Microsoft Office OneNote Uvod

Svakodnevno se susreemo sa sve veim brojem informacija koje je potrebno skupiti u obliku beleki ili u nekoj sloenijoj formi pre nego ih prenesemo u digitalni oblik ili sloeni dokument. Da bismo na brz i efikasan nain obuhvatili sve potrebne informacije, nije nam vie dovoljan komad papira. Danas ne govorimo samo o pisanim belekama tu su videomaterijali, fotografije, zvuni zapisi, iseci sa internet stranica, tabele itd. Zahtevi su sve vei, sadraji sve razliitiji i sloeniji, a povrina papira vie ne moe prihvatiti toliko informacija, uz preduslov da nakon beleenja na papir ostanu dovoljno dobro strukturisane i nadohvat ruke kako bi njihov prenos u neki digitalni oblik (dokument) bio jasan i jednostavan.

S druge strane, digitalno doba i era raunara nam preko raunarskih programa nude niz alata koje moemo koristiti za sakupljanje beleki i informacija, ali i tu se suoavamo s nekoliko izazova: s jednostavnou skupljanja informacija, okupljanjem beleaka i multimedijalnih sadraja na jednom mestu, jednostavnou njihovog pretraivanja, brzim spremanjem, formatiranjem teksta i sadraja te dostupnou i jednostavnou organizacije sakupljenih informacija.

Da bismo okupili sve eljene informacije, obino koristimo nekoliko standardnih alata (tekst procesor, tabelarni kalkulator itd.) to nam i ne donosi neki znaajan napredak u odnosu na klasini nain, a da ne govorimo o istovremenoj preglednosti i jednostavnom pristupu do tih informacija. Ukoliko pripadate grupi ljudi koji vole da vode beleke i skupljati informacije, na kraju se esto suoavate s istim izazovima: gde ste tano napisali tu beleku (na koji blok, komad papira ili stranicu u nekom pisanom dokumentu koji vam je u tom trenutku bio na raspolaganju), jeste li je preneli u digitalni oblik (jer volite sve informacije da drite u raunaru i iz tih beleki obino stvarate neke dokumente na raunaru) i onaj najgori scenario gde sam zapisao/la onaj broj telefona?!

Sve te izazove na elegantan nain moete premostiti i reiti onog dana kada na raunar instalirate Microsoftov Office OneNote i ponete ga aktivno koristiti za praenje i voenje jednostavnih beleki, skupljanje informacija, kod istraivanja i pripreme za sloenu dokumentaciju, za pripremu za sastanke, prezentacije i predavanja pa ak i za privatne potrebe.

ta je Microsoft Office OneNote? OneNote je napredna i prilagodljiva digitalna belenica koja omoguava jednostavnu i preglednu organizaciju beleaka i informacija obogaenih dodacima koje je inae izuzetno teko okupiti na jednom mestu mogue je obuhvatiti tekst, delove internet stranica, dokumente, slike, zvune zapise i videoiseke te pretraivanjem vrlo brzo doi do traenih rezultata.

OneNote dolazi kao deo paketa Microsoft Office, a predstavlja aplikaciju koja u potpunosti moe zameniti dosadanje reenje za pohranu i voenje razliitih beleki. S obzirom da je dostupan uiteljima i nastavnicima irom Evrope, preporuuje se upoznavanje s ovom tehnologijom i njeno korienje u obrazovanju jer su mogunosti primene OneNotea u nastavi i drugim aktivnostima mnogostruke.

Od slinih se proizvoda za voenje i organizaciju beleki razlikuje po mogunostima dodavanja multimedije, odnosno zvunih i slikovnih beleki, ali i videodatoteka direktno u belenicu. O itavom nizu prednosti i pogodnosti koje donosi OneNote moete itati na velikom broju sajtova koji se bave ovom tematikom.

Ukratko o istoriji i dostupnosti OneNote-a OneNote se prvi put na tritu pojavio kao verzija 2003 u sklopu paketa Microsoft Office 2003. Od tada je postao standardni alat koji dolazi s odreenim Officeovim paketima. Naravno, mogue ga je nabaviti i kao zaseban program, bez kupovine celog Office paketa.

Integracija OneNote-a Ono u emu je OneNote posebno dobar je posebno oznaavanje (tagovi), brzo pretraivanje sauvanih beleki i povezivanje s drugim alatima iz paketa Office 2007 (npr., kod Outlooka 2007 je to upravljanje zadacima, a kod Internet Explorera 8 slanje otvorenih stranica direktno u OneNote). Dobra mogunost ovog programa je i deljenje belenica mogunost koja doputa da vie osoba menja sadraj jedne belenice.

Zato OneNote koristiti u poslovnom procesu?

Zamislite koliko korisnih stvari dnevno ujete, zapiete na komad papira, a kasnije taj list zagubite meu hrpom ostalih papira. Koliko vam se puta dogodilo da vam je uenik u toku nastave postavio pitanje, a vi meu belekama niste mogli pronai odgovor? Jeste li ikada zaboravili poneti rokovnik ili knjigu na nastavu te celi dan bili dezorijentisani? Jeste li razmiljali koliko bi vam bilo lake i preglednije imati sve informacije na jednom mestu i jo im k tome pristupiti u bilo koje doba dana s bilo kog mesta? OneNote je onda reenje ta vas. To je odlina digitalna belenica u koju moete uvati sve informacije. Koliina informacija za uvanje je ogromna, uvek se jednostavno moete prebaciti na novu kategoriju, odnosno novu stranicu. Moderna je zamena za obinu papirnu belenicu koju ste prisiljeni uvati na dno ormara kada je popunjena. Umesto da na posao ili nastavu nosite desetak belenica, dovoljan je samo jedan OneNote sa svim informacijama koje su vam potrebne, i privatnim i onim koje su vam potrebne kako biste mogli drati kvalitetna predavanja ili sastanak.

Prilikom odravanja nastave moete direktno unositi beleke u OneNote te ih kasnije prouiti i pripremiti se za sledei dan. Prednost OneNotea je da omoguuje i uvanje slika pa neete morati koristiti vie programa, nego e i dalje sve biti na jednom mestu. OneNote sadri i kalkulator i alate za crtanje. U bilo kom trenutku moete dodatno izmeniti, odnosno podcrtati neku beleku pa je oznaiti kao vanu.

OneNote kao digitalni imenik ili portfolio

Uitelj, nastavnik ili menamenader moe OneNote koristiti i kao svojevrsnu zamenu za imenik, odnosno sve informacije o uenicima ili zaposlenima nastavi pohraniti na jedno mesto. Svaki nastavnik predaje gradivo veem broju uenika pa tako u OneNoteu moe otvoriti vei broj stranica za svakog uenika posebno kako bi se o svakome unele sve potrebne informacije.

Ukoliko zaposleni rade zajedno na odreenom projektu, moete otvoriti zajedniki, odnosno deljeni OneNote kako bi svi istovremeno mogli unositi svoje podatke. Ponekad je poprilino teko sastavljati posebne zadatke za svakog zaposlenog te ih ispisivati i na kraju fotokopirati i deliti. Ovako na jednostavan nain svim zaposlenim omoguujete pristupanje zadatku ili projektu od kue i nesmetani rad u stvarnom vremenu na zajednikom projektu. Time oni dobijaju mogunost prilagoavanja u radu, a i vama e biti lake pretraivati i pregledavati njihove zadatke. Naravno, u isto vreme moete zaposlenim/kolegama ostavljati beleke ime ste zadovoljni ili nezadovoljni u njihovom radu te ih usmeriti na pravi put. OneNote omoguava razmenu poruka u stvarnom vremenu, a s uesnicima moete raditi i na daljinu: ako je neki kolega bio bolestan pa nije mogao prisustvovati procesu, moete mu poslati beleke koje ste tog dana zabeleili na poslu. Imate li u razredu 30 uenika ili zaposlenih, moete otvoriti i 30 stranica u deljenom OneNoteu te svaki od njih ima pravo unoenja, ureivanja i menjanja podataka. Budui da je mogue menjati poredak stranica, zadaci se mogu grupisati po abecedi, tipovima zadataka ili prema ocenama. Kada pregledate zadae i ocenite ih, s lakoom ete aurirati podatke te je svim uenicima vidljivo koje su njihove ocene ili to moraju prepraviti. Nakon zajednikog rada svi se prikupljeni podaci jednostavno mogu prebaciti u jedan posebni dokument koji kasnije opet moete koristiti kao podsetnik za nastavu ili primer sledeim generacijama uenika, moete ga iznova menjati, deliti s nekim drugim uenicama u zavisnosti o potrebama.

OneNote nudi i nekoliko templejta, npr., linu belenicu, belenicu istraivanja ili radnu belenicu i tako na jednostavan nain svoju digitalnu belenicu moete prilagoavati potrebama posla. Ako zaposlenima zadajete neki zadatak, otvoriete im deljenu radnu belenicu, a ako svi rade na odreenom projektu, belenicu istraivanja u koju osim tekstualnih beleaka mogu ubacivati i fotografije koje su pronali na internetu ili sami fotografisali, gotove lanke, delove teksta ili slike iz Worda, PowerPointa, Excela, zvuk, videoiseke i ostale bitne materijale za projekat. Svim informacija lako je pristupiti jer OneNote omoguava i pretraivanje eljenih pojmova i teksta sa slika koje su uenici priloili svom projektu. Njihove zadatke naknadno moete menjati ako koristite prikupljene materijale za neki sledei projekat, objavljivati na blogu, prebacivati u Word ili pdf formu.

Zakljuak Zato koristiti OneNote? Posao menadera u kompaniji je komplikovan i teak, no moe se rasteretiti upotrebom OneNote koji olakava poslovni proces jer zaposlenima omoguuje jednostavnije istraivanje na internetu i prikupljanje informacija koje se kasnije uvaju na jednom mestu. Beleke se za vreme sednica ili poslovnih sastanaka mogu se stvarati brzo i jednostavno te im je mogue pristupiti u bilo koje vreme. Lake je i kontrolisati tok poslovnog procesa i pratiti rad svakog pojedinca, ostavljati komentare na njihove zadatke, podstaknuti ih da budu marljiviji, da dele steena iskustva s ostalima, deliti s njima projektne materijale ili primiti predloge i ideje. OneNote pomae i izvan radnog mesta jer omoguava spremanje ideja ili beleki koje su potrebne za pripremu posla, raznih poslovnih i vanposlovnih aktivnosti, sednica, izleta... ak moete napraviti foto album zaposlenih te ga podeliti s njima, a oni mogu dodavati svoje komentare ili slike.

Puno je argumenata zato koristiti i vrlo je malo razloga zato ne koristiti OneNote. Nakon dugogodinje prakse njegovog koritenja, zapravo trenutno ne mogu navesti niti jedan odrivi razlog zato ga ne bi koristili!

Naravno da vam korienje OneNotea nee promeniti ivot iz temelja, ali bi vam svakako moglo pomoi u kvalitetnom upravljanju i organizaciji beleaka i skupljenih informacija. Koliko, u kojoj meri i na koji nain ete koristiti OneNote, ponajvie zavisi od vas samih. ___________________________________________________________________