BAB II
14BAB IILANDASAN TEORI
PerancanganMenurut George M Scott yang diterjemahkan oleh
Jogiyanto HM dalam bukunya yang berjudul Analisa dan Disain Sistem
Informasi, perancangan didefinisikan sebagai berikut:
Perancangan adalah desain yang menentukan bagaimana suatu sistem
akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan dalam tahap ini
menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat
lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah
instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun
yang telah ditetapkan pada akhir tahap analis sistem.[7]
Pengertian perancangan menurut S.P. Hariningsih dalam bukunya
yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menyebutkan bahwa:
Perancangan sistem merupakan pengembangan sistem baru dari sistem
lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama
diharapkan sudah teratasi pada sistem.[14]Adapun pengertian desain
sistem menurut menurut Robert J. Varjello/ John Reuter II yang
diterjemahkan oleh Jogiyanto dalam bukunya yang berjudul Analisis
dan Desain Sistem Informasi, adalah sebagai berikut :Desain sistem
adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem:
Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan
untuk rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu
sistem dibentuk.[7]
Dari kutipan di atas dapat diambil simpulan bahwa perancangan
sistem adalah mendesain atau menggambar sesuatu dari kumpulan
elemenelemen, subsistemsubsistem, komponenkomponen untuk
menghasilkan suatu kegunaan yang berguna dimasa yang akan
datang.
SistemPengertian sistem menurut James A. Hall yang diterjemahkan
oleh Thompson Learning dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi
Akuntansi, yaitu: Sistem adalah sekelompok dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berkaitan (interlated) atau
subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama
(common purpose).[1]
Berdasarkan definisi di atas, dapat diambil simpulan bahwa
sistem merupakan kumpulan komponenkomponen yang saling berkaitan
satu sama lainnya, dimana komponenkomponen tersebut dapat mencapai
tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dengan pelaksanaan
prosedurprosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.Pengertian
sistem menurut Churchman West yang diterjemahkan oleh Krismiaji,
dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi menyebutkan
bahwa: Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang
dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan.[8]Berdasarkan
definisi di atas, dapat dimbil simpulan bahwa sistem merupakan
kumpulan dari komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai suatu
tujuan.Pengertian sistem menurut Mulyadi dalam bukunya yang
berjudul Sistem Akuntansi, adalah: Sistem adalah sekelompok unsur
yang erat hubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.[10]Berdasarkan
definisi di atas, dapat diambil simpulan bahwa sistem merupakan
gabungan dari elemenelemen atau unsurunsur yang saling terkait dan
membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang sama.
InformasiMenurut Jogiyanto H. M dalam bukunya yang berjudul
Analisa dan Disain Sistem Informasi, definisi informasi adalah
sebagai berikut: Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.[7]
Definisi informasi menurut Krismiaji dalam buku yang berjudul
Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut: Informasi adalah
data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan
manfaat. [8]Jadi informasi merupakan suatu data yang dikumpulkan,
diidentifikasi dan diproses sehingga menghasilkan data yang berarti
dan berguna. Data hasil pengolahan ini disalurkan kepada para
pemakai sebagai laporan dari hasil aktivitas perusahaan. Informasi
ini dapat dijadikan input bagi perusahaan untuk kegiatan
operasionalnya.
Sistem InformasiMenurut Hall. A James yang diterjemahkan oleh
Thompson Learning dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi
Akuntasi, sistem informasi didefinisikan sebagai berikut: Sistem
informasi adalah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan,
diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada
pemakai.[1]
Menurut Krismiaji dalam buku yang berjudul Sistem Informasi
Akuntansi sistem informasi didefinisiskan sebagai berikut:Sistem
Informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan,
memasukan, mengolah, dan menyimpan data, dan cara-cara yang
diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan
melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi
dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.[8]
Berdasarkan kutipan diatas dapat ditarik simpulan bahwa sistem
informasi merupakan suatu prosedur formal cara yang diorganisasi
yang dibuat secara terpadu dimana data dikumpulkan untuk diproses
untuk dijadikan sebuah informasi dan disajikan kapada pemakai dan
para pengambil keputusan.Berdasarkan kutipan di atas dapat ditarik
simpulan bahwa sistem informasi merupakan suatu prosedur di dalam
organisasi yang dibuat secara terpadu untuk menyajikan informasi
yang diperlukan dalam pengambilan keputusan.
AkuntansiMenurut Soemarso SR dalam bukunya yang berjudul
Akuntansi Suatu Pengantar, definisi Akuntansi sebagai berikut:
Akuntansi adalah suatu proses mengidentifikasi dan melaporkan
informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan
yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi
tersebut .[11]
Akuntansi menurut Ardiyos dalam bukunya yang berjudul Kamus
Besar Akuntansi, menyebutkan akuntansi sebagaui berikut:Akuntansi
adalah profesi yang memakai teori tertentu, asumsi mengenai cara
bertindak, ketentuan atau aturan tentang cara mengukur dan prosedur
untuk mengumpulkan dan melaporkan informasi yang berguna tentang
kegiatan dan tujuan yang menyangkut keuangan suatu organisasi
.[2]
Berdasarkan kedua definisi akuntansi di atas dapat diambil
simpulan bahwa akuntansi adalah suatu proses yang terdiri dari
pencatatan, penggolongan, pengikhtisaran, dan dibuat pembuatan
laporan dari transaksi yang terjadi dari aktivitas bisnis yang
kemudian dilaporkan kepada para pengambil keputusan.
Metode Pencatatan AkuntansiPada sub bab Metode Pencatatan,
peneliti akan menjelaskan tentang pengertian dari metode
pencatatan.
Menurut Donald E. Kieso, Jerry J. Weygandt, Terry D. Warfield,
dalam bukunya Akuntansi Intermediate, secara umum terdapat 2 metode
pencatatan akuntansi berkaitan dengan pengakuan pendapatan dan
biaya adalah sebagai berikut:Accrual basis of accounting (akuntansi
dasar akrual) adalah merka mengakui pendapatan ketika dihasilkan
dan mengakui beban pada periode terjadinya, tanpa memperhatikan
waktu penerimaan atau pembayaran kas.Strict Cash basic (akuntansi
dasar kas murni) adalah pendapatan hanya diakui pada saat kas
diterima dan beban hanya diakui pada saat kas dibayarkan.[5]
Berdasarkan definisi diatas, dapat diambil simpulan bahwa
akuntansu dasar akrual adalah pendapatan dan beban diakui pada saat
transaksinya terjadi, tanpa melihat waktu menerima dan membayar
kas. Sedangkan akuntansi dasar kas murni adalah pendapatan dan
beban diakui apabila kas sudah diterima dan dibayarkan.
Proses AkuntansiMenurut Soemarso SR dalam bukunya yang berjudul
Akuntansi Suatu Pengantar, menyebutkan bahwa:
Proses akuntansi dimulai dari transaksitransaksi yang terjadi
dalam suatu perusahaan, dilanjutkan ke proses pencatatan dari
transaksi yang terjadi, di samping dicatat, transaksi yang terjadi
digolongkan dalam kelompok kemudian dilanjutkan pada tahap
pengihktisaran yang menyajikan informasi yang telah
digolong-golongkan ke dalam bentuk laporan seperti yang diinginkan
pemakai.[11]
Transaksi
Pencatatan
Penggolong
-
an
Peng
-
ikhtisaran
Laporan
akuntansi
Menganalisa
dan
menginter
-
pretasikan
Pemakai
Informasi
Akuntansi
Pemrosesan dan Pelaporan
Pengidentifikasian dan Pengukuran Data
Pengkomunikasian Informasi
Gambar 2.1 Proses AkuntansiBerdasarkan gambar proses akuntansi
diatas, proses akuntansi terjadi pada saat transaksi terjadi di
perusahaan, kemudian transaksi-transaksi tersebut di catat ke dalam
jurnal umum, kemudian digolongkan berdasarkan kelompok ke dalam
buku besar, setelah digolongkan kemudian dilanjutkan pada tahap
pengihktisaran yang menghasilkan informasi yang berupa laporan,
kemudian laporan tersebut di analisis dan di interpretasikan dan
diserahkan kepada pemakai informasi.
Siklus AkuntansiMenurut Soemarso SR dalam bukunya yang berjudul
Akuntansi Suatu Pengantar, menyebutkan bahwa: Siklus Akuntansi
(Accounting Cycle) adalah tahap-tahap kegiatan dalam proses
pencatatan dan pelaporan akuntansi, mulai dari terjadinya transaksi
sampai dengan dibuatnya laporan keuangan .[11]
Buku BesarLaporan KeuanganJurnal UmumBukti
TransaksiTransaksi
Gambar 2.2 Siklus AkuntansiBerdasarkan gambar siklus akuntansi
diatas, berdasarkan transaksi-transaksi yang terjadi pada
perusahaan kemudian berdasarkan bukti transaksi di catat dalam
jurnal umum, kemudian digolongkan kedalam buku besar dan dilakukan
pengikhtisaran untuk dijadikan laporan keuangan.
Jurnal UmumMenurut Soemarso S.R, dalam bukunya yang berjudul
Akuntansi Suatu Pengantar, menyebutkan bahwa: Jurnal umum (general
journal) bentuk jurnal yang terdiri dari dua kolom. Jurnal umum
kadang-kadang disebut juga buku memorial atau jurnal
standar.[11]Standar jurnal umum menurut Soemarso SR. dalam bukunya
yang berjudul Akuntansi Suatu Pengantar adalah sebagai berikut:
Transaksi Pembayaran Beban Operasional
Tabel 2.1 Jurnal Umum Pengeluaran kas[11]PT.xxxJurnal
UmumPeriode, TglNo.BuktiKeteranganRefDebitKreditBeban
OperasionalKas/Bank511111xxx
xxx Total
xxxxxx
Buku Besar Umum Pengeluaran KasMenurut Soemarso S.R, dalam
bukunya yang berjudul Akuntansi Suatu Pengantar, menyebutkan bahwa:
Buku besar (ledger) adalah kumpulan dari akun-akun yang saling
berhubungan dan yang merupakan satu kesatuan tersendiri.[11]Buku
Besar yang digunakan di dalam pengeluaran kas berbentuk 3
kolom:
Table 2.2 Buku Besar Umum Untuk Kas[11] NAMA PERKIRAAN: KAS KODE
PERKIRAA:111TanggalKeteranganRefDebitKreditD/KSaldoDd/mm/yy.........................
xxx
D
xxx
Table 2.3 Buku Besar Umum Untuk Pembayaran Beban[11]NAMA
PERKIRAAN: B. OPERASIONALKODE PERKIRAAN:
511TanggalKeteranganRefDebitKreditD/KSaldoDd/mm/yy...............................
xxx
Dxxx
Laporan Keuangan Neraca
Tabel 2.4 Neraca[11]PT. XXXNeracaPeriode
_____________AktivaPasivaAktiva Lancar
KewajibanKasxxUtang dagangxxPiutangxxUtang
weselxxDikurangi:CadanganUtang gajixxKerugian PiutangxxUtang
sewaxxDitambah:Persediaan barang daganganxxUtang dividenxxAsuransi
dibayar dimukaxx
Total aktiva lancarxx Total KewajibanxxAktiva Tetap
ModalTanahxxModal, Mr.XxxGedungxxLaba
ditahanxxDikurangi:Akumulasi
Depresiasi gedungxx
Peralatanxx
Dikurangi:Akumulasi
Depresiasi peralatanxx
Total aktiva tetapxxTotal modalxxTotal aktiva xx Total
Pasivaxx
Laporan Laba/RugiTabel 2.5 Skema Laporan Laba/Rugi[11]PT.
xxx
Perhitungan Laba RugiPeriode .............Penjualan(netto) xxx
Harga Pokok Penjualan: Persediaan barang jadi, 1 .............. xxx
Harga Pokok Produksi xxx Persediaan barang jadi tersedia dijual xxx
Persediaan barang jadi, 31 ............ (xxx)Harga pokok penjualan
xxx Laba bruto xxx Biaya administrasi dan operasional :Biaya
penjualan :Biaya gaji dan upah xxx Biaya listrik, air dan telepon
xxx Biaya perlengkapan xxx Biaya asuransi xxx Biaya iklan dan
promosi xxx Biaya pengiriman xxx Biaya penjualan lain-lain xxx
(xxx) Laba usaha xxx
Laporan Keuangan Arus Kas
Tabel 2.6 Laporan Arus Kas[11]PT. XXXLAPORAN ARUS KASPERIODE
__________Arus kas dari aktivitas operasipenerimaan kas dari
pendapatanxxxdikurangi:pengeluaran kas untuk biaya-biaya(xxx)kas
bersih dari kegiatan operasixxxArus kas dari aktivitas
investasiDikurangi:Pembelian peralatan(xxx)Arus kas dari aktivitas
keuanganInvestasi dari pemilik perusahaanxxxDikurangi:Prive pemilik
perusahaan(xxx)
kenaikan (penurunan) Saldo kasxxxSaldo kas pada awal
periode0Saldo kas pada akhir periodexxx
Sistem Informasi AkuntansiMenurut Wahyu Winarno dalam bukunya
yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menyebutkan bahwa: Sistem
Informasi Akuntansi merupakan sekumpulan komponen yang saling
bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.[16]
Menurut Krismiaji dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi
Akuntansi, menyebutkan bahwa: Sistem informasi akuntansi adalah
sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan
informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan
mengoperasikan bisnis .[8]Definisi Sistem Informasi Akuntansi
menurut S.A. Mascove dan Mark G. Simkin yang dikutip dari buku
Analisis dan Desain karangan Jogiyanto H. M adalah:Sistem Informasi
Akuntansi adalah Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,
mengklarifikasi, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan
informasi pengambilan keputusan dengan orientasi financial yang
relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak perusahaan[7]
Menurut Robert G. Murdick, Thomas C. Fuller dan Joel E. Ross
yang dikutip dari buku Analisis dan Desain karangan Jogiyanto H. M
adalah:Sistem Informasi Akuntansi Adalah kumpulan kegiatan-kegiatan
dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi
keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk
tujuan pelaporan intern kepada manajer untuk digunakan dalam
pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta
pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan
pihak-pihak luar lainnya.[7]
Menurut Donald E. Kieso, Jerry J. Weygandt, Terry D. Warfield,
dalam bukunya Akuntansi Intermediate, menyebutkan bahwa: Sistem
Informasi Akuntansi merupakan sistem pengumpulan dan pemrosesan
data transaksi serta penyebaran informasi keuangan kepada
pihak-pihak yang berkepentingan.[5]Berdasarkan kutipan diatas dapat
diambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan
dari kegiatan-kegiatan suatu organisasi, mengumpulkan,
mengklarifikasi, memproses, menganalisis dan menyediakan informasi
keuangan yang relevan dari transaksi data untuk dilaporkan kepada
pihak-pihak luar dan pihak-pihak perusahaan.
Pengeluaran KasMenurut Buku Pedoman Akuntansi PT TELKOM
menyebutkan bahwa, Pengeluaran kas adalah transaksitransaksi yang
menyebabkan berkurangnya saldo kas tunai dan atau rekening bank
milik perusahaan.[4]
Pengeluaran kas dapat berupa pelunasan kewajiban, pembayaran
beban, pembayaran panjar, dan atau uang muka, dropping atau
transfer, pembayaran restitusi pendapatan dan penempatan dana atau
investasi dalam bentuk deposito dan pembelian surat
berharga.Menurut Ardiyos, dalam bukunya yang berjudul Kamus Besar
Akuntansi menyebutkan bahwa: Pengeluaran kas/penarikan kas (cash
disbursement) adalah seluruh pengeluaran kas oleh suatu perusahaan
selama periode keuangan tertentu.[2]Termasuk di dalamnya adalah
pembelian kas, pembayaran utang lancar, pembayaran sewa (dalam sewa
guna usaha), upah dan gaji, pembayaran pajak, pengeluaran aktiva
tetap, pembayaran bunga utang, pembayaran deviden kas, pembayaran
pokok pinjaman dan pembelian kembali saham.
Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran KasPengertian Sistem
Informasi Akuntansi Pengeluaran KasJadi pengertian sistem informasi
akuntansi pengeluaran kas adalah suatu sistem yang memproses data
pengeluaran kas dan transaksi guna menghasilkan informasi tentang
seluruh pengeluaran kas suatu perusahaan selama periode tertentu
agar perusahaan dapat merencanakan, mengendalikan dan
mengoperasikan kegiatannya dari pengeluaran kas instansi yang
mengakibatkan berkurangnya saldo kas tunai ataupun rekening bank
milik perusahaan baik karena pembelian tunai, pembayaran hutang,
maupun pengeluaran lainnya.
Pengertian Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran
KasMenurut Jogiyanto dalam bukunya Analisis dan Disain, perancangan
sistem dibedakan menjadi Perancangan Umum dan Perancangan
Detail
Adapun penjelasan dari perancangan sistem adalah sebagai
berikut:Perancangan UmumDalam perancangan sistem informasi dimulai
setelah dilakukan menganalisis dan mengevaluasi sistem yang sedang
berjalan, maka penulis membuat perancangan sistem informasi
akuntansi pengeluaran kas pada PT Telkom KANDATEL Bandung secara
komputerisasi. Cara kerja atau prosedur yang baru tidak jauh
berbeda dari sistem yang lama. Dalam pekerjaan ini akan dirancang
prosedur (arus dokumen) dan langkah pemrosesan data. Model yang
dipergunakan untuk menggambarkan rancangan sebuah systemPerancangan
DetailPada perancangan detail ini memberikan gambaran detail dalam
perancangan sebuah sistem. Detail perancangan ini berupa
Perancangan database dan perancangan program.[7]
Jadi dapat diambil simpulan bahwa perancangan sistem informasi
akuntansi adalah mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan funsional,
mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan
perangkat keras dari suatu sistem yang kemudian akan digunakan
untuk mengolah/memproses data pengeluaran kas guna menghasilkan dan
mencapai tujuan yang sama.
Fungsi yang TerkaitFungsi yang terkait dalam sistem informasi
akuntansi pengeluaran kas adalah:
Fungsi yang melakukan transaksi dan atau melakukan pencatatan
transaksi yang menyebabkan timbulnya kewajiban.Fungsi yang
bertanggungjawab terhadap pengelolaan kewajiban mulai dari
timbulnya sampai dengan lunasnya kewajiban serta penyimpanan
dokumendokumen yang bertalian.Fungsi yang bertanggung jawab
terhadap pembayaran kewajiban, dari pembuatan jadwal pembayaran
sampai dengan melakukan pencatatan pembayaran dan melakukan
pencocokan pembayaran kewajiban dengan unit pengelola
kewajiban.Fungsi yang bertanggung jawab atas pembuatan laporan
keuangan.
Dokumen yang DigunakanDokumen yang digunakan menurut Krismiaji
dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi adalah:
Tabel 2.7 Dokumen yang digunakan pada proses pengeluaran
kas[8]Jenis TransaksiDokumen yang digunakanPembelian kredit1.
Permintaan pembelian, dokumen yang digunakan untuk mengajukan
permintaan untuk melakukan pembelian.2. Pesanan pembelian, dokumen
ini hampir sama dengan dokumen permintaan pembelian, hanya aja data
barang yang akan dibeli, lebih diperinci lagi.3. Laporan penerimaan
barang, dokumen yang dibuat setelah melakukan transaksi pembelian,
dokumen ini menandakan bahwa barang yang telah dibeli telah
diterima.4. Voucher, Dokumen yang digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian untuk transaksi kredit.Pengeluaran KasCheck,
Dokumen yang digunakan untuk melakukan pembayaran.Retur
PembelianMemo Debit, Dokumen yang digunakan untuk mencatat
barang-barang yang dikembalikan.
Catatan yang DigunakanMenurut Krismiaji catatan yang digunakan
apabila pengolahan data transaksi dilakukan secara manual (tidak
menggunakan alat bantu komputer), adalah:
SP (Surat Pengajuan), yaitu surat yang dikeluarkan oleh kantor
cabang untuk mengajukan dana bulanan.SPB (Surat Perintah Bayar),
yaitu surat yang dikeluarkan oleh unit pengelola kewajiban, yang
dibuat berdasarkan SP yang telah diotorisasi, dan digunakan untuk
memerintahkan unit kas bank untuk mengeluarkan dana yang diajukan
oleh kantor cabang dan telah diotorisasi oleh unit pengelola
kewajiban.SPP (Slip Permintaan Pembayaran), yaitu slip yang
dikeluarkan oleh unit kas bank yang digunakan untuk mengambil dana
yang telah diotorisasi.
Dalam sistem berbasis komputer, data akuntansi dicatat dalam
sebuah file induk (master file) dan tujuh file transaksi
(transaction file). Dalam sistem manajemen database, data akuntansi
dicatat dan disimpan dalam database, sedangkan dalam sistem
database tradisional, data akuntansi dicatat dan disimpan dalam
file.File data kantor cabang (vendor master file), yaitu sebuah
file yang digunakan untuk menyimpan data kantor cabang..
File Data Perkiraan.
File Data Anggaran
File Slip Permintaan Pembayaran
File Jurnal Umum
File Buku Besar Umum
File Buku Besar Pembantu
File Laporan Laba Rugi
File Neraca
File Laporan Arus Kas
File Laporan Data SPP
File Laporan Data Anggaran.
Alat Kelengkapan SistemData Flow Diagram (DFD)Pengertian Data
Flow Diagram menurut Jogiyanto H.M dalam bukunya yang berjudul
Analisis dan Disain Sistem Informasi, adalah:
DFD adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk
menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang
akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan
fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana
data tersebut akan disimpan.[7]
Menurut James A. Hall yang diterjemahkan oleh Thompson Learning
dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, Data Flow
Diagram adalah: DFD adalah suatu diagram yang menggunakan
simbol-simbol untuk mencerminkan proses, sumber-sumber data, arus
data dan entitas dalam sebuah sistem.[1]
Diagram KonteksDiagram Konteks merupakan suatu alat yang
digunakan untuk menggambarkan aliran data yang menuju atau keluar
dari sistem. Diagram Konteks sebagai transformasi suatu proses yang
dapat mentransformasikan data flow input menjadi output. Diagram
Konteks menggambarkan keseluruhan sistem dalam sebuah lingkaran dan
hubungan dengan entitas luar.
Menurut Tata Sutabri, dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem
Informasi, menyebutkan bahwa: Diagram konteks dibuat untuk
menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau
dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk menggambarkan
sistem secara umum/global dari keseluruhan sistem yang ada
.[15]
DFD Level 0Menurut Tata Sutabri, dalam bukunya yang berjudul
Analisa Sistem Informasi, menyebutkan bahwa: DFD level 0 dibuat
untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram
konteks, yang penjabarannya lebih terperinci .[15]Berdasarkan
pengertian diatas dapat diambil simpulan bahwa DFD level 0 gambaran
yang penjabarannya lebih terperinci dari diagram konteks.
DFD Level 1Menurut Tata Sutabri, dalam bukunya yang berjudul
Analisa Sistem Informasi, menyebutkan bahwa: DFD level 1 dibuat
untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari
tahapan proses yang ada pada DFD level 0 .[15]
Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil simpulan bahwa DFD
level 1 menerangkan arus data yang lebih terperinci dari tahapan
proses pada DFD level sebelumnya.
Kamus Data (KD)Pengertian Kamus Data menurut Jogiyanto H.M dalam
bukunya yang berjudul Analisis dan Disain Sistem Informasi, adalah:
Kamus data disebut juga dengan istilah system data dictionary
adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi
dari suatu sistem informasi.[7]
Isi kamus data adalah sebagai berikut:Nama Arus Data
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD,
maka nama dari arus data juga harus dicatat di KD, sehingga mereka
yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang
suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan
mudah di KD.Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain
ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama
yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.
Bentuk Data
Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa :dokumen dasar atau
formulirdokumen hasil cetakan komputerlaporan tercetaktampilan dari
layar monitor
variableparameter
field
Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data
akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di KD supaya
memudahkan mencari arus data ini di DAD.Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang
dicatat di KD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan
keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode
ini perlu dicatat di KD karena dapat digunakan untuk
mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem,
kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan
harus dihasilkan.Volume
Volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata
dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan
banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode
tertentu dan volume puncak menunjukan volume yang
terbanyak.Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat di KD terdiri
dari item-item data apa saja.
Bagan Alir (Flowchart)Menurut Krismiaji, dalam bukunya yang
berjudul Sistem Informasi Akuntansi, bagan alir dokumen
didefinisikan sebagai berikut:
Bagan alir dokumen (Document Flowchart) merupakan bagan yang
menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area
pertanggungjawaban didalam sebuah organisasi, bagan alir ini
menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai dengan
tujuannya.[8]
Menurut Mulyadi, dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi,
bagan alir dokumen didefinisikan sebagai berikut:Bagan alir dokumen
(document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form
flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan
tembusannya.[10]
Berdasarkan kutipan di atas dapat diambil simpulan bahwa bagan
alir dokumen dapat menunjukan darimana dokumen yang mengalir
berasal, tujuan digunakannya, kapan tidak dipakai lagi.Menurut
Krismiaji dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi,
bagan alir (flowchart) atau bagan alir sistem didefinisikan sebagai
berikut: Bagan alir (flowchart) adalah teknik analitis yang
digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara
jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol
standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang
digunakan oleh sebuah perusahaan, sekaligus menguraikan aliran data
dalam sebuah sistem.[8]
Pengertian Flowchart menurut Jogiyanto H.M dalam bukunya yang
berjudul Analisis dan Disain Sistem Informasi, adalah:Flowchart
adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program
atau prosedur secara logika.[7]Pengertian Flowchart menurut James
A. Hall yang diterjemahkan oleh Thompson Learning dalam bukunya
yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, adalah sebagai berikut:
Flowchart adalah representasi grafikal dari sebuah sistem yang
menjelaskan relasi diantara entitas-entitas kuncinya.[1]Secara
garis besar, menurut Krismiaji dalam bukunya yang berjudul Sistem
Informasi Akuntansi, simbol dapat dikelompokkan ke dalam empat
kelompok sebagai berikut:[8]Input/output, yaitu simbol yang
menggambarkan alat atau media yang memberikan input kepada atau
merekam output dari kegiatan pengolahan data. [8]Processing,
merupakan simbol yang menunjukkan jenis alat yang digunakan untuk
mengolah data (dengan komputer atau dikerjakan secara manual).
[8]Storage, simbol yang menggambarkan alat yang digunakan untuk
menyimpan data yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.
[8]Lain-lain. Simbol yang menunjukkan arus data dan barang. Simbol
ini juga menggambarkan saat mulai dan berakhirnya bagn alir, serta
penjelasan-penjelasan tambahan pada bagan alir tersebut.
[8]Berdasarkan kutipan di atas penulis mengambil simpulan bahwa
bagan alir (flowchart) adalah bagan yang digunakan untuk
menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secar jelas, tepat, dan
logis.
Entity Relationship Diagram (ERD)Pengertian ERD menurut James A.
Hall adalah: Suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk
menyajikan relasi antar entitas dalam sebuah sistem.[1]
Menurut Fathansyah dalam bukunya yang berjudul Basis Data,
menyebutkan bahwa:Model Entity-Relationship yang berisi
komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang
masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang
mempresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang kita tinjau,
dapat kita gambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan
Diagram Entity Relationship (Diagram E-) .[6]
KeyMenurut Fathansyah, dalam bukunya yang berjudul Basis Data,
ada tiga macam key yang dapat diterapkan pada suatu tabel,
yaitu:
Super key Merupakan satu atau lebih atribut (kumpulan atribut
yang dapat membedakan setiap baris data dalam sebuah tabel secara
unik.Candidate KeyMerupakan kumpulan atribut minimal yang dapat
membedakan setiap baris data dalam sebuah tabel secara unik.Primary
KeyMerupakan salah satu Candidate Key yang lebih sering (lebih
natural) untuk dijadikan sebagai acuan, key tersebut lebih ringkas
dan jaminan keunikan key tersebut lebih baik, sehingga dipilih
sebagai Primary Key.[6]
Ada dua komponen utama pembentuk Model Entity Realtionship
menurut Fathansyah, dalam bukunya yang berjudul Basis Data, yaitu
Entitas (Entity) dan Relasi (Relation). Entitas merupakan individu
yang mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat
dibedakan dari sesuatu yang lain, serta Atribut yang
mendeskripsikan karakteristik (properti) dari Entitas
tersebut.[6]
Kardinalitas RelasiAdapun untuk penggambaran relasi antar
himpunan entitas lengkap dengan kardinalitas relasi dan
atributatributnya:
Relasi satu ke satu (one-to-one)
Setiap entitas pada suatu himpunan berhubungan paling banyak
dengan satu entitas pada himpunan lainnya, begitupun
sebaliknya.Contoh:
Dosen
Mengepalai
Jurusan
1
1
Nm_Dos
Almt_Dos
Nm_Dos
Kode Jur
Kode Jur
Nm_Jur
Gambar 2.3 One-to-One
Relasi satu ke banyak (one-to-many)
Setiap entitas pada suatu himpunan berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunn entitas lainnya, tetapi tidak
sebaliknya.Contoh:
Dosen
Mengajar
Kuliah
1
N
Nm_Dos
Almt_Dos
Nm_Dos
Kode Jur
Kode Jur
Nm_Jur
Waktu
Tempat
Semester
SKS
Gambar 2.4 One-to-Many
Relasi Banyak ke satu (many-to-one)
Setiap entitas pada suatu himpunan berhubungan dengan paling
banyak satu entitas pada himpunan lainnya, tetapi tidak
sebaliknya.
Contoh:
Mata Kuliah
Diambil
Mahasiswa
N
1
Kode MT
Mata_Kul
NIM
Kode MT
NIM
Nama
Nama
SKS
Jurusan
Fakultas
SKS
Gambar 2.5 Many-to-OneRelasi Banyak ke Banyak (many-to-Many)
Setiap entitas pada suatu himpunan dapat berhubungan dengan
banyak entitas pada himpunan lainnya, dan begitu pula
sebaliknya.Contoh:
Dosen
Mengajar
Mahasiswa
N
N
Nm Dos
Tempat
NIM
Nm Dos
NIM
Nama
Mata Kul
Nama
Waktu
Jurusan
Fakultas
Gambar 2.6 Many-to-Many
Berdasarkan keterangan diatas peneliti dalam penelitiannya
menggunakan relasi banyak ke satu, karena setiap entitas pada suatu
himpunan berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada
himpunan lainnya, tetapi tidak sebaliknya
Derajat RelasiRelasi yang terjadi pada suatu himpunan merupakan
relasi yang sangat umum yang digunakan. Namun demikian ada kalanya
dapat digunakan relasi yang melibatkan sebuah himpunan entitas atau
lebih dari dua himpunan entitas lainnya.
Derajat relasi terbagi menjadi tiga yaitu:Unary Relation (Relasi
Tunggal)
Relasi tunggal merupakan relasi yang terjadi dari sebuah
himpunan entitas ke himpunan entitas yang sama.
Contoh:
Dosen
Mendampingi
Nm Dos
Nm Dos
N
1
Gambar 2.7 Unary Relation
Kuliah
Kuliah Prasyarat
Kede kul
Kode kul
N
N
Gambar 2.8 Unary Relation
Relasi Multi Entitas (Ternary Degree)
Merupakan relasi dari (3) tiga himpunan entitas atau lebih.
Bentuk relasi ini sedapat mungkin dihindari, karena akan
mengaburkan derajat relasi yang ada dalam relasi
tersebut.Contoh:
Dosen
Kuliah
Mengajar
Menguasai
Nm Dos
Kode kul
Tempat
Waktu
Nm Dos
Kode kul
N
N
N
1
Gambar 2.9 Redudant RelationBerdasarkan keterangan diatas
peneliti dalam penelitiannya menggunakan relasi multi entitas,.
Participation ConstarintMenjelaskan apakah keberadaan suatu
entity tergantung pada hubungannya dengan entity yang lain.
Terdapat 2 macam Participation Constrainst yaitu:
Total Participation
Keberadaan suatu entity tergantung pada hubungannya dengan
entity yang lain.PEGAWAIPUNYABAGIANN114
Gambar 2.10 Total Participation
Partial ParticipationKeberadaan suatu entity tidak tergantung
pada hubungannya dengan entity yang lain.
PEGAWAIPUNYABAGIAN1114
Gambar 2.11 Partial Participation
Berdasarkan keterangan diatas peneliti dalam penelitiannya
menggunakan total paticipation karena keberadaan suatu entity
tergantung pada hubungannya dengan entity yang lain.
Microsoft Access 2003Microsoft Access 2003 merupakan
pengembangan Microsoft Access versi sebelumnya yang
dikonsentrasikan agar program aplikasi database ini lebih mudah
dipakai (user friendly), lebih fleksibel, lebih mudah
diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office 2003
lainnya, dapat bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih
baik serta dapat memanfaatkan fasilitas-fasilitas yang terdapat
pada internet dan intranet dengan secara lebih optimal.
Menurut Budi Permana dalam bukunya yang berjudul Merancang dan
Membangun Aplikasi Database, dalam pengoperasiannya, Microsoft
Access hanya mampu digunakan untuk mengolah satu file database.
Data dalam database disimpan dalam sebuah objek yang disebut dengan
Table. Table mempunyai arti sekumpulan data yang sejenis. Table
terdiri dari beberapa item informasi sebagai berikut:
Field, adalah data terkecil dari suatu table yang mempunyai
bagian kolom.
Record, adalah kumpulan dari beberapa field yang saling
berhubungan yang mempunyai bagian baris.
Menurut Budi Permana dalam bukunya yang berjudul Merancang dan
Membangun Aplikasi Database, menyebutkan bahwa: Program database
memungkinkan untuk bekerja dengan beberapa table dalam proses
kerjanya, pengoperasian data pada table di dalam database didukung
oleh enam objek database lainnya, yaitu:Query, adalah sebuah objek
database yang digunakan untuk menampilkan, menyunting dan
menganalisis suatu data dengan cara lain.Form, adalah sebuah objek
database yang digunakan untuk membuat kontrol-kontrol untuk proses
memasukkan, memeriksa dan memperbarui data.Report, adalah sebuah
objek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diformat
sesuai dengan ketentuan yang pernah diberikan.Pages, adalah sebuah
objek khusus yang digunakan untuk menampilkan dan bekerja dengan
data yang diambil dari internet atau intranet.Macro, adalah
rangkaian dari beberapa perintah yang dapat disimpan dan dijalankan
ulang secara otomatis.Module, program-program yang ditulis dengan
Access Basic.
Fasilitas yang dimiliki Microsoft Access 2003:Database windows
toolbar untuk mempercepat proses pembuatan, penataan dan pengolahan
objek database.Fasilitas grup untuk mengelompokkan objek di dalam
database.Menampilkan sub data pada objek table, query, dan for.
