Izrada tehničkih specifikacija

i analize tržišta

Sadržaj

Uvod • Uloga i važnost • Tko što radi? • Utjecaj na druge dokumente i procese

Tehničke specifikacije

• Općenito • Tehnički zahtjevi • Dodatne usluge • Podaci o dostavi

Analiza tržišta

• Nadležna institucija i osoba, opravdanost i svrha nabave • Potencijalni dobavljači • Proizvodi • Porijeklo robe • Cijene • Usluge

Najčešće greške

Uloga i važnost

Ključni dokumenti kod natječaja za nabavu roba:

Tehničke specifikacije

• odraz stvarnih potreba

korisnika za određenom

opremom

• definiraju potrebne

karakteristike proizvoda

te dodatne usluge

• moraju biti u skladu sa

svrhom ugovora

Analiza tržišta

• dokaz da se oprema s

traženim karakteristikama

može nabaviti na tržištu

unutar zadanog

cjenovnog okvira

• pokazuje koliko su

zahtjevi za opremom

realni u odnosu na stanje

na tržištu

Tko što radi? (I)

Korisnik izrađuje tehničke specifikacije te provodi

analizu tržišta (u fazi programiranja)

Za izradu tehničkih specifikacija ponekad potrebno

angažirati vanjske stručnjake

Istraživanje

tržišta

Tehničke

specifikacije

S finalnim Projektnim sažetkom dostavljaju se u SAFU

Nakon prvog drafta Projektnog

sažetka – dostavlja se u EK s

drugim draftom Projektnog sažetka

Nakon drugog drafta Projektnog

sažetka - dostavlja se u EK s trećim

draftom Projektnog sažetka

Tko što radi? (II)

Voditelj projekta unutar SAFU kontrolira i

komentira dokumentaciju

Analizu tržišta je najčešće potrebno ažurirati u

fazi pripreme natječajne dokumentacije

Nakon zaprimanja finalnih verzija - izrada

natječajne dokumentacije

Utjecaj na druge dokumente i procese (I)

Izravan utjecaj na natječajnu dokumentaciju, tehničku i

financijsku ponudu, odabir ponuda te na sam ugovor i

njegovu provedbu

Tehničke specifikacije su dio natječajne dokumentacije i

postat će aneks ugovora koji će eventualno biti

dodijeljen kao rezultat natječaja

Na temelju tehničkih specifikacija i analize tržišta se

definiraju svi najvažniji podaci u natječajnoj

dokumentaciji: predmet ugovora, nazivi opreme,

količine, dodatne usluge, iznosi garancija, rokovi, kriteriji

odabira itd.

Natjecatelji pripremaju svoju tehničku i financijsku

ponudu na temelju zahtjeva postavljenih u tehničkim

specifikacijama

Analiza tržišta definira maksimalnu cijenu koju smo

spremni platiti za pojedini ugovor/lot – izravni utjecaj na

odabir ponuda

Što su tehničke specifikacije jasnije to će biti manje

pitanja i potreba za klarifikacijama tijekom natječaja,

odnosno procesa odabira ponuda!!!

Loše tehničke specifikacije mogu prouzročiti brojne

probleme tijekom provedbe ugovora

Utjecaj na druge dokumente i procese (II)

Tehničke specifikacije

Općenito (I)

Moraju biti jasne, sažete, neutralne i osigurati jednak

pristup svim ponuditeljima

Zabranjeno spominjati ili opisivati proizvod određene

marke i time favorizirati ili isključivati određene

proizvode

U iznimnim slučajevima (npr. OS) moguće koristiti izraz

“or equivalent”

Mogućnost grupiranja u lotove:

• Ukoliko se unutar jednog natječaja nabavljaju različiti

tipovi opreme

• Podjela mora biti logična i u skladu sa stanjem na

tržištu

• U analizi tržišta mora biti vidljivo da postoje

dobavljači koji mogu isporučiti opremu za cijeli lot Tehničke specifikacije sadrže minimalne zahtjeve koje

ponuđena oprema mora zadovoljiti ukoliko nije drugačije naznačeno u specifikacijama

• Riječi kao što su “minimum”, “at least”, “or higher” nije potrebno stavljati u specifikacije

Općenito (II)

Tehnički zahtjevi (I)

Izbjegavati izraze - “high quality”, “high end”, “state of the

art”, “excellent”, itd.

Ne smiju sadržavati izraze kao što su “approximately”,

“around”, “adequate”, “cca”, itd., kao i neke druge

neodređene poput “other tools”, “after signing of the

contract” i slično…

Nijedan zahtjev ne smije biti naveden kao opcionalan –

svaki zahtjev naveden u tehničkim specifikacijama je

obavezan

Zahtjevi moraju biti postavljeni na način da se za vrijeme

odabira ponuda mogu ocijeniti sa DA ili NE (zadovoljava

ili ne zadovoljava)

Voditi računa da na tržištu postoji proizvod koji će zadovoljiti sve zahtjeve postavljene u tehničkim specifikacijama (svaki NE znači i eliminaciju ponude)

Tehničke specifikacije ne smiju biti predetaljne

Nije potrebno definirati standardne zahtjeve za koje je jasno da ih svi proizvodi (ili barem velika većina) na tržištu sigurno zadovoljavaju

Problem ISO certifikata

Moguće u obliku dodatka tehničkim specifikacijama, detaljnije opisati što se od opreme želi i u kakvom okruženju bi trebala funkcionirati, opisati postojeću infrastrukturu itd.

Tehnički zahtjevi (II)

Razne usluge koje se traže od ugovaratelja, nužne da bi

isporučena oprema mogla funkcionirati za predviđenu svrhu

Dijele se ovisno o vremenu kad ih ugovaratelj treba obaviti

Dodatne usluge

Usluge prije

prihvata

robe

Usluge

nakon

prihvata

robe

Usluge prije prihvata robe

(Provisional Acceptance)

nakon isporuke opreme (može i prije), a preduvjet

su za potpisivanje potvrde o privremenom

prihvatu robe

instalacija, konfiguracija, integracija, kalibracija,

trening, testiranje, dostava dokumentacije itd.

potrebno ih je opisati unutar specifikacija

pojedinog proizvoda

preporuka: tražiti instalaciju!

Usluge nakon prihvata robe (After-sales usluge)

sve usluge koje se traže od ugovaratelja nakon

potpisivanja potvrde o privremenom prihvatu robe

(Provisional Acceptance)

produžetak standardne garancije (commercial warranty),

održavanje, nadogradnja opreme, vrijeme odaziva i

otklanjanja kvarova, dostupnost rezervnih dijelova i

održavanja itd.

Potrebno ih opisati u zasebnoj tablici na kraju

specifikacija za svaki pojedini lot te troškove istih uračunati

u analizu tržišta

Podaci o dostavi

Uz tehničke specifikacije potrebno je priložiti dostavnu

listu

U dostavnoj listi potrebno navesti:

• adrese, nazive institucija, imena osoba koje će

preuzeti opremu, njihove kontakt podatke i količine

koje treba dostaviti na svaku pojedinu adresu

Potrebno definirati rokove isporuke, dodatnih usluga i

„after-sales“ usluga (naznačiti u dostavnoj listi ili u

analizi tržišta)

Analiza tržišta

Nadležna institucija i osoba,

opravdanost i svrha nabave

Nadležna institucija te odgovorna osoba unutar institucije

Opravdanost nabave i svrha opreme mora biti navedena

Nabava mora biti opravdana kvalitativno i kvantitativno te u skladu sa svrhom projekta – kratko opisati ciljeve i svrhu projekta, što se točno želi postići ugovorom, kakvo je sadašnje stanje unutar institucije, koje su potrebe za opremom, u koje svrhe će se oprema koristiti itd.

Predvidjeti mogućnost varijacija - nabave dodatne količine maksimalne vrijednosti do 25% cijene za taj lot/ugovor

Potencijalni dobavljači

POTREBNO JE:

Prikupiti ponude od minimalno pet potencijalnih dobavljača

Diversificirati što je moguće više porijeklo dobavljača – što više stranih firmi (minimalno dvije)

Kontaktirati dobavljače, a ne proizvođače

Ponude moraju odgovarati minimalno razini zahtjeva traženih u tehničkoj specifikaciji

Upit mora biti temeljen na tehničkim specifikacijama (ali se one u tom obliku i sa svim detaljima ne smiju slati dobavljačima)

Ponude i tehnička dokumentacija moraju biti priloženi uz analizu tržišta

Proizvodi

Navesti tražene količine uz naziv proizvoda (mora

biti u skladu s TS)

Navesti ponuđeni model proizvoda

Uključiti što više različitih modela – isti modeli

ukazuju na to da su tehničke specifikacije “skrojene”

prema određenom modelu

Iz priložene tehničke dokumentacije ili linkova mora

biti vidljivo da svi proizvodi zadovoljavaju sve

tražene karakteristike

Porijeklo robe

Svi proizvodi navedeni u analizi tržišta moraju

zadovoljavati pravilo porijekla robe (PRAG, 2.3)

Pod „origin“ navesti zemlju porijekla proizvoda za

koji je prikupljena ponuda prilikom istraživanja

tržišta (ne navoditi popis prihvatljivih zemalja iz

PRAG-a)

Potrebno pravovremeno ukazati na moguće rizike i

probleme vezane uz porijeklo robe ili npr.

nedostatak potencijalnih dobavljača koji mogu

udovoljiti svim zahtjevima (zahtjev za derogaciju)

Cijene

U analizi tržišta moraju biti izražene jedinične cijene

proizvoda

Cijene moraju biti prikazane bez poreza

Potrebno definirati referentnu cijenu za svaki proizvod

Referentna cijena:

• Ne računati prosječnu cijenu - odbaciti ekstreme i

uzeti najvišu od preostalih

• U slučaju sličnih cijena - uzeti najvišu od svih 5

• U slučaju velikih odstupanja – revidirati tehničke,

utvrditi koja bi cijena bila realna za proizvod

traženih karakteristika

Maksimalna cijena (I)

Potrebno je uvijek definirati maksimalnu cijenu koju smo spremni platiti po pojedinom lotu/ugovoru

Povećanje do 20% potrebno obrazložiti

Maksimalna cijena (ili zbroj maksmalnih cijena u slučaju lotova) mora biti unutar alociranog budžeta

Maksimalna cijena je obvezujuća cijena prilikom odabira ponuda

Maksimalna cijena (II)

Maksimalna cijena može biti

• Ukupna cijena

dobivena

istraživanjem

tržišta

• Ukupna cijena uvećana i zaokružena na veći iznos (max do 20%) kako bi se predvidjeli dodatni troškovi: rast cijena na tržištu, razlike u specifikacijama, after-sales usluge itd.

Usluge

Procjena troškova “after-sales” usluga također mora biti

uključena u analizu tržišta:

• kao zasebna stavka ili

• mora biti jasno naznačeno da su troškovi uračunati u

cijenu proizvoda

Troškove usluga prije prihvata robe (instalacija,

testiranje, trening…) potrebno je uračunati u cijenu

proizvoda

Ostatak natječajne dokumentacije

Contract Forecast (Najava natječaja)

Objavljuje se najmanje 30 dana prije objave

Procurement Notice-a (Objave natječaja)

Obavezan za Međunarodni otvoreni postupak

Kratka indikacija predmeta/sadržaja natječaja

Input korisnika – podjela na lotove i “contract

description” (mogući podaci iz Projektnog sažetka)

Nije pravno obvezujući

Procurement Notice (Objava natječaja)

Objavljuje se najmanje 30 dana nakon objave Contract

Forecast-a (Najave natječaja)

Obavezna za Međunarodni otvoreni postupak (Official

Journal)

Lokalno se objavljuje za Lokalni o. p. (link na

EuropeAid-u) i „Summary PN‟ u lokalnom tisku

Input korisnika – podjela na lotove i “contract

description” (mogući podaci iz Projektnog sažetka),

period Isporuke i Implementacije, te Selekcijski kriteriji

Tender Dossier (Natječajna dokumentacija)

Tijelo natječajne dokumentacije – skup dokumenata

Sadržaj tender dossier-a (prema PRAG-u):

A Instruction to Tenderers (Upute za ponuditelje)

B Draft Contract (Nacrt ugovora), Special Conditions

(Posebni uvjeti) and Annexes (incl. Technical

Specifications)

C Further Information

D Tender Form for a Supply Contract (Obrazac za

ponuditelje)

Ostatak natječajne dokumentacije

Najvažniji dokument – ITT (Upute za ponuditelje):

• Predmet ugovora

• Rokovi

• Unit price vs. Hybrid

• Valjanost ponude (90 dana od roka za podnošenje

ponuda)

• Sadržaj ponude: Tehnička i Financijska ponuda i

Dokumentacija

• Kriterij dodjele: cijena

• Varijacije: do 100% količine i do 25% vrijednosti ugovora

Dokumenti koji ulaze u ugovor

Contract agreement (Ugovor)

Special Conditions

General Conditions (Annex I)

Technical Specifications

(Annex II)

Technical Offer (Annex III)

Budget breakdown (Annex IV)

Specified forms and other relevant documents

(Annex V)

Najčešće greške

Tehničke specifikacije

• Tehničke specifikacije rađene prema točno

određenom proizvodu

• Prerestriktivne tehničke specifikacije

• Predetaljne tehničke specifikacije

• Zastarjele tehničke specifikacije

• Nelogična podjela na lotove

• Nejasni zahtjevi

• Korištenje imena proizvođača/proizvoda

• Neusklađenost s analizom tržišta i ostatkom natječajne dokumentacije

• Neobavezni zahtjevi

• Porijeklo robe / standardno jamstvo

Analiza tržišta (I)

• Opravdanje i svrha su nejasni ili nisu u skladu sa svrhom

projekta

• Neusklađenost s ostatkom natječajne dokumentacije

• Nelogična podjela na lotove

• Nedovoljan broj ponuđača

• Različiti ponuđači unutar istog lota

• Ponuđači iz iste zemlje

• Isti ponuđeni modeli

• Neusklađenost između analize tržišta i priloženih ponuda

Analiza tržišta (II)

• Nezadovoljavajuće porijeklo robe

• Cijene s obračunatim porezom

• Velike razlike u cijenama

• Računanje prosječne cijene

• Nelogičan odabir referentne cijene

• Neuključivanje troškova usluga u analizu

• Neodređivanje maksimalne cijene

• Neopravdano povećanje maksimalne cijene

Pitanja

Kontakt

Tibor Kallay

Savjetnik u Odjelu II, Ured za osiguranje kvalitete

dokumenata

tibor.kallay@safu.hr

Zahvaljujemo na pažnji!