KD 2.pptx

7/23/2019 KD 2.pptx

http://slidepdf.com/reader/full/kd-2pptx 1/24

JENIS-JENIS, PERAN, RUANGLINGKUP DAN TUGAS

DOKUMENTASI

By : Ika Ningrum

7/23/2019 KD 2.pptx


Pokok Baa!an :

Jenis-jenis DokumentasiPeran dokumentasi

Ruang lingkup dokumentasi

Tugas dokumentasi

7/23/2019 KD 2.pptx


J"ni!-#"ni! Dokum"n

$% Di&in#au 'ari !"gi ("makaiannya

a. Dokumen pribadi

Digunakan untuk membuktikan peristiwa

penting yang terjadi pada diri sendiriEx : KTP !"# !urat nika$ piagam dll.

b. Dokumen niaga

Digunakan sebagai alat pembuktian

peristiwa penting dlm kegiatan jual beli %perniagaan.

Ex : surat sa$am kuitansi wesel dll.

7/23/2019 KD 2.pptx


&. Dokumen sejara$

Digunakan untuk membuktikan peristiwapenting yang terjadi pada masa lalu.

Ex : 'osil 'oto perjuangan (lm )*+!%PK" tugu prasastidll

d. Dokumen pemerinta$

Digunakan untuk membuktikan peristiwapenting yg terjadi dalam suatu negara.

Ex : ,,D /0 Perda 1aska$ kerjasamaantar negara dll.

7/23/2019 KD 2.pptx


)% Di&in#au 'ari !"gi ni*ai gunanya%

a. 1ilai penerangan

!urat ber$arga yg digunakan sbgpembuktian dlm memberikan in'ormasipada masyarakat

b. 1ilai perdagangan

!urat ber$arga untuk pembuktian dalamtransaksi perniagaan

&. 1ilai 2uridis

!urat ber$arga yg digunakan utk

pembuktian s&r $ukum di muka pengadiland. 1ilai $istoris

!urat ber$arga untuk pembuktian peristiwapenting di masa lalu

7/23/2019 KD 2.pptx


+% Di&in#au 'ari !"gi !um"r

a. Dokumen pemerinta$Ex : Perda ,, pajak !uratKeputusan dll

b. Dokumen swasta

Ex : akta notaris 3isum dokter dll

&. Dokumen kontrak dagang

Ex : surat perjanjian surat kontrak

dlld. 4kti3itas lembaga persurat kabaran

Ex : kliping

7/23/2019 KD 2.pptx


% Di&in#au 'ari !"gi .ung!i

Dibagi menjadi dua yaitu :a. Dokumen dinamis

Dokumen yg dipakai se&ara

langsung dlm pekerjaan kantorb. Dokumen statis

Dokumen yg suda$ tidak

dipergunakan se&ara langsungdlm pekerjaan kantor

7/23/2019 KD 2.pptx


/% Di&in#au 'ari !"gi ("n"*i&ian

a. Dokumen primer

Dokumen yg berisi penelitian langsung darisumbernya

Ex : paten penelitian skripsi tesis disertasi

b. Dokumen sekunder

Dokumen yg berisi in'ormasi literaturprimer

Ex : autobiogra( dll

&. Dokumen terteirDokumen yg berisi mengenai in'ormasiliteratur sekunder.

Ex : buku teks buku panduan dll

7/23/2019 KD 2.pptx


0% Di&in#au 'ari !"gi ruang *ingku( 'an1!ik

a. Dokumen literal

Dokumen yg di&etak ditulisdigambar dan direkam.

Ex : buku majala$ koran (lm dll

b. Dokumen kolporal

Dokumen yg berwujud benda sejara$

&. Dokumen pri3atDokumen yg berwujud suratmenyurat%arsip.

7/23/2019 KD 2.pptx


P"ran 'an k"gunaan

'okum"n&a!i

#enyediakan keterangan atauin'ormasi sebagai dasarpengambilan keputusan

#elayani pengembangan ilmupengeta$uan pada umumnya

dan spesialisasi ilmu padak$ususnya

7/23/2019 KD 2.pptx


P"ran 'an k"gunaan

'okum"n&a!i#engola$ dan menyebarluaskan

isi in'ormasi intelektual dokumen

yang ada di perpustakaanmuseum dan kearsipan

#enunjang penelitian untukkemajuan organisasi

7/23/2019 KD 2.pptx


Ruang Lingku(

Dokum"n&a!i!eperti yang tela$ dijelaskansebelumnya ba$wa dokumentasi jika

ditinjau dari segi ruang lingkup ataubentuk (siknya dibedakan menjadi *ma&am yaitu :

Dokumen literal

Dokumen yang di&etak ditulis dandisebarluaskan

5onto$ : 6uku majala$ koran dsb

7/23/2019 KD 2.pptx


Ruang Lingku(

Dokum"n&a!iDokumen korporal

Dokumen yang berwujud benda-benda

sejara$.5onto$ : uang kuno ar&a batu prasasti teks,,D /0 dsb

Dokumen pri3at

Dokumen yang berwujud surat atau arsipyang biasa disimpan dengan sistem kearsipan

5onto$ : surat masuk atau keluar di suatuperusa$aan.

7/23/2019 KD 2.pptx


K"gia&an 2 Tuga!

Dokum"n&a!i. #en&ari dan mengumpulkan ba$an-ba$an

yang bernilai

7. #en&atat dokumen*. #enyusun dan mengola dokumen

/. #ereproduksi dokumen

0. #enyortir dokumen

8. Penyajian dan pendistribusian dokumen

9. #emeli$ara dan merawat sertamenyimpan dokumen.

7/23/2019 KD 2.pptx


$% M"n3ari 'an m"ngum(u*kan

aan-aan yang "rni*aiDapat dilakukan dengan &ara :

a. awan&ara % inter3iew

b. #embuat lembar pertanyaan

&. Pengamatan atau obser3asi

d. #enelusuri koleksi buku atauketerangan lainnya

7/23/2019 KD 2.pptx


!edangkan pengadaan dokumendapat dilakukan dengan &ara :. Tukar menukar in'ormasi

7. #emberikan in'ormasi*. #enerima in'ormasi/. 6erlangganan

0. Pembelian

7/23/2019 KD 2.pptx


)% P"n3a&a&an Dokum"n

,ntuk pen&atatan dokumen dilakukanpada buku induk dokumen.

No

Uru&

Tg*

P"n3a&a&an

Ju'

u*

P"nyu!

un

Ko&a

&m(&&"ri

&

P"n"r

i&

Tn

T"ri&

Jm* 4ara

("ro*"an

K"&

7/23/2019 KD 2.pptx


+% M"nyu!un 'an m"ngo*a

'okum"nProsedur yang $arus ditempu$ :

. #en&ari dan memili$ dokumenyang akan dijadikan ba$andokumentasi

7. #engkaji dan melengkapi se&ara

seksama isi dokumen

*. #embuat ringkasan dari dokumen

7/23/2019 KD 2.pptx


/. #enetapkan dokumentasi yangtela$ selesai menjadi ba$andokumentasi

0. #engelompokkan $asil pengola$anke dalam klari(kasi tertentu

8. #enyebarluaskan denganmenggandakan dokumen

7/23/2019 KD 2.pptx


% M"r"(ro'uk!i

'okum"n#ereproduksi dokumen adala$menggandakan ataumemperbanyak dokumen.

7/23/2019 KD 2.pptx


/% M"nyor&ir 'okum"n

4dala$ kegiatan memisa$-misa$kandokumen menurut jenis dan

kegunaannya.#a&am-ma&am ringkasan% ekserp :

Ekserp anotati'

Ekserp indikati' Ekserp in'ormarti'

7/23/2019 KD 2.pptx


0% P"nya#ian 'an

("n'i!&riu!ian 'okum"n4dala$ kegiatan menyajikan danmenyampaikan%mendistribusikan

kan dokumen kepada pemakai jasain'ormasi.

Distribusi dokumen dibagi menjadi 7

yaitu :Di!&riu!i ak&i., dilakukan karenapekerjaan rutin

Di!&riu!i (a!i., dilakukan

7/23/2019 KD 2.pptx


!edangkan pelayanan dalam

pendistribusian dokumendibedakan menjadi * jenis.

7/23/2019 KD 2.pptx


5% M"m"*iara 'an m"ra6a& !"r&am"nyim(an 'okum"n

4dala$ kegiatan memeli$ara merawat sertamenyimpan dokumen yang bernilai dan biladibutu$kan selalu dalam keadaan siap pakai.

Dokumen asli ter&etak seperti warkat dansurat-surat lainnya yang berbentuk lembarandisimpan menurut sistem kearsipan

sedangkan untuk dokumen tak ter&etakdisimpan dengan mempergunakan (lmmi&ro (lm piringan $itam pita kaset dan3ideo kaset.

Documents

KD 2.pptx