S

Kajian Strategis Seleksi dan Priotitisasi

Proyek TI

Studi Kasus: Bank Indonesia

Sidang Tugas Akhir

Olivia Renanda

5210100112

Sistem Informasi, FTIF

Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya

S

Prioritization Doing The Right Project

Proses untuk menentukan alternatif mana (teknologi, proyek, pekerjaan)

yang akan dipilih dan dilaksanakan.

“Project Selection is ultimately high level decision making. It

is about attempting to select mix projects and programs which

have the best chance of success, ralising benefits and

achieving strategic objectives for the organization”

(Wheeler, 2013)

S

Outline :

1. • Pendahuluan

2. • Tinjauan Pustaka

3. • Metodologi

4. • Pembahasan

5. • Kesimpulan

S

PENDAHULUAN

Pendahuluan

Latar Belakang

Kebutuhan akan investasi IT yang terus meningkat

Jumlah resource perusahaan yang terbatas

Mekanisme seleksi dan prioritisasi untuk memilih investasi yang tepat

Tidak ada best practice terkait proses tersebut

Pendahuluan

Perumusan Masalah

1. Apa hasil kajian literatur, kajian empiris, dan analisis

kondisi kekinian terkait proses seleksi dan prioritisasi

di Bank Indonesia

2. Apa hasil model konseptual proses seleksi dan

prioritisasi proyek TI

3. Apa saja aspek lokalitas yang diangkat dan difasilitasi

dalam model

4. Apa hasil rancangan Model Rekomendasi yang telah

diverifikasi oleh pihak Bank Indonesia

Pendahuluan

Tujuan Tugas Akhir

1. Melakukan kajian literatur dan kajian empiris terkait proses seleksi

portfolio serta menganalisis penerapan proses seleksi dan prioritisasi

portfolio TI di Bank Indonesia

2. Membuat rancangan proses seleksi dan prioritisasi pada setiap tahapan

yang mengacu kepada kajian literatur, kajian empiris, dan analisis

kondisi existing

3. Menggali aspek lokalitas Bank Indonesia untuk memastikan fittness dari

model

4. Menghasilkan rekomendasi model proses seleksi dan prioritisasi untuk

Bank Indonesia berdasarkan kajian literatur dan empiris tersebut

S

TINJAUAN PUSTAKA

Framework Seleksi dan Prioritisasi

Karena beragamnya teknik yang dapat digunakan maka organisasi atau

perusahaan perlu mengadopsi atau mengembangkan sebuah framework atau

integrasi antara proses dengan teknik dan tools

(Cao Le & Nguyen, 2007)

(Archer & Ghasemzadeh, 1999) (Project Management Institute, 2006)

Setiap framework memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, serta memberikan

kontribusi yang jelas terhadap seleksi proyek di organisasi. Secara umum terlihat tidak ada

perbedaan atau konflik dari framework-framework yang dijabarkan. Namun, masing-masing

framework memiliki perspektif dan pendekatan yang berbeda-beda (Cao Le & Nguyen, 2007).

S

METODOLOGI

S

MODEL

KONSEPTUAL

Eksplorasi Framework

Kajian Kondisi Exising BI

Kajian Empiris

Banque de France Bank Mandiri

Penyusunan Model Konseptual (1)

Pre-Screening

Keselarasan dengan Strategi Utama

Keselarasan dengan Strategi TI

Kejelasan Cakupan Proyek

Efisiensi SDM

Efisiensi Anggaran

Teknologi

Kesiapan SDM

Financial Value

Biaya Proyek

Mandatori Proyek

Resiko Proyek

Interdependensi Proyek

Dedicated Person

Level batasan (constraint dan urgency)

Ukuran Proyek

Faktor Tambahan

Penyusunan Model Konseptual (2)

Individual Project Analysis

1. Kejelasan Cakupan

Proyek

2. Efisiensi SDM

3. Efisiensi Anggaran

4. Financial Value

5. Biaya Proyek

6. Mandatori Proyek

7. Resiko Proyek

(Urgency)

8. Dedicated Person

9. Ukuran Proyek

10. Faktor Tambahan

Penyusunan Model Konseptual (3)

Screening

Penyusunan Model Konseptual (2)

Optimal Portfolio Selection

Fortune 500 consumer package-goods company dalam Best

Practice in IT Portfolio Management (Jeffery & Leliveld, 2004)

Penyusunan Model Konseptual (5)

Portfolio Adjustment

(Malligan, 2011)

(Cooper , Edgett, & Kleinschmidt, 2000)

Rangkuman Model Konseptual

S

VERIFIKASI MODEL

KONSEPTUAL Kesesuaian Alur, Isu Kelokalan, Preferensi tools dan metodologi

Verifikasi Model Konseptual (1)

“It has been concluded that there is no single recognised best practice in project portfolio

selection, as it needs to match the culture of the organisation, its environment, the context

of the projects, the programs and its players”

Contributing factors to optimalproject portfolio selection (Wheeler, 2013)

Kesesuaian Alur

Isu Kelokalan

Preferensi (teknik)

Verifikasi Model Konseptual (1)

Perubahan Dalam

Tiap Tahapan

Pemetaan Strategi

“Fokus strategi dari fostra selalu

berubah-ubah setiap tahun

sehingga dibutuhkan lebih dari

sekedar pemetaan melainkan

penilaian strategi untuk

menyaring proyek yang benar-

benar harus dilaksanakan di

tahun anggaran tersebut”

Penilaian Proyek

“Sama dengan proses yang ada

di Bank Indonesia saat ini”

Filterisasi Proyek

“Penentuan batas bawah harus melibatkan semua anggota IT Steering Committee, sehingga

harus dilakukan diawal proses seleksi”

Mengubah tahapan Keselarasan

Strategi dan Filterisasi Proyek

Prioritisasi Proyek

“Mengapa semua kriteria disertakan

dalam penentuan prioritas”

“Tolong kriteria prioritisasi

didefinisikan agar tidak miss-

leading”

Visualisasi Portfolio

“Tahapan yang belum ada

di Bank Indonesia, tetapi

dari hasil penjelasan

terkesan melompat, apakah

visualisasi mendukung

proses 2 (penilaian) atau

proses 4 (prioritisasi)”

Matrik Agreggate Project Plan

(Wheelwright & K.B. , 1992)

Rangkuman Model

Rekomendasi

S

Verifikasi Model

Rekomendasi Keselarasan dan Kecukupan Model

Hasil Verifikasi 2

Apakah setiap tahapan (pemetaan strategi, penilaian proyek, filterisasi

proyek, prioritisasi proyek, dan visualisasi portfolio) pada model sudah sesuai

dengan kebutuhan di Bank Indonesia?

Sesuai, bahkan susunan model dapat menjawab kebutuhan BI dengan memberikan

rekomendasi tahapan visualisasi yang sebelumnya tidak ada.

Apakah setiap tahapan (pemetaan strategi, penilaian proyek, filterisasi

proyek, prioritisasi proyek, dan visualisasi portfolio) sudah memiliki

kecukupan untuk dapat mengakomodasi isu kelokalan di proses seleksi dan

prioritisasi di Bank Indonesia?

Sudah. Perbaikan dari model konseptual telah banyak mengakomodasi unsur lokalitas

BI sehingga dirasa sudah cukup mendukung proses seleksi dan prioritisasi

Hasil Verifikasi 2

Apakah rancangan ini kedepannya dapat menjadi input atau dipertimbangkan

untuk diterapkan dalam penyusunan proses Seleksi dan Prioritisasi PKSI di Bank

Indonesia?

Rancangan model ini sangat bermanfaat sebagai input dan bahan pertimbangan dalam

mendukung penyusunan proses seleksi dan prioritisasi yang akan diterapkan di Bank

Indonesia. Namun tentunya diperlukan kajian lebih lanjut (further work) dari seluruh

anggota ITSC.

S

DOKUMEN MODEL Klik Here

S

KESIMPULAN

Kesimpulan 1

Terdapat beberapa framework yang dapat mendukung proses seleksi dan prioritisasi, namun

tidak ada satu pun yang dinyatakan sebagai best practice sehingga diperlukan proses

penyesuaian terhadap organisasi. Penulis menggunakan An Integrated Framework for Project

Selection sebagai acuan framework untuk selanjutnya dikembangkan menjadi model

konseptual.

Kesimpulan 2

Berdasarkan hasil eksplorasi framework yang dipilih, maka ditemukan beberapa kekurangan

dalam framework, misalnya terkait nama dalam tahapan yang dinilai kurang representatif

dan diperlukannya pendetailan aktivitas dalam masing-masing tahapan, maka penulis

menyusun model konseptual dengan rincian sebagai berikut: (1) pemetaan strategi, (2)

penilaian proyek, (3) filterisasi proyek, (4) portfolio proyek, dan (5) visualisasi portfolio.

Masing-masing tahapan terdiri atas aktivitas-aktivitas tertentu yang mengacu dari hasil kajian

peneliti.

Kesimpulan 3

Mengacu kepada pentingnya culture, process, experience, dan governance dalam mendukung

mengoptimalkan proses seleksi portfolio maka penulis melakukan penggalian aspek lokalitas

untuk dapat disesuaikan kedalam model. Aspek lokalitas tersebut diantaranya: (1) Fokus

pengembangan TI yang berbeda setiap tahun sehingga diperlukan proses penilaian

keselarasan strategi, (2) Arahan strategi yang cenderung umum, (3) Bank Indonesia membagi

proses seleksi menjadi 3 jenis, yaitu Aplikasi dan Infrastruktur, (4) Matrik yang tidak optimal,

dan (5) Penentuan urutan prioritas yang terbalik. Aspek-aspek lokalitas ini yang akan

menjadi input dalam merevisi model konseptual

Kesimpulan 4

Berdasarkan hasil verifikasi dan revisi model konseptual maka didapatkan susunan model

rekomendasi sebagai berikut: (1) Keselarasan strategi, (2) Penilaian Proyek, (3) Filterisasi

Proyek, (4) Prioritisasi Proyek, dan (5) Visualisasi Portfolio.

S

SELESAI