Upload
dinhhanh
View
269
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Pejabat Bendahari UiTMJ | 1
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
KANDUNGAN BUKU
Bil Perkara M/Surat
Kata-Kata Aluan Timbalan Bendahari UiTM Cawangan Johor
5
Latar Belakang UiTM Cawangan Johor 6
Piagam Pelanggan 7
Carta Organisasi Pejabat Bendahari 8
1.0 Yuran Pengajian 10
2.0 Bayaran Kolej Kediaman 11
3.0 Kesalahan Keselamatan 12
4.0 Tajaan Yuran Pelajar (Zakat, KWSP, PTPTN) 13
5.0 Pemulangan Yuran Pelajar 15
6.0 Pelekat Kenderaan Pelajar 16
7.0 Borang Tamat Pengajian 17
8.0 Proses Perolehan – Sebut Harga 20
9.0 Proses Penyediaan LO / Pesanan Jabatan (Perkhidmatan Makanan /Penginapan)
21
10.0 Proses Bayaran LO / Pesanan Jabatan Tempahan Makan / Penginapan
24
11.0 Proses Penyediaan NON- LO (Perkhidmatan Makanan /Penginapan)
27
Pejabat Bendahari UiTMJ | 2
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
KANDUNGAN BUKU
Bil Perkara M/Surat
12.0
Prosedur Pengeluaran Barang Dari Stor Pusat 14.3 Waktu Pengeluaran Barang Dari Stor Pusat 14.4 Senarai Item Stok Stor Pusat
32 33
13.0
Program Mengubah Destini Anak Bangsa (MDAB)
38
14.0
Bayaran Honorarium 14.1 Penceramah Luar (Kakitangan Swasta)
14.2 Penceramah Staf UiTM / Kakitangan Kerajaan
14.3 Kadar-Kadar Dan Syarat-Syarat Bayaran Saguhati Kepada Pensyarah / Penceramah Dan Fasilitator Sambilan
41 42
43
15.0
Tabung Kebajikan Pelajar 15.2 Pinjaman Tabung Kebajikan Pelajar 15.3 Bantuan Tabung Kebajikan Pelajar
46 47
16.0 Tabung Kecemasan Pelajar 49
17.0 Bil Rawatan Pelajar 51
18.0 Pendahuluan Pelbagai 52
19.0 Pelarasan Pendahuluan Pelbagai 56
20.0 Tuntutan Bayaran Kerana Menggunakan Wang Sendiri
59
Contoh – Contoh Borang 65
Pejabat Bendahari UiTMJ | 3
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
SINGKATAN :
UiTM - Universiti Teknologi MARA
UiTMJ - Universiti Teknologi MARA Cawangan Johor
BPKP - Bahagian Pengurusan Kewangan Pelajar
KWSP - Kumpulan Wang Simpanan pekerja
PTPTN - Perbadanan Tabung Pinjaman Tenaga Nasional
SSPN - Skim Simpanan Pendidikan Nasional
HEP - Hal Ehwal Pelajar
HEA - Hal Ehwal Akademik
SH - Sebutharga
PT - Pembelian Terus
LO - Local Order / Pesanan Jabatan
Non-LO - Tanpa Local Order / Pesanan Jabatan
PTJ - Ketua Pusat Tanggungjawab (HEA / HEP)
IBG - Inter Bank GIRO
MDAB - Mengubah Destini Anak Bangsa
JAKOA - Jabatan Kemajuan Orang Asli
JKP - Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan
GL - Guarantee Letter
Pejabat Bendahari UiTMJ | 4
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
Pejabat Bendahari UiTMJ | 5
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
KATA-KATA ALUAN
TIMBALAN BENDAHARI UITM CAWANGAN JOHOR
Kata-kata aluan Timbalan Bendahari Assalamualaikum dan Salam Sejahtera, Terlebih dahulu saya mendoakan warga UiTM Cawangan Johor amnya dan warga Pejabat Bendahari UiTM Cawangan Johor khususnya sentiasa mendapat rahmat dan perlindungan dari Allah S.W.T. Syukur ke hadrat Ilahi, atas limpah nikmat dan kurniaNya, kumpulan Money2U berjaya menerbitkan buat kali pertama Buku Panduan K-BeST yang juga merupakan projek KIK Pejabat Bendahari bagi tahun 2014. Umum mengetahui bahawa Kumpulan Inovatif & Kreatif (KIK) merupakan salah satu platform kepada staf diperingkat kumpulan pelaksana melontarkan idea dan cadangan mereka bagi merubah, menambahbaik, dan memantapkan sistem kerja mahupun perkhidmatan di jabatan masing-masing kepada pihak pengurusan tertinggi agar perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan masing-masing sentiasa berada ditahap yang terbaik. Walaupun saya menyedari terdapat kekangan masa dan bebanan kerja warga Pejabat Bendahari, komitmen yang ditunjukkan oleh semua ahli Money2U sememangnya saya kagumi dan hargai. Jangan cepat mengaku kalah, ayuh bangkit dan terus maju selangkah dengan membuktikan Pejabat Bendahari juga mampu menghasilkan produk KIK yang sangat membina dan menguntungkan organisasi. Akhirulkalam, selaku penaung kepada projek KIK ini saya mendoakan agar projek ini mendapat kejayaan dan dapat dimanfaatkan oleh semua yang terlibat. Doa saya mengiringi kejayaan anda. Sekian terima kasih. Junita binti Jamaludin Timbalan Bendahari UiTM Cawangan Johor, Kampus Segamat
Pejabat Bendahari UiTMJ | 6
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
LATAR BELAKANG UiTM CAWANGAN JOHOR
UiTM Johor - Bukan kecil perananmu.
Bukan sedikit sumbanganmu. UiTM Johor melakar sejarah di negeri Johor Darul Ta’zim ini pada tahun 1983. Kampus pertamanya di Bukit Siput telah dirasmikan pembukaannya oleh Dato’ Abd. Ajib bin Ahmad, Menteri Besar Johor pada ketika itu. Atas keperluan yang kian berganda, lokasi UiTM Johor kini berpindah ke bangunan yang lebih besar dan selesa iaitu di Segamat Baru pada tahun 1985. Pada tahun 1990, UiTM Johor telah tersergam indah di KM12, Jalan Muar-Segamat di atas tanah kurniaan pemerintah negeri. Di sini, UiTM Johor telah berkembang pesat dengan memenuhi tanggungjawab sebagai kampus UiTM Negeri. Kampus Segamat ini menempatkan empat (4) buah fakulti iaitu Fakulti Perakaunan, Fakulti Pengurusan Perniagaan, Fakulti Pengurusan Maklumat dan Fakulti Sains Komputer & Matematik. UiTM Johor juga mempunyai sebuah kampus yang terletak di Pasir Gudang. UiTM Johor kini dilengkapi dengan pelbagai infrastruktur pengajaran & pembelajaran serta kemudahan riadah dan rekreasi yang menjadikannya sebagai sebuah institusi pengajian tinggi yang disegani. Yang pasti, UiTM Johor akan berterusan menempa nama gemilang sebagai bukti keluhuran budi dan kemurnian jati diri anak bangsa dan pertiwi. LATAR BELAKANG PEJABAT BENDAHARI UiTM CAWANGAN JOHOR
Latar Belakang
Pejabat Bendahari Universiti Teknologi MARA merupakan nadi utama pengurusan kewangan bagi seluruh sistem Universiti seperti mana yang termaktub di dalam Akta UiTM 173 (Pindaan 2000).
Pada peringkat awal penubuhan Institut Teknologi MARA, Pejabat Bendahari (pada ketika itu dipanggil Bahagian Kewangan) telah diwujudkan untuk mengendalikan urusan kewangan Institut iaitu urusan penerimaan bayaran yuran pengajian / sumbangan daripada pelajar, pembayaran elaun kepada pelajar, pembayaran gaji dan tuntutan staf, pengurusan pembelian barang /perkhidmatan /kerja, pengurusan harta dan pengurusan akaun. Semua pengurusan dibuat secara berpusat di Pejabat Bendahari, Institut Teknologi MARA, Shah Alam.
Pejabat Bendahari UiTMJ | 7
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
PIAGAM PELANGGAN
PEJABAT BENDAHARI UiTM CAWANGAN
Kami Beriltizam Memberi Perkhidmatan Yang Cekap, Cepat, Tepat Dan Bertanggungjawab Untuk Mencapai Objektif Pejabat Bendahari.
1. Menyediakan Anggaran Belanjawan Mengurus Tahunan UiTM Cawangan yang
lengkap mengikut jadual dan tarikh yang ditetapkan oleh Pejabat Bendahari UiTM Induk.
2. Menyediakan Agihan Peruntukan Tahunan mengikut jadual dan tarikh yang
ditetapkan oleh Pejabat Bendahari UiTM Induk. 3. Mengeluarkan Pesanan Jabatan untuk permohonan perolehan melalui:
a. Tender / Sebutharga Rasmi / Rundingan Terus dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh kelulusan perolehan dalam FAIS.
b. Pembelian Terus / Kontrak Pusat dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh permohonan belian diluluskan dalam FAIS.
4. Menjelaskan pembayaran ke atas semua tuntutan pembayaran dalam tempoh
tujuh (7) hari dari tarikh terima dokumen lengkap. 5. Membayar emolumen mengikut tarikh yang ditetapkan oleh Pejabat Bendajari
UiTM Induk. 6. Mengeluarkan Borang Perjanjian Bantuan Memiliki Kenderaan dalam tempoh
dua (2) hari bekerja dari tarikh terima makluman kelulusan dari Pejabat Bendahari, UiTM Induk.
7. Penyerahan tiket kapal terbang selewat-lewatnya satu (1) hari sebelum tarikh
penerbangan bagi tempahan yang diterima tidak lewat dari tujuh (7) hari bekerja sebelum tarikh penerbangan.
8. Pengeluaran barang stor dibuat dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh
permohonan lengkap diterima. 9. Melaksana keputusan pelupusan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari
tarikh kelulusan diterima. 10. Mengemukakan penyata kewangan yang muktamad bagi tahun berakhir 31
Disember setiap tahun kepada Pengarah Jabatan Audit Negera, Cawangan Negeri sebelum atau pada 30 April tahun berikutnya.
Pejabat Bendahari UiTMJ | 8
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
CARTA ORGANISASI PEJABAT BENDAHARI
REKTOR
Prof. Dr. Omar Samat
TIMBALAN BENDAHARI
Cik Junita Jamaludin
PENOLONG BENDAHARI KANAN
Pn. Hjh. Ruwiyah Mohd Tahar
Unit Kewangan Pelajar
Unit Perolehan
Unit Harta dan
Pengurusan Stor
PENOLONG AKAUNTAN En Adam (Ext : 2022)
PENOLONG AKAUNTAN
KANAN En Mohd Fared (Ext : 2021)
PENOLONG AKAUNTAN KANAN
Pn Yang Chik (Ext : 2023)
PEMBANTU TADBIR
PEMBANTU TADBIR
PENYELENGGARA STOR
En.Md.Fadly (K) (Ext : 2462) Tuntutan Perjalanan Staf
Pn Umi (K) (Ext : 2375) LO Hotel / Penginapan
En Zulkifli (Ext : 2376)
Bekalan Stor Pusat UiTM
En Onn (K) (Ext : 2024)
Elaun Lebih Masa
Pn Rosfaizah (Ext : 2025) Sebut Harga / Tender
En Razib (Ext : 2376) Inventori / Harta UiTM
En Hassan (K) (Ext : 2024)
Tuntutan Pelbagai
Pn Intan (Ext : 2025) Pembelian Terus
En Rafizan (Ext : 2376)
Toner / Cartridge
En M. Nazrul (Ext : 2027)
Kaunter Bayaran
Unit Pengurusan
Akaun Unit Amanah
Pelajar
PENOLONG AKAUNTAN Pn Siti Fatimah (Ext : 2465)
PENOLONG AKAUNTAN Cik Noor Aida (Ext : 2706)
PEMBANTU TADBIR
PEMBANTU TADBIR
Cik Mahirah (Ext : 2449)
Akaun UiTM Pn Nurmalawati (Ext:2377) Honorarium / Byrn Pelbagai
Cik Bazliah (Ext:2377)
Pelarasan / Pendahuluan
Pejabat Bendahari UiTMJ | 9
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
UNIT KEWANGAN
PELAJAR
Pejabat Bendahari UiTMJ | 10
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
1.0 YURAN PENGAJIAN
1.1 Pihak Bahagian Pengurusan Kewangan Pelajar (BPKP) UiTM Shah
Alam akan menjana yuran pengajian pelajar ke dalam Sistem Student
Portal
1.2 Pelajar-pelajar perlu menjelaskan yuran pengajian dalam tempoh yang
telah ditetapkan bagi mengelakkan dikenakan status Gugur taraf (G.T).
1.3 Sekiranya pelajar telah berstatus G.T , pelajar dikehendaki membuat
Rayuan Pengajian Gugur Taraf (RPGT) di Sistem Student Portal.
1.4 Pihak BPKP akan menjana bil tambahan sebanyak RM200.00. Pelajar
perlu menjelaskan yuran di Bank Islam.
CARTA ALIR PROSES BAYARAN YURAN PENGAJIAN
- Mula
- Cetak yuran pengajian
melalui sistem Student Portal
- Pelajar menjelaskan Yuran
pengajian dan denda G.T di
kaunter Bank Islam
- Tamat
m
Jika belum
menjelaskan yuran, pelajar akan
dikenakan status Gugur Taraf
Rayuan Gugur Taraf
di Student Portal (Denda RM200)
Pejabat Bendahari UiTMJ | 11
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
2.0 BAYARAN YANG DIKENAKAN BAGI PELAJAR YANG MENDAPAT KEMUDAHAN KOLEJ KEDIAMAN
2.1 Bayaran pelekat elektrik sebanyak RM10.00 bagi setiap peralatan
elektrik yang dibawa untuk pengajian satu semester. Bagi semester
berikutnya pelajar dikehendaki membayar lagi.
2.2 Denda Kolej akan dikenakan kepada pelajar sekiranya :-
Tidak membersihkan bilik semasa “clerance”
Tingkap pecah di bilik
Tombol pintu rosak
Kunci pendua bilik hilang
2.3 Bagi pelajar Ijazah yang disediakan penginapan di kolej, yuran
kolej perlu dicetak di Student Portal dan perlu dibayar di kaunter
Bank Islam.
CARTA ALIR PROSES BAYARANPELEKAT ELEKTRIK KOLEJ KEDIAMAN
- Mula
- Pelajar mengisi Borang permohonan pelekat elektrik
daripada Pejabat UPK
- Bawa borang tersebut ke kaunter Pejabat Bendahari
bagi tujuan bayaran. RM10.00 bagi setiap barang
elektrik yang dibawa sepanjang satu semester
- Resit bayaran dibawa ke Pejabat UPK bagi tujuan
tuntutan pelekat elektrik
- Pelajar perlu menampal pelekat elektrik pada
setiap barang elektrik yang dibawa
- Tamat
m
Pejabat Bendahari UiTMJ | 12
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
3.0 KESALAHAN KESELAMATAN
3.1 Denda Lalulintas dan Denda Sahsiah Rupa Diri Pelajar kadar
ditentukan oleh Unit Polis Bantuan
3.2 Bagi kes kehilangan kad matrik, pelajar akan dikenakan denda
sebanyak RM30.00 dan perlu membuat bayaran di Pejabat
Bendahari dan seterusnya membuat kad baru di Unit Teknologi
Maklumat.
CARTA ALIR PROSES BAYARAN KESALAHAN KESELAMATAN
- Mula
- Kemukakan surat saman yang dikeluarkan oleh Unit Polis Bantuan di Kaunter Pejabat Bendahari bagi tujuan bayaran dan dapatkan resit bayaran.
- Serahkan resit bayaran kepada pihak Unit Polis Bantuan UiTM bagi tujuan pengesahan bayaran saman tersebut.
- Tamat
m
Pejabat Bendahari UiTMJ | 13
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
4.0 TAJAAN YURAN PELAJAR (ZAKAT, KWSP, PTPTN)
4.1 Bagi pelajar yang ingin mengambil pinjaman Perbadanan
Pendidikan Tinggi Nasional (PTPTN), mereka perlu membuka akaun
Skim Simpanan Pendidikan Nasional (SSPN). Seterusnya makluman
lanjut boleh didapati di kaunter Pejabat Hal Ehwal Pelajar (HEP).
4.2 Bagi pelajar yang ingin membuat permohonan bayaran yuran
daripada KWSP, pelajar tersebut perlu membuat pendaftaran di
Student Portal terlebih dahulu. Seterusnya klik pada e-kwsp dan ikut
arahan seterusnya.
CARTA ALIR PROSES BAYARAN YURAN PENGAJIAN OLEH TAJAAN KWSP
- Mula
- Pelajar yang ingin memohon bayaran yuran
oleh pihak KWSP boleh memuat turun
pengesahan bil yuran di Sistem Student Portal
dan tanpa perlu pengesahan.
- Pelajar seterusnya ke pejabat KWSP bagi
tujuan bayaran yuran
- Tamat
m
Pejabat Bendahari UiTMJ | 14
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
4.3 Bagi pelajar yang berkelayakan memohon Zakat Kerajaan Negeri,
mereka perlu mendapatkan Surat Pengesahan Yuran Pengajian di
Pejabat Bendahari.
CARTA ALIR PROSES BAYARAN YURAN PENGAJIAN OLEH ZAKAT NEGERI
- Mula
- Pelajar yang ingin memohon bayaran yuran
oleh pihak Kerajaan Negeri, perlu mengisi
*Borang Pengesahan yuran pengajian dan
membawa lejer pelajar.
- Staf Pejabat Bendahari akan menyediakan
surat pengesahan yuran pengajian dan telah
disahkan oleh Ketua Pejabat Bendahari.
- Tamat
m
Pejabat Bendahari UiTMJ | 15
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
5.0 PEMULANGAN YURAN PELAJAR
5.1 Pelajar yang telah membuat bayaran yuran semester semasa boleh
memohon pemulangan yuran dengan mengisi Borang Berhenti
Pengajian di Bahagian Hal Ehwal Akademik (HEA) pada atau
sebelum 30hari dari tarikh pendaftaran pelajar.
5.2 Pelajar tersebut juga perlu pengajian dengan membuat surat
tuntutan kepada Rektor UiTM.
5.3 Bayaran pemulangan yuran akan dimasukkan ke dalam akaun bank
pelajar tersebut sebanyak 80% daripada Yuran Pengajian dan
Yuran Perkhidmatan.
CARTA ALIR PROSES PEMULANGAN YURAN PENGAJIAN PELAJAR
- Mula
- Pelajar yang ingin memohon pemulangan yuran
pengajian perlu melengkapkan Borang Berhenti
sebagai Pelajar dalam tempoh 30 hari mulai tarikh
Kuliah bermula
- Setelah lengkap Borang tersebut, pelajar perlu
membuat surat permohonan pemulangan yuran
dengan disertakan slip bayaran yuran kepada
Rektor UiTM
- Setelah mendapat kelulusan Rektor, pihak HEA akan
mengesahkan status pelajar .
- Pejabat Bendahari akan menguruskan bayaran
pemulangan yuran pengajian pelajar sebanyak
80% daripada Yuran pengajian dan Perkhidmatan
setelah menerima dokumen lengkap.
- Tamat
M
Pejabat Bendahari UiTMJ | 16
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
6.0 PELEKAT KENDERAAN PELAJAR
6.1 Pelajar UiTM yang membawa kenderaan dikehendaki membuat
bayaran pelekat kenderaan.
6.2 Pelajar boleh memohon di Sistem Student Portal UiTM seterusnya
membawa bersama salinan Kad Pengenalan, Kad Matrik, Cukai
Jalan Kenderaan dan Lesen Memandu ke Pejabat Unit Polis Bantuan.
6.3 Setelah permohonan disahkan, pelajar akan membuat bayaran
sebanyak RM2.00 di Kaunter Pejabat Bendahari.
6.4 Seterusnya pelajar boleh membuat tuntutan pelekat kenderaan di
Pejabat Unit Polis Bantuan.
CARTA ALIR PROSES BAYARAN PELEKAT KENDERAAN
- Mula
- Pelajar perlu memohon di Sistem Student
Portal bagi pelekat kenderaan dan mencetak
permohonan tersebut.
- Pelajar perlu membawanya bersama salinan
Kad Pengenalan, Kad Matrik, Cukai Jalan
dan Lesen Memandu ke Pejabat Unit Polis
Bantuan bagi pengesahan.
- Pelajar seterusnya membuat bayaran
sebanyak RM2.00 di Kaunter Pejabat
Bendahari.
- Pelajar membuat tuntutan pelekat kenderaan
di Pejabat Unit Polis Bantuan
- Tamat
M
Pejabat Bendahari UiTMJ | 17
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
7.0 BORANG TAMAT PENGAJIAN
7.1 Pelajar perlu mengisi Borang Tamat Pengajian dengan
mengemukakan dua salinan.
7.2 Semasa berurusan untuk mengambil pengesahan, pelajar
dikehendaki mengenakan sahsiah rupa diri yang betul dan
membawa kad matrik.
7.3 Pelajar Perlu mengisi maklumat pelajar yang diperlukan di dalam
borang dan menandatangani di ruang yang disediakan.
7.4 Pelajar perlu mengikut susunan pengesahan yang telah ditetapkan
seperti Pengesahan Koordinator Program, Pengurus Asrama,
Timbalan Ketua Pustakawan, Timbalan Bendahari, Unit Ko- Kurikulum
dan Bahagian Hal Ehwal Akademik.
7.5 Salinan pertama perlu diberikan kepada pihak Bahagian Hal Ehwal
Akademik. Manakala Salinan kedua diberikan kepada Pejabat
Bendahari.
CARTA ALIR PROSES MELENGKAPKAN BORANG TAMAT PENGAJIAN
- Mula
- Pelajar boleh mendapatkan Borang Tamat
Pengajian di kaunter HEA
- Pelajar perlu mendapatkan pengesahan mengikut
susunan di borang tersebut.
- Borang Tamat Pengajian mempunyai dua salinan.
Salinan pertama perlu diserahkan di kaunter HEA
dan salinan kedua ke kaunter Pejabat Bendahari
- Tamat
M
Pejabat Bendahari UiTMJ | 18
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
Pejabat Bendahari UiTMJ | 19
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
UNIT PEROLEHAN
SEBUTHARGA &
PEMBELIAN
TERUS
Pejabat Bendahari UiTMJ | 20
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
8.0 PROSES PEROLEHAN SEBUTHARGA (QUOTATION) Sebut harga hendaklah diperolehi daripada mana-mana vendor (sama
ada ada berdaftar dengan Kementerian Kewangan atau tidak, atau
bertaraf Bumiputera ataupun tidak) yang diketahui sentiasa menawarkan
harga yang berpatutan serta memastikan perolehan tidak tertumpu
kepada vendor tertentu.
Bilangan sebut harga minimum yang perlu diperolehi adalah seperti
berikut:
Bil. Sebut Harga
Bekalan Sehingga RM10,000 1
Perkhidmatan Sehingga RM20,000 1
Bekalan Melebihi RM10,000 sehingga RM50,000 2
Perkhidmatan Melebihi RM20,000 sehingga RM50,000 2
Pelawaan hendaklah dibuat kepada vendor tempatan mengikut negeri pelawaan dibuat. Justifikasi yang kukuh perlu diberi oleh Ketua PTJ jika berlaku pelawaan atau penyertaan daripada penyebutharga bukan tempatan. Pelawaan kepada satu vendor untuk mendapatkan lebih daripada satu sebutharga adalah TIDAK DIBENARKAN.
Pejabat Bendahari UiTMJ | 21
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
9.0 PROSES PENYEDIAAN LO / PESANAN JABATAN 9.1 DEFINISI PESANAN JABATAN (L/O – Local Order)
Pesanan Jabatan adalah satu dokumen yang diperlukan untuk diserahkan kepada pembekal atau syarikat untuk sesuatu proses pembelian. Ia juga adalah proses pertama dalam setiap pembelian.
9.2 PROSES PENYEDIAAN LO / PESANAN JABATAN
PENGINAPAN / TEMPAHAN MAKANAN (Untuk Permohonan melebihi RM5,000 ke atas)
Dokumen yang diperlukan :-
Surat Kelulusan
Sebut Harga (Quotation)daripada Pembekal
*Borang Pembukaan Sebut Harga
*Borang Lampiran A
*Borang Senarai Semak Pembelian Terus melebihi RM1,000
Sekiranya permohonan kurang daripada RM5,000 pengeluaran LO
dikecualikan
Permohonan melebihi RM20,000 perlulah mendapatkan kelulusan
daripada Naib Canselor UiTM
Pejabat Bendahari UiTMJ | 22
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN DOKUMEN UNTUK PENGINAPAN / TEMPAHAN MAKANAN (LO)
- Mula
- Dapatkan Surat Kelulusan
- Dapatkan Sebut Harga /Quotation daripada
Syarikat /Pembekal
- Lengkapkan Borang-borang berikut :-
1. Senarai semak pembelian terus melebihi
RM1000 (*Lampiran B)
2. *Lampiran A
3. *Borang Pembukaan Sebut Harga
4. Surat kelulusan Rektor / Kertas kerja
- Hantar dokumen lengkap ke Pejabat Bendahari
- Pejabat Bendahari akan cetak Pesanan Jabatan
(LO) dalam 3 salinan :
1. Salinan Biru (Asal)
- Serah kepada pembekal
2. Salinan Pink (Pembekal)
- Untuk simpanan pembekal
3. Salinan Hijau (Pemohon)
- Untuk simpanan Pemohon
- Tamat
M
Pejabat Bendahari UiTMJ | 23
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
SENARAI SEMAK DOKUMEN LENGKAP BAGI
PENGELUARAN PESANAN JABATAN (LO)
5 PENGELUARAN LO (LOCAL ORDER / PESANAN JABATAN)
5.1 Sebutharga syarikat /vendor
5.2 Lampiran A (Pengesahan kemunasabahan harga & kelulusan
pembelian terus bekalan/ perkhidmatan berdasarkan hanya 1 sebutharga yang diterima atau bekalan/perkhidmatan yang telah diterima tanpa mengeluarkan pesanan jabatan)
5.3 Jadual pembuka sebutharga bagi pembelian terus (PT)
5.4 SPPB1/2011-1 (Senarai semakan pegawai yang menguruskan pembelian terus barangan/ perkhidmatan melebihi RM1,000.00 di PTJ)
5.5 Surat kelulusan Rektor / Timbalan Rektor HEA / HEP
5.6 Salinan Borang C : HEP C/1 atau ;
Salinan Borang TAPA (Borang A – UiTMJ (HEA/UR/2014/1) ) atau ;
Kertas kerja
Pejabat Bendahari UiTMJ | 24
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
10.0 PROSES BAYARAN LO / PESANAN JABATAN
TEMPAHAN MAKAN / PENGINAPAN 10.1 Aktiviti pelajar (makan / penginapan) yang kurang dari RM5,000
dikecualikan daripada LO / Pesanan Jabatan 10.2 Bayaran dibuat selepas program 10.3 Dokumen yang diperlukan :-
a. LO Asal (Biru) - Perlu pengesahan daripada Syarikat/Pembekal pada
bahagian belakang LO / Pesanan Jabatan
- Perlu tandatangan Perakuan Ketua Pusat Tanggungjawab
pada bahagian hadapan LO
b. Invois Syarikat
- (Perlu disahkan oleh Pen. Pendaftar HEP/HEA) c. *Borang Pengesahan Kerja/Perkhidmatan
- Perlu ditandatangani oleh Penasihat Persatuan (Penyedia),
Pen. Pendaftar HEP/HEA (Penyemak) dan Timbalan Rektor
HEP/HEA (Pengesahan)
10.4 Prosedur bayaran
a. Dapatkan *Borang Pengesahan Kerja daripada Pejabat
Bendahari / muat turun dari laman web
http://johor.uitm.edu.my/v2/muat-turun-bendahari
b. Isikan *Borang Pengesahan kerja yang ditandatangani oleh
Penasihat Persatuan (penyedia), Pen. Pendaftar HEP/HEA
(penyemak) dan Timbalan Rektor HEP/HEA (pengesahan).
c. Dokumen lengkap boleh dihantar ke Pejabat Bendahari
d. Bayaran yang lengkap diterima di Pejabat Bendahari akan
diproses dalam tempoh 7 hari.
Pejabat Bendahari UiTMJ | 25
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
CARTA ALIR PENYEDIAAN DOKUMEN UNTUK PROSES BAYARAN
PENGINAPAN / TEMPAHAN MAKANAN
- Mula
- Dapatkan LO/Pesanan Jabatan Asal (Biru)
beserta tandatangan daripada Pembekal
dan Ketua Pusat Tanggungjawab
- Dapatkan Invois Syarikat / Pembekal dan
dapatkan *Borang Pengesahan Kerja yang
telah disahkan
- Hantar dokumen lengkap ke Pejabat
Bendahari
- Pejabat Bendahari akan membuat bayaran
ke akaun bank pembekal melalui IBG (Inter
Bank Giro)
- Tamat
SUMBER RUJUKAN: 1. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2010
2. Pekeliling Bendahari Bil. 7/2011
3. Pekeliling Bendahari Bil. 4/2012
M
Pejabat Bendahari UiTMJ | 26
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
SENARAI SEMAK DOKUMEN LENGKAP BAGI
BAYARAN MELALUI PESANAN JABATAN (LO)
BAYARAN KEPADA VENDOR/PEMBEKAL (MELALUI LO)
5.7 Salinan asal LO berwarna biru
– ditandatangani oleh syarikat
– disahkan oleh ketua PTJ
5.8 Invois syarikat/ vendor
- disahkan oleh ketua PTJ
5.9 Perakuan Terimaan Barang-barang - LAMPIRAN A atau;
- Pengesahan Kerja/Perkhidmatan - LAMPIRAN B
Pejabat Bendahari UiTMJ | 27
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
11.0 PROSES BAYARAN TANPA PESANAN JABATAN (NON-
LO) 11.1 DEFINISI NON - L/O (L/O – Local Order) Non-LO adalah proses pembelian yang tidak memerlukan Pesanan Jabatan 11.2 PROSES BAYARAN TANPA PESANAN JABATAN (NON-LO)
PENGINAPAN / TEMPAHAN MAKANAN (Untuk
permohonan kurang daripada RM5000 ke bawah)
Dokumen yang diperlukan :-
Sertakan Surat Kelulusan / Kertas kerja
Invois Syarikat / Pembekal
- (Perlu disahkan oleh Pen. Pendaftar HEP/HEA)
*Borang Pengesahan Kerja/Perkhidmatan
- Perlu ditandatangani oleh Penasihat Persatuan (Penyedia),
Pen. Pendaftar HEP/HEA (Penyemak) dan Timbalan Rektor
HEP/HEA (Pengesahan)
Dokumen lengkap perlu di hantar selepas program/aktiviti ke
Pejabat Bendahari
Pejabat Bendahari UiTMJ | 28
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN DOKUMEN BAYARAN UNTUK PENGINAPAN / MAKANAN (NON-LO)
- Mula
- Dapatkan Surat Kelulusan / Kertas kerja
- Dapatkan Invois Syarikat / Pembekal dan
dapatkan *Borang Pengesahan Kerja yang
telah disahkan
- Hantar dokumen lengkap ke Pejabat
Bendahari
- Pejabat Bendahari akan membuat bayaran
ke akaun bank pembekal melalui IBG (Inter
Bank Giro)
- Tamat
M
Pejabat Bendahari UiTMJ | 29
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
SENARAI SEMAK DOKUMEN LENGKAP BAGI
BAYARAN TANPA PESANAN JABATAN (LO)
6.0 BAYARAN KEPADA VENDOR / PEMBEKAL (TANPA LO <RM1,000) - PAKEJ KATERING / PAKEJ PENGINAPAN <RM5,000
6.1 Surat kelulusan Rektor / Timbalan Rektor HEA / HEP
6.2 Salinan Borang C : HEP C/1 atau ;
Salinan Borang TAPA (Borang A – UiTMJ (HEA/UR/2014/1) ) atau ;
Kertas kerja
6.3 Invois syarikat/ vendor
- disahkan oleh Ketua PTJ
6.4 Perakuan Terimaan Barang-barang - LAMPIRAN A atau ;
Pengesahan Kerja/Perkhidmatan - LAMPIRAN B
6.5 Lampiran A (Pengesahan kemunasabahan harga & kelulusan pembelian terus bekalan/ perkhidmatan berdasarkan hanya 1 sebutharga yang diterima atau bekalan/perkhidmatan yang telah diterima tanpa mengeluarkan pesanan jabatan)
* Dikecualikan jika bayaran kepada perkhidmatan katering
< RM5,000.00
Pejabat Bendahari UiTMJ | 30
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
Pejabat Bendahari UiTMJ | 31
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
UNIT HARTA &
PENGURUSAN
STOR
Pejabat Bendahari UiTMJ | 32
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
12.0 PROSEDUR PENGELUARAN BARANG DARI STOR PUSAT
12.1 TAKRIF ITEM STOK Barang-barang yang disimpan di Stor Pusat (Alatulis) untuk kegunaan staf UiTM menjalankan tugas dan tanggungjawabnya. Jenis barang-barang yang disimpan seperti di Senarai Item Stok, Stor Pusat (Alatulis). 12.2 TATACARA PENGELUARAN BARANG DARI STOR PUSAT: 12.2.1 Pemohon perlu mengisi dengan lengkap Borang Permohonan
Pengeluaran Barang Stor ( BORANG KEW.300-A1 ). *Semua aktiviti pelajar/Staf perlu disertakan kertas kerja yang
telah diluluskan oleh Rektor/Timbalan Rektor HEA/HEP. 12.2.2 Borang Permohonan Pengeluaran Barang Stor perlu disemak dan
seterusnya dilulus untuk pengeluaran oleh pegawai di Pejabat Bendahari.
12.2.3 Borang yang telah diluluskan akan diserahkan kepada pegawai
yang bertanggungjawab untuk mengeluarkan barang-barang dari stor Pusat UiTM Cawangan Johor.
12.3 WAKTU PENGELUARAN BARANG DARI STOR PUSAT:
HARI : AHAD HINGGA RABU DARI JAM : 2.30 PETANG HINGGA 5.00 PETANG HARI : KHAMIS DARI JAM : 2.30 PETANG HINGGA 3.30 PETANG
12.3.1 Walaubagaimanapun permohonan pengeluaran barang dari
stor Pusat yang segera/kecemasan masih boleh dipertimbangkan.
PEKELILING BENDAHARI (BIL: 6/2004) PEKELILING PERBENDAHARAAN (BIL. 5 TAHUN 2009)
Pejabat Bendahari UiTMJ | 33
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
12.4 SENARAI ITEM STOK STOR PUSAT
BIL NO. KOD PERIHAL BARANG-BARANG UNIT
1 27102 – 001 BUKU FOOLSCAP - 200 M/S (BIASA) BUKU
2 27102 – 002 BUKU FOOLSCAP - 300 M/S (BIASA) BUKU
3 27102 – 003 BUKU FOOLSCAP - 200 M/S (INDEX) BUKU
4 27102 – 004 BUKU FOOLSCAP - 300 M/S (INDEX) BUKU
5 27102 – 005 FILLING POCKET SET - UNTUK KABINET FAIL BERLACI KOTAK
6 27102 – 006 FILLING POCKET SET - UNTUK MOBILE CABINET KOTAK
7 27102 – 007 FAIL KULIT KERAS 3" - HITAM UNIT
8 27102 – 008 PENEBUK 2 LUBANG UNIT
9 27102 – 009 STAPLER MACHINE NO. 3 (HD-50) UNIT
10 27102 – 010 STAPLER MACHINE NO. 10 (HD-10) UNIT
11 27102 – 011 DAWAI KOKOT (BULLET) NO. 3 KOTAK
12 27102 – 012 DAWAI KOKOT (BULLET) NO. 10 KOTAK
UNIT PENGURUSAN HARTA DAN STOR PEJABAT BENDAHARI UiTM JOHOR 2014
27101 – BAHAN BERCETAK
BIL NO. KOD PERIHAL BARANG-BARANG UNIT
1 27101-001 SAMPUL SURAT 115mm X 241mm (4½ x 9½) - SAKU KEPING
2 27101-002 SAMPUL SURAT 115mm X 241mm (4½ x 9½) - BERTINGKAP KEPING
3 27101-003 SAMPUL SURAT 178mm X 254mm (7 X10) - SAKU KEPING
4 27101-004 SAMPUL SURAT 254mm X 305mm (10 x 12) A4 - SAKU KEPING
5 27101-005 SAMPUL SURAT 305mm X 406mm (12 x 16) BESAR - SAKU KEPING
6 27101-006 FAIL BERCETAK UiTM PUTIH (BIASA) KEPING
7 27101-010 FAIL KULIT KERAS-PVC RING FILE-25MM UNIT
8 27101-011 FAIL KULIT KERAS-PVC RING FILE-40MM UNIT
9 27101-012 *BORANG PB 3/80 (PERUNTUKAN) BUKU
10 27101-013 BORANG KEW - 300 A1( PENGELUARAN BARANG STOR PUSAT) BUKU
27102 – ALAT TULIS
Pejabat Bendahari UiTMJ | 34
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
13 27102 – 013 BINDING TAPE 24MM X 10M GULUNG
14 27102 – 014 BIDING TAPE 48MM X 10M GULUNG
15 27102 – 015 MARKER PEN WHITEBOARD - 500 (HITAM) BATANG
16 27102 – 016 MARKER PEN WHITEBOARD - 500 (BIRU) BATANG
17 27102 – 017 MARKER PEN WHITEBOARD - 500 (MERAH) BATANG
18 27102 – 018 MARKER PEN - 90 (HITAM) BATANG
19 27102 – 019 MARKER PEN - 90 (BIRU) BATANG
20 27102 – 020 MARKER PEN - 90 (MERAH) BATANG
21 27102 – 021 PENSIL 2B KOTAK
22 27102 – 022 PEMADAM WHITE BOARD UNIT
23 27102 – 023 LIQUID PAPER PENS UNIT
24 27102 – 024 KLIP KERTAS BESAR KOTAK
25 27102 – 025 KLIP KERTAS KECIL KOTAK
26 27102 – 026 KLIP BULLDOG UNIT
27 27102 – 027 PAKU TEKAN KOTAK
28 27102 – 028 STAMP PAD TANPA DAKWAT UNIT
29 27102 – 029 DAKWAT STAMP PAD (HITAM) BOTOL
30 27102 – 030 DAKWAT STAMP PAD (BIRU) BOTOL
31 27102 – 031 DAKWAT STAMP PAD (VIOLET) BOTOL
32 27102 – 032 FAIL FASTENER KOTAK
33 27102 – 033 TALI JUTE / PENGIKAT (TWIN SISAL 2 PLY) GULUNG
34 27102 – 034 GAM CECAIR BOTOL
35 27102 – 035 GREEN TAG (TREASURY TAG) KOTAK
Pejabat Bendahari UiTMJ | 35
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
27104 – KERTAS
1 27104 – 001 KERTAS FOTOSTAT A4 RIM
2 27104 – 002 KERTAS FOTOSTAT A3 RIM
3 27104 – 003 KERTAS BERWARNA A4 - (BLUE OCEAN) RIM
4 27104 – 004 KERTAS BERWARNA A4 - (LIGHT BLUE) RIM
5 27104 – 005 KERTAS BERWARNA A4 - (DARK BLUE) RIM
6 27104 – 006 KERTAS BERWARNA A4 - (SOFT YELLOW) RIM
7 27104 – 007 KERTAS BERWARNA A4 - (LIGHT YELLOW) RIM
8 27104 – 008 KERTAS BERWARNA A4 - (DARK YELLOW) RIM
9 27104 – 009 KERTAS BERWARNA A4 - (CREAM) RIM
10 27104 – 010 KERTAS BERWARNA A4 - (CYBER PINK) RIM
11 27104 – 011 KERTAS BERWARNA A4 - (SOFT PINK) RIM
12 27104 – 012 KERTAS BERWARNA A4 - (LIGHT PINK) RIM
13 27104 – 013 KERTAS BERWARNA A4 - (SOFT GREEN) RIM
14 27104 – 014 KERTAS BERWARNA A4 - (MEDIUM GREEN) RIM
15 27104 – 015 KERTAS BERWARNA A4 - (DARK GREEN) RIM
16 27104 – 016 KERTAS BERWARNA A4 - (RED CARMINE) RIM
17 27104 – 017 KERTAS BERWARNA A4 - (RED MAGENTA) RIM
18 27104 – 018 KERTAS BERWARNA A4 - (SOFT PEACH) RIM
19 27104 – 019 KERTAS BERWARNA A4 - (PEACH) RIM
20 27104 – 020 KERTAS BERWARNA A4 - (ORANGE) RIM
21 27104 – 021 KERTAS BERWARNA A4 - (LIGHT PURPLE) RIM
22 27104 – 022 KERTAS BERWARNA A4 - (DARK PURPLE) RIM
25603 – AIR MINERAL
BIL NO. KOD AIR MINERAL UNIT
1 25603 AIR MINERAL UiTM DIHATIKU – 500ml KOTAK
1 KOTAK = 24 BOTOL (RM24.00)
Pejabat Bendahari UiTMJ | 36
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
Rujukan: 1. Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor
CARTA ALIR PROSEDUR STORAN STOR PUSAT UiTM JOHOR PANDUAN MENGISI BORANG PEMESANAN PENGELUARAN BARANG (STOR PUSAT)
- Mula
- Isi di ruang Nama Pemohon (Pemohon terdiri daripada Pelajar atau Staf UiTM)
- Isi di ruang Bahagian/Kajian/Fakulti/Unit/Cawangan
- Dapatkan Pengesahan Tandatangan & Cop Ketua Bahagian/Kajian/Fakulti/Unit/Cawangan
- Isi di ruang Tarikh & No. Telefon untuk dihubungi
- Isi di ruang 1 (Dipenuhi Oleh Pemohon
Perihal Barang
- Isi di ruang 1 (Dipenuhi Oleh Pemohon
Kuantiti Dipesan
- Borang Pemesanan Pengeluaran Barang yang telah lengkap hendaklah dihantar ke Unit Harta & Pengurusan Stor Di Pejabat Bendahari berserta dengan kertas kerja/program yang akan dijalankan untuk dikemaskini baki
- Pemohon boleh mengambil barang yang dipesan di Stor Pusat dalam tempoh 3 hari waktu bekerja dan akan dihubungi sekiranya ada sebarang permasalahan
- Tamat
Borang KEW. 300 - A1
M
Pejabat Bendahari UiTMJ | 37
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
UNIT AMANAH
PELAJAR
Pejabat Bendahari UiTMJ | 38
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
13.0 PROGRAM MENGUBAH DESTINI ANAK BANGSA (MDAB)
13.1 PENGENALAN
13.1.1 Program MDAB ini diilhamkan oleh Y.Bhg. Dato’ Prof. Ir. Dr. Sahol Hamid Abu
Bakar (Naib Canselor UiTM), berasaskan idea cetusan YAB Dato’ Sri Haji
Mohd Najib Bin Tun Haji Abdul Razak, Perdana Menteri Malaysia dimana
UiTM perlu memperuntukan sebanyak 5,000 tempat setiap semester bagi
diisi oleh pelajar-pelajar miskin serta anak yatim yang berkelayakan.
13.1.2 Penubuhan Program Mengubah Destini Anak Bangsa (MDAB) ini adalah
bertujuan untuk memberi peluang pendidikan kepada anak-anak miskin
Melayu dan Bumiputera dibandar dan luar Bandar yang berpendapatan
(gaji kasar) ibubapa kurang dari RM3,000.00 sebulan.
13.2 KADAR ELAUN MDAB
Kadar elaun MDAB merujuk kepada JKP 177 (3/5/12) - D 3749 & JKP 182
(4/12/12) dan ditentukan berdasarkan gred pendapatan keluarga pelajar
seperti dalam jadual berikut :-
ELAUN
GRED PENDAPATAN KELUARGA
0-1 2 3 4
(Pendapatan RM1.00 –
RM499.99)
(Pendapatan RM500.00 – RM999.99)
(Pendapatan RM1,000.00 – RM1,999.99)
(Pendapatan RM2,000.00 – RM2,999.99)
Elaun Harian x bilangan hari
(sepanjang tempoh pengajian)
RM 10.00 x bilangan hari
RM 6.00 x bilangan hari
RM 4.50 x bilangan hari
RM 3.50 x bilangan hari
Wang Saku setiap 2 Minggu (sepanjang tempoh pengajian)
RM 50.00 RM 50.00 RM 50.00 RM 50.00
Elaun Tambang (pergi)
RM 50.00 RM 50.00 RM 50.00 RM 50.00
Elaun Tambang (balik)
RM 50.00 RM 50.00 RM 50.00 RM 50.00
Pejabat Bendahari UiTMJ | 39
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
13.3 CARA PEMBAYARAN ELAUN :-
13.3.1 Elaun MDAB akan dibayar terus ke akaun Bank Islam setiap pelajar secara
berperingkat mengikut jadual pembayaran dan kadar yang telah
ditetapkan oleh Bahagian Kewangan Pelajar, Pejabat Bendahari UiTM Shah
Alam
13.3.2 Bagi pelajar yang belum mempunyai akaun Bank Islam, pihak Pejabat
Bendahari UiTM Shah Alam akan membuka akaun untuk pelajar–pelajar
tersebut secara ‘bulk’ untuk memudahkan pembayaran elaun MDAB.
13.3.3 Pelajar Program MDAB perlu membuat pengesahan di Bank Islam Cawangan
supaya ‘link' kan dengan akaun Bank Islam sedia ada (sekiranya telah buka
akaun Bank Islam sendiri) untuk tujuan pengeluaran elaun.
13.4 PELAJAR TAJAAN JAKOA :-
13.4.1 Bagi pelajar yang berketurunan orang asli, mereka boleh membuat
permohonan untuk mendapatkan tajaan daripada Jabatan Kemajuan
Orang Asli (JAKOA) sepanjang tempoh pengajian. Untuk maklumat lanjut sila
layari laman web JAKOA spt berikut: www. jakoa.gov.my
13.4.2 Pelajar yang mendapat tajaan JAKOA tidak layak dibayar elaun oleh UiTM
kerana pengajian mereka ditaja sepenuhnya oleh JAKOA.
13.5 PELAJAR YANG MENARIK DIRI DARI PROGRAM MDAB
13.5.1 Pelajar yang menarik diri daripada program MDAB atas sebab-sebab
tertentu perlu memaklumkan kepada Pejabat Hal Ehwal Akademik /
Koordinator Program MDAB UiTM Cawangan Johor.
Pejabat Bendahari UiTMJ | 40
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
CARTA ALIR :
PROSES PEMBAYARAN ELAUN PELAJAR PROGRAM MDAB
M
- Buat pengesahan di Bank Islam Cawangan supaya 'link' kan dengan akaun Bank Islam sedia ada (sekiranya telah buka akaun bank Islam sendiri) untuk tujuan pengeluaran elaun.
- Tamat
- Pendaftaran Pelajar Program MDAB
- Elaun MDAB Dibayar Terus Ke Akaun Pelajar Mengikut Kadar & Jadual Yang Telah Ditetapkan
- Pembukaan Akaun Bank Islam secara ‘bulk’ untuk pelajar program MDAB oleh Bah. Akaun Amanah UiTM Shah Alam
- Mula
- Pembukaan akaun bank pelajar
Pejabat Bendahari UiTMJ | 41
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
14.0 BAYARAN HONORARIUM “Bayaran Saguhati kepada pegawai kerajaan yang memberi syarahan/ceramah secara sambilan atau menjadi fasilitator sambilan dalam kursus/bengkel/majlis rasmi yang dianjurkan oleh Kementerian/Jabatan”
14.1 Penceramah Luar (Kakitangan Swasta)
Bayaran dibuat selepas program
Terus masuk ke akaun penceramah
Dokumen yang diperlukan:-
Pengesahan kerja
Surat jemputan kepada penceramah yang ditandatangani oleh Timbalan
Rektor HEA / HEP
Biodata penceramah
*Borang Honorarium
Surat kelulusan program
Borang C HEP / Borang TAPA HEA / Kertas Kerja
Prosedur bayaran
1. Sebelum program
i. Dapatkan *Borang Honorarium daripada Pejabat Bendahari / muat
turun dari laman web http://johor.uitm.edu.my/v2/muat-turun-
bendahari
ii. Borang diisi oleh pemohon / penceramah
2. Selepas program
i. Isikan *Borang Pengesahan kerja yang ditandatangani oleh Penasihat
Persatuan (penyedia), Pen. Pendaftar HEP/HEA (penyemak) dan
Timbalan Rektor HEP/HEA (pengesahan).
ii. Dokumen lengkap boleh dihantar ke Pejabat Bendahari ( *Borang
Pengesahan Kerja, Borang Butir Peribadi Penerima Honorarium, Surat
Jemputan Sebagai Penceramah, Biodata Penceramah dan surat
kelulusan program beserta implikasi kewangan).
iii. Bayaran yang lengkap diterima di Pejabat Bendahari akan diproses
dalam tempoh 7 hari.
Pejabat Bendahari UiTMJ | 42
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
14.2 Penceramah Staf UiTM / Kakitangan Kerajaan
Bayaran dibuat selepas program
Bayaran terus ke akaun penceramah melalui IBG
Dokumen yang diperlukan :-
Pengesahan kerja
Surat jemputan kepada penceramah yang ditandatangani oleh Timbalan
Rektor HEA / HEP
*Borang Honorarium (Sila Rujuk Lampiran 1.3)
Surat kelulusan program
Borang C HEP / Borang TAPA HEA / Kertas Kerja
Prosedur bayaran
1. Sebelum program
i. Dapatkan *Borang Honorarium daripada Pejabat Bendahari / muat
turun dari laman web http://johor.uitm.edu.my/v2/muat-turun-
bendahari
ii. Borang diisi oleh pemohon / penceramah
2. Selepas program
i. Isikan *Borang Pengesahan kerja yang ditandatangani oleh
Penasihat Persatuan (penyedia), Pen. Pendaftar HEP/HEA
(penyemak) dan Timbalan Rektor HEP/HEA (pengesahan).
ii. Dokumen lengkap boleh dihantar ke Pejabat Bendahari
(dokumentasi – *Borang Pengesahan Kerja, Borang Butir Peribadi
Penerima Honorarium, Surat Jemputan Sebagai Penceramah dan
surat kelulusan program beserta implikasi kewangan).
iii. Dokumen yang lengkap diterima di Pejabat Bendahari akan
diproses dalam tempoh 7 hari.
RUJUKAN :
Senarai semak dokumen lengkap untuk tujuan bayaran
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 19 Tahun 2002
Pejabat Bendahari UiTMJ | 43
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
14.3 KADAR-KADAR DAN SYARAT-SYARAT BAYARAN SAGUHATI
KEPADA PENSYARAH/PENCERAMAH DAN FASILITATOR
SAMBILAN
a) Penceramah Luar (Kakitangan Swasta)
# Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 19 Tahun 2002
b) Penceramah Staf UiTM / Kakitangan Kerajaan
# Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005
Pejabat Bendahari UiTMJ | 44
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
CARTA ALIR PROSES PEMBAYARAN HONORARIUM PENCERAMAH
- Mula
- Dapatkan *Borang Honorarium dan *Borang Pengesahan Kerja/Perkhidmatan dari Pejabat Bendahari
- Lengkapkan *Borang Honorarium dan *Borang Pengesahan kerja dan disahkan oleh TRHEA / TRHEP
- Hantar dokumen ke Pejabat Bendahari
- Dokumen lengkap akan diproses dalam tempoh 7 hari
- Tamat
M
Pejabat Bendahari UiTMJ | 45
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
SENARAI SEMAK DOKUMEN LENGKAP BAGI
BAYARAN HONORARIUM
4.0 BAYARAN HONORARIUM
4.1 Pengesahan kerja/perkhidmatan
4.2 Butir-butir Peribadi Penerima Honorarium
- diisi lengkap oleh penceramah/ fasilitator
- disahkan ketua PTJ
4.3 Surat jemputan penceramah / surat lantikan fasilitator
4.4 Profail penceramah
4.5 Surat kelulusan Rektor / Timbalan Rektor HEA / HEP
4.6 Salinan Borang C : HEP C/1 atau ;
Salinan Borang TAPA (Borang A – UiTMJ (HEA/UR/2014/1) ) atau ;
Kertas kerja
Pejabat Bendahari UiTMJ | 46
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
15.0 TABUNG KEBAJIKAN PELAJAR 15.1 Tafsiran
15.1.1 Ditubuhkan bagi membantu pelajar yang memerlukan bantuan
kewangan/pinjaman sepanjang tempoh pembelajaran di
Universiti Teknologi MARA.
15.1.2 Skop Tabung Kebajikan Pelajar adalah untuk memberi bantuan
kepada pelajar yang menghadapi kesusahan dan kesulitan
kewangan; memberi bantuan kepada pelajar yang mengalami
kecurian barang/kehilangan barang/samun/rompakan; memberi
bantuan kepada pelajar yang ditimpa bencana alam seperti
ribut, banjir, dipanah petir, tanah/bangunan runtuh, pokok
tumbang dan kebakaran; bantuan bayaran tambang perjalan
kematian ibu bapa.
15.2 Pinjaman
15.2.1 Pinjaman untuk bayaran yuran pengajian di awal semester dan
untuk kes-kes tertentu sahaja; kadar bantuan/pinjaman yang
ditetapkan adalah mengikut syarat dan kelulusan Jawatankuasa
Kewangan dan Pembangunan (JKP).
Skim Pinjaman Tabung Kebajikan Pelajar
Dapatkan Borang Permohonan Pinjaman / Bantuan Tabung
Kebajikan Pelajar daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP)
Isikan butiran yang diminta
Sertakan dokumen-dokumen yang dapat menyokong
permohonan
Hantar ke Pejabat HEP untuk kelulusan
Prosedur bayaran
i. Dokumen diterima di Pejabat Bendahari selepas mendapat
kelulusan Jawatankuasa Tabung Kebajikan UiTM
Cawangan Johor.
ii. Dokumen yang lengkap diterima di Pejabat Bendahari
akan diproses dalam tempoh 7 hari.
Pejabat Bendahari UiTMJ | 47
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
15.3 Bantuan
15.3.1 Tidak perlu membayar balik; menepati syarat-syarat yang
ditetapkan.
Skim Bantuan Tabung Kebajikan Pelajar
Dapatkan Borang Permohonan Pinjaman / Bantuan Tabung
Kebajikan Pelajar daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP)
Isikan butiran yang diminta
Sertakan dokumen-dokumen yang dapat menyokong
permohonan
Hantar ke Pejabat HEP untuk kelulusan
Prosedur bayaran
1. Dokumen diterima di Pejabat Bendahari selepas mendapat
kelulusan Jawatankuasa Tabung Kebajikan UiTM
Cawangan Johor.
2. Dokumen yang lengkap diterima di Pejabat Bendahari
akan diproses dalam tempoh 7 hari.
Kelulusan pinjaman / bantuan adalah bergantung kepada
kelulusan oleh Jawatankuasa Tabung Kebajikan UiTM
Cawangan Johor
Pejabat Bendahari UiTMJ | 48
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
CARTA ALIR PROSES PEMBAYARAN TABUNG KEBAJIKAN PELAJAR
Mula
Dapatkan Borang Permohonan Pinjaman/Bantuan
daripada Pejabat HEP
Lengkapkan borang permohonan
Hantar dokumen beserta dokumen sokongan
ke Pejabat HEP
Kelulusan oleh Jawatankuasa Tabung
Kebajikan UiTM cawangan Johor
Pihak Pejabat HEP akan majukan dokumen ke
Pejabat Bendahari untuk proses bayaran
Bayaran akan diproses dalam tempoh 7 hari
dokumen lengkap diterima
Tamat
Lulus
Tidak
Pejabat Bendahari UiTMJ | 49
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
16.0 TABUNG KECEMASAN PELAJAR 16.1 Tafsiran 16.1.1 Ditubuhkan bagi membantu pelajar yang mengalami kemalangan,
kecederaan atau memberi bantuan kewangan kepada waris pelajar jika berlaku kematian sepanjang tempoh pengajian di UiTM.
Skim Tabung Kecemasan Pelajar
Dapatkan Borang Permohonan Tabung Kecemasan Pelajar
daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP)
Isikan butiran yang diminta
Pelajar perlu sertakan dokumen-dokumen sokongan dan hantar
ke Unit Kesihatan untuk pengesahan dan kelulusan Pegawai
Perubatan UiTM.
Hantar ke Pejabat HEP untuk tindakan seterusnya.
Prosedur bayaran
1. Dokumen diterima di Pejabat Bendahari selepas mendapat
kelulusan Jawatankuasa Tabung Kecemasan UiTM Cawangan
Johor.
2. Dokumen yang lengkap diterima di Pejabat Bendahari akan
diproses dalam tempoh 7 hari.
Pejabat Bendahari UiTMJ | 50
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
CARTA ALIR PROSES PEMBAYARAN TABUNG KECEMASAN PELAJAR
Mula
Dapatkan Borang Permohonan Kecemasan
daripada Pejabat HEP
Lengkapkan borang permohonan
Hantar dokumen beserta dokumen sokongan
ke Unit Kesihatan untuk pengesahan dan
kelulusan Pegawai Perubatan UiTM
Hantar ke Pejabat HEP untuk tindakan
seterusnya
Kelulusan Jawatankuasa Tabung Kecemasan
UiTM Cawangan Johor
Pihak Pejabat HEP akan majukan dokumen ke
Pejabat Bendahari untuk proses bayaran
Bayaran akan diproses dalam tempoh 7 hari
dokumen lengkap diterima
Tamat
M
Tidak
Lulus
Pejabat Bendahari UiTMJ | 51
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
17.0 BIL RAWATAN PELAJAR Bil rawatan pelajar yang menjalani rawatan kesihatan di hospital-hospital kerajaan seluruh Malaysia akan dibiaya oleh UiTM tempoh pengajian pelajar.
Pelajar yang mendapatkan rawatan di hospital seluruh Malaysia
boleh mendapatkan Guarantee Letter (GL) daripada Unit
Kesihatan, UiTM Cawangan Johor untuk dibawa semasa
mendapatkan rawatan
Pelajar perlu menghantar bil rawatan ke Unit Kesihatan untuk
proses Pengesahan Kerja.
Prosedur bayaran
Setelah Pengesahan Kerja diterima oleh Pejabat Bendahari,
bayaran akan dibayar dalam tempoh 7 hari penerimaan
dokumen lengkap
CARTA ALIR PROSES PEMBAYARAN BIL RAWATAN PELAJAR
Mula
Bil rawatan pelajar dihantar ke Unit Kesihatan untuk proses pengesahan kerja
Penghantaran dokumen ke Pejabat
Bendahari
Bayaran akan diproses dalam tempoh 7
hari dokumen lengkap diterima
Tamat
M
Pejabat Bendahari UiTMJ | 52
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
18.0 PENDAHULUAN PELBAGAI
18.1 TAFSIRAN
18.1.1 Pendahuluan Pelbagai : sejumlah wang yang dibayar
kepada pemohon sebelum sesuatu aktiviti dimulakan untuk
membeli barang / perkhidmatan yang diperlukan.
18.2 SYARAT- SYARAT AM
18.2.1. Perbelanjaan bagi aktiviti berkenaan telah diluluskan
oleh Ketua Pusat Tanggungjawab / Jawatankuasa yang
berkenaan.
18.2.2. Pemohon adalah staf UiTM yang berjawatan tetap / staf
kontrak yang mempunyai baki tempoh kontrak tidak
kurang daripada 6 bulan.
18.2.3. Permohonan Pendahuluan Pelbagai hendaklah
dikemukakan ke Pejabat Bendahari selewat-lewatnya
14 hari sebelum tarikh aktiviti bermula atau berakhir.
18.2.4. Wang pendahuluan pelbagai adalah untuk digunakan
bagi pembelian barang/perkhidmatan yang belum dibeli
dan bukan untuk membayar balik perbelanjaan yang
telah didahulukan oleh seseorang staf.
18.2.5. Pendahuluan pelbagai yang baharu tidak akan diberi
sekiranya masih terdapat pendahuluan terdahulu yang
belum diselaraskan kecuali dengan kelulusan khas Rektor
Kampus Cawangan.
Pejabat Bendahari UiTMJ | 53
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
18.3 PERBELANJAAN YANG TIDAK DIBENARKAN
18.3.1 Pendahuluan pelbagai tidak boleh digunakan untuk
tujuan berikut :-
i. Pembelian/perolehan barang atau perkhidmatan yang boleh dan praktikal diuruskan dengan menggunakan pesanan jabatan
ii. Pembelian inventori atau harta
iii. Pembayaran emolumen/gaji/upahan secara berjadual
kepada staf yang dilantik samada tetap/kontrak/harian /sementara
iv. Pembayaran elaun kepada staf (cth: elaun pensyarah sambilan, elaun lebih masa , elaun keraian dan lain-lain)
v. Pembayaran elaun latihan amali, elaun skim khidmat pelajar dan seumpamanya kepada pelajar
vi.
Pembelian minuman keras,rokok dan lain-lain perbelanjaan yang tidak dibenarkan di dalam perbelanjaan Kerajaan , walau dengan apa cara sekalipun.
18.4 KADAR BAYARAN
18.4.1 Jumlah maksimum pemberian pendahuluan pelbagai atas
nama seseorang staf ialah RM5,000.00 sahaja.
18.4.2 Pendahuluan Pelbagai yang melebihi RM5,000.00 adalah
tertakluk kepada pertimbangan dan kelulusan khas dari
Rektor UiTM Kampus Cawangan.
18.5 RUJUKAN :
PEKELILING BENDAHARI Bilangan 7 Tahun 2013.
Pejabat Bendahari UiTMJ | 54
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN DOKUMEN PERMOHONAN PENDAHULUAN PELBAGAI
- Mula
- Dapatkan surat kelulusan dari HEA / HEP / Rektor berserta salinan borang C HEP / Salinan borang TAPA / kertas kerja
- Cetak Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai dari Laman web Bendahari dan isi dengan lengkap.
- Dapatkan tandatangan Pengesahan pada Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai daripada *Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ).
- Kemukakan dokumen berikut kepada Pejabat Bendahari selewat-lewatnya 14 hari sebelum tarikh aktiviti bermula atau berakhir:- i. Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai ii. Salinan surat kelulusan / arahan
mengendalikan projek iii. Salinan Borang C HEP / Borang TAPA /
kertas kerja
- Tamat
*Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) iaitu :-
(a). Timbalan Rektor HEA / Penolong Pendaftar HEA ( jika program
tersebut dibawah selian HEA)
(b). Timbalan Rektor HEP / Penolong Pendaftar HEP ( jika program
tersebut dibawah selian HEP)
M
Pejabat Bendahari UiTMJ | 55
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
SENARAI SEMAK DOKUMEN LENGKAP BAGI
PENDAHULUAN
BIL PERKARA /DOKUMEN
1 PENDAHULUAN
1.1 Borang Permohonan Pendahuluan (PK.PBUiTM.PPK.(0).09/02)
– disediakan oleh penyelaras
– disahkan oleh Ketua PTJ
1.2
Surat kelulusan Rektor / Timbalan Rektor HEA / HEP
1.3 Salinan Borang C : HEP C/1 atau ;
Salinan Borang TAPA (Borang A – UiTMJ (HEA/UR/2014/1) ) atau :
Kertas kerja
Pejabat Bendahari UiTMJ | 56
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
19.0 PELARASAN PENDAHULUAN PELBAGAI
19.1 TAFSIRAN
19.1.1 Pelarasan Pendahuluan Pelbagai : cara mengesahkan
pendahuluan yang diambil sebagai perbelanjaan, pemulangkan
baki perbelanjaan, tuntutan ke atas perbelanjaan melebihi jumlah
pendahuluan atau mana-mana kombinasi munasabah dari
tindakan di atas.
19.2 SYARAT- SYARAT AM
19.2.1 Jika aktiviti dibatalkan selepas pendahuluan diambil, wang
pendahuluan tersebut hendaklah diserahkan sepenuhnya ke
kaunter Pejabat Bendahari dalam tempoh 7 hari dari tarikh
pembatalan aktiviti.
19.2.2 Tindakan potongan gaji akan dibuat sekiranya :-
i. Pelarasan Pendahuluan Pelbagai tidak diterima oleh
Pejabat Bendahari dalam tempoh yang ditetapkan (melebihi
tempoh 2 bulan dari tarikh pendahuluan diambil).
ii. Terdapat resit-resit perbelanjaan yang tidak boleh diambil
kira untuk menyelaraskan pendahuluan yang telah diambil.
iii. Baki pendahuluan tidak dikembalikan
19.3 PELARASAN PENDAHULUAN
19.3.1 Pendahuluan Pelbagai hendaklah diselaraskan dalam tempoh 2
bulan dari tarikh bayaran pendahuluan dengan
mengemukakan resit-resit/bukti bayaran yang telah disahkan
oleh Ketua Pusat Tanggungjawab.
19.3.2 Baki wang pendahuluan (jika ada) perlu diserahkan segera ke
Pejabat Bendahari
19.4 RUJUKAN :
PEKELILING BENDAHARI Bilangan 7 Tahun 2013.
Pejabat Bendahari UiTMJ | 57
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN DOKUMEN PELARASAN PENDAHULUAN PELBAGAI
- Mula
- Cetak Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai dari laman Web Pejabat Bendahari dan isi dengan lengkap.
- Susun resit ASAL perbelanjaan mengikut nombor turutan dalam senarai.
- Dapatkan tandatangan pengesahan *Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ).
- Serahkan Baki Wang Pendahuluan (jika ada) di kaunter Pejabat Bendahari
- Dapatkan resit serahan baki wang pendahuluan & kepilkan salinan resit bayaran bersama dengan dokumen pelarasan yang lain.
- Kemukakan Dokumen Pelarasan Pendahuluan kepada Pejabat Bendahari :- i. Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai ii. Resit-resit asal perbelanjaan yang telah
disahkan oleh *Ketua Pusat Tanggungjawab iii. Salinan resit pemulangan baki pendahuluan
(jika ada) iv. Salinan surat kelulusan /arahan
mengendalikan projek
- *Borang Pengesahan Penerimaan Wang Oleh Pelajar (jika berkaitan) yang telah disahkan oleh *Ketua PTJ
- Tamat
M
Pejabat Bendahari UiTMJ | 58
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
SENARAI SEMAK DOKUMEN LENGKAP BAGI
PELARASAN PENDAHULUAN
BIL PERKARA /DOKUMEN
2 PELARASAN PENDAHULUAN
2.1 Borang pelarasan Pendahuluan (PK.PBUiTM.(0).23/03 )
– disediakan oleh penyelaras – disahkan oleh Ketua PTJ
2.2 Resit-resit berkaitan
- disahkan oleh Ketua PTJ 2.3 Borang Pengesahan Penerimaan Wang Oleh Pelajar
ditandatangani oleh pelajar
– disediakan oleh penyelaras
– disahkan oleh Ketua PTJ
Pejabat Bendahari UiTMJ | 59
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
20.0 TUNTUTAN BAYARAN KERANA MENGGUNAKAN WANG SENDIRI
20.1 Tuntutan Perbelanjaan Pelbagai Yang Telah Didahulukan Oleh Staf
UiTM :
Sejumlah wang peribadi yang telah dibayar oleh staf UiTM kepada
pembekal untuk membeli barang / perkhidmatan yang diperlukan bagi
sesuatu aktiviti yang telah diluluskan dan lain-lain urusan rasmi yang
telah diluluskan, tidak termasuk perbelanjaan berkaitan tuntutan
perjalanan
20.2 SYARAT- SYARAT AM
20.2.1 Kebenaran mendahulukan wang peribadi untuk membuat sesuatu
perbelanjaan bagi aktiviti UiTM adalah diberikan atas dasar-dasar
berikut :-
i. Pembelian segera ; atau
ii. Pembelian yang boleh menjimatkan perbelanjaan UiTM ; atau
iii. Pembelian yang perlu dibuat diluar kampus ; atau
iv. Tidak mendapat wang pendahuluan pelbagai
v. Pembelian barang / perkhidmatan yang tidak boleh & tidak
praktikal diuruskan dengan menggunakan Pesanan Tempatan
(LO)
20.2.2 UiTM berhak untuk tidak membayar balik tuntutan perbelanjaan
pelbagai yang telah dilakukan jika nilai tuntutan perbelanjaan
adalah tidak munasabah / jika pembayaran telah dibuat tanpa
mengikut peraturan seperti yang dinyatakan dalam Pekeliling
Bendahari Bilangan 7 Tahun 2013. Staf sendiri patut menanggung
sepenuhnya sebarang risiko kerugian di atas tindakannya.
Pejabat Bendahari UiTMJ | 60
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
20.3 PERBELANJAAN YANG BOLEH DIDAHULUKAN BAYARAN
OLEH STAF UiTM ADALAH :-
20.3.1 Bekalan / perkhidmatan di mana kadar harga telah ditetapkan oleh UiTM seperti kadar keraian bagi perkhidmatan makanan bermasak di mana setiap satu resit pembeliannya bernilai sehingga RM 1,000.00
20.3.2 Bekalan / perkhidmatan di mana kadar harga telah ditetapkan secara umum (published rate) oleh vendor seperti surat khabar tempatan, yuran penyertaan seminar / kursus / yuran badan akreditasi/professional dan seumpamanya. Memadai dengan mendapatkan senarai kadar harga daripada vendor yang di mana setiap satu resit pembeliannya bernilai sehingga RM 5,000.00
20.3.3 Perolehan bahan di mana setiap satu resit pembeliannya bernilai sehingga RM1,000.00 dan keperluan bagi setiap
PTJ adalah secara kecil-kecilan seperti alat tulis, ubat khusus, bahan penyelidikan
20.3.4 Perolehan barangan mesin / peralatan (kecuali perabot) yang tidak kerap dan tidak banyak, di mana setiap satu unit kurang dari RM 500.00 seperti penebuk lubang heavy duty, stapler heavy duty. Kelulusan Jawatankuasa Teknikal yang berkaitan perlu diperolehi sebelum bayaran hendak dibuat oleh pemohon
20.3.5 Perolehan perkhidmatan kecuali yang dinyatakan di perenggan 20.3.2, yang setiap resit perkhidmatannya bernilai sehingga RM 1,000.00. (Contoh : perkhidmatan makanan bermasak, pembaikan kerosakan peralatan / mesin pejabat / makmal (termasuk alat ganti) dan sebagainya.
Pejabat Bendahari UiTMJ | 61
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
20.4 PERBELANJAAN YANG TIDAK BOLEH DIDAHULUKAN
BAYARAN OLEH STAF UiTM ADALAH:-
20.4.1 Pembelian inventori atau harta
20.4.2 Pembayaran emolument / gaji / upahan secara berjadual kepada staf yang dilantik sama ada tetap / kontrak / harian / sementara
20.4.3 Pembayaran elaun kepada staf (contoh: Elaun syarahan sambilan, elaun lebih masa, elaun ‘on call’)
20.4.4 Pembayaran elaun latihan amali, elaun skim khidmat pelajar & seumpamanya kepada pelajar
20.4.5 Pembelian minuman keras, rokok dan lain-lain perbelanjaan yang tidak dibenarkan di dalam perbelanjaan Kerajaan, walau dengan apa cara sekalipun.
20.4.6 Pembelian barangan / bahan / perkhidmatan yang boleh diperolehi daripada sumber-sumber di bawah :-
i- Panel Vendor yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan
(contoh : perabot kayu, kerusi berfabrik & sebagainya)
ii- Vendor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan (contoh : perkhidmatan percetakan, pembelian buku dari luar negara)
iii- Kontrak Pusat Perbendaharaan
(contoh : sampul surat)
iv- Kontrak Pusat UiTM
v- Stor UiTM
20.5 RUJUKAN :
PEKELILING BENDAHARI Bilangan 7 Tahun 2013.
Pejabat Bendahari UiTMJ | 62
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN DOKUMEN TUNTUTAN BAYARAN KERANA MENGGUNAKAN WANG SENDIRI
- Mula
- Dapatkan surat kelulusan dari HEA / HEP / Rektor berserta salinan borang C HEP / Salinan borang TAPA / kertas kerja
- Cetak Borang Tuntutan Bayaran Kerana Menggunakan Wang Sendiri dari Laman web Bendahari & isi dengan lengkap.
- Dapatkan tandatangan pengesahan *Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) pada Borang Tuntutan Menggunakan Wang Sendiri & resit-resit asal perbelanjaan
- Kemukakan dokumen tuntutan kepada Pejabat Bendahari :- i. Borang Tuntutan Menggunakan Wang
Sendiri ii. Resit-resit asal perbelanjaan yang telah
disahkan oleh Ketua PTJ/ Pegawai Penyelaras
iii. Salinan surat kelulusan/ arahan mengendalikan projek
iv. Salinan Borang C HEP/ Borang TAPA / kertas kerja
- Tamat *Borang Tuntutan Bayaran Kerana Menggunakan Wang Sendiri
M
Pejabat Bendahari UiTMJ | 63
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
SENARAI SEMAK DOKUMEN LENGKAP BAGI
TUNTUTAN MENGGUNAKAN WANG SENDIRI
3 TUNTUTAN BAYARAN MENGGUNAKAN WANG SENDIRI
3.1 Borang Tuntutan Bayaran Menggunakan Wang Sendiri
- disediakan oleh penyelaras
- disahkan oleh Ketua PTJ
3.2 Resit-resit berkaitan
- disahkan oleh Ketua PTJ
3.3 Borang Pengesahan Penerimaan Wang Oleh Pelajar
- ditandatangani oleh pelajar
- disediakan oleh penyelaras
- disahkan oleh Ketua PTJ
3.4 Surat kelulusan Rektor / Timbalan Rektor HEA / HEP
3.5 Salinan Borang C : HEP C/1 atau ;
Salinan Borang TAPA (Borang A – UiTMJ (HEA/UR/2014/1) ) atau ;
Kertas kerja
Pejabat Bendahari UiTMJ | 64
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
Pejabat Bendahari UiTMJ | 65
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
CONTOH–CONTOH
BORANG
Pejabat Bendahari UiTMJ | 66
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
*Borang PB 3/80
Pejabat Bendahari UiTMJ | 67
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
*Lampiran 2A
Pejabat Bendahari UiTMJ | 68
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
*Lampiran 2B (1)
*Lampiran 2B (2)
Pejabat Bendahari UiTMJ | 69
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
*Jadual Pembuka Sebutharga bagi Pembelian Terus (PT)
Pejabat Bendahari UiTMJ | 70
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
Senarai Semakan (*Lampiran B) ~ Pembelian Melebihi RM1,000
Pejabat Bendahari UiTMJ | 71
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
*Lampiran A
*Jadual Analisa Harga
Pejabat Bendahari UiTMJ | 72
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
*Borang Pengesahan Kerja
Pejabat Bendahari UiTMJ | 73
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
*Borang Honorarium
Pejabat Bendahari UiTMJ | 74
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
*Borang Pengesahan Penerimaan Cek / Wang Tunai
Pejabat Bendahari UiTMJ | 75
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
*Tuntutan Wang Kerana Menggunakan Wang Sendiri
(1/2)
Pejabat Bendahari UiTMJ | 76
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
(2/2)
Pejabat Bendahari UiTMJ | 77
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
*Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai
(1/3)
Pejabat Bendahari UiTMJ | 78
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
(2/3)
Pejabat Bendahari UiTMJ | 79
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
(3/3)
Pejabat Bendahari UiTMJ | 80
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
*Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai
(1/3)
Pejabat Bendahari UiTMJ | 81
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
(2/3)
Pejabat Bendahari UiTMJ | 82
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
(3/3)
Pejabat Bendahari UiTMJ | 83
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
Pejabat Bendahari UiTMJ | 84
[ K-BeST ]
*Sila rujuk Contoh Borang dari M/Surat 65
AUTOGRAF
Junita Ruwiyah Ummi Aida
Mala Rose Intan Nazrul
Ct Adam Deli
Hassan Fijan