A. Organizational structure of event 1. Organizational structure of event is made based on:a. Goals: Tujuan utama secara umum diadakannya Asia Africa Carnival ini adalah pastinya untuk memperingati terjadinya konferensi Asia Africa yang saat ini memasuki usia ke 60 tahun, untuk tujuan khususnya adalah untuk memeriahkan acara HUT Konferensi Asia Afrika dengan menampilkan dan memperkenalkan kebudayaan-kebudayaan dari para delegasi peserta Konferensi Asia Afrika dan juga untuk menampilkan dan melesetarikan kebudayaan-kebudayaan yang ada di Indonesia Sendiri.b. Scale Of Event: Dilihat dari acara parade asia Africa ini yang diadakan hanya di kota Bandung, maka skala event dari acara ini adalah Hallmark event, karena acara ini hanya terdapat di kota Bandung dan juga di tunjuknya Bandung menjadi Ibukota solidarity negara Asia Africa. Selain itu juga yang meliput acara ini tidak hanya para pers dalam negeri saja melainkan pers luar negeri pun meliput acara ini sehingga informasi tentang acara ini sudah menyebear keseuluruh daerah Indonesia dan juga luar negeri khususnya negara-negara Asia Africa. c. Type of Event: Leisure event: Diadakannya parade Asia Africa ini bertujuan untuk menghibur seluruh warga Indonesia khususnya warga Bandung dan warga luar kota yang datang ke Bandung untuk melihat parade Asia Africa dan melihat ke khasan dari masing masing ngera delegasi peserta konferensi Asia Africa. Acara ini sangat menghibur sekali dapat dibuktikan dengan banyaknya pengunjung yang datang samapai memenuhi jalan yang akan digunakan untuk melaksanakan acara parade Asia Africa ( Lampiran) Cultural Event: Acara ini juga termasuk kedalam tipe event culture event, karena didalam acara parade Asia Africa ini menampilkan kebudayaan-kebudayaan dari seluruh delegasi perwaiklan dari negara-negara anggota konferensi Asia-Africa seperti kostum, nyanyian daerah, alat music daerah dll. Dan tentunya dalam parade ini tidak lupa juga menampilkan kebudayaan-kebudayaan Indonesia dari berbagai daerah yang mempunyai ciri khas tertentu, selain itu juga dalam parade ini terdapat orang-orang maupun komunitas-komunitas yang mensupport acara ini dan ikut andil dalam acara parade ini seperti, komunitas historical Bandung, komunitas pencinta mobil tua dll.d. Characters Of Event: Uniqueness: Keunikan dari acara parade Asia Africa ini adalah dengan ditampilkannya kebudayaan-kebudayaan dari negara anggota konferensi Asia Africa seperti tarian adat, baju adat, alat musik, lagu daerah mereka, ritual yang mereka sering gunakan dll, sehingga menarik perhatian pengunjung untuk melihat penampilan dari negara negara tersebu yang sama sekali belum pernah melihat sebelumnya dan menjadi tahu berbagai macam kebudayaan yang negara lain miliki. Perishability: Acara ini sangat memaksimalkan space atau ruang untuk menyelanggarakan acara parade Asia Africa ini, dapat dibuktikan dengan ditutupnya jalan dari simpang lima , jalan Asia Africa, Alun-alun dan sekitarnya agar terciptanya suasana kondusif dan parade berjalan lancar selain itu juga dipasanganya pagar pembatas yang berada disamping kanan dan kiri jalan untuk tempat para warga menonton acara parade Asia Africa. Lalu tidak lupa jalan dibersihkan dan di perbaharui. Intangibility: yang menjadikan acara parade Asia Africa ini sangat memorable adalah semua masyarakat Indonesia dapat melihat keunikan-keunikan dari berbagai macam kebudayaan yang ditampilkan oleh para negara-negara anggota konferensi Asai Africa tak lupa juga semua masyarakat dapat melihat kebudayaan-kebudayaan asli Indonesia yang ditampilkan dalam acara ini. Sehingga para masyarakat yang melihat acara parade ini menjadi tahu tentang keunikan dan kebudayaan yang berasal dari negara lain. Lalu yang menjadikan acara ini dapat selalu diingat adalah kemeriahannya dan konsep acaranya yang sangat tidak membosankan, apalagi orang Indonesia sangat ingin tahu dan penasaran sekali dengan yang namanya Bule atau orang dari negara lain. Conditioning and Services: Kondisi dan jasa yang diberikan acara ini kepada masyarakat adalah dengan masayarakat dapat menonoton acara parade Asia Africa tanpa harus dikenakan biaya tiket masuk, selain itu juga para masyarakat diberikan tempat tersendiri untuk melihat acara parade Asia Africa ini yaitu di samping kanan dan kiri jalan simpang lima hingga jalan Asia Africa diluar pagar pembatas, lalu untuk jasa, yang diberikan oleh acara ini adalah jasa pengamanan yang sangat ketat karena didalam acara ini terdapat personil anggota polisi, TNI AD, LINMAS, ORMAS, dan juga para relawan di bagian keamanan. Sehingga menciptakan suasana aman, nyaman dan trentam. Personal Interaction: Interkasi yang di berikan oleh acara ini adalah, parade yang begitu dekat dengan para masyarakat yang sedang menonton acara parade ini sehingga masyarakat dapat berinteraksi langsung dengan para delegasi perwakilan dari negara anggota KAA maupun para mahasiswa dari negara anggota KAA yang sedang kuliah di Indonesia. Interaksi yang dapat dilakukan antara lain dapat langsung memanggil, meminta foto, berbincang dll. 2. Event organizational structure consists of 5 main functions: Audience Service: Servis yang diberikan kepada masyarakat adalah dengan mempertontonkan berbagai macam kebudayaan yang ada negara-negara anggota KAA dan juga kebudayaan yang ada di Indonesia khususnya. Lalu masyarakat diberikan tempat untuk menonton parade yaitu di sisi kanan dan kiri jalan Asia Africa samapai alun-alun kota Bandung yang dibatasi oleh agar pembatas, para audience yang menonton cara ini disuguhkan juga iringan musik yang ditampilkan oleh para personil TNI, banyak realwan yang tersebar dalam acara ini untuk memberikan infomasi seputar acara ini. Supoorting System Service: Jasa dan logistik yang diberikan acara ini adalah, untuk logistiknya sendiri terdapat pagar pembatas (Barikade) untuk membatasi ruang tonton para masyarakat, soundsystem, band gear,spanduk yang bertuliskan parade Asia Africa. Untuk jasanya terdapat pengaman ketat dari kepolisian, TNI, LINMAS , ORMAS dan juga para relawan yang membuat pagar untuk pembatas antara parade dan masyarakat yang menonton acara ini. Supporting system lainnya antara lain, mobil ambulance, mobil pemadam kebakaran dll. Marketing: berbagai macam cara promosi dilakukan untuk mensukseskan acara ini seperti menampilkan di iklan televisi tanggal acara ini berlangsung, menempelkan baliho dan spanduk besar tentang acara ini, para relawan yang menyebarkan informasi ini secara word of mouth, dan juga terdapat di website resmi KAA tentang pergelaran acara parade Asia Africa ini. Untuk ticketing, acara ini tidak memerlukan ticketing karena acara ini gratis dan dibiayai oleh negara. Administration: Sumber daya manusia yang berpartisipasi dalam acara ini sangat banyak sekali lebih dari 6000 relawan yang mendaftar, official commite, anggota museum KAA, TNI-AD, POLRI, dan para delegasi perwakilan dari negara-negara peserta KAA yang telah lolos seleksi. Finance: Belum diketahui berapa budjeting yang dihabiskan dalam acara parade Asia Africa ini, karena acara ini adalah bagian dari rangakaian acara HUT Konferensi Asia Africa yang menghabiskan dan sebesar Rp. 200 Milyar.

B. Human Resoures System (SDM)a. Human resources on event management consists of 2 types: Official Commite: Komite resmi harus dipilih berdasarkan kebutuhan & karakteristik acara. Mereka akan dibayar secara professional ketika dapat mensukseskan suatu acara. Dalam parade Asia Africa ini terdapat panitia inti yaitu. Pemerinta kota dan pusat, dan juga para anggota resmi museum Konferensi Asia Africa Bandung Volunteers: Relawan dalam acara ini tidak akan diberikan bayaran tetapi akan di berikan fasilitas standar oleh pihak penyelenggara dan juga diberikan sertifikat internasional yang dapat diakui diseluru dunia. Relawan yang mendaftar untuk acara ini sangat banyak yaitu terdapat 7000 relawan yang mendaftar. Dan di bagi menjadi beberapa tim untuk mensukseskan acara ini.b. STAFFING Membuat perencanaan dan pemilihan program dan oprasional untuk tugas dalam cara parade Asia Africa ini. Dalam hal ini pemilihan program dan operasional adalah, didalam acara parade Asia Africa terdapat sebuah grup yang berisi panitia inti yang diwakili oleh pemerintah pusat, provinsi dan kota, para volunteers dan juga dinas keaman yang terkait Untuk volunteers terdapat program yaitu, dengan pembagian menjadi beberapa grup (formasi) seperti formasi memeriahkan acara (INDONESIA) formasi keamanan (BANDUNG) formasi kesehatan dan kebersihan (PAKISTAN) formasi dunia maya (INDIA) dll menentukan jumlah orang yang diperlukan untuk melakukan tugas tugas, untuk yang efektif, satu grup bisa berisikan 2 25 orang didalamnya. membuat daftar orang-orang yang mempunyai pengalaman atau tenaga ahli untuk membentuk tim yang sangat baik dalam mengorganisir acara. Dalam parade Asia Africa ini terdapat 4 kasta dalam menyampaikan informasi yaitu :a. Prabu (Sebagai Koordinator formasi)b. Patih (Sebagai wakil koordinator formasi)c. Senopati (Sebagai Koordinator event-event)d. Punggawa (relawan-relawan lainnya yang membantu jalannya event)Ket : Prabu merupakan kasta tertinggi yang mempunyai tanggung jawab besar dalam suatu formasi. Prabu bertindak sebagai ketua untuk mengkoordinasi relawan pada saat acara berlangsung . untuk berkomunikasi dan menginfokan sesuatu terdapat susunan sistem yaitu :Punggawa Tumenggung Senopati Patih Prabuc. RECRUITMENTS Cost: Untuk biaya pastinya pemerintah akan mengeluarkan biaya yang cukup besar dalam melaksanakan perekrutan anggota acara. Dengan total Rp. 200 milyar untuk seluruh acara HUT konferensi Asia Africa 2015 beserta supportingnya. Pihak penyelenggara hanya akan membayarkan fee kepada official commmite saja yaitu panitia inti yang sudah professional maupun juga tenaga ahli, sedangakan untuk para relawan , pemerintah hanya mengeluarkan biaya untuk pencetakan baju, dan fasilitas standar lainnya seperti kuota internet 600 mb dll. Relawan sendiri tidak diberikan bayaran untuk tenaganya selama acara ini berlangsung.

Employment Agency: dalam hal ini acara Parade Asia Africa tidak menggunakan agency karena untuk panitia intinya sendiri sudah dipilih dari berbagai perwakilan kementrian Indonesia , sedangkan untuk relawan hanya mengandalkan word of mouth dari relawan yang lain dan juga berita berita maupun website resmi KAA 2015 karena pendaftaran relawan bersifat terbuka untuk semua kalangan dan untuk siapa saja terkecuali anak kecil.

d. VOLUNTEERS Volunteers tidak dilihat dari status pekerjaan mereka, selama mereka masih menjadi warga negara Indonesia , mereka masih bisa mendaftar untuk menjadi volunteers di acara HUT Konferensia Asia Africa 2015. Kebanyakan yang mendaftar menjadi volunteers adalah kalangan mahasiswa/i se-Indonesia Volunteers digunakan tidak hanya pada saat acara Parade Asia Africa saja , melainkan diseluruh kegiatan acara HUT Konferensi Asia Africa 2015 Volunteers dibentuk sebelum dimulainya rangkaian acara HUT Konferensi Asia Africa ke 60 tahun yang begiru banyak, relawan atau volunteers hanya dikhususkan dan di tempatkan di daerah Bandung, karena hanya di Bandung yang membutuhkan volunteers yang sangat banyak untuk mendukung rangkaian acara KAA. Volunteers KAA atau Parade Asia Africa mengetahui ada perekrutan untuk menjadi volunteers di website resmi KAA 2015, sosial media (line, whatsapp, path, instragram dll). Info perekrutan juga dapat dilihat di twitter resmi KAA 2015 yaitu @AACarnival2015 Volunteers sebelum ditugaskan akan mendapat pelatihan dan himbauan yang diadakan ditempat tempat yang telah disediakan ( Balai kota Bandung dll)e. TEAM BUILDING TECHNIQUES for VOLUNTEERS Dengan jumlah relawan yang sangat banyak, jika tidak dibuat group maka kerja mereka tidak akan kondusif dan efektif maka dari itu dalam acara ini untuk relawan akan dibagi menjadi 6 group dan didalam 6 group tersebut akan dibagi menjadi sub-sub group lainnya. Dalam berbagai rangkaian acara Konferensi Asia Africa para relawan tidak bertugas untuk seluruh angkaian acara tetapi diberikan jadwal dimana mereka harus bertugas. Seperti di Parade Asia Africa hanya beberapa relawan saja yang bertugas tetapi relawan yang tidak bertugaspun dapat membantu relawan yang sedang bertugas. Pelatihan diberikan kepada relawan pada saat H-3 sebelum acara KAA berlangsung yaitu pada tanggal 17-19 april 2015 di Balai Kota Bandung, jenis pelatihan yang diberikan antara lain, pelatihan kesemangatan, meet up, briefing dll. Ketua relawan (prabu,patih) harus dapat bertanggung jawab dan menyemangati dan memberikan support kepada relawan atau bawahan mereka ( Senopati, Tumenngung. Punggawa) Untuk berkomunikasi antar relawan , mereka tidak diberikan HT (Handy Talkie) melainkan mereka diberikan kuota internet 600 mb per hari dan mendownload aplikasi zello yang mempunyai kegunaan yang sama dengan HT Walaupun berbeda kasta, prabu, patih, senopati, tumenggung dan punggwa, mereka tetap diberikan jobdesc dan kepercayaan yang sama yaiu untuk dapat selalu mensukseskan acara KAA 2015 ini. Relawan yang bertugas dengan penuh tanggung jawab , dan memberikan tenaga lebih atau bekerja extra dan sangat membantu suksesnya acara KAA 2015 akan diberikan souvenir atau reward pada setiap rangakaian acara KAA 2015 , hal ini dilakukan agar motivasi mereka tetap terjaga dan bekerja lebih giat lagi.f. SELECTIONDalam acara ini tidak ada seleksi utnuk menjadi relawan terutama didalam acara Parade Asia Africa, yang ada hanya jobdecs dan tugas unutk menjadi relawan pada saat acara Parade Asia Africa. Selain itu untuk secara umumnya relawan tidak dilakukan proses seleksi hanya tinggal daftar dan dapat menjadi relawan, tetapi jika relawan ini sudah pernah mengikuti rangkaian acara sebelumnya, maka relawan ini dapat bertindak sebagai LO pada saat acara Parade Asia Africa 2015. Untuk panitia inti pun tidak diberika seleksei hanya dilakukan pengiriman perwakilan dari berbagai kementrian yang berhubungan dengan acara HUT Konferensi Asia Africa.g. DECISION RESULTTidak ada perjanjian khusus atau MoU dalam acara HUT Konferensi Asia Africa 2015 ini. Relawan hanya harus bertanggungjawab dan bekerja dengan sungguh-sungguh untuk menyukseskan acara ini. Selain itu relawan dijanjikan akan diberi sertifikat internasional setelah rangkain acara HUT Konferensi Asia Africa 2015 berakhirh. ORIENTATIONOrientasi yang diberikan kepada para relawan pada saat meet up adalah: Menjelaskan tentang rangkaian acara KAA, untuk Parade Asia Afrika di jelaskan bagaimana rencana atau rundown acara Parade Asia Afrika, yaitu berkumpul di tempat pukul 07.30 dan menjalankan tugas hingga acara selesai. Memberikan penjelasan tentang venues, yaitu Parade Asia Afrika akan dilangsungkan sepanjang Simpang lima Alun-alun Kota Bandung. Perkenalan relawan dilakukan pada saat meet up di Balai Kota Bandung, dan pada saat Acara Parade Asia Afrika para relawan akan dikenal karena menggunakan ID dan kaos khusus relawan. Pada saat meet up relawan diberikan penjelasan dan pengertian bagaimana seharusnya untuk menjadi relawan pada rangkaian acara KAA.i. TRAININGDalam hal ini para relawan maupun panitia inti tidak diberikan training tetapi hanya di berikan himbauan dan informasi saja, karena pastinya mereka sudah mempunyai aksinya masing masing dan sudah mempunyai fikiran yang dewasa. Selain itu informasi dan himbauan diberikan kepada para relawan tentang jobdesc mereka masing-masing sesuai dengan group yang telah dibentuk. Lalu mereka harus selalu ingat dengan konsep umum yaitu harus dapat selalu mensuksekan rangkaian acara KAA 2015 dengan sungguh-sungguh dan penuh tanggung jawab.j. MOTIVATIONMotivasi yang diberikan kepada relawan adalah adanya motivasi lisan dan tertulis, motivasi lisannya adalah setiap kawan relawa harus selalu saling member semangat kepada relawan lainnya. Demikian unutk prabu dan patih pun harus selalu in touch dengan bawahan mereka dan member semangat kepada mereka agar terciptanya suatu hubungan yang harmonis antar relawan. Selaain itu untuk motivasi tertulis, setiap relawan akan diberikan foto softcopy dengan bingkai bertuliskan proud to be Volunteers yang dapat menjadi dorongan motivasi bagi mereka. Lalu juga ada sertifikat berkelas internasional yang akan di berikan kepada para relawan. Dan juga setiap relawan yang bekerja dengan keras, giat dan sungguh-sungguh, dan memeberikan kontribusi lebih, akan diberikan reward yaitu marchendise yang berhubungan dengan acara KAA 2015.

LAMPIRAN

Ket : Keramaian pada saat Parade Asia Africa 2015 sebelum dimulai, masyarakat dan pengunjung memenuhi area Parade

Salah satu relawan Parade Asia Africa 2015 , bisa dilihat juga terdapat seorang dari dinas perhubungan

Suasana Gedung Merdeka yang dijaga oleh pihak kepolisian

Balon Udara Parade Asia Africa 2015 yang memulai parade dan akan diterbangkan

Panitia dan relawan mulai ngekosongkan area ,untuk memulai acara Asia Africa Carnoval 2015

Parade Asia Africa 2015 di mulai

Salah satu penonton yang sedang di wawancarai tentang Parade Asia Africa 2015

DAFTAR PUSTAKAhttp://www.asianafricancarnival.com/https://twitter.com/AACarnival2015 http://news.detik.com/read/2015/04/25/121723/2897961/10/begini-kemeriahan-parade-dan-karnaval-di-jalan-asia-afrika-bandunghttp://www.bappenas.go.id/http://pojoksatu.id/pojok-news/nusantara/2015/04/18/inilah-daftar-kegiatan-konferensi-asia-afrika-2015/http://www.tempo.co/read/news/2015/04/27/058661140/Gelar-Karnaval-Menteri-Arief-Hadiahi-Ridwan-Kamilhttp://www.tempo.co/read/news/2015/04/26/078660880/Karnaval-Asia-Afrika-Resmi-Acara-Tahunan-Bandung

Analisa Asia Africa Carnival 2015 16