34

BAB III

GAMBARAN UMUM PT SAIPEM INDONESIA

III.1. Sejarah Umum Perusahaan

Dalam membahas sejarah umum PT Saipem Indonesia, maka perlu diketahui asal-

usul singkat dari induk perusahaan PT Saipem Indonesia, yaitu The Saipem Group. The

Saipem Group atau biasa disebut Saipem merupakan anak perusahaan (subsidiary) yang

berbentuk joint-stock company dari perusahaan induk bernama Eni S.p.A. Saipem yang

berkantor pusat di San Donato Milanese, Milan, Italia dan memiliki corporate capital

sebesar 441.410.900 Euro telah terdaftar di Milan Stock Exchange sejak 1984 dengan

sekitar 43 % kepemilikan sahamnya dimiliki oleh Eni. Sebelum diakuisisi oleh Eni,

Saipem telah beroperasi sejak tahun 1950-an dengan mengedepankan akumulasi

kompetensi dari berbagai aktifitas seperti pemasangan pipa untuk ekplorasi di daerah

daratan (onshore pipelaying), pelaksanaan konstruksi (plant construction), dan

pengeboran (drilling).

Kini, The Saipem Group adalah perusahaan terbesar, terkuat, dan terluas secara

internasional yang bergerak di bidang kontraktor industri eksplorasi minyak dan gas.

Saipem juga merupakan yang terdepan di dunia dalam hal oil and gas contracting

services sector, baik itu onshore (eksplorasi minyak dan gas yang dilakukan di daratan),

maupun offshore (eksplorasi minyak dan gas yang dilakukan di lepas pantai). Fokus

utama dari seluruh aktivitas yang dilakukan Saipem adalah mengedepankan arti

pentingnya tingkat kesehatan dan keselamatan para pelaksananya yang mereka sebut

sebagai “our clients and our people”.

35

Karena memiliki sistem manajemen lingkungan kesehatan dan keselamatan yang

sangat kuat dan konsisten, maka Quality Management System yang dimiliki Saipem

tersebut telah disertifikasi ISO 9001:2000 oleh Lloyd’s Register Certification.

Sebagai perusahaan yang mendunia, Saipem justru menggunakan banyak Sumber

Daya Manusia yang berasal dari negara-negara berkembang. Saipem merekrut begitu

banyak pekerja, lebih dari 30.000 orang yang terdiri lebih dari 100 kewarganegaraan

yang berbeda-beda, dan mayoritas berasal dari negara-negara berkembang yang paling

efektif jika ditinjau dari segi biayanya (most cost effective developing countries) serta

memiliki basis aktivitas dalam skala besar, seperti di India, Kroasia, Rumania, dan tentu

saja, Indonesia.

PT Saipem Indonesia didirikan sekitar 10 tahun yang lalu, berkantor pusat di

Jalan Haji Rangkayo Rasuna Said Kavling 62, Kuningan, Jakarta Selatan, tepatnya di

gedung Setiabudi Atrium lantai 6 (suite 601). Perusahaan ini dipimpin oleh Managing

Director yang dijabat oleh seorang Frenchmen bernama Michel Laine dan menjalankan

usahanya sebagai sebuah perusahaan kontraktor industri eksplorasi minyak dan gas.

Dalam menjalankan bidang usahanya, PT Saipem Indonesia memiliki empat aktivitas

utama yang disebut sebagai EPIC (Engineering, Procurement, Installation, Construction).

Keempat aktivitas itu dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:

1. Engineering

Aktivitas utamanya adalah melakukan rancangan-rancangan atau desain-desain secara

basic design dan detailed design yang diperlukan untuk membangun sebuah platform

atau anjungan beserta segala kebutuhannya. Platform atau anjungan sangat diperlukan

untuk menunjang proses industri eksplorasi minyak dan gas.

36

2. Procurement

Aktivitas utamanya adalah melakukan pembelian material-material dan atau

equipments yang digunakan untuk membangun sebuah platform atau anjungan

beserta segala kebutuhan yang diperlukan.

3. Installation

Aktivitas utamanya yaitu melakukan pemasangan atau instalasi material-material

yang diperlukan terhadap pembangunan platform sampai dengan proses ‘start up’

dimulai. Aktivitas lainnya yaitu memastikan apakah seluruh komponen yang telah

dipasang dapat berfungsi sebagaimana mestinya.

4. Construction

Aktivitas utamanya yaitu melaksanakan konstruksi atau dengan kata lain melakukan

fabrikasi platform guna menunjang proses eksplorasi minyak dan gas yang

merupakan tujuan utama bidang usaha perusahaan. Aktivitas ini oleh kalangan

perusahaan dinamakan “to fabricate”.

Dengan adanya aktivitas EPIC tersebut maka jelas bidang usaha apa yang

dikerjakan oleh PT Saipem Indonesia dalam menjalankan roda kegiatan perusahaan.

Pada intinya, PT Saipem Indonesia sebagai perusahaan kontraktor industri eksplorasi

minyak dan gas harus mengikuti proses Tender (baik di dalam maupun luar negeri)

terlebih dahulu sebelum mendapatkan kontrak untuk melakukan pekerjaan konstruksi

platform yang dapat dilakukan bukan hanya di Indonesia, melainkan juga di luar

negeri. Sebagai gambaran, pada saat skripsi ini ditulis, PT Saipem Indonesia sedang

mendukung kegiatan pelaksanaan proyek-proyek bernilai besar yang sedang digarap

di Australia dan Thailand dalam hal aktivitas Engineering dan Procurement.

37

III.2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Perusahaan

III.2.1. Struktur Organisasi Perusahaan

Setiap perusahaan pada dasarnya menginginkan agar tujuan perusahaan dapat

tercapai. Untuk mewujudkan hal itu diperlukan adanya sebuah struktur organisasi

perusahaan sebagai salah satu gambaran yang memperlihatkan aspek-aspek penting dari

suatu perusahaan yang mencakup pembagian tugas, wewenang, serta tanggung jawab

masing-masing fungsi atau bagian di dalam perusahaan.

Dengan didukung oleh struktur organisasi yang baik, maka tujuan perusahaan

dapat dicapai melalui suatu proses yang efisien, terarah, penuh dengan tanggung jawab

(full of responsibilities), serta terciptanya hubungan antar individu yang menghasilkan

sebuah teamwork yang baik guna mencapai tujuan perusahaan.

Berikut ini adalah struktur organisasi yang dapat menggambarkan pembagian

tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada PT Saipem Indonesia:

Sumber: PT Saipem Indonesia.

MANAGING DIRECTOR

HUMAN RESOURCES & ICT

ADMINISTRATION, FINANCE, & CONTROL

QUALITY, HEALTH, SAFETY, & ENVIRONMENT

PROCUREMENT

OFFSHORE PLANT ENGINEERING

ESTIMATING & COMMERCIAL

CHAIRMAN

Shareholders’ Meeting (RUPS)

38

Dari struktur organisasi tersebut, tampak bahwa PT Saipem Indonesia dalam

kegiatan operasionalnya terdiri atas 6 (enam) departemen yang bertugas semaksimal

mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan. Keenam departemen yang saling

berkoordinasi dan memiliki teamwork yang efektif demi kepentingan perusahaan tersebut

adalah:

1. Administration, Finance, and Control (AFC)

2. Human Resources and ICT (HRIT)

3. Quality, Health, Safety, and Environment (QHSE)

4. Procurement (PROC)

5. Estimating and Commercial (COMM)

6. Offshore Plant Engineering (ENG)

Keenam departemen diatas wajib melaporkan seluruh hasil dari kegiatan

operasional yang telah dilakukannya kepada Managing Director (MDIR) yang nantinya

akan memberikan laporan pertanggungjawabannya kepada Chairman (CHAM) yang

berkedudukan di kantor pusat The Saipem Group di Milan, Italia.

III.2.2. Uraian Tugas Perusahaan

Tujuan dalam pembagian fungsi dan tugas adalah agar seluruh pekerjaan dapat

dilaksanakan dengan efektif, efisien, dan ekonomis. Apabila seluruh pekerjaan dapat

terlaksana secara efektif, efisien, dan ekonomis maka sasaran atau tujuan yang telah

disusun dan dicanangkan sedemikian rupa oleh perusahaan dapat terlaksana dan tercapai

dengan baik.

39

Dari struktur organisasi PT Saipem Indonesia yang telah digambarkan secara

garis besar sebelumnya, maka seluruh tugas beserta tanggung jawab penuh yang dipikul

oleh masing-masing departemen ataupun bagian termasuk seluruh personalia yang

berwewenang selaku Kepala Bagian masing-masing departemen (di dalam perusahaan

disebut sebagai Department Head) pada PT Saipem Indonesia dapat diuraikan sebagai

berikut:

1. Managing Director (MDIR)

Dijabat oleh: Michel Laine

Tugas dan tanggung jawab:

a. Managing Director PT Saipem Indonesia harus mengawasi, memantau, dan

mengevaluasi kinerja departemen-departemen, khususnya 6 departemen inti

perusahaan yaitu departemen Administration, Finance, and Control (AFC),

Human Resources and ICT (HRIT), Quality, Health, Safety, and Evironment

(QHSE), Procurement (PROC), Estimating and Commercial (COMM), dan

Offshore Plant Engineering (ENG).

b. Managing Director PT Saipem Indonesia juga harus melaporkan hasil evaluasi

kinerja PT Saipem Indonesia serta bertanggung jawab penuh kepada Chairman

The Saipem Group yang berada di Milan, Italia.

2. Administration, Finance, and Control (AFC)

Department Head / Kepala Bagian: Tomy John

Tugas dan tanggung jawab:

40

a. Memastikan seluruh pencatatan, analisis, dan pengendalian dari keseluruhan

aktivitas administrasi perusahaan telah dilakukan dengan baik, dan juga

memastikan bahwa seluruh Laporan Tahunan dan Laporan Konsolidasi, termasuk

juga Neraca, Laporan Laba / Rugi , dan Laporan Arus Kas telah disusun secara

akurat.

b. Mengkoordinasikan seluruh aktivitas operasional khususnya dalam Management

Accounts, termasuk juga menyiapkan Laporan Penganggaran Perusahaan

(Company Budget), Laporan Analisa Biaya (Cost Analysis Reporting) beserta

pengendaliannya, dan juga melakukan analisa atas budgetary variances

perusahaan sesuai dengan standar kebutuhan pelaporan kegiatan perusahaan.

c. Memonitor dan mengendalikan seluruh biaya produktivitas, biaya overheads,

biaya vessel (alat transportasi berupa kapal besar untuk mengangkut platform),

seluruh biaya pelayanan dalam perusahaan, dan juga memantau performa

perusahaan secara keseluruhan ditinjau dari segi efisiensinya.

d. Memastikan adanya kegiatan operasional keuangan perusahaan termasuk juga

adanya manajemen Cash Flow and Risk Capital yang berjalan dengan baik sesuai

dengan prinsip-prinsip dasar perusahaan secara garis besar.

e. Memastikan efektivitas kegiatan manajemen dalam hal aktivitas administrasi dan

pencatatan yang tepat mengenai aset-aset internal perusahaan.

f. Memastikan kesesuaian seluruh obligasi fiskal, dan mempertahankan hubungan

penting antara perwakilan perusahaan dengan otoritas pemerintah.

41

g. Berkontribusi dalam mengumpulkan informasi-informasi serta mengidentifikasi

apa saja kebutuhan-kebutuhan lokal yang diperlukan untuk menunjang aktivitas

sekretariat perusahaan.

h. Memastikan efektivitas dukungan atas proyek-proyek perusahaan dalam segala

hal khususnya yang berkaitan dengan Perencanaan dan Pengendalian Biaya

termasuk mengumpulkan informasi-informasi yang berkaitan erat dengan

perencanaan, kontrak-kontrak, dan sebagainya, menyajikan seluruh laporan yang

telah dikonsolidasi, menganalisa biaya-biaya proyek, membantu Project Manager

dalam hal efektivitas waktu, aplikasi sistem pengendalian proyek beserta

keterampilan, teknik-teknik, dan alat-alat yang diperlukan, serta juga me-manage

seluruh pengendalian biaya, assigned engineers, dan berkolaborasi dengan

departemen-departemen lain dalam perusahaan yang memiliki relevansi dan harus

sejalan dengan standar-standar dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan oleh

perusahaan sebagai panduan utama kegiatan perusahaan.

3. Human Resources and ICT (HRIT)

Department Head / Kepala Bagian: Kusdiarto

Tugas dan tanggung jawab:

a. Memastikan bahwa seluruh metode dan instrumen-instrumen dalam hal

perekrutan dan seleksi pegawai-pegawai perusahaan telah sesuai dengan

kebutuhan kuantitas dan kualitas pegawai-pegawai yang diperlukan perusahaan,

serta menjamin dan memonitor perkembangan Sumber Daya Manusia (SDM)

perusahaan karena hal tersebut sangat penting untuk mendukung kelancaran

42

proyek-proyek perusahaan, utamanya pada departemen Offshore Plant

Engineering (ENG) sebagai ujung tombak kelancaran proyek-proyek yang telah,

sedang, dan akan dilaksanakan perusahaan.

b. Berkontribusi dalam hal mengumpulkan informasi-informasi dan juga

mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan lokal untuk evaluasi, kompensasi,

pelatihan, serta perkembangan SDM perusahaan.

c. Berkontribusi dalam hal mengumpulkan informasi-informasi dan juga

mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan lokal untuk defining dan updating

struktur organisasi perusahaan serta relevansinya dengan Authorisations Matrix

and Powers of Attorney System.

d. Berkolaborasi dengan departemen Quality, Health, Safety, and Environment

(QHSE) dalam hal perkembangan dan implementasi Sistem Dokumen Perusahaan

(Company Document System) sesuai dengan Corporate Guidelines.

e. Berkoordinasi dengan fungsi-fungsi lain yang relevan dalam perusahaan untuk

memastikan bahwa perkembangan, implementasi, serta review atas Sistem

Informasi Perusahaan (Company Information Systems), termasuk pengelolaan

infrastruktur telekomunikasi dan fasilitas-fasilitas perusahaan telah dilakukan

dengan baik dan benar sesuai dengan standar-standar yang telah ditetapkan

perusahaan.

f. Me-manage implementasi dan perkembangan kebijakan-kebijakan mengenai

keamanan perusahaan, baik itu standar-standarnya maupun prosedur-prosedurnya

sehingga adanya kepastian jaminan keamanan perusahaan.

43

g. Memastikan kelengkapan yang berkaitan dengan manajemen dan pengelolaan

fasilitas-fasilitas perusahaan, seperti kendaraan, gedung, dan telepon.

h. Memastikan kelengkapan pengelolaan administrasi SDM perusahaan telah sesuai

dengan data-data SDM yang diperoleh perusahaan.

i. Mengembangkan local content initiatives.

j. Memastikan adanya aktivitas hubungan industrial dan manajemen litigasi buruh

untuk kepentingan perusahaan.

k. Memberikan pelaporan mengenai aktivitas dan definisi upah buruh berupa

informasi-informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.

4. Quality, Health, Safety, and Environment (QHSE)

Department Head / Kepala Bagian: Dilip Sunderdas

Tugas dan tanggung jawab:

a. Bertanggung jawab atas seluruh aktivitas perusahaan terutama dalam hal kualitas

serta perlindungan kesehatan, keselamatan, dan lingkungan, di seluruh level area,

sesuai dengan kebijakan-kebijakan dan standar-standar perusahaan.

b. Berkoordinasi dan memastikan sertifikasi perusahaan dan kualitas proyek-proyek

yang telah diotorisasi secara layak untuk tujuan perlindungan kualitas kesehatan,

keselamatan, serta lingkungan.

c. Memberikan dukungan sepanjang proses penawaran sampai dengan proses

eksekusi proyek sebagai bentuk kontribusi pengimplementasian sistem

manajemen departemen QHSE, sesuai dengan hukum-hukum, peraturan-

peraturan, dan regulasi-regulasi yang berlaku demi kepuasan pelanggan.

44

d. Berkolaborasi dengan departemen Human Resources and ICT (HRIT) untuk

memastikan terlaksananya perkembangan dan implementasi Sistem Dokumen

Perusahaan sesuai dengan standar perusahaan.

e. Memberikan spesialisasi dukungan dalam updating prosedur-prosedur umum

sistem kesehatan, keselamatan, dan lingkungan perusahaan beserta seluruh

instruksi kerjanya.

5. Procurement (PROC)

Department Head / Kepala Bagian: Melanie Iskandar

Tugas dan tanggung jawab:

a. Memastikan adanya perkembangan yang signifikan atas material-material yang

berkaitan dengan aktivitas pembelian untuk kepentingan proyek-proyek

operasional perusahaan.

b. Berkontribusi dalam hal manajemen sub-kontrak sebagaimana yang tertuang

dalam aspek-aspek kontraktual.

c. Berkontribusi dalam aktivitas manajemen material-material, ekspedisi, inspeksi

dan percobaan, serta transportasi atau shipping ke area proyek.

d. Bertanggung jawab atas pelaporan aktivitas-aktivitas dalam hal mendukung dan

membantu fungsi-fungsi yang terkait yang terdapat pada Saipem Singapore

dengan tujuan sebagai bentuk garansi adanya alur informasi yang tepat untuk

perusahaan, utamanya untuk sentral perusahaan, The Saipem Group.

e. Bertanggung jawab atas pelaporan aktivitas-aktivitas dengan tujuan agar memiliki

kontribusi untuk penyampaian informasi yang tepat kepada perusahaan.

45

6. Estimating and Commercial (COMM)

Department Head / Kepala Bagian: Budi Karnadi

Tugas dan tanggung jawab:

a. Berkontribusi untuk melakukan analisis estimasi atas dokumen-dokumen tender

dan definisi kriteria-kriteria dalam menyiapkan penawaran (bid).

b. Berkontribusi dalam persiapan dokumen-dokumen penting seperti pra-kualifikasi

dan proposal untuk melakukan tendering dan atau untuk mengakuisisi proyek-

proyek.

c. Berkoordinasi dalam proyek dengan tujuan mendapatkan feed back terutama

dalam hal isu-isu operasional yang relevan demi meraih peningkatan yang cukup

signifikan atas kualitas penawaran-penawaran di masa yang akan datang.

d. Berkontribusi dalam hal implementasi risiko, kesempatan, dan pengetahuan

metodologi-metodologi manajemen selama fase komersial.

e. Berkontribusi dalam mengevaluasi biaya-biaya yang berkaitan dengan spesifikasi-

spesifikasi tender termasuk strategi-strateginya berdasarkan strategi melakukan

penawaran atau tidak (Bid No Bid).

7. Offshore Plant Engineering (ENG)

Department Head / Kepala Bagian: Alain Bellio

Tugas dan tanggung jawab:

a. Memberikan jasa engineering secara detail untuk seluruh aspek yang terkait

aktivitas-aktivitas estimasi dan komersial dan melakukan eksekusi proyek

46

termasuk dalam hal proses, instrumentasi, elektrikal, mekanikal, pemasangan

pipa, dan disiplin-disiplin strukturnya.

b. Berkontribusi dalam menentukan strategi-strategi untuk kapasitas-kapasitas dan

inisiatif-inisiatif baru yang memiliki relasi terhadap isu-isu engineering.

c. Memastikan bahwa aktivitas-aktivitas engineering telah dilakukan secara

sempurna, beserta relevansinya dengan standar-standar dan prosedur yang telah

ditetapkan perusahaan dan sejalan dengan target-target yang telah ditentukan

berdasarkan ketepatan waktu, biaya-biaya, kualitas, dan keselamatan.

d. Memberikan dukungan kepada departemen Human Resources and ICT (HRIT)

dan departemen Offshore Plant Engineering (ENG) pusat agar alokasi-alokasi

SDM dalam mengeksekusi proyek-proyek dapat berjalan dengan optimal.

Setiap Department Head atau Kepala Bagian, disamping harus memenuhi

tanggung jawabnya masing-masing, juga diharuskan untuk melaksanakan beberapa

tugas yang berguna bagi kelancaran aktivitas perusahaan. Beberapa tugas yang

dimaksud adalah sebagai berikut:

a. Mempromosikan perkembangan dan updating sistem dokumen perusahaan,

memberikan garansi atas konsistensi penerapannya serta ketepatan aplikasi

dengan fungsinya sesuai dengan Corporate Guidelines.

b. Memastikan optimisme biaya-biaya overhead yang kompeten dan pencapaian

target yang telah dicanangkan beserta anggaran daripada fungsi-fungsi yang

bersangkutan.

47

c. Berkontribusi dalam hal perkembangan budaya yang terinspirasi dari perluasan

pelatihan-pelatihan terbaik yang dimiliki perusahaan dan berdasarkan observasi-

observasi terhadap nilai-nilai kualitas, keselamatan, kesehatan, dan lingkungan

dan juga terhadap operasional pelatihan-pelatihan untuk kepastian efektivitas

manajemen atas risiko-risiko dan kesempatan-kesempatan yang membentuk

karakteristik aktivitas-aktivitas yang relevan.

d. Melakukan supervisi di dalam area profesional yang relevan dan pada tingkatan

level perusahaan, bahwa manajemen dan perkembangan SDM telah terlaksana

dengan baik seperti rekrutmen dan mobilitas program-program yang menyatu

dengan SDM perusahaan dan fungsi ICT.

e. Memastikan adanya koordinasi yang efektif dan alur informasi yang konstan

kepada manajemen APAC (Asia Pasific) demi adanya kepastian implementasi

yang tepat dalam pengelolaan proses-proses, sejalan dengan kebijakan-kebijakan

dan metodologi-metodologi yang telah ditetapkan oleh Saipem.

Seluruh fungsi-fungsi perusahaan, dalam hal ini departemen-departemen yang berada

di dalam PT Saipem Indonesia, beserta tugas-tugas dan tanggung jawab-tanggung

jawabnya masing-masing yang telah ditentukan, diharuskan untuk membina,

melestarikan, dan mempertahankan hubungan-hubungan baik dengan berkorespondensi

secara semaksimal mungkin terhadap fungsi-fungsi yang berada pada The Saipem Group,

khususnya pada manajemen APAC (Asia Pasific).

48

III.3. Ketenagakerjaan

PT Saipem Indonesia memiliki karyawan-karyawan permanen atau full-time

employees yang berjumlah sekitar 200 sampai dengan 300 orang. Perusahaan ini tidak

merekrut karyawan-karyawan paruh waktu atau yang biasa disebut part-time employees.

Namun demikian PT Saipem Indonesia menerapkan sistem perekrutan “karyawan

kontrak”. Yang dimaksud dengan “karyawan kontrak” yaitu karyawan yang sengaja

direkrut dan dipekerjakan dengan memberlakukan sistem kontrak dalam jangka waktu

tertentu (biasanya dalam jangka waktu satu tahun). Perekrutan satu atau lebih “karyawan

kontrak” dilakukan PT Saipem Indonesia dengan berdasarkan kejadian-kejadian yang

sifatnya mendadak. Kejadian-kejadian yang bersifat mendadak tersebut semisal adanya

pengunduran diri atau resign yang dilakukan secara tiba-tiba oleh satu orang atau lebih

karyawan perusahaan sehingga situasi tersebut memaksa PT Saipem Indonesia untuk

melakukan perekrutan “karyawan kontrak” agar pergerakan operasional perusahaan tidak

terganggu kelancarannya.

Untuk jam kerja, PT Saipem Indonesia memberlakukan sistem jam kerja untuk

seluruh karyawan yaitu dari pukul 08:30 sampai dengan pukul 17:30 WIB. Jam kerja ini

berlaku bagi seluruh karyawan, baik dari tingkatan yang paling rendah maupun sampai ke

tingkatan Kepala Bagian atau kalau di perusahaan ini disebut Head Of Department

(HOD). Apabila seorang karyawan bekerja hingga melebihi jam kerja (melewati pukul

17:30 WIB), semisal bekerja sampai pukul 19:00 WIB, maka karyawan tersebut berhak

mengklaim untuk mendapatkan tambahan biaya bagi dirinya karena ia telah bekerja

melewati jam kerja yang telah ditentukan perusahaan. Tambahan biaya yang dimaksud

disebut biaya overtime dan biayanya akan diakumulasikan ke dalam gaji bulanan

49

karyawan tersebut. Namun yang perlu dicatat adalah karyawan tersebut harus benar-

benar bekerja sampai dengan pukul 19:00 WIB, tidak kurang. Besarnya biaya overtime

tersebut yakni sejumlah Rp. 50.000,-. Dan apabila karyawan tersebut terus melakukan

pekerjaannya hingga melewati pukul 19:00 WIB, semisal sampai pukul 22:00 WIB, maka

karyawan tersebut berhak mengklaim mendapatkan biaya overtime yang lebih besar yaitu

sejumlah Rp. 150.000,-.

Adapun hari kerja yang berlaku di PT Saipem Indonesia diluar hari libur nasional

adalah dari hari Senin sampai hari Jumat setiap minggunya. Namun demikian PT Saipem

Indonesia memperbolehkan dengan tidak mewajibkan karyawan-karyawannya untuk

bekerja di hari Sabtu setiap minggunya. Jikalau ada karyawan yang bekerja di hari Sabtu

setiap minggunya, maka karyawan tersebut juga akan mendapatkan tambahan biaya

overtime sebesar Rp. 175.000,- dengan hitungan per 5 jam kerja di hari Sabtu setiap

minggunya.

Berbicara mengenai biaya overtime, PT Saipem Indonesia hanya mengizinkan dan

memperbolehkan karyawan-karyawan perusahaan yang berada pada tingkat di bawah

Head Of Department (HOD) untuk mendapatkan biaya overtime yang dapat diperoleh

dengan melakukan cara-cara seperti telah disebutkan sebelumnya. Oleh karena biaya gaji

yang diterima para Head Of Department (HOD) dari perusahaan sudah dianggap besar

setiap bulannya, maka PT Saipem Indonesia tidak mengizinkan atau memperbolehkan,

atau dengan kata lain melarang para Head Of Department (HOD) melakukan cara-cara

diatas dengan tujuan untuk mendapatkan biaya tambahan yang disebut biaya overtime

tersebut.

50

Mengenai sistem penggajian, PT Saipem Indonesia menerapkan sistem

penggajian per bulan untuk setiap tahunnya. Sementara itu berdasarkan informasi yang

diperoleh penulis, jumlah rata-rata gaji karyawan PT Saipem Indonesia berkisar di angka

Rp. 8 juta setiap bulan. Gaji bersih yang diterima setiap karyawan setiap bulan adalah

sudah termasuk di dalamnya berupa tunjangan kesehatan atau medical insurance dari

perusahaan. Selain mendapatkan gaji bulanan, karyawan-karyawan PT Saipem Indonesia

juga dapat menerima kompensasi-kompensasi tertentu seperti mendapatkan biaya

overtime sebagaimana telah dibahas sebelumnya.

Sementara itu, seperti di perusahaan-perusahaan pada umumnya, seluruh

karyawan PT Saipem Indonesia juga berhak mendapatkan Tunjangan Hari Raya (THR)

yang akan diberikan perusahaan sekali dalam setiap tahunnya. Jumlah THR yang

diberikan perusahaan adalah sama dengan besarnya gaji pokok bulanan karyawan yang

akan menerima THR tersebut. Dengan demikian maka jumlah THR yang diberikan

perusahaan kepada karyawan-karyawannya akan bervariasi, sesuai dengan besarnya gaji

pokok bulanan masing-masing karyawan. Dengan mendapatkan THR maka dapat

dikatakan bahwa seluruh karyawan PT Saipem Indonesia digaji oleh perusahaan

sebanyak 13 kali dalam setiap tahunnya.

Selain itu, khusus untuk para Head Of Department (HOD), disamping

mendapatkan gaji pokok bulanan dan THR, PT Saipem Indonesia juga memberikan

fasilitas berupa tunjangan transportasi dan telekomunikasi. Tunjangan transportasi yang

dimaksud adalah perusahaan memberikan masing-masing HOD sebuah kendaraan berupa

mobil beserta supir dan biaya-biaya lainnya. Sedangkan tunjangan komunikasi yang

dimaksud yaitu perusahaan memberikan masing-masing HOD sebuah alat komunikasi

51

berupa handphone beserta pengisian dan pembayaran pulsanya yang dilakukan dengan

cara pasca-bayar.

III.4. Kegiatan Operasional Perusahaan

Dalam membahas mengenai kegiatan operasional PT Saipem Indonesia, penulis

dihadapkan pada sebuah realita yang menjelaskan bidang usaha dari perusahaan tersebut

sedang berjalan. PT Saipem Indonesia yang menjadi obyek penelitian penulis adalah

merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor industri eksplorasi

minyak dan gas.

III.5. Bidang Usaha Perusahaan

Dalam membahas mengenai bidang usaha PT Saipem Indonesia, maka penulis

mengetahui apa saja yang dihasilkan dari kegiatan operasional perusahaan tersebut.

Bidang usaha PT Saipem Indonesia mengerjakan kontrak-kontrak atas proyek eksplorasi

minyak dan gas, baik itu offshore maupun onshore. Pembahasan terhadap kegiatan PT

Saipem Indonesia diarahkan terhadap kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan barang

dan jasa untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan.

III.6. Prosedur Operasional Pembelian PT Saipem Indonesia

Dalam menjalankan aktivitasnya, bagian pembelian atau Procurement Department

PT Saipem Indonesia memiliki prosedur operasional pembelian yang telah disusun oleh

perusahaan yang disebut sebagai “Procurement Procedure”.

52

Prosedur ini telah disusun dan harus diaplikasikan dalam menunjang kegiatan

pembelian yang merupakan salah satu bagian utama daripada proyek-proyek yang telah,

sedang, atau akan dijalankan oleh perusahaan.

Namun demikian sebelum dilaksanakannya prosedur operasional pembelian,

perusahaan harus terlebih dahulu memastikan deskripsi tujuan proyek (purpose), ruang

lingkup proyek (scope), sistem prosedur yang berhubungan (related system procedure),

definisi-definisi proyek seperti nama proyek, perusahaan pelaksana proyek, kontraktor,

pembeli, vendor atau supplier, sub-supplier, kontrak kerja atau purchase order, serta juga

memastikan deskripsi tanggung jawab-tanggung jawab yang akan dibebankan kepada

Project Procurement Manager, Project Procurement Coordinator, dan tentunya kepada

pihak yang bertindak sebagai Purchaser. Tanggung jawab-tanggung jawab yang

dimaksud adalah seperti Project Procurement Manager yang harus menyiapkan laporan

kepada manajemen atas aktivitas-aktivitas pembelian dan sebagainya, Project

Procurement Coordinator yang harus menyiapkan perencanaan pembelian atas material-

material yang diperlukan dalam proyek dan sebagainya, ataupun Purchaser yang

memiliki tanggung jawab dalam menyiapkan Vendor List yang akan disetujui perusahaan

dan sebagainya.

Setelah perusahaan memastikan dan menetapkan deskripsi-deskripsi tersebut,

barulah prosedur operasional pembelian yang telah disusun oleh perusahaan dapat

dijalankan sebagaimana mestinya. Prosedur operasional pembelian PT Saipem Indonesia

dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Sebuah tim yang dinamakan Project Team dibentuk oleh perusahaan dan akan

mengerjakan sebuah proyek. Project Team tersebut menyiapkan dokumen permintaan

53

pembelian (Purchase Request) untuk kemudian dikirim kepada Project Procurement

Manager. Hal ini juga bisa dilakukan oleh bagian Engineering dengan menyiapkan

dokumen permintaan penawaran (Requisition for Quotation) yang juga akan dikirim

kepada Project Procurement Manager.

2. Setelah menerima dokumen-dokumen yang diperlukan, Project Procurement

Manager lalu menugaskan kepada pembeli (Purchaser) untuk menyiapkan daftar

Vendor atau Supplier yang dinamakan Bidders List.

3. Daftar penawaran-penawaran tersebut diserahkan kepada Procurement Manager atau

Project Director untuk kemudian dimintai persetujuannya. Apabila tidak disetujui,

maka Purchaser harus menyiapkan ulang Bidders List sampai disetujui.

4. Apabila telah disetujui, maka Purchaser langsung menyiapkan sebuah paket

penawaran dan permintaan seperti Letter Of Invitation dan sejenisnya. Paket

penawaran dan permintaan yang telah disiapkan tersebut lalu dikirimkan ke pihak

Supplier. Jika ada pertanyaan dari Supplier, maka Purchaser akan meneruskannya ke

bagian Engineering dan kemudian jawabannya langsung dikirim ke pihak Supplier.

5. Setelah semuanya jelas, Supplier mengirim penawaran (Bid) kepada Procurement

Manager dan Project Manager untuk kemudian meneruskannya ke Purchaser.

6. Kemudian Purchaser melakukan dua analisis, yakni analisis teknis dan analisis

komersial. Analisis teknis (Technical Analysis) akan dilakukan oleh bagian

Engineering, sedangkan analisis komersial (Commercial Analysis) akan dilakukan

sendiri oleh Purchaser. Jika terdapat penyimpangan permintaan, seperti adanya

kekurangan ataupun kelebihan permintaan, maka Eni S.p.A sebagai induk perusahaan

Saipem akan menerbitkan spesifikasi persetujuannya (Waiver).

54

7. Setelah melakukan analisis teknis, Purchaser menyiapkan dokumen permintaan

klarifikasi teknis (Technical Clarification Request) untuk memenuhi kelengkapan

permintaan proyek yang bersangkutan seperti mengenai tekanan (pressure) pompa,

ketebalan dan ukuran tangki, dan masalah-masalah teknis lainnya.

8. Sedangkan setelah melakukan analisis komersial, maka diperlukan konfirmasi terkait

apabila ada pertanyaan seputar segi komersial seperti mengenai harga, pengiriman,

garansi, dan masalah-masalah komersial lainnya.

9. Setelah melakukan dua analisis tersebut, Purchaser membuat tabel perbandingan

penawaran-penawaran ditinjau dari segi teknis dan komersial. Dari tabel

perbandingan tersebut, dapat dilihat perbandingan-perbandingan penawaran secara

teknis seperti mengenai ukuran-ukuran (sizes) material-material yang dibutuhkan dan

sebagainya serta secara komersial seperti mengenai persaingan harga dan sebagainya.

10. Jika Purchaser memutuskan bahwa diperlukannya sebuah klarifikasi final, maka

Purchaser harus merancang sebuah pertemuan dengan mengundang pihak Supplier.

Jika klarifikasi final tidak dianggap perlu, maka Purchaser langsung melakukan

negosiasi final berdasarkan perbandingan dan rekomendasi penawaran final dari segi

teknis dan komersial.

11. Hasil dari negosiasi final diserahkan kepada Project Team untuk dimintakan

persetujuannya. Jika tidak disetujui, maka negosiasi harus dilakukan kembali dengan

tetap berdasarkan kepada perbandingan dan rekomendasi penawaran final dari segi

teknis dan komersial.

55

12. Setelah Project Team menyetujui negosiasi final tersebut, maka harus dilakukan

persiapan rekomendasi kontraktor dan justifikasi yang ditujukan ke pihak owner,

dalam hal ini induk perusahaan Saipem, yaitu Eni S.p.A.

13. Persetujuan dari pihak owner, dalam hal ini yaitu Eni, dijadikan dasar perusahaan

untuk mengeluarkan Purchase Order yang ditujukan kepada Supplier yang telah

dipilih oleh PT Saipem Indonesia selaku kontraktor.

Sesuai dengan kebijakan perusahaan, Purchase Order yang dikeluarkan harus

mencantumkan hal-hal berikut:

• Nama dan Nomor Kontrak serta lokasi Engineering Procurement

Construction (EPC).

• Nomor Dokumen (Requisiton Number).

• Nomor Purchase Order.

• Kode Proyek (Job Number).

• Spesifikasi material-material (spesifikasi aplikasi desain, kalkulasi-kalkulasi,

standar-standar, kode-kode yang dibutuhkan, dan data-data lainnya).

• Harga-harga.

• Tanggal pengiriman.

• Persyaratan pengiriman, apakah dengan Cost Insurance Freight, Free On

Board, atau Cost and Freight, sesuai dengan Inco Terms 2000.

• Penalty atau Liquidated Damages atas keterlambatan pengiriman material-

material sebesar 0,5 % dengan maksimal 10 % per hari yang dikenakan atas

undelivered materials.

• Persyaratan-persyaratan pembelian yang berlaku secara umum.

56

• Garansi dan Tanggung Jawab (Warranty and Liability) yang berlaku dari 12

bulan sampai dengan 36 bulan terhitung sejak start-up proyek.

• Pengamatan atas perkembangan proyek (Expediting).

• Inspeksi dan Pengawasan (Inspection and Surveillance).

• Daftar Spare Parts (Provision of Spare Parts).

• Perencanaan Produksi.

• Pelaporan kemajuan produksi.

• Kalkulasi-kalkulasi dan gambar-gambar (drawings) sebagai data-data yang

diperlukan Vendor atau Supplier.

• Keperluan inspeksi beserta testing atas material-material.

• Tanda pengiriman material (Marking of Packages), termasuk alamatnya.

• Pembayaran.

• Lampiran-lampiran.

Purchase Order yang asli dikirimkan kepada Supplier atau Vendor terpilih,

disertakan juga formulir standar mengenai requesting order acknowledgement. Formulir

ini akan dikembalikan oleh Supplier atau Vendor setelah ditandatangani. Ketika formulir

ini diterima, formulir ini harus diperiksa untuk melakukan verifikasi bahwa order telah

disetujui tanpa adanya kualifikasi-kualifikasi tertentu. Sementara itu tembusan daripada

Purchase Order, termasuk data-data Supplier atau Vendor, dimasukkan ke dalam buku-

buku penyimpan data yang di dalam perusahaan dinamakan “as-built data books”.

Selain itu, prosedur operasional pembelian PT Saipem Indonesia yang telah

dijelaskan diatas dapat digambarkan dalam Flow Chart yang bersumber dari perusahaan

sebagai berikut ini:

57

Discipline Engineer Project Team

Purchase Request

Requisition for Quotation Project Procurement

Manager

Assignment to the Purchaser Purchaser

Prepare the Bidders List Procurement Manager/

Project Director Approval ?

Bid package preparation and Inquiry issuance

Supplier

Any Supplier’s questions ?

Purchaser / Buyer

Discipline Engineer

Answer

Yes

No

1

58

ENI for specific issues in case of request of deviation / Waiver

Procurement and project manager

CommercialAnalysis

1

Bid

Answers

Commercial

questions

Supplier

no

Purchaser/ Buyer

Engineering Lead Discipline

Conformity

Technical Analysis

TechnicalClarification

Request

Issue of bidscomparison

Organization ofthe meeting

Finalnegotiations

yes

yes

no It is a final clarification

necessary?

Final CommercialBid Comparison

and/or technical

Procurement / Engineering / Project Team

Approval ?

Preparation of the Contractor recommendation and justifications and submission to Company

Company

Approval ?

Issuance of the Purchase Order to the selected supplier by Contractor

Yes

No

Yes

No

OK

Final Technical Comparison and Recommendation