JUDICIAL Y COOPERACIÓN

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SECRETARÍA DE FORTALECIMIENTO JUDICIAL Y COOPERACIÓN

ORGANISMO JUDICIAL

GUATEMALA, MAYO DE 2016

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

SECRETARÍA DE FORTALECIMIENTO

JUDICIAL Y COOPERACIÓN

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ORGANISMO JUDICIAL

1. INTRODUCCIÓN

De conformidad con el Acuerdo 75/015, la Secretaría de Fortalecimiento Judicial y Cooperación depende jerárquicamente de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia. Sus funciones principales son: Asesorar al Presidente y Magistrados de la Corte Suprema de Justicia en las actividades relacionadas con cabildeo y gestión de cooperación internacional; asesorar al coordinador nacional nombrado por la Corte Suprema de Justicia en la realización de las actividades de la Cumbre Judicial Iberoamericana; dar seguimiento y emitir informes sobre el cumplimiento de los compromisos adquiridos en el Consejo Judicial Centroamericano y del Caribe así como en otras instancias; elaborar y monitorear la planificación operativa anual de la Secretaría; establecer instrumentos de evaluación del impacto de los programas de cooperación implementados; coordinar las áreas a su cargo. En virtud de lo anterior se hace necesario establecer y seguir procedimientos internos que están plasmados en el presente manual de procedimientos.

2. OBJETIVOS Contar con un documento que permita al personal que conforma la Secretaría de Fortalecimiento Judicial y Cooperación conocer en forma clara, sencilla y sistemática las actividades que se realizan.

3. ALCANCE

El presente Manual de Procedimientos será utilizado por el personal de la Secretaría de Fortalecimiento Judicial y Cooperación para el desarrollo de sus actividades diarias y brindar asesoría apropiada a las dependencias administrativas y órganos jurisdiccionales que requieran la prestación de sus servicios.

4. NORMAS GENERALES DEL MANUAL

Cada colaborador de la Secretaría de Fortalecimiento Judicial y Cooperación, deberá contar con una copia del Manual de Procedimientos, como guía para ejecutar sus actividades.

El Manual de Procedimientos, deberá ser revisado y actualizado anualmente.

El Jefe inmediato, deberá mantener informados a los colaboradores, sobre cualquier cambio que se proceda a realizar a los procedimientos descritos en el manual.

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5. DESCRIPCIÓN DE LA SECRETARÍA DE FORTALECIMIENTO JUDICIAL Y COOPERACIÓN

La Secretaría de Fortalecimiento Judicial y Cooperación es una dependencia con relación directa a la Presidencia del Organismo Judicial, encargada del área de Cooperación Internacional, área de Asuntos Interinstitucionales, área de Estudios y Proyecto de Convenios, Tratados y Documentos de Cooperación, área de Estudios, Reformas y Cuerpos Normativos y el área de Ejecución de Proyectos Específicos.

5.1 OBJETIVO Maximizar los beneficios obtenidos de las relaciones interinstitucionales y del apoyo de la cooperación internacional en la implementación de proyectos que coadyuven a facilitar a la población en general el acceso a la justicia.

5.2 BASE LEGAL

Acuerdo 75/015 de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, por medio del cual se crea la Secretaría de Fortalecimiento Judicial y Cooperación.

5.3 FUNCIONES DE LA SECRETARÍA DE FORTALECIMIENTO JUDICIAL Y

COOPERACIÓN

I. Secretaría de Fortalecimiento Judicial y Cooperación

a) Asesorar al Presidente y Magistrados de la Corte Suprema de Justicia en las actividades relacionadas con cabildeo y gestión de cooperación internacional.

b) Asesorar al Coordinador Nacional nombrado por la Corte Suprema de Justicia en la realización de las actividades de la Cumbre Judicial Iberoamericana.

c) Dar seguimiento y emitir informes sobre el cumplimiento de los compromisos adquiridos en el Consejo Judicial Centroamericano y del Caribe, así como en otras instancias.

d) Elaborar y monitorear la planificación operativa anual de la Secretaría. e) Establecer instrumentos de evaluación del impacto de los programas de

cooperación implementados. f) Coordinar las áreas a su cargo.

II. Área de Cooperación Internacional a) Promover y gestionar convenios y tratados de cooperación técnica y/o financiera

nacional e internacional a favor del Organismo Judicial, con países, organismos internacionales, poderes judiciales y otras entidades públicas o privadas con apego a

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ORGANISMO JUDICIAL

las políticas del Organismo Judicial y a solicitud de las distintas dependencias administrativas u órganos jurisdiccionales.

b) Realizar perfiles de cooperantes para identificar y proponer líneas y contenidos preliminares, que faciliten las acciones de cabildeo para la generación de alianzas beneficiosas para el Organismo Judicial.

c) Completar los formularios, procedimientos y requisitos necesarios para la obtención del apoyo o cooperación de las entidades internacionales cooperantes.

d) Recopilar la información de los convenios, acuerdos y documentos sobre cooperación técnica.

e) Establecer y mantener actualizada la base de datos que permita el registro, control y seguimiento de convenios, acuerdos documentos sobre cooperación técnica, financiera y cualquier tipo de asistencia entre el Organismo Judicial y las entidades cooperantes.

f) Elaborar mensualmente los informes requeridos por la Ley de Información Pública. g) Elaborar informes a solicitud de la Presidencia del Organismo Judicial, sobre

actividades, gestiones, seguimiento y ejecución de proyectos, acuerdos, convenios, cartas de entendimiento relativas a cooperación y asistencia técnica.

h) Realizar traducciones libres inglés-español a solicitud de la Presidencia del Organismo Judicial y magistraturas de la Corte Suprema de Justicia.

III. Área de Asuntos Interinstitucionales a) Elaborar informes producto de la participación en talleres, simposios, conferencias,

eventos, sesiones, mesas y comisiones técnicas en las que sea convocado el Organismo Judicial, para tratar asuntos relacionados con el Sector Justicia, en los cuales esté implícito el establecimiento de tratados, convenios y acuerdos a nivel nacional o internacional.

b) Gestionar acuerdos de cooperación interinstitucional producto de las actividades en que sea convocado el Organismo Judicial, mencionadas en el inciso anterior y coordinar la suscripción de los convenios correspondientes.

c) Atender los requerimientos de las autoridades para gestionar acuerdos de cooperación interinstitucional en el sector público y privado, a nivel nacional e internacional, con la finalidad de dar solución a una problemática específica.

d) Revisar mensualmente la planificación de la Cumbre Judicial Iberoamericana, organizar las actividades requeridas por dicha planificación, elaborar informe de los resultados y remitir informe a la coordinación nacional.

e) Atender los requerimientos específicos de los Órganos de la Cumbre Judicial Iberoamericana: Secretaría Permanente, Secretaría Pro Tempore y coordinaciones de los grupos de trabajo.

f) Responder a cuestionarios enviados por instituciones del Estado, derivados de acuerdos, convenios o documentos suscritos por el Estado de Guatemala, dentro del estricto ámbito de su competencia.

g) Establecer y actualizar una base de datos que permita el control y seguimiento de los convenios interinstitucionales suscritos por Organismo Judicial.

h) Establecer periodos de evaluación para los convenios suscritos de acuerdo a su naturaleza y emitir informes de ejecución a las autoridades.

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i) Dar seguimiento con el acompañamiento de la Unidad de Capacitación Institucional, a los acuerdos y compromisos adquiridos en las distintas reuniones del Consejo Judicial Centroamericano y del Caribe.

j) Coordinar la suscripción de convenios y acuerdos, con respecto al intercambio de experiencias con universidades, centros de estudios e investigación, nacionales y extranjeros y con grupos organizados de la sociedad civil y emitir dictámenes al respecto, cuando le sea requerido.

k) Elaborar informes a solicitud de la Presidencia del Organismo Judicial, sobre actividades, gestiones, seguimiento y ejecución de proyectos, acuerdos, convenios, cartas de entendimiento relativas a cooperación y asistencia técnica.

IV. Área de Estudios y Proyectos de Convenios, Tratados y Documentos de Cooperación

a) Elaborar convenios, acuerdos y documentos de cooperación o proyectos de los mismos, con embajadas, consulados, países, organismos internacionales, poderes judiciales y otras entidades públicas o privadas, conforme a los lineamientos de la autoridad superior con apego a las políticas del Organismo Judicial.

b) Emitir opiniones o dictámenes relacionados con convenios, tratados, acuerdos marco y cartas de entendimiento en los cuales se requiera la intervención del Organismo Judicial.

c) Emitir dictámenes y opiniones acerca de ofertas de apoyo técnico-financiero ofrecido al Organismo Judicial.

d) Elaborar dictámenes y rendir informes que sobre Derecho Internacional Público, Privado o Extranjero, le requiera la Corte Suprema de Justicia o la Presidencia de la misma.

V. Área de Estudios de Reformas y Cuerpos Normativos a) Diligenciar cualquier otra solicitud internacional que para una ley, tratado, acuerdo o

convención sea competencia del organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia.

b) Dar seguimiento y elaborar informes para las autoridades sobre las recomendaciones contenidas en el informe final de la Comisión de Fortalecimiento de los Acuerdos de Paz.

c) Elaborar opiniones, documentos, proyectos normativos e iniciativas de ley, solicitados por las autoridades, en el ámbito de su competencia.

d) Elaborar periódicamente estudios del entorno político judicial, nacional e internacional para la formulación de recomendaciones y asesoría derivada de los mismos.

e) Establecer y mantener actualizada una base de datos para registro de los casos tramitados ante la Corte Interamericana de Derechos Humanos.

VI. Área de Ejecución y Proyectos Específicos

a) Formular la planificación operativa de los proyectos o programas por ejecutar o en ejecución conforme a los instrumentos requeridos por el cooperante nacional o internacional.

b) Coordinar la ejecución técnica-financiera de los planes y proyectos en ejecución.

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ORGANISMO JUDICIAL

c) Elaborar informes de monitoreo de la ejecución de los proyectos de cooperación, que incluyan indicadores de avance físico-financiero y de impacto.

d) Acompañar a los beneficiarios de los proyectos en la ejecución de programas y proyectos financiados con cooperación internacional o nacional.

VII. Apoyo Administrativo a) Realizar las actividades de atención secretarial b) Realizar las actividades de mantenimiento y limpieza de las instalaciones. c) Realizar las actividades de mensajería.

5.4 POLÍTICAS INSTITUCIONALES A LAS QUE RESPONDE LA DEPENDENCIA

La Secretaría de Fortalecimiento Judicial y Cooperación es una dependencia administrativa que contribuye con sus actividades a dar cumplimiento a las siguientes Políticas Institucionales establecidas en el Plan Estratégico Quinquenal 2016-2020:

1. Fortalecer la credibilidad del Organismo Judicial y la confianza de la población en la

administración de justicia en la prestación de otros servicios. 2. Impulsar mecanismos de transparencia, buenas prácticas y anti–corrupción en el

Organismo Judicial. 3. Privilegiar acciones de fortalecimiento en la agilización de procesos. 4. Ampliar el acceso a la justicia, desarrollando institucionalmente al Organismo Judicial

mediante la incorporación de más judicaturas al servicio de la población, liderando acciones de acercamiento territorial del servicio, considerando las características culturales e idiomáticas de cada región geográfica e implementando mecanismos de resolución alternativa de conflictos.

5. Mantener una efectiva relación, comunicación y coordinación con otras instituciones nacionales e internacionales que conforman el sector justicia o que coadyuvan en los procesos de las diferentes materias.

6. Fortalecer el proceso de regionalización y descentralización de todos los servicios que brinda el Organismo Judicial.

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ORGANISMO JUDICIAL

6. ORGANIGRAMA SECRETARÍA DE FORTALECIMIENTO JUDICIAL Y COOPERACIÓN

PRESIDENCIA DEL

ORGANISMO JUDICIAL

SECRETARÍA DE FORTALECIMIENTO

JUDICIAL Y COOPERACIÓN

ÁREA DE ESTUDIOS Y

PROYECTOS DE

CONVENIOS, TRATADOS

Y DOCUMENTOS DE

COOPERACIÓN

ÁREA DE ESTUDIOS DE

REFORMAS Y CUERPOS

NORMATIVOS

ÁREA DE ASUNTOS

INTERINSTITUCIONALES

Apoyo Administrativo

ÁREA DE COOPERACIÓN

INTERNACIONAL

ÁREA DE EJECUCIÓN DE

PROYECTOS ESPECÍFICOS


ORGANIGRAMA

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ORGANISMO JUDICIAL

7. Procedimientos (Diagrama de Flujos y Descripción, Base Legal por procedimiento si aplica)

7.1 PROMOCIÓN Y GESTIÓN DE CONVENIOS Y TRATADOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA Y/O FINANCIERA NACIONAL E INTERNACIONAL Y ACUERDOS DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL A FAVOR DEL ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN: : 1

RESPONSABLE : Dependencia Interesada DESCRIPCIÓN : Realiza solicitud de asesoría para elaborar un proyecto cuya

implementación requiere de apoyo externo debido a falta de financiamiento o para realizar alianzas institucionales que facilite su implementación.

No. OPERACIÓN : 2

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Instruye al Coordinador del área de Cooperación Internacional o al

Coordinador del área de Asuntos Interinstitucionales para asesorar a la dependencia.

No. OPERACIÓN : 3

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Cooperación Internacional o al Coordinador del Área de Asuntos Interinstitucionales

DESCRIPCIÓN : Realiza una reunión de trabajo con la dependencia interesada para determinar la clase de proyecto que se requiere.

No. OPERACIÓN : 4

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Cooperación Internacional o al Coordinador del Área de Asuntos Interinstitucionales

DESCRIPCIÓN : Elabora el perfil del proyecto y selecciona en la base de datos de cooperantes a la institución que según sus características de trabajo podría aceptar firmar un convenio de cooperación.

No. OPERACIÓN : 5

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Informa a la Presidencia sobre el proyecto de la dependencia interesada

y el perfil del Cooperante seleccionado, presenta un borrador de oficio de solicitud para el Cooperante

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ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Presidencia del Organismo Judicial DESCRIPCIÓN : Proporciona visto bueno para realizar la solicitud a la entidad cooperante.

No. OPERACIÓN : 7

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación

DESCRIPCIÓN

: Envía solitud al cooperante y coordina la realización de reuniones de acercamiento. Asesora al Presidente y Magistrados de la Corte Suprema de Justicia que apoyen el proyecto solicitado y a la máxima autoridad de la dependencia interesada, en actividades de cabildeo y gestión de cooperación internacional.

No. OPERACIÓN : 8

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Si se requieren traducciones libres, el procedimiento continúa en la

operación 9. Si no se requieren traducciones libres, el procedimiento continúa en la operación 10

No. OPERACIÓN : 9

RESPONSABLE : Jefe VI DESCRIPCIÓN : Realiza traducciones libres.

No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Jefe VI DESCRIPCIÓN : Elabora una propuesta de proyecto que atienda la necesidad detectada.

No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Solicita la aceptación de la propuesta a la dependencia interesada y a la

entidad cooperante.

No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Si la propuesta no es aceptada, el procedimiento continúa en la operación

No. 10. Si la propuesta es aceptada, el procedimiento continúa en la Operación 13

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ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 13

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Estudios y Proyectos de Convenios, Tratados y Documentación de Cooperación

DESCRIPCIÓN : Redacta el documento requerido de acuerdo a lo determinado por el cooperante y el Organismo Judicial.

No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Coordina el acto de firma de convenio o tratado con la Presidencia del

Organismo Judicial y la Secretaría de Comunicación Social y Protocolo.

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ORGANISMO JUDICIAL

7.1 PROMOCIÓN Y GESTIÓN DE CONVENIOS Y TRATADOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA Y/O FINANCIERA NACIONAL E INTERNACIONAL Y ACUERDOS DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL Y ACUERDOS DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL A FAVOR DEL ORGANISMO JUDICIAL

Coordinador del Área de Estudios y Proyectos de Convenios, Tratados y

Documentación de Cooperación

Jefe VIPresidencia del

Organismo Judicial

Coordinador del Área de Cooperación

Internacional o al Coordinador del Área

de Asuntos Interinstitucionales

Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación

Dependencia Interesada

Realiza una reunión de trabajo con la dependencia

interesada para determinar la clase de

proyecto que se requiere

3

Realiza solicitud de asesoría para elaborar un

proyecto cuya implementación requiere

de apoyo externo debido a falta de financiamiento o

para realizar alianzas institucionales que facilite

su implementación1

Proporciona visto bueno

para realizar la solicitud a la

entidad cooperante

6

INICIO

Informa a la Presidencia sobre el proyecto de la dependencia interesada

y el perfil del Cooperante seleccionado, presenta un borrador de oficio de solicitud para el Cooperante

5

Elabora el perfil de proyecto y selecciona en la base de datos de

cooperantes a la institución que según sus características de

trabajo podría aceptar firmar un convenio de

cooperación4

Envía solicitud al Cooperante y coordina la realización de reuniones de

acercamiento. Presta asesoria en actividades de cabildeo y gestión de

cooperación internacional7

Instruye al Coordinador del área de Cooperación Internacional o al Coordinador el área de Asuntos Iternacionales para asesorar a la

dependencia2

Se requieren traducciones

libres? 8

Solicita la aceptación de la propuesta a la dependencia interesada y a la

entidad cooperante11

La propuesta es aceptada?

12

Coordina el acto de firma de convenio tratado con la Presidencia del

Organismo Judicial y la Secretaría de Comunicación Social y Protocolo

14

SI

NO

Realiza traducciones

libres9

Elabora una propuesta de proyecto que

atienda la necesidad detectada

10

Redacta el documento requerido

de acuerdo a lo determinado por el

cooperante y el Organismo Judicial

13

FIN

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ORGANISMO JUDICIAL

7.2 EVALUACIÓN DE IMPACTO DE LOS PROGRAMAS DE COOPERACIÓN IMPLEMENTADOS POR MEDIO DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL O POR LA FIRMA DE ACUERDOS INTERINSTITUCIONAL

No. OPERACIÓN : 1

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Cooperación Internacional

DESCRIPCIÓN : Crea la herramienta de evaluación para programas de cooperación con base al convenio suscrito, estableciendo metodología y periodicidad de seguimiento.

No. OPERACIÓN : 2


DESCRIPCIÓN : Revisa y aprueba la herramienta.

No. OPERACIÓN : 3


DESCRIPCIÓN : Implementa la herramienta de evaluación.

No. OPERACIÓN : 4

RESPONSABLE : Asesor 029 o Asesor Jurídico

DESCRIPCIÓN :: Realiza el seguimiento determinado del programa implementado utilizando la herramienta de evaluación.

No. OPERACIÓN : 5


DESCRIPCIÓN : Elabora un informe periódico sobre los resultados del seguimiento de los programas implementados.

No. OPERACIÓN : 6


DESCRIPCIÓN : Revisa el informe.

No. OPERACIÓN : 7


DESCRIPCIÓN : Si requiere cambios, el procedimiento regresa a la operación 5. Si requiere no requiere cambios, el procedimiento continúa en la operación 8.

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ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación

DESCRIPCIÓN : Firma el informe.

No. OPERACIÓN : 9

RESPONSABLE : Secretaria VI

DESCRIPCIÓN : Ingresa y registra el informe en el sistema de correspondencia.

No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auxiliar de Mantenimiento

DESCRIPCIÓN : Entrega el informe en la Presidencia del OJ

No. OPERACIÓN : 11


DESCRIPCIÓN : Compila los informes con sello de recibido, da seguimiento y elabora el informe de evaluación final con la recomendación de renovar o no renovar el convenio.

No. OPERACIÓN : 12


DESCRIPCIÓN : Revisa el informe.

No. OPERACIÓN : 13


DESCRIPCIÓN : Si se requieren cambios, el procedimiento vuelve a la operación 11. Si no se requieren cambios, el procedimiento continúa en la operación 14.

No. OPERACIÓN : 14


DESCRIPCIÓN : Firma el informe.

No. OPERACIÓN : 15


DESCRIPCIÓN :: Ingresa y registra el informe en el sistema de correspondencia y lleva la estadística.

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ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 16

RESPONSABLE : Presidencia del OJ

DESCRIPCIÓN : Acepta o no la recomendación de la Secretaría de Fortalecimiento

No. OPERACIÓN : 17


DESCRIPCIÓN : Si la recomendación fue no renovar el convenio, el procedimiento continúa en la operación 18. Si la recomendación fue renovar el convenio, el procedimiento continúa en la operación 19.

No. OPERACIÓN : 18


DESCRIPCIÓN : Archiva el expediente y finaliza el procedimiento.

No. OPERACIÓN : 19


DESCRIPCIÓN : Solicita la renovación del convenio y finaliza el procedimiento.

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ORGANISMO JUDICIAL

7.2 EVALUACIÓN DE IMPACTO DE LOS PROGRAMAS DE COOPERACIÓN IMPLEMENTADOS POR MEDIO DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL O POR LA FIRMA DE ACUERDOS INTERINSTITUCIONAL

Presidencia del Organismo

Judicial

Auxiliar de Mantenimiento

Secretaria VICoordinador del Área de Cooperación

Internacional Asesor 029 o Asesor Jurídico

Secretario de Fortalecimiento

Judicial y Cooperación

Implementa la herramienta de evaluación

3

Ingresa y registra el informe en el

sistema de correspondencia y lleva la estadística

15

Entrega el informe en la

Presidencia del Organismo

Judicial10

Crea la herramienta de evaluación para programas de cooperación con base al

convenio suscrito, estableciendo metodología y periodicidad de

seguimiento1

Revisa y aprueba la herramienta

2

Revisa el informe6

Requiere cambios?

7

Firma el informe8

Ingresa y registra el informe en el

sistema de correspondencia

9

Realiza el seguimiento determinado del programa implementado utilizando la herramienta de evaluación

4

INICIO

Elabora un informe periódico sobre los resultados del seguimiento de los

programas implementados5

Compila los informes con sello de recibido, da seguimiento y elabora el

informe de evaluación final con la recomendación de renovar o no renovar

el convenio11

Requiere cambios?

13

Revisa el informe12

SI

NO

SI

NO

NO

SI

Acepta o no la recomendación de la Secretaría

de Fortalecimiento

16

Firma el informe14

Se renueva?

17

Archiva el expediente

18

Solicita el cooperante la renovación del convenio

19

FIN

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ORGANISMO JUDICIAL

7.3 ELABORACIÓN DE INFORMES A REQUERIMIENTO

No. OPERACIÓN : 1

RESPONSABLE : Secretaria III

DESCRIPCIÓN : Recibe la solicitud de información

No. OPERACIÓN : 2

RESPONSABLE : Secretaria III

DESCRIPCIÓN : Registra la solicitud en el sistema de correspondencia.

No. OPERACIÓN : 3


DESCRIPCIÓN : Asigna el expediente para dar respuesta.

No. OPERACIÓN : 4

RESPONSABLE : Asesor Jurídico

DESCRIPCIÓN ::

Recaba los datos para elaborar el informe.

No. OPERACIÓN : 5

RESPONSABLE : Coordinador de área

DESCRIPCIÓN : Elabora el informe solicitado

No. OPERACIÓN : 6


DESCRIPCIÓN : Revisa el informe

No. OPERACIÓN : 7


DESCRIPCIÓN : Si se requieren cambios regresa a la operación 5. Si no se requieren cambios, el procedimiento continúa en la operación 8.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Secretaria VI

DESCRIPCIÓN : Ingresa, registra y envía el informe en el sistema de correspondencia.

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ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 9

RESPONSABLE : Auxiliar de Mantenimiento

DESCRIPCIÓN : Entrega el informe donde corresponda.

No. OPERACIÓN : 10

RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN :

Archiva una copia y registra el documento en la estadística.

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ORGANISMO JUDICIAL

7.3 ELABORACIÓN DE INFORMES A REQUERIMIENTO

Coordinador de Área


Secretaria VISecretaria III Asesor Jurídico



NO

SI

Registra la solicitud

en el sistema de

correspondencia

2

FIN

Archiva una copia y registra el documento en

la estadística10

Ingresa, registra y envía el informe en el sistema

de correspondencia8

Revisa el informe

6

Entrega el informe donde

corresponda9

Elabora el informe solicitado

5

Asigna el expediente para

dar respuesta3

INICIO

Recibe la solicitud de información

1

Recaba los datos para elaborar

informe4

Requiere

cambios?

7

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ORGANISMO JUDICIAL

7.4 COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES PLANIFICADAS DE CADA EDICIÓN DE LA CUMBRE JUDICIAL IBEROAMERICANA

No. OPERACIÓN : 1

RESPONSABLE : Jefe de departamento DESCRIPCIÓN : Revisa mensualmente la planificación de los Órganos de la Cumbre Judicial

Iberoamericana.

No. OPERACIÓN : 2

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Informa al Magistrado Coordinador Nacional para que tenga conocimiento.

No. OPERACIÓN : 3

RESPONSABLE : Jefe de departamento DESCRIPCIÓN : Recibe las solicitudes y/o documentos, de los Órganos de la Cumbre

Judicial Iberoamericana de acuerdo de las actividades planificadas, con la propuesta de acciones.

No. OPERACIÓN : 4

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Revisa la propuesta.

No. OPERACIÓN : 5

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Si no aprueba la propuesta, el procedimiento vuelve a la operación No. 2.

Si aprueba la propuesta, el procedimiento continúa en la operación No. 6.

No. OPERACIÓN : 6

RESPONSABLE : Jefe de departamento DESCRIPCIÓN : Transfiere las solicitudes junto a la propuesta de acciones al Coordinador

Nacional.

No. OPERACIÓN : 7

RESPONSABLE : Magistrado Coordinador Nacional DESCRIPCIÓN : Aprueba las acciones a desarrollar y traslada sus instrucciones.

No. OPERACIÓN : 8

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Recibe la instrucción y coordina las acciones con los enlaces del Organismo

Judicial ante los Órganos de la Cumbre Judicial Iberoamericana.

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ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 9

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Remite los documentos de respuesta al Magistrado Coordinador Nacional

para su aprobación.

No. OPERACIÓN : 10

RESPONSABLE : Jefe de departamento DESCRIPCIÓN : Envía respuesta a todas las solicitudes de los Órganos de la Cumbre

Judicial Iberoamericana.

No. OPERACIÓN : 11

RESPONSABLE : Jefe de departamento DESCRIPCIÓN :

Archiva la documentación e ingresa la estadística y finaliza el procedimiento.

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ORGANISMO JUDICIAL

7.4 COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES PLANIFICADAS DE

CADA EDICIÓN DE LA CUMBRE JUDICIAL IBEROAMERICANA

Magistrado Coordinador Nacional


Jefe de departamento

Revisa mensualmente la planificación de los Órganos de la Cumbre Judicial Iberoamericana

1

INICIO

Recibe la solicitud y/o documentos, de los órganos de la Cumbre Judicial Iberoamericana de acuerdo de las actividades planificadas, con

la propuesta de acciones3

Informa al Magistrado Coordinador Nacional para que

tenga conocimiento2

Revisa propuesta 4

Transfiere las solicitudes junto a la propuesta de acciones al Coordinador Nacional

6

Aprueba las acciones a desarrollar y traslada sus instrucciones

7Recibe la instrucción y coordina las acciones

con los enlaces del Organismo Judicial ante los Órganos de la Cumbre Judicial Iberoamericana

8

Archiva la documentación e ingresa la estadística

11

Remite los documentos de respuesta al Magistrado Coordinador Nacional para su

aprobación9

Envía respuesta a todas las solicitudes de los Órganos de la Cumbre Judicial Iberoamericana

10

FIN

Aprueba?

5

SI

NO

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ORGANISMO JUDICIAL

7.5 COORDINACIÓN DE LAS CAPACITACIONES DERIVADAS DE LA CUMBRE JUDICIAL

IBEROAMERICANA

No. OPERACIÓN : 1

RESPONSABLE : Jefe de departamento DESCRIPCIÓN : Recibe la convocatoria de capacitación vía electrónica.

No. OPERACIÓN : 2

RESPONSABLE : Jefe de departamento DESCRIPCIÓN : Informa al Magistrado Coordinador Nacional para que tenga conocimiento

de la convocatoria.

No. OPERACIÓN : 3

RESPONSABLE : Jefe de departamento DESCRIPCIÓN : Traslada la convocatoria y propuesta de acciones a realizar mediante un

documento vía electrónica, al Magistrado Coordinador Nacional.

No. OPERACIÓN : 4

RESPONSABLE : Magistrado Coordinador Nacional DESCRIPCIÓN : Aprueba propuesta por vía electrónica al Jefe de Departamento.

No. OPERACIÓN : 5

RESPONSABLE : Jefe de departamento DESCRIPCIÓN :

Coordina con la Escuela de Estudios Judiciales la publicación de la convocatoria derivada de la Cumbre Judicial Iberoamericana.

No. OPERACIÓN : 6

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN :

Revisa y aprueba el diseño de la publicación electrónica de la convocatoria.

No. OPERACIÓN : 7

RESPONSABLE : Jefe de departamento DESCRIPCIÓN : Envía el diseño electrónico de la convocatoria a Comunicación Social para

su publicación mediante correo interno. No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Secretaría de Comunicación Social y Protocolo DESCRIPCIÓN : Publica la convocatoria por medio del correo interno.

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ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 9

RESPONSABLE : Jefe de departamento DESCRIPCIÓN : Recibe de la Escuela de Estudios Judiciales copia de solicitudes de

participación en cursos derivados de la Cumbre Judicial Iberoamericana.

No. OPERACIÓN : 10

RESPONSABLE : Jefe de departamento DESCRIPCIÓN : Da respuesta a dudas sobre requisitos en cuanto a las solicitudes de

participación a los cursos de la Cumbre Judicial Iberoamericana.

No. OPERACIÓN : 11

RESPONSABLE : Jefe de departamento DESCRIPCIÓN : Lleva el registro electrónico de las personas interesadas en las

convocatorias publicadas.

No. OPERACIÓN : 12

RESPONSABLE : Jefe de departamento DESCRIPCIÓN : Lleva el registro de las personas aceptadas en los cursos derivados de la

Cumbre Judicial Iberoamericana y finaliza el procedimiento.

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ORGANISMO JUDICIAL

7.5 COORDINACIÓN DE LAS CAPACITACIONES DERIVADAS DE LA CUMBRE

JUDICIAL IBEROAMERICANA

Secretaría de Comunicación Social y

Protocolo

Magistrado Coordinador

Nacional

Secretario de Fortalecimiento Judicial

y CooperaciónJefe de departamento

Informa al Magistrado Coordinador Nacional para que tenga conocimiento de la convocatoria

2

Aprueba la propuesta por vía electrónica.

4

Recibe copia de solicitudes de participación en cursos derivados de la Cumbre Judicial

Iberoamericana9

Envía el banner electrónico de la convocatoria a Comunicación Social para su publicación

mediante correo interno7

INICIO

Da respuesta a dudas sobre requisitos en cuanto a las solicitudes de participación a los cursos de

la Cumbre Iberoamericana10

Coordina con la Escuela de Estudios Judiciales la publicación de la convocatoria derivada de la

Cumbre Judicial Iberoamericana5

Lleva el registro electrónico de las personas interesadas en las convocatorias publicadas

11

Publicación de la convocatoria por medio del

correo interno8

Traslada la convocatoria y propuesta de acciones a realizar mediante un documento vía electrónica

al Magistrado Coordinador Nacional3

Revisa y aprueba el banner de la publicación electrónica de la

convocatoria6

Recibe la convocatoria de capacitación vía electrónica

1

Lleva el registro de las personas aceptadas en los cursos derivados de la Cumbre

Iberoamericana 12

FIN

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ORGANISMO JUDICIAL

7.6 ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SITIO WEB DE LA CUMBRE JUDICIAL IBEROAMERICANA

No. OPERACIÓN : 1

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Recopila y/o redacta la documentación electrónica actualizada sobre la

Cumbre Judicial Iberoamericana por edición.

No. OPERACIÓN : 2

RESPONSABLE : Secretario DESCRIPCIÓN : Revisa y aprueba la documentación a publicar.

No. OPERACIÓN : 3

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Envía la documentación electrónica para su publicación en el sitio WEB

del OJ/Cumbre Judicial, al Centro de Informática y Telecomunicaciones –CIT-

No. OPERACIÓN : 4

RESPONSABLE : CIT DESCRIPCIÓN : Publica la información sobre la Cumbre Judicial Iberoamericana en el sitio

WEB del OJ/Cumbre Judicial.

No. OPERACIÓN : 5

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Revisa que la información haya sido publicada correctamente en el sitio

WEB.

No. OPERACIÓN : 6

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Si la información no fue publicada correctamente, el procedimiento vuelve

a la operación No. 4. Si la información fue publicada correctamente, finaliza el procedimiento.

Man

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25


ORGANISMO JUDICIAL

7.6 ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SITIO WEB DE LA CUMBRE

JUDICIAL IBEROAMERICANA


Jefe de departamentoCentro de Informática y

Telecomunicaciones -CIT-

Revisa y aprueba la documentación a publicar

2

Publica la información sobre la Cumbre Judicial Iberoamericana en el sitio WEB

del OJ/Cumbre Judicial4

Recopila y/o redacta la documentación electrónica actualizada sobre la Cumbre

Iberoamericana por edición1

Se publico

correctamente?

Revisa que la información haya sido publicada correctamente en el sitio WEB

5

INICIO

Envía la documentación electrónica para su publicación en el sitio WEB del OJ/Cumbre

Judicial, al Centro de Informática y Telecomunicaciones – CIT-

3

SI

FIN

NO

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26


ORGANISMO JUDICIAL

7.7 COORDINACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN DE LOS MAGISTRADOS DE LA CSJ ENLACE ANTE LA CUMBRE JUDICIAL IBEROAMERICANA

No. OPERACIÓN : 1

RESPONSABLE : Órgano de la Cumbre Judicial DESCRIPCIÓN : Envía formularios y otra documentación.

No. OPERACIÓN : 2

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Recibe y revisa los formularios específicos y la documentación sobre la

actividad en que participarán los Magistrados de la CSJ.

No. OPERACIÓN : 3

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Informa y traslada a los Magistrados enlace de la CSJ y al área de

Protocolo de la Secretaría de Comunicación Social los documentos

revisados.

No. OPERACIÓN : 4

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Completa los formularios correspondientes con la información solicitada

(datos personales, itinerarios de viaje y ficha médica).

No. OPERACIÓN : 5

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Traslada los formularios a los Órganos de la Cumbre Judicial

Iberoamericana y al país organizador de la actividad.

No. OPERACIÓN : 6

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Recopila todos los datos sobre el país organizador de la actividad.

No. OPERACIÓN : 7

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Se reúne con el personal designado del área de Protocolo para continuar

la elaboración de las carpetas de documentación técnica y logística.

Man

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27


ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 8

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Elabora las carpetas en versión electrónica y física con toda la

documentación técnica y logística para cada uno de los Magistrados enlace que asistirán a la actividad en el exterior.

No. OPERACIÓN : 9

RESPONSABLE : Secretario DESCRIPCIÓN : Revisa las carpetas electrónicas y físicas.

No. OPERACIÓN : 10

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Envía las carpetas físicas y electrónicas a los Magistrados enlace de la

CSJ.

No. OPERACIÓN : 11

RESPONSABLE : Auxiliar de Mantenimiento DESCRIPCIÓN : Entrega las carpetas físicas y electrónicas donde corresponde.

No. OPERACIÓN : 12

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Revisa los informes de la actividad a la que asistieron los Magistrados

enlace de la CSJ.

No. OPERACIÓN : 13

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Revisa las actas de conclusiones de cada grupo de trabajo y el acta

general de la actividad.

No. OPERACIÓN : 14

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Elabora la síntesis de los documentos generados de la actividad.

No. OPERACIÓN 15

RESPONSABLE Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación

DESCRIPCIÓN Revisa la síntesis y aprueba su envío

Man

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28


ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 16

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Traslada la síntesis vía electrónica sobre los compromisos de Guatemala

en los grupos de trabajo de la Cumbre Judicial Iberoamericana.

No. OPERACIÓN : 17

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Da seguimiento a los compromisos adquiridos. Regresa al procedimiento

7.4 Coordinación y Seguimiento de las Actividades de cada Edición de la Cumbre Judicial Iberoamericana.

Man

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ORGANISMO JUDICIAL

7.7 COORDINACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN DE LOS MAGISTRADOS DE LA CSJ

ENLACE ANTE LA CUMBRE JUDICIAL IBEROAMERICANA




Órgano de la Cumbre Judicial

Jefe de departamento

Envía las carpetas físicas y electrónicas a los Magistrados enlace de la CSJ10

Procedimiento

7.4 Coordinación y seguimiento de las actividades

Planificadas de cada Edición de la Cumbre Judicial

Iberoamericana.

Completa los formularios correspondientes con la información solicitada (datos personales, itinerarios de viaje y ficha médica)

4

Elabora la síntesis de los documentos generados de la actividad14

Recibe y revisa los formularios específicos y la documentación sobre la actividad en que participarán los Magistrados de la CSJ

2

Se reúne con el personal designado del área de Protocolo para continuar la elaboración de las carpetas de documentación técnica y logística

7

Revisa la síntesis y aprueba su envío

15

Recopila todos los datos sobre el país organizador de la actividad6

Revisa los informes de la actividad a la que asistieron los Magistrados enlace de la CSJ

12

Elabora las carpetas en versión electrónica y física con toda la documentación técnica y logística para cada uno de los Magistrados enlace

que asistirán a la actividad en el exterior8

Da seguimiento a los compromisos adquiridos17

Envía formularios y otra documentación

1

Traslada la síntesis vía electrónica sobre los compromisos de Guatemala en los grupos de trabajo de la Cumbre Judicial Iberoamericana

16

Entrega las carpetas físicas y electrónicas donde corresponde

11

Revisa las carpetas electrónicas y físicas

9

INICIO

Traslada los formularios a los Órganos de la Cumbre Judicial Iberoamericana y al país organizador de la actividad

5

Informa y traslada a los Magistrados enlace de la CSJ y al área de Protocolo de la Secretaría de Comunicación Social los documentos

revisados3

Revisa las actas de conclusiones de cada grupo de trabajo y el acta general de actividad

13

FIN

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30


ORGANISMO JUDICIAL

7.8 COORDINACIÓN DE VIDEOCONFERENCIAS Y TRANSMISIONES EN VIVO DE LOS ÓRGANOS DE LA CUMBRE JUDICIAL IBEROAMERICANA

No. OPERACIÓN : 1

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Recibe la solicitud para participar en videoconferencias u otras

transmisiones en directo de los Órganos de la Cumbre Judicial Iberoamericana.

No. OPERACIÓN : 2

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Elabora una propuesta de acciones a coordinar para la participación

del Coordinador Nacional ante la Cumbre Judicial Iberoamericana y Magistrados enlace.

No. OPERACIÓN : 3

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Revisa la propuesta.

No. OPERACIÓN : 4

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Si no aprueba la propuesta, el procedimiento vuelve a la operación 2.

Si aprueba la propuesta, el procedimiento continúa en la operación 5.

No. OPERACIÓN : 5

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Traslada la solicitud de la Cumbre Judicial Iberoamericana y la

propuesta de acciones a realizar al Magistrado Coordinador Nacional ante la Cumbre Judicial Iberoamericana.

No. OPERACIÓN : 6

RESPONSABLE : Magistrado Coordinador Nacional DESCRIPCIÓN : Recibe la propuesta y da visto bueno.

No. OPERACIÓN : 7

RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Recibe las instrucciones del Coordinador Nacional ante la Cumbre

Judicial Iberoamericana.

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31


ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Gestiona la reserva del lugar en que se llevará a cabo la

videoconferencia. No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Coordina con el Centro de Informática y Telecomunicaciones las

gestiones para la videoconferencia o grabación de la transmisión en vivo. Graba la videoconferencia o transmisión en vivo.

No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Centro de Informática y Telecomunicaciones DESCRIPCIÓN : Graba la videoconferencia o transmisión en vivo.

No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN : Recibe la grabación de la videoconferencia y reproduce las copias

que sean requeridas y elabora oficio de entrega.

No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Auxiliar de Mantenimiento

DESCRIPCIÓN : Entrega correspondencia, solicita firma y sello de recibido en una copia del documento, en la dependencia donde corresponde e inicia el Procedimiento 7.4 - Coordinación y Seguimiento de las actividades Planificadas de cada Edición de la Cumbre Judicial Iberoamericana-.

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32


ORGANISMO JUDICIAL

7.8 COORDINACIÓN DE VIDEOCONFERENCIAS Y TRANSMISIONES EN VIVO DE

LOS ÓRGANOS DE LA CUMBRE JUDICIAL IBEROAMERICANA

Magistrado Coordinador

Nacional


Centro de Informática y

Telecomunicaciones -CIT-



Jefe de Departamento

Elabora una propuesta de acciones a coordinar para la participación del

Coordinador Nacional ante la Cumbre Judicial Iberoamericana y Magistrados

enlace2

Entrega correspondencia, solicita firma y sello de

recibido en una copia del documento, en la

dependencia donde corresponde

12

INICIO

Recibe la solicitud para participar en videoconferencias u otras transmisiones en directo de los Órganos de la Cumbre

Judicial Iberoamericana1

Recibe las instrucciones del Coordinador Nacional ante la Cumbre Judicial

Iberoamericana 7

Gestiona la reserva del lugar en que se llevará a cabo la videoconferencia

8

Traslada la solicitud de la Cumbre Judicial Iberoamericana y la propuesta

de acciones a realizar al Magistrado Coordinador Nacional ante la Cumbre

Judicial Iberoamericana5

Revisa la propuesta

3

Coordina con el Centro de Informática y Telecomunicaciones las gestiones para la

videoconferencia o grabación de la transmisión en vivo

9

Aprueba?

4

SI

NO

Graba la videoconferencia o transmisión en vivo

10

Recibe la propuesta y da

visto bueno6

Recibe la grabación de la videoconferencia y reproduce las copias que sean requeridas y elabora oficio de

entrega11

Procedimiento

7.4 Coordinación y seguimiento de las

actividades planificadas para cada

Edición de la Cumbre Judicial

Iberoamericana.

FIN

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33


ORGANISMO JUDICIAL

7.9 SEGUIMIENTO A LOS ACUERDOS Y COMPROMISOS ADQUIRIDOS EN EL CONSEJO JUDICIAL CENTROAMERICANO Y DEL CARIBE.

No. OPERACIÓN : 1

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Asuntos Interinstitucionales DESCRIPCIÓN : Revisa las actas de las reuniones ordinarias y extraordinarias del

Consejo Judicial Centroamericano y del Caribe.

No. OPERACIÓN : 2

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Asuntos Interinstitucionales DESCRIPCIÓN : Desarrolla una propuesta de acciones para el cumplimiento de los

compromisos ante el Consejo en conjunto con la Unidad de Capacitación Institucional –UCI-.

No. OPERACIÓN : 3

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Informa a la Secretaría de la Presidencia y presenta la propuesta de

posibles acciones a desarrollar para el cumplimiento de los compromisos adquiridos por Guatemala en el Consejo Judicial Centroamericano y del Caribe.

No. OPERACIÓN : 4

RESPONSABLE : Coordinador de área DESCRIPCIÓN : Da seguimiento a los compromisos adquiridos en el Consejo Judicial

Centroamericano y del Caribe.

No. OPERACIÓN : 5

RESPONSABLE : Secretaria III DESCRIPCIÓN : Recibe y registra en el sistema las solicitudes, invitaciones y

documentos, que se envían por medios electrónicos.

No. OPERACIÓN : 6

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Traslada las solicitudes derivadas del Consejo Judicial Centroamericano

y del Caribe a la Presidencia del Organismo Judicial.

Man

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34


ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 7

RESPONSABLE : Coordinador de área DESCRIPCIÓN : Recibe la instrucción o respuesta a trasladar al Consejo Judicial

Centroamericano y del Caribe.

No. OPERACIÓN : 8

RESPONSABLE : Coordinador de área DESCRIPCIÓN : Da respuesta a las solicitudes del Consejo Judicial Centroamericano y

del Caribe.

No. OPERACIÓN : 9

RESPONSABLE : Secretario de área DESCRIPCIÓN : Aprueba y firma la respuesta, si así lo amerita el caso.

No. OPERACIÓN : 10

RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Registra en el sistema de correspondencia la respuesta. No. OPERACIÓN 11 RESPONSABLE Auxiliar de Mantenimiento DESCRIPCIÓN Entrega la correspondencia a donde se indique, cuando lo amerite el

caso. No. OPERACIÓN 12 RESPONSABLE Secretaria VI DESCRIPCIÓN Archiva una copia e ingresa el dato al control estadístico y finaliza el

procedimiento.

Man

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ORGANISMO JUDICIAL

7.9 SEGUIMIENTO A LOS ACUERDOS Y COMPROMISOS ADQUIRIDOS EN EL

CONSEJO JUDICIAL CENTROAMERICANO Y DEL CARIBE


Secretaria VISecretaria IIISecretario de

Fortalecimiento Judicial y Cooperación

Coordinador del Área de Asuntos

Interinstitucionales

Recibe y registra en el sistema las solicitudes,

invitaciones y documentos, que se envían por medios

electrónicos5

Entrega la correspondencia a donde se indique,

cuando lo amerite el caso11

Registra en el sistema de

correspondencia la respuesta

10

Traslada las solicitudes derivadas del Consejo Judicial

Centroamericano y del Caribe a donde corresponda (Presidencia del OJ)

6

Aprueba y firma la respuesta, si así lo amerita el caso

9

Archiva una copia e ingresa el dato

al control estadístico

12

Informa a la Secretaría de la Presidencia y presenta la propuesta de posibles acciones a desarrollar

para el cumplimiento de los compromisos adquiridos por

Guatemala en el Consejo Judicial Centroamericano y del Caribe

3

INICIO

Revisa las actas de las reuniones ordinarias y

extraordinarias del Consejo Judicial Centroamericano y del

Caribe1

Desarrolla una propuesta de acciones para el cumplimiento

de los compromisos ante el Consejo en conjunto con la

Unidad de Capacitación Instituciones -UCI-

2

Da seguimiento a los compromisos adquiridos en el

Consejo Judicial Centroamericano y del Caribe

4

Recibe la instrucción o respuesta a trasladar al Consejo Judicial Centroamericano y del

Caribe7

Da respuesta a las solicitudes del Consejo Judicial

Centroamericano y del Caribe8

FIN

Man

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ORGANISMO JUDICIAL

7.10 ELABORACIÓN DE OPINIONES Y DICTÁMENES SOBRE ACUERDOS Y CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL E INTERINSTITUCIONAL Y REFORMAS A CUERPOS NORMATIVOS

No. OPERACIÓN : 1

RESPONSABLE : Secretaria III DESCRIPCIÓN : Recibe los oficios, providencias, cuestionarios y otras solicitudes de

información pública.

No. OPERACIÓN : 2

RESPONSABLE : Secretaria III DESCRIPCIÓN : Registra la documentación que recibe en el sistema de

correspondencia.

No. OPERACIÓN : 3

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Asigna el expediente.

No. OPERACIÓN : 4

RESPONSABLE :

Coordinador del Área de Estudios y Proyectos de Convenios Tratados y Documentos de Cooperación / Coordinador de Estudios de Reformas y Cuerpos Jurídicos.

DESCRIPCIÓN : Realiza la investigación del caso.

No. OPERACIÓN : 5

RESPONSABLE :


DESCRIPCIÓN : Si es necesario, solicita ampliación del plazo para dar respuesta.

No. OPERACIÓN : 6

RESPONSABLE :


DESCRIPCIÓN : Redacta el dictamen u opinión.

No. OPERACIÓN : 7

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Revisa el dictamen u opinión.

Man

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37


ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 8

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Si requiere cambios el procedimiento vuelve a la operación No. 6. Si

no requiere cambios, el procedimiento continúa en la operación No. 9.

No. OPERACIÓN : 9

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Firma el documento

No. OPERACIÓN : 10

RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Registra el dictamen u opinión en el sistema de correspondencia.

No. OPERACIÓN : 11

RESPONSABLE : Auxiliar de Mantenimiento

DESCRIPCIÓN : Entrega el informe a donde corresponda.

No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Archiva una copia del expediente e ingresa el dato a la estadística.

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ORGANISMO JUDICIAL

7.10 ELABORACIÓN DE OPINIONES Y DICTÁMENES SOBRE ACUERDOS Y CONVENIOS DE COOPERACIÓNINTERNACIONAL E INTERINSTITUCIONAL, REFORMAS Y CUERPOS NORMATIVOS


Secretaria VI

Coordinador de Área de Estudios y Proyectos de Convenios Tratados y

Documentos de Cooperación/Coordinador de Estudios de

Reformas y Cuerpos Normativos



Secretaria III

INICIO

Redacta el dictamen, informe u opinión

6

FIN

Registra el dictamen, informe u opinión en

sistema de correspondencia.

10

Archiva una copia del expediente e ingresa el

dato a la estadística 12

Registra la documentación

que recibe en el sistema

de correspondencia

2

Si es necesario, solicita ampliación del plazo para

dar respuesta5

Realiza la investigación del caso

4

Asigna el expediente 3

Entrega el informe donde

corresponda11

Recibe los oficios, providencias, cuestionarios y

otras solicitudes de información pública

1

Revisa el dictamen, informe u opinión

7

Requiere

cambios?

8

Sí

No

Firma el documento.9

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ORGANISMO JUDICIAL

7.11 DILIGENCIAMIENTO DE ACCIONES PARA ATENDER SOLICITUDES INTERNACIONALES COMPETENCIA DEL ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 1

RESPONSABLE : Secretaria III DESCRIPCIÓN : Recibe la solicitud internacional de competencia del Organismo

Judicial. Directamente en la Presidencia del OJ o en la Secretaría de Fortalecimiento Judicial y Cooperación.

No. OPERACIÓN : 2

RESPONSABLE : Secretaria III DESCRIPCIÓN : Registra la solicitud en el sistema de correspondencia.

No. OPERACIÓN : 3

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Asigna el expediente de solicitud.

No. OPERACIÓN : 4

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Cooperación Internacional DESCRIPCIÓN : Establece comunicaciones escritas con la institución internacional,

en caso sea necesario.

No. OPERACIÓN : 5

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Cooperación Internacional DESCRIPCIÓN : Recaba la información para dar respuesta a la solicitud.

No. OPERACIÓN : 6

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Cooperación Internacional DESCRIPCIÓN : Elabora la propuesta de acciones a ejecutar para dar respuesta a

la solicitud.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Revisa la propuesta y aprueba las acciones a ejecutar. No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Coordinador del Área de Cooperación Internacional DESCRIPCIÓN : Ejecuta las acciones aprobadas y elabora el proyecto de oficio de

respuesta a la solicitud para ser enviada a la Presidencia del OJ.

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40


ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Aprueba y firma el oficio de respuesta.

No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Registra y da salida al oficio en el sistema de correspondencia y

lleva la estadística. No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Auxiliar de Mantenimiento DESCRIPCIÓN : Entrega la respuesta a la solicitud a donde corresponda. No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Archiva una copia e ingresa los datos a la estadística y finaliza el

procedimiento.

Man

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ORGANISMO JUDICIAL

7.11 DILIGENCIAMIENTO DE ACCIONES PARA ATENDER SOLICITUDES INTERNACIONALES COMPETENCIA DEL ORGANISMO JUDICIAL


Secretaria VI

Coordinador del Área de

Cooperación Internacional

Asesor Jurídico



Secretaria III

Entrega la respuesta a la solicitud a donde

corresponda11

Recibe la solicitud internacional de competencia del

Organismo Judicial1

Aprueba y firma el oficio de respuesta

9

Recaba la información para dar respuesta a la

solicitud5

INICIO

Ejecuta las acciones aprobadas y elabora el proyecto de oficio de

respuesta a la solicitud para ser enviada a la

Presidencia del OJ8

Revisa la propuesta y aprueba las

acciones a ejecutar7

Asigna el expediente de solicitud

3

FIN

Establece comunicaciones escritas

con la institución internacional, en caso

sea necesario4

Elabora la propuesta de acciones a ejecutar para

dar respuesta a la solicitud

6

Registra la solicitud en el sistema de

correspondencia2

Registra y da salida al oficio en el sistema de

correspondencia y lleva la estadística

10

Archiva una copia e ingresa los datos a la

estadística12

Man

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ORGANISMO JUDICIAL

7.12 ELABORACIÓN DEL INFORME DE SEGUIMIENTO DE LOS ACUERDOS DE PAZ

No. OPERACIÓN : 1

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Asuntos Interinstitucionales DESCRIPCIÓN : Revisa los compromisos del Organismo Judicial en los Acuerdos de Paz.

No. OPERACIÓN : 2

RESPONSABLE : Asesor 029 DESCRIPCIÓN : Revisa los ejes contenidos en el Acuerdo Nacional para el Avance en la

Seguridad y Justicia, relacionados con los Acuerdos de Paz.

No. OPERACIÓN : 3

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Asuntos Interinstitucionales DESCRIPCIÓN : Monitorea el Consejo Nacional para el cumplimiento de los Acuerdos de

Paz –CNAP- y de la Secretaría para la Paz –SEPAZ-.

No. OPERACIÓN : 4

RESPONSABLE : Asesor 029 DESCRIPCIÓN : Revisa los informes de seguimiento de los Acuerdos de Paz publicados

anualmente.

No. OPERACIÓN : 5

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Asuntos Interinstitucionales DESCRIPCIÓN : Elabora la matriz de seguimiento de compromisos, acciones y avances del

Organismo Judicial, sobre los Acuerdos de Paz.

No. OPERACIÓN : 6

RESPONSABLE : Asesor 029 DESCRIPCIÓN : Recaba los datos sobre acciones del Organismo Judicial para el

cumplimiento de los Acuerdos de Paz.

No. OPERACIÓN : 7

RESPONSABLE : Asesor 029 DESCRIPCIÓN : Elabora el informe sobre los avances del Organismo Judicial sobre los

compromisos adquiridos en los Acuerdos de Paz.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Coordinador del Área de Asuntos Interinstitucionales DESCRIPCIÓN : Revisa el informe y si es necesario hace cambios al mismo.

Man

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43


ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 9

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Aprueba y firma el informe.

No. OPERACIÓN : 10

RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN

: Registra el informe y da salida en el sistema de correspondencia y se registra la estadística.

No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Auxiliar de mantenimiento DESCRIPCIÓN

Entrega el informe a la Secretaría de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia.

No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Archiva una copia, registra la estadística. Finaliza el procedimiento.

Man

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ORGANISMO JUDICIAL

7.12 ELABORACIÓN DEL INFORME DE SEGUIMIENTO DE LOS ACUERDOS DE PAZ


Secretaria VIAsesor 029



Coordinador del Área de Asuntos

Interinstitucionales

Revisa los compromisos del

Organismo Judicial en los Acuerdos de Paz

1

INICIO

Revisa los ejes contenidos en el

Acuerdo Nacional para el avance en la

seguridad y justicia, relacionado con los

Acuerdos de Paz2

Monitorea el Consejo Nacional para el

cumplimiento de los Acuerdos de Paz -CNAP- y de la Secretaría para la

Paz -SEPAZ-3

Revisa los informes de seguimiento de los

Acuerdos de Paz publicados anualmente

4

Elabora la matriz de seguimiento de compromisos,

acciones y avances del Organismo Judicial, sobre los

Acuerdos de Paz5

Recaba los datos sobre acciones del Organismo

Judicial para el cumplimiento de los

Acuerdos de Paz6

Elabora el informe sobre los avances del Organismo

Judicial de los compromisos adquiridos en los Acuerdos de Paz

7

Revisa el informe y si es necesario hace cambios al mismo

8

Aprueba y firma el informe

9

Archiva una copia, registra la estadística

12

Entrega el informe a la Secretaría de la

Presidencia del Organismo Judicial

y de la Corte Suprema de Justicia

11

Registra el informe y da salida en el sistema de correspondencia y se registra la estadística

10

Fin

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ORGANISMO JUDICIAL

7.13 ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE NORMATIVAS E INICIATIVAS DE LEY.

No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Secretaria III DESCRIPCIÓN : Recibe la documentación.

No. OPERACIÓN : 2

RESPONSABLE : Secretaria III DESCRIPCIÓN : Registra la documentación en el sistema de correspondencia.

No. OPERACIÓN : 3

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Asigna el expediente. No. OPERACIÓN : 4

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Estudios y Proyectos de Convenios, Tratados y Documentos de Cooperación

DESCRIPCIÓN : Analiza la solicitud.

No. OPERACIÓN : 5

RESPONSABLE : Asesor jurídico DESCRIPCIÓN : Recopila la información.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Asesor Jurídico DESCRIPCIÓN : Elabora el proyecto de normativa o iniciativa de ley.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE

:

Coordinador del Área de Estudios y Proyectos de Convenios, Tratados y Documentos de Cooperación

DESCRIPCIÓN : Revisa el proyecto de normativa o iniciativa de ley.

No. OPERACIÓN : 8

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Estudios y Proyectos de Convenios, Tratados y Documentos de Cooperación

DESCRIPCIÓN : Si se requieren cambios, el procedimiento vuelve a la operación 5. Si no se requieren cambios, el procedimiento continúa en la operación 9.

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Aprueba y firma el proyecto de normativa o iniciativa de ley.

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46


ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Registra el documento en el sistema de correspondencia y le da

salida.

No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Auxiliar de mantenimiento DESCRIPCIÓN : Entrega el documento de normativa o iniciativa de ley a donde

corresponda. No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Archiva una copia e ingresa los datos al conteo estadístico y finaliza

el procedimiento.

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ORGANISMO JUDICIAL

7.13 ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE NORMATIVAS E INICIATIVAS DE LEY


Secretaria VIAsesor Jurídico

Coordinar del Área de Estudios y Proyectos de Convenios, Tratados y

Documentos de Cooperación



Secretaria III

Recibe la documentación

1

Registra la documentación en

el sistema de correspondencia

2

NO

SI

Elabora el proyecto de normativa o

iniciativa de ley6

Hay

cambios?

8

Aprueba y firma el proyecto de

normativa o iniciativa de ley

9

Analiza la solicitud4

Registra el documento en el

sistema de correspondencia y le

da salida10

Recopila la información

5

Archiva una copia e ingresa los datos al conteo estadístico

12

Entrega el documento de

normativa o iniciativa de ley a

donde corresponda

11

Asigna el expediente

3

Revisa el proyecto de normativa o iniciativa de ley

7

INICIO

FIN

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ORGANISMO JUDICIAL

7.14 ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DEL ENTORNO POLÍTICO JUDICIAL NACIONAL E INTERNACIONAL

No. OPERACIÓN : 1

RESPONSABLE : Coordinador del Área de Estudios de Reformas y Cuerpos Normativos

DESCRIPCIÓN : Monitorea diariamente los medios de comunicación, nacionales e internacionales.

No. OPERACIÓN : 2


DESCRIPCIÓN : Realiza la investigación del entorno político judicial nacional e internacional.

No. OPERACIÓN : 3


DESCRIPCIÓN : Realiza un análisis de la información recabada.

No. OPERACIÓN : 4


DESCRIPCIÓN : Elabora el estudio del entorno político.

No. OPERACIÓN : 5

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Revisa el estudio realizado.

No. OPERACIÓN : 6

RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Si se realizaron observaciones, el procedimiento vuelve a la

operación No. 4. Si no se realizaron observaciones, el procedimiento continúa en la operación 7.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Aprueba y firma el estudio.

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ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Se registra en el sistema de correspondencia y se da salida al

estudio.

No. OPERACIÓN : 9

RESPONSABLE : Auxiliar de mantenimiento DESCRIPCIÓN : Entrega el estudio a donde corresponda. No. OPERACIÓN : 10

RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Archiva una copia del estudio e ingresa el dato a la estadística y

finaliza el procedimiento.

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ORGANISMO JUDICIAL

7.14 ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DEL ENTORNO POLÍTICO JUDICIAL NACIONAL E INTERNACIONAL


Secretaria VISecretario de Fortalecimiento


Coordinador del Área de Estudios de Reformas y

Cuerpos Normativos

INICIO

Monitorea diariamente los medios de comunicación,

nacionales e internacionales1

Realiza la investigación del entorno político judicial nacional e internacional

2

Realiza un análisis de la información recabada

3

Elabora el estudio del entorno político

4

Revisa el estudio realizado5

Se realizaron

observaciones?

6

Aprueba y firma el estudio7

Se registra en el sistema de correspondencia y se

da salida al estudio8

Entrega el estudio a donde corresponda

9

Archiva una copia del estudio e ingresa el dato a la estadística

10

FIN

SI

NO

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ORGANISMO JUDICIAL

7.15 REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE CASOS TRAMITADOS ANTE LA CORTE

INTERAMERICANA DE DERECHOS HUMANOS.

No. OPERACIÓN : 1


DESCRIPCIÓN : Crea o actualiza la matriz para registro y seguimiento de los casos tramitados ante la Corte Interamericana de Derechos Humanos –CIDH-.

No. OPERACIÓN : 2


DESCRIPCIÓN : Monitorea el sitio WEB de la Corte Interamericana de Derechos Humanos –CIDH-.

No. OPERACIÓN : 3


DESCRIPCIÓN : Registra electrónicamente en la matriz para registro y seguimiento todas las resoluciones dictadas y documentación por la CIDH, que aparecen en el respectivo sitio WEB.

No. OPERACIÓN : 4


DESCRIPCIÓN :

Elabora el informe trimestral de los casos tramitados ente la CIDH, en que Guatemala está involucrado.

No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Coordinador del Área de Estudios de Reformas y Cuerpos Normativos DESCRIPCIÓN

Elabora el informe anual sobre los casos tramitados ante la CIDH, en que Guatemala está involucrado.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Revisa el informe.

No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN

: Si se realizaron observaciones, el procedimiento vuelve a la operación 5. Si no se realizaron observaciones, el procedimiento continúa en la operación 8.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Aprueba y firma el informe.

Man

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Pro

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ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN :

9

RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Registra el informe anual en el sistema de correspondencia. No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auxiliar de mantenimiento DESCRIPCIÓN : Entrega el informe a donde corresponda.

No. OPERACIÓN : 11


DESCRIPCIÓN

:

Archiva una copia del informe sobre todos los casos tramitados ante la CIDH en que Guatemala se encuentra involucrada, ingresa el dato a la estadística y finaliza el procedimiento.

Man

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Pro

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ORGANISMO JUDICIAL

7.15 REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE CASOS TRAMITADOS ANTE LA CORTE INTERAMERICANA DE DERECHOS HUMANOS


Secretaria VIAsesor JurídicoSecretario de

Fortalecimiento Judicial y Cooperación

Coordinador del Área de Estudios de Reformas y

Cuerpos Normativos

INICIO

Crea o actualiza la matriz para registro y seguimiento de los

casos tramitados ante la Corte Interamericana de Derechos

Humanos -CIDH-1

Monitorea el sitio WEB de la Corte Interamericana de

Derechos Humanos -CIDH-2

Registra electrónicamente en la matriz para registro y seguimiento todas las

resoluciones dictadas y documentación por la CIDH, que aparece en el respectivo

sitio WEB3

Elabora el informe trimestral de los casos tramitados ante la CIDH, en que Guatemala

está involucrado4

Elabora el informe anual sobre los casos tramitados ante la

CIDH, en que Guatemala está involucrado

5

Revisa el informe6

Se realizaron

observaciones?

7

Registra el informe anual en el sistema de

correspondencia9

Entrega el informe a donde

corresponda10

Archiva una copia del informe sobre todos los casos tramitados ante la CIDH en que

Guatemala se encuentra involucrada e ingresa el dato a la

estadística11

FIN

SI

NO

Aprueba y firma el informe

8

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ORGANISMO JUDICIAL

7.16 ELABORACIÓN DE PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL

No. OPERACIÓN : 1

RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Solicita a los coordinadores de área de la Secretaría de Fortalecimiento

Judicial y Cooperación, la planificación operativa anual del área a su cargo, así como el monitoreo cuatrimestral de las metas planificadas.

No. OPERACIÓN : 2

RESPONSABLE : Coordinadores de Área DESCRIPCIÓN : Elaboran la planificación anual del área a su cargo.

No. OPERACIÓN : 3

RESPONSABLE : Coordinadores de Área DESCRIPCIÓN : Envían la planificación operativa anual del área a su cargo por vía

electrónica.

No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Recibe la planificación operativa anual de las áreas que conforman la

Secretaría de Fortalecimiento Judicial y Cooperación.

No. OPERACIÓN : 5

RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Rinde informe al Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación.

No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Revisa y aprueba la planificación de las áreas de la dependencia.

No. OPERACIÓN : 7

RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Ingresa la planificación operativa anual de la Secretaría de Fortalecimiento

Judicial y Cooperación, al Sistema de Información de Planificación, Monitoreo y Evaluación –SIPME- y al finalizar, elabora un oficio informando a la Gerencia General.

No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación DESCRIPCIÓN : Firma el oficio para rendir informe a la Gerencia General.

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ORGANISMO JUDICIAL

No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Secretaria VI DESCRIPCIÓN : Envía de forma electrónica la planificación operativa anual y el monitoreo

cuatrimestral a la Secretaría de Planificación y Desarrollo Institucional.

Man

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ORGANISMO JUDICIAL

7.16 ELABORACIÓN DE PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL


Coordinadores de Área

Secretaria VI

Solicita a los Coordinadores de área de la Secretaria de Fortalecimiento Judicial y

Cooperación, la planificación operativa anual del área a su cargo, así como el monitoreo

cuatrimestral de las metas planificadas1

INICIO

Elaboran la planificación anual del área a su cargo por vía electrónica

2

Envían la planificación operativa anual del área a su cargo por vía electrónica

3

Recibe la planificación operativa anual de las áreas que conforman la Secretaría de

Fortalecimiento Judicial y Cooperación4

Rinde informe al Secretario de Fortalecimiento Judicial y Cooperación

5

Revisa y aprueba la planificación de las áreas de la dependencia

6

Ingresa la planificación operativa anual de la Secretaría de Fortalecimiento Judicial y

Cooperación, al Sistema de Información de Planificación, Monitoreo y Evaluación -SIPME- y al finalizar, elabora un oficio

informando a la Gerencia General7

Firma el oficio para rendir informe a la Gerencia General

8

Envía de forma electrónica la planificación operativa anual y el monitoreo cuatrimestral a la Secretaria de Planificación y Desarrollo

Institucional9

FIN

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ORGANISMO JUDICIAL

7.17 PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS ESPECÍFICOS

Los procedimientos del Área de Ejecución de Proyectos Específicos se consideran de carácter externo, debido a que cada ente cooperante cuenta con sus propias políticas y procedimientos que el Organismo Judicial debe acatar desde el momento de ratificar los convenios de cooperación, en virtud de esta particular condición, éstos no se incluyen en el presente Manual de Procedimientos.

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ORGANISMO JUDICIAL

8. GLOSARIO

CIDH Corte Interamericana de Derechos Humanos OJ Organismo Judicial CSJ Corte Suprema de Justicia CIT Centro de Informática y Telecomunicaciones del Organismo

Judicial CUMBRE JUDICIAL Cumbre Judicial Iberoamericana SITIO WEB Página en Internet que contiene información del Organismo

Judicial UCI Unidad de Capacitación Institucional del Organismo Judicial CONSEJO Consejo Judicial Centroamericano y del Caribe CNAP Consejo Nacional para el cumplimiento de los Acuerdos de Paz SEPAZ Secretaría para la Paz SIPME Sistema de Información de Planificación, Monitoreo y Evaluación

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ORGANISMO JUDICIAL

1

Índice Introducción

1 1

2 Objetivo 1

3 Alcance 1

4 Normas generales del manual 1

5 Descripción de la Secretaría de Fortalecimiento Judicial y Cooperación

5.1 Objetivo de la dependencia 2

5.2 Base legal 2

5.3 Funciones 2

5.4 Políticas institucionales a las que responde la dependencia 5

6 Organigrama 6

7 Procedimientos

7.1 Promoción y gestión de convenios y tratados de cooperación técnica y/o financiera nacional e internacional y acuerdos de cooperación interinstitucional a favor del Organismo Judicial 7

7.2 Evaluación de impacto de los programas de cooperación implementados por medio de cooperación Internacional o por la firma de acuerdos interinstitucionales. 11

7.3 Elaboración de informes a requerimiento. 15

7.4 Coordinación y seguimiento de las actividades planificadas para cada edición de

la Cumbre Judicial Iberoamericana. 18

7.5 Coordinación de las capacitaciones derivadas de la Cumbre Judicial

Iberoamericana. 21

7.6 Actualización de la documentación del sitio WEB de la Cumbre Judicial

Iberoamericana dentro del portal del Organismo Judicial. 24

7.7 Coordinación de la participación de Magistrados enlace del Organismo Judicial

ante la Cumbre Judicial Iberoamericana. 26

7.8 Coordinación de videoconferencias y/o transmisiones en vivo con órganos de la

Cumbre Judicial Iberoamericana. 30

7.9 Seguimiento a los acuerdos y compromisos adquiridos en el Consejo Judicial Centroamericano y del Caribe en coordinación con la Unidad de Capacitación Institucional. 33

7.10 Elaboración de opiniones y dictámenes sobre acuerdos y convenios de

Cooperación Internacional e Interinstitucional y Reformas a Cuerpos Normativos 36

7.11 Diligenciamiento de acciones para Atender solicitudes internacionales de

Competencia del Organismo Judicial. 39

7.12 Elaboración de informes de seguimiento de los Acuerdos de Paz. 42

7.13 Elaboración de proyectos de normativas e iniciativas de Ley. 45

7.14 Elaboración de estudios del entorno político judicial nacional e internacional. 48

7.15 Registro y seguimiento de casos tramitados ante la Corte Interamericana de Derechos Humanos –CIDH-. 51

7.16 Elaboración del Plan Operativo Anual 54

7.17 Procedimientos del Área de Ejecución de Proyectos Específicos 57

8. Glosario 58

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ORGANISMO JUDICIAL

Documents

JUDICIAL Y COOPERACIÓN