Kantoortegnologie en Dataverwerking OTD105

a k a d e m i aj o u o o p , a f r i k a a n s e l e e r t u i s t e

w w w. a k a d e m i a . a c . z a

© Kopiereg 2012Onder redaksie van Paul JN Steyn, BA (PU vir CHO), THOD (POK), DEd (Unisa).’n Publikasie van Kraal-Uitgewers. Alle regte voorbehou.

Adres: H/v D.F. Malan- & Eendrachtstraat, Kloofsig, Pretoria

Posadres: Posbus 11760, Centurion, 0046

E-pos: [email protected]

Webtuiste: www.kraaluitgewers.co.za

Gedruk en gebind deur Aksent Media, tel: 082 445 4513

Eerste druk 2012

ISBN: 978-1-920568-09-2

Geen gedeelte van hierdie boek mag sonder die skriftelike toestemming van die uitgewers gereproduseer of in enige

vorm of deur enige middel weergegee word nie, hetsy elektronies of deur fotokopiëring, plaat- of bandopnames,

vermikrofilming of enige ander stelsel van inligtingsbewaring nie. Enige ongemagtigde weergawe van hierdie werk

sal as ’n skending van kopiereg beskou word en die dader sal aanspreeklik gehou word onder siviele asook strafreg.

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking INHOUDSOPGAWE

Inleiding ........................................................................................................................... 7

Vakleeruitkomste ............................................................................................................ 9

Woordomskrywing vir evaluering ............................................................................... 10

Studie-eenheid 1: Inleiding tot kantoortegnologie en dataverwerking .................... 11

1.1 Studie-eenheid leeruitkomstes ..................................................................................... 11

1.2 Verrykende bronne ....................................................................................................... 12

1.3 Hoe kan jy jou begrip verbeter? .................................................................................... 12

1.4 Inleiding ......................................................................................................................... 13

1.5 Wat is kantoortegnologie? ............................................................................................ 14

1.6 Wat is die voordele van moderne kantoor tegnologie? ................................................ 16

1.6.1 Verhoogde doeltreffendheid ......................................................................................... 16

1.6.2 Verhoogde kapasiteit .................................................................................................... 16

1.6.3 Beter buigsaamheid en vermoë .................................................................................... 16

1.7 Onmisbare kantoortegnologie....................................................................................... 17

1.7.1 Internet en intranet ........................................................................................................ 17

1.7.2 Webblaaie ..................................................................................................................... 18

1.7.3 E-pos ............................................................................................................................. 19

1.7.4 Stempos (Voice Over IP – VOIP) ................................................................................. 20

1.7.5 Elektroniese kalenders ................................................................................................. 21

1.7.6 Kantoorstelselgroepe .................................................................................................... 22

1.7.7 Draagbare rekenaars .................................................................................................... 23

1.7.8 Groepprogrammatuur en ondersteunende stelsels ...................................................... 24

1.7.9 Telekonferensies .......................................................................................................... 24

1.7.10 Multimediastelsels ........................................................................................................ 25

1.7.11 Elektroniese witbord ..................................................................................................... 26

1.7.12 Slimskerm (Smart Board) ............................................................................................. 26

1.7.13 Rekordbestuur (Records management) ....................................................................... 27

1.8 Wat is dataverwerking? ................................................................................................ 28

1.9 Dataverwerkingstappe .................................................................................................. 29

1.10 Metodes van dataverwerking ........................................................................................ 31

1.10.1 Bondelverwerking ......................................................................................................... 31

1.10.2 Aanlynverwerking ......................................................................................................... 32

1.10.3 Intydse verwerking ........................................................................................................ 33

Bladsy 1

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking

1.10.4 Verspreide verwerking .................................................................................................. 34

1.11 Dataverwerkingsaktiwiteite ........................................................................................... 34

1.11.1 Datavaslegging ............................................................................................................. 35

1.11.2 Dataversending ............................................................................................................. 36

1.11.3 Datastoring.................................................................................................................... 37

1.11.4 Dataherwinning ............................................................................................................. 40

1.12 Samevatting .................................................................................................................. 41

1.11 Selfevaluering ............................................................................................................... 42

Studie-eenheid 2: Kantoortegnologie ........................................................................ 43




2.4 Inleiding ......................................................................................................................... 45

2.5 Tegnologie behoeftebepaling ....................................................................................... 46

2.5.1 Hoekom ŉ behoeftebepaling doen? ............................................................................. 46

2.5.2 Die ontwerp van ŉ behoeftebepaling ............................................................................ 47

2.5.3 Vier stappe in die uitvoering van ŉ behoeftebepaling .................................................. 47

2.5.4 Ander behoeftebepalingstegnieke ................................................................................ 52

2.5.5 Tegnologie-verwante opleidingsbehoeftebepaling ....................................................... 52

2.6 Ontwikkeling en implementering van ŉ doeltreffende en toeganklike tegnologieplan .. 54

2.6.1 Stap 1: Definieer ŉ doeltreffende en toeganklike tegnologiestrategie .......................... 55

2.6.2 Stap 2: Identifiseer vereistes ........................................................................................ 56

2.6.3 Stap 3: Ontwerp, ontwikkel, en koop tegnologie aan ................................................... 60

2.6.4 Stap 4: Implementeer en lei personeel op .................................................................... 61

2.6.5 Stap 5: Onderhou tegnologie en vestig kultuur van voortgesette leer ......................... 61

2.7 Beskikbare rekenaarapparatuur en -programmatuur ................................................... 64

2.7.1 Verskillende tipes rekenaarapparatuur ......................................................................... 64

2.7.2 Tipes rekenaarprogrammatuur ..................................................................................... 67

2.8 Geskikte verskaffers ..................................................................................................... 69

2.8.1 Evalueer verskaffers ..................................................................................................... 69

2.8.2 Keuse en aanstelling van verskaffer ............................................................................. 70

2.8.3 Implementering en installering ...................................................................................... 71

2.9 Samevatting .................................................................................................................. 72

2.10 Selfevaluering ............................................................................................................... 72

Bladsy 2

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Studie-eenheid 3: Databestuur ................................................................................... 73




3.4 Inleiding ......................................................................................................................... 76

3.5 Data-insameling en -vaslegging ................................................................................... 77

3.5.1 Tegnologiegebaseerde insameling en vaslegging van data ........................................ 78

3.5.2 Navorsingsgebaseerde data-insameling en -vaslegging .............................................. 83

3.6 Databronne in ŉ onderneming ...................................................................................... 85

3.6.1 Interne inligting ............................................................................................................. 85

3.6.2 Eksterne inligting .......................................................................................................... 87

3.7 Data-administrasie ........................................................................................................ 89

3.7.1 Voordele van doeltreffende data-administrasie ............................................................ 89

3.7.2 Wat is ŉ data-administreerder? .................................................................................... 89

3.7.3 Wat is ŉ databasisadministreerder? ............................................................................. 90

3.7.4 Implementering van doeltreffende datahulpbronbestuur .............................................. 91

3.8 Data- en rekenaarsekuriteit .......................................................................................... 92

3.8.1 Voorbeelde van sekuriteitsbreuke ................................................................................ 92

3.8.2 Metodes om data te beveilig ......................................................................................... 92

3.9 Data verwyderings- en vernietigingsmetodes ............................................................... 94

3.9.1 Wanneer is dataverwydering of -vernietiging werklik doeltreffend? ............................. 94

3.9.2 Papiermedia .................................................................................................................. 94

3.9.3 Elektroniese media ....................................................................................................... 94

3.9.4 Demagnetisering van magnetiese media ..................................................................... 95

3.9.5 Oorskryf van magnetiese media ................................................................................... 95

3.9.6 Fisiese vernietiging van magnetiese media .................................................................. 95

3.9.7 Optiese media ............................................................................................................... 96

3.9.8 Vernietiging van al die data op rekenaarstelsels .......................................................... 96

3.10 Databasisbestuur .......................................................................................................... 96

3.10.1 Wat is ŉ databasis? ...................................................................................................... 96

3.10.2 Die komponente van ŉ databasis ................................................................................. 97

3.11 Databasisbestuurstelsel .............................................................................................. 101

3.11.1 Komponente van ŉ databasisbestuurstelsel ............................................................... 101

3.11.2 Tipes databasisbestuurstelsels .................................................................................. 101

3.12 Samevatting ................................................................................................................ 104

3.13 Selfevaluering ............................................................................................................. 104

Bladsy 3

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Studie-eenheid 4: Dataverwerking ........................................................................... 105

4.1 Studie-eenheid leeruitkomstes ................................................................................... 105

4.2 Verrykende bronne ..................................................................................................... 106

4.3 Hoe kan jy jou begrip verbeter? .................................................................................. 106

4.4 Inleiding ....................................................................................................................... 108

4.5 Basiese dataverwerkingsiklus..................................................................................... 109

4.5.1 Insette ......................................................................................................................... 109

4.5.2 Prosessering en manipulasie...................................................................................... 110

4.5.3 Uitsette ........................................................................................................................ 111

4.6 Die uitgebreide dataverwerkingsiklus ......................................................................... 112

4.6.1 Inisiëring (origination) ................................................................................................. 112

4.6.2 Verspreiding en kommunikasie van inligting .............................................................. 112

4.6.3 Berging ........................................................................................................................ 112

4.6.4 Herwinning .................................................................................................................. 113

4.6.5 Reproduksie ................................................................................................................ 113

4.7 Dataverwerkingsprosesse .......................................................................................... 114

4.7.1 Verskillende vlakke van data-opsommings in ŉ databasis ......................................... 114

4.7.2 Data-aggregasie (data aggregation) ........................................................................... 115

4.7.3 Datavalidasie of -geldigverklaring (data validation) .................................................... 116

4.7.4 Datatabulering ............................................................................................................ 118

4.7.5 Statistiese analise ....................................................................................................... 119

4.8 Outomatiese dataverwerkingstoerusting .................................................................... 121

4.9 Elektroniese dataverwerking (Electronic data processing – EDP) ............................. 122

4.9.1 Voordele van elektroniese dataverwerking ................................................................. 123

4.9.2 Nadele van elektroniese dataverwerking .................................................................... 125

4.10 Inligtingstelsels in ŉ organisasie ................................................................................. 126

4.10.1 Kantoorinligtingstelsels ............................................................................................... 127

4.10.2 Transaksieprosesseringstelsel ................................................................................... 128

4.10.3 Bestuursinligtingstelsels ............................................................................................. 129

4.10.4 Besluitnemingsondersteuningstelsels ........................................................................ 129

4.10.5 Deskundige stelsels .................................................................................................... 130

4.11 Verantwoordelikhede vir die verwerking van data ...................................................... 131

4.11.1 Rekenaaroperateurs ................................................................................................... 132

4.11.2 Rekenaarprogrammeerders ........................................................................................ 132

4.11.3 Databasisadministreerder ........................................................................................... 133

4.11.4 Stelseladministreerder ................................................................................................ 133

Bladsy 4


4.11.5 Stelselontleders .......................................................................................................... 133

4.11.6 Webmeesters .............................................................................................................. 134

4.12 Gevallestudie .............................................................................................................. 135

4.13 Samevatting ................................................................................................................ 136

4.14 Selfevaluering ............................................................................................................. 136

Studie-eenheid 5: Tegnologienetwerke .................................................................... 137

5.1 Studie-eenheid leeruitkomstes ................................................................................... 137

5.2 Verrykende bronne ..................................................................................................... 138

5.3 Hoe kan jy jou begrip verbeter? .................................................................................. 138

5.4 Inleiding ....................................................................................................................... 139

5.5 Beginsels van ŉ netwerk ............................................................................................. 141

5.5.1 Doel van netwerkargitektuur ....................................................................................... 141

5.5.2 Netwerktopologieë ...................................................................................................... 141

5.5.3 Die komponente van netwerkargitektuur .................................................................... 144

5.6 Netwerkkategorieë ...................................................................................................... 145

5.6.1 Eweknienetwerke ........................................................................................................ 145

5.6.2 Kliënt/bedienernetwerke ............................................................................................. 146

5.6.3 Open System Interconnection (OSI) model ................................................................ 147

5.7 Tipes netwerke ........................................................................................................... 149

5.7.1 Lokale-areanetwerk (local area network – LAN) ........................................................ 149

5.7.2 Wye-areanetwerk (WAN) ............................................................................................ 150

5.7.3 Intranet ........................................................................................................................ 152

5.7.4 Virtuele privaatnetwerk (virtual private network – VPN) ............................................. 154

5.8 Netwerk apparatuurkomponente ................................................................................ 155

5.8.1 Netwerktussengangerkaarte ....................................................................................... 155

5.8.2 Herhalers (repeaters) .................................................................................................. 155

5.8.3 Netwerkspilpunt (hub) ................................................................................................. 156

5.8.4 Netwerkbrûe (network bridges)................................................................................... 156

5.8.5 Netwerkskakelaars (network switches) ...................................................................... 158

5.8.6 Roeteerders (routers) ................................................................................................. 159

5.9 Netwerksekuriteit ........................................................................................................ 159

5.9.1 Koordlose netwerksekuriteit ........................................................................................ 161

5.10 Netwerkonderhoud ..................................................................................................... 162

5.11 Koordlose netwerke .................................................................................................... 164

5.11.1 Bluetooth ..................................................................................................................... 164

Bladsy 5


5.11.2 Selfone ........................................................................................................................ 165

5.11.3 Globale posisioneringstelsels ..................................................................................... 165

5.12 Samevatting ................................................................................................................ 166

5.13 Selfevaluering ............................................................................................................. 167

Woordelys in Afrikaans en Engels ............................................................................ 168

Bronnelys .................................................................................................................... 169

Selfevalueringsriglyne ................................................................................................ 176

Inleiding Bladsy 6

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking INLEIDING

Kantoortegnologie behels hoofsaaklik rekenaartegnologie en sluit die instandhouding van

apparatuur, programmatuurontwikkeling, netwerke en tegniese ondersteuning in. Moderne

sakeondernemings regoor die wêreld maak staat op die tegnologie om ŉ hoë standaard van

doeltreffendheid en kliëntediens in stand te hou. Sonder kundiges om tegnologie te

ontwikkel en in stand te hou, sou ondernemings nie in staat wees om aan hulle tegnologiese

behoeftes, wat inherent is aan hul daaglikse sakebehoeftes, te voorsien nie.

Een van die vernaamste redes waarom ondernemings afhanklik geword het van die

tegnologie en daarmee gepaardgaande kundiges op die gebied, is die spoed waarteen

rekenaars en verwante tegnologie inligting kan verwerk. E-pos is ŉ baie goeie voorbeeld –

die wagtydperk wat dit vir ŉ dokument neem om ŉ kliënt of sakevennoot te bereik, word

heeltemal uitgeskakel. Sakeondernemings kan ook nuus ontvang wat belangrike insig kan

bied in die huidige marktendense of veranderinge in ŉ kliënt se behoeftes.

Die spoed waarmee rekenaars take kan verrig, lei dikwels tot verhoogde doeltreffendheid. ŉ

Verbeterde reaksietyd dra daartoe by dat ondernemings vinnig kan reageer op probleme.

Inligtingstegnologie kan ook data stoor in ŉ toeganklike formaat wat nie in liasseerkabinette

geberg hoef te word nie – dus word kantoorruimte gespaar.

Nog ŉ voordeel van tegnologie is die vermoë van rekenaars om verskeie take gelyktydig te

verrig. Indien die apparatuur dit ondersteun, kan die operateur verskillende programme

gelyktydig gebruik. Verder is rekenaars in staat om komplekse berekeninge, soos

wiskundige vergelykings, vinnig en akkuraat uit te voer.

Soos tegnologie meer algemeen word, word dit meer bekostigbaar en kan selfs daartoe lei

dat sekere personeelposte afgeskaf word deurdat een operateur meer as een taak kan

verrig. Posuitgawes en afleweringskoste kan ook daal as e-pos die kommunikasiemedium

word. Alhoewel die onderneming van tegnologiese kundiges afhanklik is om bedrywighede

in stand te hou, is rekenaars ŉ doeltreffende middel om arbeidskoste te verminder.

(Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/about_6475106_importance-information-

technology-business.html#ixzz1V4ZjzreL)

Inleiding Bladsy 7

http://www.ehow.com/about_6475106_importance-information-technology-business.html%23ixzz1V4ZjzreL



(http://www.cincinnatibell.com/images/elements/biz/networking.jpg)

Inleiding Bladsy 8

http://www.cincinnatibell.com/images/elements/biz/networking.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking VAKLEERUITKOMSTE

Kennis en begrip

Na voltooiing van die vak KANTOORTEGNOLOGIE EN DATAVERWERKING

(OTD105) sal jy in staat wees om jou kennis en begrip te demonstreer van:

• Kantoortegnologie en dataverwerking

• Databestuur

• Dataverwerking

• Tegnologie netwerke

Vaardighede

Jy sal ook in staat wees om:

• Kantoortegnologiebegrippe met vertroue in die kantooromgewing te

gebruik.

• Databestuurstelsels te beskryf en te ontleed.

• Dataverwerkingskonsepte te gebruik en ŉ rol kan speel in dataverwerking

in die onderneming.

• Tegnologienetwerke te beskryf en te ontleed,

• Met vertroue met die onderskeie kantoortegnologie in die werksomgewing

om te gaan.

Vakleeruitkomste Bladsy 9


WOORDOMSKRYWING VIR EVALUERING

In die afdeling oor selfevaluering, soos in die werkopdragte, sal daar van jou verwag word

om sekere take te verrig. Dis belangrik dat jy presies weet wat van jou verwag word. Die

woordelys hieronder sal jou hierin help.

Werkwoord Omskrywing

Lys Lys die name of items wat bymekaar hoort.

Identifiseer Eien en selekteer die regte antwoorde.

Verduidelik Ondersoek die moontlikhede, oorweeg en skryf dan jou

antwoord, verklaring of verduideliking neer.

Beskryf Omskryf die konsep of woorde duidelik.

Kategoriseer/

klassifiseer

Bepaal tot watter klas, groep of afdeling bepaalde items of

voorwerpe behoort.

Analiseer Om iets te ontleed.

Evalueer Bepaal die waarde van ŉ stelling, stelsel, beleid ensovoorts.

Toepas Pas die teoretiese beginsels toe in ŉ praktiese probleem.

Hersien Evalueer, verbeter en/of wysig ŉ beleid, dokument, stelsel

ensovoorts.

Woordomskrywing vir evaluering Bladsy 10


STUDIE-EENHEID 1: INLEIDING TOT KANTOORTEGNOLOGIE EN

DATAVERWERKING

1.1 Studie-eenheid leeruitkomstes

Kennis en begrip

Na voltooiing van Studie-eenheid 1 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die

volgende te demonstreer:

• Kantoortegnologie

• Evaluasie van kantoortegnologie

• Data verwerking

• Vorme van dataverwerking

• Dataverwerkingsprosesse

Vaardighede


• Die aard van kantoortegnologie te ontleed.

• Beskikbare kantoortegnologie te evalueer.

• Die aard van dataverwerking te beskryf.

• Te onderskei tussen die vorme van dataverwerking.

• Dataverwerkingsprosesse te analiseer.

Studie-eenheid 1: Inleiding tot kantoortegnologie en dataverwerking Bladsy 11

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.2 Verrykende bronne

• http://www.ehow.com/about_6475106_importance-information-technology-

business.html#ixzz1V4ZjzreL

• Business Office Technology | eHow.com

http://www.ehow.com/about_5564899_business-office-

technology.html#ixzz1V4SzrySy

• http://www.encyclopedia.com/topic/Office_Technology.aspx

• http://www.ehow.com/list_5868682_advantages-modern-office-

technology_.html#ixzz1V4WxzYGo


• http://www.webproworld.com/webmaster-forum/threads/76231-5-Steps-To-Data-

Processing

• http://ezinearticles.com/?Data-Processing-Steps---How-to-Process-Data-

Efficiently?&id=2533114

• http://www.ehow.com/facts_5030382_methods-data-processing.html#ixzz1V4j8tzaw

• http://www.webopedia.com/TERM/B/batch_processing.html

• http://www.wisegeek.com/what-is-data-capture.htm

• http://blog.eukhost.com/webhosting/what-is-data-transmission/

• http://www.wisegeek.com/what-is-data-storage.htm

• http://www.faqs.org/contrib/jj2/What-is-data-recovery.html

1.3 Hoe kan jy jou begrip verbeter?

Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan:

Sleutelwoord Omskrywing

Bondelverwerking Bondelverwerking is ŉ metode waar die inligting gesorteer en

georganiseer word in bondels om voorsiening te maak vir

doeltreffende en sekwensiële verwerking.

Datastoring Datastoring verwys na die aanteken en bewaring van inligting.

Rekenaardatastoring verwys na die aantekening en bewaring

van inligting in elektromagnetiese formaat.




http://www.ehow.com/about_5564899_business-office-technology.html%23ixzz1V4SzrySy



http://www.encyclopedia.com/topic/Office_Technology.aspx

http://www.ehow.com/list_5868682_advantages-modern-office-technology_.html%23ixzz1V4WxzYGo



http://www.webproworld.com/webmaster-forum/threads/76231-5-Steps-To-Data-Processing


http://ezinearticles.com/?Data-Processing-Steps---How-to-Process-Data-Efficiently?&id=2533114


http://www.ehow.com/facts_5030382_methods-data-processing.html%23ixzz1V4j8tzaw

http://www.webopedia.com/TERM/B/batch_processing.html

http://www.wisegeek.com/what-is-data-capture.htm

http://blog.eukhost.com/webhosting/what-is-data-transmission/

http://www.wisegeek.com/what-is-data-storage.htm

http://www.faqs.org/contrib/jj2/What-is-data-recovery.html


Dataverwerking Verwerking van data verwys na die proses waar data

omgeskakel word van een formaat na ŉ ander – data word

ingevoer, opgesom, ontleed of andersins omskep in bruikbare

inligting.

E-pos E-pos (electronic mail) is ŉ gewilde internetdiens wat toelaat dat

boodskappe en lêers vanaf enige rekenaar wat aan die internet

gekoppel is, aan ander wat ook aan die internet gekoppel is

regoor die wêreld te stuur.

Internet Die internet is ŉ globale rekenaarnetwerk wat miljoene rekenaars

regoor die wêreld toelaat om via die telefoonstelsels en ander

kommunikasiemedia te kommunikeer.

Intranet Die intranet is ŉ interne rekenaarnetwerk wat in ŉ

sakeonderneming gebruik word en waardeur relevante inligting

soos telefoongidse, kalenders van gebeure,

prosedurehandleidings, werksgeleentheidsboodskappe en

menslike hulpbronne-inligting bygewerk en uitgestuur word aan

die personeel in die onderneming.

Kantoorstelselgroep ŉ Kantoorstelselgroep is ŉ versameling van programme wat

daarop gerig is om in die kantooromgewing gebruik te kan word.

Kantoortegnologie Kantoortegnologie behels hoofsaaklik rekenaartegnologie en

sluit die instandhouding van apparatuur (hardware),

programmatuurontwikkeling (software), netwerke en tegniese

ondersteuning in.

Stempos (Voice Over IP – VOIP)

Stempos is ŉ uitvloeisel van die e-posbeginsel waar woorde

omgeskakel of gedigitaliseer word in ŉ elektroniese rekenaartaal.

Telekonferensies Telekonferensies is vergaderings wat gehou word met behulp

van telefoonlyne en/of satelliete.

1.4 Inleiding

Tegnologie speel ŉ groot rol in die geskiedenis van die mens en is die dryfveer agter die

vooruitgang in die sakewêreld. Kennis van die basiese beginsels van saketegnologie gee ŉ

beter begrip van die sakewêreld. Tegnologiese vooruitgang het die meeste vorme van

saketegnologie oor die jare verander – van tikmasjiene tot skootrekenaars. Alle tendense in


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking die ontwikkeling van saketegnologie wys na nog kleiner en vinniger kantoormasjiene wat in

staat sal wees om veelvuldige funksies met ŉ nominale menslike inset uit te voer. Die

manier waarop sakekommunikasie en -verhoudings hanteer word, is ook besig om te

verander. Die koms van die internet is ŉ goeie voorbeeld hiervan.

Saketegnologie het ook ŉ impak op die alledaagse lewe. Mense gebruik in hul huise en

alledaagse lewe dieselfde tegnologie wat in sakeondernemings gebruik word, soos selfone,

woordverwerkers, rekenaars, verskeie soorte programmatuur, faksmasjiene en kopieerders.

Die manier waarop ons sake doen, verander die manier waarop ons leef. Die funksie van die

saketegnologie is om die manier waarop sake gedoen word, meer doeltreffend en

winsgewend te maak. Elke tipe saketegnologie het sy eie unieke funksie. Sommige tipes

word gebruik om eenvoudige takies te doen en sommige, soos die rekenaar is

multifunksioneel. Tegnologie word dus gebruik om sakeprosedures meer vaartbelyn te maak

met die minste hoeveelheid moeite en in die kortste moontlike tyd.

(Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/about_5564899_business-office-

technology.html#ixzz1V4SzrySy)

(http://www.elisteincartoons.com/wp-content/uploads/2009/09/mot0788.jpg)

1.5 Wat is kantoortegnologie?

Veranderende tegnologie, insluitend persoonlike rekenaars (Personal computers – PCs),

oorhoofse projektors, televisiemonitors, kompakskywe (Compact discs – CDs) , multimedia

en die internet het ŉ groot impak op die kantooromgewing gehad sedert die begin van die

twintigste eeu. Die vermoë om tegnologie te gebruik is ŉ noodsaaklike vaardigheid in die

steeds veranderende arbeidsomgewing van die een-en-twintigste eeu.

Die moderne kantoor het dramaties verander sedert die 1990's. Die oordrag van inligting in

die moderne kantoor geskied deur middel van elektroniese pos (e-pos), verspreiding van




http://www.elisteincartoons.com/wp-content/uploads/2009/09/mot0788.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking elektroniese agendas, tele- en videokonferensies, asook ander elektroniese middele.

Kommunikasie via tegnologie is net so belangrik en dra net soveel gewig as die mondelinge

en geskrewe kommunikasie in die werksomgewing.

Die ruggraat van tegnologie is die lokale area netwerk (local area network – LAN), ŉ interne

rekenaarnetwerk, of die wye area netwerk (wide area network – WAN), wat wyer

kommunikasie moontlik maak. Beide hierdie netwerke verskaf moontlikhede vir gebruikers

om data, grafika, pos en ander kommunikasie oor die netwerke heen te stuur. LAN en WAN

stel wydverspreide personeel in staat om projekte met behulp van rekenaarstelsels en

besluitondersteuningstelsels te voltooi.

Encyclopedia of Business and Finance, omskryf die veranderinge soos volg: Merging in the

fast lane of the information super-highway of the twenty-first century world of work, faster

information systems, blink-of-an-eye access to the global marketplace, virtual offices, virtual

teams, and virtual organizations are coming into existence. The impetus is technology. The

technology explosion has transformed every level of business environment – from the typical

office worker to the chief executive officer (CEO), providing a challenge for all. Technology is

creating whole new genres of content. Office technology focuses upon office information

functions such as word processing, data processing, graphics, desktop publishing, and

communication

Die uitvinding van die rekenaar in die 1980's, het die wyse waarop maatskappye bestuur

word; die wyse waarop inligting geskep word, en die maniere waarop inligting deur individue

in die uitvoering van hul werk gebruik word, radikaal verander.

Die gebruik van woordverwerking en ander soortgelyke rekenaarprogrammatuur het dit

moontlik gemaak vir professionele personeel om hul eie verslae te skep. Voor die koms van

die rekenaar, het die sekretaresses briewe getik, verslae geskep en die georganiseerde

inligting in lêers geplaas.

Die aard van sekretariële posisies het ook met die koms van die rekenaar verander. Vroeër

was die fokus hoofsaaklik op die daarstel en instandhouding van dokumente, maar het

verander na ander vorme van administratiewe funksies, soos weerspieël word in die

veranderende werkspatrone van die kantoor.

Kantoorstelsels vereis dat sekere take uitgevoer word en prosedures om die take te voltooi,

nagekom word. Outomatiseringstegnologie is ontwerp om produktiwiteit van die personeel,

wat binne die raamwerk van die organisasiestruktuur werksaam is, te verhoog.

Kantoorstelsels is hoofsaaklik gemik op die skep en bewaring van kommunikasie en die

skep, verwerking, en verspreiding van inligting.


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Geïntegreerde apparatuur en rekenaarprogrammatuur verbeter die produktiwiteit en

doeltreffendheid van die hele sakeonderneming wat kan bydra tot die sukses van die

onderneming.

(Aangepas vanuit: Encyclopedia of Business and Finance, 2nd ed. | 2007.

http://www.encyclopedia.com/topic/Office_Technology.aspx)

1.6 Wat is die voordele van moderne kantoor tegnologie?

Dit is moeilik om die hedendaagse kantoor voor te stel sonder rekenaars, fotokopieerders en

gesofistikeerde telefone. Hierdie tegnologie het sy oorsprong in die baie onlangse verlede,

met innovasies en verbeterings wat plaasgevind het in die 21ste eeu. Dit is veral gedurende

die laaste helfte van die 20ste eeu, dat tegnologiese vooruitgang die korporatiewe wêreld

baie verander en verbeter het.

Die volgende is sommige van die voordele wat die gebruik van moderne kantoortegnologie

inhou:

1.6.1 Verhoogde doeltreffendheid

Elektroniese inligting, finansiële rekords en gerekenariseerde prosesse soos

dokumentproduksie en statistiese berekeninge, het die kantooromgewing baie meer

doeltreffend gemaak sonder om gehalte prys te gee. Take wat gewoonlik ure of selfs dae

vereis het, kan nou binne ŉ paar minute voltooi word.

Daarbenewens is akkuraatheid en eenvormigheid met die koms van tegnologie verbeter. ŉ

Voorbeeld hiervan was toe die Verenigde State van Amerika, onder leiding van die

voormalige Amerikaanse President, George Bush, begin het met die daarstelling van

gerekenariseerde mediese rekords vir al die mense van Amerika.

1.6.2 Verhoogde kapasiteit

Voortdurende tegnologiese vooruitgang lei daartoe dat toestelle soos rekenaars kleiner en

meer doeltreffend word, en uiteindelik ŉ noodsaaklikheid in elke sakeonderneming word.

Kitsboodskappe, die internet, interne telefoonstelsels, intranet (interne netwerke) en veral

e-pos het ŉ integrale deel van die funksionering van die moderne kantoor geword.

Hierdie tegnologiese vooruitgang het dit moontlik gemaak dat meer inligting vinniger

oorgedra word aan meer mense, as wat dit moontlik was tydens die vroeë 20ste eeu.

1.6.3 Beter buigsaamheid en vermoë

Virtuele assistente en telekommunikeerders kan regoor die stad of regoor die wêreld wees

te danke aan die wonders van die moderne telefoonstelsels en elektroniese kommunikasie.



OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Webkonferensies en virtuele-wêreld seminare maak dit moontlik vir kollegas binne ŉ

maatskappy of van verskillende maatskappye om intyds met mekaar te kan kommunikeer.

Op ŉ meer individuele vlak, maak elektroniese dokumentproduksie en berekeninge dit

moontlik om klein of selfs groot veranderinge, sowel as korreksies, vinnig en sonder

probleme te implementeer.

(Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/list_5868682_advantages-modern-office-

technology_.html#ixzz1V4WxzYGo)

1.7 Onmisbare kantoortegnologie

Die volgende is voorbeelde van onmisbare kantoortegnologie:

1.7.1 Internet en intranet

Boodskappe kan elektronies deur middel ŉ onderneming se intranet versprei word, sowel as

reg oor die wêreld (internet). Personeel is in staat om inligting uit te ruil oor die rekenaar via

die internet deur middel van e-pos. E-pos kan gelyktydig gestuur word aan verskeie

individue regoor die wêreld.

Internet

Die internet is ŉ globale rekenaarnetwerk wat miljoene rekenaars regoor die wêreld toelaat

om te kommunikeer via die telefoonstelsels en ander kommunikasiemedia. Dit staan ook

bekend as die digitale inligting super-snelweg, en is ŉ deel van die Wêreldwye Web (World

Wide Web – WWW). Deur middel van die internet kan ŉ persoon regoor die wêreld bereik

word. Die internet is ŉ openbare wêreldwye rekenaarnetwerk, vol inligting, wat bestaan uit

die interverbinde netwerke regoor die wêreld. Die volgende is ŉ grafiese voorstelling van hoe

die internet netwerke aan mekaar koppel:

Figuur 1.1: Die internet

(http://static.howstuffworks.com/gif/webserver-backbone-sm.gif)




http://static.howstuffworks.com/gif/webserver-backbone-sm.gif

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Intranet

Die intranet is ŉ interne rekenaarnetwerk wat in ŉ sakeonderneming gebruik word en

waardeur relevante inligting soos telefoongidse, kalenders van gebeure,

prosedurehandleidings, werksgeleentheidsboodskappe en menslike hulpbronne-inligting

bygewerk en uitgestuur word aan die personeel in die onderneming. Werknemers kan ook

deur middel van die intranet met mekaar kommunikeer. Grafies kan dit soos volg voorgestel

word:

Figuur 1.2: Eenvoudige intranet

(http://www.skullbox.net/intranet1.gif)

1.7.2 Webblaaie

Webblaaie maak dit vir sakeondernemings, organisasies en individue, wat inligting op die

WWW wil publiseer, of produkte wil verkoop, moontlik om te doen. Webontwerp

programmatuur, soos Macromedia, Dreamweaver en Site Rack, stel gebruikers in staat om

hul eie webblaaie te skep en op die WWW te publiseer.

Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ webbladsy:


http://www.skullbox.net/intranet1.gif


Figuur 1.3: Voorbeeld van ŉ webtuiste

(http://za.yahoo.com/?p=usWeb-gebaseerde e-pos)

1.7.3 E-pos

E-pos is ŉ gewilde internetdiens wat toelaat dat boodskappe en lêers vanaf enige rekenaar

wat aan die internet gekoppel is, aan individue regoor die wêreld gestuur kan word.

Gebruikers kan toegang hê tot e-pos selfs al het hulle nie ŉ rekenaar nie – deur klein,

goedkoop toestelle wat in die palm van ŉ mens se hand pas.

E-pos is ingesleutelde boodskappe wat gestuur word van een rekenaarskerm na ŉ ander,

met behulp van ŉ netwerk tussen die eenhede. Die stuur van boodskappe van een rekenaar

na ŉ ander bied kantoorwerkers die vermoë om vinnig te kommunikeer deur middel van

geskrewe boodskappe aan kollegas en vriende.

Die volgende is ŉ grafiese voorstelling van die werking van web-gebaseerde e-pos wat deur

middel van telefoonlyne aan die internet gekoppel is:



Figuur 1.4: Webgebaseerde e-pos

(http://www.tekguard.com/images/tutorial_images/ET1/ETP1_006.jpg)

1.7.4 Stempos (Voice Over IP – VOIP)

Stempos is ŉ uitvloeisel van die e-pos beginsel. Met die koms van kletsprogramme soos

Microsoft Messenger en Google Talk kan internetgebruikers direk met mekaar kommunikeer

sonder ŉ tydsvertraging.

ŉ Tegnologie wat hierdie programme se funksionaliteit noemenswaardig verbeter het, is

VOIP. Met hierdie tegnologie word stemgesprekke oor die internet moontlik gemaak. Die

implikasies hiervan vir telekommunikasiemaatskappye is redelik groot: Waar oproepe na

buitelandse telefoonnommers in die verlede duur was, kan gebruikers nou kommunikeer met

enige iemand in enige land, teen slegs die koste van sy/haar internetgebruik. Die bekenste

voorbeeld van VOIP programmatuur is Skype. (Skype kan gratis vanaf die internet afgelaai

word.)


http://www.tekguard.com/images/tutorial_images/ET1/ETP1_006.jpg


Figuur 1.5 : ŉ VOIP-netwerk

(http://www.fibrewales.com/images/uploads/image/on-page/hosted_voip_diagram.jpg)

1.7.5 Elektroniese kalenders

Administratiewe take kan met behulp van rekenaars gedoen word. So kan daar, byvoorbeeld

rekord gehou word van afsprake. Werknemers se skedules, komende vergaderings, die

agenda van die gebeure en inligting oor konferensies kan op die rekenaar gestoor word,

sodat werknemers toegang tot hierdie inligting kan hê.

In die moderne kantoor het alle personeel gewoonlik toegang tot die elektroniese kalender

en is in staat om ŉ tyd en plek wat beskikbaar is, op almal se skedule te kies, om sodoende

afsprake en vergaderings te reël. Microsoft Outlook is ŉ rekenaarprogram wat geskik is vir

hierdie doel.

Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ elektroniese kalender:


http://www.fibrewales.com/images/uploads/image/on-page/hosted_voip_diagram.jpg


Figuur 1.6: Elektroniese kalender

(http://www-01.ibm.com/software/lotus/images/weekview.jpg)

1.7.6 Kantoorstelselgroepe

ŉ Kantoorstelselgroep is ŉ versameling programme wat spesifiek in die kantooromgewing

gebruik kan word. In die middel-1990's is die term kantoorstelselgroep beskou as ŉ groep

programme wat hoofsaaklik woordverwerking en sigblaaie (spreadsheets) ingesluit het.

Tans sluit kantoorstelselgroepe ontwerpersprogrammatuur, aanbiedingsprogrammatuur,

bladsy-uitlegprogrammatuur en soms grafiese programmatuur in. Hierdie tipe programme

vorm die kern van die rekenaarprogramme wat gewoonlik in sakeondernemings gebruik

word.

Die diagram hieronder toon een van die bekendste kantoorstelselgroepe aan, naamlik die

Microsoft kantoorstelselgroep, of beter bekend as MicroSoft Office. Soos die diagram

aantoon, is daar nege (9) verskillende tipes programme in hierdie groep.


http://www-01.ibm.com/software/lotus/images/weekview.jpg


Figuur 1.7: Microsoft Kantoorstelselgroep

(http://computechgadgets.com/wp-content/uploads/2011/01/microsoft-office-2007.jpg)

1.7.7 Draagbare rekenaars

Draagbare rekenaars sluit persoonlike digitale assistente (personal digital assistants –

PDA's), skootrekenaars (laptops), en notaboekrekenaars (notebooks) in. PDA's het ŉ

vinnige verwerkingspoed. Van die mees gewilde PDA’s, is die Palm en BlackBerry.

Skootrekenaars kan deur sakereisigers gebruik word om multimedia-aanbiedings te maak,

verslae en sigblaaie te skep en te stuur en navorsing op die internet te doen.

Notaboekrekenaars is soortgelyk aan skootrekenaars, maar is gewoonlik kleiner.

Figuur 1.8: Draagbare rekenaar

(http://www.gadget-paradise.com/news_images/000035_acer-ferrari-notebook.jpg)


http://computechgadgets.com/wp-content/uploads/2011/01/microsoft-office-2007.jpg

http://www.gadget-paradise.com/news_images/000035_acer-ferrari-notebook.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.7.8 Groepprogrammatuur en ondersteunende stelsels

Groepprogrammatuur (group software) is programme, byvoorbeeld Lotus Notes, wat lede

van ŉ groep in staat stel om inligting oor ŉ projek, waaraan hulle werk, te deel. Sommige van

die funksies van hierdie programmatuur is dokumentformatering, inligtingbestuur en

kommunikasie. Die groep word op die hoogte gehou van sake en vordering deur ŉ

elektroniese kalender. Dit is gebaseer op ŉ tipe e-posnetwerk wat die groep in kontak hou

met ander bedrywighede in die onderneming. Dit sluit ook ŉ inligtingstelsel in wat data met

betrekking tot die onderneming hanteer en beskikbaar maak binne die onderneming.

Ondersteunende stelsels fasiliteer groepsbesluite deur die verskaffing van ŉ formele proses

vir dinkskrums, definiëring van sleutelkonsepte, prioritisering of die posisionering van

onderwerpe, en die bereiking van groepskonsensus wanneer nodig.

Figuur 1.9: Groepprogrammatuur

(http://www.ibm.com/developerworks/lotus/library/ls-NDHistory/image3.jpg)

1.7.9 Telekonferensies

In die korporatiewe wêreld is daar baie sakeondernemings wat deur middel van

telekonferensies vergaderings hou. Telekonferensies kan gebruik maak van telefoonlyne

en/of satelliettegnologie.


http://www.ibm.com/developerworks/lotus/library/ls-NDHistory/image3.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Daar is drie tipes telekonferensies:

Rekenaarkonferensies

In rekenaarkonferensies word rekenaarterminale gebruik wat verbind is aan ŉ

hoofraamrekenaar en wat deur al die deelnemers gebruik word. Vrae of kommentaar kan

ingesleutel word op die skerms en boodskappe word op die deelnemers se skerms vertoon.

Oudiokonferensies

Deelnemers lewer en ontvang kommentaar oor die telefoon. Die deelnemers kan mekaar nie

sien nie – lyftaal speel dus nie ŉ rol nie. Oudiokonferensies word verbind deur telefoon-

en/of luidsprekerselfone.

Videokonferensies

Videokonferensies maak gebruik van beeldsendapparatuur en -programmatuur (soos

televisie). Die voordeel wat videokonferensies bo oudiokonferensies het, is die feit dat

individue mekaar kan sien en hoor.

ŉ Voorbeeld van die gebruik van videokonferensies is wanneer ŉ persoon by ŉ onderneming

in Kaapstad ŉ konferensie hou, of ŉ onderhoud voer met ŉ persoon in Pretoria. Beide

individue word gelyktydig of afwisselend op die onderskeie skerms vertoon.

Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ videokonferensie:

Figuur 1.10: Videokonferensie

(http://www.telecomfamily.com/wp-content/uploads/2010/07/video-conferencing1.jpg)

1.7.10 Multimediastelsels

ŉ Multimediastelsel bied meer inligting as bogenoemde stelsels. Hier word gebruik gemaak

van ŉ kombinasie van klank, beeld, animasie en video. Multimediatoepassings word veral

gebruik vir sake en opleiding.


http://www.telecomfamily.com/wp-content/uploads/2010/07/video-conferencing1.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Bemarkingsaanbiedings word ontwikkel om te adverteer en produkte te verkoop deur

gebruik te maak van multimedia. Verteenwoordigers gebruik ŉ rekenaar, ŉ videoprojektor en

ŉ skerm om hul voorleggings aan die publiek of potensiële kopers te maak.

Interaktiewe advertensies, sowel as werksaansoeke en opleidingsmoontlikhede, kan op die

internet geadverteer, of in ŉ kiosk vertoon, word.

1.7.11 Elektroniese witbord

ŉ Interaktiewe witbord met "elektroniese ink" en aanraakskerm, wat aan ŉ rekenaar en

projektor gekoppel word. Die aanbieder kan alles van een punt beheer. Die witbord vergroot

die beelde duidelik en kleurvol. Dit is moontlik om aantekeninge op die witbord te skryf, wat

dan direk geprojekteer word en wat ook onmiddellik uitgedruk kan word. Dit is dus nie nodig

vir deelnemers om notas af te neem nie.

Die voordeel wat die elektroniese witbord bo ŉ eenvoudige projeksiestelsel het, is dat dit

gebruik kan word as projeksieskerm en skryfoppervlak en waarvan die beelde gedruk kan

word. ŉ Elektroniese witbord stel opleiers en instrukteurs in staat om die rekenaar te

manipuleer deur net aan die witbord te raak. Die hele aanbieding kan gedruk, gestoor en ge-

e-pos word.

Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ elektroniese witbord.

Figuur 1.11: Elektroniese witbord

(http://image.made-in-china.com/2f0j00TMOEFfcHgRgn/Electronic-Whiteboard.jpg)

1.7.12 Slimskerm (Smart Board)

Die Smart Board is ŉ reeks interaktiewe witborde wat deur Smart Technologies ontwikkel is,

wat soortgelyk aan die elektroniese witbord is, maar met meer gesofistikeerde funksies. Dit

is ŉ instrument wat die manier waarop mense ontmoet, idees deel en leer, verbeter.


http://image.made-in-china.com/2f0j00TMOEFfcHgRgn/Electronic-Whiteboard.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Die slimskerm is ŉ groot, aanrakingsensitiewe skerm wanneer dit gekombineer word met ŉ

projektor. Dit kan multimedia beheer deur die slimskerm met ŉ vinger aan te raak. Deur ŉ

pen op te tel, kan aanbieders met elektroniese ink op die skerm skryf.

Figuur 1.12: Slimskerm

(http://www.gadzooki.com/wp-content/uploads/2011/05/smart-board-600i-interactive-

whiteboard-photo.jpg)

1.7.13 Rekordbestuur (Records management)

Die verwerkings- en stoorkapasiteit van rekenaars maak die elektroniese berging en

herwinning van inligting ŉ algemene praktyk in die sakebedryf. Rekenaargegenereerde

dokumentbestuur, rekordbestuursprogrammatuur en beeldskeppingstelsels help

maatskappye om groot volumes rekords te hanteer.

Beeldskepping omskep alle tipes dokumente na digitale elektroniese data, wat gestoor en

vinnig opgespoor kan word. Beeldskepping is minder problematies as gevolg van die

ontwikkeling van hoë-digtheid magnetiese en aanlynstoringsmoontlikhede.

ŉ Aftaster (scanner) word gebruik in die omskakeling van dokumente na digitale formaat. Die

beeld kan omskep word om op ŉ monitor vertoon te kan word. Afvoertoestelle prosesseer

die beeld in ŉ hardekopieformaat. As gevolg van hul hoë kapasiteit en duursaamheid, is

laser optiese skywe geskik om hoë-volume rekords te berg en die beheer daarvan te

vereenvoudig.


http://www.gadzooki.com/wp-content/uploads/2011/05/smart-board-600i-interactive-whiteboard-photo.jpg


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking (Aangepas vanuit: http://www.encyclopedia.com/topic/Office_Technology.aspx)

Figuur 1.13: Aftaster

(http://4.bp.blogspot.com/-

yzrhPV2my3M/TWaFUUgZnJI/AAAAAAAAAXA/yAPum_4ReuQ/s1600/scanner.jpg)

Die volgende toon die probleem om groot hoeveelhede harde kopieë van dokumente te

stoor.

(http://www.prudentmovers.com/image/backgroundImages/recordRetention.jpg)

1.8 Wat is dataverwerking?

Data is ŉ integrale deel van alle sake-prosesse. Dit is die onsigbare ruggraat wat al die

bedrywighede en aktiwiteite binne ŉ onderneming ondersteun. Sonder toegang tot relevante

data, sou ondernemings lamgelê word, aangesien die bestuur gehalte data benodig vir die

formulering van doeltreffende strategieë en uitvoerbare sakebesluite.

Data moet te alle tye betroubaar wees om die aktiwiteite in die onderneming te fasiliteer. Ten

einde die sakeproses te verbeter, moet data in alle moontlike formate beskikbaar wees, om

die toeganklikheid daarvan te verhoog.



http://4.bp.blogspot.com/-yzrhPV2my3M/TWaFUUgZnJI/AAAAAAAAAXA/yAPum_4ReuQ/s1600/scanner.jpg


http://www.prudentmovers.com/image/backgroundImages/recordRetention.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Verwerking van data verwys na die proses van die omskakeling van data (syfers en ander

feite) van een formaat na ŉ ander. Gewone data word verwerk tot waardevolle inligting.

Kliënte kan data in ŉ verskeidenheid formate voorsien, soos spreiblaaie, ander elektroniese

data, of as gewone gedrukte materiaal. Dataverwerking neem die onverwerkte data en

verwerk dit tot sinvolle inligting wat gebruik kan word in die onderneming se sakeprosesse.

Sakeondernemings en organisasies regoor die wêreld maak gebruik van dataverwerking om

hul aktiwiteite te fasiliteer. Wanneer maatskappye en organisasies toegang tot nuttige

inligting het, kan hulle dit gebruik om die maatskappy-inkomste te verhoog en die koste te

verminder. Dataverwerking verseker dat die data in ŉ netjiese en sistematiese wyse

aangebied word en maklik verstaanbaar is.

(Aangepas vanuit: http://www.webproworld.com/webmaster-forum/threads/76231-5-Steps-

To-Data-Processing)

1.9 Dataverwerkingstappe

Dataverwerking word benut deur die meeste finansiële instellings, universiteite, die

uitgewerswese, hospitale, olieraffinaderye, vervoermaatskappye, farmaseutiese

maatskappye, ens. Daar is verskeie dataverwerkingsprogrammatuur in die mark beskikbaar.

Die meeste programme volg egter die volgende stappe:

Figuur 1.14: Dataverwerkingstappe

(Outeur, 2011)

Dataverkryging

Datasortering

Datagroepering

Datavaslegging

Dataverifiëring

Dataformatering




OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Dataverkryging

Die eerste stap is om die data wat verwerk moet word, in te samel. Die vraag is om te

bepaal watter tipe inligting benodig word en waar dit verkry kan word.

Datasortering

Die toepaslikheid van data is belangrik tydens die verwerking van die data. Daar is dikwels

irrelevante data wat die bruikbaarheid van die inligting verminder. Die ingesamelde data

moet gesorteer word om die relevante inligting te kry. Data moet dus behoorlik kategoriseer

word.

Datagroepering

Data groepering is soortgelyk aan kodering. Hierdie stap behels die aanpassing van die

ewekansige data in ŉ spesifieke struktuur. Met die insameling en sortering van die data, is

dit nie behoorlik gegroepeer nie. Willekeurige data kan ŉ probleem skep tydens die

verwerking van die data. Groepering help om die proses vlot te laat verloop.

Datavaslegging

Om data te verwerk, moet daar data vir die programmatuur wees om te verwerk. Dit is nodig

om die georganiseerde data deur middel van die programmatuur vas te lê vir verwerking na

bruikbare inligting

Dataverifiëring

Hierdie stap verhoog die gehalte van die verwerkte data. In hierdie stap, moet die

kwaliteitskontroleur die data bekragtig. Data word nagegaan om die foutlose verwerking

daarvan te verseker. Hierdie verifiëring help om die data doeltreffend en vinnig te verwerk.

Dataformatering

Die laaste, maar die belangrikste stap in die proses, is behoorlike formatering van die data.

Sonder behoorlike formatering, het die verwerkte data geen betekenis nie. Behoorlike

formatering is nodig om die data verstaanbaar te maak, sodat daar besluite geneem kan

word.

Die meeste bekende maatskappye volg die stappe, soos hierbo uiteengesit, om data te

verwerk tot bruikbare inligting.

Verwys na paragraaf 4.5 in hierdie gids vir ŉ volledige bespreking van die

dataverwerkingsiklus wat implisiet hierdie stappe volg.

(Aangepas vanuit: http://ezinearticles.com/?Data-Processing-Steps---How-to-Process-Data-

Efficiently?&id=2533114)




OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.10 Metodes van dataverwerking

Bedryfsdata word herhaaldelik verwerk, terwyl wetenskaplike data ook verskeie berekenings

vereis. Die volgende is metodes van dataverwerking:

Figuur 1.15: Metodes van dataverwerking

(Outeur, 2011)

1.10.1 Bondelverwerking

Bondelverwerking is ŉ metode waar die inligting gesorteer en georganiseer word in bondels,

om voorsiening te maak vir doeltreffende en sekwensiële verwerking.

Bondelverwerking beteken die gelyktydige uitvoering van ŉ reeks onafhanklike take. Die

term het sy oorsprong uit die tydperk toe gebruikers data op ponskaarte vasgelê het. ŉ

Hoeveelheid van hierdie geprogrammeerde kaarte is dan aan die stelseloperateur gegee

wat dit in die rekenaar ingevoer het.

Bondels kan opgegaar word tydens werksure en dan na-ure verwerk word, wanneer die

rekenaars nie gebruik word nie. Bondelverwerking, na-ure, is veral sinvol wanneer die

verwerking lank sal neem. Sodra ŉ bondelverwerking begin, gaan dit voort totdat dit

afgehandel is, of totdat ŉ fout voorkom. Let daarop dat bondelverwerking impliseer dat daar

geen interaksie met die gebruiker is, terwyl die program uitgevoer word nie.

Voorbeeld 1.1

ŉ Voorbeeld van bondelverwerking is die manier waarop die kredietkaartmaatskappye

fakture verwerk. Die kliënt ontvang nie ŉ rekening vir elke afsonderlike

Metodes van dataverwerking

Bondelverwerking

Aanlynverwerking

Intydse verwerking

Verspreide verwerking


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking kredietkaarttransaksie nie, maar een maandelikse rekening vir al die maand se aankope. Die

rekeningstaat word geskep deur bondelverwerking, waar al die data versamel en gehou

word, totdat die staat geskep word as ŉ bondel aan die einde van die rekeningsiklus.

(http://www.credit-cards.co.za/images/Credit-Cards_20110604961.9532.jpg)

1.10.2 Aanlynverwerking

Aanlynverwerking is ŉ metode wat gebruik maak van internetverbindings. Aanlynverwerking

verwys na ŉ tipe stelsel wat transaksie-georiënteerde programme fasiliteer en bestuur, tipies

vir die inskrywing en herwinning van data.

Aanlyntransaksieverwerking het twee belangrike voordele: eenvoud en doeltreffendheid.

Verminderde papiergebruik en vinniger, meer akkurate voorspellings van die inkomste en

uitgawes, is voorbeelde van hoe aanlynverwerking sake vir ondernemings vereenvoudig.

Soos met enige inligtingverwerking is sekuriteit en betroubaarheid belangrike oorwegings.

Aanlyntransaksies is oor die algemeen meer blootgestel aan misbruik en bedrog.

Wanneer ondernemings verkies om aanlynverwerking te gebruik, kan hul bedrywighede

negatief beïnvloed word, indien transaksies of die databasis nie beskikbaar is as gevolg van

datakorrupsie, stelselmislukkings, of netwerk beskikbaarheidskwessies nie. Soos alle

moderne aanlyninligtingstegnologie-oplossings, vereis hierdie stelsels uitgebreide

onderhoudsprosedures wat die koste-voordeel-ontleding verder beïnvloed.


http://www.credit-cards.co.za/images/Credit-Cards_20110604961.9532.jpg


Figuur 1.16: Aanlynverwerking

(http://help.sap.com/saphelp_crm60/helpdata/en/46/0cabccc7235a69e10000000a1553f7/ppt_img.gif)

1.10.3 Intydse verwerking

Hierdie tegniek het die vermoë om byna onmiddellik te reageer op versoeke om inligting te

bekom en te verwerk.

Tipes intydse verwerkingstelsels

Intydse stelsels is dikwels reaktief en/of ingeboude (embedded) stelsels.

• Reaktiewe stelsels

Reaktiewe stelsels is waar die funksionaliteit gedryf word deur ŉ voortdurende,

sporadiese interaksie met die omgewing.

• Ingeboude stelsels

Ingeboude stelsels het in die algemeen nie ŉ algemene bedryfstelselkoppelvlak nie en

word uitsluitlik gebruik om gespesialiseerde apparatuur te beheer. So word talle

beeldvormingstelsels ingebou in spesiale apparatuurplatforms, soos virtuele realiteit,

multimedia en mediese beeldvorming.

Gesinkroniseerde en ongesinkroniseerde gebeurtenisse

ŉ Belangrike konsep in intydse stelsels, is die idee van ŉ gebeurtenis wat lei tot ŉ

verandering in die sekwensiële vloei van die programuitvoering. Aktiwiteite kan verdeel word

in twee kategorieë: gesinkroniseerde en ongesinkroniseerde gebeurtenisse.

• Gesinkroniseerde gebeure


http://help.sap.com/saphelp_crm60/helpdata/en/46/0cabccc7235a69e10000000a1553f7/ppt_img.gif


Gesinkroniseerde gebeure is dit wat plaasvind op voorspelbare tye, soos die uitvoering

van ŉ opdrag of taak.

• Ongesinkroniseerde gebeurtenisse

Ongesinkroniseerde gebeurtenisse in die vloei van verwerking, is onvoorspelbaar en

word gewoonlik veroorsaak deur eksterne bronne.

1.10.4 Verspreide verwerking

Hierdie metode word algemeen gebruik deur afgeleë werkstasies wat gekoppel word aan ŉ

groot sentrale werkstasie of bediener.

ŉ Verspreide verwerkingstelsel bestaan uit verskeie outonome rekenaars wat kommunikeer

deur middel van ŉ rekenaarnetwerk. Die rekenaars kommunikeer met mekaar ten einde ŉ

gemeenskaplike doelwit te bereik. ŉ Rekenaarprogram wat in ŉ verspreide stelsel gebruik

word, word ŉ verspreide program genoem, en verspreide programmering, is die proses van

die skryf van sulke programme.

(Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/facts_5030382_methods-data-

processing.html#ixzz1V4j8tzaw en

http://www.webopedia.com/TERM/B/batch_processing.html)

Voorbeeld 1.2

Outomatiese tellermasjiene is goeie voorbeelde van hierdie dataverwerkingsmetode.

(http://www.bbc.co.uk/rd/pubs/papers/paper_02/rsfig2.gif)

1.11 Dataverwerkingsaktiwiteite

Dataverwerking bestaan uit die volgende vier (4) belangrike aktiwiteite:





http://www.bbc.co.uk/rd/pubs/papers/paper_02/rsfig2.gif


Figuur 1.17: Dataverwerkingsaktiwiteite

(Outeur, 2011)

1.11.1 Datavaslegging

Die invoer van data kan op verskillende maniere gebeur. Data word in die gekose velde van

ŉ databasis geplaas deur ŉ persoon en met behulp van ŉ toestel soos ŉ muis, sleutelbord,

aanraakskerm, aftaster (scanner), of met behulp van spraakprogrammatuur.

Strepieskode-aftasters

Wanneer ŉ aftaster gebruik word vir datavaslegging, vind daar geen insleuteling van data

plaas nie. ŉ Voorbeeld hiervan is die datavaslegging in supermarkte. Die kasregisters is

toegerus met ŉ strepieskode-aftaster. Strepieskode-aftasters is elektroniese toestelle wat

gebruik maak van ŉ laserstraal om die strepieskode te lees. Hierdie aftasters word

gekategoriseer as nie-kontak outomatiese datavasleggingstoestelle. Die aftastertoestel moet

naby of teen die strepieskode gehou word om die data te lees.

Figuur 1.18: Strepiekode-aftaster

(http://crazy-tattoo-designs.com/bar_code_tattoos.png)

Magneetstrooklesers

Magneetstrooklesers (kaartmasjiene) lees die inligting wat gestoor is in die magnetiese

strokie wat op ŉ bank-, debiet-, of kredietkaart gevind word. Hierdie inligting sluit dikwels ŉ

rekeningnommer, die kliënt se identiteitsnommer en ander inligting in. ŉ Outomatiese

tellermasjien is ook ŉ voorbeeld hiervan. As die magnetiese strook beskadig word of

Data-vaslegging

Data- versending Datastoring Data-

herwinning


http://crazy-tattoo-designs.com/bar_code_tattoos.png

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking blootgestel word aan ŉ sterk magnetiese of elektriese veld, sal die inligting nie herwin kan

word nie (aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-data-capture.htm)..

Figuur 1.19: Magneetstrook

(http://knol.google.com/k/-/-/3o435cxap65gm/igoef9/ccanatomyback.gif)

1.11.2 Dataversending

Dataversending behels die vervoer van enige soort inligting van een plek na ŉ ander deur

fisiese middele. In die verlede is dit gedoen deur, byvoorbeeld briewe of selfs deur middel

van Morsekode.

In rekenaarterminologie, beteken dit dat inligting van een plek na ŉ ander versend word met

behulp van tegnologie soos koperdraad, veseloptika, lasers, radiogolwe, of infrarooilig.

E-pos is ŉ vorm van dataversending wat baie gewild is, omdat dit feitlik gratis is, maar dit is

nie heeltemal veilig nie. E-pos se kapasiteit is ook beperk tot ŉ paar megagrepe (gewoonlik

tot 5 megagrepe of in uitsonderlike gevalle tot 10 megagrepe).

Verwys ook na par 4.5 in hierdie gids waar hierdie aktiwiteite in meer besonderhede as deel

van die dataverwerkingsiklus bespreek word.

(Aangepas vanuit: http://blog.eukhost.com/webhosting/what-is-data-transmission/)



http://knol.google.com/k/-/-/3o435cxap65gm/igoef9/ccanatomyback.gif



Figuur 1.20: Dataversending

(http://www.tps.com/Products/NFM/topography.gif)

1.11.3 Datastoring

Datastoring verwys na die aanteken en bewaring van inligting. Hierdie breë definisie beteken

dat ŉ harde kopie van ŉ ensiklopedie, ŉ klankkasset met musiek en selfs ŉ stukkie papier

met woorde daarop geskryf, voorbeelde van datastoring is. In die moderne tegnologiese

omgewing, verwys datastoring egter na die aantekening en bewaring van inligting in

elektromagnetiese formaat. Alle inligting op ŉ rekenaar, word rekenaardata genoem. Dit

sluit e-posse, elektroniese lêers met inligting, digitale foto's en databasisse in.

Daar kan tussen twee tipes datastoring onderskei word, naamlik: Primêre en sekondêre

datastoring:


http://www.tps.com/Products/NFM/topography.gif


Figuur 1.21: Datastoring

(Outeur, 2011)

Primêre datastoring

Rekenaars bevat sekere data wat dit in staat stel om te funksioneer. Die data wat dit egter

ontvang vanaf toevoertoestelle soos die sleutelbord, muis of aftaster, moet op een of ander

wyse verwerk en in die rekenaar se geheue (memory) gestoor word. Die komponent wat vir

verwerking gebruik word, word die Sentrale Verwerkingseenheid (SVE) genoem. (In Engels

word daar na die central processing unit, of CPU, verwys.)

As ŉ persoon ŉ dokument in Microsoft Word tik, word alles wat getik word, aanvanklik in die

random access memory (RAM) gestoor. Hierdie storing is bekend as primêre datastoring en

is tydelik. Wanneer die persoon op die “SAVE” knoppie klik, word ŉ kopie van die dokument

op die hardeskyf (of ander stoormedia) gestoor. Sekondêre datastoring is dan ter sprake.

Sekondêre datastoring

Sekondêre datastoring verteenwoordig al die ander soorte datastoring.

Rekenaarhardeskywe, CD-ROM-skywe, en geheuestokkies is voorbeelde van sekondêre

datastoring. Daar is verskillende tipes sekondêre datastoringsmedia wat onder een van die

volgende gekategoriseer kan word: ter plaatse, verwyderbare, en afstandstoring.

Datastoring

Primêre datastoring Sekondêre datastoring

Ter plaatse datastoring

Verwyderbare datastoring

Afstanddatastoring


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Ter plaatse datastoring (on-site data storing)

Ter plaatse datastoring verwys na storing op die rekenaar. Die mees algemene ter plaatse

storingstoestel is ŉ harde skyf, en dit word in elke persoonlike rekenaar gevind.


Verwyderbare datastoring verwys na enige soort storing wat ontwerp is om maklik van die

rekenaar verwyder te word. Hierdie tipe storing, word die mees algemene gebruik.

Die nadeel van hierdie tipe storing is, dat dit veel stadig as ter plaatse storing is. CD-ROM's,

DVD-ROM's, USB-datastokkies en die draagbare hardeskyf is almal voorbeelde van

verwyderbare datastoringsmedia.

CD-ROM

(http://www.stacksmag.net/wp-

content/uploads/2011/03/cd-rom.jpg)

USB-datastokkie

(http://www.memorycard24.com/wp-

content/uploads/2011/04/memory-card6.jpg)

Afstandsdatastoring (off-site data storing)

Afstandsdatastoring is een van die belangrikste maniere om data te stoor. Hier word inligting

weg van die rekenaar af gestoor. Toegang tot die inligting kan dan verkry word deur ŉ

oproep of via die internet. Die voordeel van hierdie tipe datastoring is dat die data veilig is,

sou daar iets met die ter plaatse rekenaarstelsel gebeur.

Afstandsdatastoring het ook bepaalde nadele, soos dat dit lank kan neem om toegang tot

die data te verkry en ook dat dit minder veilig kan wees. Voorbeelde van afstandsdatastoring

is elektroniese kluise (electronic vaulting) , aanlynlêerdienste, en aanlynwebtuistes.

(Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-data-storage.htm)


http://www.stacksmag.net/wp-content/uploads/2011/03/cd-rom.jpg


http://www.memorycard24.com/wp-content/uploads/2011/04/memory-card6.jpg



http://www.google.co.za/imgres?imgurl=http://www.stacksmag.net/wp-content/uploads/2011/03/cd-rom.jpg&imgrefurl=http://www.stacksmag.net/2011/03/music-101-check-track-record.html/cd-rom&usg=__Fu5gRdPG3CkSMtiEKLzcIY3sbsI=&h=889&w=1024&sz=151&hl=en&start=5&zoom=1&tbnid=5loEhCOahGZEIM:&tbnh=130&tbnw=150&ei=UcZUTvmSJ87UsgaQsKzrDw&prev=/search?q=cd+rom&hl=en&gbv=2&tbm=isch&itbs=1

http://www.google.co.za/imgres?imgurl=http://www.memorycard24.com/wp-content/uploads/2011/04/memory-card6.jpg&imgrefurl=http://www.memorycard24.com/memory-card-practical-memory-stick/&usg=__NizraQht3ZxeHa3alM4Kux7RbnY=&h=1912&w=2700&sz=279&hl=en&start=3&zoom=1&tbnid=43kQhhIq8CcQ8M:&tbnh=106&tbnw=150&ei=o8ZUTvi2OYfWsga5l72DDg&prev=/search?q=memory+stick&hl=en&gbv=2&tbm=isch&itbs=1


Figuur 1.22: Afstandsdatastoring

(http://www.datasitenw.com/images/DS-InternetVaulting%20rev3_img_0.jpg)

1.11.4 Dataherwinning

Dataherwinning is die herwinning van ontoeganklike of besmette data wat op een of ander

manier beskadig is. Dataherwinning word toenemend gebruik deur organisasies. Met die

vooruitgang in die elektroniese omgewing, het die geheuekapasiteit van datastoringsisteme

verhoog en daarmee saam die kanse om data te verloor.

Hier kan ŉ mens net dink aan die lewensbelangrike data wat gestoor word deur hospitale

wat pasiënte-inligting stoor, of webtuistes wat databasistegnologie (datastoring) gebruik om

hul webtuistes te verbeter en meer dinamies te maak.

Sakeondernemings is grootliks afhanklik van die tegnologie om bedryfsrelevante data te

skep en te bewaar. Hierdie data het ŉ direkte impak op die bedrywighede van

ondernemings.

Daar kan verskeie oorsake vir die verlies van data wees, soos:

• onverwagte gebeurtenisse – vloede en aardbewings;

• kragonderbrekings en weerligskade wat dataverlies tot gevolg kan hê.


http://www.datasitenw.com/images/DS-InternetVaulting%20rev3_img_0.jpg


• die onopsetlike uitwissing (deleting) van ŉ lêer; of

• die formatering van ŉ hardeskyf of disket – ŉ algemene vir die verlies van data.

Dataherwinning is ŉ komplekse proses wat gewoonlik deur professionele persone gedoen

word.

(Aangepas vanuit: http://www.faqs.org/contrib/jj2/What-is-data-recovery.html)

Praktiese oefening 1.1

ŉ Voorbeeld van bondelverwerking is die manier waarop kredietkaartmaatskappye

rekeninge prosesseer. Die kliënt ontvang nie ŉ rekening vir elke afsonderlike

kredietkaartaankope nie, maar ŉ maandelikse rekening vir die afgelope maand se aankope.

1. Gee ŉ kort bepreking van hoe bondelverwerking plaasvind.

2. Kan jy aan enige ander voorbeelde van bondelverwerking in die sakewêreld dink?

1.12 Samevatting

Hoewel ondernemings sake bedryf het lank voor die bestaan van rekenaars, kredietkaarte

en strepieskodes, speel tegnologie vandag ŉ onmisbare rol in die sakewêreld en het ŉ

belangrike rol gespeel in die groei van handel oor die hele wêreld.

ŉ Onderneming wat van kliënte vereis om ŉ vorm te voltooi voordat enige aankope gedoen

kan word, sal kliënte verloor. Kliënte sal eerder geneig wees om by ondernemings aankope

te doen waar hulle slegs ŉ debiet- of kredietkaart kan gebruik.

Tegnologie het ook globalisering ŉ realiteit gemaak, deurdat ondernemings nou met gemak

internasionaal handel kan dryf deur gebruik te maak van die internet.



OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 1.11 Selfevaluering

Aktiwiteit 1

Jy is die kantoorbestuurder van Pigsel Bpk. Jy word gevra om die drie tipes telekonferensies

te ondersoek. Maak ŉ aanbeveling aan die hoofbestuurder waarin jy die drie tipes

identifiseer en kortliks bespreek.

Aktiwiteit 2

Beskryf ŉ interaktiewe elektroniese witbord. Maak melding van die voordele wat die gebruik

van so ŉ bord inhou.

Aktiwiteit 3

Voltooi die diagram deur die vermiste tipes (A – E) datastoring in te vul.

Datastoring

A B

C

D

E



STUDIE-EENHEID 2: KANTOORTEGNOLOGIE


Kennis en begrip



• Tegnologie behoeftebepaling

• Die ontwikkeling en implementering van ŉ doeltreffende en toeganklike

tegnologieplan

• Beskikbare rekenaarapparatuur en -programmatuur

• Geskikte verskaffers

Vaardighede


• ŉ Tegnologie behoeftebepaling uit te voer.

• Te onderskei tussen die verskillende rekenaarapparatuur en -programmatuur wat

beskikbaar is aan die organisasie.

• ŉ Implementeringsplan vir nuwe kantoortegnologie te formuleer.

• Tegnologie-verwante opleidingsbehoeftes te bepaal.

• Geskikte verskaffers te identifiseer ooreenkomstig bepaalde kriteria.

Studie-eenheid 2: Kantoortegnologie Bladsy 43


• http://media.wiley.com/product_data/excerpt/57/07879752/0787975257.pdf

• http://alumnus.caltech.edu/~rouda/T2_NA.html

• http://www.microsoft.com/enable/business/plan.aspx

• http://readerszone.com/facts/10-different-types-of-computers.html

• http://www.minich.com/education/psu/instructtech/softwareapps.htm

• http://www.its.qmul.ac.uk/training/TNA/TNA%20Questionnaire.pdf

• http://www.npower.org/files/page/vendorguide.pdf




Behoeftebepaling ŉ Behoeftebepaling is ŉ sistematiese wyse om die huidige stand

van sake te bepaal. In hierdie konteks wys dit op die bepaling

van ŉ onderneming se tegnologie behoeftes.

Gapingsanalise Om die werklike prestasie van die onderneming en die mense

teen die bepaalde standaarde te meet.

Koste-effektiwiteit

Enigiets wat effektief en produktief is in verhouding met die

koste daarvan.

Persoonlike rekenaar

(Personal computer – PC)

ŉ Persoonlike rekenaar is ŉ rekenaar met ŉ mikroprosesseerder

wat deur ŉ individu gebruik kan word. Persoonlike rekenaars het

hul eie bedryfstelsels (operating systems), programmatuur en

randapparatuur (peripherals) en kan gewoonlik aan ŉ netwerk

gekoppel word.

Skootrekenaar ŉ Skootrekenaar (laptop) is ŉ klein draagbare rekenaar wat ŉ

battery en eksterne elektriese kragbron gebruik.

Superrekenaar ŉ Superrekenaar is ŉ geweldige vinnige en duur rekenaar wat

vir ingewikkelde wetenskaplike simulasies, weervoorspelling,

ens. gebruik word.

Werkstasie ŉ Werkstasie is ŉ rekenaar met hoë verwerkingskrag, geheue

en addisionele funksies om spesiale take te verrig.


http://media.wiley.com/product_data/excerpt/57/07879752/0787975257.pdf

http://alumnus.caltech.edu/%7Erouda/T2_NA.html

http://www.microsoft.com/enable/business/plan.aspx

http://readerszone.com/facts/10-different-types-of-computers.html

http://www.minich.com/education/psu/instructtech/softwareapps.htm

http://www.its.qmul.ac.uk/training/TNA/TNA%20Questionnaire.pdf

http://www.npower.org/files/page/vendorguide.pdf

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 2.4 Inleiding

Tegnologie het die manier waarop sakeondernemings sake bedryf verander. Persoonlike

rekenaars, digitale toerusting, bedryfsprogrammatuur en die internet is maar net ŉ paar van

die elektroniese hulpmiddels wat ondernemings gebruik in hul sakebedrywighede. Hierdie

toerusting en programmatuur het talle tradisionele korporatiewe funksies geoutomatiseer en

verbeterde produktiwiteit en doeltreffendheid in die hand gewerk. Talle sakeondernemings

het ŉ interne tegnologie departement om die verbetering en instandhouding van

tegnologiese sakebedrywighede te hanteer.

Die meeste sakeondernemings gebruik rekenaarprogrammatuur om sake-inligting aan te

teken en daaroor verslag te doen. Hierdie programmatuur versamel data van

verkoopstelsels, produksieprosesse of ander departemente vir die gebruik van werknemers

en die bestuur. Bedryfsprogrammatuur kan ook data na die onderneming se

bestuursinligtingstelsel kanaliseer, wat dan deur die uitvoerende bestuur gebruik kan word

om sakebesluite te maak. Outomatisering van die data-insamelingsproses verkort die tyd

wat nodig is om uiteindelik die inligting beskikbaar te hê vir besluitneming.

Die insameling van inligting plaas bepaalde wetlike verpligtinge op sakeondernemings.

Ondernemings moet verseker dat vertroulike inligting wat versamel is, beskerm word en

veilig sal wees teen bedrog, diefstal en misbruik van vertroulike inligting. Ondernemings pas

gewoonlik een of ander vorm van toegangsbeheer tot inligting toe.

Maatskappywebtuistes of ander internet-gebaseerde tegnologie kan ook geënkripteerd of

beskerm word vir bepaalde gespesialiseerde dienste, soos internetbankdienste.

Sakeondernemings gebruik veral bedryfstegnologie om bepaalde mededingende voordele

bo hul mededingers te verkry. Ondernemings kan dan nuwe goedere of dienste aanbied wat

nie voorheen in die mark beskikbaar was nie. As nuwe tegnologie ontwikkel word, kan

ondernemings gebruik maak van die nuwe tegnologie om hul produkte te verbeter en meer

doeltreffende sakeprosesse te ontwikkel. Nuwe tegnologie kan ook help om bedryfskoste te

verminder.

(http://www.vunveil.com/img/Company_166/Product/4406.jpg)


http://www.vunveil.com/img/Company_166/Product/4406.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 2.5 Tegnologie behoeftebepaling ŉ Behoeftebepaling is ŉ sistematiese wyse om die huidige stand van sake te bepaal. In

hierdie konteks wys dit op die bepaling van ŉ onderneming se tegnologie behoeftes. ŉ

Behoeftebepaling fokus daarop om inligting te bekom wat die onderneming tyd en geld kan

bespaar. Talle sakeondernemings ontsien die tyd om hierdie belangrike taak te verrig en

besluit lukraak op die implementering van moontlike “oplossings” wat nie tot voordeel van

die onderneming is nie. ŉ Behoeftebepaling kan pro-aktief of reaktief wees.

ŉ Omvattende behoeftebepaling kan waardevolle inligting voorsien soos:

• Wat tegnologie behels.

• Tegnieke en hulpbronne wat tans doeltreffend gebruik word.

• Tegnieke en hulpbronne wat nie doeltreffend gebruik word nie.

• Die identifikasie van die professionele ontwikkelingsbehoeftes van die personeel.

• Identifisering van bykomende hulpbronne wat benodig word.

2.5.1 Hoekom ŉ behoeftebepaling doen?

Die doel van ŉ behoeftebepaling is om die vrae waarom, wie, hoe, wat en wanneer te

beantwoord.

Waarom?

Dit is om te bepaal of bestaande tegnologie aan die behoeftes van die onderneming voldoen

en of die probleem dalk deur opleiding opgelos kan word. Twee tipes analises kan gebruik

word om hierdie vraag te beantwoord, naamlik: behoeftes-teenoor-wense analise en ŉ

uitvoerbaarheidstudie (feasibility study).

Wie?

Indien dit blyk dat die probleme moontlik tegnologieverwant is, bepaal wie betrokke moet

wees by die ondersoek na oplossings. Indien opleiding die probleem is, bepaal wie betrokke

sal wees by die opleiding. Die analise behoort aan te dui wie betrokke is by die probleem en

hoe die opleiding daaruit moet sien.

Hoe?

ŉ Tegnologie behoeftebepaling kan die prestasie-tekort identifiseer en remediërende

optrede voorstel. ŉ Prestasie-ontleding kan ŉ tekort aan vaardighede identifiseer.


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Wat?

Bepaal of die probleme te wyte is aan verouderde, foutiewe of onvoldoende tegnologie. Of

daar moontlik gebrekkige tegnologie-ondersteuning is, en of daar ŉ gebrek aan kennis is om

die tegnologie doeltreffend aan te wend. Is daar dalk ŉ beter manier om ŉ taak te verrig?

Dui dit op onvoldoende tegnologie of onvoldoende vaardighede? Beantwoord vrae soos: Is

swak werkprestasie as gevolg van ŉ onvermoë om die tegnologie doeltreffend te gebruik of

weens onvoldoende of verouderde tegnologie? Is daar owerheidsregulasies wat in ag

geneem moet word by die implementering van oplossings?

Wanneer?

Bepaal wanneer dit die beste sal wees om ŉ tegnologie behoeftebepaling te doen. Die

implementering van ŉ behoeftebepalingsplan, kan beïnvloed word deur sakesiklusse,

vakansies, ens. Voer ŉ kontekstuele analise uit om logistieke vrae te beantwoord.

(Aangepas vanuit:

http://media.wiley.com/product_data/excerpt/57/07879752/0787975257.pdf)

2.5.2 Die ontwerp van ŉ behoeftebepaling

Die volgende is stappe wat geneem kan word om ŉ doeltreffende behoeftebepaling te

ontwerp.

• Bepaal die doel en doelwitte van die behoeftebepaling.

• Identifiseer die nodige hulpbronne. Watter bronne is tans beskikbaar vir die uitvoer

van ŉ behoefte-analise? Is daar genoegsame menslike hulpbronne vir die

versameling en ontleding van inligting en die ontwikkeling en implementering van

oplossings? Daar moet besluit word wie verantwoordelik sal wees vir die ontwerp,

implementering en ontleding van die assessering.

• Bepaal watter navorsingsvrae in die assessering ingesluit moet word.

• Besluit op die metodologieë vir die insameling en ontleding van inligting.

• Bepaal ŉ realistiese tydskedule vir die uitvoering van elke taak.

2.5.3 Vier stappe in die uitvoering van ŉ behoeftebepaling

Die volgende is die stappe wat gevolg kan word om ŉ suksesvolle behoeftebepaling uit te

voer:




Figuur 2.1: Behoeftebepaling

(Outeur, 2011)

Stap 1: Doen ŉ gapingsanalise

Die eerste stap is om die werklike prestasie van die onderneming en die mense teen die

bestaande standaarde te meet. (Dit mag dalk blyk dat nuwe standaarde gestel moet word.)

Daar is twee aspekte ter sprake:

• Huidige situasie

Die huidige stand van die tegnologie-aanwending in die onderneming, asook die kennis,

vaardighede en vermoëns van huidige werknemers moet bepaal word. Hierdie analise

moet ook die organisatoriese doelwitte ondersoek, asook ander interne en eksterne

beperkinge.

• Gekose of gewenste situasie

Die voorwaardes vir bedryfsprestasie en persoonlike sukses moet geïdentifiseer word.

Hierdie analise fokus op die nodige werkstake/standaarde, sowel as die vaardighede,

kennis en vermoëns wat nodig is om sukses te verseker. Die rol wat die tegnologie kan

speel, word uiteraard hier oorweeg. Dit is belangrik dat kritieke take geïdentifiseer word.

Stap 1: Doen 'n gapingsanalise

Stap 2: Identifiseer prioriteite en belangrikheid

Stap 3: Identifiseer oorsake van prestasieprobleme en/of

-geleenthede

Stap 4: Identifiseer moontlike oplossings en geleenthede

vir groei



Figuur 2.2: Gapingsanalise

(http://www.nxtstp.com/images/nxtstp_gap_diag.gif)

Die gaping tussen die huidige en die gewenste situasie sal behoeftes, doelwitte en

doelstellings aandui.

Spesifieke vrae om te vra, om vas te stel waar tegnologie nuttig kan wees in die verskaffing

van oplossings:

• Probleme of tekorte

Is daar probleme in die onderneming wat opgelos kan word deur tegnologieverwante-

aktiwiteite of is opleiding die probleem?

• Moontlike veranderings

Sal verwagte verandering aan prosesse, toerusting, kompetisie in die mark, of selfs

personeelveranderinge dalk lei tot probleme en kan die probleme dalk met tegnologie

opgelos word?

• Geleenthede

Kan ŉ mededingende voordeel verkry word deur gebruik te maak van nuwe tegnologie,

of sal opleidingsprogramme, eksterne konsultante of nuwe verskaffers die

mededingende voordeel verseker?

• Sterkpunte

Hoe kan die onderneming sy sterkpunte benut, eerder as om te reageer op die

swakpunte? Is daar geleenthede om die tegnologie in te span in hierdie gebiede?

• Nuwe rigtings

Kan ŉ pro-aktiewe benadering, en die toepassing van nuwe tegnologie die onderneming

verhef tot nuwe vlakke van prestasie? Vra die probleem na tegnologie-verwante

oplossings, of kan spanbou en verwante aktiwiteite help om produktiwiteit te verbeter?


http://www.nxtstp.com/images/nxtstp_gap_diag.gif


• Verpligte opleiding

Is daar interne kragte (personeel se onvermoë om tegnologie doeltreffend aan te wend),

of eksterne kragte (nuwe tegnologie wat bedryfsaktiwiteite kan verbeter) wat dit

noodsaaklik sal maak dat die nodige opleiding en / of organisasie-ontwikkeling sal

plaasvind? Is daar enige beleid of bestuursbesluite wat die implementering van

opleidingsprogramme voorskryf? Is daar bepaalde opleidingsvereistes en -voorskrifte

wat van owerheidsweë afgedwing word?

Stap 2: Identifiseer prioriteite en belangrikheid

Die eerste stap het bepaalde behoeftes aan opleiding en ontwikkeling,

loopbaanontwikkeling, organisasie-ontwikkeling, en / of ander tegnologie-verwante

intervensies geïdentifiseer. Hierdie behoeftes moet nou ondersoek word in die lig van die

belangrikheid daarvan om die organisatoriese doelwitte te bereik. Daar moet bepaal word of

die geïdentifiseerde behoeftes werklik ŉ probleem is en of dit die moeite werd is om dit aan

te spreek. Die belangrikheid daarvan en die dringendheid in die lig van organisatoriese

behoeftes en vereistes, moet bepaal word.

Byvoorbeeld:

• Koste-effektiwiteit

Hoe vergelyk die koste wat deur die probleem veroorsaak word, met die koste van

die implementering van ŉ oplossing? Met ander woorde, voer ŉ koste-voordeel-

ontleding uit.

• Regsvereistes

Is daar wette wat ŉ oplossing vereis (byvoorbeeld veiligheids- en regulatoriese

nakoming)?

• Uitvoerende druk

Verwag topbestuur ŉ oplossing?

• Menslike hulpbronne

Is daar baie mense of slegs sleutelpersone betrokke?

• Kliënte

In watter mate plaas kliënte spesifikasies en verwagtinge die onderneming onder

druk om te verander?

Stap 3: Identifiseer oorsake van prestasieprobleme en/of geleenthede


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Die volgende stap is om die spesifieke probleem-areas en geleenthede in die onderneming

te identifiseer. Die oorsake vir prestasieprobleme moet bekend wees, sodat toepaslike

oplossings gevind kan word.

Daar is twee vrae wat hier belangrik is, naamlik:

• Doen die personeel hul werk?

• Weet hulle hoe om hul werk te doen?

Hierdie behels ŉ omvattende ondersoek en ontleding van die mense en hul werksverrrigting,

teenoor die huidige en toekomstige vereistes van die onderneming.

Stap 4: Identifiseer moontlike oplossings en geleenthede vir groei

As werknemers hul werk doeltreffend doen, is dit miskien goed om hulle nie te steur in hul

werksverrigting nie. (Kernwaarheid: As dit nie gebreek is nie, moenie dit herstel nie.) Miskien

is opleiding egter wel nodig om mense en hul prestasies na hoër hoogtes te neem.

Die volgende kan gedoen word, as dit blyk dat die probleem nie tegnologie-verwant is nie:

• Indien daar ŉ kennisprobleem is, kan opleiding gedoen word.

• Indien opleiding nie die probleem is nie, kan verskeie ander organisasie-

ontwikkelingsintervensies, soos strategiese beplanning, organisasieherstrukturering,

prestasiebestuur en / of spanbou oorweeg word om die probleem aan te spreek.

(http://www.jefraskin.com/wp-content/uploads/2010/11/TeamBuilding.jpg)


http://www.jefraskin.com/wp-content/uploads/2010/11/TeamBuilding.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 2.5.4 Ander behoeftebepalingstegnieke

Om ŉ ware beeld van die situasie te verkry, moet daar nie staatgemaak word op net een

metode nie – ŉ verskeidenheid ander metodes van behoeftebepaling is beskikbaar en moet

gebruik word. Deur meer as een tegniek te gebruik, kan ŉ volledige beeld verkry word.

Basiese behoeftebepalingstegnieke sluit die volgende in:

• direkte waarneming

• vraelyste

• oorleg met persone in sleutelposisies, en / of met spesifieke kennis

• oorsig van relevante literatuur

• onderhoude

• fokusgroepe

• toetse

• rekords

(Aangepas vanuit: http://alumnus.caltech.edu/~rouda/T2_NA.html)

2.5.5 Tegnologie-verwante opleidingsbehoeftebepaling

Om te kan bepaal of daar ŉ behoefte aan basiese tegnologie-verwante opleiding is, kan die

volgende vraelys gebruik word. Hierdie vraelys kan uiteraard na behoefte aangepas word;

Voorbeeld 2.1

Afdeling 1 – Rekenaargebruik

1. Hoe dikwels gebruik jy ŉ rekenaar by die werk?

Nooit Daagliks Soms Ander

2. By die werk:

• Het jy die uitsluitlike gebruik van ŉ rekenaar?

• Deel jy ŉ rekenaar met ander persone?

• Het jy ŉ e-pos adres?

• Het jy nie toegang tot ŉ rekenaar nie?

3. As jy ŉ rekenaar by die werk gebruik, wat is die mees algemene aktiwiteite wat jy doen, behalwe om e-pos uit te stuur en webnavigasie te doen? Noem ŉ maksimum van drie.




Deel 2 - Leerbehoeftes

Hierdie afdeling is daarop gerig om inligting oor jou huidige rekenaarvaardighede te

bekom. Merk die afdelings wat van toepassing is:

Algemene gebruik Weet hoe Wil meer weet

Stel die rekenaar se datum en tyd

Skep ŉ screensaver vir die rekenaar

Verander die naam van ŉ lêer/gids

Kopieer ŉ lêer/gids

Soek en vind ŉ lêer

Druk ŉ dokument

Woordverwerking Weet hoe Wil meer weet

Skep paragrawe

Gebruik speltoetser

Skep ŉ lys van items

Voeg bladsynommers in

Voeg ŉ tabel in

Voeg grafika in

Sigblaaie Weet hoe Wil meer weet

Voer data in

Gebruik funksies

Skep grafieke

Aanbiedings Weet hoe Wil meer weet

Skep ŉ nuwe aanbieding

Voeg teks en grafika in

Databasisse Weet hoe Wil meer weet

Skep ŉ tabel

Ontwerp navrae

Ontwerp ŉ vorm

Skep ŉ verslag

Internet en e-pos Weet hoe Wil meer weet

Stuur e-pos

Lees e-pos



Stuur ŉ aanhangsel (attachment) met ŉ e-

pos

Organiseer pos

Skep ŉ adresboek

Soek inligting op die internet

Gebruik soekenjins (bv. Google)

Watter van die volgende sal jy die graagste meer oor wil leer? (Maksimum van 3)

Meer gevorderde aspekte van woordverwerking

Meer gevorderde aspekte van sigblaaie

Meer gevorderde aspekte van databasisse

Meer gevorderde aspekte van aanbiedingsprogrammatuur

Illustrasieprogrammatuur (bv. CorelDraw)

Ander (spesifiseer asseblief)

________________________________

(Aangepas vanuit: http://www.its.qmul.ac.uk/training/TNA/TNA%20Questionnaire.pdf)

2.6 Ontwikkeling en implementering van ŉ doeltreffende en toeganklike tegnologieplan

Alhoewel elke organisasie uniek is en unieke behoeftes het, is daar enkele algemene stappe

betrokke in die ontwikkeling van ŉ doeltreffende en toeganklike tegnologieplan. Die volgende

verteenwoordig vyf stappe wat gevolg kan word in die ontwikkeling en implementering van ŉ

tegnologieplan.

ŉ Weldeurdagte strategie sal kostes verminder en doeltreffendheid verhoog,

aanpasbaarheid by bestaande tegnologie verseker, en aan die onderneming se unieke

omstandighede en behoeftes voldoen.

Die onderstaande diagram is ŉ voorbeeld van hoe ŉ tegnologieplan by die res van die

onderneming inskakel:




Figuur 2.3: Tegnologieplan

(http://www.hokkaido-vc.com/english/patent_strategies/sub-ven_23.jpg)

Die volgende is die vyf stappe wat gevolg kan word in die implementering van ŉ

tegnologieplan:

Figuur 2.4: Implementering van ŉ tegnologieplan

(Outeur, 2011)

2.6.1 Stap 1: Definieer ŉ doeltreffende en toeganklike tegnologiestrategie

ŉ Doeltreffende tegnologiestrategie moet die volgende elemente insluit:

Visie

Skep ŉ unieke visie, wat die rol van doeltreffende tegnologie in die onderneming definieer en

hoe dit die onderneming se oorkoepelende visie van doelwitte sal ondersteun. Die visie moet

ook die kwessie van toeganklike tegnologie vir werknemers met gestremdhede insluit.

Definieer 'n doeltreffende en

toeganklike tegnologiestrategie

Identifiseer vereistes

Ontwerp, ontwikkel en koop

tegnologie aan

Implementeer en lei personeel op

Onderhou tegnologie en

vestig kultuur van voortgesette leer


http://www.hokkaido-vc.com/english/patent_strategies/sub-ven_23.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Doelwitte

Definieer sukseskriteria en voorsien meer besonderhede oor die visie. Deur die visie as

uitgangspunt te gebruik, kan doeltreffende tegnologiedoelwitte geskep word, wat die

onderneming se doelwitte ondersteun.

Uitgawes en begrotings

Verduidelik hoe uitgawes gedek sal word en beskryf befondsingsbronne. Byvoorbeeld,

bepaal watter uitgawes deel uitmaak van die algehele tegnologie-aankope van die

onderneming, teenoor watter uitgawes deel moet wees van ŉ afsonderlike begroting wat

slegs gebruik mag word vir toeganklike en ondersteunende tegnologieprodukte vir

gestremde werknemers.

Eienaarskap en die volgende stappe

Verkry uitklaring oor verantwoordelikhede en beplan die volgende stappe. Byvoorbeeld, wie

of watter groepe sal verantwoordelik wees vir die voltooiing van die res van die stappe van

die tegnologieplan, wat behels dat die vereistes identifiseer word, die tegnologieplan

ontwerp en ontwikkel word, die aankope gedoen word, die tegnologie implementeer word en

opleiding verskaf word?

2.6.2 Stap 2: Identifiseer vereistes

In hierdie stap word die eienaars en belanghebbendes, wat in die tegnologiestrategie

identifiseer is, gevra om ŉ behoeftebepaling te doen, die huidige stand van die tegnologie te

evalueer en sukseskriteria daar te stel.

Die bepaling van behoeftes geskied vanuit die perspektief van die werknemers, maar met

inagneming van die onderneming se bedryfsprosesse en die stand van die huidige

tegnologie. Ideaal gesproke moet die vereistes wat in die behoeftebepaling uiteengesit word,

met die onderneming se bestaande tegnologieplan geïntegreer word, sodat tegnologie-

evaluerings, aankoopbesluite en die ontwikkeling van nuwe tegnologie, die behoeftes, in ag

sal neem.

Indien die huidige tegnologie verouderd is, is dit belangrik om inligting oor die huidige stand

van die tegnologie in te samel en om die behoeftes te prioritiseer. Die uitkoms van hierdie

stap, is ŉ omvattende dokument wat die kriteria vir doeltreffende en toeganklike tegnologie

bevat en wat die bestuur kan gebruik om die ontwerp, ontwikkeling en implementering uit te

voer.


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Behoeftebepaling

Die behoeftebepaling behoort die ondersteunende en toeganklikheidsbehoeftes van alle

werknemers in die onderneming te identifiseer. Alle samewerkings- en

kommunikasiebehoeftes tussen werknemers, ongeag van vermoëns, word dus

gespesifiseer. Dit sluit dus die ondersteunende tegnologiebehoeftes van individue, met

bepaalde gestremdhede, in.

ŉ Pro-aktiewe ondersteunende en toeganklike tegnologieplan kan die volgende bied:

• Verhoogde prestasie en produktiwiteit as gevolg van ŉ verbeterde vloei van

bedryfsprosesse.

• Bekragtiging van die organisasie se visie.

• Werksomstandighede wat werknemers se terugkeer na die werk bespoedig, in die

geval van beserings en siekte.

• Die toepassing van ergonomiese beginsels, wat daarop gerig is om die

werksomgewing van werknemers veilig, higiënies en gemaklik te maak. Die

menslike faktor word dus in ag geneem.

Figuur 2.5: Kantoorergonomiese beginsels

(Bron:http://www.singhealth.com.sg/PatientCare/ConditionsAndTreatments/PublishingImage

s/Musculoskeletal-Disorders-and-Office-Ergonomics1.jpg)


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking As deel van die behoeftebepaling, kan ŉ lys van die spesifieke behoeftes van werknemers,

die prosesse in die organisasie, en die tegnologie om hulle te ondersteun, opgestel word.

Daar kan gevra word hoe die werknemers en kliënte die tegnologie gebruik.

Om die lys van vereistes saam te stel, kan opnames onder werknemers, oorweeg word. Dit

kan help om ŉ lys van moontlike behoeftes of vereistes te voorsien, omdat mense nie

noodwendig sal verstaan waarna om te kyk, wanneer behoeftes gelys moet word nie.

(http://www.freshtracks.co.uk/images/blog/survey.jpg)

Evalueer die stand van die huidige tegnologie

As deel van die identifisering van behoeftes, is dit belangrik om die huidige tegnologie te

beskryf en dit te vergelyk met die inligting wat tydens die behoeftebepaling versamel is.

Hierdie evaluering sal help om prioriteite te stel en aantoon waar veranderinge die grootste

impak sal hê.

Die volgende moet evalueer word:

• Bedryfstelsel(s)

Voldoen die bedryfstelsel (operating system) wat in die onderneming gebruik word,

aan die behoeftes van die onderneming? Het die bedryfstelsel ingeboude

toeganklikheidsopsies vir individue met visuele, gehoor-, mobiliteits-, leer-, en

taalgestremdhede? Is die bedryfstelsel verenigbaar met ŉ wye verskeidenheid

rekenaarprogrammatuur en ondersteunende tegnologieprodukte?


http://www.freshtracks.co.uk/images/blog/survey.jpg


Figuur 2.6: Bedryfstelsel

(http://computersciencesource.files.wordpress.com/2009/11/screen-shot-2009-11-21-at-13-

44-49.png)

• Kantoorproduktiwiteits- en kommunikasieprogrammatuur

Is die kantoorproduktiwiteits- en kommunikasieprogrammatuur soos e-pos,

woordverwerking, en aanbiedingprogrammatuur beskikbaar en doeltreffend?

• Ondersteunende tegnologie

Is ondersteunende tegnologieprodukte beskikbaar vir die huidige bedryfstelsels en

kantoorproduktiwiteitsprogrammatuur?

• Interne stelsels

Is interne tegnologiestelsels, soos intranet, doeltreffend en toeganklik vir alle

werknemers?

(http://oneworldinternetsolutions.tech.officelive.com/images/intranet.jpg)


http://computersciencesource.files.wordpress.com/2009/11/screen-shot-2009-11-21-at-13-44-49.png

http://computersciencesource.files.wordpress.com/2009/11/screen-shot-2009-11-21-at-13-44-49.png

http://oneworldinternetsolutions.tech.officelive.com/images/intranet.jpg


• Kliëntediensstelsels

Is die stelsels wat deur kliënte gebruik word, soos die onderneming se webtuiste,

e-handel webtuiste, aanraak-sensitiewe skerms (touch screens), of outomatiese

tellermasjiene, doeltreffend en toeganklik?

As deel van die tegnologie-evaluering, kan die volgende bykomende vrae oor die stand van

die huidige tegnologie gevra word:

• Voldoen die tegnologie aan die werknemers en die kliënte se behoeftes?

• Kan werknemers doeltreffend saamwerk en kommunikeer, ongeag van hul

vermoëns?

• Is die tegnologie aanpasbaar, sodat individue meer produktief kan wees?

2.6.3 Stap 3: Ontwerp, ontwikkel, en koop tegnologie aan

In die derde stap, is die fokus op die ontwerp en ontwikkeling van die tegnologie en word dit

gebaseer op die vereistes soos uiteengesit in Stap 2. Hierdie stap sluit in die identifisering

en die aankoop van toepaslike en ondersteunende tegnologieprodukte.

Kies ŉ toeganklike tegnologieplatform

Die bedryfstelsel en kantoorproduktiwiteitsprogrammatuur wat gebruik word deur die

onderneming, bied die grondslag vir die tegnologie platform van die onderneming en daarom

is dit van kritieke belang dat dit doeltreffend en toeganklik sal wees.

Die keuse van tegnologie word grootliks bepaal deur die onderneming se doelwitte en moet

waar moontlik in die werknemers se behoeftes voorsien, soos uiteengesit in die

behoeftebepaling. Dis belangrik dat die bedryfstelsel en

kantoorproduktiwiteitsprogrammatuur verenigbaar is met ondersteunende tegnologie

produkte vir spesifieke gestremdhede.

Evaluering en opdatering van interne stelsels

As deel van die ontwerp en ontwikkelingstap, moet die interne stelsels geëvalueer word.

• Bestaande stelsels

Bestaande stelsels moet teen die behoeftes en sukseskriteria, soos uiteengesit in

Stap 2, geëvalueer word. Die impak van die stelsels wat deur die meeste mense

gebruik word, asook die frekwensie van gebruik, moet bepaal word.

• Nuwe stelsels

Nuwe stelsel wat oorweeg word, moet ook teen die behoeftes en

suksesmaatstawwe, soos uiteengesit in Stap 2, geëvalueer word en aangepas word,



indien nodig. Indien wysigings nodig is, moet die ontwerpspesifikasies verander.

Byvoorbeeld, kan ontwerpspesifikasies vir toegang tot rekenaars verander word om

toegang tot alle of net sekere funksies in te sluit.

2.6.4 Stap 4: Implementeer en lei personeel op

Nadat die stelsels aangekoop of opgedateer is, sal dit nodig wees om die tegnologie te

implementeer en die werknemers op te lei om dit te gebruik. Hierdie stap behels dus die

implementering van die stelsels, die kommunikasie oor die verandering aan die werknemers,

en die verskaffing van opleiding.

Implementering

Die implementering sluit ŉ verskeidenheid van aktiwiteite in, soos die installering van ŉ

rekenaar vir die werknemers wat een benodig, die inwerkingstelling van ŉ meer toeganklike

intranet webblad, of die implementering van ŉ nuwe bedryfstelsel vir die hele onderneming.

IT-spesialiste sal individue bekendstel aan nuwe tegnologieprodukte.

Opleiding

Daar kan nie net aanvaar word dat werknemers op die hoogte sal wees van hoe om nuwe

tegnologie te gebruik nie. Werknemers moet opgelei word ten einde hulle in staat te stel om

die tegnologie tot hul beskutting te gebruik.

Alhoewel sommige ondernemings klaskamertipe opleiding verkies, is ŉ ander opsie om

opleidingsmateriaal voor te berei en beskikbaar te stel op die intranet van die onderneming.

Dit is ŉ goedkoop en doeltreffende opsie.

(http://www.autismhomesupport.net/Assests/computer_cartoon2.gif)

2.6.5 Stap 5: Onderhou tegnologie en vestig kultuur van voortgesette leer

Die laaste stap in die beplanningsproses is daarop gerig om ŉ toenemende bewustheid vir

die belangrikheid van ŉ doeltreffende tegnologiestrategie te skep. Die onderneming se visie


http://www.autismhomesupport.net/Assests/computer_cartoon2.gif

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking vir ŉ toeganklike en doeltreffende strategie word in oënskou geneem en die werknemers se

gebruik van die tegnologie word geëvalueer.

Verhoog bewustheid

Hierdie stap is fundamenteel tot die ontwikkeling van ŉ doeltreffende tegnologiestrategie, en

die ware sukses word gemeet aan werknemers se vermoë om doeltreffend saam te werk,

met mekaar te kan kommunikeer en produktief te wees.

ŉ Maatstaf vir sukses sou wees dat alle werknemers doeltreffende en toeganklike tegnologie

sal aanvaar as deel van die sakekultuur in die onderneming

• Lei huidige werknemers op

Dit is belangrik dat nuwe tegnologie nie net bekendgestel en werknemers dan aan

hulself oorgelaat word nie. Voortdurende opleiding moet plaasvind, terwyl gereelde

evaluering en terugvoering sal bydra tot die verbetering van tegnologie. Opleiding

kan formeel wees of in die vorm van nuusbriewe, e-pos of opleiding via die

onderneming se webtuiste.

Deurlopende kommunikasie moet werknemers op die hoogte bring van die funksies

en beskikbaarheid van tegnologie. Die verwagtinge van die bestuur ten opsigte van

die benutting van tegnologie moet ook aan werknemers gekommunikeer word.

• Lei nuwe werknemers op

Die meeste ondernemings doen ŉ oriënteringsprogram met nuwe werknemers. Dit is

ŉ ideale geleentheid om inligting te verskaf oor die funksies en beskikbaarheid van

tegnologie in die onderneming.

In die geval van gestremde werknemers wat moontlik nie eens weet wat toeganklike

tegnologie vir hulle kan doen nie, kan ŉ aanbieding deur ŉ deskundige op hierdie

gebied meer inligting verskaf. ŉ Eenvoudige inligtingstuk wat verduidelik dat

toeganklike tegnologie beskikbaar is, kan in sommige gevalle moontlik voldoende

wees.

Deurlopende ondersteuning

Sodra nuwe tegnologie inwerking gestel, of bestaande tegnologie verbeter is, is dit belangrik

om deurlopende ondersteuning te verskaf. Hieronder is ŉ paar idees oor hoe om

ondersteuning te bied:

• Kontakpersone in die informasie tegnologie (IT) afdeling

Dis belangrik dat werknemers ŉ kontakpersoon in die IT-afdeling het, indien hulle

tegniese probleme ondervind. Hierdie kontakpersoon moet slegs tegniese



ondersteuning voorsien en nie aanbevelings maak oor watter tegnologie benodig

word nie.

• Tegniese ondersteuningsentrums

Indien die onderneming oor ŉ tegniese ondersteuningsentrum beskik, wat

werknemers help met die gebruik van tegnologie, moet werknemers ingelig word oor

beskikbare tegnologieprodukte. Die ondersteuningspersoneel moet opgelei wees om

ŉ werknemer met algemene tegniese probleme te help.

In die geval van gestremde persone, moet die tegniese ondersteuningspersoneel

weet wanneer om ŉ deskundige te kontak om ŉ werknemer te help met probleme

wat verband hou met ondersteunende tegnologieprodukte of toeganklikheid.

• IT-afdeling webtuiste

Inligting op die webtuiste sluit skakels in na e-pos ondersteuning en die name van

mense om te kontak vir spesifieke vrae. Werknemers met gestremdhede moet ook

hier leiding kan kry ten opsigte van ondersteunende tegnologie.

• Skep ŉ forum

Skep ŉ forum vir werknemers om probleme te bespreek. So ŉ forum bied

werknemers die geleentheid om probleme te deel en oplossings voor te stel.

• Nuusbrief

Publiseer ŉ nuusbrief waar oplossings aangebied word vir spesifieke probleme en

inligting oor die beskikbare produkopgraderings en nuwe hulpbronne wat beskikbaar

is, bekendgestel word.

• Komitee

Stel ŉ komitee saam wat tegniese kwessies kan bespreek. Hierdie komitee kan

bymekaar kom wanneer nodig om probleme aan te spreek, moontlike oplossings te

bespreek en verbeteringe aan die bestaande tegnologiestrategie te bespreek.

Evalueer die suksesse en areas wat verbeter moet word

Om sukses te evalueer en areas vir verbetering te identifiseer, moet die doeltreffendheid van

die tegnologie en die benutting van die tegnologie geëvalueer word teen bepaalde kriteria vir

sukses (verwys weer na Stap 2).

Baie ondernemings versamel data deur opvolgopnames en onderhoude met werknemers,

bestuurders, en IT-spesialiste. Omdat die integrasie van toeganklike tegnologie vir


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking werknemers met bepaalde gestremdhede gewoonlik ŉ langtermyn-doelwit is, moet sukses

deurlopend erken en beloon word.

(Aangepas vanuit: http://www.microsoft.com/enable/business/plan.aspx)

2.7 Beskikbare rekenaarapparatuur en -programmatuur

Die informasie tegnologie-omgewing is ŉ dinamiese omgewing wat deurlopend aan

veranderinge onderworpe is. Wat dus vandag geldig is, kan dalk môre reeds verouderd

wees.

Die volgende rekenaarapparatuur is tans algemeen in gebruik in die moderne

kantooromgewing:

2.7.1 Verskillende tipes rekenaarapparatuur

ŉ Rekenaar is ŉ elektroniese apparaat wat data manipuleer volgens bepaalde instruksies.

Alle tipe rekenaars het ŉ toevoerstelsel (bv. sleutelbord, muis, mikrofoon, ens.), ŉ sentrale

verwerkingseenheid (central processing unit – CPU), afvoerstelsel (skerm, drukker,

luidspreker), ŉ stoormedium (hardeskyf) en geheue (memory).

Figuur 2.7: Rekenaarapparatuur

(http://www.warepin.com/wp-content/uploads/2010/01/components-of-computer-

hardware.jpg)



http://www.warepin.com/wp-content/uploads/2010/01/components-of-computer-hardware.jpg


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Die tipe rekenaars wat tans beskikbaar is, kan in die volgende kategorieë verdeel word:

Persoonlike rekenaar (Personal Computer – PC)

ŉ Persoonlike rekenaar is ŉ rekenaar met ŉ mikroprosesseerder wat deur ŉ individu gebruik

kan word. Persoonlike rekenaars het hul eie bedryfstelsels (operating systems),

programmatuur en randapparatuur (peripherals) en kan gewoonlik aan ŉ netwerk gekoppel

word. Omdat die koste van persoonlike rekenaars gewoonlik nie buitensporig is nie, kan

selfs individue dit bekostig. Die vermoë (funksionaliteit) van persoonlike rekenaars is egter

van so ŉ aard dat dit ook in enige onderneming gebruik kan word, waar werknemers

persoonlike rekenaars benodig om hul werk te doen.

Skootrekenaar (laptop)

ŉ Skootrekenaar is ŉ klein draagbare rekenaar wat ŉ battery en eksterne elektriese kragbron

gebruik. ŉ Skootrekenaar bevat al die komponente van die rekenaar, maar is meer geskik vir

mobiele gebruikers.

Persoonlike digitale assistente (PDA)

ŉ Persoonlike digitale assistent is ŉ draagbare rekenaar, ook bekend as palmtop rekenaar.

PDA's het ook kleurskerms en klankvermoë, wat dit moontlik maak om te gebruik as selfone

(smartphones), webblaaiers, of draagbare mediaspelers. PDA's het toegang tot die internet,

intranet of ekstranet via Wi-Fi, of koordlose wye-area netwerke (Wireless, wide area

networks – WWANs). PDA‘s gebruik ook dikwels aanraakskermtegnologie.

Werkstasies

ŉ Werkstasie is ŉ rekenaar met hoë verwerkingskrag, geheue en addisionele funksies om

spesiale take te verrig. Die werkstasies word meestal gebruik vir die aanbieding en

manipulering van komplekse data, soos 3D meganiese ontwerpe en ingenieursimulasies.

Bedieners (server)

ŉ Bediener is ŉ rekenaar wat bedienertoepassings hanteer. Voorbeelde van

bedienertoepassings is webbedieners, e-posbedieners, databasisbedieners, en

lêerbedieners.

Hoofraamrekenaars

Vroeër het hoofraamrekenaars hele vertrekke en selfs vloere in geboue gevul.

Hoofraamrekenaars word hoofsaaklik gebruik deur groot ondernemings vir kritiese

toepassings, soos verbruikerstatistieke en finansiële transaksieverwerking.



Figuur 2.8: Hoofraamrekenaars

(http://www.computersciencelab.com/ComputerHistory/HtmlHelp/Images2/IBM7094.jpg)

Mini rekenaars

Mini rekenaars is rekenaars tussen hoofraamrekenaars en klein, persoonlike rekenaars. Mini

rekenaars word ook soms na verwys as mid-range servers. Mini rekenaars is meer kragtig,

maar nog steeds ŉ aanpasbare weergawe van ŉ persoonlike rekenaar.

Superrekenaars

ŉ Superrekenaar is ŉ rekenaar wat geweldige ingewikkelde berekenings kan doen, oor

reuse geheues beskik en geweldig duur is. Die term “superrekenaar” verwys ook na ŉ

rekenaar wat ontwerp is om numeriese berekeninge teen die hoogste spoed, wat deur die

elektroniese tegnologie toegelaat word, uit te voer.

Figuur 2.9: Superrekenaar

(http://www.teach-ict.com/ecdl/module_1/workbook2/miniweb/images/supercomputer.jpg)


http://www.computersciencelab.com/ComputerHistory/HtmlHelp/Images2/IBM7094.jpg

http://www.teach-ict.com/ecdl/module_1/workbook2/miniweb/images/supercomputer.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Draagbare rekenaars

Draagbare rekenaars is toestelle wat aan die liggaam gedra word. Hierdie toestelle word,

byvoorbeeld, gebruik in gedragsmodelleringstoestelle, gesondheidsmoniteringtoestelle,

inligtingstegnologie en media-ontwikkeling. Hierdie tipe toestelle word redelik algemeen in

die daaglikse bedrywighede van regeringsorganisasies, militêre personeel en professionele

gesondheidswerkers gebruik. Draagbare rekenaars is veral nuttig waar

rekenaarondersteuning benodig word, terwyl die gebruiker se hande, stem, oë of aandag

aktief betrokke is by die fisiese omgewing.

(Aangepas vanuit: http://readerszone.com/facts/10-different-types-of-computers.html)

2.7.2 Tipes rekenaarprogrammatuur

Die volgende beskryf verskillende soorte rekenaarprogrammatuur wat gebruik kan word om

verskillende take in die kantoor te verrig:

Woordverwerkingsprogrammatuur (Word processing)

Hierdie soort programmatuur word gebruik om memorandums, agendas, notules, briewe,

verslae, ens. te skep.

Voorbeelde:

MS Word, WordPerfect, MS Works, Apple Works

Bladuitlegprogrammatuur (Desktop publishing)

Hierdie programmatuur word gebruik om advertensieborde, baniere, groetekaartjies,

illustratiewe werkskaarte, nuusbriewe, bladuitleg vir publikasies, ens. te maak.

Voorbeelde:

Adobe Page Maker, MS Word, MS Publisher, Apple Works, MS Works, Quark Express

Sigbladprogrammatuur (spreadsheets)

Hierdie programmatuur word gebruik om veral syferverwante probleme in begrotings,

vooruitskattings, ens te bereken. ŉ Sigblad kan ook gebruik word om grafieke te teken.

Voorbeelde:

MS Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3, MS Works, Apple Works

Databasisprogrammatuur

Hierdie programmatuur word gebruik om groot hoeveelhede data sinvol te organiseer, sodat

inligting daaruit verkry kan word, byvoorbeeld kliënte se persoonlike besonderhede,



OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking hospitaalrekords, ens. Die data in ŉ databasis kan so georganiseer word dat dit maklik is om

vinnig toegang tot die inligting te verkry. Byvoorbeeld, uit kliënte se persoonlike

besonderhede, kan die bemarkingsbestuurder vinnig en maklik slegs ŉ naam- en adreslys

bekom – die ander besonderhede van die kliënte, wat nie vir sy/haar doel benodig word nie,

word dan nie verskaf nie.

Voorbeelde:

MS Access, File Maker Pro, Apple Works, MS Works

Aanbiedingsprogrammatuur

Hierdie programmatuur word gebruik om ŉ aanbieding te skep, wat dan met behulp van ŉ

multimediaprojektor op ŉ skerm geprojekteer kan word. Dit word byvoorbeeld gebruik in ŉ

lesaanbieding, in vergaderings waar die inligting vir almal sigbaar moet wees, ens.

Voorbeelde:

MS PowerPoint, Apple Works, HyperStudio, Flash, Hyper Card, Corel

Webblaaier (web browsers)

Hierdie programmatuur word gebruik om webtuistes op die web te besoek en daardeur te

navigeer.

Voorbeelde:

Netscape Navigator (of Netscape Communicator), MS Internet Explorer, AOL Browser

E-posprogrammatuur

Hierdie programme ontvang en stuur e-posse. Die meeste van hierdie programmatuur stel

gebruikers ook in staat om ŉ elektroniese kalender te gebruik en om vergaderings en ander

afsprake te boekstaaf en/of te reël.

Voorbeelde:

Netscape Messenger, MS Outlook Express, MS Outlook

Grafiese programme (pixel-based)

Hierdie programmatuur laat die gebruiker toe om, byvoorbeeld, foto's te manipuleer, maar

ook om grafika van nuuts af skep.

Voorbeelde:

Adobe Photoshop, Paint Shop Pro, Apple Works, MS Works, MS Paint


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Grafiese programmatuur (vector-based)

Hierdie programmatuur stel die gebruiker in staat om beelde te skep soos illustrasies of

spotprenttekeninge.

Voorbeelde:

Adobe Illustrator, Corel Draw, Apple Works, MS Works, MS Word

Kommunikasieprogrammatuur

Hierdie programmatuur maak dit moontlik vir twee rekenaars om deur middel van klank en

video en via modems te kommunikeer.

Voorbeelde:

MS NetMeeting, AOL Instant Messenger, IRC, ICQ, CU-Lauri

(Aangepas vanuit: http://www.minich.com/education/psu/instructtech/softwareapps.htm)

2.8 Geskikte verskaffers

Verskaffers van rekenaarapparatuur en -programmatuur is vrylik beskikbaar. Dit is egter

nodig om die verskaffers van tegnologie te evalueer aan die hand van die ondernemings se

behoeftes.

2.8.1 Evalueer verskaffers

Die evaluering van verskaffers behels die volgende aspekte:

Figuur 2.10: Evalueer verskaffers

(Outeur: 2011)

Evalueringsmatriks

Ontwikkel ŉ evalueringsmatriks wat kan help om elke verskaffer se produkte objektief te

evalueer teen die onderneming se doelstellings en tegnologieplan.

Evalueringsmatriks

Voorstelle

Produkdemonstrasies

Verwysings



OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Voorstelle

Elke verskaffer wat uitgenooi word om produkte te demonstreer, moet ŉ geskrewe voorstel

voorlê. Evalueer elke voorstel noukeurig aan die hand van die evalueringsmatriks.

Produkdemonstrasies

Verskaffers sal gewoonlik ŉ persoonlike of ŉ web-gebaseerde demonstrasie wil doen van

hulle voorgestelde tegnologie-oplossings. Demonstrasies is ŉ waardevolle manier om meer

inligting te bekom.

Verwysings

Die verskaffer se verwysings moet nagegaan word, as deel van die evalueringsproses.

Oorweeg ook ŉ ter plaatse besoek aan die verskaffer as daar ŉ groot kapitale uitleg gemaak

gaan word.

2.8.2 Keuse en aanstelling van verskaffer

Die stappe in die finale keuse en aanstelling van ŉ verskaffer, is die volgende:

Figuur 2.11: Aanstelling van ŉ verskaffer

(Outeur, 2011)

Primêre en sekondêre opsies

Aan die einde van die evalueringsproses, moet ŉ primêre verskaffer (voorkeurverskaffer) en

ŉ paar sekondêre (alternatiewe) verskaffers geïdentifiseer word.

Onderhandelinge

Tydens die onderhandelinge word die beste pryse, installering- en

implementeringsvoorwaardes, voortgesette ondersteuningsdienste en waarborge beding.

Die sekondêre opsies, wat die beste alternatief bied, moet in gedagte gehou word, indien die

onderhandelinge met die primêre verskaffer onsuksesvol is.

Primêre en sekondêre opsies

Onderhandelinge

Kontrakte


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Sluit kontrak

As deel van die kontrak met die gekose verskaffer, moet die ooreengekome doelwitte; die

rekenaarapparatuur en/of programmatuur wat aangekoop word; die tydraamwerk vir

aflewering en installering en die begroting vir die projek duidelik uiteengesit word.

2.8.3 Implementering en installering

Die belangrikheid van die implementering van die tegnologie wat aangekoop is, mag nie

onderskat en gering geag word nie. Die volgende is belangrike punte in hierdie verband:

Projekbestuurder(s)

Die onderneming moet een of meer personeellede aanstel om oor die implementering toesig

te hou. Hierdie personeel moet toesig en beheer uitoefen oor die implementeringsproses en

in konstante kontak met die verskaffer wees, ten einde te verseker dat die dienslewering aan

die verwagtinge voldoen.

Tydige aflewering

Omdat verskaffers dikwels meer as een kliënt bedien, is dit belangrik om tred te hou met die

kontraktuele afleweringsdatums en te verseker dat die verskaffer die ooreenkoms nakom.

Indien daar kontraktuele bepalings is wat die verskaffer penaliseer in die geval van laat

aflewering, moet dit afgedwing word, indien nodig.

Implementering met in agneming van die vooropgestelde begroting

As ŉ onderneming ook kontraktueel verantwoordelik is vir die ure wat spandeer word op die

installering en implementering van die tegnologie, is dit noodsaaklik om tred te hou van die

ure wat aan die projek spandeer word. Sonder deeglike toesig oor hierdie aspek, kan die

projekkoste buite beheer raak.

Bestuursbeheer

Die grootste risiko wanneer ondernemings ŉ projek onderneem om tegnologie te verbeter, lê

in die beheer en toesig oor die projek. Ondernemings wat besluit om tegnologievernuwing

aan te pak, wil dikwels meer doen as wat die onderneming kan bekostig, of wat werklik

benodig word. ŉ Tweede projek kan liewer beplan word vir verdere uitbreidings en

vernuwings.

Bestuur van verwagtinge

Dit is belangrik dat die verwagtinge van alle partye, betrokke by die implementering, bestuur

en beheer moet word, om sodoende ŉ suksesvolle implementering te verseker.

(Aangepas vanuit: http://www.npower.org/files/page/vendorguide.pdf)



OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 2.9 Samevatting

Die afgelope aantal dekades het die tegnologie met reuse spronge vooruitgegaan, wat

daartoe gelei het dat die aard en struktuur van kantoortegnologie en dataverwerking drasties

verander het. Kantore wat nie tred hou met moderne tegnologie nie, sukkel dikwels om mee

te ding in ŉ mark wat deur die tegnologie oorheers word – kantore is toenemend afhanklik

van tegnologie. Die meeste ondernemings het voltydse IT-spesialiste in diens om hulle

tegnologie (rekenaars en netwerke) in stand te hou.

Verder het video-konferensie en ander tegnologiese vooruitgang dit makliker gemaak vir

werknemers en kliënte oor die hele wêreld om te kommunikeer en vergaderings te hou.

Kantoortegnologie sal voortgaan om te ontwikkel soos die tegnologie vooruit gaan. Nuwe

digitale toerusting sal waarskynlik papierlêers vervang, soos kantore al hoe meer beweeg na

die “papierlose” omgewing.

2.10 Selfevaluering

Aktiwiteit 4

Watter tipe inligting kan ŉ omvattende behoeftebepaling van die bestaande

kantoortegnologie, aan die onderneming verskaf?

Aktiwiteit 5

Noem vyf (5) basiese behoeftebepalingstegnieke.

Aktiwiteit 6

Verduidelik die verskil tussen ŉ “hoofraamrekenaar” en ŉ “superrekenaar”.



STUDIE-EENHEID 3: DATABESTUUR


Kennis en begrip



• Data-insameling en verwante prosesse

• Databronne in die onderneming

• Data-administrasie

• Beveiliging van rekenaars en data

• Dataverwyderings- en vernietigingsmetodes

• Databasisbestuur

• Databasisbestuurstelsels

Vaardighede


• Data-insameling en verwante prosesse te beskryf.

• Databronne in die onderneming te identifiseer.

• Data-administrasie en verwante prosesse te ontleed.

• Beveiliging van data te verduidelik en te analiseer.

• Databasisbestuurstelsels te omskryf en te ontleed.

Studie-eenheid 3: Databestuur Bladsy 73


• http://highered.mcgraw-

hill.com/sites/dl/free/0073043559/314063/OBrien_13e_Chapter_5.pdf

• http://it.med.miami.edu/x677.xml

• http://office.microsoft.com/en-us/access-help/database-basics-HA010064450.aspx

• http://people.uwec.edu/piercech/researchmethods/data%20collection%20methods/da

ta%20collection%20methods.htm

• http://pkirs.utep.edu/cis4365/Tutorials/Database%20Administration/8.00700/1_multip

art_xF8FF_2_tutorial.htm

• http://tutor2u.net/business/ict/intro_information_data_collection.htm

• http://tutor2u.net/business/ict/intro_information_sources.htm

• http://www.brighthub.com/office/project-management/articles/9792.aspx

• http://www.computerworld.com/s/article/9002188/Top_10_ways_to_secure_your_stor

ed_data?taxonomyId=19&pageNumber=3

• http://www.personal.psu.edu/glh10/ist110/topic/topic07/topic07_06.html

• http://www.spamlaws.com/data-security.html

• http://www.tech-faq.com/data-management.html

• https://www.infosecisland.com/blogview/12534-Top-Ten-Data-Security-

Breaches.html


http://highered.mcgraw-hill.com/sites/dl/free/0073043559/314063/OBrien_13e_Chapter_5.pdf


http://it.med.miami.edu/x677.xml

http://office.microsoft.com/en-us/access-help/database-basics-HA010064450.aspx

http://people.uwec.edu/piercech/researchmethods/data%20collection%20methods/data%20collection%20methods.htm


http://pkirs.utep.edu/cis4365/Tutorials/Database%20Administration/8.00700/1_multipart_xF8FF_2_tutorial.htm


http://tutor2u.net/business/ict/intro_information_data_collection.htm

http://tutor2u.net/business/ict/intro_information_sources.htm

http://www.brighthub.com/office/project-management/articles/9792.aspx

http://www.computerworld.com/s/article/9002188/Top_10_ways_to_secure_your_stored_data?taxonomyId=19&pageNumber=3


http://www.personal.psu.edu/glh10/ist110/topic/topic07/topic07_06.html

http://www.spamlaws.com/data-security.html

http://www.tech-faq.com/data-management.html

https://www.infosecisland.com/blogview/12534-Top-Ten-Data-Security-Breaches.html


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.3 Hoe kan jy jou begrip verbeter?



Bemarkingsintelligensie

(Marketing intelligence – MI)

Bemarkingsintelligensie behels die inligting wat betrekking het

op ŉ ondernemings se markte en wat versamel en geanaliseer

is met die spesifieke doel om ondernemings te help in akkurate

besluitneming rakende geleenthede en ontwikkelinge in die

mark. Bemarkingsintelligensie is noodsaaklik wanneer ŉ

buitelandse mark betree word.

Databasis ŉ Databasis is ŉ versameling en organisering van inligting wat

so ontwerp word dat inligting maklik bestuur en onttrek kan

word.

Databasistabel ŉ Databasistabel is soortgelyk in voorkoms aan ŉ sigblad waar

data in rye en kolomme gestoor word.

Magnetiese ink karakter erkenning

(Magnetic ink character recognition – MICR)

Magnetiese ink karaktererkenning behels ŉ

karaktererkenningsisteem wat spesiale ink (wat sensitief is vir

magnetiese velde) en karakters gebruik om die wettigheid en

oorspronklikheid van dokumente te bepaal. Die inligting word

kodeer in magnetiese karakters.

Objek-georiënteerde databasisse

Objek-georiënteerde databasisse is in staat om ook nuwe data

tipes, soos grafika, foto's, klank en video te hanteer.

Optiese merkleser

(Optical mark reader – OMR)

ŉ Optiese merkleser is ŉ skandeerder (scanning device) wat in

staat is om versigtig-geplaaste potloodmerkies op spesiaal-

ontwerpte dokumente te lees. OMR word dikwels gebruik in

vorms, vraelyste en antwoordblaaie.

Sleutelbord ŉ Sleutelbord is ŉ toevoertoestel wat gebruik word om data in ŉ

rekenaarprogram, soos databasisse en sigblaaie in te sleutel.

Spraakherkennings-tegnologie

Spraakherkenningstegnologie is rekenaartegnologie wat in staat

is om gesproke woorde te herken, te digitaliseer en om te

skakel na teks.



Databestuur is die administratiewe prosesse wat inligting bekom, valideer, vaslê, bewaar,

beskerm en verwerk, en wat toeganklikheid, betroubaarheid, en tydigheid verseker wanneer

datagebruikers inligting benodig.

Daar is talle elemente betrokke by databestuur. Dit sluit, onder andere, datamodellering,

datastoring, databeweging, databasisadministrasie, datasekuriteit en data-ontginning in.

Datamodellering (data modeling) behels die daarstel van ŉ struktuur vir die data wat

versamel word en die organisering van hierdie data op so ŉ manier dat die data maklik

toeganklik is vir ontledingsdoeleindes en die skep van verslae. Ten einde ŉ struktuur vir die

data te skep, moet dit toepaslik benoem word, sodat dit die verhouding tot ander data

duidelik aandui. Dit moet ook toepaslik geklassifiseer word. Byvoorbeeld, ŉ databasis van

media moet ŉ hiërargiese struktuur van onderwerpe, soos foto's, video's en oudiolêers

insluit. Gebruikers kan dan objekte dienooreenkomstig klassifiseer.

Datastoring (data warehousing) behels die doeltreffende storing van data, sodat dit maklik

toeganklik sal wees en doeltreffend gebruik kan word. Hoewel die verskillende

ondernemings verskillende tipes data versamel en stoor, word die data op dieselfde maniere

en vir dieselfde doeleindes gebruik, byvoorbeeld om verslae te skep en om deur

dataontleding doeltreffende sakebesluite te neem. ŉ Datastoor is ŉ bewaarplek waar ŉ

onderneming se data gestoor word.

Data-beweging (data movement) is die vermoë om data van een plek na ŉ ander te

verskuif. Byvoorbeeld, data moet vanuit ŉ databasis verskuif kan word na die eindgebruiker.

Hierdie proses verg logistieke insig – nie alleen moet alle apparatuur en programmatuur met

mekaar versoenbaar wees nie, maar die data moet ook geklassifiseer en gestoor kan word

om binne die onderneming toeganklik te wees. Die rondskuif van data kan ŉ duur proses

wees, wat baie hulpbronne benodig om te verseker dat die data doeltreffend verskuif word

en veilig sal wees gedurende die proses. Wanneer dit die eindgebruiker bereik, moet die

data doeltreffend gebruik kan word, byvoorbeeld in ŉ verslag of om as ŉ aanhangsel tot

e-pos gestuur te kan word.

Databasisadministrasie is uiters belangrik in die bestuur van data. Elke organisasie of

onderneming moet databasisbestuurders hê, wat verantwoordelik is vir die databasis van die

onderneming. Databasisbestuurders het gewoonlik die mandaat om funksies soos

dataherwinning, behoud van data-integriteit, datasekuriteit, beskikbaarmaking van data,

dataprestasie en ontwikkeling en toetsing van data uit te voer.

Dataverhaalbaarheid (data recovery) word gedefinieer as ŉ manier om data te stoor om

sodoende ŉ rugsteunfunksie (backup function) te verrig. Die data wat so gerugsteun


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking (backup) word, moet getoets word om korrektheid en integriteit te verseker. As dit sou blyk

dat die data ongeldig is, sal die resultate waardeloos wees. Data-integriteit is dus van

kritieke belang.

Datasekuriteit is ŉ noodsaaklike taak van databasisbestuurders. ŉ Databasisbestuurder is

gewoonlik verantwoordelik om toegang tot die databasisse in die onderneming te beheer.

Nog ŉ belangrike taak, is die beskikbaarheid van data. Databeskikbaarheid verwys na die

taak van databasisbestuurders om toe te sien dat die onderneming se databasis in stand

gehou word en toeganklik is. Dataprestasie hou verband met beskikbaarheid en beteken

dat die onderneming die volle waarde uit die beskikbare rekenaarapparatuur,

programmatuur en data sal kry. Dit hou gewoonlik ook verband met die onderneming se

begroting, fisiese toerusting en hulpbronne.

Nog ŉ belangrike aspek van databestuur is data-ontginning. Data-ontginning is die proses

waar groot hoeveelhede data ontleed word om tendense, verhoudings en patrone te bepaal.

Data-ontginning is ŉ belangrike element van databestuur omdat dit interessante en

belangrike inligting blootlê ten opsigte van die data wat versamel is. Dit is belangrik om

daarop te let dat die data juis versamel is, sodat dit gebruik kan word om tendense,

verhoudings en patrone te bepaal, wat kan help om ŉ onderneming te laat groei.

(Aangepas vanuit: http://www.tech-faq.com/data-management.html)

(http://www.irene-db.org/images/info/fig1.jpg)

3.5 Data-insameling en -vaslegging

Daar kan onderskei word tussen tegnologiegebaseerde en navorsingsgebaseerde

insameling en vaslegging van data.



http://www.irene-db.org/images/info/fig1.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.5.1 Tegnologiegebaseerde insameling en vaslegging van data

Die versameling en vaslegging van data kan ŉ tydrowende en arbeidsintensiewe proses

wees. Sakeondernemings is dus voortdurend op die uitkyk vir maniere waarop die

vaslegging en ontleding van data geoutomatiseer kan word.

Nie-geoutomatiseerde invoermetodes (Manual input methods)

• Sleutelbord

Die sleutelbord is ŉ bekende toevoertoestel wat gebruik word om data in

rekenaarprogramme, soos databasisse en sigblaaie, in te voer.

Figuur 3.1: Sleutelbord

(http://www.productwiki.com/upload/images/logitech_wave_front_view.jpg)

• Aanraaksensitiewe rekenaarskerms (Touch screens)

Hierdie rekenaarskerms is ontwikkel om, onder andere, gebruik te word as ŉ

toevoertoestel. Seleksies word gemaak deurdat gebruikers aan areas op die skerm

raak. Sensors wat in die skerm ingebou is, identifiseer die areas wat op die skerm

aangeraak is en voer die opdrag dienooreenkomstig uit. Hierdie skerms word ook

toenemend gebruik vir kliënte wat transaksiedata invoer.

Figuur 3.2: Aanraaksensitiewe skerm

(http://www.screenscurtains.com/wp-content/uploads/2011/06/Touch-Screen.jpg)


http://www.productwiki.com/upload/images/logitech_wave_front_view.jpg

http://www.screenscurtains.com/wp-content/uploads/2011/06/Touch-Screen.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Geoutomatiseerde invoermetodes

Die volgende is van die mees algemene geoutomatiseerde invoermetodes wat tans gebruik

word:

• Magnetiese ink karakter erkenning (Magnetic character recognition – MICR)

Magnetiese ink karaktererkenning behels ŉ karaktererkenningsisteem wat spesiale

ink (wat sensitief is vir magnetiese velde) en karakters gebruik om die wettigheid en

oorspronklikheid van dokumente te bepaal. Die inligting word kodeer in magnetiese

karakters.

Dit is ŉ duur metode om te gebruik, maar dit is akkuraat en vinnig. ŉ Goeie voorbeeld

is die gebruik van magnetiese ink karakters op die onderkant van elke tjek in ŉ

tjekboek.

Figuur 3.3: Magnetiese ink karakter erkenning

(http://www.tdcanadatrust.com/lending/images/cheque.jpg)

• Optiese merklees (Optical mark reading – OMR)

ŉ Optiese merkleser is ŉ skandeerder (scanning device) wat in staat is om versigtig-

geplaaste potloodmerkies op spesiaal-ontwerpte dokumente te lees. OMR word

dikwels gebruik in vorms, vraelyste en antwoordblaaie. Die gebruiker het geen

spesiale toerusting nodig, anders as ŉ pen/potlood om ŉ merk te maak nie.

Data kan vinnig en akkuraat verwerk word – min foute word gemaak. ŉ OMR

skandeerder lees die data op die vorms en prosesseer dit dan direk in die vereiste


http://www.tdcanadatrust.com/lending/images/cheque.jpg


databasis in. ŉ Voorbeeld is die antwoordblaaie vir die gevreesde meervoudige

keuse-vraestelle!

• Optiese karakterherkenning (Optical character recognition – OCR) en skandeerders

Optiese karakterherkenning is die herkenning van gedrukte of geskrewe karakters

met behulp van ŉ skandeerder en programmatuur wat die inligting prosesseer. Elke

bladsy teks word gedigitaliseer deur die teks om te skakel na digitale karakters om ŉ

tekslêer te produseer. Dit behels komplekse beeldverwerkingsalgoritmes en is selde

100% akkuraat, daarom word proeflees aanbeveel.

• Intelligente karakterherkenning (Intelligent character recognition – ICR)

Intelligente karakterherkenning gebruik ook papier-gebaseerde vorms wat

respondente met pen/potlood voltooi. ŉ ICR-skandeerder prosesseer die vorms, wat

dan geverifieer word, voordat dit in die toepaslike databasis gestoor word.

• Strepieskodes en electronic point of sale (EPOS) tegnologie

Strepieskodes bestaan uit reghoekige lyne en spasies van wisselende breedtes.

Getalle of letters word verteenwoordig deur die breedte en die posisie van elk van die

lyne en spasies in die strepieskode, wat dan ŉ unieke etiket (tag) skep. Wanneer

hierdie strepieskodes deur ŉ optiese skandeerder gelees word, word die produkte of

items outomaties herken. Die inligting word dan deur ŉ rekenaar geprosesseer.

Strepieskodes word op individuele etikette, verpakkings of dokumente gedruk. Kodes

word dikwels ook gebruik om items op te spoor en te tel.

(http://cdn.thenextweb.com/location/files/2010/09/Code_128_Barcode_Graphic.jpg)

Strepieskodes word algemeen deur verskillende sakeondernemings gebruik. Die

bekendste hiervan is waar kleinhandelaars die Electronic Point of Sale (EPOS)

tegnologie gebruik. EPOS spaar nie net tyd by die kasregister nie, maar

bestuurskostes word ook verminder deurdat outomatiese rekords van verkope en

voorraad voorhande geskep word. Kliënte ontvang ŉ akkurate rekord van pryse en

items wat aangekoop is.

Produsente gebruik strepieskodering vir vinnige en akkurate voorraadbeheer.

Verspreiders gebruik strepieskodes as ŉ belangrike deel van die hantering van


http://cdn.thenextweb.com/location/files/2010/09/Code_128_Barcode_Graphic.jpg


goedere. Groter ondernemings en diegene met hoë sekuriteitsvereistes kan

strepieskodes gebruik vir personeelidentifikasie en toegang tot rekords in sensitiewe

areas.

• Elektroniese fondse oordrag by die verkooppunt

Elektroniese fondse oordrag by die verkooppunt (Electronic Funds Transfer at Point

of Sale – EFTPOS). ŉ EFTPOS terminaal word by die kasregisters in verskeie

winkels aangetref. ŉ EFTPOS terminaal druk die besonderhede van ŉ

kaarttransaksie elektronies uit. Die rekenaar in die terminaal kry magtiging vir die

betalingsbedrag (om te seker te maak dit is binne die kredietlimiet) en kontroleer die

kaart teen ŉ lys van die verlore en gesteelde kaarte.

Figuur 3.4: EFTPOS terminaal

(http://installittoday.com/store/images/pos.jpg)

• Magneetstrookkaarte

Dit is ŉ kaart van plastiek of papier met ŉ magneetstrook waarop die

identifikasiebesonderhede van die houer aangeteken is. Magneetstrookkaarte word

algemeen gebruik vir toegangsbeheer by ingange en vir bevestiging van

gebruikersidentiteit (krediet- en debietkaarte).

Figuur 3.5: Magneetstrookkaarte

(http://www.pc1news.com/articles-img/small/magnetic_strip.gif)


http://installittoday.com/store/images/pos.jpg

http://www.pc1news.com/articles-img/small/magnetic_strip.gif


• Slimkaart (Smart card)

ŉ Slimkaart is ŉ plastiekkaart met ŉ ingeboude mikroskyfie (chip card). Die

verwagting is dat slimkaarte uiteindelik alle magneetstrookkaarte sal vervang. Die

mikroskyfie in die slimkaart bied ŉ aansienlik groter geheue om inligting te stoor as

die magnetiese strook.

Die mikroskyfie is ook in staat om inligting te prosesseer. Die groter geheue en die

verwerkingsvermoë van die slimkaart, stel die houer van die kaart in staat om meer

funksies te verrig en bied ook verhoogde sekuriteit.

Een van die belangrikste funksies van die slimkaart is die vermoë om gebruik te word

as elektroniese kontant. Slimkaarte kan ook inligting veilig stoor wat dit ideaal maak

as identiteitskaarte en sekuriteitsleutels.

Figuur 3.6: Slimkaart

(http://sadiakomal.com/wp-content/uploads/2011/06/goodcreditcards.jpg)

• Spraakherkenning (Voice recognition)

Spraakherkenning is datavasleggingstegnologie wat ŉ gespek in teks omskakel, of

dit interpreteer as ŉ reeks rekenaaropdragte. Spraakherkenning word algemeen

gebruik vir datavaslegging en in die woordverwerkingsomgewing. Dit word ook

gebruik waar ŉ gebruiker interaksie met ŉ rekenaar het, sonder om sy/haar hande te

gebruik (bv. mense met fisiese gestremdhede).

• Webtuiste datavaslegging

Webtuiste datavaslegging gebruik elektroniese vorms op ŉ intranet of die internet.

Hierdie tipe datavaslegging is gewild en het die voordeel dat dit toeganklik is vir ŉ

gebruiker wat toegang tot ŉ rekenaar het. Gebruikers voltooi die vrae wat aanlyn is

en die data word dan in elektroniese formaat in die vereiste databasis ingevoer.

(Aangepas vanuit: http://tutor2u.net/business/ict/intro_information_data_collection.htm)


http://sadiakomal.com/wp-content/uploads/2011/06/goodcreditcards.jpg


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.5.2 Navorsingsgebaseerde data-insameling en -vaslegging

Navorsingsgebaseerde data-insamelings- en -vasleggingsmetodes kan verdeel word in

kwantitatiewe en kwalitatiewe metodes.

Kwantitatiewe data-insamelingsmetodes

Kwantitatiewe data-insamelingsmetodes steun op ewekansige steekproefnemings en

gestruktureerde dataversamelingsinstrumente wat in voorafbepaalde kategorieë geplaas

word. Hulle produseer data wat maklik opsom en wat vergelyk en veralgemeen kan word.

Die volgende is voorbeelde van kwantitatiewe data-insamelingsmetodes:

• Persoonlike onderhoude

Persoonlike onderhoude het ŉ besliste voordeel bo ander metodes, want dit stel die

navorser in staat om rapport te vestig met deelnemers en daardeur samewerking te

verkry. Hierdie tipe onderhoude stel die navorser in staat om dubbelsinnige

antwoorde uit te klaar en, waar toepaslik, ook opvolginligting te bekom. Nadele sluit

in dat dit onprakties is wanneer groot monsters betrokke is, omdat dit tydrowend en

duur is.

(http://3.bp.blogspot.com/_4hdc1P8czUc/S8IHvAHa82I/AAAAAAAABWo/LCD0BE1ScF8/s1600/intervi

ew.jpg)

• Telefoononderhoude

Telefoononderhoude is minder tydrowend en goedkoper en die navorser het

geredelike toegang tot almal wat ŉ telefoon besit. Die nadele is dat die responskoers

nie so hoog as persoonlike onderhoud is nie, maar dit is nogtans veel hoër as die

geposte vraelys.

• Rekenaar-ondersteunde persoonlike onderhoudvoering (Computer Assisted Personal Inteviewing – CAPI)

CAPI is ŉ tipe persoonlike onderhoud, maar in plaas van die voltooiing van ŉ vraelys,

gebruik die onderhoudvoerder ŉ rekenaar om die inligting direk in die databasis in te

voer. Tyd word bespaar in die verwerking van die data. Hierdie tipe van data-


http://3.bp.blogspot.com/_4hdc1P8czUc/S8IHvAHa82I/AAAAAAAABWo/LCD0BE1ScF8/s1600/interview.jpg



insamelingsmetode kan egter duur wees om uit te voer, en vereis dat die

onderhoudvoerders toegang tot ŉ rekenaar het en oor rekenaarvaardighede beskik.

• Papier-en-potlood-vraelyste

Papier-en-potlood-vraelyste kan gestuur word aan ŉ groot aantal mense en bespaar

die navorser tyd en geld. Mense is geneig om meer eerlik op vraelyste te reageer,

ten opsigte van omstrede kwessies, omdat hul antwoorde anoniem is. Daar is egter

ook nadele, want vraelyste word dikwels nie teruggestuur nie, wat beteken dat die

navorsing dalk nie verteenwoordigend van die oorspronklike steekproef is nie.

• Web-gebaseerde vraelyste

Web-gebaseerde vraelyste is die gebruik van internet-gebaseerde navorsing.

Hierdie tipe navorsing neem in gewildheid toe. Dit beteken dat ŉ potensiële

respondent ŉ e-pos ontvang met ŉ skakel (link) na ŉ veilige webtuiste, waar die

vraelys voltooi kan word. Hierdie soort navorsing is dikwels vinniger en minder

gedetailleerd.

Die nadele van hierdie metode is dat mense wat nie ŉ rekenaar het, of toegang tot ŉ

rekenaar het nie, uitgesluit word. Die geldigheid van sulke opnames word soms ook

bevraagteken, omdat respondente haastig mag wees en dalk nie akkurate antwoorde

gee nie.

Kwalitatiewe data-insamelingsmetodes

Kwalitatiewe data-insamelingsmetodes speel ŉ belangrike rol in impakevaluering, deurdat

inligting bekom word wat nuttig is om die prosesse agter waargenome resultate te verstaan

en verandering in mense se persepsies te evalueer. Verder kan kwalitatiewe metodes

gebruik word om die kwaliteit van opname-gebaseerde kwantitatiewe evaluerings te

verbeter, wanneer ŉ evalueringshipoteses saamgestel word. Dit kan ook positief bydra tot

die kwaliteit van die opnamevraelyste se ontwerp, en bydra tot die verklaring en evaluering

van kwantitatiewe evalueringsbevindings.

Hierdie metodes word gekenmerk deur die volgende eienskappe:

• Die metodes is geneig om meer oop en minder gestruktureerd te wees. Navorsers

kan die data-insamelingstrategie verander deur tegnieke te verander, by te voeg, te

verfyn, weg te laat, of respondente te verander.

• Die tipe metodes steun swaarder op interaktiewe onderhoude. Die respondente mag

ŉ paar keer besoek word om ŉ bepaalde saak op te volg, om konsepte te verduidelik,

of om die betroubaarheid van die data te kontroleer.



• Navorsers gebruik triangulering om die geloofwaardigheid van hul bevindinge te

verhoog, byvoorbeeld, navorsers maak op verskeie data-insamelingsmetodes staat

om die betroubaarheid van hul resultate te kontroleer.

• Gewoonlik word die bevindinge nie veralgemeen tot ŉ spesifieke bevolking nie. Elke

gevallestudie verskaf ŉ enkele stuk getuienis wat gebruik word om algemene

patrone tussen verskillende studies oor dieselfde saak te onderskei.

Waar kwantitatiewe en kwalitatiewe data-insamelingsmetodes nie die datavaslegging

outomaties doen nie, moet die data nog vasgelê word deur die gebruik van tegnologie-

gebaseerde vasleggingstoerusting (bv. sleutelbord).

(Aangepas vanuit:

http://people.uwec.edu/piercech/researchmethods/data%20collection%20methods/data%20

collection%20methods.htm)

3.6 Databronne in ŉ onderneming

Data en inligting kan uit verskeie bronne kom – interne en eksterne bronne.

3.6.1 Interne inligting

Rekeningkundige rekords

Rekeningkundige rekords is ŉ uitstekende bron van interne inligting. Dit bevat die

besonderhede van die onderneming se transaksies, wat in die verlede plaasgevind het en

wat gebruik kan word in die beplanning vir die toekoms (bv. in die voorbereiding van ŉ

finansiële begroting of finansiële vooruitskatting).

Die rekeningkundige rekords word hoofsaaklik gebruik om aan te teken wat met die

finansiële hulpbronne van ŉ onderneming gebeur. Byvoorbeeld, hoe kontant verkry en

bestee is, watter bates verkry is en watter winste of verliese gemaak word in die aktiwiteite

van die onderneming.

Rekeningkundige rekords kan egter veel meer as bloot finansiële inligting verskaf.

Byvoorbeeld, die besonderhede van die produkte wat in ŉ fabriek vervaardig en afgelewer

is, kan nuttige inligting oor die gehalte van produkte voorsien. Data van kliënte se

verkoopsfakture kan ontleed word, om ŉ profiel te skep van watter produkte aan wie verkoop

word.





Figuur 3.7: Rekeningkundige rekords

(http://www.xentrik.net/images/large-

images/simple_bookkeeping_software_business___productivity_tools_finance___accounting-

86958.jpeg)

Ander rekords

Daar is ander interne inligting wat verbind is aan rekeningkundige stelsels, maar nie direk

deel van die rekeningkundige rekords is nie.

Byvoorbeeld:

• Rekords van die mense wat in diens van die onderneming is, soos persoonlike

besonderhede, salarisse, vaardighede, ervaring en opleidingsrekords.

• Data oor die koste wat verband hou met die onderneming se prosesse, byvoorbeeld

die koste vir kontrakte aangegaan deur die onderneming.

• Data van die produksiedepartement, soos die aantal masjiene in gebruik, kapasiteit

van die masjiene en die herstelrekord daarvan.

• Data van aktiwiteite wat verband hou met die direkte kontak met kliënte, soos die

ontleding van die oproepe ontvang deur ŉ inbelsentrum (call centre).


http://www.xentrik.net/images/large-images/simple_bookkeeping_software_business___productivity_tools_finance___accounting-86958.jpeg



OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.6.2 Eksterne inligting

Soos die term impliseer is dit inligting wat verkry word van buite die onderneming. Daar is

verskeie kategorieë van eksterne inligting:

Inligting deur die onderneming benodig om aan regsvereistes te voldoen

Sakeondernemings moet, byvoorbeeld, gereeld inligting oor die Lopende Betaalstelsel (LBS)

bekom. Ondernemings moet ook rekord hou van alle transaksies, sodat hulle belasting

(belasting op toegevoegde waarde – BTW) namens die regering kan vorder.

So moet onderneming ook bewus wees van wetgewing wat hul bedryfsaktiwiteite en

menslike hulpbronne raak, bv. omgewingswetgewing, gesondheids- en veiligheidsregulasies

en arbeidsreg. Die meeste van hierdie wetgewing is gratis beskikbaar op die regering se

webtuiste (www.gov.za).

Inligting oor die markte waarin ŉ onderneming sake bedryf

Hierdie soort eksterne inligting is uiters belangrik vir enige sakeonderneming. Daar word na

hierdie inligting verwys as markintelligensie (market intelligence) of mededingersintelligensie

(competitive intelligence). Die meeste van die eksterne inligting wat ŉ onderneming nodig

het, kan verkry word deur bemarkingsnavorsing.

Bemarkingsnavorsing kan ŉ onderneming help om een of meer van die volgende te doen:

• ŉ Beter begrip van verbruikers se behoeftes te verkry

Bemarkingsnavorsing kan ondernemings help om verbruikers se menings oor ŉ groot

verskeidenheid van onderwerpe te bekom, soos hulle mening oor produkte se pryse,

verpakking van produkte, onlangse advertensieveldtogte, ens.

• Die risiko dat produkte of dienste sal misluk, verminder

Daar is geen waarborg dat enige nuwe idee ŉ kommersiële sukses sal wees nie,

maar akkurate en toepaslike inligting oor die mark, kan ŉ onderneming help om

ingeligte besluite te neem, wat daartoe kan lei dat kliënte produkte is soveel

hoeveelhede sal aankoop, dat dit tot kommersiële sukses sal lei.

• Toekomstige tendense te bepaal

Bemarkingsnavorsing is nie net nuttig om die huidige stand van die mark te bepaal

nie, maar kan ook gebruik word om kliënte se toekomstige behoeftes te voorspel.

Met hierdie inligting beskikbaar, kan ondernemings dan die nodige aanpassings aan

hul produkportefeuljes maak, ten einde suksesvol te bly.


http://www.gov.za/


Figuur 3.8: Toekomstige tendense

(http://www.line-by-line.co.uk/FORECASTING.jpg)

Die volgende is bronne van inligting:

• Interne maatskappy-inligting

Inligting bekom uit verkope, bestellings, kliënte, voorrade, kliëntediensverslae.

• Bemarkingsintelligensie

Die ondersoek van die verbruiker se behoeftes, idees, voorkeure en gevoelens, met

die doel om produkte te ontwikkel wat hierdie verbruikers tevrede stel.

Bemarkingsintelligensie verwys na inligting oor ontwikkelinge in die mark wat

ondernemings kan voorberei om by die veranderende sakeomgewing aan te pas. Dit

kan verkry word uit bronne soos verskaffers, kliënte en verspreiders. Dit is ook

moontlik om intelligensie-inligting aan te koop van verskaffers wat kommersiële

intelligensieverslae produseer.

• Marknavorsing

Marknavorsing verwys na die ondersoek van net één mark, byvoorbeeld, die

motormark, met die doel om voorkeure in die spesifieke mark te bepaal. Data uit

interne bronne mag nie voldoende inligting verskaf nie. Dit kan gebeur dat die

gepubliseerde verslae wat van markintelligensie ondernemings verkry word, nie op

datum is nie, of die relevante inligting bevat nie. Dit is soms nodig dat ondernemings

self bepaalde navorsing onderneem om die data te verkry wat nodig is om hul

bemarkingstrategie te ondersteun.

(Aangepas vanuit: http://tutor2u.net/business/ict/intro_information_sources.htm)


http://www.line-by-line.co.uk/FORECASTING.jpg


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.7 Data-administrasie

Data-administrasie of datahulpbronbestuur in ŉ onderneming behels die funksie waar data

beplan, organiseer, beskryf en beheer word en is deel van die inligtings- en

rekenaarwetenskap. Data word gewoonlik in databasisse gestoor met behulp van

databasisprogrammatuur of programmatuur wat van sigblaaie gebruik maak. Data-

administrasie is meestal die verantwoordelikheid van ŉ databasisadministreerder.

Sakeondernemings word soms oorweldig deur groot hoeveelhede data wat verkry word deur

hulle bedryfsaktiwiteite of deur marknavorsing en wat administreer moet word. ŉ Algemene

probleem in die hantering van data is, dat ondernemings met ŉ wye verskeidenheid van data

(nie-relevante data, goeie en swak kwaliteit data, ens.) gekonfronteer word.

3.7.1 Voordele van doeltreffende data-administrasie

Die belangrikste voordeel wat doeltreffende data-administrasie bied, is dat dit die

onderneming in staat stel om toegang tot inligting te verkry.

Ander voordele van doeltreffende data-administrasie, sluit in:

• Eenvormige bedryfsreëls, datadefinisies en data word gebruik.

• ŉ Beter begrip van die bestaande administratiewe data.

• Data is toeganklik en gebruikersvriendelik.

• Dit vorm die grondslag vir die uitruil van inligting tussen die verskillende

bedryfstelsels.

• Data-administrasie ondersteun ander IT-funksies.

3.7.2 Wat is ŉ data-administreerder?

(http://www.semwisdom.com/blog/wp-content/uploads/data-analysis-cartoon-1.gif)

ŉ Data-administreerder (data-argitek of inligtingsbestuurder) verrig ŉ hoë vlak funksie

deurdat hy/sy verantwoordelik is vir die oorhoofse bestuur van die datahulpbronne in die


http://www.semwisdom.com/blog/wp-content/uploads/data-analysis-cartoon-1.gif

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking onderneming. Om sy/haar pligte uit te voer, is dit belangrik dat die data-administreerder

kennis het van sisteem analise en programmering.

Die funksies van ŉ data-administreerder moenie met die funksies van ŉ

databasisadministreerder verwar word nie. (Die databasisadministreerder is meer betrokke

op ŉ operasionele en tegniese vlak en is verantwoordelik vir die databasisontwerp,

toepassing van databasissekuriteit en databasisfunksionering.)

Die funksies van ŉ data-administreerder is soos volg:

• Die daarstel en instandhouding van die databeleid, -prosedures en -standaarde.

• Beplanning en ontwikkeling van die onderneming se IT-strategie, die

koste/voordeelmodel, die ontwerp van die databasisomgewing en die data-

administrasieplan.

• Datakonflikresolusie (eienaarskap van data)

• Data-analise deurdat hy/sy die datavereistes, bedryfsreëls en operasionele vereistes

definieer en die onderneming se datawoordeboek in stand hou.

• Interne bemarking van die data-administrasie konsepte.

• Die bestuur van die databewaarplek (data repository).

3.7.3 Wat is ŉ databasisadministreerder?

Soos hierbo genoem, is die databasisadministreerder meer betrokke op ŉ operasionele en

tegniese vlak en is verantwoordelik vir die databasisontwerp, toepassing van

databasissekuriteit en databasisfunksionering

Die funksies van ŉ databasisadministreerder is die volgende:

Seleksie van rekenaarapparatuur en -programmatuur deur:

• tred te hou met die nuutste tegnologiese tendense;

• toekomstige veranderinge te voorspel; en

• bestaande kommersiële pakkette te ondersoek en te oorweeg, as oplossing vir die

ondernemings se tegnologievereistes (doelgemaakte pakkette is gewoonlik ŉ baie

duur alternatief).

Bestuur van dataveiligheid en sekuriteit deur:

• data te beskerm teen toevallige of opsetlike verlies, vernietiging, of misbruik;

• die skep van ŉ skeidsmuur (firewall) om die onderneming se data te beskerm;

• die daarstelling van gebruikersvoorregte; en



• toegangsbeheer tot die internet en die kliënt/bediener tegnologie.

(Aangepas vanuit:

http://pkirs.utep.edu/cis4365/Tutorials/Database%20Administration/8.00700/1_multipart_xF8

FF_2_tutorial.htm)

3.7.4 Implementering van doeltreffende datahulpbronbestuur

Deur die implementering van doeltreffende datahulpbronbestuur word ŉ sakeonderneming in

staat gestel om strategies te beplan en die duplisering van data en stelsels te verminder.

Ten einde so ŉ plan te implementeer, moet ŉ strategiese benadering geneem word.

Die volgende is stappe wat gevolg kan word in die daarstel van doeltreffende

datahulpbronbestuur:

• Skep ŉ plan vir die datahulpbronbestuurstelsel

Maak seker dat die plan visie- en missiestellings insluit. Deur duidelik doelwitte te

stel, kan verseker word dat slegs data gestoor word wat relevant tot die besigheid is.

• Bepaal wie die beste persoon sal wees om die inligting te bestuur

Die mees toegewyde individue moet in diens geneem word om die datahulpbronne te

bestuur en te beveilig. Indien ŉ verkeerde persoon aangestel word, kan dit lei tot

aansienlike kostes.

• Bepaal watter stelsels deel uitmaak van die onderneming se datahulpbronne

Identifiseer gapings in die stelsels deur te bepaal watter stelsels in werkende orde is

en watter nie.

• Opvolgaksies

Nadat gapings geïdentifiseer is, moet ŉ plan vir die bestuur van bestaande

datahulpbronne daargestel word en/of nuwe programmatuur moet aangekoop word.

• Die uitvoering van hierdie plan dwarsdeur die onderneming

Om die sukses van die datahulpbronbestuursplan te verseker, moet die nodige

stappe gedoen word vir die doeltreffende implementering van die plan, ten einde ŉ

gladde oorgang te verseker.

• Gereelde evaluering van die onderneming se behoeftes

ŉ Evaluering van die datahulpbronbehoeftes van die onderneming, moet gereeld

gedoen word, omdat die onderneming se behoeftes kan verander, terwyl tegnologie





deurentyd verander. Dit is dus noodsaaklikheid om gereeld die metodes van

datahulpbronbestuur te hersien.

(Aangepas vanuit: http://www.brighthub.com/office/project-management/articles/9792.aspx)

3.8 Data- en rekenaarsekuriteit

Datasekuriteit behels die beskerming van data teen beskadiging en ongemagtigde toegang.

Die fokus in die beveiliging van data is om privaatheid te verseker, terwyl persoonlike en

korporatiewe data beskerm word.

Data is die onverwerkte formaat van inligting, wat in databasisse (in rye en kolomme),

netwerkbedieners en op persoonlike rekenaars gestoor word. Hierdie data sluit ŉ wye

verskeidenheid van inligting in, soos persoonlike lêers en intellektuele eiendom,

markontledings en hoogs geheime inligting. Data is enigiets van belang, wat gelees en

geïnterpreteer kan word.

Sommige van hierdie inligting is nie bedoel om die stelsel te verlaat nie. Die ongemagtigde

toegang tot hierdie data kan tot groot probleme vir die onderneming en persoonlike

gebruiker lei. Daar word tans groot klem gelê op die beveiliging van data, veral as gevolg

van die internet wat ongemagtigde toegang vergemaklik.

(Aangepas vanuit: http://www.spamlaws.com/data-security.html)

3.8.1 Voorbeelde van sekuriteitsbreuke

Die volgende is voorbeelde van sekuriteitsbreuke wat in groot maatskappye voorgekom

het:

Voorbeeld 3.1

Tien ernstige sekuriteitsbreuke

Besoek die volgende webtuiste vir interessante inligting oor groot sekuriteitsbreuke

https://www.infosecisland.com/blogview/12534-Top-Ten-Data-Security-Breaches.htm

3.8.2 Metodes om data te beveilig

Datasekuriteit behels die voorkoming van ongemagtigde toegang, asook die voorkoming van

toevallige of kwaadwillige beskadiging, virusbesmetting of korrupsie van data. Terwyl data-

enkripsie ŉ gewilde manier van databeveiliging is, is dit slegs een van die maniere wat

gebruik kan word in die implementering van datasekuriteit.

Stappe om data te beveilig:

• Dit is, eerstens, nodig om die risiko’s en bedreigings te verstaan.





• Die daarstelling van toepaslike vlakke (layers) van databeskerming, sal die

volgende stap wees.

• Laastens, voortdurende monitering van die databeveiligingstelsel sodat aksie

geneem kan word, wanneer nodig.

Die figuur hieronder toon die algemene areas waarop gefokus moet word om data te

beveilig, dit is data wat gestoor word, sowel as data wat tussen stelsels beweeg.

Databeweging is ter sprake by toegangsbeheer, die uitvoer van bedryfsprosesse,

dataherwinning in die geval van rampe, algemene databeveiliging en instandhouding van

data-argiewe.

Figuur 3.9: Areas waar data beveilig moet word

(http://www.computerworld.com/common/images/site/features/data_large.gif)

Greg Schultz beskryf die 10 metodes van databeveiliging. Besoek die volgende webtuiste

vir sy artikel oor maniere om data te beveilig:

http://www.computerworld.com/s/article/9002188/Top_10_ways_to_secure_your_stored_da

ta?taxonomyId=19&pageNumber=3)


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.9 Data verwyderings- en vernietigingsmetodes

Data word op ŉ wye verskeidenheid van media gestoor: interne en eksterne hardeskywe,

verwyderbare geheuestokkies (flash memory cards en flash drives), magneetbande en

ander lineêre magnetiese media, kompakskywe en papier.

Om ongemagtigde toegang te verhoed, is dit van kritieke belang dat die data vernietig word

as dit nie meer benodig is nie.

Die verskillende tipes storingsmedia vereis verskillende metodes van verwydering of

vernietiging. Sommige van hierdie metodes is eenvoudig, ander weer kompleks. Om seker

te maak dat data veilig verwyder of vernietig is, is nie eenvoudig nie en oneffektiewe

vernietiging van data, is een van die mees algemene oorsake vir die blootstelling van

sensitiewe data en identiteitsdiefstal.

3.9.1 Wanneer is dataverwydering of -vernietiging werklik doeltreffend?

Vir elke stoormedium is daar meer en minder veilige metodes om die data te vernietig of te

verwyder. Die metode wat gebruik word, sal bepaal word deur die sensitiwiteit van die

inligting en moontlike bedreigings. Die meer veilige metodes is gewoonlik duurder (in terme

van tyd en werklike koste) om te implementeer. Indien daar onsekerheid bestaan oor watter

metode die veiligste is, is dit raadsaam om die advies van ŉ kundige te bekom.

3.9.2 Papiermedia

Papierrekords met sensitiewe inligting moet gesnipper word. Elke kantoor (en huis) moet

toegang tot ŉ snippermasjien of ŉ veilige snipperdiens hê. Daar is twee metodes van

snipper, naamlik:

• Reep- en konfettiversnippering

Reepversnippering snipper papier in dun, lang stroke, terwyl konfettiversnippering die

papier beide in lengte en breedte versnipper. Om papier weer aanmekaar te heg,

nadat dit in die breedte versnipper is, is veel moeiliker as wanneer papier in die

lengte versnipper is.

• Maal, verpulping en verbranding

Papierrekords kan fyngemaak word (in ŉ poeier gemaal), verpulp word deur die

toevoeging van chemikalieë, of verbrand word. Hierdie metodes is geskik vir uiters

sensitiewe inligting.

3.9.3 Elektroniese media

Die toepaslike “skoonmaak"-metode vir elektroniese media, hang van die tipe media af. Die

belangrikste onderskeiding is tussen magnetiese en optiese media. Alhoewel beide inligting


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking in elektroniese formaat bevat, is die metodes vir ŉ veilige verwydering van data baie

verskillend.

Mense is dikwels onder die indruk dat al wat hulle nodig het om te doen, is om ŉ lêer te

"verwyder" (delete) van ŉ rekenaar se hardeskyf of ander storingsmedia. Ongelukkig is dit

byna nooit voldoende nie – in die meeste gevalle word slegs indeksinligting van ŉ lêer

verander.

Die “skoonmaak” van die rekenaarasblik (Recycle Bin of Trash) om verwyderde lêers

“permanent” te verwyder, is gewoonlik ook oneffektief. Hierdie metodes verwyder die

indekse na die lêers, maar die data self is nog steeds op die stoormedia in ongeallokeerde

ruimtes. Deur gesofistikeerde skanderingsmetodes kan hierdie data herstel word.

By media, soos kompakskywe, kan die inhoud in elk geval nie verwyder word nie. Om

hierdie media onbruikbaar te maak, moet dit so beskadig word, dat daar nie toegang daartoe

verkry kan word met behulp van gewone rekenaars nie. Selfs op beskadigde kompakskywe,

kan die inligting deur mense met die regte tegnologie en kennis onttrek word.

3.9.4 Demagnetisering van magnetiese media

Verwyderbare magnetiese diskette (bv. Zip disks) en lineêre magnetiese media (bv, tape

reels) kan gedemagnetiseer word met ŉ demagnetiseringsapparaat en so kan die inligting

daarop vernietig en die medium onbruikbaar word. Vir elke tipe magnetiese stoormedia is

daar ŉ minimum skoonmaaktyd. Dit is belangrik om die regte demagnetiseringsapparaat vir

die tipe media te gebruik.

3.9.5 Oorskryf van magnetiese media

Interne magnetiese stoormedia, soos rekenaarhardeskywe, sowel as eksterne mini- en

mikrohardeskywe, kan skoongemaak word deur programmatuur met oorskryf- en

uitwissingsvermoëns en wat vir die doel ontwikkel is. Universal Serial Bus (USB) stokkies

(flash drives) en ander soorte stoormedia, soos CompactFlash, Memory Stick, Secure

Digital, en Smart Media kan ook op hierdie wyse skoongemaak word.

Spesiale programmatuur word gebruik om oor al die data op die stoormedium te skryf.

Hoewel ŉ enkele oorskryf soms genoegsaam is, kan bykomende sekuriteit verkry word deur

die media verskeie kere oor te skryf, sodat die herwinning van data, selfs deur die mees

gevorderde metodes, feitlik onmoontlik is.

3.9.6 Fisiese vernietiging van magnetiese media

Om effektief te wees, moet die fisiese vernietiging van magnetiese stoormedia gewoonlik

deur ŉ opgeleide persoon hanteer word. Hoewel magnetiese skywe gebreek kan word, is dit

steeds teoreties moontlik om die data te herwin.


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.9.7 Optiese media

Optiese media (soos kompakskywe – CD’s en DVD’s) kan skoongemaak word deur

prosesse soortgelyk aan dié vir magnetiese media. Die oorgrote meerderheid van die

optiese media wat gebruik word, kan egter nie oor geskryf word nie. Omdat sulke media

opties en nie magneties is nie, kan dit nie gedemagnetiseer word nie.

Net soos in die geval van papierrekords, sal fisiese vernietiging die beste wees. Goeie

gehalte papiersnippers kan gewoonlik ook kompakskywe vernietiging. Moenie kompakskywe

met die hande breek nie. Die verbranding van kompakskywe is ook gevaarlik want toksiese

dampe kan vrygestel word.

3.9.8 Vernietiging van al die data op rekenaarstelsels

Indien ŉ onderneming al die data op ŉ rekenaarstelsel wil vernietig, bied sommige

vervaardigers, soos Dell en Apple, rekenaarvernietigingsprogramme aan wat die data

vernietig met inagneming van sekuriteit en die omgewing. Hierdie programmatuur sal die

data verwyder en die hardeskyf so skoonmaak dat die ou rekenaarstelsel ingeruil kan word

as deel van die aankoop van ŉ nuwe stelsel.

(Aangepas vanuit: http://it.med.miami.edu/x677.xml)

3.10 Databasisbestuur

3.10.1 Wat is ŉ databasis?

ŉ Databasis is ŉ instrument vir die versameling en organisering van inligting. Databasisse

kan inligting oor mense, produkte, bestellings, of enige ander data stoor. Baie databasisse

begin as ŉ lys van items in ŉ woordverwerkingsprogram of sigblad. Soos wat die lys uitbrei,

word dit al hoe moeiliker om te organiseer en om inligting te vind. Sodra ondernemings met

so ŉ probleem gekonfronteer word, is dit ŉ goeie idee om die data oor te dra na ŉ databasis.



OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.10.2 Die komponente van ŉ databasis

Figuur 3.10: Databasis

(Outeur, 2011)

Tabelle

ŉ Databasistabel is in voorkoms soortgelyk aan ŉ sigblad, omdat die data in rye en kolomme

gestoor word. Om hierdie rede is dit maklik om die data uit ŉ sigblad oor te dra na ŉ

databasistabel. Die belangrikste verskil tussen data in ŉ sigblad en data in ŉ databasistabel,

lê by die organisering daarvan.

Om die mees buigsame databasis te verkry, word die data in tabelle georganiseer.

Byvoorbeeld, as inligting oor werknemers gestoor word, moet elke werknemer slegs een

keer in ŉ tabel met werknemersdata opgeneem word. Data oor produkte sal gestoor word in

ŉ tabel vir produkte, en inligting oor takkantore sal gestoor word in ŉ ander tabel. Hierdie

proses staan bekend as normalisering.

Elke ry in ŉ tabel is ŉ rekord. Rekords is die individuele stukkies inligting wat gestoor word.

Elke rekord bestaan uit een of meer velde. Velde stem ooreen met die kolomme in die tabel.

Byvoorbeeld, in ŉ tabel met die naam "werknemers", kan elke ry (rekord) inligting bevat oor

ŉ ander werknemer (dus verskillende rekords), en elke kolom (veld) bevat ander inligting,

soos die eerste naam, die laaste naam, adres, en so aan, van die werknemer. Velde moet

toegewys word as ŉ sekere tipe data, byvoorbeeld teks, datum, tyd, aantal, of as ŉ ander

tipe data.

Databasis

Tabelle

Vorms

Verslae

Navrae

Makro's

Modules



Figuur 3.11: Databasistabelle

(http://www.ibm.com/developerworks/data/library/techarticle/dm-0312swart1/figure3.jpg)

Nog ŉ manier om rekords en velde te beskryf, is om die ou kaartkabinette in ŉ biblioteek te

visualiseer. Elke kaart in die kabinet stem ooreen met ŉ rekord in die databasis. Elke stukkie

inligting op die kaart (skrywer, titel, en so aan) stem ooreen met ŉ veld in die databasis.

Vorms

Vorms word ook soms na verwys as "data-invoerskerms". Hulle is die gebruikerskoppelvlak

(user interface) wanneer die gebruiker met die data werk. Dit bevat dikwels opdragknoppies

(command buttons) wat verskeie opdragte kan verrig. ŉ Databasis kan egter ook geskep

word sonder die gebruik van vorms, deur eenvoudig die wysiging van die data in die

datatabel aan te bring. Die meeste databasisgebruikers verkies dit egter om vorms te

gebruik om die data te lees, in te voer en te redigeer.

Vorms is in ŉ gebruikersvriendelike formaat vir die verwerking van data, en laat die gebruiker

ook toe om funksionele elemente, soos opdragknoppies, te skep. Die knoppies kan dan

geprogrammeer word sodat bepaalde data op die vorm verskyn, ander vorms of verslae

geopen word en om ŉ verskeidenheid ander take uit te voer.



Figuur 3.12: Databasisvorms

(http://www.hotdreamweaver.com/UserFiles/Image/form-to-database.jpg)

Vorms stel die databasisbestuurder in staat om beheer uit te oefen oor hoe ander gebruikers

die data in die databasis gebruik. Byvoorbeeld, die ontwerper van die databasis kan vorms

ontwerp wat gebruikers toelaat om slegs sekere funksies te verrig. Dit help om data te

beskerm en om te verseker dat die data korrek ingevoer word.

Verslae

Verslae word gebruik om data in die tabelle op te som en aan te bied. ŉ Verslag beantwoord

gewoonlik ŉ spesifieke vraag, soos:

• Hoeveel geld het ons van elke kliënt gedurende die jaar ontvang?

• In watter stede woon ons kliënte?

Elke verslag kan geformateer word om die inligting in die mees leesbare formaat aan te

bied.

ŉ Verslag kan te enige tyd gegenereer word, en sal ooreenstem met die data in die

databasis. Verslae is oor die algemeen geformatteer om gedruk word, maar hulle kan ook op

die skerm besigtig word, na ŉ ander program uitgevoer word, of per e-pos gestuur word.

Navrae (Query)

Navrae verteenwoordig die werklike onderbou van ŉ databasis en kan verskillende funksies

verrig. Die mees algemene funksie is om die data in die tabelle aan te vra. Die data word

gewoonlik versprei oor ŉ paar tabelle en navrae maak dit moontlik om die verlangde data op

ŉ enkele bladsy te sien. Navrae kan ook gefilter word sodat slegs die verlangde data gesien


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking word. Sekere navrae is opdateerbaar wat beteken dat die data in die bepaalde tabelle via

die navrae datablad (query datasheet) gewysig kan word.

Daar is twee tipes navrae, naamlik keusenavrae (select queries) en aksienavrae (action

queries):

• Keusenavrae

ŉ Keusenavrae herwin die data en maak dit beskikbaar vir gebruik. Die resultate kom op

die skerm, kan uitgedruk word, of gekopieer word na die knipbord (clipboard).

• Aksienavrae

ŉ Aksienavraag verrig ŉ taak met die data. Aksienavrae kan gebruik word om nuwe

tabelle te skep, data by die bestaande tabelle te voeg, data op te dateer, of data te

verwyder.

Makro (Macro)

ŉ Makro is ŉ vereenvoudigde programmeertaal wat gebruik kan word om funksies by die

databasis te voeg. Byvoorbeeld, ŉ makro kan aan ŉ opdragknoppie op ŉ vorm gekoppel

word, wat geaktiveer word sodra die opdragknoppie gedruk word. ŉ Makro bevat aksies wat

take uitvoer soos om ŉ verslag te open, ŉ navraag te doen, of die databasis toe te maak. Die

meeste databasisaksies kan outomaties uitgevoer word deur makro’s te gebruik, wat dus tyd

kan bespaar.

Modules

Modules, soos makro’s, kan gebruik word om funksies by die databasis te voeg. ŉ Module is

ŉ versameling van verklarings, stellings en prosedures wat saam gestoor word as ŉ

eenheid. Modules word gewoonlik met behulp van ŉ programmeertaal (Visual Basic for

Applications) geskep wat nie deel van die databasisprogrammatuur is nie.

ŉ Module kan óf ŉ klasmodule óf ŉ standaardmodule wees.

• Klasmodules

ŉ Klasmodule is gekoppel aan die vorms of verslae in ŉ databasis en bevat gewoonlik

prosedures wat spesifiek is tot die vorm of verslag waaraan dit gekoppel word.

• Standaard modules

Standaardmodules bevat algemene prosedures wat nie verband hou met enige ander

objek in die databasis nie.

(Aangepas vanuit: http://office.microsoft.com/en-us/access-help/database-basics-

HA010064450.aspx)




OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.11 Databasisbestuurstelsel

ŉ Databasisbestuurstelsel (database management system – DBMS) is

rekenaarprogrammatuur wat die skepping, onderhoud en die gebruik van ŉ databasis

beheer. Databasisbestuurstelsels word gekategoriseer volgens hul datastruktuur of tipe. Die

DBMS aanvaar navrae vir data en versoek dan die bedryfstelsel om die toepaslike data oor

te dra. Die navrae moet ingedien en ontvang word volgens ŉ formaat wat voldoen aan een

of meer van die toepassingsprotokolle.

3.11.1 Komponente van ŉ databasisbestuurstelsel

DBMS enjin

Die DBMS enjin aanvaar logiese versoeke van verskeie ander DBMS substelsels, skakel

hulle om in fisiese ekwivalente, en het toegang tot die databasis en datawoordeboek.

Data definisie substelsel

Die data definisie substelsel help die gebruiker om die datawoordeboek te skep en in stand

te hou en definieer die struktuur van die lêers in ŉ databasis.

Data manipulasie substelsel

Die data manipulasie substelsel help die gebruiker om inligting by te voeg, te verander, en te

verwyder en navrae te rig vir waardevolle inligting.

Substelsel om toepassings te skep (application generation subsystem)

Dié substelsel stel gebruikers in staat om transaksie-intensiewe programme te ontwikkel. Dit

vergemaklik die gebruik van dataskerms, programmeertale en gebruikerskoppelvlakke

(interfaces).

Data-administrasie substelsel

Die data-administrasie substelsel help gebruikers om die databasisomgewing te bestuur

deur die voorsiening van fasiliteite om data te rugsteun en te herwin, datasekuriteit te

bestuur, om die navrae (queries) funksie te optimaliseer en verandering te bestuur.

(Aangepas uit: http://en.wikipedia.org/wiki/Database_management_system)

3.11.2 Tipes databasisbestuurstelsels

Die volgende is tipe databasisbestuurstelsels:

Hiërargiese databasisse

Hiërargiese databasisse word algemeen gebruik op hoofraamrekenaars. Dit is een van die

oudste metodes om data te organiseer en te stoor. ŉ Hiërargiese databasis word


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking georganiseer in ŉ piramide formaat, soos die takke van ŉ boom wat afwaarts reik. Verwante

velde of rekords word saam gegroepeer sodat daar hoër-vlak rekords en laer-vlak rekords is;

netsoos die ouers wat bo aan ŉ familiestamboom pryk met die kinders daaronder.

Netwerkdatabasisse

Netwerkdatabasisse is soortgelyk aan hiërargiese databasisse en het ook ŉ hiërargiese

struktuur. Daar is egter ŉ paar belangrike verskille. In plaas daarvan dat die databasis soos

ŉ boom lyk, lyk ŉ netwerkdatabasis meer soos ŉ spinnerak. In netwerkdatabasisse word die

kinders lede en die ouers eienaars genoem. Die belangrikste verskil is dat elke kind (lid)

meer as een ouer (eienaar) kan hê.

Soos hiërargiese databasisse word netwerkdatabasisse hoofsaaklik op hoofraamrekenaars

gebruik. Omdat meer verbindings tussen verskillende tipes data gemaak kan word, word die

netwerkdatabasisse as meer buigsaam beskou.

Verhoudingsdatabasisse (Relational databases)

In verhoudingsdatabasisse is die verhouding tussen die datalêers verhoudingsgebaseerd en

nie hiërargies nie. Hiërargiese en netwerkdatabasisse vereis dat die gebruiker deur ŉ

hiërargie beweeg om data te bekom. Verhoudingsdatabasisse verbind data in verskillende

lêers met mekaar deur die gebruik van gemeenskaplike data-elemente of sleutelvelde (key

fields). Data in verhoudingsdatabasisse word in verskillende tabelle gestoor, wat elk oor ŉ

sleutelveld beskik wat elke ry identifiseer. Verhoudingsdatabasisse is meer buigsaam as

hiërargiese of netwerkdatabasisse.

Verhoudingsdatabasisse werk op die beginsel dat elke tabel ŉ sleutelveld het wat elke ry

uniek identifiseer, en dat hierdie sleutelvelde gebruik kan word om ŉ tabel met data aan ŉ

ander te koppel. Byvoorbeeld ŉ kliënt se rekeningnommer in ŉ tabel, kan aan ŉ ander tabel

gekoppel word wat ook die kliënt se rekeningnommer (ŉ sleutelveld) insluit, maar in dié

geval inligting bevat oor produkte, insluitende ŉ itemnommer (nog ŉ sleutelveld).

Objek-georiënteerde databasisse

Objek-georiënteerde databasisse is in staat om baie nuwe data-tipes, soos grafika, foto's,

klank- en video te hanteer. Hiërargiese en netwerkdatabasisse is ontwerp om

gestruktureerde data te hanteer, dit is data wat mooi in velde, rye en kolomme inpas. Hulle is

nuttig vir die hantering van klein brokkies inligting soos name, adresse, poskodes,

produknommers, en enige vorm van statistiek. Objek-georiënteerde databasisse,

daarenteen, kan data uit ŉ verskeidenheid mediabronne stoor, soos foto's en teks en kan, as

uitset, werk in ŉ multimediaformaat skep.


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Objek-georiënteerde databasisse gebruik klein, herbruikbare stukkies programmatuur wat

voorwerpe genoem word. Die voorwerpe self, word in die objek-georiënteerde databasis

gestoor. Elke voorwerp bestaan uit twee elemente, naamlik:

• ŉ Stukkie data (bv. klank, video, teks of grafika)

• Die instruksies, of programmatuur wat “metodes” (methods) genoem word, wat om

met die data te doen.

Die instruksies wat in die objek vervat is, word gebruik om die data in die objek te

manipuleer. Byvoorbeeld, toetsantwoorde sal in die objek vervat wees, maar so ook die

instruksie om ŉ gemiddelde toetspunt vir die klas te bereken.

(Aangepas vanuit: http://www.personal.psu.edu/glh10/ist110/topic/topic07/topic07_06.html)

Gevallestudie 3.1

In die casino-industrie is een van die mees waardevolle bates, die lêer wat die casino's

byhou met besonderhede van hul welvarende kliënte.

In 2003, het die casino-eienaar van Harrah’s Entertainment Inc. ŉ regsgeding aanhangig

gemaak in Placer County, Kalifornië. Harrah het beweer dat ŉ voormalige werknemer die

rekords van ongeveer 450 welgestelde kliënte gekopieer het, voordat hy die maatskappy

verlaat het om by hul mededingers, Thunder Valley Casino, in Lincoln, Kalifornië te gaan

werk.

Die klaer (Harrah) het gesê dat die werknemer opgemerk is, waar hy besig was om ŉ lys

name, kontakbesonderhede, krediet- en rekeninggeskiedenis uit Harrah se databasis te

kopieer. Daar is ook beweer dat hy probeer het om die spelers na Thunder Valley te lok.

Die werknemer ontken skuld op die aanklag van diefstal van Harrah se handelsgeheime –

die saak is nog hangende.

Beantwoord die volgende vrae:

1. Waarom het die ontwikkelinge in IT daartoe bygedra om die waarde van die

datahulpbronne van baie sakeondernemings te verhoog?

2. Hoe het hierdie vermoëns (om databasisse te skep) die sekuriteitsuitdagings

verhoog wat verband hou met die beskerming van ŉ onderneming se

datahulpbronne?

3. Hoe kan sakeondernemings IT gebruik om die uitdagings van datahulpbronsekuriteit

die hoof te bied?

(Aangepas vanuit: http://highered.mcgraw-

hill.com/sites/dl/free/0073043559/314063/OBrien_13e_Chapter_5.pdf)




OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 3.12 Samevatting

Dit maak nie saak of ŉ sakeonderneming klein, medium of groot is nie, die bestuur van data

is noodsaaklik.

Data kan gehou word in enige formaat: op rekenaar, op papier, of op enige ander

elektroniese media. Alle ondernemings beskik oor belangrike inligting wat gestoor moet

word. Datastoring kan gedoen word met behulp van eksterne hardeskywe, USB-drywe of

selfs plaaslike bedieners, afhangende van die belangrikheid van die data. In baie gevalle

word spesiale databasisse geskep om data te stoor en toeganklikheid tot inligting makliker

te maak.

Die bestuur van data kan tot die sukses of mislukking van ŉ onderneming bydra. Talle

sakeondernemings het al in die verlede verliese gelei as gevolg van die verlies van

belangrike data.

Databestuur is nie net belangrik vir sakeondernemings nie, maar ook vir talle ander

organisasies, soos navorsings- en ontwikkelingsorganisasies. Omdat data so belangrik is,

maak baie ondernemings en organisasies gebruik van spesiale

databestuursprogrammatuur om hul databasisse te beheer, te beveilig en in stand te hou.

3.13 Selfevaluering

Aktiwiteit 7

Hoe sal jy ŉ magneetstrookkaart beskryf?

Aktiwiteit 8

Hoe sal u ŉ slimkaart beskryf?

Aktiwiteit 9

Noem die komponente van ŉ databasis.



STUDIE-EENHEID 4: DATAVERWERKING


Kennis en begrip



• Dataverwerking of -prosessering

• Dataverwerkingsiklus

• Dataverwerkingsprosesse

• Outomatiese dataverwerkingstoerusting

• Elektroniese dataverwerking

• Inligtingstelsels

• Dataverwerkingsverantwoordelikhede

Vaardighede


• Dataverwerking en -prosessering te definieer.

• Die plek(ke) in die onderneming te identifiseer waar die verwerking van data

plaasvind.

• Die stappe in die dataverwerkingsiklus te beskryf.

• Die uitgebreide data verwerkingsiklus te verduidelik.

• Die verantwoordelikhede vir dataverwerking te identifiseer.

Studie-eenheid 4: Dataverwerking Bladsy 105


• http://bisom.uncc.edu/courses/info2130/Topics/istypes.htm

• http://computer-concepts-tutorial.blogspot.com/2008/02/advantages-of-electronic-

data.html

• http://jebaranjan.files.wordpress.com/2011/08/mainframe.gif?w=400&h=294

• http://searchsqlserver.techtarget.com/definition/data-aggregation

• http://wiki.corda.com/confluence/download/attachments/1081939/html_table.png?ver

sion=1&modificationDate=1213037191000

• http://www.belwo.com/data-processing-case-studies/

• http://www.ehow.com/how_4855412_perform-statistical-data-

analysis.html#ixzz1VBtOCUSO

• http://www.ehow.com/info_8095855_components-electronic-data-

processing.html#ixzz1YaQtMWPP

• http://www.ehow.com/info_8788188_different-levels-summarization-

database.html#ixzz1VBtxxu1G

• http://www.ehow.com/list_7569904_electronic-data-processing-personnel-

responsibilities.html#ixzz1VBKw6CXa

• http://www.emathzone.com/tutorials/basic-statistics/tabulation-of-data.html

• http://www.nos.org/srsec330/330L2.pdf

• http://www.ust.hk/itsc/antivirus/general/whatis.html

• http://www.wisegeek.com/what-is-data-processing.htm




Data Data kan letters, syfers, vergelykings, datums, beelde en ander

materiaal wees.

Data-aggregasie Data-aggregasie is enige proses(se) waar inligting versamel en

opgesom word vir doeleindes soos statistiese analise.

Dataherwinning Dataherwinning beteken om gestoorde data of inligting te


http://bisom.uncc.edu/courses/info2130/Topics/istypes.htm

http://computer-concepts-tutorial.blogspot.com/2008/02/advantages-of-electronic-data.html


http://jebaranjan.files.wordpress.com/2011/08/mainframe.gif?w=400&h=294

http://searchsqlserver.techtarget.com/definition/data-aggregation

http://wiki.corda.com/confluence/download/attachments/1081939/html_table.png?version=1&modificationDate=1213037191000


http://www.belwo.com/data-processing-case-studies/

http://www.ehow.com/how_4855412_perform-statistical-data-analysis.html%23ixzz1VBtOCUSO


http://www.ehow.com/info_8095855_components-electronic-data-processing.html%23ixzz1YaQtMWPP


http://www.ehow.com/info_8788188_different-levels-summarization-database.html%23ixzz1VBtxxu1G


http://www.ehow.com/list_7569904_electronic-data-processing-personnel-responsibilities.html%23ixzz1VBKw6CXa


http://www.emathzone.com/tutorials/basic-statistics/tabulation-of-data.html

http://www.nos.org/srsec330/330L2.pdf

http://www.ust.hk/itsc/antivirus/general/whatis.html

http://www.wisegeek.com/what-is-data-processing.htm


herstel (in die geval waar data beskadig is) of weer te vind

(wanneer data “weggeraak” het).

Dateverwerking Verwerking van data verwys na die proses waar data

omgeskakel word van een formaat na ŉ ander – data word

ingevoer, opgesom, ontleed of andersins omskep in bruikbare

inligting.

Deskundige stelsel

(Expert system)

ŉ Deskundige stelsel is ŉ inligtingstelsel wat die kennis van

deskundiges omskakel na programkode en wat dan menslike

beredenerings- en besluitnemingsprosesse naboots vir

gebruikers met minder kennis oor die vakgebied. Ook bekend

as kunsmatige intelligensiegebaseerde sisteme (artificial

intelligence based systems)

Elektroniese dataverwerking

Dit kan verwys na die gebruik van outomatiese metodes om

kommersiële data te verwerk.

Kantoorinligtingstelsel ŉ Kantoorinligtingstelsel is ŉ inligtingstelsel wat gebruik maak

van rekenaarapparatuur, -programmatuur en netwerke om die

vloei van die werk te bevorder en kommunikasie tussen

werknemers te fasiliteer.

Kragonderbreking ŉ Kragonderbreking is ŉ kort- of langtermyn verlies van

elektriese krag na ŉ gebied of area.

Lynitems Lynitems verwys na elke individuele inskrywing in ŉ databasis –

dus data wat nog nie opgesom of verwerk is nie.

Rekeningkundige manipulasie

Rekeningkundige manipulasie van data word berekening

genoem.

Sortering Sortering behels die rangskikking van data-items in ŉ verlangde

volgorde.

Statistiese analise Statistiese analise verwys na die verwerking van data om

algemene tendense te bepaal, met behulp van statistiese

verwerkingsmetodes.

Tabulering Die proses om data in tabelformaat te klassifiseer, staan

bekend as tabulering.



Dit is noodsaaklik dat belangrike inligting veilig bewaar word vir toekomstige gebruik.

Dataverwerking help om belangrike inligting veilig in stand te hou – data word geprosesseer

sodat doeltreffende ontledings en navorsing gedoen kan word. Dataverwerking behels die

digitalisering van data, datavaslegging, woordverwerking, beeldverwerking, die prosessering

van vorms, die invoer van die data, ens. Hierdie data word verkry uit ŉ verskeidenheid

bronne en word dan verwerk in ŉ databasis vir die doeleindes van verdere analises.

Daar is baie voordele van dataverwerking. Data is die primêre bron van inligting in enige

onderneming. Die meeste sakeondernemings doen dataprosessering vir gebruik in hul

daaglikse bedryfsaktiwiteite, maar ook vir die beplanning van toekomstige strategieë.

Dataverwerking is dus belangrik vir ŉ wye verskeidenheid van korporatiewe aktiwiteite.

Die verwerking van vorms is tydrowende werk en hoewel vaslegging van data oor kliënte, ŉ

duur en tydsame proses is, is dit noodsaaklik vir die sukses van enige sakeonderneming.

Vorms word algemeen in die sakewêreld gebruik en maak ŉ belangrike deel uit van

industrieë soos die bankwese, versekeringsindustrie en mediese omgewing.

Vormverwerking kom veral voor by opnames (surveys), marknavorsing,

waarborgregistrasies, prosessering van kredietkaarttransaksies en versekeringseise.

(Aangepas vanuit: http://www.articlesbase.com/customer-service-articles/business-data-

processing-846460.html#ixzz1V6PTze00)

(http://jebaranjan.files.wordpress.com/2011/08/mainframe.gif?w=400&h=294)

Verwerking van data verwys dus na die proses waar data omgeskakel word van een formaat

na ŉ ander. Data kan letters, syfers, vergelykings, datums, beelde en ander materiaal wees.


http://www.articlesbase.com/customer-service-articles/business-data-processing-846460.html%23ixzz1V6PTze00

http://www.articlesbase.com/customer-service-articles/business-data-processing-846460.html%23ixzz1V6PTze00


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Die verwerking van data verwys na ŉ spesifiek stap in die siklus van inligtingverwerking. In

inligtingverwerking word die data wat verkry word, ingevoer, gevalideer, verwerk, gestoor en

uitsette vind plaas in die vorm van verslae. Die onderskeid tussen data en inligting is dus,

dat data onverwerk is, terwyl inligting reeds verwerking ondergaan het.

Dataverwerking is ŉ proses waar data ingevoer, opgesom, ontleed of andersins omskep

word in bruikbare inligting. Die proses is gewoonlik geoutomatiseer en geskied met behulp

van rekenaarprogrammatuur wat die data opneem, analiseer, sorteer, opsom, berekeninge

doen, versprei en stoor. Omdat die inligting wat uit databasisse verkry word, gewoonlik goed

aangebied word en informatief is, word daar dikwels na dataverwerkingstelsels verwys as

inligtingstelsels.

Moderne tegnologie het die verwerking van data maklik gemaak deur die uitvinding van

elektroniese dataverwerkers. Datalêers kan vinnig met behulp van outomatiese

dataverwerkers geprosesseer word. Rekenarisering het hier ŉ groot rol gespeel. Die

rekenaar kan groot volumes data stoor en die inligting vinnig herwin wanneer nodig. Dit is

uiters nuttig in areas soos die versekeringsindustrie en bankwese waar ŉ groot aantal

dokumente daagliks hanteer word.

(Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-data-processing.htm)

4.5 Basiese dataverwerkingsiklus

Soos hierbo genoem, bestaan die verwerking van data uit daardie aktiwiteite wat nodig is om

data in inligting te omskep. Die proses wat dit moontlik maak staan bekend as elektroniese

dataverwerking. Rekenaars en elektroniese dataverwerkingstoerusting voer verskillende

aksies uit wat data in inligting kan omskep.

Ongeag die tipe toerusting wat gebruik word, is daar ŉ paar basiese funksies en aktiwiteite

wat uitgevoer moet word, wanneer data verwerk word. Die basies elektroniese

dataverwerkingsiklus bestaan uit die volgende fases of komponente.

• Insette

• Prosessering

• Uitsette

4.5.1 Insette

Insette verwys na al die aktiwiteite wat verband hou met die opname van data en die

beskikbaarmaking daarvan vir verwerking. Die insetkomponent verteenwoordig die proses

van transformasie van data in ŉ formaat wat ŉ rekenaar verstaan.



OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Sodra die data dus versamel is, word dit vanaf die brondokumente omskep na ŉ formaat

wat meer geskik is vir verwerking. Die data word eers gekodifiseer – ŉ kode bestaan uit

getalle, letters, spesiale karakters, of ŉ kombinasie hiervan. Dit is nuttig om data te

kodifiseer wanneer dit geklassifiseer moet word. Om te klassifiseer, beteken om te

kategoriseer, dit wil sê, data met soortgelyke eienskappe word in soortgelyke kategorieë of

groepe geplaas.

Insettoerusting verteenwoordig toerusting wat die data omskakel na ŉ aanvaarbare formaat

en na die rekenaar se hoof stoormedia oorplaas. Voorbeelde van hierdie tipe toerusting is

ponskaartmasjiene en magneetbandmasjien.

Na klassifikasie van data, word dit geverifieer om die akkuraatheid te verseker voordat dit

verwerk word. Na verifikasie word die data getranskribeer van een datamedium na ŉ ander.

Die volgende is ŉ voorbeeld van magneetbande in ŉ magneetbandmasjien.

Figuur 4.1: Magneetbande

(http://www-03.ibm.com/ibm/history/exhibits/storage/images/PH2401.jpg)

4.5.2 Prosessering en manipulasie

Sodra die data versamel en verander is, is dit gereed vir die toepassing van

manipulasiefunksies wat data verwerk en omskakel na inligting. Dataprosessering

en -manipulasie sluit verskillende rekenkundige en logiese aktiwiteite in. Om data te verwerk

beteken die gebruik van klassifikasie en sortering, berekeninge, opsomming, vergelyking en

ander manipulasietegnieke om data na inligting te omskep.

Dataprosessering en -manipulasie bestaan uit die volgende aktiwiteite:

Klassifikasie en sortering

Klassifisering en sortering behels die rangskikking van data-items in bepaalde kategorieë en

in ŉ verlangde volgorde. Gewoonlik is dit makliker om met data te werk, as dit in ŉ logiese

volgorde gerangskik is. Soms sal slegs die sortering van data, dit na inligting verander,


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking byvoorbeeld deur name in alfabetiese volgorde te rangskik, gee betekenis aan ŉ

telefoongids. Die gids sal waardeloos wees sonder sortering van data.

Berekeninge

Rekeningkundige manipulasie van data word berekening genoem. Aangetekende data kan

bymekaar gevoeg word, afgetrek word, gedeel of vermenigvuldig word, om nuwe inligting te

verkry. Berekening is ŉ integrale deel van die verwerking van data. Byvoorbeeld, in die

berekening van ŉ werknemer se salaris, sal die ure gewerk, vermenigvuldig met die uurlikse

loon, die bruto betaling oplewer. Gebaseer op die totale inkomste verdien, word

inkomstebelastingaftrekkings bereken en afgetrek van die bruto salaris om die netto salaris

te bereken.

Opsommings

Om op te som, beteken om groot hoeveelhede data te verminder tot ŉ meer bruikbare en

bondige formaat. Wanneer die data getalle is, kan ŉ opsomming gemaak word deur die

totale op te tel en te klassifiseer, of deur strategiese data te selekteer uit die data wat

verwerk word.

Vergelykings

Om data te vergelyk, beteken om data te evalueer in verhouding tot ŉ bepaalde reël.

Byvoorbeeld, die maatskappy se bestuur vergelyk data om te sien hoe goed die maatskappy

vaar. Hulle vergelyk huidige verkoopsyfers met dié vir die afgelope jaar om die prestasie van

die maatskappy in die huidige maand te analiseer.

4.5.3 Uitsette

Dataverwerking omskep data na inligting wat deur gebruikers benut kan word. Die

kommunikasiefunksie wat dit moontlik maak word uitsette genoem. As die inligting nie in ŉ

leesbare formaat is nie, sal die uitset ook ŉ proses van dekodering moet insluit. Hierdie

proses sal die inligting in die regte formaat omskep.

Rekenaars genereer veral drie tipes uitsette, naamlik:

• Sagte kopieë,

• harde kopieë, en

• klank.

(Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/info_8095855_components-electronic-data-

processing.html#ixzz1YaQtMWPP)




OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.6 Die uitgebreide dataverwerkingsiklus

Daar word dikwels nog drie stappe by die basiese dataverwerkingsiklus bygevoeg om die

uitgebreide dataverwerkingsiklus te verkry.

Hierdie stappe is soos volg:

4.6.1 Inisiëring (origination)

Inisiëring is ŉ stap wat verwys na die proses om die oorspronklike data te versamel. ŉ

Oorspronklike rekord van die data staan bekend as ŉ brondokument. Hierdie aktiwiteit is in

werklikheid die eerste stap van die dataverwerkingsiklus.

Data ontstaan wanneer transaksies wat plaasgevind het, of waarnemings, geboekstaaf

word. Hierdie inligting word dan in ŉ bruikbare formaat vasgelê. Data kan aanvanklik op

brondokumente van papier aangeteken word en dan omgeskakel word na elektroniese

formaat vir die verwerking daarvan. Data kan egter ook direk met behulp van ŉ

toevoerapparaat (bv. ŉ sleutelbord) op rekenaar (bv. in ŉ databasis) ingevoer word – die

sogenaamde papierlose (paperless) metode.

Dataversameling staan ook bekend as datavaslegging (data capturing).

4.6.2 Verspreiding en kommunikasie van inligting

Hierdie stap verwys na die verspreiding van die uitsetdata. Rekords van die uitsetdata staan

bekend as verslae of verslagdokumente wat aan voornemende gebruikers versprei word.

Kommunikasie is dus die proses om die inligting te deel. Tensy die inligting beskikbaar

gestel word aan die gebruikers wat dit nodig het, is dit waardeloos. Kommunikasie behels

die oordrag van verwerkte data en inligting aan die voornemende gebruikers met behulp van

verslae en dokumente wat voorberei word, of die oordrag van inligting na ŉ ander

dataverwerkingstelsels.

4.6.3 Berging

Om data te berg is om data vir voortgesette of latere gebruik te bewaar. Berging is

noodsaaklik vir enige georganiseerde metode van dataverwerking. In ŉ

handverwerkingstelsel word verwerkte data in liasseerkabinette gestoor en in die geval van

ŉ rekenaargebaseerde stelsel, word elektroniese toestelle, soos magneetskywe en -bande,

gebruik.

Databerging is van kardinale belang tydens die dataverwerkingsproses. Die resultate van

dataverwerking word soms ook gestoor om later gebruik te word as insetdata vir verdere

verwerking. ŉ Eenvormige versameling van data, staan as ŉ lêer bekend. Gewoonlik


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking bestaan ŉ lêer uit ŉ versameling van rekords, waar elke rekord soortgelyke data-items bevat

en ŉ versameling van verwante lêers word ŉ databasis genoem.

Die stoor- of bergingsaktiwiteit behels die stoor van data en inligting op georganiseerde

wyse om die herwinning van die data te fasiliteer. Dit is logies dat data gestoor word, slegs

indien die waarde daarvan die stoorkoste oorskry.

4.6.4 Herwinning

Herwinning beteken om die gestoorde data of inligting te herroep of weer te vind. Data kan

uit liasseerkabinette of uit rekenaars herroep word vir verdere verwerking. Herwinning en

vergelyking van ou data, gee betekenis aan die huidige inligting.

4.6.5 Reproduksie

Om te reproduseer beteken om die herwinde data of inligting te kopieer of te dupliseer.

Hierdie reproduksie-aktiwiteit kan per hand of met behulp van ŉ masjien gedoen word.

(Aangepas vanuit: http://www.nos.org/srsec330/330L2.pdf)

Die uitgebreide dataverwerkingsiklus sien dus grafies soos volg daaruit:

Figuur 4.2: Uitgebreide dataverwerkingsiklus

(Outeur, 2011)

Inisiëring

Insette

Prosessering en

manipulasie

Uitsette Verspreiding en kommunikasie

van inligting

Berging

Herwinning

Reproduksie


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.7 Dataverwerkingsprosesse

Om data te verwerk, moet dit eers omgeskakel word na ŉ formaat wat in die

rekenaarprogram leesbaar is – die data moet dus gedigitaliseer word (verwys na Par 4.6.2) .

Sodra die data in digitale formaat is, kan verskeie dataverwerkingsprosedures toegepas om

nuttige inligting te verkry.

Dataverwerking behels verskeie prosesse, insluitend die volgende:

4.7.1 Verskillende vlakke van data-opsommings in ŉ databasis

Rekenaardatabasisprogramme stoor groot hoeveelhede inligting op ŉ georganiseerde wyse.

Hierdie data kan betrekking hê op enigiets, van statistiese gegewens van ŉ opname (survey)

tot maatskappywinste. Dit kan ook enige getal items bevat. Om tendense in die data te

verstaan, kan moeilik wees, maar opsommingsmetodes kan help om die inligting in

bruikbare komponente op te som.

Lynitems

Lynitems verwys na elke individuele inskrywing in ŉ databasis – dus data wat nog nie

opgesom of verwerk is nie. Dit bevat die onverwerkte inligting wat in die databasis ingevoer

word, gewoonlik deur middel van nie-geoutomatiseerde metodes (bv. met behulp van ŉ

sleutelbord). ŉ Lynitem kan ook verskeie getalle bevat, maar elke getal het betrekking op ŉ

bepaalde inskrywing. Byvoorbeeld: in ŉ lys wat maatskappye se winste opsom, kan elke

maatskappy beskou word as ŉ lynitem en vir elke maatskappy kan die winsstatistieke van

die afgelope 5 jaar aangedui word. Elkeen van hierdie statistieke is nie ŉ lynitem nie, maar

elke lyn (maatskappy) bevat 5 statistieke.

Gesegmenteerde opsommings

Gesegmenteerde opsommings beteken dat nie-opgesomde lynitems herrangskik word, op

so ŉ manier dat die data meer sin sal maak. Byvoorbeeld, as die onderneming ŉ verslag wil

genereer van elke item wat die afgelope jaar verkoop is (elke produk is dan ŉ lynitem), kan

dit meer sin maak om die data op te som of te herorganiseer ooreenkomstig die hoeveelheid

wat van elke item verkoop is. In hierdie geval, sal dit sinvol wees om die data te segmenteer

in afdelings deur die gebruik van die produkitemnommers.

• Vlak 1 opsommings

Gedurende ŉ vlak 1 opsomming word ‘m gedeelte van die data geïsoleer en slegs

sekere inligting bly agter. Op hierdie vlak van data-opsommings, begin jy met al die

lynitems in die datastel – dus al die data word in ag geneem. As jy dan net belangstel

in ŉ bepaalde item wat verkoop is (in die voorbeeld hierbo), word al die ander



inligting verwyder en die oorblywende data word dan geherorganiseer. So kan die

data ooreenkomstig itemprysreekse, itembeskrywings of die tyd wanneer die items

verkoop is, georganiseer.

• Vlak 2 opsommings

Vlak 2 opsommings word op vlak 1 opsommings gebou. Hier word die inligting uit

vlak 1 opsommings geneem, en besluit watter inligting nie relevant is vir die analise

nie. Byvoorbeeld, daar mag slegs belanggestel word in die verkope wat in die winter

plaasgevind het. Dan word die inligting van September tot Maart verwyder, en

gefokus op die verkope van April tot Augustus.

(Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/info_8788188_different-levels-summarization-

database.html#ixzz1VBtxxu1G)

Figuur 4.3: Data-opsommings

(http://wiki.corda.com/confluence/download/attachments/1081939/html_table.png?version=1

&modificationDate=1213037191000)

4.7.2 Data-aggregasie (data aggregation)

Data-aggregasie is ŉ proses waarin inligting versamel word en uitgedruk word in ŉ

spesifieke formaat vir doeleindes soos statistiese analise. ŉ Algemene doel van data-

aggregasie is om meer inligting te bekom oor bepaalde groepe, gebaseer, byvoorbeeld, op

veranderlikes soos ouderdom, professie en inkomste. Die inligting oor sulke groepe kan dan,

byvoorbeeld, gebruik word deur bemarkers wat die inhoud en tipe advertensie selekteer wat

aantreklik sal wees vir gebruikers in ŉ bepaalde groep, waarvan die data ingewin is. So kan




OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking ŉ webtuiste wat CD’s verkoop, sekere CD’s adverteer, gebaseer op die ouderdomme van

die potensiële kopers en die data-aggregasie vir die bepaalde ouderdomsgroep.

Data-aggregasie kan gebruikersgebaseerd wees: Persoonlike data-aggregasiedienste bied

die gebruiker ŉ enkele plek vanwaar hulle persoonlike inligting kan haal. Byvoorbeeld, ŉ

kliënt maak gebruik van ŉ enkele persoonlike identifikasienommer (PIN) om toegang te

verkry tot hul onderskeie rekeninge. Finansiële instellings, lugrederye, boek-en

musiekklubs, ens. maak hiervan gebruik.

(Aangepas vanuit: http://searchsqlserver.techtarget.com/definition/data-aggregation)

Figuur 4.4: Data-aggregasie

(http://www.informatica.com/INFA_Images/data_aggragation_diagram.gif)

4.7.3 Datavalidasie of -geldigverklaring (data validation)

Datavalidering kontroleer of die data in ŉ rekenaar geldig is. Rekenaars voer outomaties

datavalideringstoetse uit om te bepaal of die ingevoerde data korrek en redelik is, maar nie

of die data akkuraat is nie. Byvoorbeeld, as ŉ tabel waardes aanvaar wat wissel van 11 tot

16, sal waardes groter of laer as hierdie reeks nie aanvaar word of geldig wees nie.

Daar is verskillende tipes datavalideringstoetse wat gebruik word om die korrektheid van

ingevoerde data te kontroleer. Hulle word gebruik om aanlynvorms, e-posadresse en

programmeertaalsintaksis te kontroleer. Programmatuur soos Microsoft Excel en Access

maak van hierdie tipe datavalideringstoetse gebruik.



Figuur 4.5: Datavalidasie

(http://www.eactscongenitaldb.org/mediawiki/images/thumb/4/44/DataValidation.png/400px-

DataValidation.png)

Vepligte veldvalidasie (Required field validation)

ŉ Verpligte veldvalidasie word algemeen gebruik by die voltooiing van aanlynvorms. Dit

bepaal of ŉ gebruiker die verpligte velde in die vorm voltooi het. ŉ Verpligte

veldvalidasietoets sal nie toelaat dat ŉ vorm geprosesseer word, voordat al die verpligte

velde ingevul is nie. Indien een of meer van die verpligte velde blanko gelaat word, sal ŉ

boodskap verskyn, wat die gebruiker se aandag op die ontbrekende velde vestig.

Reeksvalidasie (Range validation)

ŉ Reeksvalidasietoets bepaal of ŉ ingevulde waarde binne ŉ voorafbepaalde reeks val.

Byvoorbeeld, as die waardes in ŉ tekskassie (text box) binne ŉ reeks van 5 tot 10 moet

wees, sal al die waardes wat buite hierdie reeks val, nie aanvaar word nie.

Die reeks geldigverklaring waarskuwing die gebruiker dat die waarde wat ingevoer is,

verkeerd is, sodat die gebruiker die nodige wysigings kan aanbring. Reeks

geldigverklaringstoetse word ook gebruik om die konsekwentheid van die data wat in vorms

ingeskryf word te verseker.

Ooreenstemmende patroonvalidasie (Pattern matching validation)

Ooreenstemmende patroonvalidasie word gebruik om te kontroleer of die data wat deur ŉ

gebruiker ingevoer is, ŉ voorafbepaalde patroon volg. E-posadresse word geldig verklaar


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking met behulp van patroonvalidasie. E-pos patroonvalidasietoetse kontroleer die sintaksis van

ŉ ingevoerde e-pos adres om te bepaal of dit die SMTP-protokol vir e-posadresstandaarde

volg.

Numeriese validasie (Numerical validation)

Numeriese validasietoetse bepaal of data wat ingevoer is in ŉ veld of ŉ tekskassie ŉ

numeriese waarde (1, 2, 3, ens.), of alfabetiese waarde (a, b, c, ens.), of ŉ alfa- numeriese

waarde (wat simbole: &% #, ens.) het.

(Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/list_6018789_types-validation-

checks.html#ixzz1VBobGwGk)

4.7.4 Datatabulering

Die proses om gekategoriseerde data in tabelformaat te plaas, staan bekend as tabulering.

ŉ Tabel is ŉ simmetriese rangskikking van statistiese data in rye en kolomme. Rye loop

horisontaal, terwyl kolomme vertikale loop.

Die volgende is ŉ voorbeeld van tabulering:

Figuur 4.6: Datatabulering

(http://www.office-excel.com/i/tables_transformer_res_2_1.gif)


http://www.ehow.com/list_6018789_types-validation-checks.html%23ixzz1VBobGwGk

http://www.ehow.com/list_6018789_types-validation-checks.html%23ixzz1VBobGwGk

http://www.office-excel.com/i/tables_transformer_res_2_1.gif

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Die volgende is tipes tabellering kom voor:

Eenvoudige of eenrigtingtabulering

Wanneer data getabuleer word, gebaseer op ŉ enkele kenmerk, word dit eenvoudige

tabulering genoem. Byvoorbeeld wanneer die bevolking van die wêreld op grond van een

kenmerk, bv. godsdiens, getabuleer word, is dit eenvoudige tabulering.

Dubbel- of tweerigtingtabulering

Dit kom voor wanneer die data in tabelformaat getabuleer word volgens twee eienskappe.

Byvoorbeeld wanneer die bevolking van die wêreld op grond van twee kenmerke, bv.

godsdiens en geslag, getabuleer word, is dit dubbeltabulering.

Komplekse tabulering

Dit kom voor wanneer die data in tabelformaat volgens verskeie eienskappe getabuleer

word. Byvoorbeeld, wanneer die bevolking van die wêreld op grond van verskeie kenmerke,

soos godsdiens, geslag en geletterdheid, getabuleer word, is dit komplekse tabulering.

(Aangepas vanuit: http://www.emathzone.com/tutorials/basic-statistics/tabulation-of-

data.html)

4.7.5 Statistiese analise

Statistiese analise verwys na ŉ versameling metodes wat gebruik word om groot

hoeveelhede data te verwerk en die algemene tendense te bepaal. Statistiese analise is

veral nuttig wanneer met data gewerk word wat moeilik interpreteerbaar is. Statistiese

analise verskaf maniere om objektief verslag te doen oor gebeure, gebaseer op historiese

data is.

Statistiese data-analise vra dat:

• ŉ vraag gevra word;

• die toepaslike analise uitgevoer word, en

• die resultate ondersoek word.

Die volgende is tipiese stappe in die ontleding van data:





Figuur 4.7: Tipiese stappe in data-ontleding

(Outeur, 2011)

Stap 1: Definiëring van die probleem

Die eerste stappe van data-analise bestaan uit take, wat net so kompleks is, as die

statistiese ontledings self. Die probleem wat ontleed moet word, word eerstens gedefinieer.

Vra die vraag: Wat is die doel van die navorsing? Hierdie vraag moet met groot omsigtigheid

beantwoord word. As die probleem nie korrek gedefinieer word nie, sal die resultate van die

analise nie geldig wees nie. ŉ Hipotese moet geformuleer word.

Ontwikkel dan ŉ navorsingsplan wat ŉ steekproef insluit en die data versamel, met behulp

van toepaslike dataversamelingsmetodes.

Stap 2: Datavoorbereiding vir ontleding

Nadat die probleem gedefinieer en die data versamel is, moet die data voorberei word vir die

statistiese ontleding. Die data moet na ŉ data-analise- of sigbladprogram oorgedra word.

Dan moet die data nagegaan word vir akkuraatheid om te verseker dat die data ontleed kan

word met behulp van die gekose statistiese tegnieke.

Stap 3: Toepassing van beskrywende statistiek

Nadat die data versamel en voorberei is, moet meer insig in die data bekom word deur die

toepassing van beskrywende statistiek. Beskrywende statistiek is maniere om die data op te

som. Byvoorbeeld, veronderstel ŉ onderneming wat 5 pretparke landswyd bedryf, wil bepaal

watter faktore ŉ rol speel in die bywoningsyfers van die verskillende parke. Begin deur

Stap 1: Definiëring van die probleem, dataversameling en hipotesestelling

Stap 2: Datavoorbereiding vir ontleding

Stap 3: Toepassing van beskrywende statistiek

Stap 4: Toepassing van afleibare statistiek

Stap 5: Resultate


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking beskrywende statistiek toe te pas deur die pretparke te kategoriseer ooreenkomstig

bepaalde eienskappe: gemiddelde reënval en weersomstandighede in die area van elke

pretpark; veiligheidsmaatreëls by die onderskeie pretparke, bemarkingsaksies by die

onderskeie parke; georganiseerde speletjies by 2 van die parke en kafeteriafasiliteite by die

parke. Die gemiddelde inkomste per jaar van elk van die parke word ook gelys.

Stap 4: Toepassing van afleibare statistiek

Die toepassing van beskrywende statistiek het ŉ beter begrip van die data gegee. Die

volgende stap is die toepassing van afleibare (inferential) statistiese metodes wat die

hipotesestelling as uitgangspunt sal gebruik.

Byvoorbeeld, veronderstel twee van die parke het spesiale dames aangestel om na die

gesinne se behoeftes om te sien en die kinders besig te hou terwyl die ouers rustig verkeer.

Die voor die hand liggende navorsingsvraag sal wees of die aanbieding van die programme

die inkomste van die pretparke verhoog en of daar ander faktore is wat ŉ rol speel.

Afhangende van die aard van die data, kan hierdie vraag beantwoord word met ŉ

verskeidenheid van statistiese tegnieke.

Stap 5: Resultate

Sodra die toepaslike analises gedoen is, moet die resultate van die ontledings geëvalueer

en geboekstaaf word. Die skryf van die verslag, is ŉ verlengstuk van die analise. Dit moet

so aangebied word dat die bestemde teikengroep dit sal verstaan. Die statistiese resultate

kan omvangryk wees. Dit sal dus sinvol wees om die resultate in tabelle en grafieke op te

som en voor te stel.

(Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/how_4855412_perform-statistical-data-

analysis.html#ixzz1VBtOCUSO)

4.8 Outomatiese dataverwerkingstoerusting

Die mens het met verloop van tyd tegnieke en instrumente ontwikkel om met dataverwerking

te help. Dit sluit gereedskap soos potlood en papier, meganiese gereedskap, soos

liasseerkabinette, elektromeganiese gereedskap, soos tikmasjiene, en elektroniese

hulpmiddels soos sakrekenaars en rekenaars in. ŉ Rekenaar is dus nie die enigste

instrument wat gebruik kan word om data te verwerk nie – dit kan ook sonder rekenaars

gedoen word. Hoewel rekenaars in baie take meer effektief as mense is, is daar take

waarvoor die rekenaar ŉ swak plaasvervanger vir menslike vaardigheid en intelligensie is.

Outomatiese dataverwerkingstoerusting is enige toerusting of substelsels van die toerusting

wat gebruik word in die outomatiese verkryging, berging, manipulasie, bestuur, beweging,

beheer, vertoning, skakeling, transmissie of ontvangs van data of inligting .




OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Outomatiese dataverwerkingstoerusting sluit in:

• rekenaars,

• aanvullende toerusting,

• rekenaarprogrammatuur,

• dienste, insluitend ondersteuningsdienste, en

• verwante hulpbronne.

(http://en.wikipedia.org/wiki/Automatic_data_processing_equipment)

(http://www.streamlineups.com/4.gif)

4.9 Elektroniese dataverwerking (Electronic data processing – EDP)

Dit verwys na die gebruik van elektroniese metodes om kommersiële data te verwerk. Dit is

relatief eenvoudige, herhalende aktiwiteite wat gebruik word om groot volumes soortgelyke

inligting te verwerk. Byvoorbeeld voorraadopdaterings, banktransaksies, ŉ lugdiens se

besprekingstelsel, die fakture vir nutsdienste.

Die gebruikers van EDV-stelsels is, onder andere, banke, nutsmaatskappye, vervoer- en

versekeringsmaatskappye, produksiemaatskappye, die regering en opvoedkundige

instellings. Vervaardigers van rekenaartoerusting en onafhanklike rekenaarkontrakteurs

bedryf dikwels rekenaarsentrums op ŉ kontrakbasis, terwyl EDV-eenhede ook as

onafhanklike sentrums of ondernemings funksioneer.

Die term “elektroniese dataverwerking” raak al hoe meer in onbruik. Dit word deesdae

meestal vervang met die term “inligtingdienste of -stelsels” (information services or systems

– IS) of “bestuursinligtingsdienste of -stelsels” (management information services or systems

- MIS).

Bankstate is die resultaat en ŉ voorbeeld van elektroniese dataverwerking:


http://www.streamlineups.com/4.gif


Figuur 4.8: Elektroniese dataverwerking

(http://www.moneymatterstome.co.uk/Images/Module4-

FinancialRecordsAndInformation/BankStatement.jpg)

4.9.1 Voordele van elektroniese dataverwerking

Elektroniese dataverwerkingstelsels het ten doel om produktiwiteit te verbeter en die gehalte

van die werk te verbeter. Hierdie doelwitte word op verskillende maniere bereik, naamlik:

Spoed

ŉ Rekenaar is ŉ elektroniese toestel, wat teen die spoed van ŉ elektriese stroom (wat in

miljardstes en triljoenstes per sekonde gemeet word) beweeg. Dit is vinniger as enige ander

masjien wat ontwerp is om soortgelyke werk te doen. Teen hierdie tipe spoed, kan ŉ

rekenaar binne ŉ minuut probleme oplos wat ure op ŉ ponskaart-dataverwerkingstelsel sou

neem, om op te los.

Akkuraatheid

Die hoë-spoed verwerkingsvermoë van rekenaars word gekomplimenteer deur hoë

akkuraatheidsresultate. Die elektroniese stroombane van rekenaars (indien reg

geprogrammeer) is van so ŉ aard, dat geen ander stelsel met soveel akkuraatheid as die

rekenaar kan funksioneer nie.

Die moederbord van ŉ rekenaar bevat die hoofstroombaan van die rekenaar. Alle ander

komponente word in die moederbord ingeskakel en sy taak is om inligting tussen hierdie

komponente te herlei. Die volgende toon ŉ moederbord van ŉ rekenaar aan:


http://www.moneymatterstome.co.uk/Images/Module4-FinancialRecordsAndInformation/BankStatement.jpg



Figuur 4.9: Moederbord

(http://en.wikipedia.org/wiki/File:EBMotherboard.JPG)

ŉ Rekenaar kan as 100% akkuraat beskou word. Kontrolerende stroombane is in die

rekenaar ingebou, sodat rekenaarfoute baie selde voorkom is. As gevolg van die spoed en

akkuraatheid, is rekenaarstelsels in staat om groot hoeveelhede data, goedkoper as enige

per-hand-metode te verwerk.

Outomatiese werking

ŉ Rekenaar kan ŉ reeks dataverwerkingsaktiwiteite sonder enige menslike ingryping uitvoer.

Die verskillende aksies word outomaties uitgevoer ooreenkomstig ŉ gestoorde

rekenaarprogram.

Besluitnemingsvermoë

ŉ Rekenaar kan sekere besluite outomaties neem. Hierdie besluite bestaan uit die volgende:

• Om te bepaal of ŉ sekere stelling waar of onwaar is.

• Om op grond van die resultaat, ŉ plan van aksie te kies uit die alternatiewe wat

ingesluit is in die rekenaarprogram.

Kompakte berging

Elektroniese datastelsels het die vermoë om groot hoeveelhede data in ŉ kompakte en

maklik herwinbare formaat te stoor.

Probleemoplossing

Dit is moontlik om probleme met behulp van ŉ rekenaar op te los. Dit is egter nodig dat die

gebruiker, eerstens, die probleem verstaan, en, tweedens, die rekenaar so programmeer dat


http://en.wikipedia.org/wiki/File:EBMotherboard.JPG

http://en.wikipedia.org/wiki/File:EBMotherboard.JPG

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking dit die regte antwoorde gee. Die gebruiker moet dus ŉ duidelike insig en begrip van die

detail hê om die rekenaar so te programmeer dat dit die probleem sal oplos.

(Aangepas vanuit: http://computer-concepts-tutorial.blogspot.com/2008/02/advantages-of-

electronic-data.html)

4.9.2 Nadele van elektroniese dataverwerking

Die volgende is ŉ nadele van elektroniese dataverwerking:

Korrupsie deur virusse

ŉ Rekenaarvirus is ŉ uitvoerbare rekenaarprogram (executable computer programme).

Afhangend van die aard van ŉ virus, kan dit skade aan die inhoud van die hardeskyf

veroorsaak, en/of inmeng met die normale werking van die rekenaar.

Per definisie is ŉ virusprogram in staat om dit self te herhaal (replicate). Dit beteken dat die

virus op ŉ rekenaar vermeerder deur kopieë van homself te maak. Hierdie herhaling is

opsetlik en is deel van die virusprogram. In die meeste gevalle sal ŉ volgende rekenaar ook

met die virus "besmet" word , indien ŉ leer, wat die virus bevat, oorgedra word na die

rekenaar.

(Aangepas vanuit: http://www.ust.hk/itsc/antivirus/general/whatis.html)

Foutiewe apparatuur

Daar kan baie dinge met rekenaarapparatuur verkeerd gaan. Die volgende is slegs ŉ paar

voorbeelde van wat met apparatuur kan gebeur, wat dataverwerking kan kortwiek:

• Gebreekte skerm

Die skerm is die mees sensitiewe en blootgestelde deel van ŉ rekenaar wat foutief

kan raak, maar dit is ŉ relatief goedkoop komponent om te vervang.

• Foutiewe sleutelbord

Die mees algemene rede vir foutiewe sleutelborde, is dat vloeistof daarop gemors

word (water, alkohol, koffie, tee, ens.).

• Foutiewe verbindings

Deur hardhandige hantering kan van die elektroniese verbindings foutief raak. Drade

wat op die grond lê, kan ook maklik beskadig word, wat dan die werking van die

rekenaar sal beïnvloed.

Kragonderbrekings en weerligskade

ŉ Kragonderbreking is ŉ kort- of langtermynverlies aan die elektriese krag na ŉ area.




OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Rekenaarstelsels en ander elektroniese toestelle met stroombane word maklik beskadig

deur die skielik verlies aan krag. Die data sowel as apparatuur, soos datanetwerktoerusting,

video-projektors, alarmstelsels en ander elektroniese toerusting (drukkers, faksmasjiene)

kan beskadig word. Om apparatuur teen kragonderbrekings te beskerm, kan ŉ

onverbreekbare kragtoevoer (uninterrupted power supply – UPS) gebruik word om ŉ

konstante vloei van elektrisiteit te voorsien, in die geval waar die primêre kragbron

(elektrisiteitstoevoer) nie beskikbaar is vir ŉ kort tydperk nie.

Weerlig kan ook elektroniese apparatuur beskadig. Om die apparatuur te beskerm, kan

daar van ŉ UPS of weerligbeskermingstoestel (lightning surge protector) gebruik gemaak

word.

Rekenaarinbraak (hacking)

Rekenaarinbraak is wanneer iemand die rekenaar se apparatuur en programmatuur wysig

om ŉ ander doel, as die oorspronklike doel, te bereik. Mense wat betrokke is in

rekenaarinbraakaktiwiteite word rekenaarinbrekers (hackers) genoem. Rekenaarinbrekers

vind swakplekke in die rekenaarsisteem en buit dit uit. Dit is dikwels die manier waarop

identiteitsdiefstal en ongemagtigde transaksies op bankrekeninge plaasvind.

(http://1.bp.blogspot.com/_MMJcoBRgsn4/TOlCm6elGHI/AAAAAAAAAPc/txigDEmx7dg/s16

00/hacking-tools.jpg)

4.10 Inligtingstelsels in ŉ organisasie

ŉ Inligtingstelsel is ŉ versameling van apparatuur, programmatuur, data, mense en

prosedures wat ontwerp is om inligting te genereer wat die dag-tot-dag-, korttermyn- en

langtermynaktiwiteite van gebruikers in ŉ onderneming ondersteun.


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Inligtingstelsels word oor die algemeen in die volgende vyf kategorieë geklassifiseer,

naamlik:

• Kantoorinligtingstelsels

• Transaksieverwerkingstelsels

• Bestuursinligtingstelsels

• Besluitnemingsondersteuningstelsels

• Deskundige stelsels (expert systems).

4.10.1 Kantoorinligtingstelsels

ŉ Kantoorinligtingstelsel (office information system – OIS) is ŉ inligtingstelsel wat gebruik

maak van apparatuur, programmatuur en netwerke om die vloei van werk in ŉ onderneming

te bevorder en kommunikasie tussen werknemers te fasiliteer. ŉ Kantoorinligtingstelsel

ondersteun ŉ verskeidenheid van kantooraktiwiteite, soos die skep en verspreiding van

grafika en/of dokumente, die stuur van boodskappe, skedulering en rekeningkundige

inligting. Alle vlakke van gebruikers benut en trek voordeel uit kantoorinligtingstelsel – van

die uitvoerende bestuur tot die gewone werknemers.

Die programmatuur wat in kantoorinligtingstelsels gebruik word, sluit woordverwerking,

sigblaaie, databasisse, aanbiedingsprogrammatuur, e-pos en webblaaiers in.

Kantoorinligtingstelsels gebruik kommunikasietegnologie soos stempos (voice mail), faks,

videokonferensies en elektroniese data-uitruiling (electronic data interchange – EDI) vir

elektroniese uitruiling van teks, grafika, klank en video.

ŉ Kantoorinligtingstelsel gebruik ook ŉ verskeidenheid van apparatuur, soos rekenaars

toegerus met modems, videokameras, luidsprekers, mikrofone, aftasters (scanners) en

faksmasjiene.

Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ stempossisteem:



Figuur 4.10: Stempossisteem

(http://docstore.mik.ua/univercd/illus/1/61/127561.jpg)

4.10.2 Transaksieprosesseringstelsel

ŉ Transaksieverwerkingstelsel (transaction processing system – TPS) is ŉ inligtingstelsel

wat die data wat tydens ŉ onderneming se dag-tot-dag transaksies gegenereer word, vaslê

en verwerk. ŉ Transaksie is ŉ sakeaktiwiteit soos ŉ deposito, betaling, bestelling of

bespreking.

Administratiewe personeel se aktiwiteite wat verband hou met die verwerking van

transaksies, kan die volgende insluit:

• Die teboekstelling van ŉ sake-aktiwiteit, soos ŉ kliënt se bestelling of betaling.

• Uitvoer van ŉ aksies, soos die druk van ŉ kliënt se kwitansie, stuur van ŉ dankie-nota

aan ŉ kliënt, of die druk van ŉ werknemer se salarisstrokie.

• Instandhouding van data, wat die vaslegging van nuwe inligting, die verandering van

bestaande data, of die verwydering van data, wat nie meer benodig word nie, behels.

Transaksieverwerkingstelsels was van die eerste gerekenariseerde stelsels wat ontwikkel is

om bedryfsinligting te verwerk. Vandag maak die meeste transaksieverwerkingstelsels

gebruik van aanlyn-transaksieverwerking (online transaction processing – OLTP).

Sommige roetine verwerkingstake, soos die berekening van salarisse, of die druk van

fakture, word soms meer doeltreffende deur bondelverwerking (batch processing) gedoen.

(Bondelverwerking verwys na data wat oor ŉ tydperk bymekaar gemaak word en dan later

geprosesseer word.)


http://docstore.mik.ua/univercd/illus/1/61/127561.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.10.3 Bestuursinligtingstelsels

Netsoos rekenaars oor die vermoë beskik om roetine transaksieverwerkings te doen, kan

rekenaars ook vinnige berekenings en datavergelykings doen – aktiwiteite wat

betekenisvolle inligting vir die bestuur van ŉ onderneming kan produseer.

Bestuursinligtingstelsels (management information systems – MIS) het dus ontwikkel uit die

transaksieverwerkingstelsels. ŉ Bestuursinligtingstelsel is ŉ inligtingstelsel wat akkurate,

tydige en georganiseerde inligting genereer sodat bestuurders en ander gebruikers besluite

kan neem, probleme kan oplos, toesig kan hou oor sakebedrywighede, en vordering kan

moniteer.

Bestuursinligtingstelsels word dikwels geïntegreer met transaksieverwerkingstelsels. Om ŉ

kliënt se bestelling te verwerk, word verkoopsrekords, die kliënt se rekening en die voorraad

op hande opdateer.

ŉ Bestuursinligtingstelsels genereer drie basiese tipes inligting, naamlik:

Figuur 4.11: Bestuursinligtingstelsels

(Outeur, 2011)

• Gedetailleerde inligting bevestig transaksieverwerkingsaktiwiteite.

• Opsomming van inligting konsolideer data in ŉ formaat wat ŉ individu vinnig en

maklik kan nagaan.

• Uitsonderingsinligting verwys na inligting wat buite die normale toedrag van sake is.

4.10.4 Besluitnemingsondersteuningstelsels

Transaksieverwerking- en bestuursinligtingstelsels verskaf inligting op ŉ gereelde basis.

Dikwels egter, het bestuurders inligting nodig om besluite te neem – inligting wat nie in

hierdie verslae voorkom nie. ŉ Verkoopsbestuurder, byvoorbeeld, benodig dalk inligting om

te bepaal hoe hoog hy/sy die jaarlikse verkoopskwota moet stel, met die oog op die toename

in verkope en verlaging van produksiekoste.

Bestuurinligtingstelsels

Gedetailleerd inligting

Opsommings-inligting

Uitsonderings-inligting


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking ŉ Besluitnemingsondersteuningstelsel (BOS) (decision support system – DDS) is ŉ

inligtingstelsel wat ontwerp is om gebruikers te help om ŉ besluit neem, wanneer ŉ situasie

ontstaan wat besluitneming verg. Daar bestaan ŉ verskeidenheid van hierdie stelsels wat

data uit interne en/of eksterne bronne gebruik:

• Interne databronne sluit in verkope, vervaardigings-, inventaris- en finansiële

inligting, wat in ŉ onderneming se databasis opgeneem is.

• Data van eksterne bronne sluit in rentekoerse, bevolkingstendense, en die koste van

grondstofpryse. Gebruikers van ŉ BOS (dikwels die bestuurders in ŉ onderneming)

kan die data manipuleer wat gebruik word in die BOS om met besluitneming te help.

ŉ Spesiale tipe BOS is ŉ uitvoerende inligtingstelsel (UIS) (executive information system –

EIS) wat ontwerp is om die uitvoerende bestuur van die onderneming te ondersteun. Inligting

in ŉ UIS word aangebied met behulp van grafieke en tabelle wat tendense, verhoudings, en

ander bestuurstatistieke aantoon. Omdat uitvoerende beamptes gewoonlik fokus op

strategiese kwessies, maak UIS staat op eksterne databronne soos die nuusmedia of die

internet. Hierdie eksterne databronne kan inligting bied oor die nuutste rentekoerse,

kommoditeitspryse, en ander leidende ekonomiese aanwysers.

4.10.5 Deskundige stelsels

ŉ Deskundige stelsel is ŉ inligtingstelsel wat die kennis van deskundiges omskakel na

programkode en wat dan menslike beredenerings- en besluitnemingsprosesse naboots vir

gebruikers met minder kennis oor die vakgebied. Ook bekend as kunsmatige

intelligensiegebaseerde sisteme (artificial intelligence based systems).

Deskundige stelsels is saamgestel uit twee hoofkomponente, naamlik:

• ŉ Kennisbasis wat die gekombineerde vakkennis en ervaring van deskundiges is, en

• afleidingsreëls (inference rules) wat ŉ stel logiese toepassings is, wat op die

kennisbasis toegepas word, elke keer as ŉ gebruiker ŉ situasie aan die deskundige

stelsel beskryf.

Hoewel deskundige stelsels besluitneming op enige vlak in ondernemings kan

ondersteun, is dit meestal die gewone werknemers wat die stelsels gebruik wanneer

besluite geneem moet word in hulle daaglikse bedryfsaktiwiteite. Deskundige stelsels

kan uiteenlopende probleme, soos die diagnose van siektes, soeke na olie en die maak

van sop, suksesvol oplos.

Deskundige stelsels is ŉ opwindende vertakking van die rekenaarwetenskap wat

kunsmatige intelligensie (artificial intelligence – AI) genoem word. Kunsmatige



intelligensie (KI) is die toepassing van menslike intelligensie in rekenaars. KI-tegnologie

kan menslike aksies waarneem en die nodige stappe neem om die taak te voltooi,

gebaseer op logiese aannames en vorige ervaring. KI het ŉ verskeidenheid van

toepassings, soos spraakherkenning, logiese beredenering en kreatiewe response.

(Aangepas vanuit: http://bisom.uncc.edu/courses/info2130/Topics/istypes.htm)

Figuur 4.12: Kunsmatige intelligensie

(http://www.learnartificialneuralnetworks.com/images/aiimg3.jpg)

4.11 Verantwoordelikhede vir die verwerking van data

Toe rekenaars vir die eerste keer in die 1940's uitgevind is, het net hoogs-opgeleide fisici of

wiskundiges daarmee gewerk. Hulle was die enigste mense wat verstaan het hoe hierdie

masjiene werk. Soos die gebied van die Rekenaarwetenskap gevorder het, het nuwe



OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking beroepe na vore gekom, omdat rekenaars so kompleks is, dat dit nie werklik moontlik is vir

een persoon, om die hele stelsel te verstaan en/of te bedryf nie.

4.11.1 Rekenaaroperateurs

Rekenaaroperateurs moniteer die werking van die hoofraamrekenaars. Hulle hou ŉ rekord

van wanneer spesifieke take verrig word en skeduleer ander take wanneer die rekenaar nie

so besig is nie. Indien ŉ taak nie na wense vorder nie, sal hulle die toepaslike optrede neem.

Alhoewel dit ŉ groot verantwoordelikheid is, verg dit minder opleiding as die meeste

rekenaartake.

(http://www.citytowninfo.com/images/careers/320x240/computer-operators-2-320x240.jpg)

4.11.2 Rekenaarprogrammeerders

Programmeerders enkodeer die instruksies wat die rekenaar opdragte gee. Hulle ontvang

werksinstruksies in eenvoudige taal en in vloeidiagramme en hulle vertaal dan die

instruksies en beskrywings in kode wat die rekenaar kan verstaan.

(http://www.noralea.com/wp-content/uploads/2010/08/Computer-Programming-All.jpg)


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.11.3 Databasisadministreerder

Talle ondernemings het groot hoeveelhede belangrike data wat verwerk moet word en maak

dan gebruik van databasisse om data vas te lê, te verwerk en te administreer. Die

instandhouding van hierdie databasisse is die verantwoordelikheid van die

databasisadministreerder. Dit is ŉ gespesialiseerde taak, wat spesiale opleiding vereis.

4.11.4 Stelseladministreerder

Die stelseladministreerder installeer nuwe programmatuur en hou die bedryfstelsel in stand.

In die meeste ondernemings is die stelseladministreerder die een wat gekontak word as

rekenaars nie werk nie. Indien hy/sy nie die fout kan herstel nie, is dit die

stelseladministreerder se verantwoordelikheid om die stelsel te vervang of om die

rekenaartegnikus se hulp in te roep. Persone benodig baie ondervinding en

rekenaaropleiding om as stelseladministreerder op te tree.

4.11.5 Stelselontleders

Die stelselontleder (system analyst) is die koppelvlak tussen die werknemers van ŉ

onderneming en die programmeerders. Hy of sy doen die ontwerp van die programme wat

benodig word om die bedryfsaktiwiteite in die onderneming te kan verrig.

Die stelselsontleder berei die spesifikasies vir die stelsels voor wat dan deur die

programmeerder as riglyn gebruik word om die rekenaarprogramme te skryf. Die professie

vereis ŉ gevorderde graad en jare se ervaring as ŉ rekenaarprogrammeerder.

Figuur 4.13: Stelselontleders

(http://www.mbaknol.com/wp-content/uploads/2010/09/system_analyst_mbaknol.jpg)


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.11.6 Webmeesters

Webmeesters ontwerp en hou webtuistes in stand. Hierdie beroep vereis dikwels dat die

persoon, buiten rekenaarkennis, ook ŉ kunsagtergrond het. Webmeesters word dikwels op

sterkte van hul portfolio aangestel.

Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ tipiese webtuiste:

Figuur 4.14: Webtuiste

(http://www.webbannerdesign.net/wp-content/uploads/2011/08/Web-Page.jpg)

(Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/list_7569904_electronic-data-processing-

personnel-responsibilities.html#ixzz1VBKw6CXa)




OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 4.12 Gevallestudie

Bestudeer die volgende en beantwoord dan die vrae.

Gevallestudie 4.1

Oortredingsprosessering

• Oorsig

BelWo lewer oortredingsverwerkingsdienste aan een van die grootste

motorverhuringsmaatskappye in Noord-Amerika. Die kliënt van BelWo het persele in al

die groot lughawens en stede.

• Uitdaging

Die kliënt ontvang op ŉ daaglikse basis duisende verkeersverwante oortredingskaartjies.

Hierdie kaartjies is aan die huurders van die voertuie uitgereik vir parkeeroortredings,

ignorering van rooi verkeersligte, wanbetaling van tolgeld, ens. Die kliënt het ŉ

gestandaardiseerde elektroniese toevoerstelsel nodig, om die koste van die oortreding

direk teen die kredietkaart van die persoon, wat die motor gehuur het, te hef.

• Oplossing

BelWo het hul kundigheid in databestuur, tesame met hulle kennis van

oortredingsverwerking gebruik om ŉ effektiewe oplossing vir die

motorverhuringsmaatskappy te ontwerp. Die kliënt is nou in staat om die korrekte heffing

vir die oortreding aan die skuldige toe te wys en teen die persoon se kredietkaart te hef.

• Resultate

As gevolg van BelWo se databestuur, is die kliënt nie meer bekommerd oor die

verskillende soorte oortredings en die totale uitstaande bedrae vir verkeersoortredings

nie. BelWo het ŉ finale produk aan die motorhuurverhuringsmaatskappy gelewer, wat tyd

en geld bespaar.

Met BelWo se dataverwerkingsdienste wat aan die kliënt gelewer is, is, die kliënt

gelukkiger, rekords is meer akkuraat en die insameling van boetes aansienlik beter.

(http://www.belwo.com/data-processing-case-studies/)

Beantwoord die volgende vrae:

1. Wat was die probleem wat opgelos moes word?

2. Wat dink jy was die oorsaak daarvan?




3. Hoe het dataverwerking vir ŉ oplossing gesorg?

4. Watter voordele het die kliënt nou met die implementering van die nuwe stelsel?

4.13 Samevatting

Dataverwerking is ŉ proses waar ŉ rekenaarprogram data opsom, ontleed en omskep in

bruikbare inligting. Die proses kan geoutomatiseer wees en behels die vaslegging,

analisering, sortering, opsomming, berekening, die verspreiding en die stoor van data.

Aangesien data baie handig is wanneer dit goed aangebied en werklik informatief is, word

daar dikwels na dataverwerkingstelsels as inligtingstelsels verwys. Verwerking van data

moenie met data-omskakeling verwar word nie. Laasgenoemde proses is wanneer die data

omskep word na ŉ formaat wat die rekenaar verstaan. Dit behels nie enige datamanipulasie

nie.

4.14 Selfevaluering

Aktiwiteit 10

Omskryf die tipiese stappe in die analise van data.

Aktiwiteit 11

Noem en beskryf kortliks die drie basiese tipes inligting wat ŉ bestuursinligtingstelsel

genereer.

Aktiwiteit 12

Noem die stappe van die uitgebereide dataverwerkingsiklus in die korrekte volgorde.



STUDIE-EENHEID 5: TEGNOLOGIENETWERKE


Kennis en begrip



• Beginsels van ŉ netwerk

• Netwerkkategorieë

• Netwerkkomponente

• Netwerksekuriteit

• Netwerkonderhoud

Vaardighede


• Die doel van netwerke te verduidelik.

• Basiese netwerke klassifiseer.

• Toepaslike basiese netwerkkomponente te identifiseer.

• Netwerksekuriteit te verduidelik.

• Netwerkonderhoud te beskryf.

Studie-eenheid 5: Tegnologienetwerke Bladsy 137


• http://www.8ta.com/plans/2gbpromo/

• http://www.ciscoforall.com/definitions/basic-network-hardware-components

• http://www.dummies.com/how-to/content/a-typical-computer-networking-

setup0.html#ixzz1VC32XELh

• http://www.simulationexams.com/tutorials/netplus/network-devices.htm&usg

• http://www.skullbox.net/intranet1.gif

• http://www.techsoup.org/learningcenter/networks/archives/page10190.cfm?cg=searc

hterms&sg=wireless%20network

• http://www.wifinotes.com/computer-networks/computer-network-architecture.html

• http://www.wisegeek.com/ network-security.htm

• http://www.wisegeek.com/what-is-a-lan.htm

• http://www.wisegeek.com/what-is-an-intranet.htm

• http://www.wisegeek.com/what-is-a-vpn.htm

• http://www.wisegeek.com/what-is-a-wan.htm




Bluetooth Bluetooth is relatiewe goedkoop koordlose tegnologie wat met

behulp van radiokommunikasie selfone, rekenaars en ander

netwerktoestelle oor kort afstande met mekaar verbind.

Bevelskonsoles

Control commands

Bevelskonsoles is die netwerkriglyne wat hulp aan gebruikers

verskaf oor hoe om die gemagtigde netwerknodes te beheer.

Globale posisioneringstelsel

Die globale posisioneringstelsel (GPS) is ŉ

satellietgebaseerde navigasiestelsel wat bestaan uit ŉ netwerk

van satelliete wat in ŉ wentelbaan om die aarde geplaas is.

Intranet ŉ Intranet is ŉ interne, veilige sakeomgewing wat HyperText

Markup Language (HTML) en Transmission Control Internet

Protocol (TCIP – ŉ stel netwerkprotokolle wat 2 of meer


http://www.8ta.com/plans/2gbpromo/

http://www.ciscoforall.com/definitions/basic-network-hardware-components

http://www.dummies.com/how-to/content/a-typical-computer-networking-setup0.html%23ixzz1VC32XELh


http://www.simulationexams.com/tutorials/netplus/network-devices.htm&usg


http://www.techsoup.org/learningcenter/networks/archives/page10190.cfm?cg=searchterms&sg=wireless%20network


http://www.wifinotes.com/computer-networks/computer-network-architecture.html

http://www.wisegeek.com/what-is-a-lan.htm

http://www.wisegeek.com/what-is-an-intranet.htm

http://www.wisegeek.com/what-is-a-vpn.htm

http://www.wisegeek.com/what-is-a-wan.htm

http://www.wisegeek.com/what-is-hypertext.htm


rekenaars toelaat om te kommunikeer) soos die internet

gebruik, maar dit werk op ŉ LAN.

Netwerktopologie Netwerktopologie verwys na die uitlegpatroon van die

komponente van ŉ netwerk wat aanmekaar verbind is.

Lokale-areanetwerk

Local area network – LAN

ŉ Lokale-areanetwerk bestaan uit twee of meer rekenaars wat

aanmekaar verbind is in ŉ gebou of ŉ huis met behulp van

programmatuur en apparatuur. ŉ Voorbeeld sal die rekenaars

van ŉ onderneming wees wat in een gebou is. Hierdie

rekenaars kan dan lêers, apparatuur en programmatuur deel.

Rekenaarnetwerk ŉ Netwerk is ŉ netwerkkommunikasie-ontwerp waarin die

fisiese komponente van rekenaars so “gerangskik” is dat hulle

met mekaar kan kommunikeer.

Virtuele private netwerk

Die konsep “virtuele privaatnetwerk” word gebruik vir ŉ

verskeidenheid netwerkstelses wat ondernemings toelaat om

openbare internetlyne te gebruik om ŉ virtuele netwerk te

skep.

Wye-areanetwerk

Wide area network – WAN

ŉ Wye-areanetwerk (WAN) is ŉ netwerk wat oor ŉ groot

geografiese gebied strek – die beste voorbeeld is die Internet.

5.4 Inleiding

ŉ Rekenaarnetwerk is een of meer rekenaars wat verbind is om lêers, programme en

apparatuur te deel. So byvoorbeeld, kan daar een drukker in ŉ onderneming wees, in plaas

van ŉ drukker vir elke rekenaar. Die drukkers sal dan deur middel van ŉ netwerk aan die

ander rekenaars verbind wees vir ŉ koste-doeltreffende manier om rekenaarapparatuur te

deel.

Daar is talle maniere waarop ŉ rekenaar aan ŉ netwerk verbind kan word, byvoorbeeld deur

middel van kabels, satelliete, telefoonlyne en radiogolwe. Netwerkrekenaars het baie

voordele, soos die moontlikheid en gerief om lêers, programmatuur en apparatuur te deel.

ŉ Netwerk het gewoonlik drie belangrike komponente, naamlik: ŉ bediener, ŉ werkstasie en

ŉ kommunikasiekanaal. Die bediener dien as die hoof rekenaar wat dit moontlik maak om

toegang tot die programmatuur en lêers vanaf ander rekenaars te verkry en hulle in staat te


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking stel om take, soos die deel van inligting en lêers, uit te voer. Die bediener is die belangrikste

rekenaar en verskaf die diens na die ander rekenaars in die netwerk.

ŉ Werkstasie is enige van die ander rekenaars in die netwerk wat gebruik kan word om

toegang te verkry tot die apparatuur of programmatuur wat op die netwerk beskikbaar is. Die

kommunikasiekanaal is die begeleidingsmedium wat gebruik word om inligting tussen

rekenaars of randapparatuur te stuur. Hierdie kanale kan uit kabels bestaan, of selfs

koordloos wees. ŉ Netwerkbedryfselsel (network operatings system) is ook ŉ belangrike

komponent van ŉ netwerk.

Wanneer nuwe werkstasies bygevoeg word, groei die netwerk. Hierdie netwerke is

gewoonlik ingedeel in ŉ lokale-areanetwerk (local area network – LAN) of ŉ wye-area

netwerk (wide area network – WAN). ŉ LAN is ŉ kleiner netwerk, gewoonlik binne dieselfde

gebou of woonhuis. ŉ WAN is ŉ netwerk wat gewoonlik deur middel van die internet

aanmekaar gekoppel word en kan oor groot gebiede en selfs oor die wêreld versprei wees.

ŉ WAN verbind dus netwerke op verskillende plekke. ŉ WAN kan LAN’s verbind met behulp

van kabels en satelliet. Baie ondernemings gebruik ŉ WAN om netwerke te verbind,

wanneer daar meer as een geografiese ligging ter sprake is. ŉ Voorbeeld van ŉ WAN is die

internet.

Netwerke kan help om die meeste voordeel uit kleiner begrotings te verkry, deur gebruikers

te help om inligting en hulpbronne te deel.

Die volgende is ŉ tipiese voorbeeld van ŉ netwerk:

Figuur 5.1: ŉ Netwerk

(http://www.dummies.com/how-to/content/a-typical-computer-networking-

setup0.html#ixzz1VC32XEL)


http://www.dummies.com/how-to/content/a-typical-computer-networking-setup0.html%23ixzz1VC32XEL)

http://www.dummies.com/how-to/content/a-typical-computer-networking-setup0.html%23ixzz1VC32XEL)

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.5 Beginsels van ŉ netwerk

ŉ Netwerk is ŉ netwerkkommunikasie-ontwerp waarin die fisiese komponente van rekenaars

so “gerangskik” is dat hulle met mekaar kan kommunikeer. ŉ Netwerk is ŉ kombinasie van

gashere, toepassings, routers, apparatuur, programmatuur en verbindings tussen die

verskillende media. Netwerkargitektuur voorsien die riglyn en voorskrifte vir die tegnologie-

ontwerp in ŉ gebou en die bestuur van ŉ netwerk.

5.5.1 Doel van netwerkargitektuur

Die doel van netwerkargitektuur is om hulp en leiding te voorsien om ŉ hoë gehalte netwerk

te implementeer. Die netwerkargitektuur help nie net met die installering van die netwerk nie,

maar ook met probleemoplossing en die instandhouding van die netwerk.

Netwerkargitektuur help ook met netwerksekuriteit en dataherwinning in die geval waar data,

as gevolg van een of ander probleem of ramp (disaster recovery) verlore gegaan het.

Netwerkargitektuur is saamgestel uit baie vlakke wat weer die kommunikasie-take in kleiner

dele verdeel. Elke deel word verder in subtake verdeel om die doelwitte te bereik. Hierdie

subtake het interaksie met die ander kommunikasieprosesse. Die skepping van vlakke, hou

die netwerkontwerp eenvoudig.

Daar is baie maniere om die netwerkargitektuur van ŉ netwerk te ontwikkel en te

implementeer. Daar is talle ontwerpe wat beskikbaar is om ŉ netwerk daar te stel; elke

netwerk moet egter oor drie basiese dele beskik, naamlik netwerkgebruikers, toepassings

(programmatuur) en apparatuur.

5.5.2 Netwerktopologieë

Netwerktopologie verwys na die uitlegpatroon van die komponente van ŉ netwerk wat

aanmekaar verbind is. Die netwerktopologie speel ŉ belangrike rol in die daarstelling van ŉ

netwerk en daar is ŉ noue verband tussen die netwerkargitektuurontwerp en die ontwerp

van die netwerktopologie.

Die volgende tipes netwerktopologieë kan onderskei word, naamlik:

Figuur 5.1: Netwerktopologieë

(Outeur, 2011)

Tipes topologieë

Bustopologie Ringtopologie Boomtopologie Stertopologie


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Bustopologie

Met ŉ bustopologie (bus topology) bevat die netwerk ŉ enkele kabel. Aan hierdie kabel word

al die rekenaars gekoppel. Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ bustopologie:

Figuur 5. : ŉ Bustopologie

Ringtopologie

Met ŉ ringtopologie (ring topology) word al die rekenaars aanmekaar verbind. Data moet van

een rekenaar na die ander vloei totdat dit die verlangde rekenaar bereik. Die volgende is ŉ

voorbeeld van ŉ ringtopologie:

Figuur 5.1: ŉ Ringtopologie

(http://www.fiber-optics.info/images/ring-network.gif)

Stertopologie

Met die stertopologie (star topology) is daar ŉ sentrale toestel, byvoorbeeld ŉ hub of ŉ

switch waaraan elke netwerktoestel afsonderlik gekoppel is. Die volgende is ŉ voorbeeld van

ŉ stertopologie:


http://www.fiber-optics.info/images/ring-network.gif


Figuur 5.1: ŉ Stertopologie

(http://fcit.usf.edu/network/chap5/pics/star.gif)

Boom-topologie

ŉ Boomtopology (tree topology) verbind verskeie sternetwerke met ander sternetwerke. Die

volgende is ŉ voorbeeld van ŉ boom-topologie:

Figuur 5.1: ŉ Boomtopologie

(http://fcit.usf.edu/network/chap5/pics/tree.gif)

Die keuse van ŉ netwerktopologie is afhanklik van die tipe en grootte van die

netwerkargitektuur. Die mees algemene netwerktopologie wat gebruik word, is die

boomtopologie. Die toepassing van ŉ topologie hang grootliks af van die hoeveelheid ruimte

wat beskikbaar is om netwerkargitektuur te vestig.


http://fcit.usf.edu/network/chap5/pics/star.gif

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.5.3 Die komponente van netwerkargitektuur

Figuur 5.1: Komponente van netwerkargitektuur (http://www.excitingip.net/wp-content/uploads/2010/09/LANArchitectureDiag1.jpeg)

Soos die bostaande figuur aandui, kan netwerke redelik ingewikkeld wees. Normaalweg

bestaan netwerke egter uit ses komponente, naamlik:

Bedieners (Servers)

Die bediener is die ruggraat van enige netwerk. Die rol van die bediener in ŉ

netwerkargitektuur is om met gevolmagtigdes (proxies) en ander bedieners te kommunikeer.

Bedieners is op die hoogste vlak van die netwerk en kommunikeer nie direk met die kliënt

nie. Verder ontvang bedieners volledige projekte en take.

Gevolmagtigdes (Proxies)

Gevolmagtigdes kan die fokuspunt van die netwerk genoem word, want dit vergemaklik die

kommunikasie tussen apparatuur. Die gevolmagtigdes verrig gewoonlik buffering (om data

na ŉ tydelike stoorplek oor te plaas) en hulle kommunikeer ook met die ander

gevolmagtigdes om die werkslading in die netwerk te versprei.

Kliëntesisteme

Die kliëntesisteme ontvang opdragte; het interaksie met die gebruikers en voer

gebruikersversoeke uit.


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Bevelskonsoles (Command consoles)

Bevelskonsoles is die netwerkriglyne wat hulp aan gebruikers verskaf oor hoe om die

gemagtigde netwerknodes te beheer.

Kern (Core)

Die kern is die werklike werk wat in die stelsel gedoen word. Die kern word binne die

netwerk en met kliënte geverifieer om foute te voorkom.

Bedienermodules

Bedienermodules hanteer die spesifieke take van die bediener. Die bedienermodule is

gewoonlik by die bediener geregistreer – dit ondersteun die bediener om die nodige taak te

verrig.

(Aangepas vanuit: http://www.wifinotes.com/computer-networks/computer-network-

architecture.html)

5.6 Netwerkkategorieë

Netwerke kan in drie hoofkategorieë verdeel word:

• Eweknienetwerke (peer-to-peer)

• Klient/bediener netwerke

• Open System Interconnection (OSI) model

5.6.1 Eweknienetwerke

Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ eweknienetwerk:

Figuur 5.1: Eweknienetwerke

http://www.pcc-services.com/images/peertopeer.png



OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking In die eweknienetwerk is daar is geen toegewyde bedieners of ŉ bepaalde hiërargie tussen

die rekenaars nie. Al die rekenaars is gelyk en dus bekend as eweknieë (peers).

Normaalweg kan elke rekenaar as kliënt/bediener funksioneer. Nie een van die rekenaars in

die netwerk is verantwoordelik as administreerder van die netwerk nie.

Eweknienetwerke is goeie keuses vir die behoeftes van klein ondernemings waar die

gebruikers in een algemene area is, sekuriteit nie ŉ probleem is nie en beperkte groei vir die

onderneming of netwerk in vooruitsig gestel word.

5.6.2 Kliënt/bedienernetwerke

Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ kliënt-/bedienernetwerk:

Figuur 5.1: Kliënt/bedienernetwerke

(http://www.wifinotes.com/index_files/client-server.png)

Die term kliënt/bediener verwys na die konsep waar die prosessering van data tussen die

kliënterekenaars en die kragtigste bedienerrekenaar gedeel word. Kliënt/bediener beskryf

die verhouding tussen 2 rekenaarprogramme, waar die een program (die kliënt) ŉ versoek

aan ŉ ander program (die bediener) rig wat dan aan die versoek voldoen.

Bedienernetwerke is die mees doeltreffende manier om voorsiening te maak vir:

• Databasisse en bestuur van programmatuur soos sigblaaie, rekeningkunde,

kommunikasie en dokumentbestuur.

• Netwerkbestuur.

• Gesentraliseerde lêerstoor.

Die kliënt/bediener model is ŉ implementering van verspreide dataverwerking. Die kern van

hierdie netwerkmodel is dat die toepassingsfunksies (application funtions) verdeel word

tussen die kliënt en die bediener. Die verdeling van arbeid tussen die verskillende

rekenaarverwerkers, stel die toepassingsontwerper (application designer) in staat om dié


http://www.wifinotes.com/index_files/client-server.png

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking verwerker te gebruik wat die mees geskikte vir die funksie is en so die gebruik van

rekenaarapparatuur te optimaliseer.

Kliënt/bediener toepassingsontwerp maak dit moontlik om die plek van waar die toepassing

funksioneer te verskans. Die gebruiker weet dikwels nie waar ŉ spesifieke taak uitgevoer

word nie. Die hele funksie kan in die rekenaar of in die bediener uitgevoer word, of die

funksie kan tussen hulle verdeel word. Hierdie verskansing van waar die

toepassingsfunksies verrig word, stel stelselimplementeerders in staat om dele van die

stelsel met verloop van tyd en met ŉ minimum ontwrigting van toepassingsbedrywighede op

te gradeer.

5.6.3 Open System Interconnection (OSI) model

Die volgende is ŉ voorstelling van ŉ OSI model:

Figuur 5.1: Open System Interconnection (OSI) model

(http://www.techiwarehouse.com/cms/engine.php?page_id=d9e99072)

Die OSI-model het ŉ internasionale standaard geword en dien tans as ŉ riglyn vir netwerke.

Hierdie model is die bekendste en word meestal as riglyn gebruik om netwerkomgewings te

beskryf. Bykans alle verskaffers ontwerp en ontwikkel netwerkprodukte, gebaseer op OSI-

model spesifikasies.


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Dit bied ŉ beskrywing van hoe netwerkapparatuur en -programmatuur op verskillende vlakke

saamwerk om kommunikasie moontlik te maak. Dit help ook met foutopsporing deur die

verskaffing van ŉ verwysingsraamwerk wat beskryf hoe komponente veronderstel is om te

funksioneer.

Daar is sewe vlakke in die OSI-model, naamlik:

Fisiese lag (physical layer)

Die fisiese laag bestaan uit die fisiese dele van die netwerk, drade, kabels, ens. Hierdie laag

voorsien die media waarmee elektriese seine data deur die hele stelsel vervoer.

Datakoppelingslaag (data link layer)

Die datakoppelingslaag is waar daar betekenis gegee word aan die elektriese seine in die

netwerk. Hierdie laag bepaal ook die grootte en formaat van die data wat na die drukkers en

ander apparatuur gestuur word.

Netwerklaag (network layer)

Die netwerklaag definieer die verbinding tussen twee uiteenlopende netwerke.

Vervoerlaag (transport layer)

Die vervoerlaag laat toe dat data opgebreek word in kleiner brokkies sodat dit versprei kan

word na ander werkstasies.

Sessielaag (session layer)

Die sessielaag help met die taak om inligting vanaf een werkstasie na ŉ ander werkstasie te

vervoer. ŉ Sessie moet geskep word voordat inligting na ŉ ander rekenaar vervoer kan

word.

Aanbiedingslaag (presentation layer)

Die aanbiedingslaag is verantwoordelik vir die kodering en dekodering van data wat na ŉ

werkstasie gestuur word.

Toepassingslaag (application layer)

Die toepassingslaag maak dit vir die gebruiker moontlik om ŉ toepassing (application) te

gebruik wat met die bedryfstelsel (operating system) van die bediener kan kommunikeer. ŉ

Voorbeeld is wanneer ŉ gebruiker ŉ webblaaier gebruik om met die bedryfstelsel van die

bediener te kommunikeer, om die data te verkry wat aangevra word.

(Aangepas vanuit: http://www.techiwarehouse.com/cms/engine.php?page_id=d9e99072)


http://www.techiwarehouse.com/cms/engine.php?page_id=d9e99072

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.7 Tipes netwerke

5.7.1 Lokale-areanetwerk (local area network – LAN)

Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ LAN:

Figuur 5.1: LAN

(http://1.bp.blogspot.com/_IV3tVSnCgek/TOZtqJfydKI/AAAAAAAAAFs/Xdh3giJV34M/s1600/

lan.jpg)

ŉ Lokale-areanetwerk bestaan uit twee of meer rekenaars wat aanmekaar verbind is in ŉ

gebou of ŉ huis met behulp van programmatuur en apparatuur. ŉ LAN word onderskei van ŉ

wye-areanetwerk (WAN) soos die internet, wat ŉ groot geografiese gebied beslaan. In ŉ

LAN, is daar ŉ rekenaar of bediener en verskeie ander rekenaars wat kliënte genoem word.

Deur die skep van ŉ LAN in die huis of kantoor, kan rekenaars wat aan die LAN gekoppel is

lêers, hulpbronne, en ŉ internetkonneksie deel.

Rekenaars in ŉ LAN kan koordloos (wireless) of deur kabels aanmekaar verbind wees. ŉ

LAN wat kabels gebruik, vereis ŉ Ethernet-kabel om fisies die rekenaars op die netwerk aan

mekaar te verbind. ŉ Koordlose LAN gebruik radiogolwe om te kommunikeer wat die

nodigheid aan drade uitskakel.

ŉ LAN is redelik maklik om te installeer. Alle Microsoft bedryfstelsels sedert Windows 98

Special Edition (SE) het ingeboude netwerkprogrammatuur. Elke rekenaar moet ook ŉ

netwerkkoppelvlakkaart (network interface card – NIC) hê. ŉ Skakelaar (switch) word ook

vereis. Dit is ŉ toestel wat soos ŉ eksterne modem lyk en wat die inligting op die netwerk

bestuur. As die LAN met ŉ ander netwerk (soos die internet) moet kommunikeer, word ook ŉ

roeteerder (router) benodig. ŉ Eksterne koordlose DSL-modem of een wat kabels gebruik,

met ŉ ingeboude skakelaar en roeteerder is maklik bekombaar in die mark.


http://1.bp.blogspot.com/_IV3tVSnCgek/TOZtqJfydKI/AAAAAAAAAFs/Xdh3giJV34M/s1600/lan.jpg


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Sodra die LAN opgestel is, kan die netwerkadministreerder die lêers en programme aanwys

wat op die LAN gedeel kan word. Sommige areas van die bediener kan egter agter ŉ

skeidsmuur (firewall) gehou word om toegang te voorkom. Alle verkeer op die netwerk,

insluitend die e-pos en internetgebruik en ander aktiwiteite, kan gemoniteer word deur die

administreerder.

Die voordele van ŉ LAN in ŉ kantoor is menigvuldig. Deur ŉ sentrale drukker te gebruik, kan

ŉ onderneming die koste van individuele drukkers vir elke werkstasie vermy. Werksvloei

word verbeter, terwyl dit maklik is om dit te beheer en te administreer. Buigsaamheid en

kreatiwiteit kan ook verbeter. ŉ LAN hou voordele vir die bestuur en werknemers van ŉ

onderneming in.

(Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-a-lan.htm)

5.7.2 Wye-areanetwerk (WAN)

Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ WAN:

Figuur 5.1: WAN

(http://www.networkingtipsblog.com/wp-content/uploads/2010/07/wan.jpg)

ŉ Wye-areanetwerk (WAN) is ŉ netwerk wat oor ŉ groot geografiese gebied strek – die

beste voorbeeld is die Internet. ŉ WAN word onderskei van kleiner lokale-areanetwerke

(LANs) en die metropolitaanse areanetwerke (metropolitan area networks – MANs).

Die internet is ŉ openbare WAN, maar daar is baie maniere om ŉ private WAN te skep. ŉ

Private WAN is in werklikheid twee of meer LAN’s wat aan mekaar verbind is. Byvoorbeeld,

ŉ maatskappy met kantore in Kaapstad, Johannesburg en Pretoria het ŉ netwerk by elke



OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking kantoor. Deur telefoonlyne kan al drie LAN’s met mekaar kommunikeer en so word ŉ WAN

gevorm.

Roeteerders word gebruik om die kommunikasie tussen LAN’s wat op ŉ WAN kommunikeer

te stuur en te rig. Die roeteerder, wat op die telefoonlyn geïnstalleer is, lees die "koeverte"

op elke pakkie data wat deur die WAN beweeg en stuur dit na die korrekte LAN. Wanneer

die pakkie by die LAN aankom, stuur ŉ skakelaar (switch) die datapakkie na die regte

werkstasie. Die WAN tree dus as ŉ koppelvlak vir langafstandkommunikasie tussen LAN’s

op.

Omdat die gebruik van telefoonlyne duur is, verkies talle ondernemings dat ŉ

internetdiensverskaffer (internet service provider – ISP) gebruik word om ŉ WAN te

voorsien. In hierdie geval kommunikeer elke LAN in die WAN deur middel van ŉ digitale

intekenaarlyn (digital subscriber line – DSL). Die DSL maak gebruik van ŉ bestaande

telefoonlyn en deel dan die lyn met die telefoondiens.

ŉ DSL-gebaseerde WAN maak gebruik van openbare internetlyne. Om die WAN teen

indringing te beskerm, word ŉ virtuele private netwerk (virtual private network – VPN)

opgestel. Met behulp van ŉ VPN bly alle WAN verkeer deur die internet geënkripteerd

(encrypted) en word slegs by sy bestemming ontsyfer (decrypted). Dit staan bekend as

tunneling, omdat die WAN ŉ veilige kanaal deur ŉ openbare ruimte skep. Vuurmure stop ook

indringing deur rekenaarinbrekers (hackers). Hierdie tipe WAN is waarskynlik die gewildste,

omdat dit kostedoeltreffend is. Dit funksioneer teen hoë oordragsnelhede en is 24/7

beskikbaar en operasioneel.

Die goedkoopste WAN gebruik die internet met behulp van ŉ skakelmodem (dial-up

modem). Hierdie tipe WAN is egter nie so gewild nie, om ŉ paar redes:

• Die pryse van DSL het so mededingend geraak, dat dit baie bekostigbaar is.

• ŉ Skakelmodem het ŉ stadiger verbinding as ŉ standaard DSL-verbinding.

• Skakelverbindings kan nie ŉ telefoondiens deel nie.

• Skakelmodem is nie altyd aanlyn nie. Byvoorbeeld, wanneer ondernemings in

verskillende tydsones is, word die WAN-aanlyntyd verminder.

(Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-a-wan.htm)



OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.7.3 Intranet

Figuur 5.1: Intranet

(http://www.skullbox.net/intranet1.gif)

ŉ Intranet is ŉ interne, veilige sakeomgewing wat HyperText Markup Language (HTML) en

Transmission Control Internet Protocol (TCIP – ŉ stel netwerkprotokolle wat 2 of meer

rekenaars toelaat om te kommunikeer) soos die internet gebruik, maar dit werk op ŉ LAN.

Die LAN verleen toegang tot die internet, maar die intranet funksioneer agter ŉ vuurmuur,

wat geen toegang aan, of van die internet toelaat nie. Indien toegang wel moontlik is, is dit

nie ŉ intranet nie, maar ŉ extranet (ŉ rekenaarnetwerk wat beheerde toegang van buite vir

spesifieke sake- of opvoedkundige doeleindes toelaat).

Die volgende is ŉ paar algemene voorbeelde van inligting of prosesse wat op ŉ intranet

beskikbaar kan wees om verskeie departemente te bedien.

Menslike hulpbronne

ŉ Intranet bied vinnige, maklike toegang aan alle werknemers tot belangrike publikasies.

Werknemersvoordele en ŉ werknemersgids is net ŉ paar voorbeelde van sulke publikasies.

ŉ Onderneming se nuusbrief en werknemersnuus- of -kletsgroepe is ander moontlikhede

wat ŉ intranet bied.

Verkope afdeling

Een van die mees produktiewe gebruike van ŉ intranet is interaktiewe multimedia opleiding.

Verkoopsverslae, projeksies, doelwitte en bemarkingstrategieë is van die instrumente wat


http://www.wisegeek.com/what-is-hypertext.htm

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking vrylik op die intranet beskikbaar gemaak kan word. Profiele van potensiële nuwe markte of

kliënte en inligting oor potensiële mededingende markte kan ook nuttige inligting wees wat

aan verkoopspersoneel beskikbaar gemaak kan word en kan help met die verbetering van

hul verkoopsmodelle.

Rekeningkunde departement

Rekwisisieversoeke op ŉ intranet sal tyd, hulpbronne en geld bespaar. Lêers binne ŉ

intranet kan met ŉ wagwoord beskerm word om werknemerstoegang te beperk. Betaalstate,

debiteure/krediteure en die begrotingsverslae kan op die intranet beskikbaar gemaak word.

Inligtingstelsels

Toegang tot die datapakhuis (data warhousing) van die onderneming, departementele

programmatuur ontwikkelingstoepassings en netwerkondersteuning kan van onskatbare

waarde wees en op die intranet beskikbaar gemaak word. Vraag- en antwoordbladsye en

interaktiewe lesings stel werknemers in staat om hulself op te lei en kan dus ŉ vermindering

aan opleidingskoste beteken. Sekuriteitsinligting en tegniese hulpbronne word ook algemeen

gebruik op ŉ intranet.

Administratiewe dienste

Inligting soos kwartaallikse wins- en verliesverslae, aandelemarkanalise, belasting- en ander

regsinligting kan op die intranet voorkom. Verder kan vergaderingsnotules, afsprake en

sleutelprofiele (van werknemers, maatskappye of kliënte) ook hier geplaas word.

(Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-an-intranet.htm)



OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.7.4 Virtuele privaatnetwerk (virtual private network – VPN)

Figuur 5.1: VPN-netwerk

(http://www.home-network-help.com/images/pptp-vpn-network-diagram.jpg)

Die konsep “virtuele privaatnetwerk” word gebruik vir ŉ verskeidenheid netwerkstelses wat

ondernemings toelaat om openbare internetlyne te gebruik om ŉ virtuele netwerk te skep.

Daar is nie ŉ standaardmodel vir ŉ VPN nie. Die VPN kan via ŉ reeks programmatuur- en

apparatuurprotokolle funksioneer wat gebruikers in die onderskeie takke en streke toegang

verleen en die data enkripteer.

Daar bestaan verskillende tipes VPN sekuriteitsmodelle. Onder andere sluit dit VPN’s in wat

staatmaak op die dienste van ŉ gevestigde netwerkdiensteverskaffer. Die verskaffer hanteer

alle netwerkverkeer en waarborg die veiligheid van VPN kommunikasie.

ŉ VPN netwerk verskil van ŉ WAN deurdat laasgenoemde gehuurde netwerklyne gebruik

wat verkeer tot slegs die onderneming se sakebedrywighede beperk. Dit is doeltreffend,

maar ŉ duur opsie, veral wanneer die netwerk groot areas beslaan.

Sommige ondernemings gebruik ŉ intra- of extranet om private kommunikasie te fasiliteer.

Hierdie protokolle behels wagwoord-beskermde bladsye of webtuistes wat, ideaal gesproke,

slegs werknemers en gemagtigde personeel toegang verleen.


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking ŉ VPN kan uitgebrei word en is meer kostedoeltreffend as ŉ tradisionele WAN. ŉ VPN

verbind operateurs, internasionale kantore, geaffilieerde vennote of kliënte, en verhoog

produktiwiteit.

(Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-a-vpn.htm)

5.8 Netwerk apparatuurkomponente

Alle netwerke bestaan uit basiese apparatuurboustene, soos netwerktussengangerkaarte

(network interface cards – NICs), herhalers (repeaters), brûe, spilpunte (hubs), skakelaars

(switches) en roeteerders (routers) wat met mekaar verbind is. ŉ Koppeling tussen hierdie

boustene word moontlik gemaak deur die gebruik van galvaniese kabels, mikrogolfskakels of

optiese kabel.

5.8.1 Netwerktussengangerkaarte

Figuur 5.1: Netwerktussengangerkaart (http://keysandmice.com/images/genericnic.jpg)

ŉ Netwerktussengangerkaart is ŉ stukkie rekenaarapparatuur wat ontwerp is om rekenaars

toe te laat om oor ŉ rekenaarnetwerk te kommunikeer. Dit bied toegang tot ŉ netwerk. Dit

laat gebruikers toe om via kabels of koordlose media met mekaar te kommunikeer.

5.8.2 Herhalers (repeaters)

Figuur 5.1: Herhalers

(http://www.ciscoforall.com/wp-content/uploads/2011/07/wireless-repeater-150x150.jpg)



http://keysandmice.com/images/genericnic.jpg

http://www.ciscoforall.com/wp-content/uploads/2011/07/wireless-repeater-150x150.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking ŉ Herhaler is ŉ elektroniese toestel wat ŉ sein ontvang en op ŉ hoër vlak of hoër intensiteit

aanstuur. Dit kan ook die sein deur ŉ versperring stuur, sodat dit langer afstande kan aflê

sonder om te verswak.

5.8.3 Netwerkspilpunt (hub)

Figuur 5.1: Netwerkspilpunt

(http://www.google.co.za/imgres?q=network+hub&hl)

ŉ Spilpunt is ŉ klein, eenvoudige en goedkoop stukkie apparatuur wat verskeie rekenaars

met hulp van poorte verbind. Wanneer ŉ pakkie inligting by ŉ poort aankom, word dit na al

die poorte op die spilpunt gekopieer, wat dit dan na die onderskeie rekenaars gelei.

5.8.4 Netwerkbrûe (network bridges)

Figuur 5.1: Netwerkbrug

(http://2.bp.blogspot.com/_bg301f2agaE/TJeH8ri-

oXI/AAAAAAAAACc/sAhz3QXj69s/s1600/bridge.jpg)


http://www.google.co.za/imgres?q=network+hub&hl=en&biw=638&bih=510&gbv=2&tbm=isch&tbnid=2iuY8MQ5BauCSM:&imgrefurl=http://fcit.usf.edu/network/chap5/chap5.htm&docid=-SsmT2qh-VhNnM&imgurl=http://fcit.usf.edu/network/chap5/pics/star.gif&w=333&h=287&ei=pTQVT_aHHoeEmQXjlI3sAw&zoom=1


Figuur 5.1: Netwerkbrug in ŉ netwerk

(http://www.cisco.com/en/US/i/000001-100000/35001-40000/39001-39500/39283.jpg)

ŉ Netwerkbrug verbind verskeie netwerksegmente op die datakoppelingslaag (data link

layer) van die OSI-model. Brûe kopieer nie inligting na alle poorte soos spilpunte nie. Sodra

die brug ŉ poort met ŉ adres assosieer, word die inligting net na daardie poort aangestuur.

Netwerkbrûe kom voor in drie basiese tipes, naamlik:

Lokale brûe (local bridges)

Hierdie brûe verbind lokale-areanetwerke (LANs)

Afgeleë brûe (remote bridges)

Hierdie brûe kan gebruik word om ŉ wye-areanetwerk (WAN) skakel tussen LAN’s te skep.

Afgeleë brûe, waar die verbinding stadig is, word vervang deur roeteerders.

Koordlose brûe (wireless bridges)

Hierdie brûe kan gebruik word om LAN’s te verbind, of ook om afgeleë netwerke aan LAN’s

te verbind.


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.8.5 Netwerkskakelaars (network switches)

Figuur 5.1: Netwerkskakelaars

(http://www.simulationexams.com/tutorials/netplus/network-devices.htm&usg)

Figuur 5.1: Netwerkskakelaar in ŉ netwerk

Netwerkskakelaars staan sentraal tot alle netwerke, verskaf hoë-spoed verbindings aan

kommunikasiestelsels en kan doeltreffend en veilig bandwydte-intensiewe data, klank en

video vervoer. LAN’s vertrou grootliks op netwerkskakelaars om dataverkeerspatrone te

bestuur, nuwe dienste te ondersteun en rekenaarprogrammatuurwerking te verbeter.

Netwerkskakelaars is die term wat vir roeteerders en netwerkbrûe gebruik word.

Aangepas vanuit: http://www.ciscoforall.com/definitions/basic-network-hardware-

components



OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.8.6 Roeteerders (routers)

Figuur 5.1: Roeteerder (http://www.simulationexams.com/tutorials/netplus/network-devices.htm&usg)

Roeteerders is netwerktoestelle wat datapakkette tussen netwerke aanstuur. ŉ Roeteerders

verbind ten minste twee netwerke soos twee LANs of ŉ WANs.

Sommige asymmetric digital subscriber lines (ADSL) en kabelmodems word in ŉ huis of

selfs ŉ kantoor gebruik om rekenaars te verbind en toegang tot die internet deur dieselfde

verbinding te bied. Daar is talle nuwe toestelle soos koordlose toegangspunte (wireless

access points – WAPS) of koordlose roeteerders om voorsiening te maak vir koordlose

toestelle om aan die netwerk te koppel sonder die nodigheid van ŉ kabelverbinding.

5.9 Netwerksekuriteit

Netwerksekuriteit bestaan uit die maatreëls wat ŉ maatskappy instel om die netwerkstelsel

van die onderneming te beskerm. Gekompromitteerde netwerksekuriteit beteken dat ŉ

inbreker of mededinger toegang tot kritiese of sensitiewe data kan verkry. Dit kan moontlik

lei tot die verlies van data, of selfs die totale vernietiging van die stelsel.




Figuur 5.1: Netwerksekuriteit

(http://www.imprivata.com/stuff/contentmgr/files/0/abd76a8b00884d3d171634595d1ac493/i

mage/networksecurity_diagram.jpg)

Toepaslike beveiliging van die netwerk word bereik wanneer ŉ gebruiker deur verskeie

vlakke van sekuriteit moet gaan om toegang tot die netwerk te verkry. Hoe meer vlakke die

stelsel het, hoe veiliger is dit.

Die netwerkadministreerder is dikwels in beheer van die netwerksekuriteit, want hy het regte

op die stelsel. Slegs die administreerder en sy administratiewe assistente moet toegang tot

die hoofraambediener en verwanterekenaarterminale hê. Hierdie reëling sal help om

ongemagtigde persone in die onderneming daarvan te weerhou om data op die bedieners te

wysig.

Die administreerder kan ook beperkings op werknemers se rekenaars plaas om te voorkom

dat hulle toegang tot bepaalde webtuistes het.

Een van die probleme wat gewoonlik ontstaan wanneer netwerksekuriteit geïmplementeer

word, is dat dit nie buigsaamheid is nie. Die bestuur van ŉ onderneming moet


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking sekuriteitskwessies balanseer met die werknemers se behoefte om toegang tot bepaalde

webtuistes te verkry vir werksdoeleindes. Kommunikasie tussen die bestuur, die

stelseladministreerders en werknemers is van groot belang vir netwerksekuriteit om

doeltreffend te wees.

(Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/network-security.htm)

5.9.1 Koordlose netwerksekuriteit

Figuur 5.1: Koordlose netwerksekuriteit

(http://www.wifinotes.com/images/wireless-networks.jpg)

Koordlose netwerksekuriteit kan maklik in stand gehou word met behulp van programmatuur

wat saam met koordlose roeteerders beskikbaar is. Dit enkripteer alle kommunikasie op die

lokale netwerk en ŉ wagwoord word vereis om toegang tot die netwerk te verkry.

ŉ Roeteerder beheer verkeer tussen rekenaars op die LAN en ook tussen die LAN en die

internet. ŉ Breëbandmodem kan in die roeteerder ingebou wees, of die modem kan

afsonderlik aan die roeteerder verbind word via ŉ Ethernet-kabel. Hoewel aanlyntoegang

nie nodig is in ŉ LAN nie, is toegang tot die internet een van die primêre redes vir die

installering van ŉ LAN. In ŉ koordlose netwerk kommunikeer elke rekenaar op die netwerk

met die roeteerder via die radio-uitsendings wat die onmiddellike omgewing indring.

As koordlose netwerksekuriteit afwesig is, kan ŉ indringer toegang verkry tot enige lêers wat

oor die LAN gedeel word. Die enigste uitsendings wat nie toeganklik sal wees nie, is

wanneer ŉ rekenaar op die LAN ŉ direkte skakel met ŉ veilige webtuiste (secure website) op


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking die internet het, omdat die data wat tussen die rekenaars beweeg geënkripteerd word.

Toegang tot internetbankdienste geskied met behulp van enkripsie.

Om die sekuriteit en privaatheid te verbeter, kan alle netwerkverkeer tussen rekenaars op

die netwerk en die roeteerder geënkripteerd word. As die hele netwerk geënkripteerd word,

sal ŉ indringer nie in staat wees om toegang tot die netwerk te verkry nie. Indien die

indringer wel datapakkette van so ŉ LAN onderskep, sal dit onleesbaar wees.

Koordlose netwerksekuriteit is nie net belangrik vir die beskerming van privaatheid nie, dit

het ook ander voordele. Dit verhoed dat indringers die LAN vir hul eie doeleindes gebruik.

Koordlose netwerksekuriteit voorkom ook onwettige aktiwiteite op die LAN deur indringers

wat dit kan gebruik om onwettige materiaal of virusse af te laai.

Wagwoorde moet gebruik word in die netwerkkonfigurasies van elke rekenaar op die LAN,

sodat die rekenaar die gestoorde wagwoord outomaties aan die roeteerder verskaf. Die

wagwoord moet veilig wees en moet verkieslik uit kleinletters, hoofletters, nommers en

ander karakters bestaan.

(Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-should-i-know-about-wireless-network-

security.htm)

5.10 Netwerkonderhoud

Netwerkonderhoud is gemoeid met die uitvoering van herstelwerk en opgradering,

byvoorbeeld, wanneer die toerusting vervang moet word, of wanneer ŉ nuwe skakelaar tot ŉ

netwerk toegevoeg moet word. Onderhoud behels ook om korrektiewe en voorkomende

maatreëls te tref om die beheernetwerk beter te laat funksioneer.

(http://www.rocknetworksolutions.co.uk/Images/Man%20doing%20maintenance.jpg)


http://www.rocknetworksolutions.co.uk/Images/Man%20doing%20maintenance.jpg

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Die volgende is ŉ voorbeeld van ŉ netwerkonderhoudsplan:

1) Beskrywing van die huidige infrastruktuur

• Maak ŉ inventaris van alle toerusting.

• Maak ŉ lys van verskaffers se kontakbesonderhede en rekeningnommers.

• Skep ŉ gedetailleerde diagram van die netwerk.

• Maak ŉ lys van die apparatuur en programmatuur wat tans gebruik word.

• Dokumenteer enige spesiale aanpassings.

2) Voorkomende instandhouding

Lys aktiwiteite wat gedoen kan word. Byvoorbeeld, dink oor die verwagte lewensduur van

die toerusting, die begroting vir nuwe toerusting, bykomende funksies vir die stelsel,

beplanning vir uitbreiding en hoe om die tekortkominge in die stelsel te vind.

3) Onderhoudsprosedures

• Begin ŉ logboek vir die rekordhouding van alle aktiwiteite.

• Stel ŉ aftyd (downtime) wanneer die netwerk gediens kan word. Byvoorbeeld: die

laaste Vrydag van die maand tussen 01:00 - 03:00.

4) Bedieneronderhoud

• Gaan apparatuur na – maak skoon wanneer dit nodig is (masjiene, kabels,

skakelaars, batterye).

• Gaan logboeke na vir foute.

• Maak seker dat antivirusbeskerming op datum is.

• Doen skyfdefragmentering.

5) Kragonderbrekings

In die geval van ŉ kragonderbreking, behoort die onderneming ŉ UPS rugsteun te gebruik

wat gereeld nagesien moet word.

6) Rugsteuning

• Waar is die rugsteunstoor geleë?

• Skryf instruksies vir die etikettering en die stoor van alle rugsteunlêers.

• Toets die herstelproses, maak seker dat die rugsteunstoor werk.

7) Rampherwinningsplan (disaster recovery plan)


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking Deur rampe te simuleer, is waarskynlik die beste om gereedheid te toets, die impak van ŉ

mislukking te verstaan en kritiese komponente te identifiseer.

(Aangepas vanuit: http://ivythesis.typepad.com/term_paper_topics/2009/09/network-

maintenance-plan.html)

5.11 Koordlose netwerke

Koordlose netwerke verwys na die apparatuur- en programmatuurkombinasies wat twee of

meer toestelle in staat stel om data met mekaar te deel sonder direkte TV-kabel. Van die

bekendste koordlose netwerke wat tans beskikbaar is, sluit in:

• Bluetooth

• Selfone

• Globale posisioneringstelsel (Global positioning system – GPS)

5.11.1 Bluetooth

Bluetooth is relatiewe goedkoop koordlose tegnologie wat met behulp van

radiokommunikasie selfone, rekenaars en ander netwerktoestelle oor kort afstande met

mekaar verbind. Dit vervang die kabels wat gewoonlik in netwerke gebruik word. Die

reikafstand is korter en die transmissiespoed minder as Wi-Fi tegnologie. Hierdie

afstandsbeperking is veral ŉ probleem vir die doeltreffende implementering in LAN’s en

daarom word daar nie baie Bluetooth LAN stelsels ontwikkel nie.

Figuur 5.1: Bluetooth



(http://www.abouterp.com/erpsystemswordsb/images/Bluetooth%20Profile.jpg)

5.11.2 Selfone

ŉ Selfoon kan ŉ oproep maak na en ontvang van openbare telefoonnetwerkstelsels, met

behulp van radiokommunikasietegnologie. Hierdie koordlose verbinding is moontlik met

ander sellulêre netwerke en telefoonnetwerkstelsels regoor die wêreld.

Vroeë selfone was lywig en permanent in voertuie geïnstalleer en die diens was beperk

omdat daar net ŉ paar frekwensies ŉ geografiese gebied beskikbaar was. Moderne selfone

maak gebruik van die sellulêre netwerkkonsep, waar frekwensies herhaaldelik gebruik word

en dus baie meer gebruikers toelaat om toegang tot die radiobandwydte te verkry.

ŉ Selfoon kan oproepe plaas oor ŉ wye geografiese gebied en die gebruiker is ŉ intekenaar

op die diens en nie ŉ eienaar van ŉ basisstasie nie. In teenstelling hiermee kan ŉ koordlose

telefoon net gebruik word binne die reikwydte van ŉ enkele, private basisstasie.

(http://computer-lab.co.za/images/1431519_101001145410_cellphones-main_Full.jpg)

5.11.3 Globale posisioneringstelsels

Die globale posisioneringstelsel (GPS) is ŉ satellietgebaseerde navigasiestelsel wat bestaan

uit ŉ netwerk van satelliete wat in ŉ wentelbaan om die aarde geplaas is. GPS was

oorspronklik bedoel vir militêre toepassings, maar in die 1980's het die Amerikaanse

regering die stelsel beskikbaar gemaak vir burgerlike gebruik. Die GPS werk in enige

weerstoestande, oral in die wêreld en 24 uur per dag. Daar is ook geen ledegeld of

aanvanklike koste om ŉ GPS te gebruik nie. Die enigste uitgawe sal wees om ŉ toepaslike

GPS-toestel aan te koop.


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking GPS-satelliete sirkel twee keer per dag om die aarde in baie presiese wentelbane en stuur

seine na die aarde. GPS-toestelle gebruik hierdie inligting en bereken die presiese ligging

van die gebruiker deur middel van driehoeksmeting (triangulation). Die hele beginsel agter

die gebruik van satelliete vir GPS, is om die satelliete in die ruimte as verwysingspunt vir

plekke op die aarde te gebruik en so die gebruiker se posisie te bepaal en dan op ŉ GPS-

toestel se elektroniese kaart te vertoon.

Figuur 5.1: GPS-toestel

(http://www.relationalcapitalgroup.com/wp-content/uploads/2010/07/gps.jpg)

(Aangepas vanuit:

http://www.techsoup.org/learningcenter/networks/archives/page10190.cfm?cg=searchterms

&sg=wireless%20network)

5.12 Samevatting

ŉ Rekenaarnetwerk is ŉ versameling van apparatuurkomponente en rekenaars wat met

mekaar verbind is deur ŉ kommuniekasiekanaal wat die deel van hulpbronne en inligting

moontlik maak. Netwerke kan geklassifiseer word volgens ŉ wye verskeidenheid van

eienskappe soos die medium wat gebruik word om die data te vervoer,

kommunikasieprotokol wat gebruik word, topologie en omvang.

Netwerke kan van kabel- of koordlose tegnologie gebruik maak. Netwerksekuriteit is van

groot belang, omdat ongemagtigde toegang tot ondernemings se netwerke, die

onderneming groot skade kan berokken.

Daar is ook bekende tipes koordlose netwerke, soos Bluetooth, selfone, en globale

posisioneringstelsels, wat reeds ŉ groot invloed op die aktiwiteite van ondernemings het.


http://www.relationalcapitalgroup.com/wp-content/uploads/2010/07/gps.jpg



OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking 5.13 Selfevaluering

Aktiwiteit 13

Wat is die doel van netwerkargitektuur?

Aktiwiteit 14

Wat is die voordeel wat ŉ VPN oor ŉ tradisionele WAN het?

Aktiwiteit 15

Hoe werk ŉ GPS?


OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking WOORDELYS IN AFRIKAANS EN ENGELS

Afrikaans Engels

Behoeftebepaling Needs assessment

Bondelverwerking Batching

Datastoring Data storage

Dataverwerking Data processing

Gapingsanalise Gap analysis

Globale posisioneringstelsel Global positioning system

Intranet Intranet

Lokale-areanetwerk Local area network

Netwerktopologie Network topology

Sleutelbord Keyboard

Sortering Sorting

Statistiese analise Statistical analysis

Tabulering Tabulation

Virtuele private netwerk Virtual private network

Wye-areanetwerk Wide area network

Woordelys in Afrikaans en Engels Bladsy 168

OTD105 Kantoortegnologie en dataverwerking BRONNELYS

• Business Office Technology | eHow.com

http://www.ehow.com/about_5564899_business-office-

technology.html#ixzz1V4SzrySy

• http://1.bp.blogspot.com/_1dVZ4g9iYuY/S0rSmAvIWKI/AAAAAAAAABQ/KrutWWMe

E30/s320/Flash+Disk+Kingston+4G+130000.jpg

• http://1.bp.blogspot.com/_IV3tVSnCgek/TOZtqJfydKI/AAAAAAAAAFs/Xdh3giJV34M/

s1600/lan.jpg

• http://1.bp.blogspot.com/_MMJcoBRgsn4/TOlCm6elGHI/AAAAAAAAAPc/txigDEmx7

dg/s1600/hacking-tools.jpg

• http://2.bp.blogspot.com/_bg301f2agaE/TJeH8ri-

oXI/AAAAAAAAACc/sAhz3QXj69s/s1600/bridge.jpg

• http://3.bp.blogspot.com/_4hdc1P8czUc/S8IHvAHa82I/AAAAAAAABWo/LCD0BE1Sc

F8/s1600/interview.jpg

• http://4.bp.blogspot.com/-

yzrhPV2my3M/TWaFUUgZnJI/AAAAAAAAAXA/yAPum_4ReuQ/s1600/scanner.jpg

• http://alumnus.caltech.edu/~rouda/T2_NA.html

• http://bisom.uncc.edu/courses/info2130/Topics/istypes.htm

• http://blog.eukhost.com/webhosting/what-is-data-transmission/

• http://cdn.thenextweb.com/location/files/2010/09/Code_128_Barcode_Graphic.jpg

• http://compnetworking.about.com/library/graphics/basics_osimodel.jpg

• http://computechgadgets.com/wp-content/uploads/2011/01/microsoft-office-2007.jpg

• http://computer-concepts-tutorial.blogspot.com/2008/02/advantages-of-electronic-

data.html

• http://computer-lab.co.za/images/1431519_101001145410_cellphones-main_Full.jpg

• http://crazy-tattoo-designs.com/bar_code_tattoos.png

• http://docstore.mik.ua/univercd/illus/1/61/127561.jpg

• http://ezinearticles.com/?Data-Processing-Steps---How-to-Process-Data-

Efficiently?&id=2533114

• http://fcit.usf.edu/network/chap5/pics/star.gif

Bronnelys Bladsy 169




http://1.bp.blogspot.com/_1dVZ4g9iYuY/S0rSmAvIWKI/AAAAAAAAABQ/KrutWWMeE30/s320/Flash+Disk+Kingston+4G+130000.jpg

http://1.bp.blogspot.com/_1dVZ4g9iYuY/S0rSmAvIWKI/AAAAAAAAABQ/KrutWWMeE30/s320/Flash+Disk+Kingston+4G+130000.jpg



http://1.bp.blogspot.com/_MMJcoBRgsn4/TOlCm6elGHI/AAAAAAAAAPc/txigDEmx7dg/s1600/hacking-tools.jpg

http://1.bp.blogspot.com/_MMJcoBRgsn4/TOlCm6elGHI/AAAAAAAAAPc/txigDEmx7dg/s1600/hacking-tools.jpg

http://2.bp.blogspot.com/_bg301f2agaE/TJeH8ri-oXI/AAAAAAAAACc/sAhz3QXj69s/s1600/bridge.jpg

http://2.bp.blogspot.com/_bg301f2agaE/TJeH8ri-oXI/AAAAAAAAACc/sAhz3QXj69s/s1600/bridge.jpg








http://cdn.thenextweb.com/location/files/2010/09/Code_128_Barcode_Graphic.jpg

http://compnetworking.about.com/library/graphics/basics_osimodel.jpg

http://computechgadgets.com/wp-content/uploads/2011/01/microsoft-office-2007.jpg



http://computer-lab.co.za/images/1431519_101001145410_cellphones-main_Full.jpg

http://crazy-tattoo-designs.com/bar_code_tattoos.png

http://docstore.mik.ua/univercd/illus/1/61/127561.jpg



http://fcit.usf.edu/network/chap5/pics/star.gif


• http://fcit.usf.edu/network/chap5/pics/tree.gif

• http://help.sap.com/saphelp_crm60/helpdata/en/46/0cabccc7235a69e10000000a155

3f7/ppt_img.gif

• http://highered.mcgraw-

hill.com/sites/dl/free/0073043559/314063/OBrien_13e_Chapter_5.pdf

• http://image.made-in-china.com/2f0j00TMOEFfcHgRgn/Electronic-Whiteboard.jpg

• http://installittoday.com/store/images/pos.jpg

• http://it.med.miami.edu/x677.xml

• http://jebaranjan.files.wordpress.com/2011/08/mainframe.gif?w=400&h=294

• http://knol.google.com/k/-/-/3o435cxap65gm/igoef9/ccanatomyback.gif

• http://media.wiley.com/product_data/excerpt/57/07879752/0787975257.pdf

• http://netwinsite.com/surgemail/help/server_scope.jpg

• http://office.microsoft.com/en-us/access-help/database-basics-HA010064450.aspx

• http://oneworldinternetsolutions.tech.officelive.com/images/intranet.jpg

• http://people.uwec.edu/piercech/researchmethods/data%20collection%20methods/da

ta%20collection%20methods.htm

• http://pkirs.utep.edu/cis4365/Tutorials/Database%20Administration/8.00700/1_multip

art_xF8FF_2_tutorial.htm

• http://readerszone.com/facts/10-different-types-of-computers.html

• http://sadiakomal.com/wp-content/uploads/2011/06/goodcreditcards.jpg

• http://searchsqlserver.techtarget.com/definition/data-aggregation

• http://static.howstuffworks.com/gif/webserver-backbone-sm.gif

• http://static.howstuffworks.com/gif/webserver-backbone-sm.gif

• http://tutor2u.net/business/ict/intro_information_data_collection.htm

• http://tutor2u.net/business/ict/intro_information_sources.htm

• http://uva.ulb.ac.be/cit_courseware/networks/images/pt2_1.gif

• http://wiki.corda.com/confluence/download/attachments/1081939/html_table.png?ver

sion=1&modificationDate=1213037191000


http://fcit.usf.edu/network/chap5/pics/tree.gif





http://image.made-in-china.com/2f0j00TMOEFfcHgRgn/Electronic-Whiteboard.jpg

http://installittoday.com/store/images/pos.jpg



http://knol.google.com/k/-/-/3o435cxap65gm/igoef9/ccanatomyback.gif


http://netwinsite.com/surgemail/help/server_scope.jpg


http://oneworldinternetsolutions.tech.officelive.com/images/intranet.jpg






http://sadiakomal.com/wp-content/uploads/2011/06/goodcreditcards.jpg

http://searchsqlserver.techtarget.com/definition/data-aggregation





http://uva.ulb.ac.be/cit_courseware/networks/images/pt2_1.gif




• http://www.8ta.com/plans/2gbpromo/

• http://www.abouterp.com/erpsystemswordsb/images/Bluetooth%20Profile.jpg

• http://www.autismhomesupport.net/Assests/computer_cartoon2.gif

• http://www.bbc.co.uk/rd/pubs/papers/paper_02/rsfig2.gif

• http://www.belwo.com/data-processing-case-studies/

• http://www.brighthub.com/office/project-management/articles/9792.aspx

• http://www.build-your-own-computer.net/image-files/motherboard-diagram-01.jpg

• http://www.cincinnatibell.com/images/elements/biz/networking.jpg

• http://www.ciscoforall.com/definitions/basic-network-hardware-components

• http://www.citytowninfo.com/images/careers/320x240/computer-operators-2-

320x240.jpg

• http://www.computersciencelab.com/ComputerHistory/HtmlHelp/Images2/IBM7094.jpg

• http://www.computerworld.com/s/article/9002188/Top_10_ways_to_secure_your_stor

ed_data?taxonomyId=19&pageNumber=3

• http://www.credit-cards.co.za/images/Credit-Cards_20110604961.9532.jpg

• http://www.cvm.org/images/VOIP-diagram.gif

• http://www.dummies.com/how-to/content/a-typical-computer-networking-

setup0.html#ixzz1VC32XELh

• http://www.eactscongenitaldb.org/mediawiki/images/thumb/4/44/DataValidation.png/4

00px-DataValidation.png

• http://www.earthinpictures.com/stuff/computers_and_electronics/mediums/cd_disc.jpg

• http://www.ehow.com/about_6475106_importance-information-technology-

business.html#ixzz1V4ZjzreL

• http://www.ehow.com/facts_5030382_methods-data-processing.html#ixzz1V4j8tzaw

• http://www.ehow.com/how_4855412_perform-statistical-data-

analysis.html#ixzz1VBtOCUSO

• http://www.ehow.com/info_8095855_components-electronic-data-

processing.html#ixzz1YaQtMWPP


http://www.8ta.com/plans/2gbpromo/

http://www.abouterp.com/erpsystemswordsb/images/Bluetooth%20Profile.jpg

http://www.autismhomesupport.net/Assests/computer_cartoon2.gif

http://www.bbc.co.uk/rd/pubs/papers/paper_02/rsfig2.gif



http://www.build-your-own-computer.net/image-files/motherboard-diagram-01.jpg

http://www.cincinnatibell.com/images/elements/biz/networking.jpg

http://www.ciscoforall.com/definitions/basic-network-hardware-components

http://www.citytowninfo.com/images/careers/320x240/computer-operators-2-320x240.jpg

http://www.citytowninfo.com/images/careers/320x240/computer-operators-2-320x240.jpg

http://www.computersciencelab.com/ComputerHistory/HtmlHelp/Images2/IBM7094.jpg



http://www.credit-cards.co.za/images/Credit-Cards_20110604961.9532.jpg

http://www.cvm.org/images/VOIP-diagram.gif



http://www.eactscongenitaldb.org/mediawiki/images/thumb/4/44/DataValidation.png/400px-DataValidation.png

http://www.eactscongenitaldb.org/mediawiki/images/thumb/4/44/DataValidation.png/400px-DataValidation.png

http://www.earthinpictures.com/stuff/computers_and_electronics/mediums/cd_disc.jpg









• http://www.ehow.com/info_8788188_different-levels-summarization-

database.html#ixzz1VBtxxu1G

• http://www.ehow.com/list_5868682_advantages-modern-office-

technology_.html#ixzz1V4WxzYGo

• http://www.ehow.com/list_7569904_electronic-data-processing-personnel-

responsibilities.html#ixzz1VBKw6CXa

• http://www.elisteincartoons.com/wp-content/uploads/2009/09/mot0788.jpg

• http://www.emathzone.com/tutorials/basic-statistics/tabulation-of-data.html



• http://www.excitingip.net/wp-content/uploads/2010/09/LANArchitectureDiag1.jpeg

• http://www.faqs.org/contrib/jj2/What-is-data-recovery.html

• http://www.fiber-optics.info/images/ring-network.gif

• http://www.freshtracks.co.uk/images/blog/survey.jpg

• http://www.gadget-paradise.com/news_images/000035_acer-ferrari-notebook.jpg

• http://www.gadzooki.com/wp-content/uploads/2011/05/smart-board-600i-interactive-

whiteboard-photo.jpg

• http://www.geomatic.ro/cosma/module/Repeaters_mare.jpg

• http://www.graphicdesignerwebsite.net/wp-content/uploads/2011/08/Web-Page.jpg

• http://www.hokkaido-vc.com/english/patent_strategies/sub-ven_23.jpg

• http://www.home-network-help.com/images/pptp-vpn-network-diagram.jpg

• http://www.hotdreamweaver.com/UserFiles/Image/form-to-database.jpg

• http://www.ibm.com/developerworks/data/library/techarticle/dm-

0312swart1/figure3.jpg

• http://www.ibm.com/developerworks/lotus/library/ls-NDHistory/image3.jpg

• http://www.imprivata.com/stuff/contentmgr/files/0/abd76a8b00884d3d171634595d1a

c493/image/networksecurity_diagram.jpg

• http://www.informatica.com/INFA_Images/data_aggragation_diagram.gif

• http://www.irene-db.org/images/info/fig1.jpg








http://www.elisteincartoons.com/wp-content/uploads/2009/09/mot0788.jpg




http://www.excitingip.net/wp-content/uploads/2010/09/LANArchitectureDiag1.jpeg


http://www.fiber-optics.info/images/ring-network.gif

http://www.freshtracks.co.uk/images/blog/survey.jpg

http://www.gadget-paradise.com/news_images/000035_acer-ferrari-notebook.jpg



http://www.graphicdesignerwebsite.net/wp-content/uploads/2011/08/Web-Page.jpg

http://www.hokkaido-vc.com/english/patent_strategies/sub-ven_23.jpg

http://www.home-network-help.com/images/pptp-vpn-network-diagram.jpg

http://www.hotdreamweaver.com/UserFiles/Image/form-to-database.jpg

http://www.ibm.com/developerworks/data/library/techarticle/dm-0312swart1/figure3.jpg

http://www.ibm.com/developerworks/data/library/techarticle/dm-0312swart1/figure3.jpg

http://www.ibm.com/developerworks/lotus/library/ls-NDHistory/image3.jpg

http://www.imprivata.com/stuff/contentmgr/files/0/abd76a8b00884d3d171634595d1ac493/image/networksecurity_diagram.jpg

http://www.imprivata.com/stuff/contentmgr/files/0/abd76a8b00884d3d171634595d1ac493/image/networksecurity_diagram.jpg

http://www.informatica.com/INFA_Images/data_aggragation_diagram.gif

http://www.irene-db.org/images/info/fig1.jpg


• http://www.its.qmul.ac.uk/training/TNA/TNA%20Questionnaire.pdf

• http://www.jefraskin.com/wp-content/uploads/2010/11/TeamBuilding.jpg

• http://www.learnartificialneuralnetworks.com/images/aiimg3.jpg

• http://www.line-by-line.co.uk/FORECASTING.jpg

• http://www.mbaknol.com/wp-content/uploads/2010/09/system_analyst_mbaknol.jpg

• http://www.memorycard24.com/wp-content/uploads/2011/04/memory-card6.jpg

• http://www.merchantseek.com/images/merchant.jpg

• http://www.microsoft.com/enable/business/plan.aspx

• http://www.minich.com/education/psu/instructtech/softwareapps.htm

• http://www.moneymatterstome.co.uk/Images/Module4-

FinancialRecordsAndInformation/BankStatement.jpg

• http://www.networkingtipsblog.com/wp-content/uploads/2010/07/wan.jpg

• http://www.nos.org/srsec330/330L2.pdf

• http://www.npower.org/files/page/vendorguide.pdf

• http://www.nxtstp.com/images/nxtstp_gap_diag.gif

• http://www.pc1news.com/articles-img/small/magnetic_strip.gif

• http://www.pcc-services.com/images/peertopeer.png

• http://www.personal.psu.edu/glh10/ist110/topic/topic07/topic07_06.html

• http://www.productwiki.com/upload/images/logitech_wave_front_view.jpg

• http://www.prudentmovers.com/image/backgroundImages/recordRetention.jpg

• http://www.relationalcapitalgroup.com/wp-content/uploads/2010/07/gps.jpg

• http://www.rocknetworksolutions.co.uk/Images/Man%20doing%20maintenance.jpg

• http://www.screenscurtains.com/wp-content/uploads/2011/06/Touch-Screen.jpg

• http://www.semwisdom.com/blog/wp-content/uploads/data-analysis-cartoon-1.gif

• http://www.silanis.com/site/images/Solutions/Graphic_EVaulting.jpg

• http://www.simulationexams.com/tutorials/netplus/network-devices.htm&usg




http://www.jefraskin.com/wp-content/uploads/2010/11/TeamBuilding.jpg

http://www.learnartificialneuralnetworks.com/images/aiimg3.jpg

http://www.line-by-line.co.uk/FORECASTING.jpg

http://www.mbaknol.com/wp-content/uploads/2010/09/system_analyst_mbaknol.jpg


http://www.merchantseek.com/images/merchant.jpg





http://www.networkingtipsblog.com/wp-content/uploads/2010/07/wan.jpg

http://www.nos.org/srsec330/330L2.pdf


http://www.nxtstp.com/images/nxtstp_gap_diag.gif

http://www.pc1news.com/articles-img/small/magnetic_strip.gif


http://www.personal.psu.edu/glh10/ist110/topic/topic07/topic07_06.html

http://www.productwiki.com/upload/images/logitech_wave_front_view.jpg

http://www.prudentmovers.com/image/backgroundImages/recordRetention.jpg

http://www.relationalcapitalgroup.com/wp-content/uploads/2010/07/gps.jpg

http://www.rocknetworksolutions.co.uk/Images/Man%20doing%20maintenance.jpg

http://www.screenscurtains.com/wp-content/uploads/2011/06/Touch-Screen.jpg

http://www.semwisdom.com/blog/wp-content/uploads/data-analysis-cartoon-1.gif

http://www.silanis.com/site/images/Solutions/Graphic_EVaulting.jpg





• http://www.spamlaws.com/data-security.html

• http://www.stacksmag.net/wp-content/uploads/2011/03/cd-rom.jpg

• http://www.streamlineups.com/4.gif

• http://www.surveyxtreme.com/wp-content/uploads/2008/08/081308-1428-

excelmultip171.png

• http://www.tdcanadatrust.com/lending/images/cheque.jpg

• http://www.teach-

ict.com/ecdl/module_1/workbook2/miniweb/images/supercomputer.jpg

• http://www.tech-faq.com/data-management.html

• http://www.techiwarehouse.com/cms/engine.php?page_id=d9e99072

• http://www.techmynd.com/wp-content/uploads/2009/09/computerrootscustomxh5.jpg

• http://www.techsoup.org/learningcenter/networks/archives/page10190.cfm?cg=searc

hterms&sg=wireless%20network

• http://www.telecomfamily.com/wp-content/uploads/2010/07/video-conferencing1.jpg

• http://www.tps.com/Products/NFM/topography.gif

• http://www.ust.hk/itsc/antivirus/general/whatis.html

• http://www.vunveil.com/img/Company_166/Product/4406.jpg

• http://www.warepin.com/wp-content/uploads/2010/01/components-of-computer-

hardware.jpg

• http://www.webbannerdesign.net/wp-content/uploads/2011/08/Web-Page.jpg

• http://www.webopedia.com/FIG/OPER-SYS.gif

• http://www.webopedia.com/TERM/B/batch_processing.html

• http://www.webproworld.com/webmaster-forum/threads/76231-5-Steps-To-Data-

Processing

• http://www.wifinotes.com/computer-networks/computer-network-architecture.html

• http://www.wifinotes.com/images/wireless-networks.jpg

• http://www.wifinotes.com/index_files/client-server.png





http://www.streamlineups.com/4.gif

http://www.surveyxtreme.com/wp-content/uploads/2008/08/081308-1428-excelmultip171.png

http://www.surveyxtreme.com/wp-content/uploads/2008/08/081308-1428-excelmultip171.png

http://www.tdcanadatrust.com/lending/images/cheque.jpg




http://www.techiwarehouse.com/cms/engine.php?page_id=d9e99072

http://www.techmynd.com/wp-content/uploads/2009/09/computerrootscustomxh5.jpg



http://www.telecomfamily.com/wp-content/uploads/2010/07/video-conferencing1.jpg

http://www.tps.com/Products/NFM/topography.gif

http://www.ust.hk/itsc/antivirus/general/whatis.html

http://www.vunveil.com/img/Company_166/Product/4406.jpg



http://www.webbannerdesign.net/wp-content/uploads/2011/08/Web-Page.jpg

http://www.webopedia.com/FIG/OPER-SYS.gif




http://www.wifinotes.com/computer-networks/computer-network-architecture.html

http://www.wifinotes.com/images/wireless-networks.jpg

http://www.wifinotes.com/index_files/client-server.png


• http://www.wisegeek.com/ network-security.htm

• http://www.wisegeek.com/what-is-a-lan.htm

• http://www.wisegeek.com/what-is-an-intranet.htm

• http://www.wisegeek.com/what-is-a-vpn.htm

• http://www.wisegeek.com/what-is-a-wan.htm

• http://www.wisegeek.com/what-is-data-capture.htm

• http://www.wisegeek.com/what-is-data-processing.htm

• http://www.wisegeek.com/what-is-data-storage.htm

• http://www.xentrik.net/images/large-

images/simple_bookkeeping_software_business___productivity_tools_finance___ac

counting-86958.jpeg

• http://www-01.ibm.com/software/lotus/images/weekview.jpg

• http://www-03.ibm.com/ibm/history/exhibits/storage/images/PH2401.jpg

• https://www.infosecisland.com/blogview/12534-Top-Ten-Data-Security-

Breaches.html












http://www-01.ibm.com/software/lotus/images/weekview.jpg

http://www-03.ibm.com/ibm/history/exhibits/storage/images/PH2401.jpg




SELFEVALUERINGSRIGLYNE

Riglyne: Aktiwiteit 1

• Rekenaarkonferensies

In rekenaarkonferensies word rekenaarterminale gebruik wat verbind is aan ŉ

hoofraamrekenaar en wat deur al die deelnemers gebruik word. Vrae of kommentaar kan

ingesleutel word op die skerms en boodskappe word op die deelnemers se skerms

vertoon.

• Audiokonferensies

Deelnemers lewer en ontvang kommentaar oor die telefoon. Die deelnemers kan mekaar

nie sien nie – lyftaal speel dus nie ŉ rol nie. Audio konferensies word verbind deur

telefoon- en/of luidsprekerselfone.

• Videokonferensies

Videokonferensies maak gebruik van beeldsendapparatuur en -programmatuur (soos

televisie). Die voordeel wat videokonferensies bo audiokonferensies het, is die feit dat

individue mekaar kan sien en hoor.


ŉ Interaktiewe witbord met "elektroniese ink" en aanraakskerm, wat aan ŉ rekenaar en

projektor gekoppel word. Die aanbieder kan alles van een punt beheer. Die witbord

vergroot die beelde duidelik en kleurvol. Dit is moontlik om aantekeninge op die witbord

te skryf, wat dan direk geprojekteer word en wat ook onmiddellik uitgedruk kan word. Dit

is dus nie nodig vir deelnemers om notas af te neem nie.

Die voordeel wat die elektroniese witbord bo ŉ eenvoudige projeksiestelsel het, is dat dit

gebruik kan word as projeksieskerm en skryfoppervlak en waarvan die beelde gedruk kan

word. ŉ Elektroniese witbord stel opleiers en instrukteurs in staat om die rekenaar te

manipuleer deur net aan die witbord te raak. Die hele aanbieding kan gedruk, gestoor en

ge-e-pos word.

Selfevalueringsriglyne Bladsy 176




ŉ Omvattende behoeftebepaling kan waardevolle inligting voorsien soos:

• Wat tegnologie behels.

• Tegnieke en hulpbronne wat tans doeltreffend gebruik word.

• Tegnieke en hulpbronne wat nie doeltreffend gebruik word nie.

• Die identifikasie van die professionele ontwikkelingsbehoeftes van die personeel.

• Identifisering van bykomende hulpbronne wat benodig word.


Enige vyf (5) van die volgende:

Basiese behoeftebepalingstegnieke sluit die volgende in:

• direkte waarneming

• vraelyste

• oorleg met persone in sleutelposisies, en/of met spesifieke kennis

• oorsig van relevante literatuur

• onderhoude

Datastoring

Primêre datastoring

Sekondêre datastoring

Ter plaatse datastoring


Afstanddatastoring



• fokusgroepe

• toetse

• rekords


Hoofraamrekenaars word hoofsaaklik gebruik deur groot ondernemings vir kritiese

toepassings, soos verbruikerstatistieke en finansiële transaksieverwerking.

ŉ Superrekenaar is ŉ rekenaar wat geweldige ingewikkelde berekenings kan doen, oor

reuse geheues beskik en geweldig duur is. Die term “superrekenaar” verwys ook na ŉ

rekenaar wat ontwerp is om numeriese berekeninge teen die hoogste spoed, wat deur

die elektroniese tegnologie toegelaat word, uit te voer.


ŉ Magneetstrookkaart

Dit is ŉ kaart van plastiek of papier met ŉ magneetstrook waarop die

identifikasiebesonderhede van die houer aangeteken is. Magneetstrookkaarte word

algemeen gebruik vir toegangsbeheer by ingange en vir bevestiging van

gebruikersidentiteit (krediet- en debietkaarte).


ŉ Slimkaart

ŉ Slimkaart is ŉ plastiekkaart met ŉ ingeboude mikroskyfie (chip card). Die verwagting is

dat slimkaarte uiteindelik alle magneetstrookkaarte sal vervang. Die mikroskyfie in die

slimkaart bied ŉ aansienlik groter geheue om inligting te stoor as die magnetiese strook.

Die mikroskyfie is ook in staat om inligting te prosesseer. Die groter geheue en die

verwerkingsvermoë van die slimkaart, stel die houer van die kaart in staat om meer

funksies te verrig en bied ook verhoogde sekuriteit.

Een van die belangrikste funksies van die slimkaart is die vermoë om gebruik te word as

elektroniese kontant. Slimkaarte kan ook inligting veilig stoor wat dit ideaal maak as

identiteitskaarte en sekuriteitsleutels.


Die komponente van ŉ databasis:

• Tabelle



• Vorms

• Verslae

• Navrae

• Makro’s

• Modules


Tipiese stappe in die analise van data.

• Stap 1: Definiëring van die probleem

Die eerste stappe van data-analise bestaan uit take, wat net so kompleks is, as die

statistiese ontledings self. Die probleem wat ontleed moet word, word eerstens

gedefinieer. Vra die vraag: Wat is die doel van die navorsing? Hierdie vraag moet met

groot omsigtigheid beantwoord word. As die probleem nie korrek gedefinieer word nie,

sal die resultate van die analise nie geldig wees nie. ŉ Hipotese moet geformuleer word.

Ontwikkel dan ŉ navorsingsplan wat ŉ steekproef insluit en die data versamel, met behulp

van toepaslike dataversamelingsmetodes.

• Stap 2: Datavoorbereiding vir ontleding

Nadat die probleem gedefinieer en die data versamel is, moet die data voorberei word vir

die statistiese ontleding. Die data moet na ŉ data-analise- of sigbladprogram oorgedra

word. Dan moet die data nagegaan word vir akkuraatheid om te verseker dat die data

ontleed kan word met behulp van die gekose statistiese tegnieke.

• Stap 3: Toepassing van beskrywende statistiek

Nadat die data versamel en voorberei is, moet meer insig in die data bekom word deur

die toepassing van beskrywende statistiek. Beskrywende statistiek is maniere om die

data op te som. Byvoorbeeld, veronderstel ŉ onderneming wat 5 pretparke landswyd

bedryf, wil bepaal watter faktore ŉ rol speel in die bywoningsyfers van die verskillende

parke. Begin deur beskrywende statistiek toe te pas deur die pretparke te kategoriseer

ooreenkomstig bepaalde eienskappe: gemiddelde reënval en weersomstandighede in die

area van elke pretpark; veiligheidsmaatreëls by die onderskeie pretparke,

bemarkingsaksies by die onderskeie parke; georganiseerde speletjies by 2 van die parke

en kafeteriafasiliteite by die parke. Die gemiddelde inkomste per jaar van elk van die

parke word ook gelys.



• Stap 4: Toepassing van afleibare statistiek

Die toepassing van beskrywende statistiek het ŉ beter begrip van die data gegee. Die

volgende stap is die toepassing van afleibare (inferential) statistiese metodes wat die

hipotesestelling as uitgangspunt sal gebruik.

Byvoorbeeld, veronderstel twee van die parke het spesiale dames aangestel om na die

gesinne se behoeftes om te sien en die kinders besig te hou terwyl die ouers rustig

verkeer. Die voor-die-handliggende navorsingsvraag sal wees of die aanbieding van die

programme die inkomste van die pretparke verhoog en of daar ander faktore is wat ŉ rol

speel. Afhangende van die aard van die data, kan hierdie vraag beantwoord word met ŉ

verskeidenheid van statistiese tegnieke.

• Stap 5: Resultate

Sodra die toepaslike analises gedoen is, moet die resultate van die ontledings geëvalueer

en geboekstaaf word. Die skryf van die verslag, is ŉ verlengstuk van die analise. Dit

moet so aangebied word dat die bestemde teikengroep dit sal verstaan. Die statistiese

resultate kan omvangryk wees. Dit sal dus sinvol wees om die resultate in tabelle en

grafieke op te som en voor te stel.


Die drie basiese tipes inligting wat ŉ bestuursinligtingstelsel genereer.

• Gedetailleerde inligting bevestig transaksieverwerkingsaktiwiteite.

• Opsomming van inligting konsolideer data in ŉ formaat wat ŉ individu vinnig en

maklik kan nagaan.

• Uitsonderingsinligting verwys na inligting wat buite die normale toedrag van sake

is.


Die uitgebereide dataverwerkingsiklus in die korrekte volgorde:

Inisiëring, insette, prosessering en manipulasie, uitsette, verspreiding en kommunikasie,

berging, herwinning en reproduksie.


Die doel van netwerkargitektuur:

Die doel van netwerkargitektuur is om hulp en leiding te voorsien om ŉ hoë gehalte

netwerk te implementeer. Die netwerkargitektuur help nie net met die installering van die



netwerk nie, maar ook met probleemoplossing en die instandhouding van die netwerk.

Netwerkargitektuur help ook met netwerksekuriteit en dataherwinning in die geval waar

data, as gevolg van een of ander probleem of ramp (disaster recovery) verlore gegaan

het.

Netwerkargitektuur is saamgestel uit baie vlakke wat weer die kommunikasie-take in

kleiner dele verdeel. Elke deel word verder in subtake verdeel om die doelwitte te bereik.

Hierdie subtake het interaksie met die ander kommunikasieprosesse. Die skepping van

vlakke, hou die netwerkontwerp eenvoudig.


Voordele wat ŉ VPN oor ŉ tradisionele WAN het:

ŉ VPN netwerk verskil van ŉ WAN deurdat laasgenoemde gehuurde netwerklyne gebruik

wat verkeer tot slegs die onderneming se sakebedrywighede beperk. Dit is doeltreffend,

maar ŉ duur opsie, veral wanneer die netwerk groot areas beslaan. ŉ VPN kan uitgebrei

word en is meer kostedoeltreffend as die tradisionele WAN. ŉ VPN verbind operateurs,

internasionale kantore, geaffilieerde vennote en kliënte met mekaar en verhoog

produktiwiteit.


Werking van ŉ GPS:

Die globale posisioneringstelsel (GPS) is ŉ satellietgebaseerde navigasiestelsel wat

bestaan uit ŉ netwerk van satelliete wat in ŉ wentelbaan om die aarde geplaas is. GPS

was oorspronklik bedoel vir militêre toepassings, maar in die 1980's het die Amerikaanse

regering die stelsel beskikbaar gemaak vir burgerlike gebruik. Die GPS werk in enige

weerstoestande, oral in die wêreld en 24 uur per dag. Daar is ook geen ledegeld of

aanvanklike koste om ŉ GPS te gebruik nie. Die enigste uitgawe sal wees om ŉ

toepaslike GPS-toestel aan te koop.

GPS-satelliete sirkel twee keer per dag om die aarde in baie presiese wentelbane en

stuur seine na die aarde. GPS-toestelle gebruik hierdie inligting en bereken die presiese

ligging van die gebruiker deur middel van driehoeksmeting (triangulation). Die hele

beginsel agter die gebruik van satelliete vir GPS, is om die satteliete in die ruimte as

verwysingspunt vir plekke op die aarde te gebruik en so die gebruiker se posisie te

bepaal en dan op ŉ GPS- toestel se elektroniese kaart te vertoon.


www. a k a d e m i a . a c . z a

antoortegnologie behels hoofsaaklik rekenaartegnologieen sluit die instandhouding van apparatuur, program ma -tuur ontwikkeling, netwerke en tegniese ondersteuning in.

Moderne sakeondernemings regoor die wêreld maak staat optegnologie om ’n hoë standaard van doeltreffendheid en kliënte -diens in stand te hou. Sonder kundiges om tegnologie te ontwikkelen in stand te hou, sou ondernemings nie in staat wees om aanhulle tegnologiese behoeftes, wat inherent aan hul daagliksesakebehoeftes is, te voorsien nie. Een van die vernaamste redeswaarom ondernemings van tegnologie en kundiges op dié gebiedafhanklik geword het, is die spoed waarteen inligting verwerk kanword. E-pos is ’n goeie voorbeeld. Die tydperk wat dit vir ’n do -kument neem om ’n kliënt of sakevennoot te bereik, word tot dieminimum beperk. Sakeondernemings kan ook nuus ontvang watbelangrike insig kan bied in die huidige marktendense of veranderingein ’n kliënt se behoeftes.

Die spoed waarmee rekenaars take kan verrig, lei dikwels totverhoogde doeltreffendheid. ’nVerbeterde reaksietyd dra daartoe bydat ondernemings vinnig op probleme kan reageer. Inligtingstegnologiekan ook data in ’n toeganklike formaat stoor wat nie in liasseer -kabinette geberg hoef te word nie – dus word kantoorruimte gespaar.Nog ’n voordeel van tegnologie is die vermoë van rekenaars omverskeie take gelyktydig te verrig. Indien die apparatuur dit ondersteun,kan die operateur verskillende programme gelyktydig gebruik. Verderis rekenaars in staat om ingewikkelde berekeninge, soos wiskundigevergelykings, vinnig en akkuraat uit te voer.

Soos tegnologie meer algemeen word, word dit meer bekostigbaaren dit kan selfs daartoe lei dat sekere poste afgeskaf word. Pos uit -gawes en afleweringskoste kan ook daal as e-pos die kom mu ni kasie -medium van voorkeur word. Hoewel die onderneming vanteg nologiese kundiges afhanklik is om bedrywighede in stand te hou,is rekenaars ’n doeltreffende middel om arbeidskoste te verminder.

K

a k a d e m i aj o u o o p , a f r i k a a n s e l e e r t u i s t e

Documents

Kantoortegnologie en Dataverwerking OTD105