ITS Undergraduate 12932 Paper

8/4/2010

1

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGELOLAAN KAS PADA JURUSAN PENGELOLAAN KAS PADA JURUSAN

SISTEM INFORMASI INSTITUT SISTEM INFORMASI INSTITUT

TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

SURABAYASURABAYA

Oleh : Immah Inayati

5203 100 040

PendahuluanPendahuluan

Secara garis besar dengan adanyaAplikasi Pencatatan Kas di Jurusan SistemInformasi dapat mempermudah danmeningkatkan kinerja AdministrasiKeuangan serta mampu menyediakaninformasi mengenai keuangan yangdiperlukan pihak manajemen di samping ituAplikasi ini mampu mendukung adanyatransparansi dana dalam Jurusan SistemInformasi

RumusanRumusan MasalahMasalah

Tugas akhir yang diajukan menitikberatkan pada permasalahan:

� Bagaimana kebutuhan dan spesifikasi kebutuhan Aplikasi Pengelolaan Kas ?

� Bagaimana desain Aplikasi Pengelolaan Kas yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang sudah ditentukan pada tahap sebelumnya?

BatasanBatasan MasalahMasalah

Batasan masalah yang terdapat dalam pengerjaan tugas akhir ini antara lain:

� Pencatatan Keuangan hanya dibatasi hinggapencatatan keluar masuk kas, PencatatanBuku besar dan tahap akuntansi selanjutnyatidak termasuk dalam cakupan permasalahanaplikasi ini.

� Peraturan Keuangan yang menjadi dasarpembuatanAplikasi ini yaitu Peraturankeuangan yang berlaku hingga Juli 2010.

TujuanTujuan

Tujuan dari tugas akhir ini adalah merancang Sistem Informasi PengelolaanKas di Jurusan Sistem Informasi ITS

ManfaatManfaat

� Manfaat yang diberikan dari tugas akhir iniadalah sebagai berikut :

� Memberikan identifikasi kebutuhan pengguna Aplikasi Pencatatan Kas.

� Memberikan desain Aplikasi PencatatanKas

� Memberikan kemudahan dalam proses pencatatan transaksi

� Mempermudah dan mempersingkatpembuatan laporan keuangan kas

8/4/2010

2

MetodologiMetodologiMetodologiWaterfall dengan langkah :

The AsThe As--Is SystemIs System

Dokumen PetunjukOperasional Penerimaan danPenggunaan Dana.

Interview dengan AdminKeuangan dan Ketua Jurusan

Mendapatkandengan Cara :

SistemSistem SaatSaat IniIni

Sistem pengelolaan kas saat ini dapat digolongkanmenjadi beberapa langkah, yaitu :

1. Pengajukan Permintaan dana ke ITS oleh Admin Keuangan

2. Pengambilan dana BANK oleh Admin Keuangan

3. Pengambilan dana Kas oleh Juru bayar

4. Pencatatan Keluar-masuk dana oleh Juru Bayar

5. Pembuatan SPJ oleh Admin Keuangan

6. Pengumpulan SPJ ke pihak ITS oleh Admin Keuangan

7. Pembuatan Laporan

PermasalahanPermasalahan yang yang adaadaDari paparan tentang sistem pengelolaan kas yang ada sekarang padasubbab sebelumnya , dapat ditemukan beberapa permasalahan, antara lain:

1. Sistem pengelolaan kas masih menggunakan aplikasi excel yang tidakmemungkinkan adanya pemisahan hak akses serta pengamanapassword.

2. Belum adanya fungsi tutup buku yang dilakukan oleh sistem

3. Kurang adanya transparansi SPJ. Aturan bahwa SPJ dapat terdiri dari beberapa transaksi memungkinkan untuk dilakukan manipulasi angka pada SPJ

4. Ketika beberapa transaksi dilakukan satu SPJ maka sulit bagi pihakmanajemen untuk mengetahui transaksi mana saja yang menjadi satu SPJ

5. Pengelolaan kas saat ini masih memungkinkan pembayaran gaji secaratunai dan sulit dilakukan pengontrolan

6. User enggan menggunakan aplikasi yang tidak fleksibel dan mempersulitpekerjaan.

AnalisaAnalisa1. Kebutuhan F dan nF

2. Viewpoint

3. HakAkses

4. Fitur

5. Antar Muka

6. Usecase Diagram

7. UseCase Description

DesainDesain

1. Model Data

2. CDM

3. PDM

4. Activity Diagram

5. Sequence Diagram

6. Class Diagram

7. Histogram

8. Deskripsi Proses

8/4/2010

3

KesimpulanKesimpulan1. Aktor yang terlibat dalam perangkat lunak Pengelolaan Kas ini

Adalah : Karyawan yang merupakan Generalisasi dari AktorPenanggung jawab Keuangan. Dan Aktor Penanggungjawabkeuangan yang merupakan generalisasi dari AktorAdmin Keuangan dan Juru Bayar.

2. Fitur yang dibuat dalam perangkat lunak ini antara lain yaitu:

Ø Fitur Master data

Ø FiturTransaksi

Ø Fitur Supervisi

Ø Fitur Laporan

Ø Fitur Tutup Buku

3. Desain perangkat lunak monitoring tugas akhir ini dibuatdengan menggunakan UML dan menghasilkan usecase diagram, sequence diagram, activity diagram dan class diagram.

SaranSaran

� Dalam melakukan tahap implementasi perluuntuk benar-benar memahami konsep desainsistem baru yang telah didokumentasikandalam Dokumen Deskripsi Proses PerangkatLunak sehingga Aplikasi dapat sesuai dengankebutuhan user yang telah ada.

� Dalam tahap implementasi perlu diadakanpertemuan dengan user dalam beberapatahap, tudak menunggu proses aplikasi selesaidiselesaikan agar user dapat mengetahuiperkembangan pengembangan aplikasi dandapat memberikan feedback.

TerimakasihTerimakasih

KebutuhanKebutuhan FungsionalFungsional1. Melakukan Log In

2. Mengubah Password

3. Melakukan Log Out

4. Keluar dari Sistem

5. Menampilkan Laporan

6. Menampilkan halaman Cashflow

7. Menampilkan Laporan pembayaran gaji diri

8. Menampilkan Laporan pembayaran gaji seluruh karyawan

9. Melakukan cetak laporan

10. Mengelola Mata Anggaran (MAK)

11. Mengelola SubKegiatan

12. Mengelola Karyawan

13. Mengelola Supplier

14. Mengelola SPJ

15. Mengelola Permintaan Uang muka

16. MelakukanTutup Buku

17. Mengelola Cashflow Bank

18. Mengelola cashflow kas kecil

19. Mencari Mak transaksi yang akan diinputkan dari data Mak yang ada

20. Mencari SubKegiatan transaksi yang akan diinputkan dari data SubKegiatan yang ada

21. Mencari karyawan yang akan diinputkan dari data karyawanyang ada

22. Mencari Supplier yang akan diinputkan dari data supplier yang ada

KebutuhanKebutuhan nonFungsionalnonFungsional1. Sistem memiliki menu login untuk verifikasi pengguna

2. Setiap pengguna harus memilki username dan password untuk mendapatkan hak akses lebih

3. Akses terhadap informasi harus dilakukan melalui mekanisme otorisasi (authorization)

4. Yang berhak mamasukkan data hanya admin keuangan dan Juru bayar saja

5. Saat merubah data akan muncul pertanyaan untuk meyakinkan kembali apakah perlu merubah data

6. Secara bersamaan dapat diaksesoleh setiap penggunanya

7. Data yang sedang diubah tidakdapat dilihat oleh penggunayang lain

8. Pengguna dapat mengakses data yang up to date

9. Dapat diakses dari semuakomputer, dengan syaratkomputer tersebut terhubungdengan jaringan.

10.Data keluaran yang dihasilkanakan sama untuk setiapkomputer

11.Setiap fungsi yang ada dapatberlaku untuk semua komputer

View PointView Point

8/4/2010

4

HakHakAksesAksesKaryawan :

1. Melakukan Log In

2. Mengubah Password

3. Melakukan Log Out

4. Keluar dari Sistem

5. Menampilkan Laporan

6. Menampilkan Laporan pembayaran gaji diri

7. Melakukan cetak laporan

Penganggung Jawab Keuangan :1. Menampilkan Halaman Cashflow

HakHakAksesAkses

Admin Keuangan:

1. Menampilkan Laporan pembayaran gaji seluruh karyawan

2. Mengelola Mata Anggaran (MAK)

3. Mengelola SubKegiatan

4. Mengelola Karyawan

5. Mengelola Supplier

6. Mengelola SPJ

7. Mengelola Permintaan Uang muka

8. MelakukanTutup Buku

9. Mencari Mak transaksi yang akan diinputkan dari data Mak yang ada

10.Mencari Supplier yang akan diinputkan dari data supplier yang ada

Juru Bayar :

1. Mengelola Cashflow Bank

2. Mengelola cashflow kas kecil

3. Mencari Mak transaksi yang

akan diinputkan dari data Mak

yang ada

4. Mencari SubKegiatan transaksi

yang akan diinputkan dari data

SubKegiatan yang ada

5. Mencari karyawan yang akan

diinputkan dari data karyawan

yang ada

6. Mencari Supplier yang akan

diinputkan dari data supplier

yang ada

FiturFitur

1. Setting System

2. Master Data

3. Transaksi

4. Supervisi

5. Laporan

6. Tutup Buku

AntarAntar MukaMuka PerangkatPerangkat lunaklunak

AntarAntar MukaMuka KomunikasiKomunikasi UseCaseUseCase DiagramDiagram

1. Aktor

2. Semua Skenario

3. Fungsionalitas Karyawan (Detil)

4. Fungsionalitas Juru Bayar (Detil)

8/4/2010

5

AktorAktor

Karyawan

Penanggung

jawab Keuangan

Juru bayarAdmin Keuangan

Use Case DescriptionUse Case Description1. Melakukan Log In (UC.01)

2. Mengubah Password (UC.02)

3. Melakukan Log Out (UC.03)

4. Keluar dari Sistem (UC.04)

5. Menampilkan Laporan (UC.05)

6. Menampilkan halaman Cashflow(UC.06)

7. Menampilkan Laporan pembayaran gaji diri (UC.07)

8. Menampilkan Laporan pembayaran gaji seluruh karyawan (UC.08)

9. Melakukan cetak laporan(UC.09)

10. Mengelola Mata Anggaran(UC.10)

11. Mengelola SubKegiatan (UC.11)

12. Mengelola Karyawan (UC.12)

13. Mengelola Supplier (UC.13)

14. Mengelola SPJ (UC.14)

15. Mengelola Permintaan Uangmuka (UC.15)

16. MelakukanTutup Buku (UC.16)

17. Mengelola Cashflow Bank (UC.17)

18. Mengelola cashflow kas kecil(UC.18)

Model DataModel Data

1. TD.1 TabelTransaksi

2. TD.2 Tabel MAK

3. TD.3 Tabel SubKegiatan

4. TD.4 Tabel Karyawan

5. TD.5 Tabel Supplier

6. TD.6 Tabel Permintaan

7. TD.7 Tabel SPJ

8. TD.8 Tabel Gaji

9. TD.9 Tabel Menu

CDMCDM

menggunakan mata anggaran

Digunakan dalam

Mempertanggungjawabkan / meng-SPJ-kan

Menerima dana dari

menerima gaj i dari

Menggunakan

boleh diakses oleh

transaksi

tran_id

tran_no

tran_tgl

tran_jenis

tran_type

tran_gaji

tran_nominal

tran_ketr

tran_spj

tran_penerima

status_tutup_hari

<pi> Variable characters (54)

Variable characters (10)

Date



Boolean

Number


Boolean


Boolean

<M>

<M>

<M>

<M>

<M>

<M>

Identifier_1 <pi>

mak

mak_id

mak_kode

mak_ketr




<M>

<M>

<M>

Identifier_1 <pi>

subkegiatan

sub_id

sub_no

sub_ketr




<M>

<M>

<M>

Identi fier_1 <pi>supplier

suppl ier_id

suppl ier_nama

suppl ier_barang

suppl ier_alamat





<M>

<M>

<M>

<M>

Identi fier_1 <pi>

spj

spj_id

spj_no

spj_tgl

spj_pph22_persen

spj_pph23_persen

spj_pph24_persen

spj_ppn_persen

spj_pph22_nilai

spj_pph23_nilai

spj_pph_24_ni lai

spj_ppn_nilai

spj_uraian

spj_nominal

status_tutup_bulan



Date

Number

Number

Number

Number

Number

Number

Number

Number


Number

Boolean

<M>

<M>

<M>

<M>

<M>

Identi fier_1 <pi>

karyawan

kar_id

kar_nama

kar_NIP

kar_jabatan

kar_password






<M>

<M>

<M>

Identi fier_1 <pi>

permintaan

permintaan_id

permintaan_bulan

permintaan_tahun

permintaan_ketr

permintaan_nominal





Number

<M>

<M>

<M>

<M>

<M>

Identi fier_1 <pi>

menu

menu_id

menu_nama



<M>

<M>

Identifier_1 <pi>

PDMPDM

FK_TRANSAKS_AMBIL_MAK_MAK

FK_TRANSAKS_DIGUNAKAN_SUBKEGIA

FK_TRANSAKS_MEMPERTAN_SPJ

FK_TRANSAKS_MENERIMA__SUPPLIER

FK_TRANSAKS_MENERIMA__KARYAWAN

FK__EMHAKSE__EMHAKSES_MENU

FK__EMHAKSE__EMHAKSES_KARYAWAN

FK_PERMINTA_CARI_MAK_MAK

Transaksi

tran_id

kar_id

suppl ier_id

mak_id

spj_id

sub_id

tran_no

tran_tgl

tran_jenis

tran_type

tran_gaji

tran_nominal

tran_ketr

tran_spj

tran_penerima

status_tutup_hari

varchar(54)

varchar(10)

varchar(5)

varchar(10)

varchar(10)

varchar(10)

varchar(10)

date

varchar(12)

varchar(15)

smal lint

numeric

varchar(50)

smal lint

varchar(30)

smal lint

<pk>

<fk5>

<fk4>

<fk1>

<fk3>

<fk2>

MAK

mak_id

mak_kode

mak_ketr

varchar(10)

varchar(6)

varchar(50)

<pk>

subkegiatan

sub_id

sub_no

sub_ketr

varchar(10)

varchar(4)

varchar(50)

<pk>

Suppl ier

supplier_id

supplier_nama

supplier_barang

supplier_alamat

varchar(5)

varchar(50)

varchar(50)

varchar(50)

<pk>

spj

spj_id

spj_no

spj_tgl

spj_pph22_persen

spj_pph23_persen

spj_pph24_persen

spj_ppn_persen

spj_pph22_nilai

spj_pph23_nilai

spj_pph_24_ni lai

spj_ppn_nilai

spj_uraian

spj_nominal

status_tutup_bulan

varchar(10)

varchar(15)

date

numeric

numeric

numeric

numeric

numeric

numeric

numeric

numeric

varchar(50)

numeric

smal lint

<pk>

karyawan

kar_id

kar_nama

kar_NIP

kar_jabatan

kar_password

varchar(10)

varchar(20)

varchar(6)

varchar(20)

varchar(6)

<pk>

permintaan

permintaan_id

mak_id

permintaan_bulan

permintaan_tahun

permintaan_ketr

permintaan_nominal

varchar(10)

varchar(10)

varchar(10)

varchar(4)

varchar(50)

numeric

<pk>

<fk>

menu

menu_id

menu_nama

varchar(10)

varchar(20)

<pk>

boleh diakses oleh

menu_id

kar_id

varchar(10)

varchar(10)

<pk,fk1>

<pk,fk2>

Activity DiagramActivity Diagram

1. Melakukan Log In (AD.01)

2. Mengubah Password (AD.02)

3. Melakukan Log Out (AD.03)

4. Keluar dari Sistem (AD.04)

5. Menampilkan Laporan (AD.05)

6. Menampilkan halamanCashflow (AD.06)

7. Menampilkan Laporan pembayaran gaji diri (AD.07)

8. Menampilkan Laporan pembayaran gaji seluruh karyawan (AD.08)

9. Melakukan cetak laporan(AD.09)

10. Mengelola Mata Anggaran(AD.10)

11. Mengelola SubKegiatan (AD.11)

12. Mengelola Karyawan (AD.12)

13. Mengelola Supplier (AD.13)

14. Mengelola SPJ (AD.14)

15. Mengelola Permintaan Uangmuka (AD.15)

16. Melakukan Tutup Buku (AD.16)

17. Mengelola Cashflow Bank (AD.17)

18. Mengelola cashflow kas kecil(AD.18)

8/4/2010

6

Sequence DiagramSequence Diagram

1. Melakukan Log In (SD.01)

2. Mengubah Password (SD.02)

3. Melakukan Log Out (SD.03)

4. Keluar dari Sistem (SD.04)

5. Menampilkan Laporan (SD.05)

6. Menampilkan halamanCashflow (SD.06)

7. Menampilkan Laporan pembayaran gaji diri (SD.07)

8. Menampilkan Laporan pembayaran gaji seluruh karyawan (SD.08)

9. Melakukan cetak laporan(SD.09)

10. Mengelola Mata Anggaran(SD.10)

11. Mengelola SubKegiatan (SD.11)

12. Mengelola Karyawan (SD.12)

13. Mengelola Supplier (SD.13)

14. Mengelola SPJ (SD.14)

15. Mengelola Permintaan Uangmuka (SD.15)

16. Melakukan Tutup Buku (SD.16)

17. Mengelola Cashflow Bank (SD.17)

18. Mengelola cashflow kas kecil(SD.18)

ClassClassDiagramDiagram

Menu

menu_id

menu_nama

validasi()

Karyawan

kar_id

kar_name

kar_nip

kar_jabatan

kar_password

GetKaryawanList()

GetKaryawan()

TambahKaryawan()

RubahKaryawan()

HapusKaryawan()

1..*0..* 1..*0..*

Supplier

supplier_id

supplier_nama

supplier_barang

supplier_alamat

GetSupplierList()

GetSupplier()

TambahSupplier()

RubahSupplier()

HapusSupplier()

Spj

spj_id

spj_no

spj_tgl

spj_pph22_persen

spj_pph23_persen

spj_pph24_persen

spj_ppn_persen

spj_pph22_nilai

spj_pph23_nilai

spj_pph24_nilai

spj_ppn_nilai

spj_nominal

spj_uraian

status_tutup_bulan

GetSpjList()

GetSpj()

TambahSpj()

RubahSpj()

HapusSpj()

GetSpjBulanan()

Subkegiatan

sub_id

sub_no

sub_ketr

GetSubList()

GetSub()

TambahSub()

RubahSub()

HapusSub()

Transaksi

tran_id

tran_no

tran_tgl

tran_jenis

tran_type

tran_gaji

tran_nominal

tran_ketr

tran_spj

tran_penerima

status_tutup_hari

GetLaporanBank()

GetLaporanKasKecil()

GetLaporanKasKeseluruhan()

GetLaporandana()

GetTransaksiSudahSpj()

GetTransaksiBelumSpj()

GetTransaksiBank()

GetTransaksikasKecil()

GetTransaksi()

GetRekapDana()

GetRekapTransaksiSudahSpj()

GetTransaksiDipilih()

GetGajiDiri()

GetGajiKaryawan()

TambahBank()

TambahKasKecil()

RubahBank()

RubahKasKecil()

HapusTransaksi()

TutupHarian()

1

0..*

1

0..*

1

0..*

1

0..*

10..* 10..*10..* 10..*

Permintaan

permintaan_id

permintaan_bulan

permintaan_ketr

permintaan_nominal

GetPermintaanList()

GetRekapPermintaan()

GetPermintaan()

TambahPermintaan()

RubahPermintaan()

HapusPermintaan()

TutupTahunan()

Mak

mak_id

mak_kode

mak_ketr

GetMakList()

GetMak()

TambahMak()

Rubahmak()

HapusMak()

1

0..*

1

0..*

11..* 11..*

HistogramHistogram

Halaman Utama

Form ubah

password

Halaman Laporan

Dana

Halaman Laporan

SPJ

Halaman laporan

Permintaan

Halaman laporan

TahunanHalaman gaji Diri

Halaman Admin

Keuangan

Form Kelola MAK

Form Kelola SubKegiatan

Halaman Juru

bayar

Form Kelola Bank

Form Tutup Buku Harian

Log In

Form Kelola Karyawan

Form Kelola Supplier

Form Kelola Permintaan Uang Muka

Form Kelola SPJ

Form Kelola kas kecil

Form Tutup Buku Tahunan

Form Tutup Buku Bulanan

Form Cari Supplier

Form Cari Karyawan

Form Cari SubKegiatan

Form Cari MAK

Form Cari MAK

Form Cari MAK

Form Cari Transaksi BelumSPJ

Halaman Karyawan DeskripsiDeskripsi ProsesProses

1. 1. FungsiFungsi Log InLog In 2. 2. HalamanHalaman UtamaUtama

8/4/2010

7

3. 3. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan DanaDana 3. 3. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan Dana Cont’Dana Cont’

4. 4. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan SPJSPJ 4. 4. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan SPJSPJ

4. 4. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan SPJSPJ5. 5. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan PermintaanPermintaanUangUang MukaMuka

8/4/2010

8

6. 6. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporanTahunanTahunan 6. 6. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporanTahunanTahunan

7. 7. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan CashflowCashflow 8. 8. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan GajiGaji DiriDiri

9. 9. MenampilkanMenampilkan LaporanLaporan GajiGaji PegawaiPegawai

Documents

ITS Undergraduate 12932 Paper