Izobraževanje poslovnih

sekretarjev za 21. stoletje

Projekt InterCom

Socrates Comenius

Julij 2007

Izobraževanje poslovnih sekretarjev za 21. stoletje 16 ur (4 moduli) – 2 dni Struktura Modul 1 - Vidiki menedžmenta

• Upravljanje sprememb o globalizacija; o spreminjajoča se narava organizacij – sestava delovne sile, komunikacija, vodenje, motivacija zaposlenih o kako izboljšati učinkovitost, racionalizirati delo, zmanjšati vsakodnevne probleme, ustvariti ustrezno delovno atmosfero in izboljšati intelektualni kapital podjetja

• Upravljanje znanja o pet elementov strateškega menedžmenta znanja –

načrtovanje, ljudje, postopki, proizvodi in izvajanje o vodja, kultura, človeški viri in tehnologija ter njihov

prispevek k razvoju menedžmenta znanja o tehnike za koriščenje intelektualnega kapitala v podjetju o upravljanje s človeškimi viri – motivirati ljudi za bolj

strokovno delo, razlike med javnimi in zasebnimi podjetji, vzpodbujanje vseživljenjskega učenja, diseminacija

kulture podjetja in povabilo zaposlenim, da k njej prispevajo

• Upravljanje s časom ◦ odgovornosti, sprejemanje odločitev, določanje prioritet.

Modul 2 – Soočanje s stresom

• Faktorji stresa – kako se soočati z njimi (koledar, načrtovanje, nekaj orodij)

• Sindrom izgorevanja – kako ga prepoznati in kako ga preprečiti (izboljševanje sposobnosti za upravljanje s časom, učinkovitejše načrtovanje, zaupanje v sposobnosti, jasni cilji)

• Obvladovanje stresa – spodbujanje h gimnastiki, ki naj bi jo dvakrat na teden na delovnem mestu izvajali vsi; obiskovanje telovadnice; terapija smeha, spodbujanje »družabnih srečanj« dvakrat mesečno

Modul 3 - Komunikacija na delovnem mestu

• Besedna/pisna komunikacija (vključuje komunikacijo navzgor/navzdol, horizontalno in lateralno)

o interna komunikacija (praktični primeri, standardi odličnosti, ISO standardi)

o eksterna komunikacija (praktični primeri, standardi odličnosti, ISO standardi)

2

o komunikacija preko interneta / elektronske pošte in bonton (praktični primeri, standardi odličnosti, ISO standardi)

• Neverbalna komunikacija (prvi vtis, kultura oblačenja) • Mednarodno komuniciranje (kulturne posebnosti) in

komunikacija z invalidnimi osebami • Profesionalna etika ◦ etično in neetično obnašanje ◦ nasveti za spoprijemanje z neetičnim obnašanjem in »preživetje« v pisarni.

Modul 4 – izbirno Predlogi:

1. Komunikacija preko interneta / elektronske pošte in bonton 2. Spolno nadlegovanje 3. Mobing 4. Samorazvoj

Module bi lahko razporedili na dva dni: dva modula prvi dan in dva modula drugi dan. 16 ur (4 moduli) – 2 dni

3

Kazalo

MODUL 1 – VIDIKI UPRAVLJANJA 6

1 UPRAVLJANJE SPREMEMB NAPAKA! ZAZNAMEK NI DEFINIRAN.

1.1 Globalizacija Napaka! Zaznamek ni definiran.

1.2 Spreminjajoča se narava podjetij Napaka! Zaznamek ni definiran.

1.3 Obvladovanje časa Napaka! Zaznamek ni definiran.

2 UPRAVLJANJE ZNANJA NAPAKA! ZAZNAMEK NI DEFINIRAN.

2.1 Pet P-jev strateškega upravljanja znanja Napaka! Zaznamek ni definiran.

2.2 Vodenje Napaka! Zaznamek ni definiran.

2.3 Kultura Napaka! Zaznamek ni definiran.

2.4 Upravljanje s človeškimi viri (UČV – angl. HRM) Napaka! Zaznamek ni definiran. 2.4.1 Upravljanje s človeškimi viri Napaka! Zaznamek ni definiran. 2.4.2 Motivacija, komunikacija in vodenje Napaka! Zaznamek ni definiran. 2.4.3 Ugodnosti in nadomestila Napaka! Zaznamek ni definiran. 2.4.4 Razvoj kariere in orientacija zaposlenih Napaka! Zaznamek ni definiran. 2.4.5 Formacijsko upravljanje Napaka! Zaznamek ni definiran.

2.5 KMS Napaka! Zaznamek ni definiran.

MODUL 2 – OBVLADOVANJE STRESA 19

SIMPTOMI 20

RAZLOGI IN POVODI 20

STOPNJE STRESA 21

ZAPLETI 21

KAJ LAHKO STORIMO? 21

KDAJ SE POSVETOVATI Z ZDRAVNIKOM? 22

KAJ LAHKO STORI ZDRAVNIK? 22

PREPREČEVANJE 22

ZMANJŠANJE STRESA 23

UPRAVLJANJE STRESA V PODJETJIH 23

4

SINDROM IZGORELOSTI 24

STOPNJE SINDROMA 25

IZHOD 25

PREPREČEVANJE IN PREVENTIVA – DOLŽNOSTI DELODAJALCA 26

MODUL 3 – KOMUNICIRANJE NA DELOVNEM MESTU 26

3.1 Pisno komuniciranje 26 3.1.1 Notranje komuniciranje 26 3.1.2 Zunanje komuniciranje 26 3.1.3 Uradno komuniciranje in bonton 26

3.2 Besedno komuniciranje 27

3.3 Nebesedno komuniciranje 27

3.4 Mednarodna komuniciranje 27 3.4.1 Globalno komuniciranje 27 3.4.2 Medkulturno komuniciranje 27 3.4.3 Kulturne ovire pri uspešnem komuniciranju 27

4 MODUL 4 – IZBIRNO 28

4.1 Samorazvoj 28

4.2 Spolno nadlegovanje 28

4.3 KOMUNICIRANJE PREKO INTERNETA /ELEKTRONSKE POŠTE IN BONTON 29

4.4 TRPINČENJE NA DELOVNEM MESTU (MOBING) 30

5 METODOLOGIJA 30

5

Modul 1 – Vidiki upravljanja

1 Upravljanje sprememb

1.1 Globalizacija Tehnološke in družbene spremembe so preoblikovale naš svet in način našega dela. Iz industrijskega gospodarstva (ki se osredotoča na trgovske proizvode) smo prešli v gospodarstvo znanja (ki se osredotoča na storitve in strokovno znanje), kar je vplivalo na večino delovnih mest in delavcev.

1.2 Spreminjajoča se narava organizacij Na organizacije deluje mnogo zunanjih dejavnikov, ki so po svoji naravi nacionalni ali mednarodni. K vplivu globalizacije na organizacije veliko pripomore tudi nenehno gibanje za zmanjšanje regulacije trga, kar pa ima svoje prednosti in pomanjkljivosti. Pozitivna stran tega je, da je omogočen dostop do več kupcev, hitro zagotavljanje storitev in možnost videti kaj počne konkurenca. Po drugi strani pa ustvarja večja pričakovanja kupcev in povečuje konkurenco s strani drugi organizacij. Kupčevo poznavanje prakse drugih organizacij lahko povzroči tudi večji pritisk na organizacijo, da le-ta ne bi zaostajala za konkurenco. Pričakovanja, da bodo organizacije vseskozi inovativne in da se bodo odzivale lahko pomeni izziv, saj učenje in eksperimentiranje postaneta bolj pomembna, hkrati pa interesne skupine pričakujejo ekonomijo velikega obsega v manjšem delovnem okolju. Največji vpliv na organizacije imajo tehnološke spremembe. Večina organizacij spozna pomembnost ustvarjanja učinkovitih tehnoloških sistemov, ki jih uporabljajo posamezni delavci, kot tudi pomen izgradnje bolj robustnih in učinkovitih sistemov. Zaposleni pričakujejo, da bodo imeli za opravljanje svojega dela na razpolago osebno opremo, programsko opremo in ustrezno podporo. Tehnologijo uporabljajo kot sestavni del svojih delovnih aktivnosti (vključno z elektronsko pošto, internetom, dostopom do informacij in integriranim upravljanjem sistema). Prisotnost učinkovitih tehnoloških sistemov in podpora so spremenili način poslovanja in dela ljudi. Na poslovanje vpliva tudi povečana konkurenca med zaposlenimi, ki dosegajo zelo dobre rezultate Konkurenca opazi ljudi z izrazitimi talenti in jih zasleduje. Ker delovni pogoji postajajo manj stabilni, se s tem povečuje možnost izgube cenjenih delavcev.

6

Podjetja zbirajo in ocenjujejo informacije iz različnih virov z namenom, da bi napovedala v katero smer naj gre podjetje. Pri virih informacij je potrebno upoštevati notranje in zunanje vire. Napoved smernic in področij potencialne rasti je organizaciji v pomoč pri strateškem osredotočanju in odločanju o tem, kje naj bi bili viri razporejeni. Na ta način so pri usmeritvah in izzivih poglavitni viri zunanji vplivi na organizacije. Kolikor večji je njihov vpliv, toliko bolj se jih nadzoruje Hkrati so se spremenila tudi delovna mesta v organizaciji. Večina zaposlenih pričakuje niz možnosti za razvoj osebne kariere ali vsaj številne službe pri različnih delodajalcih. Znotraj organizacij opazimo pojavljanje številnih trendov, ki spreminjajo način dela zaposlenih in način kako zaposleni razumejo svoj prispevek na delovnemu mestu. Sem sodijo:

• Kadrovska struktura in različne vrste zaposlovanja, kot npr. • jedro zaposlenih, ki so zaposleni daljše časovno obdobje. • pogodbeno zaposleni ali zaposleni za krajše obdobje, ki so

sicer lahko cenjeni, vendar so manj primerni za daljše obdobje. Ljudje doživljajo razvoj dela in odgovornosti, kar morajo sprejeti. Malo je ljudi, ki bi več let obdržali enake vloge. Da bi zaposleni zadostili zahtevam novih aktivnostih ali pričakovanjem, jih v organizaciji spodbujajo, da osvežijo in na novo razvijejo svoje sposobnosti. V sodobnih organizacijah zelo pomembno vlogo igrajo timi. Verjetno večina ljudi dela skupaj na kakšnem projektu ali pa k delu drugih prispevajo s svojim rednim delom. Timi ustvarjajo močan občutek kolektivne identitete, kulture, občutek namena in cenjenja vsakega posameznega člana. Bistveni element članstva v timu je spoznanje o močni soodvisnosti: delo vsakega posameznika vpliva na delo ostalih. Graditev odnosov velja za ena osnovnih vlog vseh zaposlenih. To gre delno pripisati njihovi notranji povezanosti z drugimi, izraža pa tudi spreminjajoča se pričakovanja interesnih skupin glede na to, s čim se organizacija ukvarja. Sodobno delovno mesto utrjuje potreba po razvoju močnih vezi z drugimi. Hkrati ljudje na splošno pričakujejo, da bodo samoupravni – da bodo delali kot avtonomni, a učinkoviti posamezniki. V organizacijah se je pomembno spremenilo tudi komuniciranje. Večini zaposlenih se elektronska pošta zdi kot normalna rutina in resnično lahko porabijo pretirano veliko časa pri prebiranju številnih sporočil, ki jih vidijo. Pri osebni komunikaciji naj bi zaposleni obvladali veščine učinkovitega komuniciranja vključno z: aktivnim poslušanjem veščinami povratne informacije

7

veščinami pogajanja in veščinami predstavitve. Na uspešnih delovnih mestih ima ključno vlogo tudi vodenje. Na sodobnem delovnem mestu je veliko vodij, ki delujejo na različnih nivojih. Nekateri so vodje timov, drugi so v vodstvenih vlogah, nekateri pa igrajo vlogo pri celovitem vodenju organizacije. Zaposleni pričakujejo dobro vodenje in so vedno bolj kritični, saj se kompleksnost delovnega mesta povečuje. Vodje bi morali:

zagotoviti usmerjanje in vodenje, ustvariti in ohranjati pozitivno delovno okolje, ustvariti in ohranjati učinkovito prakso ljudi, vzpodbujati visoko storilnost in visoke standarde.

Pri sprejemanju odločitev je prav tako prišlo do več sodelovanja. K odločitvam prispeva več ljudi, saj so razvili strokovna znanja na različnih področjih. Prispevajo lahko z neposrednim medsebojnim delovanjem s tistimi, ki sprejemajo odločitve (na sestankih in preko aktivnosti, ki porajajo ideje), ali pa prispevajo informacije in podatke znotraj organizacije. Organizacije pri svojih odločitvah črpajo iz različnih virov informacij – pri teh procesih je v veliko pomoč tehnologija, saj je različne oblike podatkov lažje shranjevati in dostopati do njih. Večina organizacij se z učenjem iz izkušenj poskuša izogibati ponavljanju preteklih napak. V ta namen naj bi ljudje sodelovali in delili svoje izkušnje. Zaradi hitrega spreminjanja organizacij je zelo pomembno izdelati dobre mehanizme za upravljanje sprememb. Na veliko delovnih mestih priznavajo, da je upravljanje sprememb potrebno kot reden, ponavljajoč se proces. Prihaja do nenehnega izboljševanja procesa, nadzorujejo se pritiski – še posebej glede načinov kako se spreminja konkurenca. Vsak proces sprememb vključuje zaposlene, saj morajo le-ti nove procese sprejeti in se jim prilagoditi. Motiviranje delavcev mora biti visoko. Poudarek na kreativnosti in samoupravljanju zahteva ljudi, ki so željni prispevati k večji učinkovitosti in aktivno delovati. Zaposleni pričakujejo delo, ki jim bo predstavljajo izziv in jih bo izpolnjevalo. Če jim je to dano, bodo organizaciji veliko bolj predani. Del motivacijskih vplivov se nanaša na način ravnanja z ljudmi. Če čutijo, da so cenjeni in je njihovo delovno okolje pozitivno in konstruktivno, je bolj verjetno, da bodo ostali. Nesrečni, nemotivirani ljudje so za organizacijo nevarni, saj lahko ogrožajo svoje sodelavce in zmanjšujejo produktivnost. Infrastruktura je postala močnejša komponenta delovnega mesta in odraža zmožnost povezovanja različnih sistemov in procesov. Nanaša se na niz sistemov in storitev, ki podpirajo osnovno dejavnost organizacije. Nekateri glavni primeri infrastrukture so tehnološki

8

sistemi, storitve človeških virov in informacijske storitve. Le-te s skupnimi podpornimi procesi povezujejo različne zaposlene.

1.3 Obvladovanje časa Razvijanje tehnik za obvladovanje časa: telefonski razgovori naj ne bodo predlogi, razgovore končajte z ustaljenimi frazami, ne pogovarjajte se z nekom (odgovarjajte nekomu), ki veliko govori, saj mu dajete priložnosti, da nadaljuje z govorjenjem, naredite si seznam dnevnih (ali tedenskih) nalog in ocenjevalni list za nadzor nad nalogami, ki so bile, ali morajo biti opravljene.

Pri izdelavi seznama prioritet morate upoštevati katere naloge so bolj pomembne in kakšne bodo posledice, če naloga ne bo opravljena v določenem trenutku.

Bodite realni: ne načrtujte preveč nalog, za katere je malo verjetno, da bodo opravljene: dan ima za delo na razpolago samo 18 ur. Izdelajte si seznam poteka dela na delovnem mestu. Poskusite si pridobiti dobre delovne navade in disciplino in/ali z njimi naj se seznanijo tudi vaši zaposleni.

2 Upravljanje znanja

2.1 Pet P-jev strateškega upravljanja znanja Pet P-jev strateškega upravljanja znanja povzema glavne elemente, ki bi morali biti prisotni v uspešnih družbah znanja. Na kratko gre za naslednje elemente: Načrtovanje (Planning) – skrbno načrtovanje zagotavlja, da je jedro znanja definirano in podprto. Skrbne strategije za izgradnjo učinkovitih sistemov in postopkov ter nadzor njihove dolgoročne učinkovitosti omogočajo dobro upravljanje znanja. Ljudje (People) – upravljanje znanja se opira na ljudi, ki imajo znanje in ki ga učinkovito uporabljajo. Prispevajo tudi k razvoju sistema. Pomembni elementi vsake skupnosti so oblikovanje družbene skupnosti in mreže znanj. Procesi (Processes) – za pospeševanje in lažji prenos znanja med člani in kanali je potrebno izdelati različne sisteme in procese. Proizvodi (Products) – podobno, jasna definicija kritičnih objektov znanja in rezultatov pomaga pri ohranjanju in pospeševanju dostopa. Izvajanje (Performance) – potrebno je preučiti in nadzorovati dolgoročne in kratkoročne rezultate, da bi s tem zagotovili, da družba znanja učinkovito gradi svojo strategijo znanja. Ocena je pomemben del upravljanja znanja.

9

2.2 Vodenje Vodenje znanja zagotavlja vizijo, energijo in usmeritev za člane organizacije, da svoje znanje razumejo, uporabljajo in nadzorujejo. Ti elementi omogočajo jasen pogled na to, kam naj podjetje gre in določajo, kako doseči želene rezultate. Še več, so povezovalni člen med vizijo in ljudmi, ki to vizijo spreminjajo v resničnost. V skupnosti obstaja več različnih upravljavcev znanja – izvršilni vodje določajo smer in cilje skupnosti, medtem ko drugi, kot npr. menedžerji in vodje timov zagotavljajo doseganje teh ciljev. Vsakdo ima pomemben delež pri graditvi kohezivnega pristopa do upravljanja znanja. Ta proces deljenega vodenja je eden od ključev do uspešnega upravljanja znanja. Upravljavec znanja – neodvisno od nivoja v organizaciji – za učinkovito upravljanje znanja potrebuje nekatere splošne veščine. Te delujejo skozi šest področij. 1. Strateški vizionar: To je proces dajanja smernic in vizije za vodenje in vzdrževanje aktivnosti povezanih z znanjem. Strategija lahko deluje kot celovita korporativna strategija, do strategije, ki se uporablja v organizacijski enoti na ravni posameznika. Ne glede na nivo mora posameznik imeti občutek za to, kaj je potrebno spodbujati. Strateški vizionar vodi delavce z znanjem o vrednotah, namenu, želenih rezultatih in ugodnostih, ki naj bi jih demonstriralo upravljanje znanja. Dobri vodje ponujajo realne strategije za doseganje prihodnjih ciljev. 2. Motivator: Upravljanje znanja sloni na močni predanosti vsakega posameznika. Upravljavec znanja spodbuja člane, da z graditvijo prispevajo k procesu močnih odnosov in da priznavajo prispevke posameznikov ter nudijo možnosti za razpravo in spoznavanje strategije upravljanja znanja. To doseže z ustvarjanjem pozitivne kulture upravljanja znanja. 3. Komunikator: Komunikacija je za upravljanje znanja odločilna. Upravljavci znanja morajo vzdrževati močno povezavo med različnimi komponentami. Zagotoviti morajo, da so vsi člani vključeni v prednostne naloge, strategije in tekoče iniciative. Bolj ko so ljudje obveščeni in povezani, bolj bodo videli ustreznost in pomembnost upravljanja znanja. 4. Dejavnik sprememb: Znanje pogosto zahteva strukturno, kulturno in strateško spremembo. Razvijejo se številni procesi in sistemi, ki se potem

10

stopnjujejo. Upravljavci znanja morajo biti vešči pri podpiranju sprememb na neogrožajoč in sodelovalen način. Upravljavci znanja dajejo informacije o tekočih spremembah in lahko pri tem, kako najbolje vplivati na spremembo, sodelujejo z veliko ljudmi. So tudi pomemben mehanizem za ugotavljanje potrebe po spremembah. Njihova vloga jim omogoča, da delijo informacije z različnimi člani skupnosti, tako da je sprememba hitreje sprejeta. 5. Trener, mentor, model: Upravljanje znanja spodbuja razvoj mnogih novih veščin in zmožnosti. Upravljavec znanja lahko deluje kot mentor, trener in model s spodbujanjem drugih, da razvijajo te veščine in da jih vgradijo v delovne procese. Upravljavci znanja morajo poskrbeti za to, da besedam sledijo dejanja, pokazati morajo svoje sposobnosti in spodbujati druge, da si jih pridobijo. 6. Povezovalec učenja; Upravljanje znanja spodbuja tudi nenehno učenje, tako glede vsebine kot tudi glede njegove uporabe. Upravljavec znanja igra pomembno vlogo pri spodbujanju in pohvali. Ključni vidik njegove vloge je ustvarjanje pozitivnega in konstruktivnega okolja, kjer je učenje cenjeno in se ga spodbuja. Upravljavec znanja lahko spodbuja tudi širjenje zgodb v družbi. Izvajalec znanja: Upravljavci znanja morajo poskrbeti za to, da se cilji in vizija v celoti izvajajo. Da to dosežejo, je potrebno skrbno načrtovanje, zagotoviti morajo, da so sistemi tehnično in operativno učinkoviti, nadzorovati morajo rezultate in po potrebi prilagajati strategije. Bolj učinkovite procese sprememb spodbuja tudi zagotavljanje učinkovite povratne informacije in pozitiven pristop k napakam in pomotam. Očitno je, da so ti atributi pomembni za vse Upravljavce znanja, saj odražajo odprt pristop do vodenja ostalih. Upravljavci znanja igrajo odločilno vlogo pri graditvi odnosov v celotni družbi. To je vloga, ki zahteva veliko časa, vendar pa je ena od najbolj pomembnih.

2.3 Kultura

- Organizacijska kultura Razlaga definicij, pomembnost organizacijske kulture za zaposlene in za podjetje

Upravljanje znanja je odvisno od močnega občutka za skupnost in sodelovanje. Za učinkovito izvajanje upravljanja znanja je bistven razvoj kulture znanja. To ima za posledico obsežno sprejemanje delitve znanja kot kritičnega obnašanja.

11

Upravljanje znanja ne deluje znotraj vakuuma. Pri podpiranju in vodenju družbe znanja črpa iz organizacijskih vrednot in kulture. Organizacijske kulture opisujejo kolektivna zaznavanja, prepričanja in vrednote zaposlenih na delovnem mestu. Vsak posameznik lahko zaznava drugačno organizacijsko kulturo. Nanj vplivajo začetne in kasnejše izkušnje na delovnem mestu O organizacijski kulturi obstaja veliko različnih virov:

• zgodbe, • opaženi incidenti, • izkušnje iz prve roke, • modeli, • organizacijska struktura, • javno priznavanja tega, kar ljudje počno, • prakse dodeljevanja sredstev • sponzorstvo vrednosti vodenja • posameznikova vloga in težišče.

Na veljavo in produktivnost lahko močno vpliva vrsta kulture znotraj organizacije. Kulture, ki ne cenijo posameznega zaposlenega in njegovega prispevka, doživljajo nizko veljavo in zmanjšano produktivnost. Ta pojav je poznan kot negativne organizacijske kulture. Na kulturo je možno vplivati na veliko načinov. Nekateri od teh so navedeni na tem diapozitivu, obstaja pa še vrsta drugih. Pretekli vzorci in zgodovina odražajo posameznikovo in skupinsko izkušnjo kulture – kakor le-ta v resnici deluje. Na osnovi znanja, pridobljenega iz preteklih dogodkov, ljudje napovedujejo kako jih bodo obravnavali in sodili. Če so jih odvračali od tega, da bi delili svoje znanje, pričakujejo, da se bo tak vzorec nadaljeval tudi v prihodnje. Če je kultura konkurenčno zasnovana, se bodo bolj kot na izgradnjo podjetja osredotočili na izgradnjo svoje male skupnosti v močno enoto. Organizacije s šibko kulturo bodo pogosto doživele zlom skupnih vrednot. Nove dogodke bodo interpretirali bolj glede na osebne pretekle vzorce in zgodovino. Močne kulture poskušajo vzpostaviti večje zavedanje širših perspektiv, ki jih je potrebno sprejeti in razumeti. Timsko delo je močan kulturni vpliv. Če tesno sodelujemo z ljudmi, se od njih veliko naučimo – vključno s tem, kar je sprejemljivo v praksi. Če tim opogumlja specifične prakse, je to močno vodilo posamezniku glede tega kakšno obnašanje je ustrezno. Na podoben način bosta klima in morala delovne enote in organizacije kot celote vzpodbujala določeno kulturo. Izraz klima opisuje čustva, ki jih ljudje gojijo do svojega delovnega mesta. Ob pozitivni klimi so ljudje ob prihodu na delo prijetno vznemirjeni in ohrabreni Negativna klima zmanjšuje zadovoljstvo in veselje do prihajanja na

12

delo. Analogno temu to vpliva na moralo – splošen občutek dobrega počutja, ki ga je najti v delovni skupini. Nizka morala sproža negativne odzive do novih idej, nasprotovanje temu, da bi v delo vložili dodatno energijo in po možnosti več konfliktov med zaposlenimi. Jasno je, da so take zadeve za vsako organizacijo zelo kritične. Kohezivna organizacijska kultura temelji na močnem pretoku informacij znotraj skupin. Ljudje, ki so znotraj širše organizacije izolirani od dogodkov in prakse, izdelajo svoj način kako opravljati stvari in svoj sistem vrednot. To v veliki meri vpliva na njihovo sposobnost sprejemanja in ohranjanja občutka za kulturo skupnosti. Kakovost nadzora prav tako vpliva na kulturo. Vrednote in sporočila, ki jih predpostavljeni prenaša na zaposlene, so močno in konsistentno sporočilo tega, kar dnevno doživljamo. Ljudje sčasoma prilagodijo svoje obnašanje in pričakovanja tako, da se ujemajo s temi sporočili. Če so v nasprotju s širšimi vzorci širše skupnosti, so močnejši. Nenazadnje predpostavljeni igra veliko vlogo pri počutju posameznika na delovnem mestu. Učinkovite organizacije spoznajo moč tega vpliva in dajejo poseben pomen razvoju učinkovitih predpostavljenih, ki pošiljajo prava sporočila. Na splošno vodenje organizacije prav tako prispeva k organizacijski kulturi. Vodja, ki spodbuja sodelovanje, bo združbi posredoval močna sporočila. Njegove vrednote so opažene in se odražajo v aktivnostih in pričakovanjih veliko zaposlenih. Pomembno je torej zagotoviti, da se pošiljajo prava sporočila. Močan vpliv ima tudi povezanost na delovnem mestu. Večina ljudi stremi za tem, da delajo v prijateljskem okolju. Podobne vrednote poskušajo vcepiti tudi ljudem okrog sebe. Novi člani se pogosto precej hitro prilagodijo vrednotam svoje delovne skupine, saj izvedo »mi tega ne delamo tako«, »tukaj to deluje na ta način…« V veliko primerih so vrednote, ki se demonstrirajo in spodbujajo, popolnoma drugačne od delovnih vrednot, ki se spodbujajo širše. Novi zaposleni sodelavce vidijo kot svoje najmočnejše zglede in vplive – še posebej v fazi oblikovanja. Združbe z intenzivnim znanjem so odvisne od storitev, delitve znanja in močnega sodelovanja med veliko člani. Zato se trudijo zgraditi močno kulturo znanja. Obstajajo številne vrednote, ki jih kulture znanja spodbujajo. Tako npr. poskušajo zgraditi kulture, ki:

• so odprte in sodelujejo – spodbujajo močno vzajemno sodelovanje in učenje med različnimi člani in preko meja, ki jih organizacijske strukture pogosto ustvarjajo. Spodbujajo izmenjavo prakse, znanja, virov in vpogledov. To je še posebej v pomoč novim in mlajšim članom podjetja, ki se od drugih lahko veliko naučijo.

13

• V kulturah znanja je pomembna toleranca. Člane je potrebno neprestano spodbujati k nenehnemu učenju in razvijanju novih veščin in sposobnosti. V tem procesu lahko delajo napake. Tolerantnost v obdobju učenja zagotavlja, da se ljudje ne ustrašijo poskusiti nekaj novega.

• Kulture, ki med seboj sodelujejo, so temeljni kamen upravljanja znanja. K medsebojnemu sodelovanju je potrebno spodbujati vse člane skupnosti znanja. To pomeni, da morajo v okviru svojih normalnih delovnih vlog ponuditi svoje znanje in iskati pomoč drugih.

• Za tak način sodelovanja je potrebna visoka stopnja zaupanja, t.j. pripravljenosti delovati na osnovi znanja drugih.

Vrednote je potrebno zajeti v filozofijo znanja, ki se oblikuje, in v principe, za katere se zavzemajo in ki so odrejeni. Potrebno je posredovati štiri glavna sporočila.

1. Ljudje so pomembnejši od sistemov. 2. Javno in široko je potrebno spodbujati delitev znanja z drugimi. 3. Vodje in predpostavljeni morajo zelo aktivno spodbujati prakse

dobrega znanja. Sem spada tudi promoviranje želenih praks in nagrajevanje tistih, ki kažejo močno predanost tem praksam.

4. Vrednote, ki so navedene v prejšnjem diapozitivu, bi morali sprejeti vsi člani skupnosti. V praksi je to pomemben cilj, ki ga je morda skoraj nemogoče doseči. Ne glede na to pa velja: večja ko je predanost zgraditi kulturo znanja, bolj verjetno je, da bo vpeljana v skupnost.

Veliko od teh temeljnih vrednot smo do sedaj že raziskali. Ne glede na to pa ponovno poudarjajo kritično potrebo po okrepljenem pomenu sodelovanja, komuniciranja, učenja in zaupanja. Spoštljiva in dinamično sodelujoča skupnost je pomembna značilnost skupnosti z visokim deležem znanja. Vrednote bi morale spodbujati ključne rezultate:

• inovativni in kreativni misleci • fleksibilno in prilagodljivo obnašanje • močna usmerjenost k učenju • visoka afirmacija vrednosti delavcev z znanjem in • močna osredotočenost na skupnost.

Pri spodbujanju učinkovitih kultur znanja ima teh pet faktorjev velik vpliv. Strukturna pomoč odkriva prioritetne procese in strukture, ki jih organizacija podpira. Aktivnosti in procesi organizacije ponujajo veliko pomembnih sporočil glede vrednosti, ki je namenjena aktivnosti ali rezultatu. Če je proces del kritičnih procesov in pričakovanj v organizaciji, ali če je vpet v strukturo podjetja, ima več kredibilnosti in zagotovil. Tako npr.

14

nastanek enote ali položaja za upravljanje znanja signalizira pomembno sporočilo o procesu upravljanja znanja. Podobno je integriranje funkcije upravljanja znanja v organizacijsko strukturo znak, da je upravljanju znanja dana vrednost. Transparentno sprejemanje odločitev je še eden od načinov pospeševanja razvoja kulture znanja. Člani skupnosti imajo korist od pogleda na kritične zadeve, s katerimi se organizacija sooča, in možnost, da ustrezno delijo svoje poglede in izkušnje. Proces sprejemanja odločitev lahko člane vodi k boljšemu razumevanju vrednot znanja, ki se odražajo in dobivajo prioriteto. Podobno učinkovite kulture znanja temeljijo na ustreznem dostopu do informacij in virov znanja. Organizacije, ki zmanjšujejo dostop do teh virov, bodo težko spodbujale prenos znanja in sodelovanje. Znano je, da hierarhične strukture omejujejo izmenjavo znanja. Usmerjenost k reševanju problemov prav tako nudi več priložnosti za črpanje in uporabo znanja v povezavi z delom. Podjetja, ki spodbujajo študije in razmislek o različnih možnostih pred ukrepanjem, kažejo predanost principom in vrednotam upravljanja znanja. Zagotavljanje učinkovitih komunikacijskih kanalov prav tako omogoča učinkovito delovanje kultur znanja. Komunikacijske strukture vključujejo elektronske procese (kot npr. elektronska pošta, spletne strani in organizacijske baze podatkov) in bolj tradicionalne kanale, kot so sestanki, vodenje evidenc in medsebojno komuniciranje. Pri vcepljanju učinkovite kulture znanja je v veliko pomoč spoznanje, da je komuniciranje pomemben del uporabe znanja. Drugo pomembno obliko strukturne podpore najdemo v procesu upravljanja s človeškimi viri. Upravljanje s človeškimi viri opisuje glavne sisteme in procese, ki delujejo v organizaciji. Omogočajo učinkovito upravljanje s kadri od trenutka, ko se zaposlijo. To področje je kritični vidik oblikovanja učinkovite kulture znanja. O tem bo govora v nadaljevanju.

2.4 Upravljanje s človeškimi viri ( angl. HRM)

2.4.1 Upravljanje s človeškimi viri Definicija upravljanja s človeškimi viri, pomembni vidiki upravljanja s človeškimi viri

15

Upravljanje s človeškimi viri lahko opišemo kot organizacijske procese in sisteme, ki so nam v pomoč pri zaposlovanju novih kadrov, izbiri in vodenju kadrov. Le-ti so izdelani na splošno za celotno organizacijo, tako da v pričakovanjih do posameznika prevladujeta integriteta in uniformiranost.

2.4.2 Motivacija, komunikacija in vodenje Definicija in vrste motivacij Kaj je komunikacija, vrste komunikacije, kako pravilno komunicirati v podjetju Definicija, funkcija vodilnega in stili vodenja

2.4.3 Ugodnosti in nadomestila Definicije; glavne razlike med ugodnostmi in nadomestilom, pridobitno proti nepridobitnemu

2.4.4 Razvoj kariere in orientacija zaposlenih Načrt razvoja kariere (ocenitev, glavni cilji, namen učenja, učni smotri)

2.4.5 Formativno upravljanje Formiranje (proces vseživljenjskega učenja)

Sistemi upravljanja s človeškimi viri so namenjeni zagotavljanju vodenja zahtevanih delovnih aktivnosti, obnašanja in vrednot, ki naj bi delovale v organizaciji. V večjih organizacijah so lahko bolj definirane in objavljene. V manjših organizacijah lahko temeljijo na manj eksplicitnih sistemih. Ti sistemi so namenjeni kot podpora zaposlenim od trenutka, ko se zaposlijo, do trenutka, ko zapustijo delovno mesto. Ena od funkcij upravljanja s človeškimi viri je ta, da usmerja zaposlene glede na protokole in standarde, ki veljajo v organizaciji. Temu usmerjanju pomaga upravljanje znanja, ki daje zaposlenim namig glede strateških vrednosti znanja, pričakovanj družbe znanja in želene kompetence ter spodbuja ustrezen razvoj veščin. Upravljanje s človeškimi viri opozarja tudi na strateško vrednost znanja s pojasnjevanjem in objavljanjem organizacijskih standardov, pričakovanj glede vlog in nagrad. Kompetence v znanju se definirajo in spodbujajo preko različnih aktivnosti upravljanja s človeškimi viri. Splošne kompetence v znanju vključujejo sodelovanje, informacijske veščine, upravljanje, strateško planiranje in upravljanje odnosov.

16

Procesi upravljanja s človeškimi viri poudarjajo pomembnost učenja in razvoja. Pomagajo lahko tudi pri nenehnem bogatenju teh veščin skozi priložnosti za učenje in razvoj. Učenje na delovnem mestu poteka v več kontekstih: skozi delovne aktivnosti in izkušnje; z delitvijo strokovnega znanja in izkušenj; z mentorstvom s strani bolj izkušenih sodelavcev; s priložnostmi za formalno učenje znotraj organizacije. To je preko upravljanja s človeškimi viri moč spodbujati, še posebej tako, da se ugotovijo razvojne potrebe posameznika. Učinkovita družba znanja poskuša združiti svoje različne prednosti v znanju v osnovne sisteme, ki delujejo v organizaciji. Če se strateške potrebe odražajo v praksi upravljanja s človeškimi viri, se le-te lahko sprejmejo v funkcijske procese lokalnih enot. Organizacijska struktura vpliva na sprejemanje odločitev, komuniciranje in na inovativnost v organizaciji. To so pomembni vplivi upravljanja znanja. Zasedba delovnih mest opisuje postopke, ki so povezani z zaposlovanjem, izbiro in zadržanjem kadrov v organizaciji. Izvedbeni (operativni) menedžment zaposlene usmerja glede vlog in izvedbenih standardov, ki naj bi jih odražali. Kritični element teh aktivnosti je povratna informacija. Učenje in razvoj opisujeta različne načine s katerimi organizacija pomaga zaposlenim, da rastejo in se razvijajo. Organizacije vse bolj spoznavajo potrebo po spodbujanju razvoja posameznikov in vodij ter timov. Organizacijsko vrednotenje in pregled opisuje različne aktivnosti za nadzor stanja kulture in rezultatov v organizaciji ter rezultate. Kadrovanje je vedno pomembno, še posebej v družbi intenzivnega znanja. Kadrovanje vključuje številne delovne aktivnosti, ki organizaciji pomagajo pritegniti dobre kadre in jih spodbujati pri njihovem angažiranju v družbi znanja. Teh pet področij so osnovni elementi učinkovite strategije kadrovanja. Odražajo skrb dobiti pravo osebo za pravo vlogo in zagotavljati, da za izpolnjevanje pričakovanj dobijo prave informacije. Funkcija kadrovanja se nanaša tudi na potrebo po nadzoru in spodbujanju zdravega delovnega okolja. O vseh teh elementih bomo v nadaljevanju spregovorili podrobneje. Načrtovanje kadrov temelji na treh nizih analiz:

• strateških menjavah v vlogah in zahtevah glede kadrov • trendih kadrovanja znotraj organizacije in

17

• splošnem nameščanju novih kadrov. S predvidevanjem potencialnih sprememb v zahtevah do vlog zaposlenih je s pomočjo različnih scenarijev lažje identificirati dolgoročne potrebe po novih kadrih in se izogniti dragim imenovanjem, ki strateško niso koristna.

2.5 Sistemi upravljanja znanja Sistemi upravljanja znanja imajo tri glavne namene. Prvič, omogočajo učinkovito in odprto usvajanje in izmenjavo znanja. Drugič, olajšajo pridobivanje, dokumentiranje, prenos in uporabo znanja in uporabo znanja med različnimi skupnostmi znanja in posamezniki. Sistemi upravljanju znanja zagotavljajo, da so za spodbujanje in prenos le- tega uvedeni podobni sistemi in procesi. Kot tretje zagotavljajo večjo funkcionalnost znanja. Tako npr. ponujajo niz koristnih sistemov, kot je zagotavljanje, da so zajeta vsa ključna sredstva znanja, indeksirajo sredstva za učinkovito vzpostavitev in identifikacijo in oblikujejo skupno metodologijo in protokol, ki ju uporabljajo vsi člani. Kot vsi sistemi tudi sistemi upravljanja znanja delujejo po nekih osnovnih načelih. Imajo definiran namen in meje. Namen upravljanja znanja je pospeševati usvajanje znanja in njegovo širjenje v organizaciji. Vključujejo številne različne, vendar povezane komponente. Le-te pripomorejo h komuniciranju, usvajanju znanja, shranjevanju znanja in prenosu predmetov znanja med člani in sistemi. Sistemi upravljanja znanja so kompleksni sistemi, saj morajo podpirati veliko različnih interesnih skupin. Nekatere od teh interesnih skupin vključujejo končne uporabnike, t.j. tiste, ki sisteme uporabljajo za upravljanje svojega znanja; sistemske menedžerje, ki so odgovorni za oblikovanje in vzdrževanje sistemskih komponent, in menedžerje vsebin, ki so odgovorni za vzdrževanje kakovosti in obsega vsebine, ki jo najdemo v sistemih. Obstajajo štirje glavni podsistemi, ki prispevajo k celotnemu sistemu upravljanja znanja. Na kratko so to naslednji: : Upravljanje poslovnih procesov Opisuje procese, ki se zahtevajo za podporo poslovnim praksam v organizaciji. Nekateri tipični sistemi so tisti, ki se nanašajo na finance, upravljanje s človeškimi viri in sprejemanje odločitev. Uporabnikom znanja posredujejo natančne in tekoče informacije na katerih naj gradijo svoje znanje.

18

Upravljanje vsebin se nanaša na intelektualno vsebino sistemov upravljanja znanja. Na ta način je zagotovljeno, da uporabniki učinkovito obnovijo znanje o določeni temi. Upravljanje vsebin zagotavlja niz strategij za indeksiranje, organiziranje in shranjevanje virov, ki so povezani s sistemi upravljanja znanja. Upravljanje spletnih vsebin zagotavlja logično in dostopno ureditev vsebine in povezav. Tvori učinkovit spletni okvir, tako da uporabniki lahko dostopajo do sistemov upravljanja znanja. Za uporabnika še posebej predstavlja vmesnik, t.j. komunikacijski kanal, preko katerega uporabnik aktivno deluje s sistemi znanja. Aplikativnost upravljanja znanja zagotavlja uporabnikom uporabniške pakete in strokovna orodja za kreiranje in uporabo njihovega znanja. Aplikaciji sta npr. oblikovanje besedil in elektronska pošta. Ta dva produkta pomagata tudi pri upravljanju procesa dela, t.j. upravljanju različnih aktivnosti, ki prispevajo k rezultatu dela. Projektno upravljanje se močno opira na upravljanje delovnega procesa.

Modul 2 – Obvladovanje stresa Kaj je stres? Stres je reakcija organizma na previsoke ali izjemno visoke zahteve (tako fizične kot psihične), npr. pri vročinskih valovih, mrazu ali fizičnih in psihičnih obremenitvah. Na stres lahko vsakdo reagira na različne načine:

• telo oddaja hormone, ki so povezani s stresom (adrenalin ali kortizon),

• povečata se srčni utrip in krvni pritisk • po krvnem obtoku se prenaša več poživljajočih snovi kot npr. glukoza

in maščobe, • tvorijo se velike količine znoja.

Kor pravi dr. Hans Selye, je stres osnovna in normalna reakcija vsakega živega organizma na zgoraj omenjene pojave. Če do take reakcije ne bi prišlo, bi to pomenilo, da je organizem že mrtev. Vendar pa stres ni nujno negativen pojav. Vznemirjenje pred izvajanjem nove naloge, veselje zaradi prihajajočih počitnic ali potovanja, sta lahko stresna, pa vendar ju ne občutimo kot neprijetna. Stres postane nevaren, kadar traja daljše časovno obdobje in nam hkrati ostaja komaj kaj časa za sprostitev in počitek. rest. V takem primeru se lahko srečamo z neprijetnim pojavom. Pa vendar je stres na določeni stopnji zelo stimulativen in potreben faktor; na zelo nizki stopnji je njegova posledica apatija, dolgočasje in pomanjkanje zanimanja. Če povzamemo na kratko, najpogosteje citirane definicije stresa razdelimo v tri kategorije:

19

• Stres kot stimulator – neprijeten in moteč; v tej kategoriji najdemo različne neprijetne situacije kot stopnje hrupa, osebna zgodovina in dogodki, povezani z izgubo službe, nedavne bolezni.

• Stres kot reakcija na neprijetne zunanje spodbude – kot odziv na neprijetne situacije so tukaj opisane različne telesne in duševne reakcije.

• Stres kot dinamičen odnos med človekom in okoljem, kjer je potrebna določena stopnja truda za prilagajanje ali pa so okoliščine daleč izven našega dosega.

Simptomi Simptomi stresa so lahko različni in številni. Oseba, ki je v stresu, se pogosto ne zaveda, da veliko simptomov ni rezultat stresa:

• Občutek nervoze in notranji strahovi, • problemi s koncentracijo in spominom, • občutek strahu/groze, • depresivna čustva, • odpor do aktivnosti/sodelovanja v aktivnostih, • velik tek ali popolno pomanjkanje teka.

Simptomi stresa so lahko tudi fiziološki: pogosto se jih naziva tudi »funkcionalna bolezen«. To pomeni, da se pogosto pojavijo simptomi, ki so pomotoma diagnosticirani kot kronične ali dolgotrajne bolezni:

• problemi s prebavo (čir na želodcu, slabost, driska, itd.), • težave z dihanjem (pomanjkanje zraka in druge težave z dihanjem), • povečan srčni utrip, razbijanje srca ali bolečine v prsih, • problemi s spanjem, nespečnost, • težave s spolnostjo.

Stresa ne obvladujemo vsi enako dobro. V nekaterih primerih ni potrebno veliko, da pride do zgoraj omenjenih reakcij, medtem ko nekateri ljudje leta dolgo živijo stresno življenje, brez da bi občutili kakršnekoli težave.

Razlogi in povodi Vsaka sprememba, ne glede na to, kako pozitivna se zdi, nosi v sebi stresne spodbude, prizadene imunski sistem in dolgoročno lahko predstavlja grožnjo izgube zdravja ali razvoja stanja. Kot pravita Holmes in Rahe, večja kot je sprememba, večja je verjetnost bolezni. Na ta način je stres lahko rezultat dnevne aktivnost ali situacije, ki predstavlja napetost za organizem. V današnjih družbah so najpogostejši vzroki naslednji:

• prevelika količina dela, študija, gospodinjskega dela,

• začetek novega obdobja v življenju, npr. rojstvo otroka, ločitev, selitev, zamenjava službe,

20

• družinski problemi,

• psihični problemi,

• konflikti, prepiri, spori,

• bolezni,

• čezmerna uporaba alkohola, nikotina ali drog.

Stopnje stresa kot že omenjeno, je stres (duševno) stanje, ki se lahko razvije samo po sebi, in se odraža na različne načine. Glede na gornje kriterije je stres razdeljen na tri osnovne stopnje in se odraža v različnih spremembah človekovega obnašanja.

I. Na zmerni stopnji je organizem motiviran za boj proti temu pojavu. Trudimo se, da bi težave premagali z osredotočanjem na nalogo in spremembo dela, povečano stopnjo reakcije in moči, povečano stopnjo organizma za učenje in obdelavo podatkov, nadzorovanjem čustev in prikazovanjem le-teh na družbeno sprejemljiv način.

II. Nivo stresa se zapre do zgornjega praga človekove tolerance. Začnejo se pojavljati znaki disfunkcij v delovanju organizma. Pojavijo se naslednji vzorci obnašanja: fiksacije (vztrajamo pri togih rešitvah problemov), nagnjenost k izbiri najlažjih rešitev, problemi z zaznavanjem in poskušanjem reševanja problemov, težave z osredotočanjem in obsedeno zanimanje za podrobnosti, zmanjšana sposobnost za predvidevanje izida dejanj, nižja stopnja prilagodljivosti, spremenljive in nestanovitne reakcije in težave pri nadzorovanju čustev kot jeza, strah, itd.).

III. Zaradi dolgotrajnega stresa prihaja do destruktivnega obnašanja, ki prehaja v razkrojevalna načrtna ali ciljna dejanja (pozno prihajanje, odsotnost z dela), intelektualno nazadovanje in daljši odzivni čas, pogosto spreminjanje odločitev, nagnjenost k umiku, naprtitev odgovornosti drugim, beg v fantazijski svet, poskuse »omamljanja« z drugimi spodbudami kot so hrana, odvisnost od dela, pomanjkanje nadzora nad čustvi (nenadni izbruhi besa, agresivnosti,samoagresivnosti, itd.).

Zapleti Daljša obdobja stresa lahko prizadenejo različne telesne organe. Najpogostejši simptomi so visok krvni pritisk, srčni infarkt, težave s prekomerno težo, čir na želodcu in dvanajsterniku ali depresija. .

Kaj lahko storimo? Za začetek so v lekarnah brez recepta na voljo številna zdravila, ki so izdelana na osnovi zdravilnih zelišč. Le-ta blažijo učinke stresa.

21

Potrebno pa se je zavedati, da se ne gre zanašati izključno nanja, pač pa je potrebno najti vzroke in posledično temu rešitev zanje. Prvi korak pa je vsekakor spoznanje, da je v življenju vsakdo od nas odgovoren za stopnjo stresa. Stres je zapleteno vtkan v naše zaznavanje sveta okrog nas. To bo pripeljalo do sposobnosti, da bomo takrat, ko smo pod silnim vplivom čustev nadzorovali stopnjo stresa – jo po potrebi povečali ali zmanjšali. Da bi to lahko storili, moramo biti sposobni poimenovati dejavnike, ki stojijo za stresom, in jih razvrstiti glede na njihov izvor: Če jih povzročajo zunanji dejavniki, kot npr. odnosi z ljudmi, še posebej tesnimi prijatelji, sorodniki ali družino, je najbolj učinkovita tehnika pozitivno razmišljanje in tehnike vizualizacije. V primeru, da stres začutimo kot val adrenalina, je potrebno uporabiti tehnike sproščanja in aktivnosti za zmanjšanja adrenalina.

Kdaj se posvetovati z zdravnikom? • vsekakor takrat, ko pride do prej omenjenih psiholoških

simptomov.

• Ko začutimo, da se sami ne moremo več obvladati svojih psihičnih problemov.

Kaj lahko stori zdravnik? Odvisno od narave problema mora zdravnik poskušati preveriti, ali simptome povzroča izključno stres, ali pa jih je povzročilo kakšno bolezensko stanje. Priporočljiv je tudi obisk psihologa ali psihiatra in uporaba pomirjeval.

Preprečevanje Vsi vemo, da je bolje preprečiti kot zdraviti. Potrebno je, da si zagotovimo dovolj časa za počitek, sprostitev, da imamo čas za družinsko življenje ali konjičke. V konfliktnih situacijah ne smemo zatreti svojih čustev, izraziti moramo svoje mnenje. Glavni problem je preobilica dela. Četudi imamo malo časa, je dobro, da si vzamemo vsaj pol ure odmora. Pomembno je, da ugotovimo, ali obstajajo kakšni skriti, globlji problemi, ki so povezani z našim družinskim življenjem, zakonom, osamljenostjo ali pa se čutimo premalo cenjeni. Poskusimo najti kakšno občinstvo ali poslušalca, ki bo sočustvoval z nami. Poleg že omenjene potrebe po počitku in sprostitvi moramo poskrbeti tudi za dovolj spanja in redno gibanje. Ni potrebno posebej poudarjati, da nam alkohol, cigarete ali prekomerno uživanje kave ne bodo v pomoč. Šport je vedno izhod. Eden od načinov reševanja problema je ta, da se na stresni dogodek pripravimo. To je mogoče, če spoznamo, da je bolje nekaj storiti kot pa skrbeti zaradi grozečih težav, itd. Če to ni možno – zakaj ne bi vložili nekaj napora in razvili smisel za humor ter se naučili bolj učinkovito obvladovati čas? Pri obvladovanju stresa je prav tako učinkovito upravljanje s časom v kombinaciji z realnimi cilji. Potrebno ga je vsaj vzdrževati na stopnji,

22

ki omogoča, da se ne spremeni v neprijeten dejavnik, ki vpliva na vaše osebno ali strokovno delo. Nihče ni popoln in vsakdo lahko naredi napako. Velika modrost se skriva v reku, da je boljše sovražnik dobrega. Nobenega smisla nima biti perfekcionist, če je cena za to nesprejemljiva/neznosna. Ne pozabimo, da na nekatere dejavnike ne moremo vplivati. Naj vas ne skrbi, če ne morete spremeniti vremena ali ustaviti vojn. Poskusite spremeniti same sebe in s tem vplivati na svet v svoji neposredni bližini.

Zmanjšanje stresa Tehnike, ki so namenjene zmanjšanju stresa, lahko razvrstimo v tri kategorije:

• okoljske tehnike (za zmanjšanje spodbujevalcev stresa v okolju) – zmanjševanje teže dogodka, poskusiti zmanjšati negotovost, poslušanje pomirjevalne in sproščujoče glasbe po lastni izbiri;

• Fiziološke tehnike (priporočljive takrat, ko čutimo val adrenalina) – sproščanje mišic, nadzorovanje dihanja biofeedback;

• Miselne tehnike (najbolj ustrezne, kadar fiziološki vidiki pomembno vplivajo na stopnjo stresa) – duševno sproščanje, razumno in pozitivno razmišljanje, v spomin si prikličemo prijetne dogodke in dosežke, avtosugestija in samohipnoza.

Upravljanje stresa v podjetjih Razširjeno je mnenje, da je stres eden od najbolj prisotnih in pogostih »bolezni« na delovnem mestu. Stresa ne poskušamo preprečiti samo zaradi dejstva, da gre za posameznika in njegovo, fiziološko, somatsko ali družbeno delovanje. Stres povzroča dodatne neposredne ali posredne stroške tudi njegovemu podjetju. Dandanes pravilniki o delu temu posvečajo posebno pozornost in delodajalci so pravno zavezani k preprečevanju pojava stresa. Delovni model upravljanja s stresom naj bi bil splošnega značaja, da bi bilo v podjetju omogočeno njegovo ustrezno izvajanje. Na ta način se spremembe in modifikacije lahko prilagajajo različnim skupinam. Težko, če ne celo nemogoče, je napovedati katera tehnika se lahko izkaže za najbolj koristno, izbor vaj pa bi moral odražati diagnozo potreb, faktorje stresa, širše faktorjev, ki jih določi podjetje samo, njegovi zaposleni in zunanji pogoji, kot npr. kultura, itd. Zaradi tega je za nadaljnjo natančno izbiro možno predlagati samo splošni algoritem. Vsako podjetje bi moralo samo oblikovati lasten edinstven program upravljanja s stresom, ki bo najbolj ustrezal njegovim potrebam, virom in drugim dejavnikom. Učinkovitost kateregakoli programa za upravljanje s stresom je v veliki meri odvisna od tega, kako je bil oblikovan njegov splošni cilj Bolj ko je cilj natančen, realističen in dosegljiv, lažje je najti in izvajati ustrezno shemo. Pri načrtovanju se je treba zavedati želenih in dogovorjenih koristi tako za podjetje kot za posameznika, ki dela v tem podjetju. Prav tako so pomembni kriteriji po katerih se ta

23

program ocenjuje, zanemariti pa ne smemo niti vidika notranje »kulture«. Pomembno je poudariti, da učinki morda ne bodo neposredni in takojšnji, saj nekateri učinki postanejo vidni šele po daljšem obdobju. Preventivno upravljanje s stresom se danes smatra kot najbolj obetajoča in učinkovita metoda pri reševanju tega problema. Pogosto se o njem govori tudi kot o določeni filozofiji, ki naj bi promovirala in propagirala zdravje in dobro počutje posameznikov in podjetja. To najbolje dosežemo s preprečevanjem pojava dejavnikov stresa in z njimi povezanih spodbud ter oblikovanjem t.im. »eustresov«, t.j. pozitivne različice stresa (pozitivno vpliva na učinkovitost in razvoj posameznika in podjetja). Preventivno upravljanje s stresom temelji na petih osnovnih principih:

• Povratna informacija posameznik-podjetje (pravilno motivirani in energični posamezniki zagotavljajo uspeh podjetja in obratno).

• Delodajalci morajo nositi breme odgovornosti za dobro počutje posameznika v podjetju.

• Sprejemanje pravila, da je stres mogoče premagati.

• Odziv in reakcija posameznika na stres (potreba po neprestanem prilagajanju, sredstva in metode, pomanjkanje enotnega modusa operandi).

• Stres ni statični pojav, ampak znotraj podjetja živi svoje življenje, zato je ob vsakem času potrebno nadzorovati njegovo stopnjo in sheme za njegovo preprečevanje.

Sindrom izgorelosti Sindrom izgorelosti se pojavi takrat, ko delo ne daje več zadovoljstva in se zaposleni ne razvija več, čuti se preobremenjenega z delom, razočaran nad delom, ki mu je bilo včasih vir veselja ali zadovoljstva. Je tudi različica stresa, ki se pojavlja zaradi preobremenjenosti z delom, še posebej na delovnih mestih in med strokovnjaki, kjer se zaposleni ukvarjajo z drugimi ljudmi, med psihologi, pedagogi, učitelji, zdravniki, medicinskimi sestrami, itd. Pojavu so pogosto izpostavljeni perfekcionisti in deloholiki. Christina Maslach pravi, da obstajajo tri glavne sestavine sindroma izgorelosti:

1. Čustvena utrujenost – občutek praznine in odtekanja moči zaradi izjemnih čustvenih in psiholoških pritiskov in pričakovanj, ki so postavljena pred zaposlenega (s strani njega samega ali podjetja).

24

2. Razosebljenje – čustvo brezbrižnosti, cinizma, znižana stopnja empatije ali razumevanja potreb in pričakovanj drugih ljudi.

3. Zmanjšana stopnja samospoštovanja in razvrednotenje lastnih dosežkov – občutek zapravljanja časa, napor na delovnem mestu.

Resnost pojava najbolje odražajo morebitni rezultati, med katerimi so: odpor do odhoda na delo, neprestano pritoževanje o pomanjkanju volje ali dolgotrajno delo, občutek izoliranosti, splošen pesimizem v življenju, naraščajoče število negativnih izkušenj v vsakdanjih medsebojnih stikih, nervoza, agresivnost, pogoste bolezni, problemi z vegetativnim sistemom, težnje k samomoru. .

Stopnje sindroma 1. stopnja: glavoboli, nespečnost, pogosti prehladi, občutek razdraženosti in splošne nelagodnosti. Zadoščajo kratke počitnice in počitek. 2. stopnja: nekontrolirani izbruhi jeze, nespoštovanje drugih, slabše opravljeno delo. V takem primeru so lahko bolj kot strokovna pomoč učinkovite daljše počitnice, hobiji in z njimi povezane aktivnosti ter stiki s prijatelji,. 3. stopnja: pospešeno pojavljanje fizičnih, psihosomatskih in psihičnih stanj in pojavov, depresije, nenadni valovi strahu, občutek odtujitve. Pojavijo se lahko tudi krize, ki niso povezane z delom (težave v zakonu, družini). Zelo priporočljiva je strokovna pomoč. Toda ali lahko v današnjem svetu konkurence storimo karkoli, da bi to preprečili? Na srečo je odgovor »da«. Zaposlitev si poiščimo na delovnem mestu, ki ustreza našim kvalifikacijam in izkušnjam, poskusimo se razviti in dojemati svet na objektiven način, naučimo se kako obvladati stresa in kako ga preprečiti.

Izhod • Poskusite si zastaviti jasne, dosegljive delne cilje.

• Vzdržujte ravnovesje med intenzivnim delom in počitkom, da boste obnovili energijo.

• Ne pozabite se umiriti takrat, ko delo zahteva intenzivnejše stike z drugimi ljudmi.

• Dela ne jemljite kot svojo osebno zadevo.

• Poskrbite zase in svoje potenciale.

25

• Vseskozi spoznavajte sami sebe, da boste v polnejši meri izkoristili svoje sposobnosti.

• Osredotočite se na tisto, kar je resnično pozitivno, razmišljajte pozitivno.

Preprečevanje in preventiva – dolžnosti delodajalca Delodajalci se morajo zavedati, da so oni tisti, ki so odgovorni za to, kako se njihovi zaposleni počutijo in kako delajo. Zato morajo poskrbeti, da ne pride do sindroma izgorelosti; oni so tisti, ki bodo odgovorni pred celotno družbo. Zato je pomembno, da se z zaposlenimi pogovarjajo in da zgradijo odnose, ki bodo temeljili na zaupanju, da bodo razumeli dejavnike prizadevnosti in truda pri delu ter da bodo modro sprejemali odločitve, ki se nanašajo na zaposlene. Na kratko, delodajalec ima še dodatno obveznost informirati čim več zaposlenih o sindromu, njegovih vzrokih in z njimi povezanimi vidiki. To lahko stori z izobraževanjem, pozitivnim nadzorom (informirati o zadevah, povezanih z zdravjem in kariero), z organiziranjem izobraževanja o medsebojnih in učinkovitih sposobnostih komuniciranja, orientiranosti k skupini, preprečevanju konfliktov, ustvarjanju kulture podjetja, itd.

Modul 3 – Komuniciranje na delovnem mestu

3.1 Pisno komuniciranje

3.1.1 Notranje komuniciranje Memorandumi, opozorila/informacije, neuraden časopis znotraj podjetja, priporočila; organiziranje družabnih dogodkov kot npr. božična zabava za otroke zaposlenih, podpora športnih ali prostočasnih društev za zaposlene, dogovor z drugimi podjetji, da za zaposlene nudijo posebne popuste.

3.1.2 Zunanje komuniciranje Pisma (posebno besedišče, oblika), faksi Neposredno, jasno, vljudno in sintetično pisanje Strateško komuniciranje: kako se spopadati s krizami, kako šibke trenutke spremeniti v najmočnejše točke v podjetju.

3.1.3 Uradno komuniciranje in bonton Uradna pisna komunikacija Komuniciranje preko interneta/elektronske pošte Neposredna, telegrafska vrsta komuniciranja

26

Zavedati se neustrezne rabe interneta. Messenger/elektronska pošta naj bi bila v pomoč pri komuniciranju med oddelki/podružnicami.

3.2 Besedno komuniciranje Interno komuniciranje Komunikacija navzgor/naraščajoča, vodoravno in navzdol, tvorijo most, ki zapira vrzel med številnimi hierarhičnimi točkami. komuniciranje se lahko konča z govoricami in opravljanjem.

3.3 Nebesedno komuniciranje

Komunikacijski trikotnik (upoštevajoč oči, usta) Odnos Položaj: govorica telesa, rok, glas in vonj Prostorski pas: 3 nivoji potrebe po prostoru, dotik Obleka

3.4 Mednarodna komuniciranje

3.4.1 Globalno komuniciranje V današnjem času veliko podjetij komunicira globalno, zato morajo poskrbeti za komunikacijo. Le-ta se spreminja s kulturo, vrednotami in načeli.

3.4.2 Medkulturno komuniciranje Ljudje, ki se pri delu ukvarjajo s poslovnim komuniciranjem, bi morali kultivirati svojo sposobnost komuniciranja in pogajanj z različnimi kulturami.

3.4.3 Kulturne ovire pri uspešnem komuniciranju Učinkovito komuniciranje z ljudmi različnih kultur predstavlja poseben izziv. Kulture dajejo ljudem načine razmišljanja – načine kako vidijo, slišijo in interpretirajo svet. Tako imajo za ljudi različnih kultur enake besede različen pomen, tudi če govorijo »isti jezik«. Če so jeziki različni in je za komunikacijo potreben prevod, se poveča možnost nesporazumov.

27

4 Modul 4 – Izbirno

4.1 Samorazvoj Samorazvoj je prevzemanje osebne odgovornosti za lastno učenje in razvoj skozi proces ocenjevanja, refleksije in ukrepanja. Kako ga uporabiti? Kdaj ga uporabiti? Individualna strategija razvoja je formalni dokument, ki specificira posameznikove razvojne cilje in kako le-ta načrtuje njihovo izvajanje. Hkrati je lahko orodje za pospeševanje osebnega razvoja.

4.2 Spolno nadlegovanje Definicija, vrste

Vzroki in posledice, preprečevanje, zakonodaja v EU Spolno nadlegovanje obstaja že od nekdaj, vendar pa so strah in pomanjkanje zakonodaje v mnogih družbah imeli za posledico, da se o njem ni govorilo. Dandanes je spolno nadlegovanje dejstvo o katerem se govori tako doma kot v javnosti. Neprijetne spolne ponudbe, prošnje za spolne usluge ter drugo verbalno ali fizično obnašanje spolne narave predstavljajo spolno nadlegovanje. Prizadene lahko posameznikovo delovno učinkovitost ali ustvari zastraševalno, sovražno ali ofenzivno delovno okolje. Spolno nadlegovanje ni mit in prizadene žrtvino življenje. Nadlegovane niso samo ženske in nadlegovalec je lahko istega spola. To poglavje se ukvarja s spolnim nadlegovanjem in številnimi vrstami le-tega, z zakoni nekaterih evropskih držav, ki urejajo to slabo obnašanje, načini preprečevanja in popravljanja situacije. Spolno nadlegovanje ni nov pojav, niti ni nekaj, kar se ne dogaja pogosto. Na splošno je to situacija, ki se dogaja na delovnem mestu. Danes se o spolnem nadlegovanju govori zaradi odkritosti in ker se o tem veliko govori v medijih, obstaja pa že od nekdaj. Dejstvo je, da se s spolnim nadlegovanjem v tem stoletju ukvarja tudi zakonodaja. Na delovnem mestu prihaja do odnosov, ki jih moramo razumeti in jih proučiti, da bi jih izboljšali. Eden od pojavov je spolno nadlegovanje, star problem, o katerem pa se kot o problemu razpravlja šele sedaj zaradi naraščajočega pomena državljanskih pravic in zavedanja vloge žensk v družbi. Obstaja več vrst spolnega nadlegovanja, ki segajo od verbalnega ali neverbalnega obnašanja do fizičnih kontaktov. Kar zadeva Evropsko unijo ima večina držav zakone, ki to področje urejajo, kar pa ne velja za vse države, ki so v EU vstopile med zadnjimi.

28

Zadevo in je potrebno obravnavati na podlagi zakona, ki ureja diskriminacijo na delovnem mestu. Spolnemu nadlegovanju so najbolj izpostavljene ženske, njegove žrtve pa so tudi moški, ali pa se dogaja med istospolnimi osebami. Žrtve spolno nadlegovanje redko prijavljajo, ker jih je sram ali pa se bojijo, da bi izgubile službo. Posledice spolnega nadlegovanja ne prizadenejo samo žrtve pač pa tudi njene sodelavce in celotno delovno okolje. Vsi udeleženci so zato zainteresirani, da se prepreči/razreši. Profil žrtve spolnega nadlegovanja je ženska do starosti 34 let, samska in strokovno usposobljena, poredko spozna, da je žrtev spolnega nadlegovanja, okolje pa jo prisili, da tega ne prijavi. Profil nadlegovalca je menedžer ali njen predpostavljeni v starosti 45 let, poročen, ima otroke, je srednje izobražena, izjemno uglajena osebnost. Pomembno vlogo mora odigrati vodstvo, saj je preventiva najboljši način, da se spolnemu nadlegovanju izognemo. Zato mora vodstvo poskrbeti za ozaveščenost in razpravo med zaposlenimi ter sodelavci in vzpodbujati izobraževalne programe za preprečevanje spolnega nadlegovanja. Kolektivni sporazumi v svojih besedilih vedno pogosteje obravnavajo spolno nadlegovanje, saj je sindikatom in ženskim sekcijam uspelo obelodaniti ta problem.

4.3 Komuniciranje preko interneta /elektronske pošte in bonton

Pošiljanje elektronskih sporočil je najbolj razširjena internetna storitev ter za večino uporabnikov, še posebno za začetnike, predstavlja prvi stik z internetom. Z veliko mero gotovosti lahko trdimo, da vsaj 90% ljudi, ki imajo dostop do interneta, uporablja tudi elektronsko pošto. Z zakonodajo je določeno kaj je dovoljeno in kaj ne. Glede internetne komunikacije obstajajo določeni predpisi in nepisana pravila, z namenom, da se komunikacija ohranja na dostojnem nivoju. Ta pravila se imenujejo “netiketa” – angl. netiquette (pravila lepega obnašanja v internetu). Nespoštovanje in neupoštevanje teh pravil ima lahko za posledico očrnitev ali prepoved uporabe internetnih storitev. Na seminarju predavatelj skupaj z udeleženci identificira kodeks obnašanja, ki ga mora upoštevati vsakdo, ki komunicira preko interneta.

29

4.4 Trpinčenje na delovnem mestu (mobing) Mobing je izraz za sistematično slabo ravnanje s podrejenimi, sodelavci ali nadrejenimi, ki lahko, če se ponavlja ali poteka kontinuirano, povzroči žrtvam resne socialne, psihične in telesne zdravstvene težave. Prvi je "mobing" definiral švedski raziskovalec nemškega rodu H. Leymann, ki je opredelil kar 45 različnih dejanj, značilnih za psihično nasilje, ki jih lahko razdelimo v pet skupin:

- z delom povezana dejanja, ki lahko vključujejo spreminjanje žrtvinih delovnih nalog na negativen način ali oviranje žrtve pri izpolnjevanju teh nalog;

- socialna izolacija, ki lahko vključuje prekinitev komunikacij z določeno osebo ali izločitev posameznika iz družabnih dogodkov v organizaciji;

- osebni napadi ali napadi na posameznikovo zasebno življenje z zasmehovanjem, žaljivimi opazkami ter podobnim;

- verbalne grožnje ter kritiziranje, vpitje ali sramotenje v javnosti;

- širjenje govoric.

Ob tem je zelo pomembno, da ohranimo samozavest, se izogibamo samoobtoževanju, utrjujemo socialne stike in iščemo pomoč v družini in med prijatelji brez nepotrebnega sproščanja negativnih čustev. Posledice mobinga so škodljive za vse: za žrtev, za sodelavce in za podjetje samo. Če ste podvrženi dejanjem, ki so nenehna, dolgotrajna in katerih cilj je, da bi vas izrinila iz delovne skupine ali delovnega mesta, ste žrtev mobinga in poiskati morate pravno pomoč. Zadnje ugotovitve o aktivnostih na področju mobinga so optimistične in upravičeno lahko pričakujemo spremembe na bolje.: manj pojavov mobinga in boljše možnosti za potencialne žrtve pri iskanju ustrezne pomoči.

5 METODOLOGIJA

• Kratek uvod v teorijo (frontalen) • Delavnice - aktivne metode: praktične vaje, delo v skupinah,

študija primera, igra vlog, udeleženci interpretirajo situacije, uporaba video kamere, diskusija, itd.

30