Kantor dari organisasi bisnis merupakan departemen pelayanan, namun berbeda dengan departemen lainnya yang hanya membawahi pada satu bidang, kantor administrasi melayani semua departemen agar semua pekerjaan organisasi berjalan secara efisien.

Kegiatan produksi dan penjualan relative mudah untuk diukur, namun kegiatan kantor sulit diukur, seperti kegiatan supervisi, merupakan barang tidak berwujud dan suit dinilai. Serta sulit untuk mengukur sumbangan kegiatan kantor terhadap keberhasilan bisnis. Ada pun kegiatan-kegiatan di kantor, meliputi :

1. Records dan reports. Records adalah pernyataan fakta atau pendapat tertulis yang penting untuk kebutuhan masa depan. Ini perlu untuk bahan pengambilan kepputusan dan sebagai bahan perbandingan. Dimana kantor biasanya menyimpan catatan-catatan penting atas masing-masing bidang dalam perusahaan.

2. Formulir. Formulir digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu departemen ke departemen yang lain, menstandarkan catatan, mengakumulasi data, mengurangi tulis menulis tangan yang tidak perlu, dan mengurangi kesalahan. Dimana setelah Asosiasi Nasional Manajemen Kantor secara nasional telah membuat penyeragaman formulir, terjadi penghematan yang sangat berarti.

3. Koresponden. Diperkirakan ada sepertiga pekerjaan kantor mengenai komunikasi tertulis, surat masuk, surat keluar, koresponden antara departemen, dan memo. Manajemen kantor bertanggung jawab mengawasi komunikasi tertulis ini, khususnya surat menyurat.

Kualifikasi dari Manajer Kantor. Kualifikasi yang dibicarakan disini ditinjau dari sudut kepribadian dan latar belakang kualitas kepribadian, pendidikan dan latihan serta pengalaman bisnisnya, yang terdiri atas :

a. Kualitas pribadi. Kualitas yang harus dimiliki antara lain : mampu memimpin, mampu berpikir dan merencanakan, mampu melihat keseluruhan aspek organisasi secara menyeluruh dan tidak terpisah-pisah, memiliki kemampuan administrative, kemampuan menjual serta kemampuan untuk mempengaruhi seseorang, dan masih banyak lagi.

b. Pendidikan dan latihan. Sekarang ini banyak kursus diadakan untuk meningkatkan pengetahuan dalam bidang administrasi kantor, demikian pula terhadap mata kuliah yang berhubungan dengan manajemen kantor yang terdapat pada perguruan tinggi. Dimana pengetahuan ini sangat membantu karir seseorang dalam manajemen kantor bisnis.

c. Pengalaman. Pekerjaan anda akan membawa anda berhubungan banyak dengan orang lain dalam bidang bisnis. Ini berarti menambah luas pengalaman praktis bisnis anda dan akan meningkatkan penetahuan anda lebih baik.

Kebutuhan sekretaris dalam bisnis. Sekretaris mengetahui segala sesuatu yang berjalan dikantor, sebab sekretaris adalah orang yang penting dan seringkali memimpin posisi eksekutif. Sekretaris adalah pekerja profesional, dia berhubungan rapat dengan para karyawan, mengawasi pekerjaan personil lainnya, dan bertanggung jawab terhadap banyak pekerjaan administratif yang penting.

Ergonomics. Ergonomics adalah suatu studi ilmiah tentang hubungan karyawan dengan lingkungan fisik termasuk di dalamnya hubungan dengan kantor dan segala peralatan serta sistem yang digunakan. Faktor ergonomics dapat dilihat dari segi : efek psikologis, efek phisiologis, efek sosiologis, dan komunikasi.

Suatu hal yang sangat perlu diperhatikan dan diatur oleh administrasi perkantoran ialah kegiatan perjalanan bisnis. Biasanya perusaan menyediakan anggaran tertentu dalam perjalanan bisnis. Dimana sekretaris yang mengurus perjalanan bisnis harus paham dan mengerti seluk beluk biro perjalanan, kendaraan yang akan digunakan, pemesanan tiket pesawat, kereta api atau kapal, tempat-tempat yang akan dihubungi, hotel, urusan paspor dan visa, keuangan, dokumen-dokumen yang akan dibawa, tempat yang akan disinggahi dan sebagainya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengaturan perjalanan bisnis : organisasi dan prosedur travel, persiapan itinerary, tipe perjalanan, dokumen yang dibawa, dan tindak lanjut.

Konferensi atau konvensi didefinisikan sebagai pertemuan formal dari sekelompok oorang dengan tujuan tertentu. Konferensi ini disponsori oleh sebuah lembaga atau perusahaan.Meetings atau rapat. Para pimpinan atau manajer diperkirakan menghabiskan sepertiga waktunya untuk rapat dan menghasiskan 15 persen anggaran belanja perusahaan untuk keperluan rapat. Nampaknya perusahaan atau sebuah lembaga tidak bisa hidup tanpa rapat.