 2 10 26
Total 2 13 2 10 27
Tenaga Information and Communications Technology (ICT) adalah karyawan
UPBJJ-UT Bandung yang bertanggung jawab terhadap segala hal yang berhubungan
dengan teknologi informasi (TI), seperti internet, dan aplikasi operasional di UPBJJ-
UT.
48 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Tenaga Administrasi adalah karyawan UPBJJ-UT Bandung selain dosen tetap dan
tenaga ICT, baik PNS maupun Tenaga Kontrak Tetap (TKT) yang bertugas sebagai
pembantu pimpinan dalam kegiatan administrasi sesuai tupoksi masing-masing yang
dicantumkan dalam SK kinerja.
4.3.2 Pandangan UPBJJ-UT Bandung terhadap Tenaga Kependidikan
Jumlah tenaga kependidikan yang ada di UPBJJ-UT Bandung saat ini jauh dari
memadai. Hal ini tidak sebanding dengan jumlah mahasiswa yang dikelola. Lebih-
lebih kebutuhan tenaga ICT dirasakan sangat mendesak, karena tenaga ICT yang
dimiliki UPBJJ-UT Bandung saat ini baru satu orang. Sementara kegiatan pelayanan
yang berbasis ICT yang ada pada saat ini sangat banyak seperti : tutorial on-line,
pemesanan bahan ajar secara on-line (e-book store), ujian on-line dan layanan melalui
internet lainnya. UPBJJ-UT Bandung berharap tenaga tersebut segera dapat ditambah.
Sebanyak 45% tenaga administrasi yang ada saat ini masih perlu ditingkatkan
kualifikasi pendidikannya menjadi setingkat S1 dan sebagian besar dari tenaga
administrasi yang ada, juga perlu ditingkatkan kemampuan penguasaan teknologi
informasi agar dapat memberikan pelayanan sesuai kebutuhan mahasiswa. Untuk
mewujudkan visi dan misi UT, kemampuan berbahasa Inggris juga perlu dimiliki
oleh seluruh SDM yang ada di UPBJJ-UT Bandung.
Kebutuhan tenaga kependidikan sebagai pengelola kegiatan TTM, instruktur
praktikum, serta PJLU, pengawas UAS, dan pengelola ujian praktik dilakukan dengan
merekrut tenaga-tenaga melalui dinas pendidikan kabupaten-kota. Selain melalui
instansi tersebut, UPBJJ-UT Bandung juga merekrut tenaga kependidikan secara
individu yang berfungsi sebagai fasilitator pokjar untuk kegiatan TTM dan PJTU
untuk kegiatan UAS.
UPBJJ-UT BANDUNG 49
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Tabel 4.4TENAGA KEPENDIDIKAN
MITRA KERJA UPBJJ-UT BANDUNG
No.Jenis Tenaga Kependidikan
Jumlah Tenaga Kependidikan Mitra Kerja dengan Pendidikan Terakhir Jumla
hS3 S2 S1 D4 D3 D2 D1
SMA/SMK
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
1 Pengurus Daerah 1 75229
3 106 414
2 Fasilitator Pokjar 2 27 6 9 44
3 PJTU 12 9 21
4 PJLU 74
5 Pengawas UAS 1.369
Total
Pengurus Daerah adalah mitra kerja UPBJJ-UT Bandung yang berada di 20
kabupaten-kota yang melayani segala kebutuhan mahasiswa Pendas di daerah.
Fasilitator Pokjar adalah mitra kerja UPBJJ-UT Bandung sebagai petugas
administrasi yang direkrut oleh UPBJJ-UT Bandung dan diberi tugas untuk
mengelola pelaksanaan proses TTM.
Pimpinan UPBJJ-UT Bandung (Kepala, Koordinator, dan Kasubbag Tata Usaha)
senantiasa berupaya meningkatkan kompetensi manajerial secara periodik dengan
mengikuti program pengembangan kompetensi yang diadakan oleh Pusat
Pengembangan Sumber Daya Manusia (PPSDM-UT. Hal ini bertujuan untuk
menjamin proses pengelolaan UPBJJ-UT Bandung yang efektif dan efisien, sehingga
dapat mengikuti perkembangan kebutuhan pekerjaan.
Program pengembangan kompetensi manajerial, dirumuskan berdasarkan Prosedur
Pengembangan Kompetensi SDM (JKUM-SM04), dan Petunjuk Kerja Pengelolaan
Pelatihan (SM04-PK03). Perencanaan dan pelaksanaan program pengembangan
kompetensi tersebut mengacu pada kebutuhan Pengembangan Kompetensi SDM
(SM04-RK01-r01), Riwayat Pengembangan Kompetensi Karyawan (SM04-RK02-
r01), dan Kepemilikan Persyaratan Standar Kompetensi Minimal Pemangku Jabatan
(SM04-RK03).
50 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Program pengembangan kompetensi manajerial yang telah diikuti oleh Pimpinan
UPBJJ-UT Bandung hingga tahun 2009, di antaranya mengikuti pelatihan: tuton,
manajemen tutorial tatap muka, audit internal, metodologi penelitian, pengembangan
bahan ajar, pengadaan barang dan jasa pemerintah, dan pemasaran (marketing). Di
samping pimpinan, seluruh karyawan secara bergantian juga diikutsertakan dalam
kegiatan pelatihan peningkatan kompetensinya, baik yang diselenggarakan oleh
PPSDM UT maupun dari instansi lain. Selain melalui pelatihan, upaya peningkatan
kompetensi manajerial juga dilakukan dengan membagi tugas dan tanggung jawab
dalam kegiatan yang bersifat ad-hoc (OSMB, UPI, Dies Natalis) dan memberi
kesempatan kepada seluruh karyawan menjadi ketua pelaksana berbagai kegiatan.
Dalam melaksanakan tanggung jawab tersebut mereka ditugaskan untuk menyusun
perencanaan, laporan, dan evaluasi kegiatan. Bahkan untuk kegiatan pelaksanaan
UAS, setiap karyawan yang bertugas menjadi PJTU juga ditugaskan menyusun
anggaran kegiatan di tempat mereka bertugas.
Kendala yang sangat dirasakan UPBJJ-UT Bandung adalah pada saat memerlukan
tutor/pembimbing pada mata kuliah tertentu antara lain Pembelajaran Kelas Rangkap
(PKR), Pembelajaran Terpadu, Penelitian Tindakan Kelas (PTK), Pembelajaran
Berwawasan Kemasyarakatan (PBK), sulit menentukan di antara tutor yang ada yang
relevan dengan mata kuliah tersebut. Upaya mengatasi hal ini, UPBJJ-UT Bandung:
a. Melakukan koordinasi dengan fakultas-fakultas pada PTN Pembina,
b. Menempatkan tutor berbasis rumpun bidang studi yang berdekatan,
c. Mengadakan rakor tutor untuk menyamakan persepsi mata kuliah,
d. Mengadakan pelatihan tutor untuk meningkatkan pemahaman teknis dan
administrasi perencanaan tutorial.
Khusus untuk PGPAUD kendala yang dirasakan adalah masih terbatasnya lulusan S1
dan S2. Untuk memenuhi kebutuhan itu, UPBJJ-UT Bandung bekerja sama dengan
antara lain PNFI, Yayasan Beribu, LPMP, Ikatan Guru Taman Kanak-Kanak
Indonesia (IGTKI), dan Ikatan Guru Raudhatul Athfal (IGRA).
Upaya ini berdampak tercapainya sasaran ISO pada bantuan belajar yaitu
meningkatkan kelulusan (minimal nilai C) bagi mahasiswa yang mengikuti mata
kuliah TTM wajib dan bimbingan. Terbukti tingkat kelulusan mata kuliah TTM wajib
UPBJJ-UT BANDUNG 51
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
dalam lima semester program Pendas tahun 2007.1 s.d. 2009.2 secara umum melebihi
target capaian yang ditetapkan ISO yaitu 75%. Rinciannya adalah sebagai berikut:
a. Masa ujian 2007.1 = 82,01 %
b. Masa ujian 2008.1 = 79,92 %
c. Masa ujian 2008.2 = 72,64 %
d. Masa ujian 2009.1 = 75,43 %
e. Masa ujian 2009.2 = 78,74 %
Rata-rata = 77,75 %
Dengan demikian, upaya UPBJJ-UT Bandung dalam meningkatkan target capaian
lulusan mata kuliah TTM dan bimbingan wajib melampaui target yang ditetapkan
ISO sebesar 2,75% (di atas target capaian 75%).
52 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
STANDAR 5
KURIKULUM, PEMBELAJARAN, DAN SUASANA AKADEMIK
5.1 Pembelajaran
UT menerapkan sistem belajar jarak jauh dan terbuka. Istilah jarak jauh berarti
pembelajaran tidak dilakukan secara tatap muka, melainkan menggunakan media,
baik media cetak (buku materi pokok) maupun non-cetak (studio/video,
komputer/internet, siaran radio dan televisi). Makna terbuka adalah tidak ada
pembatasan usia, tahun ijazah, masa belajar, waktu registrasi, dan frekuensi
mengikuti ujian. Batasan yang ada hanyalah bahwa setiap mahasiswa UT harus
menamatkan jenjang pendidikan menengah atas (SMA sederajat).
Mahasiswa UT diharapkan dapat belajar secara mandiri, yakni cara belajar yang
menghendaki mahasiswa untuk belajar atas prakarsa atau inisiatif sendiri. Belajar
mandiri dapat dilakukan secara sendiri ataupun berkelompok, baik dalam kelompok
belajar maupun dalam kelompok tutorial. UT menyediakan bahan ajar yang dibuat
khusus untuk dapat dipelajari secara mandiri. Seluruh mata kuliah UT dilengkapi
dengan Buku Materi Pokok (BMP) yang merupakan bahan ajar utama dan disajikan
dalam bentuk tercetak. Bentuk bahan lainnya adalah KIT yaitu bahan ajar yang
dirancang untuk digunakan dalam praktikum atau praktik bagi mata kuliah tertentu.
Mata kuliah yang mempersyaratkan praktik-praktikum dilengkapi dengan Panduan
Praktik/Petunjuk Praktikum. Di samping KIT, UT juga merancang bahan ajar dalam
bentuk audio/video/audiografis dan Computer Assisted Instruction (CAI) yang
digunakan untuk menunjang pembahasan materi dalam BMP.
Ketersediaan bahan ajar adalah salah satu butir pembeda antara institusi pendidikan
jarak jauh dan pendidikan tatap muka. Karena itu, UT sebagai institusi pendidikan
jarak jauh terus menerus memperbaiki sistem penyiapan bahan ajar, sehingga dapat
dipergunakan oleh mahasiswa sesuai dengan kurikulum yang berlaku. Selain
menggunakan bahan ajar yang disediakan, mahasiswa juga dapat mengambil inisiatif
untuk memanfaatkan perpustakaan, mengikuti tutorial baik secara tatap muka
maupun melalui internet, radio dan televisi, serta menggunakan sumber belajar yang
diuraikan di atas. Dukungan belajar bagi mahasiswa (learner support) diberikan
sebagai bantuan dalam proses pembelajaran dengan menyediakan serangkaian
UPBJJ-UT BANDUNG 53
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
kesempatan untuk berkomunikasi dua arah yaitu komunikasi antara mahasiswa
dengan penulis materi pembelajaran melalui Buku Materi Pokok (BMP) dan
sebaliknya.
5.1.1 Monitoring dan Evaluasi Proses dan Hasil Pembelajaran
Pelaksanaan tutorial setiap pokjar di wilayah kerja UPBJJ-UT Bandung ditugasi
seorang Fasilitator Pokjar yaitu tenaga administrasi yang bertugas menjamin
terlaksananya kegiatan tutorial dari segi administrasi.
Tugas fasilitator pokjar adalah:
1. Menghubungi para tutor yang bertugas di pokjar yang menjadi tanggung
jawabnya.
2. Menyiapkan administrasi tutorial yaitu daftar hadir tutor, daftar hadir mahasiswa
(TR01-RK06), catatan pertemuan tutorial/praktik/praktikum (UM00-RK04)
untuk setiap mata kuliah setiap kelas, mengkoordinasikan konsumsi seluruh
personil yang terlibat dalam tutorial.
3. Mengkoordinasikan bukti serah terima bahan ajar pada semester berjalan.
4. Menyiapkan Rekapitulasi Nilai Tutorial/Praktik/Praktikum yang sesuai dengan
standar ISO (UM00-RK05) dalam bentuk compact disc (CD) yang terdiri atas
Nomor Induk Mahasiswa (NIM), Nama Mahasiswa, Nilai Tugas Tutorial (TT)
ke-1, ke-2, ke-3, Nilai Rata-Rata Tutorial, Nilai Partisipasi, dan Nilai Akhir
Tutorial. Rekapitulasi nilai tutorial/praktik/praktikum setiap mata kuliah terdapat
NIM yang diambil dari pangkalan data Pendas maupun non-Pendas. Dengan
demikian hal tersebut sebagai wujud antisipasi untuk menjamin keakuratan data
mahasiswa.
5. Menyusun laporan pelaksanaan tutorial secara keseluruhan selama proses
tutorial berlangsung dalam bentuk form Laporan Harian Tutorial.
6. Menyerahkan administrasi keuangan, berkas administrasi tutorial yang terdiri
atas daftar hadir mahasiswa, daftar hadir tutor, catatan pertemuan
tutorial/praktik/praktikum, rekapitulasi nilai tutorial/praktik/praktikum.
Pengamatan atas kinerja tutor di kelas dilakukan oleh staf akademik UPBJJ-UT
Bandung yang berfungsi sebagai koordinator lapangan (korlap) dengan menggunakan
format Lembar Observasi Praktik Tutorial. Dengan format tersebut, terdapat 16
(enam belas) jenis keterampilan tutor yang diamati, yang tercakup dalam tiga
54 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
kegiatan yakni kegiatan pendahuluan (empat keterampilan); penyajian tutorial
(delapan keterampilan); dan penutup tutorial (empat keterampilan).
Grafik 5.1 menggambarkan hasil pengamatan korlap terhadap kinerja tutor di kelas
pada kegiatan tutorial masa registrasi 2009.1.
Di samping mengamati kinerja tutor di kelas, korlap juga melakukan pengamatan atas
kesesuaian prosedur pada TTM Wajib Pendas dengan menggunakan Form Supervisi
TTM/Praktik/Praktikum (TR02-RK04).
Hasil supervisi pada kegiatan tutorial masa registrasi 2009.2 periode pertama dan
kedua disampaikan pada Grafik 5.2.
Keterangan variabel yang diamati:1 Tempat tutorial/praktik/praktikum
UPBJJ-UT BANDUNG 55
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
2 Jumlah kelas tutorial/praktik/praktikum3 Ketersediaan dan kelengkapan peralatan laboratorium/media 4 Jadwal tutorial/praktik/praktikum5 Jumlah tutor/pembimbing/instruktur6 Nama tutor/pembimbing/instruktur sesuai SK 7 Kehadiran tutor/pembimbing/instruktur8 Kelengkapan administrasi tutor/pembimbing/instruktur9 Jumlah mahasiswa10 Kehadiran mahasiswa11 Aktivitas mahasiswa12 Kehadiran pengurus13 Aktivitas pengurus
Angket penilaian mahasiswa terhadap tutor (UM00-RK03-r02) didistribusikan
kepada mahasiswa menjelang berakhirnya kegiatan tutorial. Keluhan mahasiswa
terhadap tutor/instruktur/supervisor yang disampaikan secara tertulis, baik
menggunakan Form Keluhan (JJ03-RK01) ataupun dalam format surat resmi,
ditindaklanjuti dengan langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengembalikan
kepada suasana pembelajaran yang bermutu.
Seluruh data yang terkumpul melalui instrumen-instrumen evaluasi tersebut diolah
dan dianalisis. Hasil evaluasi ini akan menjadi bahan pertimbangan bagi UPBJJ-UT
Bandung dalam menyusun perencanaan untuk meningkatkan pelaksanaan kegiatan
tutorial di masa registrasi berikutnya. Hasil ini juga disampaikan kepada pengurus
daerah maupun tutor pada kegiatan rapat koordinasi masa registrasi berikutnya.
5.1.1.1 Peran UPBJJ-UT Bandung dalam Memonitor dan Mengevaluasi
Proses Pembelajaran dan Tindaklanjutnya
Pengkajian dan pengembangan sistem dan mutu pembelajaran di UPBJJ-UT
Bandung, dikoordinasikan oleh Koordinator Bantuan Belajar dan Layanan Bahan
Ajar (BBLBA), khususnya dengan menetapkan penanggung jawab (1) Tutorial Tatap
Muka (TTM) Wajib & Atas permintaan mahasiswa (Atpem), (2) Praktikum, (3)
Praktik, dan (4) Distribusi Bahan Ajar Pendas. Keempat penanggung jawab
menyusun perencanaan, mengendalikan pelaksanaan kegiatan, melakukan pengkajian
dan pengembangan sistem dan mutu pembelajaran dengan memanfaatkan aneka
sumber dan dokumen. Hasilnya dipergunakan oleh pimpinan UPBJJ-UT Bandung
untuk merumuskan berbagai kebijakan tentang sistem dan mutu pelayanan bantuan
56 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
belajar yang lebih baik di masa yang akan datang, sehingga mendorong mahasiswa
untuk mengembangkan dan meningkatkan kemampuan belajar mandiri.
Pelayanan bantuan belajar yang telah dilaksanakan oleh UPBJJ-UT Bandung sampai
saat ini adalah Tutorial Tatap Muka (TTM) baik yang bersifat wajib maupun Atpem
bagi mahasiswa program Pendas dan non-Pendas, Tutorial on-line (tuton), bimbingan
Tugas Akhir Program (TAP), bimbingan praktik-praktikum, bimbingan akademik,
pelayanan perpustakaan dan internet. Dalam kegiatan tuton, dosen UPBJJ-UT
Bandung sampai dengan masa registrasi 2009.2 belum berfungsi sebagai tutor.
Tutornya, berasal dari dosen pada fakultas di UT Pusat. UPBJJ-UT Bandung hanya
menyediakan anggarannya saja.
Tutorial Tatap Muka, secara umum terdiri atas TTM Atpem dan TTM Wajib, baik
untuk program Pendas maupun non-Pendas. TTM Atpem adalah tutorial tatap muka
atas permintaan mahasiswa terhadap mata kuliah tertentu yang materinya dianggap
sulit, sehingga mahasiswa memerlukan layanan bantuan belajar dalam bentuk tutorial
tatap muka. Mekanismenya, mahasiswa mendaftarkan mata kuliah yang akan di-
TTM-kan dan membayar biaya tutorial ke UPBJJ-UT Bandung. Biaya
penyelenggaraannya terpisah dari biaya registrasi mata kuliah. Setelah calon peserta
terdaftar untuk setiap mata kuliah, UPBJJ-UT Bandung mengusulkan permohonan
izin pelaksanaan TTM kepada Purek-III, agar nilai tutorialnya mempunyai kontribusi
sebesar 50% terhadap nilai akhir mata kuliah seperti halnya TTM Wajib.
UPBJJ-UT Bandung dalam menentukan mata kuliah yang ditawarkan untuk
ditutorialkan dalam TTM Atpem adalah mata kuliah yang paling diminati oleh
mahasiswa pada masa registrasi sebelumnya dan memiliki tingkat kesulitan tinggi.
Sesuai dengan ketetapan UT, jumlah minimum peserta untuk setiap mata kuliah yang
ditutorialkan yaitu tujuh orang. Kadang-kadang atas desakan mahasiswa, UPBJJ-UT
Bandung tetap melaksanakan tutorial walaupun jumlah peserta tidak terpenuhi. Hal
ini dilakukan semata-mata untuk memberikan pelayanan yang memuaskan kepada
mahasiswa.
TTM Wajib adalah tutorial tatap muka yang wajib diselenggarakan oleh UPBJJ
dengan tidak membatasi jumlah peserta tutorial. Sistem penyelenggaraan TTM
mengacu kepada Prosedur Pelaksanaan Tutorial Tatap Muka (JKOP-TR01). Tutorial
UPBJJ-UT BANDUNG 57
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
dilaksanakan delapan kali pertemuan dalam satu semester, masing-masing pertemuan
dengan durasi 120 menit. Terdapat tiga kali pelaksanaan tugas tutorial (TT), yang
dilaksanakan pada pertemuan III, V, dan VII. Rata-rata nilai TT ditambah nilai
partisipasi menjadi nilai TTM yang berkontribusi sebesar 50% terhadap nilai akhir
mata kuliah pada semester berjalan. Bobot nilai TT 70% dan partisipasi 30%.
Partisipasi meliputi kehadiran mahasiswa dan keaktifannya di kelas serta
penyelesaian tugas-tugas dari tutor (tugas terstruktur, terbimbing, maupun
individual).
TTM Wajib yang diadakan untuk mahasiswa non-Pendas pada masa registrasi 2008.1
dan 2008.2 adalah bagi kelompok mahasiswa Program Studi Akuntansi untuk mata
kuliah EKSI4101 (Laboratorium Pengantar Akuntansi) dan Program Studi
Pendidikan Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, Matematika, dan Biologi pada
program Sistem Paket Semester (SIPAS) FKIP. Untuk kelompok pertama, TTM
dilaksanakan di kantor UPBJJ-UT Bandung sedangkan untuk kelompok kedua
dilaksanakan di SMAN 2 Ciamis. Jumlah peserta kelompok pertama sangat sedikit
dibandingkan dengan jumlah mahasiswa yang meregistrasi mata kuliah tersebut
(2008.1: hanya 4 mahasiswa dan pada masa 2008.2 hanya dua mahasiswa).
Sementara kelompok SIPAS jumlah mahasiswanya sama antara yang mengikuti TTM
dan meregistrasi mata kuliah yakni 115 mahasiswa.
Hal yang melatarbelakangi kondisi ini adalah untuk kelompok pertama, biaya TTM
terpisah dari biaya SPP, sedangkan untuk kelompok SIPAS biaya TTM dan bahan
ajar termasuk dalam biaya SPP. Layanan TTM bagi kelompok kedua berlangsung
selama empat semester dimulai pada masa registrasi 2008.1 dan berakhir pada masa
registrasi 2009.2 dengan jumlah mahasiswa yang tetap.
Pada masa registrasi 2008.2, seluruh mahasiswa program non-Pendas yang berminat
mengikuti TTM Atpem dan bimbingan mata kuliah TAP diarahkan untuk mengikuti
tuton, mengingat untuk menjadi peserta tuton tidak ada persyaratan jumlah minimal
peserta dan kegiatan bimbingan TAP melalui tuton memberikan kontribusi 50%
terhadap nilai akhir mahasiswa, sedangkan kontribusi TTM Atpem untuk mata kuliah
TAP tidak mempunyai kontribusi terhadap nilai akhir.
58 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Karena memerlukan bimbingan yang bersifat individu maka untuk mata kuliah
Praktik Kemampuan Mengajar (PKM) dan Pemantapan Kemampuan Profesional
(PKP), bimbingan praktik diselenggarakan di tempat yang berbeda. Pada masa
tersebut bimbingan praktik dilaksanakan di dua lokasi yakni di kantor UPBJJ-UT
Bandung dan SMUN 7 Kota Cirebon.
Kegiatan TTM bagi mahasiswa non-Pendas dilaksanakan pada hari Sabtu dan atau
Minggu, dengan tutor adalah dosen UPI, UNPAD, Politeknik Bandung (Polban), dan
Sekolah Tinggi Pertanian (STP) Jawa Barat.
Tutorial yang dilaksanakan untuk kelompok mahasiswa program Pendas adalah TTM
Wajib. Tutorial bagi mahasiswa program S1 PGPAUD dan S1 PGSD
diselenggarakan secara sistemik dan terprogram di bawah kendali UPBJJ-UT
Bandung di 20 (dua puluh) kabupaten-kota.
Karena jumlah mahasiswa yang meningkat cukup tajam, sejak masa registrasi 2008.2
TTM dilaksanakan dalam dua periode. Hal itu berdasarkan pertimbangan, antara lain
karena jumlah tutor, jumlah mahasiswa, jenis mata kuliah yang memerlukan praktik-
praktikum (termasuk ujian praktik). Periode pertama diutamakan tutorial yang
mempersyaratkan praktik-praktikum dan bimbingan (PKM, PKP, PBK, PKR,
Pembelajaran Terpadu, dan TAP). Pada periode kedua diutamakan untuk kelompok
mahasiswa baru (semester I dan VI) karena batas akhir registrasi penerimaan
mahasiswa baru mempunyai rentang waktu cukup lama.
5.1.1.2 Peran UPBJJ-UT Bandung dalam Memonitor dan Mengevaluasi
Pelaksanaan Evaluasi Hasil Belajar dan Tindaklanjutnya
UPBJJ-UT Bandung setiap semester melakukan supervisi dan evaluasi pelaksanaan
evaluasi hasil belajar yang dituangkan dalam bentuk tabel, grafik/diagram.
Berdasarkan data evaluasi hasil belajar dapat dibandingkan antara nilai mata kuliah
yang di-TTM-kan dengan mata kuliah yang tidak di-TTM-kan. Selain itu
tergambarkan pula mata kuliah mana yang banyak mendapatkan nilai ‘H’ (terkena
hukuman), dibandingkan antar kabupaten-kota se-UPBJJ-UT Bandung. Sebagai
gambaran dalam Tabel 5.1 dijelaskan tentang rekapitulasi Nilai “h” pada UAS Pendas
masa 2008.1 di UPBJJ-UT Bandung.
UPBJJ-UT BANDUNG 59
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Sebagai tindak lanjut monitoring dan evaluasi hasil belajar mahasiswa, disampaikan
dalam rapat koordinasi dengan pengurus daerah, rapat koordinasi tutor, dan pelatihan
tutor. Hal ini dimaksudkan sebagai bahan masukan kepada pihak terkait untuk
perbaikan selanjutnya. Dengan demikian, baik pihak UPBJJ-UT Bandung, pengurus
daerah, tutor dan semua pihak dapat mempersiapkan diri untuk lebih baik lagi di
masa yang akan datang. Rincian hasil belajar mahasiswa untuk masa registrasi
2008.1; 2009.1 dan 2009.2 disajikan dalam Lampiran 5.1.
Nilai ‘H’ (hukuman) ini mengalami penurunan pada masa registrasi 2009.1 dan 2009.2, masing-masing menjadi 1,44% dan 2,23%.
5.1.2 Persentase Tutorial Tatap Muka
60 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Tutorial Tatap Muka (TTM) yang dilaksanakan di UPBJJ-UT Bandung untuk masa
registrasi 2007.1, 2007.2 dan 2008.1 dilaksanakan satu periode. Mulai masa registrasi
2008.2 sampai dengan 2009.2 dibagi menjadi dua periode tutorial dalam setiap
semester. Hal ini dilakukan karena jumlah mahasiswa dan pokjar meningkat cukup
tajam sehingga diperlukan jumlah tutor yang sangat banyak. Dikarenakan jumlah
tutor yang tersedia dan relevan dengan mata kuliah yang ditutorialkan tidak sebanyak
tutor yang diperlukan, maka UPBJJ-UT Bandung mengambil kebijakan untuk
melaksanakan tutorial dalam dua periode setiap semester.
Pada umumnya pelaksanaan tutorial di setiap pokjar seluruh UPBJJ-UT Bandung
sesuai dengan yang direncanakan. Maksudnya jika pokjar yang direncanakan di
daerah terdapat misalnya 188 pokjar, maka dalam pelaksanaannya terealisasi
sebanyak 188 pokjar pula. Untuk lebih jelasnya, lihat tabel berikut:
Tabel 5.2PERBANDINGAN PERENCANAAN DAN REALISASI TUTORIAL BERDASARKAN MASA REGISTRASI PERPERIODE TUTORIAL
DI UPBJJ-UT BANDUNG
Berdasarkan Tabel 5.2 nampak bahwa perencanaan dan pelaksanaan tutorial pada
setiap periode menunjukkan persentase 100%. Jumlah tutor antara perencanaan dan
pelaksanaan memang tidak mengalami perubahan. Yang terjadi adalah penggantian
tutor karena satu dan lain hal tutor yang ditugaskan mengundurkan diri dan
pertukaran lokasi tempat bertugas antar tutor, dengan kesepakatan dari kedua belah
pihak tutor.
5.1.3 Kualitas Pelaksanaan Tutorial
UPBJJ-UT BANDUNG 61
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Kepala UPBJJ-UT Bandung melalui Koordinator BBLBA bersama Penanggung
Jawab Bantuan Belajar dan Kerja sama menentukan kebijakan khusus tentang
rencana pelaksanaan tutorial setiap semester dan setiap periode.
5.1.3.1 Kualitas Manajemen Tutorial
Setiap semester Kepala UPBJJ-UT Bandung menerbitkan Surat Keputusan tentang
susunan pelaksana kegiatan tutorial tatap muka di wilayah kerja UPBJJ-UT Bandung.
Berdasarkan SK tersebut penanggung jawab bantuan belajar dan kerja sama
melakukan pemetaan jumlah mahasiswa, jumlah mata kuliah, jumlah pokjar, jumlah
lokasi, jumlah tutor, jumlah fasilitator pokjar, setiap kabupaten-kota. Kemudian
disusunlah jadwal pelaksanaan tutorial, dilengkapi dengan penugasan tutor, fasilitator
pokjar, dan korlap (jadwal setiap semester dan setiap periode terlampir, dalam
Lampiran 5.2.
Penempatan lokasi tutorial mempertimbangkan beberapa aspek sesuai dengan
pedoman (TR01-RK05), antara lain jarak antara domisili mahasiswa dengan lokasi
tutorial, ketersediaan angkutan umum, kelayakan ruang kelas, penerangan, ventilasi,
sanitasi, ketersediaan mushola. Hasil pertimbangan ini, kemudian disusun dalam
format UM00-RK06 (Daftar Lokasi Tutorial). Daftar ini, yang mulai disusun sejak
masa registrasi 2007.1 disampaikan dalam Lampiran 5.3. Kualitas dan kelengkapan
fasilitas lokasi tutorial diamati dan dinilai oleh korlap.
5.1.3.2 Kualitas Tutorial Ditinjau dari Aspek Tutor
Berdasarkan jadwal yang telah disusun, UPBJJ-UT Bandung menugaskan tutor
sesuai dengan latar belakang pendidikannya. Maksudnya disiplin ilmu yang dimiliki
tutor relevan dengan mata kuliah yang akan ditutorialkan. Data relevansi pendidikan
dengan mata kuliah yang ditutorialkan dapat dilihat pada Lampiran 5.4.
Sebelum tutorial dilaksanakan, UPBJJ-UT Bandung mengadakan rapat koordinasi
tutor untuk menyamakan persepsi tentang kelengkapan administrasi perencanaan
tutorial (Peta Konsep, RAT, SAT, BMP, dan RE) sebagai dasar acuan dalam
pelaksanaan tutorial.
Dalam pelaksanaan tutorial, tutor dapat menunjuk penggantinya apabila sewaktu-
waktu berhalangan hadir. Pengajuan tutor pengganti diajukan oleh tutor yang
62 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
bersangkutan dalam Surat Keterangan dan berlaku apabila telah mendapat
persetujuan Kepala UPBJJ-UT Bandung. Di samping menunjuk pengganti, tutor juga
dapat mengganti waktu lain sebagai pengganti ketidakhadirannya, berdasarkan
kesepakatan antara tutor, mahasiswa dan pengurus pokjar.
Selanjutnya untuk mengetahui tingkat kesesuaian antara rencana dengan pelaksanaan
tutorial, Kepala UPBJJ-UT Bandung memberikan tugas kepada Koordinator
Lapangan (korlap) yaitu tenaga akademik untuk melakukan monitoring pelaksanaan
tutorial. Kegiatan yang dilakukan korlap adalah memeriksa kelengkapan administrasi
perencanaan tutorial dan melakukan pengamatan atas praktik tutorial yang
dilaksanakan oleh tutor di kelas dengan menggunakan format Lembar Observasi
Praktik Tutorial. Dari laporan korlap tersebut, UPBJJ-UT Bandung mengolah hasil
pengamatan untuk mengetahui kinerja tutor. Sebagai tindak lanjut, hasilnya
diberitahukan kepada tutor pada waktu rapat koordinasi tutorial semester berikutnya
dengan tujuan memberikan motivasi kepada tutor untuk meningkatkan kualitas
kinerjanya.
Pada Tabel 5.3 dan Tabel 5.4 diperlihatkan hasil studi pengamatan atas praktik
tutorial pada masa registrasi 2009.1.
Tabel 5.3NILAI-NILAI LANGKAH PEMBELAJARAN
LANGKAH PEMBELAJAR
AN
NAMA & KODE MATA KULIAH
Statistika Pendidikan(PEMA421
0)
Praktikum IPA
(PDGK4107)
Penulisan Karya Ilmiah
(PDGK4402)
TAP(PDGK450
0)
Perm. Anak
(PAUD4210)
Kegiatan Pendahuluan
2,583(Baik)
3,190(Baik)
3,031(Baik)
3,200(Baik)
2,583(Baik)
Kegiatan Penyajian
2,859(Baik)
3,192(Baik)
3,625(Sangat Baik)
3,475(Baik)
2,749(Baik)
Kegiatan Penutup 2,906(Baik)
2,789(Baik)
3,250(Baik)
3,350(Baik)
2,727(Baik)
Sumber : Hasil Studi Uus Yusmantara dkk, 2009.1
Tabel 5.4NILAI RATA-RATA KINERJA TUTOR
UPBJJ-UT BANDUNG 63
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
NO. MATA KULIAH KODE MK NILAI KINERJA
1
2
3
4
5
Statistika Pendidikan
Praktikum IPA di SD
Penulisan Karya Ilmiah
Tugas Akhir Program (TAP)
Bermain & Permainan Anak
PEMA4210
PDGK4107
PDGK4402
PDGK4500
PAUD4201
3,027
3,043
3,302
3,341
2,686
Baik
Baik
Baik
Baik
Baik
Sumber : Hasil Studi Uus Yusmantara dkk., 2009.1
5.1.3.3 Kualitas Tutorial Ditinjau dari Aspek Mahasiswa
Setiap pelaksanaan tutorial, mahasiswa menandatangani daftar hadir tutorial. Daftar
hadir itu ditandatangani pula oleh tutor, fasilitator pokjar, Koordinator BBLBA, dan
Kepala UPBJJ-UT Bandung. Kemudian diketahuilah persentase kehadiran mahasiswa
dalam tutorial setiap mata kuliah selama satu semester.
Rata-rata kehadiran mahasiswa dalam kegiatan tutorial tiap semester disampaikan
dalam Tabel 5.5 dan Tabel 5.6.
Tabel 5.5RATA-RATA KEHADIRAN MAHASISWA PENDAS
PADA KEGIATAN TUTORIAL
Masa Registrasi Rata-rata Kehadiran
2007.1 92,29%2007.2 90,54%2008.1 92,65%2008.2 89,72%2009.1 Periode 1 90,95%2009.2 Periode 1 90,08%2009.2 Periode 2 94,92%
Selama delapan pertemuan tutorial, tutor menilai aktivitas, prestasi hasil belajar
mahasiswa dan pengerjaan tugas-tugas tutorial. Semua kegiatan tersebut, tutor
memberikan nilai partisipasi dan nilai tugas tutorial yang diakumulasikan dalam nilai
tutorial. Nilai tutorial ini memiliki kontribusi sebesar 50% terhadap nilai akhir mata
kuliah.
64 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Untuk memperoleh umpan balik kegiatan tutorial, angket penilaian mahasiswa
terhadap tutor didistribusikan kepada mahasiswa untuk diisi sebagai bentuk penilaian
mahasiswa terhadap kinerja tutor. Tabel di bawah ini menggambarkan hasil penilaian
mahasiswa terhadap tutor pada kegiatan tutorial masa registrasi 2009.2 periode
pertama.
Tabel 5.6REKAPITULASI HASIL PENGAMATAN KINERJA TUTOR DI KELAS
MASA REGISTRASI 2009.2 (PERIODE KE-1)
JENIS KETERAMPILAN
MUTU (DALAM PERSEN)SKOR RATA-RATA
Kurang (=1)
Cukup (=2)
Baik (=3)Sangat Baik (=4)
AMelakukan Kegiatan Pendahuluan Tutorial
A.1menjelaskan cakupan materi yang akan dibahas
0.55 4.95 69.23 25.27 3.19
A.2menjelaskan relevansi dan manfaat mata kuliah
0.00 8.38 55.09 36.53 3.28
A.3menjelaskan kompetensi yang ingin dicapai
0.74 8.89 58.52 31.85 3.21
A.4 mereview materi sebelumnya 0.79 5.56 72.22 21.43 3.14
BMelakukan Kegiatan Penyajian Tutorial
B.1 menjelaskan materi 0.00 1.95 51.30 46.75 3.45
B.2memberikan contoh-contoh yang relevan
0.00 1.13 48.02 50.85 3.50
JENIS KETERAMPILAN
MUTU (DALAM PERSEN)SKOR RATA-RATA
Kurang (=1)
Cukup (=2)
Baik (=3)Sangat Baik (=4)
B.3memberikan latihan dan umpan balik hasil latihan
0.64 7.05 53.21 39.10 3.31
B.4menggunakan media dan alat pembelajaran
6.25 9.72 64.58 19.44 2.97
B.5mengaktifkan mahasiswa selama tutorial
0.60 7.19 67.07 25.15 3.17
B.6memberikan penguatan kepada mahasiswa
0.00 10.18 68.86 20.96 3.11
B.7memotivasi mahasiswa selama tutorial
0.61 3.66 67.68 28.05 3.23
B.8menggunakan model tutorial yang sesuai
0.00 4.88 73.17 21.95 3.17
CMelakukan Kegiatan Penutup Tutorial
UPBJJ-UT BANDUNG 65
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
JENIS KETERAMPILAN
MUTU (DALAM PERSEN)SKOR RATA-RATA
Kurang (=1)
Cukup (=2)
Baik (=3)Sangat Baik (=4)
C.1 menyimpulkan materi yang dibahas 0.00 3.36 73.83 22.82 3.19
C.2menilai pencapaian hasil belajar mahasiswa
0.00 6.25 75.69 18.06 3.12
C.3memberikan umpan balik terhadap hasil belajar mahasiswa
0.00 3.05 76.22 20.73 3.18
C.4memberikan kegiatan tindak lanjut terhadap hasil belajar mahasiswa
0.00 2.34 60.23 37.43 3.35
5.2 Upaya Penciptaan Suasana Akademik yang Kondusif
Tutorial merupakan komponen terpenting dalam keseluruhan proses pembelajaran
mandiri mahasiswa. Oleh karena itu untuk menciptakan dan mengembangkan suasana
akademik yang kondusif bagi pebelajar untuk meraih prestasi akademik yang
maksimal, UPBJJ-UT Bandung berupaya untuk meningkatkan mutu pelaksanaan
kegiatan tutorial secara berkesinambungan.
Untuk mengembangkan suasana akademik yang kondusif bagi pebelajar untuk
meraih prestasi akademik yang maksimal, pada pelaksanaan tutorial di setiap pokjar
ditugasi fasilitator pokjar yang bertugas menjamin terlaksananya kegiatan tutorial dari
segi administrasi. Mereka diwajibkan menyusun laporan pelaksanaan tutorial pada
setiap akhir pertemuan dengan menggunakan form Laporan Harian Tutorial dan
diserahkan kepada Penanggung Jawab Bantuan Belajar dan Kerja sama (PJ-BBK)
melalui koordinator lapangan (korlap). Korlap adalah tenaga akademik UPBJJ-UT
Bandung yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tutorial di suatu kabupaten-kota,
melakukan pengamatan atas kinerja tutor di kelas dengan menggunakan Lembar
Observasi Praktik Tutorial dan melakukan supervisi tutorial dengan menggunakan
Form Supervisi TTM/Praktik/Praktikum (TR02-RK04). Kegiatan tersebut dituangkan
dalam sebuah laporan dan disampaikan kepada PJ-BBK setelah kegiatan tutorial
berakhir.
Untuk menyamakan persepsi terhadap layanan dan mekanisme tutorial yang
diterapkan, UPBJJ-UT Bandung melaksanakan rapat koordinasi persiapan
pelaksanaan tutorial dengan berbagai pemangku kepentingan, yakni dengan pengurus
daerah, selaku penyedia sarana dan prasarana tutorial, serta dengan tutor dan
66 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
fasilitator pokjar selaku pelaksana kegiatan. Rapat ini dilaksanakan dua kali setahun
sebelum kegiatan tutorial dilaksanakan. Dengan pengurus daerah, UPBJJ-UT
Bandung menyampaikan evaluasi kegiatan semester sebelumnya serta rencana kerja
semester yang akan berjalan dan diakhiri dengan pembahasan serta diskusi
permasalahan yang dihadapi masing-masing daerah. Hasil kegiatan ini berupa
persiapan kegiatan tutorial yang meliputi jadwal tutorial, penetapan lokasi tutorial
serta hal-hal lain yang berkaitan dengan registrasi, bahan ajar, hasil belajar dan kerja
sama.
Di samping penyampaian evaluasi kegiatan dan rencana kerja, pelaksanaan rapat
koordinasi tutor program S1 PGPAUD dan S1 PGSD difokuskan kepada diskusi
perihal administrasi tutorial serta koordinasi sesama kelompok tutor mata kuliah yang
sama, bukan pendalaman materi mengingat sebagian besar dari tutor tersebut
merupakan dosen yang mengampu mata kuliah yang sesuai dengan mata kuliah yang
ditutorialkan. Yang dibahas pada diskusi ini adalah kesepakatan di antara para tutor
mengenai materi yang akan dibahas dan diujikan pada kegiatan tutorial, yang
dituangkan dalam Peta Konsep, Rancangan Aktivitas Tutorial (RAT), Satuan
Aktivitas Tutorial (SAT), Catatan Pertemuan, serta kisi-kisi Tugas Tutorial. Di
samping hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan TTM, analisis hasil
belajar mahasiswa juga turut mendampingi.
Dukungan dana yang diberikan oleh UPBJJ-UT Bandung untuk kegiatan peningkatan
mutu pembelajaran cukup besar, bahkan mengalami peningkatan yang signifikan
pada tiga tahun terakhir (2007 = 61,70%, 2008 = 77,91%, 2009 = 84,51%). Di
samping menggunakan sarana dan prasarana di kantor UPBJJ-UT Bandung, kegiatan
tutorial/praktik/praktikum menggunakan sarana dan prasarana yang ada di lingkungan
Dinas Pendidikan Kabupaten-Kota, perguruan tinggi serta lembaga lainnya yang
bermitra dengan UPBJJ-UT Bandung. Seleksi dan evaluasi kelayakan lokasi
dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan, walaupun untuk kondisi tertentu lokasi
yang keseluruhan persyaratan kelayakan sarana dan prasarananya tidak dapat
dipenuhi, disetujui untuk digunakan.
Karena sebagian besar mahasiswa UT sudah bekerja, maka intensitas kegiatan
akademik di luar kegiatan tutorial antara dosen/tutor dengan mahasiswa tidak terlalu
tinggi. Yang pernah dilakukan adalah dosen UPBJJ-UT Bandung membimbing
mahasiswa dalam penulisan makalah berkaitan dengan tugas yang diberikan fakultas
UPBJJ-UT BANDUNG 67
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
kepada mahasiswa yang lebih dari tiga kali tidak lulus ujian TAP. Selain itu dengan
dibimbing oleh program studi FMIPA UT, UPBJJ-UT Bandung mengirimkan
seorang mahasiswa pada kegiatan Pekan Ilmiah Mahasiswa Nasional (PIMNAS) ke-
22 di Universitas Brawijaya Malang untuk kategori Penulisan Karya Mahasiswa
(PKM)-Penelitian tahun 2009. Pada kesempatan yang sama mahasiswa tersebut juga
meraih juara ke-3 dalam presentasi poster dengan judul “Optimasi Penggunaan Filter
Paper dalam Isolasi Materi Genetik HPV sebagai Tahap Awal Studi Molekuler”.
68 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
STANDAR 6
PEMBIAYAAN, SARANA DAN PRASARANA SERTA SISTEM INFORMASI
6.1 Pembiayaan
Jumlah dana yang diterima dalam tiga tahun terakhir, dan pemanfaatannya tersaji
pada tabel berikut:
Tabel 6.1JUMLAH DANA DAN PERSENTASE
UPBJJ-UT BANDUNG TAHUN 2007 S.D. 2009
Sumber Dana
Jumlah Dana dan PersentasenyaRata-rata
2007 2008 2009
Rp % Rp % Rp % Rp %(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
A. Penerimaan Dana
14.800.383.000
10021.341.914.00
0100
25.971.549.500
100 20.704.615.500 100
B. Penggunaan Dana:
1. Peningkatan mutu pem-belajaran
9.131.504.00061,7
016.626.588.00
077,9
121.949.910.50
084,5
115.902.667.500
76,81
2. Peningkatan daya jangkau pelayanan
2.858.196.00019,3
11.141.501.000 5,35 1.080.183.000 4,16
1.693.293.333,33
8,18
3. Manajemen internal
2.810.683.00018,9
93.573.825.000
16,74
2.941.456.00011,3
33.108.654.666,6
715,0
1
6.2 Prasarana
Prasarana yang dipergunakan untuk kegiatan akademik dan non-akademik di wilayah
kerja UPBJJ-UT Bandung, tersaji pada tabel berikut:
Tabel 6.2PRASARANA KEGIATAN AKADEMIK DAN NON-AKADEMIK
DI UPBJJ-UT BANDUNG
No.
Jenis PrasaranaJumla
h Unit
Nama Institusi Mitra
KondisiPenggunaa
n (Jam/Ming
gu)
Jumlah mahasis
wa penggun
a
Terawat
Tidak Teraw
at
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Ruang Internet 1 √
2 Ruang Teleconference
1 √
3 Ruang PELMA 1 √ 48 jam 4 Ruang Laboratorium 3 LEC Cicalengka √ 12 jam 10 orang 3 LEC Garut √ 6 jam 5 orang 3 SMAN 1 Sumedang √ 6 jam 2 orang 2 UPI Bandung √ 12 jam 5 orang5 Ruang Ujian non- 21 SMAN 7 Cirebon √ 11 jam 523
UPBJJ-UT BANDUNG 69
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
No.
Jenis PrasaranaJumla
h Unit
Nama Institusi MitraKondisi Penggunaa
n (Jam/Ming
gu)
Jumlah mahasis
wa penggun
Terawat
Tidak Teraw
atPendas orang
16UPI Kampus Tasikmalaya
√ 11 jam410
orang
9UPI Kampus Purwakarta
√ 11 jam174
orang
26 SMAN 1 Cileunyi √ 11 jam1153
orang
22 SMKN 6 Bandung √ 11 jam500
orang
25Ma'had Al Zaytun Indramayu
√ 11 jam847
orang
10 SMAN 1 Karawang √ 11 jam173
orang
6 Ruang Ujian Pendas 80 Disdik Kota Bandung √ 11 jam1814
orang
35 Disdik Kota Cimahi √ 11 jam700
orang
147 Disdik Kab. Bandung √ 11 jam4286
orang
82Disdik Kab. Bandung Barat
√ 11 jam802
orang
76 Disdik Kab. Sumedang √ 11 jam1491
orang
18 Disdik Kab. Purwakarta √ 11 jam388
orang
51 Disdik Kab. Subang √ 11 jam1030
orang
71 Disdik Kab. Karawang √ 11 jam1596
orang
80 Disdik Kab. Bekasi √ 11 jam1633
orang
53 Disdik Kota Bekasi √ 11 jam1256
orang
105 Disdik Kab. Indramayu √ 11 jam2350
orang
153 Disdik Kab. Cirebon √ 11 jam3017
orang
73 Disdik Kab. Majalengka √ 11 jam1366
orang
115 Disdik Kab. Kuningan √ 11 jam1966
orang
123 Disdik Kab. Ciamis √ 11 jam2417
orang
24 Disdik Kota Banjar √ 11 jam498
orang
128Disdik Kab. Tasikmalaya
√ 11 jam2790
orang
38Disdik Kota Tasikmalaya
√ 11 jam695
orang
143 Disdik Kab. Garut √ 11 jam3430
orang
47 Disdik Kota Cirebon √ 11 jam1055
orang
7Ruang Tutorial Program
3 √ 7 jam159
orang non-Pendas
70 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
No.
Jenis PrasaranaJumla
h Unit
Nama Institusi MitraKondisi Penggunaa
n (Jam/Ming
gu)
Jumlah mahasis
wa penggun
Terawat
Tidak Teraw
at8
Ruang Tutorial Program
61 Disdik Kota Bandung √ 10 jam1.853 orang
Pendas 5Yayasan Mardi Wijana SW
√ 10 jam130
orang
15 Disdik Kota Cimahi √ 10 jam452
orang
104 Disdik Kab. Bandung √ 10 jam3.232 orang
5 UPI Kampus Cibiru √ 10 jam140
orang
53Disdik Kab. Bandung Barat
√ 10 jam1.591 orang
43 Disdik Kab. Sumedang √ 10 jam1.289 orang
12UPI Kampus Purwakarta
√ 10 jam353
orang
22 Disdik Kab. Subang √ 10 jam687
orang
42 Disdik Kab. Karawang √ 10 jam1.406 orang
50 Disdik Kab. Bekasi √ 10 jam1.638 orang
34 Disdik Kota Bekasi √ 10 jam1.172 orang
66 Disdik Kab. Indramayu √ 10 jam2.078 orang
6 Disdik Kab. Cirebon √ 10 jam180
orang
81 PGRI Kab. Cirebon √ 10 jam2.604 orang
33 Disdik Kota Cirebon √ 10 jam1.020 orang
44 Disdik Kab. Majalengka √ 10 jam1.377 orang
56 Disdik Kab. Kuningan √ 10 jam1.784 orang
68 Disdik Kab. Ciamis √ 10 jam2.094 orang
15 Disdik Kota Banjar √ 10 jam458
orang
90Disdik Kab. Tasikmalaya
√ 10 jam2.786 orang
26Disdik Kota Tasikmalaya
√ 10 jam714
orang
99 Disdik Kab. Garut √ 10 jam3.096 orang
* Jika prasarana milik UPTTJJ/UPBJJ, maka kolom ini tidak perlu diisi.
** Beri tanda pada kolom yang sesuai.
6.3 Sarana
Sarana yang digunakan dalam proses pembelajaran di wilayah kerja UPBJJ-UT
Bandung tersaji pada Tabel 6.3.
UPBJJ-UT BANDUNG 71
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Tabel 6.3SARANA PROSES PEMBELAJARAN
DI UPBJJ-UT BANDUNG
No.
Nama LaboratoriumNama Sarana
(Peralatan Utama)
Jumlah
Unit
Nama Institu
si Mitra
Kondisi* Rata-rata Waktu
Penggunaan
(jam/minggu)
Jumlah Mahasis
wa Penggun
a
Terawat
Tidak Teraw
at
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
1 LEC CicalengkaAtomic Absorption Spectrometer
12 jam 10 orang
Mikroskop ElektronMikroskop BiasaDNA AnalyzerCentrifuge
2 SMAN 1 SumedangAtomic Absorption Spectrometer
0 6 jam 2 orang
Mikroskop Elektron 0Mikroskop Biasa 25 √DNA Analyzer 0Centrifuge 0
3SMA PGRI 1 Subang
Atomic Absorption SpectrometerMikroskop ElektronMikroskop BiasaDNA AnalyzerCentrifuge
4 SMAN 1 KarawangAtomic Absorption Spectrometer
0
Mikroskop Elektron 0Mikroskop Biasa 20 √DNA Analyzer 0Centrifuge 1 √
5SMAN 1 Cikarang Utara
Atomic Absorption SpectrometerMikroskop ElektronMikroskop BiasaDNA AnalyzerCentrifuge
6 SMAN 7 CirebonAtomic Absorption Spectrometer
0
Mikroskop Elektron 0Mikroskop Biasa 40 √DNA Analyzer 0Centrifuge 0
7 LEC GarutAtomic Absorption Spectrometer
6 jam 5 orang
Mikroskop ElektronMikroskop BiasaDNA AnalyzerCentrifuge
8SMAN 1 Tasikmalaya
Atomic Absorption Spectrometer
0
Mikroskop Elektron 2 √Mikroskop Biasa 8 √DNA Analyzer 0Centrifuge 0
72 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
No.
Nama LaboratoriumNama Sarana
(Peralatan Utama)
Jumlah
Unit
Nama Institu
si Mitra
Kondisi* Rata-rata Waktu
Penggunaan
(jam/ming
Jumlah Mahasis
wa Penggun
a
Terawat
Tidak Teraw
at
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
9FPMIPA UPI Bandung
Atomic Absorption Spectrometer
12 jam 5 orang
Mikroskop ElektronMikroskop BiasaDNA AnalyzerCentrifuge
10 SMAN 2 CiamisAtomic Absorption Spectrometer
0
Mikroskop Elektron 0Mikroskop Biasa 35 √DNA Analyzer 0Centrifuge 1 √
6.4 Sistem Informasi
6.4.1 Sistem Informasi yang Digunakan
Sistem informasi yang digunakan di UPBJJ-UT Bandung dibagi menjadi dua kategori
pemanfaatan yaitu dalam proses pembelajaran dan administrasi. Kategori pertama
dalam proses pembelajaran, antara lain proses registrasi, tutorial, dan ujian. Kategori
kedua dalam proses administrasi, antara lain proses akademik, keuangan dan
kepegawaian. Berikut ini diuraikan sesuai dengan bidang masing-masing.
6.4.1.1 Proses Registrasi
Upaya untuk memberi layanan proses registrasi yang akurat dan cepat baik kepada
mahasiswa baru maupun lama dengan dukungan aplikasi registrasi yang ada terus
menerus dilakukan. Untuk mahasiswa non-Pendas layanan bersifat individu. Bagi
mahasiswa baru, setelah berkas-berkas kelengkapan diperiksa oleh petugas bagian
informasi dan data di ‘key-in’ oleh petugas Kelompok Komputer (Pokkom),
mahasiswa dapat langsung menerima ’print out’ hasil registrasi, baik data pribadi
mahasiswa maupun registrasi mata kuliah dalam bentuk Kartu Bukti Registrasi
(KBR), kemudian memeriksa datanya dan melakukan perbaikan pada saat itu juga
apabila terdapat kesalahan. Sedangkan bagi mahasiswa lama, dapat langsung ke
bagian Pokkom untuk di ’key-in’ data registrasinya dan proses selanjutnya sama
dengan mahasiswa baru.
Data hasil registrasi ini dikirim ke bagian Registrasi UT Pusat melalui utgw
(http://utgw.ut.ac.id/upbjj) dan selanjutnya akan digunakan oleh UPBJJ-UT Bandung
untuk:
a. Penyusunan daftar mahasiswa per program studi per status (baru maupun lama).
UPBJJ-UT BANDUNG 73
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
b. Pencetakan sertifikat kegiatan Orientasi Studi Mahasiswa Baru (OSMB).
c. Penetapan mahasiswa yang mengikuti kegiatan praktik-praktikum.
d. Penelusuran mahasiswa non-aktif.
e. Perubahan mata kuliah yang akan ditutorialkan apabila diperlukan.
f. Key-in nilai TTM ATPEM.
g. Pencetakan Kartu Tanda Peserta Ujian (KTPU) setelah lokasi ujian ditetapkan,
daftar-20-an, daftar rekapitulasi peserta ujian per tempat ujian.
Sedangkan bagi program Pendas, baik mahasiswa baru maupun lama, pelayanannya
bersifat kelompok dengan adanya penanggung jawab yaitu Penanggung Jawab
Pelayanan Mahasiswa (PJPM) kabupaten-kota. Formulir registrasi diterima melalui
pengurus daerah, diperiksa kelengkapan persyaratan dan di-batch oleh PJPM, dikirim
ke bagian Pokkom untuk di ’key-in’. Berkas-berkas yang tidak/belum lengkap
dikembalikan ke mahasiswa melalui pengurus daerah. Sebelum ’print out’ registrasi
diserahkan ke mahasiswa melalui pengurus daerah, seluruh data yang sudah di ’key-
in’ dicetak untuk diperiksa oleh PJPM. Sedangkan data yang tidak ter ’key-in’ karena
melampaui batas waktu yang sudah ditetapkan, dikirim ke UT Pusat untuk diproses.
Sama dengan kelompok mahasiswa non-Pendas, data hasil registrasi dikirim ke
bagian Registrasi UT Pusat melalui utgw dan selanjutnya akan digunakan oleh
UPBJJ-UT Bandung untuk:
a. Penyusunan daftar mahasiswa per kabupaten-kota per program studi per
semester per sumber biaya (swadana atau beasiswa).
b. Revisi kebutuhan bahan ajar bagi mahasiswa.
c. Pencetakan daftar hadir mahasiswa peserta TTM Wajib.
d. Pencetakan daftar nilai TTM Wajib, Praktik-Praktikum per kabupaten-kota per
masa registrasi.
e. Key-in nilai TTM ATPEM.
f. Pencetakan Kartu Tanda Peserta Ujian (KTPU) setelah lokasi ujian ditetapkan,
daftar-20-an, daftar rekapitulasi peserta ujian per tempat ujian.
g. Pencetakan daftar mahasiswa untuk administrasi penilaian laporan PKP per
kabupaten-kota.
6.4.1.2 Proses Key-in Nilai Tutorial/Praktik/Praktikum
74 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Sampai dengan masa registrasi 2008.2, data nilai TTM ATPEM dan TTM Wajib
mahasiswa non-Pendas yang diterima dari tutor melalui fasilitator pokjar langsung
dikirim ke Pusat Pengujian UT Pusat. Hal ini dikarenakan aplikasi untuk key-in nilai
belum dapat digunakan di UPBJJ-UT Bandung.
Untuk kelompok mahasiswa Pendas, sebelum di key-in seluruh daftar nilai yang
diterima dari tutor melalui fasilitator pokjar diadministrasikan terlebih dahulu. Dari
setiap daftar nilai yang akan di key-in dilakukan serah terima antara petugas
administrasi dan operator key-in. Apabila terdapat data yang tidak dapat di key-in
karena kesalahan penulisan Nomor Induk Mahasiswa (NIM), maka operator key-in
akan memberi tanda pada daftar nilai, lalu menelusuri NIM sebenarnya. Penelusuran
NIM dilakukan melalui menu Data Pribadi pada Aplikasi Student Record System
(SRS) Pendas. Setelah dilakukan perbaikan NIM pada daftar nilai, selanjutnya data
nilai di key-in. Kesalahan penulisan NIM pada daftar nilai TTM menjadi indikator
bahwa fasilitator pokjar tidak mengambil data NIM dari pangkalan data yang
tersedia. Kasus ini akan dikumpulkan dan diungkapkan pada rapat koordinasi
menjelang kegiatan tutorial pada masa registrasi berikutnya, untuk diperbaiki dan
diharapkan kesalahan yang sama tidak terjadi lagi.
Apabila terdapat data yang tidak dapat di key-in dengan keterangan NIM tidak ada
atau mahasiswa tidak registrasi, operator akan mencatat dan mengirimkannya ke
petugas administrasi yang selanjutnya akan dikirim ke Pusat Pengujian UT Pusat
untuk diproses. Kasus ini muncul untuk mahasiswa yang terlambat meregistrasi dan
data registrasinya di key-in di Bagian Registrasi UT Pusat, namun data
mutakhir/update hasil registrasi di Jakarta belum dikirim ke UPBJJ-UT Bandung.
Karena key-in nilai TTM/Praktik/Praktikum dilakukan di UPBJJ-UT dan pada
Aplikasi SRS Pendas belum ada fasilitas Rekap Laporan Nilai TTM/
Praktik/Praktikum per Angkatan per Pokjar per kabupaten-kota, maka UPBJJ-UT
Bandung mencoba membuat sendiri rekap laporan tersebut untuk mengetahui nilai
mahasiswa mana yang sudah ter-key-in maupun yang belum.
6.4.1.3 Proses Key-in Data Tutor
UPBJJ-UT BANDUNG 75
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Proses key-in data tutor dilakukan dengan menggunakan Aplikasi Pangkalan Data
Tutor. Dengan adanya aplikasi ini, akan mempermudah dalam memetakan kebutuhan
tutor untuk kegiatan tutorial, membantu fasilitator pokjar dalam menelusuri data
pribadi tutor, dan membantu Koordinator Pengujian dalam menentukan penguji ujian
praktik serta menentukan pemeriksa laporan PKP dan hasil UAS untuk mata kuliah
yang bersifat uraian. Selama ini, untuk memenuhi kebutuhan kegiatan tersebut di atas
dilakukan secara manual.
6.4.1.4 Pelaksanaan Ujiian Berbasis Komputer (UBK)
Ujian Berbasis Komputer, yang selanjutnya dikenal dengan istilah UBK dilaksanakan
sebagai salah satu layanan yang diberikan Universitas Terbuka kepada mahasiswa,
khususnya mahasiswa non-Pendas. Sekarang istilah yang diberikan adalah system
ujian online.
6.4.1.5 Proses Analisis Nilai
Bagi mahasiswa non-Pendas, Daftar Nilai Ujian (DNU) per semester dikirim ke
alamat mahasiswa, sedangkan untuk Pendas rekapitulasi nilai dikirim ke pengurus
daerah dan DNU dikirim ke mahasiswa melalui pengurus daerah. Data nilai
mahasiswa yang terdapat pada Aplikasi Student Record System (SRS) non-Pendas
dan Pendas diolah dan dianalisis yang kemudian hasilnya digunakan untuk mengukur
ketercapaian hasil belajar mahasiswa per semester.
6.4.1.6 PROSES ADMINISTRASI KEUANGAN
Data hasil registrasi yang sudah diolah akan menjadi pegangan bagian keuangan
dalam memenuhi kewajiban kepada mitranya (pengurus daerah). Data tersebut
meliputi jumlah mahasiswa per program studi per kabupaten-kota, per masa registrasi
dan per sumber pembiayaan mahasiswa (beasiswa maupun swadana).
Sebagian proses yang telah diuraikan di atas, dilaksanakan dengan menggunakan
beberapa aplikasi sebagai penunjang kinerja dan penghubung dengan UT-Pusat
sebagaimana terangkum dalam tabel berikut.
Tabel 6.4
76 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
APLIKASI PENUNJANG KINERJADI UPBJJ-UT BANDUNG
No.
Nama Aplikasi Deskripsi Status1
1. SRS non-Pendas Aplikasi untuk pengadministrasian data pribadi, mata kuliah, dan nilai ujian dari mahasiswa dan alumni untuk program studi non-Pendidikan Dasar
Digunakan
2. SRS Pendas Aplikasi untuk pengadministrasian data pribadi, mata kuliah, dan nilai ujian dari mahasiswa dan alumni untuk program studi Pendidikan Dasar
Digunakan
3. SRS S2 Aplikasi untuk pengadministrasian data pribadi, dan registrasi mata kuliah untuk program PPs
Belum digunakan
4. Distribusi Bahan Ajar
Aplikasi untuk pengelolaan penyimpanan, penjualan dan pengiriman bahan ajar.
Digunakan sampai Juli 2008, setelah itu dengan
e-book store.5. Profil Mata kuliah
dan Pengembangan Bahan Ajar
Aplikasi yang menampilkan profil dari mata kuliah dan aplikasi untuk memantau pengembangan bahan ajar di Fakultas
Belum digunakan
6. Ujian Online Aplikasi untuk melakukan ujian secara online bagi mahasiswa UT
Digunakan
7. Mail Server/milis Aplikasi elektronik mailing bagi staf UT Digunakan8. Penilaian Kinerja Aplikasi pengadministrasian hasil penilaian
kinerja Digunakan
9. E-book store Aplikasi Toko Buku Online Digunakan10. Tata Usaha Aplikasi administrasi surat masuk /keluar Belum digunakan
6.4.2 Penyebaran Informasi/Kebijakan untuk Sivitas Akademika
Penyebaran informasi/kebijakan yang bersifat umum untuk sivitas akademika
dilakukan melalui website UT (http://www.ut.ac.id). Secara rinci, penyebaran
informasi dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Untuk mahasiswa non-Pendas melalui surat/pengumuman atau melalui
Pembimbing Akademik (PA) dan petugas di wilayah perluasan, secara langsung
pada saat mereka melakukan konsultasi ke kantor UPBJJ-UT Bandung. Untuk
informasi nilai UAS selain dapat dilihat melalui internet juga dapat dilakukan
melalui sms.
2. Untuk mahasiswa Pendas melalui surat yang disampaikan ke Penanggung Jawab
Pelayanan Mahasiswa (PJPM) untuk diteruskan ke pengurus daerah dan
selanjutnya disampaikan ke mahasiswa. Untuk informasi nilai UAS selain dapat
dilihat melalui internet juga dapat dilakukan melalui sms.
1
UPBJJ-UT BANDUNG 77
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
3. Untuk tutor melalui kegiatan rapat koordinasi tutorial sebanyak dua kali setahun
atau melalui fasilitator pokjar pada saat kegiatan tutorial berlangsung, serta
melalui sms.
4. Untuk mitra kerja daerah melalui surat yang dikirimkan langsung ke daerah atau
langsung pada kegiatan rapat koordinasi dengan pengurus daerah yang
dilaksanakan sebanyak dua tahun sekali, serta melalui sms.
5. Untuk seluruh staf dilakukan melalui rapat-rapat yang diadakan baik secara
periodik maupun pada saat-saat diperlukan, atau melalui e-mail dan sms.
6. Melalui media cetak “Suara Terbuka” dan “Komunika”.
78 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
STANDAR 7
PENELITIAN, PELAYANAN/PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT,
DAN KERJA SAMA
7.1 Penelitian
Data penelitian dosen di Unit Program PTTJJ/UPBJJ dinilai di tingkat program studi
dan unit pengelola program studi.
Jumlah dan dana penelitian di lingkungan UPTTJJ/UPBJJ dalam tiga tahun terakhir
dengan mengikuti format tabel berikut.
Tabel 7.1JUMLAH DAN DANA PENELITIAN
DI UPTTJJ/UPBJJ DALAM TIGA TAHUN TERAKHIR
No. Judul Penelitian Nama DosenDana
Penelitian (Juta Rupiah)
Sumber Dana
(1) (2) (3) (4) (5)1 Managing learning support
services in distance education: The experience of Indonesia’s Universitas Terbuka
Amin Zuhairi, Ph.D,Dra. Irma Adnan, M.Si., dan Dra. Dina Thaib M.Ed.
2 Provision of student learning support services in a large-scale distance education system at Universitas Terbuka, Indonesia"
Amin Zuhairi, Ph.D,Dra. Irma Adnan, M.Si., dan Dra. Dina Thaib M.Ed.
3 Paradigma Baru Dalam Administrasi Negara Indonesia
Drs. Deden Taryana
4 Univeristas Terbuka (UT) Masa Kini dan UT di Masa Yang Akan Datang
Drs. Deden Taryana
5 Peran Orang Tua Ke Arah Perkembangan Anak Usia Dini
Drs. Dadang Kurnia
7. 2 Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat (PkM)
Data pelayanan/pengabdian kepada masyarakat dosen di Unit Program PTTJJ/UPBJJ
dinilai di tingkat program studi dan unit pengelola program studi.
Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat adalah penerapan bidang ilmu untuk
menyelesaikan masalah di masyarakat. Dalam hal tersebut telah diadakan kerja sama
antara UT dengan pemerintah melalui Direktorat Jenderal Pendidikan Non Formal
Informal (Ditjen PNFI) Departemen Pendidikan Nasional dalam menyelenggarakan
program pemberantasan buta aksara melalui integrasi Program Pemberantasan Buta
80 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
Aksara (PBA) tahun 2009 ke dalam kurikulum S1 PGSD pada mata kuliah
Pembelajaran Berwawasan Kemasyarakatan (PDGK4306). Pembimbingan
dilaksanakan oleh mahasiswa Program Studi S1 PGSD di kabupaten-kota
penyelenggara, yaitu Kabupaten Subang, Kabupaten Purwakarta, Kabupaten Cirebon,
Kabupaten Indramayu, dan Kabupaten Karawang di mana setiap warga belajar yang
dinyatakan lulus berhak memperoleh Surat Keterangan Melek Aksara (SUKMA)
tingkat dasar. Selama ini UT menjalankan program PBA melalui pembimbingan
mahasiswa dengan rasio 1:5, artinya setiap mahasiswa UT diwajibkan meluluskan
minimal lima orang warga belajar sampai mendapatkan SUKMA sebagai syarat lulus
mata kuliah PDGK4306.
Tabel 7.2PROGRAM PEMBERANTASAN BUTA AKSARA (PBA)
No.Nama
Program Studi
Jumlah Judul Kegiatan Pelayanan/Pengabdian kepada
Masyarakat
Total DanaKegiatan Pelayanan/
Pengabdian kepada Masyarakat (juta Rp)
2007 2008 2009 2007 2008 2009(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)1 D-II PGSD PBA/
Penmas15.680
2 D-II PGSD PBA/Penmas
46.480
3 S1 PGSD PBA/PBK 215.600
Total 15.680 46.480 215.600
Program Pemberantasan Buta Aksara (PBA) pada tahun 2007 terintegrasi ke dalam
mata kuliah Pendidikan Masyarakat (PENMAS) dan terselenggara di Kabupaten
Subang dengan jumlah mahasiswa sebanyak 28 orang. Pada tahun 2008, program
yang sama berlangsung di Kabupaten Subang dengan jumlah mahasiswa sebanyak 30
orang dan Kabupaten Purwakarta sebanyak 53 orang. Pada tahun 2009, program PBA
terintegrasi ke dalam mata kuliah Pembelajaran Berwawasan Kemasyarakatan (PBK),
dilaksanakan di lima kabupaten yaitu Pokjar Pabuaran Kabupaten Cirebon sebanyak
82 orang, Pokjar Haurgeulis Kabupaten Indramayu sebanyak 76 orang, Kabupaten
Subang sebanyak 65 orang, Kabupaten Purwakarta sebanyak 50 orang, dan
Kabupaten Karawang sebanyak 112 orang. Masing-masing mahasiswa berkewajiban
membimbing dan memelekaksarakan lima warga belajar (WB).
UPBJJ-UT BANDUNG 81
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
7.3 Kegiatan Kerja Sama dengan Instansi Dalam Negeri
Kegiatan kerja sama dengan instansi dalam negeri diwujudkan dalam kegiatan
praktikum untuk program non-Pendas dilaksanakan di lokasi yang berdekatan dengan
domisili mahasiswa, dengan persyaratan praktikum seperti kelengkapan alat
praktikum dan ketersediaan tenaga supervisor harus dipenuhi. Sarana laboratorium
untuk praktikum menggunakan sarana laboratorium yang dimiliki oleh perguruan
tinggi, lembaga pelaksana kegiatan praktikum, SMA atau lembaga lain yang bekerja
sama dengan UPBJJ-UT Bandung. Beberapa laboratorium SMA yang telah bekerja
sama dengan UPBJJ-UT Bandung seperti Laboratorium SMAN 7 Cirebon,
Laboratorium SMAN 2 Ciamis, Laboratorium SMAN 1 Karawang, Local Education
Center (LEC) Cicalengka Kabupaten Bandung, dan Laboratorium SMKN 13
Bandung. Proses pembimbingan dilakukan oleh instruktur praktikum kimia, fisika,
dan biologi sesuai dengan jumlah topik/judul percobaan yang telah ditetapkan.
Tabel 7.3KEGIATAN KERJA SAMA DENGAN INSTANSI DALAM NEGERI
No. Nama Institusi Jenis Kegiatan
Kurun Waktu Kerja sama Manfaat Yang
DiperolehMulai Berakhir
1Dinas Pendidikan
Provinsi Jawa Barat
Kegiatan Belajar Mengajar SBJJ Program Pendas
2008 BerlanjutPeningkatan kualifikasi guru
2Dinas Pendidikan
Kabupaten Ciamis
Kegiatan Belajar Mengajar SBJJ Program Pendas
2006 2008Peningkatan kualifikasi guru
3Dinas Pendidikan
Kabupaten Cirebon
Kegiatan Belajar Mengajar SBJJ Program Pendas
2006 2008Peningkatan kualifikasi guru
4Dinas Pendidikan
Kabupaten Indramayu
Kegiatan Belajar Mengajar SBJJ Program Pendas
2006 BerlanjutPeningkatan kualifikasi guru
5Dinas Pendidikan
Kabupaten Kuningan
Kegiatan Belajar Mengajar SBJJ Program Pendas
2006 2008Peningkatan kualifikasi guru
6Dinas Pendidikan
Kabupaten Sumedang
Kegiatan Belajar Mengajar SBJJ Program Pendas
2006 BerlanjutPeningkatan kualifikasi guru
7Dinas Pendidikan
Kota BekasiKegiatan Belajar Mengajar SBJJ Program Pendas
2006 BerlanjutPeningkatan kualifikasi guru
8Dinas Pendidikan
Kota CirebonKegiatan Belajar Mengajar SBJJ Program Pendas
2005 2008Peningkatan kualifikasi guru
9Dinas Pendidikan
Kota BandungKegiatan Belajar Mengajar SBJJ Program Pendas
2005 2008Peningkatan kualifikasi guru
10Dinas Pendidikan
Kabupaten Majalengka
Kegiatan Belajar Mengajar SBJJ Program Pendas
2005 2007Peningkatan kualifikasi guru
11 Dinas Kabupaten Kegiatan Belajar 2005 2007 Peningkatan kualifikasi
82 UPBJJ-UT BANDUNG
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
No. Nama Institusi Jenis Kegiatan
Kurun Waktu Kerja sama Manfaat Yang
DiperolehMulai Berakhir
Pendidikan KarawangMengajar SBJJ Program Pendas
guru
12Dinas Pendidikan
Kabupaten Subang
Kegiatan Belajar Mengajar SBJJ Program Pendas
2005 2007Peningkatan kualifikasi guru
13Dinas Pendidikan
Kabupaten Tasikmalaya
Kegiatan Belajar Mengajar SBJJ Program Pendas
2005 2007Peningkatan kualifikasi guru
14Dinas Pendidikan
Kabupaten Garut
Kegiatan Belajar Mengajar SBJJ Program Pendas
2005 2007Peningkatan kualifikasi guru
15 Yayasan Mardiwijana Satya Winaya
Kegiatan Belajar Mengajar SBJJ Program Pendas
2007 2009Peningkatan kualifikasi guru
UPBJJ-UT BANDUNG 83
Borang UPBJJ-UT dalam rangka Akreditasi Program Studi UT
DAFTAR LAMPIRAN
A. LAMPIRAN YANG HARUS DIKIRIM BERSAMA BORANG YANG
DIISI OLEH UPBJJ-UT BANDUNG
No.
Nomor Butir
Keterangan
1 - Fotokopi SK pendirian UPBJJ-UT Bandung.2 1.1 Dokumen Renstra dan Renop UPBJJ-UT Bandung.
B. LAMPIRAN YANG HARUS DISEDIAKAN OLEH UPBJJ-UT
BANDUNG PADA SAAT ASESMEN LAPANGAN
No.
Nomor Butir
Keterangan
1 2.1 Dokumen SOP yang terkait dengan tata pamong.2 2.5 Dokumen tentang sistem penjaminan mutu di tingkat Unit
Program PTTJJ/UPBJJ3 3.1.1 Dokumen sistem penerimaan mahasiswa baru yang mencakup:
(1) Kebijakan penerimaan mahasiswa baru(2) Kriteria penerimaan mahasiswa baru (3) Prosedur penerimaan mahasiswa baru(4) Instrumen penerimaan mahasiswa baru (5) Sistem pengambilan keputusan
4 5.1 Dokumen yang terkait dengan penyusunan dan pengembangan kurikulum.
5 6.1.1 Laporan keuangan UPBJJ-UT Bandung dalam tiga tahun terakhir.
6 6.4 Daftar software yang berlisensi, petunjuk pemanfaatan SIM.7 7.3.1 Dokumen pendukung kegiatan kerja sama UPBJJ-UT Bandung
dengan instansi dalam negeri
84 UPBJJ-UT BANDUNG