of 102 /102

Jendela ICU JPM 2008

Embed Size (px)

Text of Jendela ICU JPM 2008

JENDELA ICU JPM

2008

Melangkau R ealiti Mencipt a Legasi

UNIT PENYELARASAN PELAKSANAAN J A B ATA N P E R D A N A M E N T E R I P U T R A J AYA w w w. i c u . g ov. m y

KANDUNGAN6 PERUTUSAN Ketua Pengarah MAKLUMAT KORPORAT Misi : Visi : Moto Etika Kerja Logo Korporat Piagam Pelanggan :: Stakeholder dan Pelanggan :: Piagam Pelanggan Carta Organisasi Struktur Organisasi Punca Kuasa Potrait :: Pengurusan Tertinggi :: Pengarah Bahagian Ibu Pejabat :: Pengawai Kemajuan Negeri RINGKASAN DAN SOROTAN Sorotan Jendela 2008 Pengiktirafan, Penghargaan dan Pencapaian 47 49 Penilaian Outcome Pembasmian Kemiskinan PERKHIDMATAN TERAS Susun Semula Masyarakat Kawal Selia PERDA BLESS Keurusetiaan Mesyuarat PENGURUSAN PELANGGAN HUBUNGAN MAJIKAN-PEKERJA MBJ Kelab Kebajikan dan Sukan PUSPANITA KALENDAR ICU ICU Bersama Media ICU Di Media Massa Peristiwa 2008 LAMPIRAN-LAMPIRAN Pejabat-pejabat Cawangan :: Negeri :: Zon/Jajahan SIDANG PENYUNTING KAD MAKLUM BALAS

8 9 10 11 12 14 15 16 17 18 19

56 58 62 67 70

76 78 81

22 24

84 85 86

26 28 31 34

STRATEGIC ENABLERS DALAM PENGURUSAN ORGANISASI Sumber Manusia Program Kualiti Pengurusan Kewangan Pengurusan ICTPERKHIDMATAN TERAS UTAMA Pemantauan Projek Pembangunan Projek Khas

96 98 100 101

40 43

Perutusan:: Ketua PengarahU n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i

PERUTUSAN Ketua Pengarah ICU JPMu u mengupayakan organisasi dengan menumpukan kepada pengukuhan Arahan No. 1/2004; pemantapan aspek pemantauan dan penilaian terutamanya yang berkaitan dengan Sistem Pemantauan Projek II (SPP II); dan Program Basmi Kemiskinan dan meningkatkan penyelarasan program Satu Daerah Satu Industri.

u

Selaras dengan cabaran ini, pembangunan modal insan menjadi perkara utama dalam memastikan setiap program dan projek yang dilaksanakan bergerak dengan cekap dan berkesan. Oleh hal yang demikian, ICU amat menitikberatkan supaya setiap anggotanya diberi pendedahan melalui latihan dan kursus. Tugas ICU bukan sahaja terhad kepada usaha-usaha memantau dan menyelaras projek pembangunan, tetapi juga diamanahkan untuk menilai dan mengkaji outcome serta impak projek-projek pembangunan agar ia mencapai matlamat yang disasarkan. Ini dilaksanakan melalui Outcome Monitoring program dan projek agar sistem penyampaian Perkhidmatan Awam dapat diperkukuh dan dilaksanakan dengan lebih terancang serta teratur dalam Rancangan Malaysia Ke-9. Dalam ertikata yang lain, ekspektasi dan harapan semua stakeholders perlu dicapai dan dipenuhi dengan pendekatan yang pragmatik dalam kita melangkah masuk ke era baru sistem penyampaian kerajaan dengan berbekalkan tekad dan usaha yang lebih gigih. Ujian paling besar bagi ICU sebagai Agensi Pusat ialah bagaimana kita dapat menangani perubahan persekitaran yang berlaku dengan begitu pesat pada masa kini; ekspektasi yang bertambah daripada stakeholder; dan harapan YAB Perdana Menteri supaya Pegawai-pegawai Awam bertindak sebagai Penasihat (adviser) kepada kerajaan. Dari sekarang dan seterusnya bagi tahun-tahun yang akan datang, kita tiada pilihan melainkan menyesuaikan diri dengan seberapa segera dan seberapa tepat yang boleh kepada perubahan dan cabaran-cabaran yang berada di hadapan kita. Sekiranya kita tidak berupaya dan gagal untuk menyesuaikan diri terhadap cabaran dan perubahan yang berlaku di sekeliling kita, kita sebenarnya akan bergerak ke belakang dan terbalik daripada menjadi satu organisasi yang terbilang. Ia bukan sahaja sesuatu yang mustahak untuk kita kekal relevan, tetapi lebih daripada itu, kita harus menunjukkan bukti untuk menyatakan bahawa ICU JPM masih kekal relevan di mata kerajaan dan stakeholders.

ada awal tahun 2008, saya telah menyeru semua warga ICU supaya berani untuk membuat rekaan, mencuba dan mengemukakan lebih banyak inisiatif baru dari masa ke semasa dan secara berterusan untuk mencipta kecemerlangan organisasi dan seterusnya mengurus kejayaan-kejayaan yang dicapai. Pembentukan sebuah organisasi yang dinamik dan cemerlang seperti ICU yang bercirikan outcome based memerlukan adunan pelbagai faktor seperti persepaduan tenaga, teamwork, inovasi dan pembaharuan yang sentiasa berlaku dari masa ke semasa untuk melaksanakan tugasan yang diberikan mengikut kaedah seperti yang disarankan oleh Y.Bhg. Tan Sri Ismail Adam, Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam: Business Is No Longer as Usual. Memang benar, dalam menangani cabaran semasa serta harapan stakeholders, gerak kerja kita tidak boleh lagi seperti biasa dan kita perlu berubah dan mengadaptasi kepada cabaran-cabaran baru seberapa segera dengan sebaik-baiknya. Antara faktor yang paling penting untuk mencapai kecemerlangan organisasi adalah dedikasi dan komitmen daripada kesemua peringkat wargakerja ICU. Sepanjang tahun 2008, usaha-usaha ke arah menjadi sebuah organisasi cemerlang ini telah diterjemahkan menerusi pelbagai program dan kegiatan yang telah diatur untuk memberi pengisian dan makna kepada Visi dan Misi serta Teras Kerja ICU JPM seperti yang telah termaktub dalam Pelan Strategik ICU JPM 2008-2009. Tujuan semua usaha adalah jelas iaitu untuk:

P

( TAN SRI KHALID BIN RAMLI )6|Jendela ICU JPM 2008

Maklumat Korporat:: :: :: :: Visi : Misi : Moto Etika Kerja Logo Korporat Piagam Pelanggan > Stakeholder & Pelanggan > Piagam Carta Organisasi Struktur Organisasi Punca Kuasa Potret > Pengurusan Tertinggi > Pengarah Bahagian Ibu Pejabat > Pengarah Kemajuan NegeriU n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i

:: :: :: ::

VISI : MISI : MOTO

VisiAgensi pusat yang unggul dan berwibawa dalam Memantau Pelaksanaan Rancangan Pembangunan Negara

MisiAgensi pusat yang menggerakkan pembangunan negara melalui Penyelarasan, Pengesanan dan Penilaian Dasar, Program dan Projek dengan mengamalkan Budaya Kerja Cemerlang dan Tadbir urus yang baik

Motovolume accuracy speedVOLUME SPEED

ACCURACY

8|

Jendela ICU JPM 2008

ETIKA KERJA

Etika KerjaSentiasa Awal dan Mendahului Sentiasa Bersemangat Sentiasa Tekun dan Rajin Sentiasa Positif dan Optimistik Kenal Potensi dan Kehebatan Diri Sentiasa Cekal dan Tabah Sentiasa Memperbaiki Diri dan Keadaan Sentiasa Menghasilkan Kerja Yang Cemerlang Sentiasa Bersyukur Sentiasa Berdoa Sentiasa Tawadduk Sentiasa Tersenyum

Maklumat Korporat

|9

LOGO KORPORAT

I C U

(Implementation, Intellect, Integrity)

Melambangkan kewibawaan ICU JPM sebagai sebuah agensi pusat yang terkehadapan untuk memastikan pelaksanaan rancangan pembangunan negara berjaya.

(Coordination, Convergence, Continuously)

Melambangkan tugas utama ICU JPM yang berterusan dalam menyelaras, memantau, menilai dasar dan pelaksanaan projek pembangunan negara sehingga berjaya mencapai matlamat.

(Unit, Unique, Understanding)

Melambangkan ICU JPM sebuah agensi pusat yang unggul dan unik dalam menjalankan tugas sebagai penggerak utama dalam penyelarasan pemantauan program/projek pembangunan negara.

Difinisi WarnaSikap bekerjasama dan profesional warga ICU JPM dalam mewujudkan organisasi yang mengamalkan budaya kerja cemerlang dan tadbir urus yang baik. Sifat proaktif dan berani warga ICU JPM dalam menjayakan tugas dan tanggungjawab yang diamanahkan. ICU JPM sebagai agensi pusat yang unggul dan berwibawa untuk melaksanakan tugas diamanahkan mengikut lunas-lunas kedaulatan undang-undang yang diperuntukan kerajaan dan berteraskan falsafah yang dipegang ICU JPM.

10 |

Jendela ICU JPM 2008

PIAGAM PELANGGAN Stakeholders dan PelangganICU JPM telah mengenalpasti Stakeholders dan Pelanggan utama seperti berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Y.A.B. Perdana Menteri Y.A.B. Timbalan Perdana Menteri Y.A.B Menteri Besar/Ketua Menteri Pengerusi dan Ahli-ahli Jemaah Menteri Y.B. Ahli-Ahli Dewan Negara Y.B. Ahli-Ahli Dewan Rakyat Y.B Ahli-Ahli Dewan Undangan Negeri Pengerusi dan Ahli-Ahli Kerajaan Mesyuarat Utama 9. Jawatankuasa Penyelarasan Pelaksanaan Projek projek Pembangunan 10. Ketua Setiausaha Kementerian/Setiausaha Kerajaan Negeri 11. Pemimpin masyarakat (JKKK, Penghulu, Persatuan NGO) 12. Pengerusi dan Ahli-Ahli:

m Jawatankuasa Kabinet mengenai PelaksanaanProgram Pembasmian Kemiskinan

m Focus

Group

Pembasmian

Kemiskinan

Peringkat Kebangsaan

m Jawatankuasa Focus Group PembasmianKemiskinan Peringkat Negeri 13. Agensi Kerajaan Peringkat Negeri 14. Pengerusi dan Ahli-ahli:

m m m m

Majlis Tindakan Negara Jawatankuasa Kerja Tindakan Negara Jawatankuasa Khas Pemantauan Projek RMK9 Jawatankuasa Petugas Peringkat Menteri Bagi Meningkatkan Pelaksanaan Projek-projek Pembangunan Luar Bandar

m Jawatankuasa Kabinet Mengenai Pelaburandan Kemudahan Infrastruktur

m Majlis

Tindakan

Negeri/Majlis

Tindakan

m m m m m m

Jawatankuasa SDSI Peringkat Kebangsaan Jawatankuasa Teknikal SDSI Peringkat Agensi Jawatankuasa Kerja Produk Makanan Jawatankuasa Kerja Homestay Jawatankuasa Kerja Produk Kraf Jawatankuasa Kerja Pembangunan Keusahawanan

Persekutuan Negeri

m Jawatankuasa Kerja Tindakan Negeri/JawatanKuasa Kerja Tindakan Persekutuan Negeri

m Jawatankuasa Pemasaran & Promosi m Jawatankuasa Industri Desa (KKlW)15. Jawatankuasa Kerja SAWARI (Unit Kawalselia FELDA) 16. Usahawan 17. Pembekal/Kontraktor 18. Pejabat Daerah 19. Pengguna Nasional 20. Orang Awam Laman Web ICU/Sistem Aplikasi

m Jawatankuasa Kerja Tindakan PembangunanKementerian

m Jawatankuasa Pemantauan dan PenilaianPeringkat Negeri

m JawatankuasaBahagian

Tindakan

Daerah/Jajahan

m Majlis Kawalan Hakisan Pantai Negara

Maklumat Korporat

| 11

PIAGAM PELANGGANengan mengambilkira fungsi-fungsi utama dan fungsi terbaharu, ICU JPM mulai bulan September 2008 telah membuat semakan semula kepada perkhidmatan teras dan seterusnya menggubal semula Piagam Pelanggan yang kali terakhir dipinda pada tahun 2004. Piagam Pelanggan baru ICU JPM yang dilancarkan pada 17 November 2008 adalah seperti berikut:

D

6

Melaksanakan tugas-tugas Intervensi terhadap sekurang-kurangnya 70% daripada projek-projek bermasalah.

P RO J E K K H A S

7 8 910 11 12

ICU JPM akan memberikan perkhidmatan yangcemerlang, berkualiti, dan berintegriti dengan mengamalkan urus tadbir yang terbaik untuk menyampaikan janji-janji kami dengan berkesan berasaskan piagam pelanggan seperti berikut: P E MANTAUAN & PENIL AIAN PROGR AM / P R OJ EK PE M BANGUNAN

Keputusan Permohonan Projek yang dikemukakan melalui e-Khas diberikan dalam tempoh 3 hari dan keputusan permohonan secara manual diberikan dalam tempoh 7 hari. Keputusan Permohonan untuk Projek Khas diberikan dalam tempoh 30 hari.

1 2 3 4 512 |

Laporan Prestasi pelaksanaan dan penilaian outcome program/projek RMLT dikemukakan untuk mesyuarat Jemaah Menteri dan Mesyuarat-mesyuarat utama Kerajaan pada minggu kedua selepas setiap suku tahun. Laporan Prestasi pelaksanaan projek RMLT boleh dijana dan dikeluarkan mengikut permintaan dalam masa 3 hari. Memberi khidmat nasihat dan runding cara dalam pengurusan, pemantauan dan penilaian outcome projek secara profesional, cepat dan tepat kepada agensi-agensi. Mengurus dan mengendali SPP II secara berkesan dengan memastikan penggunaan yang optima (80%) oleh agensi-agensi kerajaan. Memastikan Penilaian Outcome Program/ Projek dilaksanakan dengan teratur serta berkesan mengikut Garis Panduan yang ditetapkan.

Cek Bayaran bagi Projek yang dibiayai melalui kaedah Outright Grant dikeluarkan dalam tempoh 3 hari dari tarikh terima Surat Kuasa. Memastikan Projek-projek yang diberi kelulusan dilaksanakan dengan mematuhi Peraturan Kewangan dan Garis Panduan yang berkenaan. Memastikan Projek-projek yang diberi kelulusan bermula dan disiapkan mengikut jadual yang ditetapkan.

PEM BAS M I AN KEM I S KI N AN Memastikan usaha menyelaras dan memantau Program Pembasmian Kemiskinan menyumbang kepada pengurangan kadar dan insiden kemiskinan mengikut sasaran yang ditetapkan oleh Kerajaan.

Jendela ICU JPM 2008

13 14 15 16 17 18 19 20 21

Memastikan Data Bank Nasional Kemiskinan (e-Kasih) dikemaskini secara tepat dan lengkap serta diguna oleh agensi-agensi kerajaan. Mengemukakan Laporan Kemajuan Program Pembasmian Kemiskinan pada setiap suku tahun kepada Jemaah Menteri. Memastikan Prestasi Perbelanjaan peruntukan Program Pembasmian Kemiskinan ICU JPM mencapai sekurangkurangnya 80%. Memastikan Jentera Penyelarasan (Focus Group) di Peringkat Persekutuan dan Negeri berfungsi dengan berkesan mengikut Garis Panduan yang telah ditetapkan.

PEM BAN GUN AN MAS YAR AK AT

22 23 24 25 26 27

Memastikan Program Pembangunan Masyarakat diselaras dan dilaksanakan dengan berkesan serta menyumbang kepada peningkatan taraf hidup masyarakat.

PEN GURUS AN IC T Mengurus kesediaan sistem dan rangkaian pada setiap masa (minima 90%).

Memastikan kebolehcapaian Sistem Pemantauan Projek (SPP II) melebihi 90%.

K E U RU S E TIA A N Memastikan Jentera Penyelarasan Pelaksanaan Pembangunan Negara berfungsi dengan berkesan mengikut Arahan No.1, 2004. Mengurusetiakan Jawatankuasajawatankuasa Kabinet yang dipertanggungjawabkan kepada ICU dengan berkesan mengikut Matlamat dan Peraturan Mesyuarat.

Memberi maklumbalas terhadap aduan dan permohonan perkhidmatan ICT yang diterima melalui Call-Centre (MedICT) dalam masa 3 jam waktu bekerja.

P E N G U RU S A N K E WA N G A N Memastikan bayaran dibuat mengikut prosedur yang ditetapkan.

PENGURUSAN PERHUBUNGAN KORPORAT Aduan/Pertanyaan Awam maklumbalas dalam masa 7 hari. diberi

P E NYUSUNAN SEMUL A MASYAR AK AT & P E M BA NG U NAN BUMI P UT ER A Menilai Dasar/Program Penyusunan Semula Masyarakat dengan berkesan bagi memastikan matlamat nasional tercapai. Mengurus dan mengendali Pangkalan Data Penyertaan Bumiputra yang kemaskini dan tepat. Menyediakan Laporan Mengenai Prestasi Program Pembangunan Bumiputra pada setiap suku tahun.

Jika atas sebab-sebab tertentu ICU JPM tidak dapat menunaikan tanggungjawab dalam tempoh yang dijanjikan, kami akan dengan serta merta memberi jaminan kepada pelanggan untuk melaksanakannya dalam masa yang dipersetujui.

Maklumat Korporat

| 13

CARTA ORGANISASI

14 |

Jendela ICU JPM 2008

STRUKTUR ORGANISASIelari dengan pertambahan fungsi dan pendekatan baru organisasi dalam pembangunan komuniti, ICU JPM telah diluluskan penyusunan semula struktur organisasi melalui Waran Perjawatan Bil A69 Tahun 2008 yang berkuatkuasa pada 2 Mei 2008. Pemantapan Struktur PPN Tumpuan urusan tahun 2008 adalah kepada 4 Pejabat Pembangunan Negeri (PPN) iaitu Pulau Pinang, Kedah, Perak dan Selangor melibatkan: u pertambahan sebanyak 310 perjawatan; u kenaikan gred jawatan SDO; u pewujudan seksyen baru di peringkat negeri iaitu Pembangunan Masyarakat & Industri; u pewujudan 18 Pejabat Pembangunan Zon Pemansuhan JPPS Selaras dengan keputusan Kerajaan untuk memansuhkan Jabatan Pembangunan Persekutuan Sabah (JPPS) maka berkuatkuasa pada 22 Mei 2008, PPN Sabah diwujudkan dengan peranan dan fungsi

S

yang sama dengan PPN di negeri-negeri yang lain. Secara ringkasnya pemansuhan JPPS dan pewujudan PPN Sabah adalah melibatkan: u pemansuhan sebanyak 203 daripada 299 perjawatan; u penyusunan semula seksyen; u pengecilan Seksyen Teknikal; u pemansuhan 5 Pejabat Pembangunan Bahagian iaitu Tawau, Sandakan, Kudat, Beaufort/Keningau & Kota Belud. Perjawatan dan Keanggotaan Pemantapan struktur 4 PPN dan pewujudan PPN Sabah tidak mengubah fungsi teras utama ICU JPM sebagai penyelaras, pemantau dan penilai pelaksanaan program/projek pembangunan dan juga pengurus peruntukan pembangunan khususnya berkaitan Peruntukan Khas YAB Perdana Menteri. Bagi maksud tersebut secara keseluruhannya ICU JPM telah dibekalkan dengan bilangan perjawatan sebanyak 1,245 dan bilangan personel seramai 1,061.

150022

1200 900 600 300 0Jumlah 352 Perjawatan Ibu Pejabat 9 129 214 9 116 196 321 Personel 893 Perjawatan Negeri 740 Personel 13 217 663 13 156 571

346

877

Petunjuk Pengurusan Tertinggi Pengurusan & Profesional Sokongan 0 74 110

1,245 Perjawatan

184 Kekosongan Jumlah

Statistik Perjawatan dan Personel ICU JPM 2008

Maklumat Korporat

| 15

PUNCA KUASA

I

CU JPM dalam mengurus dan menyelaras program/projek pembangunan negara adalah berasaskan peruntukan undang-undang dan pentadbiran seperti berikut:

P.U. (A) 203 Akta Tugas-Tugas Menteri 1969 Perintah Menteri-Menteri Kerajaan Persekutuan 1999

Arahan No. 1, 2004 Majlis Tindakan Negara

Arahan YAB Perdana Menteri Dan YAB Timbalan Perdana Menteri yang Dikeluarkan Dari Masa Ke Semasa

Keputusan Jemaah Menteri

Arahan Pentadbiran Ketua Setiausaha Negara dan lain-lain

16 |

Jendela ICU JPM 2008

POTRET | Pengurusan Tertinggi

Timbalan Ketua Pengarah (Penyelarasan Dasar) Dato Ab. Ghani Ariffin

Ketua Pengarah Tan Sri Khalid Ramli

Timbalan Ketua Pengarah (Pemantauan & Penilaian) Dato Mohammed IsmailMaklumat Korporat

| 17

POTRET | Pengarah Bahagian Ibu Pejabat

Pengurus Pasukan BLESS Musalmiah Asli

Pengarah Bahagian Ekonomi Ahmad Shahrom Hj. Yasin

Pegawai Tugas-tugas Khas Dato' Mohd Salleh Yaakob

Pengarah Bahagian Teknologi Maklumat Rosni Abdul Malek

Pengarah Unit Khidmat Nasihat Prof. Madya Dr. Osman Md Yusoff

Pengarah Bahagian Khas Dato Ahmad Zaki Ansore Mohd Yusof

Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan Makhtar Mustapha

Pengarah Bahagian Infrastruktur Nor Rizan bin Mohd Thani

Pengarah Bahagian Sosial Norsini Husin

Pengarah Bahagian Pembasmian Kemiskinan Normi Nordin

Pengarah Bahagian Badan Berkanun Mahd Ishak Abdul Aziz 18 |Jendela ICU JPM 2008

Pengarah Bahagian Keselamatan Zolkopli Dahalan

Pengarah Susun Semula Masyarakat Mohamad Yazi Md. Zin

Pengarah Bahagian Penilaian Ismail Hamad

Ketua Unit Kawal Selia PERDA Hanani Sapit

POTRET | Pegawai Kemajuan Negeri

JPP Kelantan Datuk Hj.Shukry Hj.Mohd Salleh

PPN Perak Dato Hj.Zainal Abidin Hj.Omar

PPN Selangor Abd. Ghani Salleh

PPN Pulau Pinang Nik Ali Mat Yunus

PPN Kedah Hadzir Md.Zain

PPN Melaka Mohd Yazid Ramli

PPN Terengganu Ahmad Abdullah

Pengurus Besar PERDA Azmi Lateh

PPN Sarawak Dato Kamal Husin

PPN Pahang Dato Dzul-Kifly Osman

PPN Negeri Sembilan Dato Mat Ali Hasan

PPN Johor Mohd Hatta Nordin

PPN Wilayah Persekutuan Dato Mohd Zaharil Kasim

Pengarah BPPB Pulau Pinang Ibrahim Abdullah

PPN Perlis Ahmad Zakaria

PPN Sabah Tn. Hj. Matusin Sunsang

Maklumat Korporat

| 19

Ringkasan dan Sorotan:: :: Sorotan Jendela 2008 Pengiktirafan, Penghargaan dan PencapaianU n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i

SOROTAN JENDELA 2008

22 |

Jendela ICU JPM 2008

Ringkasan dan Sorotan

| 23

PENGIKTIRAFAN, PENGHARGAAN & PENCAPAIAN

A

malan terbaik dan perkhidmatan terpuji yang memenuhi ekspekstasi stakeholders serta yang bercirikan mesra pelanggan membolehkan organisasi ICU JPM dari masa ke semasa dihargai dan diiktiraf sebagai berkualiti tinggi dan bertaraf dunia. Di peringkat antarabangsa, surat-surat Penghargaan dan juga maklumbalas diskriptif yang menyatakan kekaguman terhadap mekanisme dan sistem pemantauan program/projek pembangunan yang diterajui ICU JPM sering diterima.

Timbalan Perdana Menteri di dalam majlis/mesyuarat tertentu. Di samping itu, surat-surat penghargaan juga diterima daripada Ahli-ahli Parlimen dan DUN di atas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab yang berkesan di peringkat negeri. Dalam aspek pengurusan kewangan pengiktirafan amatlah terserlah di mana ICU JPM adalah penerima Anugerah Kualiti Pengurusan Kewangan Tahun 2007 dan Anugerah Indeks Akauntabiliti Pengurusan Kewangan (Empat Bintang) Jabatan Audit Negara 2007. Usaha berterusan ke arah penambahbaikan kualiti kerja dan perkhidmatan kepada pelanggan turut membuahkan hasil. ICU JPM turut menerima pengiktirafan utama dalam bentuk pertandingan dan antara yang dimenangi dalam tahun 2008 ialah:

m Pemenang Anugerah Kualiti Jabatan Perdana m m mMenteri (Keseluruhan) Hari Kualiti JPM 2008. Johan Pertandingan Pejabat Terbaik Kategori A Hari Kualiti JPM 2008 Johan Pertandingan Laman Web Terbaik Hari Kualiti JPM 2008 Naib Johan Pertandingan Pameran Terbaik Kategori A Hari Kualiti JPM 2008

Pengiktirafan dalam negara pula wujud dalam bentuk ulasan lisan oleh YAB Perdana Menteri,

ICU JPM turut meraih pengiktirafan dalam bidang kesenian dan kebudayaan apabila diisytiharkan sebagai: m Johan Festival Nasyid Peringkat JPM 2008 m Naib Johan Festival Nasyid Peringkat Kementerian 2008 m Pemenang Tempat Ketiga Festival Pantun Peringkat Kementerian

24 |

Jendela ICU JPM 2008

Strategic Enablers Dalam Pengurusan Organisasi:: :: :: :: Pengurusan Sumber Manusia Program Kualiti Pengurusan Kewangan Pengurusan ICTU n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i

PENGURUSAN SUMBER MANUSIAengurusan sumber manusia yang baik dan cekap memainkan peranan yang penting dalam memastikan kecemerlangan sesebuah organisasi. Sebagai satu daripada strategic enablers yang penting, ICU JPM telahpun memastikan pembangunan sumber manusianya seiring dengan keperluan stakeholders melalui pewujudan sebuah Pelan Strategik Sumber Manusia yang komprehensif dengan mengambil kira teras Rancangan Malaysia Ke Sembilan, Islam Hadhari dan Pelan Strategik ICU JPM. Strategi-strategi pengurusan yang efektif di samping tindakan yang berbentuk transformasi telah dikenalpasti bagi meningkatkan integrasi di antara fungsi-fungsi sumber manusia dan pencapaian matlamat ICU JPM secara keseluruhan melalui penekanan kepada pembangunan modal insan. Pelan Strategik ini telah mengenalpasti enam (6) cabaran utama ke arah menterjemah dasar pembangunan negara melalui pembangunan sumber manusia. Cabaran-cabaran tersebut adalah:Memantapkan Pengurusan Sumber Manusia, Budaya Kerja Cemerlang Tadbir Urus Yang Baik Mewujudkan Perancangan Sumber Manusia Yang Komprehensif Dan Dinamik Meningkatkan Kualiti Sistem Penyampaian Perkhidmatan Memenuhi Keperluan Pembangunan Sumber Manusia Mewujudkan Persekitaran Kerja yang Ergonomik dan Kondusif Membudayakan Penghayatan Nilai-nilai Murni Yang Berintegriti

P

Perancangan Sumber Manusia Yang Proaktif Dan Dinamik Pembangunan Kerjaya Berasaskan Pengetahuan Kemahiran Secara Berterusan Membudayakan Norma Kerja 3E

Pengiktirafan Ke Atas Inovasi dan Kreativiti

Mewujudkan Persekitaran Kerja yang Ergonomik dan Kondusif

Meningkatkan Tadbir Urus Perkhidmatan

PENEMPATAN DAN PUSINGAN KERJAPerancangan Penempatan dan Pusingan Kerja di ICU JPM diberikan penekanan dan perhatian dalam usaha untuk mengoptimumkan kapasiti setiap pegawai dan kakitangan dalam mengharungi cabaran kerja yang kompetetif dan meningkatkan motivasi dan produktiviti kerja warga kerja. Bagi tahun 2008, 91 pegawai dari Kumpulan Pengurusan & Profesional dan 27 pegawai dari Kumpulan Sokongan terlibat dengan pusingan kerja yang merentasi bahagian, negeri dan juga daerah.

DASAR LATIHAN SUMBER MANUSIA DAN PELAN LATIHAN SUMBER MANUSIAICU JPM sentiasa berpegang teguh kepada hasrat bahawa setiap warga kerjanya perlu dilengkapi dengan sikap (attitude), kemahiran (skills) dan pengetahuan (knowledge) yang bersesuaian melalui program pembangunan sumber manusia yang terancang dan berteraskan pembangunan kompetensi serta pembelajaran berterusan. Struktur latihan yang dilaksanakan meliputi semua skim dan klasifikasi perkhidmatan. Ia akan melalui empat peringkat penting iaitu Peringkat Asas, Peringkat Pertengahan, Peringkat Lanjutan dan

Pelan tindakan bagi menangani enam (6) cabaran tersebut telah diterjemahkan dalam bentuk 6 teras utama.

26 |

Jendela ICU JPM 2008

Menyediakan anggota yang berkelayakan, berkebolehan dan berkompetensi Mencapai hasil kerja yang berkualiti dan bermutu tinggi Meningkatkan kompetensi dan produktiviti Membentuk dan mengukuhkan nilai-nilai murni dan sikap positif Mewujudkan nilai cipta dan nilai tambah di dalam sektor awam Menyediakan hala tuju yang jelas tentang kemajuan kerjaya Objektif Pelan Latihan

PENGURUSAN PRESTASI/MOTIVASI DAN PENGIKTIRAFANAnugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) ICU JPM merupakan mekanisma utama yang diguna pakai bagi mengiktiraf pegawai dan kakitangan ICU JPM. Majlis Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Tahun 2007 telah diadakan pada 10 Julai 2008. Dalam Majlis tersebut 78 orang iaitu 8% dari 975 pegawai dan kakitangan ICU JPM telah menerima anugerah tersebut. Di samping itu, pada tahun 2008 juga enam (6) pegawai diluluskan Pergerakan Gaji Tahun 2007 Secara Anjakan Gaji Pertama. Sebagai sebahagian dari usaha memberi penghargaan kepada warga ICU JPM yang cemerlang, seramai tujuh (7) telah diperakukan untuk mendapat Hadiah Latihan Persekutuan tajaan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Selain itu, ICU JPM sentiasa mencalonkan warganya yang berkelayakan bagi Pencalonan Darjah, Bintang dan Pingat Kebesaran bagi negeri dan Persekutuan. Anugerah peringkat di bawah yang diwujudkan adalah anugerah Pekerja Sentiasa Sihat Medical Certificate (MC) Sifar dan Pekerja Contoh Bulanan.

Peringkat Peralihan. Latihan di peringkat asas dijalankan mengikut keperluan semasa. Ianya dimasukkan bersekali dalam program orientasi pegawai lantikan baru atau yang baru bertukar masuk. Pada Tahun 2008, sebanyak 5 siri program seumpamanya telah dilaksanakan. Kursus, latihan dan bengkel yang dianjurkan memberi fokus kepada core business (functional) ICU JPM dan pada masa yang sama masih memberi tumpuan kepada kursus berbentuk generik. Perbelanjaan untuk latihan dan kursus adalah sebanyak RM401,781.79 atau 1.02% dari perbelanjaan yang diperuntukkan bagi emolumen. Sehingga 31 Disember 2008, ICU JPM telah melaksanakan sendiri 12 kursus seumpamanya. Secara keseluruhan, seramai 1,138 pegawai/kakitangan telah hadir berkursus sepanjang tahun 2008. Dari jumlah tersebut 452 pegawai/ kakitangan telah menghadiri kursus melebihi 7 hari. Bagi memastikan latihan yang disediakan menepati kehendak kompetensi perkhidmatan di samping memenuhi keperluan warga ICU JPM, ianya digubal berdasarkan Analisis Keperluan Latihan (Training Needs Analysis). Maklumbalas keberkesanan latihan yang disediakan terhadap warga ICU JPM juga direkodkan bagi tujuan penilaian dan perancangan seperti yang telah ditetapkan dalam sistem kualiti MS ISO 9001:2000 ICU JPM.

PELAKSANAAN SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (HRMIS)HRMIS mula dilaksanakan di ICU JPM mulai Disember 2007dan sehingga 31 Disember 2008, sebanyak 3 modul HRMIS berikut telah digunakan : m Modul Data dan Perjawatan m Modul Pentadbiran Sistem m Modul Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran (Submodul Pengurusan Cuti) Sehingga akhir 2008, ICU JPM telah mencapai sebanyak 83.06% pengemaskinian rekod peribadi dalam HRMIS. Sementara itu, bagi rekod perkhidmatan, sebanyak 88.05 % telah dikemaskinikan.

Strategic Enablers Dalam Pengurusan Organisasi

| 27

PROGRAM KUALITI

U

saha-usaha membudayakan kualiti di ICU JPM dilaksanakan secara berterusan bagi menjadikan organisasi ini terus relevan dalam persekitaran yang dinamik dengan memiliki warga yang berkualiti, mempunyai wawasan, komited, bijak membuat keputusan, memberi dorongan kepada rakan lain mahu pun kakitangan bawahan; mempunyai kebolehan mengelola, disiplin diri yang tinggi, bersikap proaktif dan inovatif, mempunyai sense of urgency serta mampu menjalin kerjasama yang harmoni dan mesra. Pengurusan kualiti menyeluruh (TQM) adalah satu kaedah pengurusan yang melibatkan penyertaan semua warga kerja dengan meletakkan prestasi dan pencapaian sebagai fokus utama. Kejayaan terhadap pelaksanaannya dinilai melalui kepuasan stakeholders/ pelanggan dari masa ke semasa. Selaras dengan itu antara inisiatif berikut dalam pelaksanaan TQM ICU JPM ialah:

m Pelan Pengurusan Kualiti Isi kandungan Pelan ini termasuklah fokus Pelan Kualiti, inisiatif-inisiatif kualiti yang akan dilaksanakan, pihak yang bertanggungjawab dan rangka masa inisiatif-inisiatif ini akan dilaksanakan. Dengan adanya Pelan Kualiti ini usaha-usaha pembudayaan kualiti dilaksanakan secara sementara dan lebih berkesan. mPetunjuk Prestasi Utama (KPI) Inisiatif ini bertujuan memastikan semua program/ aktiviti yang dirancang dilaksanakan dengan baik selaras dengan matlamat yang ditetapkan. KPI ini di nyatakan dalam Pelan Strategik ICU JPM dan pengesanan pencapaiannya dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan. m Etika Kerja ICU JPM Inisiatif ini bertujuan menyemai budaya kerja cemerlang di kalangan warga ICU JPM. Antara nilai-nilai yang ditekankan adalah ICU JPM sentiasa bersemangat, tekun dan rajin, positif dan optimistik, cekal dan tabah dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang diamanahkan. m Retreat Pengurusan Retreat Pengurusan yang diadakan pada 31 Januari- 3 Februari 2008 bertujuan untuk mengkaji pencapaian organisasi tahun 2007. Sesi tersebut telah berjaya menghasilkan Pelan Strategik 2008-2009 yang mengekalkan pendekatan BOS (Blue Ocean Strategy) dan dimantapkan dengan KPI (Key Performance Indicators) bagi maksud pengukuran pencapaian yang lebih objektif.

28 |

Jendela ICU JPM 2008

m Papan Paparan Maklumat Q Paparan maklumat Q bertujuan memaklumkan pelanggan tentang perkhidmatan-perkhidmatan yang ditawarkan. Antara inisiatif tahun 2008 ialah pemasangan Papan Tanda Elektronik yang berfungsi sebagai penunjuk arah, paparan informasi semasa dan juga ruangan promosi maklumat korporat ICU JPM m Buletin ICU JPM Buletin ini yang diterbitkan pada setiap 2 bulan sekali bertujuan merakamkan maklumatmaklumat dan peristiwa penting sebagai sumber rujukan. Kesan baik penerbitan surat berita itu telah berjaya meningkatkan minat dan kreativiti pegawai/kakitangan dalam penulisan. m Pelan Pengurusan Pelanggan Selari dengan Penguatkuasaan PKPA Bil 1 Tahun 2008, ICU JPM telah menambah baik pelan 2004 ke arah Pengurusan Perhubungan Pelanggan yang lebih proaktif, cekap dan berkesan. Fokus pelan tahun 2008 ialah kepada ciri-ciri kualiti perkhidmatan pelanggan mencakupi aspek fizikal, emosi dan penyampaian demi memenuhi kehendak pelanggan. m Garis Panduan Perhubungan Awam Inisiatif ini bertujuan menambah baik komunikasi dengan pelanggan di samping menyemai nilai dan etika perhubungan awam yang terpuji. Antara penambahbaikan yang dilaksanakan ialah : Menerbitkan semula kandungan buku kecil Etika Perhubungan Awam sebagai brosur khusus seperti tajuk-tajuk berikut: etika pengurusan mesyuarat/majlis rasmi, etika layanan berkualiti melalui telefon, etika menyambut tetamu, dan etika pakaian masa bekerja/menghadiri majlis rasmi.

Penyediaan brosur-brosur tersebut membantu pegawai-pegawai dalam usaha memantapkan imej ICU JPM ; m Transkrip Video Korporat Inisiatif ini bertujuan memudahkan rujukan oleh para pelawat akan peranan dan fungsi ICU JPM sebagai agensi yang memantau pelaksanaan projek pembangunan di bawah Rancangan Malaysia Lima Tahun di Malaysia. Inisiatif ini adalah susulan kepada cadangan para pelawat asing sebagai kaedah untuk membawa pulang maklumat yang bercetak. m Hari Q Hari Q ICU JPM disambut pada 17 November 2008. Antara aktiviti yang dilaksanakan adalah pameran kualiti, pelancaran piagam pelanggan baru, hadiah kepada pemenang pertandingan program/aktiviti kualiti seperti pejabat terbaik, kuiz Q dan berbalas pantun kemerdekaan.

Strategic Enablers Dalam Pengurusan Organisasi

| 29

Penandaarasan Amalan Terbaikm Perjumpaan Pegawai Gred 41 & 44 Bersama Ketua Pengarah Inisiatif ini bertujuan meningkatkan interaksi dua hala antara pihak pengurusan atasan dengan para pegawai pengurusan pertengahan. Ia juga memberi peluang kepada pegawai mengutarakan pandangan bagi memantapkan pengurusan organisasi. Sesi ini yang diadakan dari masa ke semasa berjaya meningkatkan semangat kekitaan di kalangan pegawai-pegawai. m Tea Time Bersama Ketua Pengarah Inisiatif ini bertujuan mewujudkan suasana harmoni antara pihak pengurusan atasan dengan pegawai-pegawai muda. Komunikasi dua hala secara santai ini memudahkan Ketua Pengarah ICU JPM untuk menyampaikan ekspektasi organisasi di samping memahami kekuatan dan kekurangan pegawai. Sesi ini juga berjaya mencungkil ekspektasi pegawai-pegawai muda dan idea-idea penambahbaikan demi kepentingan organisasi. m Program English Day English Day di ICU JPM pada setiap hari Khamis adalah bertujuan untuk meningkatkan tahap kefasihan komunikasi dalam Bahasa Inggeris. Semua mesyuarat juga akan disempurnakan dalam Bahasa Inggeris, termasuklah dalam penyediaan minit-minit mesyuarat. m Perhimpunan Bulanan dan Bicara Ilmu Perhimpunan ini merupakan wadah perjumpaan antara pihak pengurusan dengan warga ICU JPM. Pada hari tersebut, warga baru ICU JPM diperkenalkan dan program-program yang akan dilaksanakan dalam tempoh terdekat turut diumumkan. Sesi ini diakhiri dengan bicara ilmu yang disampaikan oleh tokoh penceramah jemputan dari sektor awam dan swasta serta IPTA.

Amalan Persekitaran berkualiti (5S)Amalan 5S bermula di PPN Sarawak sehingga memperolehi persjilian MPC pada 29 April 2008. Ekoran itu amalan 5S dijalankan di semua Bahagian di pejabat di mana Bahagian Khidmat Pengurusan dijadikan projek perintis.

Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK)Konvensyen tahunan Kumpulan meningkat Mutu Kerja (KMK) diadakan pada 19-20 Ogos 2008 melibatkan penyertaan 20 pasukan KMK Ibu Pejabat/PPN/JPP.Nama Kumpulan CI-ASAT (JOHAN) Sektor/Bahagian Pemantauan dan penilaian Tajuk Projek Penggunaan teknik-teknik dalam pemantauan pelaksanaan projek pembangunan kurang berkesan Mengurangkan tunggakan hasil penyewa gerai yang tinggi

STRIKE FORCE (NAIB-JOHAN)

Lembaga Kemajuan Wilayah Pulau Pinang (PERDA)

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2000ICU JPM telah dipersijilkan dengan MS ISO 9001:2000 pada 14 Disember 2007. Bagi maksud pemantapan beberapa siri auditan dalaman telah diadakan. Kemuncak auditan ialah oleh pihak SIRIM pada 2-5 Disember 2008 di mana persijilan tersebut telah berjaya dilanjutkan untuk tempoh 2 tahun lagi.

30 |

Jendela ICU JPM 2008

PENGURUSAN KEWANGANe n g u r u s a n k e w a n g a n y a n g e f i s ye n d a n b e r k e s a n m e ny u m b a n g k e p a d a k e ce m e r l a n g a n o rg a n i s a s i . J u s t e r u, pengurusan kewangan dan akaun amat dititikberat dan sentiasa diberi penekanan oleh pengurusan tinggi ICU JPM. Pematuhan kepada peraturan dan tatacara kewangan sentiasa dipantau bagi memastikan pengurusan hasil, perbelanjaan, Kumpulan Wang/ Akaun Amanah, perolehan serta pengurusan aset dan inventori dilakukan dengan cekap dan berkesan. Salah satu mekanisma pemantauan yang d i g u n a k a n a d a l a h M e s y u a r a t J aw a t a n k u a s a Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) yang dipengerusikan sendiri oleh Ketua Pengarah dan dihadiri oleh semua Pengarah Pejabat Pembangunan Negeri (PPN) dan Pengarah Bahagian di Ibu Pejabat. Sepanjang tahun 2008, sebanyak 4 kali mesyuarat JPKA ICU JPM telah diadakan selaras dengan arahan Pekeliling Perbendaharaan Bil.10 Tahun 2008. Selain daripada itu, Pengurusan kewangan dan akaun juga menjadi agenda tetap dalam Mesyuarat Pengarah-Pengarah ICU JPM yang diadakan secara berkala setiap bulan dan Mesyuarat Pengurusan Tinggi ICU JPM yang diadak an setiap minggu. Program pengauditan yang padat dan menyeluruh m e l i p u t i I b u Pe j a b a t , J a b a t a n Pe m b a n g u n a n Persekutuan (JPP), Pejabat Pembangunan Negeri (PPN) dan Bahagian Penyelarasan Penyer taan Bumiputera (BPPB) Pulau Pinang telah dilaksanakan dengan berkesan. Semua isu dan masalah berkaitan kewangan di JPP/PPN/BPPB, berjaya diatasi oleh task force yang diwujudkan di Ibu Pejabat. Pada tahun 2008, ICU JPM telah diluluskan peruntukan belanja mengurus sebanyak RM506.53 juta manakala peruntukan pembangunan sebanyak RM385.694 juta. Prestasi perbelanjaan sehingga tamat tempoh Akaun Kena Bayar (AKB) adalah masingmasingnya 99.05% dan 90.55%.

P

PRESTASI PERBELANJAAN KESELURUHAN RM 501.55 JUTA (99.05%)493.38 Juta 498.11 Juta Petunjuk Perbelanjaan Peruntukan

99.09%

5.98 Juta97.01%

6.17 Juta

2.19 Juta

2.25 Juta

97.33%

Dasar Sedia Ada

Dasar Baru

One Off

Prestasi Perbelanjaan Belanja Mengurus 2008

Belanja : RM349.229 juta (90.55%)

Prestasi Perbelanjaan Belanja Pembangunan 2008

Strategic Enablers Dalam Pengurusan Organisasi

| 31

Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2006, pembayaran bil dalam tempoh 14 hari sentiasa diberi penekanan.Sepanjang tahun 2008, ICU JPM telah memproses sebanyak 72,907 bil yang bernilai RM1.8 billion. Prestasi pembayaran bil dalam tempoh 14 hari ICU JPM ialah 99.97%. Sebanyak 93.25% bil dibayar dalam tempoh kurang daripada 7 hari manakala 17.60% di bayar dalam tempoh 14 hari.2 Billion (0.002%) 4,913 Billion (17.60%)

m S i s te m Pe n g u ru s a n As e t d a n I nve nto r i yang dibangunkan untuk mempertingkatkan pengurusan harta modal, inventori dan bekalan stok.

67,992 Billion (93.25%)Petunjuk < 7 Hari 8 - < 14 Hari > 15 Hari

Prestasi Pembayaran Bil ICU JPM 2008

Bagi memastikan pengurusan kewangan ICU JPM sentiasa berada pada tahap yang cemerlang, usaha penambahbaikan dilakukan dari semasa ke semasa. Untuk itu Dasar Pengurusan Kewangan ICU JPM telah dirangka yang menggariskan beberapa komitmen dan strategi yang sesuai bagi mencapai matlamat yang ditetapkan. Dasar Pengurusan Kewangan ICU JPM merupakan komitmen warga ICU JPM dalam memastikan pengurusan kewangan dilaksanakan d e n g a n e f i s ye n , d a n berkesan melalui p e n g a m a l a n b u d ay a k e r j a ce m e r l a n g d a n tadbir urus yang baik. Us a h a - u s a h a i n ov a s i yang telah dilaksanakan ialah:

m i Kew m e nye d i a k a n m a k l u m a t k e w a n g a n dengan lebih teratur dan membolehkan pemberian maklum balas kepada sebarang urusan pertanyaan dengan lebih pantas dan sistematik. Inisiatif ini juga bertujuan untuk menyediakan platform untuk kakitangan ICU J PM s e r t a p e m b e k a l u n t u k m e ny a l u r k a n sebarang per tanyaan dan aduan berk aitan kewangan, perakaunan dan pembayaran.

32 |

Jendela ICU JPM 2008

m Naziran Pengurusan diadakan dengan tujuan untuk memantau, menyemak, membuat penambahbaikan terhadap pengurusan pejabat di JPP/PPN/BPPB. Ia menjadi platform perbincangan secara langsung kakitangan di Ibu Pejabat dan di negeri bagi setiap perkara berkaitan pengurusan sumber manusia, kewangan dan pentadbiran pejabat. m Auto Notifikasi Laporan Kewangan merupakan pemakluman secara automatik kepada semua pengurus kewangan di JPP/PPN/ BPPB mengenai pelaporan yang perlu dikemukakan ke Ibu Pejabat. Inisiatif ini bertujuan memastikan pelaporan kewangan ICU JPM kemaskini dan disediakan mengikut tempoh yang ditetapkan. m Sistem tempahan tiket kapal terbang bertujuan untuk memudahkan pemantauan dan kawalan bagi penggunaan waran udara. Laporan yang boleh dijana seperti kekerapan tempahan tiket agensi pelancongan, laporan waran yang dikeluarkan mengikut bahagian, laporan kekerapan tempahan tiket oleh pegawai dan laporan waran batal. Pembudayaan kerja cemerlang pengurusan kewangan yang berterusan telah berjaya menganugerahkan ICU JPM dengan Anugerah Kualiti Pengurusan Kewangan (AKPK) Tahun 2007, pengiktirafan Empat Bintang Indeks Akauntabiliti oleh Jabatan Audit Negara bagi tahun 2007.

Strategic Enablers Dalam Pengurusan Organisasi

| 33

PENGURUSAN ICTengurusan ICT di ICU JPM adalah berlandaskan konsep holistic di mana elemen utama iaitu teknologi, modal insan serta sistem dan prosedur diberi perhatian khusus bagi menyokong pencapaian matlamat organisasi. Asas pelaksanaan adalah berdasarkan kepada Pelan Strategik Teknologi Maklumat (ICT Strategic Plan ISP) yang dirangka untuk tempoh lima tahun dari 2005 - 2009. ISP bagi tahun 2008 adalah menggunakan kaedah Blue Ocean Strategy (BOS).

P

Bagi tahun 2008, ICU JPM telah membangunkan Sistem Pemantauan Pelan Strategik yang berkonsepkan sistem traffic light. Ia bertujuan untuk memantau secara online, pelaksanaan program/projek yang terkandung di dalam Pelan Strategik ICU JPM, dan juga ISP. Kaedah traffic light memberi indikator ataupun early warning system supaya ICU JPM berupaya untuk membuat intervensi sekiranya sesuatu inisiatif itu menghadapi masalah. Dengan adanya sistem amaran awal ini, strategi yang digariskan di dalam Pelan Strategik ICU JPM, dan ISP khususnya dapat dilaksanakan dengan jaya. PELAKSANAAN PELAN ISP Melalui ICT Strategic Plan, enam Key Result Area (KRA) telah dikenalpasti dan seterusnya merangka Pelan Tindakan. Tiga daripada enam KRA yang melibatkan aplikasi sistem iaitu: m Sistem Pemantauan Projek II (SPP II) sebagai sumber maklumat utama Pemantauan Projek Pembangunan Nasional. m Portal I Cerve U sebagai penyampai perkhidmatan yang berkesan. m Sistem Maklumat yang berkesan dan berkualiti. Pembangunan Sistem Aplikasi Pembangunan dan pelaksanaan aplikasi ICT dibuat secara berpusat boleh dicapai dan digunapakai oleh JPP/PPN/BPPB. Terdapat dua kategori sistem aplikasi yang dibangunkan oleh ICU JPM iaitu Sistem Nasional dan Sistem Dalaman. Sistem Nasional seperti I Cerve U, e-kasih dan BLESS digunakan secara meluas yang merangkumi Kementerian, Negeri, Daerah, Ahli-ahli Yang Berhormat, orang awam dan ICU JPM sendiri tanpa mengabaikan faktor keselamatan

Framework Pengurusan ICT

Penggubalan ISP ICU JPM adalah selaras dengan Pelan Strategik ICU JPM memandangkan ICT menyokong fungsi utama agensi dan berperanan sebagai strategic enabler bagi menepati matlamat agensi. Pemantauan pelaksanaan ISP sentiasa dititikberatkan dan dilakukan secara dalaman melalui mesyuarat-mesyuarat yang berkaitan seperti : m Mesyuarat Kemajuan Projek m Mesyuarat Bahagian m Mesyuarat Pagi Bersama Pengarah m Mesyuarat Penyelarasan Teknikal PTM/PPTM Negeri Di antara kaedah pemantauan yang sering digunakan ialah pelaporan melalui Gantt Chart dan Microsoft Project. Pihak pengurusan tinggi juga memantau pelaksanaan ISP bersama-sama dengan inisiatif-inisiatif lain melalui forum tertentu seperti Mesyuarat Sektor dan Mesyuarat Pengurusan Tinggi.34 |Jendela ICU JPM 2008

Peruntukan dan Perbelanjaan Sebanyak RM2,384,385 telah diperuntukan untuk program ICT melalui belanja mengurus bagi tahun 2008 dan RM30,000,000 peruntukan pembangunan. Melalui perancangan yang teliti dan pemantauan yang rapi, ICU JPM telah dapat membelanjakan RM 2,277,993.10 (93.5%).Belanja Mengurus Program ICT Tahun 2008(94.2%) 1,600,000 1,522,475.10

Prestasi pelaksanaan projek ICT Keseluruhan pencapaian pelaksanaan inisiatif ICT pada tahun 2007 dan 2008 adalah sangat cemerlang. Daripada 11 inisiatif yang dirancang, sebanyak 7 telah disiapkan, 2 dalam pelaksanaan, dan 2 lagi dijadualkan akan siap pada akhir Disember 2009. Selain itu, 6 program baru yang diberi tumpuan dalam 2008 di mana 4 daripadanya telah disiapkan dan 2 lagi masih dalam peringkat akhir pembangunan. Butiran pencapaian adalah seperti berikut :Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 2008 Tahun 2007 Inisiatif MedICT CyberCop K-Center Portal i Cerve U I Charge U SDSI SISMA Peringatan Baju Batik Peringatan English Day eKasih MyIklan eMohon I Audit U TIMES Sistem Pemantauan Pelan Strategik iKew Sistem Pelaporan Negeri Sistem Bantuan Teknikal BESTARI Infra i SWaT S2Drive CyberOffice SysDoc Go For IT I Sense Status Siap Siap Siap Siap Siap Siap Siap Siap Siap Siap Siap Siap Dalam Pelaksanaan Siap Siap Siap Dalam Pelaksanaan Siap Dalam Pelaksanaan Siap Siap Siap Tangguh Siap Dalam Pelaksanaan Gugur Inisiatif Baru Inisiatif Baru Inisiatif Baru Inisiatif Baru Inisiatif Baru Inisiatif Baru Catitan

1,600,000 1,400,000 1,200,000 1,000,000

(0.9%) 250,000 2,200

(81.3%) 534,385 468,918

800,000 600,000 400,000 200,000 0

Sewaan (24000)

Penyelengga raan (Dasar Baru)

Perkhidmatan (29000)

Petunjuk PERUNTUKAN (RM) BELANJA (RM)

Catatan :

JUMLAH KESELURUHAN (RM) = RM2,384,385.00 (Peruntukan) = RM1,993,593.10 (Belanja) PERATUS% = 84.00%

Prestasi Perbelanjaan Program ICT Tahun 200825,000,000(95.5%)

1525,000,000 20,000,000 15,000,000 10,000,000

23,784,773.14

16 17 18 19

5,000,000 (94.5%)

4,728,479.99

5,000,000 0

20 21 22

Perolehan ICT

Pembangunan SPPII

Petunjuk SILING BELANJA(PERATUS%) 95.00% 96.00% 95.00%

23 24 25

Catatan :

Jumlah Perolehan ICT Jumlah Pembangunan SPP II JUMLAH (RM)

(SILING) = RM5,000,000.00 = RM25,000,000.00 = RM30,000,000.00

(BELANJA) RM4,728,479.99 RM23,784,733.14 RM28,513,253.13

26

Pencapaian Pelaksanaan Inisiatif ICT Bagi Tahun 2007-2008

Strategic Enablers Dalam Pengurusan Organisasi

| 35

PEMANTAUAN Kelulusan spesifikasi teknikal hardware/software diperolehi daripada Jawatankuasa Teknikal ICT (JTICT). Sebelum membuat sebarang perolehan peralatan, kajian berhubung keperluan sesuatu sistem dan imbasan teknologi dilaksanakan bagi memastikan ianya mengikut perancangan di dalam ISP ICU JPM. Mulai Mac 2008, ICU JPM telah menubuhkan JPIC T bagi memenuhi keperluan Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2008. Perolehan peralatan dan perkhidmatan ICT dibuat dalam pelbagai kaedah perolehan seperti Tender Terbuka, Rundingan terus dan sebutharga. KAJIAN SEMULA ISP BAGI MENILAI KEBERKESANAN PELAN ISP ISP ICU digubal pada 2005 bagi merangka keperluan sumber dan halatuju ICT di ICU JPM bagi tempoh lima tahun. Walau bagaimanapun, keperluan semasa seperti perluasan fungsi dan perkhidmatan teras serta kehendak mengikut keperluan stakeholder, maka ISP juga diubahsuai sejajar dengan Pelan Strategik ICU JPM. Kajian semula ISP yang dijalankan setiap tahun juga telah melihat keberkesanan sesuatu program ICT dan mengemukakan cadangan-cadangan baru yang memberi impak yang lebih berkesan kepada organisasi. Di dalam ISP keterangan terperinci setiap strategi dinyatakan dengan jelas di mana ianya diterjemahkan kepada program, aktiviti dan tugasan dan dimasukkan ke dalam SKT setiap pegawai. DASAR KESELAMATAN ICT (DKICT) DKICT ICU JPM telah dilancarkan secara rasmi pada 24 Mac 2008 dengan fungsi-fungsi seperti berikut: m Mengkaji status keselamatan ICT semasa; m M e n g e s yo r k a n kaedah pengukuhan Keselamatan ICT yang bersesuaian; m Memberi kesedaran keselamatan ICT kepada pengguna ICU JPM; dan m Pendekatan tadbir urus yang lebih baik.

Selaras dengan dasar tersebut, antara program/aktiviti yang dilaksanakan pada tahun 208 adalah: m Pembaharuan pelantikan ICTSO; m Tak limat kesedaran Keselamatan IC T pada Oktober 2008 m Ca p a i a n D K I C T o l e h p e n g g u n a I C U J PM melalui laman WEB; m H i L R A ( H i g h Le ve l R i s k As s e s s m e nt ) 2 0 0 5 dan 2008; m Pengukuhan aplikasi web yang boleh dicapai oleh pengguna luar seperti ICerveU, e-Merah, CallCentre dan e-SAPA; m K a j i a n a u d i t k e s e l a m at a n k e at a s a p l i k a s i e-kasih dan BLESS; m Anti Virus kepada PC dan server; m Pe n g u k u h a n k e a t a s r a n g k a i a n m e l a l u i Firewall, IDS dan IPS; m Pewujudan DRC di PPN Wilayah bagi sistem SPPII dan BLESS; m Web Content Filtering ; m Mail Filtering ; m Tatacara penggunaan emel dan Internet ; m Public Key Infrastructure (PKI) dalam modul bayaran SPPII; dan m S oft Cer tification b a g i s e r ve r e K a s i h d a n e-mel. LAMAN WEB ICU JPM L a m a n We b I C U J PM t e l a h m e l a l u i b e b e r a p a transformasi sama ada dari segi persembahan, rek aletak , susunan ser ta k ategor i k andungan dan capaian-capaian mandatori bagi pematuhan kepada Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2000 Garis Panduan Malaysian Civil Service Link (MCSL) dan Laman Web Agensi Kerajaan. Laman Web ICU JPM seterusnya telah dipertingkatkan berasaskan ciri-ciri portal berpandukan kepada Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2006 - Pengurusan Laman Web/Portal Sektor Awam. J aw a t a n k u a s a I n d u k Pe n g u r u s a n L a m a n We b d i p e n g e r u s i k a n o l e h Ti m b a l a n K e t u a Pengarah Penyelarasan Dasar dan Ketua Pengarah ber tindak sebagai Penasihat. Jawatankuasa ini dibahagikan kepada dua Jawatankuasa Kerja iaitu JK Kerja Pengurusan Kanduangan dan JK Teknikal.

36 |

Jendela ICU JPM 2008

Jawatankuasa Induk Pengurusan Laman Web

Jawatankuasa Kerja PengurusanCik Hasniah Rashid (Ketua) Cik Nor Idayu Kamarudin En. Mohd Hafiz Yaacob Cik Aimi Nazirah Abd Razak Pn. Sharifah Hasliza Syed Ali Pn. Norfiza Azmi Pn. Wan Nor Asyikin Wan Yaacob Pn. Norfadhilaton Zahari Cik Nur Hazirah Abd Razak En. Mohd Syaiful Patolga En. Affandi Che Adam Cik Hani Nazuha Kamaludin Cik Rusnani Sudin -Seksyen Perhubungan Awam -Bahagian Khas -Bahagian Teknologi Maklumat -Bahagian Infrastruktur -Bahagian Ekonomi -Bahagian Sosial -Bahagian Keselamatan -Bahagian Badan Berkanun -Bahagian Penilaian -Bahagian Khidmat Pengurusan -Bahagian Susun Semula Masyarakat -Bahagian Pembasmian Kemiskinan -Seksyen Kawal Selia PERDA

Penasihat

Y.Bhg. Tan Sri Khalid Ramli

Pengerusi

Y.Bhg. Dato Ab. Ghani Ariffin

Timbalan PengerusiPn. Rosni Abdul Malek

Jawatankuasa TeknikalEn. Shuhairi Abd Ghani (Ketua) Pn. Iza Nordina Abd Ghani Pn. Rohaya Mohd Nor En. Mohd Fauzi Abdul Talib Pn. Norliza Ramli -Bahagian Teknologi Maklumat -Bahagian Teknologi Maklumat -Bahagian Teknologi Maklumat -Bahagian Teknologi Maklumat -Bahagian Teknologi Maklumat

m I Charge U menjana laporan bulanan berkonsepkan bil yang mengandungi bilangan mata penggunaan oleh setiap Bahagian/JPP/PPN; dan m Cybercop menjana laporan suku tahunan mengandungi analisis penggunaan sistem mengikut Bahagian dan Negeri-Negeri. Aplikasi Yang di Bangunkan Secara In-house Selain SPPII dan BLESS yang dibangunkan secara outsourcing sebanyak 22 sistem nasional dan dalaman telah dibangunkan secara in-house iaitu:m Sistem Peringkat Nasional eKHAS

Jawatankuasa Induk Pengurusan Laman Web

Keunikan laman web ICU JPM ialah ianya dibangunkan secara dalaman dan memenuhi kesemua ciri-ciri asas yang termaktub di dalam Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2006 - Pengurusan Laman Web/Portal Sektor Awam. Pada tahun 2008 ianya diperkukuhkan dengan beberapa ciri tambahan seperti berikut: m Memaparkan klip video/audio perkhidmatan agensi m Capaian Sokongan m Kemudahan W3C Disability Accessibility m Pengguna buta warna m Pengguna cacat penglihatan m Pengguna cacat pendengaran m Warga Tua Hasil daripada aktiviti tersebut ICU JPM telah diberi penghormatan untuk berkongsi pengalaman pembangunan ciri-ciri portal yang baik dengan agensi kerajaan yang lain dalam Klinik Laman Web/Portal Agensi Kerajaan yang dianjurkan oleh MAMPU pada 27 Jun 2008. PEMANTAUAN TERHADAP PENGGUNAAN APLIKASI S ebahagian besar proses kerja ICU JPM telah direk ayasa (re- engineer) dengan menyediak an sistem-sistem aplikasi berkomputer yang bertujuan untuk memudahkan kerja-kerja harian. Sebagai usaha untuk menggalakkan penggunaan sistem, mekanisma pemantauan penggunaan secara automasi telah dirangka. Dua mekanisma yang dikuatkuasa secara dalaman mulai tahun 2008 ialah:

eKasih

eSAPA

eMERAH

I Cerve U

Call Centre

SDSI

Strategic Enablers Dalam Pengurusan Organisasi

| 37

m Sistem Dalaman ePiagam Pengurusan Pejabat T Spin OFF SPPT (Pendaftaran Projek Terbuka) SISMA Maklumat Tempahan Tiket Kapalterbang Sistem Peringatan Pemakaian Baju Batik Sistem Peringatan English Day Sistem Katalog Video Sistem K-Centre Sistem Knowledge Savings Book Sistem TIMES IChargeU eAkhbar Sistem Pemantauan Pelan Strategik

Kajian Kepuasan Pelanggan Pada tahun 2008 ICU JPM telah menjalankan dua kajian tahap kepuasan pelanggan untuk mengkaji dan menilai tahap kualiti perkhidmatan ICU seperti berikut: m Ta h a p k e p u a s a n d a n k e f a h a m a n p e n g g u n a SPPII pengguna luaran; dan m Tahap kepuasan perkhidmatan ICTpengguna dalaman Penemuan kepada kedua-dua kajian tersebut adalah positif di mana secara keseluruhannya para pengguna berpuas hati terhadap perkhidmatan yang diberikan dan mencapai tahap Pioneer (cemerlang mengikut kaedah BOS. PENGIKTIRAFAN DAN INOVASI ICT Pengiktirafan tahun 2008 yang berbentuk pertandingan dan bukan pertandingan ialah: m Penemuan kajian yang dijalankan oleh Pensyarah U n i ve r s i t i I s l a m Ant a ra b a n g s a m e n g e n a i kepenggunaan aplikasi kerajaan elektronik yang menunjukkan bahawa tahap kepenggunaan SPP berada di senarai teratas daripada 7 aplikasi Kerajaan Elektronik. m J o h a n Pe r t a n d i n g a n L a m a n We b Te r b a i k Peringkat JPM IMPAK B a nya k u s a h a - u s a h a I C U J PM ya n g m e l i b at k a n pembangunan sistem telah diperakukan oleh YAB PM dan juga Kabinet untuk dilaksanakan di peringkat nasional. Ini merupakan satu pengiktirafan di atas kemampuan ICU JPM untuk menepati keperluan semasa dan kehendak stakeholders. Pelancaran portal BLESS oleh YAB Perdana Menteri pada 5 September 2008 adalah simbolik kepada perakuan dan kejayaan ICU JPM.

ICU JPM telah merangka piawaian dokumentasi sistem yang dikenali sebagai Sysdoc untuk digunapakai mulai tahun 2008. Sysdoc terdiri daripada 4 dokumen utama iaitu : m Dokumen Visi dan Skop m Spesifikasi Keperluan Sistem m Pelan Ujian m Manual Pengguna38 |Jendela ICU JPM 2008

Perkhidmatan Teras Utama:: :: :: :: Pemantauan Projek Pembangunan Projek Khas Penilaian Outcome Pembasmian KemiskinanU n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i

PEMANTAUAN PROJEK PEMBANGUNAN

J

entera penyelarasan pelaksanaan di bawah Arahan No. 1 adalah salah satu mekanisme pemantauan dasar/program/projek kerajaan. Arahan No. 1, 1974 merupakan Arahan No. 1 yang pertama dan ianya disemak dari masa ke semasa untuk disesuaikan mengikut keperluan semasa. Arahan No. 1, 2004 Majlis Tindakan Negara (MTN) merupakan arahan terkini bagi penyelarasan pelaksanaan program/projek pembangunan di bawah Rancangan Malaysia Lima Tahun (RMLT). Jentera penyelarasan pelaksanaan di peringkat persekutuan terdiri daripda MTN, Jawatankuasa Kerja Tindakan Negara (JKTN) dan Jawantankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian (JTPK). Di peringkat negeri, jentera penyelarasan pelaksanaan terdiri daripada Majlis Tindakan Negeri (MTNg) dan Jawatankuasa Kerja Tindakan Negeri (JKTNg), manakala di peringkat daerah terdiri daripada Jawatankuasa Kerja Tindakan Daerah (JKTD). Arahan No. 1, 2004 MTN telah menetapkan Sistem Pemantauan Projek II (SPP II) sebagai alat pemantauan projek pembangunan RMLT. SPP II merupakan satu kaedah yang bersepadu untuk memohon, memantau, mengurus, menganalisis maklumat serta isu atau masalah pelaksanaan dan menjana laporan bagi projek pembangunan di bawah RMLT. INSTRUMEN PENGURUSAN PEMANTAUAN PROJEK Proses pemantauan melibatkan perancangan, pelaksanaan dan penilaian projek bagi memastikan projek-projek dilaksanakan dengan konsisten di semua peringkat serta tindakan penyelesaian dapat diambil bagi projek-projek bermasalah. Di dalam memantau pelaksanaan projek-projek pembangunan, di antara alat-alat pengurusan projek yang digunakan termasuklah: m Lawatan Projek Di dalam meningkatkan keberkesanan aktiviti pemantauan dan kawalan ke atas program/projek, aktiviti lawatan projek digunakan bagi melihat keberkesanan

sesuatu projek secara on the ground. Kebiasaanya setiap lawatan akan turut disertai oleh kontraktor projek bagi memudahkan maklumat-maklumat terkini berkenaan projek tersebut diperoleh. Sepanjang tahun 2008, ICU JPM telah melawat sebanyak 46 projek untuk program/projek pembangunan RMK-9. Antaranya ialah: Projek Tebatan Banjir Perbandaran Georgetown (Kolam Takungan Banjir S18, Lebuh Maccallum); Projek Perumahan Kakitangan Awam Kg Bukit Kuda, Labuan ; Projek Perumahan Rakyat Kiansom Besar, Inanam, Kota Kinabalu, Sabah; dan Taman Budaya Sabah,Cadangan Membina dan Menyiapkan Kompleks Taman Budaya, Negeri Sabah.

m Program Evaluation And Review Technique (PERT) PERT merupakan satu kaedah menganalis aktiviti yang terlibat dalam melengkapkan sesuatu projek yang dilaksanakan terutamanya tempoh masa yang diperlukan bagi menyiapkan satu projek dan mengenalpasti tempoh masa minimum yang diperlukan bagi menyiapkan sesuatu projek yang dilaksanakan.

40 |

Jendela ICU JPM 2008

m Earned Value Analysis (EVA) Merupakan satu kaedah intervention dalam aktiviti pemantauan untuk memastikan projek yang dijalankan mempunyai value for money. Faedah yang diperolehi dengan menggunakan EVA adalah: Memberi pengukuran secara kuantitatif nilai kemajuan kerja sebenar yang telah siap dan perbelanjaan yang sepatut digunakan; Membuat perbandingan antara kemajuan kerja sebenar yang telah disiapkan dengan kemajuan kerja yang dirancang; Membantu meningkatkan keberkesanan pengurusan risiko dan akauntabiliti; dan Membuat unjuran sama ada projek akan mengalami cost overrun atau exceed time frame. m Project Forensic Indicator Template (PROFIT) PROFIT digunakan bagi projek yang mempunyai siling bernilai lebih dari RM50 juta mengikut format dan garis panduan yang telah ditentukan. Antara maklumat yang digunakan dalam PROFIT ialah seperti kod projek, nama projek, maklumat kewangan, maklumat agensi pelaksana, maklumat kontrak dan maklumat prestasi kemajuan. m P-FORENSIC Merupakan tindakan pemulihan dan rawatan yang diambil hasil pemantauan semasa terhadap projek-projek yang berstatus lewat jadual agar kembali kepada status sebenar seperti mana perancangan awal projek tersebut. Di antara lawatan P-FORENSIC bagi projek pembangunan ICU JPM iaitu projek Pemuliharaan Bangunan Warisan Tanah Wakaf pada 29 Ogos 2008 manakala bagi projek RMK-9 ialah projek pembinaan Fakulti Ekonomi dan Muamalat, Universiti Sains Islam Malaysia pada 26 November 2008.

m Bengkel/Kursus Tujuan diadakan sesuatu bengkel/ kursus adalah untuk memperolehi pengetahuan secara menyeluruh mengenai pengurusan projek terutamanya kepada pegawai-pegawai baru di samping mendapatkan kemahiran untuk merancang, mengurus, memantau dan menilai projek-projek pembangunan. Sepanjang tahun 2008, sebanyak 2 bengkel telah dijalankan iaitu: m Sesi Pemantapan Perancangan Strategik Tahun 2008 Sektor Pemantauan Dan Penilaian, ICU JPM (4 - 6 Januari 2008) Bengkel adalah untuk membuat perancangan dan penambahbaikan terhadap perancangan kerja Sektor Pemantauan dan Penilaian (P&P) bagi tahun 2008 di samping menyusun semula strategi dalam pelaksanaan tugas supaya lebih kemas dan teratur. m Bengkel Perancangan Dan Pengurusan Projek (18 - 20 April 2008) Bengkel ini bertujuan untuk memberikan pendedahan dan pengetahuan kepada pegawai yang berkhidmat di ICU JPM khususnya yang terlibat dalam pemantauan projek berhubung perancangan dan pengurusan projek kerajaan.

Perkhidmatan Teras Utama

| 41

Penyelarasan Dan Pemantauan Di bawah RMKe-9 sejumlah RM230 billion telah diperuntukan dan diagihkan ke kementeriankementerian melibatkan pelaksanaan sebanyak 28,000 program/projek utama. Prestasi perbelanjaan mulai 2006 sehingga akhir tahun 2008 ialah sebanyak RM118.6 billion (51.5%)

RM (Billion)

0

10

20

3039.792

40

50

2006 2007

35.808 45.596 40.564

2008Petunjuk Peruntukan Perbelanjaan

46.973 42.2

Prestasi Perbelanjaan Pembangunan RMKe-9 2006-2008

Buletin Prestasi RMKe-9 Buletin ini memuatkan maklumat tentang prestasi kewangan dan fizikal projek RMKe-9 bagi Kementerian, Agensi, Negeri terpilih; prestasi pengemaskinian maklumat SPP II oleh Kementerian, dan laporan penilaian outcome program/projek pembangunan atau lawatan projek pembangunan terpilih. Buletin ini diedarkan kepada Jemaah Menteri, Menteri-Menteri Besar/Ketua Menteri, dan Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian.

42 |

Jendela ICU JPM 2008

PROJEK KHAS

A

ktiviti Projek Khas merangkumi proses merancang, mengurus, menyelaras dan mengagihkan peruntukan pembangunan Persekutuan di bawah Peruntukan Khas yang disalurkan melalui ICU JPM.Aktiviti-aktiviti ini dilaksanakan dengan matlamat seperti berikut: m Memantapkan program dan projek-projek yang dilaksanakan di bawah Rancangan Malaysia Lima Tahun (RMLT); m Memberi peluang kepada rakyat menikmati projek-projek kemudahan awam dan sosial dengan lebih cepat; m Meningkatkan kewibawaan Kerajaan; m Mendekatkan lagi hubungan di antara pemimpin dengan rakyat ; dan m Menggalakkan penyertaan rakyat dalam pembangunan perancangan dan pelaksanaan projek-projek. Projek Khas dikategorikan seperti berikut: m Projek yang diluluskan oleh Y.A.B. Perdana Menteri / Timbalan Perdana Menteri Projek ini diluluskan secara langsung oleh Y.A.B. Perdana Menteri/Timbalan Perdana Menteri berasaskan kepada permohonan oleh pelbagai pihak seperti pemimpin politik, pemimpin masyarakat, JKKK, JKKKP, NGO, dan sebagainya. Selain daripada itu, Y.A.B. Perdana Menteri/ Timbalan Perdana Menteri juga meluluskan projek berasaskan kepada perakuan yang dibuat oleh Ketua Pengarah ICU JPM setelah mendapat ulasan mengenai aspek kesesuaian projek, tapak, kos dan sebagainya dari JPP/PPN yang berkenaan. Skop dan kos projek di bawah kategori ini adalah tidak terhad. Arahan bagi melaksanakan projek ini kepada JPP/PPN disampaikan melalui pengeluaran surat kuasa secara online. m Projek Khas Menteri Persekutuan Peruntukan bagi projek ini merupakan Peruntukan Khas yang diluluskan oleh Y.A.B. Perdana Menteri untuk Y.B. Menteri Persekutuan pada setiap tahun. Nilai peruntukan

ini adalah tidak tetap dan diputuskan sendiri oleh Y.A.B. Perdana Menteri setiap tahun. Projek ini dilaksanakan mengikut garis panduan yang telah ditetapkan. Garis panduan ini menerangkan antara lain ialah jenis projek/program yang boleh dan tidak boleh dilaksanakan berasaskan kepada keputusan-keputusan Jemaah Menteri atau arahan Y.A.B. Perdana Menteri yang dibuat sejak tahun 1975. Peruntukan ini hendaklah dibelanjakan di dalam negeri sahaja, dibelanjakan pada tahun semasa dan tidak boleh diperuntukan semula pada tahun-tahun yang berikutnya. Permohonan projek di bawah peruntukan ini dibuat oleh Y.B. Menteri berkenaan kepada Bahagian Khas, ICU JPM. m Projek Khas Kawasan Parlimen Peruntukan bagi projek ini merupakan peruntukan khas yang diluluskan oleh Y.A.B. Perdana Menteri setiap tahun untuk membiayai projek-projek kecil di kawasan Parlimen. Projek ini dilaksanakan mengikut garis panduan yang telah ditetapkan yang jelas menerangkan jenis projek dan program yang boleh dilaksanakan berasaskan kepada keputusan-keputusan Jemaah Menteri atau arahan Perdana Menteri yang dibuat sejak tahun 1975. Bagi menjelaskan kepada ahli Yang Berhormat mengenai garis panduan berkenaan, sesi taklimat telah diberikan kepada Y.B. Ahli Parlimen, Y.B. ADUN dan Pegawai Khas mereka di negeri-negeri terlibat. Permohonan program/projek di bawah peruntukan ini boleh dikemukakan oleh Ahli Parlimen di kawasan berkenaan, NGO, individu, JKKK, JKKKP dan sebagainya. m Projek Khas Y.B. Senator Peruntukan bagi projek ini merupakan peruntukan khas yang diluluskan oleh Y.A.B. Perdana Menteri setiap penggal (3 tahun) untuk Ahli Dewan Negara. Projek iniPerkhidmatan Teras Utama

| 43

dilaksanakan mengikut garis panduan yang jelas menerangkan jenis projek/program yang boleh dilaksanakan. Peruntukan ini boleh dibelanjakan sehingga tamat tempoh perkhidmatan Ahli Dewan Negara yang berkenaan tertakluk kepada siling peruntukan yang disediakan. Peruntukan ini juga boleh dibelanjakan di mana-mana kawasan Parlimen di seluruh negara. m Projek Khas Kawasan ADUN Peruntukan bagi projek ini merupakan Peruntukan Khas yang diluluskan oleh Y.A.B. Perdana Menteri untuk membiayai projekprojek kecil di kawasan Dewan Undangan Negeri di negeri Kedah, Pulau Pinang, Perak, Selangor dan Kelantan. Kerajaan Persekutuan juga telah bersetuju meluluskan peruntukan tambahan khas kepada Y.B. ADUN di Sabah dan Sarawak. Peruntukan untuk kawasan DUN tertentu hendaklah dibelanjakan di kawasan tersebut sahaja dalam tahun semasa dan tidak boleh diperuntukkan semula pada tahun berikutnya. m Peruntukan Kecil Persekutuan (Blok Vot) Peruntukan ini bagi membiayai projekprojek kecil fizikal iaitu pembinaan dan penyelenggaraan dewan orang ramai, balai raya, dewan serba guna, jalan, parit, longkang, gabion, jeti dan sebagainya. Peruntukan ini diluluskan secara blok kepada negeri-negeri mengikut siling yang telah ditetapkan. Perolehan projek adalah dibuat berasaskan kepada Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan.

Perolehan projek adalah dibuat berasaskan kepada Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan. mProjek Kecemasan Peruntukan ini digunakan bagi membiayai projek-projek kecil kecemasan. Peruntukan ini diluluskan secara outright grant sebanyak RM300,000 setiap negeri setahun. JPP/PPN akan melaksanakan projek tersebut berdasarkan garis panduan yang telah ditetapkan. Projek kecemasan bernilai RM20,000 dan ke bawah dipertimbangkan di peringkat JPP/ PPN dan yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM50,000 memerlukan kelulusan Ketua Pengarah ICU JPM.

ImpakSecara keseluruhan melalui peruntukan berjumlah RM726 juta pengurusan Projek Khas Y.A.B. Perdana Menteri dan Y.A.B. Timbalan Perdana Menteri telah memberi manfaat kepada seramai 43,903 kontraktor Kelas F melalui pelaksanaan sebanyak 58,537 projek

m Peruntukan Bagi Pembinaan Penyelenggaraan Masjid / Surau dan Sekolah Agama Rakyat. Peruntukan ini digunakan bagi membiayai projek-projek kecil fizikal keagamaan Islam. Peruntukan ini diluluskan secara blok kepada negeri-negeri mengikut siling yang telah ditetapkan.44 |Jendela ICU JPM 2008

800,000,000

700,000,000

600,000,000

RINGGIT MALAYSIA

Garis panduan bagi pelaksanaan projek-projek PIA dan PIAS tersebut adalah seperti mana terkandung dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7/2009. Peratus perbelanjaan pada tahun 2007 dan 2008 melebihi 99% sekaligus menandakan bahawa ICU JPM begitu komited dalam menjalankan projek PIA dan PIAS untuk kepentingan dan keselesaan rakyat.PIA

500,000,000

400,000,000

Tahun

Peruntukan (RM JUTA) 496.80 158.90 655.70

Perbelanjaan (RM JUTA) 494.20 158.10 652.30 PIAS

%

300,000,000

2007 2008 Jumlah

99.5 99.1 99.3

200,000,000

100,000,000

2007-

992.30 374.40 1366.70

985.70 373.60 1359.30

99.3 99.6 99.45

2006343,000,000 338,360,000

2007487,970,000

2008720,100,000

2008 Jumlah

Peruntukan Perbelanjaan

Prestasi PIA dan PIAS 2007 dan 2008

Peruntukan dan Perbelanjaan Projek Khas 2008

Projek/Program Dana Khas Kerajaan Persekutuan PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR AWAM (PIA) DAN PROJEK INFRASTRUKTUR ASAS (PIAS). Projek PIA dilaksanakan bertujuan untuk memanjangkan tempoh penggunaan kemudahan infrastruktur awam, mengindahkan kawasan persekitaran, meningkatkan tahap kebersihan dan membantu kontraktor kelas F. Selain daripada itu, ia bertujuan memupuk budaya penyelenggaraan dan mengoptimumkan penggunaan kemudahan awam yang telah disediakan oleh kerajaan. Skop kerja meliputi pembaikan / menaiktaraf kemudahan awam seperti masjid, surau, pusat rukun tetangga, dewan orang ramai, balairaya dan premis kerajaan seperti sekolah, bangunan pejabat, kuarters dan sebagainya. Projek PIAS pula dilaksanakan bertujuan untuk meningkatkan kemudahan infrastruktur asas terutama di luar bandar. Skop kerja di bawah projek ini meliputi pembinaan dan pembaikan/menaiktaraf kemudahan asas seperti jalan raya, jalan kampong, culvert, gabion, jambatan, titi, longkang, dan jeti kecil. Sejak tahun 2000, Kerajaan telah bersetuju untuk menyalurkan sejumlah peruntukan kepada beberapa Kementerian/Jabatan bagi melaksanakan projek-projek di Negeri Terengganu yang memberi manfaat kepada rakyat. Peruntukan ini disalurkan khusus kepada Negeri Terengganu yang sebahagian besar penduduknya berada pada tahap sosioekonomi yang rendah sebagai salah satu langkah meningkatkan kesejahteraan hidup penduduknya. Program/projek yang dilaksanakan di bawah peruntukan ini dipastikan agar selaras dengan matlamat Dasar Pembangunan Negara semasa terutama Misi Nasional seperti membasmi kemiskinan dan meningkatkan kualiti hidup rakyat. Projek/program yang boleh dibiayai adalah projek-projek fizikal, aktiviti atau sumbangan yang boleh menyumbang kepada peningkatan kesejahteraan rakyat negeri-negeri berkenaan khususnya yang berpendapatan rendah.

Perkhidmatan Teras Utama

| 45

Peruntukan ini tidak dapat digunakan untuk pembelian harta modal/belanja mengurus. Peruntukan ini hanya boleh digunakan bagi membiayai projek/ program yang memberi faedah kepada komuniti. Pemberian kepada individu hendaklah memberi keutamaan kepada rakyat termiskin, warga emas dan orang kurang upaya (OKU). Hasil daripada perbincangan dan ketetapan Mesyuarat Jawatankuasa Peringkat Pusat Dana Khas Kerajaan Persekutuan di antara KementerianKementerian yang terlibat dengan dipengerusikan oleh Kementerian Kewangan, satu Garis Panduan untuk pelaksanaan projek/program di bawah peruntukan Dana Khas Kerajaan Persekutuan telah diperkenalkan. Pembentukan projek/program boleh dilaksana berdasarkan kepada windows yang telah ditetapkan. Windows yang telah digariskan adalah berdasarkan kepada empat kategori yang turut menetapkan jenis-jenis program, projek dan aktiviti yang boleh dilaksanakan.Kategori Infrastruktur Jenis Program/Projek/Aktiviti Projek Infrastruktur

Matlamat utama program ini adalah untuk meneruskan usaha mewujudkan usahawan yang berdaya saing dan berdaya maju. Dalam masa yang sama, graduan juga mendapat manfaat melalui pengalaman praktikal yang amat berguna sebagai persediaan sebelum mereka menceburkan diri dalam dunia keusahawanan. Sebagai perintis, Program Tunas Mekar telah dilaksanakan di lapan negeri iaitu Pulau Pinang, Terengganu, Kedah, Johor, Kelantan, Melaka, Pahang dan Selangor. Seterusnya ia akan dipanjangkan ke semua negeri pada tahun 2009. Program ini telah melalui fasa kedua dengan dimulai oleh Negeri Selangor. Fasa kedua ini turut disertai oleh bidang baru iaitu pengurusan majlis dan automotif yang dilihat berpotensi untuk menarik minat graduan untuk diusahakan. Gandingan dan komitmen merealisasikan agenda keusahawanan iaitu menjana usahawan IKS Bumiputera dan memenuhi hasrat Kerajaan untuk membangunkan lebih ramai usahawan Bumiputera yang berkualiti.

Sosial

Bantuan Bina Rumah Golongan Miskin ; Bantuan Baikpulih Rumah Golongan Miskin; Sumbangan Pelajar Cemerlang; Bantuan Warga Emas; Bantuan Orang Kurang Upaya ; dan Tabung Kebajikan Sosial Program Kecermerlangan Pelajar ; Program Latihan Teknikal/Kemahiran; dan Kursus/Program Keusahawanan Pembiayaan Usahawan Kecil/Perniagaan ; dan Projek Meningkatkan Taraf Hidup

Pembangunan Insan

Pembangunan Ekonomi

Windows Projek/Program Khas

Program Tunas Mekar ICU JPM juga telah dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan program Tunas Mekar. Program ini merupakan cetusan idea Y.A.B. Perdana Menteri Tun Abdullah Hj. Ahmad Badawi. Program ini dilaksanakan melalui pendekatan bersepadu dan perkongsian bestari di antara graduan dengan usahawan khususnya dengan kerjasama UiTM mulai Mac 2005.46 |Jendela ICU JPM 2008

Objektif Pogram Tunas Mekar

PENILAIAN OUTCOME

P

enilaian Outcome dan Impak program/ projek pembangunan merupakan antara elemen penting dalam kitaran projek yang

PELAKSANAAN PENILAIAN OUTCOMEDalam usaha untuk melestarikan proses Penilaian Outcome ini, beberapa dasar/program telah dirangka. Pelaksanaan Penilaian Dasar/Program ini dirangka berdasarkan takwim/arahan pihak pengurusan atasan yang terbahagi kepada 2 peringkat iaitu: Peringkat Kementerian

mengandungi Perancangan, Pelaksanaan dan Penilaian. Penekanan terhadap penilaian outcome dan impak adalah sebahagian daripada pengurusan strategik bagi memantapkan perancangan dan pelaksanaan program/projek pembangunan negara. Sebagai pelengkap kitaran projek, proses Penilaian Outcome dan Impak dilaksanakan bagi mengukur tahap pencapaian matlamat sesuatu dasar/program/ projek serta faedah yang dinikmati oleh kumpulan sasar. Dengan kata lain, penilaian Outcome dan Impak adalah penting untuk memastikan hasil pulangan yang maksimum daripada peruntukan yang telah dibelanjakan oleh setiap Kementerian/Agensi.

m Mengumpul dan menyelaras kertas laporan Penilaian Outcome untuk dibentangkan dalam mesyuarat-mesyuarat utama Kementerian/ Agensi Kerajaan. Sebanyak 122 Kertas Laporan Penilaian Outcome telah disemak dan dibentangkan sepanjang tahun 2008. m Mengadakan mesyuarat/perbincangan bilateral untuk memberikan khidmat nasihat kepada kementerian/jabatan/agensi dalam penyediaan kertas Penilaian Outcome Sebanyak 31 perbincangan meja bulat dengan 22 tajuk program/projek pembangunan telah dibincangkan bersama Kementerian/Agensi/ Negeri sepanjang tahun 2008. Peringkat ICU JPM m Mengenal pasti program/projek terpilih untuk dijalankan Penilaian Outcome berdasarkan Surat Pekeliling Am Bil.3 Tahun 2005 untuk dibentangkan dalam mesyuarat utama. Sebanyak 4 kajian berkaitan program/projek pembangunan telah dijalankan pada tahun 2008 iaitu: Program i-Pintar; Projek Penyelenggaran Infrastruktur Awam (PIA) dan Projek Infrastruktur Asas (PIAS); Program Satu Daerah Satu Industri (SDSI); dan Program Pembasmian Kemiskinan (PBR).

PENGGUBALAN DASARKerajaan telah mengambil keputusan melalui mesyuarat Jemaah Menteri pada 16 Mac 2005 agar semua Kementerian/Agensi melaksanakan Penilaian Outcome Program/Projek Pembangunan. Berikutan itu, Surat Pekeliling Am Bil. 3, Tahun 2005 iaitu Garis Panduan Penilaian Program Pembangunan telah dikeluarkan pada 24 Ogos 2005. Garis Panduan ini bertujuan untuk menjelaskan kaedah bagi menilai Outcome dan Impak dasar/program/projek pembangunan. Bagi menjelaskan konsep dan kaedah pelaksanaan penilaian outcome, beberapa siri taklimat/bengkel/ kursus telah diadakan. Siri taklimat telah disampaikan kepada peringkat pengurusan tertinggi kementerian, agensi dan negeri. Manakala bengkel dan kursus disampaikan kepada peringkat pegawai yang terlibat secara langsung dalam pelaksanaan projek dan bertanggungjawab dalam penilaian projek.

Perkhidmatan Teras Utama

| 47

m Lawatan Tapak Bagi meningkatkan kefahaman pegawai terhadap objektif sesuatu projek sebanyak 6 lawatan penilaian telah diadakan pada tahun 2008 iaitu: Projek Tebatan Banjir Sungai Muda, Kedah di Baling, Kedah; Program Klinik Kesihatan Luar Bandar (Klinik Desa) di Pahang dan Sarawak; Program Penanaman Pokok Bakau dan Spesis-spesis yang sesuai di Persisiran Pantai Negara iaitu Pesisiran Pantai Pahang, Terengganu dan Kelantan; Projek Kompleks Gerai Kuah di Kuah, Langkawi; Projek Pembinaan Loji Pantai di Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur; dan Program Pembangunan Jaringan Komunikasi Data Remote Sensing Nasional di Wilayah Persekutuan, Kuala Lumpur.

Penilaian

Outcome

Projek

Landasan

Berkembar Elektrik Rawang-Ipoh KEBERKESANAN DASAR/PROGRAM Bagi membudaya dan memperkasakan penilaian outcome di peringkat Kementerian, ICU telah menganjurkan pelbagai siri bengkel dan latihan kepada pegawai-pegawai yang terlibat dalam penilaian outcome projek pembangunan Kementerian masing-masing. Satu sesi Bengkel Penyediaan Kertas Penilaian Outcome telah diadakan pada 21-22 April 2008 di Dewan Taklimat, Aras 1, Blok Timur, Bangunan Perdana Putra. Bengkel tersebut telah dihadiri oleh 211 peserta daripada 27 kementerian dan 28 peserta di peringkat JPP/PPN. Secara keseluruhannya, sepanjang tahun 2008 ICU JPM telah mengadakan 23 siri taklimat/kursus penilaian outcome dan jumlah peserta seramai 945 orang.

PEMANTAUAN PELAKSANAAN PENILAIAN OUTCOMEBagi melaporkan prestasi pencapaian outcome sesuatu projek, sebanyak 2 kertas penilaian outcome telah dibentangkan kepada Jawatankuasa Kerja Tindakan Negara (JKTN) dan 22 kertas di Majlis Tindakan Negeri (MTNg)/Jawatankuasa Kerja Tindakan Negeri (JKTNg). Selain daripada itu, 19 kertas telah dibentangkan di mesyuarat Jawatankuasa Kerja Penilaian Outcome (JKPO) dan 3 kertas di peringkat Panel Penilaian Outcome (PPO). Antara tajuk kertas penilaian outcome yang telah dibentangkan adalah : Penilaian Outcome Program Prasekolah; Penilaian Outcome Projek Tebatan Banjir Sungai Muda, Kedah; Penilaian Outcome Program Penanaman Pokok Bakau dan Spesis-spesis yang Sesuai di Persisiran Pantai Negara; dan

48 |

Jendela ICU JPM 2008

PEMBASMIAN KEMISKINAN

K

erajaan telah meletakkan agenda pembasmian kemiskinan sebagai salah satu fokus utama dalam menjayakan Misi Nasional. Mesyuarat Jemaah Menteri pada 31 Oktober 2007 telah memutuskan beberapa perkara bagi memantapkan lagi jentera penyelarasan dan pelaksanaan program pembasmian kemiskinan di setiap peringkat seperti berikut:

!

PENGUBALAN DASAR PROGRAMBerdasarkan keputusan-keputusan tersebut, ICU JPM selaku penyelaras utama program pembasmian kemiskinan telah dan sedang melaksanakan langkahlangkah utama seperti berikut: m menjalankan Banci Isi Rumah Miskin di seluruh negara dengan kerjasama Jabatan Perangkaan Malaysia (DOS) ; m menjadi urus setia Focus Group peringkat pusat yang bermesyuarat 2 minggu sekali dan memantau pelaksanaan Focus Group di peringkat negeri dan daerah ; m menyedia dan mengedarkan kepada semua negeri dan kementerian/agensi berkaitan Poverty Outreach Kit yang mengandungi segala maklumat yang diperlukan berkaitan

dengan strategi dan penambahbaikan penyelarasan dan pelaksanaan program pembasmian kemiskinan. Poverty Outreach Kit ini telah diedarkan semasa sesi roadshow di seluruh negara yang telah dihadiri bersama oleh ahli politik, jabatan kerajaan serta badan bukan kerajaan; m menyelia dan menyelaraskan pembangunan poverty mapping di setiap negeri bagi membantu negeri dalam merancang dan melaksanakan program pembasmian kemiskinan ini secara lebih strategik dan komprehensif. Setiap negeri perlu membentangkan poverty mapping mereka kepada Mesyuarat Focus Group Pembasmian Kemiskinan Pusat.

Perkhidmatan Teras Utama

| 49

ICU JPM kini berperanan penting sebagai agensi penyelaras utama dan pemantau program pembasmian kemiskinan seperti mana beberapa keputusan Kerajaan seperti berikut: m Mesyuarat Badan Bertindak Pelaksanaan Negara (NITF) pada 20 Mac 2007 yang dipengerusikan oleh Y.A.B. Perdana Menteri supaya ICU JPM menyelaras dan memantau penyampaian bantuan dan program pembasmian kemiskinan; dan m Mesyuarat Jawatankuasa Khas Pemantauan Projek RMKe-9 Bil. 2/2007 pada 27 Mac 2007 yang dipengerusikan oleh Y.Bhg. Ketua Setiausaha Negara supaya ICU JPM sebagai agensi penyelaras bagi maklumat dan program pembasmian kemiskinan di bandar dan luar bandar di peringkat pusat; manakala JPP/PPN di peringkat negeri dan Pejabat Daerah sebagai focal point di peringkat daerah. m penggunaan poverty mapping di setiap negeri bagi membantu negeri dalam merancang dan melaksanakan program pembasmian kemiskinan ini secara lebih strategik dan komprehensif. m menyelaras, memantau, mengesan dan menilai secara mikro setiap projek yang akan dilaksanakan oleh kementerian/agensi oleh Jawatankuasa Teknikal Pelaksanaan Program/Projek Pembasmian; Bagi mengelakkan kekeliruan dan pertikaian mengenai kesahihan maklumat kumpulan sasar, pengumpulan dan pengemaskinian maklumat primari telah dilaksanakan oleh pegawai DOS. Bagi tujuan penyelarasan, ICU JPM telah menempatkan pegawai-pegawai perangkaan di JPP/ PPN dan daerah terpilih. Bagi tahun 2008, ICU JPM telah memperuntukkan RM224.3 juta untuk melaksanakan program pembasmian kemiskinan merangkumi Program Bantuan Rumah (PBR), Program Ekonomi dan Program

m mempengerusikan Jawatankuasa Teknikal Pelaksanaan Program/Projek Pembasmian Kemiskinan yang akan menyelaras, memantau, mengesan dan menilai secara mikro setiap projek yang akan dilaksanakan oleh kementerian/ agensi. Jawatankuasa ini sentiasa melaporkan kepada Mesyuarat Focus Group Pembasmian Kemiskinan Pusat; dan m menyelaras perancangan peruntukan tahunan pembasmian kemiskinan bagi tempoh RMKe9 berjumlah RM691 juta yang dipindahkan dari Unit Perancang Ekonomi Jabatan Perdana Menteri (UPE JPM) kepada ICU JPM.

PELAKSANAAN DASAR PROGRAMDalam tempoh 1990 sehingga 2004, kerajaan telah memberi fokus untuk merancang program dengan teratur serta mengagihkan peruntukan dan tanggungjawab yang jelas kepada kementerian/ jabatan untuk melaksanakan program pembasmian kemiskinan. Usaha ini telah berjaya mengurangkan kadar kemiskinan di negara ini. Kadar kemiskinan luar bandar telah berkurangan daripada 21.1% (1990) kepada 11.9% (2004). Manakala bagi kawasan bandar, kadar kemiskinan telah berjaya dikurangkan daripada 7.1% kepada 2.5% dalam tempoh yang sama.

50 |

Jendela ICU JPM 2008

Bina Insan. Sehingga Disember 2008, ICU JPM telah membelanjakan RM190 juta (85%). ICU JPM juga giat melaksanakan PBR di seluruh negara dan telah membina 2,819 unit rumah dan membaik pulih 2,592 unit rumah. Kerja-kerja bancian Fasa 1 yang dilaksanakan oleh DOS telah selesai pada Jun 2008 dan maklumat bancian ini telah pun dimasukkan ke dalam eKasih. ICU JPM turut memainkan peranan sebagai lead agency berkenaan usaha pengumpulan data dan menyelesaikan isu liputan bancian yang tidak menyeluruh semasa bancian Fasa 1 melalui semakan verifikasi data yang berterusan. Semua SDO telah membuat semakan data yang belum dicakupi di dalam eKasih di peringkat negeri dengan merujuk kepada senarai yang digunakan kerajaan negeri, Y.B. Ahli Parlimen, ADUN, jabatan/agensi serta persatuan/ badan bukan kerajaan (NGO).

keluarga miskin yang terkeluar daripada masalah kemiskinan. ICU JPM juga merangka kaedah dan pendekatan yang lebih bersepadu dan terancang dalam usaha melaksanakan program pembasmian kemiskinan untuk impak yang lebih berkesan. Tumpuan penilaian dan pemantauan bukan setakat prestasi perbelanjaan dan siap dari segi fizikal, tetapi lebih tertumpu kepada setiap keluarga yang diberi bantuan sehingga dapat dikeluarkan daripada cengkaman kemiskinan. Sebagai usaha untuk menstrukturkan semula jentera penyelarasan pelaksanaan program pembasmian kemiskinan, keanggotaan dan pengurusan Focus Group Negeri dan Daerah telah dirombak. Bagi Focus Group Negeri, perubahan adalah melibatkan peralihan pengurusan sepenuhnya kepada Pejabat Pembangunan Negeri (PPN) dan Pegawai SDO bertindak sebagai pengerusi Focus Group tersebut dan PPN akan menjadi urus setianya.

PEMANTAUAN DASAR PROGRAMPoverty mapping merupakan alat untuk membuat analisa kemiskinan berasaskan kepada petunjuk tahap nasional yang dibandingkan dengan pencapaian melalui tempoh masa atau kawasan. Ianya menggunakan maklumat agregate di peringkat nasional untuk merancang, menilai dan memantau prestasi keseluruhan di peringkat negara. Dengan adanya poverty mapping ini, projek serta bantuan kepada kumpulan sasar dapat disediakan secara khusus dan penilaian berterusan boleh dibuat. Poverty mapping ini telah disepadukan dengan Sistem eKasih dan kesemua Focus Group Negeri telah membentangkan poverty mapping pembasmian kemiskinan negeri masing-masing kepada Mesyuarat Focus Group Peringkat Pusat. Penggunaan poverty mapping sepenuhnya di peringkat nasional akan menggunakan maklumat daripada eKasih untuk melihat gambaran sepenuhnya kedudukan dan prestasi pelaksanaan program-progam pembasmian kemiskinan di samping memantau

Perkhidmatan Teras Utama

| 51

KEBERKESANAN DASAR PROGRAMICU JPM telah meneruskan pengeluaran peruntukan kepada projek-projek yang telah diluluskan oleh UPE sebelum ini di samping meneruskan pemantauan projek-projek berkenaan melalui Pejabat Daerah dan JPP/PPN (Focus Group Daerah dan Negeri) dan beberapa agensi yang terlibat. Sebagai perancangan strategik, ICU JPM memberikan tumpuan kepada pakej program ekonomi yang viable dan sustainable dengan melibatkan program latihan serta pembangunan insan. Tumpuan juga diberikan kepada program bantuan rumah bagi menjamin keselesaan dan keselamatan keluarga miskin. Pelaksanaan projek-projek ini dibuat serentak dan menyeluruh untuk tempoh sepanjang 2008 bagi kawasan-kawasan tertentu dan awal 2009 bagi memastikan sasaran untuk mensifarkan miskin tegar dan menurunkan kadar kemiskinan kepada 2.8% tercapai menjelang 2010. Dalam masa yang sama ICU JPM mengambil langkah untuk menjalin hubungan dengan swasta dan GLC bagi mendapatkan kerjasama dalam sinergi yang bersepadu bagi sama-sama membasmi kemiskinan dalam bentuk tanggungjawab sosial korporat (CSR). Menyedari akan penting dan perlunya tindakan di ambil ke atas keputusan-keputusan kerajaan, ICU JPM dan UPE JPM bersama-sama agensi dan jabatan yang berkaitan telah mengkaji semula program-program pembasmian kemiskinan. Tumpuan dan perhatian khusus diberikan kepada perubahan dan penambahbaikan kepada program mengikut keperluan kumpulan sasar, keseragaman nilai dan bantuan yang disediakan serta penyelarasan bantuan/ program dan kumpulan sasar bagi mengelakkan pertindihan dalam pelaksanaan. Penubuhan focus group di semua peringkat telah berjaya mengenalpasti beberapa isu pelaksanaan dan merapatkan hubungan perancang dengan pelaksana dan dapat beroperasi dengan lebih berkesan lagi. Penyelarasan bagi mengelakkan pertindihan dan mengenalpasti kumpulan sasar dengan lebih tepat dan segera telah dapat dilaksanakan. Penyelarasan dan pemantauan juga meliputi sistem maklumat yang mempunyai pangkalan data dan profil isi rumah yang lengkap dan bersepadu. Sehubungan ini, usaha mengintegrasi kedua-dua pangkalan data ini diselaraskan dan diselenggara oleh ICU JPM dengan membangunkan Sistem Bank Data Kemiskinan atau eKasih.

52 |

Jendela ICU JPM 2008

Objektif pembangunan e-kasih adalah untuk mengelakkan pertindihan penyampaian program serta bantuan kemiskinan yang dilaksanakan oleh pelbagai agensi dan jabatan. Sistem ini berjaya mewujudkan satu pangkalan data bersepadu bagi asas perancangan program kemiskinan di semua peringkat di samping menyediakan knowledge base mengenai program dan projek kemiskinan. Dengan adanya eKasih, perancangan dan penyediaan laporan dipermudahkan untuk membuat penganalisaan maklumat dalam bentuk jadual, carta dan GIS dengan penggunaan poverty mapping. Penggunaan Poverty Mapping adalah untuk meningkatkan unjuran sasaran, perancangan projek, agihan peruntukan dan bantuan, kenalpasti sumber-sumber lain dengan lebih berkesan di samping membantu kerajaan dalam memperjelaskan objektif setiap dasar pembangunan ke semua peringkat. Dengan adanya poverty mapping ini, projek serta bantuan kepada kumpulan sasar (target specific) dapat disediakan secara khusus dan penilaian berterusan boleh dibuat.

ImpakICU JPM secara berterusan akan terus menyelaras dan memantau pelaksanaan program pembasmian kemiskinan oleh Kementerian/Jabatan/Agensi. Laporan prestasi setiap suku tahun akan disediakan dengan mengambilkira perkembangan dan kemajuan semasa. Inisiatif untuk melaksanakan program yang berbentuk komuniti bagi meningkat perhubungan dan komunikasi antara masyarakat luar dengan kumpulan miskin terutamanya di luar bandar sedang dipergiatkan dengan menarik penglibatan swasta melalui CSR. ICU JPM juga telah menyertai seminar antarabangsa One Village One Product yang diadakan pada 13-17 November 2008 di Luyang City Republik Rakyat China; dan Showcase SDSI pada 7-9 November 2008 bertempat di MITC Ayer Keroh, Melaka.

Portal Utama eKasih : www.ekasih.gov.my

Perkhidmatan Teras Utama

| 53

Perkhidmatan Teras:: :: :: :: Susun Semula Masyarakat Kawal Selia PERDA BLESS Business Licensing Electronic Support System Keurusetiaan MesyuaratU n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i

SUSUN SEMULA MASYARAKAT

B

agi memantapkan usaha pemantauan Dasar Wawasan Negara khususnya berkaitan dengan Bumiputera, ICU JPM dipertanggungjawabkan dengan peranan untuk memastikan masyarakat bumiputera tidak ketinggalan dalam agenda pembangunan ekonomi negara. Skop pemantauan dan penyelarasan ICU JPM adalah meliputi dasar-dasar berkaitan penyertaan bumiputera serta kajian penilaian outcome dan impak program/projek RMLT untuk menilai penyertaan bumiputera dalam pelbagai bidang. Penilaian outcome ini menjurus kepada penyemakan semula dasar, program/projek yang akan memanfaatkan masyarakat bumiputera. Selain itu, peranan ICU JPM diperkukuhkan lagi dengan agenda pemantauan bumiputera Sabah dan Sarawak melalui penubuhan Jawatankuasa Penyelarasan Pemantauan Penyertaan Bumiputera Sabah dan Sarawak. Fokus pemantauan adalah berkaitan pemilikan hartanah, pemilikan perniagaan, penyusunan semula sumber manusia, pemilikan ekuiti dan pembangunan Masyarakat Perdagangan Perindustrian Bumiputra (MPPB) di samping menilai penglibatan bumiputera di Sabah dan Sarawak. PENCAPAIAN 2008 Pada tahun ini, fokus utama telah diberikan untuk mengumpulkan data dan maklumat penyertaan bumiputera dalam tiga (3) bidang utama iaitu hartanah, pemilikan perniagaan dan modal insan dan memasukkan ke dalam pangkalan data Sistem Pemantauan Prestasi Bumiputera (e-SPPB) Pelaksanaan Sistem e-SPPB Sistem e-SPPB ini telah dibangunkan pada tahun 2007 yang mengandungi tiga (3) modul utama iaitu Modul Hartanah, Modul Perniagaan dan Modal Insan. Seterusnya, pada pertengahan tahun 2008, sistem ini telah diserapkan ke dalam Sistem BESTARI (Bumiputera Electronic Suppor