Upload
rene-van-stekelenborg
View
218
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Minister Pronk en secretaris-generaal Den Dunnen vroegen zich af of het mogelijk was om 5000 overheidsinkopers te mobiliseren om 5% van hun gezamenlijk jaarlijks besteedbaar budget van 5 miljard gulden duurzaam in te kopen.
Citation preview
Jaarverslag 1999
9f
Jaarverslag 1999
juli 2000
Programmabureau Duunaam lnkopenKoÉe Spaarne 3í2011 AJ HaarlemTelefoon: 023- 540 24 20Telefax: 023- 545 25 50
e-mai I : servicepu nt@i nkopers. netwebsite : www.inkopers.net
documentnummer: Virage-599
RAAKVLAKKEN METANDERE ACTIVITEITEN.......... ...............19
5.1 DUURZAAM BOUWEN .............. .......... 19
5.2 ENERGIE EFFINCIENCY RIJKSOVERHEID ........19
5.3 MILIEUKEURMERKEN......... ...............19
FTNANCIËN .............21
oRGAN|SATTE ............. ...........23
7.1 BESTUURLTJKE COMMISSIE............. .............23
7 .2 CONTACTGROEPEN, WERKGROEPEN EN PANELS .............. .........23
7.3 PROGRAMMABUREAU............... .....24
BIJLAGEN
BIJLAGE 1 DEELNAMEVERKLARING MET TOELICHTING
BIJLAGE 2 SAMENSTELLING BESTUURLIJKE COMMISSIE
BIJLAGE 3 LEDEN CONTACTGROEPEN, WERKGROEPEN EN PANELS
VOORWOORD
De startbijeenkomst op 25 november was het hoogtepunt van 1999. Na een periode
van intensieve voorbereiding is vanaf dat moment naar buiten getreden met het
programma Duurzaam lnkopen.
Bijdragen van vele mensen hebben dit mogelijk gemaakt. lk hoop ook in de komende
opbouwfase van het programma op de bijdragen van velen te mogen rekenen om het
programma tot een succes te maken. Samenwerken doe je met elkaar en velen
handen maken licht werk. Daarom zijn ook die bijdragen van belang waarvan de
inkoper wellicht zelf denkt dat het een onbeduidende bijdrage is.
De aandacht voor inkopen is stijgende en geleerd kan worden van het bedrijfsleven dat
in toenemende mate ervaart wordt dat de kosten van inkoop van strategische belang
zijn. ln de autoindustrie met zijn overcapaciteit is de organisatie van de inkoop cruciaal
voor het bedrijfsresultaat. Bekend is dat de hoge kosten voor de inkoop van rompen en
vleugels hebben b'rjgedragen aan het failliet van Fokker.
De kansen voor duurzamer inkopen zijn bij overheden om twee redenen groter dan bij
het bedrijfsleven. 1.)Overheden z'rjn vrijer om informatie uit te wisselen omdat ze nietmet elkaar concurreren. 2.) Meer dan bij het bedrijfsleven vraagt het algemeen belang
er om, ook sociale, en milieuaspecten te betrekken bij inkoopbeslissingen.
Duuzaam lnkopen wil de goede inkoopervaringen van enkele overheidsdienstenveralgemeniseren en beschikbaar maken voor alle overheden. Velen, de bestuurlijke
commissie voorop, geloven in deze gedachte. De uitdaging is de gedachte totwerkelijkheid maken. De ontwikkeling van internet biedt hier een kans die zijns gelijke
in de papieren wereld niet kent. Een uitdaging is echter geen uitdaging als er geen
risico's aan zijn verbonden. De belangrijkste bedreigingen voor Duurzaam lnkopen
zijn; de weinig professionele organisatie en versnippering van de strategische
inkoopfunctie bij veel overheden. De toegang tot internet voor inkopers binnen de
overheid en de veiligheidsaspecten bij het werken met internet. Overheden werken
immers met veel vertrouwelijke databestanden.
Of Duuzaam lnkopen een succes wordt blijft spannend. De bestuurlijke commissiegelooft in het succes van de uitdaging die is aangenomen vanwege de
duuzaamheidswinst die het kan opleveren.
R. den DunnenVoozitter bestuurlijke commissie Duurzaam lnkopen
4
INLEIDING
ln de nota Milieu en Economie, die medio 1997 door de regering aan de TweedeKamerwerd aangeboden, werd een milieugericht overheidsaanschaffingenbeleidaangekondigd als kansrijk perspectief. ln de nota is 10 miljoen gulden over 5 jaar
uitgetrokken voor een stimuleringsprogramma, om de betekenis van de factor milíeu
bij inkopen en aanbestedingen van overheden te versterken. Hiermee wordt aan de
markt duidelijk gemaakt dat aandacht voor milieu gewenst is.
Het onderwerp op zichzelf is niet nieuw. Vanuit de voorbeeldfunctie die van een
overheid wordt venaracht is door diverse overheden sinds het begin van de jaren
tachtig regelmatig aandacht gegeven aan milieugerichte inkoop. Ook de invoeringvan milieuzorgsystemen leidt tot aandacht voor de milieuaspecten van de inkoop.Wat echter ontbreekt is samenhang en afstemming. De gezamenlijke koopkrachtvan alle overheidsinstanties beloopt circa 60 miljard gulden (= 27.23 miljard euro).
Samenhang en afstemming kan de positie van de gezamenlijke overheden op de
markt versterken en daarmee het streven naar een duurzame samenleving binnende context van de vrije markt.
Na de verschijning van de nota Milieu en Economie is binnen VROM en EZ eenproces op gang gebracht om het stimuleringsprogramma op te zetten met alswerktitel een Milieugericht OverheidsAanschaffingenBeleid. Deze werktitel van hetprogramma is begin 1999 gewijzigd in Duurzaam lnkopen.
ln 1999 is de bestuurlijke commissie van het programma met haar werkzaamhedenbegonnen. De voorbereidingen voor de start van het programma zijn afgerond met
de start bijeenkomst op 25 november in Madurodam. Op deze startbijeenkomst zijnalle gemeenten, provincies, waterschapen en ministeries opgeroepen deelnemer te
worden namens de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), Hetlnterprovinciaal Overleg (lPO), de Unie van Waterschappen (UvW) en het kabinet.
Voor de communicatie binnen en over het programma is gekozen voor het internetals primair medium. Daarnaast worden ook de traditionele communicatiemiddeleningezet om de doelgroep te bereiken. Vanaf de startbijeenkomst zal het programma
zich verder ontwikkelen. Venruacht wordt dat deze ontwikkelingsfase circa twee jaarin beslag neemt. Waardoor het programmazal volgroeid zijn op het moment datnaar verwachting de toegang tot internet voor alle overheidsinkopers gemeengoedis.
ln dit jaarverslag wordt een ovezicht gegeven van de activiteiten in 1999. Feitelijke
gegevens over het deelnemers aan het programma en de samenstelling van het
verschillende overleg gremia zijn bijgewerkt tot 1 juni 2000.
VISIE EN HOOFDLIJNEN VAN DUURZAAM INKOPEN
2.1 HOOFDLIJNEN
Het doel van het programma Duurzaam lnkopen is drieledig:
1. Het stellen van een voorbeeld voor anderen'
2. Het bereiken van directe milieuwinst'
3.Hetbeïnvloedenvandemarktdoorhetscheppen/vergrotenvandeVraagnaarmindermilieubelastendeproouctenendoorhetstimulerenVanmilieugerichte
Productinnovatie'
om deze doelen te bereiken is gekozen voor het stimuleren en faciliteren van een
gecoÓrdineerdeduurzameinkoopdoordienstenvanderijksoverheid,provincies,gemeentenenwaterschappenopbasisvandevolgendeuitgangspunten.
l.overhedennemenopbasisvanvrijwilligheiddeelaanhetprogrammaDuurzaam lnkoPen'
2.HetprogrammamoetflexibelzijnenvoldoendekeuzevrijheidlatenaandeinkoPende organisatie'
3.Detevolgenaanpakmoetaansluitenopdehuidigeinkooppraktijkeneerderleidentotverminderingdanvergrotingvandewerklastvaninkopers.
4.Hetprogrammamoetwordenuitgevo'erdmeteenrelatieflichteenflexibeleorganisatie :r. -^^aatzt ,,o. krocr:hikhare
5.omdubbelwerktevoorkomenwordtgebruikgemaaktvanbeschikbareinformatie en kennis en zalin net prog-ramma aansluiting worden gezocht bij
bestaande en lopende initiatieven binnen het werkveld'
Voor het jaar 2000 zijn als operationele doelen gesteld:
1. 100 deelnemers aan het programma'
2. Het gemiddeld maandelijks publiceren van een advies
3.Aanheteindvanhetjaar5000bezoekersvandewebsitepermaand.
HetprogrammaDuurzaamlnkopenrichtzichzowelopprimairealsfacilitaireinkopen.Primaireaankopenvloeienrechtstreeksvoortuiteenaaneenoverheidtoegewezentaak(openbaregroenvoorziening,aanlegenonderhoudvanrioleringen(water)wegen.Facilitaireaanschaffingenbetreffengoederenendienstendienodigz'rjnvoorhetuitvoerenVaneentaakmaardaarvoornietspecifiekzijn(kantoorapparatuur,-artikelenen-inrichting'papier'drukwerk'cateringenschoonmaak).
Het programma is erop gericht de inkopende organisaties bij te staan. Er wordt ook
samenwerking gezocht met partijen buiten de overheid voor zover er een
gezamenlijk belang is.
Ter ondersteuning van de uitvoering van alle activiteiten is per l oktober 1998 een
programmabureau Duurzaam lnkopen ingesteld. Naast een kleine vaste staf, is er
binnen het Programmabureau voor specifieke projecten een poel van deskundigen
beschikbaar op het gebied van milieu, inkoop en communicatie.
I nfo rm atievoorzie n i n g
Er wordt een elektronische databank opgebouwd om inkopers te helpen tijdens alle
fasen van het inkoopproces. De databank is te raadplegen via de website
www.inkopers.net. Milieucriteria voor producten en diensten nemen hierin een
centrale plaats in. Enezijds zalworden aangegeven welke duurzaamheidcriteria
kunnen worden gehanteerd met in acht name van functionele eisen, concurrerende
prijzen en voldoende keuzemogelijkheden (aanbieders). Daarnaast wordt
aangegeven welke extra duurzaamheideisen ten opzichte van dit basis advies
kunnen worden gesteld en wat de consequenties van dit extra eisen zijn ten
aanzien een of meerdere van de aspecten pr'rjs, functionaliteit en
keuzemogelijkheden.
Niet alleen inkoopfunctionarissen kunnen hiervan profiteren maar ook leveranciers
kunnen op basis van deze criteria beter inspelen op de wensen van hun klanten-
Bovendien kunnen ook inkopers bij bedrijven en particuliere organisaties hieruan
gebruik maken.
Handreiking voor organisaties om Duurzaam Inkopen te íntegreren in hun
procedures
Het gaat hierbij om hulpmiddelen voor inkopende organisaties om zelf aan de slag
te gaan. Dit kan bijvoorbeeld door Duurzaam lnkopen op te nemen en vast te
leggen in een inkoopbeleidsplan en mensen verantwoordelijk te maken voor de
uitvoering daarvan. Het betreft hier een management instrument dat vergelijkbaar is
met de brochure voor productgerichte milieuzorg'
Monitoring
Monitoring is belangrijk om mensen en organisaties blijvend te motiveren door te
laten zien dat hun b'rjdrage zin heeft gehad en om kennelijk nutteloze activiteiten te
schrappen of nog eens goed door te lichten. Dat geldt zowel op de schaal van de
individuele organisatie als op nationale schaal. Binnen het programma zal
voortdurend aandacht worden gevraagd voor de effecten die de diversebeleidsinstrumenten bewerkstelligen.
VrijwÍllige afspraken
Om draagvlak binnen een organisatie te krijgen voor Duurzaam lnkopen is
commitment van bestuurders en management onontbeerlijk. Dit kan bereikt wordenvia een verklaring waarmee individuele bestuursorganen zich bereid verklaren meete doen aan het programma Duurzaam lnkopen. Daarmee wordt beoogd Duurzaamlnkopen te maken tot een programma voor overheden door overheden. Alsbelangrijk positief bijeffect wordt hiermee tevens een krachtig signaal afgegevenaan de markt om bij de bepaling van hun assortiment rekening te houden metduurzaamheid.
Deelnemers aan het Programma Duuzaam lnkopen zullen:
1. de binnen het programma vastgestelde adviezen te betrekken bij hun
inkoopactiviteiten,
2. de ervaringen met de adviezen terugkoppelen naar het programma terverbetering en actualisering van de adviezen,
3. Binnen de eigen organisatie in het jaarverslag of het milieujaarverslagrapporteren in welke mate de adviezen hebben geleid tot concrete toepassing bijinkopen en aanbestedingen en zijn terug te vinden in afgesloten contracten.
Deelname aan het programma Duurzaam lnkopen laat de keuzevrijheid en deverantwoordelijkheden van de deelnemers voor de eigen inkopen enaanbestedingen onveranderd.
Netwerk
Onderdeelvan het programma is het opbouwen van een netwerk vaninkoopfunctionarissen, die een bijdrage willen leveren aan Duurzaam lnkopen inhun eigen organisatie en bereid zijn ervaringen te delen met collega's. Dit netwerkkan worden gebruikt om het ontwikkelde instrumentarium in de praktijk te toetsenen verder te verspreiden (bottom-up benadering). Het netwerk kan ook wordenbenut om andere inkoopinformatie uit te wisselen en daarmee de professionaliteitvan de inkoopfunctie bij overheden en samenwerkingsverbanden tussen overhedente bevorderen.
Het programma is praktisch van aard en sterk op de inkooppraktijk gericht. Hetprogramma heeft zijn oorsprong in het betrekken van milieuaspecten in hetinkoopproces en milieuaspecten zijn verreweg het best uitgewerkt engedocumenteerd voor toepassing in het inkoopproces. Dit neemt niet weg dat ook
I
andere aspecten van duurzaamheid in het programma aan de orde kunnen komen.
Criteria hiervoor zijn dezelfde als die voor milieuaspecten. Er moet een draagvlak
zijn bij de deelnemende overheden, het criteria moet praktisch hanteerbaar en
controleerb aar zijn in de inkoopprakt'rjk. Er moet sprake zijn van objectiviteit in
verband met de aanbestedingsregels. ln het kader van het programma Duurzaam
lnkopen worden geen nieuwe criteria ontwikkeld. Er wordt gebruik gemaakt van
bestaande informatie en ervaring die breder toegankelijk wordt gemaakt. Het meest
concrete voorbeeld van een breder aspect van duurzaamheid in het programma zijn
de criteria die ten grondslag liggen aan het Max Havelaar keurmerk. Deze criteria
worden betrokken bij de adviezen op het terrein van de catering-
Hogere kosten en gebrek aan capaciteit worden door inkopers vaak genoemd als
belangrijke belemmeringen voor Duurzaam lnkopen. ln het programma wordt met
deze punten rekening gehouden in de adviezen aan te geven aangegeven welke
duurzaamheidcriteria kunnen worden gehanteerd met in acht name van functionele
eisen, concurrerende prijzen en voldoende keuzemogelijkheden (aanbieders).
Daarnaast wordt aangegeven welke extra duurzaamheideisen ten opzichte van dit
basis advies kunnen worden gesteld en wat de consequenties van dit extra eisen
zijn ten aanzien een of meerdere van de aspecten prijs, íunctionaliteit en
keuzemogelijkheden.
Aan het mogelijke capaciteitsprobleem wordt tegemoet gekomen door de
hulpmiddelen goed aan te laten sluiten op de bestaande inkoopprocedures. Het is
zelfs aannemelijk dat de geïntensiveerde aandacht voor de inkoop als gevolg van
het programma tot kostenbesparing en efficiencyverbetering leiden.
2.2 VISIE
Om de doelen uit de nota milieu en economie te bereiken is het programma
Duurzaam lnkopen ontwikkeld en wordt het verder uitgebouwd. Het is een
programma waarin informatie, activiteiten en projecten bij elkaar komen die mede
bijdragen aan het vergroten van de toepassing van duurzaamheidcriteria bij inkopen
en aanbesteden. Kenmerk van het programma is een inbreng vanuit een veelheid
van organisaties op verschillende terreinen die gerelateerd zijn aan Duurzaam
lnkopen. Kern van het programma vormen de inkoopadviezen met betrekking tot
duurzaamheid die de deelnemende overheden met elkaar opstellen'
Het programma heeft de website "www.inkopers.net" als het centrale
communicatiemiddel met een aantrekkelijke, professionele en actuele uitstraling.
Onmisbaar voor inkopers en gemakkelijk toegankelijk, niet alleen voor
i nformatiezoekers maa r ook voor i nformatieverschaffers.
10
De website en het servicepunt moeten uitgroeien tot een informatie- encommunicatiebron die iedere inkoper kent en gebruikt. De website wordt eenmarktplaats waar iedereen informatie kan zoeken en aanbieden om duurzaam in tekopen. Op de marktplaats gelden regels bijvoorbeeld voor de afbakening tussencommerciële en niet-commerciële informatie.
Soorten informatie:1. Duurzaam inkoop adviezen.2. lndividuele ervaringen met bepaalde aanschaffingen / aanbestedingen.3. Vragen om bepaalde expertise.4. Leveranciersinformatie.5. Nieuws over Duurzaam lnkopen (mijlpalen, goede voorbeelden, ervaringen).6. Algemeen nieuws over inkopen (regelgeving, professionalisering).7. Congressen, symposia en opleidingen.8. Discussieplatform waar actuele zaken kunnen worden besproken.
Het programma Duurzaam lnkopen is een programma van, voor en dooroverheden. Door het ondertekenen van een deelnameverklaring geeft een overheiduiting aan haar betrokkenheid bij het programma. Via de bestuurlijke commissiebepalen zij de regels van Duurzaam lnkopen. Daarnaast wordt iedereen betrokkendie bijdraagt aan het bereiken van het doel van programma Duurzaam lnkopen. HetProgrammabureau faciliteert de informatie uitwisseling en is verantwoordelijk voorde toepassing van de regels voor het beheer van de website.
De inkoopadviezen van het programma worden gemaakt door de deelnemerswaarbij het Programmabureau het voortouw heeft bij opstellen van conceptadviezenop basis van informatie van inkopers en leveranciers.
11
DEELNEMERS
Tot en met 31 mei 2000, bij de definitieve vaststelling van dit jaarverslag, zln 44deelnameverklaringen ontvangen.
Daarnaast heeft de provincie Zuid Holland in het ontwerp beleidsplan Milieu en
Water dat in februarij.l. voor inspraak is gepubliceerd aangegeven mee te gaan
doen met het programma Duurzaam lnkopen. De inspraaktermijn loopt tot 1 mei,waarna het beleidsplan in het najaar van 2000 door de provinciale staten zal
worden vastgesteld.
De bestuurlijke commissie heeft zich ten doel gesteld eind van dit jaar 100
deelnemers aan het programma. Wanneer het aantal deelnemers blijft groeienzoals in de afgelopen maanden lijkt deze doelstelling haalbaar. Op langere termijnis deelname van het overgrote deel van alle overheden aan het programma hetdoel.
Gemeenten1. Achtkarspelen2. Andijk3. Breukelen4. Ede
5. Etten - Leur6. Ferwerderadiel7. Gaasterlàn - SleatL Goor9. Markelo10. Naarden
11. Neede12. Nijmegen13. Sint Anthonis14. Slochteren15. Soest16. Stein
17. Tilburg, servicebedrijf facilitaire zaken
18. Utrecht19. Zeevang
Provincies1. Drenthe
12
2. Fryslàn
3. Noord - Brabant4. ZeelandS. Zuid Holland (voornemen in ontwerp beleidsplan milieu en water, februari
2000)
Waterschappen1. Amstel Gooi en Vecht, tevens Dienst Waterbeheer en Riolering.
2. Boarn en Klif3. Goeree - Overflakkee4. Groot Maas en Waal
5. Marne en Middelsee6. Reest en Wieden7. Regge en Dinkel
8. Uitwaterende Sluizen in Hollands Noorderkwartier
9. Schieland
10. Vallei & Eem
11. West - Brabant12. Westfriesland
Ministeries1. Algemene zaken2. Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
3. Economische Zaken
4. Financiën
5. Ondenruijs, Cultuur en Wetenschappen
6. Sociale Zaken en Werkgelegenheid
7. Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer
8. Verkeer en Waterstaat.
Samenwerki n gsverbanden
Parkstad Limburg
Samenwerkingsverband van de gemeenten Heerlen, Kerkrade, Landgraaf,
Brunssum, Nuth, Voerendaal, Simpelveld, en Onderbanken
13
4.1
ACTIVITEITE N OVE RZI C HT
BESTUURLIJKE COMMISSIE
Op 1 1 maart 1999 is de bestuurlijke commissie voor het eerst bijeen geweest. DeIeden van bestuurlijke commissie vanuit de gemeenten, provincies enwaterschappen zijn voorgedragen door respectievelijk VNG, IPO en UvW. Hetprogramma is een initiatief van de ministeries van VROM en EZ en beide zijn in debestuurlijke commissie vertegenwoordigd. Waarbij de vertegenwoordiger vanuit EZzorg draagt voor een goede afstemming met de activiteiten van dit ministerie op hetterrein van inkopen zoals; de aanbestedingsregels, het actieplan professioneelinkopen, elektronisch aanbesteden en innovatief aanbesteden.
De bestuurlijke commissie fungeert tevens als het platform, zoals bedoeld in hethoofdstuk duurzaam en elektronisch inkopen van het bestuursakkoord nieuwe stijl.
De bestuurlijke commissie heeft in 1999 driemaalvergaderd. De belangrijksteactiviteiten van de commissie in 1999 hadden betrekking op; de ontwikkeling vande visie (hoofdstuk 2), de relatie met het bestuursakkoord nieuwe stijl (BANS) enrapportage in het kader van het BANS, de deelname verklaring, de voorbereidingvan de startbijeenkomst, een communicatieplan, het werkplan voor 2000 en hetinstellen van een eenmalige aanmoedigingsprijs Duuzaam lnkopen met daaraangekoppeld geldprijs van f|.50.000, =.
4.2 SPECIFIGATIES
ln november 1999 zijn de eerst drie specificaties geleverd en geplaatst op www:inkopers.net. Binnen het Primaire inkoopsegment is een milieuspecificatie voorwerktuigen en gereedschappen opgesteld. Binnen het facilitaire inkoopsegment is
een specificatie opgesteld voor Kopieerpapier, en Multifunctionele Apparatuur &Kopieerapparaten.
ln het 4" kwartaal zijn de voorbereidingen getroffen voor de volgende specificatiesbinnen het Primaire inkoopsegment: Bussen en Vuilniswagens, Beschoeiingen enWegmeubilair en bestratingsmateriaal. En binnen het Facilitaire inkoopsegment:
Bedrijfsrestaurant, Warme en Koude Drankautomaten, Drukwerk, Computers enComputersupplies.
De oplevering van de milieuspecificaties is conform het Werkplan 1999 uitgevoerd.De doorlooptijd van de panels is verkort. ln de tweede helft van het jaar heeft het
14
Programmabureau de start van de panels intensief begeleid om ze zo efficiënt en
resultaat gericht te laten verlopen.
4.3BIJEENKoMSTENVAN22JUNIEN25NoVEMBER
Op 22juni is er een informele bijeenkomst georganiseerd voor alle betrokkenen bij
de voorbereiding van de start van Duurzaam lnkopen. T'rjdens deze bijeenkomst is
het communicatieplan toegelicht en zijn de folder en het nulnummer van de
nieuwsbrief Duurzaam lnkopen gepresenteerd'
Het servicepunt Duurzaam lnkopen is op 25 november 1999 in Den Haag
(Madurodam) officieel van start gegaan. Onder grote belangstelling hebben
secretaris-generaal R. den Dunnen (vRoM) namens minister Pronk, burgemeester
J. Fokkens namens de VNG, commissaris van de koningin J'A' van Kemenade
namens het IPO en dijkgraaf J.H. van der Vliet namens de UvW collega
bestuurders opgeroepen om deel te nemen aan het programma Duurzaam
lnkopen. ,Kennis delen'was het overkoepelende thema van de startbijeenkomst. ln
Madurodam zijn inkopers, beleidsmakers, bestuurders van gemeente tot
waterschap, van provincie tot rijksdienst aanwezig geweest, in totaal 175
deelnemers. Na de officiële opening van de website en de oproep aan alle
overheden om de deelnameverklaring hebben de deelnemers met elkaar van
gedachten gewisseld aan vier discussietafels. De discussie werd voortgezet in een
van de speakercorners. Met een plenaire terugmelding en een borrel is de
startbijee nkomst afgesloten'
4.4 SERVICEPUNT
Het Servicepunt Duurzaam lnkopen is in 1999 opgebouwd om de positie te
vervullen van dé professionele, deskundige en onafhankelijke vraagbaak voor
milieubewust inkopen. De centrale boodschap richting de inkopers is: kijk vooruit,
versta uw vak; koop duurzaam in, de kwaliteit is goed en het hoeft niet duur te z'tjn'
De uitgewerkte boodschap varieert per situatie, product en doelgroep.
ln 1999 is het Plan van Aanpak Servicepunt opgesteld, geaccordeerd en in
uitvoering gebracht. ln het vierde kwartaal is de proef van het servicepunt overgaan
in de definitieve vorm. De werkgroep voor de inrichting van het servicepunt is vier
keer bij elkaar geweest.
Met de inrichting van het definitieve servicepunt wordt gestreefd naar het op langere
termijn bewerkstelligen van duurzame inkoop door overheidsinkopers' Dit kan door
15
de milieukwaliteit van de inkoopsegmenten zichtbaar te maken en te houden.
Continu wordt gewerkt aan het op peil houden van de kennisinfrastructuur.
4.5 MONITORING EN EVALUATIE.
Om inzicht te krijgen in van de mate waarin milieuvriendelijk wordt ingekocht dooroverheidsinkopers is een monitor uitgevoerd. De doelstelling van de monitor is te
meten of alle initiatieven van overheid en bedrijfsleven op het terrein vanmilieuvriendelijk inkopen leiden tot een verbetering. Daarvoor worden metingen
uitgevoerd in 2000, 2001 en 2003.
ln 1999 zijn de voorbereidingen voor de nulmetíng in 2000 getroffen. Het bureau
R&M Research en Marketing uit Maastricht heeft de opdracht voor de meting
gekregen na vergelijking van drie offertes..
De nulmeting bestaat uit de volgende onderdelen:
a. Hoe staan Ínkopers zelf tegenover milieuvriendelijk inkopen (attitude)?
b. Hoe is dit in het beleid van de organisatie verweven (meting van het beleid)?
c. ln hoeverre wordt dit in de praktijk toegepast (performance)?
ln november is een pilot onderzoek uitgevoerd. Naar aanleiding van de resultaten is
de aanpak op kleine aspecten aangepast. Begin 2000 is de nulmeting werkelijke
uitgevoerd.
ln 1999 is besloten de evaluatie van de producten te verschuiven. De evaluatie zal
worden uitgevoerd wanneer de producten en activiteiten ten minste een jaar ingebruik zijn.
4.6 COMMUNICATIE
De communicatie doelstellingen voor het Programma Duurzaam lnkopen hebben
betrekking op het beïnvloeden van kennis, houding en gedrag van de overheids-inkopers, bestuurders en beleidsmakers. De communicatie heeft als doel het
vergroten van de bekendheid van het programma, het vergroten van de kennis, hetontwikkelen van een positieve houding ten aanzien van Duurzaam lnkopen en het
stimuleren van milieuvriendelijk gedrag. De doelstelling voor de intern betrokkenen
is: informeren, betrekken en motiveren.
De communicatiestrategie steunt op vier pijlers. Op de eerste plaats ontwikkelt het
communicatietraject zich langs twee sporen: een pushstrategie gericht op
beleidsmakers en een pullstrategie gericht op uitvoerende inkopers, gesegmenteerd
16
per product. Hierbijwordt rekening gehouden met cultuurverschillen tussen de
verschillende overheidslagen en gestreefd naar communicatie mede op grond van
meetbáre resultaten en doelen zowel voor het programma als geheel als ook voor
individuele overheidsorganisaties'
op de tweede plaats wordt het accent gelegd voorlopers, om vervolgens ook op
volgers te focussen. Op de derde plaats zal de bekendheid van het programma
€mpagnematigvergrootworden.opdevierdeplaatswordtaansluitinggezochtbijde percepties die een rot spelen bij de inkoop' Ook zalworden ingehaakt op trends
zoals de professionalisering van de inkoop en de voordelen die Duurzaam lnkopen
kan bieden op het gebied van arbo, veiligheid en verbruik' Kortom' de communicatie
zal moeten aansluiten bij dat wat de 'inkoper' beweegt'
De werkgroep communicatie is in 1999 vier keer bijeengekomen' ln juli is gestart
met de uitvoering van het communicatiepran waarbij de nadruk lag op de
organisatie van de startbijeenkomst op25 november 1999' De in 1999 ontwikkelde
huisstijl voor het Programm aDuurzaam lnkopen is in datzelfde jaar gebruikt voor
het maken van het nulnutt"r van de nieuwsbrief, productflyers (voor
groenvoorziening, papier en kantoorapparatuur). ln diverse vakbladen zijn
advertenties gezet.
4.7 ELEKTRONISGHE WINKEL
ln 1999 zijn twee bijeenkomsten georganiseerd van een tiental overheden met als
thema een interne elektronische bedrijfswinkel. op de eerste bijeenkomst is kennis
genomen van ontwikkelingen bij het Nederlands lnkoopcentrum' de Raboshop en
binnen de kantoorartikelenbranche. Afgesproken is gezamenlijk een stappenplan te
ontwikkelen voor de opzet van een elektronische winkel binnen de eigen
organisatie. De tweede bijeenkomst werd georganiseerd door de Belastingsdienst
en het Ministerie van Financiën. op deze bijeenkomst is onder voorzitterschap van
de toekomstige voorzitter van de NEVI, J. Snijder hierop nader ingegaan aart de
hand voor ervaringen binnen shell. De derde bijeenkomst zalworden
georganiseerd door het ministerie van EZmetals thema welke standaards zijn er
voor de programmatuur voor opzetten van een elektronische winkel met als te
komen tot een aanbeveling van een standaard die voor alle overheden bruikbaar is'
4.8 OVERIGE CONTACTEN
Een keer per twee weken is er een gezamenl'rjk overleg van de opdrachtgevers
(ministerievanVRoMenEZ)meteenvertegenwoordigervanhet
17
Programmabureau. Afstemming over EZ-projecten als duurzaam Aanbesteden en
Professioneel lnkopen vindt ook in dit overleg plaats.
Met het VNO NCW is de afspraak gemaakt dat het bedrijfsleven steeds zal worden
benaderd voor advisering en informatieverschaffing bij het opstellen van
inkoopadviezen. Namen van contactpersonen vanuit het bedrijfsleven worden door
VNO NCW verstrekt.
Op basis van ondezoek naar de haalbaarheid van de twee door de NEVI
(Nederlandse Vereniging voor inkoopmanagement) ontwikkelde modules is
geconstateerd dat er op dit moment nog relatief weinig bekend Ís en veel
terughoudendheid bestaat bij de overheidsinkopers voor Duurzaam Inkopen. Op
basis deze bevindingen is besloten te wachten met het aanbieden van de modules.
Overleg is gevoerd met de leveranciers van kantoorartikelen verenigd in de OSTAN
(Office and Stationery Trade Association Netherlands) over de voortzetting van het
project Standaard Milieuinformatie Kantoorartikelen (Stamikan) in het kader van
Duuzaam lnkopen. Eind 1999 lagen de zienswijzen van OSTAN en Duurzaam
lnkopen nog uit elkaar.
18
5 R/MKVLAKKEN MET ANDERE ACTIVITEITEN
5.1 DUURZAAM BOUWEN
Uitgangspunt is dat informatie over Duurzaam Bouwen wordt opgenomen in
Duuzaam lnkopen voor zover het inkoop- en aanbestedingstrajecten betreft.Afstemming vindt plaats om dubbel werk te voorkomen en om de gebruiker steedsnaar de juiste informatie te leiden onafhankelijk van de wijze waarop hij binnenkomt.
ln 1999 is het Nationaal Pakket Duurzaam Bouwen voor de GWW gereedgekomen. De pakketten voor de Woningbouw en Utiliteitsbouw zijn vernieuwd. Deaanscherping van de energie maatregelen volgt uit de aanscherping van de EnergiePrestatie Coefficiënt (EPC). ln spoor daarvan is in samenwerking met demarktpartijen het ambitieniveau van de pakketten verhoogd. Een deel van de
wijzigingen sluit aan bij de ontwikkelingen in het lndustrieel, FlexÍbel en Demontabelbouwen (lFD).
ln 1999 is het beleidsprogramma duurzaam bouwen 2000-2004 voorbereid. Tijdensde laatste vergadering van de duboraad in 1999 heeft staatssecretaris Remkes(VROM) persoonlijk het eerste exemplaar van het beleidsprogramma Dubo 2000-2004 en de Monitoringsrapportage 1995-1999 overhandigt aan de leden van deduboraad. ln 2000 wordt het beleidsprogramma bediscussieerd met een aantalbetrokken organisaties ter voorbereiding op een gesprek met de Straatssecretaris.
5.2 ENERGIE EFFINCIENCY RIJKSOVERHEID
ln het kader van het EER-programma (Energie Efficiency Rijkshuisvesting) wordtgestreefd naar een energiebesparing van 17o/o in het jaar 2000 bij de Rijksoverheid.ln opdracht van EZ voert NOVEM dit programma uit. Een belangrijke bron vanenergiegebruik wordt gevormd door kantoorapparatuur als faxen, printers,
kopieermachines en computers. NOVEM voert momenteel onderzoek uit om via deinkoop eisen te stellen aan het energiegebruik van nieuwe kantoorapparatuur.Vanuit het programma duurzaam inkoop zal hierop worden aangesloten en zullenvoor de overige milieuaspecten eisen worden opgesteld. Een vertegenwoordigervan Novem heeft zitting genomen in de werkgroep kantoorapparatuur.
5.3 MILIEUKEURMERKEN
De Stichting Milieukeur heeft voor een vijftigtal producten milieucriterÍa ontwikkeldop basis waarvan het recht wordt verleend een milieukeur te dragen. Een aantalproducten wordt ook door overheden ingekocht. Het is echter niet toegestaan om
19
producten met milieukeurvoor te schrijven omdat hiermee producten die welaan deonderliggende eisen voldoen maar geen milieukeur dragen worden gediscrimineerd.Het ligt dan ook voor de hand om de onderliggende eisen zo veel mogelijk tegebruiken bij de inkoop. De eisen die Milieukeurmerken (Blauwe Engel, NordicSwan, Ecolabeletc.) stellen aan producten worden betrokken bij het opstellen vande specificaties in kader van Duurzaam lnkopen indien deze eisen niet conflicterenmet de behoeften van inkopers (de eisen zijn immers afgestemd op de behoeftenvan consumenten en niet op die van overheden).
20
6 FINANCIËN
ln het kader van de Nota Milieu en Economie is 10 miljoen gulden beschikbaargesteld voor een periode van 1998 tot en met 2002. Onderstaand overzicht geeft
weer hoe de middelen over de tijd zijn verdeeld, welke middelen reeds zijn verplicht
en de verwachtingen ten aanzien van de bestedingen voor het Programmabureau in
de komende jaren.
Financieeloverzicht Duurzaam lnkopen in kf.
Beschikbaar Verplicht Besteedbaar Voorziene Ruimte
1998 1.ooo 1.ooo :esteding
1999 2.000 2.000
2000 3.000 1.708 1.217 . 539 (opties) 680
2001 2.000 - 2.000 1.500 500
2002 2.000 - 2.000 1.500 500
Verleende opdrachten ten laste van het budget Duurzaam Inkopen.
. Opdracht aan Virage te Haarlem voor de uitvoering van het Programmabureau
tot 1 januari 2000.
16 september 1998 fl.2.006.869,00aanvulling 15 oktober 1999 fl. 251 .939,59 (deel communicatieplan)
aanvulling 15 december 1999 fl. 35.837,50 (servicepunt)
Totaal f1.2.294.646,09
. Opdracht aan Research en Marketing te Maastricht voor het uitvoeren van een
nulmeting.
15 oktober 1999 fl. 74.612,50
o Advies Shell lnternational te Den Haag ten behoeve van elektronische winkel.
4 november 1999 fl. 24.675,00
21
o Opdracht aan Virage te Haarlem voor de uitvoering van het Programmabureau
van 11112000 tot 11112001'
9 deèember 1999 f]t.2.388.224,00 (basis+2" deel communicatie)
De uitvoering van het communicatieplan waarover de commissie positief heeft
geadviseerd zoals is gesplitst in de aanvulling van 15 oktober en een verhoging van
àe opdracht voor 2000. Het communicatieplan loopt van medio 1999 tot juli 2000.
om financieel administratieve reden heeft het echter de voorkeur de opdrachten per
kalenderjaar te verstrekken.
22
ORGANISATIE
7.1 BESTUURLIJKE COMMISSIE
De Bestuurlijke Commissie bestaat uit vertegenwoordigers van de deelnemendeoverheden op bestuurlijk niveau. De bestuurlijke commissie komt 3 à 4 maal perjaar bijeen. De Bestuurlijke Commissie is verantwoordelijk voor de beleidsmatigeaspecten van Duurzaam lnkopen.
Bijlage 2 bevat de leden van de bestuurlijke commissie.
7.2 CONTACTGROEPEN, WERKGROEPEN EN PANELS
Gontactgroepen
De contactgroepen leggen de brug tussen programmadoelen en de uitvoeringdaarvan voor zover het de overheidsinkopers betreft. De contactgroepen zorgen
ook voor de inzet van mensen en met name voor de committent voor de uit voerenwerkzaamheden. De contactgroepen komen afhankelijk van de prioriteit van deonderwerpen eenmaal per kwartaal bijeen en vergaderen sinds 20Q0 gezamenlijk.
De contactgroep is verantwoordelijk voor: het aansturen van de algemeneadvisering naar de werkgroepen, het maken van keuzen voor de uit te werkeninkoopsegmenten en het bepalen van het moment dat informatie actualiseríngbehoeft.
De contactgroepen Algemene Zaken, Primair- en Facilitair inkopen zijn in 1999 3keer bijeengekomen. De contactgroepen hebben in 1999 het PB geadviseerd overhet in 1999 op te stellen werkplan voor het jaar 2000. De contactgroepenaccorderen de milieuspecificaties en geven prioriteit aan de inkoopsegmentenwaarvoor milieuspecificaties opgesteld dienen te worden.
Werkgroepen en panels
Een Milieuspecificatie wordt opgesteld door een werkgroep (4 tot 6 personen)waarin vertegenwoordigers (inkopers en deskundigen) van overheden, eencoórdinator en een inkoopspecialist van het Programmabureau vertegenwoordigdzijn. Nadat de werkgroep de Milieuspecificatie heeft opgesteld wordt de inhoud en
bruikbaarheid getoetst door een leveranciers, specifiek en algemeen panel. Demilieuspecificatie wordt voorgelegd aan een panel waarin verschillende leveranciersvertegenwoordigen zijn. Het specifieke panels met 5 à 10 inkopers rond eenbepaalde productgroep. Deze inkopers geven de eerste inhoudelijke toetsing aan
23
milieu-informatie van die producten waarin zij ztln gespecialiseerd. Het algemenepanels van 30 á 40 personen: primaire en facilitaíre inkopers. Deze panels voerende tweede toetsing uit. Er is dan sprake van een panel, dat onafhankelijk is van deproductén. Dit panel is groot genoeg voor een algemeen beeld van de gebruikersen toch relatief zo klein dat ongewilde effecten vanuit het programma op individuelebasis besproken kunnen worden met de inkopers. Na de toetsing door de panelswordt informatie voorgelegd aan de leden contactgroepen en de Bestuurlijkecommissie voordat de informatie op de website wordt geplaatst.
Bijlage 3 bevat de leden van de contactgroepen, werkgroepen en panels
7.3 PROGRAMMABUREAU
Eind 1998 is Virage bv te Haarlem gestart met het uitwerken van de opdracht vanhet ministerie van VROM enEZ. Hiertoe is een Programmabureau, dat Ín 199g denaam wijzigde in Programmabureau Duurzaam lnkopen. Met een team van inkoop-,milieu- en communicatiedeskundigen is in 19gg de basis gelegd voor hetservicepunt.
Eind 1999 zijn er zo'n 15 medewerkers intensief betrokken bij het programma enleveren op de diverse terreinen hun specifieke deskundigheid. Hiervan zijn er vijfgestationeerd z4n bij het Programmabureau in Haarlem. Deze vijf vormen het hartvan het Programmabureau en zorgen voor de coórdinatie van de werkgroepen enpanels, de beantwoorden van vragen, het verstrekken van informatie en het beheervan de website www: Ínkopers.net.
24
Korte Spaarne 31 24fi AJ Haarlem