� PAGE �1�

Ismertető ............................................................................................................................................... 1

Főoldal kinézete ................................................................................................................................... 2

1. Naptár ............................................................................................................................................... 4

2. Beszállítók / Gyártók ........................................................................................................................ 8

3. Törlési kérelmek ............................................................................................................................. 11

4. Soron kívüli szállítások .................................................................................................................. 13

5. Exportálás ....................................................................................................................................... 15

6. Megrendelés szám kereső ............................................................................................................... 17

7. Többszörösen felvett megrendelés számok .................................................................................... 17

Napi teendők adminisztrátoroknak ..................................................................................................... 19

Kamion érkeztető rendszer használati utasítás adminisztrátoroknak

Ismertető

A Givaudan Hungary Kft. által bevezetett kamion érkeztető rendszer bemutatása,

leírása adminisztrátorok részére. A rendszer célja a Beszállító/Gyártó szállítójárművének

várakozási idejének minimalizálása. Legyen szó bármilyen Beszállító/Gyártóról, amely a

Givaudan Hungary Kft. raktárába valamilyen árut szállít be kell hogy regisztrálja cégét

rendszerünkbe.

Alapvetően 2 fajta kamiont különböztetünk meg.

1. Időponttal nem rendelkező kamionok

2. Időponttal rendelkező kamionok

1. Időponttal nem rendelkező kamionok.

Ezek lehetnek:

Prioritásban érkező áruk

Csomagolóanyagok, egyéb nem alapanyag

Nem regisztrált rendszerünkben alapanyagot beszállító

- Prioritásban érkező áruk

Olyan áruk, melyeket soron kívül elsőbbségben fogad a gyár bármilyen időpontban.

Ezen szállítmányoknak nem kell időpontot foglalni érkezésük idejében a teherportával történt

egyeztetés után lehet őket beengedni. Az időpontot regisztrált kamionokkal párhuzamosan

lehet beengedni ez a napirendben nem hoz változást.

- Csomagolóanyagok, egyéb nem alapanyag

� PAGE �2�

Olyan szállítmányok, melyek nem alapanyagok, nem kell időpontot regisztrálniuk a

teherportával történt egyeztetés után lehet őket beengedni. Az időpontot regisztrált

kamionokkal párhuzamosan lehet beengedni ez a napirendben nem hoz változást.

- Nem regisztrált rendszerünkben

Prioritást nem élvező alapanyagot szállító kamionok, melyeknek regisztrálniuk kellett

volna időpontot, de nem tették meg. Ezen szállítmányokat az előbb felsorolt kamionok után

lehet beengedni a teherportával történő egyeztetés után. Az időpontot regisztrált kamionok

levétele után lehet beengedni ez a napirendben nem hoz változást. Az időpontot regisztrált

kamionokkal történő párhuzamos beengedése tilos!

Főoldal kinézete

Lépjünk be a rendszerbe saját felhasználónevünkkel és jelszavunkkal. Elfelejtett jelszó

esetén. E-mailt kell írni cégünk felé. Adminisztrátori felületre nincs regisztráció csak előre

� PAGE �3�

megadott felhasználónévvel lehet bejelentkezni. Felhasználók bevitelét a rendszerbe cégünk

végzi.

E-mail cím: support@truckarrivals.com

� PAGE �4�

Belépés után ez a menüsor fogad:

1. Naptár

A naptár menüpont a foglalt időpontok megtekintésére szolgál.

Kattintsunk a gombra.

Válasszuk ki az időintervallumot melyet szeretnénk megtekinteni. Ez lehet múlt, jelen, jövő

idő is.

Kattintsunk a gombra.

Ekkor előjön a Naptárban a lefoglalt időpontok listája a megadott időintervallumra.

A jobb oldalon látható egy az előbb kiválasztott időintervallum foglalása. Hely hiányában ez

nem a teljes kép.

Jelentések:

Piros szín: Minél nagyobb a raklap száma annál sötétebb az ábra kitöltése. Piros téglalap a

még le nem pakolt szállítmányokat jelöli.

Magasság: Pixelarányos a téglalap nagysága a foglalt idő hosszától függően.

Kék szín: A szállítmány elkésett. A szállítmány később érkezett meg a foglalt időpontjához

képest. Ezt jelezhetjük rendszerünkben is. Késés okát is feljegyezhetjük itt.

Zöld szín: A szállítmány a foglalt időben megérkezett.

� PAGE �5�

Soron kívüli szállítások: Prioritás vagy csomagolóanyag esetében manuálisan felvett

szállítmányok listája.

Alul a Safram napi gyűjtőkamiont jelölő téglalap látható. Ha rákattintunk már csak a

megérkezett súlyt, és palettaszámot kell beírni. Az alsó sorban található továbbá a napi

összesítő sorok (Összes raklapszám, összes beérkezett tömeg, összes beérkezett teherautók

száma)

� PAGE �6�

� PAGE �7�

A foglalt időpontokat jelölő téglalapokra rá lehet kattintani.

Ekkor egy pop-up ablakban felugrik egy részletes információs ablak, amely

nyomtatóbarát verzió. Itt is lehetőségünk van az időpont törlésére is és, a megérkezett /

elkésett szállítmány jelzésére is. A törlésről a Beszállító/Gyártó E-mailben értesítést kap. A

kitörölt időpont eltűnik az adatbázisból.

� PAGE �8�

Lehetőségünk van a foglalási napok megnyitására vagy lezárására, lezárás esetén a nap

telítettségétől függetlenül a beszállítók nem kapnak szabad időpontokat. A munkanap

megnyitása / lezárása bármikor lehetséges a jövőbeli dátumok esetében. A megnyitás / lezárás

csak megfelelő felhasználói jogosultsággal lehetséges! A megnyitott napok zölddel a lezárt

napok pirossal vannakjelölve.

Egy nap megnyitásához / blokkolásához a dátumot jelző téglalapra kell kattintatni.

2. Beszállítók / Gyártók

Ezen menüpont alatt a Beszállítók / Gyártók listája lesz látható. Minden újonnan beregisztrált

Beszállító / Gyártó regisztrációját le kell ellenőrizni majd, aktiválni kell. Erre biztonsági okok

miatt van szükség. A menete a következő:

A menüsorban az újonnan regisztrált, le nem ellenőrzött cég van az adatbázisban, a zárójelben

található szám erre hívja fel a figyelmet.

Kattintsunk erre a menüpontra.

� PAGE �9�

Ezután előjön a Beszállítók / Gyártók listája elején az újonnan beregisztrált Beszállítóval /

Gyártóval. A listában egy felkiáltójel ikon jelzi.

Ez a cég még nincs leellenőrizve, státusza még Inaktív nem tud belépni rendszerünkbe.

Kattintsunk a Megtekintés feliratra.

Beszállítók / Gyártók listája

Ez a lista tartalmazza a beszállítók / gyártók adatait továbbá beszállítási statisztikáit

� PAGE �10�

Ekkor előjön a részletes adatlap, ahol aktiválhatjuk a Beszállítót / Gyártót.

Aktiválás után tud csak belépni a Beszállító / Gyártó az időpontfoglaláshoz. Miután az

adminisztrátor megnyitotta az adatlapot a felkiáltójel ikon eltűnik. Ez nem jelenti azt, hogy

automatikusan aktív az account. Az aktiválásnak maximum 24 órát kellene igénybe vennie.

Az inaktív accountok újraregisztrálni nem tudnak. Amennyiben az account törlését választjuk,

akkor újra tud regisztrálni az e-mail címével.

� PAGE �11�

3. Törlési kérelmek

A Törlési kérelmek menüpont alatt azon lefoglalt időpontok listája található, melyeket

a szállítócég valamilyen oknál fogva töröltetni szeretne a naptárból. Zárójelben az aktuális

visszamondási igények mennyisége látható.

Kattintsunk rá a menüsorban. Ez a képernyő fog bejönni:

Ezeket a lefoglalt időpontokat szeretnék visszamondani a Beszállítók / Gyártók. Ezek után az

Adatlap gombra kell kattintani és a felugró pop-up ablakban kitörölni az időpontot.

� PAGE �12�

A gomb segítségével tudjuk kitörölni a lefoglalt időpontot. Ezek után eltűnik

az adatbázisból, és újra fel fogja kínálni a rendszer. Időpont törlésének szabályai a Beszállító /

Gyártó felől:

Lefoglalt időpont visszamondásának szabályai:

1.Visszamondás a lefoglalt időpont esedékessége előtt minimum 24 órát megelőzően

lehetséges. Lefoglalt időpontot a foglalástól számítva 24 órán belül már nem lehet

ilyen módon visszamondani. A sűrűn törölt időpontok kötbért vonhatnak maga után.

2.Lefoglalt időpontot a foglalástól számítva 24 órán belül lemondani már csak

kapcsolatfelvétel útján lehetséges.

3.Amennyiben lefoglalt időpontot visszamondanak, de ennek ellenére nem kerül

törlésre az időpont a Beszállító / Gyártó köteles figyelmeztetni a Givaudan Hungary

Kft.-t, hogy nem törölte a visszamondott időpontot. Erre legkésőbb az időpont

esedékessége előtt 12 órán belül sor kell hogy kerüljön.

� PAGE �13�

4. Soron kívüli szállítások

Soron kívüli szállítások azt jelenti, hogy manuálisan vesz fel az operátor

szállítmányokat. Ide mindazok a szállítmányok kerülnek, amelyeknek nem kell időpontot

regisztrálniuk (Prioritásban érkező áruk, csomagolóanyagok). Azért, hogy a statisztikába

bekerüljenek ezek a szállítmányok itt kell felvenni manuálisan őket az adatok értelemszerű

kitöltésével. Ezek után a rendszer számolni fog velük. A naptárban megjelenik a soron kívül

szállítások cellában. Az aktuális napi felvételek listája is látható ebben a menüpontban.

Amint megadjuk a Beszállítók / Gyártók nevét amelyet a listából kell kiválasztani,

automatikusan a regisztráció során megadott E-mail címük fog megjelenni.

Ebben a listában csak az aznap felvett soron kívüli lista lesz látható, mindennap

éjfélkor kikerül ebből a listából, de a naptárban mindig látható lesz. Ebben a listában is

lehetőségünk van a szállítmány megtekintésére, törlésére. Ehhez kattintsunk az Adatlap

feliratra. Ekkor pop-up ablak ugrik fel.

� PAGE �14�

� PAGE �15�

5. Exportálás

Lehetőségünk van adatokat, foglalásokat, napirendet, naplózásokat kiexportálni a

rendszerből XLS formátumban.

Ehhez nem kell mást tenni, mint kiválasztani a menüben az

gombot.

Itt lehetőségünk van a következők kiexportálására:

Napi összesítő exportálása a megadott dátum intervallumon: Napi összesített adatok

kiexportálása akár nagyobb időintervallumra is.

Napirend kiexportálása: Teljes napi foglalások kiexportálása rendszámmal együtt.

� PAGE �16�

Beszállítók tevékenysége 180 napra visszamenőleg:

A beszállítói oldalon rögzítjük az időpontfoglalást, a törlési kérelem benyújtását, és a törlési

kérelem visszavonását. Így a későbbiekben visszakereshető minden jelentős

mozzanat.

Adminisztrátorok tevékenysége 180 napra visszamenőleg:

Az adminisztrátori oldal is kiexportálható Excel táblázatba ahol gyakorlatilag minden

mozzanata rögzítve, naplózva van felhasználónként.

� PAGE �17�

6. Megrendelés szám kereső

A rendszerben szereplő megrendelés számok közötti keresést teszi lehetővé.

7. Többszörösen felvett megrendelés számok

Ez a menüpont kiszűri az egy megrendelés számra történő többszörös időpontfoglalást.

A többszörösen lefoglalt időpontokat az Értesítés eltávolítása gombbal

tudjuk az értesítést feloldani. Ezzel jelezvén , hogy leellenőriztük a kettős

foglalást. Az összes felsorolt szállítás benne marad a naptárban. -A gomb

megnyomása után a beszállító nem fog értesülni dupla foglalásairól.

Vitás kérdések:

Meddig töröltethetem a lefoglalt időpontomat?

A lefoglalt időponttól számítva maximum 24 órával előtte. Utána a Törlési kérelem benyújtása

gomb már nem lesz látható.

Mégsem tudok odaérni a lefoglalt időpontra de, már kevesebb mint 24 óra van a lefoglalt

időpontig. Mi a teendő?

Lépjen kapcsolatba E-mailen, telefonon keresztül a Givaudan Hungary Kft.-vel és jelezze

hogy, nem fog tudni ideérni a telephelyre. Mindenképpen tudassa a céggel valamilyen

formában.

Benyújtottam Törlési kérelmet mégsem törölték ki az időpontomat. Mi a teendő?

Amennyiben a foglalt időponttól számítva 12 órán belül még mindig nem törölte senki sem a

foglalt időpontot kérjük jelezze a törlési kérelmet telefonon , vagy E-mailben a Givaudan

Hungary Kft. felé.

� PAGE �18�

Törlési kérelmet nyújtottam be azonban nem törölték az időpontomat , nem értesítettem 12

órán belül a Givaudan Hungary Kft.-t. Mi a teendő?

Amennyiben elfelejtette értesíteni 12 órán belül hogy még mindig nem törölte senki sem a

foglalt időpontját ebben az esetben a Beszállító / Gyártó a hibás fél.

Mi történik ha foglalt időpontom van és, nem tudtam valamilyen oknál fogva az adott

időpontra odaérni és, elkéstem.

A kamion az összes regisztrált időponttal rendelkező, a sorban valamilyen oknál fogva előtte

lévő kamion után kerül lepakolásra valamelyik délutáni / esti időpontban.

Honnan tudom hogy foglalnom kell időpontot?

A Givaudan Hungary Kft. mindenkit tájékoztat hogy szüksége van-e időpont regisztrációra

vagy sem.

� PAGE �19�

Napi teendők adminisztrátoroknak

Napirend kiexportálása, prioritás lista elküldése a teherporta felé. Napirend

kiexportálása az Exportálás / Napirend exportálása menüpont alól lehet megtenni

Excel formátumba. Prioritás listát pedig a beszerzés oldalról lehet megtudni. Ezt a

listát mindennap (kivéve hétvége) reggel 7 óra előtt kell elküldeni a Teherporta

szolgálat felé.

Törlési kérelmek figyelése, visszamondott időpontok kitörlése.

Soron kívüli szállítmányok rendszerbe történő felvétele.

Levelezés ellenőrzése

Újonnan beregisztrált cég accountjának aktiválása vagy elutasítása.