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FEGA Fondo Español de Garantía Agraria JORNADA TECNICA PROGRAMAS INFORMACIÓN Y PROMOCIÓN REGULADOS POR EL REGLAMENTO (CE) 3/2008 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013

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FEGAFondo Español de Garantía Agraria

JORNADA TECNICA PROGRAMAS INFORMACIÓN Y PROMOCIÓN

REGULADOS POR EL REGLAMENTO (CE) 3/2008

24 DE SEPTIEMBRE DE 2013

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INDICE:

1. Introducción. Principios generales

2. Actuaciones previas a la ejecución de las acciones de promoción

3. Justificación de gastos

4. Controles

5. Conclusiones

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1.PRINCIPIOS GENERALES:

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1.PRINCIPIOS GENERALES

1.1.¿Quién gestiona y coordina estos programas?

Cada Estado Miembro designa a sus autoridades nacionales competentes encargadas de la aplicación de las acciones de información y promoción y lo comunica a la Comisión Europea.

En España, Gestión compartida según el Protocolo de colaboración para la gestión de los programas firmado el 18 de junio de 2009, corresponde a :

A la DGIA (SG Promoción Alimentaria): Selección de los programas de promoción. Autorización de calendarios de actividades y material promocional.

Al FEGA (SG Regulación mercados):Tramitación, gestión y pago de las ayudas.Realización de los controles.

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1.PRINCIPIOS GENERALES:

1.2.Actuaciones previas a la ejecución de las acciones de promoción:

Las organizaciones contratantes facilitan a la DGIA muestras del material de información y promoción elaborado para su aprobación.

Asimismo, las organizaciones contratantes presentan a la DGIA el calendario provisional de actividades previstas.

La DGIA aprueba materiales y calendarios y remite copia de dichos documentos a la Comisión y al FEGA

DGIA

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1.PRINCIPIOS GENERALES:

1.3.Tramitación, Resolución y Pago de las ayudas:

El FEGA lleva a cabo la tramitación, resolución y pago de los anticipos, pagos intermedios y saldos de las ayudas a la promoción alimentaria financiadas con cargo a los fondos comunitarios y nacionales.

Asimismo el FEGA remite a la Comisión y a la DGIA los informes trimestrales y el informe anual que previamente han presentado las organizaciones contratantes. A instancias de la Comisión.

Para la correcta gestión de los fondos europeos y nacionales destinados a esta medida es fundamental el conocimiento, por parte de los beneficiarios de esta ayuda, de las condiciones que regulan su concesión y las responsabilidades adquiridas como perceptores de la misma. El FEGA ha elaborado una guía para la justificación de los gastos de promoción alimentaria.

Concluida cada anualidad, el FEGA presenta un balance financiero de los gastosrealizados y lo remite a la Comisión y a la DGIA.

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1.PRINCIPIOS GENERALES:

1.4. Controles:

Tipos de controlesAdministrativos

Técnicos

Contables

El FEGA es el responsable de elaborar y ejecutar el Plan de controles anual de los programas y acciones subvencionados.

FEGA

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1.PRINCIPIOS GENERALES:

1.5.Seguimiento de los programas:

Grupo de seguimiento (anual):

• Su cometido es supervisar la correcta ejecución de los programas.

• El grupo se compone de:Representantes de la Comisión,

de los Estados miembros interesados y de las organizaciones contratantes.

• Recomendaciones

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2. ACTUACIONES PREVIAS A LA EJECUCIÓN DE LAS

ACCIONES DE PROMOCIÓN

S.G. Promoción Alimentaria

D.G. de la Industria Alimentaria

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Principios Básicos para la buena ejecución de los programas.

COMUNICACIÓN

INTERLOCUCIÓN: SIEMPRE CON LAS ORGANIZACIONES CONTRATANTES.

Los CONTRATANTES deben de garantizar el conocimiento y la adecuada gestión de los programas.

DGIA

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2.1.CALENDARIOS

Revisión y Autorización del Calendario Trimestral de Actividades:

Modelo: en el contrato Trimestral: envío 30 días antes del inicio del trimestre.Presentación:

1º- Correo electrónico2º- Por registro:

Siempre dentro de plazoVentanilla Única

La SG Promoción remite el calendario al FEGA y a la Comisión Europea.

DGIA

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2.2. MODIFICACIONES

Cambios en el calendario:

Ajustes de pequeña envergadura que no requieran adenda:

Siempre que no se desvirtúe la acción del programa: objeto, público objetivo, finalidad, etc.

Claramente justificado y documentado.¿Cuándo se comunica? 15 días antes del comienzo de la actividad.La SG Promoción comunica los cambios al FEGA y a la Comisión Europea.

DGIA

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2.2. MODIFICACIONES

Incidencias:

Modificaciones ajenas a la voluntad de la organización proponente o causadas por alguna eventualidad que no es posible preveer.

Justificación clara y documentada.

¿Cuándo se comunica? A la mayor brevedad, siempre previamente al comienzo de la acción.

La SG Promoción comunica las incidencias al FEGA y a la Comisión Europea

DGIA

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2.2. MODIFICACIONES

Adenda:

Son modificaciones del contrato.

Cualquier modificación de una acción del programa que suponga una variación sustancial en el objeto, público objetivo, mensaje, etc.

Modificaciones en el presupuesto del programa.

Motivación de la adenda: Perfectamente justificada y documentada. Basada en la experiencia previa o en el informe de evaluación de resultados

DGIA

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2.2. MODIFICACIONES

Adenda:¿Cuándo se presenta? Con anterioridad suficiente al comienzo de la actividad.

IMPORTANTE: El proceso de aprobación es largo y complejo, por lo que es FUNDAMENTAL la presentación anticipada de la propuesta con el plazo suficiente para su revisión, corrección, aprobación y firma.

La SG Promoción Alimentaria junto con el FEGA, revisa y evalúa la propuesta de adenda, pudiendo solicitar correcciones. Posteriormente, una vez que es aprobada y firmada, se remite a la Comisión Europea, solicitando su visto bueno.

DGIA

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2.3. MATERIAL

Revisión y Autorización del material promocional:

Todo el material debe de ser remitido a la SG Promoción para su autorización.Éste se debe ajustar a la normativa comunitaria y nacional.Todos los mensajes deben estar permitidos y autorizados por la autoridad nacional competente.(Ejemplo: Alegaciones a la salud - AESAN)La SG Promoción Alimentaria revisa y comprueba la conformidad del material, y procede a:

Aprobar el material, si éste es correcto.Solicitar correcciones, en caso de que existan errores. Los contratantes deben corregirlo y enviarlo de nuevo.

DGIA

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2.3. MATERIAL

Revisión y Autorización del material promocional:

Presentación:1º- Correo electrónico

2º- Por registro

3º- Envío cada trimestre/dos trimestres de las muestras de material real.

¿Cuándo se presenta? Siempre antes del comienzo de la acción. Con la antelación suficiente para poder corregirlo, si fuera necesario, recibir la aprobación y proceder a la producción del material.

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2.4. SEGUIMIENTO DEL DESARROLLO DE LAS ACCIONES

La S.G. Promoción alimentaria podrárealizar actuaciones de seguimiento de las acciones, para conocer in situ el desarrollo de los programas.

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2.5. GRUPO DE SEGUIMIENTO

Objeto de la reunión: Seguimiento anual del desarrollo del programa y supervisión de su correcta ejecución.

Participan: La Comisión Europea, las autoridades nacionales, y las organizaciones proponentes.

Las organizaciones proponentes acompañadas de sus organismos de ejecución realizan una breve exposición sobre: el contenido del programa, la ejecución y gestión del mismo durante el año, expectativas para la siguiente fase y resultados. Además, se presentan muestras de material.

Programas multipaís: La reunión tiene lugar en el país acordado entre los Estados miembros interesados.

DGIA

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3. JUSTIFICACIÓN DE GASTOS:

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3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS

Para la correcta gestión de los fondos europeos y nacionales destinados a esta medida es fundamental que los beneficiarios de esta ayuda conozcan:

Las condiciones que regulan su concesióny las responsabilidades adquiridas como perceptores de la misma

La Guía de justificación de gastos, se facilita a las organizaciones contratantes al inicio de la ejecución del programa de promoción (disponible en el portal www.fega.es), en el apartado: Regulación de

Mercados/Promoción Alimentaria.

Finalidad: orientar a las organizaciones contratantes en el cumplimiento de sus responsabilidades de cara a la adecuada justificación de los gastos subvencionables

Rigidez del sistema: Obligación de ejecución tal cual se establece en detalle en el contrato firmado y programa aprobadoCualquier modificación previa comunicación y adendaSolo margen variar hasta maximo 10% subpartidas

presupuestarias (dentro de cada línea principal entre subpartidas)

Presupuesto

recapitulativo

Guía

Contrato

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3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS

EPIGRAFES:

1. INTRODUCCIÓN2. OBLIGACIONES DE LA ORGANIZACIÓN CONTRATANTE/S

PREVIAS A LA FIRMA DEL CONTRATO3. OBLIGACIONES DE LA ORGANIZACIÓN CONTRATANTE/S

DERIVADAS DE LA FIRMA DEL CONTRATO4. ACTUACIONES PREVIAS A LA REALIZACIÓN DE LAS

ACTIVIDADES5. REQUISITOS ESPECIFICOS DE LAS SOLICITUDES DE PAGO6. REQUISITOS GENERALES DE LAS SOLICITUDES DE PAGO7. DATOS DE CONTACTO8. ANEXOS

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3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS

3.OBLIGACIONES DE LA ORGANIZACIÓN CONTRATANTE DERIVADAS DE LA FIRMA DEL CONTRATO:

Realizar las actividades de información y promoción Asumir la responsabilidad técnica y financiera Asumir todos los riesgos de un rebasamiento No promocionar marcas Incompatibilidad con otras lineas de ayudas públicas para

mismas actividades Pagar los gastos efectuados por los organismos de

ejecución antes de solicitar el reembolso Cuenta bancaria única (Para todas las operaciones

financieras: ingresos y gastos) Contabilidad analítica

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3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS3.OBLIGACIONES DE LA ORGANIZACIÓN CONTRATANTE

DERIVADAS DE LA FIRMA DEL CONTRATO:

Someterse en cualquier momento a la realización de controles técnicos y contables

Permitir acceso, conservar documentos relacionados con los gastos efectuados (desde firma contrato – cinco años siguientes a su finalización)

Aprovechar descuentos, reducciones o comisiones Proteger los resultados, reservando a la Comisión y los

EEMM todos los derechos de utilización de los resultados obtenidos

Aceptar que la Comisión o los EEMM puedan comunicar o publicar información referida a actividades previstas en el contrato

En campañas publicitarias de TV o radio presentar facturas individualizadas para poder solicitar el reembolso de dichos gastos y que estos puedan ser subvencionables.

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3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS

5.REQUISITOS ESPECÍFICOS DE LAS SOLICITUDES DE PAGO:

5.1. Solicitud de Anticipo:

Modelo (Anexo 4)

Cantidad: 30% del importe de la contribución anual comunitaria y del EEMM

Plazo presentación: 30 días desde firma contrato o inicio anualidad.

Garantía del Anticipo (Anexo 5 y 5 bis) 110% del valor de dicho anticipo

Plazo pago: 30 días siguientes a la solicitud.

Anexo 4. Solicitud Anticipo

Anexo 5 y 5 bis

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5.1. Solicitud de Anticipo- Principales Incidencias:

Presentación fuera de plazo

Inadecuado depósito garantía de anticipo

Importante para conocer con antelación suficiente la voluntad de la organización contratante de acogerse a esta posibilidad (Previsiones de gastos presupuestario)

3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS:

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3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS

5.REQUISITOS ESPECÍFICOS DE LAS SOLICITUDES DE PAGO:5.2. Solicitud de Pagos intermedios:

Modelo (Anexo 6) Plazo presentación Reembolsos por Pagos efectuados en el periodo trimestral concluído Documentación:

1. Estado financiero recapitulativo (Anexo 7)2. Copias de facturas y justificantes clasificados y repertoriados (Anexo

8)3. Informe trimestral (Anexo 9)4. Extracto bancario cuenta única

En caso de no realizar ningún pago o actividad No Superación 80% (UE+nacional) financiación en la anualidad

Anexo 6. Solic. Pago intermedio

Calendario

Anexo 7

Anexo 8

Anexo 9. Inf. Trimestral

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3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS:

5.2. Solicitud de Pagos intermedios – Principales Incidencias: Falta de documentación básica (no admisión a trámite). Presentación fuera de plazo Registro – Ventanilla única Información incorrecta o incompleta:

1. Solicitud de pago:• No sellada o firmada• Importe incorrecto (no se corresponde con el total de gastos declarados

para el trimestre)• Mal cumplimentada: faltan datos de la organización contratante,

trimestre o anualidad incorrectos.• No se debe presentar solicitud cuando en el trimestre anterior se superó

el 80% del presupuesto anual (financiación comunitaria y nacional). En estos casos, no se presenta solicitud, pero en cambio deben presentar informe donde se señale que no se ha realizado ninguna actividad o no se ha efectuado ningún pago.

2. Estado financiero recapitulativo:• No suficientemente detallado• Gastos declarados que no corresponden con facturas• Faltan datos de algunos gastos (e. partidas generales: gastos generales

de la organización contratante, etc).• Faltan los datos de trimestres anteriores (imposible hacer balances)• Balances

Modelo EFR

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5.2. Solicitud de Pagos intermedios –Principales Incidencias:

Información incompleta:3. Copias de facturas y justificantes

Requisitos:• Clasificados y repertoriadas (cuadro repertoriado)• Según las partidas presupuestarias del Pres. recapitulativo del

programa.• Expresadas en euros (en países no euro, se reflejarán las

cantidades en moneda nacional y en euros). • Justificante tipo cambio aplicado por la entidad bancaria.• En todos los justificantes debe figurar:

o Datos del subcontratista o proveedor.o Objeto de la prestación y relación con la actividad prevista.o Fechao Importe detallado (con el desglose de IVA)o Número de registro

• Acompañadas de prueba de pago efectiva y válida.

Anexo 8

3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS:

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5.2. Solicitud de Pagos intermedios – Principales Incidencias: Información incorrecta o incompleta:

3. Copias de facturas y justificantesIncidencias:

• Facturas incompletas: falta algún dato esencial ej: no consta quien la emite, no se detalla el proveedor, el objeto del gasto, la fecha, el importe con el desglose del IVA, etc.

• Discrepancias entre las fechas de facturas del proveedor, con lacorrespondiente del organismo contratante.

• Los conceptos de pagos descritos en una factura no vienen reflejados en su correspondiente factura del organismo de ejecución, por lo tanto, es complicado realizar una trazabilidad entre los pagos del proveedor y del organismo proponente.

• Faltan los justificantes de pago válidos, en ocasiones, el justificante de pago aportado es incompleto, no abarca la totalidad de lo facturado

• Fechas de los justificantes de pago posteriores a la finalización del trimestre solicitado.

• Discrepancias entre los detalles facilitados en las facturas (nºde inserciones, nº de ejemplares, folletos etc) y el detalle consignado en el informe trimestral.

• Falta de justificantes del tipo cambio aplicado por la entidad bancaria (países con moneda no euro).

• En programas con campañas publicitarias en TV o radio:• No aportar las facturas individualizadas de cada una de las cadenas• No aportar el informe de emisión de audiencias o bien aportarlo sin

certificar

3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS:

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5.2. Solicitud de Pagos intermedios – Principales Incidencias:

Información incorrecta o incompleta:4. Informe trimestral:

• No se ajusta al formato del contrato• Discrepancias entre las fechas del informe y las del trimestre solicitado.• Discrepancias entre las fechas consignadas de realización de una actividad

determinada y las fechas consignadas en el calendario de actividades.• Diferencias en la descripción de las actividades entre lo que se menciona en

el informe trimestral y su detalle en las facturas correspondientes, tanto las del organismo de ejecución, como los proveedores de este.

• Omisión de alguna actividad realizada que, en cambio, si se solicita en el pago del trimestre correspondiente.

• Informe incompleto: al no incluir alguno de los 3 apartados de los que consta.

• Es importante desarrollar el Apartado 2 del Informe “Desarrollo del programa”: en este apartado se deben reflejar las incidencias en actividades que provengan de trimestres anteriores cuyo pago se solicite, incidencias en el trimestre actual o cuyos pagos se deleguen a trimestres posteriores y su justificación.

Anexo 9. Inf. Trimestral

3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS:

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5.2. Solicitud de Pagos intermedios –Principales Incidencias:

Información incorrecta o incompleta:5. Extracto bancario de la cuenta única:

• Todos los pagos en relación con el programa deben hacerse a través de la cuenta única.

• Extracto bancario que corresponda al intervalo de fechas que coincida con el trimestre solicitado.

• Movimientos para los que no se aporta adecuada justificación documental.

• Movimientos que no se corresponden con el programa.• Pagos del programa que se realizan fuera de la cuenta

única (ej. es frecuente observar que los gastos de los avales de la GBE han sido cargados en cuentas diferentes a la cuenta única).

3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS:

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5.2. Solicitud de Pagos intermedios – Principales Incidencias:

Información incorrecta o incompleta:6. Partidas generales:

a) Costes directos (GBE, Honorarios, Med. Resultados): GBE:• No superar lo presupuestado • Justificantes de la entidad bancaria (cuenta única) Honorarios:• Tablas horarias: por meses, firmadas y selladas• Cargos y distribución coincidentes con lo presupuestado en el

programa Medición resultados:• Informe de la empresa independiente que ha realizado la

evaluación• No superar lo presupuestado

b) Gastos generales del organismo contratante

A considerar: Cualquier minoración en gastos de las actividades por incidencias en los controles o inadecuada justificación, tiene reflejo también en estas partidas generales.

3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS:

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5.2. Solicitud de Pagos intermedios –Principales Incidencias:

Gastos Subvencionables (ver Anexo III del Contrato): Gastos de viaje y estancia (lista de presencia) Gastos de reuniones y viajes en grupo Material y equipo (material fungible e inventariable) Gastos informáticos Gastos de publicación y difusión

Gastos no Subvencionables (punto E del anexo III del Contrato): Provisiones para posibles pérdidas o futuras deudas Gastos de taxi o transporte público cubiertos por dietas diarias Gastos bancarios a excepción gastos relativos a la GBE Pérdidas por cambio de divisas Gastos realizados fuera del ámbito del Contrato firmado

3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS:

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FEGA

3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS

5.REQUISITOS ESPECÍFICOS DE LAS SOLICITUDES DE PAGO:5.3. Solicitud de Saldo:

Modelo (Anexo 10) Plazo presentaciónDocumentación:

1. Informe anual (Anexo 11):• Estado recapitulativo de realizaciones• Evaluación de resultados obtenidos• Estado financiero recapitulativo anual

2. Copias de facturas y justificantes clasificados y repertoriados3. Extracto bancario cuenta única

Presupuesto de cada anualidad (compartimentos estanco)

Anexo 10. Solicitud Saldo

Anexo 11. Informe Anual

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FEGA

5.3. Solicitud de Saldo – Principales Incidencias: Plazo presentación Presupuesto de cada anualidad (no se pueden realizar

trasvases de presupuesto de una anualidad a otra, el presupuesto que no se ejecute se pierde)

Documentación:

1. Informe anual (Anexo 11): suficiente detalle y recoger pagos no solicitados en trimestres a lo largo de la anualidad• Estado recapitulativo de realizaciones (modelo Anexo 11) • Evaluación de resultados obtenidos (no olvidar, no modelo

definido, pero es necesario suficiente grado de detalle)• Estado financiero recapitulativo anual (modelo Anexo 11)

2. Copias de facturas y justificantes clasificados y repertoriados (igual señalado en pagos trimestrales)

3. Extracto bancario cuenta única (igual señalado en pagos trimestrales)

3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS

Anexo 11. Informe Anual

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FEGA

3. GUIA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS

7. DATOS DE CONTACTO:

SG REGULACIÓN DE MERCADOSC/ José Abascal, 4 7ª Planta (Registro en C/ Beneficencia 8)

[email protected]

SG PROMOCIÓN ALIMENTARIAC/ Infanta Isabel, 1

[email protected]

Responsables de cada programa

FEGA

DGIA

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FEGAFondo Español de Garantía Agraria

4.CONTROLES:

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FEGA

4.CONTROLES

FEGA COMO ORGANISMO PAGADOR, TIPOS DE CONTROLES:CONTROLES ADMINISTRATIVOSCONTROLES TECNICOSCONTROLES CONTABLES

OTROS ORG INTERVINEN EN EL CONTROL: Intervención Delegada (FEGA) Intervenciones Territoriales Hacienda Unidad J de Auditoría de la Comisión Tribunal de cuentas Dirección General de la Industria Alimentaria

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FEGA

4. CONTROLES TÉCNICOS:

PRINCIPALES INCIDENCIAS EN CONTROLES TECNICOS:

Cambios de programaciones sobre el calendario previsto comunicadas con escasa antelación (promoción punto venta, tour promocionales, ferias etc). Es importante tener en cuenta:

Envío en plazo a la DGIA de los calendarios trimestrales (30 dias antes de que comience el trimestre)

Cualquier modificación debe comunicarse con la suficiente antelación, y no deben ser demasiado frecuentes.

Material promocional: TODO el material promocional utilizado en el desarrollo del programa debe ser aprobado

por la DGIA Para poderlo utilizar debe enviarse a la DGIA con la antelación suficiente para su

aprobación (SIEMPRE previamente a su utilización) Debe incluir los logos de la UE y del MAGRAMA. Cualquier referencia a los efectos en la salud del consumo en los mensajes deberá:

• Ser aprobada por la autoridad nacional competente en materia de salud pública.• Estar basada en datos científicos reconocidos.

Publicación de catálogos, boletines, textos etc y su distribución a públicos objetivo:• Aprobación de texto o imágenes por parte de la DGIA• Comunicar el momento en que están disponibles los ejemplares en almacén antes

de su distribución (lista de distribución).

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FEGA

PRINCIPALES INCIDENCIAS EN CONTROLES TECNICOS:

Campañas publicitarias en TV o radio: Cambios en el plan de medios: cualquier cambio en las cadenas u

horarios de emisión debe ser comunicado inmediatamente, puesto que necesitan la autorización correspondiente.

Envío de los programas o spots grabados junto con la solicitud de pago.

Certificación de informes control de emisiones Ausencia de logos

Campañas publicitarias en revistas y prensa: Planes de medios con la programación de las publicaciones,

actualizados con cualquier cambio que se haya producido en los mismos.

Envío de ejemplares de las publicaciones junto con la documentación de las solicitudes de pago

Campañas publicitarias en Internet: Certificados de publicación de inserciones en las páginas web

contratadas. Aportar en las solicitudes de pago pantallazos que justifiquen las

inserciones en las páginas web contratadas.

4. CONTROLES TÉCNICOS:

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FEGA

PRINCIPALES INCIDENCIAS EN CONTROLES TECNICOS:

Promociones en punto de venta: Comunicación con la antelación suficiente de lugar, fecha y hora de desarrollo de la

promoción, así como cualquier cambio de programación. Material de promoción a utilizar aprobado con antelación por la DGIA. Distribución del material promocional a punto de venta (factura detallada de envío). No vincular la promoción del producto a marcas comerciales (ubicación de stands,

degustaciones etc). Personal que participa en la promoción (azafatas etc) debe informar adecuadamente sobre

la campaña (información y formación adecuada). Realizar un adecuado seguimiento de la promoción y comunicar las incidencias ocurridas

durante la campaña. Sorteos y concursos:

Respetando la legislación vigente en materia de protección de datos, facilitar información detallada de la realización del sorteo, elección de beneficiarios y comprobación premio (ej viajes etc)

Portales Web: Comunicación de la fecha de “puesta en marcha” de la página web. Actualización de contenidos y mantenimiento de la página web. No incluir contenidos no autorizados por la DGIA.

Ferias y exposiciones, encuentros empresariales o profesionales, jornadas, seminarios, catas, degustaciones, misiones inversas etc:

Comunicación de lugar, fecha y hora del evento con la suficiente antelación. Material a utilizar aprobado con antelación por la DGIA. Listados de participantes y su relación con el programa Justificación de los viajes y comidas (tarjetas de embarque, billetes, facturas

personalizadas de hotel y restaurante)

4. CONTROLES TÉCNICOS:

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FEGA

4.CONTROLES CONTABLES:

CONTROLES CONTABLES:

Artículo 25 del Reglamento (CE) 501/2008 de la Comisión, establece Los Controles se efectuarán todos los años sobre, al menos:

El 20% de los programas terminados durante el año transcurrido Mínimo 2 programas 20% de los presupuestos totales de esos programas terminados

durante el año transcurrido

Se efectúan tanto a las organizaciones contratantes promotoras de los programas, como a los organismos de ejecución.

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FEGA

PRINCIPALES INCIDENCIAS EN CONTROLES CONTABLES:

Libros contabilidad no legalizados.

Originales facturas

Contabilidad analítica

4.CONTROLES CONTABLES:

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5.CONCLUSIONES:

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FEGA

5.CONCLUSIONES:

1. Importante implicación de las Organizaciones Contratantes.

2. Adecuada Planificación previa del programa. 3. Cualquier modificación exige comunicación previa

y justificación motivada del cambio.4. Cierta complejidad en la gestión (Seguimiento de

plazos, seguimiento presupuestario etc).5. Seguimiento periódico de la evolución de los

programas.6. Auditorías para comprobar el adecuado gasto de

fondos (Intervención, Comisión, Tribunal de cuentas etc.)

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