IT Procurement

Berner Fachhochschule | Haute école spécialisée bernoise | Bern University of Applied Sciences

IT Procurement

Wirtschaft und Verwaltung


Kapitel 4 Phase Voranalyse(n)

Skript Seite 30 43

Bedarfsanalyse (03.03.2015)

Marktanalyse und Kostenschätzung (11.03.2015)

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PC-Beschaffung am Beispiel der Stadt Billingue

Relevanten Markt bestimmen (Untersuchungsfeld), festlegen der Untersuchungstiefe

Kollegen befragen (ihre Beschaffungen studieren)

Informationen über den Markt beschaffen (Messen, Internet, Spezialisierte Marktforscher, etc.)

Allenfalls RfI (Request for Information)

Kapitel 4.6 Marktanalyse

Fokussierung

Wie viele Angebote dürfen wir erwarten?

Wie profilieren sich die Anbieter?

Welche Preise kann ich erwarten?

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Rückblick auf IPRO4_2015-03-10


Beispiel Informationsanfrage RFI

▶ Marktabklärung

▶ Informationsanfrage / Request for Information

▶ Applikationen für die Aufbewahrung digitaler Informationen

▶ Version: 1.0

▶ s. Moodle Beispiele

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Informationsanfrage

Versandliste

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Das mutmassliche Investitionsvolumens ist für vieles ein wichtiger Indikator!

Erforderliches Budget

Wirtschaftlichkeit

Verfahrenswahl (Art des Ausschreibungsverfahrens)

Grösse und Zusammensetzung der Projektorganisation

Erforderliche interne Ressourcen

Grad der Management Attention

Kapitel 4.7 Kostenschätzung

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Wie erstelle ich eine Kostenschätzung?

Beispiel aus Vergangenheit vorhanden (Referenzwert Vorjahr, Bild)

Anhand Kostenraster iterativ



Kapitel 4.7 Kostenschätzung

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KostenverursacherInvestitionskosten

Externe Kosten Interne Kosten

Applikationssoftware

Systemplattform

Systemsoftware

Kommunikation

Führung, Organisation

KostenverursacherBetriebskosten

Externe Kosten Interne Kosten

Betrieb der Systeme


Kostenstruktur des Projektgegenstandes[1] Josef Schreiber, Kapitel B5, Seite 197, Abb. 50

Verdeckte, nicht ausgewiesene Kostenbei den Benutzern!


Anhang 1: Repetitionsfragen und Übungen

Kapitel 4: Phase Voranalyse(n)

Sie wissen nicht, ob es Lösungen gibt, die Ihre Bedürfnisse abdecken. Sie beschliessen daher, eine Marktanalyse durchzuführen. Zu welchem Zeitpunkt erachten Sie die Marktanalyse als sinnvoll?

S. 103

In der Phase der Voranalyse(n) und allenfalls Vorbereitung.

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Wie gehen Sie vor, wenn Sie eine Marktanalyse für Anbieter von Servern durchführen wollen?

S. 103

Relevanten Markt bestimmen: Anbieter von Servern definieren, nicht zu stark einschränken

Anbieterprofile erstellen, Potentielle Anbieter klassieren

Frühere Beschaffungen studieren

Kollegen befragen

Gartner/Forrester konsultieren

Allenfalls externe Unterstützung beiziehen (auf Kompetenz und Neutralität achten)

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Bei der heutigen Web-Lösung (Post-Kiosk), die sie selber im Rechenzentrum betreiben, brauchen Sie einen neuen Web-Server, da der alte Server bereits 7-jährig ist und noch unter Windows 2000 läuft. Ein Ausbau des Servers ist nicht mehr möglich und die Wartung von Windows 2000 läuft demnächst aus. Wie hoch ist der Auftragswert dieses Projektes? Was wählen Sie für ein Verfahren?

S. 103

Wollen wir die Lösung am 24. März 2015 zusammen machen?

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Leitfragen

Wie ermittle ich den konkreten Bedarf?

Wie bestimme ich den Beschaffungsgegenstand?

In welchem Zeitrahmen kann ich die Beschaffung abwickeln?

Wie gehe ich vor zur Erstellung des Projektauftrags?

Was bietet der Markt?

Wie errechne ich die Kosten des Projektes?

Ist das Budget vorhanden?

S. 30


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Literatur lesen/bearbeiten

[1] Josef Schreiber, Beschaffung von Informatikmitteln

Kapitel C, Dokument 1: Auftrag und generelle Zielsetzung (S. 246 249)

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Haben Sie Fragen?

S. 43

Kapitel 4.8 Projektantrag


eine gute Vorbereitung ist die Voraussetzung für den Projekterfolg!

ein systematischer Beschaffungs- und Auswahlprozess kann Risiken bei der späteren Umsetzung erheblich reduzieren!

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Aristoteles

Kapitel 4.8 Projektantrag


Schlüsselelemente des Artikels?

[11] Brons/Schulz, IT-Beschaffung, Organisation und Prozesse in Beschaffungsprojekten bei der SBB Informatik (IT)

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Kapitel 4.5 Projektorganisation

Projektorganisation: Der strategische Einkauf betreut bzw. leitet die Ausschreibung; Beizug Legal!

Prozess: Standardisierter Prozess mit festgelegten Meilensteinen und unterstützenden Vorlagen (siehe auch LIBIT)

Produkt: Nach Definierung und Dokumentierung der Anforderungen dem Markt gegenüberstellen

Projektoffice: Dokumentiert und klassiert (Transparenz) und betreut den Beschaffungskiosk

Profit: Messbare Erfolge = Kosteneinsparungen von ca. 15%


Wer soll in der Projektorganisation Einsitz nehmen?

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Bei ÖB ist die Unbefangenheit strikt sicher zu stellen!


Projektoffice Dokumentiert, klassiert und betreut den Beschaffungskiosk

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Bei grösseren Beschaffungen unerlässlich!

COCKPIT+ (3.0)

Um was geht es bei COCKPIT+

Merkmale / Eigenschaften

Grundlagen

Funktionsprinzip

Organisation

Erfassung und Verlinkung Inhalt(e)

Systemvoraussetzungen

Weiterführende Links


Projektplanung ist ein Element der Projektorganisation

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Kapitel 4.4 Zeitverhältnisse

Komplexe Beschaffungen: Durchlaufzeit ist 4 10 Monate

PraxiserfahrungenPflichtenhefterstellung = 40 - 50 % von Gesamtaufwand

Öffentlichen Ausschreibungen: Erfahrungswerte am oberen Rand

LIBIT Terminpläne


Beizug von Experten

[12] Beizug von Experten, BBL, Mai 2014

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Haben Sie Fragen?

Kapitel 4.4 Zeitverhältnisse

Bei externer Unterstützung auf Kompetenz und Neutralität achten!

Brauche ich wirklich Unterstützung und welches ist der Mehrwert?

Was muss ich beachten, wenn ich bei Vorarbeiten fremde Hilfe beanspruche?

Was muss ich beachten, wenn ich bei der Erarbeitung der Ausschreibungsunterlagen fremde Hilfe beanspruche?


Leitfragen








S. 30


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Wenn JA, dann kann Phase Voranalyse(n) abgeschlossen werden!


Schritt 1: Vorabklärungen treffen überprüfen

▶ Kann das Beschaffungsvorhaben schon genügend klar formuliert werden?

▶

▶ Welche besonderen Rahmenbedingungen bestehen?

▶ Ist eine Beschaffung grundsätzlich möglich?

▶

Kapitel 4.3 Bedarfsanalyse

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Schritt 2: Beschaffungsplan erstellen überarbeiten


Portfolio, SIPMittelfristplan

Vorhaben

Inventar

Grund-Bedarf

Anfor-derungen

GAP-Analyse

Beschaffungs-Plan

Ist-Organisation

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Spannungsfeld Anforderungsermittlung


(? versus Eierlegende Wollmilchsau)

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?


Kapitel 1 Grundlagen IT Procurement

Einflussfaktoren des IT Service Management

Die Bedürfnisse der Anwender

Gute Kommunikation

Richtige Fragen stellen

Systematisches Vorgehen, nachvollziehbar(Art Lieferobjekt, Art der Beschaffung)

Die Lebenszyklen der Systemkomponenten

Die Innovationen im Markt

Preis/Kosten

Budget(-Rahmen)

S. 9

Korrekte Anforderungsermittlung

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[2] Chris Rupp & die SOPHISTen,

5.3.1 Kreativitätstechniken, S. 86 93

5.3.2 Beobachtungstechniken, S. 93 95

5.3.3 Befragungstechniken, S. 95 99

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Haben Sie Fragen?


Welche Ermittlungstechniken kennen Sie?


Ermittlungstechniken

Interview

Schriftliche Befragung (Fragebogen)

Workshops

(Feld-)Beobachtung (z.B. Good practice)

Ist-Analyse (Systemarchäologie)

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S. 33


[2] Chris Rupp & die SOPHISTen Ermittlungstechniken, S. 110

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Anforderungsermittlung - Hellsehen für Fortgeschrittene

Wer nicht weiss, was er will, darf sich nicht über das wundern, was er bekommt.

Jede Ermittlungstechnik hat Stärken und Schwächen.

Ohne die spezifischen Projektcharakteristika zu beachten, ist ein effizienter Einsatz von Ermittlungstechniken nicht möglich.

Die Kombination verschiedener Ermittlungstechniken macht Ihr Projekt zum Erfolg.

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© Frank Dommenz (*1961), Malermeister und Illustrator



Leitfragen








S. 30


28

Wenn JA, dann kann Phase Voranalyse(n) abgeschlossen werden!


geht es jetzt darum, die optimalen Vorbereitungsarbeiten durchzuführen, um die Beschaffung methodisch korrekt und effizient abzuwickeln.

Dabei sind ein paar wichtige Punkte zu beachten!

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Kapitel 5 Phase I: Vorarbeiten


Die Leitfragen

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Kapitel 5 Phase I: Vorarbeiten

S. 44



[13]

[14] Lilian Snaidero Kriesi, Der IT-Vertrag als Bumerang, Netzwoche 19/2011

[15] Ueli Grüter, Insolvente Software-Anbieter, Swiss IT Magazine, April 2010

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Haben Sie noch Fragen?

Aufgaben für 24.03.2015

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