Jimmy Rincón Ortiz - Tipos Documentales Archivistica

7/25/2019 Jimmy Rincón Ortiz - Tipos Documentales Archivistica

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CLASIFICACIÓN DE LOS TIPOS DOCUMENTALES SEGÚN LA ACTIVIDAD

(Según el Archivo General de la Nación)

TIPOS DOCUMENTALES: Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas,

reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, microfilme, etc.) y con los caracteresinternos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.

ACTIVIDADES PERSONALES:

DIARIO: Documento donde se registran eventos en orden cronológico.

MEMORIA: Es una facultad de reproducir en la conciencia ideas ó impresiones pasadas; disertación

científica.

DISCURSOS: Es un mensaje, se trata del acto verbal y oral de dirigirse a un público, con el objeto de

comunicar o exponer algo; discurrir sobre un asunto.

ENSAYO: Escrito generalmente breve, en el que se expone, analiza y comenta un tema, sin mucha

profundidad, expone sin agotarla, una opinión del autor, sobre determinado tema.

CARTAS: Es una conversación por escrito y se explica por la necesidad de suplir la comunicación oral

con un método simple y económico que puedo mantener relación con personas físicamente alejadas

de nosotros. Debemos tener en cuenta que en la redacción de la carta la pulcritud es un aspecto

muy importante, puesto que una carta con repisado, borrones, tachones, mala ortografía, no es

digna de una persona profesional.

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS:

ACUERDOS: Es una decisión tomada en común por dos o más personas, también se denomina así a

un pacto tratado o resolución de organizaciones; decisiones tomadas por los concejos o autoridades

competentes.

INFORMES: Documento caracterizado por contener información reflejando el resultado de una

investigación; dar noticia o instrucción sobre alguna cosa o suceso.

ORDENANZA: Son normas generales que regulan la organización, administración o prestación de los

servicios públicos; disposiciones tendientes a reglamentar, emanadas de la asamblea.

HOJAS DE VIDA: Es un resumen escrito y ordenado tanto de los datos personales, como capacitación

profesional y experiencias laborales; reunir documentos personales.

LEYES: Disposiciones tomadas por el Congreso de la República o por las Asambleas Nacionales.

ACTAS: Son documentos que contienen una relación escrita y detallada de lo discutido y acordado

en las diferentes sesiones de los órganos de gobierno; relación escrita de lo tratado, acordado o

sucedido en una junta.



DECRETOS: Es un acto administrativo emanado por el poder ejecutivo, posee un contenido

normativo reglamentario.

RESOLUCIONES: Documento con valor Jurídico Administrativo emitido por una entidad pública,

destinado a resolver asuntos de competencia de la misma entidad; fallo de autoridades

gubernamentales.

ACTIVIDADES ECONÓMICAS:

FACTURAS: Es el documento que expide quien vende bienes o presta servicios. La factura, es el

soporte esencial para la contabilidad del empresario donde se relata detalladamente la compra y

venta de mercancías.

RECIBOS: Es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un producto o servicio;

constatar por escrito la recepción de un bien.

BALANCES: Informe financiera que refleja la situación del patrimonio de una entidad en un

momento determinado; registrar el activo y pasivo de un caudal.

LIBROS DE CONTABILIDAD: Son aquellos documentos en los que se efectúan los registros o asientos

contables por las distintas operaciones realizadas por la empresa; consignar cuentas.

NÓMINAS: Se encarga de determinar el valor bruto devengado por cada empleado; relacionar las

personas que laboran en una empresa con su correspondiente salario.

LIQUIDACIONES: Proceso que va a ser cerrado por una persona y cesa su actividad comercial; ajustar

cuentas.

ACUERDO DE GASTOS: Es la autorización máxima para efectuar pagos por compromisos adquiridos

en desarrollo de la ejecución del presupuesto, también constituye una autorización de pago contra

los ingresos efectivamente recaudados y disponibles en tesorería; repartir el presupuesto.

PRESUPUESTO: Es la previsión de gastos e ingresos para un determinado lapso, por lo general un

año. Permite a las empresas, los Gobiernos, las Organizaciones privadas y las familias, establecer

prioridades y evaluar la consecución de sus objetos; calcular anticipadamente los gastos de

funcionamiento de una entidad u obra.

EXPEDIENTE DE CUENTAS: Tramitar cuentas.



ACTIVIDADES JUDICIALES:

AUTOS: Resolución judicial que se emite en los casos en que no se necesita sentencia; resolver

incidentes judiciales previos.

CAUSAS: Conjunto de actos coordinados que se realizan ante los jueces para obtener, mediante lainterpretación y aplicación de códigos y leyes vigentes; indagar móviles de un delito.

SENTENCIAS: Final de un proceso judicial.

DICTAMEN: Opinar sobre un tema

JUICIO: Es una causa jurídica y actual entre partes y sometido al conocimiento de un tribunal de

justicia; buscar la conducta de un individuo.

DEMANDAS: Petición formulada ante un tribunal de justicia, y, en sentido estricto, aquel medio a

través del cual una persona expone sus peticiones a un tribunal iniciando así un proceso de carácter

civil en sentido amplio; pedir a un tribunal reconocimiento de derechos.

ACTIVIDADES RELIGIOSAS:

BULA: Escrito papal con sello pontificado.

SERMONES: Se denomina sermón al género de la oratoria que consiste en un discurso de tema

religioso, por lo general pronunciado por la misa cristiana; predicar sobre asuntos religiosos.

ACTAS DE BAUTISMO………… Registrar

ACTAS DE MATRIMONIO…….

ACTAS DE CONFIRMACIÓN.... Imposición de

ORDENACIÓN………………….. Sacramentos

AMONESTACIONES: Publicar en la iglesia los nombres de quienes quieren casarse u ordenarse.

VISITA PASTORAL: Registrar la inspección hecha por un obispo a una parroquia.



OTRAS CLASIFICACIONES DE LOS DOCUMENTOS

DOCUMENTOS COMERCIALES:

CARTA:

MEMORANDO: Documento usado para la comunicación interna de una empresa.

CIRCULAR: Documento dirigido a alguien para informarle sobre algún tema.

CONSTANCIA: Es un documento donde se hace constar algún hecho; una actitud o ánimo respecto

a un propósito.

CERTIFICADO: Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y

por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecerque se ha cumplido

con lo afirmado en el documento; documento que se hace para demostrar formaciones o

experiencias.

ACTA:

INFORME:

TELEGRAMA: Es la transmisión a larga distancia de un mensaje escrito.

FAX: Es un sistema de telecomunicaciones que permite enviar copias de documentos a larga

distancia, utilizando por lo general líneas telefónicas.

DOCUMENTOS CONTABLES:

FACTURA:

COTIZACIÓN: Documento que el departamento de compras usa en una negociación.

REMISIÓN: Se utiliza para ejecutar la entrega de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe

esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del

vendedor a cobrar, y la obligación del comprador a pagar; ejecuta la entrega de los bienes vendidos.

PEDIDO: Documento en el que se solicita una mercancía o un servicio.

CONSIGNACIÓN: Forma de pago que sirve para depositar dinero a una persona específica.

CHEQUE: Titulo valor en el que se autoriza a una persona para retirar dinero de una cuenta (por

ejemplo el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad

de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.



COMPROBANTE DE EGRESO: Llamado también orden de pago; es un soporte de contabilidad que

respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo.

Generalmente en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario

de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al

beneficiario del pago.

COMPROBANTE DE INGRESO: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en

efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente, y las copias

generalmente se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante

diario de contabilidad.

NOTA DEBITO: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes,

un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados

por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

NOTA CRÉDITO: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la

factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su

contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara enoriginal y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para

anexar al comprobante diario de contabilidad.

DOCUMENTOS ESPECIALES:

CONTRATO: Acuerdo privado, oral o escrito, entre dos o mas personas que se obligan a cumplir una

cosa en común, y a cuyo cumplimiento pueden ser exigidas.

RESOLUCIONES:

ESCRITURA: Documento público firmado y autorizado por un Notario que da fe de su contenido y

que lo faculta para ser inscrito en el registro.

CONVENIOS: Es un acuerdo adoptado, en cumplimiento con las solemnidades legales, entre el

deudor o fallido en situación concursal (deudor declarado en quiebra o suspensión de pagos) por

una parte, y todos sus acreedores.

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