Jhon steven rodríguezinformática

8-a

Lauretta Bender

Jairo Alberto García

2012-2013

Tutor Access

índice

1. Reseña histórica

2. Definición e importancia de una base de datos

3. Entorno del Access y herramientas de tipo visual

4. Estructura de datos

5. creación de estructuras

6. Modificación de una estructura

7. Alimentación de una base de datos

8. Administración de una tabla

9. agregando registros

10. Modificando el diseño de la tabla

11. Editando los registros que componen una tabla

12. Ordenamiento de registros

13. Realización de consultas a las base de datos

14. Generación de informes

15. Reportes y etiquetas

16. Ejemplos reales (fotos)

introducción

Access es un programa que nos permite crear y administrar base de datos. A continuación informare todo acerca de este programa con un objetivo de dejar claro todo sobre este tema.

Reseña históricaLa versión 1.0 de Access fue liberado en noviembre de 1992 rápidamente en mayo de 1993 se libero Access 1.1 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft

1992 Access 1.0

1993 Access 1.1

1994 Access 2.0

1995 Access 95

1997 Access 97

2000 Access 2000

2001 Access xp

2003 Access 2003

2007 Access 2007

Definición e importancia de una base de datos

• Definición: Es una colección de archivos de datos organizados en forma sistemática para un propósito particular.

• Importancia: su importancia es que esta facilita el almacenamiento de grandes cantidades de información, la recuperación rápida y flexible de información, la organización y reorganización de información y la distribución de información.

Entorno del Access y herramientas de tipo visual

• El entorno de Access 2010 cuenta con botón mostrar cinta de opciones, barra de titulo, botones de control, iniciador de cuadro de dialogo, botones de vista, barra de estado, objetos o elementos de Access, cinta de opciones y pestañas.

• Herramientas de tipo visual: ver, pegar, cortar, copiar, copiar formato, filtro, actualizar todo, eliminar, nuevo, revisión ortográfica, tipo de letra y tamaño, color de letra, tablas, agregar nuevo campo, crear, datos externos, herramientas de base de datos, campos, tabla

Estructura de base de datos

• La estructura de base de datos o forma de organizar datos en Access nos presenta herramientas como:

• Tabla, campos, consultas simples o avanzadas, índices, formulario y informe.

Creación de estructuras

• La creación de estructuras se basa en propiedades posibles para usar las bases de datos como: texto, numero, moneda, fecha/hora, si/no, búsqueda y relación, texto enriquecido y memorando las estructuras se pueden crear eligiendo una de estas opciones y luego estarán disponibles

Modificación de una estructura

• Podemos modificar la estructura de las tablas eliminando un campo, insertando otro, moviéndolo y por supuesto modificar el contenido de cada fila. Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla tenemos que pasar a la vista diseño haciendo clic sobre el botón vista de objeto de la pestaña inicio.

Alimentación de una base de datos

• Hay tres modos distintos para la alimentacion:• Extracción manual de información de los documentos• Extracción semi-automatica • Importar glosarios ya existentes

Administración de una tabla

• En el menú Ver, haga clic en Explorador de servidores.• En la ventana Explorador de servidores, expanda la

conexión de datos a la que desee agregar una tabla.• Haga clic con el botón secundario del mouse en Tablas y,

a continuación, en Crear tabla.• En el cuadro de diálogo Nueva tabla, escriba un nombre

de tabla en el cuadro Nombre.• Para la primera columna, escriba valores para Nombre de

columna, Tipo de datos, Longitud, Permitir valores nulos, Único y Clave principal. Continúe con las columnas adicionales.

• Haga clic en Aceptar.

Agregando registros

• -Modo formulario: Activar una ficha vacía y escribir datos en sus correspondientes campos.

• Abrir el menú Registro y seleccionar la opción Insertar Registro.

• -Modo lista: Situar el cursor en una línea vacía y escribir los datos

• Abrir el menú Registro y seleccionar la opción Insertar Registro.

Modificando el diseño de la tabla

• Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre: hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el panel de exploración desde el panel de exploración hacer clic

Editando los registros que componen una tabla

• Seleccione el contenido del campo que desee reemplazar.•  SUGERENCIA   En la vista Hoja de datos, puede

seleccionar un campo haciendo clic junto al borde izquierdo del campo cuando el puntero del mouse se convierte en un signo más (+). En la vista Formulario, puede hacer clic en la etiqueta de un campo para seleccionar el campo.

• Escriba o seleccione el nuevo valor del campo.• Los caracteres que escriba o el valor que seleccione

reemplazará el valor del campo. Cuando se desplace a otro registro o cierre el formulario o la tabla, se guardarán los cambios realizados.

Ordenamiento de registros

• La organización de registros se efectúa por medio de orden alfabético y numérico también esta la posibilidad de organizarlos por medio de un orden definido por usted por ejemplo ordenar los días de la semana para que el lunes aparezca de primero.

• Inicie Microsoft Access y, a continuación, abra la base de datos que está trabajando con.

• Abra la tabla o el formulario cuyos datos desea ver.• Haga clic en el campo que desee utilizar para ordenar registros. Para

ordenar los registros en un subformulario, haga clic en el campo que desea ordenar. Para ordenar los registros en una hoja secundaria de datos, hágala aparecer haciendo clic en su indicador de expansión y, a continuación, haga clic en el campo que desea ordenar.

• En el menú registros , elija Ordenar, a continuación, haga clic en Orden ascendente o Descendente. Nota: En un formulario, puede ordenar en un solo campo a la vez.

Realización de consultas a las bases de datos

Uno de los elementos que puede contener una base de datos son las consultas. Para realizar una consulta:

usaremos el botón nuevo de la hoja Consultas. Al dar a Nuevo, podemos usar dos opciones distintas para

realizar la consulta, en la primera: Vista Diseño, nosotros hemos de agregar los campos de las tablas o

consultas que queremos usar y a continuación especificar el criterio de la consulta. En la segunda opción:

Asistente para consultas sencillas, podemos seguir los pasos de un asistente para de esta manera

especificar que campos vamos a usar y cual será el criterio de la consulta. La opción con que se haga la

consulta es indiferente para el resultado.

Generación de informes

• Los informes constituyen un recurso específico para la presentación de informaciones en papel impreso.

• Para crear un informe de debe tener información (al menos un dato) en una base de datos e ir a la pestaña crear donde daremos clic en informe.

Reportes y etiquetas

• Un reporte: es un tipo de organización el cual podemos poner datos mas ordenados los cuales se pueden imprimir con el logo e información de la empresa

• Etiquetas: los pasos para crear una etiqueta son los siguientes Abra un formulario, un informe o una página de acceso a datos en la vista Diseño.

• Haga clic en la herramienta Etiqueta  en el cuadro de herramientas.

• En el formulario, informe o página de acceso a datos, haga clic en donde desee colocar la etiqueta, e introduzca a continuación el texto de la etiqueta.

Ejemplos reales (fotos)

• Plantillas disponibles:

tablas

Tipos de base de datos

Tipos de organización

informe

consultas

Entorno del Access