LAS ORGANIZACIONES SOCIALES

• La persona• La comunidad• Las prácticas solidarias.• La acción en conjunto

• Nos identifica como persona, como integrante de una comunidad.

• Actuamos sobre objetivos: personales, familiares y sociales

• Para atender las necesidades en un contexto de recursos escasos, privilegiamos la organización

LA ACCIÓN SOCIAL

• Una OSC es el reflejo de una acción organizada, comunitaria y que entendemos más efectiva para atender una necesidad, un anhelo compartido, una urgencia, una visión/idea de mejor vida.

• Esencialmente la organización parte de una conciencia solidaria que supera los intereses personales.

LA ESTRATEGIA DE ASOCIARSE

• Reunirse-Unirse• Construir

consensos• Definir

objetivos• Métodos de

trabajo

• Permanecer

DIMENSIONES

• Constitución legal

• Trámites• Gestiones• Gastos

• Mantener un orden legal, contable y administrativo

• HUMANOS: para dirigir la organización, para la realización de actividades, para gestionar, proyectar y administrar.

• ECONÓMICOS

• MATERIALES

RECURSOS NECESARIOS

Su objeto social

• Visibilidad social

• Sus relaciones con el entorno: Estado-comunidad-otras OSC

EL NUCLEO DE LA OSC

Su gente

• Capacidad de acción

• Liderazgo y equipo de trabajo

Hitos de mayor impacto en nuestro país:

• La dictadura militar de 1976 a 1983

• Las hiperinflaciones de 1989/1990

• La crisis de 2001/2002

EL ESPACIO SOCIAL

• Individualismo- “sálvese quien pueda”• Consumismo “el éxito del tener”• Debilitamiento de valores éticos frente a valores estéticos• Aceleramiento de la vida cotidiana• Desconfianza

LAS PRACTICAS SOCIALES

• Un recupero de los valores sociales

• La necesidad de confiar en el otro para encontrar mejores soluciones a los problemas

• La posibilidad de enfrentar la fragmentación social con organización comunitaria

• Creer-confiar-soñar-realizar-compartir-amar al prójimo.

¿QUÉ REFLEJAN LAS OSC?

• Con asesoramiento legal y técnico• Mejorando su relación con el Estado y la comunidad• Visibilizándolas• Capacitando su recurso humano• Mayor acceso a la obtención de fondos• Potenciar su responsabilidad y compromiso social

FORTALECER LAS OSC

LA ADMINISTRACION EN LAS ASOCIACIONES CIVILES

Importancia de la Administración en el interior de la asociación.

Importancia de la Administración en el ámbito externo.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION EN LO INTERNO

En lo interno, hay razones que fundamentan la necesidad de una administración precisa, clara, real y exacta.-Una de ellas es muy simple: los responsables de administrar la institución (los directivos) invisten el carácter de mandatarios. Los mandantes son los propios asociados, que encomiendan esa delicada gestión a los directivos de la entidad, por intermedio de la asamblea.-Así los directivos deben rendir cuentas de la forma en que han cumplido o cumplen el mandato que se les ha conferido.Por ello la importancia interna, dado que a través de una buena administración se puede reflejar la gestión de los directivos utilizando distintas herramientas, comprobantes, planillas, etc.-

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION EN LO EXTERNO

En lo externo también es importante una buena administración, la asociación es autorizada por la autoridad de contralor para funcionar, dándole capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para cumplir una determinada actividad de bien público.-Así la misma autoridad realiza el contralor de esa actividad, por ello, lo que refleja la dimensión de la gestión y el cumplimiento son la estructura administrativo contable a través de libros contables, estados contables, ingresos y egresos, proporción de los recursos destinados a fines sociales, etc.-Los balances son la fuente de verificación más real de la gestión de la asociación.-

¿QUE LIBROS SON OBLIGATORIOS?

LIBRO INVENTARIO Y BALANCESLIBRO DIARIO

DICHOS LIBROS DEBEN SER RUBRICADOS POR LA IGJ ANTES DE SU LLENADO.

SE SOLICITA SU RUBRICA MEDIANTE NOTA Y EL PAGO DE UNA TASA.

LIBRO INVENTARIO Y BALANCES

En el que se incluirá la descripción exacta y completa del activo y pasivo de la entidad.O sea, se anota la composición y magnitud económica del patrimonio en forma analítica, con el mayor grado de análisis posible. Los momentos en los cuales se registra en este libro son: - Al inicio de la vida del ente, detallando la composición y magnitud del patrimonio inicial.- Al cierre de cada ejercicio económico, detallando el inventario general practicado y los estados contables y la información complementaria a dicha fecha.Este libro lo llevara el área de tesorería.Debe mantenerse en la asociación en caja fuerte. 

LIBRO DIARIO

En el que se incluirá el registro de la totalidad de las operaciones realizadas en la asociación conformando estas la base de los estados contables básicos a presentar.  El libro diario contiene todos los registros de operaciones de la entidad, los asientos pueden ser mensuales globales. Los movimientos que surgen del diario se vuelcan en un mayor de cada cuenta contable a los efectos de establecer los saldos de las cuentas por diferencia entre las registraciones entre el debe y haber. Este libro de uso obligatorio es llenado por el profesional competente, y debe ser guardado en la asociación. Si es posible en una caja fuerte.

¿QUE INFORMACION DEBO PRESENTAR A LA IGJ?

BALANCES, LIBRO DIARIO Y LIBRO INVENTARIO Y BALANCES.

La asociación presentara anualmente luego del cierre de ejercicio los balances confeccionados por el profesional correspondiente, estos están compuestos por:

• ESTADO DE SITUACION PATRIMONIAL.• ESTADO DE EVOLUCION DE PATRIMONIO NETO.• ESTADO DE RECURSOS Y GASTOS.• ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO.También acompañara a los mismos los libros: DIARIO. INVENTARIO Y BALANCES.Todo lo descripto se remite por nota a la IGJ suscripta por los directivos de la asociación.

¿Cómo organizamos la información

administrativa-contable en unaAsociación?

Las organizaciones compran bienes, realizan actividades para recaudar dinero, reciben donacionesy cobran cuotas sociales. Todas estas operaciones deben estar respaldadas por comprobantes y volcadasa registros simples para el control de las transacciones efectuadas.Los comprobantes que utilizamos en estos tipos de entes son:

Facturas de venta (tipo C exento).Facturas de compra de bienes y servicios (tipo C) o tickets.Recibos.Vales de tesorería.Ordenes de compra.Pagarés.Notas de debito y crédito.Cheques.Boletas de depósito y de extracción bancaria.

Factura ( DE COMPRA Y VENTA).

La factura de venta es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio.Indica la fecha en la cual se efectuó la transacción y la cantidad a pagar como contraprestación.Cuando la organización emite una factura, entrega al consumidor del servicio el original, quedándose con el duplicado.En caso de la factura de compra las asociación recibirá las facturas tipo C, indicándose en el cuerpo el nombre de la asociación. En caso de ticket de fiscalizadoras, estas no identifican al consumidor, por lo tanto es a consumidor final.Estos comprobantes son de suma importancia, por lo tanto su archivo ordenado por fecha debe ser realizado en la administración. Su conservación es por10 años.

Respecto del emisor:1. Nombre y apellido, razón social.2. Domicilio comercial.3. CUIT.4. Número de inscripción en el impuesto a los ingresos brutos.5. Posición respecto al IVA: Responsable inscripto o Monotributo. En el caso de la Asociación, lasfacturas de compras que reciba podrán ser B o C, dependiendo del emisor.6. Fecha de emisión.7. Numeración preimpresa, consecutiva y progresiva.

Respecto al comprador:1. Nombre y apellido o razón social.2. Domicilio.3. CUIT.Descripción del bien vendido, su cantidad, precio unitario y total.

Recibo

Un recibo es una constancia que sirve para certificar (dar fe) que se ha pagado por un servicio o producto.A veces también tiene la función de control fiscal, ya que es imprescindible que se guarden losmismos como constancia de las operaciones que la organización realiza.Es importante que toda operación que realice la asociación esté respaldada por un recibo de pagoporque es el único documento que da constancia de haber pagado a la vez que es un instrumento decontrol de egresos para los gastos efectuados por la organización.Se recomienda mantenerlos archivados en carpetas, ordenados por fecha.

Recibos de egresos (pagos):

Muchas veces, cuando compramos algún bien o servicio, nos entregan una factura por la transacción realizada (compra), y a su vez, el recibo de pago junto con la misma. En este caso se archivarán ambos comprobantes.Puede ocurrir que en lugar de entregarnos el recibo, nos entregan solamente la factura, añadiendoen el cuerpo de la misma la palabra “pagado”, que tiene la misma función que el recibo. Esto es en el caso que la factura de compra sea confeccionada en forma manual. Otra forma de emisión de factura es a través de un ticket, el cual hace referencia a que la compra fue de contado, por lo tanto funciona como recibo de pago también.Cuando se prestan servicios en la organización, como limpieza, gasista, pintores, etc., debemos entregarles un recibo cuando le pagamos a la persona que realizo el oficio. Esta persona debe firmar, aclarando su nombre y DNI. El original se lo entregamos y guardamos el duplicado.

Recibo de ingresos:

La asociación debe emitir recibos cuando obtiene el pago de las cuotas de los asociados. Este es confeccionado por el tesorero y firmado por el socio.También puede emitir recibos cuando presta algún servicio a terceros. En estos casos, la Asociación entrega el original al beneficiario y guarda el duplicado como constancia de que se ha recibido el pago.Estos talonarios se adquieren en las librerías, es útil comprar aquellos que vienen por duplicado y prenumerados para un mejor control de ingresos y egresos. Se debe comprar un talonario para ingresos y otro para egresos y escribirle en la primera hoja del talonario: recibo de ingresos y recibo de egresos.

Si se comete un error al llenar un comprobante (tanto el recibo de ingresos como egresos), se cruzan dos líneas en el cuerpo del mismo y se escribe “anulado”. No debo arrancarlos y tirarlos, se deben conservar en el talonario, de lo contario nos estaría faltando un numero de recibo lo que nos podría llevar a pensar que fue emitido y destruido quedándose el dinero en poder de una persona y no de la organización.Este tipo de comprobante debe ser guardado por 10 años.

Vale de tesorería

El vale de tesorería es un comprobante interno de la organización, que lo emite el tesorero, se utiliza cuando se necesita dinero en efectivo para poder hacer compras o pagar deudas.Lo debe firmar la persona que recibe el dinero (el encargado de compras), como constancia de entrega por el tesorero.Una vez firmado, se entrega el dinero y el vale firmado lo guarda el tesorero en espera de la factura o recibo de pago que justifique la salida de dinero de la caja.Luego, cuando el encargado de compras llega con la factura de compra y los bienes que compró, o el recibo de pago de algún servicio, se abrochan ambas, (vale y facturas / recibos) y se archivan.

Orden de compra

La orden de compra es un comprobante de uso interno de la organización, la emite el encargado de compras cuando se necesita adquirir un bien o servicio, generalmente se confecciona junto con el vale de caja. En la orden de compra se especifica qué se va a adquirir, la fecha, el proveedor al cualvoy a dirigirme y la firma de la persona que la emite. Se emite por duplicado, el original se entrega a la persona que va a realizar la adquisición y el duplicado queda en el talonario. Cuando la compra se realiza se adjunta nuevamente al duplicado, acompañado por la factura de compra, el recibo de pago (si es de contado) y el vale de caja.

Tanto los vales de tesorería como las órdenes de compra son documentos que se hacen necesarios en organizaciones más complejas, en las que participa un mayor número de personas en los circuitos administrativos.

Pagaré

El pagaré, que deriva del francés padasué, es un título de crédito o título valor que contiene la promesa incondicional de una persona (denominada suscriptora, deudora) de que pagará a una segunda persona (llamada beneficiaria, acreedora o tenedora), una suma determinada de dinero en undeterminado plazo de tiempo.Es imprescindible identificar, en el cuerpo del documento, a la persona a quien debe hacerse efectivo el pagaré. Puede ser a favor de una persona física o persona jurídica. En este último caso se trataría de una denominada razón social o sociedad comercial.La fecha de vencimiento corresponde al día en que el título será pagado. El vencimiento debe ser una fecha posterior a la fecha en la cual se firmó. El pagaré debe indicar el lugar en que se debe presentar para su pago.

Cuando se paga la suma de dinero que expresa el pagare, éste debe ser entregado al deudor. Se recomienda antes de archivarlo, romper la parte donde se ha firmado.El tomador (a quien le debemos) está obligado a recibir un pago parcial del pagaré, pero mantendrá el documento en su poder mientras no se le pague íntegramente. Anotará en el cuerpo del mismo los pagos parciales que reciba y extenderá recibo por separado en cada caso.Estos documentos se adquieren en las librerías comerciales. Es importante, prenumerarlos correlativamente al momento de ser emitidos.En el talón, que queda adherido al talonario, es importante registrar los datos que se indican en el cuerpo principal para un mayor control de la transacción que lo originó.

Notas de crédito y débito

Notas de crédito: Son emitidas por el vendedor cuando nos hace un descuento por pago de contado o pronto pago, cuando le devolvemos mercaderías por no ser las solicitadas, estar dañadas o en mal estado, etc.Si la nota de crédito se emitió por razones de descuento en las compras, significa que debemos pagar menos que lo que figura en la factura. En caso que se extienda por devolución, nos queda un derecho a retirar mercaderías por el mismo precio en el comercio del vendedor, sin tener que volver a pagar.

Notas de débito: Se emiten cuando no pagamos en término y nos cobran intereses por mora, ellosignifica que la deuda es superior a la que figura en la factura.Tanto la notas de crédito como de débito deben tener los mismos datos que la factura y en el cuerpode los mismos, hacer mención al concepto por el cual se generaron los respectivos comprobantes.

Operando con entidades bancarias

Cuando trabajamos con bancos comerciales, tenemos comprobantes que son propios de las operacionesrealizadas en la entidad bancaria.

Estos son:

Cheques: en caso de tener una cuenta corriente a nombre de la Asociación.Boletas de depósito.Boletas de extracción.

PLANILLA DE MOVIMIENTOS DIARIOS

Es una planilla que se arma con tres columnas.En la columna central se especifica la transacción que se realizó, por ejemplo, compra de comestibles, pago de luz, gas y teléfono, ingresos por el cobro de cuota de asociados. Junto a la transacción se debe especificar a quien se compró, a quien se pagó y quién nos entregó el dinero.

Las otras dos columnas, van a mostrar los créditos y débitos de dinero en efectivo. Una operación se debita cuando ingresa dinero a la organización por algún concepto, por ejemplo, el pago de una cuota de asociados, el ingreso por las entradas a las peñas, las donaciones en efectivo, entre otros.

Estos deben registrarse en la columna del DEBE. Una operación se acredita cuando sale dinero poralgún concepto como por ejemplo, todos los pagos de sueldos, compras de bienes, servicios, etc. Eldinero que sale de la caja debe anotarse en la columna del HABER.Tanto los movimientos de debitos y créditos deben estar respaldados por los comprobantesque recibe y emite la organización.La fecha en la cual se registran las operaciones debe ser la misma que figura en los comprobantes.Veamos un ejemplo…

FECHA CONCEPTO COMPROBANTEDEB

E HABE

R

…………..  

20/12/2008

Resma de papel. Librería Ayg.- Factura Nº 124.Orden compra 16.    

    Vale de caja Nº 1. Efectivo.  

$ 120,0

0

         

21/12/2008

Cuota socio María, Julián, Rosa,. Recibo Nº 23, Nº 24 y Nº 25

$ 90,0

0  

         

23/12/2008 Comestibles. El Mercader. Factura Nº 24. Orden de compra 17.  

$ 125,0

0

  Bebidas. La Bodeguita Factura Nº 234. Orden de compra 18.  

$ 140,0

0

  Descartables. Cotillón Factura Nº 294. Orden de compra 19.  $

35,00

   Boleta de extracción nº 334. Caja de ahorro 3234    

         

 31/12/2008  Recaudación  Entradas

 $ 900  

¿CÓMO REGULARIZAR UNA OSC? ASPECTOS JURÍDICOS

• ¿Qué es la Personería Jurídica?

• ¿Cuáles son las ventajas de contar con Personería Jurídica?

• ¿Por qué es bueno mantenerse al día con los organismos estatales de control y registro?

• Las personas se clasifican en dos grupos: las de existencia real y las de existencia ideal.• Las personas de existencia real o física, son las personas de carne y hueso, somos

nosotros mismos. • Las personas de existencia ideal, son personas reconocidas especialmente por el orden

jurídico.• Entre ellas encontramos las sociedades comerciales, asociaciones civiles o fundaciones.

¿QUÉ ES LA PERSONERÍA JURÍDICA?

La Personería Jurídica es el reconocimiento y la autorización que le da el Estado a la Entidad para funcionar legalmente.El número de personería es como el DNI de la Organización.

¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE CONTAR CON PERSONERÍA JURÍDICA?

• Reconocimiento formal del Estado.

• Antecedente para solicitar una Clave Única de Identificación Tributaria (CUIT) a la Administración Federal de Ingresos Públicos

(AFIP). • Posibilidad de obtener las correspondientes exenciones tributarias.• Es posible obtener una cuenta bancaria a nombre de la Institución. Se pueden obtener donaciones o beneficios mediante

tarjeta de crédito o débito.• La organización puede crear su propia página web bajo la extensión ‘punto.org’.

• Capacidad para gestionar subsidios, donaciones o cualquier tipo de ayuda económica del Estado.

• Relación con Empresas con Responsabilidad Social (RSE)

• Capacidad para articular distintos programas o acciones con áreas gubernamentales.

• Capacidad para articular con otras organizaciones: tendencia a actuar en conjunto sólo con organizaciones con personería jurídica, o sea aquellas con capacidad jurídica para firmar contratos y de esta forma lograr una verdadera articulación.

• Limitación de la responsabilidad de los integrantes al nacer una persona jurídica nueva. La Organización puede tener un patrimonio propio, separado del que tienen sus miembros individuales. Esto posibilita que responda civilmente por los perjuicios que pueda ocasionar a terceros.

¿POR QUÉ ES NECESARIO MANTENERSE AL DÍA CON LOS ORGANISMOS

ESTATALES DE CONTROL Y REGISTRO?

• La Inspección General de Justicia cuenta con un registro de asociaciones civiles que sirve para asegurar el cumplimiento de la normativa legal vigente en materia asociativa, y a los fines estadísticos para poder tener información de las mismas.

• La personería jurídica se pierde por la disolución de la asociación o por el retiro de su autorización para funcionar. La presentación en tiempo y forma y la posterior aprobación de la documentación exigida por parte del Estado hace presumir el cumplimiento de la normativa legal.

La falta de presentación en tiempo y forma de la documentación exigida por la IGJ puede acarrear sanciones, multas, pérdida de beneficios.

• A los fines prácticos de la organización interna de la asociación, la mora en la presentación de los libros exigidos trae el acarreo de un año para el otro de la documentación adeudada. Para la regularización de las mismas se precisa una convocatoria y una Asamblea General para la aprobación de lo actuado, todo esto conlleva una pérdida de la fuerza laborativa de la asociación.

¿POR QUÉ ES NECESARIO MANTENERSE AL DÍA CON LOS ORGANISMOS ESTATALES DE

CONTROL Y REGISTRO?

¿CÓMO REGULARIZAR UNA OSC? ASPECTOS JURÍDICOS

REGULARIZANDO TU ORGANIZACIÓN EN POCOS PASOS

Una vez al año, las asociaciones deben presentar la siguiente documentación a la Inspección General de Justicia (IGJ):

• Acta de la Comisión Directiva por la que se convoca a asamblea.• Constancia de publicidad del llamado a asamblea • Memoria, firmada por el presidente.• Estados contables, con dictamen de profesional certificado por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Provincia del Chubut.• Comprobante de pago de las Tasas requeridas o constancia de que están exentos.

PASO 1: NECESIDAD DE REGULARIZAR UNA OSC

Si la organización no pudo realizar las tareas administrativas y de gestión o si no realizó el trámite ante la IGJ es necesario regularizar su situación.

¿Qué tenemos que hacer para mantener regular la personería jurídica?

Si la organización no pudo realizar las tareas administrativas y de gestión o si no realizó el trámite ante la IGJ es necesario regularizar su situación.

Los socios interesados en regularizar la Asociación, deben convocar a una reunión para considerar la situación de la institución.

En esta reunión:• Se expresarán los motivos que impidieron mantener la regularización de la Asociación.• Los socios determinarán la fecha, el lugar y la hora en la que se convocará a los asociados para la Asamblea General Extraordinaria.• Redactar el Orden del Día. Es muy importante que tengan en cuenta que en las Asambleas sólo se podrán tratar aquellos temas o puntos que fueron expresamente

incluidos en la orden del día que fue

dada a conocer para realizar la

convocatoria.

PASO 2: REUNIÓN DE SOCIOS

Esto debe quedar registrado en un acta

Tenemos que releer el Estatuto y buscar el artículo que hable de la convocatoria a Asambleas para saber con qué tiempo de antelación debe hacerse la convocatoria, cuál es el medio por el cual se da publicidad, la cantidad de días en que debe publicarse la convocatoria, etc. Por lo general, esta convocatoria debe realizarse por un medio de comunicación fehaciente, es decir, debe publicarse en un diario local.

PASO 3: CONVOCAR A LOS SOCIOS

Para dar publicidad a la convocatoria a Asamblea, se podrá optar por distintos procedimientos:

A) Publicación en un diario B) Circulares remitidas al domicilio de los socios o e-mails

Los socios se reunirán a fin de celebrar la Asamblea Extraordinaria, en el momento y lugar previstos, para designar a una Comisión Reorganizadora, que será la encargada de ordenar la documentación legal y contable.

PASO 4: CELEBRACIÓN DE LA ASAMBLEA EXTRAORDINARIA

PASO 5: COMUNICAR A IGJ LA REALIZACIÓN DE LA ASAMBLEA

PASO 5: COMUNICAR A IGJ LA REALIZACIÓN DE LA ASAMBLEA

1) Confección de Estados ContablesEn caso de que no se hayan confeccionados los Estados Contables, deberán convocar a un contador público para su elaboración. Cabe aclarar que éstos deben estar certificados por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas.La base de los estados contables son los comprobantes que tiene en su poder la asociación.

2) Redacción de la Memoria• La Memoria es un documento que resume las actividades desarrolladas por la Asociación en el transcurso del año (o período). Es redactada por el presidente de la institución. • Su contenido va a variar en función de las actividades que desarrolle cada institución.

3) Completar y rubricar los Libros sociales

4) Actualización del padrón de asociados.

5) Elección de Comisión Directiva y Revisora de Cuentas.

PASO 6: ORDENAR LA DOCUMENTACION LEGAL Y CONTABLE y SOMETERLA A ASAMBLEA

Una vez que la organización ordenó la documentación legal y contable y realizó la Asamblea Extraordinaria, debe presentar en IGJ:

• Acta de convocatoria.• Acreditación de notificación a los socios (diarios, circulares, etc.) • Acta de asamblea.• Estados contables y memoria. • Tasas.

PASO 7: PRESENTAR LA DOCUMENTACIÓN EN IGJ

PASO 8: IGJ CONTROLA LA DOCUMENTACIÓN Y EMITE UN DICTÁMEN