Kansallisarkiston strategia 2020

1

Kansallisarkiston strategia 2020

Visio ja tahtotila

Kansallisarkisto on asiantuntija- ja palve-luorganisaatio sekä humanistisen ja yhteis-kuntatieteellisen tutkimuksen keskeinen infrastruktuuri. Se edistää asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöä asiakaslähtöisesti, toimii arkistotoiminnan johtavana asian-tuntijana, tukee tieteellisen tutkimuksen uudistuvia toimintatapoja ja edistää tiedon avointa saatavuutta.

Arvot

Kansallisarkiston arvot pohjautuvat kansain-välisesti hyväksyttyihin yleisinhimillisiin ar-voihin sekä arkistoalan ja tutkimusyhteisön ammattieettisiin periaatteisiin. Kansallisar-kiston toimintaa ohjaavat keskeiset arvot ovat: 1. Avoimuus ja luottamuksellisuus 2. Tasapuolisuus3. Riippumattomuus

Strategiset painopisteet ja tavoitteet

Kansallisarkisto:1. Toteuttaa asiakaslähtöisyyttä kaikessa

toiminnassaan. 2. Varmistaa pysyvästi säilytettäväksi

määräämiensä analogisten aineistojen kustannustehokkaan ja logistisesti tarkoituksenmukaisen säilytyksen ja pa-rantaa niiden käytettävyyttä edistämällä aineistojen digitointia osana siirtopro-sessia.

3. Edistää julkisen hallinnon sähköistä arkistointia ja osallistuu aktiivisesti py-syvää säilyttämistä koskevien ratkaisujen kehittämiseen.

4. Tarjoaa asiakirjatiedon uudelleenkäyttöä edistäviä palveluita pysyvästi säilytet-täviin digitaalisiin aineistoihin ja rekiste-ritietoon.

5. Tunnistaa tutkimusprosessin muutokset ja ottaa huomioon niiden asettamat vaa-

2

timukset palveluilleen ja toiminnalleen tutkimuksen infrastruktuurina.

6. Edistää digitaalisen asiakirjatiedon mo-dernia uudelleenkäyttöä osallistumalla kansallisiin ja kansainvälisiin tutkimus-hankkeisiin ja jalkauttamalla niiden tulokset sähköisiin palveluihinsa.

7. Varmistaa viranomaisaineistojen säilyttämisen ohella mahdollisimman oikeellisen historiakuvan luomiseksi tarvittavien luotettavien, tasapuolisten ja riittävien asiakirjatietojen saamisen yksityisen sektorin ja kansalaisyhteis-kunnan eri toimijoilta ja yksityisiltä kansalaisilta.

8. Kehittää ajasta ja paikasta riippumatto-mia sähköisiä asiakaspalveluita tärkeim-pänä palvelukanavanaan.

9. Kehittää yhdenmukaisia, valtakunnalli-sia toimintatapoja alueellisia sidosryh-miä ja palvelutarpeita unohtamatta.

10. Huolehtii palveluidensa taloudellisuu-desta ja kustannusvastaavuudesta kestä-vän kehityksen periaatteet huomioiden.

11. Edistää työntekijöidensä monipuolista ja ajantasaista asiantuntijuutta sekä henkilökunnan työhyvinvointia.

Strategian toteuttamisen keinot

1. Voimavarojen kohdentaminen stra-tegian painopisteiden ja tavoitteiden mukaisesti.

2. Selkeä, asiantunteva ja ajantasainen normi- ja informaatio-ohjaus.

3. Selkeät kriteerit ja prosessit analogisten ja sähköisten aineistojen seulonnalle

sekä digitoidun analogisen aineiston hä-vittämiselle tai säilyttämiselle siten, ettei uutta arkistotilaa ole enää tarpeen rakentaa.

4. Analogisten aineistojen laitostasolla toteutettu sijoitus- ja palvelulogistiikka.

5. Nykyteknologian ennakkoluuloton hyödyntäminen palvelutuotannossa.

6. Yksityisten asiakirjatietojen proaktiivi-nen hankintapolitiikka ja tiivis yhteistyö muiden yksityisarkistotoimijoiden kanssa.

7. Aktiivinen, innovatiivinen ja monipuo-linen yhteistyö strategisten kumppanien kanssa.

8. Joukkoistamisen ennakkoluuloton hyö-dyntäminen digitaalisten asiakirjatieto-jen käytettävyyden ja uudelleenkäytön edistämisessä.

9. Kokonaisarkkitehtuurimallin hyödyn-täminen toiminnan suunnittelussa, kehittämisessä ja johtamisessa.

10. Hyödyntää tehokkaasti sähköisiä kanavia ja sosiaalista mediaa sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässään.

11. Ajantasaista osaamista ja aktiivista tehtäväkiertoa korostava henkilöstö-suunnittelu ja pitkäjänteinen rekrytoin-tipolitiikka.

Toimintaympäristö

Suomi on tietoon ja sen hyödyntämiseen perustuva yhteiskunta. Tietojärjestelmät ja niiden sisältämä tieto on keskeinen osa julkisen hallinnon toimintaa. Kyky hyödyn-tää tietoa on keskeinen kilpailukykytekijä,

3

jonka taloudellinen merkitys korostuu entisestään. Tiedon saumaton liikkumi-nen julkisen hallinnon tietojärjestelmien välillä on keskeinen tavoite vuoteen 2020 mennessä.

Pääministeri Juha Sipilän hallitus on linjan-nut hallitusohjelmassaan Ratkaisujen Suomi (29.5.2015), että samaa tietoa kysytään julkisen hallinnon asiakkailta vain kerran. Tämä mullistaa toteutuessaan julkisen tiedon käytön ja hallinnan, nopeuttaa hallinnon toimintaprosesseja ja avaa mah-dollisuudet kansalaisten tarpeista lähtevien kohdennettavien palveluiden kehittämiselle. Avoin julkinen tieto antaa myös yksityisen sektorin toimijoille mahdollisuuden kehittää näitä palveluita liiketoiminnallisesti kannat-tavalla tavalla.

Julkisen hallinnon tuottamien tietoaineis-tojen saatavuutta ja uudelleenkäyttöä edis-tetään valtioneuvoston 3.3.2011 tekemän periaatepäätöksen mukaisesti. Suomen julki-set tietovarannot julkaistaan koneluettavassa muodossa, maksutta ja selkein käyttöehdoin vuoteen 2020 mennessä. Hallinnon toi-minnan ja tiedon avaamisella varmistetaan kansalaisten ja kansalaisjärjestöjen mahdolli-suus osallistua yhteiskunnan kehittämiseen. Suurin hyöty tietovarantojen avaamisesta saadaan, kun eri tietolajeja voidaan yhdistää toisiinsa.

Julkinen hallinto tarjoaa kansalaisille ja yrityksille laadukkaita ja kattavia sähköisiä viranomaispalveluita, joita kehitetään yh-

teisesti ja asiakaslähtöisesti. Asianhallintaan liittyvät toiminnot keskitetään. Julkisen hallinnon organisaatioille tarkoitettu yhteinen sähköinen arkistopalvelu tukee hal-linnon prosesseja ja edistää asiakirjatietojen käyttöä tutkimuksessa ja yhteiskunnallisessa päätöksenteossa.

Tietojärjestelmien semanttista yhteentoi-mivuutta tehostetaan hallinnon prosessien digitalisoinnilla ja automatisoinnilla sekä yhteisillä tietorakenteilla. Prosessien kehittä-misessä keskeistä on organisaatioriippumat-tomuus. Sähköisesti syntyvä tieto säilytetään sähköisesti koko elinkaarensa ajan.

Itsepalvelu korostuu asiakaspalvelussa, kun kansalaiset, tutkijat ja muut tiedon tarvitsijat voivat hakea julkiset tiedot palvelusta itse. Käyttörajoitetun tiedon haku ja uudelleen käyttö edellyttävät vahvaa tunnistautumista ja toimivia lupakäytäntöjä. Rekisteritieto muodostaa yhteiskunnan kes-keisen tietovarannon, jonka hyödyntämistä yhteiset käyttölupapalvelut nopeuttavat ja tehostavat.

Panostus tutkimuksen infrastruktuureihin ja tieteelliseen tiedonhallintaan lisääntyy voimakkaasti sekä Suomessa että kansainvä-lisesti. Tutkimustulosten, tutkimusdatan ja tutkimusmenetelmien avoimuutta ediste-tään tutkimusetiikan ja lainsäädännön aset-tamissa rajoissa. Tutkimuksen avoimuuden lisääminen tähtää tieteen luotettavuuden, läpinäkyvyyden ja vaikuttavuuden paranta-miseen sekä tutkimustulosten tehokkaam-

4

paan hyödyntämiseen. Sähköinen arkistointi varmistaa sähköisten asiakirjatietojen ehey-den ja sähköisen tiedon luotettavuuden.

Kulttuurin ja tieteen digitaalisten tieto-varantojen hallintaa ja saatavuutta sekä niiden pitkäaikaissäilytystä toteutetaan muistiorganisaatioiden yhteistyönä. Arkis-tojen, kirjastojen ja museoiden tarvitsemat palvelut tuotetaan yhteisen arkkitehtuurin mukaisesti.

Arkistolaitoksesta Kansallis­arkistoksi – strategia ja sen seuranta

Julkishallinnon uudistuvat toimintakäytän-nöt edellyttävät arkistolaitoksen toiminnan organisoimista siten, että se voi vastata te-hokkaasti sille kuuluvista lakisääteisistä teh-tävistä, toteuttaa osaltaan hallitusohjelman tavoitteita sekä tukea tieteellistä tutkimusta sen tärkeänä yhteisenä infrastruktuurina.

Arkistolaitoksen uudistamisessa keskeistä on arkistolainsäädännön kokonaisuudistuksen toteutuminen. Vuoden 2016 aikana voimaan tulevaksi on esitetty laki Kansallisarkistosta, arkistolain muutos ja uusi vuoden 2017 alusta voimaan tulevaksi esitetty yksityisar-kistolaki. Arkistolaitoksen nimi korvattai-siin uudistuksen voimaan tullessa nimeksi Kansallisarkisto ja maakunta-arkistoista tulisi Kansallisarkiston toimipaikkoja. Kansallisar-kistoon jo kuuluvan Saamelaisarkiston nimi ja erityistehtävä saamelaisten asiakirjallisen kulttuuriperinnön vaalijana säilytettäisiin.

Esitetty Kansallisarkistolaki mahdollistaa vanhentuneen piirihallintomallin purka-misen ja arkistolaitoksen voimavarojen tehokkaan hyödyntämisen tilanteessa, jossa valtion talousarviomäärärahojen osuus on laskeva. Esitetty yksityisarkistolaki tehostaa puolestaan Kansallisarkiston ja valtionapua saavien arkistojen yhteistoimintaa, selkeyttää tehtäväjakoa ja tukee yhteisen hankintapoli-tiikan ja yhteisten palveluiden kehittämistä. Päätös Kansallisarkiston yhteisen keskus-arkiston rakentamisesta Mikkeliin sekä kansallisarkistolakiin sisältyvä oikeus hävit-tää harkitulla tavalla digitoituja asiakirjoja mahdollistavat analogisten aineistojen säilytyksen ja palvelutoiminnan logistisen suunnittelun ja toteutuksen kansallisella tasolla. Pysyvästi säilytettävien aineistojen laajamittainen digitointi osana viranomais-ten lakisääteisiä arkistosiirtoja mahdollistaa toteutuessaan sen, ettei pysyvään säilytyk-seen soveltuvaa arkistotilaa enää tarvitse rakentaa analogisille aineistoille keskusar-kiston valmistumisen jälkeen. Keskusarkisto otetaan käyttöön vuonna 2018.

Arkistolaitoksen sopeuttamisohjelman vai-kutukset heijastuvat entistä voimakkaammin toimintaan, vaikka käytäntöjen kehittäminen on samaan aikaan välttämätöntä. Toimin-taympäristön muuttuessa tämä asettaa suuria haasteita Kansallisarkiston uudistamiselle strategiassa asetettujen tavoitteiden mukai-sesti. Etenkin tutkimus- ja kehittämistoimin-taa rahoitetaan sen vuoksi merkittäviltä osin ulkopuolisella, kilpaillulla rahoituksella.

5

Kansallisarkiston strategisten tavoitteiden toteutumista arvioidaan vuonna 2017 toteu-tettavalla itsearvioinnilla sekä keskusarkiston käyttöön oton jälkeen vuonna 2018 toteu-tettavalla väliarvioinnilla. Niiden perusteella strategiaa tarkennetaan sen jäljellä olevalle toiminta-ajalle. Strategiakauden lopulla toteutetaan kansainvälinen arviointi, jonka suosituksia hyödynnetään vuoteen 2025 ulottuvan seuraavan strategian suunnitte-lussa.

Asiakaslähtöiset sähköiset palvelut

Kansallisarkiston palvelutuotantoa uudis-tetaan vastaamaan paremmin muuttuvan tutkimusprosessin ja eri asiakasryhmien vaatimuksiin. Kansallisarkisto kehittää sähköisiä palveluitaan entistä helppokäyt-töisemmiksi yhteistyössä asiakkaittensa ja kulttuuriperintökentän toimijoiden kanssa uudistamalla ja yksinkertaistamalla käyttölu-paprosessejaan, mahdollistamalla sosiaalisen metatiedon tuottamisen sekä kehittämällä aineistotyyppikohtaisia palveluita. Jouk-koistamisalustoja tarjotaan asiakkaiden käyttöön sosiaalisen metatiedon lisäämiseksi ja koneellisesti tunnistettujen tekstisisältöjen korjaamiseksi.

Digitaalista aineistoa käytetään itsepalve-luna. Käyttölupien hakeminen ja käyttöra-joitetun digitaalisen aineiston verkkokäyttö edellyttävät tunnistautumista, jossa hyödyn-netään julkisen hallinnon yhteisiä ratkaisuja. Kansallisarkiston verkkopalvelut toimivat

kanavana myös analogisten aineistojen tilaamiseen ja käyttöön.

Kansallisarkisto kehittää tutkimuslaitosten, rekisteriviranomaisten ja tutkimusyhteisön kanssa yhteisen kansallisen rekisteriaineisto-jen käyttölupapalvelun, joka korvaa nykyiset aikaa vievät ja organisaatiosidonnaiset lupa-käytännöt. Palvelu parantaa ja monipuolis-taa rekisteriaineistojen käyttöä ja nopeuttaa tutkimusprosessia. Tutkimuksen tuottama tieto on myös nopeammin ja ajantasai-semmin käytettävissä yhteiskunnallisessa päätöksenteossa.

Kansallisarkiston aineiston ensisijaisena asiakasliittymänä toimii arkistoaineiston käytön tarpeisiin kehitetty kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) asiakasliittymä Finna, jonka yhteyteen toteutetaan säh-köistä tutkimusprosessia tukevia palveluita. Arkistoaineistojen käyttöä Finnan kautta parannetaan asiakaslähtöisesti.

Kansallisarkiston ja kuuden valtiona-puarkiston kehittämää AHAA-palvelua laajennetaan julkisen hallinnon ja muiden arkistotoimijoiden käyttöön ja siitä pyritään luomaan kattava asiakirjatietojen metatie-tovaranto, joka edistää myös metatietojen julkaisemista avoimena datana.

Normi­ ja informaatio­ohjaus

Seulontapolitiikkaan ja -strategiaan perus-tuvat asiakirjatietojen pysyvää säilyttämistä koskevat päätökset ja yksityisten aineistojen

6

hankintapolitiikka turvaavat kattavan, tasa-puolisen ja riittävän kuvan yhteiskunnasta ja sen toimijoista tutkimuksen käyttöön.

Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ohjaus tähtää asiakirjojen pysyvän säilymisen, käytettävyyden ja saatavuuden varmista-miseen ja kohdentuu asiakirjatiedon koko elinkaaren hallintaan erityisesti sähköisessä toimintaympäristössä. Tietojärjestelmiin sisältyvä rakenteistettu tieto on käytettävis-sä myös erikseen avoimen julkisen tiedon tavoitteiden mukaisesti.

Kansallisarkisto edistää julkisen hallinnon sähköistä arkistointia määräämällä julkisen hallinnon pysyvästi säilytettävistä asiakir-jatiedoista. Hallinnon substanssitehtäviin liittyvien tietojärjestelmien ja rekisterien tietosisällöt säilytetään pysyvästi digitaalises-sa muodossa.

Valtionhallinnon hallussa oleva pysyvästi säilytettävän analogisen aineiston määrä arvioidaan uudelleen mahdollisimman tarkasti ja siirtosykli aikataulutetaan. Lähtökohtana on, että Kansallisarkistoon siirrettävä analoginen aineisto digitoidaan osana siirtoprosessia. Siirtävät organisaatiot vastaavat digitointikustannuksista. Samalla määritellään analogisessa muodossa säilytet-tävän aineiston osuus. Digitointi parantaa merkittävästi aineistojen saatavuutta ja rakentaa toiminnallista siltaa analogisten ja syntysähköisten aineistojen välille.

Esitetty muutos arkistolakiin mahdollis-

taa analogisten aineistojen hävittämisen digitoinnin jälkeen ilman että asiakirjojen todistusvoimaisuus muuttuu. Digitoidun aineiston hävittämis- ja säilyttämiskritee-reistä ja analogisten aineistojen kulttuurihis-toriallisesta arvosta tehdään kansainvälinen selvitys, jossa kuvataan kansainväliset säilytyskäytännöt ja pysyvästi analogisessa muodossa säilytettävän aineiston osuus. Analogisia aineistoja ei hävitetä ennen selvi-tyksen valmistumista ja siihen perustuvien määritysten tekemistä. Tavoitteena on, että noin 80–90 % siirrettävästä uudesta aineis-tosta voitaisiin hävittää digitoinnin jälkeen osana siirtoprosessia.

Kansainvälinen ja kansallinen yhteistyö

Kansainvälinen toiminta on osa Kansallisar-kiston keskeisiä toimintaprosesseja. Kansain-välisten yhteyksien tehtävänä on varmistaa Kansallisarkiston osaamisen ajantasaisuus ja yhteensoveltuvuus kansainvälisten standar-dien ja käytäntöjen kanssa. Kansainvälistä osaamista hyödynnetään Kansallisarkiston omassa toiminnassa ja kehittämisessä.

Kansainvälisen toiminnan painopisteitä ovat pohjoismainen yhteistyö, Euroopan unionin jäsenmaiden kesken tehtävä yhteistyö sekä Kansainvälisen arkistoneuvoston (ICA) toiminta. Suomea koskevien asiakirjojen hankinta Venäjän arkistoista on kustan-nustehokas tapa hankkia keskeisiä tutki-musaineistoja koordinoidusti suomalaisten tutkijoiden käyttöön.

7

Kansallisarkisto vertautuu kansainvälisesti muiden Pohjoismaiden kansallisiin arkisto-laitoksiin. Strategisena tavoitteena on, että Kansallisarkiston kaikki toiminnot edustavat hyvää pohjoismaista tasoa. Kehitystä seu-rataan ja arvioidaan säännöllisesti toteu-tettavien, toiminnan eri alueet kattavien vertaisarviointien (benchmarking) avulla.

Kansallisarkisto osallistuu kulttuuriomaisuu-den suojelemiseksi toteutettavaan kansain-väliseen yhteistyöhön etenkin Unescon ja kansainvälisen Blue Shield -järjestön puit-teissa. Painopiste on asiakirjallisen kulttuu-riperinnön suojelusta vastaavassa Unescon Maailman muisti -ohjelmassa.

Kansallisarkiston erityisosaamisalueena Europeanan viitekehyksessä kehitetään heraldisten aineistojen digitointia ja avointa saatavuutta tavoitteena luoda yhtenäinen eurooppalainen heraldinen tietokanta, Euro-peana Heraldica.

Kansainväliseen tutkimus- ja kehittämistoi-mintaan liittyvää yhteistyötä tehdään osallis-tumalla EU-yhteistyöhankkeisiin. Hank-keiden tuloksena syntyy yhteisiä alustoja, jotka edistävät modernia tutkimusprossia sekä digitaalisten aineistojen käytettävyyttä ja saatavuutta. Pohjoismaista yhteistyötä tiivistetään. Keskeisiä yhteistyömuotoja ovat sähköisiä palveluita, tutkimustietokantojen kehittämistä ja digitaalisten aineistojen uudelleenkäyttöä edistävät hankkeet, joihin haetaan ulkopuolista rahoitusta.

Kansallisarkisto osallistuu kansallisiin ja kansainvälisiin kumppanuushankkeisiin, joissa hyödynnetään semanttisen webin teknologiaa ja ontologioita asiakirjatiedon uudelleenkäyttöarvon lisäämiseksi.

Arkistotoiminta yksityis­arkistosektorilla

Kansallisarkistolla on keskeinen asema yksi-tyisarkistokentällä. Yksityisarkistotoiminta perustuu kentän muiden toimijoiden kanssa laadittuun yhteiseen hankintapolitiikkaan, joka määrittelee kunkin toimijan tehtävät ja tavoitteet yksityisten arkistojen ja asiakirjo-jen hankinnassa, säilyttämisessä ja käyttöön antamisessa. Hankintapolitiikka mahdollis-taa pitkäjänteisen ja proaktiivisen toiminnan ja parantaa taloudellista tehokkuutta.

Kansallisarkisto ohjaa ja valvoo yksityisten valtionapua saavien arkistojen toimintaa ja myöntää niiden toimintaan vuosittain valtion talousarviossa tähän tarkoitukseen osoitetut määrärahat yksityisarkistolain mää-rittelemin perustein. Kansallisarkisto tukee pysyvää valtionavustusta saavien yksityisten arkistojen toiminnan pitkäjänteistä suunnit-telua tavoitteena tila- ja tietojärjestelmärat-kaisujen kustannustehokkuus. Keskeisenä välineenä yksityisarkistolain tavoitteiden saavuttamisessa ovat valtioapuarkistojen hankintapolitiikka, kokonaisarkkitehtuuri ja toimitilastrategia.

Kansallisarkisto valmistelee yhdessä muiden yksityisarkistoja vastaanottavien toimijoiden

8

kanssa kansallisen toimintamallin digitaa-listen yksityisarkistojen tallentamiseen ja pysyvään sähköiseen säilyttämiseen.

Kansallisarkiston asian­tuntijuuden vahvistaminen ja voimavarojen hallinta

Digitalisaatio edellyttää uudentyyppistä tiedonhallinnan asiantuntijuutta ja hen-kilöstön jatkuvaa kouluttautumista sekä Kansallisarkiston ulkopuolisen, muuttuvan toimintaympäristön tuntemusta. Ajantasai-seen laiteinfrastruktuuriin ja henkilöstön viestintäosaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota.

Kansallisarkiston tukitoiminnot tarjoavat proaktiivisesti palveluita vastuualueille.

Kansallisarkiston voimavaroista merkittävä osa tulee budjettirahoituksen ulkopuolisista hankkeista. Kansallisarkisto vahvistaa han-keosaamistaan ja kohdistaa voimavarojaan ulkopuolisen rahoituksen hankintaan ja hal-lintaan. Toimitilojen käytössä huomioidaan kestävän kehityksen periaatteet vaarantamat-ta kansallisesti merkittävän asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymistä.

Kansallisarkiston viestintä on asiakaslähtöis-tä ja sen tavoitteena on lisätä Kansallisarkis-ton tunnettuutta. Samalla viestintä palvelee Kansallisarkiston johtamista, parantaa toiminnan sisäistä koordinaatiota sekä tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista. Si-säistä viestintää tehostetaan ajantasaistamalla ja yhtenäistämällä laitekantaa ja tukemalla uusien toimintatapojen oppimista.