IT-Projektmanagement 6. Soft Skills im IT-Projektmanagement Dozentenversion!!! 1 © Prof. Dr. Walter Ruf

IT-Projektmanagement

6. Soft Skills im IT-Projektmanagement

Dozentenversion!!!

1© Prof. Dr. Walter Ruf

6.1 Gundlagen zu Soft Skills

• Unter Soft Skills versteht man Fähigkeiten im Bereich der Sozial- und Führungskompetenzen. – ähnlicher Begriff: Soziale Kompetenz; Schlüsselkompetenzen

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Soziale Kompetenz- Kommunikation- Kooperation- Projektpolitik- Teamfähigkeit- Reflextion- Konfliktaustragung /

-lösung- Zeitmanagement

Persönliche Kompetenz- Selbstentwicklung- Selbstreflexion- Leistung / Offenheit- Risiko- Flexibilität- Glaubwürdigkeit- Motivation- Identität

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Aus der Abbildung wird deutlich, dass man nicht alle Bereich sich durch „Lernen“ aneignen kann.

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Exkurs: Motivation

6.2 Projektpolitik? / Projektumfeldanalyse

• Projektleiter brauchen:– Kenntnisse über

• interne und externe Einflussfaktoren für das Projekt• Abhängigkeiten im Projekt und im Projektumfeld

• adäquate Methode: Stakeholderanalyse– Stakeholder sind Einzelpersonen und Organisationen,

• die aktiv am Projekt beteiligt sind oder • die durch der Projektverlauf oder das Projektergebnis beeinflusst

werden • die das Projekt beeinflussen können.


Softwareentwicklung ist „Handarbeit“ und oft sehr teurer.

Stakeholderanalyse

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• Promotoren / Sponsoren– Personen, die den

Innovationsprozess aktiv unterstützen. (Bereitstellung von Ressourcen)

• Unterstützer und Veränderer– inhaltliche Unterstützer

• Unentschlossene und Meinungswechsler– wichtig für Meinungs- und

Stimmungsbild• Gegner

– verdeckter oder offener Widerstand gegen das Projekt


6.3 Ausgewählte Soft Skills

• Teamfähigkeit• Interkulturelle Kompetenz• Kommunikation• Zeitmanagement


6.3.1Teamfähigkeit

• Was bedeutet heute Teamfähigkeit?– seine eigene Rolle im Team erkennen– offene Kommunikation mit den Teammitgliedern– Entwicklung von eigene Ideen, jedoch immer mit Bezug auf

das Hauptziel– Vertrauen aufbauen und mit entgegengebrachtem Vertrauen

loyal umgehen – Konflikte fair austragen im Hinblick auf das eigentliche Ziel

• in jedem Projekt treten Konflikte auf!– Konflikte sollen offen und nicht versteckt ausgetragen werden– durch die Beschäftigung mit Konflikten kann ein Team

innovativ und kreativ werden.


Rollen im Team

• Eine Einordnung der Teammitglieder kann man vornehmen nach Bohinc in:– der Zielorientierte (Sie geben im Team die Richtung an.)– der Individuelle (Sie leben Ihre Identität aus; teilweise sehr störend;

dennoch wichtig für Diskussion und „andere“ Meinung.)– der Kümmerer (Kümmern sich um den Gruppenerhalt; hören immer

zu)

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Checkliste Teamfähigkeit J/NDie Rollen im Team sind bekannt?

Die Erwartungen der Teammitglieder sind bekannt?

Persönliche Stärken können richtig eingesetzt werden?

Regeln zur Austragung von Konflikten sind vorhanden und bekannt?

Kooperationsbereitschaft vorhanden?

Verantwortungsgefühl für das Gesamtprojekt vorhanden?

Interesse an persönlicher Weiterentwicklung?


6.3.2 Interkulturelle Kompetenz

• Die fortschreitende Globalisierung und Internationalisierung führt immer häufiger zum Aufeinandertreffen unterschiedlicher Kulturen.– Fast alle großen Softwarehersteller lassen z.B. in Indien Software entwickeln.– Produkte werden weltweit vermarktet.

• Unter Interkultureller Kompetenz versteht man:– §4 Gesetz zur Förderung der gesellschaftlichen Teilhabe in NRW:

• "Interkulturelle Kompetenz im Sinne dieses Gesetzes umfasst 1. die Fähigkeit, insbesondere in beruflichen Situationen mit Menschen mit und ohne Migrationshintergrund erfolgreich und zur gegenseitigen Zufriedenheit agieren zu können, 2. die Fähigkeit bei Vorhaben, Maßnahmen, Programmen etc. die verschiedenen Auswirkungen auf Menschen mit und ohne Migrationshintergrund beurteilen und entsprechend handeln zu können sowie 3. die Fähigkeit, die durch Diskriminierung und Ausgrenzung entstehenden integrationshemmenden Auswirkungen zu erkennen und zu überwinden.“

– Institut für Interkulturelle Kompetenz und Didaktik• „Die Fähigkeit, effektiv mit Menschen, die über andere kulturelle Hintergründe

verfügen, umzugehen und zusammenzuarbeiten.“


Durch die fortschreitende Globalisierung und Internationalisierung kommt es immer häufiger zum Aufeinandertreffen verschiedener Kulturen. Menschen treffen sich in allen möglichen Lebenslagen zum interkulturellen Austausch. Besonders im IT-Bereich merkt man dies. So gibt es z.B. kaum einen großen Softwarehersteller, der nicht Software außerhalb seines Hauptsitzes entwickeln lässt. Fast alle großen Softwarehersteller lassen z.B. Software in Indien entwickeln.

Beispiel: Interkulturelle Kompetenz


Interkulturelle Kompetenz und Projektmanagement

• 2008 hat es ca. 78.000 international tätige sogenannte „Multis“ oder „Tansnationals“ gegeben.– 1996 wurden 45.000 Unternehmen als „Multis“ eingestuft– 2006 wurden 78.000 Unternehmen als „Multis“ eingestuft

• Interkulturelle Kompetenz bezieht sich auf:– Fachkompetenz

• z.B. Fremdsprachenkenntnisse; Marktkenntnisse; Landeskenntnisse

– Methodenkompetenz• z.B. Methoden zur Geschäftsprozessdarstellung

– soziale Kompetenz• Empathie, Frustrationstoleranz, Kommunikationsfähigkeit• Verständnis des Kulturphänomens in Bezug auf Wahrnehmung

und Denken


Checkliste Interkulturelle Kompetenz

• =========== In Tabelle schreiben!!!!!!!!!

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Interkulturelle KompetenzSind Kenntnisse über den Kulturkreis der Gesprächsteilnehmer vorhanden?Können meine Wertvorstellungen in die anderen Kulturkreise übertragen werden?Sind die Wirkungen der eigenen Kultur auf die fremden Kulturen bekannt?Gibt es bereits kulturbezoge Erfahrungen aus anderen Projekten?

Ist ein interkulturelles Coaching angeraten?


6.3.3 Kommunikation

• Wiss. Autoren behaupten: „…gerade in den Kommunikationsschnittstellen liegt der wesentliche Schlüssel zum Projekterfolg!“Vigenschow, U.; Schneider, B.; Meyrose, I.: Softskills für Softwareentwickler; 2, A., S. 4

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UM

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Kommunikationsstrukturen bei der Softwareentwicklung

• Je größer ein Projekt wird, desto mehr Kommunikationsschnittstellen sind erforderlich

14Vigenschow, U.; Schneider, B.; Meyrose, I.: Softskills für Softwareentwickler; 2, A., S. 4

Kommunikationsschnittstellen bei agilen Methoden

• agile Methoden haben Vorteile bei der Kommunikation!• 4 Prinzipien der agilen Softwareentwicklung

– Mut• Vertraue darauf, Probleme, die morgen auftreten auch morgen gelöst werden

können.• Aktuelle Probleme sollen noch heute angesprochen werden.

– Kommunikation• Sorge dafür, dass sich die Menschen persönlich kennenlernen• Soziale Probleme zwischen den Beteiligten sollen sofort behandelt werden.

– Feedback• Entwicklung im Team• frühe Reviews• Akzeptanztests

– Einfachheit• suche einfache Lösungen• entwickle für 3 ähnliche Probleme 3 verschiedene Lösungen. • erst beim 4. Mal (?) ist man gerüstet für eine generelle Lösung.


6.3.3 Kommunikation

• „Wer miteinander arbeiten will muss miteinander reden, wer gut miteinander arbeiten will muss gut miteinander reden.“ (Lomnitz, J., H.: Projektleiter-Praxis; Springer 1987; S. 93)

• Gesprächsarten (nach Bohinc)– Informationsgespräch

• Weitergabe von Informationen– Sondierungsgespräch

• Informationen über einen aktuellen Projektstand für eine weitergehende Planung

– Problemgespräch• Probleme besprechen -> analysieren -> lösen

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Sachebene

• Zweck der Kommunikation

Beziehungsebene

• Charakter, Emotion, Gefühle, Einstellungen

gute Kommunikation

• Menschenkenntnis– über welche Charaktereigenschaften verfügt mein

Gegenüber?– Denkmuster erkennen keine zu schnelle Meinungsbildung


Konflikte im Projektmanagement

• Regeln– gute Vorbereitung auf das „Problemgespräch“

• Was will man erreichen?• Was will man vermeiden?

– Sitzordnung• Vorschlag: Sitzordnung „über Eck“• persönliche Distanz wahren (ca. 1 Armlänge Abstand)

– Störungen (Telefon etc.) vermeiden– freundliche Atmosphäre (z.B. Getränke anbieten)– mit etwas „Smalltalk“ beginnen

• gemeinsame Interessen– aktives Zuhören

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aktives Zuhören„Gott gab uns einen Mund, aber zwei Ohren, damit wir doppelt zuhören können, als wir reden sollten.“ (Goethe)aktives Zuhören ist die Kunst „im richtigen Moment zu schweigen“.

7 Phasen eines Konfliktgesprächs

1. Gesprächsbeginn– positive Aspekte herausstellen

2. Problemdefinition– Situation aus eigener Sicht sachlich schildern

3. Problemdiskussion– Informationen, Fakten, Meinungen darstellen

4. Lösungssuche– wie kann eine vernünftige Lösung aussehen?– gibt es eine Position, die für alle Beteiligten gut ist?

5. Entscheidungsfindung– Entscheidungen sollten nachvollziehbar sein

6. Gesprächsabschluss / Ergebnis darstellen– Zusammenfassung und positive Aspekte darstellen

7. Umsetzung– Überwachung der Umsetzung


6.3.4 Zeitmanagement

• Eine disziplinierte Zeit- und Terminplanung ist der Schlüssel zum Projekterfolg!

• Zeitmanagement beschreibt die Fähigkeit, eigene und fremde Aktivitäten zu planen, zu organisieren, zu steuern und zu überwachen.


Die Menschen werden immer älter und dennoch hört man immer öfter den Satz „ich habe keine Zeit“. Jeder hat gleich viel Zeit. 24 Stunden am Tag ergeben 1440 Minuten und zwar für jeden von uns.

Zum Zeitmanagement gibt es sehr viele praktische und wissenschaftliche Vorschläge.

Zeit kann man eigentlich gar nicht managen – sie verrinnt so oder so. Man kann jedoch die Prioritäten managen!

Ziele und Zeitmanagement

1. Haben Sie klare Ziele, an denen Sie sich orientieren können?2. Kennen Sie die Aufgaben, mit denen Sie die Ziele erreichen können?3. Können sie die Aufgaben nach Prioritäten ordnen?4. Verwenden Sie eine Monats-, Wochen- und Tagesplanung?5. Können Sie regelmäßigen Störungen (E-Mail; Telefon, Besprechung …)

verarbeiten?Wenn Sie diese Fragen nicht mit „ja“ beantworten können, besteht die Gefahr in den Kreislauf der Ziellosigkeit zu geraten.

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Ziellosigkeit

Planlosig-keit

keine Erfolgs-

erlebnisse

Minder-wertigkeits-

gefühle

Schaffens-lähmung

Quelle: Knoblauch, J.; Wöltje, H.; u.a.: Zeitmanagement; 2012; S. 13

Kreislauf der Ziellosigkeit

Zeitmanagement

• Voraussetzung– präzise zeitliche Festlegung von Aufgaben und Vorhaben– Strukturierung der Ziele

• Projektziel, Monatsziele, Wochenziele, Tagesziele• inhaltliche Strukturierung (z.B. objektorientierte Strukturierung)


Methoden zum Zeitmanagement

• Pareto-Prinzip (80 / 20 – Regel)– In 20% der Zeit im Projekt werden 80% der Projektergebnisse

produziert

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80% Ergeb-nis

20% Erg.

80% Zeit

20% Zeit


ABC-Analyse im Zeitmanagement

• Mit Hilfe der ABC-Analyse kann versucht werden, die Aufgaben zu priorisieren.– A-Aufgaben: dringende und wichtige Aufgaben, die selbst

erledigt werden müssen. (ca. 10 – 20%)– B-Aufgaben: Aufgaben, die wichtig aber weniger dringend

sind. (ca. 15 – 30%)– C-Aufgaben: Aufgaben die dringend aber weniger wichtig

sind. (ca. 50 – 75%)– „P-Aufgaben“: Restliche Aufgaben => Papierkorb


Tipps zum Zeitmanagement

• Planung einer „stillen Stunde“ (keine Telefonate, keine Besprechungen)

• to-do-Liste• ALPEN-Methode

– Aufgaben, Aktivitäten, Termine festlegen– Länge abschätzen– Pufferzeiten berücksichtigen– Entscheidungen treffen– Nachkontrolle


Projektmanagement

• GPM– http://www.gpm-ipma.de/

• GPM InfoCenter– http://www.gpm-infocenter.de/


http://www.gpm-ipma.de/

http://www.gpm-ipma.de/

http://www.gpm-infocenter.de/

http://www.gpm-infocenter.de/

Literaturhinweise

Uwe Vigenschow / Björn Schneider / Ines Meyrose2., überarbeitete und erweiterte AuflageNovember 2010 376 Seiten, Broschur ISBN: 978-3-89864-671-0

Gabler Wirtschaftslexikonhttp://wirtschaftslexikon.gabler.de/

ProjektMagazinhttp://www.projektmagazin.de/


http://wirtschaftslexikon.gabler.de/

http://www.projektmagazin.de/

• Thomas Bohinc• http://

books.google.de/books?id=q1V7DSwUA1sC&printsec=frontcover&dq=Soft+skill&hl=de&sa=X&ei=TqgJUZiSDMeY1AX854GQAg&ved=0CEsQ6AEwAg


http://books.google.de/books?id=q1V7DSwUA1sC&printsec=frontcover&dq=Soft+skill&hl=de&sa=X&ei=TqgJUZiSDMeY1AX854GQAg&ved=0CEsQ6AEwAg







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