Kebijakan Kearsipan Nasional[Keterkaitan UU Kearsipan dengan Keterbukaan Informasi

Publik]

Negara Kesatuan Republik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia

Peta Pulau Kalimantan (Kaart van het Eyland Borneo),Tanpa tahun (+ 1900)

ANRI: J. Van Braam et G.Onder de Linden exc Cu.m Privilegie No.2.

V I S I

Arsip sebagai simpul pemersatu

bangsa

Misi ANRI1. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung

manajemen pemerintahan dan pembangunan.2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas

kinerja organisasi.3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah 4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan

jatidiri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.

5. Memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan bagi kesejateraan rakyat sesuai peraturan perUndang-Undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa.

Proklamasi

17

18

19

Pentingnya ArsipSeorang penulis berkata: “mempelajari sejarah adalah omong

kosong”. “History is bunk”, katanya. Penulis ini tidak benar.

Sejarah adalah berguna sekali. Dari mempelajari sejarah

orang bisa menemukan hukum-hukum yang menguasai

kehidupan manusia. Salah satu hukum itu ialah: bahwa tidak

ada bangsa bisa menjadi besar dan makmur zonder kerja.

Terbukti dalam sejarah segala zaman, bahwa kebesaran

bangsa dan kemakmuran tidak pernah jatuh gratis dari langit.

Kebesaran bangsa dan kemakmuran selalu “kristalisasi”

keringat. Ini adalah hukum, yang kita temukan dari

mempelajari sejarah. Bangsa Indonesia, tariklah moral

dari hukum ini!

(Presiden Soekarno, Pada HUT RI ke VI)

PENTINGNYA ARSIP“Apabila dokumen2 negara terserak pada berbagai tempat tanpa adanja suatu mekanisme jang wadjar, jang dapat menundjukkan adanja dokumen2 tersebut, apabila berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan se-mata2 karena tidak disadari nilai2 dokumen2 tersebut oleh sementara pedjabat, maka pemerintah tentu akan menanggung akibat dari pada hilangnja informasi, jang dapat menjulitkan pemerintah dalam usaha2-nja memberi pelajanan kepada rakjat.”

[Soeharto, Presiden Republik Indonesia 1969]

1. Membangun jati diri, identitas dan membangun rasa kesatuan, dan persatuan merupakan keharusan, karena semangat berbangsa, bernegara, dan bermasyarakat dalam menjaga keutuhan NKRI dari ancaman disintegrasi bangsa.

2. Krisis multi dimensi setelah runtuhnya ORBA telah membawa pengaruh yang besar terhadap semakin lemahnya rasa kepercayaan diri dalam berbangsa dan bernegara, sikap menguatnya ketergantungan, sikap apatis, inferioritas.

3. Menipisnya semangat nasionalisme dan patriotisme berakibat melemahnya kemampuan bangsa dalam mengelola ciri keindonesiaan yang saling toleransi, saling menghormati, kekeluargaan dan kebersamaan.

4. Sehingga menurun sikap rasa cinta tanah air, bangsa, dan negara Indonesia menimbulkan sikap kohesifitas kelompok etnik, kedaerahan dan keagamaan, sehingga dapat menimbulkan konflik horizontal, kegiatan separatisme, terorisme, dsb.

Akibatnya terjadi perubahan sikap hidup materialistik, individualistik, hedonistik dan presentik

Orientasi hidup kekinian yang cenderung melupakan masa lalu dan mangabaikan masa depan

Pencerminan adanya pendangkalan rasa kesadaran sejarah (historical consciouness)

Perlu membangun kembali rasa kesadaran sejarah bangsa (historical national consciouness)

Dimana rekaman itu diperoleh ?

Arsip (sebagai rekaman sejarah masa lalu)

(Prof. Djoko Suryo, Akuisisi arsip sebagai Upaya Membangun Identitas Dan Jati Diri Bangsa, Rakor Akuisisi dan Penyerahan Arsip, Badan Arsip Daerah Jawa

Timur, 28 November 2005)

Berbagai perubahan penting pada tahun 1998 menjadi tonggak dimulainya era reformasi : di bidang politik, pemerintahan, hukum, ekonomi, dan birokrasi, yang dilandasi oleh keinginan untuk mewujudkan pemerintahan demokratis dan mempercepat terwujudnya kesejahteraan rakyat.

“….Nasionalisme, Patriotisme, Wawasan Kebangsaan, Rasa Kebangsaan, Cinta Tanah Air adalah sesuatu yang harus kita kemas kini kan, kita aplikasikan, kita aktualisasikan menghadapi tantangan masa sekarang ini.”

(Sambutan Presiden RI pada acara Pembekalan Wawasan Kebangsaan kepada Peserta Pelayaran VI/2006 di Istana Negara, 11 Juli 2006)

Pertama adalah hubungan pendidikan dengan pembentukan watak, atau yang kita kenal dengan character building.

Kedua, kaitan pendidikan dengan kesiapan dalam menjalani kehidupan setelah seseorang selesai mengikuti pendidikan itu.

Ketiga, kaitan pendidikan dan lapangan pekerjaan, yang ini juga menjadi prioritas dalam pembangunan 5 tahun mendatang.

Keempat, bagaimana kita membangun masyarakat berpengetahuan atau knowledge society yang kita mulai dari meningkatkan basis pengetahuan masyarakat.

Kelima atau yang terakhir, bagaimana kita bisa membangun budaya inovasi, the culture of innovation yang sangat diperlukan agar negara kita benar-benar menjadi negara yang maju di abad 21 ini.(Sambutan Presiden Republik Indonesia Pada Acara “Puncak

Peringatan Hari Pendidikan Nasional Tahun 2010” Istana Negara, 11 Mei 2010)

Wawasan kebangsaan merupakan jiwa, cita-cita, atau falsafah hidup yang tidak lahir dengan sendirinya. Ia sesungguhnya merupakan hasil konstruksi dari realitas sosial dan politik (socially and politically constructed). (Bennedict Anderson, 2002)

Amanat Presiden tentang “Nation and Character Building” Tahun 1963

1.Dalam amanat saja, Lahirnja Pantjasila, saja telah mengemukakan fikiran-fikiran jang mendasari proses “NATION BUILDING”, jaitu adanja keinginan bersama untuk membangunkan djiwa Bangsa jang bersatu, persatuan karakter karena persamaan nasib dan patriotisme.

2.Proses “NATION BUILDING” itu terus-menerus memerlukan aktivitas jang dinamis, pemupukan mental dan djiwa jang ingin bersatu, persamaan watak atas dasar persamaan nasib, patriotisme, rasa setia-kawan dan rasa loyal terhadap Tanah Air Indonesia.

Siapa jang tidak berdiri diatas landasan “NATION BUILDING” tadi, sesungguhnja dihinggapi oleh penjakit “retak dalam djiwa”, karena mungkin djiwanja dikuasai oleh loyalitas-kembar atau loyalitas-ganda.

Amanat Pemimpin Besar Revolusi

3.Saja membenarkan usaha-usaha djiwa muda dalam pembinaan kesatuan Bangsa ini, dengan menghilangkan sikap-sikap dan sifat-sifat menjendiri (eksklusivisme), dengan djalan penjatuan, pembauran (asimilasi) dalam tubuh Bangsa Indonesia.

4.Saja gandrung akan kesatuan dan persatuan Bangsa Indonesia, saja tidak mau mengenal pembatasan “asli” dan “tidak asli”, persukuan, serta pementjilan-pementjilan jang berupa apapun dalam kesatuan tubuh Bangsa Indonesia.  Bogor, 15 Djuli 1963. PEMIMPIN BESAR REVOLUSI BANGSA INDONESiA,

S U K A R NO

Amanat Pemimpin Besar Revolusi (lanjutan)

1.Orde Lama Presiden Republik Indonesia yang Pertama (Ir. Soekarno)telah meletakan bentuk/bangunan negara

bangsa (National-State) tetapi juga dengan dasar filosofi negara/ pandangan hidup negara(philosipiche gronslaag)

Nation and character buildingIndonesia dikagumi dan dihormati oleh bangsa-

bangsa di Asia-Afrika (Konfrensi Asia Afrika 1955)Kemudian sejarah mencatat tidak berlanjut

karena ditunggangi kepentingan politik yaitu “Politik sebagai Panglima”

Perkembangan Pembangunan Karakter Bangsa Sejak Kemerdekaan

2.Orde BaruKonsep “Manusia Indonesia Seutuhnya” melalui

P4 (Pedoman, Penghayatan dan Pengamalan Pancasila),

Kemudian sejarah mencatat tidak berlanjut karena sifat indoktrinasi dan tiada contoh “keteladanan” dan ditunggangi kepentingan politik yaitu “ekonomi sebagai panglima”

3.Orde ReformasiKonsep “ Desain Induk Pembangunan Karakter

Bangsa” Perkembangan ke depan ?

Perkembangan Pembangunan Karakter Bangsa Sejak Kemerdekaan

“ Karakter bangsa khususnya pada generasi muda/pelajar

Indonesia”

Pancasila

Karakter- latin ”kharakter”, ”kharassein”, dan “kharax”, Inggris “character”, Yunani “character” dari “charassein” yang berarti membuat tajam, membuat dalam. Kamus Purwadarminta karakter diartikan “sebagai tabiat, watak, sifat-sifat kejiwaan atau akhlak atau budi pekerti yang membedakan seseorang dari pada yang lain”. (Posted on 03/05/2010 by adetruna)

Perubahan dan/atau penambahan kurikulum yang diinginkan:

Berbagai perubahan penting pada tahun 1998 menjadi tonggak dimulainya era reformasi : di bidang politik, pemerintahan, hukum, ekonomi, dan birokrasi, yang dilandasi oleh keinginan untuk mewujudkan pemerintahan demokratis dan mempercepat terwujudnya kesejahteraan rakyat.

Reformasi Penyelenggaraan Negara

Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Perkembangan Teori Kearsipan

Diprakarsai oleh International Council on Archives (ICA), beberapa

universitas seperti University of British Columbia UBC (Kanada)University of Pittsburgh (Amerika) Monash University

(Australia)serta Lembaga Riset Kearsipan “InterPARES” (International Research of Permanent Authentic Records in Electronic Systems)

37

a

TatalaksanaSistem, proses dan prosedur kinerja yang jelas, efisien, efektif, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance

E. Goverment (Inpres No. 3 Tahun 2003)

Program Tata Arsip Dinamis(Berbasis TI & Kom)

Peran ANRI sesuai amanat UU No. 43/2009 dalam isi pokok

GDRM RB Nasional

Implementasi SKN-SJIKNK/L Pusat-Daerah

Prioritas:1. Design Sistem 4. Supervisi & Monitoring 2. Implementasi Try Out 5. Penyempurnaan3. Pembinaan

SKN SJIKN

SIKD SIKS

38

Area Perubahan Hasil yang Ingin Dicapai

Area Perubahan dan Hasil yang Ingin Dicapai dalam Reformasi Birokrasi

KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL( UU No. 43 Tahun 2009 )

1. ANRI adalah lembaga kearsipan nasional wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional yang diterima dari:a. lembaga negara;b. perusahaan;c. organisasi politik;d. organisasi kemasyarakatan; dane. perseorangan.

2. ANRI memiliki tugas melaksanakan pembinaan kearsipan secara nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi dan dilaksanakan secara terkoordinasi dengan lembaga terkait.

3. Untuk kepentingan penyelamatan arsip pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan berbangsa dan bernegara, ANRI dapat membentuk depot dan/atau tempat penyimpanan arsip inaktif yang berfungsi sebagai penyimpan arsip inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan.

(Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009)

40

GOAL OF RECORD MANAGEMENT

• THE RIGHT INFORMATION IN THE RIGHT PLACE AT THE RIGHT TIME

Manajemen Arsip Dinamis(Records Management)

Life Cycle of Records (1st Cycle)

PenciptaanPenciptaan(Creation)(Creation)

Penggunaan Penggunaan (Use) &(Use) &

PemeliharaanPemeliharaan(Maintenance)

PenyusutanPenyusutan(Disposition)(Disposition)

Manajemen Arsip Dinamis(Records Management)

DAUR HIDUP ARSIP(Life Cycle of Records)

PENGGUNAAN PENGGUNAAN

&&PEMELIHARAAPEMELIHARAA

NN

PENYUSUTANPENYUSUTAN

PENCIPTAAN PENCIPTAAN

* Disain Formulir & Manajemen* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah* Manajemen Laporan* Manajemen Produk Hukum

* Pengurusan Surat* Sistem Pemberkasan dan Temu Balik* Manajemen Arsip aktif* Manajemen Arsip Inaktif* Program arsip Vital* Disaster prevention & recovery plan* Program Perawatan

*Survei/Inventarisasi arsip* Penilaian arsip* Jadwal retensi* Pemindahan arsip inaktif* Pemusnahan* Penyerahan arsip Statis ke ANRI

48

DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP

ADMINISTRASI

• Perubahan cara bekerja• Perubahan cara berkomunikasi• Perubahan persepsi tentang efisiensi • Perubahan dalam penciptaan,

pengelolaan dan penggunaan informasi/arsip

• Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola arsip

OBJECTIVE OF INFORMATION MANAGEMENT

• Meet Business Needs• Provide Data and Information that is:

– Timely– Accurate– Cost-effective– Accessible– Useable

5151

BENTUK LAHAN BARU ARSIPBENTUK LAHAN BARU ARSIP

E-mail Website Internet Basisdata Dokumen Multimedia Spread Sheet, dll.

E-mail Website Internet Basisdata Dokumen Multimedia Spread Sheet, dll.

52

KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP

KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP

• Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual

• Dari gedung ke server

• Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)

5353

KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIPKEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP

• Penemuan kembali yang efisien • Kontrol akses• Akses jarak jauh• On-line Finding Aid • EAD: Encoded Archival Description

5454

DAMPAK TERHADAP KOMUNIKASIDAN DISEMINASI ARSIPDAMPAK TERHADAP KOMUNIKASIDAN DISEMINASI ARSIP

• Penggunaan intranet dan internet• Penggunaan surat elektronik (e-mail)• Penggunaan situs-web (website dan portal• Perhatian pimpinan terhadap pemanfaatan

teknologi informasi dan komunikasi (TIK)

Peran Kearsipan dalam Pelaksanaan UU ITE dan UU KIP

Pengelolaan arsip dalam kaitannya denganUU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan

transaksi Elektronik

Pengelolaan arsip dalam mendukung Reformasi Birokrasi

Pengelolaan arsip dalam pelayanan Informasi Publik

Pengelolaan arsip dalam mendukung UU No 14 Tahun 2008

Arsip Sebagai Alat Bukti

ARSIP/DOKUMEN (ELEKTRONIK)

Dalam Dictionary of Archival Terminology yang

dikeluarkan ICA, menyebutkan bahwa arsip

elektronik adalah

“Records/archives usually in code, recorded on

a medium such as magnetic tape, punched

card, whose contents are accessible only by

machine and organize in accordance with the

principle of provenance as district from data

archives”

Dokumen Elektronik adalah setiap informasi yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh oleh orang yang mampu memahaminya.

(UU ITE Pasal 1 angka 4)

Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan berdasarkan asas kepastian hukum, manfaat, kehati-hatian, iktikad baik, dan kebebasan memilih teknologi atau netral teknologi.

ASAS DAN TUJUAN ITE

(UU ITE Pasal 3)

Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk:a. mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai

bagian dari masyarakat informasi dunia;b. mengembangkan perdagangan dan

perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat;

c. meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik;

d. membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap Orang untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal mungkin dan bertanggung jawab; dan

e. memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi.

Tujuan lanjutan .....

ASAS DAN TUJUAN ITE

(UU ITE Pasal 4)

Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.

( Ayat (1) Pasal 5 UU ITE)

( Ayat (4) Pasal 5 UU ITE)

Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk:a.surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis; danb.surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

(UU ITE Pasal 5Ayat (1))

Dalam hal terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam Pasal 5 ayat (4) yang mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli, Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan.

Alat bukti penyelidikan, penuntutan dan pemeriksaan di sidang pengadilan menurut ketentuan Undang-undang ini adalah sebagai berikut:

a. alat bukti sebagaimana dimaksud dalam ketentuan Perundang-undangan; danb. alat bukti lain berupa Informasi Elektronik dan /atau Dokumen elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 angka 1 dan angka 4 serta Pasal 5 ayat (1), ayat (2), dan ayat (3)

(UU ITE Pasal 44)

UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010 UU ini mendorong peningkatan kualitas UU ini mendorong peningkatan kualitas

pelayanan publik melalui pengelolaan pelayanan publik melalui pengelolaan dan pelayanan informasi yang mudah dan pelayanan informasi yang mudah diakses masyarakatdiakses masyarakat

UU ini mendorong Reformasi birokrasiUU ini mendorong Reformasi birokrasi Sejak dini harus dipersiapkan berbagai Sejak dini harus dipersiapkan berbagai

perangkat agar implementasi UU KIP perangkat agar implementasi UU KIP dapat dilakukan secara konsistendapat dilakukan secara konsisten

PengertianPengertian• INFORMASI PUBLIK adalah informasi yg INFORMASI PUBLIK adalah informasi yg

dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu BADAN PUBLIK dan/atau diterima oleh suatu BADAN PUBLIK yg berkaitan dgn penyelenggaraan negara yg berkaitan dgn penyelenggaraan negara (Psl 1 ayat 2).(Psl 1 ayat 2).

• BADAN PUBLIK adalah lembaga eksekutif, BADAN PUBLIK adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yg fungsi legislatif, yudikatif, dan badan lain yg fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dgn dan tugas pokoknya berkaitan dgn penyelenggaraan negara, yg sebagian atau penyelenggaraan negara, yg sebagian atau seluruh dananya berasal dari APBN dan/atau seluruh dananya berasal dari APBN dan/atau APBD (Psl 1 ayat 3).APBD (Psl 1 ayat 3).

• KOMISI INFORMASI adalah lembaga mandiri KOMISI INFORMASI adalah lembaga mandiri yg berfungsi menjalankan UU ini dan yg berfungsi menjalankan UU ini dan peraturan pelaksanaannya, menetapkan peraturan pelaksanaannya, menetapkan juknis standar layanan informasi publik dan juknis standar layanan informasi publik dan menyelesaikan sengketa informasi publik menyelesaikan sengketa informasi publik melalui mediasi dan/atau ajudikasi non melalui mediasi dan/atau ajudikasi non litigasi (Psl 1 ayat 4).litigasi (Psl 1 ayat 4).

BAB X A Hak Azazi Manusia (Perubahan II UUD 1945 Tahun 2000)

Pasal 28F

Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala saluran yang tersedia.

Hak untuk memperoleh informasi merupakan hak azasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis

Sejarah keterbukaan arsip/informasi (arsip merupakan rekaman informasi/record information) dimulai bersamaan dengan instansi kearsipan modern (tempat penyimpanan

yangterbuka untuk umum)

Dimulai setelah Revolusi Perancis 1789 (Liberte, Egalite, dan Fraternite)

Meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini:1.Adanya tanggung jawab negara memelihara administrasi pemerintah masa lalu;2.Adanya institusi kearsipan yang berdiri sendiri di suatu negara;3.Perlunya dimungkinkan dan diatur penggunaan arsip untuk masyarakat umum/publik

PENGERTIANKeterbukaan dalam Kearsipan dikenal

istilah:1. Access:

- The availability of Record/ Archives for Consultation as a result both of legal authorisation and the existence of finding aids.- In automatic data processing the method of placing data into and retrieving it from a memory, e.g. direct access, random access, sequential access.

2.Toegankelijkheid (existences of finding aids) en

openbaarheid (legal authorisation)

(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)

Pengertian Lain1. Clearance An Administrative determination than an individual may

have acces to restricted records or information of a specified category

2. Resticted AccessA limitation on acces to records/archives or to individual documents to information of specified type, imposed by general or specific regulations detemining acces date or general exclussions from acces

3. Security Classification The restriction on acces to and use of records/archives or information therein imposed by a government in the interests of national security. The records or information concerned are referect to classified records or classified information

(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)

Isi Access menjelaskan:

1. Pengguna (siapapun dilayani);2. Kepekaan Informasi ( dalam perlindungan pribadi);3. Pembatasan ( dari instansi pencipta);4. Standar dan Indeks (sarana temu balik);5. Pelayanan Copy (arsip/dokumen);6. Hak Cipta (intelektual);7. Pengawasan terhadap khasanah arsip (holding)8. Kondisi fisik arsip (media rekam);9. Pengamanan arsip/dokumen (tidak menunjukkan

asli arsip/dokumen);10.Kebijakan pada pengguna ruang baca (reading

room).

Pengecualian KeterbukaanArsip statis harus dibuka untuk publik, karena tujuan lembaga kearsipan didirikan ketersiedian arsip statis untuk dipergunakan, tetapi dalam keadaan tertentu halangan kebebasan (untuk mendapat informasi) dapat dihilangkan karena 4 (empat) hal:

1. Arsip statis yang berisi tentang militer yang dapat mempengaruhi keamanan dan keselamatan bangsa masa sekarang dan yang akan datang. Tidak semua arsip militer tertutup, arsip tentang sejarah militer dapat dibuka untuk publik bila pembukaannya tidak bertentangan dengan keamanan dan keselamatan negara;

2. Arsip yang berisi kebijaksanaan Luar Negeri, kebijaksanaan yang menentukkan hubungan dari pemerintah dengan pemerintah lain yang bersifat peka harus tetap tertutup untuk beberapa sebelum dapat dibuka kepada publik declassified

3. Arsip tentang rahasia bisnis/ finansial perusahaan;

4.Arsip yang berisi informasi pribadi (privacy):− marital status− finger print− medical history− personal information bank

(TR Schellenberg, Modern Archives, Principles And Techniques)

ASAS :1. Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat

diakses oleh setiap Pengguna Informasi Publik.2. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat ketat dan

terbatas.3. Setiap Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap

Pemohon Informasi Publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara sederhana.

4. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan Undang-Undang, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan saksama bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar dari pada membukanya atau sebaliknya.

(pasal 2 UU KIP)

TUJUAN:a. menjamin hak warga negara untuk mengetahui

rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan publik;

b. mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik;

c. meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan Badan Publik yang baik;

d. mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, yaitu yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan;

(pasal 3 UU KIP)

TUJUAN Lanjutan…..:

d. mengetahui alasan kebijakan publik yang mempengaruhi hajat hidup orang banyak;

e. mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau

f. meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.

(pasal 3 UU KIP)

Kewajiban Badan Publik :1. Menyediakan, memberikan dan/atau

menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik

2. Menyediakan Informasi Publik yang akurat,benar, dan tidak menyesatkan

3. Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien

4. Membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik

5. Pertimbangan tersebut memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keaman negara(pasal 7 UU KIP)

Lanjutan……6. Badan Publik dapat memanfaatkan sarana

dan/atau media elektronik dan noneletronik

(pasal 7 UU KIP)

7. Kewajiban Badan Publik yang berkaitan dengan kearsipan dan pendokumentasian Informasi Publik dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang-undangan (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

(pasal 8 UU KIP)

Hak Badan Publik :

Badan publik berhak menolak memberikan informasi yang dikecualikan , yang mencakup:

1. Informasi yang dapat membahayakan negara

2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi 4.Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan5.Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan

Pasal 13

1. Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat dan sederhana, setiap Badan Publik :

a. Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dan

b. Membuat dan mengembangkan sistem penyediaan layanan informasi secara cepat, mudah dan wajar sesuai dengan petunjuk teknis standar layanan informasi publik yang berlaku secara nasional.

2. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi sebagaimana dimaksud ayat 1 dibantu oleh pejabat fungsional

Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan/atau tidak menerbitkan InformasiPublik berupa Informasi Publik secara berkala, InformasiPublik yang wajib diumumkan secara serta-merta, Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat, dan/atauInformasi Publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan Undang-Undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah).

Pasal 52

(Pasal 52 UU KIP)

Pimpinan Satuan kerja, Pimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri)(Eselon II /unit kerja mandiri)bertanggungjawab atas bertanggungjawab atas otentisitas dokumen yang tercipta otentisitas dokumen yang tercipta

PPIDPPID

kegiatan

kegiatan

Arsip

Arsip

Arsip

Arsip

Dibantu : Arsiparis, Pranata Humas,Pranata Komputer

disediakan

diumumkan

Dg alasan:politik, ekonomi,

sosial, dan hankam

tertutup

Dg alasan pengambilan keputusan publik

Arsip

Arsip

kegiatan

kegiatan

kebijakan

Organisasi

program

Tugas &Fungsi Informasi

Informasi

Informasi

terbuka

kegiatan

ArsipArsip

Dibantu oleh : Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer

disediakan

diu

mu

mk

an

ArsipArsip

kegiatan

kegiatan Informasi

Informasi

Informasi

Alasan :Politik, Ekonomi,Sosial, Hankam

Terbuka

Pimpinan Satuan kerja, Pimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri)(Eselon II /unit kerja mandiri)bertanggungjawab atas bertanggungjawab atas

pengelolaan arsip yang terciptapengelolaan arsip yang tercipta

PPIDBertanggung jawab dalam pengelolaan informasi

ArsipArsipArsipArsip

Tertutup

Unit Kearsipan

Alur Pertanggungjawaban Otentisitas dan Reliabilitas Dokumen dan Informasi

pada Badan Publik

Unit kerja pemilik kegiatan

Unit kerja kearsipan

Unit kerja kehumasan

Kebijakan ProgramProgram KegiatanProgramKegiatan

alasan pengambilan keputusan publik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

PPID

informasiinformasi

Dokumen otentik

Dokumen otentik

8585

SAMPAI SAMPAI jumpajumpa

SAMPAI

JUMPA…..