IV - IZVRAVANJE NARUDBE

1. CILJEVI IZVRAVANJA NARUDBE

U irem smislu izvravanje narudbe obuhvata sve aktivnosti u preduzeu usmjerene na obradu narudbe u smislu kretanja informacija i proizvoda od prihvata narudbe, njene prodajne i tehnike obrade, preko nabavke i pripreme potrebnih faktora, izrade proizvoda i pripreme i slanja proizvoda naruiocu, sve do ispostavljanja rauna (Pfohl).

U uem smislu u sreditu panje izvravanja narudbe je tok obrazaca (formulara) za izvravanje narudbe, tako da se izvravanje narudbe kao dostava, obrada i kontrola naloga na osnovu podataka, od asa pokretanja narudbe kod kupca pa do prispijea dokumenata o poiljci i rauna kod kupca (Klee, Trks).

Tok narudbe podrazumijeva kretanje dobara i uz njih potrebnih dokumenata od prodavca do kupca, ukljuujui prenos i obradu podataka i kontrolu narudbi, od trenutka naruivanja do isporuke narudbe kupcu.

Skraenje vremena toka narudbe (vremena dostave narudbe) moe znaajno uticati na vrijeme trajanja izvravanja narudbe. Zato je potrebno aktivnosti usmjeriti na:-skraivanje vremena od naruivanja do isporuke robe,-uspostavljanje to bolje komunikacijske veze izmeu potroaa i dobavljaa,-zatitu robe od oteenja i- osiguranje tanosti isporuke.

Osnovni cilj izvravanja narudbe je njeno pravovremeno i tano ispunjenje u skladu sa logistikim naelima, odnosno dostaviti naruenu robu: u pravo vrijeme, na pravo mjesto, u dogovorenoj koliini i asortimanu.

2. ZADACI IZVRAVANJA NARUDBE

Izvravanje narudbe podrazumijeva sprovoenje slijedeih aktivnosti:-dostava narudbi i praenje njihovog izvrenja,- obrada narudbi,-priprema narudbe,-otprema i isporuka naruene robe i-preuzimanje i plaanje naruene robe.

Tabela 1. Faze izvravanja narudbe

Faze

Kupac

Dobavlja

1. Dostava narudbi i praenje njihovog izvrenja

Dostava narudbe dobavljau

2. Obrada narudbi

provjera i kontrola kreditne sposobnosti kupca,

provjera mogunosti ispunjenja narudbe, i sl.

3. Priprema narudbe

komisioniranje robe,

pripremanje dokumentacije,

pakovanje robe.

4. Otprema i isporuka naruene robe

Isporuka naruene robe kupcu

5. Preuzimanje i plaanje naruene robe

Prijem i plaanje isporuene robe

2.1. Dostava narudbi i praenje njihovog izvrenja

Kupac donosi odluku o kupovini robe na bazi: istraivanja trita nabavke, analize dobavljaa, poreenja ponuda, voenja pregovora, izbora najpovoljnijeg dobavljaa, eventualnog sklapanja ugovora sa dobavljaem i sl.

Naruivanje predstavlja osnovnu aktivnost, a narudba je najvaniji dokument pri kupovini robe.

Narudba (vanjski nalog) se moe sastaviti na bazi zakljuenog ugovora o kupovini ili bez njega. Ona je vaan elemenat spajanja logistike distribucije dobavljaa i logistike nabavke kupca.

Ukoliko se sastavlja na bazi zakljuenog ugovora, narudba mora sadravati sve vanije elemente ugovora.

Narudba mora sadravati slijedee informacije:- naziv, adresu, e-mail, telefon i fax kupca (naruioca) koji ispostavlja narudbu,- broj i datum narudbe,

- znak (organizacijske jedinice koja je ispostavila narudbu ili referenta koji je sastavio narudbu, najee skraeno slovima, brojevima ili kombinovano),

- naziv, adresu, e-mail, telefon i fax dobavljaa,

- oznake i koliinu robe,- jedininu i ukupnu cijenu sa porezom (PDV ili izjava o porezu),

- uslovi prodaje, rabat, casa skonto i sl.,

- nain transporta (brod, kamion, eljeznica,...),

- trokovi prevoza,-mjesto i rok isporuke,

- rok i nain plaanja,

- vrsta ambalae i pakovanja,

- broj i naziv eventualnih priloga uz narudbu (nacrti, sheme, specifikacije,...),

- potpis ovlatenog lica kupca (ime, prezime i funkcija u preduzeu).

Mogua je i tampa posebnih uslova narudbe u prilogu, a pismena narudba sastavlja se u vidu pisma ili formulara u vie kopija (obino u razliitim bojama). Broj kopija kree se od dvije u malim do deset u velikim preduzeima. Original i kopije dostvljaju se prema potrebi:

-original narudbe i jedna kopija prodavcu (original prodavac zadrava za sebe, a kopiju koju potpisuje i na njoj oznaava datum isporuke vraa kupcu kao dokaz da je narudba prihvaena,

-kopija nabavnoj slubi (odgovornom referentu),-- kopija menaderu za logistiku (ako je organizovana logistika sluba),

-kopija planskoj slubi radi evidencije i kontrole rokova isporuke materijala,

-kopija finansijskoj slubi radi upoznavanja kad e biti potrebno angaovati finansijska sredstva i u kojem iznosu,

-kopija ulaznoj kontroli materijala, odnosno prijemnoj slubi za omoguavanje pripremnih radova i olakavanje identifikacije materijala,

-kopija skladinoj slubi radi pripreme skladinog prostora,

-kopija prodajnoj slubi radi evidencije cijena i

- kopija nabavnoj slubi za centralnu evidenciju ili slubi za praenje izvravanja narudbi.

Dostavu narudbe dobavljau kupac moe izvriti pismom, faksom ili elektronskom potom i to: predstavniku dobavljaa, decentralizovanom prodajnom uredu ili direktno centrali dobavljaa.

Kod izbora naina dostave narudbe treba uzeti u obzir trokove i vrijeme isporuke, jer vii trokovi dostave nekada mogu biti opravdani zbog prednosti kraeg vremena isporuke.

Naruivanjem robe kupac odreuje kako e pratiti izvrenje njene isporuke od poetka do kraja. U pogledu praenja izvrenja narudbe mogu se izdvojiti dva pravila:

-praenje izvravanja narudbi mora biti selektivno (vri se ako je potrebno, tj. ako se moe uticati na izvrenje rokova isporuke i ako su koristi od praenja vee od trokova) i

-potrebno je pratiti izvrenje narudbi materijala sa kritinim rokovima isporuke, ije zakanjenje znatno utie na poremeaje, zastoje i trokove proizvodnje i poslovanja.

2.2. Obrada narudbiObradu narudbe dobavlja poinje nakon prijema provjerom njene tanosti. Nakon toga narudba se prilagoava internim zahtjevima preduzea i po potrebi dopunjava dodatnim informacijama. Potrebno je provjeriti i kreditnu sposobnost kupca.

Nakon toga se provjerava raspoloivost traenog proizvoda ime se informacijski tok prenosi na upravljanje zalihama.

U skladu sa naredbom vri se premjetanje (runo, mehaniko ili elektronsko) praeno internim dokumentima.

Nakon premjetanja pristupa se sastavljanju poiljke (komisionarenju) u skladitu i njena otprema to isto tako mora biti praeno odgovarajuom dokumentacijom (teina, pakovanje, termin pripreme, transport,...).

Nakon izvrene otpreme ili paralelno sa fazama sastavljanja poiljke za otpremu vri se fakturisanje (ispostavljanje rauna).

Ako preduzee na skladitu nema dovoljno zaliha onda treba primijeniti neko od slijedeih pravila:-dati prednost potroaima koji uredno plaaju,-ispuniti narudbe koje su prve dole,-svakome dati samo dio naruene koliine,

-dati prednost veim potroaima,-dati prednost novim potroaima,-ispuniti samo dio narudbe ije koliine omoguavaju isporuku cijele zalihe bez ostatka.

Obrada narudbe moe biti:-runa,-mainska (raunarska) i-obrada narudbe u sklopu elektronskog poslovanja (e-business) kao dijela elektronske razmjene (e-commerce).

Kod rune obrade razlikuje se: postupak pisanja s kopijama, postupak uz pritisak i postupak skladinog obrasca.

Slika 1. Dijagram toka izvravanja narudbe uz uvedenu EOP

Prodaja

Kupac

Narudba

Upotpunjavanje i kontrola naloga

Bonitet kupca

Odreivanje skladite za isporuku

Proizvod na skladitu

U drugom skladitu

Upotpunjavanje i kontrola naloga

U drugom skladitu

Termin plan za otpremu narudbe u skladitu i za transport

Izrada potvrde naloga i daljnje voenje informacija za upotrebu naloga

Priprema obavijesti za otpremu ukljuujui sve dokumente za otpremu

Skladine zalihe

Uputstvo za izdavanje

Faktura

Uputstvo za izdavanje

DebitoriKupac

Dispozicija skladinih zaliha

Obrada narudbi

ne

ne

ne

ne

da

da

da

da

Raunarska obrada narudbe vezana je za sistem elektronske obrade podataka (EOP), a naroito je podesna kod velikog broja rutinskih operacija i kada se informacije iz narudbe trebaju viestruko iskoristiti.

Elektronsko poslovanje je savremeni oblik organizacije poslovanja koji podrazumijeva intenzivnu primjenu informatike i, posebno, internetske tehnologije. Ono podrazumijeva automatizaciju poslovnih transakcija i poslovanja radi to boljeg iskoritavanja svih poslovnih sredstava, a posebno informacija.

2.3. Priprema narudbeDa bi preduzee to bre i potpunije ispunilo narudbe kupaca neophodne su odreene informacije. Tako informacioni logistiki sistem predstavlja srce kanala distribucije i osnovnu pretpostavku za blagovremenu realizaciju narudbi.

Prije komisioniranja robe neophodno je napraviti raspored pojedinih narudbi prema karakteristikama robe, hitnosti i mogunosti zdruivanja poiljki za prevoz u jednom transportnom sredstvu. Zato isporuitelj mora imati na raspolaganju dovoljnu koliinu zaliha.

Komisioniranje podrazumijeva sve aktivnosti oko kompletiranja poiljki i njihovog izdavanja. Ono predstavlja realizaciju naloga za isporuku, a moe biti: vertikalno, zonsko i horizontalno. Kod vertikalnog komisioniranja, radnik koji vri komisioniranje prikuplja robu za isporuku kroz itavo skadite dok se narudba ne kompletira. Kod zonskog sistema radnici se zaduuju za realizaciju narudbi na dodijeljenim zonama skladita. Horizontalno komisioniranje zasnovano je na raunarskoj tehnici.

Nakon komisioniranja narudbe izdaju se potrebni dokumenti za evidenciju i praenje robe na putu.

2.4. Otprema i isporuka naruene robeOtpremom narudbikupac dobiva naruenu robu, a prodavac obezbjeuje naplatu isporuene robe. Podaci potrebni za otpremu i isporuku robe nalaze se u prevoznim dokumentima.

Prodavac prije otpreme poiljke alje kupcu obavjetenje o vremenu prispijea robe, kako bi je kupac na vrijeme preuzeo. Prije preuzimanja robe potrebno je pregledati prevozne dokumente.

2.5. Preuzimanje i plaanje naruene robePoslije pregleda i uporeivanja dokumentacije za robu sa sadrajem poiljke pristupa se preuzimanju robe. Pregled i uporeivanje robe sa podacima u dokumentima vri lice ovlateno za preuzimanje, pri emu posebno mora biti oprezan:-da su komadi tereta, palete, kontejneri i omoti neoteeni, da nisu otvarani i da su po vanjskom izgledu ispravni,-da su vree i bale pune, neoteene i po vanjskom izgledu ispravne,-da nema loma, napuknua i oteenja kod stakla i metalnih proizvoda,- da tenost necuri iz cisterne i da na njima plomba nije oteena, itd.

U sluaju otkrivenih nedostataka potrebno je prilikom preuzimanja sainiti komisijski zapisnik. Ovaj zapisnik predstavlja osnov za prigovor dobavljau. Pri tome kupac moe: staviti robu na raspolaganje dobavljau, traiti drugu robu, traiti snienje cijene, traiti otklanjanje nedostataka ili uz odreene uslove prodati robu.

Sve gubitke na robi tokom transporta snosi dobavlja sve dok kupac ne izvri njeno preuzimanje. Ako je roba osigurana u transportu, onda gubitke snosi osiguravatelj.

Ako roba u potpuosti odgovara podacima navedenim u prevoznim dokumentima, onda se ona zaprima u skladite i izdaje se dokument skladina primka (ulaz robe) u potrebnom broju kopija.

Raun dobavljaa mora sadravati sve relevantne podatke o dobavljau i robi. Po prijemu rauna moraju se sa narudbenicom i skladinom primkom uporediti podaci o: koliini, cijeni, vrsti robe i sl.

Nakon provjere tanosti raunskih operacija i utvrivanja ukupnog iznosa za isplatu, nadlena sluba vri plaanje koritenjem odgovarajuih instrumenata.

Pitanja:1.Ciljevi izvravanja narudbe?2.Faze izvravanja narudbe?