KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) KEGIATAN PENDAMPINGAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 PADA PUSKESMAS KOTA CIMAHI BAGIAN ORGANISASI SETDA KOTA CIMAHI TAHUN 2012I. PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Tuntutan masyarakat terhadap mutu pelayanan yang disediakan pemerintah, saat ini semakin meningkat. Hal tersebut terlihat dari pergeseran pola pikir, cara pandang dan harapan masyarakat terhadap peningkatan pelayanan yang lebih bermutu dan berkualitas pada setiap institusi yang berinteraksi langsung dengan masyarakat. Beragam keluhan yang disampaikan masyarakat baik melalui media massa maupun langsung kepada lembaga/institusi penyedia pelayanan merupakan indikator bahwa pelayanan yang diberikan masih dirasa kurang. Pemerintah, sebagai pelayan utama masyarakat memiliki peran yang sangat strategis dalam melakukan upaya pembenahan di setiap unit penyelenggara pelayanan, agar mutu pelayanan dapat lebih memuaskan masyarakat. Mutu yang baik hanya bisa dihasilkan oleh institusi yang memiliki sistem manajemen mutu yang handal. Mutu suatu produk atau layanan dapat dijamin karena sistem secara otomatis akan berusaha mengendalikan dan mencegah setiap timbulnya ketidaksesuaian dan penyimpangan pada seluruh tahapan proses. Pemerintah telah mengamanatkan dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2000 tentang Program Pembangunan Nasional (PROPENAS), upaya peningkatan kualitas pelayanan masyarakat (public service) perlu dilakukan melalui pembenahan terhadap berbagai aspek, antara lain : kelembagaan, kepegawaian, tatalaksana, akuntabilitas serta pengawasan. Selanjutnya pemerintah melalui Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara telah menetapkan berbagai standar pedoman pelayanan publik secara prima di lembaga/institusi pemerintah dalam rangka tercapainya sistem pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Pemahaman tersebut menegaskan pentingnya penerapan Manajemen Mutu Terpadu termasuk di dalamnya Sistem Jaminan Mutu Pelayanan untuk menjamin agar mutu pelayanan kesehatan di Puskesmas dapat dipertahankan dan ditingkatkan sesuai dengan standar dan prosedur pelayanan yang telah ada atau sesuai dengan janji layanan kepada masyarakat. Peran Pemerintah Kota Cimahi sangat diharapkan untuk mempertemukan berbagai kebutuhan dan kepentingan masyarakat (individual maupun kelompok masyarakat) yang mungkin berbeda, tetapi dengan perlakuan yang sama sebagai warga masyarakat Kota Cimahi. Oleh karena itu Pemerintah Kota Cimahi bertekad untuk menyediakan pelayanan yang benar-benar berorientasi kepada masyarakat melalui pelayanan yang transparan, akubtabel dan cepat, sehingga para masyarakat sebagai pengguna pelayanan tersebut akan mendapat kemudahan dalam pelayanan kesehatan. Diharapkan masyarakat Kota Cimahi hidup dalam lingkungan sehat, berperilaku hidup sehat, mampu menjangkau palayanan kesehatan yang bermutu secara adil dan merata serta memiliki derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Dalam rangka mencapai pembangunan di bidang kesehatan tersebut dalam meningkatkan kesadaran masyarakat, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajad kesehatan

yang optimal. Diperlukan berbagai cara penyelenggaraan upaya kesehatan dengan pendekatan pemeliharaan peningkatan kesehatan (promotif) pencegahan (prefentif) penyembuhan penyakit (curative) dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif) yang dilaksanakan secara menyeluruh, terpadu dan berkesinambungan. Puskesmas Cipageran terletak di wilayah Kecamatan Cimahi utara merupakan unit pelayanan yang telah mendapat penghargaan Citra Pelayanan Prima Tingkat Nasional sehingga untuk lebih meningkatkan pelayanan kesehatan kepada masyarakat diusulkan untuk memiliki sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang diakui baik tingkat nasional maupun internasional. Lain halnya dengan Puskesmas Cimahi selatan yang berlokasi di wilayah Kecamatan Cimahi Selatan memiliki penduduk yang yang cukup padat sehingga kualitas pelayanan kesehatan untuk masyarakat lebih ditingkatkan. Salah satu upaya meningkatkan kualitas pelayanan publik harus kita mulai dari aspek yang paling gradual/mendasar, yaitu reformasi pola pikir/paradigma penyelenggaraan pelayanan publik dari semula berorientasi pada “pemerintahan sebagai penyedia” menjadi pelayanan yang berorientasi pada “kebutuhan masyarakat sebagai pengguna”. Dalam pelayanan kepada masyarakat selain diperlukan penyederhanaan dalam mekanisme proses pelayana diperlukan kecepatan, ketepatan dan keakuratan . Terkait dengan proses penyelenggaraan tersebut, pemerintah Kota Cimahi menetapkan Puskesmas untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 untuk mengelola proses-proses pelayanan agar terjamin konsistensinya sesuai harapan masyarakat dan memenuhi ketentuan yang berlaku. Disamping itu penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 akan memberikan bukti bahwa proses-proses pelayanan kesehatan telah memenuhi standar pelayanan yang diakui baik secara nasional maupun internasional.

I.2. Landasan Hukum 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik 2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 20 Tahun 2006 tentang Pedoman Penyusunan Sistem Pelayanan Publik 3. Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor 7 Tahun 2008 tentang Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Cimahi (Lembaran Daerah Kota Cimahi Tahun 2008 Nomor 88 Seri D) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor 1 Tahun 2011 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor 7 Tahun 2008 tentang Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Cimahi (Lembaran Daerah Kota Cimahi Tahun 2011 Nomor 114 seri D) ; 4. Peraturan Daerah Kota Cimahi Nomor Tahun 2012 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Kota Cimahi Tahun Anggaran 2012 (Lembaran Daerah Kota Cimahi Tahun 2012 Nomor Seri );

II. MAKSUD DAN TUJUAN II. Maksud dan Tujuan

Sejalan dengan maksud dan tujuan penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 : 2000 di Puskesmas Kota Cimahi : 1. Untuk meningkatkan proses-proses pelayanan kepada masyarakat;

2. Terciptanya proses pengelolaan sumber daya manusia dan sarana-prasarana dalam mendukung proses pelayanan yang berorientasi kepada masyarakat;

3. Meningkatkan citra aparatur pemerintah dengan memberikan pelayanan yang mudah, cepat, aman, transparan, nyaman, ramah dan pasti;

4. Terciptanya komitmen semua unsur mulai pimpinan sampai para pelaksana dalam menyediakan pelayanan kepada masyarakat memenuhi SMM ISO 9001:2008;

5. Mendapatkan pengakuan penerapan SMM ISO 9001:2008 secara internasional;

6. Meningkatnya derajat kesehatan masyarakat;

Sasaran : Peningkatan kualitas layanan (mudah, cepat, aman, transparan, nyaman, ramah dan pasti) sesuai dengan standar nasional . Manfaat : Untuk mendapatkan pengakuan penerapan SMM ISO 9001: 2008 secara internasional dari Lembaga Sertifikasi berupa sertifikat. III. PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PEMBIAYAAN III.1 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Rencana pelaksanaan pendampingan berlangsung 2 (dua) bulan mulai Bulan Oktober s.d Nopember 2012. Adapun tahapannya adalah sebagai berikut : Jadwal Tahapan Pelaksanaan Kegiatan : 1. Kajian awal sistem selama 1 minggu

2. Pelatihan pengenalan dan perancangan SMM ISO 9001:2008 selama 3-4 hari

3. Perancangan SMM ISO 9001:2008 termasuk penyusunan Standar Pelayanan Publik (SPP) selama 1 bulan

4. Implementasi Penerapan Sistem Manajemen Mutu selama 1 bulan

5. Tahap Audit Mutu Internal selama 1 minggu

6. Rapat Tinjauan Mutu Manajemen selama 3-4 hari

III.2 Pembiayaan Untuk menyelenggarakan kegiatan – kegiatan ini berdasarkan kebijakan umum anggaran tahun 2012 maka kami mengusulkan pembiayaan untuk pelaksanaan Pendampingan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Puskesmas Cipageran dan Puskesmas Cimahi Selatan Kota Cimahi sebesar Rp. 182.000.000,00 (Seratus delapan puluh dua juta Rupiah) .

IV. METODE PELAKSANAAN IV.1. Metode Pelaksanaan Metodologi pelaksanaan : 1. Wawancara dan diskusi ; wawancara dan diskusi dilakukan dengan top manajemen, middle manajemen terutama tingkat Kepala Seksi dan tingkatan Kepala Sub Bagian serta staf terkait

2. Pemeriksaan dokumen dan rekaman ; pemeriksaan dokumen dan rekaman lebih difokuskan untuk melihat penerapan dari aturan-aturan yang diberlakukan, bukti fisik dari setiap dokumen dan peraturan ataupun informasi yang disajukan dalam rekaman yang dihasilkan

3. Pengamatan kondisi lebih difokuskan untuk mengamati kondisi pelayanan dan infrastruktur yang digunakan dalam mendukung proses pelayanan yang diharapkan.

A. Program Kunjungan konsultansi, konsultan secara periodik melaksanakan kunjungan ke Puskesmas untuk :

1. Memberikan pelatihan pemahaman persyaratan-persyaratan, dokumentasi dan audit internal sesuai SMM ISO 9001:2008 bertaraf internasional

2. Bersama-sama dengan Tim Sistem Manajemen Mutu (Pemkot), menganalisa dan merencanakan sistem mutu yang tepat sesuai dengan proses produksi dan kondisi perusahaan

3. Memberikan bantuan teknis berupa pengembangan/pembuatan dokumentasi sesuai SMM ISO 9001:2008 yang bertaraf internasional

4. Mengevaluasi seluruh kegiatan program, memastikan tindakan koreksi dan membantu verifikasi hasil perbaikan

B. Program Internal , penguatan komitmen Puskesmas mulai dari Top Manajemen sampai dengan seluruh elemen organisasi untuk penerapan SMM ISO 9001:2008 dimulai dengan :

1. Menyiapkan Tim SMM ISO 9001:2008

2. Menyiapkan data proses kerja/produksi

3. Menyiapkan sistem pelayanan yang sudah dilaksanakan

4. Membuat manual mutu, kebijakan mutu dan sasaran mutu

5. Membuat dan mengembangkan prosedur mutu

6. Membuat instruksi kerja standar 7. Menerapkan, memonitor dan mengevaluasi clausal 4,5 dan 6 sesuai persyaratan yang diminta SMM ISO 9001:2008 yang tertera dalam kesepakatan kerja yang telah disepakati bersama

IV.2. Ruang Lingkup Proses Konsultasi dan Pelatihan meliputi : 1. Kajian Awal Sistem yaitu melihat system yang telah berjalan selama ini dengan melakukan kajian terhadap proses kerja serta dokumen –dokumen pendukung kerja. Sistem yang telah berjalan tersebut akan dibandingkan dengan persyaratan standart ISO

9001:2008. Gap analisis yang diperoleh akan diperbaiki oleh konsultan dan tim ISO 9001:2008; 2. Pelatihan pengenalan dan perancangan SMM ISO 9001:2008 . Pelatihan ini bertujuan untuk memperkenalkan standart 9001:2008, manfaat, penerapan, hambatan penerapan, cara perancangan dan penerapan sistem; 3. Perancangan SMM ISO 9001:2008 termasuk penyusunan Standart Pelayanan Publik (SPP) Dalam tahap ini diharapkan penyedia jasa konsultasi manajemen dan sumber daya manusia dapat membimbing staf Puskesmas di dalam menyiapkan Quality Manual, Prosedur Kerja, Formulir, dan Rencana Mutu sesuai Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008; 4. Implementasi Penerapan Sistem Manajemen Mutu yaitu penerapan Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, format – format dan dan Dokumen pendukung sesuai dengan ruang lingkup penerapan ISO 9001:2008. Selama dalam perjalanan, pihak konsultan akan terus melakukan pendampingan guna melakukan tindakan – tindakan korektif dan melakukan fungsi advisory; 5. Tahap Audit Mutu Internal

Dalam tahap ini diharapkan penyedia jasa konsultasi manajemen dan sumber daya manusia dapat melakukan pelatihan bagi calon audit internal dan pelaksana audit dan tindak lanjut hasil audit sesuai Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008; 6. Rapat Tinjauan Manajemen, dalam tahap ini diharapkan penyedia jasa konsultasi manajemen dan sumber daya manusia dapat memberikan bimbingan teknis bagi persiapan, pelaksanaan tinjauan dan tindak lanjut hasil tinjauan;

Sasaran Kegiatan : 1. Nama : Puskesmas Cipageran

Lokasi : Jl. Bobojong No. 148 RT 05 RW 15 Kel. Cipageran Kec. Cimahi Utara Kota Cimahi Telp. 022-6627698 Wilayah kerja Puskesmas Cipageran mempunyai satu wilayah binaan yaitu Kelurahan Cipageran dan terletak pada ketinggian antara 730 - 1.040 meter di atas permukaan laut. Secara geografis terdiri atas lahan pemukiman 80%, sisanya merupakan lahan pertanian masyarakat. Batas Geografis Kelurahan Cipageran : Sebelah Utara = Desa Jambudipa, Kec.Cisarua Kab.Bandung Barat Sebelah Selatan = Kel. Padasuka, Kec. Cimahi Tengah Kota Cimahi Sebelah Barat = Desa Pakuhaji, Kec.Ngamprah Kab.Bandung Barat Sebelah timur = Kel. Citeureup, Kec. Cimahi Utara Kota Cimahi

STRUKTUR ORGANISASI – THN. 2012 drg. Herlina Sari Dewi K. Tri Hastuti drg. Herlina Retno Nurhayati Maya

SARANA & PRASARANA PUSKESMAS FASILITAS Puskesmas mempunyai tugas untuk melaksanakan pelayanan kesehatan baik preventif, promotif, kuratif dan rehabilitatif kepada masyarakat di Kelurahan Cipageran. Untuk menjalankan tugasnya Puskesmas Cipageran dilengkapi dengan fasilitas : Fasilitas Puskesmas Cipageran Tahun 2012 No Uraian Keterangan Jumlah 1 Tanah

Status : Pemkot Cimahi Luas : 650m2 Sumber air bersih :

PDAM dan jet pump Septic tank

2

2 Gedung Jumlah Gedung Gedung A - Luas Lantai Atas : 120 m2 - Luas Lantai Bawah : 120 m2 Gedung B - Luas Lantai Atas : 97.2 m2 - Luas Lantai Bawah : 80.8 m2 Daya Listrik - Gedung A : 1300 watt - Gedung B : 3300 watt

2

3 Motor Dinas Kondisi Lama Kondisi Baru

1 2

4 Ambulans 1