KEL+3

UNIVERSITAS INDONESIA

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA SECARA ELEKTRONIK (E-PROCUREMENT) DI PEMERINTAH KOTA DEPOK

DISUSUN OLEH:

Nina Meilisa (0806317584)Siladia Grahanida (0806317590)

Titik Yuliani (0806317602)FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

DEPOK

Desember, 2010

BAB IPENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Akhir-akhir ini masalah korupsi sedang hangat-hangatnya dibicarakan publik, terutama dalam media massa baik lokal maupun nasional. Banyak para ahli mengemukakan pendapatnya tentang masalah korupsi ini. Pada dasarnya, ada yang pro adapula yang kontra. Akan tetapi walau bagaimanapun korupsi ini merugikan negara dan dapat merusak sendi-sendi kebersamaan bangsa.

Korupsi ini terjadi hampir disetiap lini pemerintahan. Banyak dana dari kegiatan-kegiatan pemerintah yang akhirnya diselewengkan oleh pejabat pemerintah itu sendiri. Salah satunya adalah kegiatan pengadaan barang dan jasa. Menurut Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP), proses pengadaan barang dan jasa rawan penyimpangan (korupsi). Dari 28.000 kasus korupsi yang ditangani KPK, 80 persen di antaranya kasus pengadaan barang/jasa dan 90 persen di antaranya akibat penunjukkan langsung (PL). Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah), Himawan Adinegoro, mengungkapkan bahwa dominasi kasus tindak korupsi adalah kasus pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara manual dengan cara penunjukkan langsung.

Untuk mengatasi masalah korupsi di pengadaan barang dan jasa tersebut, maka dibentuklah e-procurement, yaitu penggunaan teknologi informasi dan komunikasi khususnya internet oleh pemerintahan-pemerintahan dalam melaksanakan hubungan pengadaan dengan para pemasok untuk memperoleh barang, karya-karya, dan layanan konsultasi yang dibutuhkan oleh sektor publik. Lahirnya e-government procurement di Indonesia dimulai dengan keluarnya Keppres nomor 80 tahun 2003 yang mengatur tentang pengadaan barang/jasa pemerintah. Secara eksplisit keppres tersebut mengijinkan proses pengadaan melalui e-procurement. Beberapa instansi mulai mengembangkan sistem EGP masing-masing. Salah satu instansi yang sudah mulai menerapkan sistem ini adalah pemerintah kota. Oleh karena itu, Penulis mengangkat pelaksanaan e-procurement sebagai bentuk pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di Pemerintah Kota Depok sebagai masalah dalam makalah ini.1.2 Kerangka Teori1.2.1 Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Menurut Robert A. Leitch, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.

Sedangkan sistem informasi manajemen adalah sistem informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

1.2.2 E-procurementBank Dunia memberikan sebuah definisi khusus mengenai e-procurement dari segi pemerintahan (electronic Government Procurement, e-GP) dalam E-GP: World Bank Draft Strategy (2003). Dinyatakan bahwa e-GP adalah penggunaan teknologi informasi dan komunikasi khususnya internet oleh pemerintah dalam melaksanakan hubungan pengadaan dengan para pemasok untuk memperoleh barang, karya-karya, dan layanan konsultasi yang dibutuhkan oleh sektor publik. Pengertian yang diberikan oleh World Bank ini setidaknya mirip dengan apa yang dinyatakan oleh Sarzana Fulvio di S. Ippolito (2003). D imana ia menyebut e-procurement sebagai seperangkat teknologi, prosedur, dan langkah-langkah organisasional yang memungkinkan pembelian barang dan jasa secara online, melalui peluang-peluang yang ditawarkan oleh internet dan e-commerce.

BAB IIPEMBAHASAN

2.1 Gambaran Umum LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik)LPSE adalah suatu sistem yang dibentuk untuk menciptakan nilai-nilai good governance dalam suatu layanan pengadaan barang dan atau jasa yang dilindungi oleh APENDO (aplikasi pengaman dokumen) dari Badan inteligen negara (BIN). LPSE sebagai system tentu dirancang sedemikian rupa agar mengurangi kontak antara panitia pengadaan dan rekanan yang dimungkinkan akan terjadi korupsi. Selain itu juga supaya proses pengadaan lebih transparan dan akuntabel. LPSE melayani registrasi penyedia barang dan jasa yang berdomisili di wilayah kerja LPSE yang bersangkutan. Aplikasi yang digunakan oleh LPSE di seluruh Indonesia dikembangkan oleh LKPP. Aplikasi yang dikembangkan bersifat kode sumber terbuka, bebas lisensi, bebas biaya, tidak bergantung kepada merk tertentu, dan mendapatkan dukungan penuh dari LKPP untuk pelatihan maupun pendampingan. Selain sebagai pengelola sistem e-procurement, LPSE juga berfungsi untuk menyediakan pelatihan, akses Internet, dan bantuan teknis dalam mengoperasikan sistem e-procurement kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)/panitia serta penyedia barang/jasa. LPSE juga melakukan pendaftaran dan verifikasi terhadap penyedia barang/jasa. LPSE berada di bawah pengawasan LKPP di bagian Deputi Bidang Monitoring, Evaluasi, dan Pengembangan Sistem Informasi.

Landasan hukum yang mendasari lahirnya layanan ini adalah:

Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Publik;

Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2003 tentang Paket Kebijakan Ekonomi Menjelang dan Sesudah Berakhirnya Program Kerjasama dengan International Monetary Fund (IMF);

Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi;

Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2006 tentang Perubahan Keempat atas Keputusan Presiden Nomor 8 Tahun 2003 (tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah).

Berdasarkan pengalaman sejak tahun 2004 dalam hal pemberlakuan Keppres No. 80 Tahun 2003, efisiensi akan akan tercapai apabila proses pengadaan barang/jasa berlangsung secara transparan dan diikuti oleh sejumlah peserta pengadaan yang cukup banyak serta mengedepankan proses persaingan yang sehat.

Pengadaan barang/jasa secara elektronik (e-pengadaan) akan meningkatkan transparansi, sehingga persaingan sehat antar pelaku usaha dapat lebih cepat terdorong. Dengan demikian optimalisasi dan efisiensi belanja negara segera dapat diwujudkan.

Pengadaan barang/jasa secara elektronik (e-pengadaan) yang diterapkan merupakan sistem pengadaan barang/jasa yang proses pelaksanaannya dilakukan secara elektronik dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi, dan sistem aplikasi serta layanan pengadaan elektronik yang disediakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Nasional dariLKPP. Metode pemilihan penyedia barang/jasa secara elektronik yang sudah digunakan saat ini adalah e-lelang umum (e-regular tendering). Metode pemilihan lainnya akan diterapkan secara bertahap sesuai dengan pengembangan sistem dan aplikasi pengadaan elektronik serta kerangka hukum yang menopangnya.

Untuk memperluas akses e-pengadaan ke seluruh instansi pemerintah, LKPP memberi kesempatan kepada departemen, kementerian, LPND (Lembaga Pemerintah Non Departemen) pemerintah provinsi, kabupaten, kota, dan instansi pemerintah lainnya untuk mendirikan LPSE di instansi masing-masing. LPSE menyelenggarakan layanan e-pengadaan menggunakan aplikasi SPSE (Sistem Pengadaan Secara elektronik).

2.2 Sejarah LPSE di Kota Depok

Berdasarkan hal tersebut, lembaga Pengadaan barang dan jasa secara elektronik di pemerintahan Kota Depok mulai dipersiapkan sejak tahun 2008. Sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik ini diciptakan dengan berlandaskan Kepres No. 80 Tahun 2003 yang mengatur tentang tata cara pelelangan barang dan jasa. Kepres ini mengalami transisi perubahan kepada Kepres baru No. 54 Tahun 2010 yang memuat tentang tata cara pelelangan barang dan pengadaan barang dan jasa yang tidak dilakukan secara manual melainkan secara elektronik (E-procurement). Proses secara elektronik ini adalah proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi pelelangan umum secara elektronik. Pelaksanan e-procurement merupakan salah satu langkah penting dalam mendukung diberlakukannya keterbukaan informasi publik sebagaimana diatur dalam UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Menurut Rancangan Perpres, mulai tahun 2012 semua lelang pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah wajib dilakukan secara elektronik.

Berdasarkan hal tersebut, pemerintah Kota Depok telah merancang pembuatan sistem pengadaan secara elektronik yang bernama lembaga pengadaan secara elektronik (LPSE) merupakan salah satu wujud dari inovasi dalam pelaksanaan pelayanan publik di Kota Depok. Mulai tahun 2008, pemerintah Kota Depok mulai mempersiapkan sistem ini sampai terbentuk susunan mulai dari ketua, sekretaris serta pengelola sistem di tahun 2009. Pada bulan Januari tahun 2010, sistem pengadaan barang dan jasa mulai diimplementasikan di pemerintahan Kota Depok.

Sistem ini diberlakukan berdasarkan aturan yang berasal dari Kemendagri dan Lembaga Kebijakan Pengadaan Pemerintah mulai dari rekomendasi software dan hardware yang dipilih. Pemerintah Kota Depok sendiri telah mengadakan pelatihan yang diberikan kepada sumber daya pengelola sistem ini. Tim pengelola sistem ini dibagi menjadi tim persiapan yang terdiri dari admin, verifikator dan tender. Tim lainnya dinamakan dengan tim pelatihan panitia yang terdiri dari pejabat pengguna anggaran, pejabat pembuat komitmen serta rekanan.

Dalam pengadaan barang dan atau jasa, Pemerintah Kota Depok membentuk suatu panitia pengadaan. Setiap panitia pengadaan ini memiliki account number masing-masing. Panitia pengadaan tidak diperbolehkan untuk bertemu dengan rekanan untuk mengurusi masalah pengadaan. Dengan demikian masalah pengadaan secara elektronik diserahkan pada petugas LPSE, di mana para petugas LPSE ini adalah orang-orang yang sudah mendapatkan sertifikat dari LKPP. LPSE di kota depok ini juga membantu panitia pengadaan dalam mempublikasikan adanya proyek pengadaan barang dan jasa. Petugas LPSE ini tidak diperkenankan untuk menjadi panitian pengadaan, mereka hanya mengelola berkas-berkas yang masuk dari perusahaan-perusahaan yang mengikuti proyek. Proyek pengadaan barang dan jasa ini terdiri dari 2 paket, yaitu paket pengadaan barang dan/atau jasa dan paket konstruksi.

Selain membantu panitia pengadaan, petugas LPSE ini memiliki tugas untuk memberikan pelatihan dan bidding kepada rekanan yang akan mengikuti lelang. Bagi rekanan yang tidak memiliki jaringan internet yang bagus, belum menguasai teknologi internet, dan lain sebagainya dipersilakan datang di bagian LPSE untuk mengikuti pelatihan khusus dari pegawai LPSE yang menyediakan ruang computer khusus dengan jaringan internet yang kuat. Jaringan internet yang kuat akan berpengaruh pada proses searching download form,dan input data. Oleh karena itu, dibutuhkan jaringan internet yang memiliki volume maksimal 500 MB dengan jumlah file maksimal 250 file. Pelatihan diadakan pada hari senin dan rabu untuk para rekanan.

2.3 Proses Pelaksanaan E-procurement di Kota depok

Setiap penyedia barang dan jasa yang ingin mengikuti paket lelang harus mendaftarkan dulu melalui website LPSE Depok pada alamat http://lpse.depok.go.id, dengan cara memasukkan alamat email. Melalui alamat email yang diberikan maka LPSE akan memberikan panduan pendaftaran berikutnya. Setelah terdaftar dan mempunyai user name dan password, maka pengguna dapat mendaftar mengikuti lelang dengan memilih paket lelang yang ada. Setelah memilih paket lelang maka selanjutnya pengguna tersebut mengunggah/upload berkas yang dibutuhkan melalui website. Ketika upload data selesai maka tahapan berikutnya yaitu pengguna menyerahkan berkas-berkas ke LPSE untuk dilakukan verifikasi. Hal ini seperti penjelasan Bapak Agus :

Jadi vendor itu untuk mendapatkan..intinya mereka itu berhubungan dengan LPSE Depok pada saat ingin mendapatkan user ID dan password ya. Jadi pertamanya mereka melakukan pendaftaran melalui internet, habis itu nanti ada formulir yang harus mereka download, ada isian yang mereka isi. Setelah mereka isi mereka datang kemari untuk melakukan verifikasi. Jadi verifikasi ini hanya sebatas kita mengecek kebenaran data sesuai data. Setelah mereka lolos verifikasi mereka mendapat user ID dan password. Setelah user ID dan password itu dilakukan Cuma sekali mereka bisa mengikuti proses pelelangan yang dilakukan LPSE Depok. bebas. Dan semuanya itu tidak dipungut biaya.Lelang dengan cara elektronik ini dapat lebih mengurangi faktor-faktor negatif seperti korupsi ataupun kolusi dalam pengadaan barang dan jasa karena lelang ini dilakukan secara transparan. Aktivitas yang dilakukan pada proses pelaksanaan lelang dalam aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) adalah sebagai berikut :

Pendaftaran Penyedia;

Melengkapi data Penyedia;

Mendaftar untuk ikut lelang;

Melakukan penjelasan lelang (aanwijzing);

Men-download dokumen lelang;

Mengirim dokumen kualifikasi;

Mengirim dokumen penawaran;

Melakukan sanggah.

Proses dalam melakukan proses pelelangan dalam sistem pengadaan secara elektronik ini adalah sebagai berikut :

1. Proses Pendaftaran

Secara konvensional : wajib hadir secara fisik untuk melakukan proses pendaftaran

Secara elektronik : secara online melalui website LPSE2. Proses Pengumuman Lelang

Secara konvensional : pengumuman lelang diumumkan melalui media massa seperti surat kabar nasional

Secara elektronik : Pengumuman lelang yang dilaksanakan secara elektronik akan tampil pada halaman utama LPSE.

3. Dokumen Lelang

Secara konvensional : dokumen lelang dalam bentuk hardcopy, dan pengambilan dokumen lelang dengan cara peserta lelang datang langsung.

Secara elektronik : dokumen lelang dalam bentuk softcopy, dan pengambilan dokumen lelang dapat didownload di website LPSE.

4. Penjelasan Dokumen Lelang

Secara konvensional : bisa dilakukan melalui tatap muka ke kantor LPSE

Secara elektronik : bisa dilakukan secara online di website LPSE

5. Pemasukan Dokumen Penawaran



6. Pembukaan Dokumen Penawaran



7. Melakukan Sanggah


Secara elektronik : bisa dilakukan secara online di website LPSE2.4 Manfaat E-procurement di Kota Depok

Manfaat dari e-procurement dapat dirasakan oleh rekanan dan juga pemerintah. Bagi rekanan, mereka tidak perlu bolak-balik untuk memberikan keterangan berkas-berkas terkait yang dibutuhkan serta tidak perlu memfotokopi berkas-berkas. Jika ada masalah atau hal-hal yang masih belum dimengerti, rekanan bisa chatting dengan petugas untuk mempertanyakan semua semua hal terkait dengan pengadaan. Selain itu, rekanan cukup datang sekali ke LPSE untuk mendapatkan account number yang akan digunakan untuk mengikuti lelang. Setelah itu, pengiriman berkas dapat dilakukan di rumah tanpa harus datang ke LPSE.

Sedangkan manfaat untuk pemerintah adalah bisa mendapatkan barang dan jasa yang lebih kompetitif dan berkualitas dengan adanya pengadaan lelang secara elektronik. Selain itu, pemerintah juga mendapatkan keuntungan terkait praktik transparansi dan akuntabilitas pelayanan.

Dengan adanya e-procurement ini kinerja pemerintah dalam proses pengadaan barang dan jasa cenderung lebih efektif dan efisien daripada melalui cara manual. E-procurement ini juga dapat mencegah praktek korupsi yang sering terjadi pada pengadaan barang dan jasa karena antara petugas dan rekanan tidak dapat bertemu langsung. Hal ini menghalangi rekanan maupun petugas untuk bermain curang dalam penentuan pemenang pengadaan barang dan jasa.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Pemanfaatan sistem informasi manajemen dalam pengadaan barang dan jasa secara elektronik, ternyata membawa manfaat di sisi pemerintah dan rekanan. Di sisi pemerintah, dengan pengadaan secara elektronik melalui LPSE akan mendapatkan barang dan jasa yang lebih berkualitas dengan harga yang kompetitif. Sementara itu, rekanan juga mendapatkan manfaat dalam proses pengadaan.

DAFTAR PUSTAKAhttp://definisi-pengertian.blogspot.com/2010/06/pengertian-sistem-informasi-manajemen.htmlhttp://ebisnis.wordpress.com/materi/e-procurement/http://prabowoakbar.blogspot.com/2009/01/kesiapan-e-procurement-di-daerah-bag-1.htmlhttp://www.depok.go.id/lpse-kota-depok/tentang-lpsehttp://www.hukumnews.com/tips/39-opini/239-korupsi-di-indonesia-masalah-dan-solusinya.htmlhttp://www.kpk.go.id/Pengadaan-Barang-dan-Jasa-Rawan-Korupsi.htmlhttp://www.simkes.co.cc/2010/02/konsep-dasar-informasi.htmlhttp://www.waspada.co.id/80%-Kasus-Korupsi-di-KPK-Pengadaan-Barang/Jasa.htmlhttp://www.ristek.go.id/?module=News%20News&id=5656

Dra. Erika Revida, Korupsi di Indonesia: Masalah dan Solusinya, HYPERLINK "http://www.hukumnews.com" www.hukumnews.com, di unduh pada 26 November 2010 pukul 18.42 WIB

Pengadaan Barang dan Jasa Rawan Korupsi, HYPERLINK "http://www.kpk.go.id" www.kpk.go.id, di unduh pada 26 November 2010 pukul 19.03 WIB

Satriadi Tanjung, 80% Kasus Korupsi di KPK Pengadaan Barang/Jasa, HYPERLINK "http://www.waspada.co.id" www.waspada.co.id, di unduh pada 26 November 2010 pukul 19.04 WIB

Ibid

Akbar Prabowo, Kesiapan E-procurement di Daerah, HYPERLINK "http://www.prabowoakbar.blogspot.com" www.prabowoakbar.blogspot.com, di unduh pada 26 November 2010 pukul 19.23 WIB

Andik Yulianto, Beberapa Sistem E-procurement Pemerintah (Electronic Government Procurement/EGP), HYPERLINK "http://www.ebisnis.wordpress.com" www.ebisnis.wordpress.com, di unduh pada 26 November pukul 19.25 WIB

Konsep Dasar Informasi, HYPERLINK "http://www.simkes.co.cc" www.simkes.co.cc, di unduh pada 30 November 2010 pukul 16.38 WIB

Ibid

Pengertian Sistem Informasi Manajemen, HYPERLINK "http://www.definisi-pengertian.blogspot.com" www.definisi-pengertian.blogspot.com, di unduh pada 30 November 2010 pukul 16.46

Akbar Prabowo, Op.Cit

Sosialisasi E-Procurement Bidang Pengadaan Barang dan Jasa, HYPERLINK "http://www.ristek.go.id" www.ristek.go.id, 30 November 2010 pukul 21.42 WIB

Tentang LPSE, HYPERLINK "http://www.depok.go.id" www.depok.go.id, di unduh pada 30 November 2010 pukul 16.15 WIB

Wawancara dengan Bapak Agus Setiawan, Seksi Pengembangan Perencanaan Teknik Informatika Pemerintah Kota Depok, bertempat di Pemerintah Kota Depok, 22 November 2010 pukul 13.55 WIB

Ibid

Ibid

Wawancara dengan Bapak M. Ramdhani, Petugas Verifkator LPSE Kota Depok, bertempat di Kantor LPSE Kota Depok, 22 November 2010 pukul 14.24 WIB

Wawancara dengan Bapak Agus Setiawan, Op.Cit

Ibid

Wawancara dengan Bapak M. Ramdhani, Op.Cit

Ibid

Ibid

Ibid

Documents

KEL+3