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Instrução de Trabalho
Código: IT-GQ-01
Revisão: 00
Título: Procedimentos para transporte aéreo de amostras biológicas
Classificação SIGDA: 013.1
ELABORAÇÃO
Felipe Stegun
REVISÃO
Wanne Soares
APROVAÇÃO
Alice Guimarães
DATA DE APROVAÇÃO
P Á G I N A 1 | 12
SUMÁRIO 1. OBJETIVO 2. REFERÊNCIAS 3. PROCEDIMENTOS 4. ANEXOS 5. ALTERAÇÕES EM RELAÇÃO A REVISÃO ANTERIOR 1. OBJETIVO Definir os procedimentos necessários para solicitar, acondicionar, embalar e
transportar materiais biológicos para fins de pesquisa da Unidade.
2. REFERÊNCIAS
ANAC – IS-175-004 revisão B: Orientações quanto aos procedimentos para a
expedição e transporte de substâncias biológicas e infectantes em aeronaves
civis, 2017.
IATA - Dangerous Goods Regulations, Edição 58, 2017.
WHO - Guidance on regulations for the transport of infectious substances
2017–2018.
3. PROCEDIMENTOS 3.1 Solicitação de transporte
O pesquisador responsável pela amostra ou material deve preencher os
formulários para requisição de transporte a seguir:
- Requisição de Transporte Aéreo (Anexo A) a) Cabeçalho com a data do envio dos documentos para o Ordenador de
Despesas do contrato;
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b) Informar quantos volumes serão transportados no campo
Quantidade; c) Descrever de forma objetiva o conteúdo a ser transportado no campo
Conteúdo. Especificar o tipo de material, quantidade, peso total da amostra,
forma de armazenamento e quantidade de gelo seco (quando utilizado). Ex:
caixa de transporte de material biológico contendo 20 microtubos com 0,5 ml
de soro totalizando 10ml de amostra biológica em 5kg de gelo seco;
d) Informar o endereço completo do local de coleta em Procedência, ao
final da caixa informar a data da coleta; e) Preencher as informações do destino da amostra no campo Destino
com: nome do local, endereço e nome do contato que irá receber o material
no local. Ao final do campo informar orientações para entrega (dias da
semana, horários de funcionamento, etc.);
f) Informar se o material é perecível (sim ou não);
g) Definir o valor do material quando comercial ou não se aplica.
- Planilha de Ordem de Coleta (Anexo B) a) Linhas 6 a 10 - preencher as informações do endereço do remetente;
b) Linhas 12 a 15 - preencher as informações do local da coleta e
informar no contato para coleta um telefone para contato (de preferência,
inserir um telefone pessoal);
c) Linhas 17 a 21 – preencher endereço completo para entrega e
informar um telefone do recebedor;
d) Linhas 23 a 25 – uso exclusivo do fiscal do contrato de transporte;
e) Linha 26 e 27 – descrição completa do material informando se é
perecível (seguir o mesmo descrito na Requisição de transporte aéreo);
f) Linha 30 – informar quantos volumes serão transportados, peso
aproximado da amostra, peso total da(s) caixa(s), quantidade de gelo seco
(quando utilizado) e as dimensões do(s) volumes(s);
g) Linha 34 – preencher apenas a 2a. coluna informado o tipo de
embalagem (caixa de transporte de amostra biológica, gaiolas de animais,
etc);
h) As assinaturas são de preenchimento exclusivo da gestão do contrato.
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- Declaração do Solicitante (Anexo C) a) Preencher as informações de remetente e destinatário com respectivos
contatos, data da coleta, descrição da mercadoria (seguir a mesma
descrição da Requisição de transporte aéreo) e o valor;
b) Assinatura e carimbo é de controle interno da Fiocruz RO.
Estes formulários devem ser encaminhados à Gestão da Qualidade para os
e-mails: [email protected] e [email protected] com cópia para
[email protected] para as devidas providências.
3.2 Preparo das amostras As amostras são classificadas em Categoria A ou Categoria B, segundo as
normas da OMS. Devem ser acondicionadas em embalagens de boa
qualidade seguindo as recomendações de sistema de tripla embalagem
padronizada pela International Air Transport Association (IATA) e pela ONU,
recomendada pela OMS.
O solicitante deve também considerar as condições de armazenamento e
conservação das amostras durante todo o trajeto do transporte, atentando-se
aos prazos previstos no contrato de transporte aéreo (ver item 3.4). 3.3 Preparo da caixa para transporte Para realizar o transporte de material biológico o solicitante deve utilizar
caixas que atendam os requerimentos da IATA, ONU e OMS descritos
abaixo, exemplificado no esquema do Anexo D. Os sistemas de embalagens
devem ser constituídos por três componentes:
a) embalagem(ns) primária(s): recipientes que entram em contato direto
com o material biológico; podem ser fabricados com vidro, plástico, metal e
outros. Ex.: tubos de coleta, tubos e microtubos tipo eppendorf, etc. Em
casos de risco de derramamento do conteúdo é recomendado inseri-lo em
saco plástico hermeticamente vedado (Figura 1).
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Figura 1- Embalagem primária em saco com vedação
Fonte: WHO/WHE/CPI/2017.8
b) embalagem secundária: com capacidade para envolver e proteger a(s)
embalagem(ns) primária(s) deve servir de estanque à prova de vazamento
e impermeável. Ex: frascos plásticos, saco plástico tipo bag, caixa ou
frasco de PVC e outros frascos resistentes (Figura 2).
Figura 2 – Frasco secundário com tampa rosqueável
Fonte: WHO/WHE/CPI/2017.8
Recomenda-se preencher todo o espaço entre a embalagem primária e a
secundária com material absorvente Ex: manta, espuma, gaze, algodão,
etc (Figura 3).
Figura 3- Exemplo de material absorvente - manta absorvente ou gaze
Fonte: WHO/WHE/CPI/2017.8
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c) Embalagem terciária (externa): recipientes com rigidez adequada
protegendo o conteúdo de influências externas como da exposição à
intempéries e danos físicos durante o transporte. Pode ser constituída por
papelão, PVC, metal e outros (Figura 4).
Em casos de transporte de materiais que necessitam de baixas temperaturas
para conservação deve ser utilizada caixa de isopor ou material semelhante
para manter a temperatura e conter vazamentos e umidade. Essas caixas
não são apropriadas para transporte e, quando necessárias, devem ser
acondicionadas dentro da embalagem terciária (Figura 4).
Figura 4 – Embalagem terciária de papelão com isopor
Fonte: WHO/WHE/CPI/2017.8
d) Gelo seco: as embalagens contendo gelo seco devem ser identificadas
com etiqueta que indique seu número ONU - UN1845 – e o peso bruto do
gelo seco contido no interior da embalagem (Figura 5). Figura 5 - Símbolo Gelo Seco (indicar o peso em kg).
Fonte: WHO/WHE/CPI/2017.8
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O gelo seco deve ser solicitado ao Almoxarifado da instituição e, após
liberação pelo responsável do setor, retirado na empresa fornecedora. O
solicitante deve considerar o tempo do transporte para entrega desse
material, uma vez que a taxa de sublimação do gelo seco em pó (disponível
no município) é de, aproximadamente, 1kg em 12 horas, em temperatura
ambiente (25°C). É recomendado mínimo de 6kg de gelo seco para
transportes de até 48 horas.
e) Marcações na embalagem terciária (final)
- Nome, endereço e telefone do remetente;
- Telefone para emergências;
- Nome, endereço e telefone do destinatário;
- No caso de material biológico ou químico deve conter o código numérico
ONU para transporte. Ex: UN 3373 para material biológico categoria B,
conforme (Figura 6);
- Orientação de embalagem "Este lado para cima", em lados opostos
conforme (Figura 7). Figura 6: Símbolo Material Biológico categoria B
Fonte: WHO/WHE/CPI/2017.8
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Figura 7: Símbolo “Este lado para cima
Fonte: WHO/WHE/CPI/2017.8
f) OGM e derivados: Transportes com OGM e derivados só podem
acontecer entre instituições quando ambas possuírem CQB. Para realizar
esse transporte as CIBio do laboratório de origem e de destino devem ser
envolvidas. Esta demanda é de responsabilidade total do Técnico
Responsável do laboratório e da CIBio Fiocruz Rondônia.
3.4 Agendamentos e Prazos de entrega A Gestão da Qualidade ficará encarregada de enviar os formulários para o
ordenador da despesa na Presidência da Fiocruz (SEGAB-PR), acompanhar
a aprovação do transporte e qualquer demanda da Contratada para executar
este serviço. O fluxo desse processo está descrito no Anexo E.
a) O agendamento da coleta deve respeitar alguns prazos estabelecidos
no contrato de Transporte:
- O trâmite de solicitação e aprovação do transporte demanda tempo médio de 10 dias para aprovação do ordenador;
- O contrato prevê prazo de máximo 72 horas para realizar a entrega de
materiais não perecíveis e máximo 24 horas para materiais perecíveis,
dessa maneira, orientamos que as coletas sejam programadas para o início
da semana, entre segunda e quarta-feira; - Em caso de transportes para outras cidades, que não capital, a solicitação
será avaliada pela Gestão da Qualidade e a transportadora contratada.
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3.5 Coleta do Material Na data da coleta o material deve estar devidamente embalado e identificado
conforme orientações para desta instrução. A Contratada emitirá uma nota de despacho aéreo, que será encaminhada ao
solicitante do transporte para impressão e entrega no momento da coleta do
material.
O material será coletado no laboratório ou setor solicitante em horário
comercial.
3.6 Acompanhamento da Entrega O Solicitante deve confirmar com o Setor da Gestão da Qualidade a coleta da
amostra e acompanhar a entrega no destinatário.
O Solicitante deve confirmar o recebimento do material com o destinatário.
Enviar um e-mail de confirmação para [email protected] e
[email protected] com cópia para [email protected].
Em caso de atrasos, tanto na coleta quanto na entrega, o solicitante deve
comunicar a Gestão da Qualidade para providências.
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4. ANEXOS Anexo A – Requisição de Transporte
ANEXO B – Ordem de Coleta
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Anexo C – Declaração do Solicitante
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Anexo D - Esquema de Embalagem para Transporte
Anexo E – Fluxograma