BAB IPENDAHULUAN

A. Latar BelakangRumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat (Ery Rustiyanto, 2010).Rumah Sakit mempunyai tujuan untuk mempermudah akses masyarakat untuk mendapatkan pelayanan kesehatan, memberikan perlindungan terhadap keselamatan pasien, masyarakat, lingkungan rumah sakit dan sumber daaya manusia di rumah sakit, meningkatkan mutu dan mempertahankan standar pelayanan rumah sakit dan memberikan kepastian hukum kepaada pasien, masyarakat, sumber daya manusia dirumah sakit (Ery Rustiyanto, 2010). Rumah sakit mempunyai beberapa ruang baik untuk pengobatan, pelayanan informasi maupun bagian rekam medis. Rekam Medis diartikan sebagai keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang di berikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat (Depkes RI, 2006).Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan tercapai tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang di harapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit (Depkes RI, 2006).Salah satu uapaya dalam meningkatkan pelayanan kesehatan adalah dengan memberikan pelayanan yang cepat dan tepat yang semua ini didukung dengan adanya sarana prasarana rekam medis medis yang lengkap, diantaranya Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), dimana Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) merupakan salah satu cara untuk menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien, karena Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) merupakan kunci dalam menentukan lokasi catatan pasien dan satu diantara alat yang paling penting difasilitas asuhan kesehatan. Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), disebut juga Patients Master Index (PMI) (Proposal Penelitian Tinjauan Kelengkapan Indeks Utama Pasien (IUP) oleh Syahril Iriandi tahun 2012 dikutip dari buku Huffman, 1999).PMI adalah daftar permanen yang mengandung nama pasien yang pernah terlayani difasilitas kesehatan terkait (disebut juga : Patients Master Index). Indeks pasien adalh kunci petunjuk lokasi rekam medis pasien didalam jajaran file, oleh karenanya PMI adalah SALAH SATU ALAT (TOOL) TERPENTING DI UNIT KERJA REJA REKAM MEDIS, klinik atau pusat pelayanan kesehatan primer (Modul Mata Kuliah PSRM III Henny Maria Ulfa, A.Md.PK, SKM, M.Kes, 2012).Buku khusus atau kartu indeks dapat digunakan untuk mendaftar nama pasien. Penerapan kartu indeks adalah yang paling banyak diminati. Bila buku yang digunakan harus dipisahkan antara saksi-saksi berdasarkan alphabet, nama pasien di daftar kronologis urut alphabet atas dasar huruf perrtama keluarga (nama pertama) pasien sesuai tanggal admisi (Modul Mata Kuliah PSRM III Henny Maria Ulfa, A.Md.PK, SKM, M.Kes, 2012).Metode yang paling efesien dan paling populer adalah PMI dalam urut alfabetis di dalam urut alfabetis didalam file vertical dengan masing pasien memiliki satu kartu tersendiri. Metode ini memudahkan pencarian dan pengambilan kembali setiap kartu pasien yang tersimpan (Modul Mata Kuliah PSRM III Henny Maria Ulfa, A.Md.PK, SKM, M.Kes, 2012).

BAB IITINJAUAN KEPUSTAKAAN

A. Kartu Indeks Utama Paien (KIUP)/Patients Master Index (PMI)1. Pengertian Kartu Indeks Utama Paien (KIUP)Kartu Indeks Utama Paien (KIUP) disebut juga Patients Master Index (PMI) yang digunakan untuk mengindentifikasi semua nama pasien yang pernah berobat dirumah sakit (Depkes RI, 2006).Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) merupakan kunci dalam menentukan lokasi catatan pasien dan satu diantara alat yang paling penting difasilitas asuhan kesehatan ((Proposal Penelitian Tinjauan Kelengkapan Indeks Utama Pasien (IUP) tahun 2012 dikutip dari buku Huffman, 1999).Informasi yang harus ada didalam kartu ini adalah :a. Nama lengkap (nama keluarga dan nama diri), garis bawahi nama keluargab. Alamatc. Nomor rekam medis = nomor yang sesuai dengan nomor yang digunakan untuk menjajar rekam medisnyad. Tanggal lahir (hari, bulan dan tahun), usia (bila pasien memiliki nama sama maka yanggal lahir bisa menjadi informasi tambahan untuk identifikasi nomor pasien dan untuk mencari Rmnya).e. Informasi identifikasi yang unik lain yang dapat membantu menentukan identitas pasien adalah nama diri ibuPada halaman belakang kartu terdapat tanggal masuk, tanggal keluar, hasil penunjang medis, dokter, nomor rekam medis (Modul Mata Kuliah PSRM III Henny Maria Ulfa, A.Md.PK, SKM, M.Kes, 2012).

2. Ukuran Kartu Indeks Utama Paien (KIUP)Ukuran kartu indeks penderita tergantung dari banyak sedikitnya penderita yang berobat di rumah sakit. Ukuran yang dianjurkan adalah 12,5 x 7,5 cm. Untuk rumah sakit yang sangat banyak penderita rawat jalannya dianjurkan menggunakan kartu dengan ukuran (4,25 x 7,5 cm) (Depkes RI, 2006).

3. Kegunaan Kartu Indeks Utama Paien (KIUP)Kartu indeks penderita dapat digunakan sebagai kunci untuk menemukan berkas rekam meddis seorang penderita (Depkes RI, 2006).

4. Cara penyimpananKartu indeks disusun alpabet seperti susunan kata-kata dalam kamus. Jika seorang penderita datang kembali dengan mengatakkan bahwa dia telah brsuami, kartu yang sekarang harus dibuat catatan petunjuk (tanda lihat atau tanda x) dengan kartunya yang dulu dan sebaliknya (Depkes RI, 2006).Untuk mempercepat dan mempermudah pengambilan kartu indeks nama jika sewaktu-waktu dibutuhkan, penyusunan kartu indeks harus diberi petunjukdan dibelakang setiap petunjuk maksimum diletakkan dua kartu saja. Pengecekan terhadap penyimpanan kartu-kartu harus dilakukan secara periodik untuk memperbaiki kekeliruan yang akan mungkin terjadi (Depkes RI, 2006).

5. Lama PenyimpananLama penyimpanan kartu indeks penderita sama dengan lama penyimpanan berkas rekam medis (Depkes RI, 2006).

6. Alat Penyimpanana. Menggunakan lemari 8 laci dengan 3 kotak pada setiap laci. Rata-rata 100 kartu dapat diletakkan pada setiap 2,5 cm, sehingga satu lemari besi 8 laci dengan 3 kotak tersebut dapat menyimpan 63.000 kartu.b. Menggunakan alat yang berkotak-kotak yang dapat di putarc. Penyimpanan data pasien yang menggunnakan sistem komputerisasi dapat disimpan sebagai data dasar pasien yang akan tersimpan secara baku didalam data dasar pasien di rumah sakit (Depkes RI, 2006).

B. Metode Penjajaran Masing-masing Penyimpanan1. AlfabetisSistem penyimpanan KIUP jenis ini dilakukan dengan menyusun KIUP secara verikal urut huruf satu persatuan sesuai abjad seperti dalam kamus. Pada metode ini nama pada masing-masing huruf diperhatikan, karena mempengaruhi letak penyimppanan KIUP (Modul Mata Kuliah PSRM III Henny Maria Ulfa, A.Md.PK, SKM, M.Kes, 2012).Cara penyimpanan : kartu inndeks disusun alphabet seperti susunan kata-kata dalam kamus. Apabila nama pasien sama, maka KIUP diurutkan berdasarkan urutan tanggal lahirnya (Modul Mata Kuliah PSRM III Henny Maria Ulfa, A.Md.PK, SKM, M.Kes, 2012).

2. Sistem Fonik (Phonetic System)Sistem penyimpanan KIUP jenis ini dilakukan dengan menyusun KIUP dalam laci penyimpanan secara vertical atas dasar huruf pertama nama pasien yang diikuti oleh lafal nama pasien (bukan ejaan nama pasien) (Modul Mata Kuliah PSRM III Henny Maria Ulfa, A.Md.PK, SKM, M.Kes, 2012).

C. Contoh Kartu Indeks Utama Paien (KIUP)/Patients Master Index (PMI)

INDEKS UTAMA PASIENPATIENTS MASTER INDEX CARDSANTOSO Hasan30-16-40Jl. Mawar No. 10DOB 02-5-75 Age: 29RT 005/014 KedoyaSex. MJakarta Barat, 111420Nama Ibu : Siti MaryamTanggal masuk rawat pertama : 199-02-99Tgl. MasukTgl. KeluarTgl. MasukTgl. Keluar

Menurut Depkes RI (2006) Halaman Depan : Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Umur, Alamat, Tempat dan Tanggal Lahir, Pekerjaan. Halaman Belakang : nomor rekam medis, (No. MR), tanggal masuk, tanggal keluar, hasil penunjang medis dan nama dokter yang merawat.

BAB IIIPENUTUP

A. KesimpulanKartu Indeks Utama Pasien (KIUP) adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien, karena apabila seorang pasien lupa membawa kartu berobat maka KIUP akan memantu untuk mencarikan data pasien yang diperlukan. KIUP merupakan kunci utama bagi setiap pasien, sehingga mutlak harus dibuat, baik itu pasien berobat jalan maupun pasien untuk rawat inap. KIUP suatu kartu tanda pengenal setiap pasien baru yang disimpan selamanya pada instansi yang bersangkutan.KIUP dibuat berdaasarkan atas ringkasan riwayat klinik yang diperoleh dari tempat penerimaan pasien. Karena KIUP merupakan sumber data yang selamanya harus disimpan, maka harus dibuat selengkap dan sejelas mungkin.Sistem penyimpanan KIUP jenis alphabet dilakukan dengan menyusun KIUP secara verikal urut huruf satu persatuan sesuai abjad seperti dalam kamus. Sedangkan Sistem penyimpanan KIUP jenis fonic dilakukan dengan menyusun KIUP dalam laci penyimpanan secara vertical atas dasar huruf pertama nama pasien yang diikuti oleh lafal nama pasien (bukan ejaan nama pasien).Seiring dengan semakin majunya teknologi maka bagi rumah sakit yang telah menggunakan kemajuan teknologi komputer, didalam sistem pengelolaan rekam medis maka penggunaan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) dapat dialihkan dengan menyimpan data-data pasien sebagai data dasar pasien yang dismpan dalam sistem komputer yang juga dapat berfungsi sebagai KIUP (pada rumah sakit yang masih menggunakan sistem manual).

B. SaranDalam hal penyimpanan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) metode yang paling efisien dan paling populer dapat diurut alfabetis karena dapat mengurangi kekeliruan yang akan mungkin terjadi.Lain hal untuk rumah sakit yang telah menggunakan sistem komputerisasi harus memiliki sistem back up apabila sewaktu-waktu terjadi computer error.

DAFTAR PUSTAKA

Depkes RI. 1997. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Revisi I. Jakarta: Direktorat Jenderal Pelayanan Medik

Depkes RI. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Revisi II. Jakarta: Direktorat Jenderal Pelayanan Medik

Rustiyanto, E. 2010. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Yogyakarta:Poltekes Permata Indonesia

Iriandi, S. 2012. Proposal Penelitian Tinjauan Kelengkapan Indeks Utama Pasien(IUP) Program DIII (Perekam dan Informatika Kesehatan). Pekanbaru:Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Hangtuah Pekanbaru

Ulfa Henny, M. 2012. Pengelolaan Sistem Rekam Medis III. Pekanbaru:STIKes Hang Tuah